Должностная инструкция
Редактор: Дмитрий Комаров
Документ, в котором прописаны обязанности сотрудника
Поделиться
Документ, в котором прописаны обязанности сотрудника
Поделиться
Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми.
Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана.
Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию. Рассказываем, зачем она нужна и как ее оформить.
Зачем нужна должностная инструкция
Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными.
В должностной инструкции указывают, какие у работника есть обязанности, кому он подчиняется, на что имеет право и какую ответственность несет за нарушение трудовой дисциплины.
Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей.
Виды должностных инструкций
Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.
Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.
Олег и Денис — рабочие в автомастерской, в трудовых книжках у обоих написано «автомеханик». Но Олег специализируется на шиномонтажных работах, а Денис — на ремонте двигателей и электроники. Олег не может ремонтировать двигатели — не хватает квалификации, а отправлять Дениса менять шины нерационально: его рабочее время стоит дороже.
Чтобы было понятно, кто чем занимается, для каждого из них нужно составить отдельную должностную инструкцию. В таком случае Олега не заставят лезть под капот, а Дениса не уволят, если он откажется переставлять колеса.
Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.
На стройке трудятся десять разнорабочих: носят стройматериалы, кабели, штрабят стены и укладывают кирпич. Каждый из них должен уметь делать то же, что и остальные. Для них можно составить типовую инструкцию. Работники будут знать, на что они подписываются, а работодатель сможет отказаться от услуг тех сотрудников, которые не выполняют какой-то из видов работ.
В каких случаях нужна индивидуальная инструкция, а в каких — типовая, решает работодатель.
Что должно быть в должностной инструкции
У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.
Чаще всего структура должной инструкции такая:
- заголовок;
- общие положения;
- должностные обязанности;
- права;
- ответственность;
- взаимодействие.
Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.
Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.
Функции и должностные обязанности. Здесь нужно подробно описать, чем именно сотрудник занимается. Лучше писать конкретно, без общих фраз: кондитер печет торты и делает десерты в соответствии с картами блюд; редактор пишет тексты по тематике, порученной шеф-редактором; офис-менеджер заказывает канцелярские товары и организует рабочие места сотрудников.
Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может попросить у секретаря и какие задачи может ставить людям в других отделах, если непосредственно ему исполнители не подчиняются.
Ответственность. За что работник отвечает: например, своевременный заказ оборудования и комплектующих.
Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Например, чтобы получить справки, нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.
Как утвердить должностную инструкцию
Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.
Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник подписывается в конце документа. Но это не обязательно: обе стороны могут поставить подписи на последней странице или на каждой странице в должностной инструкции, чтобы никто не мог заменить страницы в документе.
Образец должностной инструкции
Вместе с юристом мы подготовили для вас несколько шаблонов должностной инструкции. Вы можете скачать универсальный образец или воспользоваться типовой инструкцией:
- для руководителя проекта;
- для руководителя отдела продаж;
- для секретаря руководителя;
- для бухгалтера;
- для бухгалтера-кассира;
- для главного бухгалтера;
- для делопроизводителя;
- для маркетолога;
- для менеджера по продажам;
- для менеджера по персоналу;
- для специалиста по кадрам;
- для продавца;
- для кассира;
- для кладовщика;
- для сторожа;
- для охранника;
- для повара;
- для официанта;
- для специалиста по охране труда;
- для юриста;
- для главного инженера;
- для инженера;
- для водителя;
- для учителя;
- для учителя начальных классов;
- для системного администратора;
- для экономиста;
- для заведующего складом;
- для механика;
- для воспитателя;
- для офис-менеджера;
- для электрогазосварщика.
Что важно запомнить
- Должностная инструкция — это документ, в котором детально прописаны все обязанности работника.
- Инструкция может быть типовой — для должности, или индивидуальной — для конкретного человека.
- Чтобы утвердить должностную инструкцию, ее должны подписать два человека: работник, который будет ее выполнять, и руководитель компании или ИП или уполномоченный ими представитель.
- Правильно оформленная должностная инструкция может стать решающим аргументом во время спора в трудовой инспекции или в суде.
