Где используется официально деловой стиль речи инструкция

Официально-деловой стиль речи используется как средство общения между странами, организациями, предприятиями, населением и государством, различными учреждениями для того, чтобы регламентировать указанные взаимоотношения.

Основными особенностями такого стиля является прежде всего ясность и точность, которая не имеет непонятных толкований, объективность, строгая стандартность, отсутствие эмоциональности, разговорной речи.

Существуют два основных типа деловой речи:

1) официально-документальный, который характерен для различных законов и дипломатических отношений;

2) обиходно-деловой или еще его можно назвать канцелярским.

Данный стиль речи используется для написания законов, дипломатических нот, меморандумов, заявлений, инструкций, приказов, распоряжений, указов, характеристик, справок, объявлений, протоколов и т. п.

В официально-деловой речи существуют различные языковые средства: канцеляризм, устаревшая лексика в дипломатии, стандартные штампы, сложносокращенные слова, специальные названия документов, официальных лиц, отглагольные существительные, именные предлоги, прописная буква в личных и притяжательных местоимениях, безличные предложения.

Официально-деловой стиль речи — это разновидность русского литературного языка, которая используется в оформлении документов с использованием стандартных выражений.

Что такое официально-деловой стиль речи?

Официально-деловой стиль является одной из разновидностей книжных стилей русского языка. Он принадлежит сфере деловых отношений между государствами, учреждениями и гражданами. В официально-деловом стиле речи оформляется международная, государственная и служебная документация. Этот стиль используется в переписке учреждений с гражданами и граждан с учреждениями.

Вот какое определение о том, что такое официально-деловой стиль речи приводит Википедия.

Исследуемая разновидность литературного языка используется преимущественно в письменной форме. Основная цель этого стиля — информация.

Понаблюдаем, как реализуется эта задача в инструкции по охране труда.

Работник должен:

•  соблюдать требования по охране труда, Правила внутреннего трудового распорядка государственного учреждения;
• использовать и правильно применять средства индивидуальной и коллективной защиты;
• немедленно сообщать руководителю работ о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью работающих и окружающих, нарушении правил по охране труда, аварии, несчастном случае.

Обычная форма реализации официально-делового стиля — это монолог. Рассмотрим специфичные признаки, стилевые черты, отличающие его от других книжных стилей речи.

Стилевые черты

При составлении любого документа неприемлема двусмысленность или неясность формулировок. Официально-деловой стиль требует предельной ясности выражений и их точности, которая исключает разное толкование текста. Беспристрастное, непредвзятое изложение исключает личностное отношение составителя документа. С этих позиций язык документов имеет специфичные стилевые черты:

• чёткость
• строгость
• бесстрастность
• клиширование

Жанры официально-делового стиля

Деловые отношение на международном и государственном уровне, между гражданами и учреждениями реализуются в виде следующих жанров документации:

• закон
• указ
• устав
• приказ
• инструкция
• договор
• протокол
• соглашение
• доверенность
• расписка
• справка
• деловое письмо

и т. д.

Многие из документов имеют обязательную форму со стандартным расположением текста.

Пример официально-делового стиля речи

Доверенность

Я, Гришина Анна Петровна, проживающая по адресу г. Калининград, ул. Полевая, д.15, кв.4, доверяю своему мужу, Гришину Алексею Сергеевичу, получить в кассе морского порта причитающуюся мне заработную плату за октябрь, ноябрь, декабрь 2021 года.

При получении заработной платы расписаться и выполнить действия, связанные с данным поручением.

Языковые средства официально-делового стиля

В официально-деловом стиле используется предварительный отбор языковых средств.

Язык документов базируется на употреблении нейтральной лексики с преимущественным использованием слов в прямом значении. Отметим, что экспрессивные слова обычно не используются в тексте.

Официально-деловой стиль сформировался в течение длительного времени и приобрел устойчивость и некоторую консервативность. В текстах документов широко используются стандартные обороты речи — клише.

Клише является органичной составляющей языковых средств официально-делового стиля речи. Приведем примеры стандартных выражений, востребованных в нём:

• квалифицированная помощь;
• встреча на высшем уровне;
• гарантия высокого качества;
• максимальный эффект;
• комплекс услуг;
• ведущий производитель;
• всестороннее содействие;
• значительные результаты и пр.

