Уведомление об изменении должностной инструкции за 2 месяца

Уведомление об изменении должностных обязанностей — официальный документ, которым работодатель предупреждает сотрудника о грядущих переменах в выполняемой им работе.

Как уведомить работника об изменении должностных обязанностей

Прежде чем вникать, зачем оформлять уведомление работника о введении дополнительных обязанностей, важно понять, что такое должностные обязанности, — это определенная работа, которую прописывают в должностной инструкции и за которую работодатель планирует платить зарплату. Документ не обязательный, в ТК его нет. Тем не менее, опытный руководитель никогда от него не откажется:

• во-первых, это инструмент воздействия: тыкнешь носом нерадивого сотрудника в инструкцию и — вуаля — работнику некуда деться, начнет работать — он же сам при трудоустройстве расписался, что ознакомлен со своим функционалом, который он обязан выполнять;
• во-вторых, вас будут «иметь» и в хвост, и в гриву в случае проверки инспектирующих организаций, если не предоставите такой документ. Доказывать свою правоту будете позже в суде, если на то у вас есть желание и время.

Поэтому документ важный во всех отношениях. И он — внутренний локальный акт, с которым мы знакомим кандидата при приеме на работу до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

В письме Федеральной службы по труду и занятости от 31.10 2007 № 4412-6, в п. 5, прописано, что наша святая обязанность — заранее и письменно уведомить сотрудника о том, что его должностные обязанности работодатель планирует изменить, получить от него согласие, и только после этого вносить что-то новое.

Отметим, что ТК РФ об уведомлении о смене обязанностей молчит, но в ст. 72 указывает, что любые правки и дополнения в трудовом договоре — только при письменном согласии работника. А в ст. 74 обязывает работодателя о таких новшествах предупреждать сотрудника за два месяца.

Следовательно, как ни крути, а уведомление о новых должностных обязанностях придется печатать в двух экземплярах, подписывать у директора и торжественно вручать под подпись человеку за два месяца до начала действия изменений. Потом проводить с ним беседу о необходимости таких поправок, вразумлять, увещевать, уговаривать, упрашивать и т. д — кому как повезет. И получать подпись сотрудника о том, что он, ладно уж, согласен. Только после этого делать правки в документе. Один из подписанных экземпляров не забываем оставить у себя.

Работник заартачился и наотрез отказывается соглашаться на новые условия, применяем крайние меры — ищем ему замену. Это нежелательно, это плохо, это не по-человечески, но другого варианта ввести новые условия в трудовые обязанности у нас нет.

Как правильно составить уведомление

Документ составляется по определенным правилам:

• используем бланк организации;
• ставим дату составления документа;
• указываем адресата (кому предназначен документ);
• пишем название документа, при необходимости присваиваем ему номер;
• указываем суть вносимых поправок и дату вступления их в силу;
• указываем наши действия при несогласии работника работать по новым правилам: предлагаем вакантную подходящую должность, если такой нет — нижестоящую или нижеоплачиваемую, а при их отсутствии или отказе от них — увольнение в связи с отказом работать в новых условиях. Тема скользкая, но это уже вопрос другой статьи;
• последним пунктом просим выразить письменно согласие или отказ, указываем срок на раздумья и варианты извещения о принятом решении работодателя.

Вот как выглядит пример уведомления об изменении должностных обязанностей работника, один из вариантов:

Или так:

Как передать уведомление

В коридоре, второпях, вручать письмо-уведомление о должностных обязанностях, конечно, не стоит. Вызовите сотрудника в отдел персонала или отдел кадров, вручите извещение под подпись и человеческим языком объясните содержание документа — некоторые люди не воспринимают официозный стиль общения и ничего не понимают в официальных бумагах. Таким разъясните и растолкуйте, чего от них хотите. Уведомление вручайте в присутствии свидетелей. Не забудьте акцентировать, где и в какие сроки вы ждете сотрудника с письменным ответом.

Должностная инструкция — это важный документ, определяющий ожидания работодателя к сотруднику и описывающий его обязанности, права и ответственность. Однако, в процессе работы команды могут возникать необходимость внести изменения в должностные инструкции.

