Инструкция по уничтожению документов для служебного пользования

В работе каждой организации рано или поздно наступает момент, когда необходимо избавиться от старых документов и освободить место для новых. Но понятия «старые документы» в архивном деле нет. Есть только документы, у которых истек срок хранения. От них можно избавиться, но не сразу и не от всех. Сначала придется пересмотреть документы и выделить те, которые можно безбоязненно уничтожить.

Как бы ни было велико искушение вывезти все «старые» документы куда угодно с глаз долой, делать этого ни в коем случае нельзя – ответственность за нарушение требований законодательства о хранении документов никто не отменял. В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (далее – КоАП РФ) штраф для юридического лица может составить от 200 до 300 тысяч рублей. На практике ответственность для организации может наступить, если она не предоставит какой-либо документ по запросу контролирующего органа, сославшись на то, что он потерян или уничтожен. Именно поэтому бездумно уничтожать документы рискованно.

Какие документы можно уничтожить?

Принимая решение об уничтожении документов, необходимо руководствоваться главным критерием – сроком хранения. Если он истек, то документ можно отправить в шредер (или в печь) при условии, что вы правильно определили истечение срока хранения.

Руководствуясь этим правилом, можно составить список документов разного «возраста», которые подлежат уничтожению в 2017 году:

Сразу выделить документы на уничтожение невозможно. Сначала необходимо провести экспертизу ценности. При этом срок хранения станет определяющим, но не единственным критерием отбора. Документ с истекшим сроком хранения может пригодиться в дальнейшей работе. Не исключено, что он может представлять научную, даже историческую ценность. Установить это, а значит, и продлить срок хранения, может только экспертиза ценности (ЭЦ), которую проводит экспертная комиссия (ЭК).

Экспертная комиссия: состав и функции

ЭК появляется в организации сразу после того, как руководство принимает решение создать архив. Секретарем ЭК всегда является архивариус, а председателем – либо топ-менеджер, которому подчиняются делопроизводители (например, административный директор), или, как в нашем примере, директор по общим вопросам. Если такового не обнаружится – сам генеральный директор, который подписывает приказ о создании комиссии (Пример 1 ). Этим же приказом можно утвердить положение о новом коллегиальном органе и запросить план его работы. Если дата создания ЭК в приказе не указана, считается, что комиссия работает с даты подписания приказа.

¹Не приводится.

ЭК является коллегиальным совещательным органом при генеральном директоре организации. «Коллегиальный» означает, что в комиссию входят несколько должностных лиц из числа работников организации, «совещательный» – должностные лица не принимают решение, а лишь рекомендуют генеральному директору совершить ту или иную операцию над документами и согласуют ее.

Делопроизводитель или архивариус хорошо знают документы управления, но в архиве организации есть еще огромный пласт документов кадрового делопроизводства, бухгалтерской и налоговой отчетности, документов, сопровождающих профильную деятельность организации. Поскольку это самостоятельные системы документации, оценить их могут только специалисты. Для этого и создается экспертная комиссия – собрание компетентных (каждый в своей области) должностных лиц.

Основная функция ЭК в организации, которая не является источником комплектования государственного (муниципального) архива, – организовать ежегодный отбор дел для хранения и уничтожения.

В организациях, которые являются источниками комплектования государственного архива, функционал ЭК шире: комиссия активно взаимодействует с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения, представляет им на согласование проекты номенклатур дел, архивные описи, вносит предложения по изменению сроков хранения документов.

Независимо от сферы деятельности компании, в ЭК необходимо включить:

• начальника отдела кадров;

• главного бухгалтера;

• начальника юридического отдела;

• должностное лицо по профилю деятельности компании (начальника производства, начальника строительства, главного технолога и т.д.), задача которого – оценить документы по основной деятельности организации.

Каждое заседание ЭК оформляется протоколом (Пример 2).

Если экспертиза ценности проводится впервые

Первая экспертиза ценности – мероприятие всегда масштабное. Необходимо просмотреть все документы, которые скопились за годы существования организации. Экспертная комиссия при этом должна действовать последовательно.

■ Шаг 1: выделяем документы, для которых будет проводиться экспертиза ценности.

На этом этапе экспертизы члены ЭК не участвуют. Это зона ответственности архивариуса (делопроизводителя, секретаря) и работников структурных подразделений компании. Они отделяют документы, завершенные делопроизводством до начала текущего года, от тех, которые пока в работе.

■ Шаг 2: разделяем документы по годам. Этот этап актуален при первой ЭЦ, когда просмотреть предстоит абсолютно все, что завершено делопроизводством.

Первое, с чего начинают наводить порядок, – разделяют документы по годам. Возможно, работники, которые отвечали за эти документы, делали это ранее. Если нет – придется заниматься этим сейчас. Ответственными по-прежнему являются архивариус и работники подразделений, членов ЭК привлекать пока рано.

■ Шаг 3: проводим экспертизу. На этом этапе главную роль в экспертизе играют члены ЭК, которые просматривают подготовленные к оценке и разделенные по годам документы и выносят вердикт: представляют они практическую (научную, историческую) ценность или нет. После этого ту часть документов, что получила статус «могут быть уничтожены», проверяет архивариус. Он выясняет, истекли ли сроки хранения у этих документов.

■ Шаг 4: оформляем результаты экспертизы. Результаты экспертизы ценности фиксируются, во-первых, в описи дел и документов, а во-вторых – в акте о выделении документов к уничтожению.

■ Шаг 5: согласовываем и утверждаем описи и акты. После того, как документы, которые фиксируют результаты прошедшей экспертизы ценности, будут составлены, проводится заседание экспертной комиссии. На нем члены ЭК согласуют описи и акт, после чего их утверждает генеральный директор.

■ Шаг 6: оформляем документы на хранение и уничтожение. Те дела и документы, которые остаются в организации, оформляются на хранение. Для тех, которые решено уничтожить, организуется процесс утилизации.

Процесс уничтожения документов

Уничтожение документов обычно производят одним из двух способов: путем сжигания либо измельчения. Последнее – только при условии, что документы восстановить будет невозможно. Нельзя отправлять документы на ближайшую мусорную свалку, рвать на части или использовать в качестве черновиков.

Как правило, для уничтожения документов привлекают специальные организации. Чаще всего эти организации в качестве способа уничтожения предлагают измельчение, причем образовавшиеся отходы тут же могут принять как макулатуру, вернув тем самым часть стоимости своих услуг. По желанию заказчика процесс уничтожения исполнитель может снять на видео. При уничтожении документов также могут присутствовать представители организации-заказчика.

С организацией, которая занимается уничтожением документов, оформляется стандартный договор возмездного оказания услуг. Типовую форму договора подрядчик предложит еще на стадии переговоров. Все, что требуется от архивариуса – проследить, чтобы в договоре присутствовал пункт о том, что исполнитель обязуется обеспечить конфиденциальность уничтожаемых документов, поскольку среди них могут быть дела, которые содержат персональные данные, коммерческую или другие виды тайн. Чтобы не тратить время на сортировку секретных и несекретных документов, от которых вскоре останется только стружка, подрядчики обеспечивают конфиденциальность по умолчанию.

Уничтожить документы можно и своими силами, если позволяют производственные мощности, например, в цехах предприятия работает печь или промышленный шреддер. Попытка избавиться от документов при помощи обыкновенного кабинетного шреддера обречена на провал, если объем бумаг превышает одну папку.

Акт об уничтожении документов

Уничтожение дел от момента отбора до отправки в шредер оформляется одним документом – актом о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению. Форма утверждена Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях в приложении № 21 (Пример 3).

Как видно из примера, акт об уничтожении документов условно состоит из двух частей. Первая представляет собой перечень дел и документов, выделенных для уничтожения, вторая – информирует о том, как именно были уничтожены документы.

Пройдемся по акту и рассмотрим основные правила заполнения его унифицированной формы.

Первая часть акта: правила оформления

1. Наименование организации может быть как полным, так и кратким. Главное, чтобы наименование, заявленное в акте, соответствовало уставу организации.

2. Акты об уничтожении документов необходимо регистрировать, как и другие документы. Акту присваивают порядковый номер по соответствующей регистрационной форме. Дата акта должна соответствовать дате его утверждения.

3. Акт утверждает генеральный директор.

4. Документы отбирают на уничтожение на основании нормативно-правовых актов, устанавливающих сроки хранения. И это не только Перечень 2010. Мы поместили в пример отраслевой документ, содержащий сроки хранения, чтобы показать, как выглядят в акте несколько таких документов.

5. Информацию об уничтожаемых документах сводят в таблицу.

• Каждой записи в таблице присваивают порядковый номер.

• Во вторую графу помещают групповой заголовок дела: «Счета-фактуры» или «Приказы…». При этом дела не нужно расписывать по единицам хранения. Более того, если уничтожается одно и то же дело сразу за несколько лет, то достаточно внести в акт всего одну запись (см. запись № 3 в Примере 3).

• В третьей графе указывают годы, за которые уничтожаются документы.

• Опись, как уже говорилось, – основной учетный документ архива. Если уничтожаемые документы были внесены в описи, в четвертой графе указывают ее номер, в пятой – порядковые номера уничтожаемых единиц хранения по этой описи (см. запись № 1). Документы с пятилетними и меньшими сроками хранения не описывают, поэтому в этих графах ставят прочерки (см. запись № 2). Если это первое уничтожение документов в организации, и описи пока не составлены, то обе графы (четвертую и пятую) можно убрать из таблицы – вносить в них пока нечего.

