Инструкция по списанию литературы в библиотеке

Списание библиотечных фондов осуществляется по следующим причинам:

— непригодность для дальнейшего использования, физический износ (изношенными считаются документы, которые в процессе многократного использования читателями пришли в состояние, усложняющее или делающее невозможным их дальнейшее использование, и которые не подлежат по своему состоянию ремонту или реставрации)

— устарелость по содержанию (такими считаются документы, утратившие свою информативность и актуальность), (художественная литература никогда не списывается как устаревшая по содержанию)

— повреждение в результате аварии, стихийного бедствия

— утрата пользователями (утраченными считаются документы, утерянные или не возвращенные читателями)

— выявление в результате инвентаризации как недостача (пропавшими по неизвестным причинам считаются документы, не выявленные на месте в условиях открытого доступа читателей в фонд, при экспонировании на выставках, а также в результате переучета библиотечного фонда)

Понятие «ветхость».

Под это понятие подбирают документы, исключаемые по таким причинам:

1. Естественное старение полиграфических материалов;

2. Физическая изношенность изданий в результате использования читателями (книговыдачи),

3. Преднамеренная порча изданий читателями, (в тех случаях, когда конкретный виновник не может быть установлен).

Устаревшими по содержанию считаются документы, утратившие свою актуальность, научную и практическую ценность, что определяется путем ознакомления с их содержанием. К таким документам относятся:

• научная, научно-популярная, производственная, учебная, методическая и справочная техническая литература, устаревшая в научном и производственном отношении и непригодная для научного и практического использования;

• общественно-политическая литература, издания по экономике народного хозяйства и другие материалы, утратившие актуальность, научную и историческую ценность;

• популярные издания по естественным наукам, медицине, и другим наукам, если имеются документы, характеризующие тему или проблему с современных научных позиций;

• справочники и материалы для поступающих в высшие и средние специальные учебные заведения РФ – после выхода новых изданий;

• учебники и учебные пособия – после выхода новых аналогичных учебников и пособий;

• документы, изданные в помощь общественно-государственной подготовке, – после выхода новых, дополненных и переработанных изданий;

• научно-популярные документы, очерковая и справочная литература по историко-партийной тематике, а также по вопросам внешней политики и международного положения, утратившие актуальность, научную и историческую ценность и непригодные для практического использования;

• правовые акты и массовая юридическая литература – после принятия новых законодательных актов;

• справочные документы, утратившие актуальность и практическую ценность, не пользующиеся читательским спросом;

• другие документы, признанные комиссией утратившими актуальность, научную и историческую ценность, и непригодные для практического использования.

Отдельные категории изданий теряют актуальность настолько медленно, что исключать их из фонда даже при значительном уменьшении спроса нецелесообразно вплоть до естественного физического обветшания. К числу подобных изданий относятся, в частности, следующие:

 Большие и малые универсальные энциклопедии.

 Энциклопедические словари.

 Отраслевые энциклопедии.

 Языковые словари (кроме, орфографических словарей)

 Литература о выдающихся политических и государственных деятелях, деятелях науки и культуры, военачальниках, спортсменах и т.д.

 Издания по искусству и искусствоведению.

 Картографические атласы (кроме, учебных).  Литература по родному краю.

 Местные издания.

 Литература по библиотековедению.

 Кулинарные книги.

Требования к Актам о списании исключенной из библиотеки литературы:

 Требования к распределению изданий по отраслям знаний (акты на периодические издания; акты о списании исключенной из библиотеки литературы)

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Списание книг в библиотеке

Списание книг в библиотеке

Подборка наиболее важных документов по запросу Списание книг в библиотеке (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

Используйте учебники и учебные пособия, пока они физически не износились или не устарели «морально». Исключайте учебные издания из библиотечного фонда, как и другие документы, по четырем причинам: утрата, ветхость, дефектность и устарелость по содержанию (п. 5.1 Порядка, утв. приказом Минкультуры от 08.10.2012 № 1077).

