Регистрация онлайн кассы в налоговой пошаговая инструкция 2023

Эта статья будет полезна, если вы устанавливаете кассу впервые. Если у вас уже есть онлайн-касса, эта статья не расскажет ничего нового.

Что такое онлайн-касса

Налоговая получает информацию о том, какой доход получает каждый магазин. Сам продавец не может скорректировать информацию на накопителе. А значит, не может занизить доход и заплатить меньше налогов.

Продавец должен использовать кассовый аппарат при продаже товаров, работ и услуг физлицам без статуса ИП независимо от формы расчетов, а при продаже представителям компаний и ИП — если они платят наличными либо очно картой.

При очном расчете покупатель по умолчанию получает от продавца бумажный чек. Если покупателю нужна электронная версия документа, онлайн-касса отправит чек на почту или телефон. При оплате через интернет касса отправит чек на электронную почту.

Кому нужно устанавливать онлайн-кассы

Еще касса нужна, если компания или ИП получают деньги на счет от физлица без статуса ИП. Это может быть оплата картой на сайте, перевод по реквизитам или зачисление по СБП.

Кто может работать вообще без онлайн-кассы

ИП на патенте по некоторым видам деятельности, торговля с открытых прилавков на розничных ярмарках и рынках, аптеки в селах тоже могут работать без онлайн-касс.

Что входит в кассовое оборудование

В целом кассовое оборудование можно разделить на три типа:

Давайте подробнее о каждом.

Зачем нужен фискальный накопитель

Онлайн-касса должна передавать данные о платежах по интернету. Для этого нужен фискальный накопитель — оборудование, которое стоит внутри кассы и выглядит как небольшая серая коробка.

Фискальный накопитель записывает операции, удостоверяет их подлинность, шифрует и передает оператору фискальных данных — ОФД. Затем оператор отправляет информацию в налоговую инспекцию. Грубо говоря, фискальный накопитель как бы говорит налоговой: «Эта продажа точно была, у меня все записано».

Стоимость. Фискальный накопитель стоит от 6000 до 12 000 ₽. Цена зависит от срока действия: они бывают на 15 и 36 месяцев. Когда срок накопителя истекает, нужно купить новый, а онлайн-кассу — перерегистрировать.

Срок работы. Бизнес выбирает срок фискального накопителя исходя из своей системы налогообложения. Например, фискальный накопитель со сроком 36 месяцев обязателен:

В некоторых случаях продавцы могут устанавливать накопители на 15 месяцев:

Если ООО и ИП на спецрежиме торгуют подакцизными товарами, например сигаретами, они должны использовать накопитель на 15 месяцев.

Если использовать фискальный накопитель, который не подходит по сроку, могут оштрафовать: ИП — на 1500—3000 ₽, малые предприятия — на 2500—5000 ₽, крупные и средние предприятия — на 5000—10 000 ₽.

Как выбрать онлайн-кассу

Онлайн-касса должна соответствовать требованиям закона. Чтобы это проверить, найдите модель кассы в реестре ККТ на сайте налоговой службы.

Если купить кассу не из реестра ККТ, ее не получится зарегистрировать. Причем для налоговой работа на такой кассе будет выглядеть так, будто кассы вообще нет. За это ИП и руководители компаний могут заплатить штраф от 10 000 ₽, малые компании — от 15 000 ₽, а крупные и средние компании — от 30 000 ₽.

Все онлайн-кассы можно разделить на кассы автономного типа, облачные, POS-системы. Иногда вместо онлайн-кассы можно использовать фискальный регистратор.

Фискальный регистратор — аппарат без клавиатуры и дисплея. Для работы его нужно подключить к компьютеру или планшету с кассовой программой. Примеры фискальных регистраторов: АТОЛ 11Ф, АТОЛ 25Ф, АТОЛ 30Ф. Выглядят они примерно так:

Фискальный регистратор состоит из трех компонентов:

Не будем вдаваться в подробности. Важно, что габариты фискального регистратора зависят от того, на какую ширину чековой ленты он рассчитан: есть узкие модели под ленту 58 мм, есть под более широкую ленту — до 80 мм.

