Стандарт процесса это операционная инструкция

В Компании ТЕХНОНИКОЛЬ на каждом рабочем месте разработаны все требуемые стандартные операционные процедуры, также существует рекомендуемая форма СОП

Стандартные операционные процедуры появились на разных заводах Компании в разное время, большинство из них выросли из обычных рабочих инструкций. Стандартная операционная процедура (СОП) — документ, описывающий оптимальный ход выполнения работ, содержит информацию о последовательности и времени выполнения операций для достижения требуемого уровня качества процесса, его результативности и эффективности.

При создании СОПов мы исходили из того, что документ должен быть максимально понятным и простым, чтобы достаточно было взгляда на него, чтобы вспомнить ход выполнения редко совершаемых операций или быстро научиться, если эта новая для работника операция. Учитывали, что СОП должна быть:

• визуально понятной, не требовать много времени на изучение (с наличием фото, схем и графиков);
• написана в терминологии, понятной для всех — и рабочих, и специалистов;
• требовать использования только тех материалов и инструментов, к которым есть доступ на этом рабочем месте;
• обязательно содержать информацию о последовательности и времени выполнении операций;
• составлена в соответствии со стандартами безопасности и качества.

Очень важным отличием СОП от рабочей инструкции является наличие в ней последовательности и ВРЕМЕНИ выполнения операции. По результатам работы смены руководитель сравнивает фактическое время выполнения операции с нормативным, которое указано в СОП. К сожалению, не все сразу осознают, что одинаково плохо, если это время как меньше планового значения, так и больше него. Сокращать время выполнения операций можно только через предложение по улучшению, эксперимент на пилотном участке. Только после этого следует распространение наилучшего опыта на все остальные участки, где можно применить данное улучшение с обязательным внесением изменений в СОП. Цикл Деминга¹ всегда поддерживается стандартом.

Рисунок 1. Стандартизация, улучшение и цикл Деминга

В Компании ТЕХНОНИКОЛЬ на каждом рабочем месте разработаны все требуемые стандартные операционные процедуры, также существует рекомендуемая форма СОП:

Пример стандартной операционной процедуры

Фото 1. Папка с СОП, используемыми на линии операторами, г. Рязань

1 Доработанная Уильямом Эдвардсом Демингом кольцевая или спиралевидная схема «этапов динамичного научного процесса получения знаний» Уолтера Эндрю Шухарта, означает: P (plan) — планируй, D (do) — делай, C (check) — проверяй, A (act) — воздействуй, известна также как колесо или цикл Деминга.

СОП – стандартные операционные процедуры, КПТО – карта последовательности технологических операций.

ЧТО: Инструкции по выполнению рабочих процедур, в которых содержится исчерпывающая информация о том, кто, где, когда и как должен выполнять предписанные действия. Стандартные операционные процедуры (СОП) используют ремонтники, карты последовательности технологических операций (КПТО) – технологи (те, кто управляет техническими процессами и обслуживает технологическое оборудование).

ЗАЧЕМ: Позитивный опыт выполнения работ закрепляется, описывается в доходчивой форме и доносится до любого заинтересованного лица – от нового сотрудника, только приступающего к работе, до топ-менеджера, вдруг решившего разобраться, как же тут все работает.

Польза от так называемого творческого беспорядка – это миф. Нет, конечно, попадаются гении, которые видят в хаосе систему и отлично помнят, что яйцеварка лежит рядом с патефоном под галошницей, а тот самый счет – в нижнем культурном слое на рабочем столе вместе с кусочком торта, завалявшимся с 23 февраля. Но таких сверхлюдей – единицы. Для всех прочих есть плохая новость: склонность к беспорядку не только усложняет жизнь, но может перерасти в психическое расстройство.

Но разве чек-листы, о которых мы уже говорили, – это не то же самое? Нет, не совсем. Чек-листы, или контрольные списки, что ясно следует из названия, в первую очередь созданы для контроля: за выполняемыми действиями, состоянием оборудования и т. п. А стандартизация операционных процедур/ карты последовательности технологических операций позволяют описать рабочий процесс в целом, четко фиксируя необходимые действия для того, чтобы их можно было максимально точно воспроизвести.

