Пошаговая инструкция по инвентаризации разрабатывается каждым предприятием самостоятельно. При проведении ревизии необходимо опираться на нормы законодательства, методические рекомендации и указания. Объекты проверки и сроки проведения устанавливает руководитель компании. С 2025 г. Минфин России планирует ввести в действие новый ФСБУ.
Понятие инвентаризации
Заканчивается календарный год. Что делают организации по его итогам как экономические субъекты? Правильно: составляют годовой бухгалтерский отчет, перед которым необходимо провести инвентаризацию. Об этом сказано в Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». В статье 11 этого закона, которая так и называется — «Инвентаризация активов и обязательств», отсутствуют методические указания по инвентаризации и не указано никаких особенностей проведения проверки активов по итогам года. Просто сказано, что ревизия должна быть, и что она заключается в сверке учетных данных с данными фактическими. А за подробностями законодатель отсылает нас к «федеральным стандартам». В настоящее время в роли этих стандартов выступают ПБУ, ФСБУ и другие нормативные документы, принятые Минфином РФ. В мае 2022 года Минфин России разместил проект нового ФСБУ «Инвентаризация», который предполагает обязательный порядок применения с отчетности за 2025 год.
Правила проведения инвентаризации: периодичность
При ознакомлении с документами Минфина бросается в глаза общая идея, которая недвусмысленно в них зафиксирована: любая организация обязана проводить ревизию всех активов и обязательств как минимум один раз в год (перед составлением годового бухгалтерского отчета). Об этом идет речь:
- в пунктах 26 и 27 раздела II «Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» (утвержден Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н);
- пункте 38 раздела VII ПБУ 4/99 «Бухгалтерская отчетность организации»;
- пункте 1.5 раздела 1 «Методических указаний» (утверждены Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49). Реже инвентаризируют только основные средства (один раз в три года) и библиотечные фонды (один раз в пять лет).
Организация самостоятельно определяет сроки проведения годовой инвентаризации в 2022 году и фиксирует их в приказе о проведении.
Кто обязан проводить инвентаризацию
Методичка предусматривает, что инвентаризацию должны производить все без исключения организации, которые ведут бухгалтерский учет, включая:
- компании, которые являются субъектами малого предпринимательства;
- юрлиц, не подлежащих обязательному аудиту;
- фирмы, применяющие УСН или иные спецрежимы.
Про все вышеуказанные категории юридических лиц (равно как и про какие-то другие) ни в одном из документов Минфина ничего не сказано о том, что это их не касается. Малые предприятия обязаны подчиняться общим правилам.
Однако, если ООО «PPT.ru» не проводит годовую инвентаризацию, то никто его за это не накажет — ни Минфин, ни ФНС, ни Роскомнадзор, ни МВД, так как законодательно ответственность не установлена. Но штрафы все же возможны: если из-за отсутствия ревизии организация допустила грубые ошибки в бухгалтерской отчетности, то риск быть привлеченным к ответственности по ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП есть. В этих статьях речь идет о грубом нарушении правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения и бухгалтерского учета.
Если организация числит себя правильным и добросовестным экономическим субъектом, она должна выполнять требования по контролю за фактическим наличием имущества и обязательств. Ну, и потом, неужели руководству организации неинтересно знать, как обстоят дела с сохранностью учетных объектов и задолженностями? Даже исходя из здравого смысла, инвентаризация хотя бы раз в год необходима всем организациям, в том числе и малым.
Виды инвентаризации в бухгалтерском учете
Если проводится инвентаризация в бюджетном учреждении в 2022 году с новыми стандартами или в коммерческой организации, она бывает: полная или частичная, плановая и внеплановая и так далее. Выбор вида зависит от различных обстоятельств — они представлены в таблице.
|
Признак |
Виды проверки |
|---|---|
|
Объем проверки |
Полная Частичная |
|
Метод |
Натуральная Документальная |
|
Причина проведения |
Плановая Внеплановая |
Порядок проведения инвентаризации: поэтапно
Пройдем по всем этапам проведения ревизии ТМЦ вместе, разберем, как проводится инвентаризация (для чайников) на всех этапах, начиная от принятия решения о ее проведении, до подведения итогов.
Этап 1. Инвентаризационная комиссия
Согласно пункту 2.2 раздела 2 указаний, инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Перед началом проверки ее надо создать и утвердить приказом директора.
Чтобы понимать, кого в нее включают, посмотрим на пункт 2.3 указаний, в котором сказано, кто должен проводить инвентаризацию в организации, дословно:
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты.
В переводе с канцелярского на русский это означает: «любые сотрудники организации». Существует некоторое исключение: материально ответственных лиц (если они, конечно, есть в организации) в инвентаризационную комиссию включать не следует. Это связано с тем, что все виды инвентаризации предусматривают сверку фактических данных с учетными. За фактическое наличие некоторых ценностей отвечает материально ответственное лицо.
Возникает вопрос, можно ли проводить инвентаризацию без участия материально ответственного лица или его необходимо включить в состав комиссии? Напрямую в указаниях о запрете участия в инвентаризационной комиссии материально ответственных лиц нигде не сказано, но это подразумевается, если ознакомиться с пунктом 2.8, где сказано, что проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. То есть чтобы они присутствовали при проведении проверки и могли объяснить, почему чего-то не хватает или что-то присутствует в избытке.