Несмотря на довольно обширное многообразие жанров официально-делового стиля, для документов характерны следующие отличительные общие признаки в использовании языковых средств:

• терминология (административная, юридическая, дипломатическая);
• канцелярская лексика и фразеология;
• сложносокращенные слова и аббревиатуры;
• отглагольные существительных (исполнение, постановление, содержание);
• слова со значением долженствования (нужно, необходимо, обязан, должен, следует и пр.);
• отыменные предлоги (в связи с, в соответствии с, по причине, на основании, за счёт) и составные союзы (в связи с тем, в силу того, ввиду того что);
• устойчивые сочетания (таким образом что…, на том основании, что…, с тем условием, что…, по той причине… и пр.).

В построении предложений в текстах официально-делового стиля отметим

• прямой порядок слов;
• безличные и неопределенно-личные предложения;
• номинативные предложения с перечислением;
• преимущество сложных предложений;
• повествовательный тип речи.

Пример официально-делового стиля

Д О Г О В О Р

На условиях правил добровольного страхования от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу стороны заключили настоящий договор на основании заявления страхователя о нижеследующем:

1. объектом страхования является имущественные интересы застрахованного лица, связанные с причинением вреда жизни или здоровью застрахованного лица в период пребывания за границей.

2. Выгодоприобретатель — медицинское учреждение, оказавшее медицинскую помощь (услуги, работы, товары) застрахованному лицу, или лицо, которое произвело оплату медицинской или иной помощи (услуг, работ, товаров), оказанной застрахованному лицу в связи с наступлением страхового случая в соответствии с заключенным договором страхования.

Видео «Официально-деловой стиль (11 класс)»

Он
обслуживает правовую и административную
деятельность при общении в государственных
учреждениях, в суде, при деловых и
дипломатических переговорах: деловая
речь обеспечивает сферу официально-деловых
отношений и функционирует в области
права и политики. Официально-деловой
стиль реализуется в текстах законов,
указов, приказов, инструкций, договоров,
соглашений, распоряжений, актов, в
деловой переписке учреждений, а также
в справках юридического характера и
т. п. Несмотря на то, что этот стиль
подвергается серьезным изменениям под
влиянием социально-исторических сдвигов
в обществе, он выделяется среди других
функциональных разновидностей языка
своей стабильностью, традиционностью,
замкнутостью и стандартизованностью.

13.Основные свойства официально-делового стиля.

точность
формулировок, не допускающую возможности
иного толкования;

ясность
и детальность изложения (особенно в
законах, инструкциях и под.);

лаконичность
(краткость) текста, которая достигается
экономным использованием языковых
средств, исключением многословия;

стандартность
изложения (достигается использованием
устойчивых формул делового языка);

стандартность
оформления текста (определяется
действующим ГОСТом);

нейтральный
тон изложения (исключается эмоционально
окрашенная и экспрессивная лексика).

14.Требования к составлению документов.

Основные требования к языковому
оформлению документов:

• соблюдение лексических, грамматических,
стилистических норм, обеспечивающих
точность и ясность из­ложения;

• однозначность используемых слов и
терминов;

• нейтральный тон изложения.

Документируемая информация должна
излагаться предельно ясно, четко и
недвусмысленно — это основное требование
письменного делового общения.

Невыполнение этого требования, с одной
стороны, затрудняет работу с документами,
а с другой — лишает или снижает их
юридическую и практическую значимость.

Смысловая точность письменного
высказывания в значительной степени
обусловлена точностью словоупотребления,
т. е. использованием слов согласно их
значениям. Слово в тексте документа
должно употребляться только в одном
значении, принятом в официально-деловой
письменной речи. В связи с этим затруднения
в употреблении могут вызывать
слова-паронимы (слова, близкие по
звучанию, различающиеся значением).
Например: представить (предъявить,
показать: представить отчет)
— предоставить (дать что-либо в
пользование, распоряжение кому-либо:
предоставить отпуск); проводить (осуществлять
что-либо: проводить совещание)
— производить (вырабатывать,
изготавливать: производить товары).