Должностная инструкция является важным документом в организации, который определяет обязанности и ответственности сотрудника. В 2023 году уделяется особое внимание правильному оформлению должностных инструкций, чтобы они были четкими, понятными и соответствовали актуальным требованиям. В данной статье будут представлены примеры и рекомендации по оформлению должностной инструкции, которые помогут сделать ее информативной и удобной в использовании.
Зачем нужна должностная инструкция
В организациях важно четко определить обязанности и полномочия каждого сотрудника. Для этого применяется должностная инструкция, которая играет ключевую роль в организации и структурировании трудового процесса.
1. Регулирование трудовых отношений
Должностная инструкция является юридическим документом, который определяет задачи и функции каждого сотрудника. Она служит основой для регулирования трудовых отношений между работниками и работодателем.
2. Обеспечение эффективности работы
Четко определенные обязанности и полномочия, прописанные в должностной инструкции, помогают сотрудникам понять, что от них ожидается. Это способствует повышению эффективности работы и достижению поставленных целей.
3. Контроль и оценка результативности
Должностная инструкция позволяет работодателю контролировать выполнение задач и оценивать результативность работы сотрудников. Она является основой для проведения оценок и аттестации, позволяющих определить эффективность и профессионализм сотрудников.
4. Правовая защита сторон
Должностная инструкция служит основой для разрешения споров и конфликтов, связанных с выполнением трудовых обязанностей. В случае возникновения претензий со стороны работников или работодателя, должностная инструкция может быть использована в качестве доказательства в суде.
5. Введение новых сотрудников
При приеме на работу нового сотрудника должностная инструкция становится незаменимым инструментом для его адаптации и ознакомления с обязанностями. Она помогает новому сотруднику быстрее войти в рабочий процесс и понять свои задачи и ответственности.
Правовые основы составления должностной инструкции
1. Нормативные акты
При составлении должностной инструкции необходимо основываться на следующих нормативных актах:
- Трудовом кодексе Российской Федерации;
- Коллективном договоре (если существует);
- Положении о структурном подразделении или организации в целом;
- Локальных нормативных актах (приказы, инструкции и др.).
2. Порядок составления должностной инструкции
При составлении должностной инструкции следует придерживаться следующего порядка:
- Определение названия должности и ее функционального назначения;
- Описание обязанностей и задач, которые возлагаются на работника;
- Уточнение требований к квалификации и компетенциям работника;
- Описания процедур и порядков выполнения основных рабочих операций;
- Указание на правила безопасности и охраны труда, связанных с должностью;
- Определение форм и сроков отчетности;
- Уточнение ответственности работника и порядка контроля.
3. Содержание должностной инструкции
Должностная инструкция должна содержать информацию о:
- Функциональном назначении должности;
- Обязанностях и задачах работника;
- Квалификационных требованиях;
- Основных операционных процедурах и правилах безопасности;
- Взаимодействии с другими подразделениями;
- Отчетности и контроле.
4. Разработка и утверждение должностной инструкции
Разработка и утверждение должностной инструкции осуществляется работодателем или его уполномоченным лицом. Процесс включает в себя следующие шаги:
- Проведение анализа и изучение должности;
- Составление проекта должностной инструкции;
- Согласование проекта с руководителем структурного подразделения;
- Проведение дополнительной экспертизы при необходимости;
- Утверждение должностной инструкции и ее регистрация.
Оформление должностной инструкции обязательно для всех работников и способствует более ясному определению их обязанностей и ответственности. Кроме того, это помогает снизить риск конфликтов и неоднозначностей внутри организации.
Шаги по составлению должностной инструкции
1. Идентифицируйте должность
Первым шагом необходимо определить и идентифицировать конкретную должность, для которой составляется инструкция. Важно указать название должности, область ответственности и необходимые качества и навыки для успешного выполнения работы.
2. Опишите обязанности
В следующем шаге необходимо подробно описать все обязанности, которые должен выполнять сотрудник на данной должности. Обязанности должны быть конкретными, измеримыми и релевантными. Используйте грамотную формулировку для избежания двусмысленности.
