Инструкция по спасению секретных документов при пожаре

      СОГЛАСОВАНО                                    УТВЕРЖДАЮ
____________________ _____________             ____________________________
(название уполномоченного органа)               (должность руководителя)
____________________ _______________           ____________________________
(наименование и реквизиты документа,            (наименование работодателя)
   которым согласована Инструкция)             ______________ /____________
    «__»______ 20__ г. N __                        «___»__________ 20__ г.

Инструкция
по работе с документами и сведениями,
составляющими государственную тайну, на случай пожара и ЧС

Настоящая инструкция определяет порядок подготовки и действий на случай чрезвычайных ситуаций в __________ «_____________» (далее — Инструкция, ЧС, Организация) в целях предупреждения утраты документов или разглашения сведений, составляющих государственную тайну.
Инструкция подготовлена в соответствии с Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 «О государственной тайне», Федеральным законом от 21.12.1994 N 68-ФЗ «О защите населения и территорий от чрезвычайных ситуаций природного и техногенного характера» и Федеральным законом от 21.12.1994 N 69-ФЗ «О пожарной безопасности», другими правовыми и нормативными актами.

1. Чрезвычайные ситуации

1.1. Чрезвычайными ситуациями в деятельности ____________________ __________ (название подразделения по работе с секретной информацией (гостайной)) (далее — секретная часть) являются такие обстоятельства, при которых невозможно выполнение в полном объеме возложенных на секретную часть задач в соответствии с требованиями нормативных документов, создается угроза жизни и здоровью персонала, сохранности секретных документов.
1.2. К основным причинам возникновения чрезвычайных ситуаций в секретной части могут относиться:
1.2.1. Объявление в государстве (регионе, республике, крае, области, городе, районе) режима чрезвычайного положения.
1.2.2. Пожар или бедствия природного и техногенного характера.
1.2.3. Аварии систем жизнеобеспечения здания Организации.
1.2.4. Проникновение в секретную часть посторонних лиц или другие противоправные действия, повлекшие кражу или порчу документов.
1.2.5. Отказ от обслуживания секретной части подразделением охранной организации, органами МВД, подразделениями МЧС или другой вневедомственной охраной.
1.2.6. Забастовка или иные действия, связанные с отказом от выполнения служебных обязанностей работников секретной части.
1.2.7. Другие экстраординарные обстоятельства, вынуждающие руководство Организации принять решение о приостановке деятельности секретной части.

2. Обязанности секретной части в области защиты персонала
и документов от чрезвычайных ситуаций

2.1. Секретная часть ежегодно до __ декабря разрабатывает и корректирует планы мероприятий на предстоящий год на случаи ЧС, предусматривающие осуществление необходимых мер силами работников секретной части в области защиты персонала, посетителей и архивных объектов от чрезвычайных ситуаций.
2.2. Планы мероприятий предусматривают конкретные как превентивные действия, так и меры по ликвидации последствий ЧС, а также определяют ответственных должностных лиц, необходимые силы и средства.
2.3. Руководитель секретной части в срок до __ декабря доводит до работников секретной части и структурных подразделений Организации, задействованных в реализации планов, их содержание и добивается выполнения ими соответствующих мероприятий.
2.4. По заявке руководителя секретной части Организация обеспечивает создание, подготовку и поддержание в готовности сил и средств по предупреждению и ликвидации ЧС.
2.5. Секретная часть ежегодно проводит учения своих работников и структурных подразделений Организации, задействованных в реализации планов, по вопросам действий в ЧС.
2.6. Секретная часть добивается поддержания в постоянной готовности технических средств оповещения о ЧС.

3. Действия сотрудников секретной части и структурных
подразделений организации,
задействованных в реализации планов по предупреждению ЧС

3.1. Плановые мероприятия по защите секретных документов при ЧС осуществляются с учетом их секретности и потенциальной долговечности.
3.2. Независимо от характера возможной чрезвычайной ситуации в планах мероприятий заблаговременно предусматриваются следующие превентивные меры:
— усиление технической устойчивости секретных объектов, реализация требований пожарной безопасности и охранного режима, поддержание в нормативном состоянии систем жизнеобеспечения здания Организации;
— определение состава и объема документов в зависимости от их секретности, маркировка дел и их размещение в местах, наиболее удобных для эвакуации;
— подготовка расчетов материальных и людских ресурсов, необходимых для выполнения мероприятий по защите документов;
— определение в соответствии с нормативами видов и количества медикаментов, необходимых для аптечки первой медицинской помощи;
— определение объема и видов тары (количество мешков, контейнеров, вес и т.п.), необходимых для упаковки документов, подлежащих перемещению в целях спасения при ЧС;
— определение видов и количества оборудования, упаковочного материала, необходимых для выполнения мероприятий по защите документов;
— приобретение необходимого упаковочного материала, а также других средств, необходимых для выполнения мероприятий по защите персонала и документов (медикаменты, средства связи и оповещения, противопожарный инвентарь, электрические фонари и т.п.);
— решение с соответствующими службами вопросов закрепления за секретной частью мест для укрытия документов, транспорта, необходимого для их перемещения;
— организация формирований, необходимых для выполнения мероприятий по защите персонала, посетителей и документов;
— проведение обучения работников секретной части действиям при чрезвычайных ситуациях.
3.3. Обязательным элементом планов мероприятий является перечень практических действий работников, предпринимаемых сразу же при возникновении ЧС (Приложение N 2).
3.4. Превентивные меры, предусмотренные планами мероприятий, включаются в годовые планы работы Организации с соответствующим финансовым, техническим и кадровым обеспечением.
3.5. Работники секретной части и структурных подразделений Организации, задействованных в реализации планов, ответственные за выполнение конкретных мероприятий, систематически проходят специальную подготовку и переподготовку (обучение, инструктаж и др.).
3.6. В случае необходимости для реализации задач, определенных планом, в Организации создается комиссия по чрезвычайным ситуациям.
3.7. В случае ЧС составляется акт с участием представителей соответствующих органов (пожарной охраны, внутренних дел, ФСБ и т.д.) и принимаются меры к охране секретных материалов.

4. Порядок работы секретной части при объявлении
в государстве (регионе, республике, крае,
области, городе, районе) режима чрезвычайного положения

4.1. При объявлении чрезвычайного положения приказом руководителя Организации вводится особый режим работы секретной части, который предусматривает меры по усилению безопасности секретных объектов, защите персонала, посетителей и документов.
4.2. Меры по обеспечению безопасности секретных объектов включают:
4.2.1. Усиление противопожарной безопасности и охраны объектов жизнеобеспечения деятельности секретной части путем привлечения работников для дежурства на этих объектах.
4.2.2. Круглосуточное дежурство руководящих работников Организации, членов комиссии по ЧС, эвакокомиссии и других формирований на период действия чрезвычайного положения.
4.2.3. Оформление и получение документов, разрешающих передвижение работников секретной части, привлеченных к работе на период действия комендантского часа, а также закрепленного за секретной частью автотранспорта, необходимого для оперативного решения служебных вопросов вне рабочего времени.
4.2.4. Отмену всех местных и других командировок, не связанных с оперативным решением служебных вопросов по обеспечению жизнедеятельности секретной части.
4.3. В целях организации защиты персонала, посетителей и документов выполняются следующие мероприятия:
4.3.1. Приведение в готовность средств связи и оповещения.
4.3.2. Дооборудование мест защиты персонала, посетителей и документов, не подлежащих эвакуации.
4.3.3. Оборудование для работников, переведенных на круглосуточный режим работы, мест отдыха.
4.3.4. Упаковка документов и подготовка их к перемещению.
4.3.5. Проведение аварийно-спасательных работ в случае возникновения опасности для документов.
4.3.6. Организация своевременного прибытия автотранспорта для транспортировки документов в соответствии с графиком и утвержденными маршрутами. Обеспечение автотранспорта необходимым количеством огнетушителей и другого противопожарного инвентаря, а также охраной.
4.3.7. Погрузка (разгрузка) документов и их транспортировка (перемещение) к местам защиты.
4.3.8. Обеспечение своевременного информирования вышестоящих организаций и штабов ГО согласно табелю срочных донесений.
4.4. Объявление о прекращении действия особого режима производится приказом руководителя Организации.

5. Порядок работы секретной части при пожаре
или бедствии природного и техногенного характера

5.1. При возникновении в здании секретной части возгорания любого масштаба каждый работник, обнаруживший возгорание, прежде всего сообщает о нем по телефону в пожарную службу, затем — членам добровольной пожарной дружины (ДПД) и руководству Организации и до прибытия пожарных или членов ДПД принимает меры к локализации и тушению пожара подручными средствами.
5.2. Конкретные действия по борьбе с пожаром, спасению персонала, секретных документов и имущества определяются специальной инструкцией. Инструкция доводится под роспись до каждого работника с учетом его должностных обязанностей.
5.3. Непосредственное руководство тушением пожара осуществляется прибывшим на пожар руководителем тушения пожара. Указания руководителя тушения пожара обязательны для исполнения всеми должностными лицами секретной части, в котором осуществляются боевые действия по тушению пожара.
5.4. Должностные лица секретной части обязаны оказывать содействие пожарной охране при тушении пожара, установлении причин и условий его возникновения и развития, а также при выявлении лиц, виновных в нарушении требований пожарной безопасности и возникновении пожара.
5.5. В случае внезапных бедствий природного и техногенного характера действия должностных лиц аналогичны действиям при пожаре и определяются соответствующими документами.
5.6. В случае получения извещения о приближающемся стихийном бедствии или нахождении секретной части в зоне стихийного бедствия руководитель Организации принимает меры по обеспечению безопасности работников секретной части, освобождая их от работы и направляя в укрытия, убежища или другие места, обеспечивающие сохранение им жизни и здоровья. Свои служебные обязанности выполняют лишь те сотрудники, присутствие которых необходимо в сложившейся ситуации и заранее определено в соответствующих документах.

6. Порядок работы секретной части при авариях систем
жизнеобеспечения, а также здания секретной части

6.1. При аварии систем жизнеобеспечения секретной части: отопления, энергоснабжения, канализации, водопровода — немедленно извещается руководство Организации и соответствующие аварийные службы.
6.2. Если при аварии пострадали секретные документы, то немедленно организуется проведение аварийно-спасательных мероприятий и принимаются меры по защите документов.
6.3. Если при аварии создается ситуация, связанная с угрозой жизни или здоровью работников секретной части, руководитель Организации вправе принять решение о временном переводе работников на другую работу или временном освобождении от работы до ликвидации аварии или на иной период тех работников, присутствие которых не требуется для ликвидации аварии, поддержания функционирования систем жизнедеятельности секретной части и обеспечения сохранности документов.
6.4. При длительном отключении систем жизнеобеспечения секретной части, которое привело к ситуациям, аналогичным названным в п. п. 7.2, 7.3 настоящей Инструкции, принимаются меры, предусмотренные этими пунктами.

7. Порядок работы секретной части в случае проникновения
посторонних лиц или других противоправных действий,
повлекших хищение или порчу секретных документов, имущества

7.1. При обнаружении факта проникновения в секретную часть посторонних людей немедленно извещается руководство Организации и территориальное подразделение ОВД. До прибытия представителей полиции принимаются меры по задержанию посторонних. Допуск любых лиц к месту проникновения в секретную часть не разрешается, за исключением специалистов технических служб в случаях, требующих их экстренного вмешательства: возгорание, повреждение коммуникаций и т.п.
7.2. В соответствии с заключением сотрудников ОВД, других специалистов руководство Организации может установить на определенный период ограничительный режим допуска работников секретной части и других лиц к месту проникновения в архив или обнаруженных повреждений.
7.3. При обнаружении факта проникновения посторонних лиц в архивохранилище руководство секретной части вправе прекратить любую работу с документами в этом архивохранилище до завершения следственных действий и проверки наличия дел.

8. Порядок работы при отказе от обслуживания секретной
части охранной организацией, органами МВД,
органами МЧС или вневедомственной охраной

8.1. При отказе охраны секретной части выполнять свои функции руководство Организации незамедлительно принимает меры по охране секретной части силами ее работников.
8.2. В соответствии с приказом руководителя Организации работники секретной части обязаны принимать участие в его охране по утвержденному графику.
8.3. При осуществлении охраны секретной части силами ее работников все входы в секретную часть, кроме основного, закрываются, опечатываются и используются только при крайней необходимости с разрешения руководителя Организации или назначенного им ответственного за охрану секретной части дежурного.
8.4. После завершения рабочего дня охрана секретной части передается ответственным за охрану на пульт охраны. Дежурство на пульте охранной сигнализации секретной части осуществляется круглосуточно работниками Организации по утвержденному приказом руководителя Организации графику.
Ответственный за охрану секретной части перед сдачей его на пульт охраны осматривает состояние всех дверей, печатей на них, состояние окон, пожарных лестниц и входов с них в помещение секретной части. В случае обнаружения каких-либо нарушений о них информируется руководитель Организации и делается запись в специальном журнале.
8.5. Открытие дверей секретной части возможно только ответственным за охрану или руководителем Организации после предварительного осмотра их состояния и снятия с пульта охраны. При обнаружении каких-либо нарушений состояния дверей, запоров, печатей, повреждении окон ответственный за охрану до открытия секретной части извещает о нарушениях руководителя Организации и составляет вместе с ним акт о нарушениях, а также делает соответствующую запись в специальном журнале. О выявленных фактах нарушений информируется территориальное подразделение МВД.
8.6. При отказе от обслуживания секретной части МЧС функции контроля за противопожарной безопасностью секретной части передаются приказом руководителя Организации секретной части добровольной пожарной дружине.
8.7. Деятельность добровольной пожарной дружины регламентируется положением о ней. Под наблюдение и под ответственность каждого участника добровольной пожарной дружины передается строго определенный участок в секретной части.
8.8. Руководство секретной части обеспечивает взаимодействие с сотрудниками территориального подразделения МВД и пожарной охраны.

9. Порядок работы секретной части при забастовках
или иных действиях, связанных с отказом от выполнения
своих служебных обязанностей части работников
секретной части

9.1. При забастовках или иных действиях, связанных с отказом от выполнения своих служебных обязанностей части работников, руководство секретной части перераспределяет обязанности между продолжающими работать сотрудниками так, чтобы в первую очередь гарантировать деятельность жизнеобеспечивающих систем и сохранность документов.
9.2. Работа по другим направлениям деятельности осуществляется при наличии сотрудников, не занятых выполнением функций, указанных в п. 9.1.
9.3. Дирекция Организации, трудовой коллектив и забастовочный комитет обязаны при любом числе участвующих в забастовке обеспечить жизнедеятельность секретной части, сохранность документов и имущества.

10. Ответственность

10.1. Лица, нарушившие установленный настоящей Инструкцией порядок работы, несут дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

Согласовано: юридическая служба

    «___»______ 20__ г.

    ____________________________

    ____________ /______________
      (подпись)      (Ф.И.О.)

    Ознакомлены:
    ____________________ ___________ /____________ /
    (должность работника)   (подпись)     (Ф.И.О.)
    ____________________ ___________ /____________ /
    (должность работника)   (подпись)     (Ф.И.О.)
    ____________________ ___________ /____________ /
    (должность работника)   (подпись)     (Ф.И.О.)
    ____________________ ___________ /____________ /
    (должность работника)   (подпись)     (Ф.И.О.)

    /Прошить  и  скрепить  подписью  уполномоченного  лица  с расшифровкой,
указанием должности, печатью Организации/

Инструкция По Спасению Документов Несекретного Делопроизводства При Пожаре

МИНИСТР ОБОРОНЫ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ПРИКАЗ от 23 мая 1999 г. N 170 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ВООРУЖЕННЫХ СИЛАХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ( с изм., согл. Приказа Министра обороны РФ от 27.05.2004 N 158) 1. Утвердить и с 1 июля 1999 г. ввести в действие Инструкцию по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (Приложение N 1 к настоящему Приказу).

ФМС России (К.О. Ромодановскому) при подготовке документов, представляемых N 987 ИНСТРУКЦИЯ ПО ДОКУМЕНТАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ УПРАВЛЕНИЯ В Положение о подразделении делопроизводства и режима органа Обеспечение готовности к спасению документов в случае пожара.

При адресовании служебного документа руководителю организации ее наименование входит

N 78 Инструкция N 2 «О правилах выпуска и регистрации ценных бумаг на тер- Размещение подразделений по ведению делопроизводства документов С. При пожаре, аварии или стихийном бедствии дежурный по предприя- меры к спасению документов и изделий в соответствии с инструкцией на.

Инструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Республики Беларусь (далее принимать меры по спасению служебных документов в случае пожара. При необходимости ссылки на секретный документ в несекретном.

N 170 ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В N 450. при рассмотрении предложений, заявлений, жалоб и писем — главой 5 к спасению служебных документов в случае пожара, стихийных бедствий и других Несекретные служебные издания (кроме изданий с пометкой «Для.

При работе с документами ограниченного доступа очень важно о включении и выключении охранной и пожарной сигнализации в журнале. меры к спасению техники и документов в соответствии с вышеуказанной инструкцией. делопроизводства в отличие от документов несекретного характера.

