Кедо роснедра инструкция по применению

Вам может быть интересно:

Представьте, что кадровику больше не нужно бегать за сотрудниками с графиком отпусков и заманивать их в кабинет, чтобы подписать очередной приказ. Документооборот с удаленными работниками не растягивается на месяцы и проходит без участия почты и курьеров. Сотрудники довольны, а трудовая инспекция без возражений принимает документы. Это не сон, это кадровый электронный документооборот — КЭДО.

Ольга Коробцова из Selectel объяснила, как устроен кадровый ЭДО, а также рассказала о внедрении электронного документооборота в своей компании.

Что такое КЭДО и как он работает

КЭДО — это система, в которой сотрудники и работодатель подписывают кадровые документы электронной подписью. Порядок ведения кадрового электронного документооборота регулируют статьи 22.1, 22.2, 22.3 Трудового кодекса. 

Со стороны работодателя документы подписывает руководитель компании или уполномоченный им сотрудник (ч. 6 ст. 20 ТК РФ). Например, директор может передать такое право кадровику, издав соответствующий приказ и оформив доверенность. В таком случае схема подписания выглядит так:

У нас в Selectel другая схема: кадровик формирует документ и отправляет его руководителю, ответственному за подписание. Затем документ уходит сотруднику. 

Плюсы КЭДО

Упрощает кадровое делопроизводство. Чтобы получить подписанный оригинал документа от дистанционного сотрудника, нужно пройти целый квест. Сначала кадровик готовит документы и подписывает их у руководителя. Потом отправляет документы работнику — он должен их получить, тоже подписать и выслать обратно. А если посылка потеряется в пути, нужно начинать все по новой. С КЭДО таких проблем нет, и процесс проходит значительно быстрее. 

Благодаря КЭДО офисных сотрудников не нужно отвлекать от работы и постоянно звать в отдел кадров, чтобы оформить документы. Кадровики тоже становятся мобильнее: им не обязательно каждый день ходить в офис, потому что часть задач можно делать удаленно.

Можно быстро подписывать массовые документы. Чтобы ознакомить с графиком отпусков 700 сотрудников, раньше кадровикам нужно было потратить много времени и сил. В КЭДО это можно сделать всего за несколько дней.

Экономит время кадровиков. Благодаря КЭДО специалисты по КДП меньше работают с бумажными документами: не формируют личные дела и архив. Освободившееся время они могут посвящать более важным и интересным задачам. 

Делает КДП прозрачнее. В КЭДО невозможно подписать документы задним числом. Это дисциплинирует сотрудников вовремя присылать заявления, а кадровиков — своевременно все оформлять.

Минусы КЭДО

Для работы в системе нужен компьютер или смартфон. Некоторые сотрудники не владеют такой техникой, поэтому документооборот с ними придется оставить на бумаге.

Дополнительные затраты — на покупку готовой системы КЭДО или создание собственной, а также на выпуск электронных подписей. 

Обязательно ли внедрять систему КЭДО

Каждая компания сама решает, переходить на КЭДО или нет. По закону у вас есть выбор: вести кадровый документооборот на бумаге, в электронной форме или в смешанном формате.

Почему Selectel выбрал кадровый ЭДО:

• пандемия показала, насколько важно иметь возможность подписывать документы с сотрудниками удаленно;
• в ТК РФ появился специальный раздел «‎Электронный документооборот в сфере трудовых отношений»;
• возросло количество дистанционных сотрудников;
• была необходимость оптимизировать кадровый документооборот между офисами в Москве и Санкт-Петербурге;
• нужно поддерживать статус технологической компании, которая использует современные решения во всех направлениях деятельности.

О переходе на КЭДО стоит задуматься компаниям с филиалами в разных городах и распределенными командами.

На что не распространили ЭДО в кадровой сфере

В КЭДО можно подписывать все документы, кроме тех, которые по закону должны остаться на бумаге (ч. 3. ст. 22.1 ТК РФ). К ним относятся:

• трудовые книжки; 
• акты о несчастном случае на производстве;
• приказы об увольнении офисных сотрудников;
• инструктажи по охране труда.

Дистанционных работников можно ознакомить с приказом об увольнении онлайн в КЭДО. Но в течение 3 рабочих дней работодатель должен направить бумажную копию документа по почте (ч. 3 ст. 312.8 ТК РФ). 

