Архив в организации с нуля пошаговая инструкция

В процессе работы любой организации, в том числе ИП, образуется определенная документация. Некоторые из важных бумаг, касающихся основных приказов, учета и работы с кадрами, требуют длительного хранения. Сохранить и систематизировать документы без архива практически невозможно. В статье — пошаговое руководство, как создать архивы документов и учесть при этом новые правила хранения документов.

Кому нужен архив документов организации

По Федеральному закону об архивном деле от 22.10.2004 № 125-ФЗ
обязанность сохранять архивные документы есть не только у органов власти, но и у коммерческих организаций, ИП, нотариусов на частной практике. Правила ее исполнения утверждены Приказом Росархива от 31.07.2023 № 77 (далее – Правила № 77).

Согласно новому порядку хранения документов № 77 госорганы и органы местного самоуправления обязаны создавать архивы – отдельные учреждения или структурные подразделения, где будут храниться архивные документы. Для организаций это не обязательно.

ИП и компании самостоятельно определяют, как они организуют хранение документов:

• в собственном архиве, действующем как отдельное структурное подразделение или структурная единица в составе подразделения;

• по договору аутсорсинга.

Обычно самое большое количество документов накапливается в отделе кадров, бухгалтерии или в отделе делопроизводства. Если работой архива будет заниматься один сотрудник, то можно создать структурную единицу в этих подразделениях.

Руководитель сам решает, сколько человек будет заниматься этой работой – один архивариус, или целая служба. Все зависит от объема документации, которая образуется в процессе деятельности компании.

Обратите внимание! Архивный документ – любой материальный носитель: бумажный или электронный, с ценной информацией для государства, организаций, граждан. Он должен обязательно иметь реквизиты, по которым его можно идентифицировать. К архивным документам, например, относятся кадровые приказы, должностные инструкции, документы первичного учета, протоколы и др. Подробнее их перечень и сроки хранения смотрите в Приказе Росархива от 20.12.2019 № 236.

Основные правила архивов организаций

Если компании организуют собственный архив, то им нужно разработать локальные нормативные акты – положение о структурном подразделении, которому поручена архивная деятельность, и положение об архиве. Это установлено в п. 3 Правил № 77.

Чтобы правильно написать эти документы, нужно знать актуальные нормативные требования к архивам. Это:

1. Федеральный закон от 22.10.2004  № 125-ФЗ «Об архивном деле…».

2. Перечень типовых архивных документов, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 236. По нему устанавливают сроки хранения.

3. Инструкция по применению Перечня в п. 2, утв. приказом Росархива от 20.12.2019 № 237.

4. Правила для архивного фонда, утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77.

5. Примерное положение об архиве организации, утв. Приказом Росархива от 11.04.2018 № 42.

Еще один документ, который нужно разрабатывать в компании, – это номенклатура дел. Дело в том, что в архиве документы систематизируются по делам. Это единица их хранения, которая содержит архивные записи одной тематики и с одним сроком хранения. 

Список дел – это номенклатура. Ее примерная форма приведена в приложениях 1 и 2 к Правилам № 77. Обратите внимание, что с 2023 года в ней отдельно указывают бумажные дела и отдельно – электронные, то есть состоящие из цифровых документов. 

Номенклатура дел утверждается ежегодно и вводится в действие с 1 января текущего года.

Важно! Документы становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, когда их закончили делопроизводством. Речь идет о случаях, когда их последний раз использовали в работе. Например, журнал учета инструктажей завершили 30 декабря. Значит, с 1 января его можно передавать в архив на хранение. А вот если последняя запись в нем сделана 1 января, то он уже пойдет на хранение в следующем году.

Хранение документов в архиве организации

Один из основных этапов подготовки к созданию архива — инвентаризация деловых бумаг и определение времени их хранения. В Перечне Росархива есть все типовые формы документов с обозначением этих сроков.

Обратите внимание! В архив сдают документы, которые хранятся дольше 10 лет (п. 34 Правил № 77). Если срок по номенклатуре меньше, то они находятся до его истечения у специалистов структурных подразделений. Далее их уничтожают по акту экспертной комиссии.

Инструкция №237 жестко обозначает временные рамки хранения различной документации. Руководитель организации не может самостоятельно принять решение об уничтожении дел раньше указанного срока или сокращении времени их хранения. В противном случае проверяющий инспектор может назначить административное наказание за непредоставление важной информации (ст. 19.7 КоАП РФ).

Решение о продлении срока хранения бумаг допустимо, но его принимает только специальная экспертно-проверочная комиссия. В Перечне около некоторых документов стоит знак ЭПК. Если они важны для организации, эксперты могут установить новое время хранения.

Постоянно хранятся уставы, положения, коллективные договоры, штатные расписания, отчеты бухгалтерии за год, протоколы собраний трудовых коллективов, документы о реорганизации и ликвидации, а также приказы по основной деятельности. Отдельно следует выделить основные документы по личному составу. После увольнения сотрудника их следует хранить 75 или 50 лет. Первый случай касается завершенного делопроизводства до 1.01.2003 года, второй — после этой даты (статья 22.1 Закона № 125-ФЗ).

Отсчет срока хранения начинается с каждого года, который следует за годом окончания делопроизводства или завершения ведения книг / реестров. По прошествии определенного периода подлинники архивариус сдает в госархив для дальнейшего хранения. Обычно сроки временного хранения таких бумаг в организации оговариваются в соглашении с муниципальными (районными) архивами.

Правила учета дел

Учет документов в архиве организации проводят строго в соответствии с Правилами Минкультуры. Дела разделяют на три вида: постоянного, временного (более 10 лет) хранения и документы по личному составу уволенных работников. Их регистрируют и хранят отдельно друг от друга. 

В приложениях к Правилам № 77 есть все образцы обязательной документации, применяемой в архиве: книги учета поступления и выбытия дел, листов-заверителей, описей и их реестров, номенклатуры, а также листов фондов.

Каждое дело получает учетный номер, который облегчает поиск и систематизацию томов. При любом перемещении документа архивариус вносит запись в книгу учета. Раз в год данные придется сверять и составлять акт проверки архивного фонда. Ответственный сотрудник должен выяснить, не были ли утеряны дела и в каком состоянии они находятся.

Как организовать архив с нуля

Прежде чем начать организацию архива, понадобится оборудовать помещение. Оно должно соответствовать условиям Правил №526. Исключение: ИП и коммерческие компании. Для них не обязательно выделять отдельную комнату под бумаги.

Требования к помещению для архива:

• Под архив освобождают отдельное помещение из нескольких комнат. Оно должно находиться в административном корпусе, но не на чердаке или в подвале.
• В хранилище ставят специальное оборудование (стеллажи и шкафы из металла).
• Помещение должно быть темным, сухим, с достаточной вентиляцией и запасным выходом и отвечать всем правилам противопожарной безопасности.
• Доступ к хранилищу ограничивают для обеспечения защиты персональных данных. Это важно, так как штрафы за утечку информации или исчезновение важных дел достаточно высокие.

Пошаговый алгоритм организации архива

1. Разработайте положение, регулирующее правила архива организации (на основе Приказа Росархива от 11.04.2018 № 42). С локальным актом ознакомьте ответственных за архив, а также тех, кто будет непосредственно участвовать в его работе (например, сотрудников, ответственных за сдачу бумаг).
2. Издайте приказ о назначении ответственного за работу архива. В небольших организациях эти функции может выполнять делопроизводитель или специалист по кадрам. Образец приказа скачайте по ссылке.
3. В крупных компаниях с большим штатом лучше создать отдельное структурное подразделение и должность архивариуса. Не забудьте внести изменения в штатное расписание. Образец трудового договора с архивариусом скачайте по ссылке.
4. Сформируйте должностную инструкцию под новую должность с прописанными правами и обязанностями. Пример должностной инструкции скачайте по ссылке.
5. Выпустите приказ о создании экспертной комиссии по проведению экспертизы ценности документов. Впоследствии собирайте ЭПК ежегодно. Образец приказа скачайте по ссылке.
6. Комиссия проведет инвентаризацию и определит ценность документации и сроки ее хранения, опираясь на информацию из Перечня Росархива.
7. Чтобы создать архивы документов, на основании актов экспертизы формируется номенклатура дел организации.
8. Утвердите график по передаче дел в архив.

Советы по правилам изменения штатного расписания при введении в него новой должности читайте в нашей статье.

Важно! В Перечне перечислены обобщенные формулировки. Экспертная комиссия должна определить вид каждого документа и конкретизировать их в номенклатуре. Время хранения указывают, ссылаясь на статью Перечня.

Организация передачи в архив организации документов

Ответственные сотрудники готовы сдать завершенную документацию. Но предварительно ее нужно подготовить к передаче. В архив принимаются только полностью оформленные дела по обозначенным Правилами унифицированным формам.

1. Дело собирают из определенных документов, связанных одной темой или сферой деятельности (например, приказы по личному составу)
2. Листы складывают в хронологическом порядке и нумеруют простым карандашом. 
3. Готовое дело сшивают в картонную папку и наклеивают на нее обложку по образцу.
4. Работник составляет внутреннюю опись.
5. В описи он отмечает подразделение, заголовок документа, даты его ведения, количество листов и срок хранения. 
6. В примечаниях при необходимости указывают на физическое состояние бумаг, количестве копий или перемещении документа.

Такая процедура происходит ежегодно. Обычно основанием становится приказ директора. Обратите внимание, что срок сдачи бумаг, завершенных в делопроизводстве, — не ранее года, но не позднее 3 лет (п. 4.1 Правил № 77).

В конце описи пишут общее количество принятых дел (цифрами и прописью), при наличии — пропущенные листы и дату передачи. Архивариус и ответственный сотрудник ставят свои подписи в строках «Передал — Принял».

Важно! Дела сотрудников сшивают в отдельные тома по каждому личному делу. Расположение страниц идет строго в хронологическом порядке — от приказа о приеме до увольнения. Перед передачей дела в архив уберите из него все копии персональных документов и уничтожьте их.

Как создать электронный архив документов

В новых правилах хранения архивных документов 2023 года № 77 требования к цифровым записям вынесены в отдельный раздел. В действовавших ранее нормах они не были подробно прописаны.

Все электронные архивные документы можно хранить двумя способами:

1. В Системе хранения электронных документов (СХЭД). Это специальное программное обеспечение, отвечающее требованиям об информационной безопасности и совместимое с аналогичными информационными системами государственных и муниципальных архивов.

2. На физически обособленных носителях – дисках, флеш-накопителях. Этот вариант используют в архиве, если документ не требует поддержания юридической значимости, либо его нельзя перезаписать в СХЭД, либо он имеет ограниченный доступ (гостайна, ДСП).

Электронный архивный документ – это не просто отдельный файл, а целый набор данных:

• основная часть в формате PDF/A;

• приложения к документу — таблицы, графики, схемы, аудио и видео;

• файлы электронных подписей;

• описание со сведениями по п. 141 Правил № 77.

Документы передают в электронный архив организации в те же сроки, что и бумажные, и тоже по описи. Только дополнительно составляют цифровой реестр с их списком. А в описи указывают версию программного обеспечения, с помощью которого они созданы, и ПО для их воспроизведения.

