Должностная инструкция секретаря машинистки образец

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

секретаря-машинистки

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-машинистки «_______» (далее — «Организация»).

1.2. Секретарь-машинистка назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.

1.3. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно _________________.

1.4. На должность секретаря-машинистки назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Секретарь-машинистка должна знать:

— положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;

— структуру и руководящий состав Организации и ее подразделений;

— машинопись;

— правила орфографии и пунктуации;

— порядок расположения материала при печатании различных документов;

— правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

— правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;

— правила пользования приемно-переговорными устройствами;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— основы организации труда.

1.6. В своей деятельности секретарь-машинистка руководствуется:

— нормативными актами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы;

— правилами внутреннего трудового распорядка;

— приказами и распоряжениями руководителя Организации и непосредственного руководителя;

— настоящей должностной инструкцией;

— правилами по охране труда, производственной санитарии и противопожарной защите.

1.7. В период временного отсутствия секретаря-машинистки ее обязанности возлагаются на ___________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

2.1. Секретарь-машинистка осуществляет следующие обязанности:

Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя Организации или ее подразделений.

Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников.

Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в его отсутствие принятые сообщения и доводит до сведения руководителя их содержание.

Осуществляет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.

Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

Печатает по указанию руководителя различные материалы.

Ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в Организации порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль.

Принимает документы на подпись руководителю.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Подготавливает документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

3. ПРАВА

Секретарь-машинистка имеет право:

3.1. Требовать от руководства Организации оказания содействия в исполнении своих обязанностей.

3.2. Повышать свою квалификацию.

3.3. Знакомиться с проектами решений руководства Организации, касающимися его деятельности.

3.4. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

3.5. Получать от работников Организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-машинистка несет ответственность:

4.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в соответствии с действующим трудовым законодательством.

4.2. За правонарушения, совершенные в период осуществления своей деятельности, — в соответствии с действующим гражданским, административным и уголовным законодательством.

4.3. За причинение материального ущерба — в соответствии с действующим законодательством.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы секретаря-машинистки определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью секретарь-машинистка обязана выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

6. ПРАВО ПОДПИСИ

6.1. Секретарю-машинистке для обеспечения ее деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в ее функциональные обязанности.

    _____________________________ _____________ ____________________

    (должность лица, составившего   (подпись)         (Ф.И.О.)

             инструкцию)

    "___"__________ ___ г.

    СОГЛАСОВАНО:

    Юрисконсульт ____________ ___________________

                  (подпись)        (Ф.И.О.)

    "___"__________ ___ г.

    С инструкцией ознакомлен: ____________ ____________________

                                (подпись)        (Ф.И.О.)

    "___"____________ ____ г.

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря-машинистки

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность секретаря-машинистки [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Секретарь-машинистка относится к категории технических исполнителей, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.4. На должность секретаря-машинистки назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Секретарь-машинистка должна знать:

• положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства;
• структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений;
• машинопись;
• правила орфографии и пунктуации;
• порядок расположения материала при печатании различных документов;
• правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;
• правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов;
• правила пользования приемно-переговорными устройствами;
• стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• основы организации труда;
• основные вопросы законодательства о труде;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• правила и нормы охраны труда.

1.6. В своей деятельности секретарь-машинистка руководствуется:

• нормативными документами по профилю работы;
• методическими материалами, касающимися выполняемой работы;
• уставом предприятия;
• правилами трудового распорядка;
• приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя);
• настоящей должностной инструкцией.

1.7. В период временного отсутствия секретаря-машинистки (отпуск, болезнь, прочее), ее обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на нее в связи с замещением.

2. Функции

На секретаря-машинистку возлагаются следующие функции:

2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия (структурного подразделения).

2.2. Ведение делопроизводства

2.3. Организация приема посетителей.

3. Должностные обязанности

Секретарь-машинистка исполняет следующие должностные обязанности:

3.1. Выполнять технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя предприятия или его подразделений.

3.2. Получать необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников.

3.3. Организовывать телефонные переговоры руководителя, принимать и передавать телефонограммы, записывать в его отсутствие принятые сообщения и доводить до сведения руководителя их содержание.

3.4. Осуществлять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация), вести и оформлять протоколы.

3.5. Обеспечивать рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создавать условия, способствующие эффективной работе руководителя.