3. Укажите компетенции и навыки
Каждая должность требует определенных компетенций и навыков для успешного выполнения задач. Включите в инструкцию требования по профессиональным навыкам, знанию языков, образованию и опыту работы.
4. Разделите обязанности на основные и дополнительные
Разделите обязанности на основные и дополнительные. Основные обязанности должны быть выполнены приоритетно, а дополнительные — по необходимости и второстепенности.
5. Установите стандарты и критерии для оценки работы
Определите стандарты и критерии, которые будут использоваться для оценки работы сотрудника на данной должности. Они должны быть объективными и измеримыми, чтобы сотрудник мог понять, что от него ожидается и как его работа будет оцениваться.
6. Укажите руководителя и структуру подчиненности
Укажите, кому подчиняется сотрудник на данной должности и кто является его непосредственным руководителем. Это помогает сотруднику понять, к кому обращаться в случае возникновения вопросов и проблем.
Составление должностной инструкции требует тщательной проработки и учета всех деталей. Она должна быть четкой, понятной и полной, чтобы сотрудник мог понять, что от него ожидается на данной должности. Следуя вышеуказанным шагам, вы сможете составить составить эффективную должностную инструкцию.
Структура должностной инструкции
Структура должностной инструкции может различаться в зависимости от организации и должности, но в основе она включает следующие элементы:
1. Заголовок
Заголовок должностной инструкции обычно содержит наименование должности и указание на то, что это должностная инструкция. Например: «Должностная инструкция на должность менеджера по продажам».
2. Общая информация
- Цель должности;
- Организационная принадлежность;
- Структурное подразделение, в котором работает сотрудник;
- Руководитель должности;
- Дата составления должностной инструкции.
3. Обязанности
Описание основных задач и обязанностей, которые должен выполнять сотрудник на своей должности. Обязанности обычно формулируются в виде перечня, например:
- Выполнение операций по…
- Планирование и организация…
- Контроль исполнения…
4. Квалификационные требования
Указание на необходимые знания, навыки, образование и опыт работы, которыми должен обладать сотрудник для эффективного выполнения своих обязанностей на данной должности.
Например:
Требования:
- Высшее образование по специальности «…»
- Опыт работы в сфере «…», не менее … лет
- Знание программы «…», уровень владения — …
5. Права и полномочия
Описание того, какие права и полномочия предоставлены сотруднику на своей должности. Включает в себя перечисление тех действий, которые сотрудник имеет право совершать от имени организации.
Например:
Полномочия:
- Представление организации во взаимоотношениях с …
- Подписание документов …
- Принятие решений по …
6. Ответственность
Указание на ответственность сотрудника за ненадлежащее исполнение своих обязанностей, нарушение правил и инструкций организации, допущение ошибок или причинение вреда.
Например:
Ответственность:
- За несоблюдение правил безопасности …
- За неправильное использование …
- За невыполнение поставленных задач …
Структура должностной инструкции должна быть логичной и понятной для сотрудника. Она помогает установить четкие рамки работы и ответственности каждого сотрудника в организации.
Основные элементы должностной инструкции
Определение должности
Первым элементом должностной инструкции является определение должности, на которой работает сотрудник. В этой части должны быть указаны название должности, подразделение, в котором работает сотрудник, а также репортинг-цепочка, т.е. кому сотрудник подчиняется и кто ему подчиняется.
Обязанности и задачи
Следующим важным элементом должностной инструкции является перечень обязанностей и задач, которые должен выполнять сотрудник на данной должности. В этой части нужно конкретно определить, какие именно действия и ответственность лежат на сотруднике. Возможно использование номеров и маркированных списков для удобства читателя.
- Определить основные задачи, которые надо выполнять регулярно;
- Перечислить возможные дополнительные задачи, которые могут возникать время от времени;
- Указать ответственность сотрудника по достижению целей и результатов работы.
Требования
Третий элемент должностной инструкции — требования к сотруднику. Здесь указываются необходимые навыки, знания, квалификация и опыт работы для успешного выполнения должности. Важно, чтобы требования были конкретными и соответствовали реальным требованиям должности и компании.