Важно! Компания может не создавать свою СХЭД, а передавать документы на хранение в чужую информационную систему, по договору аутсорсинга.

Что нужно сделать для создания электронного архива, пошагово:

1. Определитесь с выбором программы и системой хранения электронного документооборота.
2. Разработайте номенклатуру дел, выберите документы, которые нужно оцифровать в первую очередь и менее важные.
3. Закупите технику и электронные накопители разных форматов (диски, флешки).
4. Добавьте во внутреннее положение об архиве раздел с требованиями к учету и хранению электронной базы данных.
5. Проведите инвентаризацию имеющегося бумажного архива. Приоритет в оцифровке делайте для более свежих дел и материалов, срок делопроизводства которых только что истек.
6. Выбранные документы отсканируйте и переместите на носители.
7. Добавьте их в программу для централизованного хранения архивных материалов.
8. Назначьте ответственного за формирование электронного архива. Имейте в виду, что периодически нужно будет проводить профилактику от вирусных программ.

У электронного архива есть весомые преимущества перед материальным хранением дел. В первую очередь это экономия места и бумаги, как и возможность быстрее найти запрашиваемую информацию. Такой вариант подойдет небольшим организациям, которым сложно организовать отдельное хранилище. В отличие от бумажных носителей, электронные документы не портятся со временем, невозможно потерять часть листов. 

Тем не менее, носители информации могут размагнититься или повредиться при использовании. Каждые 5 лет архивариус должен проверять техническое состояние накопителя и при необходимости перезаписывать информацию. То же самое нужно сделать, если изменился формат воспроизведения. Например, в организации перешли на более современное оборудование.

Архивный отдел — это важная часть любой организации, отвечающая за хранение и учет документов, как на бумажных носителях, так и в электронном виде. Организация архива предприятия с нуля требует определенной процедуры и правил, чтобы обеспечить сохранность и доступность данных.

Для создания архивов на предприятии сначала требуется подготовить помещение для хранения документов. Зачем нужно организовать архив в отдельном помещении? Это обусловлено несколькими причинами: обеспечение безопасности, удобства хранения и быстрого поиска необходимых документов. Кроме того, соблюдение правил архива является обязательным требованием законодательства для многих организаций.

Основные документы организации должны быть правильно организованы и учтены для передачи в архив. Пошаговая инструкция по организации архива предназначена для того, чтобы помочь вам разобраться с процессом и архивировать бумаги в соответствии с установленными правилами. Кому нужен архив? Архивные документы необходимы не только руководителям предприятия и специалистам в области архивного дела, но и другим сотрудникам, которые могут регулярно обращаться к определенным данным или правильно сдать документы на выходящую почту согласно процедуре.

Как организовать архив с нуля

Архив – это место, где хранятся документы организации, включая бумажные и электронные данные. Организация архива – важная процедура для всех предприятий и организаций, ведь правильно организованный архив помогает обеспечить учет и хранение документов, а также облегчает доступ к необходимым данным.

Предлагаем пошаговую инструкцию по созданию и организации архива с нуля:

1. Подготовить помещение для архива

Перед созданием архива необходимо подготовить помещение, где будут храниться документы. Важно выбрать помещение, которое обеспечит надежную защиту от пожара, влаги и других внешних воздействий. Также необходимо учесть доступность помещения для сотрудников, которые будут работать с архивом.

2. Сделать инвентаризацию бумажных документов

Перед организацией архива необходимо провести инвентаризацию всех бумажных документов организации. Для этого можно использовать специальные программы учета или провести инвентаризацию вручную, составив список всех документов и установив им номера для идентификации.

3. Разработать правила архивирования и учета документов

Для правильного организованного архива необходимо разработать правила архивирования и учета документов. В этих правилах должны быть определены требования к хранению, срокам хранения, правилам доступа и другим аспектам организации архивов.

4. Организовать архивные дела

После инвентаризации и разработки правил архивирования необходимо организовать архивные дела. Это включает сортировку документов по категориям, назначение полок для хранения, установку номеров и меток для идентификации каждого документа.

5. Организовать процедуру передачи документов в архив

Всякий раз, когда появляется новый документ, необходимо определить, кому нужно передать этот документ для его архивирования. Важно разработать процедуру передачи документов в архив и определить ответственного за ее выполнение.

6. Организовать учет электронных данных

В настоящее время все больше организаций хранят свои данные в электронном виде. Для правильного организованного архива необходимо также осуществить учет электронных данных. Для этого можно использовать специализированные программы учета электронных документов.

7. Создать общий список документов

Чтобы облегчить доступ к необходимым документам, рекомендуется создать общий список документов, который будет содержать информацию о всех документах, хранящихся в архиве. Этот список должен быть доступен для всех сотрудников, которым требуется доступ к архивным данным.

Следуя этой пошаговой инструкции, вы сможете организовать архив организации с нуля и обеспечить правильное хранение и учет документов.

Что нужно сделать для создания электронного архива, пошагово

Для создания электронного архива в организации требуется выполнить следующие шаги:

1. Подготовить помещение для хранения документов: необходимо найти и подготовить подходящее помещение для размещения электронного архива. Важно учесть аспекты безопасности, доступности и возможности подключения необходимого оборудования.
2. Определить правила организации и ведения архива: необходимо разработать правила, предписывающие как именно должны быть организованы и ведены электронные архивы в организации. Важно учесть требования законодательства и специфику работы организации.
3. Организовать учет и архивирование документов: разработать процедуру архивирования документов в электронном виде, включая определение основных видов документов и правила их учета и хранения.
4. Создать общий архив для всех подразделений организации: создать единый централизованный электронный архив, доступный для всех подразделений организации. Это позволит сократить дублирование и упростить поиск необходимых документов.
5. Подготовить данные для переноса в электронный архив: провести подготовку бумажных документов для передачи их в электронный архив. Важно надлежащим образом организовать сканирование и систематизацию документов.
6. Создать базы данных и включение документов в электронный архив: создать соответствующие базы данных для хранения и учета электронных документов. Определить порядок включения документов в электронный архив и установить необходимые права доступа.
7. Обучить сотрудников правилам работы с электронным архивом: провести инструктаж и обучение сотрудников организации, которые будут работать с электронным архивом. Рассказать им о правилах работы с документами, их сохранности и процедуре доступа к архиву.
8. Разработать систему резервного копирования и защиты данных: создать систему резервного копирования электронных архивов и обеспечение защиты данных от нежелательного доступа, в том числе авторизацию и шифрование.
9. Провести тестирование и внедрение электронного архива: перед внедрением электронного архива провести тестирование всех его функций и возможностей. Убедиться в правильности и эффективности работы архива.

Следуя этой пошаговой инструкции, организация сможет создать электронный архив, который обеспечит удобство и эффективность хранения и учета документов в организации.

Организация архивного помещения на предприятии с нуля

Для эффективного хранения и учета документов организации, необходимо правильно организовать архивное помещение. В данном разделе мы рассмотрим процедуру создания архива на предприятии с нуля, а также ответим на вопросы, зачем это нужно и как это сделать.

Зачем нужен архив

Архив является общей базой данных организации, где хранятся все важные документы и информация, необходимая для работы предприятия. Он также требуется для правильной организации и учета документов, а также для соблюдения правил хранения документации.

Основные этапы организации архива

1. Подготовить архивное помещение. Для хранения документов в архиве требуется подготовить специальное помещение, учитывающее требования безопасности и удобство доступа к документам.
2. Определить процедуру учета документов. Необходимо разработать правила и процедуры учета документов, включая создание каталогов, ведение журналов передачи и получения документов, а также прочие нужные документы для организации работы архива.
3. Организовать виды хранения. Документы могут храниться в бумажном или электронном виде. Необходимо определить, какие документы требуется хранить в каком виде, а также разработать правила и процедуры для хранения электронного и бумажного архива.
4. Подготовить общий список документов. Для организации архива необходимо создать общий список документов, включающий все категории документов и их характеристики. Это позволит легко и быстро находить нужные документы.
5. Определить правила передачи и сдачи документов в архив. Необходимо разработать правила и процедуры для передачи и сдачи документов в архив, включая заполнение соответствующих документов и сводные таблицы, отражающие движение документов.

Пошаговая инструкция

Для создания архива на предприятии с нуля, следуйте следующим шагам:

1. Подготовьте архивное помещение: оборудуйте его полками или стеллажами для хранения документов, установите систему кондиционирования воздуха и контроля влажности, обеспечьте безопасность помещения.
2. Разработайте процедуру учета документов: создайте каталоги, регистры передачи и получения документов, разработайте правила и документы, необходимые для организации работы архива.
3. Организуйте виды хранения: определите, какие документы требуется хранить в бумажном виде, а какие – в электронном. Создайте правила для хранения электронного и бумажного архива.
4. Составьте общий список документов: создайте список всех категорий документов и их характеристик. Обновляйте этот список по мере необходимости.
5. Установите правила передачи и сдачи документов в архив: разработайте процедуры, документы и таблицы для передачи и сдачи документов в архив. Обеспечьте заполнение этих документов и учет движения документации.

С помощью этой пошаговой инструкции организация архивного помещения на предприятии с нуля будет проходить грамотно и без проблем. Помните о важности правильной организации хранения и учета документов для эффективной работы предприятия.

Пошаговая инструкция, как правильно архивировать документы в бумажном виде

Для организации удобного и эффективного хранения документов в бумажном виде, вам потребуется следовать определенной процедуре. В этой инструкции мы представим вам пошаговый алгоритм, который поможет вам организовать архив организации таким образом, чтобы вы всегда могли найти нужные документы без проблем.

1. Определите, какие документы требуется хранить в архиве. Создайте список основных категорий документов, таких как финансовые документы, договоры, отчеты и т.д.
2. Готовьте помещение для создания архива. Убедитесь, что вы имеете достаточное количество места для размещения всех документов и возможность надежно защитить их от воздействия влаги и пыли.
3. Разработайте общий порядок архивирования. Определите, каким образом будете нумеровать и классифицировать документы, чтобы они были легко найдены при необходимости.
4. Создайте базу данных или список всех документов, которые находятся в архиве. Это поможет вам отслеживать, какие документы находятся в архиве, и быстро найти нужные данные.
5. Установите правила для сдачи документов в архив. Определите, кому и когда нужно передавать документы для архивирования и включите эту информацию в общий порядок.
6. Подготовьте документы для архива. Убедитесь, что все документы находятся в правильном порядке и не содержат каких-либо посторонних предметов или бумажек.
7. Производите архивирование документов пошагово. Следуйте общим правилам и процедурам, чтобы каждый документ был помещен в соответствующую папку или коробку в архиве.
8. Проводите регулярную проверку архива для поддержания порядка и актуализации данных. Убедитесь, что все документы находятся на своих местах и никакие необходимые документы не утрачены или неправильно классифицированы.

Следуя этой пошаговой инструкции, вы сможете организовать архив организации в бумажном виде, установить порядок хранения документов и гарантировать доступ к нужным данным в любой момент.