Остальные заявления, договоры, согласия, приказы и ознакомления можно подписывать в КЭДО. 

Как перейти на кадровый ЭДО

Чтобы соблюсти требования Трудового кодекса, переход на КЭДО нужно спланировать. Далее расскажу, как этот процесс был организован в Selectel.

Этап 1: выбрать вид КЭДО

Есть 2 варианта вести КЭДО: 

1. Воспользоваться бесплатной цифровой платформой «Работа в России‎». 
2. Работать в своей системе, которую вы купили или разработали.

Мы оцифровали документооборот полтора года назад. Тогда платформа «‎Работа в России» только запустилась, и там не было нужных нам функций, поэтому этот вариант мы не рассматривали. 

Разрабатывать собственную систему мы не планировали. Для такого проекта нужна команда, которая создаст все с нуля и будет поддерживать работу после запуска. Мы не хотели тратить на это время и деньги, поэтому стали выбирать готовое решение.

Этап 2: выбрать информационную систему КЭДО

При выборе КЭДО мы обращали внимание на такие критерии: 

Под эти требования подошел HRlink. 

Этап 3: протестировать систему КЭДО

Специалисты HRlink дали демодоступ в систему, чтобы мы могли протестировать ее перед полномасштабным запуском. В группу тестирования входили кадровики и специалисты по информационной безопасности. 

Кадровики должны были:

• проверить удобство интерфейса, 
• настроить маршруты согласований, 
• протестировать выпуск электронных подписей, 
• доработать шаблоны документов.

Специалисты по информационной безопасности проверяли, насколько легко проникнуть в систему. В итоге они решили сделать ее менее мобильной, но зато более закрытой и защищенной.

Этап 4: настроить интеграции 

Чтобы не тратить время на перенос данных между двумя системами, мы воспользовались интеграцией HRlink с 1С:ЗУП. На стороне HRlink все было уже готово, нашим разработчикам только оставалось подключить и протестировать синхронизацию.

С помощью API можно интегрировать Хантфлоу с 1С и системой ЭДО, объединив все сервисы в автоматизированный контур.

Теперь кадровики могут создать документ в 1С и одним кликом отправить его на подпись в систему КЭДО. Также в 1С:ЗУП хранятся данные о работниках: ФИО, дата рождения, адрес, СНИЛС, номер телефона и имейл. Интеграция позволяет автоматически подгружать эту информацию в личные кабинеты сотрудников в HRlink. 

Этап 5: подготовить документы и уведомить сотрудников

Расскажу про документы, которые нужно оформить для перехода на КЭДО. С каждым из них сотрудник должен ознакомиться и согласиться, подтвердив это собственноручной подписью. 

Положение об электронном документообороте. В нем нужно прописать, как будет реализован кадровый ЭДО:

• план перехода на кадровый электронный документооборот,
• порядок проведения инструктажа по работе в системе,
• сроки подписания документов,
• случаи, когда возможно оформление документов на бумаге.

Приказ об электронном документообороте с указанием:

• названия системы КЭДО;
• порядка доступа в систему;
• документов, которые будут подписываться в электронной форме;
• сотрудников, на которых распространяется КЭДО;
• срока уведомления сотрудников о переходе на КЭДО;
• даты перехода на КЭДО — не раньше срока уведомления работников.

Уведомление сотрудников о переходе на КЭДО. Закон не устанавливает содержание документа, но я советую прописать:

• какие документы будут подписываться в КЭДО,
• в какой системе будут работать сотрудники,
• дату перехода на КЭДО,
• как сотрудники получат доступ в систему,
• как сотрудники могут согласиться с переходом на КЭДО.

Согласие сотрудников на переход на КЭДО. Документ может дублировать содержание уведомления, но еще в него важно включить согласие на передачу персональных данных — понадобится для выпуска электронной подписи и создания личного кабинета сотрудника. 

Документ должны подписать все штатные сотрудники, которые согласны работать в КЭДО. Если сотрудник устроился в компанию после 31 декабря 2021 года и до этого нигде не работал, его согласие не нужно (ч. 7 ст. 22.2 ТК РФ). Законодатель дает право по умолчанию вести с ним документооборот в электронной форме. Но мы в Selectel предоставляем всем выбор — подписывать документы на бумаге или онлайн.

