Работодатели не оформляют бумажные трудовые книжки тем сотрудникам, которые трудоустраиваются впервые. Но если у работника такой документ имеется, предложите ему добровольный переход на электронные трудовые книжки в 2023 году, объяснив преимущества сбора и хранения сведений о стаже в государственных базах данных. При этом вы, как кадровик (ответственное лицо), обязаны придерживаться специальных правил передачи информации.
Электронные трудовые книжки: что говорит закон
Перевод информации о деятельности работников в цифровую форму регламентирует статья 66.1 ТК РФ. Из нее следует, что электронная трудовая книжка — это сведения о работе гражданина, зафиксированные на цифровом носителе в электронной базе данных Пенсионного фонда РФ. Данные о стаже граждан из бумажных книжек фактически переносят в единый электронный реестр, который для удобства назвали электронной трудовой книжкой (ЭТК).
Чтобы государственный реестр содержал полную и достоверную информацию, для работодателей ввели обязательный отчет в ПФР о кадровых изменениях, а в КоАП РФ закрепили ответственность за несоблюдение сроков подачи данных о работе и стаже сотрудников или их искажении.
С 1 января 2023 года Пенсионный фонд объединят с Фондом социального страхования, и его функции перейдут к новой структуре — Фонду пенсионного и социального страхования РФ. Несмотря на такие организационные изменения, трудовая книжка в электронном виде сохранится, у работодателей останутся те же обязанности, а у работников — права.
Обязателен ли переход на цифровой формат
Переход добровольный. Если работник захочет сохранить старый формат, на бумаге, он имеет на это право. Но в любой момент он вправе передумать, написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку и получить бумажный документ на руки. Его обязаны выдать в течение 3 дней со дня подачи такого заявления. Тем, кто устраивается на работу впервые в этом году и позже, оформляют исключительно ЭТК.
Независимо от того, что решил сотрудник, работодатель обязан передать все сведения о трудовой деятельности гражданина в Пенсионный фонд. Очевидно, что кадровику приходится выполнять двойную работу: и бумажный вариант заполнять, и электронные данные передавать. Но пока нет законодательных инициатив, которые бы меняли трудовые книжки с 2023 года, последние новости для работодателей неутешительны: придется продолжать вести документы и на бумаге, и онлайн.
Подробнее: как написать заявление о переходе на электронную трудовую книжку
Какие данные включают в ЭТК
На основании принятого в 2020 году ФЗ об электронных трудовых книжках, который и внес поправки в Трудовой кодекс РФ и Федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», сначала сведения вносили за период с 01.01.2020. Уже с декабря 2020 г. Пенсионный фонд России начал собирать информацию о работе россиян за период до 31.12.2019 включительно. Сейчас в ЭТК доступны сведения о стаже, начиная с 2002 года, но при условии, что они имеются в распоряжении ПФР.
Если гражданин обнаружил, что в его ЭТК устаревшие, неполные, некорректные сведения, он вправе обратиться в ПФР с заявлением о переносе недостающих данных о работе из бумажной книжки на индивидуальный лицевой счет. Чиновники внесут всю информацию за период до 2020 года, а если возникнут сомнения — проконсультируются с прежними работодателями гражданина. Если в отчете СТД-Р, поданном ранее работодателем, отражен весь трудовой стаж, запрашивать бумажную ТК в ПФР не будут. И это последние новости о переходе на электронные трудовые книжки, который в 2023 году проходит в индивидуальном порядке.
Отличается ли чем-то ЭТК от бумажной версии
Состав информации в обоих документах идентичен. Но увидеть, как выглядит электронная трудовая книжка в 2023 году, нельзя — у нее нет физического носителя. Гражданин может посмотреть внесенные в базу данные в личном кабинете ПФР. Либо есть возможность получить их в виде выписки:
- от работодателя по форме СТД-Р;
- от Пенсионного фонда по форме СТД-ПФР.
Плюсы и минусы нового формата
Минус у новой системы только один — дополнительные хлопоты у работодателя и кадровиков. Но это только в переходное время. Своевременная отправка отчета заменит хранение, ведение бумажных документов, покупку бланков. В остальном ЭТК намного удобнее бумажных:
- невозможно потерять или испортить документ;
- легкий доступ к своим данным, даже с мобильного телефона;
- нельзя вносить изменения «задним числом».
Подробнее: минусы электронных трудовых книжек
Как перейти на ЭТК: пошаговый алгоритм
В 2020 году работодателей обязали уведомить сотрудников о переходе на новую форму учета до 01.01.2021. Те работники, кто сначала отказался от электронного варианта документа, вправе изменить первоначальное мнение и написать заявление о переходе на ЭТК в любое время. Разберем переход на электронные трудовые книжки пошагово в 2023 году, если один или несколько работников заявили о таком желании.
Шаг 1. Работник пишет заявление
Заявить о желании перейти на ЭТК разрешено в произвольной форме. Документ составляют от имени работника на имя руководителя организации. В нем указывают дату, с которой прекращается применение бумажного документа.
В 1С и других программах для учета уже внедрены формы заявлений, программа для ведения электронных трудовых книжек и отчетность в ПФР. Используйте их, чтобы упростить жизнь и себе, и работнику.
Шаг 2. Кадровик проверяет информацию по бумажному документу
Законодатель рекомендует проверить заполнение бумажных документов, чтобы между ними и цифровым вариантом не было расхождений. Иначе в ПФР попадут неверные сведения. Обратите внимание, как заполнить электронную трудовую книжку, — сведения направляются только о работе в организации, остальные данные внесет сам фонд.
Может пригодиться: как получить копию, если трудовая книжка электронная
Шаг 3. Кадровик готовит и сдает отчет по форме СЗВ-ТД в ПФР
После того, как работник подал заявление о переходе на ЭТК, кадровик (ответственное лицо, назначенное руководителем) формирует отчет в ПФР по электронным трудовым книжкам по форме СЗВ-ТД. Подать его следует в срок до 15-го числа следующего месяца.
При иных кадровых изменениях сроки подачи СЗВ-ТД отличаются.
Поскольку данные о работе и стаже гражданина уже имеются в фонде, дублировать их при очередной подаче отчета не следует. Кадровик заполняет только 2 блока:
- первый — со сведениями о работодателе (регистрационный номер, наименование, ИНН/КПП);
- третий — с персональными данными о работнике (Ф.И.О., дата рождения, СНИЛС).
Второй блок, с информацией о правопреемнике, заполняют при необходимости.