Конечно, вся нужная информация содержится в регламентах и прочих подобных документах, которые всегда есть в любой организации. Но зачастую разобраться в этих документах могут только те, кто их сам писал (и это в лучшем случае). Представьте, что в самолете вместо короткой инструкции с яркими картинками, объясняющей, куда бежать в экстренной ситуации, вам подсунут 100-страничный труд с чертежами конструкций замков на дверях и нормами давления воздуха в спасательном жилете.

Карта последовательности технологических операций – КПТО/ СОП – как раз такие «самолетные инструкции», прочные путеводные нити. С их помощью можно изложить хоть алгоритм пользования кофеваркой (и существенно снизить шансы ее сломать). Но особенно они актуальны, когда речь идет или о сложных процессах, в которых велик риск ошибки из-за человеческого фактора, или о нештатной ситуации, когда не совсем ясно, как действовать, а одну и ту же задачу могут выполнять разные сотрудники.

В основе обязательно заложен успешный опыт – это главный принцип при составлении карты. Оптимальная последовательность действий и минимальное время, которое требуется на выполнение операции, определяется после наблюдения за реальным рабочим процессом. Эти данные вносятся в карту вместе с указаниями, как действовать, если результат операции расходится с ожиданиями или возникают аварийные ситуации. Карту делают максимально наглядной: фотографии, схемы, пиктограммы работают на быстрое и четкое усвоение материала.

НАШ ОПЫТ

В принципе, любая профессиональная деятельность состоит из набора определенных операций. На производстве для каждой из таких операций есть свои нюансы: например, особенности в подборе инструментов, использовании оборудования, соблюдении правил охраны труда. Все эти нюансы можно представить в виде технологической карты. Она составляется на каждую операцию и оформляется в виде таблицы с подробными иллюстрациями. Их активно используют и опытные сотрудники, и новички. Первые – как подсказку, а для вторых это главный учебник при стажировке. Карты помогают ускорить процесс адаптации, овладеть рабочими навыками и запомнить алгоритм важных действий, правильный и с точки зрения технологии, и с точки зрения безопасности.

Учебные карты последовательности операций на НЛМК-Урал

На НЛМК-Урал карты используют даже как часть образовательной программы. Здесь на их основе разработаны электронные тесты для оценки знаний технологических операций. Проходят их и новые сотрудники, и те, кто сдает на разряд или повышает квалификацию. В тестах от 15 до 20 вопросов, результат появляется сразу после того, как получены ответы. Оценивают знание КПТО строго. Ответил правильно на 99 % вопросов – уже не сдал. Ведь свою работу нужно знать на все 100 %.

Стандартные операционные процедуры на НЛМК – Урал Сервис

В цехе ремонта металлургического оборудования в Березовском уже стандартизировали все операции по обслуживанию крупных объектов: насосных станций, габаритных электрических двигателей, внутрипечных роликов и т. д. Рабочие отмечают: с таким подходом дело действительно идет быстрее – можно все подготовить заранее и ничего не забыть. В стандарте детально расписано все: что, как и в какой последовательности делать, какие средства защиты использовать, каким инструментом работать. Есть и раздел, в который можно заносить свои соображения: на чем можно сэкономить время и усилия. Если станет ясно, что две операции можно объединить в одну, то стандарт обновят.

Что такое СОП?

Существует простое определение, данное IBM для стандартных операционных процедур: Инструкции, описывающие шаги и действия процедуры.

Стоит отметить, что под процедурой мы понимаем простую последовательность действий. Проще говоря, процедура отличается от процесса линейностью и однозначностью операций.

Шаг 0: С чего начать?

Процедура – это, в первую очередь, о действиях, которые необходимо выполнить в рамках определенного процесса. Поэтому начать нужно с того, что необходимо определить состав и порядок выполнения действий. Проще всего это сделать, ответив на следующие вопросы:

• Какие действия нужно выполнить?  
• Кому нужно их сделать?  
• Каковы наилучшие способы решения этих задач? 