• Количество уничтожаемых единиц хранения указывают по каждому делу.

• В седьмой графе указывают срок хранения каждого дела и ссылку на его источник. Поскольку слово «Перечень» в заголовке графы обозначает Перечень 2010, в таблицу придется помещать полное или сокращенное название остальных источников (см. запись № 4).

• Графу «Примечание» традиционно применяют для всякого рода пометок. Например, о том, что дело электронное (см. запись № 5).

6. Далее подводят итог: цифрами и прописью пишут общее количество уничтожаемых единиц хранения, суммарно бумажных и электронных носителей.

7. Первую часть акта подписывает работник, ответственный за архив, и представляет на согласование экспертной комиссии. Затем оформляется виза со ссылкой на протокол заседания ЭК, в котором зафиксировано согласование.

Акт об уничтожении документов целесообразно представить на утверждение генеральному директору именно сейчас, несмотря на то, что вторая часть акта пока пустует. Руководитель должен знать, какие документы вскоре будут уничтожены. Тем более именно он принимает решение об уничтожении и фиксирует это в грифе утверждения. Уничтожение документов – процесс необратимый. Вернуть бумаги после того, как их отдадут на переработку, невозможно.

Вторая часть акта: особенности оформления

В этой части указывается, как именно и на основании чего уничтожены документы. Форма акта об уничтожении, утвержденная Правилами 2015, подразумевает, что уничтожением занимается подрядная организация. Поэтому во второй части указывается вес документов (их будут принимать по весу, а не по штукам единиц хранения), регистрационные данные договора, метод уничтожения.

Если организация уничтожает документы сама, запись будет выглядеть так, как показано в Примере 4.

Обратите внимание: документы уничтожались в присутствии должностных лиц – членов ЭК. В этом случае отдельный акт составлять не нужно, но и уничтожить бумаги безнадзорно тоже  нельзя.

Если уничтожаются только документы на бумажном носителе, то фразу «на электронном носителе» из акта исключают. Отметка «Изменения в учетные документы внесены» означает, что после уничтожения документов архивариус поднял описи, документы из которых были отправлены на уничтожение, и внес соответствующие пометки (Пример 5).

Обратите внимание: в описях, в отличие от акта об уничтожении, каждая единица хранения представлена отдельно. По отдельности они получают и пометки. Если уничтожали документы, которых не было в описях, или при составлении акта были исключены 4 и 5 графы таблицы, отметка в описи не проставляют.

Если экспертной комиссии нет

Случается, что ЭК в организации отсутствует. По разным причинам: должностные лица (потенциальные участники) не видят необходимости создавать этот коллегиальный орган, и им удалось убедить в этом директора, либо сам руководитель не считает это нужным. Тем не менее, секретарь получает задание организовать уничтожение накопившихся документов.

Таким образом, в отсутствие ЭК секретарь, выполняя задание по уничтожению документов, действует точно по описанному выше алгоритму, но в акте об уничтожении на месте визы согласования указывает данные не протокола, а всех должностных лиц, с которыми согласует акт. Без согласования уничтожать документы нельзя. Впрочем, даже если руководители нужных вам отделов негативно относятся к архивному делу, скрепя сердце они просмотрят выделенные для уничтожения документы. Потому что прекрасно знают, какие документы из тех, что находятся под их контролем, должны храниться в организации, а значит, не должны быть уничтожены. А об ответственности за нарушение требований законодательства о хранении документов им любезно сообщит секретарь.

Резюме

1. Уничтожению подлежат документы:

а) со сроком хранения, истекшим к 1 января текущего года;

б) прошедшие оценку экспертной комиссии.

2. По результатам экспертизы ценности выделяются документы для дальнейшего хранения и для уничтожения. Оформляются соответственно архивные описи и акт о выделении к уничтожению архивных документов, которые не подлежат хранению.

3. Организация может уничтожить документы своими силами (если позволяют производственные мощности) или обратиться к специалисту-подрядчику.

4. Акт об уничтожении документов состоит из двух частей. В первой приводится список уничтожаемых документов (ее должен утвердить генеральный директор). Во второй проставляются отметки об уничтожении и внесении соответствующих изменений в учетные документы архива.

5. В отсутствие ЭК секретарь не должен брать на себя ответственность и организовывать уничтожение самостоятельно. С каждым потенциальным членом комиссии следует общаться отдельно, а в остальном действовать так же, как если бы ЭК существовала.

В статье рассказали, как долго хранить документы и как их уничтожать. Список всех рабочих документов со сроками хранения собрали в удобной таблице. Документы, которые придется оформить для безопасного уничтожения, также скачаете из статьи. 

Какие документы можно уничтожать

Есть три категории документов.

1) Документы, которые уничтожают по истечении сроков хранения (большинство).

2) Отдельные категории документов со специальными условиями их уничтожения.

3) Документы, которые не подлежат уничтожению.

Уничтожить документы можно только после того, как провели экспертизу их ценности. Именно при проведении данной экспертизы и происходит отбор документов на уничтожение (п. 4.5 Правил, утвержденных Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526).

Документы, которые уничтожают по истечении сроков хранения

Архивные документы. Те документы, которые входят в Перечень типовых управленческих архивных документов или в Перечень типовых архивных документов по НИОКР с определенными сроками хранения. Например, документы о создании организации, бухгалтерские документы и пр. (ч. 3 ст. 6 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Копии сведений персонифицированного учета. Они хранятся как и документы бухгалтерского учета и отчетности, поэтому могут быть уничтожены по истечении установленного срока хранения (п. 3 ст. 8 ФЗ от 01.04.1996 № 27-ФЗ, ч. 1 ст. 29 ФЗ от 06.12.2011 № 402-ФЗ, ч. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.2004 № 125-ФЗ).

Как долго необходимо хранить тот или иной документ, показали в наглядной таблице.

 Смотреть таблицу 

Уменьшать сроки хранения документов нельзя, но можно их увеличить, если это обусловлено особенностями работы организации и ее потребностями (пп. 4.10, 4.11 Инструкции, утвержденной  Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237).

Если срок хранения документов не установлен, определите срок хранения самостоятельно. Оформите соответствующее решение руководителя организации. По истечении установленных вами сроков хранения вы сможете уничтожить данные документы в общем порядке (ч. 1 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Документы со специальными условиями их уничтожения

Документы, содержащие персональные данные. Уничтожение персональных данных в случаях, предусмотренных ст. 21 ФЗ «О персональных данных», подтверждается в соответствии с требованиями Роскомнадзора. Они подлежат уничтожению:

— при достижении целей их обработки либо в случае утраты необходимости в достижении этих целей в случаях, предусмотренных ч. 4 ст. 21 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

— по требованию субъекта персональных данных (ч. 1 ст. 14, ч. 3 ст. 20 ФЗ «О персональных данных»);

— в случае выявления неправомерной обработки персональных данных, осуществляемой оператором или лицом, действующим по поручению оператора, если обеспечить правомерность обработки данных невозможно (ч. 3 ст. 21 ФЗ «О персональных данных»);

— при отзыве субъектом персональных данных согласия на их обработку (ч. 5 ст. 21 ФЗ «О персональных данных»);

— при принятии Роскомнадзором решения о запрете или об ограничении трансграничной передачи персональных данных (ч. 14 ст. 12 ФЗ «О персональных данных»). 

Документы, с пометкой «Для служебного пользования». Специалистам госорганизаций, в документообороте которых используется пометка «Для служебного пользования», будет интересно Готовое решение, в котором рассказывается о нюансах уничтожения данной категории документов.

Документы, которые не подлежат уничтожению

Документы Архивного фонда РФ хранятся бессрочно, поэтому их не уничтожают. Это документы, которые образуются в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов. Такие документы передают на постоянное хранение в архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях (п. 4.4 Инструкции, утвержденной Приказом Росархива от 20.12.2019 № 237, ч. 2 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).

Как отбирать документы на уничтожение

Документы на уничтожение отбирают по результатам экспертизы ценности документов. Экспертизу проводят ежегодно (пп. 4.5, 4.11 Правил хранения документов, утвержденных Приказом № 526).

При проведении экспертизы подготовьте предложения к акту о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. На основании этих предложений и готовится акт, который затем подлежит утверждению.

По документам, которые хранятся в архиве организации, дела, не подлежащие хранению, выделяет работник архива. Просматриваются годовые разделы описей дел, документов за разные годы и формируется таблица со списком этих дел, чтобы включить в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению.

Акт о выделении к уничтожению документов из архива, не подлежащих хранению, составляют по общей форме с изменением заголовка на «Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению». Акт подписывает руководитель архива или лицо, ответственное за архив (п. 7 Рекомендаций по применению Правил хранения документов, утвержденных Приказом № 526).

Составленные акты рассматривает экспертная комиссия. Это совещательный орган при руководителе организации. В ее функции входит в том числе ежегодный отбор документов организации для их дальнейшего хранения или уничтожения, а также согласование описей дел, документов постоянного и временных сроков хранения и актов о выделении к уничтожению (пп. 4.7 — 4.9 Правил хранения документов, утвержденных Приказом № 526).

Разработайте положение об экспертной комиссии, в котором будут определены задачи и функции. 

Утвержденной формы такого положения нет. За основу можно взять примерное положение об экспертной комиссии организации.