Чуть ниже в форме СЗВ-ТД есть строки о датах подачи заявления о переходе на ЭТК или сохранении бумажного документа. В нужной строке укажите дату, когда работник принес необходимое обращение.
Далее следует табличная часть, ее заполнять не придется. Но последний блок, с подписью руководителя и датой подачи формы СЗВ-ТД, заполнять обязательно.
Посмотрите образец заполнения отчета в ПФР.
Подать отчетность допустимо на бумаге, но при условии, что в компании трудятся меньше 10 человек. Если сотрудников больше, ПФР примет отчет только в онлайн-варианте, подписанный электронной цифровой подписью.
Если кадровик не подаст сведения вовремя или направит неполную, недостоверную информацию, его смогут оштрафовать по ст. 15.33.2 КоАП РФ на 300-500 руб. Но это полбеды: работник сможет подать в суд на такие действия должностного лица, если они привели, например, к снижению размера социальных выплат или отказе в назначении досрочной пенсии.
Шаг 4. Работодатель вносит изменения во внутренние кадровые документы
Локальные акты надо откорректировать в соответствии с изменением ТК.
Сотруднику, который отказался от ведения бумажной ТК, в книжке делают запись так, как рассказал Минтруд в письме от 12.02.2020 № 14-2/В-150.
Шаг 5. Работнику выдают бумажную трудовую книжку
Работникам, отказавшимся от бумажных книжек, наниматель обязан выдать их в течение 3 дней после получения соответствующего заявления.
Если сделан выбор в пользу электронной версии, возврат к бумажному носителю невозможен.
Есть еще один пункт из алгоритма, как перейти на электронные трудовые книжки в соответствии с действующими инструкциями, — сделать в книге учета движения ТК следующую запись:
Выдана на руки на основании письменного заявления Пэпэтэшиной Паулины Петровны о предоставлении ей работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона № 439-ФЗ).
Как гражданину получить сведения о стаже
Сведения о стаже работы доступны в аккаунте ПФ, на Госуслугах. В виде выписки их предоставляют:
- в отделе кадров;
- в ПФР;
- в местном МФЦ.
Обратите внимание: увидеть образец электронной трудовой книжки невозможно, так как в полном объеме информация доступна только Пенсионному фонду и другим уполномоченным органам. Работодатели получают сведения из реестра в виде выписок по конкретным работникам.
Как работодателю узнать, какая трудовая книжка у сотрудника — бумажная или электронная
Независимо от того, на каком варианте хранения сведений о стаже остановился работник, новый работодатель обязан передавать данные в ПФР и фактически формировать ЭТК. Узнать, подавал ли на прошлом месте работы человек заявление о переходе на онлайн-формат или решил сохранить бумажный документ, можно только у него самого. Если он отказывается предоставить такую информацию, сделать самостоятельный запрос в Пенсионный фонд или другую структуру и уточнить, работал ранее сотрудник или нет, у кадровика не получится. Такую информацию вправе получить только сам гражданин или его законный представитель.
При увольнении в пакет документов, который обязательно передают работнику, вкладывают форму СТД-Р со сведениями о трудовой деятельности в конкретной компании. Эту справку вместе с бумажным документом, если он сохранился, работник и передает новому работодателю.
Если гражданин отказывается предоставлять выписку СТД-Р или СТД-ПФР, в отделе кадров могут объяснить ему, что данные о стаже влияют, например, на размер пособия по временной нетрудоспособности и иные выплаты. Еще одна рекомендация — рассказать работнику, как оформить электронную трудовую книжку самостоятельно через личный кабинет на сайте ПФР, в МФЦ или непосредственно в отделении Фонда.
Напомним, что ЭТК входит в пакет основных документов, предъявляемых при трудоустройстве, и равнозначна бумажному экземпляру. Отказать в заключении трудового договора из-за отсутствия документа нельзя, но в некоторых случаях, когда необходимо подтвердить стаж работы, непредоставление сведений о стаже станет законным основанием для отказа соискателю.
Как принять на работу сотрудника, который принес ЭТК
Законодательством ЭТК приравнена к бумажному документу. Поэтому особенностей, как принять сотрудника с электронной трудовой книжкой, нет: работодатель получает минимальный пакет данных, необходимых для заключения договора с гражданином, перечисления положенных ему выплат, подачи отчетности. Кроме сведений о трудовой деятельности в виде выписки СТД-Р от прежнего работодателя (СТД-ПФР или бумажной трудовой книжки), в этот пакет входит паспорт, ИНН и СНИЛС, а в зависимости от ситуации, потребуются военный билет, диплом, медицинская книжка и прочие документы.
Если у кадрового специалиста возникнут сомнения в подлинности предоставленной справки о стаже, он вправе требовать выписку из ПФР с цифровой печатью, которая при распечатывании остается в виде штампа.
Дополнительно: можно ли иметь две трудовые книжки
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
В декабре 2019 года приняты законы о введении электронных трудовых книжек:
- Федеральный закон от 16.12.2019 №436-ФЗ, внесший поправки в Федеральный закон от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»;
- Федеральный закон от 16.12.2019 №439-ФЗ, внесший в Трудовой кодекс изменения в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде.
По большей части все положения, устанавливающие порядок ведения электронного документооборота, которые планировалось ввести, приняты. Поэтому в рамках данной статьи не будем повторяться, вместо этого приведем:
- основные тезисы комментируемых законов;
- памятку для работодателей, какие шаги они должны предпринять в ближайшее время.
Основные тезисы
Тезисно перечислим основные нововведения:
- с 2020 года сведения о трудовой деятельности всех сотрудников учреждения работодатели будут передавать в ПФР в электронном виде;
- в 2020 году трудовые книжки будут вестись и в электронном (на электронной площадке ПФР), и в бумажном виде;
- начиная с 2021 года работник должен выбрать дальнейший способ ведения трудовой книжки (либо только электронно, либо и в электронном, и в бумажном виде);
- перевести работника на электронную трудовую книжку (без оформления бумажного варианта) можно только с его согласия;
- тем, кто впервые устраивается на работу после 31.12.2020, бумажная трудовая книжка заводиться не будет.
Пошаговая инструкция
1. Издайте соответствующие приказы
Внесение изменений в законодательство в части введения электронных трудовых книжек повлекло за собой необходимость проведения в учреждениях определенных мероприятий, а также установления новых обязанностей для должностных лиц кадровой, бухгалтерской (либо иных) служб. Следовательно, нужно будет издать приказы по учреждению:
- об утверждении плана мероприятий в связи с введением электронных трудовых книжек;
- о назначении ответственных лиц за ведение электронных трудовых книжек.
