Единая информационная система (ЕИС) – мощный инструмент, который упрощает доступ к важной информации. Загрузка актов в ЕИС – это процесс внесения документов, подтверждающих выполнение работ или оказание услуг, в персональный кабинет пользователя. Уверенность в том, что акты корректно загружены и хранятся в ЕИС, является важным аспектом для эффективной работы организации.
В данной пошаговой инструкции мы рассмотрим, как правильно загрузить акты в ЕИС:
1. Войдите в свой персональный кабинет в ЕИС, используя свои учетные данные.
2. Перейдите в раздел «Загрузить акт» или аналогичный раздел, доступный в вашем персональном кабинете.
3. Проверьте, что вы выбрали правильный тип акта. Это может быть акт выполненных работ, акт оказанных услуг или другой тип акта, соответствующий вашей деятельности.
4. Загрузите файл акта на сервер ЕИС. Убедитесь, что файл имеет правильное расширение и соответствует требованиям, указанным на сайте ЕИС.
5. Заполните все необходимые поля в форме, относящиеся к акту: дата, номер, данные о контрагенте и другую информацию, требуемую системой.
6. Проверьте правильность заполнения всех полей. Убедитесь, что данные указаны без орфографических и грамматических ошибок.
7. Нажмите кнопку «Загрузить» или аналогичную кнопку, чтобы отправить акт на сервер ЕИС.
8. После загрузки акта убедитесь, что он отображается в вашем персональном кабинете. Если акт не отображается, свяжитесь с технической поддержкой ЕИС для выяснения причины и устранения проблемы.
Следуя этой пошаговой инструкции, вы сможете правильно загрузить акты в Единую информационную систему и быть уверенными в том, что документы хранятся в безопасности и доступны в любой момент времени.
Содержание
- Регистрация в ЕИС
- Подготовка акта к загрузке
- Изучение требований ЕИС
- Форматирование акта
- Загрузка акта в ЕИС
Регистрация в ЕИС
Для начала работы с ЕИС необходимо пройти процедуру регистрации. Для этого необходимо выполнить следующие шаги:
- Ознакомьтесь с требованиями к участникам ЕИС.
- Заполните регистрационную форму на сайте ЕИС. Вам потребуется указать свои персональные данные, включая паспортные данные и ИНН.
- Получите данные для доступа к учетной записи. После заполнения регистрационной формы, вам будет выслано письмо на указанный вами электронный адрес с информацией о вашей учетной записи.
- Зайдите на сайт ЕИС и введите свои данные для входа.
- Пройдите процедуру аутентификации с помощью подтверждения личности. Для этого вам может потребоваться загрузить фото паспорта или иного документа, подтверждающего вашу личность.
- После успешной аутентификации вы получите доступ к личному кабинету в ЕИС и сможете начать использовать функции системы.
Обязательно прочитайте инструкцию и руководство пользователя, чтобы научиться правильно использовать возможности ЕИС и осуществлять загрузку актов. Удачной работы!
Подготовка акта к загрузке
Перед тем, как начать процесс загрузки актов в ЕИС, необходимо выполнить несколько предварительных действий:
- Убедитесь, что акт подготовлен и оформлен в соответствии с требованиями законодательства.
- Убедитесь, что ваша организация зарегистрирована в системе ЕИС и имеет необходимые права доступа для загрузки актов.
- Ознакомьтесь с инструкцией по загрузке актов в ЕИС, чтобы быть готовыми к выполнению всех необходимых шагов.
- Проверьте, что у вас имеется доступ к интернету и все необходимые программы и сервисы работают корректно.
После выполнения этих предварительных действий вы готовы приступить к загрузке актов в ЕИС.
Изучение требований ЕИС
Прежде чем приступить к загрузке актов в Единую информационную систему, необходимо изучить требования, установленные системой. Это поможет избежать ошибок и сэкономить время при подготовке документов.
Основной источник информации о требованиях ЕИС — официальный сайт системы. На нем вы можете найти подробную документацию, инструкции, рекомендации и примеры заполнения актов.
