Ведение воинского учета в должностной инструкции кадровика

автор ответа, консультант Аскон по трудовому праву и бухгалтерскому учету в бюджетных организациях

ВОПРОС

В должностной инструкции инспектора по кадрам определены обязанности по ведению воинского учета. При приведении должностных инструкций в соответствие с профстандартом наименование должности звучит «специалист по персоналу».

В обязанности специалиста по персоналу в соответствии с профстандартом не входит ведение воинского учета. Как быть? Включать дополнительную функцию в должностную инструкцию или предлагать сотруднику совмещение профессий (за дополнительную плату)?

ОТВЕТ

По нашему мнению, правильнее оформить как поручение дополнительной работы (совмещение) либо как совместительство, так как учет военнообязанных – это иная трудовая функция.

ОБОСНОВАНИЕ

Воинский учет граждан по месту их работы осуществляется организациями в соответствии с законодательством Российской Федерации Положением о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 «Об утверждении Положения о воинском учете»).

В соответствии с п. 12 Положения о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719) число работников, осуществляющих воинский учет в организациях, определяется с учетом следующих норм:

а) 1 работник, выполняющий обязанности по совместительству, — при наличии на воинском учете менее 500 граждан;

б) 1 освобожденный работник — при наличии на воинском учете от 500 до 2 000 граждан;

в) 2 освобожденных работника — при наличии на воинском учете от 2 000 до 4 000 граждан;

г) 1 освобожденный работник на каждые последующие 3 000 граждан, состоящих на воинском учете.

Согласно п. 12 Положения для осуществления воинского учета в организациях требуется один работник, выполняющий обязанности по совместительству, — при наличии на воинском учете менее 500 граждан. Необходимо отметить, что Положение о воинском учете не регулирует трудовые отношения.

Исходя из формулировки п. 12 Положения, можно сделать вывод, что, если в организации количество работников менее 500, ведение воинского учета может по совместительству выполнять какой-либо работник организации наряду со своей основной работой, например, на условиях совмещения.

За состояние воинского учета в организации отвечает руководитель. Он вправе своим приказом назначить ответственного за военно-учетную работу.

Работодателю следует издать приказ установленной формы, в котором указать работника, а также его функциональные обязанности по ведению воинского учета (п. 22, 39 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях, утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017).

В соответствии с ч. 2 ст. 60.2 ТК РФ дополнительная работа, поручаемая работнику наряду с работой, определенной трудовым договором, может выполняться им в порядке совмещения профессий (должностей) путем расширения зон обслуживания, увеличения объема работ или в связи с возложением на него обязанностей временно отсутствующего работника. При этом работодатель может поручить работнику выполнение такой дополнительной работы только с его письменного согласия и за дополнительную плату (ч. 1 ст. 60.2 ТК РФ).

При совмещении профессий (должностей), расширении зон обслуживания, увеличении объема работы или исполнении обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, работнику производится доплата. Размер доплаты устанавливается по соглашению сторон трудового договора с учетом содержания и (или) объема дополнительной работы (ст. 151 ТК РФ).

Шаг 1. Назначить ответственного
Несмотря на то, что ответственность за организацию и ведение ВУ несет руководитель компании, заниматься непосредственно учетной работы может другой сотрудник предприятия. Количество ответственных, прикрепленных к учету, зависит от количества сотрудников, подпадающих под процедуру.
Постановление Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. N 719 установило следующие нормы:
— менее 500 граждан — 1 работник, выполняющий обязанности по совместительству
— от 500 до 2000 граждан — 1 освобожденный работник
— от 2000 до 4000 граждан — 2 освобожденных работника
— на каждые последующие 3000 граждан — 1 освобожденный работник
При этом руководители организаций обязаны выделить ответственным за ВУ специально оборудованные помещения с железными шкафами, доступ к которым находится под контролем.

Вопрос: Может ли подписывать документы по воинскому учету уполномоченное генеральным директором организации лицо? Что необходимо для этого?
Ответ: Руководитель организации обязательно подписывает: ежегодный план по ведению ВУ и приказ о назначении ответственного. Остальные документы по воинскому учету (изменения сведений, сведения о приеме, увольнении), расписки в журнале учета листков сообщений может подписывать уполномоченное лицо на основании выданной доверенности (раздел III, п. 27, 28, 29, 36 Обязанности работников, осуществляющих ВУ Методических рекомендаций по ведению воинского учета)».

Вопрос: Можно ли в приказе о назначении ответственного за ведение ВУ прописать, что генеральный директор предоставляет право подписи ВУ документов уполномоченному им лицу? Если да, как это правильнее сформулировать?
Ответ: Право подписи можно оформить приказом с выдачей соответствующей доверенности включающей перечень документов ВУ, которые вправе подписывать уполномоченное лицо. Таким же образом оформляется право подписи на получение документов в соответствующих органах.

Вопрос: Должно ли штатное расписание предусматривать должность для сотрудника, ответственного за ВУ по совместительству? Или достаточно приказом возложить обязанности на какого-то сотрудника? Какое должно быть название этой должности?
Ответ: Если в должностные обязанности менеджера по персоналу не включены функции по ведению воинского учета, такую обязанность можно возложить на него только с его письменного согласия, предусмотрев соответствующую доплату. Совмещение оформляется по правилам, установленным ст. 60.2 ТК РФ.