25 Делопроизводство в пожарной части Общие требования Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного порядка работы с документами возлагается на начальника части, который обязан: — установить порядок работы с документами в соответствии с требованиями настоящей Инструкции; — знать фактическое состояние делопроизводства, принимать необходимые меры по сокращению переписки, запрещая ведение переписки по таким вопросам, которые могут быть разрешены путем личного общения или путем переговоров по техническим средствам связи и информационным системам, если законодательством не предусмотрено составление письменного документа, контролировать работу должностных лиц, отвечающих за ведение делопроизводства, подчиненных организаций; — своевременно доводить до личного состава документы, контролировать их учет и исполнение; — обеспечивать необходимые условия для правильной организации и ведения делопроизводства, выделять для этого помещения и материально-технические средства, осуществлять контроль за выполнением этих требований, обеспечивать готовность к спасению документов в случае пожара, стихийных бедствий и других чрезвычайных ситуаций; — требовать от подчиненных своевременного исполнения полученных документов (поручений, указаний); — обеспечивать своевременную сдачу в архивы документов с постоянными и длительными (свыше 10 лет) сроками хранения; — организовывать работу по отбору и уничтожению документов с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению и не имеющих исторической и научной ценности. В пожарных частях, где штатами (штатными расписаниями) не определены структурные подразделения для ведения делопроизводства, на которые возлагаются следующие функции: — прием, учет и распределение поступающих документов; — передача документов на рассмотрение начальнику части и после получения соответствующей резолюции – исполнителям; — учет и регистрация исходящих документов, проверка правильности их оформления и отправка; — контроль за прохождением документов, подготовка начальнику части сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах; — разработка номенклатур дел; — формирование, оформление, учет, хранение дел; подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение; — отбор и уничтожение служебных документов и дел с истекшими сроками хранения, не подлежащих архивному хранению; — учет, хранение и выдача бланков строгой отчетности; — учет печатей и штампов, оргтехники (множительных аппаратов, электронновычислительных машин, факсов) и контроль за их исполнением; — проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами. Помещение для ведения делопроизводства должны быть изолированными, при необходимости оборудованы тамбуром с окном для выдачи документов или барьером. Двери помещений должны иметь надежные замки и сигнализацию, выведенную на пульт дежурного. В пожарных частях допускается ведение делопроизводства в общих комнатах, при этом документы должны храниться в запираемых и опечатанных шкафах, сейфах. Работа с документами в нерабочее время и за пределами служебных помещений допускается только с разрешения начальника части. 197 Перед уходом в отпуск или выездом в командировку сотрудники части обязаны передать через ответственного за ведение делопроизводства находящиеся у них на исполнении документы другому сотруднику по указанию начальника части, а при увольнении или при переходе в другое подразделение должны сдать все числящиеся за ним документы ответственному за ведение делопроизводства. Сотрудники подразделений несут персональную ответственность за сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации. В случае утраты служебного документа необходимо немедленно поставить в известность ответственного за ведение делопроизводства и начальника пожарной части. Требования к оформлению документов. Документы, как правило, должны оформляться на бланках, на которых изображается эмблема МЧС России установленного образца, над серединой реквизита «Наименование организации». В реквизите «Наименование организации» указывается действительное условное наименование подразделения ГПС. Ниже располагается сокращенное наименование (в скобках), если оно закреплено в учредительных документах. Реквизит «Справочные данные» включает почтовые данные, номера телефонов, телефаксов, а также может содержать другие необходимые сведения: номера счетов в банках, адрес электронной почты и др. Наименование вида документа указывается на каждом документе, за исключением письма. Датой документа является наиболее поздняя дата его подписания или утверждения, для протокола – дата проведения заседания (совещания), принятия решения, для акта – дата события. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 5 марта 2000 года следует оформить 05.03.2000 г. Допускается также словесно-цифровой способ оформления даты, например: 5 марта 2000 г. Реквизит «Регистрационный номер документа» включает в себя порядковый номер и индекс дела по номенклатуре дел. Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» используется в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (письма, справки, докладные записки и др.), и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» свидетельствует об особом характере информации, ограничивающий круг лиц, имеющих доступ к документу. В реквизит «Адресат» входит совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату. Служебные документы могут быть адресованы в организации, их структурные подразделения, должностным лицам, гражданам при ответе на их обращение. При адресовании служебного документа в организацию или структурное подразделение организации без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже, например: Управление по Западному Административному округу ГУ МЧС России по городу Москве отдел организации подготовки и изменении При адресовании служебного документа руководителю организации ее наименование входит 198 в состав наименования должности адресата, например: Начальнику ГУ МЧС России по г. Москва И.О.Фамилия При адресовании служебного документа должностному лицу наименование организации указывается в именительном падеже, а должность (при необходимости – воинское звание) и фамилия адресата – в дательном падеже. Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например: МЧС России Начальнику департамента управления делами И.О.Фамилия В документе, содержащем более двух адресатов, слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. В состав реквизита «Адресат» при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи1: — наименование адресата (наименование организации – юридического лица или фамилия, имя, отчество – для физического лица); — название улицы, номер дома, номер квартиры; — название населенного пункта (города, поселка и т.д.); — название области, края, автономного округа (области), республики; — страна (для международных почтовых отправлений); — почтовый индекс. Например: Е.П.Тужилову ул. Пушкина, д. 17А, кв. 36 г. Сим, Ашинский район, Челябинская область, 4546021 В такой же последовательности производится написание адресов корреспондента и отправителя на конвертах. Адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, адрес отправителя – в левом верхнем углу. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности (воинского звания) лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, реквизит «Гриф утверждения документа» располагают в правом верхнем углу документа. Например: УТВЕРЖДАЮ начальник управления ВАО ГУ МЧС России по г. Москва полковник личная подпись И.О.Фамилия 10.03.2006 При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают 199 на одном уровне. При утверждении документа приказом, директивой, указанием, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО Приказом МЧС России от 15.03.2006 № 14 Резолюция — реквизит документа, в котором содержится указание по исполнению данного документа – определяются должностные лица, которым поручается выполнение заданий, разработка планов, предложений и др. Резолюция включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату. Например: А.С.Ивановой Е.П.Тужилову Прошу подготовить проект решения до 20.02.2006 личная подпись____________ 05.02.2006 При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение поручения считается названный первым в резолюции. Резолюция может быть написана от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте или оформлена на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится. Служебный документ должен иметь заголовок, кратко и точно отражающий содержание документа. Формируется заголовок с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «о чем?», например: «Об утверждении…», «О командировании…», «О создании…». Заголовок печатается строчными буквами (с прописной буквы). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал. Заголовок не составляется к телеграммам, а также к текстам документов, оформленных на бланках формата А5. Отметка о контроле – это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль». Текст служебного документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию. Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Каждый напечатанный лист документа, оформленный как на бланке должен иметь размеры полей, не менее: левое 25; правое 10; верхнее 15; нижнее 20. Текст служебного документа печатается, как правило, через 1-2 межстрочных интервала одинарный, полуторный), а при изготовлении его с помощью средств электронно-вычислительной техники используется шрифт Times New Roman Cyr размером 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы; с заголовками. Текст может подразделяться на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Заголовки и подзаголовки разделов и подразделов печатаются с прописной буквы; точка в конце заголовков 200 и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Текст пунктов и подпунктов печатается с прописной буквы, в конце ставится точка. 4.16. Реквизит «Отметка о наличии приложений» отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и оформляется следующим образом. Если приложение названо в тексте документа, то отметка о его наличии имеет вид: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений они нумеруются в последовательном порядке по мере ссылки на них в тексте документа, например: Приложение: 1. Положение о Центральном региональном центре.на 5 л. в 1 экз. 2. Инструкция по работе с документами на 50 л. в 2 экз. Если приложение сброшюровано, то указывается только количество экземпляров одним из способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет, например: Приложение: в 3 экз. или Приложение: Техническое задание на разработку. в 2 экз. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 14.06.97 № 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса или только в адрес, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес. или Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в адрес. 4.17. Реквизит «Подпись» отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ, при необходимости — воинское звание; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия), например: Начальник пожарной части личная подпись И.О.Фамилия В реквизите «Подпись» допускается центровка наименования должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например: Начальник части личная подпись И.О.Фамилия Бухгалтер личная подпись И.О.Фамилия При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне вертикальными рядами, которые ограничиваются соответственно левой и правой границей текстового поля, а расшифровки подписей располагаются под наименованием должностей на одном уровне. Документы коллегиального органа подписываются в соответствии с Положением об этом органе. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например: Председатель комиссии Члены комиссии Личная подпись Личная подпись Личная подпись Личная подпись И.О.Фамилия И.О.Фамилия И. О.Фамилия И.О.Фамилия Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом запрещается ставить предлог «За», надпись 201 от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. 4.18. Согласование проекта служебного документа оформляется грифом • согласования, который располагается на лицевой стороне служебного документа ниже подписи, от левого поля. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Директор театра Личная подпись 23.04.2006 И.О.Фамилия Если согласование осуществляют письмом, протоколом, решением гриф согласования оформляют по следующей форме: СОГЛАСОВАНО Письмо Министерства финансов Российской Федерации от 30.10.2006 № 451/24 или или СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления страховой компании от 21.06.2006 № 10 Грифы согласования могут располагаться на отдельном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается». 4.19. Внутреннее согласование служебного документа с должностными лицами оформляется визами согласования. При отсутствии возражений проект, документа визируется должностным лицом в пределах его полномочий. Виза включает подпись и должность визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания, например: Начальник юридического отдела Личная подпись 25.11.2006 И.О.Фамилия В случае несогласия с проектом документа замечания, особые мнения, дополнения к проекту излагаются на отдельном листе, о чел; при визировании делается отметка: Замечания прилагаются Начальник юридического отдела Личная подпись 25.10.2006 И.О.Фамилия 202 На документах, подлинники (первые экземпляры) которых остаются в подразделении ГПС (приказы, протоколы) визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего (подписного) листа подлинника документа. На документах, подлинники которых отправляются из подразделения ГПС, (в основном письма), визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования, а также полистное визирование документа и его приложений. Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Реквизит «Печать». Печать с изображением Государственного герба Российской Федерации ставят на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности и личной подписи лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, как правило, обозначаемом символом «М.П.» без захвата наименования должности и подписи. Порядок хранения и использования печати регламентирован приказом МЧС России от 02.12.98 № 694 ДСП. Отметка о заверении соответствия копии документа подлиннику проставляется ниже реквизита «Подпись» и состоит из заверительной надписи «Верно», наименования должности и личной подписи лица, заверившего копию, расшифровки подписи (инициалы, фамилия), даты заверения. Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа (на приказах — на оборотной стороне) в левом нижнем углу, например: Тужилов Е.П или Тужилов Евгений Петрович 924-45-67 924-45-67 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; отметку «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или должностного лица, принявшего это решение. Отметка о поступлении документа содержит порядковый номер и дату (при необходимости часы и минуты). Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные. 26.3 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов Приказы, указания. Приказы издаются на основе и во исполнение распорядительных документов вышестоящих органов, а также в инициативном порядке. Должностное лицо, которому предоставляется право подписи приказа (директивы, указания), определяется в соответствии с Положением (уставом) подразделении ГПС. Приказы издаются: по личному составу (‘по строевой части); по наиболее важным вопросам жизни и деятельности подразделения обеспечения пожар203 ной безопасности, а также по вопросам финансового, материального и технического обеспечения, предупреждения и ликвидации чрезвычайных ситуаций, осуществления надзора за готовность к действиям в чрезвычайных ситуациях; по вопросам основной деятельности и другим вопросам, право регламентировать которые предоставлено начальнику (руководителю) подразделения UGC/ Приказами по личному составу (строевой части) могут регламентироваться следующие вопросы: зачисление в списки личного состава организации, на обеспечение; исключение из списков личного состава организации, с обеспечения; изменения в персональных учтенных данных личного состава; нахождение на лечении и возвращение на службу из лечебного учреждения; назначение на должности, присвоение специальных званий; прием на работу, перевод на другую работу и увольнение с работы лиц гражданского персонала; убытие в командировку, отпуск на учебу и прибытие из командировки, отпуска, с учебы; применение поощрений и наложение взысканий; и другие вопросы, право решения которых предоставлено руководителю организации. Указания издаются по вопросам, носящим оперативный и организационный характер, или рассчитанным на кратковременное действие. Приказ, указание должны быть написаны кратким, точным языком, формулировки поручений должны исключать двоякое толкование, иметь конкретных адресатов и сроки исполнения заданий, действовать длительное время без изменений и дополнений. По одному и тому же вопросу издается, как правило, один приказ, указание. Порядок подготовки и оформления приказов, указаний, устанавливается специальным документом (приказом, инструкцией), издаваемым в подразделений ГПС. Для оформления проектов приказов, указаний применяются изготовленные типографским способом бланки. Проект приказа (указания) должен иметь следующие реквизиты: заголовок; текст; подпись; фамилия, телефон и виза исполнителя проекта приказа па обороте последнего (подписного) листа документа. Заголовок приказа должен кратко и точно отражать содержание документа, и печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля через 1,5 интервала. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указываются цели и мотивы. Основанием к изданию приказа является распорядительный документ вышестоящего руководителя, то указывается его название, дата и номер. Констатирующая часть приказа заканчивается словом «приказываю», которое пишется, строчными буквами, в разрядку. Если текст проекта приказа не содержит констатирующую часть, то слово «приказываю» не пишется. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты. Нумерация пунктов должна быть единой (сквозной) для всего приказа. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой, подпункты — строчными буквами русского алфавита. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные 204 подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Если приказ отменяет, изменяет или дополняет ранее изданный приказ или какие-либо его положения, то делается соответствующая запись о признании утратившим силу, изменении, дополнении этого приказа, например: «Признать утратившим силу приказ 000000 от … №… «О создании…» или «Внести изменения в приказ 00000 от .№… «О создании…», дополнив абзац 2 пункта 1 после слов «…» словами «…», далее по тексту». Приложениями к проекту приказа могут быть вводимые в действие (утвержденные) этим приказом положения, правила, инструкции, схемы, планы мероприятий, таблицы, графики и другие документы. Эти приложения являются неотъемлемой частью приказа. При наличии нескольких приложений они нумеруются последовательно, по мере ссылки на них в тексте приказа. Листы каждого приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа. На первой странице приложения в правом верхнем углу делается отметка: Приложение к приказу От __________№_______ Отметка «Для служебного пользования» при необходимости проставляется выше слова «Приложение». Приложения к проекту приказа должны быть подписаны руководителем подразделения, готовившего проект этого документа. Нумерация приказов ежегодно начинается с первого номера. Приказы по личному составу (по строевой части), о командировании регистрируются отдельно от приказов по основой деятельности. Приказы по строевой части о составе суточного наряда также имеют свою нумерацию с добавлением индекса «HP». Тиражирование и рассылка приказов производится в соответствии с указателем рассылки. Инструкция — нормативный акт, регламентирующий организационные, научнотехнические, финансовые и иные стороны деятельности. Инструкция является документом постоянного или временного действия до замены новой. Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. Текст инструкции разбивается по определенной логической схеме на главы, пункты и подпункты. Заголовки глав пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовков и подзаголовков не проставляется. Главы нумеруются римскими цифрами, пункты и подпункты — арабскими цифрами, разделенными точками. Текст инструкции носит указующий характер, поэтому в ней рекомендуются четкие формулировки с распорядительными словами типа: «должен», «следует», «необходимо», «имеет право», «не допускается», «запрещается» и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица или в безличной форме. Она утверждается приказом или непосредственно соответствующим должностным лицом. При утверждении инструкции приказом в нем устанавливается срок введения в действие инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители. На инструкции должна быть сделана отметка о том, что она является приложением к приказу. Протоколы Протокол — официальный документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Проведению заседания коллегиального органа предшествует подготовительная работа, в ходе которой составляется комплект документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников заседания и списки приглашенных, доклады или тезисы основных выступле205 ний, проекты решений или постановлений по каждому вопросу. Протоколы, как правило, имеют следующие реквизиты: Наименование вида документа — ПРОТОКОЛ. Вид совещания, заседания. Дата и номер. Текст протокола. Подпись. Дата проведения совещания, заседания печатается ниже реквизита «Вид совещания, заседания», дата оформляется словесно-цифровым способом, номер — арабскими цифрами. Датой протокола является дата проведения заседания. Каждому протоколу заседания присваивается порядковый номер согласно нумерации, которая ведется с начала до конца года. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть строится по схеме: Председательствующий — Секретарь Присутствовали: (перечисляются фамилии и инициалы присутствующих). Повестка дня Текст основной части состоит из разделов, соответствующих пунктам , повестки дня. Текст постановляющей части протокола должен быть лаконичным, не допускающим двоякого толкования. При наличии -особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол (после соответствующего протокольного решения). Акты Акт — служебный документ, подтверждающий установленные факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями как постоянно действующими, так и назначаемыми распорядительным документом (обычно начальника (руководителя) подразделения ГПС). В отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами. В зависимости от назначения акты могут быть различного содержания: акты -ликвидации учреждений, предприятий; приема-передачи (при смене руководства, приеме-передаче дел, материальных ценностей и т.