Внесение изменений в должностную инструкцию подразумевает определенный порядок действий. Во-первых, необходимо провести анализ текущей должностной инструкции и выявить необходимость внесения изменений. Это может быть связано с изменением роли сотрудника в компании, появлением новых задач или изменением внутренних процессов.

После анализа необходимо определить конкретные изменения, которые необходимо внести в должностную инструкцию. Для этого можно провести собрание с участием сотрудников, которые непосредственно связаны с данной должностью, и обсудить предлагаемые изменения. Важно учесть мнения и предложения сотрудников, так как они обладают опытом работы и могут внести ценный вклад в улучшение процессов.

Важность обновления должностной инструкции

Должностная инструкция является основным документом, который описывает обязанности, ответственность и компетенции, необходимые для выполнения конкретной должности в организации. Однако, в процессе работы компания может сталкиваться с изменениями внутренних и внешних факторов, которые могут повлиять на должностные обязанности и требования сотрудников.

Обновление должностной инструкции является важным процессом, так как оно позволяет компании быть в курсе изменений и обеспечивает более точное и эффективное выполнение задач. Вот несколько причин, почему обновление должностной инструкции является неотъемлемой частью успешного управления:

1. Соответствие требованиям рынка: Обновление должностной инструкции позволяет компании адаптироваться к изменяющимся требованиям бизнес-среды. Новые требования и стандарты могут появиться в отрасли, и чтобы оставаться конкурентоспособной, компания должна адекватно реагировать на эти изменения.
2. Улучшение организации и производительности: Правильно обновленная должностная инструкция может помочь оптимизировать процессы и повысить эффективность работы. Изменение должностных обязанностей и добавление новых компетенций может помочь сотрудникам более эффективно выполнять свою работу и достигать поставленных целей.
3. Повышение мотивации и эффективности сотрудников: Обновление должностной инструкции позволяет более точно определить задачи и ожидания, что в свою очередь помогает сотрудникам лучше ориентироваться в своих обязанностях. Это создает более четкую рамку для работы и помогает улучшить мотивацию персонала, а также повысить его эффективность.
4. Предотвращение конфликтов и недоразумений: Изменения в должностных обязанностях могут стать причиной конфликтов и недоразумений между сотрудниками и руководством. Регулярное обновление должностной инструкции помогает предотвратить такие ситуации и улучшить коммуникацию внутри компании.

Обновление должностной инструкции необходимо проводить регулярно, особенно при изменении организационной структуры, внедрении новых технологий или изменении требований от рынка. Это позволяет компании быть гибкой и адаптироваться к переменам, а также обеспечивает эффективное функционирование организации в целом.

Как вносить изменения в должностную инструкцию

Должностная инструкция – это документ, описывающий задачи, обязанности и ответственность сотрудника, а также требования к его квалификации и навыкам. В процессе работы может возникнуть необходимость внесения изменений в должностную инструкцию, чтобы она соответствовала актуальным требованиям и условиям работы. Вот несколько шагов, которые помогут вам внести изменения в должностную инструкцию.

1. Определите цель изменений. Прежде чем приступить к внесению изменений, определите, почему они необходимы. Возможно, изменения требуются из-за изменения бизнес-процессов, внедрения новых технологий или изменения требований к должности. Четко определите цель изменений, чтобы направить процесс в нужное русло.
2. Анализируйте текущую инструкцию. Проанализируйте текущую должностную инструкцию и выявите, какие части нуждаются в изменениях. Обратите внимание на устаревшие задачи или обязанности, отсутствие необходимых требований или описания новых процессов и ролей.
3. Консультируйтесь с сотрудниками и руководством. Проведите совещание с сотрудниками, занимающими данную должность, и выясните их мнение и предложения по внесению изменений. Также обсудите возможные изменения с руководством компании, чтобы получить их одобрение и поддержку.
4. Оформите изменения в письменном виде. Создайте новую редакцию должностной инструкции, внесите все необходимые изменения и добавления. При необходимости уточните требования, задачи и обязанности. Убедитесь, что новая редакция точно отражает все текущие требования и новые задачи.
5. Получите согласование и утверждение. Представьте новую редакцию должностной инструкции руководству компании для согласования и утверждения. Возможно, вам потребуется обсудить изменения на совещании или внести дополнительные коррективы на основе рекомендаций или требований руководства.
6. Распространите изменения. После утверждения новой редакции должностной инструкции, обеспечьте ее распространение среди сотрудников. Убедитесь, что каждый сотрудник, занимающий данную должность, получил доступ к обновленной инструкции и ознакомился с ней.