Этап 2. Определение сроков
После того как комиссию создали, определяемся со сроками проведения инвентаризации, то есть когда она начнется и по состоянию на какую дату закончится. Общий порядок закрепляют либо в учетной политике, либо в отдельном «Положении о порядке проведения инвентаризации». А конкретные сроки следует устанавливать приказом руководителя.
Приказ выглядит так:
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс
Скачать бесплатно
Этап 3. Проверка остатков ТМЦ
Далее уже идет рутинный процесс. Вооруженная инвентарной ведомостью, составленной на основании данных бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации, комиссия отправляется в путь — сличать то, что написано в ведомости, с тем, что есть в наличии (то есть то, что комиссия видит своими глазами). Некоторые предметы легко сверяются с данными учета, поскольку если есть фактическое наличие имущества, то это не проблема. Как это делать, регламентирует порядок проведения и учет результатов инвентаризации ТМЦ в организации — отмечать в описи учетные остатки и фактическое наличие. При выявлении расхождений указывать количество и стоимость излишков или недостачи.
А как поступать с имуществом, которое в учете не числится? Вот, например, хозяйственный инвентарь. Обычно его стоимость списывается в расходы в момент отпуска в эксплуатацию. И все, из бухгалтерского учета объект исчезает. Что делать? Вести количественный учет такого имущества. В штуках. Поскольку раз имущество еще используется, значит, оно существует. Сформируйте отдельный регистр — хоть на базе бухгалтерской программы, хоть отдельно. Это делают далеко не все организации, но Минфин настоятельно рекомендует не пренебрегать этим (например, в части учета основных средств смотрите п. 5 ФСБУ 6/2020, в части учета запасов — п. 8 ФСБУ 5/2019).
Этап 4. Учет чужого имущества
Если сотрудник компании принес кое-что из дома к себе в контору, причем не ручку с карандашом, а, скажем, шкаф. Или стол. Имеет он на это право? Вполне. Он дарит этот шкаф организации? Вовсе нет. Это его имущество. Просто он, с согласия руководства фирмы (если это рядовой сотрудник) или по собственной инициативе (если это директор), так поступил. Что делаем? Есть варианты:
- оставить как есть. Если это его шкаф, куда хочет, туда и ставит. Пусть и стоит, пользу приносит. Ну и что, что он стоит на территории организации? Но этот вариант правильным не является;
- заключить договор хранения. И учитывать этот шкаф в забалансовом учете (на счете 002) в условной оценке. То есть в той, какую ему определили стороны договора.
Разумеется, и учитываемый в штуках инвентарь, и «имущество на хранении» подлежат ежегодному контролю и пересчету. Никаких исключений тут нет. Естественно, если мы говорим, как «должно» поступать. Если вы с этим не согласны, можете этого не делать. Как уже говорилось, контролирующие органы не вправе налагать на юрлицо никаких санкций за нарушение порядка и полноты проведения проверки ТМЦ. В принципе, это делает собственник (в соответствии с внутренними регламентами), но в малых предприятиях руководитель и владелец организации обычно являются одним и тем же лицом. Не накажет же директор сам себя.
Этап 5. Излишки и недостачи
Последним этапом сверки остатков имущества является принятие решения по выявленным расхождениям. С излишками все просто — это доход, подлежащий налогообложению (что при общей системе, что при УСН). С недостачами чуть сложнее. Понятно, что это убыток организации, но прежде чем его списать как некомпенсируемые расходы, проводят небольшое внутреннее расследование. Другими словами, перед тем как ответить на вопрос «Что делать?», отвечаем на вопрос «Кто виноват?». Признанный виновным в недостаче сотрудник ее возмещает в порядке, предусмотренном главой 39 ТК РФ.
А если виновный не обнаружен или все сотрудники виноваты солидарно, тогда недостача — однозначный убыток. «УСНщики» такой убыток признать в целях уменьшения налогооблагаемой базы не смогут — его нет в списке расходов, приведенных в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Но пусть те, кто применяет общую систему, особо не злорадствуют — им тоже списать недостачу в налоговом учете просто так никто не даст.
Недостачи материальных ценностей в производстве и на складах при отсутствии виновных лиц признаются внереализационными расходами лишь в случае, когда факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ) (в постановлении о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц (согласно подпункту 1 пункта 1 и пункта 2 статьи 208 УПК РФ)). Существуют, правда, нормы естественной убыли, но они касаются далеко не всех материальных объектов. Естественная убыль у помидоров или цемента предусмотрена, но у инструментов или канцелярских принадлежностей ее точно не бывает. По таким итогам проверки в бухучете расходы будут, а в налоговом учете — нет.
Документальное оформление результатов
Для оформления результатов проверки активов и обязательств разработаны унифицированные описи и акты. Но строгих правил, как правильно оформить инвентаризацию документально, не предусмотрено. Если расхождений с бухучетом нет, все графы описей и актов заполняются автоматически. И подведение итогов упрощается. Если расхождения есть, требуется составлять сличительные ведомости.