2. Внесите изменения в локальные акты
Скорректировать потребуется и некоторые локально-нормативные акты учреждения. В частности, нужно будет:
- внести изменения в должностные инструкции лиц, ответственных за ведение электронных трудовых книжек и за представление соответствующей отчетности;
- скорректировать график документооборота в части установления алгоритма и сроков подготовки необходимых документов и сведений;
- дополнить новыми формулировками локальные акты, в которых упоминается трудовая книжка, например правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), инструкцию по делопроизводству.
3. Обеспечьте техническую готовность представления сведений
Работодатели должны позаботиться об обеспечении технической готовности представления сведений о трудовой деятельности для хранения их в информационных ресурсах ПФР.
Кроме того, нужно завести электронную почту (и довести адрес электронной почты до сведения работников), куда работники смогут присылать заявления о выдаче им сведений о трудовой деятельности.
4. Разработайте формы уведомления и заявления
Законодательство обязывает работодателей в срок до 01.07.2020 уведомить работников о переходе на электронные трудовые книжки. Форма такого уведомления не утверждена, соответственно, работодатель должен разработать ее самостоятельно.
Работники, в свою очередь, до 31.12.2020 включительно должны подать работодателю письменное заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки). Форма такого заявления произвольная. Но чтобы у работников не возникало вопросов, целесообразно разработать формы заявлений и предлагать их в качестве образца работникам.
5. Проверьте правильность оформления бумажных трудовых книжек
Перед переходом на ведение электронных трудовых книжек целесообразно провести сплошную проверку правильности оформления бумажных трудовых книжек. При необходимости — внести новые записи или исправить ошибки.
6. Подготовьтесь к сдаче отчетности
С 2020 года работодатели обязаны будут представлять сведения:
- в ПФР — ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, по форме СЗВ-ТД (с учетом выходных дней впервые указанный отчет нужно представить до 17.02.2020);
- работникам — по их запросу и при увольнении по форме СТД-Р (ранее предполагалось, что для этого будет использоваться форма СЗИ-ТД).
На момент подготовки настоящего материала обе эти формы еще не утверждены.
То есть, как уже указывалось выше, в учреждении нужно будет назначить лиц, ответственных за оформление данных форм, при необходимости провести обучающие занятия по порядку их заполнения.
Отметим, что ежемесячная форма СЗВ-ТД в 2020 году должна оформляется не на всех работников, а лишь на тех:
1) которые подали заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде (в месяце, следующем за тем, в котором было подано такое заявление);
2) у которых поменялись сведения о трудовой деятельности, в частности произошли следующие события:
- прием на работу (службу);
- перевод на другую работу;
- изменение наименования страхователя;
- установление (присвоение) второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации (заполняется с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации — класс, категория, классный чин и т. п.);
- увольнение с работы;
- лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью.
Если на сотрудника не составлялся ни один отчет СЗВ-ТД в течение 2020 года, сведения о его должности нужно подать в ПФР до 15.02.2021.
С 2021 года работодатели обязаны будут подавать в ПФР сведения о приеме и увольнении работников не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения).
7. Уведомите работников о переходе на электронные трудовые книжки
Проведите разъяснительную работу среди работников о сути электронных трудовых книжек, о возможности выбора способа ведения трудовых книжек и об алгоритме получения сведений о трудовой деятельности.
До 01.07.2020 уведомите под подпись работников (включая тех, кто находится в декрете) о переходе на электронные трудовые книжки и о необходимости выбора ими дальнейшего способа ведения трудовых книжек. Декретницам уведомление можно направить заказным письмом.
8. Организуйте прием заявлений от работников
До 31.12.2020 организуйте прием заявлений от работников о выборе способа ведения трудовой книжки.
Если работник до 31.12.2020 не представил соответствующее заявление по уважительной причине (например, находился на больничном, в отпуске, в декрете либо по иному основанию не исполнял трудовые обязанности, но за ним сохранялось место работы либо гражданин имел стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31.12.2020 не состоявшие в трудовых отношениях), он может представить такое заявление работодателю в любое время позже.
9. Выдайте работникам бумажные трудовые книжки
Если работник выбрал способ ведения трудовой книжки в электронном виде, после 01.01.2021 бумажную трудовую книжку ему нужно будет выдать на руки под подпись (факт выдачи зафиксировать в книге учета движения трудовых книжек). При выдаче трудовой книжки в нее необходимо внести запись о подаче работником соответствующего заявления.
В России с 2021 года начался переход с бумажной трудовой на электронную (ЭТК), что стало одним из важных шагов в развитии цифровой экономики. Этот процесс связан с внедрением новой электронной системы учёта трудовой деятельности работников, которая заменит бумажные трудовые книжки. Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) облегчит процесс учёта трудового стажа и поможет работодателям и работникам сократить бюрократические процедуры.
В данной статье мы рассмотрим наиболее часто задаваемые вопросы о переходе на электронные трудовые книжки в России. Кроме того, мы подготовили пошаговую инструкцию, которая поможет организовать переход на ЭТК.
Обязателен ли переход на электронные трудовые книжки
Согласно трудовому законодательству Российской Федерации, переход на электронную трудовую книжку не является обязательным. Это означает, что работники имеют право выбирать между бумажным и электронным форматом трудовой книжки.
Если сотрудник желает сохранить бумажную трудовую книжку, он имеет на это право.
Тем не менее, если сотрудник передумает и решит перейти на электронную трудовую книжку, он вправе написать соответствующее заявление и получить бумажный документ на руки в течение трёх дней со дня подачи заявления.
Следует отметить, что с 1 января 2022 года все работники, которые трудоустраиваются в первый раз, должны получать электронную трудовую книжку вместо бумажной. То есть, для тех, кто трудоустраивается впервые, переход на электронную форму является обязательным.
Если работник уже имеет трудовую книжку на бумаге, он имеет право на сохранение бумажного документа в дополнение к электронной трудовой. В этом случае работодатель должен вносить записи о трудовой деятельности сотрудника и в бумажный, и в электронный вариант трудовой книжки.
Таким образом, работники имеют право выбора между электронной и бумажной трудовой книжкой. Однако для новых сотрудников, нигде не работавших до 1 января 2022 года, электронная трудовая книжка является обязательной.
В чём преимущества перехода на электронные трудовые книжки
Согласно законодательству Российской Федерации, переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) не является обязательным. Это означает, что работники имеют право выбирать между бумажным и электронным форматом трудовой книжки.
Если сотрудник желает отказаться от перехода и сохранить бумажную ТК, он имеет на это право.