Внесение изменений в должностную инструкцию – это важный процесс, который требует взаимодействия сотрудников и руководства компании. Правильно проведенное обновление должностной инструкции поможет улучшить работу сотрудников и обеспечить соответствие требованиям современного бизнеса.

Порядок проведения анализа исходной должностной инструкции

Для обновления должностной инструкции необходимо провести анализ исходной версии. Это позволит выявить необходимые изменения, обновить содержание инструкции и сделать ее более актуальной. Анализ исходной должностной инструкции можно провести следующим образом:

1. Ознакомление с исходной должностной инструкцией. Необходимо внимательно прочитать и изучить содержание инструкции, определить структуру и последовательность описания обязанностей сотрудника.
2. Идентификация устаревших информаций. В процессе анализа следует обратить внимание на устаревшие или неактуальные сведения, которые необходимо обновить. Например, изменились названия отделов или подразделений, требования к квалификации сотрудника и т. д.
3. Выявление пробелов и недостатков. Анализ должностной инструкции позволяет определить возможные пробелы и недостатки в описании должностных обязанностей. Например, отсутствие описания определенных задач или непонятность в формулировках.
4. Сравнение с текущими требованиями и стандартами. Важно проверить инструкцию на соответствие текущим требованиям и стандартам в организации или отрасли. Например, сравнить описания обязанностей с актуальными регламентами или нормативными документами.
5. Корректировка и обновление. После проведения анализа необходимо внести корректировки и обновить содержание должностной инструкции. Исправить устаревшие сведения, заполнить пробелы и недостатки, а также привести инструкцию в соответствие с требованиями и стандартами.

Анализ и обновление должностной инструкции являются важными шагами в процессе ее изменения. Это позволяет сохранить актуальность и эффективность инструкции, а также обеспечить соответствие обязанностей сотрудника требованиям организации и отрасли.

Шаги по определению необходимых изменений

Обновление должностной инструкции является важным этапом в развитии компании или организации. Чтобы внести необходимые изменения, необходимо следовать определенным шагам:

1. Изучите текущую должностную инструкцию: В первую очередь, необходимо внимательно изучить текущую должностную инструкцию. Определите, какие изменения необходимо внести и почему. Учтите текущие недостатки и проблемы, которые возникают в рамках выполнения текущих обязанностей.
2. Проведите анализ: Основываясь на изучении текущей должностной инструкции, проведите анализ, чтобы определить, какие изменения требуются. Рассмотрите потребности, требуемые навыки и компетенции, а также ожидаемые результаты работы.
3. Создайте список изменений: На основе проведенного анализа, создайте список изменений, которые необходимо внести в должностную инструкцию. Укажите приоритетность каждого изменения и объясните, какое значение оно имеет для компании. Обратитесь к вышестоящему руководству и заинтересованным сторонам для подтверждения списка изменений.
4. Разработайте новые обязанности и требования: Опишите новые обязанности и требования в соответствии с определенными изменениями. Детализируйте каждую обязанность и требование, чтобы убедиться, что роли персонала ясны и конкретны.
5. Проведите консультации и согласования: Проведите консультации с вовлеченными сторонами, включая сотрудников, руководителей, HR-специалистов и других ключевых заинтересованных лиц. Обсудите предлагаемые изменения и соберите обратную связь и рекомендации. После этого проведите согласование с вышестоящим руководством.
6. Внесите изменения в должностную инструкцию: Внесите все необходимые изменения в текущую должностную инструкцию. Обратите внимание на структуру и ясность изложения, чтобы облегчить восприятие и понимание новых обязанностей и требований.
7. Объявите об изменениях: После окончательной версии должностной инструкции, объявите об изменениях всем заинтересованным сторонам. Предоставьте им доступ к обновленной инструкции и расскажите о внесенных изменениях, их последствиях и причинах.