Этап 6: выдать доступ к системе

Чтобы сотрудник мог пользоваться КЭДО, ему нужно авторизоваться в личном кабинете информационной системы по ссылке из письма-приглашения, а затем получить электронную подпись. 

Выпуск электронной подписи занимает около 15 минут. Процесс строится так:

1. Кадровик запускает выдачу электронной подписи в личном кабинете сотрудника.
2. Сотруднику на электронную почту приходит запрос подтверждения — он должен проверить, все ли данные в заявлении на выпуск подписи верны.
3. Работник переходит в личный кабинет КЭДО и подтверждает корректность данных в сертификате подписи.
4. Электронная подпись загружается в личный кабинет сотрудника.

Если у работника уже есть электронная подпись, мы выпускаем ему еще одну — специально для кадрового ЭДО. Дело в том, что другую подпись нужно добавлять в личный кабинет, это долго. Быстрее создать новую, которая загрузится автоматически.

Какие электронные подписи нужны для КЭДО

Оптимальная подпись для работодателя — усиленная квалифицированная. Такую подпись стоит выпустить всем сотрудникам, которые вправе подписывать кадровые документы от лица компании. 

Универсальный вариант для сотрудников — усиленная неквалифицированная подпись. С ее помощью можно подписывать все кадровые документы.

Подписи выпускают удостоверяющие центры. Обычно сервисы КЭДО заключают с ними партнерские соглашения, чтобы клиенты оформляли все в одной системе. Неквалифицированную подпись можно получить онлайн, а вот за квалифицированной придется идти в удостоверяющий центр. 

Расходы за выпуск подписи сотрудника несет работодатель (ч. 12 ст. 22.2 ТК РФ). Итоговая стоимость зависит от количества людей, подключенных к КЭДО.

Электронные подписи действуют один год, потом их нужно продлевать за дополнительную плату. Если сотрудник уволится, подпись нужно отозвать. 

Как подготовить команду к переходу на КЭДО

Для сотрудников Selectel переход на кадровый ЭДО был ожидаемым. Но несмотря на это, мы все равно помогали команде разобраться в новом процессе. 

На ежегодной общей встрече мы анонсировали внедрение электронного документооборота. Объяснили, какие документы перейдут в онлайн и когда это случится, рассказали, к кому обращаться в случае вопросов. 

Когда все было готово, отправили сотрудникам рассылку с инструкциями. В письме объяснили, как авторизоваться в личном кабинете HRlink и выпустить электронную подпись. Также написали, какие документы можно подписывать в кадровом ЭДО.

Мы не учили коллег работать в системе, это не требовалось. У HRlink понятный интерфейс, поэтому сотрудники без труда разобрались в функциях. Новичкам в момент трудоустройства мы показываем личный кабинет и объясняем, как им пользоваться, на это уходит 5–10 минут.

После запуска КЭДО мы регулярно проводим опросы сотрудников, чтобы выяснить, все ли их устраивает. У нас нет стандартного списка вопросов, обычно он меняется в зависимости от того, что нам нужно понять. Но чаще всего мы спрашиваем следующее:

1. Довольны ли вы переходом на КЭДО?
2. Удобно ли вам работать в HRlink?
3. С какими сложностями сталкиваетесь, когда подписываете документы в HRlink?
4. Что хотели бы улучшить в HRlink?

По данным последнего опроса, 99,6% сотрудников довольны переходом на КЭДО.

Как работать с возражениями сотрудников

После анонса 90% сотрудников были готовы перейти на КЭДО. Несогласные поделились на три категории:

• переживающие за сохранность персональных данных;
• тяжело принимающие новое;
• не владеющие смартфонами или компьютерами. 

Сотрудники, которые опасались за персональные данные. Мы рассказали коллегам о том, как работает HRlink, а специалисты по информационной безопасности объяснили, какие меры они внедрили для дополнительной защиты данных. Это помогло донести до сотрудников, что система КЭДО проверенная и надежная.

Сотрудники, которым тяжело принимать новое. Их удалось убедить благодаря отзывам коллег, которые уже перешли на КЭДО. Они рассказали сомневающимся, как теперь удобно и быстро подписывают документы, которые потом не теряются дома, а хранятся в личном кабинете.

