Штатное расписание по ТК РФ используют для оформления структуры, персонального состава и численности организации. Некоторые компании пренебрегают им, однако ГИТ может посчитать это нарушением.
Для чего и кому необходимо штатное расписание
Для работодателя штатное расписание — это документ, который предназначен для комплектования кадрового состава по должностям и размеру заработной платы. На практике штатка необходима как для внутреннего контроля и управления, так и для взаимодействия с проверяющими органами.
При составлении всех внутренних документов компании важно правильно указывать название должностей, профессий и специальностей сотрудников. Как отмечено в части 2 ст. 57 ТК РФ, если труд в определенной должности связан с ограничениями или предполагает наличие льгот, наименование этой должности (специальности, профессии) должно строго соответствовать названию, содержащемуся в профессиональном стандарте или квалификационном справочнике. И эти моменты отражаются в штатке.
Подробнее: как правильно оформить штатное расписание (скачайте примеры для разных ситуаций)
Точность в наименовании должности очень важна для сотрудника и при оформлении льготного пенсионного обеспечения. Важнейшим условием предоставления пенсионных льгот является точное соответствие записей о названии должностей и профессий, указанных в трудовых книжках сотрудников, и расписании, утвержденном организацией, Спискам № 1 и № 2 производств, работ, профессий, должностей и показателей, дающих права рассчитывать на льготное пенсионное обеспечение, которые утверждены Постановлением кабинета министров СССР № 10 от 26.01.1991.
Чем грозит отсутствие штатного расписания
Поскольку форма эта лишь рекомендательная, многие работодатели задаются вопросом, обязательно или нет штатное расписание, ответ прост: этот внутренний документ организации обычно просят предоставить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Несмотря на то, что в ТК прямого указания на его обязательность нет, но есть упоминание в статьях 15, 57 и др. ТК РФ, из этого ГИТ и иные контролирующие органы делают вывод об обязательности документа.
Отсутствие расписания трактуется как нарушение законодательства о труде. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1000-5000 рублей, организацию — на сумму от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
Этот документ помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатки работодателю сложно доказать, что увольнение оправданно. Также невозможно доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые необходимо было предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ; для этого их указывают в штатке). В нормативных документах организации определяют, как часто утверждается штатное расписание, — это требуется, как минимум, при сокращении должностей или введении новых и при изменениях размеров заработной платы.
Кто и как составляет и ведет штатное расписание
Вообще, составление документации такого рода — функция и святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, Постановление Минтруда России № 37 от 21.08.1998). Но кто подписывает штатное расписание, ясно из унифицированного бланка — кроме составителя, еще и главный бухгалтер.
По факту, теми специалистами, кто ведет учет кадрового состава и заработной платы, являются бухгалтеры, кадровики и юристы, которым приходится разбираться в том, как рассчитать количество ставок. Поскольку расписание представляет собой нормативный документ организации, оформляющий структуру и численность работников с указанием размера зарплаты в зависимости от занимаемой должности, то штатное расписание утверждает руководитель организации. И официально отвечают за документ руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.
Штатку составляют на любой срок, но обычно ее делают на год и всякий раз пересматривают в начале года. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в инструкции по делопроизводству и указать:
- сроки и правила разработки и внесения изменений;
- форму приказа об утверждении расписания;
- ответственных за формирование и подписание лиц;
- состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается документ;
- работников, с которыми необходимо согласовывать проект документа и изменения в него.
Форма штатного расписания
Разобравшись с вопросом, что такое штатное расписание организации, перейдем к вопросу о его форме. Этот документ является локальным нормативным актом, который описывает организационную структуру компании и содержит сведения о численности ее персонала. Составляется оно по форме № Т-3 (Постановление № 1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004), но жестких требований использовать ее нет, унифицированный бланк является рекомендательным. Каждая компания адаптирует ее под собственные нужды. Мы рекомендуем использовать унифицированную форму Т-3 штатного расписания в ее обычном виде, поскольку она содержит все нужные данные.
Пригодится: правила заполнения формы Т-54 (лицевой счет работника)
Как корректно заполнить форму № Т-3
Разберем пошагово, как правильно составить штатное расписание для организации.
Шаг 1
Указываем реквизиты организации. Наименование должно полностью соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно в расписании указывается в скобках, следом за полным. Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Шаг 2
Присваиваем номер и ставим дату. Номер документа и дата составления записываются в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ. Прописываем период действия — указывается, сколько действителен документ и с какой даты он вступает в силу.
Шаг 3
Заполняем графы, всего их 10, но, при необходимости, их легко добавить. В Постановлении ГКС № 1 указано, как заполнять штатное расписание, — наименование структурного подразделения указывается без сокращения, в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то в алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделений. Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, указываем название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.
Код структурного подразделения в документе заполняем в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды допускается присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.
Важно помнить, как правильно назвать должность в штатном расписании, — должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация указываются без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих — профессии, у служащих — должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).
Количество единиц указываем по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству, это в расписании указывается в соответствующих долях (например 0,5; 2,75 и т. д.). Тарифная ставка, оклад указываются в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.). Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. Практика указывать зарплаты в долларах практически изжила себя. Закон о валютном регулировании прямо это запрещает, а в ТК РФ говорится об обязанности работодателя платить зарплату в рублях.
Шаг 4
Отражаем надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя. В разделе «Всего» указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.
Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.
Шаг 5
В строке «Итого» указываем общее количество штатных единиц и итогом — сумму выплат по всем ставкам с учетом всех надбавок, которая составит месячный фонд заработной платы. Подписи под документом ставят кадровый руководитель и главный бухгалтер.
Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.