Шаг 2. Определить, какие сотрудники подлежат воинскому учету, а какие – нет.
Подлежат ВУ:
— Граждане мужского пола, подлежащие первоначальному учету в возрасте от 15 до 17 лет
— Граждане мужского пола призывного возраста от 18 до 27 лет
— Граждане, пребывающие в запасе
— Граждане женского пола, имеющие военно-учетные специальности

Не подлежат ВУ:
— Граждане женского пола, не имеющие военно-учетной специальности
— Граждане, лишенные свободы или имеющие условный срок наказания
— Лица, постоянно проживающие за пределами РФ
— Лица, проходящие военную службу или альтернативную гражданскую службу
— Граждане, достигшие предельного возраста пребывания в запасе
— Граждане, освобожденные от военной службы
— Офицеры запаса внешней разведки и ФСБ

Вопрос: В каких случаях сотрудник-иностранец должен встать на воинский учет и что для этого нужно?
Ответ: Иностранные граждане не подлежат воинскому учету на территории РФ. Воинскому учету подлежат только военнообязанные граждане России (п. 14 Положения, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719).

Вопрос: Где можно ознакомиться с перечнем военно-учетных специальностей для женщин?
Ответ: В приложении к Постановлению Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 «Об утверждении Положения о воинском учете». Перечень также приложен к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета в организациях от 11.07.2017.

Вопрос: Нужно ли ставить на ВУ студентов, проходящих практику не более месяца?
Ответ: Воинский учет ведется только в отношении работников. Студенты, проходящие практику у работодателя, работниками не являются. Следовательно, воинскому учету они не подлежат.

Шаг 3. Составить номенклатуру дел
Номенклатура дел – это порядок, регламентирующий распределение документов по папкам, описывающий содержимое каждой папки и каждого дела. Ответственному сотруднику необходимо сформировать папки и разложить по ним соответствующие документы. В ВУ есть 4 крупных дела:

1. Руководящие и регламентирующие документы ВУ. К ним относятся:

• Конституция Российской Федерации
• Федеральный закон от 28 марта 1998 г. № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе»
• Федеральный закон от 31 мая 1996 г. № 61-ФЗ «Об обороне»
• Федеральный закон от 26 февраля 1997 г. № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»
• Постановление Правительства Российской Федерации от 27 ноября 2006 г. № 719 «Об утверждении Положения о воинском учёте»
• Федеральный конституционный закон «О военном положении» от 30 января 2002 г. № 1-ФКЗ
• Раздел IV Федерального закона «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 N 53-ФЗ (Отсрочки)
• Методические рекомендации по ведению воинского учёта в организациях (утв. Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.07.2017)
• Инструкция о порядке оповещения граждан, пребывающих в запасе на предприятиях, в учреждениях, учебных заведениях и организациях
• Инструкция по бронированию на период мобилизации и на военное время граждан Российской Федерации, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, имеющих запас, и работающих в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях
• «Инструкция об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета», утвержденная приказом Министра обороны РФ от 22.11.2021 N 700
• Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета
• Приказ об организации воинского учета граждан
• План работы по осуществлению воинского учета
• Журнал проверок состояния воинского учета в организации
• Проект приказа и акт на передачу бланков специального учета и других документов по ведению воинского учёт

Дополнительные формы можно получить в территориальном военкомате (ВК). Организация предоставит формы с учетом специфики вашего учета – специального или общего.

2. Картотека личных карточек
С 8 января 2022 года воинский учет призывников и военнообязанных в организациях осуществляется по карточкам гражданина, подлежащего воинскому учету в организации (форма N 10 в приложении N 22 к Инструкции об организации работы по обеспечению функционирования системы воинского учета) (далее карточка по форме №10). Таким образом, карточки Т-2 ВУРС более не применяются с целью ведения воинского учета.

Обращаем Ваше внимание, что карточки по форме №10 формируются и ведутся как в бумажном, так и в электронном виде. Поэтому помимо обычной картотеки работодатель должен теперь вести также и электронную картотеку.

Электронная картотека формируется по тем же правилам, что и для бумажных носителей. Внесение каких-либо изменений в базу данных электронных карт, а также распечатка их допускается только работником, осуществляющим ведение воинского учета в организации.

Отметим: И электронная картотека, и картотека карточек по форме №10
на бумажном носителе, требует постоянного обновления.

Карточки на принятых на работу граждан, поставленных на воинский учет, помещаются в соответствующие разделы картотеки:

Карточки граждан, снятых с воинского учета, хранятся отдельно от картотеки до проведения очередной сверки с военным комиссариатом или органом местного самоуправления, после чего уничтожаются с составлением акта об уничтожении.

Карточки граждан, поставленных на воинский учет по месту пребывания на срок более трех месяцев, а также по месту, не подтвержденному регистрацией по месту жительства (месту пребывания), выделяются в отдельные группы и раскладываются в порядке, обеспечивающем удобство работы с ними.

Карточки уволенных граждан, подлежащих воинскому учету, хранятся в архиве. Согласно Приложению №7 Методических рекомендаций по ведению воинского учета в организациях при увольнении граждан с работы личные карточки уволенных военнообязанных и призывников изымаются из картотеки организаций и сдаются в архив. В Инструкции порядок хранения таких карточек не определен. Поэтому можно воспользоваться прежним порядком: архив строится по годам, используется разделитель, в рамках года- в алфавитном порядке.

Вопрос: Необходимо ли вести воинский учет по внутренним совместителям?
Ответ: Военкоматы не требуют ведения воинского учета по внутренним совместителям. Что касается внешних, то ФЗ №53 не содержит ограничений по признаку «основной работник» или «совместитель». Поэтому воинский учет необходимо вести и в отношении внешних совместителей.