Сотрудники без компьютеров или смартфонов. Мы были готовы к тому, что не все перейдут на КЭДО, поэтому сразу решили вести смешанный документооборот. Никого не принуждаем: если человек предпочитает бумажные документы, то так с ним и работаем. 

Сейчас к КЭДО не подключены сотрудники, которым для работы не нужен компьютер или смартфон, таких меньше 1%. Им удобнее подписывать документы вживую, поэтому КДП с ними мы оставили на бумаге. Также не переводили на КЭДО сотрудников в декрете — сделаем это, когда они выйдут на работу.  

Выводы

1. С помощью КЭДО можно подписывать кадровые документы электронной подписью. Это удобно, если у вас распределенная команда или офисы в разных городах.

2. Плюсы КЭДО:

• упрощает КДП с удаленными и офисными сотрудниками;
• ускоряет подписание массовых документов;
• экономит время кадровиков;
• делает КДП прозрачнее.

3. Недостатки кадрового ЭДО — дополнительные расходы компании, работники должны иметь под рукой компьютер или смартфон.

4. В КЭДО можно подписывать любые кадровые документы, за исключением:

• бумажных трудовых книжек,
• приказов об увольнении офисных сотрудников,
• актов о несчастном случае на производстве,
• инструктажей по охране труда.

5. Чтобы перейти на КЭДО, нужно:

• выбрать систему для электронного документооборота;
• протестировать безопасность системы и ее возможности;
• настроить интеграции и перенос данных;
• оформить локальные нормативные акты, получить согласие сотрудников;
• обеспечить доступ сотрудников в личный кабинет и организовать выпуск электронных подписей;
• собирать обратную связь сотрудников.

6. Людям, которые будут подписывать кадровые документы со стороны работодателя, нужна усиленная квалифицированная подпись. Сотрудники же могут работать с неквалифицированной подписью.

7. Неквалифицированную подпись можно выпустить дистанционно, а вот за квалифицированной нужно идти в удостоверяющий центр. Расходы на выпуск подписи сотрудника несет работодатель.

8. Чтобы подготовить сотрудников к переходу на КЭДО, нужно объяснить, как устроена система, какие документы перейдут в электронную форму, что потребуется для работы.

9. Некоторые сотрудники могут отказаться от электронного документооборота, несмотря на вашу обработку их возражений. К этому стоит быть готовыми.

КЭДО — выгодный инструмент не только для кадрового специалиста, но и для гендиректора и остальных сотрудников. Расскажем, какие возможности он дает.

КЭДО экономит время работников

Если вы ведете документы на бумаге, сотрудникам приходится тратить время, чтобы подписывать документы вручную, ходить в отдел КДП, а удаленным — на почту или ждать курьера.

Это может отвлекать от работы, занимать много времени, которое хотелось бы потратить на другие задачи, и даже раздражать. Особенно это касается молодых специалистов, не желающих сталкиваться с бумажной волокитой.

Что такое КЭДО для сотрудников? Это возможность подписывать любые документы онлайн за пару минут из любой точки мира. Понадобится лишь компьютер, планшет или смартфон. Сотрудники будут меньше отвлекаться на бумаги и работать эффективнее.

КЭДО уменьшает нагрузку кадрового специалиста

Немалая часть рабочего дня сотрудника КДП — это поиск нужных экземпляров в архиве, контроль подписания, оформление почтовых пересылок для удаленщиков, постоянная беготня за работниками, чтобы они не просрочили важный документ.

Подумайте, сколько времени вы бы сэкономили, если бы вся эта рутина перешла в онлайн и автоматизировалась. Именно для этого нужен КЭДО с его полезными функциями:

• автоматические уведомления, напоминающие о сроке подписания;
• удобный поиск в архиве с помощью фильтров;
• гибкие маршруты, позволяющие прикрепить к документу шаблон, запускающий цепочку действий и участников. Документ будет переходить от этапа к этапу автоматически;
• одуль приема, автоматизирующий все процессы, связанные с приемом кандидатов. Оформить сотрудника можно за один день;
• модуль ЛНА для быстрой работы с локальными нормативными документами.

Наши клиенты тратят, в среднем, в 10 раз меньше времени на процессы КДП. Например, в сети магазинов «ВкусВилл» оформляют сотрудников за полчаса. Ранее для этого требовалось несколько дней или даже неделя.