Обратите внимание на следующие ключевые требования:
- Формат файла. ЕИС принимает акты в формате XML или JSON. Проверьте, какие именно форматы поддерживаются системой.
- Структура документа. Убедитесь, что акт содержит все необходимые поля и информацию. Проанализируйте примеры документов, чтобы правильно задать структуру своих актов.
- Согласованный идентификатор акта. Каждый акт должен иметь уникальный идентификатор, который согласован с системой. Узнайте, какое форматирование и правила идентификации приняты в ЕИС.
- Подпись документа. Чтобы акт был действительным, он должен быть подписан электронной подписью. Уточните, какой тип подписи требуется и какой алгоритм хеширования используется в системе.
Помимо основных требований, обратите внимание на любые специфические требования, касающиеся вашей отрасли или организации. Убедитесь, что вы полностью ознакомились со всеми требованиями, прежде чем приступать к загрузке актов в ЕИС.
Форматирование акта
1. Начните с создания нового документа в программе Microsoft Word или любой другой текстовом редакторе.
2. Укажите шрифт, который будет использоваться в акте. Рекомендуется использовать стандартные шрифты, такие как Times New Roman или Arial.
3. Установите размер шрифта в 12 пунктов. Это стандартный размер шрифта, который читается хорошо и легко воспринимается.
4. Отступы и межстрочный интервал должны быть настроены для обеспечения четкого и понятного вида акта. Рекомендуется использовать отступ 1,25 дюймов и одинарный межстрочный интервал.
5. Добавьте заголовок акта вверху страницы с помощью тега <h3>. Заголовок должен содержать информацию о документе, включая его название, номер и дату.
6. Далее, начните описание акта с параграфа, используя тег <p>. Перечислите все существенные детали и факты, касающиеся акта, соблюдая логическую последовательность.
7. Внимательно проверьте акт на наличие грамматических и орфографических ошибок. Убедитесь, что все предложения корректны и понятны для читателя.
8. Заключительную часть акта, которая обычно содержит подписи участников, также можно оформить в виде параграфа с помощью тега <p>. Укажите имена и должности участников акта.
9. Проверьте документ на соответствие требованиям, установленным ЕИС, и корректно сохраните его перед загрузкой в систему.
Теперь, следуя этой пошаговой инструкции, вы можете правильно отформатировать акт перед его загрузкой в ЕИС.
Загрузка акта в ЕИС
Шаг 1: Войдите в личный кабинет ЕИС, используя ваш логин и пароль.
Шаг 2: Найдите раздел «Мои документы» и выберите «Загрузить акт».
Шаг 3: Выберите тип акта, который хотите загрузить: акт выполненных работ или акт выполненных услуг.
Шаг 4: Заполните необходимые поля: дата акта, номер акта, сумма акта и другую информацию, которая может быть требуемой.
Шаг 5: Прикрепите файл акта, который хотите загрузить. Убедитесь, что файл соответствует требованиям формата и размера.
Шаг 6: Проверьте все введенные данные на правильность и нажмите кнопку «Загрузить акт».
Шаг 7: Ожидайте подтверждения загрузки акта. В случае успешной загрузки, вы получите уведомление о том, что ваш акт принят.
Обратите внимание: Если вам необходимо загрузить несколько актов, повторите указанные шаги для каждого акта отдельно.
Убедитесь, что все данные в акте указаны верно перед загрузкой. В случае ошибок или неправильно заполненных полей акт может быть отклонен и требовать повторной загрузки.
Перед отправкой исполнения контракта в ЕИС необходимо к документу прикрепить файлы для отправки в ЕИС. Для добавления к документу прикрепленных файлов используется кнопка 
[Прикрепленные документы]. Кнопка доступная в форме редактирования исполнения контракта и в списке исполнений контракта (Рисунок 1).