По итогам годовой инвентаризации комиссия оформляет протокол. Если были выявлены излишки или недостачи, дополнительно заполните ведомость ИНВ-26. На основании этих документов издайте приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.
Правила проведения инвентаризации расчетов
Теперь поговорим о сверке расчетов. Это то, что обязательно нужно сделать во время годовой инвентаризации, — свериться со всеми контрагентами. Тут все просто: взять да и разослать всем контрагентам по списку письма-сверки. Мол, по нашим данным, вы нам должны 20 000 рублей, просим подтвердить (или опровергнуть) в 10-дневный срок. А если вы на наше письмо не прореагировали, значит, вы согласны с нашей суммой. И все дела. А потом по итогам рассылки составить сличительную ведомость, и если вылезут расхождения по расчетам, то придется заниматься выяснением истины: кто из двух сторон прав и кто, кому и сколько должен.
Отметим, что ни аудиторы, ни налоговые инспекторы не вправе требовать от организации наличия актов сверки со всеми контрагентами, поскольку это не регламентировано ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Проводить проверку взаиморасчетов на основании актов сверки — это акт доброй воли организации, необходимость, продиктованная здравым смыслом.
Подведем итог. Сверка остатков и расчетов — нужная процедура, без которой увязать учет с фактом просто невозможно. Да, это громоздкая и тяжелая работа, требующая внимания и скрупулезного выполнения множества формальных требований. Можно, конечно, игнорировать проверку ТМЦ или проводить ее «для галочки». Но в этом случае компания обманет только саму себя. Но налоговики не наказывают за отсутствие ежегодных проверок. И только аудиторы при обязательном аудите финансовой отчетности требуют ее проведения для обеспечения достоверности учетных данных. При отсутствии проведения ревизии нужно помнить и про искажение бухгалтерской отчетности и грубое нарушение правил учета. Здесь штрафы законодательно предусмотрены.
Может пригодиться:
- образец приказа о проведении инвентаризации;
- образец сличительной ведомости результатов инвентаризации ТМЦ.
Зачем ИП проводить инвентаризацию
По закону предприниматели могут работать без инвентаризации, но они все равно иногда ее проводят. В статье рассказываем, когда инвентаризация будет полезна ИП и как ее проводить
Поделиться
По закону предприниматели могут работать без инвентаризации, но они все равно иногда ее проводят. В статье рассказываем, когда инвентаризация будет полезна ИП и как ее проводить
Поделиться
Во время инвентаризации проверяют имущество, активы и обязательства, смотрят, в каком они состоянии и все ли на месте. Инвентаризация поможет избежать потерь и лишних трат, если у вас большое количество товара или есть сотрудники.
Компании обязаны проводить инвентаризацию перед составлением годовой отчетности — это единственный способ сопоставить данные бухгалтерского учета с реальностью.
В отличие от компаний, ИП не сдают бухгалтерскую отчетность в налоговую и могут вообще не проводить инвентаризацию. Но ее можно провести по собственному желанию, чтобы проверить имущество бизнеса. Налоговая не будет контролировать этот процесс, поэтому инвентаризацию можно адаптировать под особенности бизнеса. Сделать инвентаризацию можно в любой момент.
Зачем ИП проводить инвентаризацию
Чем больше у вас активов, тем больше смысла в проверке. Есть пять причин проводить инвентаризацию:
- у вас много клиентов;
- вы работаете не один, а с сотрудниками;
- продаете много небольших товаров;
- появляется новый сотрудник, который будет отвечать за товары;
- офис затопило, или случился пожар.
У вас много клиентов. В ходе инвентаризации вы проверите правильность расчетов и снизите риск получить штраф от налоговой. Это поможет, если вы, например, случайно списали испорченный товар на расходы дважды. Или наоборот, не зафиксировали какую-то покупку и в результате переплатили в бюджет, если расходы уменьшают сумму налога на вашем режиме налогообложения.
Вы работаете не один. Подчиненные могут случайно потерять небольшой товар на складе. А иногда недобросовестные сотрудники могут что-то украсть. Инвентаризация поможет найти случайную пропажу и разобраться с теми, кто ворует.
«В моей ювелирной мастерской есть постоянный работник, а еще я беру учеников, чтобы обучить азам и потом отдавать им простейшие задачи. Периодически проводим инвентаризацию — обычно, когда заканчивается металл. Если возникает недостача золота, проводим уборку и порой находим до 20 граммов золота.
Самая неприятная ситуация, если металл унесли домой. Я знаю случаи, когда на плохо организованных производствах ученики могли собрать изделие из материала мастерской, забрать и продать».
Появляется новое материально ответственное лицо. Если вы нанимаете на работу нового сотрудника, которые будет отвечать за какой-то товар, стоит показать, за что именно человек принимает ответственность. Скорее всего, сотрудник сам захочет провести проверку и все пересчитать, чтобы по наличию и в документах все совпадало. Иначе на нового человека случайно или умышленно могут повесить недостачу, к которой он не имеет отношения.
«Я продавал молочную продукцию в магазины. Мои кладовщики работали понедельно. В конце недели один кладовщик передавал товар на несколько миллионов рублей другому. Чтобы не было вопросов, у кого пропал товар, в конце недели кладовщики в присутствии друг друга проводили инвентаризацию. Если факт не сошелся с планом, они разбирались вдвоем. Обычно один из них без проблем признавал, что ошибся в подсчетах или съел что-то».
