Universe программа для салона красоты инструкция

UNIVERSE-Красота – понятная, безопасная и функциональная CRM-система для салона красоты. Выясняем, что скрывается внутри и какие потребности красивого бизнеса может закрыть эта программа для автоматизации бизнеса.

Вселенная удобных решений

Компания UNIVERSE существует на рынке 18 лет и за это время зарекомендовала себя как надежный поставщик инструментов для автоматизации бизнеса.

В числе продуктов UNIVERSE-SOFT программы для:

• Фитнес-клубов;
• Медицинских организаций;
• Стоматологий;
• Салонов красоты.

Все перечисленные выше продукты – это программные, коробочные CRM-системы, которые представляют собой ПО – программное обеспечение, устанавливаемое на компьютер сотрудника или сотрудников организации.

Несмотря на возрастающее количество облачных сервисов, у программных, в частности от компании UNIVERSE, есть неоспоримые преимущества:

• Широкий функционал. Программная версия в силу своей специфики дает больше возможностей для расширения, доработки, улучшения функционала и вообще, позволяет задействовать большее число инструментов;
• Безопасность. Так как все данные хранятся на собственном сервере, нет риска хищения данных, а также внезапного «падения» сервера. Возникают, конечно, другие риски – поломка жесткого диска, например, но и она в случае с коробочной CRM легко решается своевременным резервным копированием;
• Работа без интернета. Так как все данные хранятся на твоем компьютере – программе не нужно постоянно синхронизироваться с сервером поставщика для запроса данных;
• Полный контроль. Любая облачная CRM подвластна только разработчику, а значит все изменения в функционале, обновления, смены дизайна неминуемо приходится принимать. Программная система таким внезапным переменам не подвержена.

Ну и самый главный плюс – за ПО от UNEVERSE пользователь платит только один раз – во время покупки лицензии. Не придется вносить оплату по тарифу каждый месяц или год.

Но не одними программными версиями может порадовать разработчик – для тех, кому удобнее использовать облачный сервис есть UNIVERSE-CRM – облачная система с базовыми инструментами и возможностью настройки сервиса под себя.

UNIVERSE-CRM не имеет специфической направленности, поэтому использовать ее могут:

• Парикмахерские, студии и салоны красоты;
• Юридические организации;
• Компании, оказывающие услуги обучения;
• Торговые площадки.

Функций у облачной CRM чуть меньше, чем у программной, однако она прекрасно подойдет для организаций, которые не готовы к покупке лицензии – для стартапа, небольшого бизнеса, одиночных мастеров.

Мы поближе познакомились с программой UNIVERSE-Красота, которая учитывает нюансы бизнеса в сфере красоты, облегчает работу администратора и помогает отслеживать и вовремя корректировать все ошибки работы.

Функции системы:

• База клиентов;
• Онлайн-запись;
• Отслеживание работы сотрудников и операции с ними связанные;
• Склад;
• Гибкая программа лояльности;
• Большое количество отчетов – по клиентам, финансам, сотрудникам, товарам и услугам.

Разделы меню и возможности

Для тех, кто ранее никогда не работал с CRM-системами программного формата, на первый взгляд UNIVERSE-Красота может показаться сложной и непонятной, но на самом деле разработчики позаботились о том, чтобы даже новичок быстро сориентировался в системе и начал плодотворную работу.

Главное меню системы – находится в верхней горизонтальной строке, включает в себя 9 рабочих разделов:

1. Клиенты;
2. Операции;
3. Сотрудники;
4. Справочники;
5. Товары-Услуги;
6. Касса-Банк;
7. Склад;
8. Отчеты;
9. Напоминания.

А также управленческие – разграничение доступа, настройки, сервис, помощь.

Работа с клиентами

Раздел «Клиенты» — это инструмент для доступа к клиентской базе и работы с ней.

Список клиентов позволяет:

• Добавить клиента или занести его в черный список;
• Отследить операции с клиентом;
• Внести изменения в карточку клиента – сменить номер, добавить комментарий, настроить программу лояльности.

В Universe-Красота одна из самых подробных карточек клиента, которые нам приходилось встречать – а протестировали мы не мало CRM. Карточка содержит информацию «от» и «до» и помогает повышать лояльность каждого конкретного клиента за счет индивидуального подхода – любой посетитель оценит, если его поздравят с днем рождения, подадут любимый кофе с корицей или оповестят о новой акции по электронной почте. Благодаря подробной карточке клиента все эти данные хранятся в одном месте и помогают индивидуализировать подход.

Кроме базовой информации, важной для установления контакта, в карточке отражается:

• Мастер, за которым закреплен клиент;
• Человек, по рекомендации которого он пришел – удобная фишка для акций вроде «Приведи друга»;
• Номер авто – пригодится для салонов, расположенных на закрытых территориях или для парковки;
• Источник рекламы – если клиент пришел в рамках рекламной акции.
• Фото до и после процедуры – по желанию.