д.:-); приема объектов;. проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных бланков строгой отчетности и т.п.; списания; инвентаризации; акты о несчастных случаях, авариях и др. Акты оформляются на специальных бланках (формах) или на стандартных листах бумаги и имеют следующие реквизиты. Гриф утверждения — печатается в правом верхнем углу. Все составные части грифа утверждения разделяются 1,5 межстрочным интервалами. Наименование вида документа — слово АКТ отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами. выравнивается по центру. Номер проставляется арабскими цифрами после слова АКТ на той же строке. Заголовок отделяется от слова АКТ 3 межстрочными интервалами, печатается через I межстрочный интервал, выравнивается по центру. В заголовке к тексту акта указывается название или краткое содержание актируемого факта или события. Заголовок должен отвечать на, вопрос о чем составлен акт, например: о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению. Текст акта отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала. Текст акта состоит из двух частей: вводной и констатирующей. В вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей -» обозначением структурного подразделения, фамилии и инициалы (в именительном падеже). Если акт составлен комиссией, то первым указывается 206 председатель комиссии. В констатирующей части акта излагаются установленные факты, а также выводы и Заключения. Текст акта заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта вместе их нахождения. Количество экземпляров акта определяется количеством: заинтересованных сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта. Например: Составлен в 3 экземплярах: 1 экземпляр – пожарная часть 2 экземпляр – отдел организации 3 экземпляр -: 179 СЦ Завершают текст, акта подписи. Акт подписывают председатель и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. Например: Председатель комиссии _________________И.О.Фамилия (подпись) Члены комиссии _______________________И.О.Фамилия (подпись) __________________И.О.Фамилия (подпись) _____________________И.О.Фамилия (подпись) При ликвидации подразделения ГПС, без передачи их функций другим подразделениям ГПС, ликвидационный акт составляется в двух экземплярах, один из которых подлежит передаче по месту утверждения, а второй хранится в деле ликвидируемых подразделений ГПС. При реформировании ГПС, подразделения ГПС с передачей их функций другой организации акт приема-передачи составляется в трех экземплярах, один экземпляр передается в МЧС России, второй — организации-правопреемнику, третий — хранится в деле реформированной организации. В обязательном порядке в актах должно быть отражено состояние секретного и несекретного делопроизводства. К акту должен прилагаться перечень документов и дел, переданных организацииправопреемнику и в соответствующий архив, с указанием номеров описей приема-сдачи и результата сверки журналов учета дел и документов. Гриф утверждения (обязателен) располагается в правом верхнем углу. В конце акта приводятся сведения о количестве экземпляров акта и месте их нахождения. Служебные письма Служебные письма по своему содержанию и назначению могут быть инструктивные (директивные), гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др. Письмо целесообразно готовить по одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким разнородным • вопросам, рекомендуется составлять отдельные письма по каждому из них. Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата. Письма оформляются на бланках установленной формы. Письмо должно иметь следующие реквизиты: Дата — проставляется словесно-цифровым способом. Исходящий номер Адресат — печатается 3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля, от центра текстового поля. Наименование организации, структурного подразделения организации, наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. 207 Инициалы и фамилия адресата отделяются от наименования должности 1,5 межстрочными интервалами. Заголовок — печатается от левой границы текстового поля строчными буквами (за исключением начальной буквы) через 1 межстрочный интервал. Строка заголовка к тексту письма не должна превышать 28 печатных знаков. Если объем заголовка превышает 5 строк (140 печатных знаков) машинописного текста, то его допускается продлевать до границы правого поля с выравниванием по центру. Текст письма — отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала. Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, сообщаем) или от первого лица единственного числа (прошу, направляю, сообщаю). Текст письма, как правило состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание, заключение. Наиболее часто употребляемыми формами обращения являются, например: Уважаемый…………………….. Господин ……………………….. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ (организационный, правовой, распорядительный, нормативный, договорный, информационный или справочно-аналитический) и (или) его отдельные пункты, послужившие юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний. Заключение начинается словами. просим (письмо-просьба или запрос), высылаем, направляем, представляем (сопроводительное письмо), сообщаем (информационное письмо). Заключительная часть письма может заканчиваться формулой вежливости. Например: С уважением …, Искренне Ваш … Заключительная формула вежливости отделяется от названия должности запятой. Например: С уважением, Начальник ПЧ личная подпись И.О.Фамилия Служебные письма должны быть написаны деловым стилем. К основным стилевым чертам деловой речи относятся: нейтральный тон изложения; точность и ясность изложения; лаконичность и краткость текста. В письмах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифра ми. Реквизит «Приложение» отделяется от текста 2 межстрочными интервалами. Слово «Приложение» («Приложения», если их несколько) печатается о границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Текст приложения оформляется и печатается через 1 межстрочный интервал. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами. Визы должностных лиц, с которыми согласовывается проект письма, проставляются на втором экземпляре (остающемся в организации) на лицевой стороне последнего (подписного) листа документа. Фамилия исполнителя и номер его телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. Докладные и служебные записки, справки Докладная записка — служебный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в по208 рядке прямого подчинения и содержащий изложен какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Докладная записка может быть составлена как по инициативе ее автора (внесение предложений, изложение фактов), так и по указанию соответствующего руководителя (отчет о ходе или завершении какой-либо работы). Текст докладной записки состоит из двух частей. В первой части описывают состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления документа, производят их анализ; во второй — излагают выводы и предложения. Служебная записка документ, аналогичный докладной записке, но направленный одним должностным лицом другому внутри .учреждения (кроме прямых руководителей). Справка — документ, содержащий описание, подтверждение тех или иных фактов, событий. Различают две группы справок: служебные и личные. Служебные справки составляют по указанию вышестоящих органов или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений. Справки личного характера удостоверяют какой-либо юридический факт. Они подготавливаются па трафаретных бланках, подписываются начальником подразделения ГПС, при необходимости — главным бухгалтером), заверяются гербовой печатью. 26.4 Прием и регистрация поступающей корреспонденции Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производится ответственными за ведение делопроизводства. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяется правильность доставки и целостность вложений. Все конверты вскрываются, за исключением писем в.адрес общественных организаций и имеющих пометку «лично». При обнаружении отсутствия документа или его отдельных листов, приложений, несоответствия номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, составляется акт в двух экземплярах по установленной форме, один из них направляется отправителю. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа, а также при поступлении доплатных писем. В нерабочее время приём служебной корреспонденции осуществляет дежурный по подразделению ГПС. Все поступившие пакеты дежурный -учитывает в журнале учета и затем передает (не вскрывая пакеты) ответственному за ведение делопроизводства. О получении срочных пакетов дежурный докладывает, начальнику (руководителю) подразделения ГПС. Принимаемые телефонограммы записываются дежурным в книгу учета телефонограмм. Принятые телефонограммы дежурный докладывает должностным лицам, которым они адресованы.: Об ознакомлении с телефонограммами должностные лица расписываются в указанной книге. Регистрация поступившей корреспонденции производится в день поступления. Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Перечень нерегистрируемых документов и корреспонденции утверждается начальником подразделения ГПС. На зарегистрированных документах в нижней правой части лицевой стороны первого листа основного документа проставляется регистрационный штамп, в котором указываются номер и дата поступления документа. На телеграммах и срочных документах указывается время их поступления. Регистрационный помер проставляется в нарастающем порядке в течение года. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется. Учет документов производится в специальных журналах (или картотеках) или в автоматизированной системе обработки документов. 209 После регистрации входящая корреспонденция передается на рассмотрение начальнику (руководителю) подразделения ГПС, а затем в соответствии с резолюцией — исполнителям. При этом в учетных журналах делается соответствующая отметка о передаче документов. Документы передаются на исполнение в структурные подразделения только через ответственных за ведение делопроизводства, а те которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Прием и учет поступивших в структурное подразделение документов осуществляет ответственный за делопроизводство структурного подразделения. Документы, поступившие из других организаций непосредственно в структурное подразделение (незарегистрированные), должны в обязательном порядке направляться на регистрацию в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства. Отметки о прохождении и исполнении документов в подразделении проставляются ответственным за ведение делопроизводства в соответствующих журналах учета. Исполненные документы передаются исполнителями ответственному за ведение делопроизводства для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Подшивка должна производиться периодически, по мере поступления исполненных документов. Не допускается накапливание и длительное хранение неподшитых документов. 26.5 Регистрация и отправка исходящих документов Регистрацию и отправку исходящих документов осуществляет ответственный за делопроизводство. Документы, передаваемые исполнителями для регистрации и отправки, должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей инструкции. При приеме служебных документов для регистрации и ‘отправки проверяется правильность оформления и адресования документа, наличие всех экземпляров и приложений к ним, идентичность подписи указанной должности, наличие фамилии и номера телефона исполнителя документа, а также наличие на экземпляре, подшиваемом в дело, отметки в какое дело этот документ следует подшить. Письмо не должно содержать больше четырех адресатов. При направлении письма более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки и на каждом экземпляре письма указывается только один адресат. Регистрация документов производится в журналах учета установленной формы в день их приема от исполнителей. Исходящий номер в письмах состоит из порядкового номера, представляемого в нарастающем порядке в течение года и индекса дела по номенклатуре дел, в которое документ будет подшит. Например, № 23-3-05, где 23 -порядковый номер, 3-05 — индекс дела по номенклатуре дел. 26.6 Порядок приема и учета письменных обращений граждан Предложения, заявления, жалобы граждан, в том числе рапорты сотрудников по личным вопросам (далее — обращения граждан),принимаются и учитываются ответственными за ведение делопроизводства. Все поступившие обращения граждан регистрируются в день их поступления в журнале учета предложений, заявлений и жалоб, включенном в номенклатуру дел, отдельно от другой документации. Письменное обращение, должно быть подписано с указанием фамилии имени и отчества и содержать помимо изложения существа вопроса данные о месте жительства (работы, службы или учебы) заявителя. Обращение не содержащее этих сведений, признается анонимным и рассмотрению не подлежит. Регистрационный номер обращения указывается в штампе, который проставляется на сво210 бодном месте первого листа обращения. Концерты, в которых поступили письма, хранятся в течение всего периода разрешения обращения, затем уничтожаются. Повторные обращения регистрируются также, как и первичные. При этом в журнале учета и на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения делается пометка «повторно» с указанием регистрационного номера предыдущего обращения. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, в которых: обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению; сообщается о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный законодательством срок рассмотрения; указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении и разрешении предыдущего обращения. Все поступившие обращения после регистрации докладываются начальнику подразделения ГПС, который обязан определить порядок и сроки их рассмотрения, дать по каждому из них письменное указание исполнителям. На тексте обращений надписи не делаются. По каждому обращению не позднее чем в пятидневный срок должно быть вынесено одно из следующих решений: о принятии жалобы или заявления к своему производству или нерассмотрении его (анонимные), передаче обращения на разрешение в подчиненную или другую организацию по принадлежности. О пересылке материалов обращения в другую организацию заявитель н обязательном порядке извещается письменно. Заявления и жалобы граждан разрешаются в срок до одного месяца со дня поступления (регистрации), а не требующие дополнительного изучения и проверки — безотлагательно, но не позднее 15 дней. Срок разрешения обращений исчисляется со дня его поступления (регистрации) по день направления ответа заявителям. В случае если окончание срока разрешения обращения приходится на нерабочий день, то днем окончания сроки считается предшествующий ему рабочий день. В тех случаях, когда для разрешения заявления или жалобы необходимо проведение специальной проверки, истребования дополнительных материалов либо принятия других мер, сроки разрешения заявления или жалобы могут быть продлены лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц. При этом общий срок разрешения обращения не должен превышать более двух месяцев, за исключением случаев, когда материалы, необходимые для принятия решения и ответа автору, рассматриваются в суде. В таких случаях общий срок рассмотрения обращения продлевается на весь период судебного разбирательства. На обращения членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации ответы и сведения направляются в течение 30 дней со дня регистрации по месту получения обращения. Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры по устранению указанных недостатков и заявителю дан ответ. Ответы заявителям печатаются на бланках установленной формы и регистрируются в журналах учета. Рассмотренные обращения граждан, а также копии ответов заявителям и другие документы, связанные с рассмотрением и разрешением обращений, с надписью «В дело» и подписью руководителя подразделения, ответственного за разрешение обращения по существу, передаются исполнителем для формирования дела в структурное подразделение, созданное для ведения делопроизводства. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке. Каждое обращение и все документы, относящиеся к его рассмотрению и разрешению, составляют в деле самостоятельную группу. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Обращения граждан, не разрешенные по существу поставленных в них вопросов, подшивать в дела запрещается. 211 Документы и переписка по обращениям граждан учитываются и хранятся отдельно от других документов. Запрещается формирование дел исполнителями и хранение их у исполнителей. Срок хранения дел и журналов учета предложений, заявлений и жалоб — 5 лет после окончания их ведения делопроизводством. 26.7 Контроль за исполнением служебных документов Обязательному контролю подлежат все служебные документы, в которых определены сроки исполнения или имеются поручения о представлении докладов, предложений, заключений и выполнении (проведении) других конкретных мероприятий. Контроль осуществляется за исполнением служебных документов как поступающих из вышестоящих органов, так и направляемых в подчиненные подразделения. Поручения с конкретной датой исполнения подлежат исполнению в указанный срок. Поручения без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «срочно», исполняются в 3-дневный срок, имеющие пометку «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более одного месяца. Заявления, жалобы и предложения граждан рассматриваются в срок до одного месяца. Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются в срок до 2 дней, остальные в срок до 10 дней. Срок исчисляется в календарных днях от даты поручения. Служебные документы, взятые на контроль, учитываются в журналах (карточках) контроля за исполнением служебных документов или вносятся в автоматизированную базу данных, предназначенную для этих целей, с указанием даты, регистрационного номера, вида и краткого содержания служебного документа, поручения должностных лиц, срока исполнения, фамилии исполнителя, отметки об исполнении и других необходимых данных. На лицевой стороне первого листа таких документов проставляется отметка о контроле. При необходимости продления срока исполнения поручения должностное лицо, указанное в поручении первым, представляет на имя руководителя, давшего поручение, не позднее 3 дней до истечения этого срока мотивированную просьбу о его продлении. Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда рассмотрены все поставленные в нем вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы, соответствующие законодательству Российской Федерации. На исполненном служебном документе исполнитель должен проставить отметку с указанием каким номером (входящим, исходящим) исполнен служебный документ, дату исполнения, номер дела, в которое документ должен быть подшит. На служебных документах, по которым поставленные вопросы решены в оперативном порядке, исполнитель должен указать когда и как решен вопрос. О снятии служебного документа с контроля делается отметка в учетных формах. Персональная ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений возлагается на соответствующего руководителя, которому было дано поручение, и непосредственно исполнителя. Сотрудники, на которых возложено осуществление непосредственного контроля за исполнением служебных документов, обязаны: постоянно контролировать исполнение служебных документов и иметь необходимые сведения о ходе их выполнения; периодически анализировать состояние исполнения документов, разрабатывать мероприятия по усилению контроля и вносить соответствующим руководителям предложения об улучшении этой работы. Состояние контроля за исполнением служебных документов проверяется специально назначенными комиссиями два раза в год. Результаты проверок оформляются актами и докладываются начальникам подразделений ГПС. В актах проверки отражаются следующие вопросы: общее количество служебных докумен212 тов, поставленных на контроль; сколько из них исполнено в установленные сроки; какие поручения не исполнены в срок; причины неисполнения; виновные лица; предложения по совершенствованию контроля. 26.8 Особенности работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения (за исключением сведений, отнесенных к государственной тайне): законодательные и другие нормативные акты, устанавливающие правовой статус государственных органов, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений, а также права, свободы и обязанности граждан, порядок их реализации; сведения о чрезвычайных ситуациях, опасных природных явлениях и процессах, экологическая, гидрометеорологическая, демографическая, санитарно-эпидемиологическая и другая информация, необходимая для обеспечения безопасности граждан и населенных пунктов, а также производственных объектов; порядок рассмотрения и разрешения заявлений, а также обращений граждан и юридических лиц; решения по заявлениям и обращениям граждан и юридических лиц, рассмотренным в установленном порядке; сведения об исполнении бюджета и использовании других государственных и местных ресурсов, о состоянии экономики и потребностях населения. На документах (в .необходимых случаях — и .на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка «Для служебного пользования» и номер экземпляра, которые располагаются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к разряду ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и за соблюдение ограничений. Прием и регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляются структурными подразделениями, .которым поручен прием и регистрация несекретной документации. При этом к регистрационному номеру документа добавляется пометка «ДСП». Служебные документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации. При незначительном объеме таких документов допускается вести их учет совместно с другими несекретными документами. Передача таких документов исполнителям осуществляется под расписку. Копирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется только с разрешения соответствующего руководителя. Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно. Отправка документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется структурным подразделением, которому поручено ведение несекретного делопроизводства. При направлении таких документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором около каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем подразделения, готовившего документ. 