Как подготовить документы к сдаче

При организации архива данных в организациях, в том числе и электронных, требуется следовать определенной процедуре передачи документов. В данном разделе мы рассмотрим основные правила и пошаговую инструкцию по подготовке документов для сдачи в архив.

Что нужно для организации архива?

Для организации архива в организации требуется помещение для хранения бумажных документов, а также база данных или электронный архив для хранения электронных документов. Для правильного организованного архива требуется описать и включить в систему учета все созданные документы.

Как правильно организовать архив?

Для правильной организации архива в организации требуется выполнить следующие шаги:

1. Создать основные правила и порядок архивирования документов. Это включает в себя определение сроков хранения документов, их классификацию и методы организации.
2. Создать архивные дела и определить, кому они передаются. Для каждого дела требуется указать ответственного лица или должность, которое будет отвечать за организацию и хранение этого дела.
3. Подготовить документы к архивированию. Это включает в себя удаление из документов ненужных или устаревших материалов, а также проверку наличия всех необходимых подписей и печатей.
4. Упаковать документы для передачи в архив. Для бумажных документов требуется использовать специальные архивные коробки или папки, а для электронных документов — создать их копии в цифровом формате.
5. Составить список переданных документов. Для каждого архивного дела требуется указать его название, номер и описание. Это позволит легко находить и управлять архивом в будущем.
6. Передать документы в архивное помещение или базу данных. В зависимости от организации и ее возможностей, архив может быть физическим в виде помещения или электронным в виде базы данных.

Следуя этой пошаговой инструкции, организация сможет правильно организовать архив и подготовить документы к сдаче, обеспечивая удобный доступ к информации и сохранность документов на протяжении всего их срока хранения.

Включение электронных баз данных

Включение электронных баз данных в архив организации требует выполнения определенной процедуры. В этом разделе будет представлена пошаговая инструкция о том, как правильно включить электронные базы данных в архив организации.

Шаг 1: Подготовьте помещение для архива

Перед включением электронных баз данных в архив, необходимо подготовить специальное помещение для хранения документов. Помещение должно соответствовать требованиям по температуре, влажности и освещенности, чтобы обеспечить сохранность электронных данных.

Шаг 2: Создайте правила для архивирования электронных баз данных

Для упорядоченного хранения электронных баз данных в архиве, необходимо разработать правила архивирования. В этих правилах должны быть указаны требования к формату файлов, методам архивирования, срокам хранения и правилам доступа к данным.

Шаг 3: Организуйте учет электронных документов

Для эффективного учета электронных баз данных, необходимо создать систему учета. В эту систему должны быть включены данные о каждом электронном документе, включая его название, дату создания, автора и срок хранения.

Шаг 4: Подготовьте электронные базы данных к архивированию

Перед включением электронных баз данных в архив, необходимо их подготовить. Это может включать в себя обновление программного обеспечения, проверку целостности данных, их резервное копирование и т.д.

Шаг 5: Сделайте передачу электронных данных в архив

После подготовки электронных баз данных и создания правил для их архивирования, следует осуществить процесс передачи данных в архив. Это может включать в себя создание резервных копий, запись данных на оптические носители, а также саму передачу электронных данных в архив.

Шаг 6: Проведите процедуру по сдаче электронных данных в архив

Для правильного включения электронных баз данных в архив, необходимо провести процедуру по сдаче данных. В рамках этой процедуры может потребоваться создание акта сдачи-приемки, подписание договора с архивной организацией и другие действия.

Важно: учтите, что включение электронных баз данных в архив требует соблюдения правил и согласования с соответствующими организациями или органами.

Зачем требуется процедура организации архива в организации

Архив является важной частью организации, независимо от ее сферы деятельности. Корректное и упорядоченное хранение документов позволяет обеспечить надежное сохранение информации, а также быстрый доступ к необходимым данным. Организацию архивов можно проводить как в виде бумажного, так и в электронном формате, и в обоих случаях требуется подготовить и сделать несколько шагов.

Основные причины, по которым требуется процедура организации архива:

• Обеспечение сохранности документов: хранение и учет документов в архиве позволяет избежать их повреждений, потерь и несанкционированного доступа.
• Соблюдение правил архивного дела: процедуры хранения и передачи документов регулируются нормативными актами, которые необходимо соблюдать для соблюдения законности и прозрачности деятельности организации.
• Облегчение работы с данными: правильно организованный архив позволяет быстро находить необходимые документы и получать требуемую информацию, что улучшает эффективность работы персонала.
• Соблюдение сроков хранения документов: процедуры архивирования обеспечивают соблюдение установленных сроков хранения различных типов документов.

Основные этапы процедуры организации архива:

1. Создание общего правила организации архива: разработка специальных документов, определяющих порядок учета и хранения документов в архивах организации.
2. Подготовка помещения для архива: подготовка специального помещения, в котором будут храниться архивные материалы.
3. Учет и организация хранения документов: учет и классификация документов, их физическая расстановка в архиве, создание индексных систем.
4. Архивирование документов: определение документов, подлежащих архивированию, их размещение в архивах с соблюдением определенной системы.
5. Постановка внутреннего учета документов: ведение документации об учете, перемещении и уничтожении документов.
6. Сдача документов в архив: правильное оформление, передача материалов в архив.

Правильно организованный и поддерживаемый архив позволяет сохранить и контролировать важную информацию, облегчить работу с данными и соблюсти законодательство. Поэтому процедура организации архива необходима для всех организаций, независимо от их размера и направления деятельности.

Основные правила архивов организаций

Архивы являются надежным и удобным способом учета и хранения документов в организациях. Для правильной организации архивного дела требуется следовать определенным правилам и процедурам. Ниже представлен пошаговый алгоритм организации архива в виде электронных и бумажных документов.

1. Подготовьте помещение для архива
• Создайте специальное помещение для хранения документов, которое должно быть чистым, сухим и без излишней пыли.
• Оборудуйте помещение полками, шкафами и ящиками для удобного размещения документов.
• Назначьте ответственного сотрудника, который будет отвечать за архив.
2. Определите правила архивирования
• Разработайте инструкцию по организации архивного дела, которая будет включать порядок архивирования документов, сроки их хранения, процедуру передачи архива и т.д.
• Установите правила и требования для электронного архива, включая форматы файлов, именование документов, систему резервного копирования и защиты данных.
• Определите категории документов и их учетные номера для обеспечения удобства поиска и организации.
3. Организуйте архивирование документов
• Согласуйте сотрудникам, какие документы должны быть переданы в архив, а какие — уничтожены в соответствии с установленными правилами.
• Зачемаркируйте документы перед их отправкой в архив, указывая категорию, учетный номер и срок хранения.
• Правильно упакуйте и уложите документы на полках и в ящиках с учетом их характеристик и требований безопасности.
4. Ведите учет и хранение архивных документов
• Создайте общий реестр архивных дел, в котором будет указываться информация о каждом документе, его местоположение и срок хранения.
• Регулярно обновляйте реестр, отмечая передачу и уничтожение документов согласно установленным правилам.
• Обеспечьте безопасность хранения архивных документов, предусмотрев систему контроля доступа, условия хранения и защиту от пожаров и повреждений.
5. Сдача архива и обращение с данными
• Установите процедуру сдачи архива при завершении его срока хранения или передаче его другой организации.
• Подготовьте архивные документы для передачи, проверив их целостность и правильность оформления.
• Предоставьте руководству и сотрудникам необходимую информацию о процедуре сдачи архива и особенностях обращения с архивными данными.

Следуя этим основным правилам архивов организаций, вы сможете правильно организовать и вести учет архивных документов, обеспечивая безопасность и удобство их хранения.

Общий порядок передачи бумаг на хранение

Передача бумажных документов на хранение в архив организации требует соблюдения определенного порядка и процедуры. Ниже представлена инструкция пошагово:

1. Определите, какие документы и досье нужно передать на хранение в архив. Включение документов в архивное хранение должно быть обосновано и соответствовать установленным правилам и правилам учета документов.
2. Организуйте бумажный архив в подготовленном для этого виде помещении. Сделайте необходимый инвентарный учет всех дел и документов, которые будут переданы на хранение.
3. Правильно подготовьте документы к сдаче на хранение. Важно обеспечить их целостность и сохранность. Если нужно, архивируйте документы в соответствии с установленными правилами архивирования.
4. Создайте электронную базу данных для учета переданных в архив документов. Для каждого дела или досье предоставьте подробную информацию о его содержании, дате создания, сроке хранения и других характеристиках.
5. Оформите акт передачи документов на хранение в архив. В акте укажите полный перечень переданных документов, их количество и состояние.
6. Передайте документы на хранение лицу или отделу, ответственному за архивирование в вашей организации.
7. Основные правила при передаче документов на хранение:

• Передача документов должна осуществляться по официальному протоколу. Установите контактные данные и имя ответственного лица для сдачи документов в архив.
• Документы должны быть упакованы и подписаны:
• Упакуйте документы в достаточно прочные коробки или файлы.
• Нанесите на каждую коробку или файл ярлык с информацией о содержании.
• Заполните акт сдачи документов на хранение в архив и укажите перечень переданных документов.

После передачи документов на хранение в архив следует вести учет переданных документов. Это поможет контролировать наличие документов в архиве и облегчит их поиск в будущем.

Правила учета дел

• Необходимо подготовить помещение для создания общего архива организации.
• Определить порядок хранения документов: бумажных или электронных.
• Включение данных о всех организациях в единую базу для учета документов.
• Создание архивного дела в виде процедуры с указанием основных данных.
• Организовать правильно порядок сдачи документов в архив и подготовить их к архивированию.
• Организация передачи и хранения документов при организации электронного архива.
• Учет документов на папках или на обложках при архивировании.

Что требуется:

• Определить, кому и зачем нужен учет документов.
• Сделать инструкцию по правилам учета дел в организации.

Как организовать учет дел в организации:

1. Определить, какие документы должны быть включены в архив и какие – нет.
2. Определить форматы и способы хранения документов.
3. Выбрать подходящее помещение для хранения архива.
4. Установить правила сдачи документов для архивирования.
5. Создать единую систему учета документов.
6. Организовать процесс передачи документов в архив.
7. Учебное пособие для сотрудников по правилам сдачи документов в архив.
8. Провести обучение сотрудников по порядку сдачи документов в архив.
9. Организовать правильное хранение архивированных документов.

Правила учета дел в архивах предприятий и организаций включают в себя организацию и ведение архивов, на основе которых

формируются системы учета документов.

Каким должен быть архив документов в организации

Все бумажные документы хранятся в специальном архиве компании, для организации которого существуют свои правила. Если
организация небольшая, ведением архива может заниматься бухгалтер, но иногда из-за большого объема организация может
нанять отдельного архивариуса для ведения этого направления деятельности. Организовать самостоятельный отдел или
подразделение в составе службы делопроизводства для ведения архива – путь крупных компаний. При этом есть ряд правил,
которые нужно соблюдать при хранении бумаг в архиве.