- Указать необходимое образование, сертификаты или лицензии;
- Определить требуемый уровень опыта работы в конкретной области;
- Указать необходимые навыки и знания по программам и процедурам, которые используются в работе.
Права и полномочия
Важным элементом должностной инструкции является перечень прав и полномочий, которыми наделен сотрудник на данной должности. Здесь указываются пределы ответственности и возможности, которыми обладает сотрудник.
Пример прав и полномочий:
| Права | Полномочия |
|---|---|
| Принимать решения в рамках своей должности; | Подписывать документы от имени компании; |
| Участвовать в процессе принятия решений на уровне подразделения; | Выдавать указания и инструкции подчиненным сотрудникам; |
Оценка работы
Последний элемент должностной инструкции — критерии и способы оценки работы сотрудника. В этой части указываются, каким образом будет проводиться оценка выполнения обязанностей и достижения целей, а также какая система наград и поощрений предусмотрена компанией.
- Установить четкие критерии для оценки работы;
- Определить периодичность проведения оценки работы;
- Указать систему наград и поощрений за достижение целей.
Используя все перечисленные элементы, можно составить полноценную и информативную должностную инструкцию для каждой должности в компании. Это позволит сотрудникам иметь четкое представление о своих обязанностях и ожиданиях компании, а также повысит эффективность работы и сотрудничество внутри организации.
Пример оформления должностной инструкции
Структура должностной инструкции может быть следующей:
- Заголовок с указанием названия должности и подразделения;
- Цель должности;
- Основные задачи и функции;
- Права и обязанности;
- Требования к квалификации и опыту;
- Ответственность;
- Связи и отношения.
Пример оформления должностной инструкции:
| Должность: | Менеджер по продажам |
|---|---|
| Подразделение: | Отдел продаж |
Цель должности:
Осуществление эффективных продаж продукции компании, привлечение новых клиентов и поддержание долгосрочных партнерских отношений.
Основные задачи и функции:
- Активный поиск и привлечение новых клиентов;
- Проведение презентаций продукции клиентам;
- Оформление договоров и сопровождение клиентов во время сделок;
- Анализ и планирование продаж;
- Поддержание долгосрочных партнерских отношений с клиентами;
- Отчетность о проделанной работе.
Права и обязанности:
- Представление и продвижение продукции компании;
- Установление цен на продукцию и проведение переговоров;
- Разработка и реализация планов продаж;
- Составление и подписание договоров на продажу продукции;
- Обработка и анализ рыночной информации.
Требования к квалификации и опыту:
- Высшее образование в сфере маркетинга или экономики;
- Опыт работы в сфере продаж не менее 2 лет;
- Навыки презентации и переговоров;
- Умение работать с Клиентской БД и CRM системами;
- Опыт работы с ключевыми клиентами и поиска новых клиентов.
Ответственность:
За достижение плановых показателей продаж, поддержание и развитие клиентской базы, а также за соблюдение порядка и правил, установленных компанией.
Связи и отношения:
Обязательное взаимодействие с отделом маркетинга для разработки и реализации маркетинговых стратегий. Взаимодействие с клиентами и партнерами компании.
Важные моменты при составлении должностной инструкции
При разработке должностных инструкций необходимо учесть ряд важных моментов, которые позволят грамотно составить документ и обеспечить его эффективность.
1. Конкретность и ясность. Должностная инструкция должна быть понятной и конкретной, чтобы сотрудники могли легко понять свои обязанности и выполнять их без затруднений. Используйте понятные термины и формулировки, избегайте двусмысленностей.
2. Объем и структура. Должностная инструкция должна содержать все необходимые разделы и пункты, описывающие обязанности сотрудника. Важно соблюдать логичную структуру, чтобы документ был удобен для чтения и поиска информации.
3. Актуальность и обновляемость. Должностная инструкция должна быть всегда актуальной и соответствовать текущим требованиям и условиям работы. Регулярно обновляйте и проверяйте ее на соответствие действующим процессам и требованиям.
