Инструкция по заполнению электронной трудовой книжки

Как заполнять электронную трудовую книжку при приеме на работу

При трудоустройстве сотрудника на работу ранее делались соответствующие записи в трудовую книжку и готовились иные кадровые документы. С переходом на цифровой носитель произошли изменения.

С 1 января 2020 года можно вести трудовые книжки работников в электронном виде. Такой формат проще и удобнее, чем бумажный. В настоящее время всё больше работодателей переходят на электронное ведение трудовых книжек для своих сотрудников, что позволяет снизить затраты на бумажную документацию и упростить процесс её обработки

В этой статье мы расскажем о заполнении электронной трудовой книжки (ЭТК), а также о том, как она формируется.

Правила заполнения электронной трудовой книжки

Трудовым законодательством предусмотрены определённые требования к заполнению электронных трудовых книжек. Фактически заполнением электронных трудовых занимается Фонд пенсионного и социального страхования Российской Федерации (СФР). ЭТК формируется из данных, которые передаёт Фонду работодатель.

Электронная трудовая книжка существует исключительно в цифровом формате и представляет собой зашифрованные сведения о трудовой деятельности гражданина, хранящиеся в электронной учётной системе СФР. Информация в электронной трудовой книжке включает данные о сотруднике, его местах работы, квалификации, должностях, датах приёма на работу, переводах и увольнении, причинах прекращения трудового договора и прочих сведениях, аналогичных тем, что содержатся в бумажной трудовой книжке.

Изначально электронная трудовая книжка формируется и заполняется после того, как работодатель отправляет в СФР данные о работнике в отчётной форме ЕФС-1. До 2023 года такие сведения передавались в Пенсионный Фонд России в отчётной форме СЗВ-ТД.

После объединения ПФР и ФСС в одну структуру форму СЗВ-ТД отменили. Вместо неё разработали новую форму отчётной документации ЕФС-1, которая содержит данные из форм СЗВ-М, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, 4-ФСС и ДСВ-3.

Индивидуальный отчёт о каждом работнике, на базе которого формируется и заполняется электронная трудовая книжка, содержит следующие сведения:

• регистрационный номер работодателя в СФР;
• наименование организации, ИНН и КПП;
• ФИО, дату рождения и СНИЛС сотрудника;
• дату приёма на работу и все важные кадровые изменения (смену должности, новую специальность или квалификацию), а также основания для оформления кадрового события (номер приказа или распоряжения).

Таким образом, для корректного заполнения электронной трудовой книжки необходимо правильно и без ошибок заполнять отчётные документы в СФР.

Как правильно заполнить отчёт в СФР для формирования электронной трудовой

Форме отчёта ЕФС-1 и порядок её заполнения утверждены постановлением Правления ПФР от 31 октября 2022 года № 245п.

Для того чтобы представить информацию о трудовой деятельности сотрудника в отчётной форме ЕФС-1, необходимо заполнить:

• титульный лист;
• подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица (ЗЛ)»;
• подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности».

Чтобы заполнить форму, следует использовать первичные документы страхователя, такие как приказы, документы кадрового и бухгалтерского учёта, технологическую документацию, а также договоры гражданско-правового характера и другие договоры, на основании которых начисляются страховые взносы.

Основные подразделы и разделы отчётной формы при этом заполнять не нужно.

Титульный лист

Титульный лист заполняют всякий раз при сдаче отчётности в СФР.
Заполнение титульного листа ЕФС-1 можно посмотреть на примере следующего образца:

Подразделы 1 и 1.1 раздела 1

Содержат персональные данные застрахованного лица (ФИО, дату рождения, СНИЛС, ИНН), его код и код страны, гражданином которой он является.

В табличной части указываются:

• дата кадрового события;
• его наименование (ПРИЁМ, ПЕРЕВОД, УВОЛЬНЕНИЕ и другие);
• код РКС, если сотрудник работает на Крайнем Севере, или код МКС — если в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера;
• название должности, специальности, профессии с указанием квалификации и название структурного подразделения;
• наименование, номер и дата документа, на основании которого осуществляется кадровое мероприятие.

В тех случаях, когда отчёт содержит информацию о таких мероприятиях как «ПРИЁМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ», необходимо заполнить графу 6. В ней следует указать кодовое обозначение выполняемой функции.