Во-первых, нужно определить функциональность архива

Архив предприятия может функционировать на правах:

• самостоятельного структурного подразделения. Общее руководство деятельностью архива организации при этом возлагается
  на ее руководителя, а управление повседневной деятельностью архива — на руководителя самостоятельного структурного
  подразделения;
• структурного подразделения в составе службы делопроизводства организации. В этом случае руководство возлагается на
  руководителя службы делопроизводства и руководителя структурного подразделения.

Во-вторых, необходимо четко определить, кто отвечает за архив

Руководитель архива либо лицо, ответственное за архив (архивариус), назначаются на должность и освобождаются от
должности приказом руководителя организации.

Основу деятельности архивариуса составляют:

• организация работы архива;
• ответственность, в том числе и уголовная (например, если документы из архива похищены, уничтожены, повреждены или
  заведомо скрыты (ч. 1 ст. 325 УК РФ)), за выполнение возложенных на архив задач.

Если в организации вводятся новые технологии работы с архивом – например, электронный документооборот или электронный
архив, архивариус должен пройти обучение для работы с ними.
Должность архивариуса обязательно должна быть отражена в штатном расписании организации.

Обычно архивариус выполняет следующие функции:

• ведение списков структурных подразделений организации, являющихся источниками комплектования архива;
• прием сформированных, согласно номенклатуре дел, архивных дел от структурных подразделений организации;
• учет и обеспечение сохранности принятых в архив документов;
• создание и поддержание актуального состояния научно-справочного аппарата к документам архива;
• организация информационного обслуживания руководителей и структурных подразделений организации в отношении
  содержания архивных документов;
• организация использования документов по запросам структурных подразделений организации и частных лиц, ведение
  учета и анализа использования таковых;
• участие в проведении экспертизы ценности документов, а также обеспечение комплекса организационных и методических
  мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
• проверка правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций;
• работа по составлению номенклатуры дел организации и ее структурных подразделений;
• оказание методической и практической помощи структурным подразделениям организации по вопросам работы с
  документами;
• участие в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению
  управления внутри организации;
• участие в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива.

В-третьих, для правильной работы архива рекомендуется разработать и принять положение (инструкцию) об
архиве организации

Обычно туда входят стандартные блоки: общие положения, структура архива, задачи, функции, состав документов архива,
права, взаимоотношения с другими подразделениями и ответственность. Это регламентировано закрепит функции архива и
ответственность должностных лиц.

Основные понятия, термины и определения (более 100!), касающиеся документации и документоведения, изложены в ГОСТ Р
7.0.8-2013. Именно здесь можно узнать, что такое:

Именно здесь можно узнать, что такое:

• документационное обеспечение (ДОУ);
• архивное дело (АД);
• документ (официальный, электронный, архивный);
• подлинник, дубликат и копия (в том числе электронная и заверенная) документа;
• сроки хранения документов;
• многое другое.

Если возникает необходимость выделения архива в отдельное структурное подразделение, то вам сразу стоит задуматься и
об автоматизации архива, чтобы не раздувать штат архивариусов. Использование электронного архива в «1С», созданного с
помощью «Скан-Архива», даже предприятию с оборотом больше нескольких тысяч документов в месяц позволит ограничиться
одним сотрудником архива – тем, кто будет сканировать документы.
Закажите бесплатную демонстрацию «Скан-Архива», чтобы узнать больше.

Функции Архива организации

Давайте разберемся в том, какие функции существуют у архива документов в организации. Непосредственно хранение
документов и ведение учета – лишь верхушка. Рассмотрим функции архива в организации подробнее.

Первая основная функция архива документов в организации – это организация приема этих документов. Такой прием может
быть по документам временного или постоянного хранения. В архив поступают все документы, отражающие процессы в
организации, в соответствии с установленным порядком оформления и хранения данных. Второй основной функцией архива
является ведение учета документов, уже поступивших на хранение.

Когда документы поступили в архив, их, в первую очередь, необходимо систематизировать в соответствии с правилами
ведения архивного учета в данной организации. После чего документы могут храниться, либо передаваться.

Кому архив может предоставить документы?

Документы их архива по правилам могут быть переданы на различные комиссионные рассмотрения или иные, например, когда
необходима информация о составе работников организации, или о конкретном работнике, например, личное дело. Еще могут
изыматься документы, которые более не подлежат хранению, учет по ним больше не ведется, а сами документы уничтожаются,
согласно правилам.

В видении архива организация столкнется с экспертно-проверочной комиссией. Этот учреждение занимается периодической
описью дел, подлежащих ведению и хранению в архиве организации. Им также по правилам можно передавать документы из
архива.

Согласно правилам ведения архива в организации, снять с хранения документ можно в случае передачи его руководителю
организации. Есть ряд документов, которые руководитель, согласно правилам ведения архива, может получить. К таким
документам относятся: документы постоянного и временного хранения, личные дела сотрудников организации, документы,
срок хранения которых подошел к концу, а также акты об утраченных в ходе хранения документах.

Какие еще функции осуществляют в ходе ведения архива организации

• Организация обмена документами между архивом и иными структурами компании и контрагентами.
• Экспертиза документов, которые находятся на временном хранении в архиве.
• Обеспечение сохранности документов, с которыми работает архив организации.
• Поддержание надлежащего информационного обеспечения по вопросам ведения архива, хранения документов.
• Обеспечение навигации в поиске документов, хранящихся в архиве.
• При необходимости, организация работы с документами внутри архива, просмотр документов, ведения учета по
  взаимодействию с документами в архиве.
• Ведение учета по различным обращениям и запросам, которые поступают в архив.
• Полное ведение учета по всем операциям, совершаемым с документами, хранящимися в архиве.
• Разработка и внедрение поисковых регистров и инструментов для работы в архиве организации.
• Сотрудники архива, как правило, участвуют в создании документов, входящих в уставные положения организации, по
  всем вопросам, относящимся к архиву организации.

В ряде случаев работники архива могут выступить помощниками в методической работе других подразделений
организации:

• Помощь сотрудникам службы делопроизводства, с организацией номенклатуры документов, их группированием и
  оформлением.
• Различным сотрудникам организации работники архива могут помочь подготовить документы к отправке в архив.

Права архива организации

Одним из основных прав, которыми наделен архив организации, в лице его сотрудников, это вносить рекомендации в
правила ведения и работы с документами архива. Также, сотрудники архива могут производить запросы любых документов,
необходимых им для работы. Специалисты могут напоминать сотрудникам иных структур организации о необходимости сдать
тот или иной документ в архив.

Обратите внимание: сами сотрудники имеют право принимать участие в работе Центральных экспертно-проверочных
комиссий. Это специальные контролирующие органы при Федеральном архивном агентстве.

Почему современные компании выбирают электронный архив документов

Преимущества электронного архива документов очевидны являются очевидными. Во-первых, хранение документов, в
электронном архив занимает значительно меньше места. Во-вторых, само ведение учета в организации занимает меньше
времени, как на поиск информации, так и на распределение документов, ведь система «Скан-Архив» делает это
автоматически. Эти два фактора существенным образом снимают нагрузку с работников, занимающихся ведением архива, что
повышает их эффективность и снижает вероятность ошибок, при работе с документами. Компания «ГЭНДАЛЬФ» проводит
бесплатные консультации по внедрению электронного архива документов «Скан-Архив» совершенно бесплатно.

В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения. В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив.

ПОСТОЯННО – ЭТО СКОЛЬКО?

Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

• Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016; далее – Перечень 2010);
• Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182, в ред. от 28.04.2011; далее – Перечень 2007).

Срок хранения документа также может быть установлен и в отраслевых нормативных документах. При этом слово «постоянно» может быть заменено синонимом, например, «бессрочно».

• Если организация не является источником комплектования государственного архива.

Графа 3 «Срок хранения документа» Перечня 2010 содержит сноску <*>, в которой указано, что срок хранения «постоянно» (Пост.) документов в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Речь идет только о тех документах, сроки хранения которых указаны в Перечне 2010.

Таким образом, если организация не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, она должна хранить документы со сроком «постоянно» как минимум 10 лет, а затем вольна их уничтожить в штатном режиме наравне с делами, у которых к этому времени истечет срок хранения. При этом в инструкции по делопроизводству или в другом локальном нормативном акте, посвященном хранению документов, целесообразно установить минимальный срок хранения для этих документов. Например:

Так как Общество не является организацией – источником комплектования государственных (муниципальных) архивов, срок хранения «постоянно» для управленческих документов равен 10 годам.

• Если организация является источником комплектования государственного архива, то срок хранения «постоянно» означает «все время существования организации». Если у ликвидированной организации есть преемник, то «постоянно» продлится все время существования организации­-преемника. В случае, если организация ликвидируется без преемников, госархив, к которому она относится, проводит экспертизу ценности документов с постоянным сроком хранения и забирает в свои хранилища те, которые сочтет полезными. Документы, которые не заинтересовали архив, могут быть уничтожены.

ФОРМИРУЕМ И СИСТЕМАТИЗИРУЕМ ДЕЛА И ДОКУМЕНТЫ

Особенности формирования дел

Подготовка дела к хранению начинается задолго до того, как документ будет завершен в делопроизводстве. Все процессы ДОУ выполняются последовательно и связаны между собой.

Например, приказы по основной деятельности должны учитываться и формироваться строго отдельно от приказов по личному составу. Обратным часто грешат небольшие организации, где секретарь сочетает функции делопроизводителя и кадровика. Прежде чем отправить такое составное дело на хранение, придется его расформировать, а это лишний труд.

Что касается переписки, то она должна формироваться по принципу «запрос­-ответ», когда каждое поступившее или отправляемое письмо подшивается в дело согласно своему вопросу, а не по виду (входящее или исходящее). Делать это нужно сразу, иначе, когда придет пора отправлять дела на хранение, секретарь потратит огромное количество времени на формирование истории переписки.

Способы систематизации документов

Документы в деле могут быть систематизированы:

• Хронологически, то есть по времени создания. Как правило, в таких делах документы располагаются строго по регистрационным номерам, например:

• По алфавиту – например, фамилий или наименований проектов:

• Комбинированным способом – сначала документы выстраивают в алфавитном порядке, а затем еще и хронологически, например:

Документы, разделенные на блоки по алфавиту, отделяют друг от друга, например, цветными разделителями. Это необязательно, но существенно облегчает работу с томом. При нумерации листов разделители получают номера в общем порядке.

Таким образом, к моменту оформления дел на хранение документы уже будут правильно сформированы в дела, а внутри дел – систематизированы.

ГОТОВИМ ДОКУМЕНТЫ К ОФОРМЛЕНИЮ

• Удаляем лишнее. Скорее всего, до сих пор документы содержались в папках­-регистраторах. Вынимать из них документы пока рано. Для начала пролистаем каждую папку и удалим из нее черновики, дублетные (повторные) экземпляры документов, листы с заметками, а из самих документов – канцелярские скрепки и скобы степлера.
• Делим дела на тома. На этом этапе определяем, сколько томов дела получится в итоге и каким образом лучше разделить документы на тома: по месяцам, по количеству листов, по контрагентам, по фамилиям и т.д. В соответствии с п. 4.20 Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее – Правила 2015) в каждом деле должно быть не более 250 листов.

