Инструкция по делопроизводству забайкальского края

Внимание! Вы находитесь на старой версии сайта, не обновляемой с сентября 2019 года. Новая версия доступна по адресу https://75.ru

• О крае
  • История края
  • Официальные символы
  • Культурное наследие
  • Награды
  • Учреждения культуры
  • Газета «Культура Забайкалья»
• Структура власти
• Деятельность
  • Административно-территориальное устройство
  • Исполнение поручений и указаний Президента РФ
  • Власть
  • Антитеррористическая деятельность
  • Программы
  • Проекты
  • Защита населения от ЧС
  • Победа!
  • Противодействие коррупции
  • Общество
  • Экономика
  • Указы Президента РФ
  • Реестр описания процедур с сфере жилищного строительства
  • Информация об объектах, находящихся в государственной собственности Забайкальского края
  • Результаты оценки населением деятельности руководителей органов местного самоуправления
• События
  • Новости
  • Мероприятия
  • Медиа
• Документы
• Контакты
• Местное самоуправление
  • Главы муниципальных районов и городских округов
  • Главы городских и сельских поселений
  • Методическое сопровождение
  • Рекомендации
  • Конкурсы
• Интернет — приемная
  • Телефоны
  • Графики приема граждан
  • Обзоры обращений граждан
  • Общероссийский день приема граждан
• Победа!
• ЧС
  • Пожары
  • Паводок
• Трансляция
  • Архив видео трансляций
• Президентские гранты 2019
  • Стартовал второй конкурс на президентские гранты для НКО
  • Подведены итоги первого конкурса Фонда президентских грантов 2019
  • Список специалистов органов исполнительной власти Забайкальского края для оказании помощи НКО в подготовке проектов на получение Президентских грантов
  • Список экспертов для оказания поддержки при подготовке заявок от некоммерческих организаций для участия в конкурсах на получение Президентских грантов 2019 года
  • Проекты, реализуемые на средства президентского гранта, представили Александру Осипову
• Сетевое издание
• ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ГЕКТАР
• Национальный проект «Демография»
  • Паспорт национального проекта «Демография»
• Предложения

УТВЕРЖДЕНА

постановлением Президиума Совета судей Забайкальского края

от 22 февраля 2019 г.

№ 5

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Совете судей

Забайкальского края

I. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Совете судей Забайкальского края (далее — Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Совета судей Забайкальского края (далее — Совета) документов.

Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 14 марта 2002 г. № 30-ФЗ «Об органах судейского сообщества в Российской Федерации», постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти», постановлением Правительства Российской Федераций от 19 января 2005 года № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»  на основе федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Инструкции по делопроизводству в аппарате Совета судей Российской Федерации, утвержденной постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 4 октября 2017 года № 608, Инструкции по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом Председателя Верховного Суда Российской Федерации от 8 мая 2015 года № 32-П, Инструкции по делопроизводству в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 17 февраля 2017 года № 25, Типовой инструкции по делопроизводству в советах судей субъектов Российской Федерации, утвержденной постановлением Президиума Совета судей Российской Федерации от 3 декабря 2018 г. № 699.

1.2. Положения Инструкции устанавливают единые требования к организации работы со служебными документами и обращениями в аппарате Совета, включающие в себя прием, учет и регистрацию поступивших документов и обращений, оформление (в том числе печатание и тиражирование) документов и отправку документов по предназначению, контроль за исполнением, текущее хранение документов у исполнителей, передачу их на хранение в архив, а также уничтожение документов.

1.3. Настоящая Инструкция устанавливает единые правила ведения делопроизводства и порядок работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, с использованием программных и технических средств.

1.4. Инструкция по делопроизводству утверждается постановлением Совета судей Забайкальского края.

1.5. Общую организацию делопроизводства, руководство и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции, использование современных информационных технологий в работе с документами осуществляет председатель Совета.

1.6. Председатели комиссий либо руководители рабочих групп, организованных в Совете для обеспечения оптимальной работы, организуют делопроизводство в соответствующих рабочих органах и несут ответственность за его состояние и соблюдение требований инструкции.

1.7. Организация, ведение и совершенствование системы документооборота в Совете осуществляются секретарем Совета.

II. Документация Совета судей Забайкальского края

2.1. Состав документации Совета определяется полномочиями Совета.

2.2. Документы, создаваемые в Совете, оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

Допускается использование бланков формата A3 (297 х 420 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

2.3. Документы в Совете создаются с использованием компьютерной техники. Отдельные документы для внутренней переписки допускается оформлять от руки.

2.4. При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор «Microsoft Word» с использованием шрифта Times New Roman, размером 12 (для оформления табличных материалов), 13 или 14 через 1–2 межстрочных интервала.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются. Номера страниц проставляются по центру верхнего поля страницы.

Для выделения части текста документа, наименования, заголовка, примечания могут использоваться полужирные начертание, курсив, подчеркивание или смещения относительно границ основного текста либо шрифт размером 16.

III. Порядок организации документооборота в Совете судей Забайкальского края

Движение документов в Совете с момента их разработки или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

Различается три основных потока документации: документы, поступающие в Совет  (входящие); документы, отправляемые из Совета (исходящие); внутренняя документация – документы, разрабатываемые в Совете, не направляемые за пределы аппарата.

Документы регистрируются один раз: поступившие – в день поступления, внутренние и отправляемые – в день подписания или утверждения. При передаче документов внутри Совета они повторно не регистрируются.

3.1. Обработка и регистрация входящих документов

3.1.1. Доставка документов в Совет и отправка документов из Совета осуществляются:

службами почтовой либо фельдъегерской связи;

средствами информационно-телекоммуникационных сетей (электронные документы);

средствами электросвязи        (телеграммы, факсограммы, телефонограммы);

нарочными (курьерами) отправителей и рабочих органов Совета – исполнителей.

3.1.2. Прием, первоначальный учет и распределение всей корреспонденции, поступающей в адрес Совета, производятся в централизованном порядке секретарем Совета либо по распоряжению председателя Совета лицом, привлеченным для содействия в работе председателя Совета.

3.1.3. Ценные письма, бандероли и посылки, поступившие в адрес Совета, получает секретарь либо лицо, привлеченное для содействия в работе председателя Совета.

3.1.4. При приеме письменной корреспонденции проверяются правильность ее адресования, оформления и доставки, а также целостность упаковки.

При вскрытии конвертов (бандеролей, посылок) проверяются комплектность документов, отсутствие их повреждений и соответствие вложений их названиям.

В случае отсутствия или повреждения вложений (отдельных листов), а также наличия ошибочных вложений составляется акт в двух экземплярах, первый экземпляр которого вместе с поступившими документами передается по предназначению исполнителю, а второй экземпляр остается на хранении у делопроизводителя.

При несоответствии адреса, указанного на конверте и на вложении, документ передается для регистрации и последующего возвращения отправителю документа либо для направления в соответствующую организацию.

3.1.5. Входящая документация независимо от способа ее доставки подлежит обязательной регистрации в журнале учета входящей корреспонденции (приложение № 1).

На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера и даты регистрации.

3.1.6. Не подлежащие регистрации документы передаются непосредственно по назначению.

Перечень документов, не подлежащих регистрации:

1. Печатные издания (книги, журналы, сборники, бюллетени и т.д.).

2. Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций.

3. Нормы расходов материалов. Прейскуранты.

4. Поздравительные письма, открытки, памятные адреса, пригласительные билеты.

5. Исходящие документы, возвращенные в Совет из-за ненахождения адресата.

6. Научные труды и отчеты по темам.

3.1.7. Документы, поступившие в электронном виде и по каналам факсимильной связи, а также телеграммы, адресованные в том числе конкретному лицу, регистрируется на общих основаниях, затем передаются на доклад председателю Совета и на исполнение.

3.1.8. Телефонограммы, адресованные председателю Совета, принимаются секретарем либо лицом, привлеченным для содействия работе председателя Совета, а текст поступившей телефонограммы печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается на доклад.

3.2. Порядок работы со служебными документами

3.2.1. Секретарь Совета судей либо лицо, привлеченное для содействия в работе председателя Совета, обеспечивает оперативное рассмотрение документов и доведение их до исполнителей.

3.2.2. Прошедшие первоначальную регистрацию документы распределяются непосредственно секретарем Совета либо лицом, привлеченным для содействия в работе председателя Совета, в зависимости от степени их важности и назначения: требующие обязательного рассмотрения председателем Совета, его заместителем и членами Совета.

3.2.3. Документы с пометкой «Срочно» докладываются немедленно. Ответственность за их учет, хранение в соответствии с настоящей Типовой инструкцией несет секретарь Совета либо лицо, привлеченное для содействия в работе председателя Совета.

3.2.4. Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения председателем Совета, докладывается ему секретарем Совета либо лицом, привлеченным для содействия в работе председателя Совета. На основании рассмотрения председатель Совета дает поручение исполнителям, оформленное в виде резолюции.

Если поручение дано нескольким исполнителям, то лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении.

3.2.5. Исполнение документа включает в себя: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) председателю Совета, его заместителям и членам Совета, подготовку к пересылке адресату.

3.2.6. Исполненные и представляемые на подпись документы должны быть правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, соисполнителей и др.). К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке.

На исходящем письме (подлиннике) исполнителем указывается индекс документа, на который подготовлен ответ.

На копии исходящего документа текст бланка не воспроизводится; на месте бланка проставляются дата подписания и регистрационный индекс. Подпись удостоверяется исполнителем документа или секретарем Совета по соответствующей форме.

3.2.7. Исполненные документы представляются на подпись: председателю Совета, его заместителям через секретаря Совета.

3.2.8. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет секретарь Совета либо лицо, привлеченное для содействия в работе председателя Совета. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, готовится список рассылки. Рассылка согласовывается с председателем Совета.

3.2.9. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе: о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело. Все отметки оформляются на оборотной стороне первого листа основного документа, визируются исполнителем, секретарем Совета либо лицом, привлеченным для содействия в работе председателя Совета, с расшифровкой фамилии и датой списания документа в дело.

3.2.10. Если поступившие документы не требуют исполнения, то председатель Совета делает на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления). Ответственный исполнитель получает подлинник документа, остальным передаются копии. Переадресация документов производится только лицом, давшим поручение. Лист с резолюцией прилагается к документу.

3.2.11. Контроль за исполнением инициативных документов (запросов и др.), по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.

3.2.12. Работники аппарата Совета несут персональную ответственность за сохранность служебных документов, обращений и содержащейся в них информации.

3.2.13. В случае утраты служебного документа секретарь Совета либо лицо, привлеченное для содействия работе председателя Совета, немедленно докладывает об утрате документа председателю Совета.

3.3. Прием, передача документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

3.3.1. Для оперативной отправки и получения текстов документов информационного характера, а также для подготовки и предварительного согласования документов может использоваться электронная почта и факсимильная связь.

3.3.2. Прием и передача документов по каналам электронной почты и факсимильной связи осуществляет секретарь Совета либо лицо, привлеченное для содействия в работе председателя Совета.

3.3.3. Сообщения, поступившие в Совет по электронной почте, каналам факсимильной связи, обрабатываются так же, как и документы на бумажных носителях, и передаются адресатам после регистрации.

В необходимых случаях отправителю предлагается прислать оригинал сообщения с подлинной подписью на бумажном носителе.

3.3.4. Документ, передаваемый по электронной почте, факсимильной связи, должен быть оформлен в соответствии с правилами оформления служебных документов.

Документ, передаваемый по электронной почте, подлежит регистрации в журнале исходящей корреспонденции (приложение № 1), по факсимильной связи — в журнале учета отправленных факсограмм (приложение № 2).