Как оценить эффективность текущей должностной инструкции

Оценка эффективности текущей должностной инструкции является важным этапом в процессе ее обновления. Чтобы иметь представление о том, насколько инструкция отвечает потребностям организации и ее сотрудников, следует провести следующий анализ.

1. Изучите фактическое выполнение инструкции сотрудниками. Наблюдайте и анализируйте, насколько сотрудники следуют инструкции в процессе выполнения своих рабочих задач. Обратите внимание на то, насколько эффективно и результативно происходит работа в рамках текущей инструкции.
2. Проведите опрос или интервью с сотрудниками. Необходимо выяснить, какие проблемы и сложности имеются при работе с текущей инструкцией. Спросите сотрудников о том, насколько информация в инструкции ясна и понятна, а также насколько она соответствует современным требованиям и потребностям на рабочем месте.
3. Анализируйте отзывы и рекомендации руководителей. Обратитесь к руководителям отделов и подразделений организации и задайте им вопросы о том, насколько инструкция отражает реальность и удовлетворяет потребности их подчиненных. Такой анализ позволит получить полноценное представление о том, насколько актуальны и эффективны текущие инструкции.
4. Используйте анализ процессов и системы оценки компетенций. Возможно, в организации уже существуют процессы и системы оценки компетенций сотрудников. При анализе этих данных можно выявить проблемные моменты, на которые стоит обратить внимание при обновлении должностной инструкции.
5. Проводите внутренние аудиты. Внутренний аудит позволяет детально изучить существующие процессы в организации и определить, насколько они соответствуют целям и потребностям бизнеса. В ходе аудита следует обращать внимание на актуальность, понятность и применимость текущей должностной инструкции.

После проведения всех анализов и оценок, необходимо собрать всю полученную информацию, проанализировать ее и определить необходимые изменения и улучшения должностной инструкции. Результаты анализа помогут сориентироваться в том, какие изменения необходимо внести в инструкцию и в каком направлении развивать работу сотрудников в организации.

Как составить план изменений в должностной инструкции

Должностная инструкция – это документ, который описывает основные обязанности и права сотрудника на определенной должности. В процессе работы компании может возникать необходимость внесения изменений в должностные инструкции для уточнения или расширения задач сотрудника.

Чтобы рационально и эффективно внести изменения в должностную инструкцию, необходимо составить план действий. Этот план будет определять последовательность шагов, которые необходимо выполнить для успешного обновления инструкции.

Шаг 1: Определить цель

Первым шагом является четкое определение цели изменения в должностной инструкции. Цель может быть различной – добавление новых обязанностей, изменение существующих задач, уточнение роли сотрудника. Определение цели поможет сконцентрироваться на конечном результате и провести изменения в инструкции целенаправленно.

Шаг 2: Анализировать существующую должностную инструкцию

Вторым шагом является детальный анализ существующей должностной инструкции. Необходимо выявить те моменты, которые требуют изменений и дополнений. Для этого можно обратиться к наблюдениям, отзывам сотрудников, а также к другим сотрудникам, занимающим похожую должность.

Шаг 3: Определить новые задачи и обязанности

На третьем шаге необходимо определить новые задачи и обязанности, которые будут внесены в должностную инструкцию. Для этого можно провести консультации со специалистами, проконсультироваться с руководством.

Шаг 4: Составить проект изменений

Четвертым шагом является составление проекта изменений. В этом проекте должны быть указаны все внесенные изменения, новые задачи и обязанности. Кроме того, необходимо предусмотреть сроки внедрения изменений и отметить ответственного за их реализацию.

Шаг 5: Провести консультацию и согласование

На пятом шаге необходимо провести консультацию и согласование проекта изменений с руководством и другими заинтересованными сторонами. В ходе консультаций могут быть внесены дополнения и уточнения в проект изменений.

Шаг 6: Утвердить изменения

После проведения консультаций и согласования необходимо утвердить изменения в должностной инструкции. Это может быть осуществлено путем подписания соответствующего приказа или решения руководства.

Шаг 7: Реализация изменений

На последнем шаге необходимо осуществить реализацию изменений в должностной инструкции. Руководство должно информировать сотрудников о внесенных изменениях и они должны быть готовы выполнять новые задачи и обязанности, указанные в обновленной инструкции.