3.6. Передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам (телекс, факс, телефакс и др.).

3.7. Печатать по указанию руководителя различные материалы.

3.8. Вести делопроизводство, принимать поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществлять ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передавать после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа.

3.9. Следить за сроками выполнения работниками поручений руководителя, взятых на контроль.

3.10. Принимать документы на подпись руководителю.

3.11. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.12. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать в архив.

3.13. Готовить документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы на персональном ксероксе.

В случае служебной необходимости секретарь-машинистка может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

4. Права

Секретарь-машинистка имеет право:

4.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися ее деятельности.

4.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.3. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

5. Ответственность и оценка деятельности

5.1. Секретарь-машинистка несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

5.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

5.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

5.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

5.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

5.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

5.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

5.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.

5.2. Оценка работы секретаря-машинистки осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

5.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

5.3. Основным критерием оценки работы секретаря-машинистки является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

6. Условия работы

6.1. Режим работы секретаря-машинистки определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

6.2. В связи с производственной необходимостью секретарь-машинистка обязана выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).

7. Право подписи

7.1. Секретарю-машинистке для обеспечения ее деятельности предоставляется право подписи информационно-справочных документов по вопросам, входящим в ее функциональные обязанности.

С инструкцией ознакомлен _________/________/ «__» _______ 20__ г.

(подпись)

                                  ОСНОВНЫЕ
                ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ СЕКРЕТАРЯ-МАШИНИСТКИ
   
        Выполняет технические функции по обеспечению работы  руководителя
   организации  или ее подразделений.  Получает для руководителя сведения
   от работников подразделений, вызывает их по его поручениям. Организует
   телефонные    переговоры    руководителя.    Принимает    и   передает
   телефонограммы,  записывает   в   отсутствие   руководителя   принятые
   сообщения  и  доводит  их  до  его  сведения.  Осуществляет  работу по
   подготовке заседаний или  совещаний,  проводимых  руководителем  (сбор
   необходимых материалов, оповещение участков о времени, месте, повестке
   дня заседания или совещания  и  их  регистрация),  ведет  и  оформляет
   протоколы.   Следит   за   обеспечением   руководителя   канцелярскими
   принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия,
   способствующие  эффективной работе руководителя.  Передает и принимает
   информацию по приемно-переговорным устройствам.  Печатает по  указанию
   руководителя  различные материалы.  Ведет делопроизводство,  принимает
   поступающую  на  имя  руководителя  корреспонденцию,  осуществляет  ее
   систематизацию  в  соответствии  с  принятым  в организации порядком и
   передает после  ее  рассмотрения  руководителем  в  подразделения  или
   конкретным  исполнителям  для  использования в процессе их работы либо
   подготовки   ответа,   следит   за   сроками   выполнения    поручений
   руководителя,  взятых  на  контроль.  Принимает  документы  на подпись
   руководителю.  Организует прием посетителей, содействует оперативности
   рассмотрения   просьб  и  предложений  работников.  Формирует  дела  в
   соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность
   и в установленные сроки сдает в архив.
   
        Для надлежащего выполнения должностных обязанностей должна знать:
   руководящие     и     нормативные     документы,касающиеся     ведения
   делопроизводства;  руководящий  состав организации и ее подразделений;
   машинопись;  правила орфографии  и  пунктуации;  порядок  расположения
   материала   при  печатании  различных  документов,  правила  печатания
   деловых писем с  использованием  типовых  форм;  правила  эксплуатации
   пишущих   машинок,   диктофонов,   магнитофонов;  правила  пользования
   приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной  системы
   организационно-распорядительной   документации;   основы   организации
   труда; законодательство о труде и охране труда РФ; правила внутреннего
   трудового   распорядка;   правила   и   нормы  охраны  труда,  техники
   безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

  

Государственное казённое учреждение для детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей «Зубцовский детский дом»

«УТВЕРЖДАЮ»

Директор ГКУ 
«Зубцовский детский дом»
________________НВ Журавлева
«___» ______________2017г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
СЕКРЕТАРЯ-МАШИНИСТКИ
(с приложениями)

№ 11 _______________
(дата)