Фискальный регистратор — это не совсем онлайн-касса. Вот какие различия:

В случае с фискальным накопителем все операции кассир совершает на компьютере. Здесь есть свои плюсы и минусы:

Онлайн-касса автономного типа. Это самая простая онлайн-касса. Подойдет для выездной торговли, курьеров и мелкой розницы. Например, Атол 91Ф Lite, Атол 91Ф, Атол 92Ф, Меркурий 185Ф. Выглядит вот так:

У автономной кассы есть и плюсы, и минусы:

✅ Компактные размеры — помещается в карман или сумку.

✅ Мощные аккумуляторы — долго держит заряд.

✅ Можно использовать на улице — есть защита от влаги и морозов.

✅ Подключение по беспроводной сети через вайфай, сим-карту или по Bluetooth.

✅ Стоит от 5700 до 40 000 ₽. Минимальная цена — обычно без фискального накопителя.

❌ Низкая скорость печати чеков (40 мм в секунду) и нет автоотреза — медленное обслуживание большого потока покупателей.

❌ Не интегрируется с компьютером — не подойдет для крупных торговых сетей.

❌ Позиции товаров придется вводить вручную — не подойдет для розницы, где таких позиций тысячи.

Чтобы подключить оплату на сайте, компания должна оформить договор интернет-эквайринга с банком или подключиться к платежному сервису — ЮКassa, Робокассе и другим.

Плюсы и минусы:

✅ Покупать облачные онлайн-кассы не обязательно — можно взять в аренду. Тогда и фискальный накопитель в ней будет менять арендодатель, а не продавец.

✅ Не занимает место в офисе или на складе — это не обычная касса с кнопками и принтером чеков.

✅ Стоит в среднем от 1500 ₽ в месяц.

❌ Нельзя использовать для очных расчетов и печатать бумажные чеки.

POS-система — это комплекс оборудования, в котором все устройства интегрированы между собой: онлайн-касса, сканер штрихкодов, весы. Подойдет рознице с большим потоком клиентов и широким ассортиментом товаров. Например, Атол Ритейл 54.

Плюсы и минусы POS-систем:

✅ Несложно обновить, если в законе появятся изменения.

✅ Автоматизирует работу магазина — загружает в кассу товары и цены, отслеживает печать ценников, закрытие и открытие смены, добавляет акции, распродажи и скидки на товар.

✅ Производители продают запчасти к таким системам даже после снятия модели с производства.

❌ Стоит дорого — до 150 000 ₽.

Теперь посмотрим, сколько стоит онлайн-касса в зависимости от целей бизнеса:

Где купить онлайн-кассу

Рассказываем о плюсах и минусах каждого варианта.

В ОФД. У большинства операторов можно купить онлайн-кассу. В этом случае за подключение и настройку ККТ будут отвечать менеджеры ОФД. Зачастую ассортимент касс у ОФД ограничен.

У операторов сотовой связи — МТС и МегаФон. Например, МТС продает кассы, которые работают на их программном обеспечении, — MSPOS и Нева. МегаФон продает кассы брендов «АТОЛ» и «Эвотор». Главный минус — это ограниченный выбор моделей, и обычно касса привязана к софту оператора.

У завода-изготовителя. В большинстве случаев изготовители не продают ККТ в розницу или мелкий опт. Им выгоднее работать с магазинами и сервисными центрами. Но если нужно купить большое количество ККТ, можно попробовать обратиться напрямую.

У предыдущего владельца. Закон разрешает работать с онлайн-кассами, которые раньше использовали другие предприниматели. Нужно запросить у предыдущего владельца документ, что онлайн-касса снята с учета в налоговой. Но фискальный накопитель нужно купить новый, подключить тот, что был у другого пользователя, — нельзя.

Способы подключения кассы

Чтобы онлайн-касса передавала данные в ОФД и налоговую, ее нужно подключить к интернету:

Подключение по кабелю подходит, если в торговой точке плохо работает вайфай. Так бывает, если магазин находится, например, в подвале. Для того чтобы был вайфай, нужен роутер. Его можно взять бесплатно в аренду у интернет-провайдера.

Что еще купить, кроме кассы

Дополнительные устройства, которые помогут более эффективно продавать.

Сканер штрихкодов — для магазинов с большим ассортиментом. Сканер считывает штрихкоды, а кассир видит нужные товары на кассе. Без сканера придется искать товар в кассе по названию или вводить его артикул вручную. 2D-сканер нужен, если магазин торгует крепким алкоголем, а в остальных случаях подойдет 1D.

Продавцу принимать к оплате банковские карты удобно: ему не надо проверять купюры, пересчитывать деньги и искать сдачу. А покупатели, если расплачиваются картой, получают кэшбэк — бонусы от банка.

Денежный ящик — для магазинов с большим потоком покупателей, которые платят наличными. Нужен, чтобы хранить деньги в безопасности.

Принтер этикеток — понадобится, чтобы самостоятельно промаркировать товар, если штрихкод не нанес производитель. Но распечатывать штрихкоды можно и на обычном принтере, поэтому на принтере этикеток можно сэкономить.

Установить и зарегистрировать кассу

Шаг 1. Заключите договор с оператором фискальных данных. Оператор фискальных данных — посредник между продавцом и налоговой.

Шаг 3. Подайте заявление на регистрацию онлайн-кассы в личном кабинете юрлица или ИП на сайте налоговой службы. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ».

В списке выберите «Заполнить параметры заявления вручную».

Заполните в заявлении:

1. Адрес и место установки онлайн-кассы, адрес местонахождения продавца — адрес магазина, кафе или другой точки, где стоит касса. Например, торговый центр «Ромашка», павильон 187. Причем адрес регистрации продавца и адрес установки онлайн-кассы могут не совпадать. Если подключаете облачную кассу, адресом места установки будет ЦОД — центр обработки данных поставщика кассы.

Адрес места установки онлайн-кассы нужно выбрать из справочника ФИАС. Если адреса в справочнике нет, нужно собрать документы на торговую точку, например договор аренды, обратиться с ними в администрацию района, где находится точка, и подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС.

2. Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Посмотрите их в паспорте кассы или на обратной стороне аппарата. Модель кассового аппарата нужно выбрать из предложенного списка. Все серийные номера ККТ и серийные номера фискального накопителя есть в базе ФНС. Как только укажете номер, сразу же запускается автоматическая проверка на наличие номера в базе и не зарегистрирован ли этот номер за кем-либо другим.

3. Сведения об использовании ККТ. Поставьте галочку, если у вашей кассы есть какие-то особенности: например, если вы будете использовать ее только для расчетов в интернете или для развозной торговли.

4. ОФД, с которым вы оформили договор. Выберите его из предложенного списка.

Отправьте заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится регистрационный номер кассы.

Шаг 4. Введите регистрационный номер в онлайн-кассу. У вас есть сутки с момента проверки, чтобы ввести регистрационный номер вместе с ИНН в ККТ. Если ошибетесь хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействительным и его можно будет просто выбросить. Придется покупать новый. Если вы все сделали правильно, онлайн-касса распечатает отчет о регистрации.

Шаг 5. Введите данные отчета о регистрации в личном кабинете. Вернитесь в личный кабинет на сайте налоговой службы, на вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Откройте «Отчет о регистрации ККТ»: укажите в нем время чека, его порядковый номер и в строке «Фискальный признак» 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД» — эту информацию вы тоже берете из отчета.

Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — анкета уйдет на проверку в ФНС. Если она пройдет успешно, то на сайте появится отметка «ККТ зарегистрирована».

Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью налоговой службы.

Шаг 7. Введите параметры регистрации в личном кабинете ОФД. После получения карточки регистрации добавьте кассу в личном кабинете на сайте ОФД. Укажите параметры настройки — у каждого оператора они свои — и нажмите «Зарегистрировать кассу».

Ошибки при регистрации ККТ в налоговой инспекции

Налоговая инспекция может отказать в регистрации, если:

Еще могут отказать в регистрации онлайн-кассы, которая будет работать в автономном режиме, если адрес места установки и работы кассы отсутствует в утвержденном перечне отдаленных местностей.

Что делать, если с кассой возникли проблемы

Рассказываем, что делать, если:

Не работает интернет. Если нет интернета, пробитые на кассе чеки не будут передаваться ОФД в момент расчета. Эти чеки сохранятся в фискальном накопителе, а после восстановления связи будут переданы ОФД.

Если чеки были пробиты при отключенном интернете, после устранения проблем со связью нужно проверить, ушли ли они в ОФД. Узнать о не переданных чеках можно:

Если были найдены не переданные чеки, нужно подождать до двух суток, чеки могут уйти не сразу. Если чеки все-таки не ушли — обратиться к специалисту, который занимается обслуживанием вашей кассы. Он поможет решить проблему.

На случай поломки кассы лучше иметь запасную. Если ее нет, торговлю нужно остановить до тех пор, пока кассу не починят.

Запомнить

Жизнь можно сделать лучше!
Освойте востребованную профессию, зарабатывайте больше и получайте от работы удовольствие. А мы поможем с трудоустройством и важными для работодателей навыками.
Посмотреть курсы

Регистрация ККТ через личный кабинет налогоплательщика ЮЛ или ИП

Обязательным условием для удаленной регистрации ККТ в первую очередь является действующий личный кабинет ЮЛ или ИП на сайте ФНС России (www.nalog.gov.ru). Без него подать заявление и пройти остальные этапы регистрации ККТ невозможно. Кроме того, потребуется также:

1. Электронная подпись: без квалифицированной УКЭП нельзя пользоваться личным кабинетом, а также
   подписывать заявления для последующей регистрации ККТ. Оформить подпись можно через Удостоверяющий Центр, аккредитованный Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
2. Кассовый аппарат с фискальным накопителем (ФН). Он должен полностью соответствовать положениям Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
3. Договор с оператором фискальных данных (ОФД). Оператор фискальных данных — это юридическое лицо, которое занимается приемом и обработкой информации, полученной с кассового оборудования, затем направляет ее в налоговый орган. ОФД обязательно должен быть внесен в реестр налогового органа.

Регистрация ККТ в территориальном налоговом органе ФНС России

Кроме процедуры удаленной регистрации, действует и ранее применяемый способ – в отделении любого
территориального налогового органа. Как зарегистрировать кассу самостоятельно таким образом?

Раньше особенности процедуры для ИП и ЮЛ различались, но теперь они одинаковы: система
регистрации касс общая, поэтому допускается направлять заявление в любой территориальный налоговый орган.

Для регистрации ККТ необходимо распечатать и заполнить бланк по форме КНД-1110061.

При регистрации ККТ через ТНО налогоплательщику рекомендуется иметь при себе паспорта регистрируемых касс. При данном способе регистрация ККТ занимает 5 рабочих дней после подачи заявления.

Регистрация ККТ через оператора фискальных данных

Алгоритм регистрации ККТ через ЛК ОФД

Требования для проведения регистрации ККТ через личный кабинет ОФД такие же, как для процесса регистрации ККТ через личный кабинет налогоплательщика.

После того, как все требования выполнены и соблюдены, у пользователя есть возможность зарегистрировать ККТ через личный кабинет ОФД.