Скачать примерное положение об экспертной комиссии

Также определите состав комиссии, приняв соответствующий приказ. Обратите внимание, в комиссию можно включать специалистов, которые смогут оценить практическое значение и сроки хранения документов, ценность которых нужно определить. Например, для экспертизы документов по бухгалтерскому учету и отчетности лучше привлечь бухгалтера (пп. 4.7, 4.8 Правил хранения документов, утвержденных Приказом № 526).

Акты представляют на согласование только вместе с годовыми разделами описей дел постоянного срока хранения и по личному составу. Комиссия рассматривает сначала годовые разделы описей и только потом ‒ акты о выделении к уничтожению. Без соблюдения этой процедуры архивные документы уничтожать нельзя (п. 4.11 Правил хранения документов, п. 7 Рекомендаций по применению Правил хранения документов, утвержденных Приказом № 526).

Утверждает акты руководитель организации. Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то руководитель организации утверждает эти акты только после того, как экспертно-проверочная комиссия архивного учреждения утвердит годовые разделы описей дел постоянного срока хранения и согласует годовые разделы описей дел по личному составу (пп. 4.11, 4.12 Правил хранения документов, п. 7 Рекомендаций по применению Правил хранения документов, утвержденных Приказом № 526).

Обратите внимание, для уничтожения отбирают документы, срок хранения которых истек к 1 января того года, в котором составлен акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. А если срок хранения документа истек после 1 января, его можно включить в акт только в следующем году.

Применительно к электронным делам, которые будут уничтожены, никаких исключений нет. Они подлежат выделению к уничтожению на тех же основаниях, что и дела на бумажном носителе (п. 4.13 Правил хранения документов, утвержденных Приказом № 526).

Как правильно уничтожить документы

Способ уничтожения документов определите самостоятельно, если нет специальных требований к уничтожению соответствующих документов. Обычно документы пропускают через шредер или сжигают. Электронные документы стирают с носителя или вовсе уничтожают сам носитель.

Для фиксации факта уничтожения документов обязательно составьте акт об их уничтожении. Утвержденной формы такого акта нет, поэтому составьте его в произвольной форме. 

В акте укажите:

— реквизиты акта о выделении к уничтожению документов, где приводится перечень уничтожаемых документов, либо перечень документов, которые были уничтожены;

— способ, время и место уничтожения документов;

— информацию о том, кто проводил уничтожение документов.

Члены экспертной комиссии также подписывают акт об уничтожении документов. После этого акт утверждается руководителем организации.

Можно воспользоваться образцом акта об уничтожении документа, который есть в КонсультантПлюс.

Скачать образец акта об уничтожении

Если документов для уничтожения много, привлеките специализированную организацию. Заключите договор на уничтожение документов и передайте документы, которые выделены к уничтожению. По факту оказания услуги исполнитель предоставит вам отчет или иной письменный документ. Реквизиты отчета необходимо включить в акт об уничтожении документов.

Приложение N 9
к п. 6.9 Инструкции

РЕКОМЕНДУЕМАЯ ФОРМА
АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ К УНИЧТОЖЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ, ДЕЛ С ПОМЕТКОЙ
«ДЛЯ СЛУЖЕБНОГО ПОЛЬЗОВАНИЯ», НЕ ПОДЛЕЖАЩИХ ХРАНЕНИЮ

                                                  УТВЕРЖДАЮ
                                  _________________________________________
                                  (руководитель структурного подразделения
                                                центрального
                                  _________________________________________
                                      аппарата, организации МЧС России)
                                  ______________   ________________________
                                    (подпись)       (расшифровка подписи)
                                  "__" __________ 20__ г.

                               АКТ N ______
           о выделении к уничтожению документов, дел с пометкой
           "Для служебного пользования", не подлежащих хранению

Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское
(специальное)  звание,  инициалы,  фамилия),  членов комиссии (наименования
должностей,  воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии), действуя на
основании  (основание  назначения комиссии), составила настоящий акт о том,
что перечисленные в нем документы, дела подлежат уничтожению как не имеющие
исторической, научной ценности и утратившие практическое значение.

    Всего подлежит уничтожению ____________________________________________
                                         (цифрами и прописью)
наименований документов.

    Председатель комиссии:   ________________   _____________________
                                (подпись)          (И.О. Фамилия)

    Члены комиссии:          ________________   _____________________
                                (подпись)          (И.О. Фамилия)
                             ________________   _____________________
                                (подпись)          (И.О. Фамилия)

Документы,  дела  перед  уничтожением сверили с записями в акте и полностью
уничтожили путем _________________________________________________________.
                                  (сжигания, измельчения)

"__" __________ 20__ г.

    Председатель комиссии:   ________________   _____________________
                                (подпись)          (И.О. Фамилия)

    Члены комиссии:          ________________   _____________________
                                (подпись)          (И.О. Фамилия)
                             ________________   _____________________
                                (подпись)          (И.О. Фамилия)

    Отметки в учетных данных произвел: ____________________________________
                                        (подпись, должность, И.О. Фамилия)

"__" __________ 20__ г.

В настоящее время все без исключения компании ведут делопроизводство, из-за чего, через некоторое время, скапливается большое количество бумаги.

Для каждого вида документов установлен свой срок хранения, их нельзя просто утилизировать разбирая рабочий стол или шкаф.

За несоблюдение правил хранения отчетов, актов, приказов и других важных документов, а также за их утилизацию, человек управляющий компанией рискует получить штраф или быть привлеченным к уголовной ответственности.

Сейчас вы узнаете, как не нарушая закона утилизировать бумаги, потерявшие свою актуальность, ведь этот процесс подробно расписан в законе. При утилизации документов запрещено отходить от правил. Если глава компании нарушит действующие законы о ликвидации и хранении важных бумаг, он может получить штраф или стать фигурантом уголовного дела.

Все бумаги отражающие работу бухгалтерии и хозяйственного отдела имеют свои нюансы и время нахождения в архиве.

В законе сказано: бухгалтерия, финансовая деятельность, итоги проведения аудитов, учетная политика, локальные акты (распоряжения, инструкции приказы и т.п.), иные документы, относящиеся к бухгалтерской и экономической стороне компании, могут быть уничтожены не раньше 5 лет с момента завершения отчетного года их создания (ФЗ № 402, ст. 29)

Документация по налогам, а вместе с ней документы, несущие информацию о прибыли и тратах компании, подлежат обязательному хранению в архиве, по завершении отчетного периода и их оформления, 4 года (Налоговый кодекс РФ ст.23, пп.8, п.1).

Документы, несущие информацию об управлении компанией, запрещено уничтожать раньше срока прописанного в перечне к Приказу Министерства культуры РФ № 558.

Согласно закону, таможенные декларации, а также доверенности, подлежат обязательному нахождению в архиве 5 лет с момента их создания.

Бумаги кадровой службы, несущие информацию о сотрудниках (приказы о приеме и увольнении, личные дела, договора о трудовых отношения работника и работодателя, счета перечисления заработной платы), подлежат нахождению на складе 50 лет с момента их создания (ФЗ № 125 ст.22.1 «Об архивном деле»).

Время нахождения в архиве конкретных бумаг касающихся бухгалтерии и налогов, кадровой и хозяйственной службы указано в приказе Росархива № 236.

Когда требуется избавиться от информации на бумаге подшитой с действующими документами, следует убрать их из подшивки и прошить документы в актуальном виде.

Не имеет значения даже то, на каком носителе у вас находится информация, правила утилизации важных данных идентичны как для бумажного, так и для электронного документа.

Порядок уничтожения

Первым делом следует организовать проверку ценности бумаг, по итогу можно понять, какие документы не являются актуальными и подлежат уничтожению. Следующим этапом является составление специального акта, в котором указываются список дел, подлежащих утилизации.

В акте прописывается тип уничтожаемого документа, дата потери актуальности и т.п. Если данный этап завершен, в организации, распоряжением руководителя, формируется специальная комиссия, которая составляет приказ об утилизации бумаг, указанных в составленном ранее акте.

На данном этапе дела и документы потерявшие актуальность разрешается уничтожить. При этом составляется акт об уничтожении документов.

betonguru.ru

Экспертиза

Аудит актуальности рабочей документации, уничтожение бумаг – неотъемлемый элемент существования архива. Действующее законодательство гласит, избавляться от хранящейся документации без проведения аудита важности бумаг запрещено.

В правилах деятельности архива сказано, что проводить аудит должен не один человек, а комиссия, так как нарушение данного правила может привезти к негативным последствиям. Например, по невнимательности или не достаточной компетентности, некоторые документы могут быть уничтожены имея актуальность на данный момент. И не важно каких размеров компания, один человек аудит проводить не может.

Как правило, для наиболее точного составления акта на списание и уничтожение документов, комиссия должна формироваться из следующих специалистов: руководитель или его первый заместитель, архивист, начальник бухгалтерии, специалист юридического отдела, секретарь руководителя, кто-то из персонала организации.

Для создания комиссии и согласования ее состава руководитель издает приказ. Допускается наличие комиссии, действующей на постоянной основе, либо состав комиссии по решению руководителя утверждается ежегодно. Созданная комиссия должна выявлять документы с истекшим сроком хранения, писать акт о уничтожении бумаг и согласно данному акту подготовить бумаги для утилизации.