3.3.5. По электронной почте и каналам факсимильной связи запрещается передавать секретные сведения, служебную информацию ограниченного распространения, рукописные материалы, бланки.

3.4. Обработка и регистрация исходящих документов

3.4.1. Все отправляемые документы регистрируются в обязательном порядке в журнале исходящей корреспонденции (приложение № 1) секретарем Совета либо по распоряжению председателя Совета лицом, привлеченным для содействия в работе председателя Совета. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом, отправка его категорически запрещается.

3.4.2. Регистрация отправляемых документов в Совете ведется централизованно. На регистрацию передается отправляемый документ вместе с документом, на который подготовлен ответ, без служебных записок, представляющих собой переписку внутри Совета в процессе подготовки документа.

3.4.3. Поступившие секретарю либо лицу, привлеченному для содействия в работе председателя Совета, на отправку копии распорядительных документов в обязательном порядке должны иметь оттиск печати Совета.

3.4.4.Документы, направляемые в суды, государственные органы, органы местного самоуправления, учреждения и организации, отправляются:

на бумажном носителе — фельдъегерской, почтовой связью или нарочным (курьером);

в электронной форме — по системе межведомственного электронного документооборота.

3.4.5. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает председатель Совета.

3.4.6. Телеграммы, составленные в Совете, передаются на отправку завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

IV. Порядок подготовки и оформления служебных документов.

Бланки служебных документов

Бланки служебных документов имеют установленный состав обязательных реквизитов, порядок их расположения в строгом соответствии с «ГОСТ Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

4.1. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Выбор формата бланка зависит от вида и объема документа.

4.2. Бланки должны иметь поля (не менее): левое – 20 мм; правое – 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее – 20 мм.

4.3. В Совете судей устанавливаются следующие виды бланков:

бланки писем (приложение № 3);

бланк нормативного характера (приложение № 4);

V. Подготовка и оформление отдельных видов документов

В Совете создаются следующие виды документов:

проекты постановлений Совета;

проекты утверждаемых документов (инструкции, положения, планы, графики, повестки дня заседания, программы проведения мероприятия);

служебные письма;

справочные и аналитические материалы (информационные бюллетени, справки, обзоры и др.) по вопросам, связанным с деятельностью Совета;

материалы и проекты ответов по поступившим в адрес Совета жалобам и сообщениям от других органов и должностных лиц, а также от граждан для представления на рассмотрение председателю Совета, его заместителям и членам Совета;

запросы;

иные документы.

5.1. Проекты постановлений

Проекты постановлений подготавливаются председателями комиссий Совета, к компетенции которых относится вопрос, вносимый на обсуждение, либо одним из членов Совета по поручениям председателя Совета либо с его согласия – по поручению одного из заместителей председателя Совета.

5.2. Положения, правила, инструкции

5.2.1. Положения, правила, инструкции – документы, в которых излагаются правила, нормы и требования, обязательные для выполнения. Указанные документы изготавливаются членами Совета либо секретарем Совета по поручению председателя Совета, либо с его согласия – по поручению одного из заместителей председателя Совета.

5.2.2. Положения, правила, инструкции могут применяться как самостоятельные акты, утверждаемые постановлением Совета. В названии положения, правила, инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются требования документа. Наименование вида документа рекомендуется печатать прописными буквами.

5.2.3. Текст положения, инструкции делится на главы, которые могут делиться на пункты и подпункты. Главы имеют нумерационные заголовки, обозначенные римскими цифрами с точкой, и тематические заголовки (пункты), напечатанные с прописной буквы. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Начинается документ, как правило, с раздела «Общие положения», в котором излагаются сведения общего характера, в том числе цели и причины его издания, область распространения, основание для разработки и другие сведения.

5.2.4. Текст положения, инструкции излагается в повествовательном стиле от 3-го лица единственного или множественного числа с использованием слов: «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается» и т.п. Сокращенные наименования Совета судей Забайкальского края употребляются только после оговорки по тексту, например: (далее – Совет судей).

5.3. Протоколы

5.3.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, проводимых Советом и его комиссий.

5.3.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части указываются: председатель или председательствующий; секретарь; присутствовали.

Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке значимости, с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» или «Об».

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня; текст каждого раздела строится по схеме: слушали – выступили – решили.

Основное содержание докладов, выступлений, справок и особое мнение выступающего помещаются в тексте протокола или прилагаются к нему. В последнем случае указывается: «текст прилагается». Решение в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

5.3.3. Постановлением Совета может фиксироваться утверждение какого-либо документа. Документ, утверждаемый или одобряемый Советом, прилагается к протоколу.

5.3.4. Протокол заседания подписывается председательствующим и секретарем Совета в срок не позднее 10 дней после окончания заседания.

Дата, проставленная на протоколе, должна соответствовать дню проведения заседания.

5.3.5. Протоколы заседаний Совета нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Протоколы совместных заседаний (совещаний) имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в работе коллегиального органа.

5.3.6. По поручению председателя Совета в ходе заседания Совета ведется аудиопротоколирование с использованием средств аудиозаписи и составляется протокол в письменной форме.

Об использовании технических средств для фиксирования хода заседания в протоколе заседания делается отметка, а соответствующие носители информации (один электронный носитель информации по каждому заседанию отдельно) приобщаются к материалам заседания (протоколу заседания).

5.4. Служебные письма

5.4.1. Служебные письма оформляются на бланке и имеют следующие реквизиты: адресат, регистрационный номер и дата; ссылка на регистрационный номер и дату, текст; отметку о наличии приложения; подпись; отметку об исполнителе документа (приложение № 3).

5.4.2. Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, разъяснения, сообщения, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст письма, оформленного на бланке Совета, излагается от третьего лица единственного числа, например: «Совет судей Забайкальского края считает…» или «Совет судей Забайкальского края рассмотрел…».

Если письмо оформлено на бланке председателя Совета, то его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».

VI. Контроль за исполнением служебных документов

6.1. Целью контроля за исполнением служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

6.2. Контроль за исполнением служебных документов осуществляется председателем Совета либо одним из его заместителей по поручению председателя Совета.

6.3. Контроль осуществляется за всеми зарегистрированными документами, требующими исполнения к определенным срокам.

6.4. Контроль за исполнением обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан ведется председателем Совета.

6.5. Поручение считается выполненным лишь тогда, когда итоговый документ содержит обусловленную заданием информацию, в необходимых случаях ссылки на действующие законы и другие нормативные акты, имеет предусмотренные правилами делопроизводства подпись, дату, номер, отметку о помещении его в наряд.

6.6. Секретарь Совета либо лицо, привлеченное для содействия в работе председателя Совета, в порядке предупредительного контроля напоминает о сроках исполнения поручений по служебным документам не позднее чем за 3 дня до их истечения.

VII. Особенности работы с электронными документами

7.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота, развернутого в Совете.

Электронный документооборот применяется только при наличии технической возможности.

В систему электронного документооборота Совета включаются:

электронные документы, поступившие в Совет из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, а также от граждан;

электронные документы, созданные в Совете (без предварительного документирования на бумажном носителе);

электронные копии документов, поступившие в Совет или созданные в Совете на бумажном носителе.

7.2. Составление, оформление и согласование электронных документов осуществляются по общим правилам делопроизводства, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.

7.3. Электронный документ должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

7.4. Для подтверждения подлинности электронных документов в Совете используются электронные подписи.

7.5. Прием электронных документов, поступивших в Совет из органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, учреждений и организаций, а также от граждан, осуществляется секретарем Совета либо лицом, привлеченным для содействия работе председателя Совета.

7.6. Отправка электронных документов и электронных копий документов осуществляется секретарем Совета либо лицом, привлеченным для содействия в работе председателя Совета.

Отправитель электронного сообщения, содержащего электронную копию документа, несет ответственность за соответствие содержания электронной копии содержанию подлинника документа на бумажном носителе.

7.7. Электронные документы регистрируются по общим правилам аналогично документам на бумажном носителе.

7.8. При регистрации входящей, исходящей корреспонденции в базе данных информационной системы электронного документооборота дублирование на бумажном носителе не обязательно.

7.9. Сканирование документов осуществляется в формате PDF. Электронная копия многостраничного документа создается в виде отдельного файла. Электронные копии приложений к документу могут создаваться в виде отдельных файлов.

7.10. Сроки хранения электронных документов соответствуют срокам хранения документов, установленным законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, типовыми или ведомственными перечнями для аналогичных документов на бумажном носителе.

VIII. Номенклатура дел в аппарате Совета судей

 Забайкальского края

8.1. Составление и ведение номенклатуры дел

8.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, журналов, заводимых в Совете, с указанным сроком их хранения, оформленных в установленном порядке.

8.1.2. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Федеральным законом от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.

8.1.4. Номенклатура дел Совета на очередной календарный год составляется секретарем Совета и утверждается председателем Совета (приложение № 5).

8.1.5. Графы номенклатуры заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Совете цифрового обозначения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Группы цифр индекса отделяются одна от другой с помощью тире.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей со ссылкой на Перечни документов с указанием сроков их хранения.

В графе 5 «Примечание» в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, и др.

8.1.6. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов) и журналов учета отдельно постоянного и временного хранения (приложение № 5).

8.2. Формирование и оформление дел

8.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Дела заводятся в начале календарного года. Формированием дел занимается секретарь Совета.

8.2.2. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителями секретарю Совета судей для формирования их в дела.

8.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел;

в дело помещаются все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса, с приложениями, указанными в документах (при отсутствии приложений, указанных в документе, на нем должна быть запись об их местонахождении);

факсограммы, телефонограммы помещаются в дела на общих основаниях;

в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

по объему дело не должно превышать 250 листов при наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок проставляются на каждом томе с добавлением пометки «том 1», «том 2» и т.д.

IX. Хранение документов

9.1. Организация оперативного хранения документов и дел

9.1.1. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования – в Совете.

Секретарь Совета несет ответственность за сохранность документов и дел.

9.2. Порядок передачи документов на хранение в архив

9.2.1. Хранение документов постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, их учет, использование, отбор и подготовку к передаче на государственное хранение обеспечивает архив органов судейского сообщества.

9.2.2. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения. Их передача производится по сдаточным описям (приложение № 5).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив, как правило, не подлежат; они хранятся в Совете и по истечении срока хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.3. Электронный архив

9.3.1. Электронный архив применяется только при наличии технической возможности.

9.3.2. Документы временного хранения (менее 10 лет) оцифровываются и хранятся в электронном виде (в том числе электронные образы документов, скрепленные электронной подписью).

9.3.3. Документы постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по распоряжению председателя Совета либо с его согласия — по распоряжению одного из заместителей председателя Совета оцифровываются и хранятся в электронном виде наряду с оригиналами документов на бумажном носителе.

9.3.4. Документы сканируются в формате PDF в масштабе 1:1 с разрешением не менее 300 точек на дюйм. Сканирование производится в черно-белых цветах либо в градациях серого. Сканирование должно обеспечивать сохранение всех реквизитов и аутентичных признаков подлинности документа.

9.3.5. Электронный архив располагается на IP-сервере управления Судебного департамента в субъекте Российской Федерации.

9.3.6. По распоряжению председателя Совета может быть осуществлено дублирование документов, хранящихся в электронном архиве, с размещением на иных серверах либо информационных носителях.

X. Порядок работы с документами ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования»)

10.1. К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничение на распространение которой диктуется служебной необходимостью.

 К документам ограниченного распространения (с пометкой «Для служебного пользования») относятся поступившие в Совет, а также созданные в Совете документы, содержащие данную информацию.

10.2. Председатель Совета определяет должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения.