4. Учет специфики должности. При составлении должностной инструкции нужно учитывать специфику каждой должности и уровень ответственности. Опишите детали работы, требования к компетенциям, качествам и навыкам сотрудника.
5. Процесс вовлечения. При разработке должностной инструкции важно участие сотрудников, которые выполняют данную должность. Они способны привнести свой опыт и предложить улучшения или дополнения к инструкции.
6. Обратная связь и контроль. После внедрения должностной инструкции необходимо организовать систему обратной связи и контроля. Это поможет проверить эффективность инструкции и внести необходимые корректировки.
| Раздел | Описание |
|---|---|
| Общие положения | Описание должности, связанных с ней задач и функций, уровня ответственности. |
| Обязанности | Перечень основных обязанностей и задач, которые должен выполнять сотрудник. |
| Требования | Описание необходимых навыков, компетенций, квалификации и личностных качеств для успешного выполнения должности. |
| Правила и положения | Список правил, положений и инструкций, которые сотрудник должен соблюдать в процессе работы. |
| Оценка результатов | Критерии оценки результатов работы, система контроля и обратной связи. |
Соблюдение данных важных моментов при составлении должностной инструкции поможет грамотно организовать работу сотрудников, повысить их эффективность и обеспечить соблюдение корпоративных стандартов и процедур.
Добавить в «Нужное»
Сборник должностных инструкций
В обязанности работодателей входит оформление различной кадровой документации. В нашей консультации мы расскажем о том, что такое должностная инструкция, как ее составить, и обязан ли работодатель издавать должностные инструкции. Кроме того, вы сможете ознакомиться с образцами должностных инструкций.
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ, содержащий конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, а также его прав и ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 N 3520-6-1).
Для каких целей используется
Сразу хотим отметить, что в общем случае законодательством не установлена обязанность работодателя по изданию должностных инструкций. Ведь трудовая функция работника должна быть раскрыты в его трудовом договоре (ст. 57 ТК РФ). Однако составлять должностные инструкции рекомендуется тогда, когда в трудовом договоре не раскрыты трудовые обязанности работника.
Кстати, по мнению Роструда, должностные инструкции имеет смысл разрабатывать по каждой должности, имеющейся в штатном расписании работодателя. А отсутствие должностной инструкции порой мешает работодателю (Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0):
- обоснованно отказать в приеме на работу. Ведь именно в должностной инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника;
- объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
- распределить трудовые функции между работниками;
- временно перевести работника на другую работу;
- оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.
Содержание должностной инструкции
Обычно должностные инструкции составляются на основе квалификационных характеристик, содержащихся в квалификационных справочниках, к примеру, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37). Если речь идет о рабочих должностях, то при составлении должностной инструкции используется единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих. Кроме того, хорошим подспорьем при составлении должностных инструкций служат профстандарты.
Должностная инструкция может быть оформлена отдельным документом или же являться приложением к трудовому договору.
Теперь давайте остановимся на примерной структуре должностной инструкции.
Общие положения
В этом разделе, как правило, указывается:
- к какой категории должностей относится должность, для которой составляется данная должностная инструкция (например, к категории руководителей);
- какие требования предъявляются к работнику, претендующему на конкретную должность (уровень образования, опыт работы и т.д.);
- какими знаниями должен обладать работник, чтобы занимать эту должность.
Задачи и функции
Как становится понятно из названия, в этом разделе прописываются задачи и функции работника, занимающего соответствующую должность.
Обязанности
Данный раздел предназначен для подробного описания должностных обязанностей работника. Чем более детально вы все распишите, тем меньше потом разногласий может возникнуть между вами и работником по поводу того, что должен делать работник.
Права
В этом разделе перечисляются права работника в рамках его должности. Например, указывается, какие документы имеет право подписывать работник.
Ответственность
Указывается, к какой ответственности может быть привлечен работник при наличии тех или иных нарушений, к примеру, за ненадлежащие исполнение своих трудовых обязанностей или же в случае совершения преступлений при исполнении должностных обязанностей.
