Как дополнить должностную инструкцию новыми обязанностями: если не меняется трудовая функция, то подготовьте новый проект, издайте распоряжение об утверждении, ознакомьте с ним работников. Если функционал изменится (или когда этот документ оформлен как приложение к трудовому договору), то потребуется дополнительное соглашение.
Можно ли вносить дополнительные обязанности в должностную инструкцию
Должностная инструкция (ДИ) — это документ, в котором прописывают квалификационные требования, права и обязанности работника. На практике работодатели ее вправе издать в одном из двух вариантов:
- как самостоятельный локальный нормативный акт;
- как приложение к трудовому договору.
Наниматель вправе требовать от работника выполнять только задачи, указанные в ДИ. Но в процессе деятельности работодателю приходится время от времени заниматься введением новых обязанностей и корректировать этот документ. В ТК РФ указано, может ли работодатель вписать дополнительные функциональные обязанности в ДИ — да, он вправе это делать по необходимости. Жестких требований, как осуществлять введение дополнительных задач, в законе нет. Работодатель вправе на свое усмотрение определять процедуру (письмо Роструда № 4412-6 от 31.10.2007).
Если ДИ оформлена как локальный нормативный акт (и трудовая функция не изменится), то при введении дополнительных должностных обязанностей работодатель самостоятельно вносит корректировки с учетом мнения профсоюзов (ч. 1 ст. 8 ТК РФ). И согласовывать с сотрудниками введение новшеств не понадобится.
Например, это касается следующих случаев:
- внесение правок в соответствии с профессиональными стандартами или Единым квалификационным справочником должностей (ЕКС);
- изменение законодательства;
- введение новых задач или отмена некоторых ненужных функций;
- перераспределение дополнительных задач между работниками и др.
Если ДИ оформлена как приложение к трудовому контракту, то издать документ о введении дополнительных обязанностей в должностную инструкцию работодатель вправе только по договоренности с работником. Если меняется трудовая функция или условия контракта, то у работника требуется взять письменное согласие на введение новых задач (ч. 1 ст. 72 ТК РФ). Согласие не потребуется только в ряде исключений: аварийных ситуаций на производстве, катастроф, пожара, наводнения, эпидемий, организационно-технологических преобразований и т. д. (ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК РФ, ч. 1 ст. 74). В этом случае перевод на другую работу и введение дополнительных задач работодатель вправе произвести на срок до 1 месяца.
Если на предприятии планируются технологические преобразования и это требует введения дополнительных должностных обязанностей и корректировки условий работы, то необходимо уведомить сотрудника в письменном виде за 2 месяца до их начала (ч. 2 ст. 74 ТК РФ).
Как внести новые обязанности в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений в связи с увеличением должностных обязанностей зависит от способа оформления документа и вида вносимых поправок. До редактирования необходимо определить:
- как оформлена ДИ — в качестве приложения к контракту или в виде отдельного документа;
- касаются ли поправки условий договора;
- есть ли острая необходимость технологических преобразований.
Первый вариант: если должностная инструкция является отдельным ЛНА, и трудовая функция остается прежней.
Шаг 1. Когда поправок, касающихся введения дополнительных функций, много, разработайте новый проект документа. Если мало — дополнение к должностной инструкции. Документ распечатывают в двух экземплярах: первый для компании, второй для работника.
Шаг 2. Издайте распоряжение об утверждении отредактированного документа.
Шаг 3. Ознакомьте с ним работника.
Второй вариант: если инструкция оформлена как приложение к трудовому контракту
Тогда одного только распоряжения недостаточно. В этом случае даже небольшие исправления придется согласовывать с подчиненными.
Вот порядок введения дополнительных обязанностей в приложение к контракту с трудящимся:
Шаг 1. Сначала издайте допсоглашение, в котором указаны нюансы введения дополнительных задач (в двух экземплярах).
Шаг 2. Руководитель заверяет подписью, а затем дает ознакомиться под подпись подчиненному. Один экземпляр остается в компании, другой у сотрудника.
Шаг 3. Издайте приказ об утверждении изменений к ДИ.
Третий вариант: если меняется трудовая функция
Вот пошаговый алгоритм, как в должностной инструкции прописать дополнительные обязанности в этом случае:
- Обговорите с подчиненным все запланированные нюансы по введению дополнительных задач, получите согласие в письменном виде.