Совсем не обязательно придумывать какую-­то систему разделения документов на тома, достаточно соблюдать это правило. Равномерное распределение листов, во-­первых, позволяет сформировать примерно одинаковые по толщине тома, а во-­вторых, облегчает поиск документов в деле. Таким образом, если в деле примерно 300 листов, то лучше сделать два тома по 150 листов, а не 250 и 50.

Затем аккуратно извлекаем документы из папок, распределяем по томам и приступаем к оформлению на хранение.

ОФОРМЛЯЕМ ДЕЛА НА ХРАНЕНИЕ

В зависимости от сроков хранения дела можно оформлять частично или полностью. Частично оформляются все дела, заведенные в организации и имеющие срок хранения более 5 лет, за исключением дел по личному составу. Полному оформлению на хранение, в соответствии с Правилами 2015, подлежат следующие дела:

• постоянного срока хранения;
• временного (свыше 10 лет) срока хранения;
• документы по личному составу (все, включая и те, которые имеют пятилетний срок хранения).

Этапы оформления каждого тома. Полное оформление на хранение каждого тома дела происходит в следующем порядке:

1) нумерация листов дела;

2) составление внутренней описи дела;

3) оформление листа-­заверителя дела;

4) подшивка или переплет документов дела;

5) оформление обложки (титульного листа).

Этап первый: нумеруем листы тома

Если документы уже были ранее кем-то пронумерованы в этом же правом верхнем углу и новая нумерация не совпадает со старой, то старый номер зачеркиваем и рядом пишем новый. Номера, проставленные в других частях листа, исправлять не нужно. Если в том попала брошюра с собственной нумерацией страниц, то каждый ее лист, включая обложку, получает свой номер в общем порядке.

На каждый пронумерованный том можно наклеить стикер со следующей информацией:

• общее количество листов;
• пропущенные номера;
• литерные номера.

Эта информация пригодится нам чуть позже при оформлении листа-заверителя дела.

Если в томе оказалось несколько пропущенных и литерных номеров, то при подсчете количества листов их нужно учитывать. Например, если по номерам в томе 100 листов, но при этом три пропущенных номера и два литерных, то общее количество листов в томе будет равно 99 (100 – 3 +2).

Правила 2015 ничего не говорят о количестве исправлений в нумерации тома. Очевидно, что если ошибок слишком много, то лучше перенумеровать листы. Однако с какого значения начинается это «слишком много», неизвестно. Рекомендуем в этом случае ознакомиться с п. 75 Правил нотариального делопроизводства (утверждены решением Правления ФНП от 17.12.2012, приказом Минюста России от 16.04.2014 № 78):

Извлечение

из Правил нотариального делопроизводства

75. […] Если при нумерации листов в деле (томе) допущено более 5 ошибок, листы дела (тома) нумеруются заново.

[…]

Это правило необязательно для общего делопроизводства, но, по крайней мере, дает представление о том, при каком количестве ошибок том лучше перенумеровать.

Этап второй: составляем внутреннюю опись тома

Составлять внутреннюю опись документов тома не всегда обязательно. Процитируем Правила 2015:

Извлечение

из Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации

и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях

4.30. Для учета документов определенных категорий дел на бумажном носителе (личные, судебные дела, материалы уголовных дел, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела, связанные с выдачей авторских свидетельств и патентных изобретений) составляется внутренняя опись документов дела.

[…]

Внутренняя опись представляет собой своеобразное оглавление тома.

Секретарь при необходимости может создать внутреннюю опись и для других категорий дел. Вот что говорят по этому поводу Основные правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002):

Извлечение

из Основных правил работы архивов организаций

3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.

[…]

Таким образом, составить внутреннюю опись можно и к тому с приказами по основной деятельности (особенно если из­-за неверной систематизации в нем была нарушена нумерация), и к тому с перепиской, если это облегчит пользование томами.

Форма внутренней описи приведена в Правилах 2015 (приложение № 27). Опись имеет собственную нумерацию листов, которую можно проставить автоматически на этапе создания документа в программе MS Word (Пример 1).

Этап третий: оформляем лист-заверитель дела

Лист-заверитель составляется к каждому тому дела. Форма листа также содержится в Правилах 2015 (приложение № 8). Заполнить ее легко: мы уже знаем, сколько листов в каждом томе, а также сколько среди них пропущенных и литерных номеров. Что касается «особенностей физического состояния», то речь идет:

• о надорванных листах;
• склеенных листах;
• брошюрах, прошитых и опломбированных документах в составе тома;
• листах большего формата, чем большинство в томе, и прочих нестандартных для этого тома документах (Пример 2).

Этап четвертый: сшиваем том

• Выбираем обложку. Документы постоянного срока хранения оформляются в картонные обложки, специально предназначенные для дел постоянного срока хранения (рис. 1). Найти их проще на сайтах интернет-магазинов, а не в торговых залах – товар это не самый ходовой, поэтому на прилавок его выкладывать часто забывают.

Картонная переплетная папка дополнена гибким широким корешком с клеевым слоем. Верхняя и нижняя обложки имеют биговку с отступом от левого края 25 мм, что позволяет листать дело как книгу и без затруднений копировать листы.

Оформленный в такую обложку том выглядит как обычная книга, только большого формата. Оформленные таким образом тома можно располагать на полке вертикально, не опасаясь, что они будут сгибаться, сминая содержимое.

• Делаем обложку. Если руководство посчитает, что это слишком дорого, секретарю придется брать в руки ножницы, картон и создавать обложки самому. Однако сделать приличные обложки получится только в том случае, если удастся найти качественный картон, разрезанный на листы, равные или чуть больше формата А4. Из обычного «Для детского творчества» ничего хорошего не выйдет.

Для самостоятельного изготовления обложки понадобится картон, лист бумвинила (прочный водостойкий переплетный материал на бумажной основе) и двусторон­ний скотч.

Принцип сшивания покупных и самодельных обложек один:

1. Сложить вместе нижнюю крышку, документы и верхнюю крышку, просверлить и сшить переплет.

2. Завернуть мягкий материал (при самостоятельном изготовлении – полоску бумвинила) вниз за нижнюю крышку и приклеить внатяг снизу скотч (рис. 2).

В результате самодельная обложка будет выглядеть почти так же, как на рис. 3.

• Используем дырокол. Поскольку документы сшивают в 4 прокола, лучше воспользоваться для этого специальными дыроколами на 4 прокола, которые за раз пробивают пачку документов от 150 до 300 листов (рис. 4, 5).

Можно воспользоваться и обычным дыроколом на 10 листов с двумя отверстиями, правда, пробивать эти десять листов придется дважды. Расстояние между четырьмя отверстиями должно быть 8 см (в соответствии
с рекомендациями ГОСТ 17914­72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия»), поэтому на измерителе следует выставить значение «888».

Прежде чем пробивать в томе отверстия, нужно расположить документы дела в следующем порядке:

1) внутренняя опись (если она создавалась);

2) документы дела;

3) лист­заверитель.

• Подбираем иглу и нитки. Швейная игла слишком мала, лучше использовать мешочную (так называемую «цыганскую») – длинную (около 12 см) и с широким ушком. Нить потребуется крепкая, но можно сложить в несколько раз и обычную. Сшивать можно и банковским шпагатом, но продеть его непросто даже в «цыганскую» иглу.

Длина нити на стандартный том – примерно 1 метр. Оптимальную для себя длину лучше всего определить опытным путем – уже на третьем сшиваемом томе станет понятно, сколько ее потребуется. Узел на конце нити, как при обычном шитье, завязывать не нужно – все равно концы будут обрезаны до оптимальной длины. Если том был проколот (пробит, просверлен) аккуратно, проблем с продеванием нити не будет, поскольку диаметр иглы намного меньше, чем диаметр отверстия от сверла или дырокола.

Направление иглы с нитью при сшивании тома показано на рисунке 6.

После того как оба конца нити выведены с оборотной стороны тома, они завязываются (не туго, чтобы том можно было не только открыть, но и при необходимости снять копию с любого документа, но и не слабо, чтобы листы дела не «гуляли») и обрезаются.

Обратите внимание: в общем и кадровом делопроизводстве выводить концы нитей с внутренней стороны обложки и скреплять их заверительной наклейкой не требуется. Концы обрезаются и по возможности прячутся под обложку. Если обложки нет – просто выводятся с внутренней стороны без каких-­либо дальнейших манипуляций.

Этап пятый: оформляем титульный лист (обложку) тома

Форма титульного листа дела приведена в Правилах 2015 (приложение № 28). Ее заполнение трудностей обычно не вызывает. Не забудьте только, что верхняя строка обложки «Наименование государственного (муниципального) архива» остается незаполненной. Если дело когда-нибудь попадет в государственный архив, его сотрудники сами заполнят эту строку.

В нижнем левом углу титульного листа проставляется архивный шифр дела: номер фонда, номер описи и номер этой единицы хранения по описи (Пример 3 ).

Титульный лист приклеиваем на обложку тома. Лучше всего использовать клей ПВА, но тогда дело нужно немедленно поместить под пресс на несколько часов, иначе титульный лист приклеится неровно и местами сморщится. Меньше всего подходят для этого клей-карандаш (обложка отклеится уже через пару часов) и канцелярский клей (слишком жидкий и испортит титульный лист так, что никакой пресс его не спасет). Распечатывать обложки на листах с клеевым слоем дорого и неэффективно: «клеевой слой» на них условный, и обложку можно снять одним движением руки.

Итак, алгоритм оформления до­кументов на постоянное хранение выглядит следующим образом:

ЧТО ПРИОБРЕСТИ В АРХИВ

Ассортимент специальных канцелярских товаров для архива, представленный в магазинах, небольшой, но кое-что выбрать можно.

• Станки для архивного переплета. Том дела закрепляется в них и просверливается. Станок может быть ручным (для сверления нужно крутить специальную ручку, рис. 7) и электрическим (сверло запускается нажатием кнопки, рис. 8). Мнения специалистов об этих станках расходятся: кто-то считает их удобными, кто-то – ровно наоборот. Но отверстие, пробитое дыроколом, однозначно выглядит ровнее и опрятнее, чем просверленное станком.

• Короба для хранения. Готовые тома можно просто ставить на полку, а можно дополнительно упаковывать в короба. Видов коробов множество. Отметим, например, короб с завязками, в который помещается несколько сшитых томов дел (рис. 9).

В продаже можно найти и большие короба с откидной крышкой (рис. 10). В такой короб может поместиться 10 и более томов.

Из коробов с откидной крышкой удобно доставать нужный том или связку, не снимая с полки коробку. Некоторые короба даже имеют специальные крепежные скобы, что позволяет, соединяя короба, сформировать стеллаж (рис. 11).

Закажите бесплатную консультацию

И мы поможем вам в решении вашего вопроса

Подать заявку

Архив должен быть на каждом предприятии. И в этой статье мы расскажем о том, какого плана должны придерживаться те, кто хочет справиться с этой работой самостоятельно.

Скажем сразу, процесс этот не слишком сложный, но очень кропотливый, требующий колоссальной внимательности, глубокого знания законов, тщательности и щепетильности.