3. Делопроизводство по ведению ВУ
В этой папке хранится переписка с военными комиссариатами и военными управами:

• Журнал регистрации документов воинского учёта -входящих
• Журнал регистрации документов воинского учёта — исходящих
• Сведения о принятых на работу
• Сведения об уволенных с работы
• Сведения о произошедших изменениях в военно-учётных данных
• Списки сверок с военными комиссариатами
• Форма №18
• Форма №6
• Форма №11МУ
• Списки юношей, подлежащих первоначальной постановке на в/учёт
• Списки граждан женского пола, подлежащих постановке на в/учёт
• Списки граждан, обязанных состоять, но не состоящих на в/учёт

4. Работа с гражданами по воинскому учёту

• — журнал учета-выдачи листков сообщений
• — листки сообщений.

Вопрос: Что значит «дело»? Необходимо ли создавать отдельные соответствующие папки?
Ответ: Военкоматы требуют оформления соответствующих папок: «Папка № 1», «Папка № 2» и так далее. При этом каждая папка должна иметь свое название. Например, папка № 2 может называться «Картотека личных карточек».

Шаг 4. Составить пакет документов для постановки организации на воинский учёт

• Сопроводительное письмо с просьбой о постановки на ВУ
• Приказ руководителя организации о назначении военно-учетного работника
• Форма Ф-18
• Заверенные копии регистрационных документов

Документы, которые нужно подать в военный комиссариат:

• Приказ об организации ВУ граждан
• План работ по осуществлению ВУ
• Должностная инструкция по ведению воинского учета
• Донесение – 11МУ
• Форма 18
• Заявление о постановке на ВУ

Обращаем Ваше внимание, что в зависимости от Администрации и военного комиссариата, требования к составу документов и бланку Формы 18 могут отличаться. Рекомендуем уточнить указанные данные перед обращением по постановке организации на воинский учет.

Перед началом работы необходимо разработать и утвердить обязанности для ответственного за ВУ сотрудника, издать приказ об организации ВУ, разработать план по осуществлению ВУ, согласовать документы с военным комиссариатом. Типовую должностную инструкцию можно найти в правовых системах. Также за разработкой должностной инструкции можно обратиться к консультантам.

Структура обязанностей сотрудника, ответственного за ВУ:

• Обязанности по обеспечению постановки граждан на воинский учет по месту работы;
• Обязанности по сбору, хранению и обработке сведений, содержащихся в личных карточках граждан, подлежащих воинскому учету;
• Обязанности по поддержанию в актуальном состоянии сведений, содержащихся в личных карточках, а также в документах воинского учета военных комиссариатов.

Вопрос: В какой срок необходимо оповестить военный комиссариат о смене ответственного лица за ведение ВУ?
Ответ: Законодательно этот срок не установлен, однако Методические рекомендации (рекомендации — ключевое слово) в п. 22 указывают, что проект приказа о назначении ответственного за ВУ согласовывается с ВК. При этом указано, что кандидатуру целесообразно согласовывать перед назначением на должность. Также перемещение и увольнение таких работников согласовывается с ВК. Обычно военные комиссариаты не занимаются согласованием кандидатур, а работают по уже предоставленным приказам.

Шаг 5. Подать документы в Администрацию(районную управу) и военный комиссариат.
После подачи документов необходимо получить от Администрации (районной управы) и военного комиссариата справку о постановке организации на воинский учет.

Вопрос: Какая именно организация осуществляет постановку на воинский учет — районная управа, военный комиссариат или администрация города?
Ответ: Регистрация организаций, обязанных осуществлять воинский учет в Москве, согласно административно-территориальному делению и законодательству о местном самоуправлении, осуществляется районными управами. В других городах — территориальной администрацией. Эти государственные органы осуществляют функции призывных комиссий. Именно эти органы присваивают номер организации при постановке на воинский учет. После регистрации в этих органах работодатель регистрируется в военном комиссариате.

Вопрос: Головной офис организации находится в Санкт-Петербурге, компания имеет более 10 обособленных подразделений и филиалов. Необходимо ли вставать на учет по месту нахождения филиалов?
Ответ: Воинский учет осуществляется по месту регистрации юридического лица, т.е. по месту нахождения центрального офиса организации. Вставать на воинский учет по месту нахождения филиалов не требуется.

Шаг 6. Направить сведения в военкомат по месту регистрации каждого военнообязанного сотрудника

Вопрос: Случается, что работник не предоставляет временную регистрацию, а по постоянному месту прописки он снят с воинского учета. Каким образом определять, к какому военкомату принадлежит адрес регистрации работника?»
Ответ: Чтобы определить, к какому ВК относится адрес регистрации работника, можно предварительно позвонить в ВК для уточнения информации. Распределением подведомственности занимаются районные управы и Министерство обороны РФ. Адреса областных и районных ВК указаны на сайте Министерства обороны. Уточнить подведомственность также можно в районной управе.

Если сотрудник снят с воинского учета по месту регистрации, а информации о том, что работник состоит на воинском учете в другом месте по месту временной регистрации у Вас нет, то необходимо осуществить постановку на воинский учет данного гражданина по месту известной Вам регистрации. Для этого направьте в ВК по месту жительства (регистрации в паспорте) сведения о том, что гражданин обязан состоять, но не состоит на воинском учете, и сопроводительное письмо с просьбой оказать содействие о постановке данного гражданина на воинский учет.