Актуальный бланк и образец этого документа есть в КонсультантПлюс
Скачать бесплатно
Готовим приказ на утверждение штатного расписания
Проект документа готов, что дальше? Чтобы ввести штатное расписание школы или иной организации в действие, его утверждают соответствующим приказом по основной деятельности. Приказ об утверждении упоминается в верхнем правом углу бланка.
В тексте приказа указывается факт утверждения штатки, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем регистрируется в журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и расписание отправляются на постоянное хранение, как правило, вместе с другими документами по основной деятельности.
Специалисты уточняют, как формируют временное штатное расписание структурных подразделений и в каких случаях. Ответ прост: при наличии временного проекта, к примеру, по запуску нового продукта, вы не знаете, какой срок его реализации. Введите временное штатное на конкретный период с… по…, а не на 1 год. Утвердите распорядительным документом организации с обоснованием временного характера документа.
Подробнее:
- как составить приказ об утверждении штатного расписания;
- как и сколько нужно хранить штатное расписание.
Как вносить изменения
Поскольку штатку утверждают приказом, то и изменения в него вносятся соответствующими приказами. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают.
Изменения обычно затрагивают штатных сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.
Ознакомление работника с приказом о внесенных изменениях в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.
Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и время вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.
Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада, необходимо указать причины (по ст. 22 и 32 ТК РФ). Зарплата работника — это существенное условие трудового договора, ее размер зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда. В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.
Подробнее: как составить дополнительное соглашение к трудовому договору
Уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке, по ст. 74 ТК РФ, можно, но это требует точного соблюдения всей процедуры: издания необходимого приказа о введении изменений, письменного уведомления работников за два месяца и обязательного предложения всех штатных вакантных должностей работнику, отказывающемуся трудиться в новых условиях. Если сотрудник согласен на новые условия, с ним заключается дополнительное соглашение. Если он готов занять иную вакантную штатную должность, оформляется перевод. Если, несмотря на соблюдение всей процедуры, работник не собирается трудиться за меньшую заработную плату, работодатель вправе уволить его по п. 7 ч. 1 ст. 77 ТК РФ — за отказ сотрудника от продолжения работы в связи с изменением условий трудового договора.
Читайте также: как оформлять сокращение должности в штатном расписании
Штатное расписание должно быть в каждой компании. Несколько статей ТК РФ напрямую ссылаются на штатное расписание, когда речь идет об определении трудовых обязанностей работника по определенной должности (ст. 15 и 57 ТК РФ). Хотя требования составлять штатку в ТК РФ нет.
Штатное расписание – это документ, в котором определена рабочая структура организации, состав и численность работников, ежемесячный фонд заработной платы. Этот документ всегда запрашивают при проверках налоговая и трудовая инспекции, а также проверяющие из соцстраха.
С одной стороны, в Трудовом кодексе нет прямого указания на обязанность составлять штатное расписание. С другой стороны, отсутствие штатки будет считаться нарушением ТК РФ, поскольку этот документ упоминается в статье 15 «Трудовые отношения» и статье 57 «Содержание трудового договора» ТК РФ.
Без штатного расписания могут работать:
- Физлица без статуса индивидуального предпринимателя.
- Микропредприятия (ст. 309.2 ТК РФ).
- Некоммерческие организации, которые соответствуют критериям ст. 309.1 ТК РФ (ст. 309.2 ТК РФ).
Форма штатного расписания
Как правило штатное расписание составляется в самом начале деятельности фирмы. Но, если его не утвердили изначально, сделать это можно в любой момент.
Штатное расписание можно утвердить один раз на много лет и затем вносить в него изменения или утверждать новое расписание каждый год.
Для штатного расписания предусмотрена унифицированная форма Т-3, которая утверждена Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1.
Штатное расписание представляет из себя таблицу, в которой несколько граф:
- Наименование структурных подразделений и код.
- Наименование должностей, специальностей, профессий, класса и категорий квалификации.
- Количество штатных единиц.
- Тарифный ставки, оклады.
- Надбавки.
- Всего заработная плата за месяц.
- Примечания.
Вы можете разработать свою собственную форму штатного расписания и утвердить ее в учетной политике компании.
На практике удобнее использовать готовую форму Т-3, тем более что она довольна удобна.
Как заполнить штатное расписание Т-3 на 2023 год
Форма документа совсем несложная. В шапке – стандартная информация об организации, которую указывают почти в каждом документе:
- Полное название организации и код ОКПО (Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
- Номер документа.
- Дата составления документа.
- Период действия и начальная дата.
- Реквизиты приказа об утверждении штатного расписания.
- Общее количество штатных единиц.
Графы формы штатного расписания Т-3
Штатное расписание – это обезличенный документ. В нем нет фамилий и персональных данных работников. Это всего лишь информация о численности работников, их должностях, уровне оплаты труда, общем ФОТ и т.п.