Процесс аналогичен процессу регистрации ККТ через личный кабинет налогоплательщика:

1. В разделе ККТ в личном кабинете ОФД необходимо инициировать процесс регистрации ККТ.
2. Заполнить все появившиеся поля заявления и следовать инструкциям в окне регистрации ККТ.
3. После заполнения заявления на регистрацию ККТ, необходимо подписать заявление с помощью УКЭП.
4. После подписания заявления его необходимо отправить в ФНС России, нажав соответствующую кнопку.
5. После отправки заявления в ФНС России необходимо ожидать уведомление о присвоении регистрационного номера ККТ. Следить за статусом можно в списке всех ККТ пользователя в личном кабинете ОФД.
6. После получения уведомления о присвоении регистрационного номера, необходимо сформировать на ККТ «Отчет о регистрации» и отправить сведения из него в ФНС России через личный кабинет ОФД. Процесс идентичен процессу отправки заявления на регистрацию ККТ.
7. После получения ответа на отправку сведений из отчета о регистрации – карточки о регистрации ККТ – ККТ готова к использованию и может формировать фискальные документы.

Регистрация ККТ через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)

1. Перейдите на Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций).
2. Заполните заявление: ответьте на вопросы о целях использования кассы, месте её установки, ОФД и другие.
3. Подпишите заявление УКЭП.
4. Получите регистрационный номер ККТ — в течение 1 рабочего дня он придёт в личный кабинет. Кассу в это время использовать нельзя.
5. В интерфейсе кассы введите полученный номер и сформируйте отчёт о регистрации ККТ. Заполните заявление по его данным в личном кабинете и отправьте в ФНС через Госуслуги. На ввод даётся 10 календарных дней и 20 попыток.
6. Получите карточку регистрации ККТ в личном кабинете. Только после этого кассу можно использовать.

Регистрация онлайн-кассы – это один из обязательных пунктов соблюдения кассовой дисциплины для юрлиц и ИП, имеющих наличный денежный оборот. С помощью регистрации онлайн-касс налоговые органы получают возможность контролировать деятельность розничного бизнеса. Процедура имеет ряд особенностей, которым посвящена наша статья.

Что нужно сделать перед тем, как зарегистрировать ККТ в ИФНС

Перед регистрацией ККТ в налоговых органах лицу, намеренному ее использовать, необходимо приобрести контрольно-кассовую технику. Сейчас это может быть только онлайн-касса, то есть касса, которая соответствует требованиям  закона «О применении ККТ…» от 22.05.2003 № 54-ФЗ, регулирующего использование онлайн-касс. Такое устройство:

• подключается к интернету и обеспечивает передачу сведений о продажах в налоговый орган через оператора фискальных данных в режиме реального времени;
• имеет фискальный накопитель информации о продажах, сохраняющий эти данные за определенный период и так же, как и сама ККТ, подлежащий регистрации в налоговом органе;
• дает возможность не только печати всех создаваемых документов (в т. ч. сохраненных в фискальном накопителе), но и их формирования в электронном виде;
• обеспечивает формирование документов с определенным (расширенным по  сравнению с ранее применявшейся техникой) набором реквизитов, которые зашифровываются в штрихкоде.

Многие современные модели онлайн-касс способны осуществлять расчеты с применением банковских карт — то есть, оснащены эквайринговым модулем. Но если нет, то практически к любой кассе из числа доступных на рынке можно подключить внешний эквайринговый терминал при необходимости.

ВАЖНО! В некоторых случаях ИП освобождены от применения онлайн-касс по закону № 54-ФЗ.

Приобретаемая ККТ и фискальный накопитель к ней (подлежащий замене по мере его заполнения информацией или истечения срока действия) должны быть обязательно включены в соответствующие государственные реестры. Также обязательным условием применения онлайн-ККТ становится заключение договора с оператором фискальных данных.

Где и по какой цене можно купить онлайн-кассу, узнайте здесь.