Шаг 1: Выберите формат представления СОП

Можно выбрать один из нескольких форматов структурирования и представления стандартных рабочих процедур. К примеру, можно использовать международный стандарт ISO 9000 или какой-то его вариант.

Однако не обязательно следовать международным правилам, чтобы создать подходящую процедуру.

Выбор формата представления стандартной операционной процедуры зависит от нескольких факторов:

• Соответствие внутренних политикам и стандартам 
• Целевая аудитория, пользователи СОП 
• Внутренние инструменты, которые используются для хранения и использования процедур 
• Наличие описанных бизнес-процессов и их форма 

Существует три основных подхода к отображению СОП:

1. Простой контрольный список

Можно сделать простой контрольный список, который описывает порядок действий – чек-лист.

Такой подход полезен для индивидуальных предпринимателей или небольших команд, которым не требуются подробные инструкции. Этот подход является самым простым. Он позволяет людям создавать стандартные операционные процедуры при выполнении новых задач, быстро записывая шаги, которые они предприняли, для дальнейшего использования.

Гибкость и простота может помочь регулярно обновлять чек-листы.

Недостаток подхода заключается в том, что отсутствие деталей приводит к проблемам при попытке проанализировать процесс. Другими словами, без подробных зарегистрированных фактов добиться оптимизации и улучшения труднее.

2. Сложный линейный контрольный список

Это усиленная версия чек-листа.

Такой контрольный список должен отражать гораздо больше подробностей. В частности, помимо пунктов чек-листа в таком документе должно быть:

• Описание шагов и их характеристик 
• Сроки и ответственные: плановые и фактические 
• Поля для фиксации данных и полученных результатов 
• Поля для фиксации наблюдений, отклонений и сложностей 
• Возможно, также потребуется добавить поле для фиксации дальнейших задач, связанных с решением возникшей проблемы 

При данном подходе вы сможете понять, как документировать рабочие процессы, когда в задачах участвуют несколько человек, и как они будут взаимодействовать друг с другом. Также, включение деталей означает, что у вас есть больше переменных для оптимизации процесса.

3: Схема процесса

Блок-схема является ценным средством визуализации стандартных операционных процедур и понимания того, как составные части собираются вместе.

Кроме того, блок-схемы удобна для отображения связи процессов. Она поможет объяснить структуру процесса, а также облегчит его анализ для последующего улучшения.

Откровенно говоря, схема процесса — это уже не стандартная операционная процедура. Это именно процесс. Более того, необходимо четко понимать, где заканчивается процесс и начинается процедура. Однако схема позволяет показать взаимосвязи процедур, что скорее является дополнением к комплексу процедур, описанных одним из двух вышеперечисленных способов.

Шаг 2: Соберите соответствующие заинтересованные стороны

Если вы создаете стандартные операционные процедуры для конкретных задач или процессов, вам следует поговорить с людьми, которые будут или уже несут ответственность за эти задачи.

Если есть команда людей, каждый день работающая над набором задач, вам нужно понять мысли команды в отношении этих задач: как они их решают, на что опираются, как совершенствуют. В конце концов, это люди, которым вы платите за ежедневное выполнение повторяющихся задач.

Совместное построение процедур также позволяет более экспертно подойти к описанию СОП и проверить достоверность описываемых шагов.

Кроме того, это дает чувство собственности над процессом для людей, которые его выполняют. Работая таким образом, процесс кажется не столько приказом, сколько соглашением.

Несомненно, командная работа жизненно важна для любого бизнеса, в том числе при описании процессов и процедур.

Шаг 3: Определите цель

Чего вы хотите достичь, создавая стандартные операционные процедуры?

Если они будут совершенно новыми, то вы попытаетесь превратить их в инструкции. При этом вы же хотите, чтобы все сразу работало хорошо, верно?

Это означает, что цели СОП должны соответствовать целям бизнеса и процесса, в рамках которого они выполняются.

Если вы хотите создать стандартные операционные процедуры, охватывающие существующие процессы, то также необходимо учесть болевые точки.