При приеме на работу граждан, подлежащих воинскому учету и не имеющих регистрации по месту жительства и месту пребывания, а также граждан, прибывших на место пребывания на срок более трех месяцев и не имеющих регистрации по месту пребывания, необходимо выдавать им сведения по установленной форме. Эти сведения работники будут передавать в военкомат для постановки на воинский учет (Постановление Правительства РФ от 6 февраля 2020 г. № 103 «О внесении изменений в Положение о воинском учете»)

• Шаг 7. Регулярная актуализация данных по воинскому учету:Вести номенклатуру дел и обязательные журналы
• Обновлять картотеку военнообязанных и призывников
• Проверять у военнообязанных граждан документы и наличие обязанности встать на воинский учёт
• Оформлять работникам листки сообщений для постановки на воинский учет по месту регистрации
• Оповещать работников о вызовах (повестках) соответствующих военных комиссариатов или органов местного самоуправления, разъяснять воинские обязанности
• Вести и актуализировать базу данных 1С или иной учетной системы
• Проводить внутренние аудиты ведения воинского учета
• Сверять данные личных карточек c военкоматом
• Готовить для военного комиссариата обязательные формы и отчеты

Эту постоянную работу проводит ответственный за ведение ВУ работник или профессиональная команда консультантов, которым вы передали эту функцию.

Вопрос: Военный комиссариат отказывается принимать сведения о принятых и уволенных сезонных сотрудниках. Как быть в этой ситуации?
Ответ: Законодательство РФ об обороне и воинском учете не содержит исключений для организаций по ведению воинского учета сотрудников, принимаемых на работу по срочному трудовому договору.

Если сотрудник, принимаемый на работу не относится к категориям, перечисленным в п.15 Положения (Постановление Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719), т.е. к категориям, не подлежащим воинскому учету, организация обязана вести воинский учет таких сотрудников на общих основаниях. Направляйте такие сведения по почте, делайте отметки об отправке в журнале исходящей документации, а не приносите их лично в ВК.

Вопрос: Необходимо ли уведомлять ВК о переводе сотрудника на другую должность?
Ответ: Да, нужно.

Вопрос: Необходимо ли проверять, стоит ли в паспорте у сотрудника отметка о приеме на воинский учет по месту прописки?
Ответ: Обязанность проверять отметки в паспорте лежит на работодателе. Эта обязанность закреплена в Методических рекомендациях. О том, что у военнообязанного нет отметки необходимо уведомить ВК и направить туда работника, выдав листок сообщения.

Вопрос: Если сотрудник затягивает свой поход в военкомат, наступает ли в этом случае ответственность организации и/или сотрудника? Если да, то какая?
Ответ: Работодатель обязан направить работников в ВК с листком сообщения и проконтролировать возврат отрывной части с отметкой ВК. Для этого ведется специальный журнал. Методическими рекомендациями (п.п а п. 29) и Положением о воинском учете (п. 32), установлен двухнедельный срок для направления сведений. Работодатель несет ответственность только за нарушение сроков. Для сотрудника с 1 октября 2023 года за нарушения в сфере воинского учета предусмотрены штрафные санкции в размере от 1000 до 30 000 рублей:

Организация воинского учета и его предназначение

Воинский учет — это система приемов и методов, с помощью которой обеспечивается регистрация всех лиц призывного возраста в единой базе данных, отражение в ней основных сведений о каждом таком лице, а также последующая актуализация этой информации. Система воинского учета позволяет компетентным органам следить за тем, насколько своевременно каждый военнообязанный исполняет воинский долг, и отслеживать случаи незаконного уклонения от него.

Основными нормативными актами, которые регламентируют процесс осуществления воинского учета, являются закон «О воинской обязанности и военной службе» от 28.03.1998 № 53-ФЗ и положение о воинском учете, утвержденное постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 № 719.

Для чего же конкретно нужен воинский учет, каково его предназначение? Ответ на этот вопрос можно найти в положении № 719, в п. 2 которого цель воинского учета сформулирована примерно следующим образом:

• в периоды, когда обстановка в стране спокойная, основная задача воинского учета — обеспечить выполнение воинского долга каждым призывником, т. е. своевременно следить за наполняемостью армии и препятствовать незаконному уклонению от службы;
• если же случается военный конфликт либо возникает реальная угроза безопасности страны, то с помощью механизма воинского учета уполномоченные органы должны своевременно мобилизовать военнообязанных лиц, а также обеспечить потребность госструктур в трудовых ресурсах.

ВАЖНО! Потребность в трудовых ресурсах обеспечивается путем прикрепления военнообязанных граждан, находящихся в запасе, к определенным госструктурам, чтобы при мобилизации они не были отправлены в место боевых действий, а исполняли бы определенные трудовые функции в таких госструктурах.

Чтобы воинский учет отвечал своему предназначению, как было указано выше, государство должно иметь актуальную информацию о каждом призывнике. С этой целью специальные ответственные органы (военные комиссариаты) обязаны обеспечить учет всех потенциальных призывников (мужчин в возрасте 18–27 лет, а с 2024 года 18-30) и военнообязанных (запасников; лиц, которые имеют отсрочку вплоть до достижения ими 27-летнего (с 2024 года 30-летего) возраста; женщин, получивших военные специальности, а также некоторых других лиц, перечисленных в п. 14 положения № 719).

ВАЖНО! Верхняя граница призывного возраста повышена до 30 лет с 2024 года  (п. 1 ст. 1 закона от 04.08.2023 № 439-ФЗ).

Для этого законодатель обязал всех лиц мужского пола в год, когда им исполняется 17 лет, явиться по повестке в военкомат и пройти процедуру первоначальной постановки на воинский учет, в процессе которой специальная комиссия определит, годен ли призывник к службе в армии и в какой степени (без ограничений или ограниченно годен).