Если описанная ниже инструкция покажется вам слишком сложной, вы всегда можете обратиться за помощью к профессионалам. Например, в петербургскую компаний «Первый Городской Архив» — http://pga-spb.ru, которая уже долгие годы занимается организацией архивов на предприятиях Северной столицы.

Подготовка — пошаговая инструкция

1. Изучение требований закона. Начать нужно именно с этого, чтобы разобраться, что именно и каким образом нужно хранить.
2. Решение оргвопросов — например, нужен ли вам только бумажный архив или вы будете создавать также его электронную копию.
3. Издание приказа о назначении ответственного лица.
4. Разработка номенклатуры дел — как правило, она проводится с опорой на федеральный Перечню типовых управленческих архивных документов.

Создание архива

Процесс непосредственного создания архива состоит из двух важных частей — архивной обработки документов и подготовки помещения, где будет располагаться хранилище.

В свою очередь обработка состоит из следующих этапов:

1. Сбор документов и их предварительная оценка — необходимо выявить, имеются ли лакуны, то есть есть ли утраченные бумаги и каким образом их нужно восстанавливать. В абсолютном большинстве случаев такая нехватка обнаруживается.
2. Экспертиза научной и практической ценности бумаг. Важно, опираясь на закон и текущие рабочие процессы, разобраться, какие документы должны попасть в архив, а какие нет. На практике очень часто в кабинетах такой хаос, что рядом с ценными документами лежат черновики и случайно распечатанные файлы, не несущие никакой значимости.
3. Определение сроков хранения документов.
4. Прием на хранение всей неиспользуемой в данный момент документации.
5. Составление номенклатуры дел — как правило, выполняется в соответствии с принятым стандартом, но это не обязательно.
6. Выделение дел с истекшим сроком годности — это очень важно, что просроченные документы нельзя просто выкинуть даже на этапе создания архива. Их нужно правильно оформить и уничтожить.
7. Подготовка всех соответствующих актов.

Завершающий этап

Завершающая стадия состоит из следующих шагов:

1. Разработать разрешения и ограничения доступа, чтобы четко понимать, кто именно и каким образом может попасть в архив.
2. Разработка учета приема и выдачи документов — это необходимо для того, чтобы бумаги не исчезали из архива бесследно в процессе работы.
3. Переплет и физическая организация архива.
4. Учет актуальных бумаг.

Обратно к списку

Организация электронного архива документов

Электронный документооборот – все более популярная форма процессов, связанных с ведением документации, во многих организациях.

При этом сотрудники непросто иногда отправляют документы таким образом, они ежедневно используют на своих рабочих местах большую часть функционала систем ЭДО.

В процессе ЭДО имеется одно (заключительное) звено, которое во многих организациях зачастую не развито в нужной мере, за что сегодня многие уже расплачиваются, сталкиваясь с хаосом – это проблема хранения накопленных документов.

Далее мы поговорим об электронном архиве, его преимуществах перед бумажным, об организации такого вида архива в части информационных технологий, особенностях учета документов в нем и многих других аспектах.

Отметим, что данная статья написана, основываясь не только на опыте использования, но и на опыте внедрения систем ЭДО и электронных архивов, поскольку наша компания уже много лет предлагает на российском рынке свои услуги в этой области.

Проблемы бумажного архива документов

Бумажный архив по сей день сохраняется во многих организациях и имеет массу недостатков, которые легко решить внедрением электронного хранения документации (при этом, перевод бумажного архива в цифровую форму – сама по себе огромная проблема).

Эти и другие недостатки стандартного архива делают его ведение устаревшим процессом, который давно пора заменить электронным архивом.

Что такое электронный архив и каковы его преимущества?

Электронный архив представляет собой хранилище, в котором из ЭДО или прочих цифровых источников поступает поток документации, который по определенным правилам разбивают, организуя учет и архивирование документов

Правила регламентируются организацией, ее локальными нормативными актами и ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492.

Организация архива электронных документов:

• Локальный архив – хранение документов в электронном виде на сервере пользователя;
• Облачное хранилище – хранение документов в электронном виде на стороннем сервере и организация доступа через Интернет;
• Хранилище системы ЭДО и архива – хранение документов у провайдера ЭДО. Организация и доступ оговариваются с провайдером.

Преимуществами электронного архива являются:

Простота и скорость работы с архивом, обусловленные доступностью любого документа за любой период в несколько кликов. Все документы хранятся в единой базе.

Быстрый ответ на требования налоговой. Облегчается и ускоряется поиск документов для ответа на многочисленные требования проверяющих органов.

Подтверждение ставки НДС 0%. Подтверждать обоснованность льготного налогообложения, в том числе ставку НДС 0%, становится проще Надежность и безопасность.

Организация электронного архива происходит таким образом, что доступ на запись и изменение файлов, по сути, имеет только автоматизированная система, а пользователям доступно только чтение документов.

Хранение документации выполняется на носителе информации, с которого создаются резервные копии на других носителях, при этом сервера должны находиться на разных (физически) машинах.

Если каким-то образом сгорит или будет затоплен один сервер, то всегда есть его резервная копия, которую нетрудно было сделать. Также отсутствует возможность несанкционированного доступа к данным, поскольку работает система разграничения доступа и прав.

Эффективность работы. Архив электронного вида позволяет не только структурировать, но и сортировать документы относительно явных признаков, например, дата, наименование и пр.

Возможность масштабирования. С ростом компании постепенно растет поток документации и соответственно место, занимаемое на носителях.

В случае с электронным архивом достаточно приобрести дополнительный носитель информации и подключить его к системе архивирования.

При этом для некоторых документов можно задавать «срок годности», после истечения которого они будут автоматически стерты.

Отсутствие необходимости в помещениях. В отличие от архива с бумажными носителями с ростом электронного архива не требуется расширения помещений, а значит компания получает большую экономию, сумму которой можно рассматривать как часть прибыли при переводе с бумажного варианта архива на электронный.

Рис.1 Схема цифрового архива

Создание электронного архива: поэтапный план

Продумывание этапов и четкое следование плану по организации архива в электронном формате поможет выявить основные потребности к самому архиву и всей системе в целом. Нижеперечисленные пункты обязательно должны входить в этапы планирования перехода на электронный архив.

Определение функционала системы. На первом этапе необходимо определиться с требованиями к системе, а именно – какие действия должна выполнять сама система, откуда будут поступать данные, способ хранения, функционал пользователя и пр. На этом этапе формируется представление о системе в целом.

Анализ деятельности компании или определение видов бумаг под хранение. Выявление видов бумаг, которые подлежат оцифровке в первую очередь. Формирование понимания потоков документации.

Планирование приоритета блоков по внедрению. На этом этапе определяется очередность реализации блоков электронного архива. Зачастую блоки представляют собой поэтапное введение видов документов.

Анализ существующего бумажного архива. Пересмотр правила принятия документации в архив. Определение системы учета и оформление описей. Оцифровка бумажных носителей. Данный этап подразумевает постепенное сканирование имеющегося архива при необходимости. Обычно оцифровка архива проводится за последний год, т.к. вероятность использования таких документов при работе высока.

Введение оцифрованных данных. Заключительный этап, позволяющий ввести необходимые данные в систему и начать работу.

В кратчайшие сроки создадим электронный архив для оперативной работы с документами

Данный перечень не конечен, каждая организация ввиду своих особенностей может изменить или дополнить план другими этапами.

Комплектование архива и организация работы с электронными документами в нем

Существует огромное количество нормативных документов, которые определяют понятие электронного документа и регламентируют взаимодействие с системой их оборота.

Чтобы не разбираться во всех тонкостях, а также сэкономить массу времени на организации электронного архива, обратитесь в компанию, которая предоставляет услуги по ЭДО, ведь процесс этот потребует не только экспертных знаний по внедрению и анализу системы документооборота, но и человеческих ресурсов – сотрудников, наполняющих архив.

Наша компания предоставляет услуги по настройке безбумажного документооборота на предприятиях любого масштаба, к которым относится и внедрение системы управления электронным архивом.

Перед передачей документов в электронный архив проводится экспертиза ценности этих документов, что также регламентировано. Критериями такой экспертизы можно считать возможность обеспечения продолжительного хранения, способ содержания, степень сохранности и пр.

Основным этапом комплектования архива является запись упорядоченных документов на электронные носители. К предъявляемым требованиям в этой области может относиться соответствие определенным форматам записи файлов или их шифрование, применение лицензионного ПО, соответствие ГОСТу и другие требования.

Заключительным этапом является проверка носителей с записанными файлами, создание на них соответствующей документации и направление в архив для хранения.

Рис.2 Способы комплектования архива

Особенности учета электронных документов в архиве

Учет электронных документов ведется в определенных единицах – делах. Каждое дело получает свой учетный номер, который является частью шифра. Шифр и некоторые учетные данные могут быть нанесены на вкладыш футляра цифрового носителя. Архивный шифр должен содержать:

• Номер архивного фонда;
• Номер описи дел;
• Номер единицы хранения согласно описи.

Вкладыш цифрового носителя должен содержать:

• Наименование компании;
• Наименование подразделения;
• Тип экземпляра;
• Номер описи;
• Дата записи на электронный носитель;
• Отметки об ограничении доступа.

ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492 регламентирует правила, по которым электронные документы направляются в архивную библиотеку.

Согласно этому ГОСТу установлена необходимость создания описи, в которой будут перечислены документы, входящие в определенное дело.

Такая опись прикладывается к делу, и по ней может осуществляться поиск для дальнейшей обработки документов или утилизации. Описи необходимо объединять в реестр описей, что также способствует быстрому поиску нужной документации.

Любая передача документов в архив должна быть отражена в учетной книге поступления носителей, и факт хранения должен быть отражен в книге учета единиц хранения (дел). Все эти и другие записи могут производиться также в электронном виде.

Это позволяет полностью автоматизировать архив, как в сочетании с системой ЭДО или СЭД, когда вся документация, включая документы бухгалтерского учета, поступает в уже отсканированном виде, и ее нужно только поместить в архив, так и в сочетании с ручной оцифровкой документации, что, конечно, менее эффективно, но все равно не мешает использовать все преимущества электронного архива, которые были описаны выше. В заключение отметим, что внедрение безбумажного документооборота подразумевает создание электронного архива.

Как организовать архив в организации с нуля: пошаговая инструкция создания архива с нуля на предприятии. Офисная служба

ОСОБЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ АРХИВА СОБСТВЕННЫМИ СИЛАМИ

Так или иначе в любой компании есть архив. Но одно дело, когда архивное хранение в организации структурировано, есть ответственный за ведение архива и весь процесс отлажен и идет своим чередом, и совсем другое, когда документы хаотично разложены по шкафам и папкам, или, что еще хуже, просто свалены в углу кабинета. И вот в таком случае, при необходимости или при проверке соответствующими органами отыскать нужную бумагу представляется довольно сложным делом. Если в вашей компании все еще нет архива, пора заняться его созданием. Это не только поможет навести порядок в документах, но и создаст существенный прирост в производительности организации в целом. Эффективно организованный архив обеспечит доступ ко всем документам предприятия быстро, а вы будете спокойно и уверены, что ни одна бумага не потеряется.