Александр Романов
Бизнес-ментор, 10 лет продавал молочную продукцию
Вы продаете много небольших товаров. Например, лаки для ногтей, одежду, детали для авто, подарочные наборы. Часть продается в магазине, другая — через доставку, третья — на маркетплейсе. Инвентаризация покажет, не потерялись ли несколько позиций на одном из этапов.
Еще проверка помогает найти товары с истекающим сроком годности. Можно снизить на них цену и устроить распродажу. Так вы сможете вернуть хотя бы часть вложенных в закупку денег. Только не забудьте предупредить покупателя о том, что срок годности у распродажных товаров скоро закончится.
Так же можно поступить с бракованными или поврежденными товарами. Например, кофтой с пятном или сумкой, на которую логотип пришили вверх ногами. Кто-то из покупателей будет готов купить бракованный товар с большой скидкой и привести его в порядок, а вы избавитесь от неликвида.
«Может возникнуть пересорт. Например, йогурт со вкусом клубники записали как со вкусом малины — на обеих упаковках красная ягода, их легко перепутать. В итоге на остатках не хватает клубничного йогурта. Но покупатель хочет купить клубнику, а по документам ее нет. Если вовремя не обнаружить ошибку, клубничный йогурт испортится и придется его выкинуть.
Поэтому кладовщики делали еще одну инвентаризацию каждый день после смены. Считали буквально 10—15 позиций и смотрели, чтобы не было пересорта. Там же следили за сроками годности скоропортящихся товаров».
Александр Романов
Бизнес-ментор, 10 лет продавал молочную продукцию
Офис затопило, или произошел пожар. В такой ситуации обязательно надо проверить, какой товар и имущество уцелели, а какие придется списать. Если на вашей системе налогообложения, можно учесть расходы, то правильно списанный товар можно учесть при уменьшении налоговой базы.
Как проводить инвентаризацию
Требования по срокам и правилам проведения инвентаризации есть только к тем, кто обязательно должен проводить инвентаризацию. Правила собраны в методических указаниях Минфина. Так как у предпринимателей такой обязанности нет, к ним нет и требований. То есть ИП может проводить инвентаризацию так часто и по таким правилам, как ему удобно.
Если в вашей деятельности нужно регулярно проводить инвентаризацию, рекомендуем разработать типовые формы документов и порядок, которые будут действовать постоянно. Заведите журнал, где будете фиксировать результаты инвентаризаций, или создайте электронную таблицу.
Мы предлагаем порядок проведения инвентаризации, который опирается на методические указания для компаний. Вы можете разработать собственный механизм проверки и пользоваться им — главное, чтобы он был полезным и удобным.
В нашем плане пять шагов:
- Определить, кто будет проводить инвентаризацию.
- Определить список имущества для инвентаризации.
- Пересчитать имущество и оценить его состояние.
- Подготовить отчет и сравнить с данными учета.
- Принять решение, что делать с недостачей или излишками, если они есть.
Разберем подробнее, что делать на каждом шаге.
Шаг 1. Определить, кто будет проводить инвентаризацию
В компаниях назначают инвентаризационную комиссию — минимум два человека. Предприниматели могут проводить проверку и в одиночку.
Желательно, чтобы у коллектива не было сомнений в итогах инвентаризации. Поэтому, если у вас есть сотрудники, стоит проводить проверку хотя бы вдвоем. Если есть выбор, нужно назначить в состав комиссии сотрудников, которые не отвечают за проверяемое имущество. Например, бухгалтера или продавца из другого вашего магазина.
Состав инвентаризационной комиссии можно не фиксировать. Если решите это сделать, можете воспользоваться формой ИНВ-22. В ней же фиксируют список имущества для инвентаризации — подробнее об этом в следующем шаге.
Проверяющим может быть старший продавец или сам ИП. Подойдет вариант, когда инвентаризацию проводят два продавца — один сдает смену, другой на нее заступает.
Шаг 2. Выбрать имущество для проверки
Можно проверить вообще все имущество ИП или только часть. Например, товары на складе, в отдельном магазине или только запасы сырья.
Иногда нужно проверить операции — все ли верно оформлено, нет ли ошибок в расчетах. Это пригодится, например, перед подачей отчетности в налоговую.
Можно проверить дебиторскую задолженность — когда кто-то должен вам деньги — и кредиторскую — когда кому-то должны вы.
«В моей ювелирной мастерской есть постоянный работник, а еще я беру учеников, чтобы обучить азам и потом отдавать им простейшие задачи. Периодически проводим инвентаризацию — обычно, когда заканчивается металл. Если возникает недостача золота, проводим уборку и порой находим до 20 граммов золота.
Самая неприятная ситуация, если металл унесли домой. Я знаю случаи, когда на плохо организованных производствах ученики могли собрать изделие из материала мастерской, забрать и продать».
Сергей Рыбаков
Владеет ювелирной мастерской
Закрепите список имущества, которое будете инвентаризировать. Это поможет не запутаться, что вы уже недавно проверили, и официально определить границы проверки. Форма ИНВ-22, о которой мы говорили в прошлом шаге, будет удобна — в ней фиксируют состав комиссии и подразделение, где проводится инвентаризация, например «Магазин „Солнышко“» или «Склад пивной продукции».