Код состоит из пяти цифровых знаков в формате ХХХХ.Х. Первые четыре цифры в нём это код деятельности, а цифра после точки — контрольное число. Код выполняемой функции берётся из классификатора ОКЗ. Это требование обязательно для всех организаций, независимо от того, применяются ли в них профстандарты. Если не заполнить графу в соответствии с правилами, СФР не примет отчёт.

Образец заполнения:

Выводы

Поскольку электронные трудовой книжки заполняет СФР, работодателю необходимо правильно заполнять отчёты, на основании которых ведётся ЭТК.

Это не только важно для заполнения электронных трудовых книжек сотрудников. Если заполнить форму ЕФС-1 с ошибками, это может привести к наказанию в виде штрафов:

• если компания имеет более 10 сотрудников или исполнителей по ГПХ и представляет отчёт на бумажном носителе, то штраф составит 1000 рублей;
• за каждого сотрудника или исполнителя по ГПХ, по которому предоставлены неполные/недостоверные сведения, или за нарушение установленных сроков сдачи отчёта предусмотрен штраф в размере 500 рублей;
• непредоставление сведений о трудовой деятельности также может привести к штрафу в размере от 300 до 500 рублей.

Как взаимодействовать с ПФР

Какие сведения передавать

Работодатели должны сообщать в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности работников. ПФР будет хранить почти всю информацию, которую вносят в трудовую книжку. Исключение — записи о поощрениях и образовании.

Направлять данные в фонд нужно в случае:

• приема сотрудника;
• постоянного перевода;
• увольнения;
• написания им заявления о выборе формата трудовой книжки.

Подавать сведения также следует при других кадровых изменениях, например, при получении работником новой квалификации.

Когда передавать сведения

С 1 января направлять информацию нужно не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным.

При подаче сведений в первый раз их следует дополнить данными о трудовой деятельности работника в организации на 1 января 2020 года.

Обратите внимание: если к 1 января 2021 года не появится повод подать сведения, нужно будет не позднее 15 февраля 2021 года сообщить в ПФР о деятельности работника в организации. То есть к этому моменту у фонда должны быть сведения обо всех сотрудниках. За год может быть мало случаев их «передвижения», поэтому, возможно, вам придется сообщать о большом количестве работников в феврале. Чтобы избежать нагрузки в начале 2021 года, лучше передать все сведения в течение 2020 года.

С 28 апреля уведомлять о приеме и увольнении работника нужно не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Как сообщать информацию

Сведения нужно подавать по форме СЗВ-ТД. Как ее заполнить, читайте в обзоре.

Формировать данные о сотрудниках работодатели могут одним из способов:

• с помощью своих программно-технических средств;
• с использованием электронного сервиса Пенсионного фонда.

Направлять сведения нужно аналогично другой отчетности в ПФР. Так, представлять их требуется в форме электронного документа с усиленной квалифицированной электронной подписью. Работодатели, у которых за прошедший месяц числилось меньше 25 сотрудников, смогут передавать информацию на бумаге.

Как взаимодействовать с работниками

Не позднее 31 октября 2020 года нужно уведомить каждого сотрудника о возможности сделать выбор: использовать оба вида книжек или только электронный формат.

Работник выбрал электронную трудовую книжку

Когда сотрудник подаст заявление о том, что выбирает электронный вариант сведений, ему нужно будет выдать трудовую книжку на руки.

С этого момента работодатель не будет отвечать за ее ведение и хранение. Не придется делать выписку из трудовой книжки по просьбе работника.

Минтруд подчеркивает: если работник отказался от трудовой книжки, вернутся к ней он уже не сможет даже на новом месте работы.

Сотрудникам, выбравшим цифровой формат, нужно предоставлять сведения о трудовой деятельности в организации на бумажном носителе или в электронном виде:

• в период работы — не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника;
• в день увольнения.

Выдавать данные нужно по форме СТД-Р. Подробнее о ней читайте в обзоре.

Если работодатель не предоставит сотруднику сведения вовремя, он будет нести такую же ответственность, как за задержку выдачи трудовой книжки.

Подробнее о том, как предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности, читайте в путеводителе по кадровым вопросам.

Работник выбрал бумажную книжку или промолчал

Сотрудники решают вопрос о формате данных в течение 2020 года. Если работник попросит сохранить бумажный вариант или не сообщит о выборе, придется делать двойную работу: вести трудовую книжку и передавать сведения в ПФР.

Право на оба формата сохранится за работником, пока он не сделает выбор в пользу электронного варианта.

