Понятие ГСМ
К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).
Что такое путевой лист
Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.
С 01.09.2023 организации и ИП должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в приказе Минтранса от 28.09.2022 № 390 в ред. приказа от 05.05.2023 № 159. Изменились с сентября и некоторые правила выписки ПЛ. Подробнее об изменениях мы рассказывали в этой публикации. Образец ПЛ с новыми реквизитами и рекомендации по закреплению в учетных целях новой формы путевого листа с сентября 2023 года см. здесь.
ВАЖНО! С 01.01.2013 использование унифицированных форм документов необязательно. Организации вправе разработать собственные бланки со всеми обязательными реквизитами первичных документов и утвердить их в учетной политике. А с 01.01.2022 вступил в силу ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который устанавливает перечень реквизитов первичных документов, их форматы в электронном виде и порядок работы с ними. Положение о том, что документы следует хранить только на территории РФ, вступает в силу с 01.01.2024 года. Подробнее об этом мы писали в статье.
С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться здесь.
О заполнении путевых листов с учетом последних нововведений вы можете узнать в Готовом решении от КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Задать вопрос и получить оперативный ответ по заполнению путевого листа вы можете в наших обсуждениях в группе «ВК».
Путевые листы могут регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. С 1 марта 2023 года обязанность по ведению такого журнала отменена. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.
О путевых листах для ИП читайте в статье «Какие особенности у путевого листа для ИП (бланк)?».
Как выписать путевой лист на месяц, мы писали в материале.
Учет расхода ГСМ в путевом листе
Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.
Если же обратиться к приказу Минтранса № 390, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания одометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.
Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.
Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.
Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.
Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть и скачать на нашем сайте по ссылке ниже:
Скачать образец акта о списании ГСМ
Бухгалтерский учет ГСМ
Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ФСБУ 5/2019 «Запасы».
Важно! С 2021 года учет МПЗ ведется в соответствии с новым федеральным стандартом ФСБУ 5/2019 «Запасы» (он заменил ПБУ 5/01). О том, как учитывать запасы по новым правилам, подробно рассказали эксперты КонсультантПлюс. Вы можете посмотреть разъяснения, если получите пробный доступ к правовой системе. Он бесплатный.
Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел IV):
- по средней себестоимости;
- по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).
Есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.
Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.
Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)
Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.
Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.
Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)
Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.
1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).
ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.
Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:
- В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
- ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 22.03.2019 № 03-03-07/19283, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.
ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.
На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.
Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.
В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).
О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье.
Пример списания ГСМ по путевым листам
Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.
ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.
При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.
Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.
В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.
Учет ГСМ при поступлении
|
Дт |
Кт |
Сумма, руб. |
Операция (документ) |
|
10 |
60 |
3 800 |
Оприходован бензин (ТОРГ-12) |
|
19 |
60 |
760 |
Отражен НДС (счет-фактура) |
Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.
Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту
В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.
Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 – 20 = 20 л.
Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.
|
Дт |
Кт |
Сумма, руб. |
Операция (документ) |
|
26 |
10 |
800 |
Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет) |
Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам
В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.
В п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р есть формула для расчета расхода бензина:
Qн= 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),
где: Qн — нормативный расход топлива, л;
Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);
S — пробег автомобиля, км;
D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).
По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.
По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).
Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л
Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.
|
Дт |
Кт |
Сумма, руб. |
Операция (документ) |
|
26 |
10 |
176 |
Списание бензина (бухгалтерская справка-расчет) |
Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.
Итоги
ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.
С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.
После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.
Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.
Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.
Нормы расхода на ГСМ
Компания, которая имеет в собственности, аренде или безвозмездном пользовании автотранспортное средство, должна вести учет поступления и расхода горюче-смазочных материалов (далее — ГСМ).
К ГСМ относятся три группы материалов:
-
топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ);
-
смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, смазки);
-
тормозные и охлаждающие жидкости.
Контроль за расходом топлива и смазочных материалов обычно ведется в специальной ведомости учета и движения ГСМ.
Курс повышения квалификации
«Бухгалтер на ОСНО: налоговая и бухгалтерская отчетность»
Курс с экспертной поддержкой и тестированием с актуальными изменениями 2023-2024 года: вы научитесь всему, что необходимо бухгалтеру знать для заполнения и сдачи отчетов общей системы, отработаете заполнение деклараций, будете уверены в своих навыки и сдадите отчетность в налоговую без ошибок!
Стоимость курса с удостоверением ФИС ФРДО 26000 4999 руб. до 17 ноября.Посмотреть программу
В бухгалтерском и налоговом учете основная задача списания ГСМ относится к 1-й группе (топливо), так как его расход при эксплуатации автомобиля несоизмеримо выше, чем охлаждающей жидкости.
Способ учета расходов на ГСМ нужно утвердить в учетной политике. Здесь надо отразить, будет ли компания нормировать расходы и если да, то по каким нормам списывать — собственным или утвержденным Минтрансом.
Нормативы можно использовать не только для списания ГСМ, но и для планирования закупки топлива. Этот момент особенно актуален, если речь идет о транспортном предприятии.
Ранее Минфин утверждал, что расходы на ГСМ нужно учитывать с применением норм, которые были утверждены распоряжением Минтранса от 14.03.08 № АМ-23-р. Списывать топливо по своим лимитам разрешалось только в том случае, если в распоряжении нет норм на нужный автомобиль.
Скачать ведомость учета и движения ГСМ.
Позже чиновники согласились, что нормировать расходы на топливо необязательно (письмо Минфина от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875).
Однако нормы помогают экономически обосновать расходы на ГСМ. Операции по списанию топлива в пределах лимита не вызовут нареканий со стороны налоговой инспекции. Расходы сверх лимита компании придется обосновать.
На практике зачастую требуется устанавливать собственные нормы расхода для автомобилей, так как утвержденные показатели не всегда соответствуют фактическим.
Принятые для учета нормы, независимо от того, свои или Минтранса, необходимо утвердить приказом руководителя.