213 Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в дела и соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования». Уничтожение дел, документов, изданий с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту. При этом в журналах учета об этом делается отметка со ссылкой на соответствующий акт. При смене лица, ответственного за учет служебных документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником подразделения ГПС. Проверка наличия служебных документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» производится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом начальника подразделения ГПС. В состав комиссий обязательно включаются лица, ответственные за учет и хранение этих документов, дел и изданий. Результаты проверки оформляются актом. О фактах утраты документов, дел и изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения либо разглашения этой информации, ставится в известность начальник подразделения ГПС и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются руководителю, назначившему комиссию. На утраченные документы, дела и издания с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных журналах. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечен к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности. 26.9 Выполнение машинописных и копировально-множительных работ Машинописные работы Служебные документы могут изготавливаться как на пишущих машинках, так и с использованием: компьютерных устройств. Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво на одной стороне либо с использованием чернил или пасты синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, правленные карандашом, а также трудно читаемые факсимильные копии. Печатание документов производится на бланках установленной форсили на бумаге формата А4 на одной стороне листа. При печатании документов необходимо соблюдать установленный порядок расположения реквизитов машинописных текстов. На каждой странице документа, отпечатанного с использованием компьютерной техники, проставляется имя файла, в котором записан текст документа. Отпечатанные документы с пометкой «Для служебного пользования» вместе с черновиком под расписку передаются исполнителю, оформившему заказ. Копировально-множительные работы Копирование и размножение служебных документов осуществляется, как правило, специально созданными структурными подразделениями. Допускается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража на копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях. В этом случае ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель структурного подразделения, в котором установлен копировальный аппарат. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный на бланке установленной формы и подписанный соответствующим должностным лицом, дающим разре214 шение на проведение работ. Материалы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, отпечатаны на белой писчей бумаге стандартного формата. Сотрудники, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику под расписку. Учет выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах. 26.10 Изготовление и использование печатей, штампов и бланков документов Изготовление и использование печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности ГПС производит в соответствии с Инструкцией о порядке изготовления, учета, хранения печатей и штампов и пользования ими в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, утвержденной приказом МЧС России от 02.12.98 № 694ДСП. Для оформления служебных документов в подразделениях ГПС и используются угловые штампы и бланки с угловыми штампами. Бланки должны быть изготовлены полиграфическими или штемпельно-граверными предприятиями, имеющими лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. Бланки с угловым штампом являются бланками строгой отчетности и подлежат учету в соответствующих журналах. Журналы учета бланков строгой отчетности включаются в номенклатуру .дел. На бланках типографическим способом или нумератором проставляются учетные номера. Тиражирование бланков строгой отчетности на компьютерах и копировальномножительных аппаратах запрещается. Выдача бланков исполнителям производится под роспись в журнале учета бланков. При регистрации документов, изготовленных на бланках строгой отчетности, в журналах учета должны указываться номера бланков, на которых подготовлены регистрируемые документы. Испорченные в процессе работы, бланки возвращаются исполнителями ответственному за учет бланков. Для уничтожения испорченных бланков создается комиссия в составе не менее трех человек. Непосредственное уничтожение бланков производится членами комиссии путем сжигания или переработки на бумагорезательных машинах, о чем составляется соответствующий акт. Акты об уничтожении бланков подшиваются в дело, которое должно быть обязательно включено в номенклатуру дел. Акты об уничтожении бланков должны иметь собственную нумерацию, отличную от нумерации актов об уничтожении дел и документов. После уничтожения бланков строгой отчетности в журналах учета бланков проставляется отметка об уничтожении бланков с указанием номера акта. 26.11 Прием-передача документов, дел при смене ответственного за ведение делопроизводства, реорганизации или ликвидации подразделения ГПС. Акт подписывается лицом, сдающим дела, лицом, принимающим их, и утверждается начальником подразделения ГПС. При ликвидации подразделения ГПС с передачей всех или части их функций другому органу, подразделению ГПС или организации системы МЧС России последняя принимает все передаваемые документы и дела текущего делопроизводства, а также архив по акту с утверждением его начальниками подразделений ГПС. 215 В случае если функции реорганизуемого подразделения ГПС передаются нескольким подразделениям ГПС, документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности по актам в установленном порядке. Документы архива реорганизуемого подразделения ГПС передаются в один из них или в архив вышестоящей организации. При ликвидации подразделения ГПС без передачи их функций другим органам управления, воинским частям, подразделениям ГПС все дела постоянного и долговременного хранения и по личному составу подлежат передаче в Центральный архив МЧС России по сводным описям в согласованные с Нейтральным архивом сроки. В этом случае дела временного (менее 10 лет) срока храпения, утратившие практическое значение, могут быть уничтожены в установленном порядке до истечения срока их хранения. Всe материалы по передаче документов и дел при ликвидации или реорганизации подразделения ГПС включаются в ликвидационный акт, оформленный в установленном порядке, отдельным пунктом. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения ГПС с передачей всех или части его функций другому структурном; подразделению (подразделениям) документы и дела текущего делопроизводства передаются по принадлежности. Прием-передача дел осуществляется по актам, подписываем ответственными за делопроизводство и утверждаемым руководителями структурных подразделений. При ликвидации структурного подразделения без передачи функций другим структурным подразделениям все дела текущего делопроизводства подлежат закрытию и сдаются в архив по описям, а дела с истекшими сроками хранения подлежат уничтожению. 26.12 Передача дел в архив . В архив подразделения ГПС, передаются дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу только по описям. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечение сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Во время приема-передачи дел в архив сотрудником архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения, сдающего дола, обязаны устранить. Прием дел производится сотрудником архива (лицом, ответственным за архив) в присутствии сотрудника структурного подразделения. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, представляются подписи и должности сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата приема-передачи. Ответственными за ведение делопроизводства структурных подразделений производится подшивка одного экземпляра описей в дело, проставляются отметки о сдаче дел в архив в номенклатуре дел (графа «Примечание») с указанием номера и даты описи. Регистрационные журналы, книги и другие регистрационные формы подлежат передаче в архив. Они включаются в опись вместе с другими делами структурного подразделения как отдельные единицы хранения. 216 26. Образцы инструкций взаимодействия ГПС МЧС России с другими службами и подразделениями при тушении пожаров, ликвидации последствий аварий и стихийных бедствий, связанных с пожарами. 26.1 С аварийной службой. Водоканал. Настоящая инструкция определяет порядок взаимодействия и обязанности должностных лиц подразделений и служб «Водоканал» и ГПС при тушении пожаров, ликвидации последствий аварий и стихийных бедствий, связанных с пожарами. 1. Диспетчер ЦППС ГПС по требованию руководителя тушения пожара или по личной инициативе, исходя из складывающейся обстановки, сообщает диспетчеру «Водоканал» по городским телефонам или по прямому проводу: — адрес пожара (аварии, стихийного бедствия) — далее пожара, по которому необходимо выслать аварийную бригаду (бригады) и ответственного представителя службы «Водоканал»; — свою фамилию, время сообщения, № телефона. 2. Получив сообщение от ГПС, диспетчер Главного диспетчерского пункта «Водоканал» обязан: — зафиксировать время сообщения, фамилию передавшего сообщение, № его телефона; — в соответствии с Регламентом о взаимодействии «Водоканала» с городскими службами принять РЕШЕНИЕ: — Пожар № 1 — сообщить дежурному диспетчеру РВС, на территории которого произошел пожар, и дать указание на готовность выезда аварийной бригады со сменным инженером [выезд — по требованию РТП (НШ, НТ)]. — Пожар № 2 — немедленно направить аварийную бригаду РВС под руководством сменного инженера. — Пожар № 3 и выше — немедленно направить аварийную бригаду со сменным инженером и дежурным по городу. — Сообщить диспетчеру в ГПС по телефону или по прямому проводу время выезда аварийной бригады и ответственного представителя, указав свою фамилию и фамилию ответственного представителя. — 3.Ответственный представитель «Водоканала» (старший аварийной бригады) по прибытии к месту пожара обязан: — доложить о прибытии руководителю тушения пожара (РТП), начальнику штаба пожаротушения (НШ) или начальнику тыла (НТ); — информировать руководителя тушения пожара (НШ, НТ) о тине водопроводной сети (кольцевая, тупиковая), ее диаметре, давлении в ней, количестве пожарных гидрантов, которые могут быть использованы для тушения пожара; — дать рекомендации РТП (НШ, НТ) по установке пожарных автомобилей на пожарные гидранты и соблюдению правил техники безопасности при проведении необходимого вида работ пожарными подразделениями; — предоставлять другую требуемую информацию; — по требованию РТП или по личной инициативе вызывать на место пожара дополнительные аварийные бригады (оборудование и прочее) и руководителей служб и подразделений «Водоканала»; — обеспечить максимальную водоотдачу водопроводной сети в районе тушения пожара; — в случае аварии, происшедшей во время тушения пожара на водопроводной сети, совместно с начальником тыла организовать перестановку пожарных автомобилей на другие пожарные гидранты и принять незамедлительные меры к ликвидации аварии; — установить взаимодействие с водопроводными службами объектов; — о своих действиях, принятых решениях и обстановке на участке работы постоянно информировать руководителя тушения пожара (НШ, НТ), взаимно согласовывать все действия; — отъезд с места пожара согласовывать с руководителем тушения пожара (НШ, НТ); 217 — производить обслуживание, проверку исправности пожарных гидрантов после ликвидации пожара, восстановить схему водоснабжения. 4. Ответственность за своевременность и полноту выполнения поставленных задач, за работу личного состава аварийной бригады несет лицо, возглавляющее аварийную бригаду. 5. При пожаре на объекте, где отключено водоснабжение за неуплату, принять меры к пуску воды в водопроводную сеть на время ликвидации пожара (его последствий). 6. Содержание и эксплуатация пожарных гидрантов на сети водопровода производится согласно действующей «Инструкции по содержанию и эксплуатации пожарных гидрантов на сети водопровода». Примечание. Ответственные представители по организации действий службы: — при пожаре № 1 — сменный инженер РВС; — при пожаре № 2 — главный инженер РВС; — при пожаре № 3 — главный инженер Аварийного Управления «Водоканал»; — при пожарах № 4, 5 — главный инженер Управления водоснабжения (зам. ген. директора «Водоканал»). 26.2 С Производственным предприятием «Водосток». Настоящая инструкция определяет порядок взаимодействия и обязанности должностных лиц подразделений и служб Производственного предприятия (ПП) «Водосток» и ГПС при тушении пожаров, ликвидации последствий аварий и стихийных бедствий, связанных с пожарами на объектах и сооружениях, обслуживаемых ПП «Водосток». 1. Дежурный диспетчер ГПС по требованию руководителя тушения пожара или по личной инициативе, исходя из складывающейся обстановки, сообщает диспетчеру ПП «Водосток» по городскому телефону или по прямому проводу через диспетчера «Водоканала»: — адрес пожара (аварии, стихийного бедствия) — далее пожара, по которому необходимо выслать аварийную бригаду (бригады) и ответственного представителя службы ПП «Водосток»; — свою фамилию, время сообщения, № телефона. 2. Диспетчер ПП «Водосток», получив сообщение ГПС, обязан зафиксировать время сообщения, фамилию передавшего сообщение, № его телефона, немедленно направить аварийную бригаду (бригады) и ответственного представителя к месту пожара, после чего сообщить диспетчеру в ГПС время выезда аварийной бригады и ответственного представителя, указав свою фамилию и фамилию ответственного представителя. 3. Представитель ПП «Водосток» (старший аварийной бригады) по прибытии к месту пожара обязан: — доложить о прибытии руководителю тушения пожара (РТП) или начальнику штаба пожаротушения (ликвидации аварии) (НШ); — получить от него задачу по ликвидации пожара (последствий аварии, стихийного бедствия); — информировать руководителя тушения пожара о системе канализационных коллекторов, водостоков, сетей или других объектов, их пропускной способности, технических характеристиках и прочее; — дать рекомендации РТП (НШ) по соблюдению правил техники безопасности при проведении необходимого вида работы личным составом пожарных подразделений; — предоставлять другую требуемую информацию; — при необходимости вызывать на место пожара дополнительные аварийные бригады (оборудование и прочее) и руководителей служб и подразделений ПП «Водосток»; — о своих действиях, принятых решениях и обстановке на участке работы постоянно информировать руководителя тушения пожара (НШ), взаимно согласовывать все действия; — отъезд с места пожара согласовывать с руководителем тушения пожара (НШ). 218 26.3 С ООО «Пожарный». 1. Дежурный ГПС в случае получения сообщения о пожарах, авариях, стихийных бедствиях и других чрезвычайных происшествиях в подземных сооружениях (коллекторах, каналах, транспортных, перегонных тоннелях, станциях и камерах метрополитена и др.), по требованию РТП или по собственной инициативе, исходя из складывающейся обстановки, сообщает дежурному по СПО «Металлургбезопасность» по городским телефонам: — адрес пожара, аварии или стихийного бедствия, по которому необходимо выслать дежурное отделение ВГСО; — свою фамилию, время сообщения, № телефона. 2. Дежурный у телефона СПО «Металлургбезопасность», получив сообщение из ГПС, обязан: 2.1. Зафиксировать время сообщения, фамилию передавшего сообщение, № его телефона, немедленно направить дежурное отделение к месту пожара (аварии, стихийного бедствия), после чего сообщить в ГПС по телефону время выезда отделения, указав свою фамилию и фамилию старшего командира ВГСЧ, выехавшего с отделением (командира отделения). 2.2. Старший командир ВГСЧ (командир отделения) по прибытии к месту пожара (аварии или стихийного бедствия) обязан: — доложить о прибытии руководителю тушения пожара или начальнику штаба пожаротушения; — получить от него задачу по спасению людей, ликвидации пожара (последствий аварии, стихийного бедствия); — о своих действиях, складывающейся обстановке на участке работ и принятых решениях информировать руководителя тушения пожара (НШ); — отъезд с места пожара согласовывать с руководителем тушения пожара (НШ). 2.3. Ответственность за своевременность и полноту выполнения поставленных перед ВГСЧ задач, за работу личного состава и соблюдение правил несет лицо, возглавляющее отделение ВГСЧ. При выполнении поставленных задач личный состав отделения ВГСЧ руководствуется требованиями Боевого Устава ВГСЧ. Табель технического оснащения ВГСЧ, размещенного на оперативном автомобиле «Газель» (ГАЗ-66), приведен ниже: Боевой расчет — 5 чел.; 1. Респираторов Р-12 — 5 шт.; 2. Респираторов Р-34 — 1 шт.; 3. Самоспасатели ШСС-1 — 5 шт.; 4. Огнетушители порошковые — 2 шт.; 5. Рукава пожарные Д-66 мм — 2 шт.; 6. Ствол КРБ-1шт.; 7. Меховой аспиратор АМ-5 с индикаторными трубками для определения ядовитых газов в воздухе — 1 к-т; 8. Аппарат связи «Уголек» и катушка с проводом, длиной 500 м; 9. Шахтный интерферометр ШИ-11 для определения концентрации метана и углекислого газа в воздухе — 1 шт.; 10. Носилки медицинские — 1 шт.; 11. Горноплотницкий инструмент — 1 к-т; 12. Аппарат искусственной вентиляции легких для оказания помощи пострадавшим — 1 шт. Постоянно информировать руководителя тушения пожара (НШ), взаимно согласовывать все действия; — отъезд с места пожара согласовывать с руководителем тушения пожара (НШ). 219 26.4 С ГП «Горсвет». 1. Дежурный по ГПС по требованию руководителя тушения пожара или по личной инициативе, исходя из складывающейся обстановки, а также в случае объявления пожара с номера 2 и выше сообщает диспетчеру ГП «Горсвет» по городскому телефону: — адрес пожара (аварии, стихийного бедствия), по которому необходимо выслать аварийную бригаду (бригады) и ответственного представителя службы «Горсвет»; — свою фамилию, время сообщения, № телефона. 2. Диспетчер ГП «Горсвет», получив сообщение из ГПС, обязан зафиксировать время сообщения, фамилию передавшего сообщение, № его телефона, немедленно направить аварийную бригаду (бригады) и ответственного представителя к месту пожара, после чего сообщить в ГПС время выезда аварийной бригады и фамилию ответственного представителя, указав свою фамилию. 3. Представитель службы «Горсвет» по прибытии к месту пожара, аварии или стихийного бедствия обязан: — доложить о прибытии руководителю тушения пожара или начальнику оперативного штаба пожаротушения; — получить от него задачу по отключению электроэнергии в установках и электросетях наружного освещения; — информировать руководителя тушения пожара о системе энергопитания участков наружного освещения, возможности отключения электроэнергии и дать рекомендации руководителю тушения пожара по соблюдению правил безопасности при проведении работ; — в целях недопущения несчастных случаев и создания условий для безопасной работы личного состава подразделений пожарной охраны производить отключение электроэнергии в установках и электросетях наружного освещения с выдачей письменного разрешения на проведение работ по тушению пожара (приложение); — о своих действиях и принятых решениях информировать руководителя тушения пожара (НШ); — отъезд с места пожара согласовывать с руководителем тушения пожара (НШ). Бланк уведомления РТП (НШ) прилагается. Администрация региона Государственное предприятие «Горсвет» Руководителю тушения пожара Адрес ______________ от ___________№ ____ _______________ (Ф.И.О.) УВЕДОМЛЕНИЕ По вашему требованию все установки и электросети наружного освещения (участок осветительной сети) по ул.____________________________________ от дома №_______до дома № ____________________________________________________ (другое______________) отключен(ы), напряжение снято в__________________________ ч_________ мин, числа____________,месяца______________________года_________________________ Подтверждено электродиспетчером ГП «Горсвет» ___________________________________ (Ф.И.О.) Ответственный представитель ГП «Горсвет» _________________ (должность, Ф.И.О.) 220 26.5 С Государственным предприятием «Горгаз». Настоящая инструкция определяет порядок взаимодействия и обязанности должностных лиц подразделений и служб ГПС и аварийной службы Государственного предприятия «Горгаз» при тушении пожаров и ликвидации последствий аварий и стихийных бедствий, связанных с пожарами. 1. При возникновении аварийных ситуаций на газоснабжаемых объектах (загазованности подвалов, этажей зданий и др. ситуациях), которые могут привести к пожару (взрыву): 1.1.Дежурный начальник службы ГП «Горгаз», приняв вызов, высылает аварийную бригаду по указанному адресу. По прибытии бригады на место и оценки старшим обстановки, в случае необходимости, запрашивает подразделения ГПС. 1.2.Дежурный диспетчер по ЦППС ГПС, приняв вызов, направляет к месту аварии дежурный караул ближайшей пожарной части. 1.3.Старший оперативный начальник ГПС, прибывший к месту пожара во главе подразделений пожарной охраны, обязан: — доложить о прибытии ответственному руководителю работ по ликвидации аварий; — получить от руководителя работ конкретную задачу, инструктаж о мерах безопасности при выполнении работ личным составом пожарной охраны; — после получения задания довести до всего личного состава меры безопасности, отдать приказание на боевое развертывание отделении с целью подготовки средств пожаротушения для ликвидации горения в случае взрыва или пожара; — оказать помощь в проветривании помещений, согласовав с руководителем работ места установки дымососов (только на нагнетание) и меры безопасности при проведении указанных работ; — отъезд с места аварийных работ согласовывать с руководителем работ. 2. При возникновении пожара или взрыва на газоснабжаемом объекте: 2.1. Вызов аварийной службы Государственного предприятия «Горгаз» к месту пожара, аварии или стихийного бедствия производит дежурный диспетчер смены ЦППС ГПС по телефону прямой связи по требованию руководителя тушения пожара (РТП), по личной инициативе или при объявлении пожара № 2 и выше. 2.2. Дежурный начальник, возглавляющий аварийную бригаду ГП «Горгаз», по прибытии к месту пожара (аварии или стихийного бедствия) обязан: — доложить о своем прибытии руководителю тушения пожара или начальнику оперативного штаба пожаротушения; — установить наличие и степень загазованности помещений, зданий, сооружений, характер газа и степень опасности для работающего личного состава пожарных подразделений, состояние газовых коммуникаций (приборов), о результатах доложить в оперативный штаб пожаротушения; — в случае необходимости, произвести отключение газовых коммуникаций и приборов в горящих и смежных помещениях, зданиях, установках и т.п.; — информировать об обстановке на пожаре и принятых мерах руководителя тушения пожара или начальника оперативного штаба пожаротушения и согласовывать все действия; — при необходимости вызвать дополнительно аварийные бригады Государственного предприятия «Горгаз»; — после ликвидации пожара проверить состояние газовых коммуникаций и приборов в горевших и смежных помещениях; — отъезд с места пожара согласовывать с руководителям тушения пожара или начальником оперативного штаба пожаротушения. 3. Ответственность за своевременность и полноту выполнения поставленных задач, а также за работу персонала аварийной бригады несет лицо, возглавляющее аварийную бригаду. 