Составление плана изменений в должностной инструкции позволяет провести обновление инструкции систематически и организованно, облегчая процесс внедрения изменений в работу компании.

Создание новой должностной инструкции: советы для составления

Создание новой должностной инструкции – ответственный процесс, который требует тщательного подхода и учета всех особенностей конкретной должности. Для составления качественной инструкции следует руководствоваться следующими советами:

• Определите цели должностной инструкции. Перед началом работы определите, какие цели вы хотите достичь с помощью данной инструкции. Это может быть уточнение обязанностей и ответственностей сотрудника, повышение эффективности работы, установление стандартов и т.д. Ясные цели помогут вам составить более точный и полезный документ.
• Анализируйте должность и ее требования. Прежде чем приступать к непосредственному написанию инструкции, изучите должность и ее требования внимательно. Обратите внимание на основные функции и задачи, компетенции и навыки, а также на взаимодействие с другими сотрудниками и отделами.
• Структурируйте информацию. Для удобства чтения и понимания должностной инструкции разделите ее на несколько разделов и подразделов. Используйте номерацию или маркировку для более наглядного представления информации.
• Опишите обязанности и ответственности сотрудника. В главной части инструкции детально опишите все обязанности и ответственности, которые должен выполнять сотрудник на данной должности. Указывайте конкретные действия, процедуры или стандарты, которые следует соблюдать.
• Укажите процедуру контроля и отчетности. Определите, как будет осуществляться контроль выполнения задач и обязанностей сотрудника. Укажите, какие отчеты должны быть представлены и кому.
• Заключите инструкцию соответствующими правовыми или этическими указаниями. Для полноты и информативности инструкция должна содержать соответствующие правовые и/или этические указания, которые регулируют деятельность сотрудника на данной должности.
• Регулярно обновляйте инструкцию. Должностная инструкция должна быть подвергнута регулярному обновлению и пересмотру для учета изменений в организации, требований должности и других факторов. Обновляйте инструкцию при необходимости и уведомляйте сотрудников об изменениях.

Составление должностной инструкции – важный этап в организации работы и повышении эффективности деятельности каждого сотрудника. Вышеуказанные советы помогут вам разработать качественную и информативную инструкцию, которая станет надежным руководством для сотрудников на конкретной должности.

Организация фаз внедрения изменений в должностную инструкцию

Внесение изменений в должностную инструкцию является важным процессом для организации.

Оно позволяет обеспечить соответствие должностных обязанностей современным требованиям и задачам компании.

Чтобы успешно обновить должностную инструкцию, следует организовать фазы выполнения изменений.

1. Анализ и планирование. В этой фазе необходимо определить цель обновления должностной инструкции, а также проанализировать текущую инструкцию и выявить недостатки или несоответствия.На этом этапе также необходимо определить группу ответственных сотрудников, которые будут принимать участие в обновлении.
2. Разработка концепции. В этой фазе необходимо разработать концепцию обновления должностной инструкции.Это может включать в себя определение области ответственности сотрудника, определение его задач и целей, а также операционных процессов, которые он выполняет.
3. Утверждение и согласование. После разработки концепции необходимо провести утверждение и согласование изменений с руководством компании и другими заинтересованными сторонами.Это позволит убедиться в правильности и целесообразности проводимых изменений.
4. Внедрение изменений. На этом этапе происходит внедрение изменений в должностную инструкцию.Сотрудники должны быть ознакомлены с обновленной инструкцией, а также произведены необходимые корректировки в организационных процессах и системах.
5. Мониторинг и анализ. После внедрения изменений необходимо провести мониторинг и анализ результатов.На этом этапе можно выявить, насколько успешно были внедрены изменения, а также выявить дополнительные потребности или необходимость дальнейших корректировок.
6. Обратная связь и корректировка. После анализа результатов необходимо предоставить обратную связь и провести необходимые корректировки.Это может включать в себя внесение дополнительных изменений в должностную инструкцию или в организационные процессы.

Организация фаз внедрения изменений в должностную инструкцию поможет обеспечить эффективность и успешность процесса обновления.