Даты отбираемых документов

Специальная комиссия проводит проверку актуальности только тех документов, которые попадают под временной промежуток, указанный руководителем в приказе. По правилам, документ должен потерять свою актуальность для компании на 1 января года, написанного в приказе.

Например, если согласно приказу подлежит рассмотрению документация 2013 года, то бумаги за 2014 год и позже комиссия не рассматривает, хотя некоторые из них уже могут быть недействительными.

Ведь согласно правилам, документация датированная 2014 годом, подлежащая к хранению в архиве на протяжении 3 лет, не подлежит уничтожению до 2018 года, так как в 2017 году 3 полноценных года еще не прошли.

Образцы актов

Акт о списании и ликвидации документов и дел, с истекшим сроком хранения

Имеем оформленный акт. На нем ставит свою подпись ответственный за составление данного акта. Члены комиссии на собрании согласовывают акт, путем проставления на нем определенной надписи.

После этого, акт должен утвердить непосредственно руководитель организации, так как именно на нем лежит вся ответственность за правильную сохранность документов организации.

В случае, когда компания представляет собой фондообразование государственного архива, то акты подлежат утверждению исключительно после проверки описей документов бессрочного хранения и документов по личному составу ЭПК государственного архива, о чем на акте обязательно проставляется соответствующая запись.

Дела подлежащие хранению в архиве допускается уничтожить непосредственно на территории организации или перевести в специализированное место для их уничтожения.

В целях предотвращения потери и хищения документов, все бумаги подлежат тщательной упаковки.

Несмотря на все вышесказанное, компания оставляет за собой право на погрузку и транспортировку бумаг самостоятельно, либо это может сделать специализированная компания, чей профиль деятельности заключается в уничтожении ненужных документов.

Но стоит помнить, что при обращении в специализированную компанию, сотрудник заказчика должен находиться при погрузке, транспортировке и уничтожении документов, так как необходимо сберечь данные от распространения и передачи третьим лицам.

При выборе компании обязательно учитывайте тот факт, что есть организации, чья основная деятельность, это вывоз макулатуры с целью ее дальнейшей переработки (такие работы зачастую выполняются для заказчика бесплатно, так как фирмы имеют хороший доход от передачи переработанной бумаги на производство), но есть и обратная сторона вопроса, это фирмы, готовые предложить клиенту конфиденциальность и хорошую степень надежности. Если вы сотрудничаете с организациями по приему макулатуры, то будьте готовы к тому, что вам придется столкнуться с «утечкой информации», и неизвестно к каким последствиям это приведет.

Условия качественного уничтожения бумаг

• выемка нужных документов из помещения, в котором они находятся на хранении;
• удаление всех без исключения скрепок, брошюровки, и иных инородных тел;
• качественная обертка, с целью доставки к месту утилизации (фирма может утилизировать и на своей территории).

Ни в коем случае, не применяйте для использования под черновики бумаг и документов подлежащих утилизации.

Способы уничтожения документов

Если вы приняли решение о физическом уничтожении дел, то вам следует помнить:

• нормативно правовые акты, которые регламентируют порядок уничтожения документов на бумажном носителе;
• нельзя избавляться от документов, связанных с прошедшими или предстоящими судебными разбирательствами;
• при утилизации потерявших актуальность документов, нужно строго следить за конфиденциальностью всей находящейся в них информации;
• любые копии уничтожаемых документов, также подлежат утилизации.

Когда документация находится на бумажных носителях, то ее можно уничтожить несколькими способами:

• использовать шредер в промышленных масштабах;
• применять химические вещества;
• использовать метод сжигания (у крупных компаний, с большим объемом макулатуры, данная процедура проводится на специализированных площадках на лицензируемом оборудовании).

Существует огромное количество достоинств и недостатков данных методов, поэтому можно привести в пример еще один метод, метод «закапывание».

Некоторые допускают использование данного метода, но он является малоэффективным.

Как правило, уничтожение архивных документов проводят путем их сжигания или отдают на специализированные перерабатывающие предприятия, использующие оборудования по типу шредера.

При задаче утилизировать большие объемы данных, в которых содержится конфиденциальная информация, заключают договор на утилизацию с лицензированной организацией. При небольших объемах, с задачей уничтожения можно справиться с помощью собственных ресурсов.

Когда срок не истек, но больше хранить нельзя

Существуют случаи, когда срок хранения не закончился, но больше в сохранности документов нет необходимости.

Это обычно происходит тогда, когда бумаги находящиеся на хранении испортились или имеют явные повреждения.

Получить повреждения документы могут разными способами – от самого элементарного халатного отношения к правилам хранения до наступления чрезвычайной ситуации или катастрофы природного, или техногенного характера.

В акте, составленном на такие документы, необходимо указать точную причину, из-за которой бумаги пришли в негодность и дальнейшее их хранение не является целесообразным.

Какие из документов лучше сохранить

Бывают ситуации, в которых уничтожение потерявших свою актуальность бумаг не является правильным решением. Не надо уничтожать бумаги, несущие следующую информацию:

• все виды документов, которые задействованы в идущем судебном процессе или судебное разбирательство по ним намечается в ближайшее время;
• документы финансовой отчетности, в случае, когда компания несет убытки: в таком случае, они подлежат хранению, на весь период, пока организация работает себе в убыток.

Для все бухгалтерской документации установлены свои правила касательно периода сохранности. Да, действующие законодательные акты устанавливают правила хранения и уничтожения, как и для иных документов, для бумаг бухгалтерского учета установлены дополнительные законодательные правила, которые отражены в Налоговом кодексе и федеральном законе «О бухгалтерском учете»:

• абсолютно весь перечень документации, которая имеет непосредственное отношение к вычисление и уплате организацией налогов, подлежи обязательному хранению в течении 4 лет (ст.23 налогового кодекса Российской Федерации);
• первичный бухгалтерский учет обязателен к ответственному хранению не менее 5 лет (ст.29 федерального закона)

Уничтожение электронной документации

С развитием компьютерных технологий, появилась тенденция, хранить документацию в электронном виде на компьютере или в облачном хранилище. Доля такого способа хранения данных очень велика.

Электронный документооборот, также как и бумажный, нуждается в правильном хранении и своевременной отчистки от потерявших актуальность бумаг, как и передача на утилизацию бумажной макулатуры.

В настоящее время, законом не регламентируется разница в каком виде хранится документация (ст.5 федерального закона – 125). В случае необходимости уничтожения старых документов, порядок действий идентичен тому, как списывается информация, хранящаяся на бумажном носителе.

Правда имеются определенные особенности:

• правило гласит, что при уничтожении любого документа, подлежит утилизации и носитель этого документа (диск, карта памяти);
• в случае, когда документ храниться на жестком диске стационарного компьютера или ноутбука, обычное перемещение файла в корзину или нажатие клавиши «delete» не гарантирует его полного уничтожения. Как показывает практика, даже по прошествии 8 циклов уничтоженные файлы подлежат восстановлению по «магнитному эху» (по ГОСТам Пентагода, процедура имеет место быть даже через 50 циклов).

Из-за этого, для полного уничтожения ненужного файла требуется либо продолжительная перезапись, либо уничтожение непосредственно жесткого диска (способов много: электромагнитное излучение, применение химических средств, физическое уничтожение). Только в этом случае есть уверенность, что документы ликвидированы полностью и третьим лицам не удастся их заполучить.

Когда ликвидируете документацию, хранящуюся на электронном носителе, обязательно нужно уничтожить все копии, сделанные с помощью других носителей информации, в том числе бумажные, так как в ими могут завладеть третьи лица и использовать в своих целях.

Ответственность руководителя

Бывают ситуации, что утилизировали документацию, которая подлежала ответственному хранению, это грубое нарушение и ответственность лежит исключительно на руководителе.

В случае выявления нарушений времени ответственного хранения бумаг и и их дальнейшего уничтожения, КоАп регламентированы штрафы – от 2 до 3 тысяч рублей, а в случае повторного факта нарушения – еще больше.

Акт ???? об Уничтожении Документов ???????? Правильный Образец и Бланк 2023

Акт об уничтожении документов составляется тогда, когда предприятие или организация избавляется от накопленных за годы работы бумаг.

Это могут быть испорченные или утратившие свою актуальность документы, а также бумажные носители с просроченным сроком хранения. Но все же чаще всего это архивные документы, дальнейшее хранение который потеряло смысл.

Уничтожение документов проводится в соответствии с правилами делопроизводства и положениями закона «Об архивной деятельности в Российской Федерации».

Файлы для скачивания:

Процедура уничтожения документов с истекшими сроками хранения (образец) состоит из последовательных этапов:

1. предварительно проводят экспертную комиссию, чтобы определить ценность дел, подготовленных к уничтожению;
2. затем составляют акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения;
3. после этого переходят к непосредственной утилизации.

Инструкция по заполнению акта

1. В начале документа, справа, необходимо вписать полное наименование компании (с указание организационно-правовой формы), а также дату создания документа и его номер по внутреннему документообороту.

   Слева отводится место для его визирования руководителем предприятия (здесь вписывается должность начальника, фамилия, имя, отчество), а одна строка оставляется пустой – под подпись. Далее посередине строки вносится название документа.