Как рассчитать норму расхода на ГСМ
Наиболее безопасный и удобный способ определения норм расхода ГСМ — это использовать показатели, установленные Минтрансом. Если для автомобиля нет утвержденных Минтрансом норм или организация решила использовать другие показатели, она вправе установить свой лимит.
Рассчитать нормы разных марок авто можно двумя способами.
-
Самый простой способ удобно использовать для расчета норм новых автомобилей. За основу можно взять технические характеристики автотранспорта в документации от завода-изготовителя. Такой подход соответствует позиции Минтранса.
-
Другой способ подразумевает использование контрольных замеров. Для этого в пустой бак автомобиля, по которому разрабатывают нормы, заливают фиксированное количество топлива, например, 100 литров.
Затем автомобиль выпускают на маршрут до полного опустошения бака. Контрольная комиссия снимает показания одометра до выезда авто и после приезда и путем деления литров на километраж высчитывает, сколько топлива надо для проезда одного километра пути.
Полученный показатель фиксируют в акте и подтверждают подписью всех членов контрольной комиссии. Акт контрольного замера расхода топлива вы можете скачать по ссылке.
Так как расход бензина зависит от разных факторов, лучше произвести замеры в различных ситуациях использования авто: для груженого и порожнего транспорта, в летнее и зимнее время, в дождь и снег. Отдельно следует зафиксировать расход топлива во время простоя с включенным двигателем.
Такой способ нормирования довольно сложный. Так как для учета всех вариантов потребуется неоднократно повторять контрольные замеры, и это только по одному виду транспорта.
Чтобы облегчить задачу, можно воспользоваться следующим вариантом. Утвердить один стандартный норматив и повышающие коэффициенты для разных сезонов, степени загрузки, езды по городу или по трассе.
Организациям, использующим спецтехнику, лучше воспользоваться нормами, которые утверждают отраслевые ведомства. Например, для предприятий лесной промышленности это будут нормы, утвержденные Приказом Рослесхоза от 13.09.1999 № 180.
Списание расходов на ГСМ
Каждый факт хозяйственной деятельности предприятия отражается в учете на основании первичных документов. Основным документом для списания ГСМ является путевой лист, который оформляется отдельно на каждую единицу автотранспорта. На основании этого документа расходы на топливо учитывают в составе материальных или прочих расходов на содержание служебного транспорта.
Чтобы расходы по путевому листу не подвергались сомнению со стороны налоговиков, документ должен быть правильно оформлен и содержать определенные реквизиты. Правила заполнения путевых листов утверждены приказом Минфина от 11.09.2020 № 368 и действуют до конца 2026 года.
Согласно документу в путевом листе должны быть заполнены следующие реквизиты.
-
Наименование и номер. В наименовании указывают тип транспортного средства — легкий, грузовой, автобус и др. В заголовке проставляют номер в хронологическом порядке.
-
Срок действия путевки. Порядок и сроки составления путевого листа определяют самостоятельно и прописывают в учетной политике. Путевку можно оформлять на один день, один рейс, если его длительность превышает один день, и на более длительный период, независимо от продолжительности поездки.
При оформлении путевого листа на один день или один рейс в заголовке потребуется указать соответствующую дату, когда совершается выезд. Если путевой лист открывается на время рейса, прописывают даты начала и окончания рейса, например, с 13.01.22 по 16.01.22.
При заполнении путевки на определенный период при каждом отправлении и возвращении из рейса нужно проставлять дату и время. Так как типовая форма путевого листа не предусматривает такой возможности, потребуется разработать свой бланк и утвердить его в учетной политике.
-
Данные о владельце автотранспорта. Заполнение этого поля отличается для организаций и предпринимателей. Организации заполняют наименование, организационно-правовую форму, ОГРН, адрес и телефон. Бизнесмены вписывают Ф.И.О., ОГРНИП, почтовый адрес и телефон.
Данные нужно указать в соответствии с учредительными документами. Любые ошибки при заполнении реквизита о владельце автотранспорта могут привести к снятию расходов по этому путевому листу, так как налоговые инспекторы не смогут идентифицировать компанию или ИП в реестре налогоплательщиков.
-
Тип, марка и госзнак транспортного средства. Эти сведения заполняют по данным СТС и ПТС автомобиля. Если используется машина с прицепом, нужно указать модель и госномер прицепа.
-
Показания одометра при выезде на смену и возвращении в парк. Эти сведения являются ключевыми, так как по ним определяют пробег авто и расход топлива. Пробег нужно указывать в полных километрах без десятичных знаков.
Километраж по отдельным участкам маршрута должен совпадать с общим пробегом по путевому листу. Отсутствие показаний одометра является основанием для отказа в расходах по налогу на прибыль со стороны ИФНС.
Если одометр неисправен, нужно указать это в соответствующем поле путевого листа и составить акт о наличии дефекта. К путевке нужно будет приложить документ, подтверждающий пробег автомобиля. В частности, для учета километража можно данные системы ГЛОНАСС.
-
Дата и время выезда из автопарка. Укажите дату и время в часах и минутах, когда машина покинула гараж и вернулась обратно. Укажите время прибытия в промежуточные точки маршрута для подтверждения использования авто в служебных целях.
Если в листе стоит дата выезда в выходной, нужно подтвердить документально привлечение сотрудника к работе в этот день.
-
Отметка о техническом контроле состояния транспортного средства. Контроль за состоянием транспорта напрямую влияет на безопасность пассажиров и водителя. Механик, заполняющий в путевке реквизит об исправности транспорта перед выездом и при въезде в парк, подтверждает, что автомобиль не сломается и не создаст аварийную ситуацию на дороге.
-
Заполнять этот реквизит нужно только в том случае, если компания и предприниматель профессионально занимаются перевозками или они осуществляются грузовым транспортом или автобусом.
