Прием на работу бухгалтерия пошаговая инструкция

В 1С существует возможность ведения простого кадрового учета с использованием документов на прием, увольнение и кадровое перемещение сотрудников.

В данной статье мы рассмотрим:

• основные правила приема работников, которые должен знать бухгалтер;
• каким документом в 1С оформляется прием работника;
• какие еще документы нужно не забыть оформить при приеме сотрудника на работу.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Пошаговая инструкция

21 сентября Организация заключила трудовой договор с Тихомировым В.О. Сотрудник принят на должность водителя в подразделение Гараж с окладом 46 000 руб. с 2-х месячным испытательным сроком. Работа для него является основной.

В день приема сотрудник написал заявление о предоставлении стандартного вычета по НДФЛ на первого ребенка до 18 лет.

Пошаговая инструкция оформления примера. PDF

Порядок приема на работу

Прием на работу сотрудника — это документальное оформление отношений между работником и работодателем, регулируемых Трудовым кодексом.

Это значит, что:

• между работодателем и работником заключается трудовой договор;
• работник дает согласие на обработку своих персональных данных;
• работник знакомится и подписью заверяет свое согласие с локально-нормативными актами (ЛНА) организации-работодателя.

Весь процесс приема на работу нового сотрудника можно разбить на несколько шагов.

Шаг 1. Проверка документов, представленных соискателем

При приеме на работу соискатель предъявляет пакет документов (ст. 65 ТК РФ):

• паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• трудовую книжку, кроме случаев устройства на работу впервые или по совместительству;
• страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
• военный билет для военнообязанных лиц призывного возраста;
• документ об образовании (квалификации), специальных знаниях, если работа требует специальных знаний или специальной подготовки;
• справки о наличии (отсутствии) судимостей, уголовного преследования, выданных компетентными органами — для работы, не допускающей наличия судимостей и уголовного преследования;
• другие дополнительные документы, предусмотренные законодательством для работ определенной специфики.

Запрещается требовать от соискателя документы, не предусмотренные законодательством (ст. 65 ТК РФ).

При заключении трудового договора с лицом, оформляющим его впервые, работодатель обязан завести (ст. 65 ТК РФ):

• трудовую книжку — в течение недели со дня приема на работу (п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. Постановлением Правительства от 16.04.2003 N 225);
• СНИЛС (в случае отсутствия) — срок оформления не установлен, но поскольку периодичность подачи сведений о работниках в ПФР с использованием СНИЛС, ежемесячная, то целесообразно оформить этот документ в течение двух недель с даты приема.

На практике организации нередко запрашивают дополнительные документы:

• свидетельство об ИНН;
• справку по форме 2-НДФЛ;
• справку для расчета пособий по форме Приложения N 1 к Приказу Минтруда РФ от 30.04.2013 N 182н;
• документы, подтверждающие льготы и вычеты;
• другие.

Хотя работодатель не вправе отказать в приеме на работу по причине отсутствия у соискателя дополнительных документов, в подаче некоторых из них может быть заинтересован сам соискатель (документы на льготы, вычеты и др.).

Шаг 2. Ознакомление нового сотрудника с внутренними документами

Одним из важнейших этапов приема на работу является ознакомление нового работника с документами, касающимися его трудовой деятельности (ч. 3 ст. 68 ТК РФ):

• коллективным договором (при наличии);
• должностной инструкцией (при наличии);
• положением о премировании (при наличии);
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• положением о персональных данных сотрудников;
• инструкцией по охране труда;
• другими.

Ознакомление со всеми документами работодателя производится под роспись работника.

Шаг 3. Подписание трудового договора

На данном этапе происходит согласование условий договора и подписание его сторонами. Необходимо распечатать и подписать два экземпляра договора — для каждой из сторон. С этого момента считается, что условия договора согласованы.

На экземпляре организации целесообразно предложить работнику написать собственноручно, что его экземпляр договора выдан на руки с указанием даты и проставлением им подписи.

В 1С есть возможность распечатать типовой договор, если организация или ИП отказались от применения ЛНА и утвердили эту форму в качестве рабочей. Типовой договор или договор на его основе вправе использовать только микропредприятия (ст. 309.2 ТК РФ). Форма типового договора утверждена Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 N 858. В нем заключены все условия, трудовых отношений между сотрудником и нанимателем, которые в остальных компаниях должны быть оговорены в локальных нормативных актах.