Шаг 3. Пересчитать и проверить имущество
На момент проведения инвентаризации стоит приостановить торговлю, чтобы не запутаться. Удобнее делать это вечером или ночью.
Оплачивать время сотрудников, которые проводят инвентаризацию, нужно по трудовому договору. Для сотрудников с четким временем начала и конца рабочего дня проверку в рабочее время дополнительно не оплачивают. За сверхурочные платят часовую зарплату в полуторакратном размере в первые два часа и двукратном — в остальное время. Сотрудникам с ненормированным рабочим днем дополнительно платить не нужно.
Пересчитайте выбранное имущество. Проверьте количество товаров и их состояние. Выберите испорченные и просроченные товары. Отдельно обратите внимание на товары с дефектами или истекающим сроком годности.
Нет официальной формы документа, которым пользуются при пересчете и подведении промежуточных итогов. Как правило, это просто отчет по остаткам из информационной системы.
Если список остатков не умещается на одном листе, пересчет по бумаге будет неудобен — в этом случае много времени тратится не столько на сам пересчет, сколько на поиск нужной строчки на бумаге. Тогда можно использовать терминал сбора данных — ТСД. Он считывает штрихкод с упаковки и вносит фактическое количество на полке. С ТСД не придется искать позиции на листе бумаги.
Собранные данные загружаются в программу, где сравниваются с учетными. При пересчете продавцы не будут знать, сколько товаров должно быть по учету, и не смогут подстроить результаты.
Простейшие модели ТСД можно купить за 10 000 ₽, современные с цветным экраном будут стоить 25 000—45 000 ₽. Программное обеспечение обойдется еще минимум в 5000 ₽.
Есть отдельный вид инвентаризации, который обычно называют сверкой. Во время нее проверяют, кто должен нам и кому должны мы — дебиторскую и кредиторскую задолженность. Нужно свериться с данными поставщиков и клиентов, узнать, согласны ли они с суммой и сроком уплаты долга.
Затем стоит составить акт сверки и подписать его с контрагентом. При проверке дебиторской и кредиторской задолженностей обратите внимание на сроки, когда нужно получить или отдать деньги, а также на документы, которые доказывают, что задолженность есть. Лучше проводить сверку регулярно, чтобы не появлялись забытые долги, по которым потом придется платить проценты за просрочку. Периодичность ИП может установить сам.
Периодичность сверок зависит от размеров документооборота. Например, если поставки и оплаты поставщику идут ежедневно, обычно сверяются раз в месяц. Если поставки идут пару раз в месяц — хватит одного раза в квартал. Рекомендуется проводить сверку минимум раз в год, иначе поправить расхождения будет сложно.
Шаг 4. Оформить результаты
Затем нужно сверить итоги инвентаризации с данными учета: зафиксировать недостачу или избыток. Отдельно отметьте количество товаров с дефектом и истекающим сроком годности, а также бракованных и просроченных товаров.
На основе подсчетов оформляют документ. Есть две формы для компаний — достаточно будет воспользоваться хотя бы одной. В обеих нет лишних блоков, и их удобно подстроить под себя.
В форму ИНВ-3 вносят все пересчитанные товары — и с расхождениями, и без.
Форма ИНВ-19 называется сличительной ведомостью. В нее вносят только расхождения — излишки и недостачи.
Можно разработать свою форму и закрепить ее локальным нормативным актом. Документ подписывают все, кто участвовал в проверке.
«У нас есть амбарная книга, в которой мы ведем учет материалов. Туда же записываем результаты инвентаризации. Если возникла недостача, пытаемся выяснить, как она появилась. По карманам учеников не ищем — не хочется обижать человека подозрениями.
Мы, бывает, сами ошибаемся — не списываем материал. Был случай, когда мы продали металл и сразу отдали вырученные деньги за аренду. В итоге денег нет, поэтому и забыли металл списать».
Сергей Рыбаков
Владеет ювелирной мастерской
На практике ИП, которые используют терминалы сбора данных, пересчитывают товар этим терминалом. Потом они печатают из программы форму ИНВ-19 — в ней сразу видны проблемные позиции.
Шаг 5. Оформить несоответствия учета с фактом
Может быть три варианта — все сошлось, выявили избыток или недостачу.
Если все сошлось, больше делать ничего не нужно. Можно сделать распродажу товаров с дефектами или истекающим сроком годности.
«Обычно ИП не оформляют полный пакет бумаг на каждую мелкую недостачу — был бы огромный документооборот. Если недостача большая — оформлять придется, поскольку это первый шаг к досудебному разбирательству.
В рабочем режиме мы составляли акт излишков и недостач, использовать документы из бухучета ООО смысла нет. Акт подписывали оба кладовщика.
Недостача обычно вешалась на материально ответственное лицо — кладовщика. Это он пропустил товар при приемке или попросту съел его.
