Прием на работу пошаговая инструкция для кадровика

Не путайте исполнителя с работником

Предприниматели по-прежнему могут привлекать для выполнения тех или иных функций физических лиц как по договорам ГПХ, так и по трудовым соглашениям. Но если ГПД заключается не для выполнения разового, конкретного задания, а маскирует трудовые отношения, в особенности с самозанятым, то эта схема может вызвать недовольство как самого трудящегося, так и ГИТ. 

Если человека нанимают на постоянную работу, он будет подчиняться ЛНА и правилам внутреннего трудового распорядка, нужно оформить трудовой договор (ст. 67 ТК). 

Согласно разъяснениям Верховного суда, трудовые отношения характеризуются так:

• Работник должен лично выполнять трудовую функцию, причем работодатель вправе его контролировать.

• Трудовая функция подразумевает работу по определенной специальности, должности.

• Трудящийся подчиняется правилам предприятия (п. 17 постановления Пленума от 29.05.2018 № 15).

Если в договорах ГПХ есть подобные положения, то нужно пересмотреть их или оформить именно трудовые соглашения.

Три дня на заключение договора

Если сотрудник уже фактически начал работать с ведома или по поручению ИП, руководителя фирмы или уполномоченного лица, то не позднее трех рабочих дней нужно заключить с ним трудовой договор. 

Если гражданско-правовые отношения признали трудовыми — в том числе и по решению суда (ст. 67 ТК), то в течение трех рабочих дней тоже нужно заключить трудовой договор. В противном случае может последовать штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП: 10 000 руб. для ИП, до 100 000 руб. — для компании. Плюс претензии от ИФНС и СФР, что обычно влечет за собой недоимки и штрафы по ст. 122 НК.

Ограничения при заключении договора

По общему правилу можно принимать на работу лиц, которые достигли 16 лет (ст. 63 ТК), кроме некоторых сфер:

• Кинематография, театральные, концертные организации, цирк, спорт — можно брать на работу с 14 лет, если есть разрешение органов опеки и законных представителей. Договор подписывает родитель или опекун.

• Некоторые виды легкого труда, где можно работать с 14–15 лет. 

Есть виды деятельности, к которым вообще нельзя привлекать несовершеннолетних: например, игорный бизнес, вахтовый труд, совместительство и т.п.

Для водителей с 1 сентября 2023 года тоже ввели некоторые ограничения. Так, к работе в такси нельзя допускать шоферов:

• у которых есть три и более непогашенных штрафа за предыдущий период;

• тех, что не прошли аттестацию на знание ключевых объектов культуры, здравоохранения, образования и т.п. там, где это нужно;

• которых повторно лишили прав или арестовывали за правонарушение в области дорожного движения, если с конца срока предыдущего наказания прошло меньше года;

• с неснятой или непогашенной судимостью за преступления по ст. 328.1 ТК, или которые находятся под следствием за эти преступления.

Для отдельных видов деятельности устанавливают лимиты по численности иностранных сотрудников: в 2023 действует постановление Правительства от 03.10.2022 № 1751.

Проверить, не подпадает ли человек под тот или иной запрет, нужно до подписания трудового договора. Это позволит избежать проблем в дальнейшем.Лучше сразу отказать в трудоустройстве, это не нарушение ТК (ст. 64).

Какие нужны документы

От будущего работника нужны (ст. 65 ТК):

• паспорт или иной документ, который удостоверяет личность;

• «классическая» трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (ф. СТД-Р или СТД-СФР);

• СНИЛС.

От совместителя нужен только паспорт. 

Если нет СНИЛСа, отказать в приеме сотруднику нельзя. В этом случае работодатель направляет в СФР сведения для оформления СНИЛСа.

То же с трудовой книжкой: если работник ее потерял, то кадровик сам оформляет дубликат бумажной или электронную трудовую книжку по желанию сотрудника. Если человек впервые поступает на работу, бумажную книжку не оформляют, все ведут в цифровом виде.

Некоторым категориям, например, педагогам, по-прежнему нужна справка об отсутствии судимости. Также обязательны для отдельных категорий:

• Документы об образовании (квалификации), которые подтверждают спецзнания, если это нужно для работы.