Распечатать типовой договор можно из раздела Зарплата и кадры – Кадровый учет – Сотрудники – кнопка Печать или непосредственно из документа Прием на работу. PDF

Шаг 4. Подготовка приказа о приеме на работу

На основании заключенного трудового договора оформляется приказ (распоряжение) руководителя о приеме на работу. Он должен быть оформлен в течение 3-х дней со дня выхода нового сотрудника на работу. С приказом необходимо ознакомить сотрудника под роспись (ст. 68 ТК РФ).

Шаг 5. Оформление личной карточки работника

Личная карточка оформляется на каждого сотрудника в организации и ведется на протяжении всей его трудовой деятельности на данном предприятии. Документ содержит все сведения о работнике и составляется на основании приказа о приеме на работу, а также документов, представленных сотрудником при приеме на работу.

В 1С используется унифицированная форма личной карточки Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. Бланк не является обязательным к применению и должен быть утвержден руководителем вместе с остальными кадровыми документами.

Шаг 6. Внесение сведений в трудовую книжку

Последним шагом приема на работу сотрудника является оформление трудовой книжки. Запись о приеме необходимо внести в течение 5-ти первых дней работы сотрудника (ст. 66 ТК РФ).

Прием сотрудника на работу

Прием сотрудника на работу в программе оформите документом Прием на работу из раздела Зарплата и кадры – Кадровый учет – Кадровые документы — Создать — Прием на работу.

В документе Прием на работу отразите все основные условия, указанные в трудовом договоре:

• Организация — организация-работодатель.
• Номер на печать — номер, в соответствии с нумерацией организации.

Теперь в 1С: Бухгалтерия есть возможность вести нумерацию кадровых приказов в соответствии с принятой в организации, например, с дополнительными буквенными кодами или разделением по годам — 1/2020-К

Номер указывают в поле Номер на печать документов:

• Прием на работу;
• Кадровый перевод;
• Увольнение.

Подробнее Нумерация в кадровых приказах

• Подразделение — укажите, если организация имеет подразделения.
• Должность — должность согласно штатному расписанию и в соответствии с трудовым договором.
• Сотрудник — выберите нового сотрудника в справочнике Сотрудники. Если сотрудник не был создан заранее, есть возможность сделать это по ссылке Создать.

В программе есть два самостоятельных справочника:

• Сотрудники;
• Физические лица.

Оба содержат сведения о сотрудниках и заполняются синхронно, если добавляется элемент в справочник Сотрудники. Если вводится новое значение в справочник Физические лица, справочник Сотрудники не пополняется.

Изучить подробнее В чем разница между справочником Физические лица и справочником Сотрудники?

• Дата приема — дата, когда работник должен приступить к работе, указанная в трудовом договоре;
• Испыт. срок (мес) — укажите срок, предусмотренный трудовым договором; если срок не предусмотрен, поставьте значение 0,0;
• Вид занятости — установите в соответствии с трудовым договором:
  • Основное место работы, по нашему примеру;
  • Внешнее совместительство;
  • Внутреннее совместительство.
• В табличной части укажите:
  • Начисление — основные ежемесячные начисления, в соответствии с системой оплаты труда и трудовым договором. В нашем примере установлена только Оплата по окладу.
  • Размер — сумма, в соответствии с трудовым договором и штатным расписанием.
• Аванс — может быть установлен трудовым договором или положением об оплате труда:
  • Процентом от оклада, в нашем примере установлен в размере 40% от оклада;
  • Фиксированной суммой.

Изучить подробнее Настройка размера аванса

Движения по регистрам

Кадровая история сотрудников

Документ формирует движения по регистру сведений Кадровая история сотрудников:

• регистрационную запись о приеме сотрудника.