Список клиентов можно загрузить в систему вручную или из Excel в форматах *xls и *xlsx.

Запись на процедуру

Запись на процедуру производится в разделе «Операции», где содержится вся информация по услугам, оказываемым в салоне красоты, студии, кабинете. Процедура записи простая – достаточно перейти в раздел «Предварительная записи», выбрать дату, мастера, услугу и клиента – запись тут же отразится в журнале.

В журнале можно менять статус записи, когда клиент пришел или внес оплату за услугу. Перед проводом платежа состав чека при необходимости меняется – пригодится, если клиенту оказали другие или дополнительные услуги. Редактируется и список расходников – если в процессе процедуры было использовано больше, чем заложено в себестоимость. Также добавляются в чек проданные клиенту товары.

Оформить визит клиента, которые не записывался заранее, можно перейдя в раздел «Операции» — «Оформить визит».

Программа лояльности

Программой UNIVERSE-Красота предусмотрено ведение в салоне красоты программы лояльности. Информация о системе скидок вносится и настраивается в разделе «Справочники» — «Виды карт».

Тут заводятся различные виды карт для клиентов с разными программами лояльности:

• Накопительная – размер скидки увеличивается по достижении клиентом установленного порога;
• Бонусная – с каждой покупки начисляются бонусы;
• Персональная – специальные условия скидки на товары и услуги. Установить скидки можно на конкретные группы товаров или услуг, например, которые клиент посещает чаще всего.

Завести можно неограниченное количество карт и обеспечить индивидуальных подход к каждому клиенту. Такая практика в салонах красоты встречается не часто – обычно система лояльности одна для всех, и совершенно зря. Современный подход к работе с клиентами требует индивидуализации и гибкая настройка программ лояльности в UNIVERSE помогает в этом.

Акции

Акция – временное выгодное предложение для клиента. В CRM UNIVERSE-Красота до мелочей продуманы акции для клиентов – на первое посещение, для новых клиентов, за достижение определенного числа посещений и другие.

Настройка каждой акции детальная – учесть можно практически все:

• Суммируется ли с предложением по карте клиента;
• Возраст клиентов;
• Срок действия;
• Конкретные товары или услуги.

Задачи

В системе администратор салона красоты может фиксировать принятые и исходящие звонки и добавлять задачи, которые нужно выполнить в ближайшее время.

Возможности этого раздела:

• Создание собственных типов задач – звонок, консультация, письмо на электронную почту;
• Неограниченное число задач для каждого клиента;
• Напоминания по задачам, необходимым для выполнения в ближайшее время;
• Создание задач для себя или других сотрудников;
• Добавление задач из разных разделов меню – карточек клиента, абонементов, формы записи;
• Фиксация потенциальных клиентов.

Также в программе можно оставлять задачи, напрямую не связанные с клиентами – необходимо заказать товары у поставщика, обзвонить VIP клиентов и так далее. Все зафиксированные для выполнения задачи отражаются в отдельном разделе – «Операции – Работы с задачами – Список задач».

Формируется список по периодам – для этого в верхней части окна есть настройки даты, а также по сотрудникам – по всем или по одному. Все задачи, которые попадут в выборку, будут содержать информацию о дате выполнения, результате, статусе клиента, исполнителе.

Для удобства задачи разделены на 4 категории:

1. Создана – еще не выполнена, но и не просрочена;
2. Выполнена — у задачи есть результат;
3. Просрочена – срок выполнения вышел, а результат не внесен;
4. Закрыта – результатом задачи было выбрано просто ее закрытие.

Сотрудники

Раздел «Сотрудники» полностью посвящен установлению системы работы с мастерами, управляющим и другими сотрудниками.

В этом разделе меню можно:

• Добавить или изменить карточку работника;
• Настроить заработную плату;
• Провести премирование или оштрафовать сотрудника;
• Установить штатное расписание;
• Оформить выдачу аванса и зарплаты;
• Посмотреть журнал работы.

Интересно, что карточка сотрудника – это полноценное «личное дело». Конечно, она не отменяет обязанности вести личные карточки работников, но станет отличным подспорьем для кадровика или владельца салона, если кадровыми вопросами занимается он сам. В карточку сотрудника, кроме базовых ФИО, телефона и даты рождения вносятся:

• Паспортные данные;
• ИНН;
• Адрес проживания;
• СНИЛС.

Также добавляется должность, структурное подразделение, дата приема на работу и дата увольнения.