Чтобы определить болевые точки, нужно понять, в чем существующие процессы подводят вас, и что вы можете сделать, чтобы изменить это.

Распространенными болевыми точками является то, что текущая система слишком медленна или конечный продукт не всегда необходимого качества. Болевая точка – это одновременно и точка роста.

Пример из практики

Управляющий сетью ресторанов здорового питания рассказал о болевой точке, с которой он столкнулся в процессе, присущем любой компании. Процесс «Начисление заработной платы» шел не так, как хотел управляющий, и всегда возникали ошибки.

Он создал подробную разбивку процесса на операции. В качестве иллюстрации он каждый раз выполнял операции по порядку. Следовательно, он сам прочувствовал весь процесс на себе и смог четко отреагировать на плохое качество операций, что в итоге привело к необходимости удлинить процесс.

По окончании управляющий создал стандартную операционную процедуру начисления заработной платы, был доволен результатом и добился 100 % устранения ошибок.

5 почему

Если у вас возникнут проблемы с определением первопричины болевых точек, то попробуйте прибегнуть к практике 5 Почему?

Сакичи Тойода, основатель Toyota Industries, создал «5 Почему». С тех пор он стал невероятно популярным методом, используемым всей Toyota и бесчисленным множеством других компаний.

Самое приятное то, что процесс «5 почему» очень прост.

Сначала вы указываете вопрос/проблему, с которой столкнулись, а затем спрашиваете: «Почему?». Затем вы спрашиваете: «Почему?» еще четыре раза, но каждый вопрос «Почему?» является ответом на последний ответ, который вы дали.

Тойода обнаружил, что «Почему?» пришлось спрашивать 5 раз, прежде чем первопричина будет найдена.

Шаг 4: Определите структуру СОП

Стандартные операционные процедуры крупной компании могут быть отражены в виде матрицы процессов.

Такой подход включает формирование процессов верхнего уровня с разбивкой на основные процессы, вспомогательные процессы и процессы управления с соответствующими подпроцессами.

Шаг 5: Определите границы процедур

Если вы формируете набор стандартных операционных процедур для определенной функциональной области, например, для отдела маркетинга, то необходимо сосредоточиться на нем и его потребностях. Здесь важно понять, где провести черту, чтобы не блуждать в других отделах. Иными словами, определить границы функций, процессов и процедур.

Возможно, процедура будет охватывать несколько отделов, но необходимо с самого начала это понимать и правильно определить границы.

Следующие вопросы помогут с определением границ:

• Что конкретно вы описываете? 
• Какое действие инициирует процесс? 
• Какое действие завершает процесс? 

Весьма полезно будет для этого использовать модель SIPOC.

Шаг 6: Используйте единый стиль

Степень формальности в описании стандартных операционных процедур зависит от правил конкретной организации. Тем не менее вот несколько советов, которые помогут в разработке единого стиля СОП.

1. Начинайте с действий. Всегда используйте глагол в начале утверждения задачи. Такая формулировка сразу акцентирует внимание на том, что необходимо сделать. 
2. Будьте лаконичны. Указывайте только необходимую информацию в СОП.  
3. Сделайте процедуру легко читаемой. Используйте простой язык, избегайте сложных оборотов, предложений, жаргонизмов и формальных слов. Обязательно структурируйте текст: используйте заголовки, абзацы и списки.   
4. Используйте формы. Разработайте единую форму СОП, которую можно было бы использовать при каждой разработке.  

Ознакомьтесь с нашими рекомендациями по тому, как сделать рабочий регламент бизнес-процесса. Многие рекомендации применимы и для стандартных операционных процедур.

Шаг 7: Используйте специализированные программы

СОП – часть комплексного описания бизнес-процессов. А современные реалии предполагают использование специализированных программ в данных целях.

Крайне важно, чтобы:

• Процедуры были привязаны к конкретным бизнес-процессам 
• СОП располагались в одном месте 
• Можно было легко найти процедуры, по ключевым словам, названиям, тегам и другим признакам 
• Можно было работать с электронными версиями процедур, особенно если они предполагают внесение каких-то данных 
• Учитывать и контролировать выполнение процедур 

Выполнить все эти условия можно, если использовать специализированные программы и сервисы. Такие как: Visual Paradigm, Confluence, Битрикс24 и т.д.