Параметры периодов стажа ПФР

Документ формирует движения по регистру сведений Параметры периодов стажа ПФР:

• регистрационную запись о начале начисления страхового стажа сотрудника с 21.09.2020;
• Вид стажа ПФР — Включается в стаж для досрочного назначения пенсии означает, что период работы сотрудника будет отражаться в записях о стаже. Для работников, у которых будут установлены особые условия, дающие право на досрочную пенсию, этот период будет включен в стаж для назначения пенсии досрочно, для остальных — просто будет включен в стаж.

Документальное оформление

Организация должна утвердить формы кадровых документов в учетной политике или локальном нормативном акте. В 1С применяются бланки, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1.

Микропредприятия (организаций и ИП) могут использовать также типовую форму Трудового договора, заключаемого с работником, — документ, который заменяет полностью или частично локальные нормативные акты с нормами трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие) (ст. 309.2 ТК РФ).

Типовая форма трудового договора для микропредприятий утверждена Постановлением Правительства РФ от 27.08.2016 N 858.

В документе Прием на работу по кнопке Печать можно сформировать:

Проверьте себя! Пройдите тест на эту тему по ссылке >>

Подписывайтесь на наши YouTube
и Telegram чтобы не
пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней
бесплатно

Прием на работу – такая простая и привычная операция в программе. Большинство бухгалтеров сталкиваются с ней регулярно, но тем не менее вопросы у пользователей возникают очень часто. Как установить аванс сотруднику, где указать счет затрат по зарплате, как принять уволенного ранее сотрудника, где указать стандартные вычеты. Все эти задачи решаются на этапе приема сотрудника на работу. И рассматривать эту операцию мы будем на самой популярной сегодня программе 1С:Бухгалтерия 8, редакция 3.

Сначала произведем настройки программы, для того, чтобы у нас была возможность работать с кадровыми документами. Для этого в разделе «Зарплата и кадры» перейдем в «Настройки зарплаты»:

В открывшемся окне устанавливаем переключатель учета расчётов по заработной плате в положение «В этой программе», а для учета кадровых приказов — Полный кадровый учет:

Вот теперь программа настроена для нужной нам работы. Для приема на работу нового сотрудника в разделе «Зарплата и кадры» открываем список сотрудников:

И нажимаем на кнопку «Создать:»

В верхней строке вводим фамилию, имя и отчество нового сотрудника. В том случае, если такой человек у нас уже работал, то программа сообщит нам о наличии в базе такого физического лица. В случае если это тот человек который нам нужен, а не полный его тезка, то даем программе соответствующую команду:

В этом случае автоматически будут заполнены все личные данные сотрудника:

Программа – умница. Проверяет правильность ввода ИНН и СНИЛС. В моем случае эти сведения неверные и выделены красным.
Проверив, ну или заполнив все данные физического лица, мы нажимаем на гиперссылку «Принять на работу:»

В этом документе заполняем подразделение, должность, вид занятости, устанавливаем оклад и аванс….. упс. Тех кто давно не принимал на работу сотрудников в программе 1С:Бухгалтерия 8, ред. 3 здесь поджидает маленькая неожиданность.

Почему сейчас в нижней части документа нет возможности установить величину планового аванса сотруднику. Как же так? Все же было не так давно. И даже на диске ИТС про это написано. Однако, программа меняется и разработчики постоянно улучшают функционал ее функционал. Начиная с 51 релиза, в программе появилась возможность указать дату выплаты аванса по организации, а также указать общий размер аванса для всех сотрудников или для каждого индивидуально. По умолчанию установлена выплата аванса 25 числа расчетного месяца и общий для всех сотрудников аванс 40% от оклада. При желании эту настройку можно изменить. Для этого опять заходим в раздел «Зарплата и кадры», в настройки зарплаты и в общих настройках проходим по гиперссылке «Порядок учета зарплаты»:

Открываем настройки и на первой же закладке видим последние нововведения: дата выплаты аванса и признак настройки аванса — общий или индивидуальный.