-
Сведения о водителе и результат медосмотра. Здесь нужно указать Ф.И.О. водителя, дату и время проведения его предрейсового и послерейсового медицинского осмотра. Дополнительно можно указать номер водительского удостоверения, но это необязательный реквизит.
Проходить медицинское освидетельствование должны все работники, принятые на должность водителей (ст. 23 закона от 10.12.95 № 196-ФЗ). Также медосмотр обязателен для сотрудников, работа которых связана с постоянными разъездами.
Какие новые правила по ГСМ в 2023 году? Рассказывают эксперты на курсе «Клерка». Расскажем все новые правила и как с ними работать без штрафов.
Узнать о новых правилах
По итогам предрейсового медосмотра медработник ставит штамп с надписью о допуске к работе, свою подпись, расшифровку и дату. По итогам послерейсового осмотра медработник ставит штамп о прохождении осмотра, подпись, расшифровку и дату.
Если путевой лист оформлен на нескольких водителей, в нем должна стоять отметка о медосмотре всех, указанных в листе, водителей. Если предрейсовый осмотр обязателен для всех водителей, то послерейсовый должны проходить только те работники, которые перевозят пассажиров и опасные грузы (ст. 23 закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ).
За выпуск в рейс водителя без медосмотра или при наличии медицинских противопоказаний установлена административная ответственность в виде штрафа. Должностных лиц могут оштрафовать на сумму до 25 тыс. рублей, юридических лиц — на сумму до 130 тыс. рублей (). При повторном нарушении деятельность компании могут приостановить на срок до 90 суток ().
-
Сведения о перевозке. Этот реквизит появился в 2021 году. Здесь нужно указать виды сообщения и перевозки. К виду сообщений относится городское, пригородное, междугородное и международное. Если видов сообщений несколько, их нужно перечислить через запятую.
Порядок заполнения вида перевозки Минтранс пояснил в письме от 03.03.21 № Д3-468-ПГ, согласно которому в графе «Вид перевозки» нужно указать один из следующих видов перевозки — регулярная перевозка пассажиров и багажа, перевозка пассажиров и багажа по заказу, организованная перевозка группы детей, перевозка пассажиров и багажа легковым такси, перевозка грузов, перевозка для собственных нужд.
Кроме обязательных, в путевом листе можно указать любые дополнительные реквизиты, связанные с особенностями работы предприятия.
Важно отметить, что при самостоятельном техобслуживании транспорта и технических средств также может потребоваться топливо и другие горюче-смазочные материалы. В этом случае расходы списывают не на основании путевого листа, а на основании акта. Акт о списании ГСМ вы можете скачать по ссылке.
Кроме того, транспортные компании могут списывать естественную убыль бензина, если они имеют собственные емкости для его хранения и разрешение на закупку и хранение ГСМ. Однако это дозволено делать, только если не нарушается техника работы с топливом.
Чтобы избежать проблем с излишними недостачами и чрезмерным списанием топлива, необходимо разработать инструкцию по работе с ГСМ и ознакомить с ней сотрудников. Инструкцию по работе с ГСМ можно скачать по ссылке.
Приказ о нормах расхода на ГСМ
Независимо от выбранной формы учета нормы расхода на ГСМ нужно утвердить приказом руководителя. Он требуется для того, чтобы экономически обосновать затраты на топливо. Приказ об утверждении норм расхода ГСМ можно скачать по ссылке.
В приказе 2022 года нужно утвердить нормы расхода на каждый автомобиль, прописать вид топлива и, если есть, надбавочные коэффициенты. Чтобы не дублировать приказ несколько раз в году, целесообразно сразу прописать в документе летние и зимние нормы.
При наступлении холодов или оттепели руководитель вправе изменить срок действия надбавок своим приказом. Для правильного расчета сезонного повышения нормы можно воспользоваться таблицей значений, утвержденной Минтрансом в Распоряжении от 14.03.08 № АМ-23-р.
Компенсация расходов на ГСМ
Если у предприятия нет в наличии транспорта, работник может задействовать свой автомобиль для выполнения служебных обязанностей. За использование личного транспорта организация обязана выплатить работнику компенсацию.
Возмещение расходов на бензин выплачивается работнику при соблюдении следующих условий:
-
руководитель согласовал работнику использование личного автомобиля;
-
сотрудник подтвердил расходы первичными документами (чеками, путевыми листами);
-
работник должен быть официально устроен в компанию.
Для корректного ведения учета нужно закрепить условия выплаты компенсации в дополнительном соглашении к трудовому договору. В документе можно указать особые условия работы, сумму компенсации, марку и номер автомобиля, необходимость предоставления подтверждающих документов.
Далее нужно утвердить выплату приказом руководителя о возмещении расходов, связанных с использованием личного автомобиля в служебных целях. Приказ о назначении компенсации за использование личного автомобиля можно скачать по ссылке.
Учет расходов на ГСМ осуществляется в разрезе каждого работника. В бухучете издержки на ГСМ относятся к коммерческим или общехозяйственным расходам.
Закон ограничивает сумму компенсации для легковых автомобилей. Максимальные суммы выплат указаны в постановлении Правительства от 08.02.02 № 92. Нормативы зависят от объема двигателя:
-
для двигателя объемом до 2 000 куб. см. — 1 200 рублей;
-
двигателей свыше 2 000 куб. см — 1 500 рублей.
За использование грузового личного автотранспорта сотруднику выплачивают компенсацию, покрывающую издержки, понесенные в процессе выполнения служебных обязанностей. Компенсационная выплата не облагается НДФЛ и взносами (), так как не является оплатой труда работника.
Расходы на ГСМ при УСН
При упрощенной системе налогообложения есть некоторые особенности учета ГСМ. Компании и бизнесмена на УСН с объектом «Доходы» не учитывают расходы на ГСМ, здесь в налогообложении учитываются только доходы ().
При УСН с объектом «Доходы минус расходы» к учету можно принять только подтвержденные документально и оплаченные расходы на приобретение топлива. В составе материальных расходов можно списать затраты на топливо при оказании автотранспортных услуг. Расходы на ГСМ для служебного автомобиля относятся к прочим расходам ().