• Документы воинского учета для военнообязанных, призывников.

• Патент, разрешение на работу, вид на жительство — для иностранцев. К слову, с 1 января 2023 года не нужно требовать полисы ДМС у работников-иностранцев или страховать их за свой счет (кроме высококвалифицированных специалистов). Иностранцы студенты-очники должны предоставить при временном трудоустройстве разрешение на проживание, которое дают для получения образования.

• Медзаключение об отсутствии противопоказаний, медкнижка — если это необходимо для работы.

• Справка с основного места работы — если человека оформляют по совместительству на работу с вредными или опасными условиями.

• Программа реабилитации и абилитации (ИПРА) — для трудоустройства инвалида.

Прием на работу пошагово

1. Получите от кандидата заявление о приеме на работу. С 2023 года это необязательный документ, если речь не идет о подземных работах. Его оформляют в свободной форме или по образцу работодателя.

2. Ознакомьте будущего работника под роспись с:

• правилами внутреннего распорядка; 

• коллективным договором; 

• ЛНА, в том числе инструкцией по охране труда и должностной инструкцией. 

Микропредприятиям, если они не разрабатывают ЛНА, можно все включить в трудовой договор (ст. 309.2 ТК, постановление Правительства от 27.08.2016 № 858).

3. Выдайте направление на медосмотр и психиатрическое освидетельствование, если это требуется (ст. 220 ТК, п. 9 приказа Минздрава от 28.01.2021 № 29н). 

С 1 сентября 2023 года медосмотры работников можно проводить дистанционно.Водителям, воспитателям и работникам некоторых других профессий нужно выдать направление напсихиатрическое освидетельствование. Это указано в приложении 2 к приказу Минздрава от 20.05.2022 № 342н. Не забудьте сообщить в СФР результаты предварительного медосмотра.

4. Заключите письменный трудовой договор в двух экземплярах. Включите в него обязательные условия по ст. 57 ТК и подпишите его с работником.

Можно заключить электронный трудовой договор: его подписывают УКЭП работодателя и ЭП работника (ст. 22.3 ТК).

5. Можно издать приказ о приеме на работу. Можно не издавать, но так удобнее фиксировать факт трудоустройства. Приказ оформляют по форме Т-1 или разрабатывают свой образец. С приказом нужно ознакомить сотрудника под роспись.

6. Сообщите в СФР о приеме на работу. Для этого нужно направить титульный лист и подраздел 1 формы ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД).

Полная автоматизация работы с сотрудниками и отправка отчетов с сервисом КЭДО EasyDoc s: безошибочный, оперативный обмен кадровыми документами в электронном виде, подписание юридически значимой ЭП. Идеальное решение для полностью удаленных и гибридных команд.

Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8Jy5zx

Прием на работу — процедура, без которой не обходится ни один работник. Эта процедура превращает просто гражданина в работника компании. Как происходит превращение? Давайте посмотрим.

Шаг 1. Принятие решения о приеме на работу

Во многих компаниях приему работника предшествует многоступенчатая система собеседований, тестов, сбора рекомендаций. Проверяйте работника как считаете нужным, не нарушая его права. Например, не забудьте взять его согласие на получение персональных данных от предыдущих работодателей.

Шаг 2. Проведение медосмотра (если предусмотрено законодательством)

Категории лиц, подлежащих медосмотру, перечислены в различных нормативных актах. Проверьте, не обязаны ли вы направить кандидатов на работу на предварительный медосмотр. И если обязаны — выдайте направление на медосмотр. После окончания медосмотра получите у работника медицинское заключение о том, что противопоказаний для работы не выявлено.

Шаг 3. Проверка документов

Работник явился для оформления на работу. Обязательно проверьте, в порядке ли его документы:

• Паспорт.
• Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
• Трудовая книжка (или  сведения о трудовой деятельности).
• Документ воинского учета (для военнообязанных).
• Документ об образовании или наличии специальных знаний (если требуется).

Для некоторых категорий требуются и иные документы, например, справки об отсутствии судимости (педагоги), справку с основного места работы (совместители во вредных условиях), и т.д.