Сотрудники будут в курсе изменений, а управление сможет контролировать и анализировать результаты изменений.

Эффективный контроль и обновление должностных инструкций

Должностные инструкции являются важным инструментом в управлении и организации работы сотрудников. Они определяют компетенции, обязанности и полномочия каждого сотрудника в рамках его должности.

Однако, в современной динамичной среде бизнеса должностные инструкции должны постоянно обновляться и контролироваться, чтобы отражать изменения в организации и требования рынка. Это гарантирует эффективность работы сотрудников и соответствие компании современным стандартам.

• Установите ответственность. Ответственное лицо должно быть назначено для обновления и контроля должностных инструкций. Это может быть HR-специалист или представитель руководства, обладающий достаточной компетенцией в данной области.
• Анализируйте изменения. Постоянно следите за изменениями в организации, внешней среде и требованиями рынка. Оцените, какие из этих изменений могут потребовать внесения изменений в должностные инструкции.
• Определите приоритеты. Определите, какие изменения в должностных инструкциях наиболее срочны и критичны. Они могут быть связаны с введением новых процессов, изменением организационной структуры или внесением обновлений в законодательство. Проанализируйте влияние этих изменений на работу сотрудников и приоритизируйте их соответствующим образом.
• Обновите инструкции. Внесите изменения в должностные инструкции, основываясь на проведенном анализе. Обратите внимание на ясность и понятность новых инструкций, чтобы сотрудники могли легко понять свои обязанности и полномочия.

Уведомите сотрудников. После внесения изменений в должностные инструкции, необходимо уведомить сотрудников об этих изменениях. Проведите совещание или распространите новые инструкции по электронной почте. Объясните причины изменений и отвечайте на вопросы сотрудников.

Периодически рецензируйте инструкции. Важно установить процесс периодического контроля и обновления должностных инструкций. Назначьте конкретные сроки и ответственных лиц для проведения этого процесса. Рекомендуется проводить рецензии инструкций не реже одного раза в год.

Обновление должностных инструкций является важным составляющим успешного управления персоналом и развития бизнеса. Создайте эффективные процессы контроля и обновления инструкций, чтобы обеспечить соответствие сотрудников современным требованиям и стандартам.

Вы прошли наш тест, проанализировали свою должностную инструкцию, выявили обязанности, от которых хотите и имеете право отказаться, и даже урегулировали вопрос актуализации инструкции с директором. Поздравляем! Половина пути пройдена. Дело за малым: закрепить новую редакцию ДИ документально. Смотрите, как это сделать правильно.

Формулируем обязанности

Подготовьте и согласуйте с руководителем перечень обязанностей, которые укладываются в ваш функционал. За основу возьмите профстандарт, в нем все очень четко и грамотно расписано, в т. ч.:

• Трудовые функции. Это собственно обязанности в их общем виде.
• Трудовые действия. Фактически это задачи, которые должен решать главбух на своем посту.
• Необходимые умения. Это уже конкретные способы работы, действия, которые можно и нужно совершать для выполнения той или иной обязанности, задачи.

Формулировки можно копировать из профстандарта, но лучше их немного упростить.

Пример

Возьмем обязанность по ведению налогового учета. Ее можно сформулировать так.

Главный бухгалтер:

1. Организует ведение налогового учета:

• Разрабатывает внутренние организационно-распорядительные документы, регламентирующие ведение налогового учета.
• Формирует налоговую политику, вносит в нее корректировки в случае изменения законодательства или условий экономической деятельности.
• Разрабатывает формы налоговых регистров и т. д.

1. Координирует процесс ведения налогового учета, составления налоговых расчетов и деклараций, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды:

• Распределяет между работниками объемы работ по ведению налогового учета и отчетности.
• Идентифицирует объекты налогообложения, исчисляет налоговую базу, сумму налога, сбора, страховых взносов.
• Проверяет качество составления регистров налогового учета, налоговых расчетов и деклараций, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды.
• Обеспечивает установленные сроки выполнения работ и представления налоговых расчетов и деклараций, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды.
• Исправляет ошибки в налоговом учете, налоговых расчетах и декларациях, другой отчетности в ИФНС и государственные внебюджетные фонды и т. д.