2. В основную часть акта вписывают
   • основание для проведения процедуры уничтожения документов (приказ, распоряжение руководителя и т.д. с указанием номера и даты);
   • состав комиссии, с выделением председателя и ее членов – здесь нужно вписывать их должности, фамилии, имена, отчества;
   • фиксируется проведение экспертной оценки и отбора документов для утилизации, а также в специальную таблицу вносится их перечень. Под таблицей нужно цифрами и прописью указать количество позиций, внесенных в таблицу, а также задокументировать сам факт уничтожение документов.
3. В завершение акт должны подписать все члены комиссии. Напротив подписей должна стоять их расшифровка. Только после этого документ передается на утверждение руководителю, который своим автографом ставит окончательную точку в данном процессе.

Образец и содержание акта

Единый образец акта об уничтожении документов не утвержден на законодательном уровне. Организация может сама разработать форму, скачать типовой шаблон из интернета. Для бюджетных учреждений образцы актов могут утверждаться ведомственными нормами.

В содержании акта должны быть указаны следующие данные:

1. дата и номер (если в организации ведется нумерация актов);
2. состав комиссии с указанием ФИО, должностей;
3. основания для проведения процедуры (например, реквизиты приказа руководителя);
4. сроки уничтожения (например, если процедуры проводится в течение нескольких дней);
5. реестр документации, которая была уничтожена в присутствии комиссии (указывается тип документа, количество страниц);
6. способ уничтожения, реквизиты договора со сторонней организацией (если она привлекалась);
7. подписи всех членов комиссии.

На акте ставится отметка об утверждении руководителем. По мере необходимости, на бланке проставляется печать предприятия. По итогам уничтожения определяется лицо, которое будет хранить акты.

Кто занимается утилизацией документа

Чтобы утилизировать бумаги, назначается специальная комиссия, которая должна состоять из двух и более человек. Как правило, сюда входят работники разных структурных подразделений. Хотя нет принципиальной разницы, кто именно будет заниматься данной процедурой.

Желательно, чтобы в состав комиссии входил сотрудник того отдела, к которому относятся уничтожаемые документы. Каждый участник этой группы должен поставить в акте свой автограф.

Нужно знать, данная комиссия несет полную ответственность за правильное уничтожение документации. Здесь нужно быть предельно внимательным.

• Во-первых, необходимо предотвратить вероятность утечки информации.
• Во-вторых, бывают ситуации, когда по ошибке с ненужными документами утилизируются и те, срок действия которых еще не окончен. Необходимо сделать все возможное, чтобы не столкнуться с такой ситуацией.

Не стоит забывать, большинство первичных документов подлежит хранению на предприятии в течение пяти лет. Если такая документация будет уничтожена, организации грозят штрафные санкции.

Подобные ситуации рассматриваются, как незаконное уничтожение важной документации, что вызывает подозрения в каких-либо мошеннических действиях. Стоит напомнить, за это членам комиссии может грозить не только административное наказание. За такие действия может грозить и уголовная ответственность.

Что такое акт об уничтожении документов

Ряд документов, имеющих юридическую силу, необходимо хранить постоянно. По мере необходимости, они могут передаваться в централизованные или собственные архивы, оцифровываться с внесением информации в базы данных. Однако большинство документов утрачивается свое значение достаточно быстро. Как только истекут регламентированные сроки хранения, их можно уничтожить.

Решение об уничтожении документов принимает руководитель организации. Обычно планы по уничтожению документации готовят структурные подразделения в пределах своей компетенции.

Для некоторых видов бланков и форм необходимо соблюдать специальные правила уничтожения. Например, в организациях, работающих со сведениями гостайны или с персональными данными граждан, утверждены специальные регламенты.

Виды документов

Существует четко регламентированная градация видов документов, в основу которой положена значимость документа. В соответствии с градацией установлены сроки хранения документации на предприятии. Так, существуют документы официальные, личные, простые, сложные, секретные и внутренние.

Исходя из их значимости, сроки хранения могут быть временными или постоянными.

Все документы хранятся в оперативном обращении предприятия или организации в течение двух лет, после чего передаются в архив предприятия. При подготовке сдачи в архив производится экспертиза ценности документов, в ходе которой устанавливается срок их хранения или возможность их уничтожения.

Документы, не представляющие собой юридической, политической или культурной ценности, подлежат уничтожению. В каждом ведомстве действуют межотраслевые перечни сроков хранения для того или иного типа документов.

Руководствуясь перечнем, экспертиза по отбору выделяет:

• ценные документы, подлежащие передаче в государственный архив;
• ценные документы, сдающиеся в архив предприятия с условием их хранения не менее 10 лет;
• ценные документы сроком хранения до 10 лет, которые будут храниться в соответствующих отделах предприятия, например, бухгалтерские документы — в бухгалтерии;
• ненужные документы с истекшим сроком хранения, подлежащие уничтожению.

Выводы экспертизы оформляются в письменном виде раздельно по документам в зависимости от их дальнейшей судьбы.

Так, составляются:

1. перечень документов и дел постоянного хранения;
2. перечень документов и дел для хранения сроком свыше 10 лет;
3. перечень документов и дел для хранения менее 10 лет.

Перечень документов, отобранных для уничтожения, оформляется в виде Акта о выделении документов к уничтожению. Перечни рассматриваются экспертной комиссией и передаются на апробацию руководителю предприятия или организации. Во исполнение решения экспертной комиссии канцелярия предприятия приступает к уничтожению документов.

Сам процесс уничтожения происходит в составе нескольких человек и оформляется Актом об уничтожении документов.

Хранение акта

После утилизации бумаг, составления и визирования акта, он передается на хранение в архив предприятия, где содержится ровно столько, сколько требуется хранить подобного рода документы по закону. В случае необходимости акт может быть извлечен из архива и использован в качестве доказательства при решении всевозможных конфликтных ситуаций и разбирательств.

Не очень. Информация устарела.

Вам также может понравиться

Акт об уничтожении документов

Бумажный документооборот сопровождает деятельность любой организации. Как бы мы ни хотели отказаться от использования бумаги и полностью перейти на «цифру», сделать это не представляется возможным по ряду причин.

К примеру, когда речь касается организационно-распорядительных документов, трудовых договоров, приказов, то их распечатка необходима в соответствии с законодательством. То же самое касается подотчетных документов, которые составляются «под роспись», требуют заверения печатью организации, нотариального заверения и т.п.

Вся эта бумажная документация не просто составляется по определенной форме, но и требует внимательного и бережного отношения. За нарушение требований законодательства о хранении документов предусмотрено наказание в виде административного штрафа (в соответствии со статьей 13.25 КоАП РФ). Для юридических лиц штраф может достигать 300 тысяч рублей.

Если организация не сможет предоставить какой-то из документов по запросу контролирующего органа, сославшись, например, на его потерю, то избежать штрафа вряд ли удастся. Это означает, что ни в коем случае нельзя просто так выбрасывать или уничтожать документы.

Порядок уничтожения документов

У любого документа есть срок обязательного хранения. К примеру, договоры, налоговые декларации, оборотные ведомости, журналы и другие аналогичные бумаги должны храниться в организации не менее 5 лет. По истечении этого срока документы можно уничтожать, но делать это нужно тоже с соблюдением особого порядка.

Запрещено рвать старые документы на части, пускать на черновики или выбрасывать на свалку.

Самый простой способ избавиться от архива по всем правилам — это обратиться в специализированную организацию. Предприятия из Санкт-Петербурга и Ленинградской области могут воспользоваться услугами компании «Корона». Мы выполняем весь комплекс работ по уничтожению:

• кадровых и бухгалтерских документов;
• архивов и секретной документации;
• налоговой отчетности;
• первичных документов;
• документов с истекшим сроком обязательного хранения

Уничтожение документов возможно тремя способами: варкой в бумагоделательной машине, шредированием и кипованием. Каждая технология позволяет использовать отходы переработки в качестве вторсырья для производства санитарно-гигиенической продукции. При этом вероятность передачи информации третьим лицам сведена к нулю.

Заказчик или его представитель может присутствовать при утилизации лично или наблюдать за происходящим по видеосвязи в режиме реального времени. Процедура уничтожения документов осуществляется с соблюдением конфиденциальности, а по факту физической ликвидации архива составляется соответствующий акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.

Инструкция по заполнению акта об уничтожении

Акт составляется в соответствии с утвержденной формой. Документ условно можно разделить на две части:

• в первой приводится перечень подлежащих уничтожению бумаг
• во второй описывается порядок и способ уничтожения

При составлении акта следует придерживаться определенных правил:

• В графе «Наименование организации» должно быть указано полное или краткое наименование в соответствии с уставом организации.
• Дата регистрации акта должна соответствовать дате его утверждения, документу присваивают внутренний порядковый номер.
• Документ утверждается руководителем организации (как правило, гендиректором) — именно он принимает решение об уничтожении и несет за это ответственность.
• В основной части акта дают ссылку на приказ или иное распоряжение, ставшее основанием для проведения процедуры.
• Далее указывают состав комиссии с указанием ФИО и должности каждого члена.
• В виде таблицы составляется перечень подлежащих утилизации документов. Если уничтожаемые бумаги были внесены в описи, то в акте указывают их номер.
• Во второй части акта обязательно указывают способ уничтожения. Если операцию выполняет подрядная организация, в акте указывается общий вес принятого на уничтожение архива, а также данные договора, на основании которого оказывается услуга.
• Внизу документа должны поставить свои подписи все члены комиссии

Компания «Корона» работает по договору, а по факту выполнения заказа выдает акт об уничтожении документов, в котором подробно прописываются ключевые обстоятельства: факт уничтожения, способ утилизации и использованное оборудование, уровень секретности и объем документации.