10.3. Регистрация входящих и исходящих документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется лицом, уполномоченным относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, в журналах учета входящей и исходящей корреспонденции (приложение № 1). При этом к номеру документа добавляется пометка «ДСП».

10.4. На служебных документах (в случае необходимости и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

Указанная пометка проставляется в правом верхнем углу первой страницы документа, а также на первой странице сопроводительного письма к этим документам.

10.5. Печатание проектов и копирование документов с пометкой «Для служебного пользования» осуществляются только с письменного разрешения председателя Совета. При этом на обороте последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу исполнитель указывает количество отпечатанных экземпляров, свою фамилию, инициалы, номер служебного телефона, дату печатания документа.

10.6. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» формируются в наряды в соответствии со Сводной номенклатурой дел, нарядов и производств. При этом на обложке наряда, в который подшиты такие документы, делается пометка «Для служебного пользования».

10.7. Документы, наряды с пометкой «Для служебного пользования» хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах или металлических шкафах) в служебных помещениях.

Выносить документы с пометкой «Для служебного пользования» из зданий Совета запрещается.

Передача документов с пометкой «Для служебного пользования» членам Совета и работникам аппарата Совета осуществляется под расписку с письменного разрешения председателя Совета.

10.8. Отбор на уничтожение документов с пометкой «Для служебного пользования», утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по мере необходимости.

По результатам отбора составляется акт и осуществляется уничтожение указанных документов. В журналах и книгах учета этих документов делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.

10.9. О фактах утраты документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения указанной информации ставится в известность председатель Совета и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются председателю Совета письменно.

На утраченные документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

10.10. При исключении из категории документов ограниченного распространения (снятии пометки «Для служебного пользования») на документах, нарядах, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки. Решение о снятии пометки «Для служебного пользования» принимается председателем Совета при утверждении соответствующего акта, представляемого комиссией Совета.

10.11. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также за нарушение установленного порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, члены Совета, работники аппарата Совета могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.

 

Приложение 1

к Инструкции

по делопроизводству в Совете судей Забайкальского края

Журнал

учета входящей корреспонденции

Входящий	Дата	От кого	Краткое	Передан	Номер
номер	поступления	поступил	содержание	наряда
		документ	документа
				кому	дата	подпись
1	2	3	4	5	6	7	8

Журнал

учета исходящей корреспонденции

Исходящий номер	Дата направления	Кому направлен	Номер наряда
получатель	для сведения
1	2	3	4	5

 

Приложение 2

к Инструкции

по делопроизводству в Совете судей Забайкальского края

Журнал
учета принятых факсограмм

№ п/п	Дата и время поступления	От кого поступила	Кол-во листов	Краткое содержа­ние	Ф.И.О.    принявшего факсограмму	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Журнал

учета отправленных факсограмм

№ п/п	Дата и время отправки	Кому направлена	Кол-во листов	Краткое содержание	Ф.И.О. отправившего факсограмму	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

 

Приложение 3

к Инструкции

по делопроизводству в Совете судей Забайкальского края

(ЧЕРНО-БЕЛОЕ ИЗОБРАЖЕНИЕ)

Совет судей Забайкальского края адрес: телефон: факс: e—mail:
________________№___________________ На №____________от__________________

Текст письма

Приложение (если есть):

Председатель Совета судей

Забайкальского края                                                                    И.О. Фамилия

И.О. Фамилия

Тел.

Приложение 4

к Инструкции

по делопроизводству в Совете судей Забайкальского края

ПОСТАНОВЛЕНИЕ СОВЕТА СУДЕЙ ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

(О чем?)

Дата                                                                                                         Номер

Вводная часть

Мотивировочная часть

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Резолютивная часть

Председатель Совета судей

Забайкальского края                                                                    И.О. Фамилия

Приложение 5

к Инструкции

по делопроизводству в Совете судей Забайкальского края

АДМИНИСТРАЦИЯ СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ «БУРУКАНСКОЕ»

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

«06» октября 2020 года №40

село Бурукан

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации сельского поселения «Буруканское»

В целях дальнейшего совершенствования системы документационного обеспечения управленческой деятельности администрации сельского поселения «Буруканское», установления единого порядка ведения делопроизводства в администрации сельского поселения «Буруканское» муниципального района «Газимуро-Заводский район» Забайкальского края, администрация сельского поселения «Буруканское» постановляет:

1.Утвердить Инструкцию по делопроизводству вадминистрации сельского поселения «Буруканское».

2.Постановление от 15мая 2009года №15 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации сельского поселения «Буруканское»,

считать утратившим силу.

3.Настоящее постановление обнародовать на информационных стендах сельского поселения «Буруканское»

4.Контроль исполнения постановления оставляю за собой.

Глава сельского поселения «Буруканское» Н.В.Козлова

УТВЕРЖДЕНА

постановлением

администрации сельского поселения «Буруканское»

от «06» октября 2020г. №40

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в администрации

сельского поселения «Буруканское»

1.Общие положения

1.1.Настоящая Инструкция по делопроизводству в администрации сельского поселения «Буруканское» (далее – Инструкция) устанавливает единую систему делопроизводства и рационального документооборота, создания и оформления документов, порядок работы с документами в администрации сельского поселения «Буруканское» (далее – Администрация сельского поселения).

1.2.Инструкция разработана в соответствии сфедеральными законами, Указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 23.12.2009 №76, Требования к оформлению документов»,

1.3.В целях автоматизации делопроизводства в администрации сельского поселения «Буруканское» применяется система электронного документооборота.

1.4.Требования настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с помощью информационных технологий. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции. Внедрение и сопровождение информационных технологий производятся во взаимодействии с министерством информационных технологий и связи Забайкальского края.

1.5.Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.6.Методическое руководство организацией, ведением и совершенствованием делопроизводства в администрации сельского поселения, а также контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляются ведущим специалистом по правовым, организационным, кадровым вопросам администрации (далее – специалист).

1.7.Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников администрации сельского поселения. Ответственный за делопроизводство в администрации сельского поселения обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с Инструкцией, знакомит всех работников, в том числе вновь принятых, с требованиями Инструкции.

1.8.Работники администрации сельского поселения несут установленную законодательством Российской Федерации ответственность за соблюдение требований Инструкции, а также сохранность находящихся у них служебных документов и содержащейся в них информации.

1.9. В целях сохранности и своевременного исполнения документов приосвобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении служебные документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.

1.10.Об утрате служебных документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП), постановлений, распоряжений администрации сельского поселения, сообщается главе сельского поселения.

2.Состав управленческих документов администрации

2.1.Деятельность администрации сельского поселения обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией администрации сельского поселения, объемом и характером взаимосвязи между администрацией и другими организациями.

Функции управления в администрации реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

2.2.Правовой акт сельского поселения – официальный документ, фиксирующий принятие правового решения по вопросам исполнения полномочий сельского поселения, документально оформленный, обязательный для исполнения на территории сельского поселения, имеющий нормативный или ненормативный характер.

2.2.1.Под нормативным правовым актом понимается принятый (изданный) в установленном порядке акт, устанавливающий правовые нормы (правила поведения), обязательные для неопределенного круга лиц, рассчитанный на неоднократное применение и действующий независимо оттого, возникли или прекратились конкретные правоотношения, предусмотренные актом.

2.2.2.Правовые акты, не содержащие признаков, указанных в пункте 2.2.1, являются ненормативными.

2.2.3.Правовыми актами являются:

Решения Совета депутатов сельского поселения;

постановления администрации сельского поселения;

распоряжения администрации сельского поселения.

2.3.Распорядительные документы.

Распорядительный документ – вид письменного документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности администрации, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся:

решения совещательных, консультативных и координационных органов;

поручения должностных лиц и др.

2.4. Организационные документы.

Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся:

правила;

инструкции (методические рекомендации);

планы.

2.4.1. правила, инструкция.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных правовых актов.

2.4.2. План.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

2.5. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся:

протокол;

служебное письмо;

акт;

докладная, объяснительная и служебная записки;

стенограмма;

отчет и др.

2.5.1. Протокол.

Протокол – документ информационного характера, предназначенный для фиксации хода рассмотрения вопросов и принятия решений на заседаниях совещательных, координационных и других органов, совещаний.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), рабочих поездок, официальных визитов, представленных тезисов, докладов и выступлений, справок, проектов решений.

2.5.2. Служебные письма.

Служебные письма в администрации готовятся как:

ответы о выполнении поручений Главы администрации;

сопроводительные письма к проектам правовых актов сельского поселения;

ответы на запросы юридических и физических лиц;

инициативные письма.

2.5.3. Акт.

Акт – документ, составляемый несколькими лицами и подтверждающий установленные ими факты или события.

2.5.4. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка – документ, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Объяснительная записка – документ, поясняющий какое-либо действие, факт или событие.

Служебная записка (разновидность письма) – форма внутренней переписки.

2.5.5. Отчет.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

3.Документация администрации.

Общие правила оформления управленческой документации

3.1.Документация администрации.

Деятельность администрации обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК011-93, Регламентом администрации сельского поселения.

3.2.Общие правила оформления документов.

3.3.1. Текст документа составляется на русском языке.

Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, собственно текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. В конце заголовков граф знаки препинания не ставятся. В заголовках строк знаки препинания ставятся только внутри предложения. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Подзаголовки граф и строк пишутся со строчной буквы.

В таблице после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Цифровые величины, если есть дробные числа, при перечислении разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах печатаются только номера граф.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, распоряжения – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации–автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.п., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В документах, адресованных руководству, изложение текста должно идти отпервого лица единственного числа («предлагаю», «прошу»).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа («решили»).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности администрации сельского поселения, а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («в состав объединения входят», «комиссия установила»).

3.3.Сведения о наличии приложений в постановлениях, распоряжениях, решениях указываются в тексте, например: согласно приложению №2.При наличии одного приложения порядковый номер не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера. Перед цифровыми обозначениями ставится знак «№»Например:

Приложение № 3к постановлению администрации сельского поселения «_____________»

«__»_______ ___г. №_

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить после текста с указанием количества листов и количества экземпляров каждого приложения.

Например:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:
заключение постоянной комиссии по от25.04.2001

№ 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о его наличии оформляется следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.

3.3.1.Подписание служебных писем и другой корреспонденции
в Администрации осуществляется Главой поселения.

В состав реквизита «Подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Глава сельского поселения Личная подпись инициалы, фамилия

Наименования должностей располагаются по левому краю без отступа.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:

Глава

сельского поселения Личная подпись инициалы, фамилия

Главный бухгалтер Личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Специалист

Личная подпись инициалы, фамилия
Специалист

Личная подпись инициалы, фамилия.
При подписании совместного документа первый лист оформляется
не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Все экземпляры документов, остающиеся в делах администрации, в том числе и приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.

3.3.2.Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (прописными буквами, без кавычек), должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Глава сельского поселения

______________

инициалы, фамилия

Дата

Если согласование осуществляется письмом, протоколом и т.п., гриф согласования оформляется по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания комиссии

по делам несовершеннолетних

Гриф согласования располагается ниже реквизита «подпись» или
на отдельном листе согласования. Лист согласования составляется в случаях, когда содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций, о чем делается отметка на месте грифа согласования.

Например:

Лист согласования прилагается

Начальник юридического отдела

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата

Лист согласования оформляется по следующей форме:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

к проекту положения о системе ведения классификатора управленческой документации

СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя Ространснадзора

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата
СОГЛАСОВАНО

Заместитель председателя Росжелдора

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата
3.3.27.Согласование документа с должностными лицами оформляется визой, которая включает подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Например:

Начальник службы

Личная подпись инициалы, фамилия

Дата

При наличии замечаний по документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник службы

Личная подпись инициалы, фамилия Дата

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в Администрации, визы проставляются в нижней части последнего листа проекта документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается постраничное визирование документа и его приложений.