Для вновь добавляемых файлов доступны следующие типы файлов (Рисунок 2):
- Документ о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги;
- Документ, являющийся основанием для возврата заказчику излишне уплаченной суммы оплаты контракта;
- Документы о результатах проведенной экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги;
- Документы, подтверждающие исполнение контракта, оплату контракта, и документы о начислении неустоек(штрафов, пеней);
- Документы, подтверждающие основания для расторжения контракта и начисления суммы возмещения фактически понесенного ущерба;
- Документы, являющиеся основанием признания контракта недействительным;
- Информация о стране происхождения товара.
В режиме работы с прикрепленными документами к исполнению контракта запрещено добавлять документы о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги. При попытке прикрепления документа с данными типами в Системе сработает контроль, запрещающий данное действие (Рисунок 3).
Документ о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги добавляется в процессе заполнения экранной формы сведений об исполнении контракта. Информация об этих документах после сохранения исполнения контракта автоматически будет отражена в списке прикрепленных файлов в разрезе каждого документа о приемке (Рисунок 4).
Для отправки сведений об исполнении контракта в ЕИС надо в Навигаторе в папке «Исполнение контракта» открыть фильтр «Создание нового», выделить исполнение контракта и нажать кнопку 
[Отправить документ в ЕИС] (Рисунок 5).
В случае успешного принятия документа ЕИС, его аналитический признак изменится на «Принят в ЕИС», а сам документ отразится в фильтре «Принят в ЕИС». Успешно загруженный документ Исполнение контракта следует опубликовать в личном кабинете ЕИС, после чего, на следующий день, информация об опубликованном документе вернется в Систему и документ перейдет в фильтр «Зарегистрированы».
Электронное актирование в широком смысле подразумевает обмен электронными документами между заказчиками и поставщиками (подрядчиками, исполнителями) на этапе исполнения контракта. До 1 января 2022 года заказчик и поставщик при осуществлении приёмки поставленных товаров, выполненных работ, оказанных услуг обменивались бумажными документами. С 1 января 2022 приёмка проводится с оформлением электронных документов через ЕИС. Расскажем, как это происходит.
Что такое электронное актирование
Актирование — это составление акта, который фиксирует какое-то событие, действие или сделку. Акт может быть составлен в различных областях, например, в юридической сфере, где акты используются для подтверждения фактов и договорённостей, в бухгалтерском учёте — для фиксации проведённых работ или полученных товаров, а также в других областях, где необходимо официально зафиксировать какое-то действие или событие.
Электронное актирование, в свою очередь, позволяет составлять акты в электронном виде, что удобно для дистанционной работы и быстрой обработки документации.
Федеральный закон № 44-ФЗ определяет порядок проведения государственных и муниципальных закупок в России и включает в себя требования по применению электронного актирования.
Согласно закону № 44-ФЗ, при проведении государственных и муниципальных закупок, документы должны быть подписаны электронной подписью и передаваться через специальную электронную систему.
Для этих целей применяется ЕИС (Единая информационная система в сфере закупок) — онлайн-сервис, созданный для автоматизации процессов государственных и муниципальных закупок в России. В рамках ЕИС также используется электронное актирование.
Электронное актирование по 44-ФЗ в ЕИС представляет собой процедуру оформления акта выполненных работ или оказанных услуг в электронном виде с использованием электронной подписи. Акт должен быть подписан всеми заинтересованными сторонами (заказчиком и поставщиком), после чего он отправляется на проверку и регистрацию в ЕИС
Электронное актирование в ЕИС упрощает и ускоряет процедуру оформления и подписания актов, что является важным элементом эффективного управления государственными и муниципальными закупками в России.
Для кого электронная приёмка обязательна
Обязательное электронное актирование применяется с 2022 года. Приёмка в электронной форме обязательна для всех поставщиков, которые заключили контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых. Исключение составляют закрытые закупки силовых структур и закупки малого объёма. Заказчик в проекте контракта обязан указать на электронный порядок приёмки (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ), а поставщик не может отказаться от такого способа обмена документами.