В форме штатного расписания всего 10 граф. Заполнить их несложно.
|
Графы |
Что заполнять |
|
1 и 2 «Структурные подразделения», «Код» |
Названия отделов, департаментов, цехов, групп и т.п. Код структурного подразделения заполняется в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, вы можете присвоить свои, любые коды. |
|
3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация |
Впишите названия должностей. На практике работодатели могут использовать любые названия должностей, даже самые нестандартные. Тем более, что со временем появляются новые профессии и виды работ. Но, не стоит злоупотреблять этим правом. Нужно придерживаться здравого смысла и указывать понятные наименования должностей и профессий. Единственное, что нужно важно знать – нельзя менять должности и профессии, по которым установлены социальные или пенсионные льготы. Названия таких должностей нужно взять из классификатора должностей или профстандарта. |
|
4 «Количество штатных единиц» |
Количество единиц указывают по каждой должности. Это могут как целые числа, таки дробные. Например, 0,5 означает, что работник принимается на полставки. |
|
5 «Тарифная ставка (оклад)» |
Оклад нужно указать напротив каждой должности. Для работников на полставки и т.п. нужно указать оплату за полную ставку. С учетом того, что в графе 4 будет указано 0,5 (или другой показатель), все это будет означат, что работник получает часть от оклада. |
|
6-8 «Надбавки» |
В этих графах нужно указать все надбавки, положенные по этой должности. Это могут быть:
Например, на Крайнем Севере у каждого работника будет минимум две доплаты: районный коэффициент и процентная надбавка. Суммировать надбавки нельзя. Каждую указывают в отдельной графе. Если трех граф недостаточно для всех хватает для перечисления бланк, добавьте еще несколько граф. Надбавок может и не быть. |
|
9 «Всего в месяц» |
В этой графе должна быть указана зарплата за месяц. Это сумма граф 5-8 умноженная на количество штатных единиц из графы 4. |
|
10 «Примечание» |
Здесь при необходимости можно сослаться на Положение об оплате труда, если штатное расписание невозможно внести все условия оплаты. |
При определении должностей нельзя их «выдумывать», как кому угодно. Желательно, придерживаться названий, которые есть в квалификационных справочниках или утвержденных профстандартах.
А, если в компании есть должности, специальности либо профессии, по которым законом предусмотрены льготы, компенсации, их названия должны строго совпадать с наименованиями и требованиями из профстандартов и справочников (ст. 57 ТК РФ).
Тоже самое и относительно профессий, по которым предусмотрен досрочный выход на пенсию.
Бывают ситуации, когда работодателю необходимо указать в штатном расписании не профессию или должность, а конкретный вид работы. В таком случае, нужно утвердить свою форму штатного расписания, которую можно составить на основе бланка Т-3. В нее можно внести любые дополнительные реквизиты, в том числе и виды работ.
Где указывают данные из штатного расписания
Данные штатного расписания указывают в:
- трудовом договоре,
- трудовой книжке,
- кадровых приказах,
- отчетности в соцфонд (до 2023 года по форме СЗВ-ТД, с 2023 года по форме ЕФС-1. Раздел 1.)
Как утвердить штатное расписание на 2023 год
Штатное расписание утверждается приказом руководителя организации. Любое изменение штатного расписания всегда вносится также на основании приказа.
Приказ подписывает директор компании, а штатное расписание – и директор, и главный бухгалтер.
Пример приказа об утверждении штатного расписания
Приказ № 1
об утверждении штатного расписания
город, «__» _______________ 20__ г.
В целях совершенствования организационно-штатной структуры ООО «НАЗВАНИЕ» приказываю:
1. Утвердить и ввести в действие с «____»____________20__ г. штатное расписание № 4 со штатной численностью ____________ человек (Приложение к настоящему Приказу).
2. Контроль за исполнением настоящего Приказа оставляю за собой
Приложение: штатное расписание на ______ листах.
Директор _____________________ (_______________________)
С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер _____________________ (_______________________)
Руководитель отдела кадров _____________________ (_______________________)
Срок действия штатного расписания
Штатное расписание можно составить при открытии компании один раз, затем вносить в него изменения, столько раз – сколько нужно. Срока действия у него нет.
Второй допустимый вариант – это утверждать штатное расписание каждый год. Это удобно только в том случае, если у компании происходят серьезные изменения по структуре, решено сменить или расширить сферы бизнеса, меняются требования к квалификации персонала. В остальных случаях, переутверждать штатное расписание нерационально.
Штатное расписание можно менять по мере необходимости: увеличение или сокращение штата, изменение структуры компании, введение новых отделов и сокращение «старых», повышение окладов и т.п.
Штатное расписание всегда меняется после индексации заработной платы в связи с повышением должностных окладов.
Изменение штатного расписания
Изменения в штатное расписание вносятся, если меняется количество штатных единиц, добавляются новые подразделения или меняются их названия, повышаются или уменьшаются оклады, добавляются надбавки и т.д.
Изменить штатное расписание можно двумя способами:
- Внести изменения в действующее штатное расписание.
- Утвердить новое штатное расписание.
И в первом, и во втором случае нужно издать приказ.
В большинстве случаев изменение штатного расписания не требует согласования с работниками. Кроме тех случаев, когда это повлечет изменение существенных условий трудового договора. К таковым, в первую очередь относится изменение размера заработной платы.
Если в компании уменьшается либо увеличивается заработная плата, работодатель обязан уведомить об этом сотрудников заранее. Об уменьшении – за два месяца.
Только после этого можно составить приказ о внесении изменений в штатное расписание.
Затем с работниками нужно подписать дополнительные соглашения.
Пример приказа об изменении штатного расписания
Приказ № _____
о внесении изменений в штатное расписание
город, «__» _______________ 20__ г.
В целях совершенствования организационной структуры
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Внести в штатное расписание с «___»___________ 20___ года следующие изменения:
1.1. Ввести новы отдел ____________________________ со следующим штатным составом:
начальник отдела — _____ шт. ед., должностной оклад — ____________тыс. рублей;
менеджер — _____ шт. ед., должностной оклад — __________________ тыс. рублей;
координатор — ________ шт. ед., должностной оклад — ___________________ тыс. рублей.
1.2. Увеличить количество штатных единиц отдела _____________________.
1.3. Ввести изменения в оклады следующих штатных единиц:
начальник отдела, должностной оклад — ____________тыс. рублей;
менеджер, должностной оклад — __________________ тыс. рублей;
2. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров _________.
