Исполнение контрактов в еис инструкция

Перед отправкой исполнения контракта в ЕИС необходимо к документу прикрепить файлы для отправки в ЕИС. Для добавления к документу прикрепленных файлов используется кнопка [Прикрепленные документы]. Кнопка доступная в форме редактирования исполнения контракта и в списке исполнений контракта (Рисунок 1).

Для вновь добавляемых файлов доступны следующие типы файлов (Рисунок 2):

• Документ о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги;
• Документ, являющийся основанием для возврата заказчику излишне уплаченной суммы оплаты контракта;
• Документы о результатах проведенной экспертизы поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги;
• Документы, подтверждающие исполнение контракта, оплату контракта, и документы о начислении неустоек(штрафов, пеней);
• Документы, подтверждающие основания для расторжения контракта и начисления суммы возмещения фактически понесенного ущерба;
• Документы, являющиеся основанием признания контракта недействительным;
• Информация о стране происхождения товара.
  

В режиме работы с прикрепленными документами к исполнению контракта запрещено добавлять документы о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги. При попытке прикрепления документа с данными типами в Системе сработает контроль, запрещающий данное действие (Рисунок 3).

Документ о приемке поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги добавляется в процессе заполнения экранной формы сведений об исполнении контракта. Информация об этих документах после сохранения исполнения контракта автоматически будет отражена в списке прикрепленных файлов в разрезе каждого документа о приемке (Рисунок 4).

Для отправки сведений об исполнении контракта в ЕИС надо в Навигаторе в папке «Исполнение контракта» открыть фильтр «Создание нового», выделить исполнение контракта и нажать кнопку [Отправить документ в ЕИС] (Рисунок 5).

В случае успешного принятия документа ЕИС, его аналитический признак изменится на «Принят в ЕИС», а сам документ отразится в фильтре «Принят в ЕИС». Успешно загруженный документ Исполнение контракта следует опубликовать в личном кабинете ЕИС, после чего, на следующий день, информация об опубликованном документе вернется в Систему и документ перейдет в фильтр «Зарегистрированы».

До 01.01.2022 года для реализации электронного актирования, необходимо в Реестре контрактов указать информацию об электронной приемке, тем самым открыть к ней доступ. 

С 01.01.2022 года, когда электронное актирование станет обязанностью, открывать доступ не потребуется. 

Для всех контрактов будет доступна только электронная приемка. 

Исключение — контракты, которые заключили до изменений.

ПРИЕМКА ТОВАРОВ, РАБОТ, УСЛУГ

Примите товары, работы или услуги по обычной схеме. 

Например, поставщик привезет товар. Ответственный сотрудник должен проверить количество и принять продукцию по схеме, которую прописали в контракте.
 

Перед поставкой контрагент сформирует в ЕИС электронный документ приемки. 

Часть информации подтянется из контракта, часть — поставщик заполнит сам. 

В ЕИС есть возможность сформировать три вида документа:

1. Документ о приемке. Это аналог бумажного акта или товарной накладной.
2. Универсальный передаточный документ, или УПД. Это документ сразу с двумя функциями — счета-фактуры и, например, акта или товарной накладной. Такой документ бухгалтерия вправе использовать при расчетах по НДС.
3. Счет-фактура. Это аналог бумажного счета-фактуры.

Чтобы подтвердить, что получили электронный документ от участника в ЕИС, сформируйте извещение о получении электронного акта. Зайдите в ЕИС в личный кабинет заказчика. Выберите вкладку «Реестры» и кликните на «Реестр документов об исполнении контракта».

Система откроет список контрактов в виде таблицы. Найдите контракт со статусом «Ожидает подтверждения получения». С помощью контекстного меню подпишите и направьте поставщику извещение о получении электронного акта.

Чтобы рассмотреть документ зайдите в «Реестре документов об исполнении контрактов» на вкладке «Контракты» найдите нужный контракт. 

Выберите документ о приемке и нажмите кнопку «Рассмотреть». 

В документе о приемке Вы увидите заполненные поля контрагентом.

Вам необходимо будет заполните свои. 

С 01.01.2022 года по срокам приемки устанавливается предел — 20 дней. 

Проверяем информацию заполненную контрагентом.

На вкладках, которые заполнил контрагент, увидите слово «просмотр». 

Это означает, что данные можно только посмотреть и нельзя отредактировать. 

Проверяйте вкладки из списка:

• общая информация;
• контрагенты;
• товары, работы, услуги;
• факт передачи товаров, работ, услуг;
• дополнительные документы поставщика (если поставщик прикрепил документы);
• подписанты поставщика.