О том, нужна ли ККМ «упрощенцу», читайте в статье «Нужен ли кассовый аппарат при УСН в 2022 году?».

Как зарегистрировать онлайн-кассу самостоятельно в налоговой пошагово

Для регистрации онлайн-кассы ее пользователь подает заявление либо на бумаге в любую ИФНС региона, либо электронно через кабинет контрольно-кассовой техники. В последнем случае дата подачи этого документа совпадает с датой его размещения в кабинете.

В заявлении о регистрации контрольно-кассовой техники в т. ч. указываются (п. 2 ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ):

• полное название юрлица или Ф. И. О. ИП;
• адрес (для интернет-расчетов — адрес сайта) и то место, где будет использоваться ККТ;
• название модели ККТ и ее заводской номер;
• название модели фискального накопителя и его заводской номер;
• номер применяемого для расчетов автоматического устройства (если оно используется);
• информация о том, будет ли применяться ККТ в режиме, который не предусматривает электронную передачу данных в ИФНС;
• информация об использовании ККТ только для формирования БСО;
• информация о применении ККТ только для интернет-расчетов;
• информация о том, будет ли ККТ применяться для осуществления функций платежного агента или по приему ставок и выдаче выигрышей при ведении деятельности по организации азартных игр;
• сведения о том, применяется ли ККТ при расчетах за маркированные товары.

Полученные в процессе регистрации сведения ИФНС заносит в журнал учета и карточку регистрации ККТ. Дата оформления карточки считается датой регистрации (п. 7 ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

Как заполнить бланк заявления о регистрации ККТ

Формы заявления о регистрации, книги учета и карточки регистрации утверждены приказом ФНС от 08.09.2021 № ЕД-7-20/799@.

Бумажное заявление о регистрации ККТ содержит 10 страниц. Форма его (имеющая номер 1110061) используется не только для регистрации ККТ в налоговой, но и при перерегистрации кассовых устройств. Скачать бланк заявления бесплатно можно, кликнув на картинку ниже:

Бланк заявления о регистрации ККТ

Скачать

Заполнение бланка заявления будет проще, если у вас есть образец с комментариями от экспертов. Скачать такой можно в «КонсультантПлюс», получив бесплатный пробный доступ к системе. 

Кто выдает образец карточки на регистрацию контрольно-кассовой техники

До получения карточки регистрации ККТ вам необходимо:

• получить регистрационный номер ККТ. Его присваивает ИФНС и не позже одного рабочего дня, следующего за днем подачи заявления, передает пользователю;
• сформировать и направить в налоговую отчет о регистрации ККТ.

ВАЖНО! Рекомендации от «КонсультантПлюс»
После получения регистрационного номера вы обязаны сформировать отчет о регистрации ККТ. Сделать это необходимо не позднее чем на следующий день после его получения. Для формирования отчета запишите в фискальный накопитель следующие сведения…
Посмотреть порядок действий полностью можно в К+, получив бесплатный пробный доступ.

Карточка регистрации онлайн-кассы направляется пользователю ККТ налоговой инспекцией в течение 10 рабочих дней (пп. 7 и 11 ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ) со дня подачи заявления на регистрацию. Направляется она  в электронном виде через кабинет ККТ или через оператора фискальных данных и существует как электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью. При необходимости пользователь, имеющий электронный вариант карточки, может получить ее в ИФНС на бумажном носителе (п. 12 ст. 4.2 закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ).

ВАЖНО! ФНС может назначить проверку пользователя ККТ без предупреждения.

Внесение изменений в карточку регистрации ККТ осуществляется не только при изменении параметров, указанных при регистрации, но и при замене фискального накопителя.

Итоги

Для регистрации ККТ пользователь может подать в налоговую заявление по установленной форме на бумаге. Скачать бланк можно в нашей статье. Но удобнее пройти процедуру регистрации электронно через личный кабинет пользователя ККТ на сайте ФНС.