Директор _____________________ (_______________________)
С приказом ознакомлены:
Главный бухгалтер _____________________ (_______________________)
Руководитель отдела кадров _____________________ (_______________________)
Ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условий трудового договора.
С 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов (например, кассовые документы) (информация Минфина России N ПЗ-10/2012).
Штатное расписание
(форма N Т-3)
Применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее Уставом (Положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.
В графах 6 — 8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством Российской Федерации (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
При невозможности заполнения организацией граф 5 — 9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.).
Утверждается приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченного им на это лица.
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ: СУТЬ И ФОРМА
Штатное расписание — внутренний нормативный документ, который применяют для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации. Штатное расписание содержит:
- перечень структурных подразделений;
- наименования должностей, специальностей и профессий с указанием квалификации;
- сведения о количестве штатных единиц;
- размеры должностных окладов;
- размер ежемесячных надбавок;
- месячный фонд заработной платы.
Разработать форму штатного расписания можно самостоятельно, но большинство предприятий использует унифицированную форму № Т-3 «Штатное расписание» (утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; далее — Постановление № 1), так как она удобна в заполнении и содержит всю необходимую информацию.
Согласно Постановлению № 1 и письму Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1 «О требованиях к оформлению первичных документов» штатное расписание является формой первичной учетной документации. Следовательно, в случае неприменения унифицированной формы № Т-3 нужно обратиться к ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (в ред. от 18.07.2017) «О бухгалтерском учете». В пункте 1 этой статьи перечислены следующие обязательные реквизиты первичного учетного документа:
- наименование документа;
- дата составления документа;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- содержание факта хозяйственной жизни;
- величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
- наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события;
- подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
ФОРМИРОВАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ
Штатное расписание формирует любой работник, на которого возложена соответствующая обязанность. Как правило, этим занимаются специалисты кадровой службы (отдел кадров, отдел труда и заработной платы, отдел управления персоналом), реже — специалисты бухгалтерского или финансового подразделения.
ЭТО ВАЖНО
Прежде чем приступить к формированию штатного расписания, определитесь с организационной структурой предприятия. Этот шаг не обязателен к исполнению, но значительно облегчает дальнейшую работу.
Организационная структура предприятия представляет собой комплекс взаимосвязей между различными уровнями организации, нацеленный на оптимальное распределение обязанностей и степени подчиненности.
Элементы организационной структуры предприятия:
- работники;
- отделы, бюро, подразделения и другие внутренние службы.
Основа взаимосвязи между элементами организационной структуры — горизонтальные и вертикальные связи.
Горизонтальные связи являются одноуровневыми, носят характер согласования. Они строятся между подразделениями предприятия, которые находятся на одном управленческом уровне (не подчиняются друг другу). Вертикальные связи предполагают наличие факта подчинения и руководства.
Существует несколько основных форм управления предприятием:
- линейная;
- функциональная;
- линейно-функциональная.
Линейная форма управления
Линейная структура управления предполагает наличие единоличного руководителя, в подчинении которого находятся исполнители или руководители подразделений (линейные руководители). Здесь присутствуют:
- вертикальные связи от основного руководителя к руководителям подразделений и от руководителя подразделений к исполнителям в данном подразделении;
- горизонтальные связи только от одного руководителя подразделения к другому. Наличие горизонтальных связей между исполнителями в разных подразделениях не предусмотрено.
Функциональная форма управления
Функциональная форма управления является следствием линейной, когда возникает необходимость в специализации подразделений предприятия. В таком случае происходит распределение функциональных обязанностей между подразделениями и исполнителями.
Линейно-функциональная форма управления
Объединяя основы линейной и функциональной форм управления, данная структура предполагает наличие как функциональных, так и линейных руководителей. Функциональные руководители ставят задачи для линейных руководителей, которые в дальнейшем могут делегировать их своим подчиненным.
Функциональный руководитель осуществляет руководство над несколькими линейными руководителями подразделений предприятия (например, заместитель директора по экономике и финансам может осуществлять руководство над начальниками планово-экономического отдела, отдела труда и заработной платы, бухгалтерии).
Кроме представленных структур управления выделяют линейно-штабную форму, дивизиональную, проектную, матричную и бригадную.
Линейно-штабная структура управления
Линейно-штабная структура — развитие линейной структуры. Данная структура управления включает специальные подразделения, так называемые штабы. Они не обладают правом принятия решений и руководства нижестоящими подразделениями, предназначены для оказания помощи в выполнении каких-либо заданий, осуществляют планирование и анализ. Другими словами, штабные подразделения выполняют функции, какими ранее не были наделены линейные руководители при простой линейной структуре управления.
Дивизиональная структура управления
В дивизиональной структуре предполагается распределение обязанностей и ответственности: высшее руководство занимается планированием и решением стратегических задач, а руководители подразделений отвечают за оперативные решения (в то же время несут ответственность за получение прибыли своим подразделением).
Проектная структура управления
Проектная форма относится к органическому (гибкому, адаптивному) типу управления предприятием. Основной принцип данной формы: создание временных органов управления для решения конкретных задач (для конкретного проекта). После решения поставленных задач подразделение, как правило, расформировывают.
Матричная структура управления
Аналогично проектной форме при матричном управлении создаются проектные подразделения, но здесь их руководители подчиняются функциональному руководителю, а исполнители этих подразделений находятся в двойном подчинении (у проектного и функционального руководителя).
Бригадная структура управления
Бригадная форма очень схожа с матричной, только в основе лежит групповая форма организации труда. Применение этой формы предполагает создание автономных бригад, которые состоят из управляющего звена, звена специалистов и рабочей силы.