Законом о контрактной системе предусмотрены случаи когда электронная приёмка – это обязанность заказчика и когда – право.
| Обязательно применяется | Может применяться по желанию заказчика | Не применяется |
|---|---|---|
|
|
В закупках малого объёма. |
Электронное актирование: пошаговая инструкция
Как же образом осуществляется электронное актирование? Инструкция включает в себя следующие шаги:
- Зарегистрируйтесь на ЕИС и получите электронную подпись (ЭП).
- Подготовьте акт выполненных работ или оказанных услуг в соответствии с договором.
- Подпишите акт ЭП и отправьте его в ЕИС на проверку и регистрацию.
- Ожидайте подтверждения от заказчика. Если акт отклонён, внесите необходимые изменения и отправьте его снова на проверку.
- Если акт подтверждён, сохраните его копию в вашем личном кабинете на ЕИС.
Это базовая инструкция, и процедура может отличаться в зависимости от конкретных условий вашей сделки и требований заказчика.
Подписание электронного акта о приёмке товаров, работ, услуг происходит в несколько этапов.
Подготовка к приёмке
Открыть доступ к электронному актированию в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта — это делает заказчик. Затем поставщик может формировать документы о приёмке. У поставщика должны быть активированы права на просмотр договоров и создание документов о приёмке. Если документ заполняет и подписывает не ИП или руководитель организации, а уполномоченный сотрудник, ему нужна доверенность на подписание актов.
Заполнение документа о приёмке
Для того чтобы заполнить электронный документ о приёмке, нужно зайти в личный кабинет ЕИС и перейти в раздел «Исполнение контрактов». Затем в карточке контракта выбрать документ о приёмке (электронный акт) или загрузить его из внешних систем — файл должен быть в формате xml.
Частично документ будет уже заполнен. В него следует добавить недостающие сведения о компании, поставленных ТРУ и факте их передачи.
В документе о приёмке должны быть указаны:
- идентификационный код закупки (ИКЗ);
- название и местонахождение заказчика;
- наименование объекта закупки;
- реквизиты поставщика;
- наименование ТРУ и место их поставки;
- страна происхождения товара;
- количество поставленного товара, объём выполненных работ и оказанных услуг;
- стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу товара.
При электронном актировании акт подписывают квалифицированной электронной подписью (КЭП). В течение часа ЕИС передаст документ заказчику. Временем получения будет дата его размещения в ЕИС с учётом часовой зоны заказчика.
«Калуга Астрал» предлагает два вида электронных подписей для физических лиц — Астрал-ЭТ и 1С-ЭТП. Они подходят для торгов, внутреннего и внешнего ЭДО и для работы на федеральных порталах. Мы обеспечиваем оперативный выпуск и безбумажное продление сертификата, чтобы ваши электронные документы сохраняли свою юридическую силу. Также наши специалисты помогут руководителям организаций и ИП получить электронную подпись в УЦ ФНС «под ключ».
Электронное актирование в ЕИС: сроки
В течение 20 рабочих дней после поступления документа о приёмке заказчик должен его рассмотреть.
Если все данные в документах в порядке и ТРУ поставлены в полном объёме, заказчик заполняет электронный акт о полной приёмке и подписывает его в ЕИС. С даты подписания акта будет отсчитываться срок оплаты по контракту.
Если в оформлении документов есть опечатки или другие неточности, заказчик заполняет уведомление об уточнении, и поставщик вносит соответствующие правки.
Внесение исправлений в документ о приёмке, оформленный в соответствии с ч. 13 ст. 94, включает в себя следующие шаги:
- формирование документа с исправленными данными;
- подписание его УКЭП лиц, имеющих право действовать от имени поставщика и заказчика;
- размещение в ЕИС исправленного документа о приёмке.
Заказчик может принять ТРУ частично. Тогда поставщик формирует корректировочный документ на принятую часть, подписывает его и направляет заказчику.
Что говорит об этом наш эксперт Наталья Абрамова?
Частичная приёмка и, как следствие, оформление корректировочных документов о приёмке со специализацией «Строительство» и «Приобретение жилых помещений» невозможны. По ним возможна только полная приёмка или мотивированный отказ от приёмки.