Признать расходы можно только при выполнении следующих условий:
-
ГСМ должны быть приобретены для ведения деятельности и оплачены;
-
расходы должны быть подтверждены первичными документами, как и при расчете налога на прибыль (путевые листы, чеки АЗС).
С таким подходом согласны и налоговые органы (письмо ФНС от 22.11.2010 № ШС-37-3/15988).
Путевой лист – проверенный временем и учетной практикой документ. Он позволяет учитывать расход транспортными средствами ГСМ, проводить списание, обосновывать включение затрат на ГСМ в налоговом и бухгалтерском учете. По данным путевых листов рассчитывается объем потребляемого автомобилями топлива, а зная его стоимость, можно определить и показатель затрат на ГСМ. Каков порядок использования путевых листов в учете и расчетов по ним, какова нормативная база списания – этим вопросам посвящена наша статья. Кроме того, на примере будет показано, как списать ГСМ бухгалтеру по данным путевых листов.
Как учесть влияние зимних условий при расчете нормативного расхода топлива?
Что представляет собой путевой лист
Списание топлива, как и других видов ТМЦ, осуществляется на основании акта на списание. Путевые листы, так называемые путевки, сами по себе не являются основой для списания ГСМ, но вышеназванный акт составляется именно по данным, содержащимся в них.
Путевой лист имеет несколько унифицированных форм, отражающих особенности автомобиля, тарификации работы водителя, организационно-правовой формы применяющей его фирмы: на легковое авто, легковое авто ИП, грузовые автомобили, спецмашины и пр.
Вопрос: Как отразить в учете списание ГСМ (топлива), приобретенных за наличный расчет?
Стоимость ГСМ в количестве 125 л, приобретенных водителем служебного автомобиля за наличный расчет за счет денежных средств, полученных под отчет, составила 5 000 руб. Приобретение ГСМ на эту сумму подтверждено авансовым отчетом работника с приложенным чеком ККТ, выданным организацией розничной торговли (АЗС). В чеке сумма НДС не выделена (продавец ГСМ применяет УСН). Расход ГСМ в количестве 100 л подтвержден путевым листом, также приложенным к авансовому отчету. В налоговом учете применяется метод начисления.
Посмотреть ответ
Применение этих форм в учете:
- обязательно для фирм-перевозчиков, если перевозки являются основным видом их деятельности (пр. №152 от 18/09/08 г. Минтранса);
- необязательно, если автомобиль используется для производственных, служебных нужд фирмы.
Во втором случае допустимо разрабатывать собственные бланки путевок, с учетом требований ФЗ-402 «О бухучете», однако на практике для учета и списания ГСМ часто берутся все те же унифицированные бланки. Стоит отметить, что с 1.03.19 г. приказом Минтранса №467 в порядок заполнения ПЛ внесены изменения, к примеру, отменяется возможность заполнения одного документа на месяц, как было раньше. Организации, не являющиеся транспортными, могут оформлять этот документ с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить затраты на ГСМ, не руководствуясь приказами Минтранса. Такой вывод можно сделать из писем Минтранса, и судебных решений (пост. ФАС ВВО А38-4082/2008-17-282-17-282 от 27/04/09 г.). Путевые листы фиксируются в журнале их учета.
Как признавать расходы на ГСМ в целях налогообложения?
Бухгалтерский и налоговый учет ГСМ
ВАЖНО! Образец акта списания ГСМ от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Если обратиться к бланку путевого листа и к требованиям, содержащимся в приказе №152, путевой лист отражает следующие сведения, необходимые для учета ГСМ:
- остаток топлива в баке, выдачу, остаток на момент закрытия ПЛ;
- данные спидометра на начало и на конец движения.
Расход ГСМ можно исчислить как непосредственно по этим данным, так и по нормативам, определяющим, сколько топлива использует тот или иной автомобиль на километр пути (нормы Минтранса, документы АМ-23-Р от 14/03/08 г., НА-51-р от 6/04/18 г.).
ВАЖНО! Образец ведомости списания ГСМ от КонсультантПлюс доступен по ссылке
Нормы носят рекомендательный характер, и, если фирма может обосновать иные цифры расхода топлива либо автомобиля, который эксплуатируется, нет в нормативных документах, законодательство подобное не запрещает.
Обоснование расхода можно оформить на основе:
- технической документации ТС;
- контрольных замеров расхода топлива в различных погодных и сезонных условиях, оформленных актами комиссии.
Допустимо утвердить один норматив, а затем применять к нему коэффициенты, к примеру, повышающего характера, в зимний период. Использование норматива расхода ГСМ предполагает регулярные инвентаризации, сверку фактического расхода с расчетными данными. Расценивают топливо для учета затрат чаще всего по средней стоимости.
Стоимостное сальдо ГСМ добавляется к стоимости вновь оприходованных ГСМ. Полученное значение делится на сумму оставшихся и поступивших ГСМ в натуре. Топливо учитывается на активном счете 10/3 и списывается в дебет «затратных» счетов 20, 25, 44 и др.
В НК РФ отсутствуют жесткие указания по поводу применения фактических либо расчетных, на основе норм, данных для включения ГСМ в затраты. Для целей НУ законодательство не запрещает использовать и метод «по факту» и нормирование расходов. Документ АМ-23-Р содержит указание на то, что нормы могут использоваться и в целях НУ, с использованием данных о километраже из путевого листа (Общие положения, п. 3).
Определенно можно сказать, что, если организация утвердила нормы расхода топлива, но не соблюдает их и включает завышенные суммы расхода в затраты по НУ, контролирующие органы обратят на это внимание как на нарушение и пересчитают налог в сторону доначисления.
Перевозчики включают суммы, израсходованные на ГСМ, в материальные затраты, фирмы, не занимающиеся перевозками, – в прочие (НК РФ, ст. 254-1, 264-1).