Поручите библиотекарю ежегодно проверять специализированный библиотечный фонд. В школе учебники должны быть из действующего федерального перечня (ФПУ), а учебные пособия – от организаций, которые есть в приказе Минобрнауки от 09.06.2016 № 699.

Учебники из ФПУ, утвержденного приказом Минпросвещения от 20.05.2020 № 254, можно использовать, пока действуют экспертные заключения на них (ч. 3 ст. 4 Федерального закона от 02.12.2019 № 403-ФЗ). Минпросвещения установило, что срок действия экспертного заключения, на основании которого включили учебник в ФПУ, составляет 5 лет (п. 36 Порядка, утв. приказом Минпросвещения от 18.12.2019 № 695).  Чтобы узнать, когда приняли заключение, обратитесь в издательство или в Научно-методический совет по учебникам Минпросвещения.

Стоит обратить внимание на то, что учебники из предыдущего ФПУ, который утвержден приказом Минпросвещения России от 28.12.2018 N 345, используйте до 25.09.2025.

Их включили в новый перечень на срок 5 лет со дня, как начнет действовать приказ Минпросвещения от 20.05.2020 № 254.

Начало действия приказа – 25.09.2020.

Исключите из библиотечного фонда излишне дублетные документы, экземпляры, которые заменили более полными по содержанию или лучшими по оформлению и физическому состоянию изданиями. Списывайте электронные документы, если они не соответствуют техническому и программному обеспечению библиотеки.

Если учебники или пособия настолько износились, что ими невозможно пользоваться, то спишите их как ветхие. Это понятие оценочно, поэтому образовательная организация вправе самостоятельно определить, считает она издание ветхим или нет.

Учебное издание может иметь физические дефекты, которые были изначально или появились в процессе использования. Если такие дефекты не позволяют нормально использовать издание, то спишите его как дефектное. Например, в книгах могут отсутствовать фрагменты текста или плохо пропечатан текст. Дефекты могут иметь и другие носители – некачественные изображения документов на микроформах, дефекты и механические повреждения дисков и пленочных носителей: скручивание, высыхание, разрывы, обломы и т. п.

Учебные издания могут исчезнуть из фонда библиотеки по разным причинам: потеряли или не вернули читатели, испортились в результате чрезвычайной ситуации, работники не могут найти издание в фонде. Электронные документы могут пропасть в результате вирусной или хакерской атаки.

Школа вправе самостоятельно установить причины и факторы, в результате которых будет списывать издания как утраченные. Например, утраченными в процессе хранения можно считать документы, если они отсутствуют на месте по неустановленной причине в течение трех лет после выявления их отсутствия или после двух плановых проверок фонда.

Утраченными в процессе использования можно признать документы, если их не вернули в фонд в течение трех лет и если нет возможности получить возмещение или найти издание. Такие правила зафиксируйте в локальном акте, например в положении о библиотеке.

Чтобы понять, какие издания надо списать, поручите библиотекарю ежегодно проводить проверку специализированного библиотечного фонда. Основной фонд можно так часто не проверять, его инвентаризацию проводите один раз в пять лет. Зафиксируйте такое правило в учетной политике организации.

Во время проверки надо установить не только наличие или отсутствие учебного издания, но и соответствие его федеральным требованиям, образовательной программе школы и физическое состояние документа.

Если по результатам проверки заведующий библиотекой выявит, что какие-то учебные издания надо списать, то создайте комиссию по списанию объектов библиотечного фонда. Ее может создать заведующий библиотекой или директор школы – это зависит от полномочий, которыми наделили заведующего. Кроме того, право списывать учебные издания можно возложить на комиссию по поступлению и выбытию активов, тогда не надо создавать отдельную комиссию.

В комиссию по списанию объектов библиотечного фонда может входить заместитель директора школы, библиотекарь, бухгалтер. Можно включить руководителей методических объединений или отдельных преподавателей. Утвердите состав комиссии приказом.