Обратите внимание: при приеме сотрудники смогут предъявить сведения о трудовой деятельности. Нужно проверять, есть ли в документе отметка о том, что работник отказался от бумажной книжки. Если есть, достаточно будет подавать в ПФР сведения. Отметки нет — попросите работника предоставить книжку. Если он потерял ее или не может передать по другой причине, придется завести новую.

Какая ответственность предусмотрена за неподачу СЗВ-ТД

Если опоздать с отчетом или предоставить неполные или недостоверные сведения о трудовой деятельности сотрудника, то может ждать предупреждение или штраф по общей норме. Для должностных лиц размер штрафа составляет от 1 тыс. до 5 тыс. руб., для организаций — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.

С 1 января 2021 года ответственность за такое нарушение станут нести только должностные лица. Им будет грозить предупреждение либо штраф от 300 до 500 руб.

Заполнением трудовой книжки гражданина занимается работодатель – это его зона ответственности. Трудовую книжку ведет специалист кадрового обеспечения, внося в нее данные о том, где и кем работает сотрудник, почему он был уволен, за что награжден и т.п.

В статье мы расскажем, какие правила заполнения трудовой книжки есть в 2023 году, чем отличается электронная трудовая книжка от бумажной, а также дадим подробную инструкцию, как заполнить трудовую книжку правильно.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка – это документ, в котором фиксируется стаж работы и вся история трудовой деятельности гражданина, начиная от первого трудоустройства до увольнения с места последней работы. Некоторые юристы считают трудовые книжки пережитком прошлого, ссылаясь на то, что от этих документов уже давно отказался почти весь мир, за исключением России и стран СНГ. По их мнению, трудовая книжка – это еще один элемент бюрократии, не имеющий нужных и особо значимых функций. К примеру, рассчитывая размер пенсии, специалисты берут во внимание не трудовую книжку, а период, за который работодатели делали отчисления в Социальный фонд России (СФР).

Однако делать выводы о бесполезности трудовой книжки опрометчиво. Сейчас трудовая книжка – это своего рода гарант безопасности. В спорных моментах, например, в случае отсутствия пенсионных отчислений со стороны неблагонадежного работодателя, именно трудовая книжка будет являться подтверждением факта трудовой деятельности гражданина. Для работодателя трудовая книжка – тоже немаловажный документ при приеме сотрудника на работу: по нему можно удостовериться в опыте соискателя, а не только доверять тому, что указано в резюме.

Переход на электронные трудовые книжки: что такое ЭТК

Новые правила оформления трудовых книжек стали действовать с 01.01.2020. По ним работодатель обязан ввести для всего персонала ЭТК – электронные трудовые книжки. ЭТК – это по сути оцифрованные данные о трудовом стаже, наградах (если они есть) сотрудника, которые работодатель должен оформлять в электронном виде и отправлять на хранение на электронные ресурсы Социального фонда России. В законодательстве термин «электронная трудовая книжка» не определен, но для удобства понимания эту формулировку стали использовать повсеместно.

Переход на ЭТК уже трудоустроенных граждан осуществляется работодателем исключительно по их выбору и желанию. Бывает, что работники не хотят отказываться от трудовой в привычном для них бумажном формате, и они вправе принять это решение. Для них работодатель должен будет вести записи параллельно и в бумажной, и в электронной трудовой.

Как же перейти на электронную трудовую книжку, если сотрудник намерен отказаться от бумажного формата? Осуществить переход на ЭТК работодатель вправе только после получения официального заявления от гражданина. При этом нужно понимать, что возврат к бумажному варианту трудовой будет невозможен. Не позже 3-х дней от даты подачи заявления на открытие ЭТК работодатель обязан выдать работнику бумажный оригинал трудовой книжки. В случае перехода на ЭТК вся информация о трудовом пути гражданина будет собираться в базе данных СФР.

Также важно отметить, что гражданам, которые впервые трудоустраивались с 1 января 2021 года, выбирать формат – электронная трудовая книжка или бумажная – не приходится. Для них априори будет открыта ЭТК, книжки в бумажном исполнении уже не будет.

В какой программе ведется ЭТК

Предположим, что у гражданина есть электронная трудовая книжка – где же работодатель должен ее вести? Для этого существуют как бесплатные программы, так и платные сервисы, позволяющие работать с СФР. Что именно выбрать, каждый работодатель решает сам с учетом своих потребностей и возможностей организации.