На заметку! Кроме путевых листов, для списания ГСМ используют данные тахографов, ГЛОНАСС, систем GPS. Они могут применяться как вместо путевых листов, так и в комплексе с ними.
Пример расчета
Поясним на условном примере порядок списания топлива по путевым листам. У ООО «Алмаз» числится на остатке бензин определенной марки 70 л по цене 42 руб. В текущем месяце было закуплено 100 л топлива той же марки по цене 40 руб., выдано в расход — 40 л. ГСМ списывается по средней стоимости.
Средняя стоимость списания будет равна:
- 70 * 42 = 2940 руб.;
- 100 * 40 = 4000 руб.;
- 2940 + 4000 = 6940 руб.;
- 70 + 100 = 170 л;
- 6940 / 170 = 40,82 руб.
По фактическому расходу топлива затраты считаются так:
- В путевом листе отражен остаток топлива в баке 5 л, залили 40 л, остаток после рейса — 10 л.
- Фактический расход: 5 + 40 — 10 = 35 л.
- Расценив этот расход по исчисленной себестоимости, получим затраты ГСМ: 35 * 40,82 = 1428,70 руб.
- Пусть автомобиль используется для служебных целей заместителем директора, тогда затраты спишутся Дт 26 Кт 10/3 на ОХР.
При расчете по нормативам из документа АМ-23-Р берется формула расчета. Автомобиль, путевые листы которого мы взяли для расчета, легковой, формула (р. 2 п. 7) будет такая:
Qн = 0,01 * Hs * S * (1 + 0,01 x D), где:
- Д – поправочный коэффициент в процентах, установленный в организации;
- S — пробег;
- Hs – норма расхода на 100 км.
Сезонный коэффициент D (зимний, повышающий, отражающий повышенный расход бензина) не применяется. Норма расхода для данной модели — 8,8 л. Зафиксированы показания спидометра при выезде — 2510, при возвращении — 2565.
Расчет:
- Пробег: 2565 — 2510 = 55 км.
- Расход: Qн = 0,01 * 8,8 * 55 * (1 + 0,01) = 0,01 * 8,8 * 55 * 1,01 = 0,01 * 484 * 1,01 = 4,84 * 1,01 = 4,89 л.
- 4,89 * 40,82 = 199,61 руб.
- Проводка: Дт 26 Кт 10/3 199,61 руб.
Приказ на списание
Как видно из вышесказанного, вариантов и нюансов списания ГСМ на основании путевок может быть много. Все они должны отражаться в приказе на списание ГСМ. Документ, подписанный руководителем, служит руководством к действию для бухгалтера компании и обосновывает применение той или иной методики списания, применение корректирующих коэффициентов.
Приказ на списание ГСМ не имеет унифицированной формы, составляется по общим правилам делопроизводства.
Образец приказа
ООО «Алмаз»
ПРИКАЗ №3
г. Москва
1 июня 2019 г.
Об установлении норм расхода топлива на легковые автомобили
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Установить норму расхода дизельного топлива на:
- 21108 «Премьер» (ВАЗ-21128) 9 литров в час;
- Сайбер 2.4 (Chrysler) 11 литров в час.
2. С 15 октября по 15 апреля увеличить установленные нормы на 11%.
3. Списание ГСМ производить один раз в месяц согласно акту списания.
4. Ответственным за исполнение назначить главного бухгалтера Сидорову А.И.
Директор ООО «Алмаз»: Петровский К.П.
С приказом ознакомлена:
Главный бухгалтер Сидорова А.И.
ФАЙЛЫ
Скачать образец приказа о списании ГСМ по путевым листам .doc
Кратко
- Путевые листы используются для составления акта на списание ГСМ.
- Данные путевых листов позволяют списывать ГСМ как по нормам, так и по фактическому расходу топлива.
- Организация может руководствоваться нормами расхода, утвержденными Минтрансом, а может разработать собственные экономически обоснованные нормы расхода.
- Нормы расхода топлива утверждаются приказом руководителя организации.
- Особое внимание уделяют обоснованию расходов для целей налогового учета.
Во многих организациях используется учет ГСМ. Данная статья направлена на рассмотрение правильного порядка в списании ГСМ с использованием путевых листов. Ведь только корректный и налаженный учет ГСМ в организации поможет упорядочить и контролировать расход ресурсов компании.
- Какие ресурсы можно отнести к ГСМ
- Определение путевого листа
- Действующий порядок списания ГСМ по путевым листам
- Как правильно произвести списание ГСМ в налоге на прибыль
- Как происходит списание ГСМ на УСН
- На что необходимо обратить особое внимание при списании ГСМ по путевым листам
- Вариативность учета путевых листов в бухгалтерском учете
Какие ресурсы можно отнести к ГСМ
Перед тем, как перейти к рассмотрению порядка списания ГСМ, необходимо определить, что относится к данным ресурсам. Стандартно к ГСМ относят не только различного вида топливо — бензин, газ, дизельное топливо и т.д, а также различные специальные жидкости, то есть тормозные и охлаждающие.
Определение путевого листа
Для учета работы транспортного средства, а также для фиксирования пробега автомобиля используется такой первичный документ, как путевой лист.
Новая форма этого отчетного документа вступила в силу с 01.02.2023 года и рекомендована к применению тем компаниям, которые используют транспортные средства, как основной вид деятельности.
Если Ваша организация использует транспортное средство для различных производственных и управленческих нужд, то в таком случае можно использовать форму, которая утверждена законом № 402-ФЗ от 06.12.2011 года.
Благодаря путевому листу можно подтвердить не только экономическую необходимость аренды или лизинга, но и расходы, которые были понесены во время его эксплуатации.
Целью путевого листа так же является подтверждение реальности совершенной поездки или факта перевоза груза и пассажиров.
По мимо этого, путевой лист используют с целью обоснования расходов, которые работодатель компенсирует своим работникам. Здесь может идти речь об оплате топлива, необходимых запчастей, парковки и даже командировки.