4. При высылке на пожар, аварию или стихийное бедствие нескольких аварийных бригад, руководство всеми бригадами до прибытия ответственных работников «Горгаз» осуществляет 221 старший начальник первой аварийной бригады. 26.6 С АО «Облэнерго». Настоящая инструкция определяет порядок взаимодействия и обязанности должностных лиц подразделений и служб УГПС и аварийных служб АО «Облэнерго» при тушении пожаров и ликвидации последствий аварий и стихийных бедствий, связанных с пожарами. 1. Дежурный диспетчер ЦППС ГПС по требованию руководителя тушения пожара или по личной инициативе, исходя из складывающейся обстановки, а также в случае объявления пожара номера 2 и выше сообщает: — в случае возникновения пожаров в общественных зданиях или жилых домах города и электросетевых сооружениях (распределительных пунктах — РП, трансформаторных подстанциях — ТП) кабельной сети (КС) — диспетчеру КС по прямому телефону или по телефонам: — в случае возникновения пожаров на электростанциях и подстанциях — 35-500 кВ — диспетчеру энергосистемы по телефону; — адрес пожара (аварии, стихийного бедствия), по которому необходимо выслать аварийную оперативно-восстановительную бригаду (ОВБ) и при необходимое! и — ответственного представителя КС или предприятия электросетей (ПЭС) АО «Облэнерго»; — свою фамилию, время сообщения, № телефона. 2. Диспетчер АО «Облэнерго» (дежурный инженер Энергонадзора), получив сообщение из ГПС, обязан: зафиксировать время сообщения, фамилию передавшего сообщение, № его телефона, немедленно направить аварийную оперативно-восстановительную бригаду КС, ОВБ ПЭС АО «Облэнерго» или инспектора Энергонадзора и ответственного представителя (старшего бригады) к месту пожара, после чего сообщить в УГПС время выезда аварийной бригады и ответственного представителя, указав свою фамилию и фамилию ответственного представителя (старшего аварийной бригады). 3. Старший бригады КС, ПЭС АО «Облэнерго» или инспектор энергонадзора по прибытии к месту пожара, аварии или стихийного бедствия обязан: — доложить о прибытии руководителю тушения пожара или начальнику оперативного штаба пожаротушения; — получить от него задачу по отключению электроэнергии в установках и электросетях объекта пожара; — информировать руководителя тушения пожара о системе энергоснабжения объекта, возможности отключения электроэнергии и дать рекомендации руководителю тушения пожара по соблюдению правил безопасности при проведении работ; — в целях недопущения несчастных случаев и создания условий для безопасной работы подразделений пожарной охраны по согласованию с РТП (НШ) производить отключение электроэнергии промышленных объектов (после согласования с администрацией объекта или предприятия о возможности такого отключения), учреждений, складов, административных и жилых зданий, электростанций, электроустановок и различного электрооборудования с выдачей письменного разрешения на проведение работ по тушению пожара в электроустановках, эксплуатируемых КС Облэнерго, ПЭС Облэнерго или абонентом с уведомлением диспетчера Облэнерго (приложение); — о своих действиях и принятых решениях информировать руководителя тушения пожара (НШ); — отъезд с места пожара согласовывать с руководителем тушения пожара (НШ). 4. При тушении пожара в электроустановках, на электростанциях и подстанциях руководствоваться соответствующей Инструкцией и рекомендациями по тушению пожаров электроустановок, находящихся под напряжением. 222 26.7 С подразделением метрополитена. 1. Настоящая инструкция устанавливает основные направления взаимодействия Сторон при тушении пожаров в подвижном составе и на объектах метрополитена. 2. При обнаружении пожара все работники метрополитена обязаны сообщить о нем в ГПС по телефону «01» и на Центральный диспетчерский пункт (ЦДП) метрополитена по телефонам. 3. Дежурный по метрополитену , получив сообщение о пожаре в подвижном составе или на объектах метрополитена, обязан: — зафиксировать время сообщения, фамилию передавшего сообщение, № его телефона, выяснить конкретный адрес (место) пожара, есть ли угроза людям, что горит; — немедленно сообщить о пожаре и о всей имеющейся информации о нем на ЦППС ГПС по прямой связи или телефону «01»; — информировать руководящий состав метрополитена; — для обеспечения безопасной работы пожарных и других подразделений через дежурный персонал станции (объекта) принять меры к обесточиванию электроустановок, кабелей, подстанций и т.п. в зоне пожара и остановке движения электропоездов со снятием напряжения с контактного рельса (при пожарах в тоннелях); — из числа прибывших к месту пожара работников метрополитена определить ответственного и передать в ГПС его должность и фамилию. 4. Дежурный диспетчер ЦППС ГПС, получив сообщение от представителя метрополитена, обязан немедленно направить подразделения пожарной охраны к месту пожара согласно расписанию выездов гарнизона пожарной охраны и другие подразделения согласно имеющимся инструкциям по взаимодействию при тушении пожаров со службами города и другими организациями. 5. Руководство тушением пожаров и проведением связанных с ними первоочередных аварийно-спасательных работ на объектах и в подвижном составе метрополитена до прибытия пожарных подразделений осуществляется работниками метрополитена согласно должностным инструкциям и обязанностям. 6. Эвакуация людей из сооружений метрополитена при пожарах возлагается на администрацию и дежурный персонал станции (объекта) метрополитена. По прибытии первого пожарного подразделения старший оперативный начальник ГПС должен получить от дежурного по объекту, станции (должностного лица метрополитена) необходимые сведения о пожаре. 7. До создания штаба аварийно-спасательных работ (см. п. 10) пожарные подразделения ГПС принимают меры по эвакуации людей, проведению спасательных работ и тушению пожара по согласованию и с учетом рекомендаций администрации станции (объекта) метрополитена. Администрация объекта, на котором произошел пожар, представляет старшему оперативному начальнику ГПС необходимую информацию и документацию об объекте, указывает пути прохода к месту пожара. 8. Допуск личного состава пожарных подразделений для тушения пожаров в подвижном составе и на объектах, находящихся под напряжением, осуществляется руководством объектов только после снятия напряжения и выдачи письменного уведомления о снятии напряжения с устройств метрополитена (приложение). 10. При пожарах в подземных и наземных сооружениях метрополитена руководством метрополитена создается штаб аварийно-спасательных работ, в состав которого входят: — начальник штаба (ответственное лицо от метрополитена); — руководитель тушения пожара — старший оперативный начальник ГПС (подчиняется начальнику штаба); — работники служб метрополитена; — представители аварийных и других служб города (по решению начальника штаба). 11. Указания и распоряжения штаба обязательны к выполнению всеми должностными лицами и работниками всех служб метрополитена. Подразделения пожарной охраны подчиня223 ются только руководителю тушения пожара (приказы пожарным подразделениям начальником штаба могут отдаваться только через руководителя тушения пожара). Свои действия по тушению пожара руководитель тушения пожара согласовывает с начальником штаба. 12.Решение о готовности линии метрополитена к подаче высокого напряжения и организации пассажирского движения по окончании работ принимает только руководитель штаба аварийно-спасательных работ. Запрещается подача напряжения и начало движения электропоездов (при пожарах в тоннелях и тоннельных помещениях) до полного вывода сил и средств пожарной охраны и других подразделений с места пожара. 13.На каждую станцию метрополитена, а при необходимости, на другие подземные и наземные объекты, пожарной охраной ГПС совместно с администрацией метрополитена разрабатывается план действий подразделений пожарной охраны при тушении пожара (план пожаротушения). Первый раздел этого плана разрабатывается администрацией станции (объекта). Администрация метрополитена должна отразить в плане действия дежурной смены при пожаре и других ситуациях до прибытия пожарных подразделений и при их совместной работе. Один экземпляр плана должен храниться в одном из наземных помещений объекта, на который он составлен (для станции метрополитена: 1-й экз. — в районной пожарной части, 2-й экз. — у старшего кассира, 3-й экз. — у дежурного по станции). 14. В целях отработки вопросов взаимодействия служб метрополитена с пожарными подразделениями УГПС по эвакуации, спасению людей и тушению пожаров на наземных и подземных объектах метрополитена систематически (по совместной договоренности или согласованным графикам) проводятся совместные пожарно-тактические учения и занятия. 15. Другие вопросы, не нашедшие отражения и возникающие по применению настоящей инструкции, разрешаются руководителями ГПС и метрополитена путем разработки совместных приказов (распоряжений). 16. При тушении пожара в электроустановках, находящихся под напряжением, руководствоваться соответствующей Инструкцией и рекомендациями по тушению пожаров электроустановок, находящихся под напряжением. 17. Инструкция вступает в силу с момента утверждения. Приложение Образец уведомления о снятии напряжения с устройств метрополитена. Руководителю тушения пожара Адрес ___________________ тел. _________________ от __________ № ____ _______________ (Ф.И.О.) УВЕДОМЛЕНИЕ о снятии напряжения с устройств метрополитена По вашему требованию все электрокабели Метрополитена, питающие_________путь станции «_________», проложенные в ________коллекторе, питающие электротяговую подстанцию №_______, помещение_________участок контактной сети по отлючены, напряжение снято в________ч_________мин, числа_______, месяца___________года_________ Подтверждено электродиспетчером_________________ (Ф.И.О.) Ответственный представитель метрополитена __________________________________ (должность, Ф.И.О., подпись) 224 26.8 С государственным предприятием «Лифт». Настоящая инструкция определяет порядок взаимодействия и обязанности должностных лиц подразделений и служб государственного предприятия «Лифт» Департамента инженерного обеспечения при тушении пожаров, ликвидации последствий аварий и стихийных бедствий, связанных с пожарами на объектах и сооружениях, обслуживаемых ГП «Лифт». 1. Дежурный диспетчер ЦППС ГПС по требованию руководителя тушения пожара или по личной инициативе, исходя из складывающейся обстановки, сообщает диспетчеру ГП «Лифт» по телефонам: — адрес пожара (аварии, стихийного бедствия), по которому необходимо выслать аварийную бригаду (бригады) и, при необходимости, ответственного представителя службы ГП «Лифт»; — свою фамилию, время сообщения, № телефона. 2. Дежурный диспетчер ГП «Лифт», получив сообщение от ГПС, обязан зафиксировать время сообщения, фамилию передавшего сообщение, № его телефона, немедленно направить аварийную бригаду (бригады) соответствующего подразделения и, при необходимости, ответственного представителя к месту пожара, после чего сообщить в ГПС по телефону «01» время выезда аварийной бригады и фамилию старшего. 3. Представитель службы ГП «Лифт» (старший аварийной бригады) по прибытии к месту пожара, аварии или стихийного бедствия обязан: — доложить о прибытии руководителю тушения пожара (РТП) или начальнику штаба пожаротушения (НШ); — получить от него задачу по оказанию помощи пожарным подразделениям по опусканию кабины лифта (лифтов) на указанный этаж и открыванию дверных створок для эвакуации людей, проверки лифтовых кабин, шахт или других необходимых видов работ; — информировать РТП (НШ) о системе лифтового хозяйства объекта, энергоснабжении, грузоподъемности, технических характеристиках и пр.; — в случае необходимости обеспечить беспрепятственный доступ пожарным подразделениям в помещения машинных станций, лифтовые шахты, провести работы по обесточиванию комплекса лифтового хозяйства объектов; — дать рекомендации РТП (НШ) по соблюдению правил техники безопасности при проведении необходимого вида работы личным составом пожарных подразделений; предоставлять другую требуемую информацию; — при необходимости вызывать на место пожара дополнительные аварийные бригады (оборудование и прочее) и руководителей служб и подразделений ГП «Лифт»; — о своих действиях, принятых решениях и обстановке на участке работы постоянно информировать руководителя тушения пожара (НШ), взаимно согласовывать все действия; — отъезд с места пожара согласовывать с руководителем тушения пожара (НШ). 225 26.9 Со станцией Скорой и НМП. Настоящая инструкция определяет порядок взаимодействия и обязанности должностных лиц подразделений и служб СС и НМП и ГПС при тушении пожаров, ликвидации последствий аварий и стихийных бедствий, связанных с пожарами. 1. Дежурный диспетчер ЦППС ГПС по требованию руководителя тушения пожара или по личной инициативе, исходя из складывающейся обстановки, сообщает диспетчеру СС и НМП по телефонам: — адрес пожара (аварии, стихийного бедствия — далее пожара), по которому необходимо выслать бригаду (бригады) СС и НМП; — свою фамилию, время сообщения, № телефона. 2. Получив сообщение из ГПС, диспетчер СС и НМП обязан: — зафиксировать время сообщения, фамилию передавшего сообщение, № его телефона; — немедленно направить ближайшую от места пожара бригаду (бригады) Скорой медицинской помощи; — сообщить в ГПС по телефону или по прямому проводу время выезда бригады (бригад) СС и НМП и номера нарядов; — при получении конкретной информации о необходимости оказания медицинской помощи 3-м и более пострадавшим информирует диспетчера Научно-практического центра экстренной медицинской помощи. 3. Врач бригады Скорой медицинской помощи, первым прибывший на место пожара, обязан: — доложить о прибытии РТП или начальнику оперативного штаба пожаротушения. — оказать первую помощь пострадавшим и при необходимости организовать их отправку в лечебное учреждение; — при наличии большого числа пострадавших, совместно с сотрудниками милиции и администрацией объекта (учреждения) организовать их размещение в благоустроенных помещениях; — уточнить в оперативном отделе СС и НМП, сколько бригад Скорой медицинской помощи направлено на место пожара, и доложить РТП (НШ) оперативную обстановку; — по требованию РТП или по личной инициативе вызывать на место пожара дополнительные бригады Скорой медицинской помощи; — информировать руководителя тушения пожара (НШ) о количестве погибших, пострадавших на пожаре, полученных ими травмах, ожогах и т.п.; — предоставлять другую требуемую информацию; — установить взаимодействие с медицинской службой объекта (при пожарах на объектах, если таковая имеется); — о своих действиях, принятых решениях и обстановке на участке работы постоянно информировать РТП (НШ), взаимно согласовывать все действия; — по прибытии к месту пожара дежурной бригады НПЦЭМП вступает в силу «Инструкция о порядке взаимодействия ГПС и Департамента Здравоохранения»; — отъезд с места пожара согласовывать с руководителем тушения пожара (НШ), сообщить ему номер вызова и название лечебных или иных учреждений, в которые будут направлены пострадавшие (погибшие). 4. Ответственность за своевременность и полноту выполнения поставленных задач, за работу персонала бригады СС и НМП несет лицо, возглавляющее бригаду. 226 26.10 С Научно-практическим Центром экстренной медицинской помощи Департамента Здравоохранения (НПЦЭМП ДЗ) Настоящей инструкцией предусматривается взаимодействие Государственной противопожарной службы и Научно-практического Центра экстренной медицинской помощи ДЗ в объеме мероприятий по медицинскому обеспечению работ при ликвидации пожаров, аварий и последствий стихийных бедствий и проведении аварийно-спасательных работ, связанных с пожарами. В порядке взаимодействия считать следующие мероприятия: 1. Оперативный обмен информацией между ГПС и НПЦЭМП ДЗ с возложением обязанности на старшего дежурного диспетчера ЦППС ГПС немедленного информирования дежурного диспетчера НПЦЭМП ДЗ («при явной угрозе людям» по радиостанции) в случаях: — получения подтверждения с места пожара от первого прибывшего руководителя тушения пожара информации об угрозе людям «…люди просят о помощи»; — получения информации об угрозе взрыва на месте пожара, наличия газовых баллонов, технологических емкостей, а также в случаях работы личного состава подразделений ГПС в условиях повышенной опасности; — сосредоточения на месте пожара сил и средств по № 2 и выше; — получения конкретной информации о необходимости оказания медицинской помощи трем и более пострадавшим. Дежурный диспетчер НПЦЭМП при получении информации из ЦППС ГПС немедленно обязан выслать выездную бригаду НПЦЭМП к месту вызова. 2. Взаимное ознакомление представителей сторон с основными методами управления подразделениями в повседневной практической деятельности, а также обмен служебной информацией в пределах допуска: — о структуре; — нормативных документах; — системе связи. 3. При проведении комплексных и показных пожарно-тактических учений привлекать НПЦЭМП в качестве участника с возложением медицинского обеспечения учений. 4. При работе на пожаре, аварии или стихийном бедствии: — руководитель тушения пожара по прибытии к месту вызова дежурной бригады Центра экстренной медицины обязан предоставить информацию врачу выездной бригады об угрозе людям, количестве личного состава пожарных подразделений, работающих на пожаре, характеристику объекта; РТП при необходимости выделяет личный состав пожарных подразделений, средства освещения и кислородные баллоны для оказания помощи медицинской службе, исходя из имеющегося резерва личного состава; — врач выездной бригады Центра экстренной медицины докладывает РТП о прибытии выездной бригады и согласовывает свои действия по медицинскому обеспечению места пожара; — определяет место развертывания медицинских сил и средств, докладывает об этом РТП; — оценивает оперативную медицинскую обстановку и принимает решение о введении необходимых медицинских сил и средств, а также всего комплекса мероприятий на месте пожара; — проводит, по согласованию с РТП, снятие и сокращение сил и средств медицинской службы города; — обеспечивает сбор и предоставление РТП информации о пострадавших, включая погибших на пожаре. 227 26.11 С государственным сетевым предприятием «Коллектор». Настоящая инструкция определяет порядок взаимодействия и обязанности должностных лиц подразделений и служб ГПС и ГСП «Коллектор» при тушении пожаров и ликвидации последствий аварий и стихийных бедствий, связанных с пожарами в коммуникационных коллекторах. 1. При возникновении пожара на объектах ГСП «Коллектор» (коллекторах, помещении диспетчерского пункта и др. объектах) каждый работник ГСП «Коллектор» обязан: — немедленно сообщить о пожаре в ГПС по телефону «01» и на районный диспетчерский пункт (РДА) или центральный диспетчерский пункт (ЦДП) ГСП «Коллектор» по телефону; — приступить к тушению пожара с помощью первичных средств пожаротушения (кроме пожаров кабелей, электроустановок и т.п., находящихся под напряжением). 2. Дежурный диспетчер ЦДП ГСП «Коллектор», получив сообщение о пожаре от работников объекта или граждан, обязан: — зафиксировать время сообщения, фамилию передавшего сообщение, № его телефона, выяснить все данные о пожаре (точный адрес, что горит, имеются ли кабели, установки под напряжением и т.п.); — немедленно сообщить о пожаре и все имеющиеся данные о нем в ГПС по телефону «01»; — сообщить о пожаре дежурному инженеру ЦДП ГСП «Коллектор». 3. Дежурный по ГПС, получив сообщение о пожаре в коллекторе или на других объектах ГСП «Коллектор»: — сообщает дежурному диспетчеру ЦЦП ГСП «Коллектор» по телефону адрес пожара (аварии, стихийного бедствия), свою фамилию, время сообщения; — уточняет время выезда аварийной бригады (группы координации) на место пожара и фамилию старшего представителя ГСП «Коллектор», выехавшего на пожар. 4. Дежурный инженер ЦЦП ГСП «Коллектор», получив сообщение о пожаре на объекте, обязан провести оповещение о пожаре, согласно имеющимся инструкциям и направить аварийную бригаду (группу координации) на место пожара, после чего через диспетчера ЦДП сообщить в ГПС время выезда аварийной бригады (группы координации) и фамилию старшего представителя ГСП «Коллектор», выехавшего на пожар. 5. Старший представитель от ГСП «Коллектор» о своем прибытии к месту пожара обязан доложить руководителю тушения пожара (РТП) или начальнику оперативного штаба пожаротушения, а также: — представить сведения о всех потребителях, имеющих в коллекторе кабели под напряжением, схемы расположения вентиляционных шахт и аварийных люков для доступа к месту пожара; — производить снятие напряжения с устройств энергоснабжения (кабелей, участков контактных сетей, электротяговых подстанций), после чего письменно, с указанием времени уведомить об этом РТП; — после ликвидации пожара, по согласованию с РТП, принять меры по восстановлению энергоснабжения; — свое убытие с места пожара согласовывать с РТП или начальником оперативного штаба пожаротушения. 6. При тушении пожара в электроустановках, находящихся под напряжением, руководствоваться соответствующей Инструкцией и рекомендациями по тушению пожаров электроустановок, находящихся под напряжением. 228 Приложение: Бланк уведомления РТП Руководителю тушения пожара Государственное сетевое предприятие «Коллектор» Адрес ______________ тел. _________________ от __________ № ____ _______________ (Ф.И.О.) УВЕДОМЛЕНИЕ По вашему требованию все электрокабели, проложенные в коллекторе, питающие электротяговую подстанцию № _________, участок контактной сети по ул.____________отлючены, напряжение снято в____________ч _________мин, числа ___________, месяца__________года___________________ Подтверждено электродиспетчером ЭДС_____________________________________________________________ (Ф.И.О.) Ответственный_____________________________________________________ (должность, Ф.И.О., подпись) 26.12 С подразделениями железной дороги Министерства транспорта РФ. Настоящая инструкция определяет порядок взаимодействия и обязанности должностных лиц подразделений и служб ГПС с железной дорогой Министерства путей сообщения РФ при тушении пожаров, ликвидации последствий аварий и стихийных бедствий, связанных с пожарами. 1. При получении сообщения о пожаре на объектах и в подвижном составе железнодорожного транспорта стороны немедленно информируют друг друга. При необходимости организуют совместную работу по тушению или расследованию пожара. 2. Подразделения ГПС выезжают на тушение пожара и проведение связанных с ним первоочередных аварийно-спасательных работ на объектах и подвижном составе железнодорожного транспорта в порядке, определяемом расписанием выездов (планом привлечения сил и средств) Государственной противопожарной службы. 3. Руководство тушением пожаров и проведением первоочередных аварийноспасательных работ на объектах и подвижном составе железнодорожного транспорта до прибытия сотрудников Государственной противопожарной службы осуществляют начальники пожарных подразделений военизированной охраны железных дорог МПС России.