Если общий вес подлежащих уничтожению бумаг превысит 500 кг, то услуга оказывается бесплатно, а заказчик получает денежное вознаграждение за предоставленное вторсырье. Нужно уничтожить большой архив? Выполним эту работу предельно ответственно и предоставим все необходимые документы!

*обращаем Ваше внимание, что указаны максимальные цены на прием вторсырья. Цена может меняться в зависимости от его вида, типа упаковки, объема и способа вывоза.

Также мы уведомляем Вас: при сдаче вторсырья объемом менее 100кг, въезд на территорию платный — 100₽

Образец приказа о формировании комиссии по уничтожению документов 2023 года. Бланк для скачивания

Для организации уничтожения документов организации, утративших свою актуальность, создается специальная комиссия. Назначается она приказом руководителя о формировании комиссии по уничтожению документов.

Файлы в .DOC:Бланк приказа о формировании комиссии по уничтожению документовОбразец приказа о формировании комиссии по уничтожению документов

О хранении документов

Фонды (предприятия), комплектующие муниципальные и государственные архивы, обязаны организовать учет и хранение документов и их передачу в архив на ответственное хранение по истечении определенного срока.

Однако несмотря на то, что коммерческим организациям такая обязанность не вменена, существует целый ряд нормативных актов, предусматривающих обязанность частных организаций хранить и предоставлять по первому требованию отдельные документы (как правило, учредительные, правоустанавливающие, финансовые). Так, например:

• Федеральный закон от 08 февраля 1998 года № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (статья 50) устанавливает, что ООО обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания участников общества, совета директоров (наблюдательного совета) общества и исполнительных органов общества;
• Федеральный закон от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (статья 89) также устанавливает, что АО (ПАО) обязано хранить документы, предусмотренные настоящим Федеральным законом, уставом общества, внутренними документами общества, решениями общего собрания акционеров, совета директоров (наблюдательного совета) общества, органов управления общества, а также документы, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации.

За утрату, утерю или неправомерное уничтожение таких документов могут полагаться штрафы.

Ценность документов

Не все образующиеся в процессе деятельности организации документы должны храниться постоянно. Некоторые документы с течением времени утрачивают свою актуальность и могут быть уничтожены.

Главным критерием отбора документа к уничтожению является утрата им ценности.

Все документы условно могут быть разделены на три группы в зависимости от ценности:

1. документы постоянного хранения. Это документы, имеющие непреходящее социальное, историческое, экономическое значение. К ним относятся учредительные документы организации, реестры акционеров, описи дел, годовые бухгалтерские отчеты и т.п.;
2. документы длительного (свыше 10 лет) хранения. Это документы по личному составу (награждение), документы по несчастным случаям на производстве и т.п. — то есть то, что может иметь значение в течение человеческой жизни;
3. документы временного хранения. Это документы, имеющие ценность «здесь и сейчас», то есть в период оперативного делопроизводства в течение делопроизводственного года и, как правило, до 5 лет. К ним относятся приказы по дисциплине, общая переписка, внутренние служебные документы и т.п.

• Поскольку документы, образующиеся в делопроизводстве различных организаций, достаточно схожи, с целью облегчения их учета и определения ценности разработан специальный Перечень типовых управленческих документов (утвержден Росархивом в 2019 году), в котором указаны сроки хранения большинства документов.
• Также на уровне ведомств и отраслей могут быть утверждены свои Перечни, в которых указаны сроки хранения более специфичных для отрасли документов.
• На основании Перечня и описи дел, ведущихся в организации, лицом, ответственным за делопроизводство, при участии экспертной комиссии предприятия формируется сводная номенклатура дел организации.

Экспертная комиссия

Согласно Правилам работы архивов организации, утвержденным приказом Минкультуры №526 от 15 марта 2015 года, в начале каждого делопроизводственного года организация обязана провести экспертизу ценности документов.

Проведением экспертизы ценности документов занимается постоянно действующая экспертная комиссия, которая назначается приказом руководителя. О том, как составить этот приказ, мы рассказали в материале по ссылке. Во время своего заседания экспертная комиссия:

• просматривает документы с истекшим сроком хранения и определяет необходимость его продления (или отсутствие необходимости);
• определяет срок хранения для новых документов в случае, если они отсутствуют в Перечне, и ответственный за делопроизводство затрудняется самостоятельно определить их ценность;
• согласовывает описи дел и утверждает список дел, выделенных к уничтожению.

Все эти вопросы отражаются в протоколе заседания экспертной комиссии.

Комиссией по уничтожению документов, таким образом, может называться как сама экспертная комиссия, так и специально созданная, отдельная комиссия, которая на предприятии занимается только уничтожением документов.

Задачи комиссии по уничтожению документов

Основными задачами комиссии по уничтожению документов, как правило, являются:

• согласование и представление на утверждение руководителю списка документов, подлежащих уничтожению (акта о выделении документов к уничтожению);
• организация уничтожения (выбор места, времени, способа уничтожения, заключение договора с организацией, оказывающей такие услуги);
• проведение уничтожения в случае, если оно проводится силами самой организации.

При этом комиссия обязана убедиться в том, что:

• будут уничтожены не только оригиналы, но и копии и дубликаты документа, включая электронные;
• уничтожение будет проводиться с соблюдением коммерческой и другой тайны. Например, недопустимо уничтожение бухгалтерских документов выбрасыванием в общий мусорный контейнер и т.п.;
• не будут уничтожены документы, необходимые для длящегося или предстоящего судебного разбирательства.

Сам факт уничтожения оформляется актом об уничтожении документов с истекшим сроком хранения. Как правило, составляют акт члены комиссии по уничтожению.

Как создать комиссию

В комиссию могут быть включены любые работники на усмотрение руководителя. Как правило, в обязательном порядке в члены комиссии включаются заведующий делопроизводством или начальник отдела кадров, или юрист, но могут быть привлечены и другие сотрудники.

Председателем комиссии является либо сам руководитель организации, либо кто-то из лиц высшего руководства (например, директор по административной работе или начальник управления документационного обеспечения).

Сама комиссия может быть как постоянно действующей, так и временной, создаваемой для уничтожения конкретных документов. Работу комиссия осуществляет в соответствии с Инструкцией по делопроизводству данной организации. С ней все члены комиссии должны быть ознакомлены под подпись.

Для уничтожения документов с грифом «ДСП» (для служебного пользования) составляется отдельная комиссия.

Форма приказа

Унифицированной формы приказа о создании комиссии по уничтожению документов не существует. Организация вправе свои, утвержденные на внутреннем уровне образцы распорядительных документов. На нашем сайте имеются образец и бланк приказа, которые также можно применять в работе.

Приказ оформляется на фирменном бланке (если организация его использует) или на обычном листе формата А4. В последнем случае в верхней части листа потребуется указать:

• наименование организации;
• юридический адрес;
• ИНН/КПП.

Сам документ состоит из следующих структурных элементов:

1. 1. название и заголовок;
   2. преамбула. В данной части документа указываются основания для его издания (ссылки на нормативные акты федерального, отраслевого или локального уровня, например, на Положение о делопроизводстве), а также указывается цель его издания, например, «с целью организации уничтожения документов с истекшим сроком годности»,
   3. слово «приказываю»;
   4. текст приказа, в котором перечисляется состав комиссии с указанием ФИО, должности, подразделения каждого члена комиссии, оговариваются сроки работы комиссии и ее прямые обязанности («заключить договор на уничтожение документов с ООО «Шредер» в срок до 12.04.2023 года, представить мне на утверждение акт о выделении документов к уничтожению»). Также делается ссылка на документ, которым в своей деятельности должна руководствоваться комиссия;
   5. данные об ответственных за ознакомление с приказом членов комиссии и лице, контролирующем исполнение приказа;
   6. должность, подпись, расшифровка подписи руководителя.

В свою очередь реквизиты приказа вписываются в качестве основания в акт об уничтожении документов.

Хранение

Приказ о формировании комиссии по уничтожению документов относится к приказам по основной деятельности и хранится в деле приказов постоянно.

Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 5, 2020.

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 09.06.2016 № 221

г. Ростов-на-Дону

Об утверждении
Инструкции о порядке обращения
со служебной информацией ограниченного
распространения в Правительстве Ростовской области

В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области:

1. Утвердить Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области согласно приложению.

2. Заместителям Губернатора Ростовской области (в том числе первым), членам Правительства Ростовской области, руководителям структурных подразделений аппарата Правительства Ростовской области, руководителям органов исполнительной власти Ростовской области довести настоящее распоряжение до сведения работников, обеспечить его исполнение и контроль за соблюдением.

3. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области Артемова В.В.

Губернатор

Ростовской области                               В.Ю. Голубев

Распоряжение вносит

управление документационного

обеспечения Правительства

Ростовской области

Приложение

к распоряжению
Правительства

Ростовской области

от 09.06.2016 № 221

ИНСТРУКЦИЯ

о порядке обращения со служебной информацией
ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) определяет порядок обращения с документами и другими материальными носителями информации (фото-, кино-, видео- и аудио пленки, машинные носители информации и др.) (далее – документ), содержащими служебную информацию ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области.

Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.2. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности Правительства Ростовской области, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью, а также документы иных организаций, имеющие ограничительные пометки в соответствии с федеральными законами.