Действующий порядок списания ГСМ по путевым листам
В документе «Путевой лист» идёт отражение количества топлива, которое было выдано и которые осталось по итогу. Используя эти данные необходимо рассчитать то количество топлива, которое подлежит списанию. Расчет можно представить следующей формулой:
Топливо,подлежащее списанию на затраты=Остаток топлива при выезде+Количество заправленного топлива-Остаток на конец дня
Рассматривая различные нормативные акты по заполнению путевого листа можно сделать вывод о том, что этот документ позволяет рассчитать как фактическое, так и нормативное списание ГСМ. Эти данные так же отражаются в бухгалтерском учете.
Нормы при списании можно применять как законодательно утвержденные, так и разработанные организацией самостоятельно. Данную информацию в любом случае необходимо будет указать в учетной политике. А сами нормы при этом необходимо утвердить приказом руководителя.
Как правильно произвести списание ГСМ в налоге на прибыль
В данном случае при отражении расходов на топливо необходимо учитывать деятельность, в которой используется транспорт — если для автотранспортных услуг, то списание можно отнести к материальным расходам, а вот если используется транспортное средство для различных нужд компании — отнести необходимо в состав прочих расходов, которые связаны с реализацией и производством.
Если Ваша организация не относится к автотранспортным компаниям, то при расчете налога на прибыль расходы, связанные с ГСМ, не следует нормировать, но необходимо учесть тот факт, что размер таких расходов должен быть экономически обоснован.
Что делать, если автомобиль используется сотрудником в служебных целях ? В этом случае расходы ГСМ исключительно для этого транспорта учитывать не нужно.
Как происходит списание ГСМ на УСН
Расходы по ГСМ при системе УСН учитываются в зависимости от того, какая именно подсистема используется:
- Если используете УСН «доходы», то расходы на ГСМ учесть не получится;
- Если УСН «доходы минус расходы» — учитывать необходимо только те расходы на ГСМ, которые имеют документальное подтверждение.
Как и в налоге на прибыль, так и при УСН, если организация использует автомобильный транспорт для оказания автотранспортных услуг, то оплату ГСМ необходимо отнести к материальным расходам. Но если транспортное средство используется исключительно для нужд организации, то такие расходы необходимо отнести к составу прочих расходов на содержание служебного авто.
Расходы на ГСМ учитываются так же в случае, если одновременно выполнено несколько условий: ГСМ получены, расходы на них оплачены и экономически обоснованы с документальным подтверждением (необязательно дожидаться момента, когда топливо будет списано в производство).
Выше описаны условия для учета расходов на ГСМ в случае, если компания оказывает услуги автотранспорта, но в случае, если автомобиль использует сотрудником в служебных целях, то исключительно для этого транспорта расходы учитывать не нужно — в расходах достаточно указать компенсацию сотрудника, но только в пределах установленной нормы по законодательству.
Узнайте, какие специальные предложения на продукты «1С» доступны для вас прямо сейчас
Узнать
На что необходимо обратить особое внимание при списании ГСМ по путевым листам
Основная причина, по которой налоговые службы могут не признать расходы по ГСМ — это ошибки заполнения документов или недостаточность данных.
Частая ошибка при заполнении путевого листа — это отсутствие отметки о прохождении медицинского осмотра. Конечно, только из-за недостачи этих сведений расходы на ГСМ не могут признать не действительными, но такое упущение может вызвать подозрение у налоговых инспекторов, что может повлечь за собой запрос дополнительных данных для более тщательной проверки. И если после получения таких данных будут дополнительные основания признать эту поездку нереальной, то инспекция вправе не признать такие расходы.
Ещё одна ситуация, которая заставит инспекцию сомневаться в существовании поездки — это выезд в выходной день, так как инспекторы могут посчитать, что данная поездка была сделана в личных целях, и чтобы доказать обратное, необходимо предоставить документальное подтверждение того, что сотрудник работал в выходной день.
Так же сомнительной для налоговой является ситуация, когда в путевом листе не указан маршрут. В такой ситуации при обращении в суд власти склоняются к тому, что путевой лист вовсе не является подтверждением расходов ГСМ, а в следствии не могут быть подтверждением для признания таких расходов.
Не мало важным при заполнении путевого лиса является показатель одометра, который показывает пробег авто. В случае отсутствия этих данных налоговые инспекторы так же могут отказать в признании ГСМ как расходов.
По мимо этого необходимо внимательно поверять наличие данных об организации и ИП. Так как если эти данные будут отсутствовать, то невозможно будет проверить налогового агента, у которого возникли расходы на ГСМ. Здесь возникает необходимость доказывать реальность поездки дополнительным сведениями и документами, которые налоговая запросит. А в случае отсутствия такой подтверждающей информации суд будет вынужден принять сторону налоговой.
Вариативность учета путевых листов в бухгалтерском учете
Вид документа, которым будет отражено поступление ГСМ, зависит от способа приобретения топлива. Существует три способа приобретения:
- Талон;
- Топливная карта;
- Наличный или безналичный расчет.
Если топливо приобретается за наличные, то изначально необходимо отразить выдачу денежных средств подотчетному лицу.
Затем приобретенное топливо необходимо будет учесть на субсчете 10.3 «Топливо».
После этого отражается непосредственно приобретение ГСМ и на основании счета-фактуры происходит зачет НДС. В случае отсутствия счета-фактуры входной НДС возможно списать за счет организации.
Если приобретение топливо происходит по талонам, то здесь отражение в бухучете непосредственно зависит от условий договора с поставщиком и вида талона.
Вообще, в таком случае талоны принимаются к учету по фактической стоимости без учета НДС. А НДС затем отдельно отражается на соответствующем счете 19.
Оприходование талонов в момент получения происходит в том случае, если договором не определен момент перехода права собственности объекта.