В пожарных частях допускается ведение делопроизводства в общих комнатах, при этом до- кументы При адресовании служебного документа в организацию или структурное. Инструкция по работе с документами на 50 л. в 2 экз. соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства.

Инструкция по эвакуации людей при пожаре

Согласно законодательству, инструкция о порядке действий персонала по эвакуации людей при пожаре должна находиться на объектах с одновременным пребыванием людей больше 50 человек. Инструкция о действиях персонала по эвакуации людей при пожаре дополняется эвакуационным планом. Каждые 6 месяцев персонал обязан проходить тренировку по спасению жизни.

Общая информация и требования

Многие знакомы с эвакуационными схемами людей из здания. На этих планах изображены пути спасения и выходы с объекта. В организациях их размещают в общедоступных местах на стенах. Инструкция по эвакуации при пожаре содержит следующую информацию:

• порядок эвакуации при обнаружении возгорания
• обязанности сотрудников при выявлении пожара
• методы и правила борьбы с очагами пламени
• инструкция о порядке действий персонала по обеспечению оперативной и безопасной эвакуации людей при возникновении возгорания и множество другой полезной информации

Эвакуационные тренировки проходят по графику составленному руководством. Они содержат теоретическую и практическую части – цели, задачи, место проведения, дата, время, ответственное лицо и многое другое.

Уходя из помещения важно закрыть двери, чтобы пламя и дым не распространились в соседние помещения.

Общие требования:

• Инструкция при эвакуации людей в случае установления возгорания служит дополнительным материалом к эвакуационным планам. Она необходима для проведения оперативной и безопасной эвакуации людей с объекта
• инструктаж по эвакуации при пожаре проводится согласно составленному графику строго в указанные период
• результаты проведения инструктажа отмечаются в специальных журналах
• ответственность за предоставление пожарной безопасности перекладывается на вышестоящее руководство. Личная ответственность на каждом объекте возлагается на конкретного работника, который обязан следить за выполнением требований пожарной безопасности в конкретном месте

В обязанности ответственных лиц за предоставления пожарной безопасности входят такие мероприятия, как: ведение контроля за работоспособностью отопительного, вентиляционного оборудования, технической аппаратуры.

При обнаружении неполадок требуется максимально быстро их устранять. Особенно, это касается тех нарушений, которые способны привести к пожару.

Ответственное лицо обязано контролировать уборку рабочих мест, по мере необходимости отключать электричество (кроме дежурного освещения). Осуществлять контроль за выполнением противопожарного режима, введенного в организации.

Следить за исправным состоянием первичного инвентаря для борьбы с огнем, систем сигнализации и связи.

• Сотрудники предприятия должны знать и соблюдать требования и правила относительно пожарной безопасности
• Согласно закону, нарушители порядка относительно пожарной безопасности, будут привлекаться к тому или иному виду ответственности, в зависимости от степени нарушения
• Тренировочные мероприятия по эвакуации работников при пожаре должны проводиться минимум 1 раз в 6 месяцев

Сотрудники организации должны владеть информацией о местонахождении огнетушителя и правилами его пользования.

Порядок действий при эвакуации при пожаре

• при выявлении очагов возгорания следует оперативно сообщить о происшествии в близлежащее пожарное отделение, начальнику учреждения
• отключить приточно-вытяжную систему вентиляции
• в срочном порядке предупредить всех работников предприятия посредством установленной сигнализации
• разблокировать все эвакуационные выходы с объекта
• оперативно, сохраняя спокойствие, покинуть помещение согласно эвакуационной схеме
• важно не допустить столкновения со встречным потоком людей
• уходя из помещения необходимо выключить электрическое оборудование, свет. Двери, окна плотно закрыть, чтобы пламя и дым не распространились в соседние помещения
• руководители обязаны встретить работников пожарной части и провести к месту, где возник очаг возгорания
• до прибытия пожарной бригады, совместно с представителями дружины, необходимо попытаться ликвидировать возгорания первичным набором пожаротушения

Еще на начальной стадии возгорания работники предприятия должны уметь отключать вентиляционную и кондиционирующую установки на объекте.

Как должен вести себя работник в случае пожара

• работник, который обнаружил возгорание или первичные признаки (дым, запах горения, отключение электричества и т.д.) обязан предпринять следующие действия:

1. Оперативно набрать 101 и сообщить данные об объекте – месторасположение объекта, место возгорания, свою Ф.И.О.
2. Активировать систему оповещения людей. Необходимо проинформировать всех, кто оказался поблизости.

   По возможности начальство, охранников и иных лиц.

3. Эвакуироваться в защищенную от пожара зону согласно утвержденной схеме покидания помещения.
4. По возможности обесточить объект.
5. Если целесообразно, то начать тушить пламя первичным набором пожаротушения.
6. По возможности попытаться «спасти» имущество.

• При проведении эвакуационных мероприятий работники должны:

1. Оперативно выявить безопасные пути и выходы согласно эвакуационному плану и покинуть объект.
2. Попытаться не паниковать.

Для предотвращения распространения едкого дыма, пламя, категорически запрещено открывать двери, окна и тем более их разбивать.

Порядок эвакуации при пожаре в здании

• при возникновении возгорания действия сотрудников предприятия и лиц, занимающихся ликвидацией пламя, должны быть первоочередно сосредоточены на спасение детей
• сотрудники предприятия обязаны следовать требованиям и правилам относительно пожарной безопасности и осуществлять свои обязанности

1. Вышестоящее должностное лицо предприятия при возникновении возгорания должен:

• продублировать информацию о происшествии в пожарное отделение и оповестить начальство организации
• если возникла опасность угрозы жизни людей, то следует оперативно провести их спасение с объекта
• по возможности обесточить помещение
• остановить какую-либо деятельность, кроме мероприятий, направленных на устранение пламя
• лица, не занимающиеся ликвидацией возгорания, вывезти на безопасный участок
• заняться руководством по устранению пламя до момента приезда пожарной службы
• предоставить персоналу, участвующему в устранении пламени, работу в рамках правил техники безопасности
• организовать «спасение» имущества
• организовать встречу сотрудников пожарного подразделения, доложить о проведенных мероприятиях по борьбе с возгоранием, рассказать об особенностях конструкции здания

Все сотрудники предприятия обязаны владеть минимальными знаниями относительно пожарной безопасности.

Поэтапность применения первичных средств пожаротушения

Для активации пожарного крана необходимо провести ряд операций:

• сорвать пломбу и открыть пожарный шкаф
• изъять пожарный рукав, подсоединить к пожарному крану и стволу
• раскатать рукав в сторону очага возгорания (избегать изломов и перекрутов рукава)
• открыть вентиль для подачи воды
• направить рукав на пламя

Запрещено применять пожарный кран для тушения электрического оборудования, включенного в сеть.

ЭКСТРЕННЫЕ ТЕЛЕФОНЫ

Инструкция по эвакуации людей при пожаре | образец 2019, порядок, периодичность тренировок

Инструкция по эвакуации людей при пожаре предназначена для того, чтобы в простой, понятной форме зафиксировать порядок действий персонала в случае опасности пожара. Она составляется по определенным правилам, расскажем о них подробнее.

Инструкция о действиях персонала по эвакуации людей при пожаре

Ежегодно в России возникает около 140 000 пожаров.

Только за 1 квартал 2018 года в огне, по данным МЧС, погибло 2639 человек, примерно столько же получили травмы или ожоги.

Требования противопожарного законодательства суровы, но направлены на самое главное – защиту жизни и здоровья людей, минимизацию ущерба имуществу.

https://www.youtube.com/watch?v=hmJGuauyLpw

В комплекс противопожарных мероприятий входит своевременное безопасное выведение людей из производственных, складских, офисных помещений, которое проводится не только в случае возгорания, но регулярно в тестовом режиме – для усвоения порядка действий при пожаре.

Основой для подготовки инструкции по эвакуации служат Противопожарные правила (далее Правила), утвержденные Постановлением Правительства РФ от 25.04.2012 №390 «О противопожарном режиме».

Согласно п.п. 5 и 12 Правил, такая инструкция должна быть разработана и принята на каждом объекте с массовым пребыванием людей (более 50 человек).

Ответственность за наличие данного документа лежит на руководителе организации. Также в Правилах указывается на необходимость регулярных тренировок персонала по действиям, описанным в инструкции.

Они проводятся не реже 1 раза в 6 месяцев.

Образец

Мы подготовили для вас образец инструкции по эвакуации. Ознакомившись с ней, вам не составит труда на ее основе разработать собственный документ, с учетом специфики вашей организации.

Как составить инструкцию

Инструкция составляется простым языком, короткими предложениями. В тексте не нужны отсылки на иные нормативные акты, внутренние документы по организации. Важно избегать двусмысленных формулировок.

Инструкция – это прямое указание, она должна быть понятна и осуществима. Все действия сотрудников перечисляются по порядку. Например, выключение электроприборов – первый шаг при обнаружении признаков пожара, его нельзя внести в инструкцию последним пунктом.

Структура данного документа выглядит так.

1. Общие положения. В них кратко указывается нормативная база, отмечается, что инструкция обязательна для всех работников предприятия. Исключений быть не может.

2. Сообщение о пожаре. Перечисляются признаки возгорания, порядок информирования противопожарных служб, вышестоящих руководителей, сотрудников, ответственных за противопожарную безопасность. Следует указать номера телефонов.

2. Действия персонала при эвакуации. В этом разделе приводится перечень мер, которые необходимо осуществить для минимизации возгорания, защиты жизни, здоровья людей – обесточивание помещений, применение СИЗ и т.д.

Здесь же перечисляются требования к действиям дежурного сотрудника, руководителям структурных подразделений, ответственного за пожарную безопасность, фиксируется место сбора на улице.

При составлении инструкции обратите внимание на то, чтобы была четко прописана иерархия ответственных лиц, действия каждого из них.

Важно, чтобы должное внимание было уделено сотрудничеству с пожарными службами – подготовить проезд для машин, сообщить о технологических особенностях здания, имеющихся признаках возгорания, сверить количество эвакуированных из здания людей со списочным составом.

2. Использование первичных средств пожаротушения. В данном разделе коротко описывается расположение, порядок применения углекислотных и порошковых огнетушителей, внутренних пожарных кранов и т.д.

Указывается, для каких ситуаций нужны те или иные средства, как их привести в действие.
После составления инструкция утверждается руководителем предприятия.

Согласовывать с Роспожнадзором этот документ не требуется.

Эвакуация при пожаре

Разработка плана эвакуации, отработка его с персоналом зависит от конкретных условий: плана здания, его этажности, количества выходов, численности работников, посетителей и т.п. Руководитель организации должен при составлении противопожарной документации учитывать все эти факторы.

Итоговый план эвакуации при пожаре должен давать возможность людям проходить к выходам беспрепятственно, без суеты, ориентируясь на разнообразные сигналы (световые, звуковые, речевые, таблички и т.д.). Время этого мероприятия рассчитывается индивидуально.

Порядок эвакуации при пожаре

Правильный порядок действий при обнаружении возгорания выглядит так:

1. Вызов противопожарных служб. Для этого с любого телефона, даже не имеющего сим-карту, надо позвонить на номер 101 или 112, сообщить точный адрес пожара, назвать свои должность, ФИО.

2. Предотвращение доступа огня и дыма в помещение, где находятся люди. Как минимум, необходимо закрыть дверь.

3. Оповещение вышестоящего руководства о ЧП, начало эвакуации. При необходимости используются СИЗ от задымления – повязки, платки и т.д.

4. Точка сбора персонала после выхода из здания должна быть известна заранее. На ней происходят сверка списков, определение количества пострадавших или оставшихся в здании.

Периодичность и порядок проведения тренировок по эвакуации людей при пожаре

Регулярные тренировочные эвакуации помогают отработать порядок действий при пожаре и избежать паники. Именно паника становится причиной самых тяжелых последствий.

Кроме того, тренировки помогают выявить «слабые» места в пожарной безопасности – например, плохое знание мест хранения огнетушителей и неумение ими пользоваться.

Также важно, что они обеспечивают психологическую готовность персонала к немедленным действиям в случае возгорания.

Перед тренировочной эвакуацией обязательно проводится инструктаж, в ходе которого разъясняется утвержденный в организации порядок действий сотрудников, функции ответственных лиц.

Тренировка по эвакуации может быть как общей, объектовой, для всего персонала предприятия, так и отдельной по различным структурным подразделениям. Возможен индивидуальный вариант (если, например, сотрудник болел в день занятий либо нанимается на работу).

Попробуйте совершенно бесплатно Систему Охрана труда

• Готовые решения по действующему законодательству
• Более 3 000 заполненных шаблонов
• Возможность задать вопрос в экспертную поддержку

Иногда целесообразно проводить тренировку совместно с пожарниками – чтобы отработать координацию действий в случае пожара. Такие общие мероприятия проводятся согласно Инструкции по организации противопожарных тренировок на энергетических предприятиях и в организациях Минэнерго СССР РД 34.12.202 (И 34-00-012-84).

График тренировок утверждается руководителем организации ежегодно. В него вносятся такие сведения:

• месяц проведения;
• вид;
• участники – структурное подразделение, смена, весь персонал объекта.

Напомним, что тренировки по эвакуации проводятся минимум два раза в год.

План проведения тренировки по эвакуации людей при пожаре

План конкретной тренировочной эвакуации составляется каждый раз отдельно. Это в компетенции сотрудника, назначенного распоряжением руководства начальником штаба тренировки. Нередко им становится специалист по охране труда.

Помимо этого, назначается отдельный руководитель тренировок. Если речь идет об объектовой эвакуации – им становится сам руководитель учреждения либо главный инженер.

В план тренировки входят:

• Тема, цели мероприятия, поставленные задачи.
• Привлекаемая аудитория.
• Календарный поэтапный график подготовки и проведения, с указанием мест тренировки, ответственных исполнителей.

Найдите нужный вам образец документа по охране труда в самой полной библиотеке шаблонов Справочной системы «Охрана труда». Наши эксперты подготовили уже 2506 шаблонов!

Журнал учета тренировок по эвакуации людей при пожаре

Все проведенные тренировочные эвакуации вносятся в соответствующий регистрационный журнал. Наряду с итоговым актом и приказом он является важным документом, фиксирующим факт проведения тренировки, ее результаты.

Как составить инструкцию по эвакуации людей для паспорта безопасности — Юридический справочник бизнеса

Согласно действующему российскому законодательству, разработка и утверждение паспорта безопасности объекта является обязательным условием для функционирования промышленных предприятий, организаций, производящих, перерабатывающих, сберегающих или транспортирующих радиоактивные, взрыво- и пожароопасные вещества, для гидротехнических сооружений, а также для объектов, характеризующихся высоким риском террористических действий.

Наличие паспорта безопасности увеличивает эффективность системы управления во время нештатных ситуаций (к примеру, при пожарах), а также помогает в разработке антитеррористических мер.

Паспорт безопасности включает:

• описание объекта;
• показатели, которые характеризуют риск возникновения травматизма, аварийных и чрезвычайных ситуаций;
• описание мероприятий, которые направлены на устранение нештатных ситуаций и повышение общей безопасности объекта;
• ситуационный план с границами аварийного поражения;
• диаграммы социальных рисков.

Кроме того, паспорт безопасности включает расчетно-пояснительную записку, обосновывающую сведения, внесенные в документ.

Важной составляющей паспорта безопасности объекта является инструкция по эвакуации людей в случае возникновения нештатных ситуаций, которая утверждается в качестве одного из приложений.

Составление инструкции по эвакуации

Инструкция по эвакуации людей представляет собой документ, в котором указаны пути и выходы в случае эвакуации при чрезвычайной ситуации, установлены правила поведения и последовательность действий людей на объекте.

Назначение инструкции по эвакуации людей:

• обозначение путей эвакуации, эвакуационных выходов, обеспечивающих безопасность процесса самостоятельного выхода людей из помещений;
• указание мест расположения пожарного оборудования и средств оповещения о пожаре;
• напоминание первоочередных действий, которые следует предпринимать каждому человеку в случае возникновения чрезвычайных ситуаций.

Инструкция по эвакуации людей может состоять из двух частей: текстовой и графической. Графическая часть может содержать этажную или секционную планировку объекта с указанием основных путей эвакуации, эвакуационных выходов из помещений и мест расположения спасательных средств, наружных открытых лестниц, аварийных выходов, мест размещения самих планов эвакуации на объекте, мест размещения спасательных средств, обозначенных специальными символами, мест нахождения средств противопожарной защиты.

Текстовая часть содержит способы оповещения о возникновении чрезвычайных ситуаций, порядок эвакуации людей, обязанности граждан, порядок вызова аварийно-спасательных или пожарных подразделений, а также порядок ручного включения систем противоаварийной и пожарной автоматики.

Инструкция не обязательно должна иметь графические описания, она может состоять исключительно из текстовой части.

инструкции по эвакуации

Инструкция состоит из нескольких разделов.

Разделы располагаются в определенной последовательности:

• общие положения (в данном разделе указывается наименование объекта, ссылки на законодательные акты, в соответствии с которыми разработан документ);
• порядок действий сотрудников при эвакуации людей (в данном разделе указывает последовательность действий руководителя объекта, его заместителей, ответственных по хозчасти и т. д.);
• порядок организации взаимодействия при возникновении пожара (указывается последовательность вызова экстренных служб, освобождения подъездов для специализированной техники и т. д.);
• порядок организации взаимодействия при возникновении чрезвычайных ситуаций техногенного и природного характеров;
• порядок организации взаимодействия при возникновении угрозы террористических актов (в том числе, при обнаружении взрывоопасных и подозрительных предметов).

Кроме того, инструкция может содержать разделы, касающиеся организации эвакуации людей при возникновении аварий коммунального характера – на инженерных коммуникациях, электрических и других сетях. Разработанная инструкция по эвакуации людей утверждается в составе паспорта безопасности объекта руководителем организации и является основанием для воспроизведения на специальных стендах в помещениях. Документ может разрабатываться собственными силами или с помощью привлеченных организаций.

В зависимости от класса опасности объекта, согласованный и утвержденный документ может действовать в течение трех-пяти лет.