Шаг 8: Проработайте все необходимые этапы процесса

Теперь пришло время поработать.

Совместно пройдите всю процедуру от начала до конца, отмечая каждый шаг на пути. Здесь мнения людей могут не сойтись, допускайте возможность обсуждения шагов командой. Записывайте все изменения и пожелания.

Затем, когда у вас появилась основа процедуры, просмотрите каждую задачу. Подумайте, следует ли добавить подзадачи, чтобы описание было более подробным. Подзадачей может оказаться важный элемент или действие, которое стоит рассматривать, как отдельную задачу.

Шаг 9: Попытайтесь оценить потенциальные проблемы и риски в процедуре

Подумайте, что может пойти не так в ходе выполнения процедуры прежде, чем оформите документ (даже если это будет электронный вариант). И если что-то может пойти не так, где, вероятно, произойдет этот сбой?

Стоит проверить расчетами описание СОП для управления производственными процессами, которые можно легко объяснить цифрами. Например, может быть, ваш процесс приводит к высокой производительности, с точки зрения производства, но создает нагрузку на логистику?

Попытайтесь оценить проблемы не только с гуманитарной точки зрения, но и с математической.

Также крайне важно помнить о безопасности. Рассмотрите процедуру с этой точки зрения. Не жертвуете безопасностью в пользу скорости.

Шаг 10: Определите показатели, по которым можно оценивать СОП

Чтобы узнать, хорошо или плохо работает процедура, вам нужны метрики, по которым можно оценить ее эффективность.

Недостаточно полагать, что стандартная операционная процедура просто работает. Нам нужно понять, как она работает, чтобы иметь возможность оптимизировать.

Если вы разрабатываете СОП для процесса продаж, вам могут понадобиться такие показатели, как:

• Количество лидов в единицу времени 
• Средняя продолжительность телефонного разговора 
• Конверсия в единицу времени 
• Объем продаж в единицу времени 

Определив метрики, вы можете оценить эффективность и производительность процедуры, в том числе в отношении более широких целей компании.

Шаг 11: Протестируйте процесс

Теперь, когда вы сформировали стандартные операционные процедуры, нужно применить их на практике.

Тестирование должно проходить по принципу А/В теста – часть сотрудников работает в соответствии со старой процедурой, а часть по-новому. Такой подход позволит сравнить производительность и эффективность процедур, выявить упущенные возможности, повести количественное сравнение и принять решение о внедрении новой процедуры.

Тест на совершенство

Один из методов, который мы используем, чтобы проверить, насколько легко следовать стандартной операционной процедуре, заключается в том, чтобы попросить новых сотрудников выполнить процедуру, следуя разработанному описанию. Это как боевое крещение. Как для новых сотрудников, так и для разработанной СОП. Работа будет выполнена хорошо независимо от опыта, если процедура достаточно хороша.

Шаг 12: «Продайте» процедуру руководителям и заинтересованным сторонам

Здесь речь идет о том, чтобы кто-то с опытом рассмотрел стандартные операционные процедуры и дал вам обратную связь. Кроме того, кто-то, кто не участвует в процессе, может взглянуть на недостатки свежим взглядом. Если вы представитель малого бизнеса, это может быть инвестор, кто-то из вашей области деятельности или даже ценный клиент.

Отправьте описание, результаты тестирования и сравнительный анализ. Расскажите о преимуществах новой процедуры. Если необходимо, потратьте время на презентацию или рассказ. Таким образом, вы сможете «продать» изменение заинтересованным сторонам. А от этого, в свою очередь, зависит успех и устойчивость изменений.

Шаг 13: Определите подход к оптимизации процедуры

Стандартная операционная процедура – рабочий, но живой документ. Процессы и процедуры будут меняться с течением времени и по мере изменения различных факторов. Поэтому нужно сразу разобраться с тем, как вы будете подходить к процессу изменений.