На дату, когда Вы получили талоны необходимо сделать отражение операции по оприходованию талонов на основании соответствующего документа, это может быть акт о приемке-передаче или накладная.
Далее происходит отражение выдачи талонов водителю и оприходование непосредственно бензина, которым уже заправлено транспортное средство. Подтверждением этому будет служить чек АЗС.
Иная ситуация, когда топливо приобретается так же по талонам, но момент перехода собственности определен — момент заправки авто. Зачастую в таком случае приобретаются литровые талоны и учитываются на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности» (БСО).
Когда талоны получены, то происходит отражение оприходования топлива, затем выдача талонов водителю и далее оприходование непосредственно полученного топлива на АЗС водителем на основании чеков.
Существует ещё одна ситуация при учете по талонам — момент перехода собственности происходит во время заправки топлива. И здесь будут использоваться в основном денежные талоны, а отражать их необходимо в составе кассы как денежные документы.
В таком случае будет происходить отражение операции по поступлению денежных талонов на бензин в составе кассы на основании акта приемки-передачи. Затем талоны необходимо выдать водителям как подотчетным лицам. А топливо, которое будет получено по итогу необходимо будет оприходовать как ГСМ, на основании чека АЗС.
Если учет ГСМ происходит по топливной карте, то их необходимо оприходовать по фактической себестоимости на счет 10 «Материалы». А НДС отразить на счете 19, если он выделен отдельно в счете-фактуре.
Датой, когда по факту куплены топливные карты необходимо отразить оплату, поступление карты, затем отнесение её на расход. Далее отражаем, что топливная карта учтена на счете 12 «Топливные карты», учитываем НДС со стоимости покупки, и уже последней операцией принимаем к вычету входной НДС.
После всех этих операций, когда средства за топливную карту перечислены необходимо отразить выданный аванс, который по итогу месяца организация может зачесть на сумму реально приобретенных топливных карт на ГСМ и принять к вычету НДС, который получили от АЗС.
Можно сделать вывод, что ГСМ — это сложный и обширный блок учета и существенная статья расходов во многих компаниях. Специалистам бухгалтерской службы необходимо качественно вести учет ГСМ, корректно заполнять документы и уметь на основании этого обосновывать такие расходы.
Как раз для этих целей служит путевой лист, который в правильной и корректной форме зафиксирует все необходимые данные для подтверждения необходимости расходов.
Не нашли ответа на свой вопрос в наших статьях?
Обратитесь за помощью к нашему специалисту. Быстро ответим и поможем решить проблему.
Обратиться
Учет ГСМ в 1С 8.3 Бухгалтерия — совокупность не очень сложных действий в программе. Правда, и здесь есть свои особенности. В данной статье мы сосредоточимся на операции списания ГСМ в 1С без использования функциональности Путевые листы, а также напомним, как организовать учет этих материалов в 1С 8.3.
Вы узнаете:
- как оформить списание ГСМ в 1С 8.3;
- какими документами оприходовать ГСМ;
- как списать бензин, в т. ч. по топливным картам в 1С 8.3.
Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»
Содержание
- Учет ГСМ в 1С 8.3 пошаговая инструкция
- Списание топлива в 1С 8.3 пошаговая инструкция
- Поступление ГСМ
- Учет топлива
- Как списать топливо в 1С 8.3
В организации учет и списание ГСМ состоит из:
- поступления;
- распределения (если ГСМ закупается централизованно);
- расходования;
- списания.
Рассмотрим таблицу оформления операций учета и списания ГСМ в 1С 8.3.
Как видим, одна из важнейших процедур: учет расходования ГСМ — не находит отражения в 1С 8.3 Бухгалтерия 3.0 при выключенной функциональности Путевые листы. Там отражается лишь результат данной операции — списание топлива по путевым листам в 1С 8.3.
Списание топлива в 1С 8.3 пошаговая инструкция
Из таблицы видно, что списание топлива в 1С производится одинаково: вне зависимости, ведется ли учет ГСМ по топливным картам в 1с 8.3, или по талонам, или как-то еще. А вот приобретение и сам учет бензина на складах (централизованном складе или в баках автомобилей) различаются.
Поступление ГСМ
Поступление ГСМ может быть:
- через подотчетных лиц (за наличные, по платежным корпоративным картам, топливным картам, ведомостям или талонам);
- централизованным (по талонам, при переходе права собственности на топливо в момент аванса или приобретение в резервуары организации).
При приобретении ГСМ через подотчетных лиц в 1С используется документ Авансовый отчет, раздел Банк и касса — Авансовые отчеты.
Если топливо приобретается по ведомостям, талонам и топливным картам, организация получает товарную накладную и счет-фактуру. Поэтому НДС, предъявляемый поставщиком, можно принять к вычету. Оформление документа Авансовый отчет выглядит следующим образом:
Если топливо приобретается за наличные или по платежным картам, других документов, кроме чека, поставщик не предъявляет, поэтому НДС принять к вычету нельзя. Оформление документа Авансовый отчет выглядит так:
Списание НДС на расходы, не учитываемые в НУ, осуществляется автоматически в 1С, если:
- НДС выделен, заполнена графа НДС;
- нет СФ, не заполнены Реквизиты счета-фактуры.
При централизованном приобретении ГСМ в 1С используется документ Поступление (акт, накладная) вид операции Товары (накладная), раздел Покупки — Поступление (акты, накладные). Счет-фактура регистрируется, и НДС принимается к вычету в общем порядке.
Учет топлива
Дальнейший учет бензина в баках автомобилей и его списание в 1С 8.3 производится:
- перемещением с общего склада (ГСМ в резервуарах или ГСМ в резервуарах АЗС) на склад с наименованием авто (склад Авто) документом Перемещение товаров, раздел Склад — Перемещение товаров — если такое перемещение необходимо;
- учетом вне программы по путевому листу количества израсходованного топлива;
- списанием ГСМ.
См. также Как в 1С посмотреть остатки на складе?