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря-машинистки.
1.2 Секретарь-машинистка назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора учреждения. 
1.3. Взаимоотношения по должности:
1.3.1. Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно директору учреждения и является его личным помощником.
1.4. Квалификационные требования:
1.4.1. На должность секретаря назначаются лица, имеющие среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Секретарь-машинистка работает в режиме нормированного рабочего дня (40 часов в неделю), исходя из графика утвержденного директором учреждения.
1.6. Секретарь должен знать и применять:
1.6.1. Локальные акты, регламентирующие работу секретаря-машинистки в учреждении, правила и инструкции;
1.6.2.Приоритетные направления развития образовательной системы Российской Федерации; 
1.6.3.Законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность учреждения;
1.6.4. Положения и инструкции по ведению делопроизводства; 
1.6.5. Структуру учреждения, его кадрового состава; 
1.6.6. Правила эксплуатации оргтехники; 
1.6.7. Правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером; 
1.6.8. Правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;
1.6.9. Технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;
1.6.10.Правила деловой переписки; 
1.6.11. Государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
1.6.12. Правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов; 
1.6.13. Основы этики и эстетики; 
1.6.14. Правила делового общения; 
1.6.15. Знания Нормативных и методических материалов, касающихся ведения делопроизводства.
1.6.16. Законодательство о труде и инструкции о порядке ведения трудовых книжек.
1.6.17. Правила орфографии и пунктуации.
1.6.18. Правила внутреннего трудового распорядка.
1.6.19. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
1.6.20. Навыки работы по специальности.
1.7. Документы, регламентирующие деятельность секретаря-машинистки:
1.7.1. Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.
1.7.2. Уставом учреждения.
1.7.3. Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами учреждения.
1.7.4. Приказами и распоряжениями руководства.
1.7.5. Настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные функции и обязанности.

2.1. На секретаря-машинистку возлагается функция выполнение технического обеспечения и обслуживания работы директора учреждения.
2.2. Для выполнения возложенных на него функций секретарь-машинистка обязана: 
2.2.1. Прибыть на рабочее место за 15 минут до начала рабочей смены.
2.2.2. Проконсультироваться у директора приоритетных делах на рабочий день.
2.3. Принимает поступающую в учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указанием руководителя учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.4. Получает для директора учреждения и его заместителей сведения от работников, вызывает по поручению директора работников учреждения и детей (подростков).
2.5. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме.
2.6. Организует телефонные переговоры директора учреждения.
2.7. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам.
2.8. Принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие директора учреждения принятые сообщения и доводит их до его сведения.
2.9. Подготавливает проекты приказов и распоряжений.
2.10. Оформляет личные дела работников учреждения.
2.11. Ведет алфавитную книгу детей (подростков).
2.12. Осуществляет работу по подготовке общих собраний работников учреждения, заседаний различных советов учреждения, а также совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация), по поручению директора ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.13. Обрабатывает и оформляет сдачу документов в архив.
2.14. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации.
2.15. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями учреждения и конкретными исполнителями.
2.16. По поручению директора (его заместителей) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений.
2.17. Осуществляет контроль за исполнением работниками учреждения изданных приказов и распоряжений, а так же за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя учреждения, взятых на контроль.
2.18. Работает в тесном контакте с руководителем учреждения (его заместителя), педагогическими работниками.
2.19. Печатает по указанию директора детского дома различные документы и материалы.
2.20. Принимает личные заявления работников, воспитанников, документы на подпись директору детского дома;
2.21. Производит подсчет трудового стажа; заполняет листки нетрудоспособности со стороны работодателя.
2.22. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.23. Осуществляет документационное обеспечение кадровой работы в детском доме; ведет книгу приказов и хранит ее, ведет и хранит журнал учета движения трудовых книжек, хранит и ведет в установленном порядке трудовые книжки работников.

3. Права

Секретарь-машинистка имеет право:
3.1. Запрашивать от работников детского дома, а в необходимых случаях — и от администрации детского дома нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений.
3.2. Привлекать работников к выполнению поручений администрации детского дома.
3.3. Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.
3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.5. Вносить на рассмотрение администрации детского дома предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.
3.6. Вносить предложения о поощрении отличившихся работников, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.
3.7. Повышать свою квалификацию.
3.8. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.
Секретарь-машинистка пользуется всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации.