Взаимоотношения
В этом разделе прописывается порядок взаимодействия работника с другими работниками, с подразделениями работодателя, с контрагентами и т.д. Например, если работник обязан составлять какой-либо отчет для другого сотрудника или передавать ему какие-либо документы, то в данном разделе имеет смысл указать, в какие сроки он должен это делать.
Кроме того, в разделе «Взаимоотношения» можно прописать, кого замещает работник и кем замещается сам в случае своего отсутствия.
Обязательные реквизиты
Должностная инструкция утверждается руководителем организации. Соответственно, на инструкции должны стоять:
- гриф утверждения («УТВЕРЖДАЮ»);
- наименование должности руководителя (генеральный директор, президент и т.п.);
- подпись руководителя;
- ФИО руководителя;
- дата утверждения.
Также на должностной инструкции указывается наименование организации. Можно добавить и иные реквизиты работодателя (адрес, ИНН, КПП и т.д.).
Как правило, на должностной инструкции ставят свои визы:
- разработчик инструкции;
- работник кадровой службы;
- работник юридической службы;
- непосредственный начальник работника.
С должностной инструкцией работник должен быть ознакомлен под роспись при приеме на работу, то есть до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).
Как внести изменения в должностную инструкцию
Порядок внесения изменений в должностную инструкцию зависит от того, влечет ли это изменение обязательных условий трудового договора или нет.
Изменение должностной инструкции не влечет изменений обязательных условий трудового договора.
В этом случае работодателю удобнее утвердить новую редакцию должностной инструкции и ознакомить с ней работника под роспись (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Изменение должностной инструкции влечет изменение обязательных условий трудового договора.
В данной ситуации работодателю необходимо заручиться согласием работника на такие изменения (ст. 72 ТК РФ). Соглашение об изменении условий трудового договора заключается между работодателем и работником в письменной форме. Соответственно, изменения в должностную инструкцию могут быть внесены только после получения согласия от работника. При этом если должностная инструкция является приложением к трудовому договору, имеет смысл вносить изменения сразу и в договор, и в инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6).
Напомним, что есть случаи, когда для изменений определенных условий трудового договора согласие работника не требуется. Например, такое возможно, когда по причинам, связанным с изменением организационных или технологических условий труда, определенные сторонами условия трудового договора не могут быть сохранены (ст. 74 ТК РФ). Правда, в этом случае для изменения трудовой функции работника все равно потребуется его согласие.
В каких случаях должностная инструкция обязательна
Как мы уже сказали выше, работодатель не обязан составлять должностные инструкции. Но, как известно, из любого правила есть исключения. Так, например, в Законе о частной детективной и охранной деятельности в РФ прямо прописано, что действия частных охранников на объектах охраны регламентируются должностной инструкцией (ст. 12.1 Закона РФ от 11.03.1992 N 2487-1). Причем законодательством установлены типовые требования к должностной инструкции частного охранника (Приложение к Приказу Росгвардии от 19.10.2020 N 419).
Также должные инструкции должны быть разработаны для персонала физической защиты структурных подразделений ядерного объекта (п. 105 Федеральных норм и правил, утв. Приказом Ростехнадзора от 08.09.2015 N 343).
Сборник должностных инструкций
На нашем сайте в разделе «Формы» вы найдете образцы должностных инструкций для самых различных должностей. Кроме того, там же вы сможете скачать бланки этих должностных инструкций.
В вышеупомянутом разделе, к примеру, представлены:
- должностная инструкция генерального директора;
- должностная инструкция главного бухгалтера;
- должностная инструкция бухгалтера-кассира;
- должностная инструкция программиста;
- должностная инструкция секретаря;
- должностная инструкция водителя автомобиля;
- должностная инструкция менеджера.
Текст: Елена Карсетская – юрист, эксперт по трудовому праву. Автор многочисленных публикаций в профессиональных изданиях. Автор книг «Трудовые книжки», «Сокращение штата», «Прием и увольнение работников», «Локальные акты организации» и других.
Должностная инструкция – крайне удобный механизм документального закрепления обязанностей работников. Несмотря на необязательность этого документа, большинство работодателей использует должностные инструкции, поскольку это позволяет регламентировать работу и избежать споров с работниками.