Комиссия решает, надо ли списывать учебные издания, которые отобрали после проверки, и составляет акт в двух экземплярах по форме ОКУД 0504144. К актам прикладывает список с информацией о списываемых изданиях: регистрационный номер и шифр хранения документа, краткое библиографическое описание, цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета, коэффициент переоценки, цену после переоценки и общую стоимость исключаемых документов.

Когда комиссия исключает печатные документы временного хранения, то может вместо списка приложить книжные формуляры. Если списывает учебники, то прикладывает перечень, который включает регистрационные номера, вид исключаемых изданий и их количество (п. 5.3 Порядка, утв. приказом Минкультуры от 08.10.2012 № 1077).

К актам о списании по причине утраты комиссия прилагает еще документы, которые подтверждают утрату изданий: например, пояснительную записку, протокол сотрудников МВД, платежку из банка с возмещенной суммой утраченного издания.

Оба экземпляра акта о списании подписывают все члены комиссии и утверждает директор школы (п. 5.6 Порядка, утв. приказом Минкультуры от 08.10.2012 № 1077). На основании этого акта бухгалтерия списывает учебные издания с баланса школы.

Первый экземпляр акта о списании со списком и документом, подтверждающим выбытие, хранит бухгалтерия, а второй экземпляр остается у заведующего библиотекой или библиотекаря (п. 5.8 Порядка, утв. приказом Минкультуры от 08.10.2012 № 1077).

Списанные учебные издания можно отдать в пункт переработки сырья или утилизировать. Чтобы сдать списанные издания в пункт переработки в качестве макулатуры, заключите договор с компанией, которая принимает макулатуру. Закупку по Закону № 44-ФЗ проводить не надо, так как школа не будет тратить своих денег, а, наоборот, получит средства по договору.

Чтобы утилизировать ненужные книги, отдайте их компании, которая вывозит твердые бытовые отходы школы. Если необходимо, заключите отдельный договор по правилам Закона № 44-ФЗ с компанией, которая перерабатывает бумажные отходы.

Домашенко Е.М.

Нормативная база

Списание документов из библиотечного фонда регулируют Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, утвержденный приказом Минкультуры России от 08.10.2012 № 1077 (далее — Порядок учета), и Руководство Российской библиотечной ассоциации «Порядок учета документов, входящих в состав библиотечного фонда, с комментариями и приложениями»

Положения этих документов распространяются на все виды изданий, входящих в состав библиотечного фонда, — постоянного, длительного, временного хранения. Исключение составляют рукописные и архивные документы, учет которых регламентируют специальные правила.

Порядок учета и Руководство РБА позволяют библиотекам передавать и даже продавать списанные документы юридическим и физическим лицам. Что для этого нужно сделать?

Библиотеки имеют право изымать и реализовывать документы из своих фондов в соответствии с Порядком исключения документов, согласованным с учредителями библиотек на основании действующих нормативных правовых актов (п. 11 ст. 13 Федерального закона от 29.12.1994 № 78-ФЗ «О библиотечном деле»). Таким образом, чтобы использовать все возможности Порядка учета и Руководства РБА, на их основе каждой библиотеке следует принять собственный внутренний нормативный документ по порядку учета и согласовать его со своим учредителем. Иначе библиотека должна будет руководствоваться порядком, установленным в Федеральном законе от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». Закон предусматривает сложную и длительную процедуру передачи имущества между разными бюджетными уровнями, например с федерального на муниципальный.

Если библиотека имеет статус бюджетного или автономного учреждения, следует предусмотреть порядок отнесения библиотечного фонда к особо ценному движимому имуществу или иному движимому имуществу и особый порядок списания особо ценного движимого имущества.

5 причин для списания

Документы исключают из библиотечных фондов по пяти причинам.

1 Непрофильность.

Примите к сведению

По непрофильности из фондов исключают:

• документы, не комплектуемые библиотекой;
• дублетные экземпляры, замененные более полными по содержанию, лучшими по оформлению, физическому состоянию изданиями;
• документы с истекшим сроком хранения;
• электронные документы, не соответствующие техническому и программному обеспечению библиотеки.