КЭДО разгружает руководителя

Руководству не нужно каждый день возиться с целыми стопками бумаг, которые нужно подписать. Пакетное подписание позволяет заверить одним кликом сразу несколько документов.

КЭДО оптимизирует затраты

Вам не придется расходовать деньги на печать и оборудование для него, картриджи, бумагу, почту, архив. Работодатель, понимающий, что такое КЭДО и в чем его выгода, сможет снизить затраты на документооборот до 50%. Нужно будет лишь купить лицензию на специальную платформу.

Стоимость лицензии в HRlink фиксированная, в нее входят все функции платформы, вы покупаете ее один раз и больше ни за что не доплачиваете. Как правило, лицензия обходится дешевле, чем затраты на бумажный документооборот.

КЭДО усиливает HR-бренд

Вы покажете потенциальным и уже имеющимся сотрудникам, что ваша компания современная, следит за тенденциями и заботится о комфорте и времени работников. Многие современные специалисты уже знают, что такое КЭДО, работали в электронном формате и не хотят бумажной волокиты. Быстрое безбумажное оформление вы сможете выделиться среди конкурентов и снизить вероятность отказа от оффера.

КЭДО избавляет от риска потери документов

Бумажные документы могут теряться при пересылке или в архиве, повреждаться во время переездов, при неаккуратном хранении и непредвиденных обстоятельствах вроде потопа в офисе.

Потеря документа может повлечь штраф. С электронными документами такого не случится: они все хранятся онлайн и ищутся с помощью фильтра.

У клиентов HRlink есть возможность выбрать два способа размещения: облако, защищенное тройной репликацией, либо хранение данных на собственных серверах для большей конфиденциальности. В обоих случаях ваши документы защищены от злоумышленников.

КЭДО может стать обязательным

Сейчас законодательство разрешает автоматизировать кадровые процессы всем работодателям, включая ИП. Однако переход на него пока добровольный. Сотрудники также могут отказаться от перевода документов в цифру и вести их на бумаге.

Но это пока. Государство поддерживает тенденцию к цифровизации, в его интересах автоматизировать максимум процессов. Поэтому уже в ближайшие годы перевод документов в цифру может стать обязательным.

Уже сейчас сотрудников, устроившихся на работу после 31 декабря 2021 года и не имеющих на тот момент трудового стажа, могут перевести на цифровые документы без их согласия. Цифровизация с нами навсегда, и лучше переходить сейчас, пока это можно сделать спокойно и без спешки.

Перечислим основные этапы перехода.

Собрать рабочую группу

Выберите сотрудников, которые будут отвечать за переход. Это должны быть мотивированные и заинтересованные работники. Чтобы повысить эффективность работы, продумайте и выставите KPI на проект. В дальнейшем они могут стать амбассадорами цифровизации и продвигать ее среди коллег.

Описать все кадровые процессы и документы

Создайте документ и подробно распишите всё, что связано с работой отдела КДП, например:

• виды документов;
• процессы согласования и подписания;
• сроки;
• порядок хранения.

Провести аудит кадровых процессов

На этом этапе вам предстоит определить, какие проблемы и трудности возникают у кадровых специалистов, руководителей и линейных сотрудников.

Оптимизировать процессы КДП

Вы должны еще на подготовительном этапе устранить проблемы, связанные с бумажной волокитой, и упростить процессы. Например, убрать дублирующиеся действия и документы или хотя бы сократить их до минимума.

Сформулировать критерии выбора КЭДО-платформы

Определите, что является самым важным при выборе сервиса именно для вашей организации. Отталкивайтесь от своих возможностей и целей бизнеса. Вот некоторые из возможных критериев:

• стоимость;
• прозрачность ценообразования — отсутствие скрытых платежей;
• скорость доработок со стороны подрядчика;
• доступность интеграций;
• включенность команды подрядчика на всех этапах: от первичной консультации до сопровождения;
• готовность подрядчика участвовать в обучении сотрудников;
• несколько линий техподдержки;
• удобный и интуитивно понятный интерфейс;
• опыт внедрения и наличие компетенций в КЭДО и законодательстве.