- Составьте допсоглашение. При изменении функционала оно потребуется и тогда, когда ДИ оформлена как ЛНА.
- Издайте приказ об изменении инструкции, в которой отражено введение нового функционала.
Сотрудник приступает к рабочему процессу по новым правилам с даты, указанной в соглашении. Если ее нет, то на следующий день после подписания (ст. 61 ТК РФ).
Можно ли дополнить список обязанностей без согласия сотрудника
Если обязанности касаются изменения условий трудового договора, то без получения письменного согласия подчиненного дополнить их нельзя. Если так случилось, что оставить без изменения трудовой функционал не получается, то есть разные варианты.
Предложите ему перевод на иную должность (ст. 72.2 ТК РФ). Если этот вариант не подошел, то наниматель вправе расторгнуть с ним договор (п. 3, 4 ст. 74, п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ). Есть возможность расторгнуть контракт по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ). Если человек не согласен работать, например, в режиме неполного рабочего дня, то расторгают контракт по п. 2 части 1 ст. 81 ТК РФ, предоставляя предусмотренные законом гарантии и компенсационные выплаты.
Должностная инструкция относится к локальным нормативным актам, поправки в нее вносятся по инициативе работодателя. Часто работодатель не может изменить инструкцию без согласования с работником. Но не всегда.
Изменить должностную инструкцию можно по согласованию с работником и без него. Для каждого случая свой алгоритм действий.
Работодатель вправе изменить должностную инструкцию, если она оформлена как отдельный документ. Если должностные обязанности работника являются неотъемлемой частью трудового договора, изменить их без согласия работника сложно.
Должностная инструкция — это основной документ, который определяет задачи, функции, обязанности и ответственность работника фирмы при выполнении им работы по занимаемой должности. Работодатель самостоятельно решает, как ее оформить, когда и какие изменения с нее вносить.
Кадровик — самая стабильная профессия, даже в кризис!
С курсом профессиональной переподготовки «Кадровик с нуля до профи: все навыки от ТК до 1С: ЗУП» вы с нуля освоите все тонкостям кадрового учета: прием, увольнение сотрудников по новым правилам 2023-2024 года, ведение воинского учета, работа в 1С: ЗУП, и получите официальный диплом ФИС ФРДО на 256 часов, который подтвердит вашу новую профессию работодателю.
Посмотреть программу обучения
Когда должностная инструкция не обязательна
Согласно части 2 статьи 57 ТК РФ трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы) является обязательным условием для включения в трудовой договор.
Если в трудовом договоре отражен полный перечень трудовых обязанностей работника, утверждать отдельно должностную инструкцию необязательно.
Как изменить должностную инструкцию
Изменение условий ведения бизнеса, развитие технологий, появление новых задач — все это требует периодического изменения должностных инструкций сотрудников.
Причины, по которым чаще всего меняют должностные инструкции:
-
утверждено новое штатное расписание;
-
изменились полномочия и обязанности работников;
-
перераспределили обязанности в компании, у работников появились новые либо дополнительные обязанности;
-
внедрили новые технологии;
-
увеличили или сократили количество отделов, то есть изменили оргструктуру.
Ограничения в ТК РФ по изменению должностной инструкции
Статья 74 ТК РФ обязывает работодателя, предупреждать работника об изменениях должностной инструкции не менее чем за 2 месяца. Это еще не все требования, предъявляемые к работодателям. Если изменение должностной инструкции повлечет изменение трудовой функции работника, то сделать это без его письменного согласия нельзя. Без согласия сотрудника изменить его должностную инструкцию можно, если это временные изменения, в случаях, регулируемых ч. 2 и 3 ст. 72.2 ТК:
-
в случае катастрофы, аварии, несчастного случая, пожара, наводнения, землетрясения, эпидемии и других случаях, когда есть угроза жизни;
-
в случаях простоя по чрезвычайным обстоятельствам;
-
при необходимости предотвратить уничтожение или порчу имущества, временно заменить отсутствующего работника.
Временное изменения трудовой функции допускается на срок до 1 месяца.
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию работника зависит от:
-
типа документа. То есть от того, как оформлена должностная инструкция: это часть трудового договора или отдельный документ;
-
статуса работника: до принятия на работу или после;
-
сути изменений — меняется трудовая функция работника или нет.