Невнимание к оттенкам значений, окраскам
слов-синонимов также может приводить
к смысловым нарушениям в текстах
документов. Так, например, слова построить
(стилистически нейтральное), возвести
(стилисти­ческая окраска— «высокое»),
соорудить (создать нечто технически
сложное); воздвигнуть (построить что-либо
значительное) различаются
стилистическими окрасками, оттенками
значений и, как следствие этого, имеют
разную сочетаемость. Так, например,
правильно составлены словосочетания: построить
склад, соорудить мост, воздвигнуть
арку; сочетания же возвести склад,
соорудить киоск, воздвигнуть жилой
дом стилистически некорректны.

Нежелательно использование в текстах
деловой документации профессионализмов
(например, пересадка вместо трансплантация;
кардан вместо карданное устройство и
др.). Область применения профессионализмов
— это, как правило, устная речь, их
использование в письменной речи делового
общения является стилистической
|0шибкой. Например, дострой вместо завершение
строительства; незавершенка вместо
незавершенное строительство;
студенты-вечерники вместо студенты
вечернего отделения, безнал,
безналичка вместо безналичный
расчет.

Термины, употребляемые в деловой
документации, должны быть понятны как
автору, так и адресату. Если термин
является малоупотребительным и его
значение может быть непонятным, следует
прибегнуть к одному из пред­лагаемых
способов:

• дать официальное определение термина,
например: факторинг — продажа
права на взыскание долгов;

• уточнить, расширить содержание
термина словами нейтральной лексики,
например: … невыполнение договора
вызвано форс-мажорными обстоятельствами

.

Эта речь строится в соответствии с принятыми правилами и стандартами, недопустимы самостоятельные введения и уменьшительно-ласкательные обороты.

Строгое изложение мыслей позволяет максимально точно донести информацию оппоненту.

Основные черты и особенности

Кто-то уверен, что официальный деловой стиль речи — это слишком сложный способ общения и ведения переговоров. Однако именно в последнем случае это обязательный язык, для которого характерны определенные признаки и особенности. Существует как устная, так и письменная деловая речь. Ей присущи обязательные черты:

• максимальная точность изложения — это залог успеха, основное требование, которое подразумевает отсутствие ошибок и неточностей в изъяснении во избежание двузначной некорректной интерпретации;
• строгий характер — в письме или разговоре не может быть проявления заинтересованности в адрес конкретного лица, изложение должно быть нарочитым, строгим, без ярких эмоциональных оборотов и красочных определений, отвлекающих изречений и лирического отступления;
• стереотипные фразы — все бумаги делового характера аналогичны друг другу, что объясняется использованием обязательных шаблонов для корректного восприятия и составления документов (если бы договоры или официальные письма составлялись с допущением креатива, каждый автор ломал бы голову над тем, как лучше написать);
• последовательное и логичное изъяснение — вся информация в дипломатическом общении подается без хаоса и смешных фраз, тогда в представленном материале у оппонента не остается шанса запутаться.

В официальных документах конкретно излагаются цели и задачи, которые нужно решить. Такой способ передачи сведений не свойственен представителям творческих профессий, но даже им иногда приходится заключать контракты или ставить подписи на важных документах, отправлять деловые письма и участвовать в переговорах.

Со стороны может показаться, что сухой стиль подачи — это только поучающая информация, но на самом деле стилевой особенностью делового языка является очень скрупулёзное и детальное рассмотрение вопроса с уточнением всех нюансов, имеющих отношение к делу.

В официально-деловом стиле составляются законы и указы, договоры и приказы, протоколы и отчеты. Это средство составления доверенностей, справок, инструкций используется в государственных учреждениях, судебных заседаниях, в сфере управления и бизнеса.

В данном случае абсолютно не важна быстрота понимания и усваивания информации, так как любой закон или нормативно-правовой акт даже специалисты перечитывают по несколько раз, чтобы досконально разобраться.