69% организаций имеют какие-то формализованные процессы. Однако только 4% управляют ими и изменяют должным образом.

Это означает, что существует бесчисленное количество организаций, упускающих свои возможности из-за того, что их процессы обесцениваются и устаревают.

Не дайте пострадать вашему бизнесу.

Целенаправленно оптимизируете свои процессы и процедуры.

Также важно помнить, что люди, которые участвуют в процессе, могут выявлять его отклонения и находить точки оптимизации.

Одним из важных шагов по улучшению является рассмотрение возможности интеграции различных инструментов и автоматизированных компонентов в рабочий процесс.

Шаг 14. Завершите разработку и внедрите СОП

Вы завершили разработку стандартной операционной процедуры. Если вы последовательно выполнили все шаги данного руководства, вы гарантировано повысите эффективность СОП. И вот почему:

• Процедуры учитывают мнение участников и заинтересованных сторон 
• Процедуры разработаны в соответствии с конкретными целями 
• Вы предусмотрели и проработали возможные проблемы и риски 
• СОП прошли тестирование 
• Известны подходы к дальнейшей оптимизации и изменению процедур 
• Уровень сопротивления изменениям минимален, потому что вы «продали» решение заинтересованным сторонам 

Применяя данные рекомендации для внедрения СОП в повседневную деятельность, вы используете лучший подход, который был проверен временем. Сделайте ваши стандартные операционные процедуры по-настоящему эффективными.

Writing a standard operating procedure (SOP) may feel like more work about work.

But every winning team needs to play by the same rules if they’re going to produce consistently high-quality work.

And that’s a tall order when you don’t have SOPs.

SOPs are one of the best strategies to help you scale your business.

But the SOP writing process doesn’t have to be complicated.

In this guide, you’ll learn the following:

• How to write an SOP (that makes sense)
• Which tasks to prioritize when starting out
• Tools you can use to get started on your SOP journey

What is a standard operating procedure?

A standard operating procedure (SOP) is a set of step-by-step instructions that outline how to perform a specific task or activity consistently and efficiently. 

Many industries and organizations use SOPs — including manufacturing, healthcare, and government.

But SOPs are becoming more common in the agency and professional services space.

The goal of an SOP is to provide a standard and repeatable way of doing things so that the process is consistent and reliable and the outcomes are predictable.

Different types of SOPs

Here are the three different types of SOPs.

1. Step by step – one-pagers for simple processes and tasks
2. Hierarchical format – for complex processes that require multiple steps
3. Flowchart – for flexible processes that involve conditional logic

Step-by-step SOP

Step-by-step standard operating procedures break a task into a step-by-step list with detailed instructions. The specific steps and substeps are laid out logically and shouldn’t be skipped.

Step-by-step SOPs are best for straightforward and repetitive processes with simple steps, like invoicing a client, creating a content brief, or something as simple as adding Zoom to Calendly.

Hierarchical SOPs

Hierarchical SOPs help manage complex processes with many subtasks that don’t tend to change.

You can think of them as a “mega SOP” made up of shorter, more simple step-by-step SOPs.

Here’s an example of a hierarchical SOP I put together at a digital marketing agency.

It was a guide covering the entire SEO campaign process for clients. Each section was filled with information and links pointing to shorter step-by-step SOPs for specific tasks.

Flowchart SOPs

A flowchart SOP is a diagram that turns a procedure into a visual map. It’s ideal for procedures that require conditional logic at specific steps (if X happens, do Y).

You can cover multiple possible scenarios using a flowchart, so the next step is always clear.

So instead of doing this:

via GIPHY

Your team knows what to do at all times by looking at the flowchart.

Take a look at Ahref’s blog content creation process, for example.

There are plenty of step-by-step SOPs involved in the process. But the flowchart helps to provide a clear visual representation of the entire process — making it far easier to understand and follow.

Flowcharts are a great SOP solution for creative processes and procedures that work with lots of moving pieces, like capacity planning or content creation.

Why even bother with SOPs?

McDonald’s sells more than 75 hamburgers per second, every minute, every hour, every day of the year.

How?

They have mastered standardization.