Системы начисления зарплаты

• Ставка – оклад. Устанавливается за день работы или выработанные часы;
• Процент от продаж товаров и услуг, причем для товаров и услуг можно настроить разный процент;
• Процент от выручки и план продаж – особенности расчета можно настроить самостоятельно, по разным условиям;
• Гарантированный оплаченный выход сотрудника – то есть оплата рабочей смены вне зависимости от результатов продаж товаров и услуг;
• Разная процентная ставка для клиентов сотрудника и клиентов салона. Это облегчает порядок расчета с мастерами, которые приходят с собственной базой, но периодически работают и с посетителями, привязанными к салону. Не придется ломать голову при расчете ЗП – достаточно прописать обговоренный с сотрудником процент в настройках;

Чтобы учесть все нюансы, можно внести дополнительные условия – вычет себестоимости, расчёт от суммы, оплаченной клиентом за вычетом скидки и так далее.

Штрафы и премии

Отдельного внимания заслуживают «Штрафы и премии». В пару кликов программа помогает поощрить или наказать сотрудника, учтя указанную сумму в расчете заработной платы.

Расчёт зарплаты

И пара слов о расчёте ЗП – «Сотрудники» — «Выдача заработной платы». Если в программу вносятся все данные по посещениям и установлены условия оплаты труда сотрудника, считать зарплату не придется – все автоматически посчитает UNIVERSE-Красота. Останется только внести выдаваемую сумму, провести операцию и распечатать расчетную ведомость.

По каждому работнику виден краткий отчет по начислениям и удержаниям, а при нажатии соответствующей кнопки формируется детальный отчет.

Товары и услуги

Раздел «Товары и услуги» предназначен для настройки, анализа и просмотра товаров и услуг, которые реализуются в салоне красоты, студии, парикмахерской.

Кроме списка товаров, который есть во многих CRM-системах, UNIVERSE-Красота помогает контролировать правила отпуска товара, его срок годности, а также устанавливать отпускные цены товара для клиентов и сотрудников и регулировать критические остатки товара.

Кроме того, есть функция выгрузки сформированного списка в разных форматах – Word, Excel, PDF и других, а также загрузки собственного списка в формате *xls или *xlsx. При этом загружаемый список должен иметь определенную структуру, чтобы правильно «встать» в систему – о том, как правильно оформить таблицу для импорта расскажет персональный менеджер во время обучения работы с программой.

Также посредством раздела можно печатать ценники и этикетки и контролировать повторную продажу – в специальное поле вносится информация о том, когда клиенту вновь потребуется приобрести товар.

Для салонов красоты, использующих сканеры штрих-кодов, программа сгенерирует код, который в последствии считывается сканером для добавления в чек. Товары можно группировать, чтобы облегчить навигацию по списку. Аналогично заполняются и карточки услуг – отличаются только специфические поля для заполнения.

Для каждой услуги устанавливается:

• Продолжительность – чтобы правильно составлять предварительную запись по времени;
• Срок, по истечении которого возможен или необходим повторный визит;
• Себестоимость услуги;
• Цена для клиента и сотрудника.

Тут же, в карточке услуги настраиваются списываемые расходные материалы, необходимые для ее проведения. Если в салоне красоты есть услуги со схожими расходными материалами, то список расходников можно скопировать из уже занесенной в каталог услуги и сэкономить время на ручном внесении данных.

При повышении цен поменять их можно сразу на целые группы товаров и услуг парой кликов в разделе «Общий перерасчет цен».

Другие функции раздела товары и услуг:

• Печать прайс-листа для клиентов;
• Расчет доходности услуг — прогнозирование дохода на каждое подразделение;
• Просмотр составных услуг и замена одного товара на другой одним кликом во всех карточках. Этот инструмент пригодится, если ты перешла с одного бренда на другой и нужно заменить, скажем, крем или базу во всех услугах;
• Печать ценников для товаров;
• Денежные подарочные сертификаты, для которых можно установить срок действия.

Касса

«Касса и банк» — большой раздел, помогающий фиксировать, отслеживать и анализировать движение средств внутри салона красоты. Для правильного функционирования системы, в самом начале работы рекомендуется добавить статьи прихода и расхода – сделать это можно в «Справочники»- «Касса» — «Статьи приходов и расходов по кассе».

• Статья прихода – источник, который обеспечил поступление денежных средств в кассу салона красоты, например, финансирование от инвестора, займ или кредит;
• Статья расхода – цель расходования средств из кассы – инкассация, приобретение расходных материалов, инструментов, закупка хозяйственных товаров, канцелярии.

Фиксировать приход и расход помогает раздел меню «Касса и банк» и соответствующая строка – приход или расход. Тут же, в «Состояние кассы» формируется отчет по движению денег за конкретный период по одной или всем статьям.

Позволяет CRM фиксировать и подотчетные средства – деньги, выданные сотруднику на определённые цели и требующие последующего подтверждения. Для удобства подсчета наличных денежных средств, в программе встроена считалка купюр – инструмент для подсчета имеющихся в обращении денежных купюр. Достаточно посчитать сколько купюр каждого номинала и внести данные в таблицу – система сама посчитает из общую сумму.