ВНИМАНИЕ! Первоначальная постановка на воинский учет осуществляется в период с 1 января по 31 марта того года, в котором призывнику исполнится 17 лет (п. 1 ст. 9 закона № 53-ФЗ). Это значит, что даже еще не достигшие по факту 17-летнего возраста призывники должны явиться в военкомат в указанные сроки, если они получили повестку.

Подробнее о первоначальной постановке на воинский учет см. в статье «Первоначальная постановка граждан на воинский учет»

За функционирование механизма воинского учета ответственность несут как крупные ведомства (Минобороны, МВД, СВР, ФСБ), так и органы власти субъектов РФ и местного самоуправления, а также организации (п. 5 положения № 719).

Но кто же именно осуществляет воинский учет по каждому военнообязанному? Как было указано выше, это военные комиссариаты (либо, если их нет на определенной территории, органы местного самоуправления). Но не только. Если потенциальный призывник работает в какой-либо организации, то именно она должна вести по нему воинский учет.

Пошаговую инструкцию по ведению военного учета в организации подготовили эксперты КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ и переходите к Путеводителю по кадровым вопросам.

Что под собой подразумевает воинский учет в организации и для чего он нужен, расскажем далее.

Ведение воинского учета и бронирование в организации: общая информация

Прежде всего стоит заметить, что вести воинский учет следует не только по призывникам, но и по всем военнообязанным, которые трудятся/обучаются в организации. К таковым закон № 53-ФЗ (п. 1 ст. 52) относит всех лиц, пребывающих в запасе:

• тех, кто был уволен из армии в запас;

  С 01.01.2024 предельный возраст пребывания в запасе подняли. Подробности здесь.

• лиц, имеющих отсрочку либо по каким-то иным причинам не успевших отслужить до 27, а с 2024 года до 30 лет (в том числе это освобожденные от службы по причине успешного завершения военной кафедры в университете);
• лиц, отслуживших альтернативно на гражданке;
• женщин, имеющих военные специальности.

ВНИМАНИЕ! Если в компании трудятся лица, освобожденные от воинской обязанности в силу закона, либо женщины, не имеющие военной специальности, то вести в отношении них воинский учет работодателю не нужно.

Подробнее о том, кто должен вести воинский учет в компании, см. в статье «Что относится к обязательной кадровой документации?».

Должен ли ИП вести воинский учет работников?

Подробнее

Порядок и основные правила, которыми компании должны руководствоваться в данном контексте, установлены в Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом ВС РФ 11.07.2017.

Итак, в отношении указанных выше лиц компании должны осуществлять воинский учет. Для этого они так же, как и военкоматы, собирают, систематизируют и поддерживают в актуальном состоянии информацию об исполнении военнообязанными работниками воинского долга. Кроме того, важной целью воинского учета в организации выступает корректный анализ, насколько компания будет обеспечена трудовыми ресурсами, если вдруг возникнет военный конфликт и будет объявлена мобилизация военнообязанной части населения.

Воинский учет в компании должны осуществлять столько специалистов, сколько того требуют нормы п. 12 положения № 719. Так, к примеру, если в компании трудится менее 150 военнообязанных граждан, то учет ведет один специалист, и то по совмещению.

ВАЖНО! При этом если в фирме учет военнообязанных сотрудников должны вести двое и более специалистов, то компании следует создать отдельное структурное подразделение — военно-учетный стол (п. 13 положения № 719).

Для того чтобы документально закрепить ведение воинского учета в компании, следует издать приказ об организации воинского учета, в котором за подписью руководителя указывается, кто именно из сотрудников будет осуществлять воинский учет.

ВНИМАНИЕ! Кандидатуры специалистов, которые будут осуществлять воинский учет, должны быть согласованы с военкоматом, которому подведомственная территория, где располагается фирма. Кроме того, компании должны направлять туда копии приказов о назначении/увольнении специалистов с должности по ведению воинского учета (п. 22 Методических рекомендаций).

Инструкция по ведению воинского учета в организациях

Конкретный перечень функций, которыми наделяются работники, занимающиеся учетом военнообязанных сотрудников в компании, должен быть закреплен в специальной инструкции по ведению воинского учета.

Такая инструкция очерчивает требования к сотруднику, занимающемуся учетом военнообязанных: какие нормы законодательства он должен знать и чем ему следует руководствоваться в своей работе. Кроме того, в этом документе определяются основные должностные обязанности и права работника, осуществляющего воинский учет в фирме, а также прописываются положения в отношении мер ответственности такого специалиста за нарушения, которые он может допустить при ведении учета.

Методические рекомендации по ведению воинского учета в 2023 году

Для корректного ведения воинского учета компания должна составить план соответствующих работ на год (который также должен быть согласован с военкоматом). В таком плане следует указать все сроки мероприятий по учету сотрудников.

Обязательно ли ежегодно утверждать для военкомата план работ по ведению воинского учета и бронированию?

Подробнее

Воинский учет граждан в организациях осуществляется по документам, перечень, формы, порядок хранения и заполнения которых устанавливаются Министерством обороны Российской Федерации (п. 27 положения № 719). И ведется он на основании следующих документов (п. 25 Методических рекомендаций):

• приписное свидетельство — для призывников, которые еще не отслужили;
• военный билет — для военнообязанных лиц в запасе.

Поэтому при приеме на работу в 2023 году ответственный за учет специалист должен проконтролировать, все ли указанные документы в порядке: нет ли где неточностей, поддельных записей, вырванных листов, все ли необходимые отметки на месте. И если нет — сообщить в военкомат.