Переход на бумажные трудовые книжки нового образца

Трудовая в бумажном виде, но по новой форме утверждена Минтрудом РФ (приказ 19.05.2021 № 320н). Изменения начали действовать с начала сентября 2021 года.

Одно из главных изменений – увеличение количества разворотов с 10 до 14 в разделе «Сведения о работе», а также уменьшение числа разворотов с 10 до 7 шт. в разделе «Сведения о награждениях». Кроме этого, в 3-й графе, где указываются сведения о приеме на работу, появилась возможность вписывать часть статьи закона, служащего основанием для увольнения.

Каким же образом стать обладателем трудовой книжки нового образца? Это стало возможно с января 2023 года, но только в случае утери и порчи имеющегося документа. Новую книжку обязан выдать работодатель. Если же с вашей трудовой образца 2003 года все в порядке, менять ее нет необходимости, она является действующей. А для кандидатов, которые заключают трудовой договор в 2023 году впервые, в обязанности работодателя входит открытие ЭТК, подробнее об этом далее.

Как завести трудовую книжку при приеме на работу

Если сотрудник устраивается на работу впервые, то вопросом «Как завести трудовую книжку?» должен озадачиться работодатель. Закон определяет обязанность работодателя завести трудовую книжку на своего сотрудника при его первом трудоустройстве.

Как же в 2023 году оформить трудовую книжку гражданину, который никогда раньше не работал? Работодатель должен сформировать в электронном виде информацию о гражданине по форме ЕФС-1. Утвержденный образец этой формы можно найти в постановлении Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Далее работодатель должен направить все, что заполнил, в СФР. Отправить информацию нужно не позже рабочего дня, который следует за днем, когда издан приказ о приеме на работу. С этого момента можно считать, что вопрос «Как получить электронную трудовую книжку?» решен.

Правила заполнения трудовой книжки

В Трудовом кодексе РФ, а именно, в ст. 66 указан процесс заполнения бумажных трудовых книжек. Еще один документ – приказ Министерства труда от 19 мая 2021 года № 320н подробно раскрывает все особенности внесения в нее данных, порядок ведения трудовых книжек, а также порядок исправления ошибочных записей, если такие есть. Также данный приказ, как мы писали ранее, утверждает новый бланк бумажной трудовой книжки.

Основные общие правила заполнения трудовых книжек в 2023 году:

1. Как именно делать запись в трудовой книжке, кадровик выбирает по собственному усмотрению. Есть несколько способов, которые можно сочетать между собой (если речь идет о бумажной трудовой):

• рукописным текстом с использованием синих, черных либо фиолетовых чернил стойких к свету и воде;
• напечатать текст на принтере;
• сделать оттиск уже заготовленного текста.

2. Моменты, связанные с приемом на работу, увольнением, переводом на другую должность, должны быть заверены подписью либо работодателя, либо того человека, кто в организации несет ответственность за трудовые книжки сотрудников.

3. Нельзя допускать сокращения слов, например, слово «приказ» сокращать до букв «пр.» и т.п. Аббревиатуры использовать можно.

4. Датировка должна соответствовать установленному порядку, а именно: написание дат исключительно арабскими цифрами: 06.08.2013. Титульный лист трудовой книжки дает возможность совмещения цифрового и словесного написания, то есть дата и год указываются цифрами, а название месяца – буквами: 24 марта 1977.

5. Отдельная нумерация каждого из разделов.

6. Не забывать вписывать все данные о полученных награда и заслугах в трудовой деятельности.

Инструкция по заполнению трудовой книжки

Трудовая книжка представляет собой документ, состоящий из трех разделов:

• титульный лист – ключевые данные о работнике;
• сведения о работе – это вся история трудового пути;
• сведения о награждениях – если у гражданина есть награды, дипломы, грамоты, знаки отличия и т.п., то эти сведения должны быть занесены в данный раздел.

В чем особенности заполнения каждого раздела, рассмотрим далее.

Заполнение титульного листа

Сделать запись в трудовой книжке на титульном листе нужно с особым вниманием, ведь ошибки сразу сделают бланк непригодным к использованию, и придется его менять.

Титульный лист трудовой книжки должен содержать следующие сведения:

• персональные данные владельца трудовой книжки, а именно: ФИО, число, месяц и год рождения;
• данные об образовании и профессии, согласно информации из диплома;
• дата, в которую была открыта трудовая книжка;
• подпись того человека, который заполнял страницу;
• печать компании (при наличии).