Если товар подлежит маркировке, на вкладке «Товары, работы, услуги» увидите специальное сообщение. Проверьте, верно ли внес информацию поставщик. 

Чтобы отправить поставщику уведомление об уточнении, в контекстном меню документа о приемке нажмите «Сформировать уведомление об уточнении». 

Заполните окно, которое откроет система. 

Контрагент внесет изменения в документ о приемке и направит заказчику новую версию в ЕИС. 

Для оформления приемки пройдите на вкладку «Приемка товаров, работ, услуг». 

Есть три варианта событий возникающих при приемке:

Вариант 1. Заказчик полностью принял продукцию. 

В поле «Итог приемки» выберите «Товары (работы, услуги) приняты без расхождений (претензий)». 

Заполните электронный акт о полной приемке

К электронной форме можно прикрепить сканы бумажных документов. Например, документ о приемке, заключение экспертизы, товарную накладную.

Вариант 2. Заказчик частично принял продукцию. 

Заказчик принял подходящий товар, остальной — хочет обменять.
В поле «Итог приемки» из рисунка выше выберите «Товары (работы, услуги) приняты с расхождениями (претензией)». 

Система отобразит блок «Информация о расхождениях в приемке товаров, работ, услуг». 
 

К электронному документу прикрепите сканы бумажных документов, например акт о частичной приемке и мотивированный отказ от приемки.

На такой документ поставщик должней будет сформировать и направить заказчику корректировочный документ. Необходимо будет проверить и подписать корректировочный документ, если не найдете ошибок.

Вариант 3. Заказчик отказался принимать продукцию. 

В поле «Итог приемки» выберите «Товары (работы, услуги) не приняты». 

Система отобразит блок «Информация о причинах отказа в приемке в соответствии с условиями контракта». 

Приложите к электронному документу скан бумажного варианта отказа, например заявление. 

Если поставщик решит, что отказ обоснованный, получите новый передаточный документ в ЕИС. Если отказ обжалуют, в Реестре документов об исполнении контракта увидите документ в статусе «Получено уведомление о намерении обжаловать отказ».

 
Счет-фактуру просто проверьте и примите к учету. Для этого в контекстном меню счета-фактуры нажмите «Сформировать извещение о принятии к учету». Затем подпишите извещение.

Чтобы подписать документ заполните вкладку «Подписанты заказчика».

Если решили создать приемочную комиссию, все члены должны подписать документ о приемке. 

Если комиссии нет, документ подписывает только заказчик. 

В ЕИС реализовано для варианта подписания документа

1. Документ о приемке подписывает только заказчик. 

Комиссия есть, но у членов нет электронных подписей. Тогда можно приложить отсканированное и подписанное бумажное решение комиссии. Электронный документ в этом случае подписывает только заказчик. 

2. Документ о приемке подписывают все члены комиссии и заказчик. 

Комиссия есть, и у всех членов есть электронные подписи. Тогда все члены комиссии подписывают электронный документ о приемке. Прикладывать в этом случае скан бумажного решения необязательно.

 
Сначала документ подписывают все члены комиссии. 

Руководитель организации всегда подписывает документ последним. 

Если председатель приемочной комиссии и руководитель — один и тот же человек, он подписывает документ последним. 

Заполнение сведений в реестр контрактов

Проект сведений об исполнении контракта для реестра контрактов система сформирует автоматически. 

Данные подтянутся из электронного приемочного документа. 

Это произойдет, когда все члены комиссии и заказчик подпишут документ о приемке. 

Если комиссию не создавали, достаточно только подписи заказчика.

Проект сведений об исполнении контракта нужно подписать. 

Для этого перейдите по гиперссылке, которую увидите в окне подписания документа о приемке. 

Ссылка ведет в реестр контрактов. Подпишите информацию и разместите в ЕИС.

Электронное актирование для поставщика

Содержание:

1. Вступление
2. Общая информация
3. Контрагенты
4. Товары, работы, услуги
5. Факт передачи ТРУ
6. Подписанты
7. Дополнительные документы
8. Подписание
9. Работа с корректировочными документами

Вступление

С 2022 года при исполнении контрактов по электронным процедурам (по конкурсу, аукциону, запросу котировок) формирование закрывающих документов происходит в электронном виде. Участнику необходимо сформировать документы самостоятельно в личном кабинета ЕИС и направить их заказчику. Работа по закрывающим документам ведется из раздела «Исполнение контрактов» в личном кабинете поставщика ЕИС, формирование документов доступно только по контрактам, которые находятся в статусе «Исполнение».

Поставщику доступны к формированию счет-фактура и документ о приемке. Также поставщик может загрузить документ формата xml из внешней системы. Например, поставщик формирует закрывающий документ в 1С, далее загружает в ЕИС и направляет его заказчику.

Когда нужна счет-фактура? Компании, которые осуществляют операции, облагаемые НДС, а также организации, которые получили авансы от своих покупателей (заказчиков), должны выставлять счета-фактуры. Ориентируйтесь на стандартный порядок выставления документов. Если в «бумажном» виде была нужна счет-фактура, то также ее необходимо выставить и в электронном формате.

Для создания документа о приемке в личном кабинете необходимо выбрать требуемый тип документа (счет-фактура или документ о приемке).

Форма документа о приемке содержит разделы, часть из которых подлежит заполнению поставщиком:

• Общая информация
• Контрагенты
• Товары, работы, услуги
• Факт передачи ТРУ
• Подписанты
• Дополнительные документы
• Подписание

Общая информация

Часть сведений в разделе «Общая информация» не подлежит редактированию. Предзаполнены: номер контракта, дата заключения контракта, идентификатор контракта.

Возможно указать отраслевую специфику – для документов о приемке признак по умолчанию включен, если:

• контракт, для которого формируется документ, имеет признак «Предмет контракта относится к работам по строительству».
• в связанном контракте все объекты закупки имеют признак «Лекарственный препарат»,
• контракт заключен на приобретение жилых помещений.

Включить формирование счета-фактуры в документ о приемке- признак доступен для редактирования. Не отображается, если поставщик является физическим лицом. Установлен по умолчанию, за исключением формирования документа о приемке со специализацией «Приобретение жилых помещений» или «Строительство». В зависимости от наличия признака определяется вид документа о приемке: − Счет-фактура и документ о приемке – если признак включен; − Документ о приемке – если признак выключен или поставщик является физическим лицом.

Порядковый номер документа – поле обязательно для заполнения, если не включен признак «Документ без номера».

«Дата составления документа о приемке» — поле обязательно для заполнения. Дата составления документа не может быть меньше текущей даты. Данный контроль срабатывает при подписании документа о приемке несколькими подписантами со стороны поставщика только при подписании первым подписантом.

Валюта- обязательное для заполнения поле (если в рублях контракт был заключен, то поле не редактируется, заполнено по умолчанию).

Дополнительно возможно прикрепить документ в форматах: pdf, docx, doc, rtf, xls, xlsx, jpeg, jpg, bmp, tif, tiff, txt, gif, csv, odp, odf, ods, odt, sxc, sxw, zip, rar. Допустимый размер файла 50 Мб. Также дополнительно возможно добавить информацию о платежно-расчетном документе.

Контрагенты

Вкладка «Контрагенты» состоит из подразделов:

• «Заказчик» – отображается всегда;
• «Поставщик» – отображается всегда;
• «Грузоотправитель» – отображается только в случае, если на вкладке «Поставщик» установлен признак «Грузоотправитель не совпадает с поставщиком» (признак не отображается для документов о приемке со специализацией «Строительство»);
• «Грузополучатели» – отображается только в случае, если на вкладке «Заказчик» установлен признак «Грузополучатель не совпадает с заказчиком» (признак не отображается для документов о приемке со специализацией «Строительство»);
• «Перевозчик» – отображается всегда (признак не отображается для документов о приемке со специализацией «Строительство»).

Сведения о поставщике заполняются в автоматическом режиме на основании данных ЕРУЗ. Остальные разделы подлежат заполнению участником закупки.

Товары, работы, услуги

Если для ТРУ в сведениях о контракте заполнено поле «Тип объекта закупки», то поле «Товар, работа или услуга» наследуется из сведений о контракте и недоступно для редактирования. Если для ТРУ в сведениях о контракте НЕ заполнено поле «Тип объекта закупки», но заполнено поле «Страна происхождения товара», то поле по умолчанию заполняется значением «Товар» и недоступно для редактирования. Если в сведениях о контракте не заполнены поля «Тип объекта закупки» и «Страна происхождения товара», то поле доступно для редактирования путем выбора значения из раскрывающегося списка:

1. Товар (отображается по умолчанию)
2. Работа;
3. Услуга.

Возможна поставка ТРУ с улучшенными характеристиками. Данный признак по умолчанию включен:

• − если в сведениях о контракте (последней размещенной версии) для ТРУ был установлен признак «Объект закупки заменен на товар, работу, услугу, качество, технические и функциональные характеристики (потребительские свойства) которых улучшены в сравнении с указанными в контракте», то в поле отображается текст «Да (установлено в информации о контракте)», то есть поле не доступно для редактирования;
• − при отсутствии вышеупомянутого признака в сведениях о контракте его возможно включить в документе о приемке в данном поле.

Поле «Налоговая ставка» Данное поле по умолчанию заполняется автоматически значением поля «Налоговая ставка» из сведений контракта. Если в сведениях о контракте значение налоговой ставки для ТРУ = «Без НДС» и был выключен признак «Сформировать документ без учета НДС» на вкладке «Товары, работы, услуги», то поле по умолчанию заполнено значением из контракта и доступно для изменения путем выбора из выпадающего списка, содержащего значения: − 0% − 10% − 20% В остальных случаях поле недоступно для редактирования. Если в сведениях о контракте было указано значение налоговой ставки, при включении признака «Сформировать документ без учета НДС» значение налоговой ставки автоматически изменяется на «Без НДС», без возможности изменения вручную.

Факт передачи товаров, работ, услуг

В данном разделе постащику необходимо отразить факт передачи товара, работы, услуги. В этом разделе возможно указать:

• ✓Товары переданы;
• ✓Результаты работ сдал;
• ✓Услуги оказаны в полном объеме или другое.

По умолчанию поле заполняется, если на вкладке «Товары, работы, услуги» заполнена таблица со сведениями о поставленных товарах (работах, услугах). Значение зависит от типов ТРУ (значения поля «Товар, работа или услуга» в карточке редактирования ТРУ), указанных на вкладке «Товары, работы, услуги».

Дата передачи товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг) — поле доступно для редактирования. Дату можно ввести вручную в формате ДД.ММ.ГГГГ, либо путем выбора из календаря. В календаре не доступны для выбора даты, меньше даты заключения контракта и больше текущей даты. По умолчанию поле заполняется значением, указанным в поле «Дата составления документа о приемке» на вкладке «Общая информация». При изменении даты составления документа о приемке значение поля «Дата передачи товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг)» не обновляется. При ручном вводе даты меньше даты заключения контракта или больше даты составления документа под полем будет отображаться текст об ошибке красного цвета.

Подписанты

На вкладке «Подписанты» требуется указать информацию о подписантах, обладающих полномочиями на подписание документов. Здесь возможно добавить несколько подписантов. Для сохранения проекта документа нажмите на кнопку «Сохранить и проверить на нарушения» и далее на кнопку в верхнем правом углу. Документ будет отображаться для этапа контракта, в рамках которого был сформирован, в статусе «Проект».

Дополнительные документы

На вкладке «Дополнительные документы» доступна возможность прикрепить документы, не требующие их подписания со стороны Заказчика.

На вкладке всегда отображаются блоки:

• Платежно-расчетные документы.
• Документы, содержащие информацию о стране происхождения товара или о производителе товара.
• Прочие документы, предусмотренные контрактом.

Подписание

До подписания документа возможно просмотреть печатную форму. В печатной форме будут отображены только позиции детализации, если по товарам, работам, услугам была приведена детализация. Необходимо установить отметку о согласии на подписание указанной информации. Если на вкладке «Подписанты» в таблице подписантов указано более одного подписанта и при этом хотя бы один пользователь (кроме текущего, авторизованного) не подписал документ, то отображается кнопка «Подписать». Если на вкладке «Подписанты» в таблице подписантов указан только один подписант или указано более одного подписанта, но при этом все пользователи, кроме авторизованного, подписали документ, то отображается кнопка «Подписать и направить заказчику». При нажатии на кнопку «Подписать и направить заказчику»/«Подписать» отображается окно для подтверждения действий. Необходимо подтвердить действие. Документ будет направлен заказчику.

Работа с корректировочными документами

Если заказчик принял товары (работы, услуги) не в полном объеме и предоставил информацию о фактически принятых товарах (работах, услугах), то Поставщик в Личном кабинете может сформировать и направить Заказчику корректировочный документ. При этом для документов о приемке со специализацией «Приобретение жилых помещений» заказчикам не доступна функция частичной приемки, а поставщикам — функция формирования корректировочных документов. Следует отметить, что в случае мотивированного отказа необходимо формировать новый документ о приемке, а не корректировочный документ.

Корректировочный документ – это изменение существенных условий (например, цена, количество, стоимость). Исправление – изменение не существенных условий (например, адрес грузополучателя). Важно отметить тот факт, что в корректировочном документе вносятся изменения существенных условий (например, цена, количество, стоимость), поэтому при необходимости внести наряду со значительными изменениями также и незначительные изменения, например адрес грузополучателя, для получения в итоговом документе корректных данных о документе о приемке необходимо сначала создать исправление и изменить, например, адрес грузополучателя, а затем уже после подписания и размещения исправления необходимо сформировать корректировку и изменить количество.

Формирование корректировочного документа осуществляется путем выбора пункта контекстного меню «Создать корректировочный документ» для требуемого этапа контракта или для требуемого документа о приемке.