Склад

Склад – один из самых интересных разделов UNIVERSE-Красота, да и CRM-систем в целом. Контроль склада – это гарантия бесперебойной и качественной работы, возможность следить за остатками и вовремя их пополнять и избегать форс-мажоров из серии «закончился крем и нечем проводить услугу».

Для работы со складом выделен отдельный раздел, где можно:

• Оформить приход;
• Списать товары;
• Провести возврат поставщику;
• Провести инвентаризацию;
• Зафиксировать выдачу материалов в работу;
• Проверить остатки.

Инвентаризация – отличный инструмент поддержания порядка на складе и добросовестности сотрудников. Чтобы обновить данные на складе и сформировать отчет внеси фактическое количество, а затем распечатай результат инвентаризации.

Отчеты

Наличие отчетов – один из критериев, по которому выбирается CRM-система для салона красоты. База клиентов, склад и прочие функции также важны, но именно отчеты делают систему автоматизации эффективным инструментом по увеличению прибыли, повышению рентабельности салона и контролю работы мастеров.

Отчеты UNIVERSE-Красота помогают проанализировать:

• Количество новых, постоянных и потерянных клиентов;
• Распределение клиентов с разных рекламных акций и маркетинговых каналов;
• Доходность услуг;
• Востребованность товаров и услуг – насколько процедуры популярны среди клиентов, а какие совсем не пользуются спросом;
• Продажи товаров;
• Динамику выручки за выбранный период и др.

Разработчик предлагает более 135 отчетов, при регулярном и грамотном анализе которых можно вовремя исправлять ошибки:

• Отказываться от нерентабельных товаров и невостребованных услуг;
• Прекращать не работающие рекламные кампании;
• Регулировать работу мастеров и вовремя повышать их квалификацию.

Каждый из отчетов можно распечатать или сохранить в других программах.

Дополнительные функции

Онлайн-сервисы

Онлайн-сервисы – современный инструмент взаимодействия с клиентом – сейчас людям проще записываться или получать информацию в Сети, чем звонить и тратить время на беседу с администратором. Для комфорта клиентов и облегчения работы сотрудников салона красоты, UNIVERSE-Красота дополняется:

• Виджетом онлайн-записи для сайта;
• Модулем СМС-рассылок;
• Мобильным приложением в фирменном стиле салона.

Интеграции

Интеграция – это подключение сторонних нескольких сервисов к ПО. К программному обеспечению подключается:

• Онлайн-касса;
• Эквайринг;
• Сервисы Яндекса – Метрика, Карты;
• IP-телефония;
• Сервисы коллтрекинга;
• AMO CRM;
• Roistat и другие сервисы аналитики – техническая возможность для этого у программы есть.

Дополнительное оборудование

Также компания UNIVERSE предлагает дополнительное оборудование, которое поможет сделать работу комфортной:

• Сканеры штрих-кода;
• Онлайн кассы под 54-ФЗ;
• Принтеры квитанций;
• Принтеры термоэтикеток;
• Денежные ящики;
• Компьютеры.

Тарифы и условия

Доступ к программе предоставляется после оплаты лицензии. Пробный период не предусмотрен, однако перед покупкой сотрудник компании проведет личную презентацию по всем функциям и возможностям, ответит на все вопросы, поможет определиться с версией.

Версий две – Lite и Standard, а отличие кроется в списке возможностей. В Лайт не предусмотрено введение бонусной системы, подарочных сертификатов, выдача подотчетных средств, автоматическое списание материалов и ряд других инструментов. При этом даже Lite версия покрывает ключевые потребности компаний индустрии красоты.

Стоимость лицензии зависит от:

• Выбранной версии;
• Количества рабочих мест;
• Количества филиалов.

Облегченная версия лицензии – 35 000 рублей за основное рабочее место и по 12 500 рублей за все остальные, но иногда разработчик запускает акции и предоставляет скидки, поэтому прибрести CRM для салона красоты можно по выгодной цене.

В стоимость лицензии входит:

• Работа с персональным менеджером;
• Установка ПО и обучение в течение 6 часов – два дня по 3 часа. Для жителей Москвы обучение проводится лично, для других регионов – удаленно;
• Бесплатные обновления в течение года;
• Годовая техническая поддержка.

С программой UNIVERSE-Красота работает более 2000 салонов по всей России и за ее пределами, в числе которых сеть BABOR, Persona Lab, Мильфей и другие. Программа подойдет для стабильного бизнеса, заинтересованного в полной автоматизации всех процессов.

Знакома с программным обеспечением от UNIVERSE-SOFT? Поделись впечатлениями в комментариях!

Комментировать

Поделитесь с друзьями!

Популярное по теме Бизнес Маркетинг 

Разделы Журнала