Как оформляется изменение должностной инструкции
Внесение изменений в должностные инструкции может осуществляться на основании соответствующего распоряжения (приказа) работодателя. Ознакомить работников с новой редакцией должностной инструкции следует под роспись в обычном порядке.
Правки в должностную инструкция можно внести несколькими способами:
-
утвердить новую редакцию (с изданием приказа или без него);
-
внести изменения в действующую инструкцию с помощью приказа, в котором перечислены все новые либо исправленные пункты инструкции;
-
изменить трудовые функции дополнительным соглашением к договору.
Если инструкция оформлена как отдельный документ
Если должностная инструкция оформлена отдельным самостоятельными документом, внести в нее корректировки можно одним из двух вариантов. Утвердить новую редакцию (с изданием приказа или без него). Внести изменения отдельным приказом.
Если инструкция — часть трудового договора
В таком случае нужно вносить изменения в сам трудовой договор. Для этого нужно оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.
Если трудовые функции работника меняются после корректировки должностной инструкции, согласие работника обязательно.
Если вводится новая трудовая функция
Новая трудовая функция устанавливается и вводится с исполнением положений статей 72, 72.1 Трудового кодекса РФ. Работодатель обязан предупреждать работника об изменениях должностной инструкции не менее чем за 2 месяца согласно статье 74 ТК РФ.
Если с изменением должностной инструкции у работника изменятся трудовые функции, внести поправки можно только с письменного согласия работника.
Изменение должностной инструкции по соглашению сторон
Если работник согласен с изменением должностной инструкции, и она не меняет его трудовые функции, внести изменения очень просто.
Алгоритм изменения должностной инструкции по соглашению сторон
-
Планируемые изменения должностной инструкции обсудить устно.
-
Подготовить проект новой должностной инструкции и получить подпись работника, выражающую его согласие.
-
Издать приказ об утверждении нового варианта должностной инструкции.
-
Получить подпись работника на экземпляре должностной инструкции, которая хранится в кадровых документах компании.
-
Зафиксировать изменения в трудовом договоре, если в нем есть ссылки на должностную инструкцию. Для этого готовятся два экземпляра дополнительного соглашения.
-
В тексте полностью прописываются пункты ТД, которые согласованы в новой редакции.
Если работник своего согласия не даст, работать он продолжит по прежней ДИ. Если изменения утвердят, распространяться они будут только для новых сотрудников, принятых на должность после утверждения новой редакции.
Изменение должностной инструкции без согласия работника
Руководитель вправе принять решение о внесении изменений в должностную инструкцию без согласия работника. В соответствии со статьей 74 ТК, руководитель предприятия обязан письменно уведомить работника об изменении должностной инструкции.
Задача уведомления — обосновать необходимость корректировки инструкции изменением организационных и технологических условий труда в организации.
Если работодатель вносит изменения в соответствии со статьей 74 ТК, а работник не согласен с меняющимися условиями и предложенными вариантами продолжения трудовых отношений, договор прекращается в соответствии с пунктом 7 статьи 77 ТК.
Алгоритм изменения должностной инструкции без согласия работника
-
Подготовить уведомление об изменении должностной инструкции не позднее чем за 2 месяца.
-
Подготовить проект новой должностной инструкции.
-
Издать приказ об утверждении новой должностной инструкции.
-
Если работник не согласен, письменно предложить ему другую имеющуюся работу.
-
Если иной работы нет или работник откажется от работы, оформить увольнение в соответствии с пунктом 7 части первой статьи 77 НК РФ.
Как правильно вносить изменения в должностную инструкцию?
02.11.2022 распечатать
Трудовой кодекс не содержит положений о порядке составления и ведения должностных инструкций. Поэтому работодатель сам решает утверждать их или нет.
Согласно части 2 статьи 57 ТК РФ трудовая функция является обязательным условием для включения в трудовой договор. Если в трудовом договоре отражен полный перечень трудовых обязанностей работника, утверждать отдельно должностную инструкцию необязательно.
Если же должная инструкция утверждена, то до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника под подпись (ст. 68 ТК РФ).
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция – это документ, содержанием которого конкретизируются трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, квалификационные требования, предъявляемые к должности.