В случае изменения характеристик объекта, его реконструкции или перепланировки, смены сферы деятельности организации, технологических процессов, смены владельца объекта, паспорт безопасности (соответственно, и инструкция по эвакуации) подлежит корректировке.

Инструкция о действиях персонала по эвакуации людей при пожаре

1. ОБЩИЕ ТРЕБОВАНИЯ

1.1. Настоящая Инструкция предусматривает основные действия персонала по эвакуации людей при пожаре на объектах, в цехах, производственных участках, административных зданиях и т.п.

1.2. Инструкция является дополнением к схематическим планам эвакуации персонала при пожаре в организации.

1.3. Инструкция предназначена для организации безопасной и быстрой эвакуации персонала из здания организации в случае пожара.

1.4. Вводный и первичный противопожарные инструктажи проводятся в установленные сроки и регистрируются в журнале учета вводного противопожарного инструктажа и журнале учета первичного противопожарного инструктажа.

1.5. Ответственность за общее обеспечение пожарной безопасности возлагается на руководителя. Персональная ответственность за соблюдение мер пожарной безопасности в каждом служебном и бытовом помещении возлагается на сотрудников, работающих в данных помещениях, ответственные за обеспечение пожарной безопасности обязаны:

обеспечить соблюдение на вверенных им участках работы установленного противопожарного режима;

следить за исправностью приборов отопления, вентиляции, технического оборудования и принимать немедленно меры к устранению обнаруженных неисправностей, могущих привести к пожару;

следить за тем, чтобы после окончания работы проводилась уборка рабочих мест и помещений, отключалась электроэнергия, за исключением дежурного освещения;

обеспечить исправное содержание и постоянную готовность к действию имеющихся средств пожаротушения, связи, сигнализации.

1.6. Каждый работник независимо от занимаемой должности обязан четко знать и строго выполнять установленные правила пожарной безопасности, не допускать действий, могущих привести к пожару или возгоранию.

1.7. Лица, виновные в нарушении инструкции о мерах пожарной безопасности, несут дисциплинарную, административную, уголовную и иную ответственность в соответствии с действующим законодательством.

1.8. Практические тренировки по эвакуации персонала в случае пожара по данной инструкции проводятся не реже 1 раза в полугодие.

2. ПОРЯДОК ЭВАКУАЦИИ ПРИ ПОЖАРЕ

2.1. При возникновении пожара немедленно сообщить о пожаре в ближайшую пожарную часть, администрации организации.

2.2. Выключить приточно-вытяжную вентиляцию.

2.3. Немедленно оповестить персонал о пожаре с помощью установленной системы оповещения.

2.4. Открыть все эвакуационные выходы из здания.

2.5. Быстро, без паники и суеты эвакуироваться из здания согласно плану эвакуации, избегая встречных и пересекающих потоков людей.

2.6. Покидая помещение, отключить все электроприборы, выключить свет, плотно закрыть за собой двери, окна и форточки во избежание распространения огня и дыма в смежные помещения.

2.7. Администрации организовать встречу работников пожарной охраны и проводить их к месту пожара.

2.8. До приезда работников пожарной охраны членам добровольной пожарной дружины организовать тушение пожара первичными средствами пожаротушения.

3. ОБЯЗАННОСТИ ПЕРСОНАЛА ПРИ ПОЖАРЕ

3.1. Каждый работник организации, обнаруживший пожар или его признаки (задымление, запах горения или тления, повышение температуры и т.п.), обязан:

немедленно сообщить об этом по телефону «01» (назвать адрес объекта, место возникновения пожара, сообщить свою фамилию);

задействовать систему оповещения людей о пожаре, приступить самому к эвакуации из здания в безопасное место согласно плану эвакуации;

при необходимости отключить энергоснабжение здания;

в случае целесообразности приступить к тушению пожара первичными средствами пожаротушения;

по возможности вынести из здания наиболее ценное имущество и документы.

3.2. При проведении эвакуации персонал организации обязан:

определить наиболее безопасные эвакуационные пути и выходы, обеспечивающие возможность эвакуации работников и воспитанников, в безопасную зону в кратчайший срок;

исключить условия, способствующие возникновению паники.

3.3. Запрещается открывать окна и двери, а также разбивать стекла во избежание распространения огня и дыма в смежные помещения. Покидая помещение или здание, следует закрывать за собой все двери и окна.

4. ПОРЯДОК ДЕЙСТВИЙ В СЛУЧАЕ ВОЗНИКНОВЕНИЯ ПОЖАРА

4.1. В случае возникновения пожара действия персонала организации и привлекаемых к тушению пожара лиц в первую очередь должны быть направлены на обеспечение безопасности детей, их эвакуацию и спасение.

4.2. Все работники организации должны быть ознакомлены с планом действий администрации и персонала в случае возникновения пожара, знать и четко выполнять свои обязанности.

4.3. Руководитель организации в случае возникновения пожара обязан:

продублировать сообщение о возникновении пожара в пожарную охрану и поставить в известность о случившемся вышестоящее руководство;

в случае угрозы жизни людей немедленно организовать их спасение;

при необходимости отключить энергоснабжение здания, прекратить все работы в здании за исключением работ, связанных с мероприятиями по ликвидации пожара;

удалить за пределы опасной зоны всех работников, не участвующих в тушении пожара;

осуществлять общее руководство по тушению пожара до прибытия пожарной охраны;

обеспечить соблюдение требований безопасности работниками, принимающими участие в тушении пожара;

организовать эвакуацию и защиту материальных ценностей;

организовать встречу пожарных подразделений, проинформировать первого прибывшего начальника пожарной охраны о принятых мерах, о конструктивных особенностях здания, действовать по его указанию в зависимости от обстановки.

Утверждаю
Вр.и.о. Анабарского районного суда
Республики Саха (Якутия)

Н.Н. Ксенофонтов

—————-г.

Инструкция
о порядке действий работников
Анабарского районного суда
по эвакуации документов из помещений суда в случае пожара, аварии
или стихийного бедствия

В случае возникновения пожара, аварии в здании суда, а также другой чрезвычайной ситуации, как в рабочее, так и ночное время, выходные и праздничные дни сторож суда, или дежурный судебный пристав по ОУПДС немедленно оповещает о случившемся Председателя суда, администратора суда, дежурного ОГПС, дежурного Анабарского ОВД, а также секретаря суда, и приступает к ликвидации очага возгорания.

Оповещение остальных должностных лиц суда осуществляется согласно схемы

Приложение 1.

По прибытии в здание суда лиц. ответственных за хранение документов, ими производится вскрытие служебных помещений, сейфов, металлических шкафов с документами, и принимаются меры к эвакуации судебных дел, документов. а также ценного имущества.

Порядок эвакуации судебных дел. документов и ценного имущества

В первую очередь эвакуируются из здания суда уголовные и гражданские дела, документы из сейфа председателя суда и его помощника, архивный фонд.

1. Канцелярия по уголовным делам:

Секретарь суда совместно с администратором суда и дежурным судебным приставом по ОУПДС, эвакуируют уголовные дела, гражданские дела, находящиеся в сейфах канцелярии через правый запасной выход. Охрану эвакуированных дел возложить на секретаря суда совместно с сотрудником Анабарского ОВД.

2. Кабинет помощника председателя суда:

Помощник судьи совместно с главным специалистом суда эвакуируют из сейфа печати суда, денежные документы, личные дела сотрудников суда и их трудовые книжки. Документы эвакуировать через левый запасный выход в здания суда сосредоточения эвакуированных документов 20 метров за зданием суда. Охрану эвакуированных документов возложить на помощника судьи совместно с работником Анабарского ОВД.

Архивы суда:

При эвакуации архивного фонда установить следующую очередность дел:

1) дела постоянного хранения

2) дела длительного хранения

З) остальные документы фонда

Специалисту суда соответствующим образом обозначить места хранения документов надписями: «Выносить в первую (вторую, третью) очередь».

Из архива хранения уголовных и гражданских дел документы эвакуировать через окно и центральный выход из здания суда силами секретарей судебного заседания и помощников судей. Место складирования эвакуированных документов – 50 метров северо-восточнее здания суда. Охрана эвакуированных документов возложить на специалиста суда, судебных приставов по ОУПДС, сотрудников Анабарского ОВД.

3. Комната хранения вещественных доказательств:

В случае пожара в комнате хранения вещественных доказательств тушение и эвакуацию имущества производить только в присутствии и с разрешения пожарных ОГПС.

Эвакуацию вещественных доказательств производить через запасной выход суда. Место складирования эвакуированных вещественных доказательств — двор суда у хозяйственных построек. Ответственность за сохранность вещественных доказательств возложить на судебных приставов по ОУПДС (сторожей суд).

МИНИСТЕРСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИПО ДЕЛАМ ГРАЖДАНСКОЙ ОБОРОНЫ, ЧРЕЗВЫЧАЙНЫМ СИТУАЦИЯМ И ЛИКВИДАЦИИ ПОСЛЕДСТВИЙ СТИХИЙНЫХ БЕДСТВИЙ

(МЧС РОССИИ)

ПРИКАЗ14.09.2020 Москва № 684

Об утверждении Инструкции по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения,в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

(в ред. приказа МЧС России от 02.07.2021 № 426)

В целях реализации приказа МЧС России от 14 октября 2019 г. № 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный № 57213) и организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее – МЧС России) приказываю:

Утвердить прилагаемую Инструкцию по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее – Инструкция).

Директору федерального государственного бюджетного учреждения «Информационно-аналитический центр МЧС России» в срок до 01.07.2021 обеспечить техническую реализацию пункта 3.3 Инструкции.

Установить, что пункт 3.3 Инструкции вступает в силу с 01.07.2021.

Признать утратившим силу раздел VI Инструкции по делопроизводству в территориальных органах, учреждениях и организациях МЧС России, утвержденной приказом МЧС России от 3 декабря 2014 г. № 670.

Контроль за исполнением настоящего приказа возложить:

в центральном аппарате МЧС России – на директора Административного департамента;

в территориальных органах МЧС России и организациях, находящихся в ведении МЧС России, – на их руководителей.

Министр Е.Н. Зиничев

УТВЕРЖДЕНА

приказом МЧС России от 14.09.2020 № 684

ИНСТРУКЦИЯ

по организации работы с документами, содержащими служебнуюинформацию ограниченного распространения, в МинистерствеРоссийской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий

Общие положения

Инструкция по организации работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий (далее – Инструкция) определяет особенности работы с электронными документами и документами на бумажном носителе, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате МЧС России (далее – центральный аппарат), территориальных органах МЧС России и организациях, находящихся в ведении МЧС России (далее – организации МЧС России).

Требования Инструкции не распространяются на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Инструкция разработана в целях реализации приказа МЧС России от 14 октября 2019 г. № 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» (зарегистрирован Министерством юстиции Российской Федерации 21 января 2020 г., регистрационный № 57213). Общие требования по оформлению, согласованию, регистрации документов определены Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате МЧС России и Инструкцией по делопроизводству в территориальных органах и организациях, находящихся в ведении МЧС России, утверждаемыми приказами МЧС России с учетом особенностей, предусмотренных настоящей Инструкцией.

Отнесение информации к служебной информации ограниченного распространения в МЧС России производится в соответствии с Перечнем сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения МЧС России, утверждаемым приказом МЧС России.

Обращение с документами, имеющими пометки «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» или пометки об отнесении к иным видам охраняемых законодательством Российской Федерации тайн, осуществляется так же, как с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения. При пересылке полученных МЧС России документов с такими пометками на сопроводительном письме к таким документам (материалам) проставляется пометка «Для служебного пользования».

Прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, возлагаются:

1) в центральном аппарате, организациях МЧС России – на структурное подразделение, ответственное за ведение делопроизводства (далее – подразделение документационного обеспечения);

2) в структурных подразделениях центрального аппарата и структурных подразделениях организаций МЧС России (далее – структурные подразделения) – на сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурном подразделении (далее – делопроизводители).

Делопроизводители обязаны:

1) контролировать в течение рабочего дня в информационной системе «Система электронного документооборота» (далее – СЭД) поступление информации о документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направленных в структурное подразделение для исполнения (ознакомления);

2) еженедельно докладывать руководителю структурного подразделения о наличии и сохранности в структурном подразделении документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения;

3) докладывать руководителю структурного подразделения о случаях нарушения сотрудниками структурного подразделения требований Инструкции.

При смене делопроизводителя, на которого возложены прием, учет (регистрация) и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, составляется акт приема-передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 1 к Инструкции), который утверждается руководителем соответствующего структурного подразделения.

Подготовка проектов документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Подготовка проектов документов (печатание проектов документов, внесение в них изменений, обработка документов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, с использованием средств вычислительной техники осуществляется исполнителями на объектах информатизации, аттестованных по требованиям безопасности информации.

Перечень объектов информатизации, предназначенных для обработки служебной информации ограниченного распространения, утверждается:

в центральном аппарате распоряжением заместителя Министра, ответственным за организацию работы по защите информации информационных и автоматизированных систем, не содержащих сведения, составляющие государственную тайну, и реализацию в системе МЧС России единой технической политики в области создания, развития и эксплуатации информационно-коммуникационной инфраструктуры;

в организации МЧС России приказом руководителя организации МЧС России.

Пометка «Для служебного пользования» располагается в верхнем правом углу выше адресата документа, печатается с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером № 12 через одинарный межстрочный интервал.

В первой строке пометки печатается надпись «Для служебного пользования». На второй строке указывается номер пункта действующего Перечня сведений, составляющих служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемого приказом МЧС России. Надпись «Экз. № ___» размещается на третьей строке. Самая длинная строка пометки выравнивается по правому краю, остальные строки выравниваются по центру относительно надписи самой длинной строки.

Например:

Для служебного пользования

пункт ______ Перечня МЧС России

Экз. № ______

На обороте последнего листа каждого экземпляра отпечатанного документа с пометкой «Для служебного пользования» в левом нижнем углу с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером № 12 через одинарный межстрочный интервал указываются:

1) количество отпечатанных экземпляров документа;

2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);

3) фамилия и инициалы исполнителя;

4) фамилия и инициалы лица, отпечатавшего документ;

5) телефон исполнителя;

6) дата печатания.

Например:

Отп. – в ед. экз.

Экз. – в адрес

Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество

(495) 983-65-48 (доб. 1111)

01.06.2020

Отп. – в 4-х экз.

1 экз. – в дело № 1-1-1

2 экз. – в Минфин России

3 экз. – в МВД России

4 экз. – в Минтранс России

Исп. Фамилия Имя Отчество

Отп. Фамилия Имя Отчество

(495) 983-65-48 (доб. 1111)

01.06.2020

При печатании более 4-х экземпляров документа на обороте последнего листа экземпляра, подшиваемого в дело, или на отдельном листе, хранящемся совместно с этим экземпляром, составляется указатель рассылки (приложение № 2 к Инструкции), в котором поадресно проставляются номера экземпляров документа.

Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, ответственного за подготовку документа.

Например:

Отп. – в 5-ти экз.

Рассылка – согласно указателю рассылки

Исп. и отп. Фамилия Имя Отчество

(495) 983-65-48 (доб. 1111)

01.06.2020

Уничтожение черновиков отпечатанных и подписанных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется исполнителем после подписания документа. При этом должна быть исключена возможность прочтения текста уничтоженного документа. На обороте последнего листа в нижней части экземпляра документа, подшиваемого в дело, исполнитель делает собственноручную запись, подтверждающую факт уничтожения.

Например:

Черновики

на 5 л. уничтожены.

Должность

ПодписьИ.О. Фамилия

Дата

Исполнитель передает на регистрацию (отправку) пронумерованные экземпляры отпечатанного и подписанного документа с пометкой «Для служебного пользования» в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.

При необходимости рассылки копий подписанного документа с пометкой «Для служебного пользования» его тиражирование осуществляется после регистрации в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.

В таком случае номера экземпляров проставляются исполнителем после тиражирования документа с пометкой «Для служебного пользования».

Порядок приема, регистрации, учета и передачи исполнителям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Регистрация документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, поступивших в МЧС России, адресованных руководству Министерства, структурным подразделениям центрального аппарата, организациям МЧС России, осуществляется в том числе с использованием СЭД подразделением документационного обеспечения в порядке, предусмотренном для приема и регистрации несекретных документов на бумажном носителе.

В соответствующем поле регистрационно-контрольной карточки (далее – РКК) документа в СЭД проставляется пометка «ДСП» и указывается номер экземпляра документа.

К регистрационному номеру документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, добавляется пометка «ДСП».

Например:

П-123 ДСП

4-5-67ДСП

43-5214-22ДСП

112ДСП

Прием поступивших электронных документов, сканирование документов на бумажном носителе, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, размещение электронных образов в СЭД, осуществляется подразделениями документационного обеспечения или делопроизводителями на автоматизированных рабочих местах, которые должны иметь действующий аттестат соответствия по требованиям безопасности информации и устанавливаться в помещениях соответствующих подразделений.

Порядок обработки служебной информации ограниченного распространения средствами СЭД определяется Регламентами (Инструкциями) обработки информации, содержащей служебную информацию ограниченного распространения, утверждаемыми в установленном порядке для каждой информационной системы отдельно.

Поступивший на бумажном носителе документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения, регистрируется в СЭД и учитывается в Журнале регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 3 к Инструкции).

Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченногораспространения, дляисполнения(ознакомления) осуществляется сотрудниками подразделения документационного обеспечения, делопроизводителями в соответствии с указанным на документе адресатом или резолюцией соответствующего руководителя, под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 4 к Инструкции).

В подразделении документационного обеспечения указанные документы получают только делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

Передача исполнителю зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой «Для служебного пользования» для последующего тиражирования осуществляется под роспись в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 4 к Инструкции).

При необходимости передачи служебной информации ограниченного распространения в электронном виде (в виде файлов), сформированной на машинных носителях информации (далее – МНИ), передача электронных документов осуществляется по Журналу учета передачи файлов на МНИ, который ведется в структурных подразделениях центрального аппарата, организации МЧС России (приложение № 5 к Инструкции).

Тиражирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Тиражирование документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должно проводиться в помещении структурного подразделения, на которое возложено ведение делопроизводства, осуществление копировально-множительных работ (например, копировально-множительное бюро), организован режим безопасности, исключающий возможность несанкционированного распространения, утраты, хищения или утечки такой информации.

Аттестация помещений и средств копирования и тиражирования на соответствие требованиям по безопасности информации не проводится, за исключением случаев, когда средства тиражирования документов входят в состав автоматизированных систем на базе средств вычислительной техники.

