Как вести журнал учета инструкций по охране труда

Журнал учета инструкций по охране труда обязательно должен использоваться в системе кадрового документооборота предприятия. В чем заключаются особенности журнала учета инструкций по охране труда, а также других документов схожего назначения, расскажем в нашей статье.

Какие журналы для инструкций по охране труда могут использоваться?

Инструкция по охране труда обязательна для использования работодателем в силу положений ст. 214 ТК РФ. Минтруд РФ опубликовал Методические рекомендации по разработке инструкций по охране труда от 13.05.2004 (далее — Рекомендации): соответствующий документ предусматривает ведение учета инструкций с использованием журналов двух типов:

• учета инструкций;
• учета выдачи инструкций.

Рассмотрим специфику этих документов подробнее.

Для чего нужен журнал учета инструкций по охране труда?

В соответствии с рекомендациями, опубликованными Минтрудом РФ, журнал учета инструкций по охране труда должен использоваться в целях отражения в реестрах кадровой службы предприятия следующих сведений об инструкциях:

• даты постановки документа на учет;
• наименования;
• даты утверждения руководителем фирмы;
• планового срока проверки документа;
• сведений о сотрудниках, ответственных за постановку инструкций на учет.

Данные, отражаемые в журнале учета инструкций по охране труда, подтверждаются подписью сотрудника, ответственного за постановку инструкций на учет.

Рекомендуемая форма такого журнала зафиксирована в приложении 2 к вышеупомянутым Методическим рекомендациям Минтруда. Вы можете скачать бланк такой формы бесплатно по ссылке ниже:

Скачать форму журнала учета инструкций по охране труда

Журнал учета инструкций по охране труда, разработанных для сотрудников конкретного подразделения фирмы, хранится, как и сами инструкции, у руководителя соответствующего подразделения (п. 9 Рекомендаций от 13.05.2004). Желательно, чтобы место их хранения было оптимальным в плане получения сотрудниками фирмы оперативного доступа к инструкциям (п. 10 Рекомендаций).

Как организовать охрану труда на предприятии, детально разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Путеводитель по кадровым вопросам.

ВАЖНО! С 1 марта 2022 года работников необходимо информировать об условиях и охране труда на предприятии.

Что представляет собой журнал выдачи инструкций по охране труда?

Минтруд РФ определяет, что инструкции могут выдаваться сотрудникам на руки для того, чтобы те могли изучить соответствующие документы в рамках первичного инструктажа. Каждый факт выдачи инструкций подлежит учету в отдельном журнале.

Узнайте больше о специфике проведения первичного инструктажа на рабочем месте.

В  журнале фиксируются:

• даты выдачи инструкций;
• номера инструкций либо иные их обозначения;
• названия;
• количество выданных копий;
• Ф. И. О. сотрудников, которым выдаются документы.

Эксперты «КонсультантПлюс» рассказали о том, как составлять инструкции по охране труда. Получите пробный доступ к материалу на данную тему.

Каждый работник, получивший инструкцию, расписывается в журнале.

Рекомендуемая форма данного журнала утверждена в приложении 3 к Методическим рекомендациям. Скачайте его бесплатно по ссылке ниже:

Скачать форму журнала учета выдачи инструкций

Где можно скачать образец журнала учета инструкций по охране труда?

Скачать образец журнала вы можете на нашем портале по ссылке ниже. Наши специалисты подготовили его для вас по форме, утвержденной Методическими рекомендациями, в которых Минтруд устанавливает механизм использования фирмами-работодателями журналов учета (выдачи) инструкций по охране труда.

 Скачать образец журнала учета инструкций по охране труда

Инструкции по охране труда хранятся в организации в течение установленного срока. Подробности — в специальном материале, размещенном в системе «КонсультантПлюс». Получите пробный доступ к нему бесплатно.

Итоги

Инструкция по охране труда — важный документ в документообороте предприятия, положения которого работник обязан соблюдать. Минтруд РФ предлагает учитывать их с помощью журналов двух типов — для учета данных документов и для учета их предоставления сотрудникам.

Журнал первого типа позволит работодателю контролировать, имеются ли в кадровом реестре инструкции, наличие которых на предприятии необходимо, исходя из специфики должностей по штатному расписанию, а также насколько своевременно они учитываются. Второй журнал поможет кадровику отслеживать, кто именно из сотрудников уже ознакомлен с инструкцией по охране труда, а кому еще предстоит это сделать.