То есть этот документ должен содержать конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности.
Должностная инструкция может:
-
либо являться приложением к трудовому договору,
-
либо утверждаться как самостоятельный документ.
Пример должностной инструкции
Так как на законодательном уровне нет норм, регулирующих правила составления, содержания, принятия, изменения и отмены должностных инструкций, то работодатель самостоятельно определяет их содержание, порядок принятия и внесения изменений.
Как внести изменения в должностную инструкцию
Если появилась необходимость внести изменения в должностную инструкцию, то работодатель своим приказом утверждает эти изменения.
Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. Например, содержания выполняемой работы (трудовой функции) и других условий трудового договора (условия оплаты труда, режим рабочего времени и т.д.).
Обязанность работодателя – предупредить работника об изменении должностной инструкции не менее чем за 2 месяца (ст. 74 ТК РФ).
Если изменение должностной инструкции повлечет изменение трудовой функции работника, то изменить инструкцию без письменного согласия работника нельзя.
Минтруд России в письме от 27 сентября 2022 года № 14-6/ООГ-6058 отметил следующее.
Если в процессе работы изменяется трудовая функция (должность) работника, то это будет являться переводом на другую работу, который возможен только с согласия работника (ст. 72.1 ТК РФ).
В таком случае нужно заблаговременно письменно уведомить об этом работника. И только после того как работник согласился на продолжение трудовых отношений, внести изменения в должностную инструкцию.
Выбор читателей
Необходимость дополнить должностные обязанности работников возникает часто. Компания развивается, меняются цели и стратегии развития, происходят перемены в структуре организации, автоматизируются рабочие процессы, или у компании появляются новые обязательства в связи с изменениями законодательства. Рассмотрим, как дополнить должностную инструкцию новыми обязанностями и какова процедура таких изменений.
Может ли работодатель дополнять должностную инструкцию
Должностная инструкция — это локальный нормативный акт работодателя-организации (или индивидуального предпринимателя), который он разрабатывает самостоятельно. Трудовой кодекс и другие нормативные документы не содержат норм об обязательности этого документа, о порядке его ведения и внесения изменений в него, а значит, работодатель самостоятельно решает данные вопросы (ст. 8, абз. 7 ч. 1 ст. 22 ТК РФ). На то, что дополнение и уточнение этого документа допустимы, указывает и Роструд в своих разъяснениях (см., например, Письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1, Письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).
Не пропустите: как сделать должностную инструкцию по профстандарту
Необходимость внести дополнения в этот локальный акт возникает, например, в таких ситуациях:
- изменились реквизиты сторон: работодатель изменил адрес или наименование, работник — фамилию (для персональных должностных инструкций);
- вступили в силу новые нормы законодательства, что требует внести изменения в трудовые действия сотрудников. Например, меняются сроки отчетности и уплаты налогов — меняется перечень действий бухгалтера, и если такая детализация предусмотрена должностной инструкцией, то документ меняют. Часто работодатели приводят существующие обязанности сотрудника в соответствие с принятыми Минтрудом России профстандартами и др.;
- меняется структура организации, технологические условия труда. Внедрение нового программного обеспечения, оборудования или выход на новые рынки сбыта — все потребует корректировки инструкций сотрудников;
- работнику поручили дополнительные обязанности;
- работодатель пересмотрел требования к уровню квалификации и опыту работы должности.
В должностную инструкцию работодатель часто включает не только трудовые действия, пределы ответственности сотрудника, но и такие квалификационные требования, как уровень образования, стаж работы, перечень необходимых знаний.
Можно ли изменить обязанности без согласия сотрудника
Решая вопрос о введении дополнительных обязанностей в должностную инструкцию или других изменений, необходимо помнить, что чаще всего требуется согласие работника на их внедрение.
Нужно знать: что делать, если работник не согласен с изменениями условий труда
Обязанности работника тесно связаны с понятием «трудовая функция». Напомним, что это работа по должности (профессии, специальности) в соответствии со штатным расписанием с указанием квалификации или конкретного вида поручаемой сотруднику работы. Трудовая функция является обязательным условием при заключении трудового договора (абз. 2 ч. 2 ст. 57 ТК РФ), и по общему правилу изменение такого условия возможно только по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ).