С 14.04.2023 вступил в силу Федеральный закон от 14.04.2023 № 127-ФЗ, который сократил сроки подачи сведений работодателем в военкомат.

Итак, в течение года специальный сотрудник в организации должен следить за полнотой и актуальностью информации о работниках, подлежащих воинскому учету. Для этих целей такой сотрудник заводит по каждому военнообязанному работнику личную карточку, в которой отражается вся информация о нём: семейное положение, занимаемая в организации должность, уровень образования, место жительства и т. д. (п. 28 Методических рекомендаций).

О форме, с помощью которой работодатель осуществляет воинский учет работников, см. в статье «Унифицированная форма № Т-2 — бланк и образец заполнения».

Если какому-либо работнику приходит повестка из военкомата, военно-учетный стол фирмы должен оповестить его об этом, а также поспособствовать, чтобы он своевременно явился в военкомат. Если же на работу устраивается женщина, имеющая военную специальность, то фирма должна направить ее в военкомат для первоначальной постановки на учет.

Кроме того, компании следует разъяснять своим сотрудникам, как именно они должны исполнить воинский долг в случае мобилизации, а также какая ответственность наступит, если они этого не сделают.

Важной функцией специалистов, ведущих воинский учет в организации, является бронирование работников, т. е. закрепление необходимых специалистов за организацией на время военного конфликта.

ВНИМАНИЕ! Как правило, инструмент бронирования доступен только для стратегически важных предприятий, т. е. осуществляющих военные или госзаказы, непосредственно влияющих на жизнедеятельность населения и т. д. Узнать, может ли компания бронировать за собой сотрудников в случае введения военного положения, можно в военкомате.

Военно-учетный стол фирмы подотчетен военкомату. Поэтому в военкомат организация должна направлять все сведения, касающиеся:

• принятия на работу (увольнения) военнообязанных сотрудников;

  С 05.08.2023 действует новая форма,  которую используют для уведомления военкомата о приеме и увольнении сотрудников.

• изменения актуальной информации о таких работниках.

Кроме того, компания обязана ежегодно извещать военкомат о численности и составе работников в возрасте 15 и 16 лет, а также о тех, кто только что достиг возраста, когда должна быть проведена первоначальная постановка на воинский учет.

Какую отчетность организации обязаны сдавать в военкомат, разъяснила инспектор Государственной инспекции труда в Нижегородской обл. В. И. Неклюдова. Получите пробный доступ к КонсультантПлюс и бесплатно ознакомьтесь с точкой зрения чиновника.

Не реже раза в год сведения военно-учетного стола организации следует сверять с информацией, имеющейся в военкомате. Для этих целей в компании должен быть заведен специальный журнал проверок.

Приказ об организации воинского учета: образец

Как было указано выше, военный учет в фирме организуется с момента издания приказа, подписанного руководителем, об организации воинского учета граждан, в том числе бронирования сотрудников, пребывающих в запасе.

Форму такого приказа вы можете скачать на нашем сайте по ссылке ниже.

В этом приказе необходимо прописать, кто именно будет осуществлять воинский учет в компании, а также кто будет замещать основного специалиста в период, когда тот будет по каким-либо причинам отсутствовать.

Скачать приказ об организации воинского учета

Ответственность за нарушение правил ведения воинского учета в компании

Поскольку ведение воинского учета в организации — это ее обязанность, а не право, то соответственно, за неисполнение/некорректное исполнение этой обязанности законодатель предусматривает меры ответственности.

С 05.05.2020 ответственность за нарушения с воинским учетом для должностных лиц организаций, ответственных за военно-учетную работу, усилена. Соответствующие изменения в КоАП РФ внесены законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ. Так:

• за непредставление в установленный срок в военкомат или иной орган, осуществляющий воинский учет, списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, штраф будет составлять 1000-3000 руб. вместо 300-1000 руб. (ст. 21.1);
• неоповещение граждан о вызове их по повестке военкомата или иного органа, осуществляющего воинский учет, а равно необеспечение гражданам возможности своевременной явки по вызову по повестке — 1000-3000 руб. вместо 500-1000 руб. (ст. 21.2);
• несообщение сведений о принятых на работу либо об уволенных с работы гражданах, состоящих или обязанных состоять, но не состоящих на воинском учете, — 1000-5000 руб. вместо 300-1000 руб. (п. 3 ст. 21.4).

С 01.10.2023 ответственность существенно ужесточается (закон от 31.07.2023 № 404-ФЗ):

• за необеспечение своевременного оповещении и явки граждан, подлежащих призыву на военную службу по мобилизации, на сборные пункты или в воинские части либо неоказание содействия в организации таких оповещения и явки, штраф составит:

• для должностного лица — от 60 тыс. до 80 тыс. руб.;
• юрлица — от 400 тыс. до 500 тыс. руб.

• за непредставление в установленный срок в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, штраф:

• для должностных лиц — от 40 тыс. до 50 тыс. руб.;
• юрлиц — от 350 тыс. до 400 тыс. руб.

• за неоповещение граждан при поступлении вызова (повестки) либо необеспечение гражданам возможности своевременно явиться по такому вызову (повестке) штраф:

• для должностных лиц — от 40 тыс. до 50 тыс. руб.;
• юрлиц — от 350 тыс. до 400 тыс. руб.

• за непредставление или несвоевременное представление должностными лицами сведений, необходимых для ведения воинского учета (например, о приеме на работу), штраф от 40 тыс. до 50 тыс. руб.