Когда перечень готов, можно приступать к оформлению необходимых документов.

Должностная инструкция — это отдельный документ или приложение к трудовому договору? Можно ли внести изменения в должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите алгоритм действий по внесению изменений в должностную инструкцию, составленный экспертом Минтруда РФ.

Оформляем изменения

До того, как начнете делать документ об изменениях в инструкцию, выясните ее статус. Она может быть самостоятельным документом, а может являться частью трудового договора (приложением к нему). Это важно, поскольку предопределяет процедуру внесения изменений. Источник такой информации — либо сам трудовой договор, где указано, что ДИ — его часть, либо соответствующий ЛНА по кадрам, определяющий статус должностных инструкций.

В первом случае достаточно подготовить приказ об утверждении изменений и их введении в действие. Составить его можно в свободной форме согласно принятому у вас порядку оформления кадровой распорядительной документации. В приказе укажите дату, с которой изменения вступают в силу, и лицо компании, ответственное за ознакомление главбуха (то есть вас) с новой должностной инструкцией. Это может быть специалист по кадрам или сам руководитель. Вообще, если перечень обязанностей расширяется и дополняется, нужно делать также соответствующее допсоглашение к трудовому договору. Но мы говорим об оптимизации, сокращении этого перечня. Поэтому приказа о введении изменений будет достаточно. На должностной инструкции поставьте отметку о том, что с ней ознакомились.

Во втором случае процесс будет чуть сложнее. Поскольку инструкция в данном случае — часть трудового договора, править ее нужно согласно процедуре, предусмотренной ТК РФ для внесения изменений в трудовой договор. А значит, помимо указанного выше приказа требуется также письменное согласие работника на внесение изменений, то есть нужно составить дополнительное соглашение к трудовому договору (ст. 57, 72 ТК РФ). В допсоглашении в том числе укажите номер приказа об изменении ДИ и дату начала действия новой редакции.

ВАЖНО! Ст. 74 ТК РФ требует уведомлять работника об изменении условий трудового договора за два месяца. Но речь в ней идет о ситуации, связанной с изменением организационных или технологических условий труда (это могут быть изменения в технике и технологии производства, структурная реорганизация производства, другие причины). В случае с правкой должностных обязанностей такое уведомление делать не требуется. Это подтверждает и Роструд на своем сайте.

Всё, изменения внесены, теперь можно жить и работать по-новому.

Общие положения о должностных инструкциях

Должностная инструкция — это локальный акт, определяющий перечень обязанностей сотрудников, работающих на определенных должностях (грузчика, главного инженера, специалиста по кадрам и пр.). Все сотрудники, к которым относятся инструкции, обязаны выполнять их, если это оговаривается в трудовых договорах с ними.

При заключении трудового договора работодатель обязан ознакомить нанимаемого сотрудника с локальными актами, действующими в организации, в том числе соответствующей должностной инструкцией.

Однако обязанности сотрудника могут быть прописаны и в трудовом договоре — в этом случае отдельной должностной инструкции не требуется. Если же права и обязанности сотрудника детально не отражены в трудовом контракте, в нем указывается ссылка на должностную инструкцию, в которой они прописаны.

При отсутствии четко регламентированных должностных обязанностей работа в организации не может быть эффективной, поскольку трудящийся не будет знать, что конкретно он должен сделать. Кроме того, работодатель в таком случае не будет иметь возможности наложить на нерадивого работника взыскание за невыполненную работу.

Изменение должностной инструкции по инициативе работодателя

Ввиду того, что должностная инструкция является локальным актом, принимаемым работодателем, издает приказ и подписывает его именно работодатель. Инициатива при этом исходит именно от руководства.

Нередко инструкция изменяется, хоть и по инициативе работодателя, но с согласия сотрудника. В этом случае можно сделать вывод, что изменения производятся по соглашению сторон.

При этом важно понимать, что даже в том случае, когда работник подал работодателю заявление об изменении условий инструкции и последний согласился, инициатива будет исходить именно от работодателя. Говорить о том, что изменения произведены по инициативе работника, некорректно.