Без согласия сотрудника работодатель вправе только уточнить должностные обязанности, не меняя при этом функцию. Но вопрос, что является уточнением, а что меняет трудовую функцию, является сложным для применения на практике, часто вызывает судебные разбирательства между работником и работодателем, поэтому во избежание споров рекомендуется всегда брать письменное согласие работника или быть готовым к судам. Ниже в таблице приведены судебные акты, в которых работодателю удалось отстоять решения по дополнению обязанностей работника, изменение трудовой функции при этом не произошло.
|
Судебное решение |
Суть принятого решения |
|---|---|
|
Апелляционное определение Астраханского областного суда от 22.05.2013 по делу № 33-1466/2013 |
В ответ на вопрос, может ли работодатель вписать дополнительные функциональные обязанности, суд посчитал, что может, если внесенные дополнения не противоречат Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37). |
|
Апелляционное определение Московского городского суда от 28.02.2019 по делу № 33-4530/2019 |
Суд посчитал, что трудовая функция менеджера по работе с ключевыми клиентами не изменилась после утверждения новой должностной инструкции: произведена корректировка существующих у работника обязанностей, уточнены трудовые действия, требования к изменению специальности или квалификации работницы не предъявлялись. |
|
Определение Московского областного суда от 21.09.2010 по делу № 33-18182 |
Суд посчитал, что в результате введения на предприятии нового программного обеспечения трудовая функция мастера водоканализационного хозяйства не изменилась: новая обязанность работать с компьютерной программой с целью обработки данных по учету и отчетности на электронном, а не бумажном носителе говорит об изменениях технологического характера, но не меняет функцию. |
Во всех случаях, описанных выше, работодатель внедрял новые организационные или технологические условия труда, что потребовало уведомить работника в силу ст. 74 ТК РФ. Как видим, без уведомления и согласия работника продолжать работу в новых условиях не обойтись и в случаях, когда трудовая функция осталась неизменна.
Но примеры судебных решений, где работодатель изменил инструкцию и это не потребовало согласия работника, есть. Например, Решение Ленинского районного суда города Курска от 04.06.2019 № 2-3208/2019 указало на то, что вариант новой должностной инструкции бухгалтера существенных изменений условий трудового договора не предусматривал, должность, оклад, подразделение, место работы не менялись. Правки должностных обязанностей носили лишь уточняющий характер. И в первой, и во второй редакциях должностной инструкции работница обязана проводить операции по расчетам бухгалтерских счетов. В первоначальном документе речь шла обо всех счетах, а в обновленной редакции указывается конкретный счет 79.
Во всех приведенных примерах работодатель шел от общего к частному (существующие обязанности детализировал, прописывал подробнее), не вменял сотрудникам обязанности другого сотрудника, что чаще всего не применяется судами, и если уточнения инструкций продиктованы изменениями условий труда — организационных или технологических, заранее предупреждал работника о предстоящих переменах.
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию
Если внесение изменений не влечет за собой необходимость изменения трудовой функции, то работодатель издает документ в новой редакции и письменно знакомит с ней работника. Дополнительно издается приказ.
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс
Скачать бесплатно
Изменение структуры организации, внедрение нового оборудования, программного обеспечения, технологии производства считаются изменениями организационными и технологическими, как в должностной инструкции прописать дополнительные обязанности в этом случае?
Необходимо действовать в порядке, определенном статьей 74 ТК РФ:
Шаг 1. Издать приказ о внесении изменений в должностные обязанности сотрудника, утвердить новую редакцию инструкции.
Шаг 2. Уведомить об изменениях сотрудника, направив ему уведомление за два месяца.
Шаг 3. Вариант 1. В случае согласия сотрудника подписать новую редакцию инструкции.
Вариант 2. Если он отказывается трудиться в новых условиях, то предложить ему в письменной форме другую имеющуюся работу, в случае отказа от предложенного — трудовой договор расторгнуть по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс
Скачать бесплатно
В случаях, когда должностная инструкция является приложением к трудовому договору или изменяется трудовая функция работника, заключается дополнительное соглашение к трудовому договору. Предварительное письменное уведомление работника в этом случае не требуется.
Может пригодиться:
- как внести изменения в существенные условия трудового договора;
- в каких случаях меняется должностная инструкция.