Итоги

Методические рекомендации по ведению воинского учета, а также положение № 719 и закон № 53-ФЗ требуют в 2023 году от всех организаций, где трудятся военнообязанные граждане, вести учет таких работников. Для этого фирма должна выделить специального сотрудника (или нескольких специалистов) и издать соответствующий приказ, закрепляющий его функции. Непосредственно же сам воинский учет в компании выражается в поддержании в актуальном состоянии информации обо всех военнообязанных работниках. С этой целью в фирме создаются специальные личные карточки по каждому сотруднику, информацию в которых следует периодически передавать в военкомат.

Кроме того, если организация имеет стратегически важную значимость, она вправе забронировать себе некоторых сотрудников на период возможного военного конфликта; тогда такие сотрудники не будут призваны в армию, а останутся трудиться в фирме.

Важно также помнить, что за нарушение правил воинского учета в организациях предусмотрены меры ответственности к работодателю. С 1 октября 2023 года штрафы за нарушения при воинском учете возрастают многократно.

26. Должностные лица, осуществляющие воинский учет в организациях, выполняют обязанности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

27. В целях обеспечения постановки граждан на воинский учет по месту работы работники, осуществляющие воинский учет в организациях:

а) проверяют у граждан, принимаемых на работу, наличие отметок в паспортах граждан Российской Федерации об их отношении к воинской обязанности (приложение N 8 к настоящим Методическим рекомендациям), наличие и подлинность документов воинского учета, а также подлинность записей в них, отметок о постановке на воинский учет по месту жительства или месту пребывания, наличие мобилизационных предписаний (для военнообязанных при наличии в военных билетах отметок о вручении мобилизационного предписания), жетонов с личными номерами Вооруженных Сил Российской Федерации (для военнообязанных при наличии в военном билете отметки о вручении жетона). Проверяют соответствие данных документов воинского учета паспортным данным гражданина, наличие фотографии и ее соответствие владельцу, а во временных удостоверениях, выданных взамен военных билетов, кроме того, и срок действия. При обнаружении в указанных документах не оговоренных исправлений, неточностей, подделок или неполного количества листов, их владельцы направляются в военный комиссариат муниципального образования (муниципальных образований), в котором они состоят на воинском учете или не состоят, но обязаны состоять на воинском учете, для уточнения документов воинского учета;

б) заполняют личные карточки в соответствии с записями в документах воинского учета. При этом уточняются сведения о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте жительства или месте пребывания граждан, другие сведения, содержащихся в документах граждан, принимаемых на воинский учет граждан;

в) разъясняют гражданам порядок исполнения ими обязанностей по воинскому учету, мобилизационной подготовке и мобилизации, установленных законодательством Российской Федерации и Положением о воинском учете, осуществляют контроль за их исполнением, а также информируют граждан об их ответственности за неисполнение указанных обязанностей;

г) информируют военные комиссариаты об отсутствии отметок в паспортах граждан Российской Федерации об их отношении к воинской обязанности, обнаруженных в документах воинского учета отсутствующих отметках о постановке на воинский учет, неоговоренных исправлениях, неточностях и подделках, неполном количестве листов, а также о случаях неисполнения гражданами обязанностей в области воинского учета, мобилизационной подготовки и мобилизации для принятия военными комиссарами решений о привлечении их к ответственности в соответствии с действующим законодательством.

28. В целях сбора, хранения и обработки сведений, содержащихся в личных карточках граждан, подлежащих воинскому учету, организации и их должностные лица:

а) выявляют граждан, подлежащих постановке на воинский учет по месту работы и (или) по месту жительства (месту пребывания), и принимают необходимые меры к постановке их на воинский учет;

б) ведут и хранят личные карточки граждан, поставленных на воинский учет, согласно настоящим Методическим рекомендациям.

29. В целях поддержания в актуальном состоянии сведений, содержащихся в личных карточках, и обеспечения поддержания в актуальном состоянии сведений, содержащихся в документах воинского учета военных комиссариатов, работники, осуществляющие воинский учет в организациях:

а) направляют в двухнедельный срок в соответствующие военные комиссариаты муниципальных образований и (или) органы местного самоуправления сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету и принятию (поступлению) или увольнению (отчислению) их с работы (из образовательных организаций), согласно приложению N 9 к настоящим Методическим рекомендациям. В случае необходимости, а для призывников в обязательном порядке, в целях постановки на воинский учет по месту жительства или месту пребывания либо уточнения необходимых сведений, содержащихся в документах воинского учета, оповещают граждан о необходимости личной явки в соответствующие военные комиссариаты муниципальных образований или органы местного самоуправления;

б) направляют в двухнедельный срок по запросам соответствующих военных комиссариатов муниципальных образований и (или) органов местного самоуправления необходимые сведения о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете, согласно приложению N 10 к настоящим Методическим рекомендациям;

в) представляют ежегодно, в сентябре, в соответствующие военные комиссариаты муниципальных образований списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста, а до 1 ноября — списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году, согласно приложению N 11 к настоящим Методическим рекомендациям;

г) сверяют не реже 1 раза в год сведения о воинском учете, содержащиеся в личных карточках, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета граждан;

д) сверяют не реже 1 раза в год, сведения о воинском учете, содержащиеся в личных карточках, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета соответствующих военных комиссариатов муниципальных образований и (или) органов местного самоуправления, согласно приложению N 12 к настоящим Методическим рекомендациям;

е) вносят в личные карточки сведения об изменениях семейного положения, образования, структурного подразделения организации, должности, места жительства или места пребывания, состояния здоровья граждан, состоящих на воинском учете, и в двухнедельный срок сообщают об указанных изменениях в военные комиссариаты муниципальных образований в порядке согласно приложению N 13 к настоящим Методическим рекомендациям;

ж) оповещают граждан о вызовах (повестках) соответствующих военных комиссариатов муниципальных образований или органов местного самоуправления и обеспечивают их своевременную явку в места, указанные военными комиссариатами, в том числе в периоды мобилизации, военного положения и в военное время.