Однако произвольное изменение условий инструкции по воле работодателя могло бы повлечь нарушение прав сотрудников, которые при трудоустройстве, получается, имели бы одни обязанности, а впоследствии — совершенно другие. В связи с этим по общему правилу работодатель не имеет права менять должностные инструкции без согласия трудящихся, которых она затрагивает.

Допускается ли изменение должностной инструкции без согласия работника?

В силу требований ст. 74 ТК РФ руководство вправе изменить требования должностных инструкций без согласия сотрудников, если изменились:

• условия организации труда (например, произошла реорганизация, были введены новые режимы работы);
• технологии производства (например, появилось новое оборудование).

Помимо того, что работодатель введет новые условия труда, он должен обосновать их необходимость, так как в случае обращения служащих в контролирующие органы они смогут оспорить изменение должностных обязанностей.

При этом работодатель, согласно ч. 2 ст. 74 ТК РФ, обязан уведомить сотрудников о предстоящих изменениях за 2 месяца.

После того как работодатель инициирует внесение изменений в инструкцию, ситуация может развиваться одним из следующих образов:

1. Работник соглашается с вносимыми изменениями и продолжает работать по новым правилам.
2. Работник пишет отказ от продолжения трудиться в новых условиях. В этом случае работодатель обязан предложить альтернативную вакансию (в том числе нижестоящую). Если сотрудник соглашается, он продолжает работать на новой должности; если отказывается — договор расторгается на основании п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ.

Как внести изменения в должностную инструкцию образца, содержание и пример приказа о внесении изменений

Существует 2 способа изменения должностных инструкций, действующих в организации:

1. Принятие нового документа путем издания соответствующего приказа (когда объем изменений значительный).
2. Принятие изменяющего документа (также в форме приказа), где указывается, какие пункты ранее принятой инструкции перестают действовать, вводятся или изменяются.

Если инструкция в форме локального акта отсутствует и обязанности сотрудника отражены в трудовом договоре, внесение изменений требует оформления дополнительного соглашения к нему.

Форма приказа законодателем не утверждена, поэтому организация вправе разработать ее самостоятельно.

В текст приказа рекомендуется включить:

• Ф. И. О., должность сотрудника;
• информацию об изменяемой инструкции (дату, номер);
• причины внесения изменений;
• содержание вносимых изменений.

Для справки: храниться такие приказы, в соответствии с п. 19 приказа Минкультуры России «Об утверждении…» от 25.08.2010 № 558, должны постоянно.

Образец приказа о внесении изменений в должностную инструкцию можно скачать на нашем сайте:

Скачать образец

Содержание и образец уведомления об изменении должностной инструкции

В случаях, когда произошли изменения в условиях организации труда либо технологии производства, перед изменением должностной инструкции работодатель обязан уведомить сотрудников об этом за 2 месяца. В остальных случаях, когда изменения вносятся по соглашению сторон, уведомления не требуется, поскольку внесение изменений не императивно, производится по взаимному волеизъявлению работодателя и работника, то есть по соглашению сторон.

Законодатель требований к содержанию документа не утверждает, но в ст. 72 ТК РФ указывается на необходимость соблюдения его письменной формы.

В уведомлении необходимо указать:

1. Причины изменения (например, введение новых законодательных требований к процессу производства или реорганизация компании).
2. Конкретные условия должностных инструкций, которые меняются.
3. Срок, который дается служащему на принятие решения о согласии/несогласии продолжать работу на новых условиях.
4. Последствия отказа.

Порядок вручения документа сотрудникам законодательно не прописан. Предполагается, что факт вручения должен быть подтвержден доказательствами. В связи с этим допускается:

• вручить уведомление под подпись (лично);
• отправить его заказным письмом (2 месяца для уведомления при этом начинают отсчитываться с даты, указанной на почтовом штемпеле).

Образец уведомления можно скачать по ссылке:

Скачать образец

***

Таким образом, процедура внесения изменений в должностную инструкцию достаточно проста: работодателю достаточно получить согласие работника и оформить соответствующий приказ. В то же время не стоит забывать о том, что в некоторых случаях (в силу требований ст. 74 ТК РФ) необходимо предварительное уведомление сотрудников о внесении изменений в их инструкции.