Порядок оформления должностной инструкции
Трудовое законодательство не устанавливает требований ни к оформлению, ни к содержанию должностных инструкций. Более того, данный документ вообще не упоминается в Трудовом кодексе РФ. Поэтому должностная инструкция – необязательный документ. За ее отсутствие работодатель не может быть привлечен к административной ответственности.
Между тем, в виду отсутствия регулирования в отношении оформления должностной инструкции, у работодателей возникают вопросы. Специалисты Роструда поясняют (письмо Роструда от 27.05.2022 № ПГ/13204-6-1), что должная инструкция может быть оформлена:
- приложением к трудовому договору;
- отдельным самостоятельным документом.
Но здесь надо понимать, что в том случае, если должностная инструкция будет оформлена приложением к трудовому договору, то при внесении любого изменения, в том числе, не связанного с трудовой функцией, потребуется получать согласие работника (ст. 72 ТК РФ), либо обосновывать корректировку технологическими или организационными изменениями (ст. 74 ТК РФ). Фактически изменение должностной инструкции будет производиться по правилам, установленным для изменений трудового договора.
Поэтому целесообразно должностную инструкцию оформить в виде самостоятельного документа. Утвердить должностную инструкцию должен руководитель организации или иное уполномоченное должностное лицо. Работника с документом надо ознакомить под подпись.
Если работник откажется проставить подпись, подтверждающую, что он ознакомился с должностной инструкцией, составьте акт. В соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ работодатель обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. В этой связи, ознакомить сотрудника под подпись с должностной инструкцией – прямая обязанность работодателя, и составленный акт будет подтверждать добросовестность компании.
Если должностная инструкция – самостоятельный документ, делать копию для работника работодатель должен только в том случае, если получит письменное заявление (ч. 1 ст. 62 ТК РФ). Выдать копию должностной инструкции надо с течение 3 рабочих дней с даты получения заявления.
Какие условия прописать в должностной инструкции
Поскольку законодатель не предъявляет требований к должностной инструкции, содержание документа работодатель определяет самостоятельно.
Отметим, что должностная инструкция является документом, в котором конкретизируются трудовые обязанности работника. Кроме того, в данном документе могут устанавливаться требования, предъявляемые к работнику, претендующему на данную должность. Соответственно, в должностной инструкции можно прописать квалификационные требования к должности: уровень образования, стаж работы по специальности и т. д.
Итак, в должностной инструкции рекомендуем отразить:
- квалификационные требования к работнику, занимающему данную должность;
- перечень должностных обязанностей (их содержание и объем);
- подчиненность (непосредственный и функциональный руководитель работника);
- руководство (если работник осуществляет руководство другими сотрудниками, это следует указать);
- пределы ответственности работника (указать за какие направления деятельности отвечает работник).
Это примерный перечень условий, которые могут быть включены в должностную инструкцию. Работодатель вправе расширить данный перечень. Главное, чтобы условия должностной инструкции не нарушали права работника. В частности, перечень должностных обязанностей должен соответствовать трудовой функции работника. В должностную инструкцию не следует включать обязанности по иной должности. Если сотрудник будет также выполнять функционал по иной должности, это необходимо оформить путем совмещения должностей (письмо Государственной инспекции труда в г. Москве от 06.07.2020 № 77/10-26013-ОБ/18-1299).
Перечислить должностные обязанности работника следует максимально полно. При этом перечень обязанностей целесообразно оставить открытым и предусмотреть обязанность работника выполнять поручения руководителя, прямо не предусмотренные должностной инструкцией, но, соответствующие трудовой функции работника или включенные в функционал подразделения, в котором трудится работник.
В случае привлечения работника к дисциплинарной ответственности за ненадлежащее исполнение трудовых обязанностей, именно должностная инструкция поможет вам обосновать позицию о невыполнении работником должностных обязанностей или некачественном выполнении обязанностей.