30. При приеме документов воинского учета от граждан работниками, осуществляющими воинский учет в организациях, гражданам выдается расписка согласно приложению N 14 к настоящим Методическим рекомендациям.

31. Устанавливая, состоят ли граждане, принимаемые на работу (учебу), на воинском учете, организации проверяют наличие отметки о приеме на воинский учет:

в пункте 25 «Отметки о приеме на воинский учет и снятии с воинского учета» (стр. 32 — 35) военного билета офицера запаса в военном комиссариате муниципального образования (муниципальных образований) или ином органе, осуществляющем воинский учет, производятся отметки о приеме офицеров запаса на воинский учет и снятии их с воинского учета (штампами размером 35 x 30 мм) в соответствующих графах, заверенные подписью должностного лица и гербовой печатью (печатью для отметок воинского учета) военного комиссариата муниципального образования (муниципальных образований);

в разделе IX «Отметки о приеме на воинский учет и снятии с воинского учета» (стр. 25 — 28) военного билета солдата, матроса, сержанта, старшины, прапорщика, мичмана (в справке взамен военного билета, временном удостоверении, выданном взамен военного билета) в военном комиссариате муниципального образования (муниципальных образований) или при его отсутствии в органе местного самоуправления производятся отметки о приеме на воинский учет и снятии с воинского учета (штампами размером 35 x 30 мм) в соответствующих графах);

в разделе VII «Отметки о приеме на воинский учет и снятии с воинского учета» справки взамен военного билета в военном комиссариате или при его отсутствии в органе местного самоуправления производятся отметки о приеме на воинский учет и снятии с воинского учета (штампами размером 35 x 30 мм) в соответствующих графах (обратной стороны) по следующим образцам:

в разделе I «Прием на воинский учет и снятие с воинского учета» (стр. 2 и 3) удостоверения гражданина, подлежащего призыву на военную службу, производятся отметки о снятии призывника с воинского учета и о его постановке на воинский учет штампами военного комиссариата:

32. В случаях отсутствия отметок на странице 13 паспорта гражданина Российской Федерации об отношении к воинской обязанности или о постановке на воинский учет в документах воинского учета организации обязаны направлять:

офицеров запаса и призывников — в военный комиссариат муниципального образования (муниципальных образований) по месту жительства или месту пребывания;

солдат, матросов, сержантов, старшин, прапорщиков и мичманов запаса — в военный комиссариат муниципального образования (муниципальных образований) по месту жительства (месту пребывания), а проживающих на территории муниципальных образований, где нет военных комиссариатов, — в орган местного самоуправления.

33. При приеме граждан на работу (учебу) в сведениях, направляемых в военные комиссариаты муниципальных образований по месту жительства (месту пребывания) граждан и (или) органы местного самоуправления, указываются воинское звание, фамилия, имя, отчество, год рождения, военно-учетная специальность, состав семьи и место жительства гражданина, дата приема на работу и должность, и, кроме того, полное наименование организации, ее адрес и номера телефонов военно-учетного стола (отдела кадров). Кроме того, организации направляют в военный комиссариат муниципального образования (муниципальных образований) по месту жительства граждан женского пола в возрасте от 18 до 45 лет (ранее не состоявших на воинском учете), имеющих (получивших) специальности в соответствии с Перечнем военно-учетных специальностей, а также профессий, специальностей при наличии которых граждане женского пола получают военно-учетные специальности и подлежат постановке на воинский учет. Оформление и выдача военных билетов гражданам женского пола, получившим военно-учетные специальности в ходе обучения в образовательных организациях профессионального образования, на курсах, в других учреждениях и организациях, осуществляющих подготовку граждан к военной службе, производятся военным комиссариатом муниципального образования (муниципальных образований), на территории которого находятся указанные учреждения и организации, на основании списков согласно приложению N 15 к настоящим Методическим рекомендациям.

34. Военным комиссариатом субъекта Российской Федерации по согласованию с органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации могут устанавливаться и другие дополнительные сведения, которые необходимо указывать в представляемых организациями сведениях и списках.

35. В соответствии и в порядке, определенном Инструкцией по бронированию на период мобилизации и на военное время граждан, пребывающих в запасе Вооруженных Сил Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти, имеющих запас, и работающих в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях военно-учетные подразделения организаций:

своевременно оформляют бронирование военнообязанных за организацией на период мобилизации и на военное время;

представляют в военные комиссариаты муниципальных образований установленную отчетность, в том числе о численности работников организаций.

36. При составлении отчетности, предусматривающей отражение сведений о составах запаса (воинских званиях) и возрасте (разрядах) работающих (обучающихся) в организации (образовательной организации) граждан, пребывающих в запасе, целесообразно руководствоваться приложением N 16 к настоящим Методическим рекомендациям.

37. В целях обеспечения полноты и качества воинского учета призывников и военнообязанных запаса, из числа работающих (обучающихся) в организациях (образовательных организациях), и бронирования граждан, пребывающих в запасе, в течение всего календарного года организации разрабатывают план работы по ведению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в запасе (приложение N 17 к настоящим Методическим рекомендациям), и согласовывают его с военным комиссариатом муниципального образования (муниципальных образований).