Характеристики и признаки

Отсутствие возможности проявлять авторскую индивидуальность придает деловым бумагам устойчивый, строгий характер. Со временем все же вносятся определенные коррективы в порядок составления документов, однако сохраняется и консервативность: в сложившихся жанрах, специфических оборотах и лексике, морфологии и синтаксических оборотах.

Существует несколько групп признаков, присущих русскому деловому стилю: лексические, синтаксические и морфологические. К первой группе относятся:

• языковые штампы, клише и канцеляризмы (обязательной частью текста, например, в приказах, являются фразы «по истечении срока», «контроль за исполнением возлагаю» и т. д.);
• профессиональные термины (алиби, теневой бизнес, недостача, исполнение решения суда);
• архаизмы (сей документ).

Абсолютно недопустимо употребление слов в переносном значении, многозначных фраз и большого количества синонимов.

Другую группу признаков — морфологических — образуют многократные повторы конкретных частей речи. К их числу относятся существительные, которые обозначают звания или должности (сержант Иванов, инспектор Ковалева), а также отглагольные существительные (несоблюдение, непризнание, лишение).

В эту группу входят также названия категорий людей по признаку, который обусловлен некоторым действием (например, арендатор, налогоплательщик, свидетель).

В разных жанрах официально-делового стиля широко применяются сложные конструкции, составленные из двух и более слов (ремонтно-эксплуатационная таблица, вышеуказанный перечень, квартиросъемщики, материально-техническое обеспечение).

К синтаксическим признакам русского делового языка относятся:

• простые предложения с большим количеством однородных членов (до 7−10);
• присутствие в тексте пассивных конструкций;
• преобладание целой цепочки слов в родительном падеже (нагромождение оборотов);
• употребление сложноподчиненных предложений с условными придаточными.

Использование вышеуказанных форм и оборотов позволяет добиться максимальной точности толкования и однозначно передать смысл сказанного или написанного. В отличие от научно-публицистической литературы, где также употребляются неэмоциональные строгие конструкции и штампы, деловой стиль не может иметь негативную окраску, суждения или предположения со стороны автора.

Разновидности и подстили

Традиционно выделяют несколько разновидностей официально-делового стиля. К примеру, документальный подстиль является общим языком дипломатии.

Он используется в ходе обращений на государственном уровне:

• нота, международные договоры — дипломатическое обращение между правительственными структурами;
• коммюнике — официальное обращение, касающееся международных вопросов;
• меморандумы — официальные документы с четким и подробным изложением мнений правительства по конкретным проблемам;
• законы;
• уставы.

Второй подстиль — обиходно-деловой. В частном порядке его называют канцелярским. Это язык официальных переписок и автобиографий, доверенностей и расписок, а также заявлений, характеристик и докладных записок.

Отдельно выделяют юридическую направленность. В этом стиле составляются административный, уголовный и другие кодексы. Для их написания автор должен обладать необходимыми знаниями и навыками. Чтобы освоить все жанровые правила и требования, специалисты проходят длительное обучение. Даже составление обычного договора подряда не допускает ошибок, неточностей и эмоциональной окраски.

Основным отличием устной деловой речи от письменной является более строгая стандартизация. В ГОСТах и других документах предусмотрены конкретные требования к ведению переписки и составлению документов. В разговорном официальном жанре доступно больше языковых средств, хотя функции их аналогичны.

Обязательным правилом для всех подстилей является соблюдение орфоэпических норм в письменном изложении. Допускается написание аббревиатур, сокращений в конце перечней (и т. д., и пр.), сокращенное обозначение званий, должностей и ученых степеней (зав. кафедрой, проф., доц.), а также географических объектов (поселок — пос., река — р.). при использовании любого из этих вариантов нужно убедиться, что они будут истолкованы адресатом однозначно и точно понятны.

Для уточнения отдельных данных используется буквенное обозначение вместе с числовым, например, денежные суммы указываются цифрами и прописью, даты на бланках включают полное написание месяца. При этом в документах не допускается сокращение, которое принято в общем лексиконе (ВАЗ 2109 — «девятка», платежная ведомость — платежка).

Понимание специфики делового стиля речи и общих определений каждого жанра обязательно для тех, кто в повседневной практике работает с документацией.