SOPs are one of the best strategies to claw back your time and help you scale…

They help you scale

Ask any successful business owner what helped them to scale, and they’ll mention SOPs in some way or another.

I recently contacted a bunch of agency owners with a survey asking them how they simultaneously kept on top of multiple client projects.

One answer that kept popping up?

Processes — aka SOPs.

Check out this answer from self-proclaimed “process nerd” Ryan Stewart…

Processes helped Ryan’s digital agency, Webris, generate millions of dollars for his clients.

By providing clear, step-by-step instructions for performing tasks, SOPs can help ensure that client work is performed to the same standard every time and help you scale at breakneck speed! 💰

Prevent knowledge loss 

SOPs can help keep the business running when a crucial employee goes on leave — relieving the pressure of any one person to do it all and making your company more adaptable and resistant.

SOPs can also be a lifesaver in the agency space — especially with the notoriously high turnover rates.

Help you to take a hands-off approach

Probably one of the most significant benefits of using SOPs if you’re a manager, founder or CEO.

They provide a set of clear rules so that anyone can deliver work that meets your business’s standards.

Make your work’s quality consistent long-term, regardless of which team member does it.

Do this effectively, and congrats — now your business runs WITHOUT you.

Become more efficient with time

SOPs can eliminate the time spent on those pointless meetings by answering common questions. Helping you multiply your time and make your team work as efficiently as possible.

What should an SOP include?

You’re likely going to be creating basic step-by-step SOPs to start.

So make sure to include the following elements:

• Title
• Purpose
• Additional context
• Terminologies
• Tools associated with the process
• Roles and responsibilities
• Step-by-step procedure

Look at this SOP template from Notion — it’s pretty comprehensive!

How to create an SOP in 6 steps

Here’s how to create standard operating procedures in 6 steps:

1. Pick a task to standardize
2. Define the scope of the SOP
3. Break the task down into steps
4. Identify the stakeholders
5. Write your SOP
6. Review, test, edit, and repeat

Now let’s get into the details.

1. Pick a task to standardize

The first step in your SOP creation process is to pick a task/process you want to turn into an SOP.

How do you do this?

Start with tasks you and your team carry out regularly and prioritize those.

Why?

Creating SOPs for these tasks will have the most significant positive impact on your business. The more you can cut the time down here, the better. 🤑

You can use our free Process Prioritization Worksheet to do this.

Share it with your team and get them to list the tasks they perform regularly.

Get them to answer the following questions:

1. How often do you perform this process? (barely, often, regularly)
2. How mature is the documentation for this process? (well documented, somewhat documented, not documented)
3. How much pain does this process cause? (not painful at all, somewhat painful, severely painful)

This will give you a priority score out of nine.

Higher the score, the higher the need for an SOP.

Or, if you want to be smarter with this process, you can also use time tracking software to identify your most significant time drainers.

Using a tool like Toggl Track, you can quickly see how long your team spends on project tasks.

You may spot a few tasks that seem to have taken a little longer than usual — which gives you a chance to uncover why and potentially create an SOP to make the task more efficient (profitable). 🤑

2. Define the scope of the SOP

Some questions to get you started:

• Where does your SOP start and stop?
• Is your SOP dependent on other SOPs? Or other teams and departments?
• If so, how will you define dependencies and responsible parties?

You can’t reinforce expectations if you don’t write them down.

For instance, if a graphic designer makes an infographic, the project manager needs to do a quality check.

If the requirements are met, the project manager will send the file to the client, who needs to approve it.

If not, the project manager will assign the work back to the graphic designer to revise and repeat.

You can reference other SOPs or integrate parts of them into yours to make the complete picture clear to the reader.

3. Break the task down into steps

Any good SOP needs clear step-by-step instructions telling your team what to do.

So list a fully detailed breakdown of your chosen task.

Start with your favorite online document tool for this step. Google Docs, Word, Notion, etc.

Don’t overthink it here. Keep it simple!

Want a way to hack this process? 🧠

Start with backward planning — aka planning in reverse chronological order from finish to start.

Backward planning helps you break down your usual thought patterns and makes creating your SOPs easier.