Излишек мы сначала оставляли себе. Но потом поняли, что так нельзя — излишки означают, что мы не доложили товар в заказ. Например, в пятницу товар передали клиенту, провели инвентаризацию и отчитались об излишке. На следующей неделе во вторник недовольный клиент приходит за недостающими товарами, и другой кладовщик получает недостачу. Поэтому с излишками тоже нужно разбираться.
Если во время инвентаризации находили просроченные продукты, с кладовщика за них деньги не удерживали — он не может контролировать спрос. Но если он грузил клиентам только что прибывшие товары, а вчерашние оставлял на складе, из-за чего они прокисали, проводили беседы и в следующий раз наказывали».
Александр Романов
Бизнес-ментор, 10 лет продавал молочную продукцию
Если возник избыток — нужно проверить, как он возник. Например, покупатель мог забыть часть заказа после покупки.
Избыток оформляют как доход ИП на всех системах налогообложения. Рыночную стоимость товара записывают как внереализационные доходы в книгу учета доходов и расходов — КУДиР.
При недостаче нужно разобраться, кто в этом виноват, и принять решение, будет ли ИП удерживать стоимость с материально ответственного сотрудника. Чтобы сделать это, нужно установить, что ущерб был причинен умышленно. Поэтому нужно правильно оформить результаты инвентаризации. Скоро мы подготовим и выпустим подробную статью о том, что делать в случае недостачи.
Предпринимателям незачем оформлять все этапы инвентаризации отдельными документами. Достаточно будет оформить итоги, если результат пересчета значимо отличается от данных в учете. В остальных случаях достаточно будет строчки в амбарной книге или подписанной распечатки из электронной таблицы —- ее можно подшить к остальным таким документам.
Подписка на новое в Бизнес-секретах
Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.
Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности и условиями передачи информации
Чем руководствоваться при проведении годовой инвентаризации 2023
Применять новый стандарт по инвентаризации компании обязаны только с апреля 2025 года. При желании руководствоваться правилами ФСБУ 28/2023 можно досрочно, с любой даты.
До перехода на новый стандарт, проводите годовую инвентаризацию с учетом требований Методических указаний, их утвердили приказом Минфина от 13.06.1995 № 49. Также процедуру годовой инвентаризации регулирует Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности, которое утверждено приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н.
Как составить приказ о годовой инвентаризации и сформировать комиссию
Годовая инвентаризация проводится на основании приказа, который утверждает руководитель. Этот документ можно составить в произвольной форме или воспользоваться унифицированной — ИНВ-22.
В приказе обязательно перечислите активы и обязательства компании, которые нужно проверить, и сроки проведения инвентаризации. Кроме того приказ содержит состав инвентаризационной комиссии, если не назначена отдельным приказом постоянно действующая комиссия.
В состав инвентаризационной комиссии включают минимум три человека, председателем обычно назначают главного бухгалтера. Материально ответственное лицо (МОЛ) членом комиссии быть не может, но обязательно должно присутствовать при проверке. При коллективной материальной ответственности инвентаризацию нужно проводить в присутствии всех МОЛ.
Необходимые процедуры до начала инвентаризации
До начала инвентаризации материально ответственные лица должны предоставить комиссии:
-
Последние приходные и расходные документы по материальным ценностям. Эти документы станут основанием для бухгалтерии, чтобы к началу проверки корректно сформировать остатки по учетным данным.
-
Расписки, которые подтверждают, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы по активам передали в бухгалтерию или комиссии, и все имущество, за которое отвечает МОЛ, оприходовано, а выбывшие ценности — списаны.
Обязательно подготовьте бланки инвентаризационных описей — не менее двух экземпляров. Эти документы можно составить в произвольной форме, а можно воспользоваться унифицированными формами, например:
-
ИНВ-1 — используется для проверки основных средств;
-
ИНВ-1а — применяется для инвентаризации нематериальных активов;
-
ИНВ-3, ИНВ-4, ИНВ-5, ИНВ-6 — используется для проверки ТМЦ;
-
ИНВ-16 — применяется для инвентаризации финансовых активов.
Инвентаризационная опись содержит данные об объектах по бухгалтерскому учету — наименование и количество.
Опись по имуществу нужно составить по каждому материально ответственному лицу. Кроме наименования и количества, она содержит инвентарные номера объектов.
Как провести инвентаризацию имущества и обязательств компании
Суть инвентаризации имущества заключается в сверке фактического наличия и состояния объектов с данными бухгалтерского учета. Инвентаризационная комиссия должна проводить проверку в полном составе, иначе ее результаты будут недействительными. При проведении инвентаризации обязательно должно присутствовать МОЛ. Материальные ценности подлежат подсчету, взвешиванию и обмеру.
Для проверки нематериальных активов и финансовых вложений сверяют документы, которые подтверждают права компании на них, с данными учета. Таким образом комиссия проверяет наличие и правильность оценки активов, которые не имеют вещественной формы.
При инвентаризации обязательств нужно проверить правильность и обоснованность сумм кредиторской и дебиторской задолженности. Для этого инвентаризационная комиссия оценивает:
-
обязательства по возврату кредитов и займов;
-
суммы кредиторской задолженности перед поставщиками и подрядчиками;
-
задолженность перед бюджетом по налогам и взносам;
-
задолженность перед персоналом по выплате заработной платы;
-
суммы дебиторской задолженности от покупателей.