Следует отметить, что наибольшее распространение имеет линейно-функциональная структура управления предприятием.
Используя организационную структуру предприятия, формировать штатное расписание намного проще.
В действующем законодательстве нет ни слова о том, что штатное расписание обязаны оформлять все предприятия без исключения. В то же время в нем нет указания об отсутствии такого обязательства. Таким образом, формирование не является обязательным, но это не значит, что им можно пренебрегать.
Зачастую возникают ситуации, когда вышестоящие органы (инспекция по труду, судебные органы, налоговая служба и др.) могут затребовать штатное расписание или выписку из него (цели: проверить обоснованность применения льгот по налогам, достоверность представленных сведений о трудовом стаже, заработке и др.).
Заполнение и утверждение штатного расписания
Рассмотрим порядок заполнения унифицированной формы штатного расписания № Т-3 на примере (табл. 1).
|
Таблица 1. Пример заполнения штатного расписания предприятия |
|||||||||
|
Структурное подразделение |
Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации |
Количество штатных единиц |
Тарифная ставка (оклад) и пр., руб. |
Надбавка, руб. |
Всего в месяц, руб. (гр. 5 + гр. 6 + гр. 7 + гр. |
Примечание |
|||
|
наименование |
код |
персональная |
за выслугу лет |
за ненормированный рабочий день |
|||||
|
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 |
10 |
|
Администрация |
01 |
Генеральный директор |
1 |
100 000 |
5000 |
3000 |
108 000 |
||
|
Секретарь-референт |
1 |
50 000 |
2000 |
3000 |
55 000 |
||||
|
ПЭО |
02 |
Начальник ПЭО |
1 |
70 000 |
3000 |
73 000 |
|||
|
Ведущий экономист |
1 |
40 000 |
1000 |
41 000 |
|||||
|
Экономист |
2 |
30 000 |
60 000 |
||||||
|
Бухгалтерия |
03 |
Главный бухгалтер |
1 |
70 000 |
3000 |
73 000 |
|||
|
Старший бухгалтер |
1 |
40 000 |
1000 |
41 000 |
|||||
|
Бухгалтер |
2 |
30 000 |
60 000 |
||||||
|
… |
|||||||||
|
Итого |
14 |
430 005 |
4006 |
5007 |
12 008 |
511 009 |
× гр. 4Как видно из табл. 1, штатное расписание организации содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также сведения о количестве штатных единиц и уровне оплаты труда с учетом надбавок.
Количество штатных единиц (графа 4) указывают в единицах по каждой должности или профессии. Должности, по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы, указывают в соответствующих долях (0,25; 0,5; 2,75 и т. д.).
В графе 5 отражают размер месячной заработной платы по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке и т. д. То есть для каждой должности здесь указывают месячную зарплату по тарифной ставке для одной штатной единицы.
К СВЕДЕНИЮ
Согласно ст. 129 ТК РФ оклад (тарифная ставка) — это фиксированный размер оплаты труда работника за выполнение нормы труда (трудовых обязанностей) определенной сложности (квалификации) за единицу времени.
В графах 6–8 показывают стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты), установленные действующим законодательством, и надбавки, введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом работы или условиями труда). Представим возможные доплаты и надбавки к тарифным ставкам и окладам:
- надбавки за непрерывный стаж работы на предприятии;
- надбавки за вахтовый метод работы;
- надбавка работникам, которые занимаются обучением вновь принятых на работу сотрудников;
- доплаты и надбавки, предусмотренные законодательством РФ за работы во вредных и (или) опасных условиях труда;
- доплаты и надбавки за работу в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях;
- надбавки за классность водителям;
- надбавки за профессиональное мастерство;
- надбавки за ученую степень или звание;
- надбавки за знание иностранных языков и др.
ЭТО ВАЖНО
Надбавки, введенные организацией самостоятельно, должны быть закреплены во внутреннем нормативном документе (коллективном договоре, Положении об оплате труда, Положении о премировании и т. д.).
В графе 10 «Примечание» можно отображать любые комментарии, но наиболее рационально включить в нее информацию о нормативном документе, регламентирующем применение той или иной надбавки или доплаты.
После заполнения всех граф таблицы штатного расписания в строке «Итого» указывают итоговые суммы по графам 4–9.
Замечания
- Штатное расписание подписывает главный бухгалтер и руководитель кадровой службы. Подписанты могут быть и другие (решение принимает руководство предприятия).
- Штатное расписание утверждается приказом (распоряжением) руководителем организации или уполномоченным им лицом. Полномочие по утверждению данного документа должно быть закреплено в письменной форме.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Планово-экономический отдел» № 1, 2018.
Что такое штатное расписание
Это локальный акт работодателя, где в табличной форме отражены структура, состав по профессиям и должностям, численность работников. Также в документе указаны оклад или тарифная ставка, установленные для штатной единицы надбавки.
В Трудовом кодексе штатное расписание упоминается при описании трудовой функции работника в ст. 15 и ст. 57 ТК РФ — «работе по должности в соответствии со штатным расписанием». То есть на основе этого документа компания устанавливает условия трудового договора при приеме нового сотрудника.
Главбуху нужны люди, чтобы закрыть все участки учета. Для их найма ему надо составить штатное расписание бухгалтерии, с должностями и зарплатами. Без личного участия главбуха отдел могут сформировать «по остаточному принципу».
Какие риски, если штатного расписания нет
Этот документ могут запросить налоговая инспекция и СФР, чтобы проверить правильность начисления НДФЛ и страховых взносов. Если в компании нет утвержденного штатного расписания, то начисление зарплат могут признать экономически необоснованным. Тогда налоговая доначислит налоги, страховые взносы и назначит штраф.