Чтобы установить непрофильность документов, их сверяют с профилем комплектования фондов библиотеки.

Профиль комплектования — документ, определяющий основные направления и особенности комплектования, тематику, виды и экземплярность документов, включаемых в состав библиотечного фонда. Профиль комплектования утверждает директор библиотеки, после чего его согласовывают с учредителем.

Чтобы упорядочить списание документов из библиотечного фонда по непрофильности, рекомендуем библиотекам разработать свои критерии отнесения документов к непрофильным и оформить их в виде отдельного приложения к профилю комплектования.

2 Ветхость.

Ветхость — это физический износ документов из-за естественного старения материалов, непригодности для использования и невозможности или нерациональности реставрации.

3 Дефектность.

Под дефектностью понимается утрата фрагментов текста, полиграфические дефекты, некачественное фотографическое изображение документов на микроформах, дефекты и механические повреждения дисков и пленочных носителей: скручивание, высыхание, разрывы, обломы и т. п.

4 Устарелость.

По причине устарелости по содержанию из фондов исключают документы, которые потеряли актуальность. Читатели не запрашивают такие издания, а у библиотеки нет потребности в их дальнейшем перераспределении и реализации.

Обратите внимание

По причинам устарелости по содержанию, ветхости и дефектности запрещено исключать единственные экземпляры документов постоянного хранения.

5 Утрата.

Исключить документы, отнесенные к книжным памятникам, можно только по причине утраты при условии отражения информации об этом в Реестре книжных памятников.

Документы из библиотечного фонда могут быть утрачены по разным причинам: кража, хищение, происшествия техногенного характера, стихийное бедствие, а также утеря в процессе хранения и использования.

Какие документы считаются утраченными в процессе хранения и использования? Предположим, в библиотеке обнаружили, что по неустановленной причине документа нет на месте. Спустя определенный промежуток времени, который устанавливает библиотека, документ не нашелся. Тогда его считают утраченным в процессе хранения и использования и списывают. Когда период не установлен, документы исключают из фонда после двух плановых проверок, если все пути розыска исчерпаны.

 Об этом подробнее см.: Справочник руководителя учреждения культуры. 2016. № 9.

Если издание потерял пользователь, он должен предоставить замену и возместить ущерб.

Как списать издание

Решение о списании издания принимает постоянно действующая комиссия по исключению документов из библиотечного фонда (далее — комиссия). Комиссия создается приказом директора библиотеки. Чтобы списать издание, в отделах-фондодержателях и/или подразделениях, обслуживающих читателей, формируют списки документов для списания, которые подают на рассмотрение комиссии.

Решение комиссии оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда (далее — акт о списании), составленным по форме (код по ОКУД 0504144), утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (зарегистрирован Минюстом России 02.06.2015, № 37519, введен в действие с 19.06.2015, приложение 1). Акт утверждает директор библиотеки или уполномоченное лицо. В каждом акте о списании указывают одну причину, ставшую основанием для списания объектов библиотечного фонда. Также уточняют, каким образом будет исполнено решение о списании:

• передача в обменный фонд для дальнейшего перераспределения;
• безвозмездная передача другому учреждению;
• продажа юридическому или физическому лицу;
• утилизация.

К акту о списании прилагается список документов, исключаемых из библиотечного фонда (далее — список). Список включает:

• регистрационный номер и шифр хранения документа;
• краткое библиографическое описание;
• цену документа, зафиксированную в регистре индивидуального учета документов на момент поступления в библиотечный фонд;
• коэффициент переоценки;
• цену после переоценки;
• общую стоимость исключаемых документов.

Если списывают печатные документы временного хранения, список можно заменить книжными формулярами. Для документов, обработанных групповым (упрощенным) способом, вместо списка дается перечень регистрационных номеров, вид исключаемых изданий, их количество.