Рассмотреть иные полезные нюансы по охране труда вы можете в статьях:

• «С чего начать охрану труда на предприятии (нюансы)»;
• «Какие сроки хранения документов по охране труда»;
• «Приказ о создании комиссии по охране труда – образец»;
• «Как составить план мероприятий по охране труда (образец)».

0

В обязанности работодателя входит обеспечение безопасных условий и охраны труда работников (ст. 212 ТК РФ). В целях выполнения этой обязанности работодатель должен, в том числе разрабатывать и утверждать инструкции по охране труда (ст. 212 ТК РФ).

Инструкции по охране труда

Инструкция по охране труда для работника разрабатывается исходя из его должности, профессии или вида выполняемой работы (п. 1 Методических рекомендаций, утв. Минтрудом РФ 13.05.2004 (далее – Методические рекомендации)).

Разработка инструкций по охране труда

Инструкция по охране труда для работника разрабатывается, в том числе на основе (п. 3 Методических рекомендаций):

• межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда;
• требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций – изготовителей оборудования, а также в технологической документации организации с учетом конкретных условий производства.

Инструкции по охране труда для работников разрабатываются и утверждаются работодателем с учетом мнения профсоюза (при его наличии) (п. 4 Методических рекомендаций).

Кроме того, работодатель проводит проверку и пересмотр инструкций по охране труда. Пересмотр инструкций должен производиться не реже одного раза в пять лет (п. 6 Методических рекомендаций).

Сведения о разработанной инструкции и о плановой дате ее пересмотра вносятся в журнал учета инструкций по охране труда для работников

Журнал учета инструкций по охране труда для работников

Работодатель может самостоятельно разработать форму журнала учета инструкций по охране труда. При разработке можно воспользоваться примерной формой, приведенной в Приложении 2 к Методическим рекомендациям.

Так как согласно Методическим рекомендациям действующие инструкции по охране труда должны храниться у руководителя структурного подразделения, логично возложить на руководителя того или иного подразделения также ведение и хранение журнала учета инструкций.

Журнал учета инструкций по охране труда: образец

Приведем образец заполнения журнала учета инструкций по охране труда.

Скачивать формы могут только подписчики журнала

Вы подписчик?
Войдите на сайт и скачивайте нужные формы

Войти на сайт

Вы не подписчик?
Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня

Пробный доступ

Скачать

Журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников

Инструкции по охране труда могут выдаваться работникам на руки для изучения при первичном инструктаже. Кроме того, инструкции могут быть вывешены на рабочих местах или храниться в ином доступном для работников месте.

Выдача инструкций фиксируется в журнале учета выдачи инструкций по охране труда для работников. Примерная форма такого журнала приведена в Приложении 3 к Методическим рекомендациям.

Журнал учета инструкций по охране труда в обязательном порядке необходимо вести на каждом предприятии. О том, что в нем должно отражаться и как его заполнять, читайте далее в статье. 

Обязанность ведения и правила заполнения журнала учета инструкций по охране труда

Согласно абз. 22 ч. 2 ст. 212 ТК РФ каждое предприятие должно утвердить инструкции по охране труда (далее — ИОТ). При этом, как указано в ст. 372 ТК РФ, необходимо заручиться поддержкой органа, уполномоченного представлять интересы всех сотрудников.

Роль инструкций

Систематизация данных об изданных ИОТ в специальном журнале поможет проследить за выполнением указанного выше обязательства.

В связи с этим журналам учета инструкций по охране труда отводится значительная роль, поскольку несоблюдение трудового законодательства карается наложением админсанкций. Таких журналов может быть несколько. Обычно в них систематизируется информация об учете:

• самих ИОТ;
• выдачи указанных выше ИОТ на руки сотрудникам.

Порядок разработки и хранения инструкций

Каждая ИОТ разрабатывается исходя из занимаемой должности и/или выполняемой работы сотрудника на основании отраслевого аналога и требований по безопасности с учетом реальных условий труда (пп. 1–3 Методических рекомендаций по разработке ИОТ, утв. 13.05.2004 Министерством труда, далее — Методрекомендации).

Согласно п. 9 Методрекомендаций ИОТ и журнал для их учета должны храниться у заведующего соответствующим отделом. При этом он должен обеспечить для сотрудников периодически возможность с ними знакомиться.

Какова форма журнала учета инструкций по охране труда?

Образцовая форма журнала учета инструкций по охране труда представлена в приложении № 2 Методички. В частности, в этом регистре должны быть предусмотрены графы для отображения информации:

• о названии ИОТ,
• номере и дате утверждения документа;
• запланированном сроке перепроверки;
• наименовании должности и Ф. И. О. лица, ответственного за учет ИОТ (с его подписью).