Давайте посмотрим, как можно организовать архив своими силами и с чего стоит начинать.

Место архива в делопроизводстве

Многие руководители не считают важным создание архива, особенно на начальном этапе существования компании. А зря.

Пока компания молодая объем документооборота, конечно, не такой большой, но вот через несколько лет бумаг станет так много, что создание отдельного архива будет довольно трудоемкой задачей, даже несмотря на развитие компьютерной автоматизации. Создание архива отнимает в делопроизводстве значительные людские и финансовые ресурсы.

Потому лучше на начальном этапе побеспокоиться и обеспечить структурированное хранение документов в организации.

Архив — это не только порядок в документах, но и определенный показатель того, что было сделано в вашей компании, а что нет.

Фактически, любая актуальная документация в любой организации может рассматриваться как пополнение архива. Перед началом создания архива необходимо учитывать юридические тонкости. Ведь все-таки вы организуете хранение документов компании, которые могут содержать конфиденциальную информацию или персональные данные.

Несмотря на информатизацию общества, роль традиционных архивов на физических носителях остается немалой

Юридические основы ведения архива: кому нужно создавать архив

Ведение архива требуется независимо от формы документооборота и может осуществляться как своими силами, так и с привлечением сторонних фирм. Хранить документы вне своей организации, довольно дорогостоящая услуга, плюс быстро получить доступ к требуемой бумаге будет проблематично.

Потому многие выбирают архивное хранение внутри своей компании — создают под архивное хранение отдельный кабинет, а иногда и целое помещение. Непосредственно за документацию отвечает начальник хранилища.

Если организация невелика, а расширения штата не предвидится — то архивом заведует либо секретарь, кадровик, либо те сотрудники фирмы, которые изначально отвечали за документооборот. Перед тем, как приступить к созданию архива изучите Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Это, можно сказать, основной документ, который формирует базу для законов на уровне субъектов РФ, определяет правила работы с архивными бумагами, имеет значение для перечней документов, определяющих срок хранения и др. Он констатирует положение, а в правилах, перечнях и инструкциях раскрывается, как действует положение, и как его применять.

Совокупность всех этих документов отражает суть юридических основ создания и обеспечение архивного хранения. К тоже они являются обязательными к применению для организаций всех форм собственности.

Бумажный и электронный архив

Процесс создания архива сегодня вовсе не обязательно включает бумажные записи. По традиции, все важные(и в государственном, и в частном смысле) документы имеют бумажные дубликаты, однако их значение в последние годы значительно пересматривается. Плюс традиционных физических носителей — энергонезависимость. Прочесть с листа можно всегда, никакой привязки к электронике.

Минус — чрезвычайная хрупкость бумаги. Стандартный писчий лист очень тонкий и моментально отсыревает. Любой архив с традиционными документами обязан храниться в строжайших условиях соблюдения влажности воздуха, пылезащищенности, ограничения яркости света и т.д. Электронный же архив — технология повседневности и будущего.

Все наиболее передовые методы защиты касаются именно электронной формы хранения документов. Законодательная же база, к сожалению, запаздывает и тем самым серьезно ограничивает применение новейших технологий сбережения документации. В целях кибербезопасности наиболее важные архивные данные хранятся исключительно в локальных сетях на серверах в самом хранилище.

В последнее десятилетие активно развиваются «облачные» технологии, но и «облако» лучше делать внутренним в случае содержимого исключительно высокой важности. Переход на электронные технологии также требует немалой переподготовки архивариусов.

Несмотря на информатизацию общества, роль традиционных архивов на физических носителях остается немалой.

Использование материальных бэкапов оправдано и с точки зрения повышения надежности хранения важных данных, и исходя из базовых вопросов кибернетической безопасности.

Процесс организации архива

Начинается процесс неизменно с определения необходимости сохранения бумаг. Инициировать организацию может как руководитель компании, так и ответственные за деловодство подчиненные.

Архивариусами и контрольными органами отдельно рассматривается архив как физическое явление и как структурная часть неизбежной деловодческой бюрократии. В первом значении к архиву относится вся совокупность деловых бумаг, которая представляет ценность для хранения. Во втором значении архивный отдел — структурное подразделение организации, которое несет полную ответственность за то, каким образом будут сохранены ценные бумаги. В плане создания архива это означает как необходимость назначения дополнительных ответственных работников, так и особые кондиции хранения. Обычными этапами создания собственного архива с нуля бывают:

• издание приказа по учреждению относительно назначения отвечающих за архивное дело сотрудников. В малых организациях делопроизводством и архивами заведует один и тот же человек. Однако это приводит к излишней нагрузке на человека в случае большого объема документооборота;  
• разработка номенклатуры дел. Обычно производится согласно федеральному Перечню типовых управленческих архивных документов. Последняя редакция Перечня произведена Правительством РФ в 2016 году и является обязательной к исполнению;  
• определение сроков хранения. Дела особой важности сохраняются в архиве постоянно. Документы временного хранения находятся там свыше десятилетия. В особых случаях приказом может быть прописано помещение документов в архив на три, пять и иное количество лет;  
• раздача отделам и сотрудникам специальных выписок с заголовками дел, находящимися в ответственности их подразделений. Составление этих выписок проводят в строгом соответствии с каталогом архивных дел, если такового нет — с образцом из предприятий профильной отрасли.  

Перечисленные этапы – стратегические, их придерживаются в течение всего срока работы архива. Первичный же план действий архивного работника таков:  

• Оценка организации архивного дела на месте работы. На этом этапе составляется предварительная опись имеющихся документов, заранее прикидывается, какие недостающие бумаги должны помещаться в архив, а также примерные сроки их поступления в архив.  
• Стандартизация рабочего процесса в свежесозданном подразделении. Ознакомление начальником архива либо замещающим его руководителем новых ответственных работников со спецификой работы в архивах и юридическими тонкостями сохранности документации;  
• Организация приема всей не используемой на текущий момент информации на хранение. Назначение архивариусом лиц, прямо ответственных за классификацию, перерегистрацию и сбор документов в установленном порядке.  
• Инвентаризация всех наличных документов. Создается отдельная картотека, где прописываются атрибуты дел. Параллельно сверяются отчеты о документообороте прошлых лет. Устраняются недочеты в описаниях дел, удаляются неактуальные сведения  
• Составление номенклатуры дел. Обычно каталогизация проводится по установленным отраслевым стандартам, однако в зависимости от структуры архива она может меняться в ту или иную сторону.  
• Прописывание разрешений и ограничений доступа к хранилищу. Если организация небольшая — то доступ к архивным материалам могут иметь практически все сотрудники. Если у юридического лица много подразделений — обычно практикуется делегирование ответственности согласно специализации.  
• Создание общего учета приема и выдачи документов. Электронная либо физическая картотека лиц, пополняющих архив и берущих оттуда документы. Здесь также указывается степень доступа.  
• Поиск недостачи архивных бумаг путем обращения в профильные отделы (либо к ответственным сотрудникам) за отчетами. При надобности — оформляются просьбы получить оные от других юридических лиц.  
• Организация переплета дел. Существуют специальные архивные методички, где детально описаны все техники переплета с учетом естественного обветшания бумаги и стандартного форм-фактора хранения документации.  
• Организация учета актуальных работ. Создание новых картотек и порядка сдачи архивных дел. Вся документация должна еще в рабочем процессе иметь категорию важности и будущего хранения  

Помимо перечисленного, в компетенцию архивариуса входит подача сметы в бухгалтерию касательно финансовой стороны дела. Это одна из важнейших сторон заведения архива. Если в компании при реорганизации или создании уже есть стеллажи и помещение под хранение документации — то траты на оборудование архива незначительны. Однако организация процесса с нуля говорит о необходимости более серьезных финансовых влияний. В следующем разделе детально описаны строгие условия содержания документации, от которых категорически нельзя отступать. Поэтому экономия здесь также неуместна.

В свою очередь, вопросы техники безопасности и вывоза архива за пределы организации в прямую компетенцию архивариуса не входят. Он лишь занимается мониторингом состояния вверенного ему помещения.

Соответствие электропроводки и иных коммуникаций на предмет безопасного хранения ценностей — парафия технического отдела.

А вопросы перемещения архивов обычно лежат уже в компетенции директората и локально на уровне архива попросту не решаются.

Как хранить архивные документы

Форма хранения архивированной документации может устанавливаться директивно. Также есть возможность свободной формы ведения вышеописанной отчетности. Однако для единообразия и простоты оборота все связанные с архивным вопросом бумаги хранят в папках-регистраторах форм-фактора «корона».

Ранее были распространены учетные картотеки, однако все чаще реестр ведется в онлайн-офисах и иными электронными средствами. Также для архивирования данных важно иметь соответствующие ТСО (технические средства обучения). Это презентационная техника, зачастую раритетная.

В качестве воспроизводимых форматов могут понадобиться:

• дисководы на трехдюймовые, пятидюймовые, восьмидюймовые дискеты;
• проекторы диафильмов и слайдов;
• бобинные киноаппараты (обыкновенно — восьмимиллиметровые). Помещение для хранения документов оборудуют специально. Впрочем, в небольших организациях это обычные кабинеты. В идеальных условиях запрещено прокладывать по хранилищу трубы водоснабжения и канализации, технологический слив воды. Особая роль тут выделена отдельной системой пожаротушения и автономной сигнализацией. Запрещено ставить рядом с архивохранилищами различные комнаты с мощным электрооборудованием, холодильные установки, бойлеры — во избежание протечек и коротких замыканий. Вентиляция также обязана быть автономной.

Условия хранения документации приближены к музейным, хотя и немного проще. «Свежие» дела хранятся несколько дольше, однако российским законодательством регламентировано многолетнее содержание документации в кондиционных условиях. Температуру и влажность помещений обязательно контролируют термометрами и гигрометрами. В отдельных случаях устанавливают психрометры, одновременно меряющие и влажность, и температуру. Офсетная бумага очень тонкая, с плотностью около 70 грамм, ей чрезвычайно вредят скачки влаги и температуры. Воздух по хранилищу обязан ходить свободно, дабы исключить наличие плесени, пыли, насекомых мелких грызунов. Техническое обеспечение архивного подразделения (оно же — матчасть) сильно разнится для организаций в зависимости от функций и размера штата, но есть общие рекомендации. Дела обыкновенно хранят на стеллажах или в шкафах, первое и второе должны обладать несгораемостью, а потому металлические. Стеллажи обязательно ставят торцом к окнам, чтобы свет не попадал на бумагу. К наружным стенам стеллажи не ставят, дабы исключить сырость и промерзание. Далее следует рассчитать площадь. Обыкновенно принимаются такие параметры:

• на метровый стеллаж становятся 30 папок типа «Корона» либо 50 обычных скоросшивателей;  
• в архивном стеллаже 230 см высоты и 12 полок.