Start by identifying the final step of the process.

Following a content creation example, the last step might be to publish or send it to the client. The step before that is quality assurance. The step before that…

Break it down from the final deliverable, and you’ll have a more accurate list of tasks to include in your SOP.

Here’s an example from Fio of Contentfolks (click to expand):

She planned an online event at Wildbit using a Miro board with a rectangular block for each week leading up to the event (the five green blocks you see below). Then she started working backward from the date of the event itself.

You can apply the same strategy when it comes to creating your SOPs.

4. Identify the stakeholders

Once you know what’s involved in the process, it’s time to determine who’s involved.

You need to indicate who does what.

Note: simple step-by-step SOPs won’t require multiple stakeholders to be involved. But multiple stakeholders will be involved if you create a more complicated hierarchal SOP.

Take Ahrefs’s content production process, for example.

You can see that the process will likely involve a content manager, writer, editor, and graphic designer.

Ask yourself:

• Which team members need to follow this specific SOP?
• Who’s impacted by the process?
• Who decides when the job is done?

5. Write your SOP

Once you know the why, what, and who behind your SOP, it’s time to figure out the how.

How you create your SOP is entirely up to you.

Not sure where to start? We’ve added a list of tools you can utilize below.

Use Notion? Here’s the Notion template from above.

6. Review, test, edit, and repeat

Ensure the SOP leads to the desired outcome and is fit for purpose and for the intended audience.

The first one you create might need some polishing.

Track your progress:

• Were there any questions from the team?
• Was there a task that somebody didn’t realize was their responsibility?
• Did the team struggle with any part of the SOP?

You can track the time the team spends on each task for accurate results using time tracking software.

Your team can get started tracking time spent on tasks in a few clicks with Toggl Track.

This will give you access to data you can act on inside the Project Dashboard.

Tracking their work like this helped increase Sweat+Co’s profitability by 20%

“Toggl Track increased our profitability by at least 20%. We found out where the team was spending too much time on clients. Whether that was us being inefficient or over-serving or working too slowly, Toggl Track gave us the ability to restrategize, find out what’s wrong, and fix it.”

Dax Kimbrough, Business Consultant with Sweat+Co

SOP best practices

Here are some best practices to consider when creating your next SOP:

• Definition of done – indicate when the process is complete, and goals are achieved.
• One process, one SOP – don’t overcomplicate it. Create one SOP for each task.
• Interlink – creating multiple SOPs? Make sure to interlink other SOPs where relevant.
• Use visuals – flowcharts, diagrams, and other visual aids. It will be easier for the reader to connect the dots.
• Use video – short on time? Use a screen recording tool to speed up the process.
• Resources – does the process require the reader to use other tools? If so, give them login access.

SOP templates and tools you can use

Here’s a list of tools you can use when creating your next SOP.

Google Docs

You can download our free template here if you want to stick with Google Docs to create your SOPs.

Notion

We use Notion here at Toggl — so we’d highly recommend it for creating SOPs!

Access their SOP template here.

Scribe

Scribe helps you to turn any process into a step-by-step guide instantly.

Access their SOP template here.

Trainual

Transform standard operating procedures into step-by-step training manuals that are easy to update, assign, access, and track with Trainual.

Loom

Using videos in your SOP is a mega hack. Every single SOP should start as a video.

Why?

Most teams are strapped for time. They don’t feel like they have the time to build SOPs.

So use a video recording tool (Loom) instead and walk through the process on screen.

Creating SOPs isn’t a waste of time

When jumping between projects and meetings, you’re already too busy doing the work to add SOP document creation to the pile, right?

But that’s a common error in thinking.

Systemizing your processes can cut some tasks that take excessive time and help you create more capacity.

You can use that time to do more work, increase revenue, and keep growing your team.

Here are a few resources you may want to read when thinking about the whole SOP process:

• Project Management For Beginners
• Project Planning: From Start To Finish
• How to Create a Project Cost Estimate in 8 Steps
• How to Create a Work Breakdown Structure in 6 Steps

Youtube is also worth checking out for more great content on SOPs!