Перечень служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области (далее – Перечень) приведен в приложении № 1 к настоящей Инструкции.

Перечень не ограничивает право отнесения не вошедших в него сведений к служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области, если это не противоречит требованиям действующего законодательства и не нарушает права граждан на доступ к информации.

1.3. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающие правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;

информация о состоянии окружающей среды;

информация о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

информация, накапливаемая в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;

иная информация, недопустимость ограничения доступа к которой установлена действующим законодательством.

1.4. На документах и выписках из них (в необходимых случаях и на их проектах), а также материальных носителях информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования» или «ДСП».

1.5. Уполномоченными должностными лицами, имеющими право относить информацию к разряду ограниченного распространения, являются:

лица, замещающие государственные должности Ростовской области в Правительстве Ростовской области;

руководители органов исполнительной власти Ростовской области и их заместители;

государственные гражданские служащие Ростовской области, замещающие в Правительстве Ростовской области должности категории «руководители» высшей и главной групп;

руководители структурных подразделений по защите государственной тайны Правительства Ростовской области.

1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения с учетом требований, предусмотренных пунктом 1.3 настоящей Инструкции.

Право отменить решение об отнесении документа к категории ограниченного распространения имеют должностные лица, которые приняли данное решение, либо вышестоящее должностное лицо.

1.7. Служебная информация ограниченного распространения не подлежит разглашению (распространению) без санкции должностного лица, принявшего решение о ее отнесении к разряду ограниченного распространения, либо вышестоящего должностного лица.

1.8. Руководители органов исполнительной власти Ростовской области, руководители структурных подразделений аппарата Правительства Ростовской области (далее – структурное подразделение) несут персональную ответственность за организацию делопроизводства со служебной информацией ограниченного распространения, за соблюдение требований настоящей Инструкции, качественное и своевременное исполнение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сохранность этих документов и материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, правомочность использования средств автоматизации при подготовке документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

1.9. Работники Правительства Ростовской области, отвечающие за учет (регистрацию), исполнение и хранение документов и материальных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, или ознакомившиеся с такими документами и (или) получившими их во временное пользование несут персональную ответственность за их сохранность, неразглашение информации ограниченного распространения и за соблюдение требований настоящей Инструкции.

1.10. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, ее распространение без санкции должностного лица, имеющего данные полномочия, нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, работник, имеющий доступ к этой информации, может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством ответственности.

По фактам нарушения порядка обращения с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, проводится служебная проверка в порядке, установленном Федеральным законом от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

Если действиями (бездействиями) работника, нарушившего правила обращения с информацией ограниченного распространения, причинен материальный ущерб, возмещение ущерба производится в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

1.11. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в Правительстве Ростовской области осуществляют управление документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – управление документационного обеспечения) и отдел безопасности Правительства Ростовской области (далее – отдел безопасности).

2. Обязанности должностных лиц

по защите информации ограниченного распространения

2.1. При работе со служебной информацией ограниченного распространения работники Правительства Ростовской области обязаны:

соблюдать правила обращения с документами с пометкой «ДСП», порядок их учета и хранения, исключать доступ к ним посторонних лиц;

не разглашать известную им служебную информацию ограниченного распространения, письменно информировать руководителя структурного подразделения, управление документационного обеспечения и отдел безопасности о фактах нарушения порядка обращения со служебной информацией ограниченного распространения, о попытках несанкционированного доступа к ней;

знакомиться только с теми документами «ДСП», к которым получен доступ в силу исполнения служебных обязанностей.

2.2. При работе со служебной информацией ограниченного распространения работникам Правительства Ростовской области запрещается:

разрабатывать проекты и распечатывать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, на персональных компьютерах, не аттестованных для обработки служебной информации ограниченного распространения;

использовать служебную информацию ограниченного распространения при ведении переговоров по городской телефонной сети, а также с использованием мобильных средств связи;

передавать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в общедоступной переписке;

передавать документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, по незащищенным каналам связи (телетайп, факсимильная связь, электронная почта и т.п.) в порядке, определенном Правительством Российской Федерации;

использовать служебную информацию ограниченного распространения при общении с работниками Правительства Ростовской области и иных органов исполнительной власти, не имеющими отношения к этим сведениям;

снимать копии с документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, без письменного разрешения должностного лица, принявшего решение о ее отнесении к разряду ограниченного распространения;

выполнять работы, связанные со служебной информацией ограниченного распространения, выносить документы и другие материальные носители информации, содержащие такие сведения, из здания Правительства Ростовской области без письменного разрешения должностного лица, принявшего решение о ее отнесении к разряду ограниченного распространения.

2.3. Лица, командированные в Правительство Ростовской области, допускаются к служебной информации ограниченного распространения руководителем структурного подразделения с разрешения Губернатора Ростовской области и (или) заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых) в объеме выполнения командировочного задания и с соблюдением требований настоящей Инструкции.

3. Порядок обращения с документами и другими
материальными носителями информации, содержащими
служебную информацию ограниченного распространения

3.1. Прием, учет (регистрация) документов с пометкой «Для служебного пользования», поступивших в адрес Правительства Ростовской области,  Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), а также руководителей структурных подразделений, осуществляется отделом делопроизводства управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – отдел делопроизводства).

Прием, учет (регистрацию), хранение, группирование исполненных документов с пометкой «Для служебного пользования» в дела в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области и передачу их в архив Правительства Ростовской области в каждом структурном подразделении осуществляет работник, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.

Уничтожение не утвержденных документов и (или) их черновиков (вариантов) с пометкой «Для служебного пользования» в каждом структурном подразделении также осуществляет работник, на которого возложены обязанности по ведению делопроизводства.

3.2. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с пометкой «Для служебного пользования». При этом документы на бумажных носителях учитываются по количеству листов и экземпляров, а издания (книги, брошюры, журналы) и машинные носители информации – поэкземплярно.

3.3. Документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются отдельно от несекретной документации.

Формы журналов учета входящих и исходящих документов «Для служебного пользования» приведены в приложениях № 2, № 3 к настоящей Инструкции.

3.4. При регистрации входящего документа с пометкой «Для служебного пользования» в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа основного документа проставляется отметка (штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера Правительства Ростовской области.

На первом листе каждого приложения к документу с пометкой «Для служебного пользования» в правом нижнем углу ставится штамп
«К вх. № _____» с указанием даты регистрации.

На сброшюрованных приложениях (книгах, журналах, инструкциях) входящие номера проставляются на титульном листе.

На документе, поступившем во временное пользование, регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.

Документы, поступившие во временное пользование, возвращаются в структурные подразделения или сторонние организации, их направившие, за своими регистрационными (исходящими) номерами. В этом случае на пакете (упаковке) кроме регистрационного номера документа указывается входящий номер, например: «23/01-142/ДСП (№ 871 ДСП) возврат».

3.5. Движение документов с пометкой «Для служебного пользования» с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения должно своевременно отражаться в журналах учета.

3.6. Пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам. Все части пометки печатаются через 1 межстрочный интервал, формат шрифта идентичен размеру, применяемому в основном тексте документа.

Например:

3.7. Если документ с пометкой «Для служебного пользования» имеет приложение, то ниже текста документа проставляется отметка о приложении, включающая в себя наименование прилагаемого документа (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный (учетный) номер, номер экземпляра, количество листов.

Например:

Если приложение не прикрепляется к экземпляру отправителя, то отметка о приложении дополняется отметкой «только в адрес».

Если приложениями являются издания, сброшюрованные материалы или машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного распространения, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

3.8. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с пометкой «Для служебного пользования» в левом нижнем углу указывается количество отпечатанных экземпляров, указатель рассылки, фамилия, имя, отчество исполнителя, его служебный телефон, фамилия, имя, отчество работника, отпечатавшего документ, и дата печатания. Все части данного реквизита печатаются размером шрифта № 10 – № 12, через 1 межстрочный интервал.

Например:

При печатании более 5 экземпляров документа с пометкой «Для служебного пользования» указанные реквизиты проставляются на экземпляре документа, остающемся в деле, а на всех остальных экземплярах проставляется фамилия, имя, отчество исполнителя и его рабочий телефон. В этом случае исполнитель документа на обороте последнего листа экземпляра документа, остающегося в деле, или на отдельном листе составляет указатель рассылки. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Например:

3.9. Отпечатанные и утвержденные (подписанные) документы вместе с черновиками передаются ответственному лицу структурного подразделения, осуществляющему учет и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования».

Входящие, исходящие внутренние документы структурного подразделения с пометкой «Для служебного пользования», а также дела, утвержденные номенклатурой дел Правительства Ростовской области, издания и машинные носители информации ограниченного распространения учитываются (регистрируются) и хранятся в структурном подразделении.

Документы с пометкой «Для служебного пользования» на всех этапах их прохождения передаются только под расписку в соответствующих журналах учета.

Передача документов с пометкой «Для служебного пользования» от одного работника другому осуществляется только с разрешения руководителя структурного подразделения.

3.10. Документы, передача, отправка и (или) рассылка которых предполагается в другие структурные подразделения или сторонние организации передаются в отдел делопроизводства для учета (регистрации) и отправки.

Документы для отправки адресатам передаются оформленными с учетом требований Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области и настоящей Инструкции.

Документы, оформленные с нарушением установленных требований, возвращаются исполнителю.