Итого на один стеллаж можно поставить минимум 350 и максимум 600 дел. Расстояние между отдельными стеллажами — от 80 см, габаритные параметры с боковыми стойками — 100х65 см. Самая ответственная часть организации архива — передача туда дел. Помимо собственно формирования кадров, занимающихся документооборотом, нужно формировать и оформлять сами дела, а также произвести экспертизу по их ценности. Для вынесения решения по ценности материалов производится подшивка, либо переплет с нумерацией листов, описью, правильным оформлением обложки и надписи на самом деле. Только такие документы вообще могут приниматься к рассмотрению на продление хранения. Документы с постоянным и временным (свыше 10 лет) сроком хранения необходимо подшить в том. Ограничение на объем каждого тома — 250 страниц. В случае, если дело не подлежит слишком долгому хранению, практикуется процедура частичного оформления, не требующая всех реквизитов. В этом случае можно не нумеровать листы, не писать заверительные надписи и не заниматься дополнительной систематизацией внутри самого дела. Таким образом, даже базовые этапы формирования архивного отдела организации являются очень трудоемкими и требуют значительного времени. Именно поэтому на данный участок работ назначают исключительно продуктивных и ответственных людей, могущих в дальнейшем бесперебойно заниматься как учётом уже существующих дел, так и документооборотом с участием «новоприбывших» материалов. Вышеописанные советы актуальны в первую очередь для ИП и ООО. Однако общие принципы организации процесса «нулевого» архивирования не зависят от типа юридического лица. Итоговые же тезисы относительно архивного дела с нуля таковы:

• каждый новый архив требует тщательного логистического и финансового планирования;
• электронные формы архивации – технология будущего, однако с недостаточной законодательной базе;
• условия хранения бумажных носителей обязаны быть строжайшими;
• при формировании архива обязательно делегируются полномочия по ответственности за все поступающие документы.  

Количество показов: 38811

Как собственными силами создать архив «с нуля»? — Право на vc.ru

Архив – это собрание старых бумажных (электронных) документов, представляющих ценность для хранения. Трудно представить компанию без архива документов.

{«id»:546394,»gtm»:null}

???? Папки с документацией могут быть просто разложены на столе (лучший вариант – расставлены на полках в шкафу) либо организовано архивное хранение в соответствии с законами и есть сотрудник (архивариус), ответственный за его ведение.

Если «на лицо» 1-й вариант, то не трудно создать архив «с нуля» своими силами. И не просто навести порядок, а организовать быстрый доступ к любому документу. Это сразу повлияет на производительность процессов в лучшую сторону.

Руководители «молодой» организации не задумываются об архиве. Да, документов пока мало. А через год их будет уже много, несмотря на автоматизацию делопроизводства. Но лучше с первых шагов сделать всё правильно и структурированно, чтобы потом не тратить значительные финансовые и людские ресурсы.

????И не забываем, что документация компании содержит конфиденциальную информацию и персональные данные сотрудников. Поэтому создаём архив с учётом юридических нюансов.

Для хранения архива выбираем место (чаще отдельное помещение) и ответственного человека.

Можно привлечь сторонние архивные компании для ведения архива своей компании. Но это услуга платная, и быстрый доступ к документу получить не удастся.

????Начинаем создание архива с базы: ФЗ от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в РФ». Здесь находятся все правила, положения, перечни и инструкции для архивного хранения документов.

Традиционные бумажные документы удобны всегда, их не требуется «привязывать» к компьютерной технике. У бумаги также есть «минусы»: она горит, пересыхает и отсыревает. Поэтому требуются специальные условия хранения документов с соблюдением норм t°, % относительной влажности, ограничения по интенсивности света.

Документы в электронном формате зависят от уровня кибербезопасности в компании, хранятся только на корпоративных серверах. ИТ-технологии затратны и требуют инвестиций.

Поэтому дубликаты бумажной документации и её хранение не теряют свою актуальность.

Выполняем стратегические и тактические этапы организации архива.

• издание Приказа о назначении ответственного за архивное дело.
• разработка Номенклатуры дел.
• определение сроков хранения. Они зависят от статуса документов. «особо важные» хранятся в архиве постоянно. Документы временного хранения помещаются в архив на 3, 5, 10 и более лет.
• архивные выписки составляются в строгом соответствии с каталогом архивных дел назначенным ответственным сотрудником (архивариусом).

10 тактических этапов формирования архива (действия архивариуса).

• Составление предварительной Описи существующих документов, выявление недостающих бумаг, определение сроков их сдачи в архив.
• Знакомство со спецификой работы в архиве и юридическими нюансами хранения документации.
• Сбор, классификация и перерегистрация не используемых документов на текущий момент.
• Инвентаризация наличных в архиве документов. Создание картотек, записывание атрибутов Дел.
• Составление Номенклатуры дел (с учётом отраслевых стандартов).
• Установление разрешений и ограничений доступа к архивному хранилищу.
• Учёт приёма и выдачи документов (создание электронной или физической картотеки лиц, пользующихся документами с указанием степени доступа).
• Поиск недостающих архивных документов.
• Организация переплёта дел (в соответствии с методичками).
• Учёт актуальных документов: создаём новые карточки, организуем порядок передачи дел в архив.

Дополнительные полномочия архивариуса: разработка сметы по финансированию процессов архивирования и подача её в бухгалтерию.

Какие помещения требуются под архив? Это могут быть отдельные кабинеты, в которых отсутствуют трубы водоснабжения и канализации. Обязательна система пожаротушения + автономная сигнализация и вентиляция.

❌Рядом с архивом запрещается располагать помещения с мощным оборудованием, бойлеры, холодильники.

Архивная документация, в основном, хранится в папках на металлических стеллажах и в шкафах. Требуется рассчитать площадь хранения. Например, на архивном стеллаже (2,3 м высотой с 12-ю полками) размещается от 350 до 600 папок «КОРОНА».

Какая самая ответственная фаза архивного делопроизводства? Передача дел в архив. Оценивается ценность материалов (подшивки, переплёта с нумерацией листов и описью) на основе проведения их экспертизы. Правильно оформляется обложка дела. Так, документы с постоянным и долговременным сроком хранения >10 лет подшиваются в тома (max объём тома – 250 страниц).

В нашей статье мы дали только краткий этап работ. При организации архива необходимо учесть много факторов. Создание собственного архива очень непростая и затратная задача, как физически, так и материально.

Решить этот вопрос можно делегировав ведение архива сторонним архивным компаниям. Один из вариантов – это передача документов на внеофисное хранение (на постоянной или временной основе).

Вы освободите себя от многих трудоёмких функций – сортировка, подшивка, опись и сдача в архив документов. Специалисты Делис Архив помогут разрешить все проблемы.

Все советы данного поста актуальны для ООО, индивидуальных предпринимателей.

{«contentId»:546394,»count»:0,»isReposted»:false,»gtm»:null}

{«id»:546394,»gtm»:null}

Кто отвечает за текущее и архивное хранение документов в организации

Документы как один из видов активов компании в условиях рыночной экономики требуют большего внимания, ответственности и даже уважения. В данной статье даются рекомендации по системной регламентации их текущего оперативного и архивного хранения в организации, при этом особое внимание уделяется разграничению зон ответственности сотрудников и руководства.

Документы (прежде всего официальные, возникающие в деятельности юридических и физических лиц) представляют собой уникальное социальное явление и в истории, и в современном развитии человечества, и в государственном управлении, выполняя свою основную роль – регулятора общественных отношений. Документы представляют собой юридически значимые объекты, т.к. влекут правовые последствия.

Они являются объектами регулирования в гражданском праве, поскольку только на основании документов возможно подтвердить права собственности на имущество и иные имущественные права1.

В административном праве документы являются доказательствами2, за подделку документов (а также печатей, штампов и бланков; ст. 19.23 КоАП) и нарушение требований законодательства об их хранении акционерными обществами и иными участниками рынка ценных бумаг наступает административная ответственность (ст. 13.25 КоАП РФ).

Однако четкое определение документа как одного из объектов права в действующем законодательстве отсутствует, отсутствует и прямая норма, позволяющая считать документы имуществом или имуществом особого рода.

Особый характер документа определяется тем, что документ и сам является материальным объектом, и фиксирует, доказывает права на имущество, выполняя правовую функцию, функцию доказательства. Кроме того, имущество подлежит денежной оценке и может быть отчуждено, но по отношению к документам методика денежной оценки остается практически неразвитой.

Вопросы изъятия официальных документов кратко упоминаются в КоАП РФ. А в сделках слияния или поглощения документальный и архивный фонды практически никогда не упоминаются в актах приема-передачи основных средств.

Руководители организаций нормы ст. 210-211 ГК РФ о бремени содержания имущества собственником и рисках случайной гибели или случайного повреждения, которые собственник имущества принимает на себя, не относят к документальному фонду или архиву своей организации.

Более того, в профессиональном сообществе довольно часто возникают обсуждения анекдотичных указаний руководителей организаций разного уровня, которые тем не менее одинаково не хотят создавать архив, возлагать на кого-либо ответственность за обеспечение сохранности документов (документального и архивного фонда), а всерьез планируют уплачивать административные штрафы в размере 300 тыс. руб. с должностного лица (ст. 13.25 КоАП РФ) и уничтожать все документы из-за якобы слишком дорогого хранения.

В связи с этим рекомендуем коллегам еще раз обратить внимание на Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»3:

• Во-первых, при отсутствии прямых законодательных норм об ответственности коммерческих организаций за обеспечение сохранности их документальных и архивных фондов статьей 3 ФЗ № 125 тем не менее предусмотрено осуществление архивного дела не только государственными органами, органами местного самоуправления, но и организациями и гражданами.
• Во-вторых, дается определение понятия «владелец архивных документов – государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами и реализующее полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором».
• В-третьих, права владения, пользования и распоряжения составляют суть содержания права собственности. Поэтому ст. 9 ФЗ № 125 прямо относит к частной собственности архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными. Таким образом, документы как собственность необходимо организовать, систематизировать, взять на учет, назначить ответственного за них и т.п. Собственность необходимо эффективно и рационально использовать, т.е. управлять ею. Для управления архивными документами организации имеют право (но не обязаны) создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности (ст. 13 ФЗ № 125). Но в то же время ст. 17 ФЗ № 125 устанавливает, что не только государственные органы и органы местного самоуправления, но и организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, нормативными правовыми актами, а также перечнями документов со сроками хранения.

Сделаем выводы:

1.

Руководители (креативный топ-менеджмент) должны понимать значение документов как собственности организации, необходимость их хранения и документированного делегирования ответственности за обеспечение их сохранности, что предусматривается нормами корпоративного управления. Служба делопроизводства, которая стремится к реализации концепции управления документами по ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 (а также по стандартам ISO 15489:2001 и новой серии ISO 30300:2011), может помочь руководству.

2. Руководитель службы делопроизводства, отвечающий за ведение делопроизводства в организации, инициирует создание архива как структурного подразделения в составе службы делопроизводства (такова практика последних лет). Руководству организации представляются:

• обоснование создания архива в зависимости от состава и количества документов организации, включая обоснование его штатной численности (в форме служебной записки);
• проект положения об архиве;
• проект внесения соответствующих изменений в штатное расписание службы…