Кроме частичной приёмки, корректировочный документ составляют в случае, если стороны заключили допсоглашение об изменении существенных условий контракта (например, цены, количества ТРУ, ставки или суммы НДС).
Если заказчик не принимает ТРУ, то он должен направить мотивированный отказ от приёмки — в документе должны быть указаны причины. Поставщик может исправить замечания и сформировать новый документ о приёмке. Если действия заказчика неправомерны, их можно обжаловать.
Что говорит об этом наш эксперт Наталья Абрамова?
В ЕИС реализована возможность корректировки документов о приёмке не только поставщиком, но и заказчиком. Внесение заказчиком исправлений в подписанный документ о приёмке возможно только при наличии в сведениях о контракте признака «Контрактом предусмотрено удержание суммы не исполненных поставщиком (подрядчиком, исполнителем) требований об уплате неустоек (штрафов, пеней) из суммы, подлежащей оплате поставщику (подрядчику, исполнителю)». Исправить можно только вкладку «Прочие начисления» в части информации о неустойках (штрафах, пени) и налогах (сборах, платежах).
Особенности электронного актирования
Единые правила оформления
Оформлять первичные учётные документы и счета-фактуры следует по единым правилам: стоимостные показатели округляют до второго десятичного знака после запятой. Такую позицию высказал Минфин в письме № 24-03-05/396 от 11 января 2022 года.
Возможность подписывать несколько актов на одном этапе
В своём письме № 14-00-05/2543 от 8 февраля 2022 года федеральное казначейство сообщает, что в ряде случаев можно формировать и подписывать несколько документов о приёмке на одном этапе исполнения контракта. Например, в закупках по заявкам заказчика или в тендерах, где количество или объём поставляемых ТРУ невозможно определить (ч. 24 ст. 22 44-ФЗ).
Формы актов в отдельных сферах деятельности
В строительстве обычно принимают большое количество различных работ и конструктивных элементов, и в документах может быть до нескольких тысяч позиций. Вносить каждую из них в электронный акт неудобно. Поэтому в ЕИС работает сервис по взаимодействию с внешними бухгалтерскими и сметными системами. Он обрабатывает сметы из других программ и переводит их в ЕИС.
Кроме того, есть рекомендованные формы актов для работ по строительству автодорог (письмо Минтранса № Д2/32814-ИС от 27 декабря 2021 года) и объектов капстроительства (письмо Минстроя № 58202-СМ/09 от 30 декабря 2021 года). В соответствии с письмом Росреестра №20-02798/21@ от 28 декабря 2021 года продавцы жилых помещений, застройщики и заказчики по контрактам — приобретатели жилых помещений обязаны формировать и подписывать документ о приёмке в ЕИС в сфере закупок с применением установленных в ЕИС форматов. Основанием для оплаты по таким контрактам будет являться подписанный сторонами контракта в ЕИС электронный документ о приёмке.
Что говорит об этом наш эксперт Наталья Абрамова?
Поставщик обязан при формировании документов о приёмке указать отраслевую специализацию, если предметом контракта является:
- выполнение подрядных работ (стройка);
- поставка лекарств;
- закупка жилья.
В противном случае электронная приёмка будет невозможна.
Обменивайтесь юридически значимыми документами с контрагентами в сервисе Астрал Докс. Сервис позволяет просматривать документы в любых форматах, а также поддерживает работу с маркировкой и проверяет, действительна ли электронная подпись контрагента.
Официальный сайт единой информационной системы в сфере закупок в информационно-телекоммуникационной сети Интернет (далее – Официальный сайт ЕИС) предназначен для обеспечения свободного и безвозмездного доступа к полной и достоверной информации о контрактной системе в сфере закупок и закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц, а также для формирования, обработки и хранения такой информации. Порядок размещения информации на Официальном сайте ЕИС и ее содержание регламентируется Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц», а также соответствующими подзаконными актами.