Чтобы правильно оценить суммы кредиторской и дебиторской задолженности, нужно провести сверку с контрагентами. Это удобно делать с помощью специальных сервисов электронного документооборота, например, «Такском-Файлер». С этим сервисом можно подписывать документы в мобильном приложении и web-версии. Автоматический роуминг позволит вам обмениваться электронными документами с контрагентами, которые используют другие сервисы ЭДО. Для работы с сервисом нужна электронная подпись. Выбрать ЭП для руководителя или сотрудников можно здесь.
Как оформить результаты годовой инвентаризации
При проверке имущества фактические данные по объектам комиссия заносит в инвентаризационную опись. В этом документе материально ответственное лицо дает расписку, которая подтверждает его присутствие при инвентаризации.
Если при проверке комиссия выявила расхождения фактических данных с учетными, нужно составить сличительную ведомость по такому имуществу. Есть унифицированные формы этого документа — № ИНВ-18, № ИНВ-19. А можно использовать инвентаризационные описи, которые содержат показатели описи и сличительной ведомости, например, № ИНВ-10, № ИНВ-11, № ИНВ-15 и № ИНВ-16. Кроме того, организация вправе разработать форму сличительной ведомости самостоятельно.
Итоги инвентаризации комиссия обсуждает на заседании, результаты которого оформляются протоколом. Его подписывают все члены комиссии и передают на рассмотрение руководителю. Протокол содержит следующие сведения:
-
Предложения по зачету излишков и недостач, которые возникли в результате пересортицы. Также нужно приложить письменное объяснение МОЛ о причинах пересортицы.
-
Подробные объяснения о причинах, по которым выявленные недостачи не относят на виновных лиц.
-
Данные об имуществе, которое подлежит списанию. Нужно указать причины порчи и причастных лиц.
-
Суммы оценочных резервов.
Результаты инвентаризации нужно обобщить в форме № ИНВ-26 или в специально разработанной форме. Ведомость учета результатов включает данные о выявленных излишках и недостачах, а также способы их урегулирования. На основании этой ведомости руководитель организации принимает окончательное решение по результатам инвентаризации. Оно оформляется приказом об утверждении результатов инвентаризации. Затем весь комплект документов нужно передать в бухгалтерию для устранения расхождений, которые комиссия выявила при инвентаризации.
Как отразить в бухгалтерском и налоговом учете результаты годовой инвентаризации имущества
Оприходование излишков ОС и ТМЦ
Если при инвентаризации комиссия выявила излишки ОС и ТМЦ, происхождение которых неизвестно, их нужно оприходовать на основании сличительных ведомостей ИНВ-18 и ИНВ-19. Стоимость такого имущества нужно определять по рыночной цене.
Проводки по учету излишков ОС и ТМЦ будут выглядеть так:
-
Дт 01 Кт 91.01 Приняли к учету излишки ОС.
-
Дт 10 (41, 43) Кт 91.01 Приняли к учету излишки ТМЦ.
В налоговом учете оприходование излишков нужно включить в доходы. По основным средствам будет начисляться амортизация, но амортизационную премию применять нельзя.
Списание недостач ОС и ТМЦ
Если при проверке комиссия обнаружила недостачу ОС, нужно это зафиксировать в описи ИНВ-1 и сличительной ведомости ИНВ-18. Недостача ТМЦ отражается в описи ИНВ-3 и ведомости ИНВ-19. Материально ответственное лицо должно дать письменные объяснения по причинам недостачи.
Недостачу ТМЦ в пределах норм естественной убыли нужно списать в расходы. Если выявлена недостача ТМЦ сверх норм естественной убыли или по ТМЦ, для которых такие нормы не установлены, эту недостачу возмещает виновное лицо. Такой же порядок действует и в отношении недостачи по основным средствам.
Если виновное лицо не установлено, то ущерб возместить некому. В этом случае, чтобы отразить расходы, нужен документ, который подтверждает отсутствие виновных. Для этого нужно написать заявление в ОВД и получить постановление о приостановлении предварительного следствия из-за того, что виновное лицо не установлено (ст. 265 НК, письмо Минфина от 14.07.2021 № 03-03-06/1/56085).
Недостачи ОС и ТМЦ в бухгалтерском учете отражаются следующими проводками:
-
Дт 94 Кт 01 (10, 41, 43) Списали стоимость недостачи.
-
Дт 20 (25, 26, 44) Кт 94 Списали естественную убыль.
-
Дт 91.02 Кт 94 Списали недостачу.
-
Дт 73.02 Кт 91.01 Отнесли недостачу на виновное лицо.
-
Дт 70 (50, 51) Кт 73.02 Взыскали недостачу с виновного лица.
Общий порядок проведения инвентаризации активов и обязательств при применении ФСБУ 28/2023
Новый стандарт применяют для проведения инвентаризации активов и обязательств компаний, но его не могут использовать бюджетные организации.
Приведем пошаговую инструкцию, как провести инвентаризацию по новому ФСБУ 28/23:
-
Издайте приказ, который включает перечень проверяемых объектов, дату начала и окончания проверки и обязанности рабочих комиссий.