Как списать топливо в 1С 8.3
Списание ГСМ, в т. ч. по топливным картам в 1С 8.3 производится с помощью документа Требование-накладная, раздел Склад — Требования-накладные.
Укажите:
- Склад — наименование склада учета ГСМ.
Вкладка Материалы:
- Номенклатура — марка топлива из справочника Номенклатура: Материалы;
- Количество — количество учитываемого на счете 10.03 «Топливо» топлива указанной марки.
Вкладка Счет затрат:
- Счет затрат — счет затрат, на который списывается ГСМ;
- Подразделение затрат — подразделение организации, где числится авто и для нужд которого используется;
- Статьи затрат — Списание материалов (с установленным видом расхода НУ).
Проводки
Документ формирует проводку:
- Дт 10.03.1 — списание ГСМ в расходы.
Мы рассмотрели в пошаговой инструкции учет и списание бензина в 1С 8.3
См. также:
- Авансовый отчет: пошаговое заполнение
- Путевые листы в 1С
- Как выписать доверенность в 1С 8.3
- Списание материалов в 1С 8.3
- Приобретение ГСМ подочетным лицом за наличный расчет
- Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную карту
- Приобретение ГСМ по талонам: переход права собственности в момент заправки
Если Вы еще не подписаны:
Активировать демо-доступ бесплатно →
или
Оформить подписку на Рубрикатор →
После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.
Подписывайтесь на наши YouTube
и Telegram чтобы не
пропустить
важные изменения 1С и законодательства
Помогла статья?
Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней
бесплатно
Добрый день, дорогие пользователи программы 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3. Сегодня я хочу поговорить с вами о документе, который появился в программе еще в 2019 году, но работа с ним до сих пор вызывает множество вопросов. Это документ «Путевой лист, «который используется для автоматизации учета затрат на покупку топлива.
Начнем с настройки программы. Для того, чтобы включить в программе возможность работы с этим функционалом нужно перейти в настройки функциональности программы:
и установить соответствующий флаг в разделе «Запасы»:
Теперь у нас в разделе «Покупки» появились документы «Путевые листы:»
А в разделе «Справочники» появился справочник «Транспортные средства», который можно также заполнять по мере необходимости, при заполнении путевых листов:
Итак, создаем в программе транспортное средство, которое используется в служебных целях. В карточке ТС заполняем собственника (наша организация или контрагент). Выбираем из списка номенклатуры вид топлива и норму расхода, определяемую по документам завода-изготовителя или рекомендациям Минтранса:
Прежде чем заполнять путевой лист нужно внести данные водительского удостоверения. Делается это в карточке физического лица по гиперссылке «Все документы.» В противном случае при проведении путевого листа программа выдаст ошибку.
Теперь можно заполнять путевой лист. В этом документе выбираем транспортное средство и сотрудника из списка физических лиц. Счет затрат 26 и статья затрат Содержание служебного автотранспорта, устанавливаются в документе автоматически.
На второй закладке документа можно указать маршрут и время. При вводе показаний одометра расстояние и средний расход топлива рассчитывается в программе автоматически. Но конечно вы можете исправить средний расход вручную прямо в документе.
Кроме того, внизу документа выводится интересная информация: сколько топлива было в баке на начло дня. Сколько было заправлено, сколько израсходовано и сколько осталось. Т.е. при создании следующего путевого листа для того же транспортного средства программа автоматически пишет сколько топлива осталось с прошлого раза и показания одометра на начало дня равны показаниям одометра на конец дня предыдущего путевого листа. Для примера скопирую предыдущий документ:
Т.е. программа нам постоянно подсказывает предыдущие значения.
Теперь посмотрим, какие печатные формы предусмотрены для этого документа. По кнопке «Печать» нам предлагается распечатать два вида путевого листа, один из которых унифицированная форма № 3 и авансовый отчет о покупке ГСМ. Т.е. При покупке ГСМ сотрудником нам не нужно создавать документ «Авансовый отчет», достаточно сформировать путевой лист и распечатать нужную форму.
Теперь давайте разбираться, какие проводки делает документ «Путевой лист» в программе 1С:Бухгалтерия 8. Первая проводка – это оприходование купленного бензина в количестве60 л на счет 10.03.2 (топливо в баке). Последние три проводки- это работа с НДС, выделение его на счет 10.03 и автоматическое списание НДС, неподтвержденного счетом-фактурой на прочие расходы. Самая интересная проводка вторая – по списанию израсходованного бензина. Обратите внимание списывается только количество! Суммы по БУ и НУ не заполнены! И это нормальная работа программы.
А как же списывается бензин по БУ и НУ? Делается это при закрытии месяца, такой нелюбимой многими из вас регламентной операцией «Корректировка стоимости номенклатуры. «Знаю, знаю, многие ее пропускают, не любят, игнорируют. Но тут вам от нее никуда не деться. Придется разбираться, как она работает. Эта операция списывает со счета 10.03.2 на расходы только сумму по БУ и НУ БЕЗ КОЛИЧЕСТВА! Проверим правильность списания
Естественно, у вас, дорогие читатели, возникает вопрос: а как списывается бензин по БУ и НУ при покупке бензина в течение месяца по разным ценам? Так вот. Списание при закрытии месяца всегда происходит по средней стоимости, вне зависимости от настроек способов списания МПЗ в учетной политике организации.
Создадим еще один путевой лист, в котором укажем, что куплено 10 л бензина по цене 54 р (с НДС). А израсходовано так же 7,5 литров.
Теперь переделаем регламентную операцию «Корректировка стоимости номенклатуры «в обработке «Закрытие месяца». В результате по БУ и НУ сформирована проводка на сумму 653,57, которая получается следующим образом: Куплено 70 л бензина на общую сумму 3050. В течение месяца списано 15 л:
Вот и все, что я хотела рассказать вам про этот не сложный документ. Работайте в 1С с удовольствием.
С уважением, руководитель службы заботы ВЦ «Б-СОФТ» Буданова В.В.