4. Ответственность

Секретарь-машинистка несет ответственность:
4.1. Осуществление возложенных на нее должностных обязанностей.
4.2. Организацию своей работы, своевременное и квалифицированное выполнение приказов, распоряжений и поручений руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности.
4.3. Соблюдение правил внутреннего распорядка, противопожарной безопасности и техники безопасности.
4.4. Ведение документации, предусмотренной должностными обязанностями.
4.5. Причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. 
4.6. Оперативное принятие мер, включая своевременное информирование руководства, по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и иных правил, создающих угрозу деятельности детского дома, его работникам и иным лицам.
За нарушение законодательных и нормативных актов секретарь-машинистка может быть привлечена в соответствии с действующим законодательством в зависимости от тяжести проступка к дисциплинарной, материальной, административной и уголовной ответственности.

Руководитель

______________ _ НВ Журавлева____ _________
Подпись фамилия, инициалы дата

С инструкцией ознакомлен (а):

______________ __________________ _________
Подпись фамилия, инициалы дата

Приложение № 1
к должностной инструкции 
секретаря-машинистки

Инструкции, требования и памятки
обязательные к выполнению при исполнении трудовой функции:

1. Инструкция по пожарной безопасности учреждения.
2. Инструкция по применению углекислого огнетушителя и правила пользования пожарными кранами.
3. Требование безопасности при эксплуатации огнетушителей.
4. Памятка действий при пожаре.
5. Номера телефонов при экстренных случаях и чрезвычайных ситуаций.
6. Инструкция о мерах пожарной безопасности.
7. Порядок действия при пожаре.
8. Правила поведения при террористическом акте.
9. Инструкция по организации пропускного режима.
10. Положение о нештатных аварийно-спасательных формированиях.
11. Положение по организации защиты государственных учреждений Тверской области от террористических угроз.
12. Положение по защите персональных данных.
13. Сборник инструкций по технике безопасности для секретаря-машинистки.
14. Правила ведения трудовых книжек.

Ознакомлен (а):

______________ __________________ _________
Подпись фамилия, инициалы дата

Приложение № 2
к должностной инструкции 
секретаря-машинистки

Документы 
обязательные к заполнению, ведению при исполнении трудовой функции:

1. Приказы директора по основной деятельности (в том числе по административным вопросам, о взысканиях) /ОД;
2. Приказы директора по личному составу детей (подростков) /Д;
3. Приказы директора по основной деятельности (выезды детей (подростков)) /В;
4. Приказы директора по основной деятельности (по питанию детей (подростков)) /П;
5. Приказы директора по кадрам учреждения;
6. Приказы и распоряжения вышестоящих организаций, учредителя;
7. Алфавитная книга записи детей (подростков);
8. Списки детей (подростков);
9. Номенклатура дел учреждения;
10. Переписка с организациями (входящие документы);
11. Переписка с организациями (исходящие документы);
12. Обращение граждан личного характера, предложения, письма и документы (справки, сведения, переписка) по их рассмотрению;
13. Книга регистрация приказов директора по основной деятельности;
14. Книга регистрации приказов по личному составу детей (подростков);
15. Журнал регистрации приказов директора по основной деятельности (выезды детей (подростков);
16. Журнал регистрации приказов директора по основной деятельности (по питанию детей (подростков));
17. Книга регистрации приказов директора по кадрам;
18. Журнал регистрации входящих документов;
19. Журнал регистрации исходящих документов;
20. Журнал регистрации обращений граждан;
21. Журнал проверок;
22. Паспорт учреждения;
23. Доверенности, выданные директором, на представления интересов учреждения, детей (подростков);
24. Личные дела работников учреждения;
25. Личные карточки работников учреждения (форма Т-2);
26. Трудовые книжки работников учреждения;
27. Книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
28. Книга личного состава работников учреждения;
29. Книга регистрации трудовых договоров (соглашений), заключенных с работниками учреждения;
30. Журнал регистрации личных карточек (Т-2);
31. Журнал учета согласий субъектов персональных данных.

Ознакомлен (а):

______________ __________________ _________
Подпись фамилия, инициалы дата

Муниципальное общеобразовательное
учреждение

Тимшерская средняя общеобразовательная
школа

Утверждаю:    
________________

                                                                                            
Директор школы –  Н.А.Паршукова

                                                                                 
______________________    2010г.

Должностная
инструкция секретаря-машинистки –

_________________________________________________

 1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная
инструкция разработана на основе тарифно-квалификационной характеристики,
утвержденной постановлением Министерства труда Российской Федерации от 6 июня
1996г. №32.