Штатное расписание требует трудовая инспекция, когда получает жалобу от работника. Если документа нет, работодателя могут оштрафовать за нарушение трудового законодательства по ст. 5.27 КоАП РФ.
Штатное расписание может понадобиться при получении лицензий и разрешений. Ведь часто одним из лицензионных требований является наличие в штате квалифицированных специалистов.
И, наконец, без штатного расписания нельзя обосновать сокращение численности или штата. Суд признает его фиктивным и восстановит работника в должности. В этом случае работодатель выплатит сотруднику недополученную зарплату с процентами и, возможно, компенсацию за моральный ущерб.
По какой форме составить штатное расписание
Самый простой способ — использовать унифицированную форму Т-3. Она не обязательна для коммерческих организаций, но зато привычна контролирующим органам и содержит все необходимые атрибуты штатного расписания.
Рассказываем пошагово, как ее заполнить.
|
Поле |
Что вписать |
|
Код по ОКПО |
ОКПО компании или ИП. Если вы его не знаете, найдите по ИНН в сервисе Росстата. |
|
Наименование организации |
Оно должно совпадать с наименованиями в учредительных документах. Если у вас два названия: полное и сокращенное, то сначала указывайте полное, а в скобках сокращенное |
|
Номер и дата составления |
Реквизиты в принятой у вас системе делопроизводства |
|
Реквизиты приказа об утверждении |
Номер и дату приказа |
|
Штат в количестве |
Число, совпадающее со значением в строке «ИТОГО» по графе 4 |
|
На период с___ |
Дата, с которой будет действовать штатное расписание. Она может совпадать с датой издания приказа об утверждении или быть более поздней. Обычно штатное расписание вводят в действие с 1-го числа очередного налогового периода, потому что так проще считать зарплату, налоги и взносы |
|
Графа 1 «Наименование» |
Сначала «Руководство», потом структурные подразделения. Пишите полное название структурного подразделения, без сокращений |
|
Графа 2 «Код» |
Код из утвержденного классификатора для делопроизводства. Подразделения располагайте в порядке возрастания кода. Если не используете классификатор, укажите структурные подразделения в алфавитном порядке |
|
Графа 3 «Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации» |
Используйте те названия должностей и профессий, которые приведены в профстандартах или ЕТКС, если работнику положены какие-то компенсации и льготы — ст. 57 ТК РФ. Не объединяйте названия совмещения через дефис в одну должность, например, «бухгалтер-кадровик». Внимание. У служащих — должности и категории, у рабочих — профессии и разряды. Не забывайте указывать квалификацию. Например, «бухгалтер I категории». В соответствии со штатным расписанием вы будете записывать должность в трудовом договоре и в трудовой книжке. И на это название будет ориентироваться СФР при назначении пенсии. Фантазии работодателя могут оставить гражданина без положенных выплат. |
|
Графа 4 «Количество штатных единиц» |
Ставка по каждой должности или профессии. Совместительство пишите в долях — 0,5 или 0,25. |
|
Графа 5 «Тарифная ставка (оклад)» |
Месячный размер оплаты труда, без премий и надбавок. Если изначально включить в него процент премии, лишить работника этих выплат при дисциплинарном взыскании не получится. |
|
Графы 6, 7, 8 «Надбавки» |
Надбавки и доплаты, которые установлены конкретному работнику. Например, за выслугу лет, за выполнение работы повышенной сложности, за вредные условия труда. Можно выбрать любую единицу измерения — проценты, коэффициент или рубли |
|
Графа 9 «Всего» |
Сумма положенных работнику ежемесячных выплат |
|
Графа 10 «Примечание» |
Любая полезная информация. Например, реквизиты приказов о приеме работника на работу. |
Форму Т-3 можно адаптировать под потребности своей организации. Например, добавить графы «Ф.И.О. работника», «Табельный номер», «Квота для инвалидов».
Подарок для наших читателей — образец штатного расписания бухгалтерии по форме Т-3. Готовое решение для внедрения в работу.
Штатное расписание бухгалтерии
Шаблон для внедрения в работу бухгалтерии
Получите шаблон бесплатно!
Оставьте заявку в форме ниже, и мы вышлем вам запись
Как утвердить штатное расписание
Издайте приказ директора. Документ составьте в свободной форме. Обязательно укажите в нем, с какой даты он будет действовать.
Не вводите штатное расписание задним числом. Например, если к вам пришла проверка, и вы срочно латаете дыры. Кадровые документы, оформленные задним числом, считаются подложными.
Знакомить работников с утвержденным штатным расписанием не обязательно, если только это не предусмотрено внутренними правилами. Также не нужно показывать расписание каждому принимаемому на работу сотруднику — это не локальный нормативный акт, относящийся к трудовой деятельности. Так разъяснил Роструд в письме от 15 мая 2014 года № ПГ/4653-6-1.
Если работник напишет письменное заявление о выдаче ему штатного расписания, сделайте выписку в той части, которая его касается. Показывать ему полностью весь документ вы не обязаны. Тем более, там могут содержаться персональные данные других сотрудников. Точно так же можно делать выписки из штатного расписания для начальников структурных подразделений только в части их структурного подразделения.
Как вносить изменения в штатное расписание
Пересматривайте документ по мере необходимости. В нормативных актах не написано, с какой периодичностью это надо делать.
Изменения в штатное расписание вносите, если вводите новую штатную единицу или, наоборот, проводите сокращение штата; меняете название должности или условия труда работника. Оформляйте их приказом, одним из двух способов:
-
утвердите новое штатное расписание;
-
внесите корректировки в действующий документ.