3.3.28.Документы заверяются печатью Администрации в соответствии с настоящей Инструкцией.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении документа, включающая в себя:

заверительную надпись: «Верно» или «Копия верна»;

наименование должности лица, заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилия);

дату заверения.

Например:

Верно.

Ведущий специалист Личная подпись инициалы, фамилия. Дата

При заверении копий правовых актов возможно использование специальных штампов.

Администрация выдает копии только тех документов, которые создаются в администрации. Копия документа воспроизводится машинным способом или ксерокопируется. Текст документа перепечатывается полностью, включая отдельные элементы бланка.

При пересылке копии документа администрации в другие организации или выдаче ее на руки представителю организации она должна быть заверена должностным лицом.

Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами.

При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в администрации.

Если копия документа содержит более одного листа, то листы прошиваются нитками, на обороте последнего листа нитки проклеиваются листом бумаги. Удостоверяющие копию подпись и печать должны заходить на приклеенный лист.

3.3.4.Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя документа и номер его телефона, которые располагаются на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

З.А.Анохина 8 (863)51-9-33-45

3.3.5.Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа – краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа, в котором исполнен документ.

3.3.6.На поступившем документе в администрацию проставляется порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости– часы и минуты).

Допустимо проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

4. Подготовка и оформление правовых актов.

4.1.Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами администрации сельского поселения (далее – правовой акт) определен Регламентом администрации сельского поселения.

4.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.

4.2.1.Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

быть тщательно отредактированными, иметь краткое, ясное и четкое изложение существа вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска документов в дополнение или изменение основного;

содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.

Проект правового акта должен содержать также пункт о возложении контроля исполнения документа. Исключения составляют документы по вопросам, не требующим общего контроля, в частности: назначение на должность, увольнение, поощрение, отпуск, командирование, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания и т.п.

Тексты правовых актов, как правило, состоят из двух частей: констатирующей (преамбулы) и постановляющей (распорядительной).

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания документа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и т.д. Если документ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: наименование вида документа в соответствующем падеже, его дата, номер и заголовок.

Если принимаемый документ отменяет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу».

4.2.2.Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом, прилагаются к данному проекту.

Проекты правовых актов, связанные с выделением бюджетных ассигнований, а также влекущие за собой не предусмотренные на текущий год расходы из бюджета, вносятся с пояснительной запиской, содержащей необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий их реализации.

4.2.3.Проект правового акта по исполнению федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, постановления Правительства Российской Федерации или правового акта Забайкальского края должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и полное название. При повторном упоминании допускается не указывать название правового акта.

Например:

полное наименование – указ Главы Администрации (Губернатора) Забайкальского края от 17.01.2011 №114 «Об объявлении Благодарности Главы Администрации (Губернатора) Забайкальского края»;

сокращенное наименование – указ Главы Администрации (Губернатора) Забайкальского края от 17.01.2011 №114.

Реквизиты федеральных и областных правовых актов в одном документе оформляются единообразно.

4.2.4.В проектах правовых актов употребляются официальные наименования органов и организаций. При первом упоминании по тексту используется полное наименование, в последующих упоминаниях – допускается сокращенное.

4.2.5.Проекты правовых актов имеют следующие реквизиты: наименование вида акта, заголовок, подпись. После реквизита «подпись» указывается наименование органа, фамилия должностного лица, вносящего проект.

Проект и приложения к нему имеют общую нумерацию страниц, начиная с первой. Номера страниц располагаются в правом нижнем углу документа.

4.2.6.Заголовок в краткой форме отражает содержание правового акта.

Заголовок печатается от левой границы текстового поля документа без отступа с прописной буквы без кавычек. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается не более 6 строк в заголовке, длина строки не должна превышать 30знаков.

4.2.7.Текстовая часть проекта отделяется от заголовка 1-2 междустрочными интервалами.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в распоряжении – распорядительную) часть.

Преамбула в постановлениях администрации сельского поселения завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ», напечатанным прописными буквами в отдельной строке по центру.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку или строчными буквами русского алфавита со скобкой.

4.2.8.Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами

Глава сельского поселения Инициалы, фамилия

4.2.9.В приложениях к правовым актам помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются и подписываются исполнителем, внесшего проект.

Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.

Каждое приложение к проекту оформляется с новой страницы.

На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1междустрочный интервал и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№».

Например:

Приложение №1

к постановлению Администрации сельского поселения

от ________№ ___

Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и т.д.).

Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более трех чисел через точку, не рекомендуется. Названия разделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы. Заголовки граф таблицы следует писать в единственном числе. В конце заголовка точка не ставится. Подзаголовки граф, если они грамматически согласованы с заголовками, пишутся со строчной буквы. Сокращения в заголовках и подзаголовках недопускаются.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, то графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах, в заголовках печатаются только номера этих граф.

Заголовки строк пишутся с прописной буквы, знаки препинания ставятся только внутри предложения. После слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

4.2.10.Согласование проекта правового акта оформляется визой, включающей должность визирующего, личную подпись, расшифровку подписи и дату. Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта правового акта в нижней его части и на листе согласования.

Все действия по визированию и согласованию проекта выполняются на бумажном носителе.

На приложениях к проектам визы проставляются на последнем листе приложения. Приложения с цифровыми материалами визируются постранично.

При наличии у лица, визирующего проект, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую запись на листе согласования. Например, «сзамечаниями».

Замечание (особое мнение) по проекту, как правило, излагается отдельно и прилагается к проекту правового акта.

4.2.11.Тексты постановлений администрации сельского поселения, распоряжений администрации сельского поселения печатаются на бланках установленного образца.

4.2.12.Рассылка документов осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после подписания, при тиражировании правовых актов большого объема – в 5-дневный срок, срочные — в течение 1 рабочего дня.

Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем учреждениям и организациям, которым рассылались эти документы.

Правовые акты направляются адресатам в соответствии с листом рассылки в электронном виде по системе «Дело» (при ее наличии), на бумажных носителях – ответственным специалистом.

Для направления заинтересованным сторонам и исполнителям,

не являющимся пользователями системы «Дело», представляются копии документов. В необходимых случаях работники, готовившие проект документа, представляют полные почтовые адреса получателей.

5. Бланки документов

5.1.Глава сельского поселения использует соответствующие бланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации.

5.2.Документы в Администрации сельского поселения оформляются на бланках, изготавливаемых на белой бумаге формата А4 (210 х 297 мм).

5.3. В Администрации сельского поселения применяются следующие бланки:

бланк постановления Администрации сельского поселения (приложение №1);

бланк распоряжения Администрации сельского поселения (приложение №2);

бланк «Администрация сельского поселения» (бланк письма) (приложение №3).

5.4.Бланки документов, применяемые в Администрации, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

5.5.Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Главы сельского поселения.

6.Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов

6.1. Протокол.

6.1.1.Протокол составляется на основании записей, произведенных
во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и т.п.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря.

6.1.2.Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании направляются для подшивки в дело.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «Для служебного пользования».

6.1.3.Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

председатель или председательствующий;

секретарь;

присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших;

повестка дня;

докладчики по каждому пункту повестки дня.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему, в последнем случае в тексте делается сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) в тексте протокола печатается полностью, при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

6.1.4.Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят
из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой.

6.1.5.Копии решений при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии суказателем рассылки. Указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовивший рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок изпротоколов.

6.1.6.Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:

наименование документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;

дата и номер протокола печатаются через два междустрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два междустрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля;

заголовок к тексту отделяется от предыдущего реквизита двумя междустрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля.

В повестке дня каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога «О» («Об»). Далее в скобках указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступавших на заседании (совещании) по этому вопросу.

Основная часть протокола печатается через полтора междустрочных интервала.

Затем указывается принятое по обсуждаемому вопросу решение (постановление). Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Постановляющая часть решений, как и распорядительные документы, должна быть конкретной и содержать составные части: кому, что сделать и к какому сроку.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем. Подпись отделяется от текста тремя междустрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (приложение №4). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.

6.2. Служебные письма.

6.2.1.Служебное письмо – официальный документ информационно-справочного характера, используемый для обмена информацией в деятельности органов власти, организаций и граждан.

Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции, а по жалобам и обращениям граждан – действующим законодательством.

Тексты ответных писем должны соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

6.2.2.Служебные письма печатаются на стандартных бланках Администрации сельского поселения формата А4.

6.2.3.Текст письма излагается от третьего лица единственного числа, например: «Администрация сельского поселения считает…».

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: «прошу…», «направляю…».

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагаются причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

6.2.4.Датой письма является дата его регистрации.

6.2.5.Право подписи устанавливается в Регламенте Администрации сельского поселения, в котором должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

6.3.Телефонограмма.

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем).

Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке.

6.5. Положение, правила, инструкция.

Положения, правила и инструкции применяются как самостоятельные документы, которые подписываются руководителем или утверждаются в форме грифа утверждения.

Текст положения, правил, инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не допускается».

Заголовок к тексту положения, правил, инструкции отвечает на вопрос «очем?».

Констатирующей частью положений, правил, инструкций служит раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки документа, основное назначение и сфера его распространения.

Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы (главы), пункты и подпункты. Разделы (главы) имеют названия, нумеруются арабскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами через точку.

6.6. План.

Составляющими пунктами планов являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

исполнитель;

срок исполнения;

отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

6.7. Акт.

Текст акта состоит из двух частей – вводной и констатирующей.

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (всоответствующем падеже), его номер и дату.

Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

Заголовок акта начинается с предлога «О» и формулируется с помощью отглагольного существительного, например: «О приеме-передаче материальных ценностей».

Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных

в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Акты подписываются всеми членами комиссии. При необходимости акты подлежат утверждению.

6.8. Докладная, объяснительная и служебная записки.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст докладной, служебной записки может состоять из двух частей.
В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

6.10. Отчет.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей с указанием даты визирования.

6.11.Материалы к выступлению Главы сельского поселения..

Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного и вступительного слова.

Тезисы выступления Главы сельского поселения должны содержать:

вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания);

основную часть (анализ существа проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации);

заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить).

Информационные справки для подготовки выступления Главы сельского поселения должны содержать:

точное наименование темы совещания, его цели и задачи;

фактологическая (справочная, статистическая, графическая) информация по существу вопроса, намеченного к рассмотрению;

сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению;

перечень проблемных вопросов, негативные примеры;

существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры;

предлагаемые варианты решения проблемных вопросов.

Текст приветственного слова для подготовки выступления Главы сельского поселения должен содержать:

вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное название, актуальность);

основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);

заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).

7.Применение, изготовление и хранение печатей и штампов

7.1.Порядок применения печатей и штампов.

7.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

7.1.2.Применение гербовых печатей.

В администрации сельского поселения имеются следующие гербовые печати:

— «Администрация сельского поселения «Буруканское» с гербом Российской Федерации используется – ставится на договорах, соглашениях и других документах, подписанных Главой сельского поселения, также печать администрации ставится на копиях договоров, соглашений, и иных актов администрации, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы.

Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

7.1.3. В случае наличия возможно использование штампов с факсимильным воспроизведением подписи Главы сельского поселения, также разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов, поздравительных адресах, открытках и телеграммах. Использование штампов с факсимильным воспроизведением при оформлении подлинников всех документов запрещается.

7.1.4. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении, исполнении документов, других отметок справочного характера могут применяться соответствующие штампы.

7.2.Изготовление печатей и штампов.

7.2.1.Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности администрации, производится по разрешению Главы поселения.

7.2.2.В Администрации печати и штампы хранятся в несгораемых сейфах.

7.2.3.Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.

Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в администрации создается комиссия.

7.2.4. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится
в известность Глава поселения.

8.Организация документооборота и исполнения документов.

8.1.Общие правила организации документооборота.

8.1.1.Движение документов в администрации с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот.

8.1.2.Порядок прохождения документов и операции, производимые
с ними в Администрации, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Администрации.

8.1.3.Документооборот может осуществляться с использованием системы «Дело» (при ее наличии). Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив) в обязательном порядке фиксируются в регистрационной карточке системы «Дело». При этом к регистрационной карточке должен быть прикреплен файл электронного документа (для графических документов – формата IPG или TIF; для текстовых документов – DOC, PDF).

8.2.Прием, регистрация, отправка документов.

8.2.1.Прием, первоначальная обработка, регистрация и распределение поступающей корреспонденции производятся ответственным работником.

8.2.2.К регистрации и дальнейшей обработке принимаются документы, адресованные Главе сельского поселения.

При приеме корреспонденции проверяются правильность ее адреса и доставки, целостность конвертов и, после вскрытия, наличие вложенных в них документов, правильность оформления (наличие регистрационных номеров, подписи, печати, приложений).

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю или по назначению. При этом на конверте в графе «номер» проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная». Входящие документы без регистрационного номера, даты, подписи, без приложений, если на их наличие указано в документе, с техническими повреждениями (мятые, подмоченные, рваные, нечитаемые), а также зарегистрированные в системе «Дело», но при этом не имеющие файла электронного документа, прикрепленного к регистрационной карточке, не регистрируются и возвращаются исполнителю.

8.2.5.Документы, подлежащие отправке, содержат следующие реквизиты: регистрационный номер, дату, полное название организации с юридическим адресом. Отправка документов регистрируется в системе «Дело» (при её наличии).

8.2.6.Регистрация служебных документов – это фиксация фактов поступления документов или отправки их путем проставления на документе регистрационного номера и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных карточках системы «Дело» (при её наличии)

8.2.7.Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются. При обнаружении некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа проставляется соответствующая отметка, а также составляется акт в трех экземплярах: первый остается у получателя корреспонденции, второй приобщается к поступившему материалу, а третий направляется отправителю документа.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или даты отправки и получения документов.

8.2.9.Регистрация документов производится в системе «Дело» (при ее наличии). Документы, поступившие из внешних организаций, кроме документов и корреспонденции, не подлежащих регистрации (приложение №5), регистрируются специалистом. В правом нижнем углу первого листа основного документа проставляется отметка с указанием регистрационного номера. При регистрации ответа на поручение по ранее зарегистрированному документу делается ссылка на входящий регистрационный номер этого документа. Регистрационный номер таких документов состоит из индекса структурного подразделения исполнителя, разделителя в виде косой черты (/) и порядкового номера.

8.2.10.При повторном поступлении документа по одному и тому же вопросу в пределах одного календарного года ему присваивается первоначальный регистрационный номер и новая дата поступления.

8.2.11.При регистрации документов одинакового содержания, но направленных нескольким адресатам, им присваивается один номер, но используются разные цифровые индексы с учетом классификатора.

8.2.12. После регистрации документы доставляются Главе сельского поселения. Телеграммы и срочные документы доставляются немедленно.

8.2.13.Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом Администрации сельского поселения.

8.2.14.Сроки рассмотрения отдельных видов документов с момента их регистрации до передачи на исполнение установлены Регламентом Администрации, во всех остальных случаях не должны превышать трех рабочих дней.

8.2.15.Рассылка документов с резолюцией в 2 и более адресов обеспечивается с использованием системы «Дело», в случае отсутствия системы «Дело» -нарочно или по электронной почте.

8.2.16.Корреспонденция, полученная из аппаратов Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Совета Российской Федерации, от членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Совета Российской Федерации, Администрации Забайкальского края, Законодательного Совета Забайкальского края, если она не адресована конкретному лицу, в тот же день передается для рассмотрения Главе сельского поселения.

8.2.17.Исходящие документы, документы переписки печатаются в 2 экземплярах, 2-й из которых после подписания и регистрации хранится в структурном подразделении в папке исходящей корреспонденции.

Документы, регистрируемые и отправляемые адресату по системе «Дело», подписанные электронно-цифровой подписью, являются электронными документами и хранятся в системе «Дело». При необходимости может быть создана копия электронного документа на бумажном носителе.

Копии писем, направляемых в адрес региональных органов исполнительной власти, подписанные Главой сельского поселения, передаются исполнителем для хранения.

8.3.Законченные делопроизводством дела остаются в Администрации для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией по делопроизводству, сдаются в архив.

8.4. Архивом осуществляются:

сохранность документов, справочная работа по переданным документам,

выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.

8.5.Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронной базе системы «Дело» (при ее наличии) и доступна работникам Администрации в соответствии с заданными правами доступа.

9.Прием и передача служебной информации по официальным каналам электронной почты и факсимильной связи

9.1.Электронная почта и факсимильная связь – один из способов доставки, отправки информации и передачи ее между пользователями, организациями, имеющими соответствующие технические средства.

Служебная информация, передаваемая и принимаемая с использованием электронной почты и факсимильной связи, исполняется наравне с печатными документами.

9.2.Запрещается передавать по электронной почте и факсимильной связи сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».

9.3.Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче.

9.4.При передаче и приеме текстов служебных документов

с использованием электронной почты и факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;

исходящий документ на иностранных языках отправляется при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ;

входящие документы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

9.5.Техническую поддержку и развитие системы электронной почты обеспечивает министерство информационных технологий и связи.

9.6.Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

10.Учет объема документооборота

10.1.Учет объема документооборота за определенный период времени ведется с указанием сведений по отправке заказной корреспонденции, простой корреспонденции, принятию входящей корреспонденции.

10.2.За единицу учета объема документов принимается сам документ
без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.

11. Организация документов в делопроизводстве

Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел вделопроизводстве и их передачу в муниципальный архив района в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими документами по архивному делу и делопроизводству администрации.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

11.1.Составление номенклатуры дел.

11.1.1.Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве администрации, суказанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до10лет включительно) хранения.

11.1.2.При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в администрации, их виды, состав и содержание.

11.1.3.В Администрации составляется номенклатура дел (приложение №6).

11.1.5.Номенклатура дел администрации согласовывается с ответственным специалистом муниципального архива администрации района не реже одного раза в 5лет и утверждается Главой сельского поселения.

11.1.6.После утверждения номенклатура дел может вноситься

в электронном виде в систему «Дело» (при её наличии)

11.1.7. номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел.

Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в муниципальном архиве администрации района.

11.1.8. номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

11.1.9.Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название Администрации; название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

В графе 3 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел, или другой, согласованный с архивом, срок хранения.

В графе 4 «Примечание» проставляются отметки о заведении дела, о переходящем деле (например, переходящее с 2000 года).

11.1.10.Если в течение года в администрации возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

11.1.11.По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

11.2.Формирование и оформление дел.

11.2.1.Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2.2.Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке.

11.2.3.Контроль правильного формирования дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.

11.2.4.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.

11.2.5.Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии правовых документов администрации и Совета депутатов сельского поселения.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Постановления администрации сельского поселения, распоряжения администрации сельского поселения группируются отдельно по каждому виду правовых актов.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Ведение дел муниципальных служащих осуществляется в соответствии
с Указом Президента Российской Федерации от30.05.2005 №609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом — запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.2.6.Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Номера страниц дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.

Оформление документов в дела проводится ответственными за делопроизводство работниками.

11.2.7.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение №7); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение №8); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение №9); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.2.8.Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, титульный лист (приложение 10) оформляются следующим образом: «Администрация сельского поселения «Буруканское» – указывается полностью вименительном падеже; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел администрации; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел администрации сельского поселения, согласованной со специалистом муниципального архива Администрации Газимуро-Заводского района; «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела вделопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией (до этого он проставляется карандашом).

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

11.2.9.Для учета документов определенных категорий постоянного и временного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, (приложение 11) если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

11.2.10.Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

11.3.Организация оперативного хранения документов.

11.3.1.С момента заведения и до передачи в муниципальный архив Администрации Газимуро-Заводского района дела хранятся по месту их формирования.

11.3.2. работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

11.3.3.Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.

12. Порядок подготовки и передачи документов на хранение в

муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район»

Документы Администрации являются ее собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», подлежат обязательной передаче на государственное хранение вмуниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.

12.1.Экспертиза ценности документов.

12.1.1.Экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.

12.1.2.Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район».

12.1.3.Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» создается экспертная комиссия.

Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее 3 человек с обязательным включением в состав специалиста муниципального архива Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район»

12.1.4.Функции и права экспертной комиссии Администрации определяются положением об экспертной комиссии, которое согласовывается со специалистом муниципального архива Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» и утверждается распоряжением Администрации поселения.

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

рассматривает номенклатуру дел Администрации;

рассматривает описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район»;

определяет сроки хранения дел, которые не предусмотрены в перечне;

рассматривает акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению.

12.1.5.Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.

12.1.6.При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

12.1.7.Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел (приложение №8). Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы с временным сроком хранения. Дела с пометкой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих временному хранению.

12.1.8.По результатам экспертизы ценности документов в Администрации составляются описи на документы постоянного хранения и по личному составу. По этим описям документы сдаются в муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» (приложение 12)

12.1.9.При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером);

в описи за несколько лет дела имеют общую нумерацию;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом первом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

12.1.10.Описи дел постоянного хранения составляются по установленной форме в четырех экземплярах и передаются в муниципальный архив Администрации Газимуро-Заводского района для последующей передачи на утверждение экспертно-проверочной комиссии Комитета по управлению архивным делом Администрации Забайкальского края. Описи дел по личному составу составляются в двухэкземплярах и представляются на согласование в муниципальный архив Администрации Газимуро-Заводского района (приложения № 10 – № 12).

12.1.11.Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного хранения.

12.1.12.Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на все дела Администрации (приложение №13).

После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, на основании акта к уничтожению документов электронные документы подлежат уничтожению.

12.1.13.При первичном представлении описей в муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» а также в связи с изменением структуры составляются историческая справка к архивному фонду Администрации и предисловия к ним.

12.1.14.В муниципальный архив Администрации муниципального района «Газимуро-Заводский район» передаются дела с исполненными документами постоянного срока хранения. Их передача производится только по описям дел.

12.1.15.В период подготовки дел к передаче в муниципальный архив сотрудником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники обязаны устранить.

12.1.16.Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника, ответственного за формирование архива. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела.

13. Машинописные, копировально-множительные,

типографские работы

13.1.Машинописные работы.

13.1.1.Централизованное выполнение машинописных работ осуществляется специалистом.

Печатание документов осуществляется с использованием компьютерной техники на бланках установленной формы и бумаге стандартных размеров в соответствии с настоящей Инструкцией.

13.1.2. В печать принимаются только служебные документы и материалы, непосредственно связанные с деятельностью администрации района, края.

Документы и материалы неслужебного, личного характера печатанию не подлежат.

13.1.3.Подготовленный для печатания материал должен быть написан разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, выполнен чернилами или шариковой ручкой.

Рукописи должны быть вычитаны исполнителем. При их подготовке особое внимание обращается на правильное и четкое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Допускаются только общепринятые сокращения слов.

Небрежно или неразборчиво написанные черновики, правленые или выполненные карандашом, нечеткие ксеро — или факсимильные копии в печать не принимаются и возвращаются исполнителю на доработку.

13.1.4.Печатание документов и материалов производится в порядке их поступления. Первоочередному печатанию подлежат срочные документы и материалы.

Срочные документы печатаются в очередности, по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

Перепечатывание исправленных документов производится с учетом срочности.

13.1.5.Прием документов для печатания прекращается за 1час до окончания рабочего дня.

13.2.Копировально-множительные работы.

13.2.1.Размножению подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Администрации.

Материалы неслужебного, личного характера и не относящиеся к деятельности Администрации района, края ксерокопированию не подлежат.

Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10–15 страниц копий) осуществляется с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.

13.2.2.Копирование документов производится в порядке их поступления.

В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от Главы Администрации (Губернатора) края, его заместителей, Главы района, его заместителей, и срочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемой по согласованию с исполнителями, передавшими материал.

13.2.3.Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему, массового тиража размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.

13.2.4.Поступающие на размножение документы должны быть четко

и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A4. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.

Дата создания: 27-10-2020
Дата последнего изменения: 27-10-2020

КРАСНОКАМЕНСКАЯ РАЙОННАЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНАЯ ИЗБИРАТЕЛЬНАЯ КОМИССИЯ

ЗАБАЙКАЛЬСКОГО КРАЯ

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

«21» января 2021 года                                                                № 2/4-5

г. Краснокаменск

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Краснокаменской районной территориальной избирательной комиссии

В соответствии с Федеральным законом «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», Законами Забайкальского края, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, постановлением Избирательной комиссии Забайкальского края от 30.12.2020г. № 85/555-3 , Краснокаменская районная территориальнаяизбирательная комиссия постановила:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Краснокаменскойрайонной территориальной избирательной комиссии (прилагается).

2. Признать утратившим силу постановление Краснокаменской районной территориальной избирательной комиссии от 13.05.2011г. №8/8 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Краснокаменской районной территориальной избирательной комиссии».

3.Контроль за исполнением постановления возложить на секретаря Краснокаменской районной территориальной избирательной комиссии Орлову Е.А.

Председатель территориальной

избирательной комиссии                                                     Н.Г. Приступ

Секретарьтерриториальной

избирательной комиссии                                                     Е.А. Орлова

УТВЕРЖДЕНА

постановлением

Краснокаменакой

районной ТИК

от 21.01.2021 г. № 2/4-5

ИНСТРУКЦИЯ
ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В КРАСНОКАМЕНСКОЙ РАЙОННОЙ ТЕРРИТОРИАЛЬНОЙ ИЗБИРАТЕЛЬНОЙ КОМИССИИ

1.          Общие положения

1.1.   Инструкция по делопроизводству в Краснокаменской районной территориальной избирательной комиссии (далее – Инструкция) устанавливает порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления в Краснокаменской районной территориальной избирательной комиссии (далее – избирательная комиссия).

1.2.Инструкция разработана на основании федеральных законов от 12 июня 2002 года № 67-ФЗ «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации», от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ«Об архивном деле в Российской Федерации», от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ«О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации», с учетом постановления Правительства Российской Федерации от 3 ноября1994 года № 1233 «Об утверждении Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти и уполномоченном органе управления использованием атомной энергии» (в редакции постановления Правительства Российской Федерации от 20 июля 2012 года № 740), Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года № 477,с учетом изменений, внесенных постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 года № 751, Методических рекомендаций по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Федерального архивного агентства от 23 декабря 2009 года № 76, постановлений и иных нормативных актов ЦИК России, избирательной комиссии, Регламента избирательной комиссии, с использованием ГОСТа Р6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТа Р 7.0.8-2013«Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, регистрацию, прохождение, хранение и использование документов.

1.4.   Правила подготовки, оформления документов и порядок работы с ними, предусмотренные Инструкцией, обязательны для членов избирательной комиссии.

1.5.Ведение делопроизводства избирательной комиссии осуществляет секретарь избирательной комиссии.

1.6.При работе с документами, зарегистрированными в установленном порядке, в том числе при работе с документами, представленными для согласования, не разрешается вносить в них поправки и делать пометки, кроме предусмотренных Инструкцией.

1.7. Согласование Инструкции и изменений в нее с уполномоченным органом исполнительной власти Забайкальского края в области архивного дела проводятся в соответствии с законодательством субъекта Российской Федерации.

1.8.В Инструкции используются следующие термины и определения:

бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

внутренний документ – документ, подготовленный в избирательной комиссии, не выходящий за ее пределы;

входящий документ– документ, поступивший в избирательную комиссию;

дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

докладная (служебная) записка – внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица
и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя;

документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

документирование – запись информации на носителе по установленным правилам;

документооборот – движение документов в избирательной комиссии с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки;

дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;

заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость;

исходящий документ – документ, отправляемый из избирательной комиссии;

контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов;

копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа;

номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в избирательной комиссии, с указанием сроков их хранения;

нормативные документы – совокупность инструктивных материалов, рассчитанных на постоянное или многократное действие и содержащих какие-либо нормы, правила, предписания;

носитель (документированной) информации – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой или изобразительной информации;

официальный документ – документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином, оформленный в установленном порядке;

оформление документа – проставление на документе необходимых реквизитов;

письменное обращение – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме предложение, заявление или жалоба;

письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями, гражданами;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

поручение – документ, предписывающий выполнение тех или иных заданий;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера;

реквизит документа – элемент оформления документа;

сканирование документа – получение электронного образа документа;

срок исполнения документа – срок, установленный нормативным правовым актом, организационно-распорядительным документом, указаниями по исполнению документа или поручением;

указания по исполнению документа – реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе установленной формы, сделанной должностным лицом;

формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов;

электронный документ – документ, информация которого представлена в электронной орме;

электронный образ документа – электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе;

электронный шаблон бланка документа – см. термин «бланк документа».

2.1.   Документы в избирательную комиссию доставляются через отделение связи (почтовой, телеграфной связью), органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, нарочным или иным доступным способом.

Документы могут поступать в избирательную комиссию по каналам связи Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», по факсимильной связи, по электронной почте.

2.2.   Прием, первичная обработка и регистрация поступающих документов производится секретарем избирательной комиссии.

2.3.   При вскрытии конвертов, доставленных органами федеральной фельдъегерской связи или почтовой связью, проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, наличие приложений, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. Неправильно адресованные и ошибочно вложенные документы не регистрируются, пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

2.4.   Если при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов или их отдельных листов, приложений, повреждение документов или несоответствие номеров документов номерам, указанным на конверте составляется акт установленной формы в двух экземплярах (приложение № 1). Один экземпляр акта посылается отправителю, другой приобщается к принятым документам.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа
в правом нижнем углу делается отметка «Документ получен в поврежденном виде».

2.5.   Конверты от поступивших документов не уничтожаются в случае, если только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документов, если они содержат документы, которые поступили из-за пределов территории Российской Федерации, из судов, следственных органов либо договоры, претензии, исковые заявления.

2.6.   Регистрация документов — это фиксация факта создания или поступления в территориальную избирательную комиссию документов путем проставления на них регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документах в автоматизированной системе делопроизводства, на карточках или в журналах. При регистрации поступившего документа обязательно вводятся следующие реквизиты: вид документа, его исходящий номер и дата, данные о корреспонденте (адресанте) (фамилия, имя, отчество физического лица или название организации, местонахождение отправителя), а также краткое содержание документа, количество листов основного документа и листов приложения, количество экземпляров.

Информация с указанием входящего номера, даты, времени регистрации проставляется, как правило, в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа зарегистрированного документа. На приложении проставляется входящий номер документа, к которому оно относится.

На копии документа входящий номер проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа.

2.7. Документы, адресованные членам избирательной комиссии, регистрируются и исполняются в установленном Инструкцией порядке.

2.8. Исполненные документы списываются в дело исполнителем (председателем, заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии и помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

3.Основные требования к подготовке и оформлению документов

3.1. Документы, создаваемые в избирательной комиссии оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) и должны иметь установленный состав реквизитов.

В избирательной комиссии могут быть установлены следующие виды бланков:

бланк протокола заседания избирательной комиссии (приложение № 2);

бланк постановления избирательной комиссии (приложение № 3);

бланк письма (приложение № 4).

3.3.   Документы оформляются в соответствии с Требованиями к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств, и к файлам текстовых документов (приложение № 5).

3.4.   При подготовке и оформлении документов должны соблюдаться правила оформления реквизитов, изложенные ниже.

Наименование избирательной комиссии указывается на бланках в соответствии с регламентом избирательной комиссии.

Справочные данные об избирательной комиссии указываются в бланках писем: ул. нет, д. 505, г. Краснокаменск, Забайкальский край, индекс 674674, телефон 8(30245) 4-46-30.

Датой документа является дата его подписания, утверждения. Датой протокола является дата заседания, а акта – дата события.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами, например:

17.01.2021

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например:

17 января 2021 г.

Регистрационный номер документа

Для входящих документов – это порядковый номер для исходящих документов – индекс дела по номенклатуре и, через косую черту, порядковый номер документа.

Регистрационный номер документа, изданного совместно, состоит
из разделенных косой чертой регистрационных номеров, присвоенных организациями ­ авторами документа и расположенных в последовательности,

соответствующей обозначению наименований организаций в заголовочной части документа.

Ссылка на исходящий регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма. Ссылка проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

Место составления (издания) документа указывается на общем бланке и бланке конкретного вида документа. В бланках писем сведения о месте создания документа содержатся в реквизите «Справочные данные об избирательной комиссии».

Место составления (издания) документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления.

Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу.

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения, должностным лицам или гражданам при ответе на их обращения. Наименование организации и структурного подразделения указываются
в именительном падеже, например:

Правительство Российской Федерации

Правовое управление

Если документ адресуется должностному лицу, наименование организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия –

в дательном.

Правительство

                 Забайкальского края

Заведующему отделом

Иванову П.П.

Если документ адресуется руководителю организации или его заместителю, наименование организации должно входить в наименование должности адресата, например:

Заместителю директора Всероссийского
научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела

Смирнову П.П.

Если документ адресуется организации, сначала указывается ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Центральная избирательная комиссия

Российской Федерации

Б. Черкасский пер., д. 9, Москва, 109012

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке.

Допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

Почтовый адрес указывается в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2014 года № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

На документах, адресованных федеральным государственным органам, органам государственной власти субъектов Российской Федерации, избирательным комиссиям субъектов Российской Федерации, адрес не указывается.

Если документ отправляется в несколько однородных государственных органов или организаций, их следует указывать обобщенно, например:

Председателям территориальных избирательных комиссий

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатом не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки установленной формы (приложение № 6), который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Фомичеву П.И.

ул. Веерная, дом 15, кв. 10, Москва,

115156

Гриф утверждения документа

Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек) прописными буквами и на следующей строке – наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, и дата утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Председатель ________

территориальной избирательной

комиссии

личная подпись         инициалы, фамилия

Дата

При утверждении документа постановлением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) (без кавычек)
прописными буквами, наименования утверждающего документа
в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕН

постановлением __________ территориальной избирательной

комиссии

от 25 января 2020 г. № ____________

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа.

В грифе утверждения допускается центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Указания по исполнению документа (резолюция)

Указания по исполнению документа могут быть написаны от руки председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии на подлиннике документа на свободном от текста месте, или оформлены на отдельном листе, приложенном к документу. Указания по исполнению документа включают фамилии и инициалы (либо должности) исполнителей, при необходимости – содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

                                   Семенову Н.И.

                                   Краснову П.Н.