Тем не менее, если сотрудник передумает и решит перейти на электронную трудовую книжку, он вправе написать заявление на переход и получить бумажный документ на руки в течение трёх дней со дня подачи заявления.
Следует отметить, что с 1 января 2022 года все работники, которые трудоустраиваются в первый раз, должны получать электронную трудовую книжку вместо бумажной. То есть, для тех, кто трудоустраивается впервые, переход сотрудника на электронную трудовую книжку является обязательным.
Если работник уже имеет трудовую книжку на бумаге, то после перехода на ЭТК он имеет право на сохранение бумажного версии документа. В этом случае работодатель должен вносить записи о трудовой деятельности сотрудника и в бумажный, и в электронный вариант ТК.
Таким образом, работники имеют право выбора между электронной и бумажной трудовой книжкой. Однако для новых сотрудников, нигде не работавших до 1 января 2022 года, электронная трудовая книжка является обязательной. Эта мера обеспечивает плавность полного перехода к новой системе.
В чём преимущества перехода на электронные трудовые книжки
Рассмотрим основные преимущества перехода на электронные трудовые книжки:
- Лёгкий доступ к данным.
Благодаря переходу на электронный формат трудовой работник может легко получить доступ к своей трудовой истории из любого места, где есть интернет. - Обеспечена сохранность документа.
Электронные трудовые книжки сохраняют информацию о трудовой деятельности работника на долгий срок, что позволяет избежать потери или повреждения бумажных документов. Это особенно актуально в случаях, когда сотрудник несколько раз менял место работы и ранее выданные бумажные трудовые книжки могут быть утеряны или повреждены. - Нельзя вносить изменения «задним числом».
Электронная трудовая книжка представляет собой цифровой документ, который не допускает внесения изменений в уже зафиксированные данные. Это позволяет исключить возможность подделки или изменения информации в трудовой книжке работника.
В соответствии с трудовым законодательством РФ, почти все кадровые документы, включая трудовые книжки, можно вести в электронной форме. Минтруд планирует, что к 2024 года ведение кадрового электронного документооборота (КЭДО) станет для работодателей обязательным. Следовательно, имеет смысл начать переход на электронный формат уже сейчас. С организацией кадрового электронного документооборота в вашей компании поможет облачный сервис Астрал iКЭДО. Переход на КЭДО позволит воспользоваться всеми преимуществами цифровизации кадрового делопроизводства. Чтобы подключить сервис, оставьте заявку на нашем сайте.
Как сотруднику после перехода на ЭТК получить информацию о стаже
Сведения о стаже работы после перехода на ЭТК можно получить в режиме онлайн из аккаунта Социального фонда России и на портале Госуслуги. Кроме того, выписки о стаже можно получить в отделе кадров, в отделении СФР или в местном МФЦ.
Важно знать, что полная информация о стаже из электронной трудовой доступна только соответствующим уполномоченным органам, включая СФР. Работодатели же могут получать выписки о стаже работников из соответствующего реестра.
Таким образом, переход работника на электронную трудовую книжку делает сведения о его стаже более доступными.
Как определить формат трудовой книжки сотрудника при приёме на работу
Если соискатель отказывается предоставить информацию о формате трудовой, работодатель не может сделать запрос в СФР или другое ведомство, чтобы уточнить, работал ли он ранее и в каком формате хранятся данные о его трудовой деятельности. Запросить эти сведения могут только сами граждане или их законные представители.
Чтобы получить данные о формате ТК сотрудника, работодателю необходимо объяснить ему, что информация о стаже важна для расчёта пособий по временной нетрудоспособности и других выплат. Следовательно, после перехода на ЭТК и при трудоустройстве на новое место сотруднику лучше заранее сообщить работодателю о формате книжки.
Как принять на работу сотрудника с ЭТК
Согласно законодательству, электронная трудовая книжка равнозначна её бумажному варианту. Поэтому при переходе сотрудника на ЭТК трудоустройство будет аналогично приёму с бумажным документом. Работодатель должен получить минимальный набор данных, которые необходимы для заключения трудового договора с соискателем, перечисления ему заработной платы и иных выплат, а также сдачи отчётности с учётом перехода сотрудника к новой форме трудовой книжки.
Кроме сведений о стаже, представленных в выписке СТД-Р от предыдущего работодателя, также требуются паспорт, ИНН и СНИЛС. В зависимости от конкретной ситуации могут потребоваться дополнительные документы: военный билет, диплом, медицинская книжка и т.д.
Если специалист кадровой службы сомневается в подлинности предоставленной выписки о стаже, он имеет право запросить выписку из СФР.
Как организовать переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция
Шаг 1. Работник пишет заявление о переходе
Заявление о переходе на электронную трудовую разрешается писать в произвольной форме. Документ составляется от имени сотрудника на имя руководителя компании. В заявлении о переходе должна быть указана дата, начиная с которой бумажная трудовая перестанет использоваться.
Шаг 2. Специалист кадровой службы проверяет информацию по бумажной трудовой
Рекомендуется проверить заполнение бумажной трудовой книжки, чтобы избежать расхождений с её цифровой версией. В противном случае в СФР могут поступить неправильные данные.
При заполнении ЭТК следует указывать только информацию о работе в компании. Все остальные данные будут внесены самим фондом.
Шаг 3. Кадровик готовит и сдаёт отчёт по форме ЕФС-1 в СФР
До 1 января 2023 года кадровым специалистам нужно было сдавать отчёт по форме СЗВ-ТД в ПФР. Срок подачи был — до 15 числа месяца, следующего за отчётным.
С 1 января 2023 года форму СЗВ-ТД отменили в связи с объединением ПФР и ФСС, поэтому необходимо подавать новую отчётность по форме ЕФС-1 в СФР. При этом срок сдачи отчётности сдвинулся на более поздний: до 25 числа месяца, следующего за отчётным. Например, если работник подал заявление о переходе на ЭТК 5 апреля 2023 года, то форму ЕФС-1 на него нужно сдать не позднее 25 мая 2023 года.
Если кадровик не предоставит информацию в срок или даст неполные и неточные данные, ему грозит штраф по статье 15.33.2 КоАП РФ в размере от 300 до 500 рублей. Кроме того, работник сможет подать на него в суд, если в результате подобных действий понесёт ущерб. Например, в виде снижения размера социальных выплат или отказа в назначении досрочной пенсии.