Когда изменяете штатное расписание, помните о правах работника. Нельзя просто взять и уменьшить зарплату, прописав новую ставку в штатном расписании. Для одностороннего уменьшения оклада должны быть веские причины в виде изменения условий труда. Об этом, как и о предстоящем сокращении, нужно предупредить сотрудника письменно не менее чем за два месяца.
Штатное расписание хранят постоянно, как установлено в п. 40 перечня по приказу Росархива от 20 декабря 2019 года № 236. Это значит, что утративший силу документ нужно передать в архив на хранение.
ФСБУ 25/2018: как применять самый сложный стандарт
Онлайн-курс Академии «Регламент»: лекции Алексея Иванова, домашки, живые разборы, сертификат
Реклама: ООО «АКАДЕМИЯ «РЕГЛАМЕНТ», ИНН 7801725668, erid: LjN8K7V3E
Столь важный кадровый документ, как штатное расписание, на практике вызывает немало вопросов. Обязательно ли оно для организации? Как утвердить новое штатное расписание и как часто оно должно составляться? Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3 и можно ли внести в нее дополнительные реквизиты? Как оформить изменение штатного расписания и каковы особенности этой процедуры при сокращении штата? Что такое штатная расстановка и чем она отличается от штатного расписания? На эти и другие актуальные вопросы вы найдете ответ в данной статье.
В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.
Для чего нужно штатное расписание?
В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.
Справка
Впервые унифицированная форма штатного расписания была утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 г. № 26 (в составе унифицированных форм первичной учетной документации). В 2004 г. данная форма претерпела некоторые изменения.
Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:
- позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
- закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
- позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;
- устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
- облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.
Обязательно ли наличие штатного расписания?
На данный момент существуют две точки зрения относительно обязанности работодателя по ведению штатного расписания.
Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст. 57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.
Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3). Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция № 69). В частности, в п. 3.1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.
Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.
Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности начисления страховых взносов1. Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания в организациях2.
Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г. по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля. То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».
Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб., а организация – на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.
Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?
После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос – кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?
Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.
Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже – работники юридической службы. В крупных компаниях – планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы. Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.
Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.
Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.
С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.
Пример 1
В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает следующий вопрос:
С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?
Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.
Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?
Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.
Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.
Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).
Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода. Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант. Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.
Содержательная часть. Для удобства заполнения графы содержательной части штатного расписания пронумерованы. Всего их 10. Разберем заполнение унифицированной формы № Т-3, уделив внимание каждой графе.
В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).
Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений. Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем – производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце – вспомогательные и обслуживающие подразделения (административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).
В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации. Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02. Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.
В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.
В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:
- Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);
- Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).
Конечно, эти справочники устаревают и многие должности, появившиеся в последние годы, в них отсутствуют (например, должность офис-менеджера). Поэтому различия в наименованиях должностей, профессий, специальностей в квалификационных справочниках и в кадровых документах организации допустимы. Однако если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции № 69). Иначе права на льготы работник иметь не будет.
Пример 2
В трудовой книжке музыкального работника, который 17 лет руководил детской хоровой студией при школе-интернате, его должность была указана как «организатор кружка». Поскольку этой должности нет ни в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, ни в Списке работ, профессий, должностей, специальностей и учреждений, с учетом которых досрочно назначается трудовая пенсия по старости в соответствии со статьей 28 Федерального закона «О трудовых пенсиях в Российской Федерации», утвержденном постановлением Правительства РФ от 29.10.2002 г. № 781, этот трудовой стаж не был засчитан в страховой для досрочного назначения пенсии работнику.
Согласно ст. 57 ТК РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Имеют место случаи, когда наименование должности, используемое в трудовом договоре, не соответствует штатному расписанию либо такая должность вообще не предусмотрена штатным расписанием. В этом случае противоречие, существующее между трудовым договором и штатным расписанием, должно решаться в пользу трудового договора (ст. 8 ТК РФ). Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную трудовым договором (то есть работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии), а кадровику придется вносить соответствующие изменения в штатное расписание. Как это сделать, мы рассмотрим чуть позже. А пока продолжим заполнение формы.
При заполнении графы 4 («Количество штатных единиц») указывается число штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям). В случае, когда предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, количество штатных единиц указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.
Учитывая, что принимать новых работников можно лишь на свободные позиции, в штатном расписании можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные. Иными словами, если в организации работают 10 человек и при этом в штатном расписании тоже указано 10 штатных единиц, то при расширении штата придется вносить изменения в штатное расписание. А можно сразу заложить большее число штатных единиц (например, 12). Таким образом, в штатном расписании можно держать кадровый запас на перспективу.
Один из вопросов, вызывающих сложности на практике, связан с оформлением совместителей. Например, на одной должности могут работать несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. В этом случае в штатном расписании указывается суммарное количество штатных единиц по соответствующей должности.
Предположим, на должности экспедитора два человека работают на полной ставке, а один – на полставки. В этом случае в графе 4 следует указать 2,5 штатные единицы.
В графе 5 («Тарифная ставка (оклад) и пр.») в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, указывается месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. При этом заработная плата определяется в рублевом эквиваленте.
Напомним, что в соответствии со ст. 133 ТК РФ размер должностного оклада (тарифной ставки) не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда (в настоящий момент – 4 330 руб.). При этом система оплаты труда должна быть установлена локальным нормативным актом (например, Положением об оплате труда).