Если каждому сотруднику размер аванса устанавливается индивидуально, то при соответствующей настройке мы устанавливаем аванс в документе «Прием на работу:»

Здесь же в нижней части документа прописываем условия приема, эти сведения будут выводиться на печать в приказе на работу:

Из созданного приказа можно распечатать приказ и даже трудовой договор:

После того как мы провели и закрыли документ «Прием на работы» в карточке принимаемого на работу сотрудника автоматически заполнились данные из приказа:

Здесь же мы можем указать, как будем выплачивать зарплату сотруднику: наличными, по зарплатному проекту или на расчетный счет:

В зависимости от того, что мы выберем у нас будут доступны для заполнения либо сведения о лицевом счете зарплатного проекта, либо реквизиты счета в банке, где кроме банка и номера счета можно изменить назначение платежа (изменить получателя конечно тоже можно, но вряд ли это надо делать):

Далее в карточке сотрудника мы переходим к настройкам расчета НДФЛ, т.е. к указанию статуса налогоплательщика, вводе заявлений на стандартные вычеты. Также во вновь открывшемся окне есть возможность указать для сотрудника доходы с предыдущей работы:

После заполнения этих сведений переходим к настройке условий страхования сотрудника. По умолчанию все Граждане РФ. Здесь также устанавливаются при необходимости сведения об инвалидности:

Ну и последняя настройка – это настройка расходов по оплате труда. По умолчанию для всех сотрудников предприятия проводки по зарплате устанавливаются в настройках учета зарплаты. Однако часто бывает необходимо указывать для разных сотрудников разные способы отражения зарплаты:

Вот и все. Сотрудник принят на работу. Все, необходимые для учета его зарплаты данные, мы указали. Надеюсь что теперь у вас не останется никаких вопросов по оформлению сотрудника на работу в программе 1С:Бхгалтерия 8, редакция 3.
Спасибо, что вы с нами. Присоединяйтесь к нам в соц.сетях и телеграм и вы узнаете, что 1С-это пРОСТо!

Опубликовано 16.06.2016 14:43

Просмотров: 33431

Для того, чтобы заработная плата начислялась корректно, нужно правильно оформить документы на приём на работу сотрудников. Небольшие организации могут вести кадровый учет непосредственно в программе 1С: Бухгалтерия предприятия 8 редакции 3.0. В этой статье мы рассмотрим, как внести в программу информацию о новом сотруднике и принять его на работу. 

Чтобы работать с документами кадрового учета, необходимо произвести ряд настроек (или проверить, как они сейчас сделаны в вашей программе). Переходим в раздел «Администрирование», находим ссылку «Параметры учета».

Затем переходим в «Настройки зарплаты», где должно быть указано, что расчет заработной платы и кадровый учет ведутся в этой программе.

Кадровый учет — полный. При таких настройках на вкладке «Зарплата и кадры» появятся нужные пункты.

Далее для регистрации нового сотрудника открываем справочник «Сотрудники»

Нажимаем кнопку «Создать»

  Указываем наименование организации  и заполняем основные личные данные сотрудника: ФИО, дату рождения, пол. Обязательно заполняем поля ИНН и СНИЛС, так как эта информация очень важна для представления отчетности.

Нажимаем на ссылку «Принять на работу», при этом программа предложит записать введенные данные.

Или на кнопку «Оформить документ» — «Прием на работу»

В открывшемся окне заполняем документ «Прием на работу». Указываем Организацию, подразделение и должность, на которую принимается сотрудник. Поле «Сотрудник» заполнится автоматически из справочника «Сотрудники». Заполняем дату, вид занятости, плановые начисления и способ расчета аванса.

Проводим документ и распечатываем приказ, нажав на соответствующую кнопку на верхней панели.

Теперь определим способ отражения заработной платы в учете. Открываем вкладку «Выплаты и учет затрат»

И заполняем строку «Способ отражения» заработной платы в бухгалтерском учете

Далее открываем вкладку «Налог на доходы»

В том случае, если сотрудник имеет право на получение вычетов по НДФЛ, заполняем заявление на вычеты.

   Проводим документ, закрываем. Это заявление на вычет мы можем посмотреть в разделе «Зарплата и кадры», группа «НДФЛ» — «Заявления на вычеты»

Также при приеме на работу желательно распечатать согласие на обработку персональных данных. Для этого нажимаем на кнопку  «Печать» и выбираем «Согласие на обработку персональных данных»

   Заполняем открывшийся документ

   Проводим и распечатываем. Если у вас остались вопросы по теме статьи, то их можно задать в комментариях.

Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов