Инструкция по заполнению формы ефс

6.1. Подраздел 1.3 подраздела 1 заполняют страхователи, являющиеся государственными (муниципальными) учреждениями, для мониторинга системы оплаты труда работников бюджетной сферы.

6.2. В поле «Отчетный период» указывается месяц и год, за который представляются сведения.

6.3. В поле «Тип сведений» знаком «X» отмечается тип представляемой формы: исходная, корректирующая или отменяющая.

В одной форме ЕФС-1 не могут быть представлены данные с разным типом сведений (например, «Исходная» и «Корректирующая») за один и тот же отчетный период на одно и то же застрахованное лицо.

6.4. В поле «Корректируемый (отменяемый) период» указывается месяц и год, за который корректируются или отменяются сведения.

6.5. В поле «КТО организации» указывается код типа отчитывающейся организации в соответствии с разделом «Коды типа организации, используемые при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» Классификатора.

Данный раздел Классификатора сформирован на основе Перечня типов учреждений для сбора и разработки итогов федерального статистического наблюдения численности и заработной платы работников по категориям в организациях социальной сферы и науки, в отношении которых предусмотрены мероприятия по повышению средней заработной платы в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. N 597 «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики» <34>, приведенного в Указаниях по заполнению формы федерального статистического наблюдения, утвержденных приказом Федеральной службы государственной статистики от 30 июля 2021 г. N 457 «Об утверждении форм федерального статистического наблюдения для организации федерального статистического наблюдения за численностью, условиями и оплатой труда работников, потребностью организаций в работниках по профессиональным группам, составом кадров государственной гражданской и муниципальной службы» (далее — приказ Росстата от 30 июля 2021 г. N 457).

———————————

<34> Собрание законодательства Российской Федерации, 2012, N 19, ст. 2334.

Для организаций, не заполняющих формы статистического наблюдения в соответствии с приказом Росстата от 30 июля 2021 г. N 457, указывается код «6.0» — «Иные организации, не заполняющие формы статистического наблюдения в соответствии с приказом Росстата от 30 июля 2021 г. N 457».

6.6. В поле «Идентификационный номер ТОСП (если ТОСП)» указывается цифровой код, состоящий из 14 цифр, в том случае, если отчитывающаяся организация является территориально обособленным структурным подразделением. В ином случае поле необходимо оставить пустым. Необходимо вводить только цифры без иных символов, в том числе без символов пробела или переноса.

6.7. Поле «OID организации» заполняется только медицинскими организациями, в нем указывается номер OID медицинской организации (уникальный идентификатор организации) в точном соответствии с соответствующим полем федерального регистра медицинских организаций (ФРМО).

6.8. Графа 1 «N п/п» таблицы «Сведения об условиях занятости и заработной плате» заполняется сквозной нумерацией. Номер присваивается строке в случае необходимости отражения нескольких периодов работы застрахованного лица в отчетном месяце. Номера должны указываться в порядке возрастания без пропусков и повторений.

6.9. Если работник (исполнитель) работает только по договору гражданско-правового характера, то графы таблицы не заполняются.

6.10. В графе 2 «Дата начала» подраздела «Период работы в отчетном месяце» указывается дата начала периода работы (календарная дата) в отчетном месяце в формате «ДД.ММ.ГГ», в котором ДД — число, ММ — месяц, ГГ — две последние цифры года.

6.11. В графе 3 «Дата окончания» подраздела «Период работы в отчетном месяце» указывается дата окончания периода работы (календарная дата) в отчетном месяце в формате «ДД.ММ.ГГ», в котором ДД — число, ММ — месяц, ГГ — две последние цифры года.

6.12. В графе 4 «Наименование структурного подразделения; OID» через знак «;» указывается полное наименование структурного подразделения, в котором непосредственно работает работник по должности, и в случае, если отчитывается медицинская организация, номер OID (уникальный идентификатор структурного подразделения) в точном соответствии с соответствующим полем федерального регистра медицинских организаций (ФРМО). Для иных организаций OID не заполняется.

6.13. В графе 5 «Код наименования должности (профессии)» указывается код в соответствии с разделом «Коды наименования должности (профессии), используемые при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» Классификатора (в случае отсутствия наименования должности по штатному расписанию в данном разделе Классификатора следует указывать наиболее подходящее обобщенное наименование должности).

6.14. В графе 6 «Код категории персонала» указывается трехзначный цифровой код категории персонала, к которой относится должность (профессия), в соответствии с разделом «Коды категорий персонала, используемые при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» Классификатора, сформированным на основе указаний по заполнению форм федерального статистического наблюдения N ЗП-здрав, N ЗП-культура, N ЗП-образование, N ЗП-наука, N ЗП-соц (приказ Росстата от 30 июля 2021 г. N 457).

Для всех должностей работников организаций, не заполняющих формы статистического наблюдения в соответствии с приказом Росстата от 30 июля 2021 г. N 457, указывается код «600» — «Работники организаций, не представляющих формы статистической отчетности в соответствии с приказом Росстата от 30 июля 2021 г. N 457».

Для должностей, по которым в соответствии с приказом Росстата от 30 июля 2021 г. N 457 присвоено два или более кодов категории персонала (например, в соответствии с формой N ЗП-здрав преподавателям присваивается два кода — «281» («педагогические работники») и «282» («из них преподаватели»), необходимо указать код, соответствующий максимальному уровню разукрупнения (неагрегирующий) (в вышеуказанном примере — «282»).

6.15. В графе 7 «Звание (степень)» через «;» указываются:

ученая степень работника (одно из следующих значений в соответствии с ученой степенью работника: «КН» — кандидат наук; «ДН» — доктор наук);

ученое звание работника в соответствии с кодом, указанным в разделе «Справочник ученых званий, используемый при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» Классификатора;

почетное звание работника в соответствии с кодом, указанным в разделе «Справочник почетных званий, используемый при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» Классификатора.

В случае отсутствия у работника званий и ученых степеней в графе 7 указывается ноль (0).

6.16. В графах 8 «Код» и 9 «Значение» подраздела «Специальные (отраслевые) условия занятости» указываются следующие значения кодов условий занятости работников медицинских организаций:

———————————

<35> Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 48, ст. 6724; 2018, N 53, ст. 8415.

Для работников других отраслей бюджетной сферы в графах 8 и 9 подраздела «Специальные (отраслевые) условия занятости» указывается ноль (0).

6.17. В графе 10 «Вид» подраздела «Информация о договоре» указывается одно из следующих значений в соответствии с видом договора:

«1» — трудовой договор, работа является для работника основной;

«2» — трудовой договор, работа является для работника работой по совместительству, внутреннее совместительство;

«3» — трудовой договор, работа является для работника работой по совместительству, внешнее совместительство (случай приема на работу по совместительству из другой организации, то есть у работника основное место работы в другой организации);

Необходимо вводить только цифры без иных символов, в том числе без символов пробела или переноса.

Если в течение месяца вид заключенного с работником договора или его существенные условия труда (перечисленные в ст. 57 Трудового кодекса Российской Федерации) изменились, сведения о начисленных выплатах заполняются в отношении каждого варианта договора в разных строках таблицы с указанием в графах 2 — 3 подраздела «Период работы в отчетном месяце» соответствующего периода работы в течение отчетного месяца.

В графе 11 «Срок» подраздела «Информация о договоре» указывается одно из следующих значений в соответствии со сроком договора:

«1» — трудовой договор, заключенный на неопределенный срок;

«2» — срочный трудовой договор.

Необходимо вводить только цифры без иных символов, в том числе без символов пробела или переноса.

6.18. В графе 12 «Профессиональная квалификационная группа» и графе 13 «Квалификационный уровень» указываются код профессиональной квалификационной группы, к которой относится должность (профессия), и соответствующий ей квалификационный уровень в соответствии с разделом «Справочник профессиональных квалификационных групп и квалификационных уровней (КУ), используемый при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» Классификатора.

Если должность (профессия), указанная в графе 5, не включена в профессиональные квалификационные группы, в графах 12 и 13 указывается ноль (0).

Если должность (профессия), указанная в графе 5, включена в профессиональную квалификационную группу, но для нее не определен квалификационный уровень, в графе 13 указывается ноль (0).

6.19. В графе 14 «Класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности» указывается класс (подкласс) условий труда по степени вредности и (или) опасности по итогам проведения специальной оценки условий труда в соответствии со статьей 14 Федерального закона от 28 декабря 2013 г. N 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда» <36> в соответствии с разделом «Коды специальной оценки условий труда, используемые при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» Классификатора.

———————————

<36> Собрание законодательства Российской Федерации, 2013, N 52, ст. 6991; 2016, N 18, ст. 2512.

Если информация о присвоенном классе (подклассе) условий труда отсутствует, в графе 14 указывается ноль (0).

6.20. В графе 15 «Квалификационная категория, присвоенная по итогам аттестации» указывается одно из следующих значений в соответствии с присвоенной (установленной) работнику по итогам аттестации квалификационной категорией по специальности (должности):

«1» — вторая квалификационная категория;

«2» — первая квалификационная категория;

«3» — высшая квалификационная категория.

Если у работника квалификационная категория отсутствует, в графе 15 указывается ноль (0).

6.21. В графе 16 «Число занятых штатных единиц (по должности (профессии)» указывается число штатных единиц, занятых работником в соответствии с условиями трудового договора по должности (профессии), указанной в графе 5.

В случае работы на условиях полной занятости (на полную ставку), в том числе при сокращенной продолжительности рабочего времени, установленной в соответствии с законодательством Российской Федерации, в данной графе указывается значение 1,000 (максимально допустимое значение). При работе по основному месту работы и совместительству данные заполняются отдельными строками по каждому трудовому договору.

При работе на условиях неполного рабочего времени (неполной занятости) указывается соответствующая доля занятости (доля ставки) с тремя знаками после запятой: 0,750; 0,500; 0,250; 0,125 и тому подобное.

Если в течение месяца число штатных единиц, занятых работником в соответствии с условиями трудового договора, изменялось, сведения о начисленных выплатах заполняются в отношении каждого значения числа штатных единиц в разных строках таблицы с указанием в графах 2 — 3 подраздела «Период работы в отчетном месяце» соответствующего периода работы в течение отчетного месяца.

6.22. В графе 17 «Система оплаты труда» указывается система оплаты труда работника по трудовому договору: сдельная — «1», повременная (работнику установлен оклад, должностной оклад, месячная ставка) — «2», повременная (работнику установлена часовая ставка) — «3», иная — «4».

6.23. В графе 18 «Размер фиксированной части в соответствии с трудовым договором (оклад, сдельная расценка за единицу выработки, часовая тарифная ставка, размер разовой концертной ставки)» указывается нормативный размер выплаты (оклад, сдельная расценка за единицу выработки, часовая тарифная ставка, размер разовой концертной ставки) в зависимости от системы оплаты труда.

В случае если система оплаты труда сдельная и работнику установлено несколько сдельных расценок за единицу выработки, то сведения о начисленных выплатах заполняются в отношении каждого размера сдельной расценки за единицу работы.

6.24. В графе 19 «Норма» подраздела «Количество рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце» указывается норма рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце в соответствии с установленным режимом рабочего времени.

6.25. В графе 20 «Факт» подраздела «Количество рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце» указывается количество фактически отработанных рабочих часов (выступлений, постановок) в отчетном месяце.

6.26. В графе 21 «Код специальных часов работы» подраздела «Количество специальных часов работы» указывается один из следующих кодов:

При отсутствии у работника в течение отчетного месяца специальных часов работы в графах 21 и 22 указывается ноль (0).

6.27. В графе 22 «Количество часов» подраздела «Количество специальных часов работы» указывается количество часов, соответствующих коду, указанному в графе 21.

6.28. В графе 23 «Код выплаты» подраздела «Сведения о заработной плате» указывается код выплаты в соответствии с разделом «Классификатор выплат, используемый при заполнении формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)» Классификатора.

Вознаграждения по договорам гражданско-правового характера, заключенным работниками списочного состава со своим учреждением, отражаются соответствующим кодом выплаты в соответствии с Классификатором.

6.29. В графе 24 «Сумма» подраздела «Сведения о заработной плате» указывается размер выплаты (с двумя знаками после запятой), соответствующей коду, указанному в графе 23.

В графе 24 отражаются фактические размеры выплат, начисленные работнику как в отчетном месяце, так и за предыдущие периоды. Корректировка данных производится в установленном порядке.

Не допускается указание в графе 24 отрицательных значений, которые образовались в результате не отражения или неполноты отражения сведений, а также ошибок, приводящих к занижению суммы заработной платы.

6.30. Графа 25 «Итого» подраздела «Сведения о заработной плате» единожды заполняется для каждой уникальной комбинации характеристик условий работы, определяющей уникальность строк подраздела, и значение в ней рассчитывается как общая сумма всех выплат для каждой комбинации, с двумя знаками после запятой.

С 2023 года вместо ПФР и ФСС появился Социальный фонд. Отчитываться перед ним работодатели должны по-новому. Вместо четырёх бланков: СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД, ДСВ-3 и 4-ФСС будет один универсальный. Сокращённо новая форма называется ЕФС-1.

Полное название – «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учёта и сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний».

Бланк и порядок заполнения отчёта утверждены постановлением Правления ПФР № 245п от 31.10.2022, а его электронный формат — постановлением № 246п, принятым в тот же день. Давайте разберёмся, когда и как её заполнять.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Состав отчёта

Из названия единого отчёта понятно, что в его составе подаются сведения двух типов: применяемые для персонифицированного учёта и о страховых взносах на случай травм и профзаболеваний. И действительно, отчёт состоит из двух основных частей:

• Раздел 1. По сути, это форма персонифицированной отчётности в объединённый Соцфонд. Состоит он из нескольких подразделов. Его нужно подавать с разной периодичностью в зависимости от кадровых событий, наличия или отсутствия в компании особых условий труда, уплаты или неуплаты ею дополнительных пенсионных взносов.
• Раздел 2. Он посвящён взносам на травматизм. Его подают все страхователи ежеквартально.

Мы собрали в таблицу разделы и подразделы формы ЕФС-1, соотнесли их с отчётами, которые отменили в 2023 году, а также указали сроки сдачи.

Таблица 1. Структура ЕФС-1, заполнение и сроки подачи

Теперь становится более понятно, кто, когда и куда подаёт разные подразделы ЕФС-1.

Если компания не платит дополнительные пенсионные взносы, у неё нет работников с особенностями начисления страхового стажа и пока не было никаких кадровых мероприятий, впервые подать ЕФС-1 ей нужно по окончании 1 квартала – до 25 апреля 2023 года. В его состав нужно включить Раздел 2, представляющий собой, по сути, отчёт по взносам «на травматизм» (аналог 4-ФСС).

Если компания платит дополнительные взносы на пенсионное страхование, то вместе с разделом 2 ей нужно заполнить Подраздел 3 (он идет вместо отчёта ДСВ-3).

Если в компании есть сотрудники, имеющие право на досрочную пенсию, по окончании года в их отношении нужно подавать ЕФС-1. В этом случае заполняют Подраздел 1.2 и Подраздел 2. Сдают отчёт не позднее 25 января.

Если произошло кадровое изменение, ЕФС-1 подаётся в составе Подразделов 1 и 1.1. Срок сдачи зависит от мероприятия (см. Таблицу 1) – это либо следующий рабочий день, либо 25 число следующего месяца.

Обратите внимание! Появились новые события, при наступлении которых нужно передавать информацию в фонд – начало и окончание действия договора гражданско-правового характера с гражданами, которые не являются ИП или самозанятыми. С 2023 года наниматель платит за них страховые взносы по единому тарифу (на ОПС, ОМС и ВНиМ).

Получается, что физлица на договорах ГПХ страхуются так же, как работники по трудовым договорам, кроме страхования на травматизм. Сведения о них включаются в Подраздел 1.1. Раньше выплаты физлицам на ГПХ взносами на ВНиМ не облагались, а сведения о них не фигурировали в составе СЗВ-ТД.

Расчёт зарплаты и кадровый учёт

Как заполнить

Разберём заполнение отчёта для случая, когда имеет место кадровое мероприятие или событие с договором ГПХ. Заполняются титульный лист, подразделы 1 и 1.1. Другие части отчёта не заполняются и не подаются.

Титульный лист

На первом листе отчёта отражаются такие данные:

• регистрационный номер в ПФР;
• название организации или ФИО ИП;
• ИНН, КПП (только для организаций);
• основной ОКВЭД;
• ОГРН или ОГРНИП;
• номер телефона – только цифры без скобок и тире;
• адрес электронной почты.

Блок «Сведения о страхователе, за которого представляете сведения» заполняют только правопреемники организаций, снятых с учёта.

Подраздел 1

Подраздел 1 заполняется отдельно в отношении каждого физлица, на которого подаётся отчёт. Нужно указать: СНИЛС, фамилию, имя, отчество, дату рождения, ИНН, код страны гражданства (Россия – 643) и код категории застрахованного лица. Код статусов указан в таблице, приведённой в п. 3.6 Порядка заполнения отчёта. Для граждан России предназначен код «ГРФ».

Подраздел 1.1

Подраздел заполняется только на физлиц, по которым были кадровые мероприятия.

Блок «Сведения о выборе формата трудовой книжки» заполняется, когда ЕФС-1 подаётся по причине соответствующего события – выбора формы ТК. То есть если в течение прошлого месяца сотрудник подал заявление об отказе от бумажной книжки. Если отчёт направляется по причине других событий, этот блок не заполняется.

В табличной части Подраздела 1.1 отражаются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Что отражать, указано в таблице 2.

Таблица 2. Заполнение Подраздела 1.1 отчёта ЕФС-1

Обратите внимание! Не по всем гражданско-правовым договорам начисляются взносы. Их следует начислять с выплат по договорам на работы или услуги, по договорам авторского заказа, отчуждения исключительного права на произведения, издательским лицензионным договорам, договорам о предоставлении права использования произведений. Если на сумму вознаграждения взносы не начисляются, подавать ЕФС-1 в связи с заключением или расторжением этого договора не нужно.

Подпись и направление

Отчёт подаётся в территориальный орган объединённого фонда. Как и прежде, форма зависит от количества застрахованных лиц:

• до 10 человек включительно – можно сдавать отчёт на бумаге или в электронном виде – выбор за компанией;
• 11 человек и более – допустим только электронный формат подачи.

Если отчёт подаётся на бумаге, на титульном листе свою подпись ставит руководитель или иной уполномоченный доверенностью сотрудник. Также ставится дата заполнения и печать, если она используется.

Если компания сдаёт отчёт в электронной форме, его следует подписать КЭП руководителя или уполномоченного лица. Во втором случае к отчёту прилагается электронная доверенность.

Примеры

Покажем на примерах, как правильно заполнять форму ЕФС-1 для случая, когда происходит мероприятие, связанное с застрахованными лицами. В ООО «Весна» в январе произошло сразу два события:

1. 16 января вышел приказ об увольнении по собственному желанию менеджера по продажам Макарова Н.П. 17 января ООО «Весна» направила в новый объединённый фонд отчёт ЕФС-1 в связи с кадровым мероприятием – увольнением.

1. 21 января был подписан договор на разработку дизайн-проекта интерьера помещения с дизайнером – гражданкой Марининой И.А., не зарегистрированной в качестве самозанятой или ИП. 22 января ООО «Весна» направило ещё один отчёт ЕФС-1 — теперь уже по причине заключения договора ГПХ.

Штрафы

За нарушения, связанные с заполнением нового отчёта, будут назначаться штрафы. Причём за отдельные его части они будут разными.

Если нарушение связано с Разделом 1, назначат штраф по ст. 14 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ. Его сумма – 500 рублей за каждое застрахованное лицо, в отношении которого информация не была представлена вовремя, оказалась неполной либо недостоверной. Если же страхователь должен подавать электронный отчёт, но вместо этого сдал бумажный бланк, то штраф составит 1000 рублей.

Штрафов можно будет избежать, если исправить ошибку в отчёте до получения уведомления о ней из фонда. Ещё один способ – сдать уточнённый отчёт в течение пяти рабочих дней с даты получения уведомления об ошибке.

За непредставление Раздела 2 назначат штраф по ст. 26.30 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ. Его размер – за каждый полный или неполный месяц просрочки 5% от суммы взносов, начисленной за последние 3 месяца. Минимум 1000 рублей, максимум – 30% от расчётной суммы взносов.

Итак, мы разобрались, что представляет собой новая форма ЕФС-1 – отчёт, который с 2023 года заменит привычные нам формы. А также показали, как будет выглядеть бланк, привели примеры и образцы заполнения Раздела 1 для типичных случаев. При возникновении вопросов наши пользователи могут обратиться на бесплатную консультацию к специалистам 1С.

Месяц бухгалтерского обслуживания в подарок

C 2023 года устарело сразу несколько форм отчетности по сотрудникам. К ним относятся СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ с описью ОДВ-1 к ней, ДСВ-3, 4-ФСС. Вместо них работодатели теперь сдают один отчет EФC-1.

Он состоит из титульного листа, двух разделов и их подразделов. Но не все из них нужно сдавать. Чтобы было проще ориентироваться, разбираем подробно особенности заполнения новой формы.

Что такое ЕФС-1

В каком виде должен быть отчет ЕФС-1. Форма подачи зависит от числа сотрудников:

Кто отвечает за подготовку ЕФС-1. В законе не прописано, какие сотрудники заполняют ЕФС-1 — это обязанность работодателя в целом. Поэтому руководитель самостоятельно решает, кто из его сотрудников будет нести ответственность за подготовку нового отчета. Например, можно либо поручить весь отчет бухгалтеру, либо разделить обязанности так: за раздел 1.3 и раздел 2 отвечает бухгалтер, за остальные части — сотрудник отдела кадров.

Состав ЕФС-1: какие разделы он содержит

Новый отчет ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов:

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» состоит из таких подразделов:

Если таких событий в компании или у ИП не происходит, нулевую ЕФС-1 подавать не нужно.

Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» состоит из таких подразделов:

Показали в таблице, как соотносятся старые формы с разделами и подразделами ЕФС-1.

В какие сроки сдавать отчет ЕФС-1

У отчета ЕФС-1 нет единого срока сдачи. Для каждого подраздела — свой срок. Если срок сдачи выпадает на выходной или праздничный день, он переносится на ближайший рабочий.

Сроки сдачи ЕФС-1 по разделам и подразделам

Сроки сдачи отчета ЕФС-1 в 2023 году

Особенности заполнения ЕФС-1 по сравнению со старыми формами

Ко всем подразделам нужно заполнять титульный лист и подразделы, в зависимости от подаваемых сведений. Например, если сотрудник уволился, нужно заполнить: титульный лист, подразделы 1 и 1.1 раздела 1. Если работодатель перечислил в отчетном периоде допвзносы на накопительную пенсию — титульный лист и подраздел 3 раздела 1.

Мы подготовили шаблоны для заполнения:

Дальше кратко рассмотрим особенности заполнения новой формы.

Титульный лист одинаков для всех подразделов. На титульном листе формы ЕФС-1 заполняют данные о работодателе:

Все, кроме кодов статистики, можно взять из выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Выписки можно скачать бесплатно с сайта налоговой службы.

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Заполнять нужно только те разделы, по которым есть сведения, пустые листы не подают.

Собрали в таблице информацию, какие части раздела 1 надо подавать, если происходят определенные события. Плюсом обозначены подразделы, которые нужно заполнять, минусом — которые подавать не надо.

Подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В нем указывают сведения о каждом сотруднике по трудовому договору или ГПХ. Данные берут из паспорта сотрудника, его СНИЛС и ИНН.

В поле «Код категории ЗЛ» указывают код в зависимости от статуса сотрудника.

Подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В графе 3 нужно указать код и сокращенное название кадрового события.

В графе 5 «Трудовая функция» указывают наименование:

Если подают сведения по внутренним или внешним совместителям, в этой графе нужно указать, что сотрудник трудится по совместительству. Когда заключают договор ГПХ, графу не заполняют.

Графу 6 «Код выполняемой функции» заполняют, если подают отчет с событиями «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

Коды видов договора ГПХ

Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже» заполняют и сдают не по всем работникам, а только по тем, которые в текущем году:

В поле «Тип сведений» знаком «X» отмечают тип формы, которую сдают:

В графах 2 и 3 вписывают даты, когда сотрудник начал и закончил работать. Их указывают в пределах года, за который сдают отчет. Например, если сотрудник работает в организации с ноября 2022 года, в отчете за 2023 год в графе «Период работы» указывают «с 01.01.2023 по 31.12.2023».

В отчет также включают сотрудников-совместителей и исполнителей по договорам ГПХ. Данные о периодах работы берут из табелей и договоров ГПХ.

Если кратко, сюда входят такие подразделы:

Работодатели должны сдавать:

Не сдают раздел 2 с подразделами только компании и ИП на АУСН.

Куда сдавать ЕФС-1

Форму ЕФС-1 сдают в территориальные отделения Социального фонда России — СФР. Подавать надо по месту учета компании или ИП.

Отчет ЕФС-1 по обособленному подразделению подают по месту регистрации подразделения, если у него открыт отдельный счет в банке и оно начисляет выплаты работникам и страховые взносы на них. Если эти условия не выполняются, данные по обособленному подразделению включают в раздел 2 ЕФС-1 головного подразделения.

Ответственность за нарушение правил сдачи отчета

Если не сдать подразделы отчета вовремя или не сдать вовсе, наказать могут как работодателя — компанию или ИП, так и должностное лицо, например директора.

ЕФС-1 в 2023 году предполагался как единый отчет для всех страхователей. Однако на практике привести все сдаваемые ранее формы к «одному знаменателю» не получилось. Поэтому, хоть форма ЕФС-1 и объединила в себе большую часть данных, необходимых новому Социальному фонду России (СФР), сдавать их требуется по разным основаниям и в разное время.

Действующая в 2023 году новая форма ЕФС-1, по сути, представляет набор из нескольких отчетов, каждый из которых имеет свои особенности формирования и сроки подачи. В статье разберем правила заполнения и приведем образцы для Раздела 1 ЕФС-1.

Пример заполнения ЕФС-1 с 2023 года для Подраздела 1.1 Подраздела 1 Раздела 1 Excel

Построчный порядок заполнения подразделов ЕФС-1 приведены в статьях:

• ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.2
• ЕФС-1 Раздел 1 Подраздел 1.3
• ЕФС-1 Раздел 2

Эта часть ЕФС-1 в 2023 году заменяет оставшийся в прошлом отчет СЗВ-ТД.

Бланк и правила представления информации в Подразделе 1.1 утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 N 245п (далее — Порядок).

По аналогии с СЗВ-ТД этот отчет сдается в нескольких ситуациях, связанных с кадровыми событиями.

Важно! Если сведения, которые включаются в Подраздел 1.1, составляют гостайну, то ни заполнять, ни сдавать отчет не нужно (п. 10 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 N 27-ФЗ «О персонифицированном учете» ).

Состав и способ предоставления отчета ЕФС-1 при сдаче Подраздела 1.1

Вместе с Подразделом 1.1 формы ЕФС-1 всегда нужно сдавать заполненный титульный лист и Подраздел 1 Раздела 1.

Обратите внимание! Подраздел 1.1 с титульным листом и Подразделом 1 Раздела 1 можно сдавать отдельно от остальной формы ЕФС-1 (п. 1.11 Порядка).

Сдается эта часть формы в СФР. Основной способ сдачи — электронно. Для страхователей с количеством лиц, по которым платятся взносы, в периоде не больше 10-ти доступна сдача бумажного отчета. При этом к ЕФС-1, сдаваемому на бумаге, все равно должен прилагаться магнитный носитель с файлом отчета в электронном виде.

Для вновь созданных страхователей никаких особенностей и исключений законом не сделано. Они «сдаются» по Подразделу 1.1 ЕФС-1 на общих основаниях.

Как заполнить титульный лист формы ЕФС-1

Внесение данных в титульный лист рассмотрим сразу для всех ситуаций (так как он требуется в составе отчета всегда).

Ответы на вопросы по представлению отчетности в СФР с 1 января 2023 года

Согласно Таблице 8 Форматов для ЕФС-1, раздел «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения», в титуле может оставаться пустым, если страхователь отчитывается сам за себя. Вносить данные сюда нужно, только если отчитываются через представителя. Вносят информацию по представителю по алгоритму, аналогичному приведенному для составителя отчета в его графах.

Образец заполнения титульного листа формы ЕФС-1 в 2023 году

Заполнение Подраздела 1 Раздела 1 формы ЕФС-1

Подраздел 1 заполняется всегда, если есть персданные в других подразделах Раздела 1.

Правила внесения сведений в раздел и необходимые кодировки приведены в Порядке.

Данные, указанные в полях «СНИЛС», «Фамилия», «Имя», «Отчество (при наличии)» и «Дата рождения», должны соответствовать документу, подтверждающему регистрацию в системе индивидуального персучета (п. 3.5 Порядка).

Заполнение Подраздела 1.1 Подраздела 1 Раздела 1

Для формирования этой части отчета берется информация из:

• первички (трудовых договоров, приказов, иной кадровой документации);
• ГПД и иных соглашений с физлицами, на выплаты по которым должны быть начислены взносы.

Обратите внимание! На вознаграждения лицам, зарегистрированным как ИП и/или самозанятые, взносы не начисляются. Следовательно, в ЕФС-1 эти лица и документы по ним не отражаются.

* Если требуется исправить сданные ранее данные, то старые данные нужно полностью отменить. В следующей строке корректировочной формы привести правильные данные (п. 4.13 Порядка).

Для отчета, который готовится на бумаге, необходимо убедиться, что:

• данные заполнены печатными буквами;
• нет помарок, исправлений и самостоятельных сокращений. Исправления с помощью корректоров тоже не допускаются;
• форма заполнена чернилами, шариковой ручкой черного, фиолетового или синего цвета либо при помощи средств вычислительной техники (п. 1.14 Порядка).

При заполнении ЕФС-1 для ГПД часто возникают вопросы по датам, которые надо вносить в Подраздел 1.1 в случаях, если даты заключения и прекращения договора не совпадают с датами фактического выполнения работ (услуг) или если определить такие даты по договору не получается.

В инструкциях к ЕФС-1 конкретных разъяснений не содержится, однако, есть разъяснения Минтруда. Ведомство выпустило Письмо от 04.04.2023 N 14-1/10/В-4784, в котором специалисты ответили на вопросы по ЕФС-1 для госучреждений. Но в части внесения сведений по ГПД пояснения Минтруда вполне подходят и для остальных страхователей.

Так, если договор ГПХ заключен в одну дату (например, 01.02.2023), а фактические действия по нему исполнитель начнет позже (например, с 05.02.2023 по 31.03.2023), то:

• для события «Начало договора ГПХ» в графе 2 — 05.02.2023;
• в графе 9 подраздела «Основание» ставят дату заключения ГПД — 01.02.2023;
• для события «Окончание договора ГПХ» в графе 2 ставится дата завершения работ — 31.03.2023;
• в графе 9 указываем дату завершения самого ГПД — 31.03.2023.

Если ГПД оформлен без указания на сроки выполнения работ (услуг), то в Подраздел 1.1 формы ЕФС-1:

• при заключении ГПД в графе 2 проставляется дата его заключения;
• при завершении ГПД в графе 2 ставим дату в соответствии с актом о выполнении работ (услуг).

Отдельно отметим мнение Минтруда по поводу необходимости подачи сведений по ГПД, заключенным до 1 января 2023 года. Чиновники ведомства выразились однозначно — по ГПД, начавшимся до 2023 года, в 2023 году сдавать в СФР сведения о заключении договора не нужно. При этом что касается подачи сведений о прекращении в 2023 году ГПД, заключенного до 2023 года, специалисты Минтруда таких же комментариев не дали. Полагаем, что такая информация должна быть отражена в ЕФС-1 и сдана в СФР по общим правилам — по дате окончания ГПД.

Образец заполнения ЕФС-1 при кадровом мероприятии (увольнении)

Образец заполнения ЕФС-1 при мероприятии по ГПД (заключении)

Запомните

• Подраздел 1.1 Подраздела 1 ЕФС-1 заменил бывший отчет СЗВ-ТД.
• Он сдается в СФР в случаях проведения отчетных кадровых мероприятий — приема на работу, увольнения, перевода и т. д. Также этим отчетом надо сообщать о фактах изменения статуса ГПД.
• Внося данные в Подраздел 1.1 в ЕФС-1, нужно следовать порядку заполнения, утв. Постановлением ПФР N 245п, которым утверждена и сама форма.

Подписывайтесь на наши YouTube
и Telegram чтобы не
пропустить
важные изменения 1С и законодательства

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней
бесплатно

Конец ознакомительного фрагмента статьи
Комментарии (0)