Оформите ЭП для сотрудников в удостоверяющем центре «Такском»
Как правильно написать должностную инструкцию
На чтение 3 мин Просмотров 293 Опубликовано
Обновлено
Должностная инструкция – это внутренний документ компании, в котором отражены основные трудовые обязанности работника. Именно на нее ссылаются работодатели при поручении каких-либо заданий своим сотрудникам.
О том, что такое должностная инструкция, зачем она нужна работодателю и как ее составить, вы можете узнать из данной статьи.
Содержание
- Что такое должностная инструкция
- Какие бывают должностные инструкции
- Для чего нужна должностная инструкция
- Из чего состоит должностная инструкция
Что такое должностная инструкция
Должностная инструкция содержит не только трудовые функции работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности.
По Трудовому кодексу РФ утверждать должностные инструкции для сотрудников обязаны только госкомпании. Все остальные могут писать их по своему усмотрению, без строгого шаблона. При этом составление такого соглашения выгодной как для компании, так и работника.
Читать также о том, как правильно давать конструктивную критику сотрудникам
Какие бывают должностные инструкции
Документ может быть индивидуальным для каждого работника или типовым для разных категорий должностей.
- Индивидуальные – составляется при различии в обязанностях сотрудников, занимающих одну должность. Например, в магазине два продавца: один следит за обновление продукции на витрину, а второй – пробивает товары на кассе. Надо переутверждать для каждого нового сотрудника.
- Типовые – работники, занимающие одну должность, выполняют одинаковые обязанности. В данном документе не указываются инициалы работника, действителен для новых сотрудников.
Для придания должностной инструкции юридической силы необходимо:
- Утвердить ее: заверить подписью и печатью руководителя.
- Ознакомить с ним сотрудника под подпись.
Для чего нужна должностная инструкция
Должностная инструкция позволяет решать недопонимания, возникающие в процессе трудовых взаимоотношений.
Основные преимущества документа для работодателя:
- Равномерное распределение обязанностей;
- Возможность поощрения и наказания за соблюдение сроков и качества;
- Понятная организационная структура, иерархия;
- Возможность легко разрешить конфликты, в том числе в суде;
- Обоснование разных окладов для должностей с похожим набором функций, но разным уровнем квалификации;
- Возможность проверки знаний, квалификации сотрудников (если это указано в должностной инструкции).
Плюсы должностной инструкции для работника:
- Четкий список обязанностей, KPI;
- Защита своих интересов в суде.
Должностная инструкция не используется при заключении с работником договора гражданско-правового характера. Не соблюдение данного предписания может повлечь собой штраф на имя компании в размере от 50 до 100 тысяч рублей.
Читать также про то, как создать эффективную команду
Из чего состоит должностная инструкция
В законе не указан определенный шаблон должностной инструкции. Обычно документ содержит следующие разделы:
- Заголовок. Содержит название организации, дату утверждения, инициалы утвердившего лица, наименование должности, ФИО сотрудника (в индивидуальной инструкции).
- Общие положения. Включены сведения об образовании, квалификации наемного работника, правила работы. Здесь также прописывается кто может принять на работу и уволить сотрудника, кем его можно заменить в случае болезни или отпуска.
- Должностные обязанности. Прописывается весь функционал работника: задачи, сроки, качество. Желательно все прописать четко, без общих фраз.
- Права. В этом разделе указывают, что сотрудник может требовать от других, кто ему подчиняется, как и по какому вопросу он может обратиться к руководству.
- Ответственность. Обговариваются случаи, когда работника могут наказать или подвергнуть дисциплинарному взысканию.
- Взаимодействие. Указывается, кому подчиняется работник, чьи приказы должен выполнять, как и с кем взаимодействовать.
Этот список не является исчерпывающим, компании могут включать в документ дополнительные блоки, например, критерии оценки KPI.
Перед разработкой должностной инструкции лучше ознакомиться с нормативами, правовыми документами. Для составления грамотного документа, учитывающего интересы всех сторон, можно привлечь юристов.
Читать также о том, как стать хорошим стратегическим лидером
Предприниматель, бизнес-трекер, пишу о том, как развивать бизнес в условиях неопределенности