                                   Прошу подготовить проект письма

                   к 22.03.2020

                                   Личная подпись                      

       Дата

         Указания по исполнению документа, оформленные на отдельном листе, прикрепляются к документу, к которому они относятся, и вместе с ним подшиваются в дело.

       Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен кратко и точно раскрывать его содержание и быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

«о чем (о ком)?», например: распоряжение «О создании Экспертной комиссии»;

«чего (кого)?», например: Должностной регламент ведущего специалиста В.В. Смирнова

Акт об уничтожении документов с истекшими сроками хранения

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа.

Документы, оформленные на бланках формата А5, указания по исполнению документа, телеграммы не озаглавливаются.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через один межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится. Заголовок располагается на первом листе над текстом документа по центру, а при оформлении письма – от границы левого поля.

Письма, состоящие из одного абзаца, содержащего не более 5 строк, не озаглавливаются.

Отметка о контроле

Отметка о контроле проставляется на документах, поставленных на контроль.

Текст документа

Тексты документов, создаваемых в избирательной комиссии, оформляются на русском языке как государственном языке Российской Федерации. Официальная переписка избирательной комиссии с избирательными комиссиями, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления ведется на русском языке как государственном языке Российской Федерации.

Текст документа может быть оформлен в виде связного текста, таблицы или соединения этих структур.

Текст документа должен излагаться кратко и ясно, быть аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации.

Текст документа должен, как правило, состоять из двух частей.
В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

В тексте документа, подготовленного на основании законодательных, иных нормативных правовых актов, изданных органами власти Российской Федерации, иными федеральными государственными органами, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, ЦИК России, избирательной комиссией, указывается наименование вида документа, наименование органа, издавшего документ, дата принятия или утверждения документа, его регистрационный номер, а также заголовок документа, заключенный в кавычки.

Тексты документов большого объема, например, инструкций, методических рекомендаций, могут делиться на разделы, подразделы и пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, например:

1. Раздел

1.1. Подраздел

1.1.1. Пункт

Абзацы внутри пунктов не нумеруются.

В письмах используют следующие формы изложения:

от 1-го лица множественного числа («Просим направить информацию…», «Направляем на заключение проект…» и др.);

от 3-го лица единственного числа («избирательная комиссия не считает возможным…», «избирательная комиссия предлагает рассмотреть возможность…»).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Продолжение таблицы на новом листе всегда начинается с заголовков ее столбцов (или номеров граф в случае, если графы таблицы на первом листе пронумерованы).

Отметка о приложении

Отметка о наличии приложений располагается от границы левого поля после текста перед подписью.

Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка об их наличии оформляется по следующей форме:

Приложение: на 15 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить после текста документа перед подписью с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:	1.	Положение об экспертной комиссии на 15 л. в 1 экз.
	2.	Примерная номенклатура дел на 14 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о наличии приложения оформляется по следующей форме:

Приложение: на 20 л. в 3 экз. только в первый адрес.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

письмо Избирательной комиссии Забайкальского края от 15.11.2020 № 01–21/450 и приложение к нему, всего на 15 л.

Если в документе, к которому относится приложение, оно
не утверждается, а просто содержится ссылка на него, то в правом верхнем углу указывается, к какому постановлению приложение относится, например:

Приложение
к постановлению Краснокаменской районной территориальной избирательной комиссии

от ____________2020 г. № __

При наличии нескольких приложений они нумеруются, например, приложение № 1, приложение № 2 и так далее.

Подпись

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, которая оформляется синими или черными чернилами, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Если документ оформляется на бланке избирательной комиссии, то реквизит включает наименование должности лица, подписывающего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), например:

Председатель

личная подпись, инициалы, фамилия

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает его заместитель или иное лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, его инициалы и фамилия.
         Не допускается подписывать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Если документ оформляется не на бланке, то реквизит содержит полное наименование должности лица, подписавшего документ, его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилию). Например:

Заместитель председателя Краснокаменской районной территориальной избирательной комиссии

личная подпись инициалы, фамилия

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель                 личная подпись           инициалы, фамилия

Главный бухгалтер        личная подпись           инициалы, фамилия

В документе, подготовленном комиссией, подписи располагаются одна под другой. Первым указывается председатель комиссии, а фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Например:

Председатель комиссии              личная подпись           инициалы, фамилия

Члены комиссии                          личная подпись           инициалы, фамилия

                                                     личная подпись           инициалы, фамилия

Гриф согласования.

Согласование проекта документа с другими государственными органами власти и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, оформляется грифом согласования. Проект документа может быть согласован непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек) прописными буквами, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалы, фамилия) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель Краснокаменской районной территориальной

комиссии

личная подпись   инициалы, фамилия

Дата

Если согласование осуществляется протоколом, письмом или другим документом, то оно оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

письмо Росархива

от 25 марта 2020 г. № 4-15/46

Гриф согласования располагается под реквизитом «Подпись» в левом нижнем поле документа.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих предусмотренные правовыми актами полномочия должностных лиц или фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой «МП» или иным образом.

Отметка о заверении копии.

Для заверения соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляется отметка о заверении копии – заверительная надпись «Верно» или «Копия верна», должность лица, заверившего копию, его личная подпись, расшифровка подписи и дата заверения, например:

Верно (Копия верна)

секретарь избирательной комиссии

личная подпись            инициалы, фамилия

Дата

         При необходимости при заверении копии документа может быть проставлено время заверения (например, при заверении копий протоколов об итогах голосования, о результатах выборов).

При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная надпись удостоверяется печатью.

Листы многостраничных копий нумеруются, отметка о заверении копии дополняется указанием количества листов копии «Всего в копии___ листов». Допускается заверять отметкой «Верно» или «Копия верна» каждый лист многостраничной копии документа.

Отметка об исполнителе включает в себя фамилию и инициалы исполнителя документа и номер его служебного телефона с кодом региона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу размером шрифта 10 пунктов, например:

Сидоров А.П.
(2432) 20-94-25

4.   Организация работы с отправляемыми (исходящими)

документами

4.1. Работа с отправляемыми (исходящими) из избирательной комиссии документами включает их регистрацию, проверку правильности оформления, в том числе наличие полного адреса и его точность, наличие подлинной подписи, виз координатора, исполнителя и соисполнителей, других необходимых элементов оформления, указанных приложений, и отправку.

Ответственность за правильность указания в письме (в том числе сопроводительном) или списке рассылки реквизитов получателя корреспонденции, а в необходимых случаях его почтового (телеграфного) адреса несет исполнитель документа.

4.2.    Отправка документов из избирательной комиссии осуществляется органами федеральной фельдъегерской связи, специальной связью, почтовой, телеграфной связью, по каналам связи ГАС «Выборы»
средствами электронной почты, каналам факсимильной связи, нарочным или иным доступным способом.

4.3.    При оформлении отправляемых (исходящих)писем и телеграмм исполнитель указывает полный почтовый (включая индекс) адрес организации либо гражданина.

4.4.    Исходящие письма, в том числе ответы на входящие документы, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, направляются
за подписью председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии.

4.5.    Если отправляемый (исходящий)документ является ответом на входящий документ приобщается подлинник входящего документа к копии отправляемого документа, остающейся в деле.

4.6.   По каналам факсимильной связи документы передаются после их регистрации.

4.7. При отправке письма более чем в четыре адреса исполнитель составляет список рассылки, который подписывается председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии.

Если письмо направляется не более чем в четыре адреса,
то подписывается каждый экземпляр.

Если одному и тому же адресату направляются одновременно несколько документов, то они могут комплектоваться в один конверт, на котором после адреса получателя проставляются исходящие регистрационные номера всех вложенных документов.

4.8. Документы с отметкой о срочности доставки «Весьма срочно» и «Срочно» оформляются незамедлительно, отправляются по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты, или передаются в отдел фельдъегерской связи для доставки в первую очередь в соответствии с графиком маршрутов фельдъегерей.

4.9. Документы без отметок оформляются по мере поступления и отправляются по каналам связи ГАС «Выборы» средствами электронной почты или передаются в отдел доставки фельдъегерской связи, где отправка осуществляется в соответствии с графиком выполнения фельдъегерских маршрутов в оптимальные сроки.

4.10. Документы, направляемые гражданину по указанному им почтовому адресу (адресу электронной почты), отправляются через почтовое отделение связи простыми почтовыми отправлениями или заказными письмами либо посредством электронной почты.

4.11. Отправляемые (исходящие) документы, оформленные с нарушением требований Инструкции, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителям на доработку.

4.12. Копии исходящих документов, содержащие визы, помещаются в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

5. Особенности работы с обращениями граждан.

5.1. Особенности работы с обращениями.

5.1.1.  Организация работы с обращениями граждан осуществляется в соответствии с разделом 2 Инструкции с учетом особенностей, указанных в данном разделе.

5.1.2. Письменные обращения граждан (далее – обращения), поступившие в избирательную комиссию, регистрируются отдельно от других видов документов не позднее трех дней с момента поступления.

Обращения, касающиеся нарушений избирательных прав граждан в период подготовки и проведения выборов и референдумов, регистрируются в день поступления в избирательную комиссию.

5.1.3. При вскрытии конвертов проверяется наличие всех вложений. Конверт обязательно сохраняется.

При регистрации повторных обращений им присваивается очередной регистрационный номер.

5.1.4. Информация, состоящая из порядкового номера обращения и даты регистрации, ставится, как правило, на первом листе обращения на свободном от текста месте.

5.1.5.  Обращение, содержащее вопросы, решение которых не относится к компетенции избирательной комиссии в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется с сопроводительным письмом в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, к компетенции которых относится решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением заявителя о переадресации обращения. В сопроводительном письме оговаривается порядок направления ответа автору обращения, а при необходимости – и в избирательную комиссию.

Если решение поставленных в обращении вопросов относится к компетенции нескольких государственных органов, органов местного самоуправления или соответствующих должностных лиц, копия обращения в течение семи календарных дней со дня регистрации направляется в соответствующие органы или соответствующим должностным лицам.

5.1.6. Запрещается направлять обращение на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, решение или действие (бездействие) которых обжалуется, за исключением случаев, указанных в пункте 6 статьи 75 Федерального закона «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».

5.1.7. Если в соответствии с запретом, указанным в пункте 6.1.9 Инструкции, невозможно направить обращение на рассмотрение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов, обращение возвращается заявителю с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие)в установленном порядке в суде.

5.1.8. Обращения, поступившие в избирательную комиссию, рассматриваются в сроки, установленные пунктами 9.3 и 9.4 Инструкции.

В период подготовки и проведения выборов и референдумов сроки исполнения обращений устанавливаются в соответствии с законодательством Российской Федерации о выборах и референдумах.

Если необходимо продлить срок рассмотрения обращения, то максимальное продление срока рассмотрения обращения составляет 30 календарных дней.

Заявителю направляется уведомление о продлении срока рассмотрения его обращения.

5.1.9. В случае поступления в избирательную комиссию в установленном порядке запроса государственного органа, органа местного самоуправления или должностного лица, рассматривающих обращение, документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, представляются в течение 15 календарных дней.

5.1.10. Ответ на обращение, в котором не указаны фамилия заявителя или его почтовый (электронный)адрес, по которому должен быть направлен ответ, не дается. Такое обращение списывается в дело председателем (заместителем председателя, секретарем) избирательной комиссии. В случае если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном преступлении, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение по указанию председателя (заместителя председателя, секретаря) избирательной комиссии подлежит направлению в правоохранительные органы.

Если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией, о чем в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение (если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению).

Если в обращении указан адрес электронной почты, то ответ гражданину может быть направлен по электронной почте.