Списки документов к актам на исключение формируются по причинам выбытия независимо от года издания.

Чтобы отразить цену документа с учетом коэффициентов переоценки библиотечного фонда, используйте сводную справочную таблицу коэффициентов (приложение 2). Заранее определите коэффициенты переоценки для периодов, в которых указаны максимальные и минимальные значения.

В конце списка к акту о списании для бухгалтерии комплектатор составляет справочную таблицу. В ней на основе данных о первоначальной стоимости документов указывается, сколько документов определенного года издания и на какую сумму списывается. То есть бухгалтерия переоценивает не каждый документ в отдельности. Общая сумма первоначальной стоимости документов за определенный год умножается на коэффициенты переоценки, которые были произведены за время нахождения документов этого года издания в библиотеке.

К акту о списании по причине утраты нужно приложить документы, подтверждающие утрату:

• пояснительную записку;
• в случае кражи или хищения — протокол, акт, заключение уполномоченных органов;
• при возмещении ущерба — финансовый документ о возмещении ущерба.

К акту о списании документов из библиотечных фондов как объектов особо ценного движимого имущества составляется технико-экономическое обоснование непригодности к дальнейшему использованию изданий в фондах библиотеки. Оба эти документа утверждают комиссия по списанию имущества и директор библиотеки. Затем документы предоставляются учредителю.

Что делать со списанными изданиями

После утверждения акта о списании исключенные документы можно реализовать, передать в фонды других библиотек или организаций, утилизировать либо передать в пункт вторичного сырья.

1. Если из фонда исключены непрофильные документы в удовлетворительном физическом состоянии и не утратившие актуальности, их передают в обменный фонд. Из обменного фонда их отдают бесплатно или продают физическим и юридическим лицам.

Безвозмездно документы из обменного фонда передаются некоммерческим организациям на основании их письменных запросов. Это позволяет докомплектовать библиотечные фонды.

Продать исключенные документы из обменного фонда можно по запросам юридических и физических лиц. Для этого документы нужно оценить. Это делает комиссия по оценке изданий, поступающих в фонды библиотеки и выбывающих из библиотеки. Эта комиссия также создается приказом директора. Оценка производится сравнительным методом на основе рыночных цен с учетом физического состояния изданий и НДС 10%. Акт оценки утверждает директор библиотеки или уполномоченное лицо.

Юридическим лицам документы продаются на основании договора, как правило, по безналичному расчету.

Физическим лицам продают издания, отобранные из обменного фонда, с оплатой заказа наличными средствами через контрольно-кассовый аппарат или с использованием иных платежных систем. Помимо кассового чека, оформляется товарный чек, где отражается перечень оплаченных изданий, их цены, сумма оплаты, дата продажи, должность, Ф. И. О., подпись сотрудника (материально ответственного лица), осуществившего продажу.

2.  Если документы исключены из основных, подсобных, обменных фондов и находятся в неудовлетворительном физическом состоянии либо утратили актуальность, библиотека направляет их в пункты вторичного сырья либо утилизирует.

Как это оформить

Исключение документов из библиотечного фонда отражают в регистрах индивидуального и суммарного учета библиотечных фондов.

На всех исключаемых из фондов документах специальным штемпелем погашаются штампы библиотеки и проставляется номер и дата утверждения акта о списании.

На документах, подлежащих продаже, проставляют штамп «Разрешено к продаже» с реквизитами названия библиотеки, номера и даты акта о списании.

Первичными учетными документами, подтверждающими факт выбытия документов из библиотечного фонда, являются:

• при безвозмездной передаче в другие организации — акт приема-передачи к договору о безвозмездной передаче или акт безвозмездной передачи, подписанный обеими сторонами;
• при передаче документов в пункт вторсырья — товарная накладная или акт сдачи-приемки к договору с организацией по переработке вторсырья.

Данные о стоимости списанных документов отражаются на счетах бухгалтерского учета.

Приложение 1

Приложение 2

Источник: https://e.rukulturi.ru/503377