Пример 3
В штатном расписании предусмотрена одна штатная единица должности «секретарь» с окладом 15 000 руб. Однако с учетом интересов компании секретарь был принят на работу на условиях внешнего совместительства на 0,5 ставки. В соответствии со ст. 285 ТК РФ оплата труда совместителей производится пропорционально отработанному времени, в зависимости от выработки либо на других условиях, определенных трудовым договором. В связи с этим в трудовом договоре должна быть указана сумма, пропорциональная отработанному совместителем времени (в данном случае – 7 500 руб.).
Как видно из приведенного примера, штатное расписание определяет оклад по соответствующей должности, но не вознаграждение конкретному работнику
В графах 6–8 («Надбавки») указываются стимулирующие и компенсационные выплаты работникам (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.) или введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).
- фиксированной суммы (при изменении оклада размер надбавки может быть оставлен в прежнем размере или также изменен);
- в виде процентной надбавки (в этом случае размер надбавки меняется вместе с окладом).
Обратите внимание: если системой оплаты труда предусмотрена возможность установления индивидуальных надбавок по каждой должности, то в графе 3 каждую должность нужно выделить в отдельную строку, а в графе 4 напротив каждой должности проставить единицу.
Еще один частый вопрос, волнующий в том числе и кадровиков: можно ли работникам, занимающим одинаковые должности, установить разные оклады, например, предусмотрев в штатном расписании вилку окладов? И в юридической литературе, и на практике к решению данного вопроса существует два противоположных подхода. Так, некоторые специалисты полагают, что это вполне допустимо. В обоснование данной точки зрения приводится ст. 132 ТК РФ, согласно которой заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. С учетом этого заработная плата должна устанавливаться дифференцированно и зависеть, в первую очередь, от квалификации работника, на основании чего сотрудникам, занимающим одинаковую должность, но имеющим разные квалификационные категории, могут быть установлены разные оклады.
По мнению других специалистов, каждой должности соответствует один размер оклада. В том случае, если необходимо установить различную заработную плату работникам, занимающим одинаковые должности, размер заработной платы целесообразно регулировать с помощью различных надбавок (например, за интенсивность работы).
Пример 4
В организации на должности бухгалтера работают два специалиста. При этом штатным расписанием бухгалтеру предусмотрен оклад 10 000 руб., а также надбавки за ненормированный рабочий день в размере 10% от оклада (1 000 руб.) и за интенсивность работы – 20% (2 000 руб.). С учетом квалификации и опыта работы одному из сотрудников, занимающих данную должность, были установлены все надбавки и, соответственно, его заработная плата составила 13 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб. + 2 000 руб.). Второму бухгалтеру была установлена только одна надбавка за ненормированный рабочий день, после чего его заработная плата составила 11 000 руб. (10 000 руб. + 1 000 руб.).
В графе 9 отмечается общая сумма, образуемая путем сложения граф 5–8, то есть сумма окладов по всем штатным единицам конкретной должности с учетом установленных надбавок. Если графы 5–9 невозможно заполнить в рублевом эквиваленте (например, в связи с применением бестарифной, смешанной и других систем оплаты труда), указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (в процентах, коэффициентах и т.д.). При этом подсчет общей суммы (итога) по графам 5–9 возможен, если тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени.
Графа 10, как следует из ее названия, предназначена для различных примечаний. При их отсутствии она остается незаполненной.
После внесения данных во все графы следует заполнить строку «Итого», расположенную внизу таблицы. Для этого подсчитываются количество штатных единиц, суммы окладов, надбавок и сумма месячного фонда заработной платы по вертикальным столбцам.
Оформленное штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы или лицо, на которое возложена обязанность по ведению кадрового делопроизводства, а также главный бухгалтер организации.
В унифицированной форме штатного расписания проставление печати не предусматривается. В связи с этим печать ставить можно, но не обязательно.
Образец заполнения штатного расписания представлен в Примере 5.
Пример 5
Как вносить изменения в штатное расписание?
Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т.д.
Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:
Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером
Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание.
В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации и т.п.).
Пример 6
Если организация имеет сложную структуру, рекомендуем при внесении изменений в действующее штатное расписание указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковыми названиями.
Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Следовательно, делать это можно по мере необходимости.
Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.
Обратите внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре) – не что иное, как перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания).
Когда вносить изменения при сокращении штата?
Сокращение численности или штата работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, тогда как сокращение штата – отдельных должностей. Сокращаемые по тому или иному основанию работники подлежат увольнению по п. 2 ст. 81 ТК РФ.
Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано (то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест).
При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое.
Можно ли изменить унифицированную форму?
В постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).
Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки – для удобства размещения и обработки необходимой информации.
Что такое штатная расстановка?
Во многих организациях практикуется ведение «рабочей» формы штатного расписания – штатной расстановки, иначе называемой замещением должностей или штатным списком. Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности, в том, что он может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении.
Поскольку штатное расписание, показывая общее количество штатных единиц (должностей) на предприятии, не дает возможности определить, вакантна должность или занята и кто из сотрудников ее занимает, в штатной расстановке, как правило, указываются именно эти сведения – фамилии и инициалы работников предприятия, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, и статус должности – закрытый или вакантный.
В этот документ могут включаться и другие данные, такие, как табельный номер сотрудника, стаж его работы в компании, особая категория (несовершеннолетний, инвалид, пенсионер, имеющий детей до трех лет и т.д.). За основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание организации и добавить необходимые графы в соответствии с потребностями конкретной организации. Ни обязанность по ведению штатной расстановки, ни ее унифицированная форма на сегодняшний день нормативными актами не установлены. Единственное, что регламентируется, – это срок хранения утративших силу документов. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г., штатные расстановки подлежат хранению в течение 75 лет, после составления новых. При этом штатные расписания должны храниться в течение 3 лет, начиная с года, следующего за тем, в котором оно утратило силу.