Титульную страницу трудовой книжки заполняет ответственный специалист работодателя, основываясь на данных из представленных гражданином документов, среди которых: документ, подтверждающий личность, СНИЛС, диплом, свидетельство о браке (при необходимости).

Раздел «Сведения о работе»

Когда гражданин подписывает заявление о приеме на работу, и работодатель берет его в штат, данные об этом должны быть занесены в соответствующий раздел трудовой книжки, а именно в раздел «Сведения о работе». Также в него вносится информация о любых кадровых перестановках – переводе на другую должность и увольнении.

Раздел «Сведения о работе» содержит четыре графы:

1. Номер записи, согласно порядку нумерации.
2. Дата (число, месяц и год), когда гражданина приняли на работу, уволили, перевели на другую должность либо наградили.
3. Сведения о приеме на работу, любых кадровых перемещениях и увольнении с обязательной ссылкой на соответствующую статью в законе.
4. Основание, по которому в трудовую книжку внесена та или иная запись, с датой и номером (например, приказ об увольнении/приеме на работу и т.п.).

Отметим, что все записи в этот раздел трудовой книжки должны быть вписаны в течение пяти рабочих дней с той даты, когда был издан приказ о приеме на работу/увольнении/переводе и т.д.

Что писать в трудовой при работе по совместительству

В раздел трудовой книжки «Сведения о работе» также должна быть внесена информация о работе по совместительству.

Эти данные вносит специалист отдела кадров по основному месту работы, опираясь на документы при приеме на работу, полученные от гражданина, а именно на:

• справку из другой организации, в которой работник трудится по совместительству. В справке должны быть указаны: наименование компании, как полное, так и сокращенное, реквизиты, должность трудоустроенного работника, а также дата принятия его на работу;
• заявление от работника;
• копию приказа о принятии в штат от другой компании, как подтверждение работы по совместительству.

В случае верного заполнения всех вышеуказанных документов, специалист кадровой службы обязан внести информацию о работе по совместительству в трудовую книжку работника.

Запись по совместительству в трудовой книжке – образец

Как заполнять трудовую при увольнении

Запись об увольнении сотрудника при заполнении трудовой книжки фиксируется все в том же разделе «Сведения о работе». Вся информация вписывается по аналогии с ситуацией, когда человека принимают на работу. Запись в трудовой книжке об увольнении, касающаяся основания, по которому был уволен гражданин, должна быть сделана в третьей графе, а в четвертой графе необходимо вписать данные о приказе. Нужно заверить эти записи печатью, если она есть, а также подписью либо специалиста по кадрам, который заполняет трудовые, либо руководителя компании, если как такового кадровика нет в штате.

Образец заполнения трудовой книжки при увольнении

Раздел «Сведения о награждении»

Трудовая книжка содержит раздел «Сведения о награждении». Его также обязательно нужно заполнять, если гражданин за время работы получает знаки отличия и награды. Заполнение данного раздела ведется по аналогии с разделом «Сведения о работе», только в графах 3 и 4 указывается, какой именно вид награждения и вписывается наименование приказа о нем соответственно.

Как исправить ошибку в трудовой

К одному из грубейших нарушений относится ситуация, когда кадровик зачеркивает ошибки, которые сделал, заполняя трудовую книжку. Зачеркивание – под запретом. Как же исправить запись в трудовой книжке? Есть другой способ. Итак, если запись внесена с ошибкой, нужно оставить ее, как есть, а ниже (в графе 1) поставить следующий номер, согласно порядку нумерации. Во втором столбце/графе нужно вписать ту дату, когда вносятся изменения. В третьем столбце/графе указать «Запись №… считать недействительной» и далее вписать верную формулировку. В четвертом столбце/графе нужно написать основания для недействительной записи или для внесения исправлений.

Что делать, если сведения в ЭТК и бумажной трудовой книжке не сходятся

Нередко случается нестыковка данных в бумажной версии трудовой книжки и в электронной. Если такой факт имеет место, не исключено, что работодатель просто забыл направить сведения о своем сотруднике в СФР. Более детально информацию по этому вопросу можно уточнить непосредственно у самого работодателя. Отметим, что срок передачи данных в СФР, если сотрудник увольняется – не позже следующего рабочего дня, а если переводится с должности на должность – до 25 числа следующего месяца.