Шаг 4. Заполнение анкеты (не обязательно)

Нередко в кадровых службах практикуют заполнение анкеты, автобиографии. Предлагайте анкету, если вам это удобно, законодательством это не предусмотрено.

Шаг 5. Заключение трудового договора

А вот трудовой договор с работником компания обязана заключить не позднее трех рабочих дней со дня допущения до работы (ст. 67 ТК РФ), при этом трудовой договор должен содержать обязательные сведения и обязательные условия (ч.1 ст. 57 ТК РФ). Отсутствие трудового договора грозит внушительным штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ.

Шаг 6. Заключение договора о материальной ответственности (при необходимости)

Если в должностные обязанности работника входит непосредственное обслуживание материальных ценностей (например, продавцы, кассиры, кладовщики, экспедиторы), то заключите с ними договоры о материальной ответственности, иначе вы не сможете взыскать с сотрудников ущерб в случае недостачи.

Шаг 6. Издание приказа о приеме на работу

На основании трудового договора оформляется приказ о приеме на работу. Такой приказ оформляется по форме № Т-1 или по собственной форме, разработанной компанией.

Шаг 7. Оформление трудовой книжки

Работодатель обязан вести трудовые книжки на работников, кроме (ст. 66 ТК РФ):

• Работник проработал менее 5 дней.
• Работник —  совместитель.
• Дистанционный работник с согласия работника (ст. 312.1 ТК РФ).
• В случае, если работник отказался от ведения трудовой книжки в бумажном виде.

Заполните трудовую книжку согласно Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.

Шаг 8. Оформление личной карточки

ТК РФ прямо не предусмотрено ведение личной карточки работника. Однако согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сведения из трудовой книжки вносятся в личную карточку, поэтому ее придется заполнить.

Шаг 9. Получение обязательства на неразглашение коммерческой тайны (при необходимости)

Если в компании установлен режим коммерческой тайны (Закон РФ № 98-ФЗ от 29.07.2004), то возьмите у работника обязательство о ее неразглашении. Легче будет уволить за разглашение, если таковое произойдет.

Шаг 10. Получение согласия работника на обработку персональных данных

В силу ст. 6, ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ обработка персональных данных осуществляется с согласия работника. И хотя в целях трудовых отношений оформление согласия на обработку персональных данных прямо не требуется, лучше получить это согласие во избежание недоразумений.

Шаг 11. Сообщение о бывшем госслужащем (если был госслужащим)

Если работник оказался бывшим государственным или муниципальным служащим, работодатели обязаны сообщать о заключении с ним трудового договора (ч.3 ст. 64.1 ТК РФ) по его предыдущему месту работы. Обязательно сделайте это, потому что штрафы за нарушение этого правила доходят до 500 000 руб. (ст. 19.29 КоАП РФ).

Шаг 12. Сообщение в военкомат о приеме работника (для военнообязанных)

При поступлении на работу граждан, подлежащих воинскому учету, работодатели в двухнедельный срок обязаны направлять в военкомат сведения о них по специальной форме.

Шаг 13. Проведение вводных инструктажей

Вводный инструктаж по охране труда проводится после оформления кадровых документов приеме работника на работу, но до начала работы. (Постановлением Минтруда РФ, Минобразования РФ от 13.01.2003 № 1/29). Отсутствие такого инструктажа влечет штраф по ст. 5.27.1 КоАП РФ. Проведение инструктажа обязательно отразите в журнале регистрации инструктажей.

Шаг 14 Оформление личного дела работника (необязательно)

В результате приема кандидата на работу у работодателя появляется много документов касательно работника. Обычно эти документы формируются в личное дело. Но ведение личных дел не предусмотрено законодательством, поэтому это остается на усмотрение компании.

Смотрите также: Как оформить удаленного сотрудника

Уделяйте меньше внимания негативным новостям и развивайтесь. Делать это можно даже удаленно. В каталоге Русской Школы Управления есть более 700 онлайн-трансляций и почти 500 дистанционных курсов. Учитесь в удобном для вас формате в любое время и в любом месте!