Шаг 4. Работодатель вносит изменения во внутренние кадровые документы
При переходе на ЭТК необходимо внести изменения в локальные акты, чтобы они соответствовали изменениям в ТК РФ. Если сотрудник отказался от бумажной трудовой, в электронной книжке должна быть сделана запись в соответствии с указаниями в письме Минтруда от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150.
Шаг 5. Работнику выдают бумажную трудовую книжку
Работодатель обязан выдать работникам их бумажные трудовые книжки в течение трёх дней после получения письменного заявления о переходе на электронные трудовые.
С переходом на электронный формат книжки вернуться к бумажной версии уже будет нельзя.
Помимо вышеперечисленных пунктов пошаговой инструкции, необходимо в книге учёта движения трудовых книжек сделать запись следующего вида:
«Выдана на руки на основании письменного заявления <ФИО сотрудника> о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ)».
Переход на электронную систему учёта трудовой деятельности работников серьёзно облегчает работу кадровикам, позволяя не только минимизировать ошибки и неточности в документах, но и снизить затраты на приобретение, ведение и хранение бумажных бланков. С переходом на ЭТК для работника исключён риск потери сведений и его стаже.
Таким образом, от перехода на цифровой формат трудовой выигрывают как работодатель, так и сотрудники.
В статье рассмотрим часто задаваемые вопросы о переходе на электронные трудовые книжки в России, а также представим пошаговую инструкцию о переходе на ЭТК.
Кому обязательно нужно перейти на электронную трудовую книжку
С 1 января 2022 года все работники, которые трудоустраиваются в первый раз, должны получать электронную трудовую книжку вместо бумажной. То есть, для тех, кто трудоустраивается впервые, переход на электронную форму является обязательным.
Те, кто уже имеют бумажную трудовую, могут выбрать: либо остаться на бумажном варианте, либо перейти на электронный, либо пользоваться обеими. В последнем случае работодатель обязан вносить данные и в электронную, и в бумажную форму.
Примечание: Минтруд России планирует сделать кадровый электронный документооборот обязательным для всех работодателей уже в 2024 году. Поэтому есть смысл начать переводить персонал на КЭДО уже сейчас.
Какие преимущества у перехода на электронные трудовые книжки
Рассмотрим основные преимущества перехода на электронные трудовые книжки:
Как получить информацию о стаже с электронной трудовой книжкой
Информацию о стаже работы можно получить в режиме онлайн из аккаунта на портале Госуслуги и Социального фонда России. Выписки о стаже можно получить в отделе кадров, в отделении СФР или в местном МФЦ.
Как принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой
Электронная трудовая книжка равнозначна её бумажному варианту. Поэтому процедура приёма сотрудника с электронной трудовой книжкой не отличается от приёма с бумажной. Работодатель получает минимальный набор данных, которые необходимы для заключения трудового договора с соискателем, перечисления ему заработной платы и иных выплат, сдачи отчетности.
Кроме сведений о трудовом стаже, представленных в выписке СТД-Р от предыдущего работодателя, также требуются паспорт, ИНН и СНИЛС. В зависимости от конкретной ситуации могут потребоваться дополнительные документы: военный билет, диплом, медицинская книжка и т.д.
Если специалист кадровой службы сомневается в подлинности предоставленной выписки о стаже, он имеет право запросить выписку из СФР.
Как организовать переход на ЭТК
Шаг 1. Сотрудник пишет заявление
Заявление о переходе на электронную трудовую разрешается писать в произвольной форме. Документ составляется от имени сотрудника на имя руководителя компании. В заявлении о переходе должна быть указана дата, начиная с которой бумажная трудовая перестанет использоваться.
Шаг 2. Специалист кадровой службы проверяет информацию по бумажной трудовой
Рекомендуется проверить заполнение бумажной трудовой книжки, чтобы избежать расхождений с её цифровой версией. В противном случае в СФР могут поступить неправильные данные.
Примечание: при заполнении электронной трудовой книжки следует указывать только информацию о работе в компании. Все остальные данные будут внесены самим фондом.
Шаг 3. Кадровик готовит и сдает отчет по форме TAC-1 в СФР
До 1 января 2023 года кадровым специалистам нужно было сдавать отчет по форме СЗВ-ТД в ПФР. Срок подачи был — до 15 числа месяца, следующего за отчетным.
С 1 января 2023 года необходимо подавать новую отчетность по форме TAC-1 в СФР, потому что форму СЗВ-ТД отменили в связи с объединением ПФР и ФСС.
При этом, срок сдачи отчётности сдвинулся на более поздний: до 25 числа месяца, следующего за отчетным. Например, если работник подал заявление о переходе на ЭТК 5 апреля 2023 года, то форму ЕФС-1 на него нужно сдать не позднее 25 мая 2023 года.
Примечание: если кадровик не предоставит информацию в срок или даст неполные и неточные данные, ему грозит штраф по статье 15.33.2 КоАП РФ в размере от 300 до 500 рублей. Кроме того, работник сможет подать на него в суд, если в результате подобных действий понесёт ущерб. Например, в виде снижения размера социальных выплат или отказа в назначении досрочной пенсии.
Шаг 4. Работодатель вносит изменения во внутренние кадровые документы
Необходимо внести изменения в локальные акты, чтобы они соответствовали изменениям в Трудовом кодексе РФ. Если сотрудник отказался от бумажной трудовой, в электронной книжке должна быть сделана запись в соответствии с указаниями в письме Минтруда от 12 февраля 2020 года № 14-2/В-150.
Шаг 5. Работнику выдают бумажную трудовую книжку
Работодатель обязан выдать работникам их бумажные трудовые книжки в течение 3 дней после получения письменного заявления о переходе на электронные трудовые.
Примечание: после выбора трудовой в электронной форме вернуться к бумажной версии будет нельзя.
Помимо вышеперечисленных пунктов пошаговой инструкции, необходимо в книге учёта движения трудовых книжек сделать запись следующего вида:
«Выдана на руки на основании письменного заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 года № 439-ФЗ)».
Добавить в «Нужное»
Трудовая книжка в электронном виде: как вести и как пользоваться
Первое знакомство с понятием «электронная трудовая книжка» (ЭТК) и у тех, кто предоставляет рабочие места, и у тех, кто трудится, произошло в 2020 году. И хотя сегодня работодатели ведут ЭТК далеко не на всех своих работников, очевидно, что число сотрудников с ЭТК в дальнейшем будет только расти. А процесс перехода на ЭТК – односторонний.
Что такое электронная трудовая книжка
Электронная трудовая книжка – это определенные сведения о трудовой деятельности работника, которые ведутся в электронном виде. Формирует эти сведения работодатель, и он же передает их на хранение в СФР (ст. 66.1 ТК РФ).