Пересмотр ИОТ должен производиться не реже, чем раз в пятилетку (п. 6 Методрекомендаций). При этом если условия труда сотрудника за этот срок не изменились, то соответствующая ИОТ просто продлевается на такой же срок (п. 8), о чем делается пометка в журнале. 

Как заполняется журнал учета выдачи инструкций по охране труда?

Как указано в п. 10 Метод рекомендаций, ИОТ выдаются сотрудникам на руки при первом инструктаже, а дальше они должны храниться в доступном месте. О фактах выдачи их для изучения рекомендуется информировать в специальном журнале учета инструкций по охране труда. Рекомендуемая для использования форма такого журнала, заведенного для учета выдачи ИОТ, представлена в приложении № 3 Методрекомендаций.

В указанном выше журнале фиксируются:

• дата выдачи на руки ИОТ;
• обозначение и наименование ИОТ;
• количество выдаваемых экземпляров;
• должность (профессия) и Ф. И. О. получателя ИОТ (с обязательным проставлением подписи этого сотрудника). 

Журналы по учету как самих ИОТ, так и фактов их выдачи на руки сотрудникам помогут систематизировать информацию по наличию и обороту таких важных для предприятия документов.

Когда в организации разработано более трёх инструкций по охране труда, возникает вопрос их учета. Их нужно периодически (не реже 1 раза в 5 лет) пересматривать, вносить изменения и постоянно актуализировать. Каждое из этих действий регистрирует журнал учета инструкций по охране труда — о том, как он выглядит, как часто следует вносить в него записи и как требуется его оформлять, поговорим в этой статье, а в её конце Вы сможете скачать файл с листами журнала для самостоятельной печати.

Как оформить журнал учета инструкций по охране труда

Журнал учета инструкций по охране труда оформляется в виде канцелярской книги формата А4. Обложка журнала содержит наименование организации, наименование подразделения (при наличии), а также даты начала и окончания ведения журнала. Сама форма журнала предлагается в Приложении N9 к Методическим рекомендациям по разработке государственных нормативных требований охраны труда, утвержденным постановлением Минтруда России от 17 декабря 2002 года N80 и имеется в свободном доступе. Для Вашего удобства мы приводим форму этого журнала прямо здесь, а ниже ссылку, чтобы Вы могли скачать журнал учета инструкций по охране труда (шаблон).

Журнал учета инструкций по охране труда
Составляется в соответствии с Методическими рекомендациями, приложение 9.

Виды инструкций и частота их учета в журнале

Различают несколько видов инструкций по охране труда. В первую очередь, это типовые (они же отраслевые) инструкции — они разрабатываются в целом по отрасли, опираясь на специфику отдельно взятого производства. Кроме них существуют локальные (или местные) инструкции по охране труда — они составляются для конкретных рабочих профессий (должностей) и видов работ. Последние используются в организациях в качестве необходимой локальной документации по охране труда: именно их следует учитывать в журнале.

Инструкции по охране труда пересматриваются каждые пять лет, за исключением некоторых случаев. Именно с той же частотой следует вносить в журнал изменения — как только инструкция претерпела обновление (или просто была пересмотрена), заполняется новая строка в журнале.

Видео по теме:

Расширяем кругозор: охрана труда во Франции

Как заполнить журнал учета инструкций по охране труда

Итак, любой пересмотр инструкции по охране труда сопровождается записью в журнале учета инструкций по охране труда. Давайте разберемся, как это сделать — приведем рекомендации к заполнению по пунктам, соответствующим графам журнала.

1. Присваивается порядковый номер записи.
2. Выставляется дата внесения изменений.
3. Указывается наименование инструкции.
4. Выставляется дата утверждения инструкции.
   (именно дата, когда инструкция была впервые утверждена)
5. Указывается номер инструкции.
   (по всем инструкциям сохраняется сквозная нумерация)
6. Выставляется плановый срок проверки.
   (к дате внесения изменений прибавляется 5 лет)
7. Указывается ФИО работника, производившего учет.
   (ответственный за охрану труда или штатный специалист по охране труда).
8. Запись визируется подписью работника, производившего учет.

Подведем итог

Журнал учета инструкций по охране труда нужен для регистрации всех изменений, касающихся инструкций по охране труда, которые следует с определенной периодичностью пересматривать и актуализировать. Вести журнал не так уж сложно, зная правила его заполнения (а теперь Вы их знаете) — а порядок в документах по охране труда — залог здоровой и безопасной работы.