-
Создайте инвентаризационную комиссию. Если объем проверки большой, можно создать несколько комиссий. Во время проверки должно присутствовать не менее 4/5 членов комиссии, иначе результаты инвентаризации будут недействительными (п. 19, 21 ФСБУ 28/2023). Можно не создавать комиссию в случаях, которые предусмотрены п. 22 ФСБУ 28/2023.
-
Перед началом проверки МОЛ должно (п. 26, 27 ФСБУ 28/2023):
-
Передать инвентаризационной комиссии последние приходные и расходные документы по материальным ценностям.
-
Передать расписки о том, что к началу инвентаризации первичные расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы инвентаризационной комиссии и все материальные ценности оприходованы, а выбывшие — списаны.
-
Подготовьте инвентаризационные описи.
-
Для проверки фактического наличия активов и обязательств, установите, что они действительно есть, оцените их состояние и обоснованность нахождения в компании (п. 3 ФСБУ 28/2023). Фактическое наличие объектов нужно определять в соответствии с п. 4 ФСБУ 28/2023:
-
Для инвентаризации активов и объектов на забалансовых счетах — с помощью подсчета, взвешивания, обмера и осмотра. Если стандартные способы проверки не работают, используйте видео- и фотофиксацию.
-
Для инвентаризации НМА, финансовых вложений, денег на расчетном счете и дебиторской задолженности — с помощью проверки документов и проведения расчетов.
-
Если в результате инвентаризации комиссия выявила расхождения, их нужно отразить в учете на основании квалификации, которую утвердил руководитель (п. 9 ФСБУ 28/2023).
-
К документально оформленным результатам инвентаризации приложите технические расчеты, акты обмеров, объяснения МОЛ по пересортицам (п. 5, 35 ФСБУ 28/2023).
-
Если в организации есть неучтенное имущество и объекты, которые не учитываются в составе активов и обязательств, а отражаются на забалансовых счетах, по ним нужно составить дополнительные документы (п. 6, 32 ФСБУ 28/2023).
-
В бухгалтерском учете результаты годовой инвентаризации отразите записями на 31 декабря отчетного года. По активам, инвентаризация которых проведена в периоде наименьших остатков, и активам, инвентаризация которых проведена не ранее 1 октября, можно отразить ее результаты в том периоде, когда она закончена, но не позднее 31 декабря отчетного года (п. 10 ФСБУ 28/2023).
Результаты годовой инвентаризации должны сформировать показатели годовой бухгалтерской отчетности. Сдавайте бухгалтерскую отчетность с онлайн-сервисом Такском. У сервиса простой и понятный интерфейс и есть встроенная проверка на ошибки. Календарь бухгалтера подскажет даты сдачи отчетов и покажет их текущий статус обработки. А если возникнут вопросы, техническая поддержка поможет в любое время суток. В тарифы отчетности входят бесплатные пакеты отправок документов, которые позволяют обмениваться первичными документами с контрагентами в один клик.
В Налоговом кодексе масштабные изменения
Проверьте, правильно ли вы перестроили работу бухгалтера
Получите бесплатный гайд с разбором поправок в НК
Заполните форму — гайд придет на ваш e-mail:
Реклама: ООО «ТАКСКОМ», ИНН 7704211201, erid: LjN8KKunG
2.1. Количество инвентаризаций в отчетном году, дата их проведения, перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливаются руководителем организации, кроме случаев, предусмотренных в пунктах 1.5 и 1.6 настоящих Методических указаний.
2.2. Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.
При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.
2.3. Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение (приложение 1) <*> регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (приложение 2).
———————————
<*> Формы, приведенные в приложениях 1 — 18, являются примерными.
В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.).
В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.
2.4. До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «__________» (дата)», что должно служить бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.
2.5. Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации <*> не менее чем в двух экземплярах.
———————————
<*> В дальнейшем инвентаризационные описи, акты инвентаризации именуются описи.
Примерные формы описей и актов приведены в приложениях 6 — 18 к настоящим Методическим указаниям.
2.6. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
2.7. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).
По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.
При инвентаризации большого количества весовых товаров ведомости отвесов ведут раздельно один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное лицо. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.
2.8. Проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц.
2.9. Инвентаризационные описи могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной и другой организационной техники, так и ручным способом.
Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток.
Наименования инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете.
На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.
Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.
В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку.
2.10. Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший — в сдаче этого имущества.
2.11. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.
2.12. Если инвентаризация имущества проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
2.13. В тех случаях, когда материально ответственные лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных фактов и в случае их подтверждения производит исправление выявленных ошибок в установленном порядке.
2.14. Для оформления инвентаризации необходимо применять формы первичной учетной документации по инвентаризации имущества и финансовых обязательств согласно приложениям 6 — 18 к настоящим Методическим указаниям либо формы, разработанные министерствами, ведомствами. В частности, при инвентаризации рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчелосемей, многолетних насаждений, питомников применяются формы, утвержденные Министерством сельского хозяйства и продовольствия Российской Федерации для сельскохозяйственных организаций.
2.15. По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их следует проводить с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции и т.п., где проводилась инвентаризация.
Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом (приложение 3) и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций (приложение 4).
2.16. В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.
Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации, проводимые в межинвентаризационный период, осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.