Прием на работу, увольнение, перевод на другую должность и некоторые другие случаи – все это кадровые мероприятия, о которых организация (ИП) обязана сообщать в Социальный фонд России (или СФР). Для этого работодатель подает форму ЕФС-1 с подразделом 1.1. Принял нового работника – сдал форму с данными о нем, уволил старого работника – сдал форму с данными о нем, и т.д. В итоге у СФР формируется большая база данных со сведениями о трудовой деятельности работающих граждан: кто, где и как долго работал. Причем указанные сведения передаются на сотрудника независимо от того, перешел он на электронную трудовую книжку или нет.
Возникает резонный вопрос: зачем все это нужно? Ведь и раньше работодатели отчитывались о стаже работников, тогда еще в Пенсионный фонд, да и бумажная трудовая – такой привычный и удобный документ. В первую очередь для того, чтобы упростить и максимально автоматизировать процесс передачи и обработки сведений, тем самым снизив вероятность ошибок. Ведь на основании этих данных СФР рассчитывает и назначает пенсии, а также некоторые иные выплаты.
Перечень сведений электронной трудовой книжки
В эти сведения входит (п. 2.1 ст. 6 Закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ, далее – Закона N 27-ФЗ):
- ФИО работника и место его работы;
- данные о приеме на работу, а также о переводе на другую постоянную работу, включая дату приема / перевода, трудовую функцию работника (должность, профессию, квалификацию и т.п.), реквизиты документа, на основании которого соискателя берут на работу / переводят сотрудника. Например, номер и дата приказа;
- данные о приостановлении и возобновлении трудового договора;
- данные об увольнении работника, включая дату, причину расторжения трудового договора (по желанию работника, по сокращению и др.), реквизиты приказа об увольнении.
Также в качестве сведений о трудовой деятельности в СФР подается информация:
- о подаче работником заявления о переходе на электронную трудовую книжку;
- о получении работником второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации;
- о запрете занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью в соответствии с приговором суда.
Большая часть перечисленных выше сведений и раньше указывалась в бумажной трудовой книжке. Но есть и отличия. К примеру, информация о поощрениях, грамотах и рационализаторских предложениях, которую прежде вносили в бумажные трудовые, в ЭТК работника уже не попадет.
Преимущества электронной трудовой книжки
Плюсы ЭТК для работников следующие.
- Доступность сведений из электронной трудовой книжки. Как известно, бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. И если работнику нужны какие-либо сведения из нее, то он должен обращаться в отдел кадров с просьбой предоставить книжку, затем копировать нужные страницы и возвращать ее. А выписку из ЭТК можно получить за несколько минут, к примеру, на портале Госуслуг при наличии учетной записи.
- Невозможность потерять электронную трудовую книжку (помять, испачкать или испортить иным способом). То есть в теории после перехода на ЭТК можно меньше волноваться за сохранность сведений о трудовой деятельности. СФР на своем сайте, кстати, прямо указывает на высокий уровень безопасности и сохранности данных.
- Возможность проверки сведений, переданных работодателем в СФР. Ведение трудовой книжки в электронном виде позволяет работнику контролировать достоверность сведений о трудовой деятельности, представленных в СФР. Если, ознакомившись с текущими сведениями, сотрудник обнаружит в них неверную информацию, то он вправе будет обратиться к работодателю с заявлением, чтобы тот исправил или дополнил сведения и направил их в Социальный фонд России.
- Упрощение процедуры трудоустройства на дистанционную работу. Вместо сканов бумажной трудовой достаточно выслать будущему работодателю выписку из ЭТК.
- Оформление пенсии дистанционно. По разъяснениям СФР дополнительное документальное подтверждение (по всей видимости, речь идет о документах на бумаге) не требуется.
Недостатки электронной трудовой книжки
Конечно, у электронной трудовой книжки есть и минусы.
- Сложное восстановление сведений, если данные из ЭТК будут утрачены. Например, по техническим причинам. Работнику, перешедшему на ЭТК, бумажная трудовая выдается на руки (ч. 3 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ, далее – Закона N 439-ФЗ). И никакие сведения о последующих местах работы в нее уже не попадают. Поэтому если после перехода на ЭТК данные о каких-либо кадровых мероприятиях работника не поступят в СФР, работнику будет сложнее доказать, что эти мероприятия в его жизни вообще были. Если же работник от бумажной книжки не отказался, то работодатель продолжает вести его трудовую на бумаге и параллельно с этим подает на него электронные сведения в СФР. То есть гипотетически описанную выше проблему, работнику, не перешедшему на ЭТК, решить будет проще.
- Невозможность скрыть причину увольнения от следующего работодателя. Работника могут уволить из-за грубого нарушения трудовых обязанностей, несоответствия занимаемой должности по результатам аттестации или в связи с иными обстоятельствами, не лучшим образом характеризующими самого работникам (ст. 81 ТК РФ). О таких причинах увольнения соискатели не любят рассказывать на собеседованиях, и порой им проще выбросить свою трудовую книжку с черной меткой и завести новую. Особенно если такое увольнение имело место в начале карьеры. Однако перешедшие на электронные трудовые книжки так сделать уже не могут.
- Неполные сведения о трудовой деятельности работника в электронной трудовой книжке. Раньше ПФР, теперь СФР собирает указанные сведения в электронном виде только начиная с 2020 года. Конечно, такая урезанная ЭТК однозначно проигрывает бумажной версии, где содержатся все записи о трудовой деятельности начиная с первого дня работы сотрудника, если этот первый день наступил до 2020. Однако сегодня выписки из электронной трудовой книжки формируются со сведениями и до 2020 года тоже. Правда, это только данные о трудовом стаже, т. е. о периодах работы у конкретных работодателей. Соответствующие данные работодатели и раньше передавали в ПФР (вместо которого теперь действует СФР).
Кроме того, любой человек вправе обратиться в СФР с заявлением о переносе сведений из бумажной трудовой в электронную трудовую книжку за периоды до 2020 года (п. 2 ст. 12 Закона N 27-ФЗ, ч. 6.1 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).
Переход на электронные трудовые книжки
Основные переходные мероприятия работодатели провели в 2020 году: уведомили работников о возможности перехода на ЭТК, собрали заявления, сообщили о выборе сотрудников в ПФР. Но и в 2021 году, и позднее процесс перехода будет продолжаться: работники с бумажными трудовыми книжками при желании будут пополнять ряды перешедших на ЭТК, а впервые трудоустроенные граждане станут «пользователями» электронных трудовых книжек автоматически.
Учитывая, что вернуться обратно с ЭТК на бумажную трудовую книжку невозможно (Письмо Минтруда от 14.12.2020 N 14-2/ООГ-18054), в конечном счете через энное количество лет все сведения о трудовой деятельности работающих граждан в РФ должны будут окончательно уйти в цифровой формат.
Как оформить электронную трудовую книжку
Работающим гражданам для того, чтобы перейти на ЭТК, достаточно просто подать заявление своему работодателю.
Когда сотрудники должны подать заявление на ведение электронной трудовой книжки
Переход на ЭТК является добровольным. Соответственно, те, кто начал свою трудовую деятельность до 2021 года, подавать заявление о выборе электронной трудовой книжки не обязаны. Но вправе так поступить в любой момент (ч. 5 ст. 2 Закона N 439-ФЗ).
Написать заявление на имя руководителя организации можно, к примеру, по образцу, приведенному ниже.
|
Генеральному директору Заявление Прошу предоставлять сведения о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ, а трудовую книжку выдать мне на руки. 05.04.2023 Золотарская |
|---|
Что нужно делать работодателю: пошаговая инструкция
Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, то порядок действий работодателя будет такой:
- сделать запись об этом в бумажной трудовой книжке работника;
- выдать ему бумажную трудовую под роспись и внести запись в книгу учета движения трудовых книжек;
- сообщить в СФР о переходе работника на электронную трудовую книжку, подав форму ЕФС-1 не позднее 25 числа следующего месяца.
С момента передачи обычной трудовой книжки работнику ответственность за ее ведение и хранение с работодателя снимается. А вот работнику нужно будет продолжать ее хранить, поскольку она остается полноценным документом и в дальнейшем ее можно будет использовать наравне со сведениями из электронной трудовой книжки.
Процедура перехода: последняя запись в бумажной трудовой
Если работник перешел на электронную трудовую книжку, то запись в трудовой книжке, которая ведется на бумаге, будет выглядеть следующим образом (Письмо Минтруда от 12.02.2020 N 14-2/В-150).
| 14 | 05 | 04 | 2023 | Подано заявление о предоставлении работодателем | Заявление |
| сведений о трудовой деятельности в соответствии | от 05.04.2023 | ||||
| со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской | |||||
| Федерации | |||||
| Руководитель отдела кадров | |||||
| Котлярова А.Н. Котлярова | |||||
Если в организации есть печать, то рядом с подписью должностного лица нужно будет поставить и ее.
Сведения из электронной трудовой книжки: где посмотреть
Где взять электронную трудовую книжку? Поскольку сведения о трудовой деятельности работника есть у его работодателя, а также у Социального фонда, то и получить указанные сведения также можно либо у работодателя (в том числе у бывшего), либо у СФР (ст. 66.1 ТК РФ).
Как сделать выписку из электронной трудовой через работодателя
И у работодателя, и в СФР выписку можно получить в бумажном либо в электронном виде, как захочет работник / бывший работник. Но если у работодателя нет усиленной квалифицированной электронной подписи, то выдать электронную выписку он, естественно, не сможет.
Важно, что запросить выписку у работодателя вправе только те работники, которые ранее отказались от своей бумажной книжки. Конечно, запросить такие сведения, т. е. подать заявление, могут и те, кто на ЭТК не переходил. Однако их просьбы работодатель удовлетворять не обязан (Письмо Минтруда от 16.06.2020 N 14-2/ООГ-8465). По своей воле может выдать выписку из сведений, но если откажется, то повлиять на него по Закону не получится.
Заявление на получения сведений о трудовой деятельности можно составить, например, так.
|
Генеральному директору Заявление Прошу предоставить мне сведения о моей трудовой деятельности в ООО «Марафон» на бумажном носителе. 29.05.2023 Золотарская |
|---|
Передать работнику сведения работодатель должен в течение 3 рабочих дней с даты подачи заявления (ст. 66.1 ТК РФ).
Как получить выписку в СФР
Запросить сведения у СФР из электронной трудовой книжки можно несколькими способами:
- через личный кабинет на сайте СФР или при непосредственном посещении отделения Фонда;
- через портал Госуслуг;
- через МФЦ. Здесь выдадут только бумажную выписку.
Кстати, если решите пойти за выпиской лично, то можете обращаться в любое отделение СФР или любой МФЦ. Территориальной зависимости от места жительства или места работы для целей получения данной услуги нет.
Подробные инструкции о получении электронной трудовой книжки
Выписка из электронной трудовой книжки
Как выглядит электронная трудовая книжка? Выписка из сведений о трудовой деятельности предоставляется по форме СТД-Р или СТД-СФР в зависимости от того, каким способом работник решит ее получить. Объем сведений, кстати, тоже будет разный. Работодатель, в т.ч. бывший, предоставит сведения из электронной трудовой книжки только о том периоде, когда сотрудник работал именно у данного работодателя. А вот СФР – все сведения, какие у него есть.
В форме СТД-Р кроме персональных данных гражданина (ФИО, дата рождения, СНИЛС) будет указаны сведения о его месте работы и о том, как долго он на этом месте трудится.
Образец заполнения СТД-Р
Как уведомлять сотрудников о переходе на электронные трудовые книжки и нужно ли это делать после 2020 года
Электронные трудовые книжки с 2021 года в обязательном порядке вводятся для лиц, впервые в жизни принимаемых на работу (ч. 8 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-ФЗ). Им заводить бумажную трудовую книжку не нужно. Все сведения об их трудовой деятельности в полном объеме будут вестись и храниться только в электронном виде. И это единственное, о чем вы можете уведомить таких работников, и то устно. Выбрать бумажную трудовую они не могут.
Лиц, у которых была работа в 2020 году, тогда же о праве выбора формы трудовой книжки должен был уведомить их работодатель.
Кроме того, есть люди, которые в 2020 году не работали, но трудовой стаж у них есть (заработанный до 2020 года). Соответственно, и бумажная трудовая книжка тоже. При приеме на работу такого сотрудника новый работодатель формально не обязан уведомлять его о возможности перейти на электронную трудовую книжку. Однако лучше сообщить ему об этом прямо в день оформления на работу. Далее нужно будет внести запись о приеме на работу в его бумажную трудовую (п. 9 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 N 320н) и подать форму ЕФС-1 в СФР с аналогичной информацией не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа (ст. 11 Закона N 27-ФЗ).