1.2.
Секретарь-машинистка назначается на должность и увольняется директором школы.
На должность секретаря-машинистки назначаются лица, имеющие начальное
профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или
среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной
программе без предъявления требований к стажу работы.

1.3.
Секретарь-машинистка подчиняется непосредственно директору школы.     

1.4. При
исполнении должностных обязанностей секретарь-машинистка руководствуется
постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и
нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства; стандартами
унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
законодательством о труде и инструкцией о порядке ведения трудовых книжек;
правилами орфографии и пунктуации; правилами работы на оргтехнике; правилами
и нормами охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и
противопожарной защиты, а также Уставом и Правилами внутреннего трудового
распорядка школы и настоящей Инструкцией.

2. Функции

Основными
направлениями работы секретаря-машинистки являются:

2.1. выполнение
технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы и
его заместителей;

2.2. ведение
делопроизводства;

3. Должностные обязанности

Секретарь-машинистка
выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. получает
для директора школы и его заместителей сведения от работников школы, вызывает
по поручению директора работников школы и обучающихся;

3.2. организует
телефонные переговоры директора школы;

3.3. принимает и
передает телефонограммы, записывает в отсутствие директора школы принятые
сообщения и доводит их до его сведения;

3.4.
осуществляет работу по подготовке общих собраний работников школы, 
педагогического совета,  а также совещаний, проводимых директором школы (сбор
необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня
совещания и их регистрация),  оформляет протоколы общих собраний;

3.5. следит за
обеспечением директора школы канцелярскими принадлежностями, средствами
организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе
директора;

3.6. передает и
принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

3.7. печатает по
указанию директора школы различные документы и материалы;

3.8. ведет
делопроизводство; формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой,
обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

3.9. принимает
поступающую на имя директора школы корреспонденцию, осуществляет ее
систематизацию в соответствии с принятым в школе порядком и передает после ее
рассмотрения директором по назначению конкретным исполнителям для
использования в процессе их работы либо подготовки ответа, следит за сроками
выполнения поручений директора школы, взятых на контроль; отправляет
корреспонденцию;

3.10. принимает
личные заявления работников, обучающихся и их родителей (лиц, их заменяющих),
документы на подпись директору школы;

3.11. организует
прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и
предложений работников;

3.12.
осуществляет документационное обеспечение кадровой работы в школе; ведет
книгу приказов и хранит ее, ведет и хранит журнал учета движения трудовых
книжек, хранит и ведет в установленном порядке трудовые книжки работников;

4. Права

Секретарь-машинистка
имеет право:

4.1. запрашивать
от работников школы, а в необходимых случаях — и от администрации школы
нужную информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки
выполнения контролируемых поручений;

4.2. привлекать
работников к выполнению поручений администрации школы;

4.3. требовать
от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением
установленных правил составления и оформления документов;

4.4. визировать
проекты документов, связанных с управленческой деятельностью школы;

4.5. вносить на
рассмотрение администрации школы предложения по улучшению работы с
документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом
применения средств организационной и вычислительной техники;

5. Ответственность

5.1. За
неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и
Правил внутреннего трудового распорядка школы, иных локальных нормативных
актов, должностных обязанностей, установленных настоящей Инструкцией, в том
числе за неиспользование предоставленных прав, секретарь-машинистка несет
дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым
законодательством.

5.2. За виновное
причинение школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с
исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей
секретарь-машинистка несет материальную ответственность в порядке и в
пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

Секретарь-машинистка:

6.1. работает в
режиме ненормированного рабочего дня по графику, составленному исходя из 18-часовой
рабочей недели;

6.2.
взаимодействует в процессе своей деятельности с педагогическим,
административным и обслуживающим персоналом по вопросам подготовки и
представления необходимой информации и материалов на заседания  педагогического 
совета,  приказов и распоряжений администрации школы; кадровой,
финансово-хозяйственной деятельности школы.

   С должностной инструкцией
ознакомлен(а):

 «___»_______________2010
г          ________________   
         Бобкова Л.В.

                                                                    
(подпись)
                 
        Ф.И.О.