Провести тендер

Не стоит сразу брать первую попавшуюся платформу. Какой бы красивой ни была презентация от менеджеров, рассмотрите несколько вариантов. Опирайтесь на критерии, которые вы обозначили на предыдущем этапе, и выберите самое подходящее решение.

Рассказать сотрудникам, что такое КЭДО и провести обучение

Переход не должен свалиться на сотрудников неожиданно. Если не объяснить, зачем нужен переход, в чем его выгода, не отработать страхи и возражения, работники могут воспринять нововведение как нечто навязанное и неудобное. Это спровоцирует отказы от перехода, что в свою очередь негативно скажется на эффективности цифровизации.

Если одна половина штата будет вести документы онлайн, а вторая — на бумаге, это будет неудобно для кадрового специалиста или даже усложнит его работу.

Проведите вебинары и воркшопы для сотрудников, чтобы показать, как работает сервис, объясните, в чем преимущества цифровизации, а также убедить работников, что работать с электронной подписью безопасно. Тогда они сами захотят перейти в онлайн.

Подготовить локальную нормативную документацию для КЭДО

Эта необходимость обусловлена законодательством, а именно — ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ. Какая информация должна входить в локальный нормативный акт:

• сроки уведомления сотрудников;
• список документов, которые вы хотите вести электронно;
• перечень работников, переводящих документы в цифру и давших на это согласие;
• даты перехода;
• перечень документов, дублирующихся на реальном носителе;
• информация о выбранной платформе.

Настроить техническую интеграцию с КЭДО-платформой

Если вы правильно выбрали подрядчика, то команда внедрения с его стороны возьмет большую часть работы на себя, ресурсы с вашей стороны будут минимальными.

Так, команда HRlink помогает клиентам на всех этапах: внедрение, обучение сотрудников, тренинги на тему «Что такое КЭДО», «Как работать с HRlink» и т. д. , сопровождение. За каждым клиентом закрепляется персональный менеджер.

Обеспечить всех электронными подписями

Законодательство предусматривает следующие типы электронных подписей:

• УКЭП (усиленная квалифицированная электронная подпись). Самая надежная, но дорогая. Чтобы ее получить, нужно обращаться в удостоверяющий центр и проходить идентификацию. Сложнее в использовании, чем остальные типы подписей. Нужна гендиректору и руководителю КДП;
• УНЭП (усиленная неквалифицированная электронная подпись). По функционалу эта подпись похожа на УКЭП. Получить ее проще: необязательно идти в центр, можно пройти идентификацию дистанционно. Также она проста в использовании, а для клиентов HRlink формируется бесплатно в личном кабинете. При этом УНЭП надежна и гарантирует сохранность данных пользователя. Ею обычно пользуются линейные сотрудники;
• ПЭП (простая электронная подпись). Бесплатная, легко получить и использовать, но она менее надежна, чем две предыдущие. Она не оставляет после себя цифровой след, поэтому в случае судебного спора есть вероятность, что факт подписания признают, но не смогут установить, какой именно документ был подписан.

Запустить пилотный проект

Если вы не уверены в том, что такое нововведение, как КЭДО, будет эффективно для вашего бизнеса, для начала протестируйте его в пилотной группе. В нее должны входить сотрудники всех ключевых подразделений.

Масштабировать КЭДО на всю компанию

В конце пилотного проекта соберите обратную связь у сотрудников, передайте ее подрядчику и при необходимости доработайте решение, чтобы затем развернуть проект на всю компанию.

Чем раньше вы поймете, что такое КЭДО для бизнеса, в чем его преимущества и перейдете на него, тем быстрее начнете получать результаты. Всё то время, пока вы думаете, вы теряете деньги, ресурсы и возможности, которые дает цифровизация.

Сейчас, когда одна часть сотрудников уехала за границу, а другая не хочет возвращаться с удаленки и постоянно ездить в офис, бумажные документы вести нецелесообразно и неудобно. К тому же нестабильная ситуация на рынке труда требует новых HR-решений и инструментов.

В 2023 году КЭДО может стать основой вашей стратегии и дать вам конкурентное преимущества. К тому же не забывайте, что тенденция к цифровизации никуда не денется, а значит, переходить рано или поздно придется.

Переводите кадровые документы в онлайн уже сейчас и пользуйтесь выгодами, которые дает цифровизация.