Особое внимание при проведении проверок Госинспекция по труду (ГИТ) уделяет наличию и систематизации на предприятии учетной и методической документации по охране труда, правильности ее оформления, ведению учета выдачи средств индивидуальной защиты, и особенно – работе с инструкциями по ОТ для работников производства, их выдаче и регистрации в соответствующем журнале.

Каким образом должен быть оформлен «Журнал инструкций по охране труда», какие его виды должны быть в рабочей библиотеке специалиста по ОТ, и какие требования установлены для работы с данным документом, расскажем в этой статье.

Законодательная платформа

«Журнал учета инструкций по охране труда работников» является обязательным документом, наличие которого регламентировано рядом законодательных актов, и в частности:

• Приложениями № 9 и 10 к Методическим рекомендациям по разработке Государственных нормативных требований по охране труда, утвержденных Постановлением Минтруда РФ № 80 от 17.12.2002 года (в редакции от 13.05.2004 года);

• Письмом Минтруда № 15-2/ООГ-3318 от 15.09.2016 года;

• Трудовым Кодексом РФ.

Виды, форма и назначение журнала

В системе документооборота предприятия предусмотрено использование двух видов Журналов регистрации инструкций по безопасности и охране труда:

• «Журнал учета инструкций по охране труда»;

• «Журнал выдачи инструкций по охране труда».

Стандартизированной формы журналов в числе унифицированных форм нет. Однако вышеуказанными приложениями к постановлению Минтруда № 80 установлена ориентировочная форма и структура этих документов, которая рекомендована к использованию во всех сферах производственной деятельности.

Журнал учета инструкций по охране труда используется для регистрации разработанных и введенных в действие распоряжением руководителя инструкций по охране труда на предприятии. В нем отражаются учетные и регистрационные сведения об инструкциях, и должностных лицах, которые произвели учет.

Журнал выдачи инструкций по охране труда применяется для фиксации обращения утвержденных инструкций в пределах предприятия, и контроля предоставления нормативных документов в структурные подразделения.

Журнал регистрации инструкций позволяет:

• упорядочить методическую документацию по обучению безопасности труда;

• систематизировать документацию по ОТ в структурных подразделениях;

• играет немаловажную роль, и истребуется контролирующими органами при проведении расследований страховых несчастных случаев и травматизма на производстве, поскольку позволяют определить пределы ответственности должностных лиц и пострадавших.

Ответственный за ведение «Журнала регистрации инструкций по ОТ»

Лицом, ответственным за ведение и хранение» Журнала учета инструкций по охране труда» является руководитель или специалист службы ОТ предприятия, либо одно из должностных лиц руководящего звена предприятия (заместители руководителя, начальники производственных служб, и проч.), назначенное распоряжением руководителя, и прошедшее специализированную подготовку в центрах обучения специалистов по ОТ.

Подробнее о форме и содержании журнала

Учет инструкций по охране труда осуществляется посредством ведения журнала, форма которого рекомендована в вышеуказанном приложении № 9 к Методическим рекомендациям Минтруда. Отметим, что предлагаемая форма не является неизменной, она может изменяться либо дополняться работодателем с учетом производственных особенностей.

В случае, если установленная приложением № 9 форма журнала изменяется работодателем, внесенные в нее дополнения должны быть утверждены руководителем и отражены в учетной политике предприятия, а видоизмененная форма документа должна быть включена в номенклатуру дел компании.

Согласно рекомендованному регламенту, «Журнал учета инструкций по охране труда» должен содержать следующую информацию:

• на титульном листе:

• сведения о субъекте хозяйствования (наименование предприятия);

• наименование журнала;

• дата начала и окончания его ведения;

• в основной таблице содержатся графы:

• дата регистрации документа;

• полное наименование инструкции (для какой должности, специальности, или вида работ предназначена);

• дата утверждения документа;

• его индивидуальное обозначение (собственный номер);

• сроки проверки инструкции, согласно плановой периодичности;

• сведения о работнике, осуществляющем учет;

• подпись работника, на которого возложена обязанность ведения учета.

Сроки хранения

Сроки хранения «Журнала учета инструкций по ОТ» установлены общими правилами, распространяющимися на документы данной учетной группы. Его хранение (по аналогии с журналами проведения инструктажей по ОТ) осуществляется в течение 10 лет с момента внесения последней регистрационной записи.