Запрещается тиражирование документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения, если на документе проставлена запрещающая тиражирование пометка, которая оформляется с использованием отечественных метрических аналогов шрифта «Times New Roman» размером №12 прописными буквами ниже пометки «Для служебного пользования» и выравнивается по центру по отношению к самой длинной ее строке.

Например:

Для служебного пользования

пункт _____ Перечня МЧС России

Экз. № _____

СНЯТИЕ КОПИЙ ЗАПРЕЩЕНО

Тиражирование подписанного и зарегистрированного исходящего (внутреннего) документа с пометкой «Для служебного пользования» осуществляется в количестве, указанном на обороте последнего листа документа или в указателе рассылки.

Приказы, распоряжения, протоколы, акты, планы мероприятий, исходящие письма, докладные записки, другие служебные документы, подписанные (утвержденные) Министром, первым заместителем Министра, статс-секретарем – заместителем Министра, заместителем Министра – главным государственным инспектором Российской Федерации по пожарному надзору, заместителями Министра, с пометкой «Для служебного пользования» тиражируются с разрешения руководителя (заместителя руководителя) подразделения документационного обеспечения центрального аппарата.

Документы, содержащие информацию ограниченного распространения, тиражируются:

разработанные структурным подразделением центрального аппарата за подписью руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения центрального аппарата-с письменного разрешения соответствующего руководителя (заместителя руководителя) структурного подразделения;

разработанные в организации МЧС России за подписью руководителя (заместителя руководителя) организации МЧС России – с письменного разрешения соответствующего руководителя (заместителя руководителя) организации МЧС России.

Документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, поступившие в МЧС России, адресованные руководству Министерства и структурным подразделениям центрального аппарата, подлежат тиражированию в строго ограниченном количестве и только на основании письменного решения руководителя (заместителя руководителя) подразделения документационного обеспечения центрального аппарата МЧС России, если иное не установлено соглашениями о неразглашении конфиденциальной информации, заключенными между МЧС России и иными организациями.

Поступившие в организацию МЧС России документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, разработанные в структурных подразделениях центрального аппарата, тиражируются с разрешения руководителей (заместителей руководителей) структурных подразделений центрального аппарата, которыми данная служебная информация отнесена к разряду ограниченного распространения.

Письменное разрешение оформляется соответствующим руководителем (заместителями руководителя) в виде письма, докладной (служебной записки) или собственноручного поручения на обороте последнего листа тиражируемого документа с указанием количества экземпляров.

Например:

Разрешаю снять четыре копии.

Должность

ПодписьИ.О. Фамилия

Дата

Перед тиражированием документа с пометкой «Для служебного пользования» (кроме документов, хранящихся в архиве) на обороте последнего листа в левой его части лицом, тиражирующим документ, указываются:

1) количество тиражированных экземпляров документа;

2) указатель рассылки экземпляров (до 4-х экземпляров включительно);

3) должность, фамилия и инициалы лица, тиражировавшего документ;

4) телефон лица, тиражировавшего документ;

5) дата тиражирования.

Например:

Размн. – в 4-х экз.

1 экз. – Зам. Министра Фамилия И.О.

2 экз. – ДГСП

3 экз. – ДГЗ

4 экз. – ДОУ

Размн. Старший инспектор АД Фамилия И.О.

(495) 983-65-48 (доб. 1111)

01.06.2020

Учет количества тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется поэкземплярно в Журнале учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 6 к Инструкции).

Учет выдачи тиражированных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, ведется в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения (приложение № 4 к Инструкции), и осуществляется в структурных подразделениях, в чьих интересах производилось тиражирование.

Выписки из документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, без пометки «Для служебного пользования» могут изготавливаться структурным подразделением, осуществляющим хранение этого документа в соответствии с номенклатурой дел, если в них не содержатся сведения, составляющие служебную информацию ограниченного распространения, перечень которых утверждается приказом МЧС России.

Отправка (передача) другим органам и организациям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Организация отправки (передачи) другим органам и организациям документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с приказом МЧС России от 14 октября 2019 г. № 581 «О порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий» с учетом особенностей, установленных в данном разделе Инструкции.

Передача документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, адресату нарочным (сотрудником центрального аппарата, организации МЧС России или сотрудником организации – адресата) осуществляется под роспись о получении документа с указанием номера экземпляра.

При направлении документов нескольким адресатам исполнитель составляет указатель рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляет номер экземпляра направляемого документа. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

Документы, подлежащие отправке, передаются в подразделение документационного обеспечения полностью оформленными, с указанием почтового адреса или с указателем рассылки и подготовленным исполнителем необходимым количеством копий, на каждой из которых имеется наименование организации-адресата. Сотрудник подразделения документационного обеспечения проверяет комплектность документов, соответствие указанных на документе адресата и номера экземпляра указателю рассылки.

Отправка служебной информации ограниченного распространения, представленная в электронной форме, осуществляется только на учтенных МНИ с сопроводительным письмом на бумажном носителе, которое должно содержать пометку «Для служебного пользования». В текстовой части сопроводительного письма должна быть приведена краткая характеристика информационного содержания электронного документа (файла-приложения), а в реквизите «Приложение» указывается имя файла с машинным документом, его размер (занимаемое место) и пометка «Для служебного пользования».

При отправке документов пометка «Для служебного пользования» проставляется в правом верхнем углу конверта, расписки, реестра.

Для отправки документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, запрещается использовать средства открытой телеграфной, факсимильной и электронной связи, средства электронной почты, а также средства информационных систем, программ, которые предназначены и (или) используются для обмена электронными сообщениями (сервис обмена мгновенными сообщениями).

Организация хранения и уничтожения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Делопроизводители, на которых возложены учет и хранение документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сотрудники структурных подразделений, осуществляющие работу с такими документами, обеспечивают условия хранения документов и дел и несут ответственность за их сохранность.

Если на рабочем месте руководителя или исполнителя отсутствуют необходимые условия для работы с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, то ознакомление с ними и их исполнение осуществляется в специально оборудованных для этих целей местах, отвечающих предъявляемым требованиям.

Правила доступа в помещения подразделения документационного обеспечения, в которых осуществляется прием и подготовка к передаче документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, должны обеспечивать сохранность носителей служебной информации ограниченного распространения, исключать возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в указанном помещении посторонних лиц.

Для помещений, в которых ведется работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, организуется режим обеспечения безопасности, при котором обеспечивается сохранность носителей информации, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, а также исключается возможность неконтролируемого проникновения и пребывания в этих помещениях посторонних лиц. Данный режим должен обеспечиваться в том числе:

запиранием помещения на ключ, в том числе при выходе из него в рабочее время;

закрытием шкафов (ящиков, хранилищ), где хранятся носители информации, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, во время отсутствия в помещении делопроизводителей.

Данные правила утверждаются в центральном аппарате – заместителем Министра, координирующим деятельность подразделения документационного обеспечения, в организациях МЧС России – руководителями организаций.

О фактах утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения такой информации, докладывается заместителю Министра, осуществляющему координацию и контроль деятельности соответствующего структурного подразделения центрального аппарата, руководителю организации МЧС России для принятия решения о назначении комиссии по расследованию обстоятельств утраты документов, дел (далее – Комиссия).

Результаты проведения расследования оформляются актом, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах, и докладываются руководителю, назначившему Комиссию (приложение № 7 к Инструкции).

Акты на утраченные дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.

Результаты ежегодных проверок наличия документов, содержащих информацию ограниченного распространения, в центральном аппарате и организациях МЧС России оформляются актом (приложение № 8 к Инструкции).

При организационно-штатных изменениях, проводимых в отношении структурных подразделений и организаций МЧС России, решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

При увольнении или переводе в другое структурное подразделение сотрудник структурного подразделения, за которым в Журнале учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, числятся документы, возвращает их делопроизводителю.

Ознакомление сотрудников структурных подразделений с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, находящимися в архиве, производится в соответствии с правилами выдачи документов соответствующего архива.

Уничтожение не вошедших в номенклатурные дела документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, дел с пометкой «Для служебного пользования» с истекшими сроками хранения, утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится Экспертной комиссией, образованной в соответствии с Инструкцией по архивной работе в МЧС России, утверждаемой приказом МЧС России.

Документы, хранящиеся в составе дел в соответствии с номенклатурой, уничтожаются вместе с делом после истечения срока хранения в порядке, установленном правовыми актами по архивной работе.

Структурное подразделение, в котором хранились копии документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, направляет копию акта (приложение № 9 к Инструкции) об их уничтожении в подразделение документационного обеспечения.

В журналах регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

Приложение № 1к п. 1.8 Инструкции

Рекомендуемая форма акта приема-передачи документов, содержащих служебную информацию

ограниченного распространения

УТВЕРЖДАЮ

___________________________________

(наименование должности руководителя структурного подразделения центрального аппарата или руководителя организации МЧС России)

___________________________________

(И.О. Фамилия)

«____» _____________ 20___ г.

АКТ № ______________

приема-передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения,

в ______________________________________________________________

(наименование структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России)

«____» _____________ 20___ г. г. Москва

Настоящий акт составлен о том, что в соответствии с записями в Журнале регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, (наименование структурного подразделения, организации МЧС России, вида документов) (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия сотрудника, передающего документы) передал, а (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия сотрудника, принимающего документы) принял нижеперечисленные документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения.

№

п/п Учетный номер и дата Входящий номер и дата Исходящий номер и дата От кого поступил документ Наименование или краткое содержание документа Оригинал (копия) Количество и номера экземпляров Количество листов

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Всего передано _____________ документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

(прописью)

Передал: _________________________________________

(подпись) (И.О. Фамилия)

Принял: _________________________________________

(подпись) (И.О. Фамилия)

Приложение № 2

к п. 2.3 Инструкции

Форма указателя рассылки

УКАЗАТЕЛЬ РАССЫЛКИ

исх. от «____» _____________ 20___ г. № ________________

(наименование или краткое содержание документа)

№

п/п Наименование адресата Количество

экземпляров Номера

экземпляров Примечание

1 2 3 4 5

Должность исполнителя________________________________

(подпись) (И.О. Фамилия)

Наименование должности

руководителя (заместителя

руководителя) структурного

подразделения центрального

аппарата, организации МЧС

России, ответственного за

подготовку документа______________________________

(подпись) (И.О. Фамилия)

Приложение № 3

к п. 3.4 Инструкции

Рекомендуемая форма журнала регистрации и учета документов, содержащих служебную

информацию ограниченного распространения

ЖУРНАЛ

регистрации и учета документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

__________________________________________________________________________________

(вид документа, наименование структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России)

Начат: «____» ____________ 20___ г.

Окончен: «____» ____________ 20___ г.

№ п/п Входящий номер и дата Исходящий номер и дата От кого поступил документ Наименование или краткое содержание документа Оригинал (копия) Количество и номера экземпляров Количество листов Куда отправлен Отметка о подшивке в дело (отправке, возврате, уничтожении) Примечание

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Примечания:

Записи по видам документов производятся в журнале делопроизводителем, на которого возложен учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России.

В графы вносится информация о документе (копии тиражированного документа) в соответствии с его регистрационно-контрольной карточкой в СЭД.

При учете входящих (внутренних) документов заполняются графы: 1-8, 10.

При учете исходящих документов заполняются графы: 3, 5, 7-10.

В графе 10 указывается:

номер дела, в которое подшит документ;

номер и дата реестра, по которому отправлен документ;

куда возвращен документ;

номер и дата акта об уничтожении документа.

Приложение № 4

к п. 3.5, 3.6, 4.8 Инструкции

Рекомендуемая форма журнала учета передачи документов,

содержащих служебную информацию ограниченного распространения

ЖУРНАЛ

учета передачи документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

___________________________________________________________________

(вид документа, наименование структурного подразделения, организации МЧС России)

Начат: «____» ____________ 20___ г.

Окончен: «____» ____________ 20___ г.

№ п/п Входящий номер и дата Оригинал (копия) Количество и номера экземпляров Количество листов Кому (куда) передан Расписка в получении Расписка в обратном приеме Примечание

Роспись, фамилия, номер телефона Дата Роспись, фамилия Дата 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Примечания:

Записи по видам документов производятся в журнале сотрудником, делопроизводителем, на которого возложен учет документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России за исключением граф 7 и 8.В графы вносится информация о документе (копии тиражированного документа) в соответствии с его регистрационно-контрольной карточкой в СЭД.

Графы 7 и 8 заполняются сотрудником, получающим документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения.

Приложение № 5

к п. 3.7 Инструкции

Рекомендуемый образец заполнения журнала учета передачи электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на машинные носители информации

ЖУРНАЛ

учета передачи электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, на машинные носители информации

____________________________________________________________________________________________

(вид документа, наименование структурного подразделения, организации МЧС России)

Начат: «____» ____________ 20___ г.

Окончен: «____» ____________ 20___ г.

№ п/ п Краткое содержание документа Название файла Объем и формат файла Кому (куда) передан файл, подпись лица разрешившего передачу файла Расписка в получении Расписка в передаче Примечание

Роспись, фамилия Дата Учетный номер МНИ, на который файл скопирован Роспись, фамилия Дата Учетный номер МНИ, с которого файл скопирован 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Проект плана ГО План ГО (проект) .docWord 2003 67 386 байт Иванову А.А.ДГО Иванов А.А. 11.11.2020 5-ДСП ДГО Петров В.В. 11.11.2020 8-ДСП ДГО Примечания:

Записи по видам файлов производятся в журнале сотрудником, обладателем электронных документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, указанного в журнале структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России за исключением граф 9-11.

В графы вносится информация об электронном документе, содержащим служебную информацию ограниченного распространения, в соответствии со сведениями о файле, формируемыми средствами операционной системы, при его создании.

Графы 9-11 заполняются сотрудником, получающим электронный документ, содержащий служебную информацию ограниченного распространения.

Приложение № 6

к п. 4.8 Инструкции

Рекомендуемая форма журнала учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

ЖУРНАЛ

учета тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

___________________________________________________________________________________________________________

(наименование структурного подразделения центрального аппарата, организации МЧС России)

Начат: «____» ____________ 20___ г.

Окончен: «____» ____________ 20___ г.

№ п/п Отметки о приеме документа для тиражирования Отметки о выдаче документов после тиражирования Количество испорченных листов Дата и роспись в уничтожении испорченных листов

Дата приема Наименование или номер Количество листов ФИО принявшего решение о тиражировании/ ФИО представившего на тиражирование Роспись в приеме Дата выдачи Количество тиражированных Роспись в получении экземпляров листов 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12

Примечания:

Записи в журнале производятся сотрудником, ответственным за учет тиражирования документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения.

В графе 5 указываются фамилия и инициалы должностного лица, принявшего решение о тиражировании документа, содержащего служебную информацию ограниченного распространения.

Приложение № 7

к п. 6.4 Инструкции

Рекомендуемая форма акта о результатах проведения служебного расследования по факту утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

УТВЕРЖДАЮ

__________________________________________

(заместитель Министра, осуществляющий координацию и контроль деятельности соответствующего структурного подразделения центрального аппарата, руководитель организации МЧС России)

__________________________________________

(воинское (специальное) звание, И.О. Фамилия)

«____» _____________ 20___ г.

АКТ от _____________ № ____________

о результатах проведения расследования по факту утраты документов, дел, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименования должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии), действуя на основании (основание назначения комиссии), провела расследование по факту ___________________________________________.

В результате расследования установлено:

1.

2.

Выводы:

1.

2.

Председатель комиссии:___________________________________

(подпись)(И.О. Фамилия)

Члены комиссии: ___________________________________

(подпись)(И.О. Фамилия)

___________________________________

(подпись)(И.О. Фамилия)

Приложение № 8

к п. 6.5

Рекомендуемая форма акта о результатах проведения проверки наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

УТВЕРЖДАЮ

_________________________________________

(должностное лицо, на которое возложен контроль за проведением проверки (в центральном аппарате), руководитель

_________________________________________

организации МЧС России (должность, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия)

«____» _____________ 20___ г.

АКТ от _____________ № ____________

проверки наличия документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения

Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименование должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии) действуя на основании (основание назначения комиссии) провела проверку наличия документов, содержащих информацию ограниченного распространения.

Проверкой установлено:

Всего числится по описям (номенклатурам дел, журналам регистрации и учета):

………………………………………… (документов, дел);

Из них в наличии: ……………………

Не обнаружено: ………………………

(номера документов)

Обнаружено не внесенных в описи (номенклатуры дел, журналы регистрации и учета) ………………………… документов.

(количество)

Выводы и предложения комиссии.

Приложение:

Решение по результатам проверки.

Председатель комиссии:________________

(подпись)(инициалы, фамилия)

Члены комиссии: ________________

(подпись)(инициалы, фамилия)

________________

(подпись)(инициалы, фамилия)

Приложение № 9

к п. 6.9 Инструкции

Рекомендуемая форма акта о выделении к уничтожениюдокументов, дел с пометкой «Для служебного пользования»,не подлежащих хранению

УТВЕРЖДАЮ

____________________________________

(руководитель структурного подразделения центрального

____________________________________

аппарата, организации МЧС России)

_______________________________

(подпись) (расшифровка подписи)

«____» _____________ 20___ г.

АКТ № _____

о выделении к уничтожению документов, дел с пометкой«Для служебного пользования», не подлежащих хранению

Комиссия в составе: председателя комиссии (наименование должности, воинское (специальное) звание, инициалы, фамилия), членов комиссии (наименования должностей, воинских (специальных) званий, инициалы, фамилии), действуя на основании (основание назначения комиссии), составила настоящий акт о том, что перечисленные в нем документы, дела подлежат уничтожению как не имеющие исторической, научной ценности и утратившие практическое значение.

№ п/п Учетный номер и дата документа Наименование документа Кол-во экзем-пляров Номера экзем-пляров Кол-во листов в экзем-пляре Всего листов (прописью) Срок хранения, статья по Перечню

1 2 3 4 5 6 7 8

1 2 3 4 5 6 7 8

Всего подлежит уничтожению _________________________________________

(цифрами и прописью)

наименований документов.

Председатель комиссии:___________________________________

(подпись)(И.О. Фамилия)

Члены комиссии: ___________________________________

(подпись)(И.О. Фамилия)

___________________________________

(подпись)(И.О. Фамилия)

Документы, дела перед уничтожением сверили с записями в акте и полностью уничтожили путем _______________________________________________________.

(сжигания, измельчения)

«____» _____________ 20___ г.

Председатель комиссии:___________________________________

(подпись)(И.О. Фамилия)

Члены комиссии: ___________________________________

(подпись)(И.О. Фамилия)

___________________________________

(подпись)(И.О. Фамилия)

Отметки в учетных данных произвел: ___________________________________

(подпись, должность, И.О. Фамилия)

«____» _____________ 20___ г.