3.11. Работник отдела делопроизводства при приеме документов с пометкой «Для служебного пользования» на отправку и (или) рассылку обязан в присутствии работника структурного подразделения, подготовившего документ, проверить правильность оформления реквизитов документов, наличие в соответствии с указателем рассылки всех экземпляров документа и приложений к нему.

Исходящие документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

Документы с пометками о срочности доставки «Вручить немедленно» или «Срочно» подлежат направлению адресатам незамедлительно.

3.12. Документы с пометкой «Для служебного пользования» структурным подразделениям передаются через отдел делопроизводства работникам структурного подразделения под расписку, сторонним организациям пересылаются фельдъегерской связью, заказными или ценными почтовыми отправлениями.

3.13. Размножение, ознакомление, передача и отправка документов с пометкой «Для служебного пользования» производятся только с разрешения должностного лица, в чей адрес был направлен документ, должностного лица, принявшего решение об отнесении документа к разряду ограниченного распространения, подписавшего или утвердившего документ, либо вышестоящего должностного лица.

Разрешение на ознакомление с документами с пометкой «Для служебного пользования» представителям сторонних организаций при наличии официального письменного мотивированного запроса организаций, которым такое право предоставлено действующим законодательством, может быть дано должностным лицом, принявшим решение об отнесении документа к разряду ограниченного распространения, и (или) заместителями Губернатора Ростовской области (в том числе первыми) по курируемым направлениям.

Запросы и все документы обоснований и разрешений на ознакомление с документами с пометкой «Для служебного пользования» приобщаются к соответствующему делу учета указанных документов.

Документы и издания с пометкой «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с согласия их руководителей.

Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка, запрещающая их копирование.

Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Дополнительно размноженные экземпляры документа учитываются за номером этого документа, о чем проставляется отметка на размножаемом документе. Нумерация дополнительно размноженных экземпляров производится от последнего номера ранее учтенных экземпляров.

Копирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в условиях, исключающих несанкционированный доступ к копируемым документам. На обороте последнего листа оригинала проставляется отметка о количестве снятых копий, кому и за какими исходящими номерами они отправлены (переданы), должность, фамилия и подпись лица, производившего снятие копии, дата. На копиях под номером экземпляра ставится номер копии.

Например:

Отметка о количестве и адресатах размноженных экземпляров и копий документов с пометкой «Для служебного пользования» вносится в журналы учета.

3.14. Допускается изготовление и направление выписок из документов с пометкой «Для служебного пользования».

Выписка относится к служебным документам ограниченного распространения в случае, если в ней содержится информация, послужившая причиной установления пометки ограничения доступа. Должностное лицо, принявшее решение о подготовке выписки и включении в ее состав информации из служебного документа ограниченного распространения, несет персональную ответственность за обоснованность принятого решения. На оборотной стороне последнего листа документа с пометкой «Для служебного пользования» проставляется пометка «Выписка» и указывается перечень включенных в выписку страниц, разделов, пунктов и т.д. исходного документа, о количестве изготовленных выписок и где они учтены, заверяемые работником, осуществляющим регистрацию документа, с проставлением даты.

3.15. Документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования», съемные машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного распространения, должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых шкафах (сейфах, хранилищах).

Выданные для работы документы и дела с пометкой «Для служебного пользования» находятся у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

По окончании рабочего дня все документы с пометкой «Для служебного пользования» убираются в шкафы (сейфы), а сами шкафы (сейфы) и входные двери от этих помещений закрываются на замок.

3.16. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области.

Номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).

3.17. Допускается помещать в дело «Документы с пометкой «Для служебного пользования» отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию документов данного дела.

3.18. Сброшюрованные материалы, издания, информационные материалы, планшеты и прочие материалы с пометкой «Для служебного пользования», которые невозможно подшить в дела, хранятся отдельно. Одновременно заводится карточка учета выдачи (приложение № 4 к Инструкции), которая помещается в бумажный карман (конверт), приклеенный к внутренней стороне обложки, или хранится в специальном ящике-картотеке. Все карточки хранятся до уничтожения дела, брошюры, издания.

3.19. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» с целью отбора их на государственное хранение, установления сроков хранения, возможного снятия с них пометки «Для служебного пользования», рассмотрение и утверждение ее результатов производятся в соответствии с требованиями и порядком, установленными Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ростовской области и настоящей Инструкцией.

3.20. Уничтожение документов и дел с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту путем сжигания или измельчения на бумагорезательных машинах.

После уничтожения материалов с пометкой «Для служебного пользования» в учетных формах проставляется отметка: «Уничтожено. Акт №____ от __________ (дата)».

Акты об уничтожении дел хранятся постоянно, а акты об уничтожении документов – 10 лет.

3.21. При смене в структурном подразделении работника, отвечающего за учет и хранение документов, дел и изданий, съемных машинных носителей информации с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-передачи этих документов, носителей информации, который утверждается руководителем структурного подразделения.

3.22. В случае ликвидации органа исполнительной власти Ростовской области решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

3.23. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой соответствующим руководителем. В состав такой комиссии обязательно включается работник структурного подразделения, ответственный за учет и хранение этих документов.

В случае утраты документов, дел или изданий, съемных машинных носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, руководитель структурного подразделения информирует об этом заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области и проводит служебное расследование, о результатах которого докладывает заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.

В случае утраты документов, дел и изданий, съемных машинных носителей информации с пометкой «Для служебного пользования» комиссией, созданной в соответствии с данным пунктом, составляется акт, на основании которого делаются отметки в регистрационно-учетных журналах.

4. Порядок снятия пометки «Для служебного пользования»

с носителей информации ограниченного распространения

4.1. Снятие пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения осуществляется:

по решению должностного лица, принявшего решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, подписавшего или утвердившего документ, либо вышестоящего должностного лица;

по решению экспертной комиссии по оценке важности документов Правительства Ростовской области, оформленному в виде акта о проведении экспертизы ценности документов.

4.2. Снятие с документов ограниченного распространения пометки «Для служебного пользования» осуществляется путем зачеркивания на подлиннике документа указанной пометки с указанием даты и номера акта о снятии пометки и должности лица, снявшего пометку.

4.3. О снятии пометки «Для служебного пользования» с носителей информации ограниченного распространения в регистрационно-учетных журналах делаются соответствующие записи, о чем уведомляются все адресаты, которым эти документы направлялись.

5. Требования, предъявляемые к автоматизированной

обработке служебной информации ограниченного распространения

5.1. Автоматизированная обработка служебной информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области допускается только на объектах информатизации, аттестованных по требованиям безопасности информации.

5.2. Все работы, связанные с автоматизированной обработкой служебной информации ограниченного распространения, производятся с использованием учтенных машинных носителей информации.

К машинным носителям информации относятся:

несъемные жесткие магнитные диски;

съемные жесткие магнитные диски;

гибкие магнитные диски;

оптические и магнитооптические диски;

флэш-накопители.

5.3. Учетные реквизиты (учетный номер, пометка «ДСП», номер экземпляра, дата регистрации, а также другие возможные реквизиты, идентифицирующие этот носитель), проставляются на машинных носителях информации в удобном для просмотра месте любым доступным способом.

5.4. Учет машинных носителей информации ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области осуществляет отдел защиты информации министерства информационных технологий и связи Ростовской области.

5.5. Машинные носители информации ограниченного распространения, непригодные для дальнейшего использования, уничтожаются комиссионно по акту путем их физического разрушения (разрушение рабочей поверхности носителя любым возможным способом) с отражением факта уничтожения в журнале учета машинных носителей информации (приложение № 5 к Инструкции). Перед уничтожением с машинных носителей информации ограниченного распространения должна быть стерта (уничтожена) информация, если это позволяют физические принципы работы носителя.

6. Требования к служебным помещениям,

в которых ведется работа и хранятся документы

и другие материальные носители, содержащие
служебную информацию ограниченного распространения

6.1. Содержание помещений, в которых ведется работа и хранятся документы, содержащие информацию ограниченного распространения, должно исключать возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гарантировать сохранность документов.

6.2. Входные двери служебных помещений оборудуются замками, гарантирующими надежное их закрытие в нерабочее время.

6.3. Для хранения документов с пометкой «ДСП» помещения снабжаются необходимым количеством сейфов, металлических и иных запирающихся шкафов.

Начальник управления

документационного обеспечения

Правительства Ростовской области                          Т.А. Родионченко

Приложение № 1

к Инструкции

о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Ростовской области

ПЕРЕЧЕНЬ

служебной информации ограниченного

распространения в Правительстве Ростовской области

Приложение № 2

к Инструкции

о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Ростовской области

ЖУРНАЛ

учета входящих документов

1 страница

2 страница

Приложение № 3

к Инструкции

о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Ростовской области

ЖУРНАЛ

учета исходящих документов

1 страница

2 страница

Приложение № 4

к Инструкции

о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Ростовской области

КАРТОЧКА

учета выдачи носителей
информации ограниченного распространения

_____________________________________________________________________

(вид носителя сведений, его краткое содержание, реквизиты – регистрационный номер

_____________________________________________________________________

и дата, наличие пометки «ДСП», номер экземпляра (тома), количество листов, метров и т.д.)

Приложение № 5

к Инструкции

о порядке обращения

со служебной информацией

ограниченного распространения

в Правительстве Ростовской области

ЖУРНАЛ

учета машинных носителей информации

1 страница

2 страница