Изменить информацию в ЭТК может только сам владелец трудовой, обратившись в отделение Социального фонда России, либо отправить заявление и подтверждающие бумаги с предыдущих мест работы через Госуслуги.

Важно, что различия в бумажной трудовой книжке и в ЭТК могут быть не просто случайной ошибкой, а попыткой кандидата намеренно скрыть те или иные сведения о себе. Поэтому проверка соискателей перед приемом на работу – это не только грамотный шаг, но и полезная опция.

Быстрый и удобный способ проверить приглянувшегося вам специалиста это – сервис от SpectrumData. Детальный отчет о соискателе и уже работающих в штате кадрах можно оперативно заказать через сервис.

Вся информация о кандидате выгружается в четком соответствии с законодательными нормами о персональных данных. Выгрузка сведений доступна из 70 баз данных, как коммерческих, так и государственных.

Удобно, что информация делится на тематические блоки, а именно:

• правовой блок – есть ли арбитражные дела, находится ли гражданин в розыске, числятся ли за ним правонарушения;
• подлинность документов кандидата – действительны ли документы, которые гражданин предоставил работодателю (паспорт и т.п.);
• финансовый блок – наличие кредитных обязательств, неоплаченных налогов, штрафов, имущества в залоге, нахождение в банкротстве и т.п.;
• блок идентификации – сверка номера телефона, распознавание по фото и т.д.

Используйте SpectrumData как дополнительную возможность проверки персонала и удобный инструмент для работы в плане получения быстрого и емкого информационного отчета о человеке, которого вы планируете взять к себе на работу или который уже работает у вас. Сервис будет полезен и руководителям компаний, и специалистам кадровой службы, и специалистам, отвечающим за безопасность. Можно подобрать комфортный именно для вашей компании пакет – базовый, расширенный или максимальный, а также определить нужное количество проверок – 50, 100 или 300 на год.

Репутация компании во многом зависит от благонадежности сотрудников, которые в ней работают. Сервис SpectrumData поможет сделать разноплановую оценку кадров и максимально снизить финансовые риски организации на этапе подбора персонала и отсеять недобросовестных кандидатов.

Плюсы и минусы электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка: где найти сведения

Как получить трудовую книжку и сведения из нее в электронном виде? 

Есть несколько простых и доступных способов найти сведения из электронной трудовой книжки:

• обратиться в офис МФЦ;
• сделать запрос на работу (если гражданин в данный момент не работает, можно обратиться в компанию, где он был трудоустроен в последний раз);
• получить по запросу в отделении Социального фонда России;
• отправить запрос на получение через Госуслуги.

Рассмотрим более подробно, как сведения из электронной трудовой книжки можно самостоятельно выгрузить, зайдя в свою учетку на Госуслугах. Для этого нужно:

1. В разделе «Справки, Выписки» выбрать пункт «Выписка из электронной трудовой книжки».

2. Откроется окно. В нем будет общая информация про ЭТК, а также предложение о получении выписки. Необходимо кликнуть по нему.

3. После на экране появится еще одно информационное окно, в котором вы найдете подтверждение, что запрос на получение выписки отправлен. Выписка из ЭТК моментально доступна в личном кабинете (ЛК).

4.  Зайти в ЛК и открыть соответствующее уведомление. Выписка приходит в формате PDF.

Бывает, что нужна бумажная выписка из ЭТК с подписью. Если есть необходимость в получении документа такого плана, то нужно обращаться в отделение СФР, в офис Многофункционального центра или к работодателю. Если гражданин в данный момент не работает, выписку можно запросить на последнем месте работы.

Дубликат трудовой книжки

Если трудовая книжка потеряна или испорчена, нужно оформить ее дубликат.

Работник обращается за дубликатом трудовой книжки к работодателю по последнему месту работы. Если порча или утеря документа произошла по вине самого гражданина, нужно написать официальное заявление. В дополнение приложить документы, которые подтвердят: где и кем был ранее трудоустроен гражданин. Срок рассмотрения пакета документов – 15 дней.

Когда сотрудник получит от работодателя новый документ о своем трудовом пути, на титульнике сверху будет сделана подпись: «Дубликат». Информация с мест работы, где ранее был трудоустроен гражданин, будет вписана согласно сведениям, подтвержденным бумагами.

В тех случаях, когда работодатель с малой долей ответственности относится к сохранности документов, в том числе и трудовых книжек, и по его вине происходит их утеря либо порча, восстанавливать данные – сугубо его обязанность.

Автор: Евгения Гирш