Кому оформлять трудовую книжку при приеме на работу
Исходим из того, что под оформлением трудовой книжки подразумевается заполнение именно бумажной трудовой. Нужно ли кому-то ее заводить после 2020 года? Ведь у работников, начавших трудиться до 2021 года, бумажные трудовые книжки уже есть, а остальным работникам бумажные трудовые не нужны.
И все же заново заполнять бланк трудовой книжки некоторым работодателям придется. Например, если работник, которому бумажная трудовая была выдана на время (по общему правилу хранится она у работодателя), потеряет ее или испортит иным образом. А потом напишет заявление на оформление дубликата трудовой (п. 27 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда от 19.05.2021 N 320н). То есть вопрос об оформлении новой бумажной трудовой может возникать только при утрате или повреждении бумажной трудовой, заведенной работнику ранее.
Стоит ли отказываться от бумажной трудовой книжки
О преимуществах и недостатках электронной трудовой книжки было сказано выше. Исходя из них и нужно делать вывод. Пока ситуация выглядит так, что безопаснее все же не отказываться от бумажной книжки. Ведь тогда сведения о трудовой деятельности работника будут попадать и в СФР, и в бумажную трудовую.
Вместе с тем, если вы по большей части работаете дистанционно и вам удобнее использовать именно ЭТК, то возможно имеет смысл полностью перейти на электронные сведения.
Постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) начинается с 01.01.2020. Работникам дается 12 месяцев, чтобы определиться, готовы ли они отказаться от бумажных бланков трудовых, заполненных привычным способом. Работодателям необходимо совершить ряд мероприятий, чтобы подготовиться к новым правилам ведения кадровой документации и взаимодействия с наемным персоналом. Несвоевременное или недостоверное информирование пенсионного ведомства о трудовой деятельности сотрудника через ЭТК, совершенное должностным лицом неоднократно, планируется наказывать административным предупреждением (законопроект 748758-7 с поправками в статьи КоАП РФ — 5.27 и 23.12).
Переход на электронные трудовые книжки: последние новости
16.12.2019 закон о введении ЭТК № 439-ФЗ подписал Президент В.Путин. Правовой акт вступает в силу в 2020 году, уже с 1 января. Изменения вносятся в российский Трудовой кодекс – в нормативный документ добавляются положения, касающиеся порядка формирования ЭТК. Термин «электронная трудовая книжка» в законодательных источниках не используется, он является скорее бытовым. То, что ранее вписывалось от руки в документ, будет передаваться удаленно, в цифровом виде. Данные о трудовой деятельности сотрудников работодатель начнет предоставлять в Пенсионный фонд посредством подачи сведений по форме СЗВ-ТД.
Под ЭТК подразумеваются сведения о трудовой деятельности и наработанном стаже каждого работника, подаваемые работодателем в ПФР. По требованию гражданина ему предоставят данную информацию в форме электронного или бумажного документа (по форме СЗИ-ТД). С его содержанием он сможет ознакомиться и через личный кабинет, зарегистрировавшись на сайте Пенсионного фонда. Порядок формирования сведений о трудовой деятельности и их получения гражданами изложен в новой статье ТК РФ (66.1 ст.), которая заработает с начала 2020 года.
Пока работников не принуждают ограничиться ЭТК, так как перейти на электронные трудовые книжки им предлагается в добровольном порядке. Обязательными они станут только для граждан, впервые принятыми на работу, начиная с января 2021 года. Остальные работающие россияне в течение 2020 года должны решить, хотят ли они полностью перейти на цифровое ведение трудовой книжки, или их работодателю следует и дальше продолжать вести ее бумажный аналог. О своем решении сотрудник сообщает в заявлении, адресованном руководителю компании.
Если подчиненный просит продолжить вести трудовую книжку на обычном бланке, кадровая служба обязана выполнить его требование. В этом случае информация о трудовой деятельности наемного работника будет дублироваться: ее придется вносить и в ЭТК, и в бумажный документ. Так же закон предписывает действовать в отношении сотрудников, не написавших никакого заявления. Но если до конца следующего года работник письменно изъявит желание полностью перейти на ЭТК, работодатель освободится от обязанности вести и хранить ее привычный аналог на бумажном бланке. Документ возвратят владельцу на руки.
Переходим на электронные трудовые книжки: пошаговый алгоритм
О том, что работникам предстоит выбрать, каким образом должна вестись их трудовая книжка, говорится в ст. 2 закона № 439-ФЗ. Там же перечислены мероприятия, которые работодателям необходимо провести в переходный период, то есть, как правильно перейти на электронную трудовую книжку в течение 2020 года. Обращаем внимание, что в следующем году кадровикам фактически надо параллельно вести электронные и бумажные трудовые книжки в отношении всех сотрудников. Лишь на основании полученных заявлений (с просьбой вносить сведения о работе в электронном виде), они смогут вернуть бумажные трудовые книжки работникам, и больше не заниматься их ведением.
Переход на электронные трудовые книжки пошагово выглядит так:
-
Работодатели в 2020 году вносят изменения во внутренние нормативные акты организации, либо подготавливают новые документы. В них должны появиться положения об ЭТК. В частности, в «Правилах внутреннего трудового распорядка» следует прописать возможность предоставления работником сведений о трудовой деятельности при трудоустройстве в компанию. Если на предприятии действует коллективный договор, стороны обсуждают и разрабатывают поправки в этот документ.
-
Подготавливается техническая база для взаимодействия с Пенсионным фондом РФ. Для передачи сведений о трудовой деятельности работников и ведения ЭТК ведомство предложило проект специальной отчетной формы СЗВ-ТД, которая в 2020 году должна передаваться не позже 15 числа — месяца, следующего за месяцем отраженного в документе события:
- приема на работу;
- перевода сотрудника;
- увольнения;
- подачи заявления работником — либо о сохранении трудовой книжки на бумажном бланке, либо о переходе на ЭТК.
-
С 2021 года заполнять и передавать форму СЗВ-ТД в случаях увольнения или трудоустройства сотрудника придется быстрее – не позднее окончания рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего локального приказа или другого акта, подтверждающего совершение указанного в отчете события (закон № 436-ФЗ от 16.12.2019, ст.1).
-
Алгоритм перехода на электронные трудовые книжки включает обязанность работодателей до 30.06.2020 письменно сообщить наемному персоналу о новеллах трудового законодательства и об их праве выбрать, продолжать ли кадровикам вести их обычную бумажную трудовую, либо перейти на электронный аналог.
На работников, которые придут на свою первую работу после наступления 2021 года, будут открываться исключительно электронные трудовые книжки. Право выбора для таких сотрудников закон не предусмотрел.