5.1.11. Обращения, в которых содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, остаются без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а заявителям сообщается
о недопустимости злоупотребления правом.

5.1.12. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи календарных дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.

5.1.13. Если в обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно (два раза и более) давались письменные ответы по существу в связи с ранее направленными обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства, то переписка по данному вопросу с заявителем прекращается, о чем ему направляется уведомление.

Если от заявителя, с которым переписка была прекращена, поступает очередное обращение по тому же вопросу, то письменный ответ на него может не даваться, а само обращение направляется в дело.

Форма предоставления информации определяется автором запроса. В случае если предоставление информации в запрашиваемой форме невозможно, она предоставляется в той форме, которая имеется в избирательной комиссии.

В случае если запрашиваемая информация опубликована в средствах массовой информации либо размещена в информационно-телекоммуникационной сети Интернет, избирательная комиссия в ответе на запрос может ограничиться указанием названия, даты выхода и номера средства массовой информации, в котором опубликована запрашиваемая информация со ссылкой (адрес страницы) на информацию, размещенную в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

6. Особенности работы с документами, содержащими ведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации

6.1. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

6.2.К документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума, обращающимися в рамках функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, относятся документы, поступающие в избирательную комиссию от глав местных администраций муниципальных районов, городских округов, внутригородских территорий городов федерального значения, органов регистрационного учета населения, направляемые избирательной комиссией главам местных администраций, органам регистрационного учета, а также документы, пересылаемые между комплексами средств автоматизации территориальных избирательных комиссий (далее – КСА ТИК), КСА ИКСРФ и КСА ЦИК России в рамках реализации целей и задач Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации.

Документы могут оформляться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях.

6.3. Работа с документами, содержащими сведения об избирателях, участниках референдума, должна осуществляться с учетом норм Федерального закона от 27 июля 2006 года № 152-ФЗ «О персональных данных», Положения об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 года № 687, Положения о Государственной системе регистрации (учета) избирателей, участников референдума в Российской Федерации, утвержденного постановлением ЦИК России от 6 ноября 1997 года №134/973-II (в редакции постановлений ЦИК России от 29 апреля 2003 года № 5/37-4, от 29 декабря 2005 года № 16/1084-4), Регламента использования подсистемы «Регистр избирателей, участников референдума» Государственной автоматизированной системы Российской Федерации «Выборы», утвержденного постановлением ЦИК России от 26 марта 2014 года № 223/1437-6, Положения об обеспечении безопасности информации в Государственной автоматизированной системе Российской Федерации «Выборы», утвержденного постановлением ЦИК России от 23 июля 2003 года № 19/137-4 (в редакции постановления ЦИК России от 28 февраля 2007 года № 200/1254-4).

6.4. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума должны обрабатываться в режиме конфиденциальности.

6.5. Регистрацию и хранение документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, поступающих от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и направляемых им, осуществляют гражданские служащие аппарата избирательной комиссии, выполняющие функции системных администраторов КСА ТИК.

6.6. Список лиц, уполномоченных получать от глав местных администраций, органов регистрационного учета населения и передавать им документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, утверждается постановлением Избирательной комиссии Забайкальского края, определяющим порядок функционирования Государственной системы регистрации (учета) избирателей, участников референдума на территории Забайкальского края.

6.7. Получив от главы местной администрации или от органа регистрационного учета населения документ на бумажном либо машиночитаемом носителе, содержащий сведения об избирателях, участниках референдума, системный администратор КСА ТИК проставляет в правом верхнем углу первой страницы (правой верхней части)документа пометку «ДСП».

Пометка «ДСП» проставляется также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим сведения об избирателях, участниках референдума.

6.8. Все документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, и сопроводительные письма к ним при их получении либо отправке регистрируются системным администратором КСА ТИК в отдельном журнале по форме, установленной соответствующим нормативным актом избирательной комиссии. При этом к регистрационному индексу документа добавляется пометка «ДСП».

6.9. Сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения территориальных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, а, при необходимости и другие сведения об избирателях, участниках референдума, регистрируются системным администратором КСА ТИК, а сопроводительные письма к машиночитаемым носителям, содержащим изменения региональных фрагментов Регистра избирателей, участников референдума, –в избирательной комиссии. При этом на сопроводительном письме и машиночитаемом носителе проставляется пометка «ДСП».

6.10. Документы, содержащие сведения об избирателях, участниках референдума, на бумажных либо машиночитаемых носителях хранятся в сейфах или в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

По истечении срока хранения и рассмотрения на ЭК избирательной комиссии указанные документы уничтожаются по акту (приложение № 12). Акт об уничтожении составляется в двух экземплярах, один из которых хранится у системного администратора КСА ТИК, а второй помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел избирательной комиссии.

6.11.  О фактах утраты документов, содержащих сведения об избирателях, участниках референдума, либо разглашения содержащейся в них информации ставится в известность председатель избирательной комиссии или лицо, его замещающее. Председатель или лицо, его замещающее, назначает комиссию для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты проверки докладываются председателю избирательной комиссии или лицу, его замещающему.

7. Подготовка, оформление, выпуск, учет документов,

рассматриваемых на заседаниях избирательной комиссии

7.1. Формирование проекта повестки дня заседания избирательной комиссии.

7.1.1. Проект повестки дня заседания избирательной комиссии формируется секретарем избирательной комиссии в сроки, установленные регламентом избирательной комиссии, на основании планов работы и постановлений избирательной комиссии, поручений председателя избирательной комиссии, поступивших документов и, после согласования с председателем, подписывается секретарем избирательной комиссии.

7.1.2. Члены избирательной комиссии вправе предложить внести в проект повестки дня заседания избирательной комиссии опросы, не предусмотренные планами работы и постановлениями избирательной комиссии, при условии наличия подготовленных по этому вопросу документов.

Данные вопросы включаются в проект повестки дня заседания избирательной комиссии при письменном обращении члена избирательной комиссии, по инициативе которого вопрос выносится на заседание, на имя председателя избирательной комиссии, в котором указывается название вопроса, докладчик и дата передачи согласованного проекта постановления (решения) и материалов к нему секретарю избирательной комиссии.

7.2.    Подготовка документов по вопросам, включенным в проект повестки дня заседания избирательной комиссии.

7.2.1. Представляемые к рассмотрению документы должны включать озаглавленный проект постановления избирательной комиссии с приобщенными к нему подлинниками документов, послуживших основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии, либо проект письма, подлежащего согласованию на заседании избирательной комиссии, при необходимости – пояснительную записку по рассматриваемому вопросу.

7.2.2 Документами, подлежащие рассмотрению, в соответствии с проектом повестки дня заседания избирательной комиссии передаются членам избирательной комиссии в срок, установленный регламентом избирательной комиссии.

Членам избирательной комиссии с правом совещательного голоса материалы могут передаваться на указанные ими электронные почтовые ящики в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и (или) перед началом заседания, а лицам, приглашенным на заседание, материалы по вопросу, на который они приглашены, передаются при регистрации перед началом заседания.

7.2.3. Перед началом заседания регистрируются приглашенные на заседание лица, список которых представляется председателю избирательной комиссии.

7.2.4. На заседании избирательной комиссии ведется протокол и может производиться аудиозапись (видеозапись).

7.3.    Выпуск документов, рассмотренных на заседании избирательной комиссии.

7.3.1. Документы, рассмотренные на заседании избирательной комиссии, должны быть, при необходимости, доработаны, а затем подписаны, при необходимости разосланы.

7.3.2. Срок доработки документов не должен превышать трех рабочих дней после дня заседания избирательной комиссии, если иной срок не определен федеральным законом и (или) законом Забайкальского края, регламентом избирательной комиссии или не оговорен на заседании.

7.3.3. При доработке документа исполнитель вносит в текст согласованные в ходе заседания избирательной комиссии изменения. В случае принятия избирательной комиссией решения о необходимости контроля за исполнением постановления  его текст дополняется пунктом, в котором назначаются лица, ответственные за исполнение, и определяется срок исполнения.

7.3.4. Постановление избирательной комиссии подписывается председателем и секретарем избирательной комиссии.

Если на заседании избирательной комиссии председательствовал заместитель председателя избирательной комиссии, секретарь избирательной комиссии или один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, а также если полномочия секретаря избирательной комиссии осуществлял один из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса, то подписи в протоколе, на постановлении (решении) оформляются следующим образом:

«Заместитель председателя избирательной комиссии» – в случае временного отсутствия председателя избирательной комиссии;

«Исполняющий обязанности председателя избирательной комиссии» – в случае временного отсутствия заместителя председателя избирательной комиссии при наличии постановления избирательной комиссии о возложении на секретаря избирательной комиссии либо одного из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий председателя избирательной комиссии;

«Исполняющий обязанности секретаря избирательной комиссии» – при наличии постановления избирательной комиссии о возложении на одного из членов избирательной комиссии с правом решающего голоса полномочий секретаря избирательной комиссии.

7.3.5. Постановления избирательной комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий избирательной комиссии.

Номер постановления избирательной комиссии состоит из номера протокола заседания и порядкового номера постановления, разделенных косой чертой и отделенной от них дефисом цифры, обозначающей порядковый номер состава избирательной комиссии (например: 1/8-5).

7.3.6. Копия постановления избирательной комиссии направляется заявителю в случае, если его обращение в избирательную комиссию послужило основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии.

7.4.    Оформление протокола заседания избирательной комиссии.

7.4.1. Протокол заседания избирательной комиссии оформляется на бланке установленной формы (приложение № 2) в срок, установленный регламентом избирательной комиссии.

7.4.2. Протокол заседания избирательной комиссии может оформляться в полной или краткой форме.

7.4.3. Текст протокола заседания избирательной комиссии состоит из двух частей: вводной и основной.

7.4.4. В вводной части протокола заседания избирательной комиссии указываются фамилия и инициалы председателя избирательной комиссии (председательствующего), а также присутствующих заместителя председателя избирательной комиссии, секретаря избирательной комиссии и членов избирательной комиссии, в том числе с правом совещательного голоса и лиц, приглашенных на заседание.

Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей. Список прилагается к протоколу заседания.

7.4.5. Повестка дня включается в вводную часть протокола заседания избирательной комиссии. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании избирательной комиссии, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания избирательной комиссии нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

7.4.6. Основная часть протокола заседания избирательной комиссии (как полной, так и краткой формы) содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «ПОСТАНОВИЛИ:» («РЕШИЛИ:»), которые печатаются от границы левого поля прописными буквами.

В части «СЛУШАЛИ:» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа и отделяется от фамилии тире.

Если текст доклада прилагается к протоколу заседания избирательной комиссии, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».

В части «ВЫСТУПИЛИ:» перечисляются выступающие и авторы вопросов. Инициалы и фамилия выступающего печатаются с красной строки в именительном падеже. Краткая запись выступления по существу рассматриваемого вопроса излагается от третьего лица единственного числа.

Если текст выступления прилагается к протоколу заседания избирательной комиссии, то используется ссылка «Текст выступления прилагается».

В части «ПОСТАНОВИЛИ:» («РЕШИЛИ:») отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу и результаты голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола заседания избирательной комиссии или оформляется на отдельном листе и помещается после соответствующего постановления.

7.4.7. Протокол заседания избирательной комиссии подписывается председателем избирательной комиссии (председательствовавшим на заседании)и секретарем избирательной комиссии (или членом избирательной комиссии, исполнявшим обязанности секретаря избирательной комиссии).

7.4.8.  Протоколы заседаний избирательной комиссии нумеруются в хронологической последовательности в пределах срока полномочий избирательной комиссии.

7.4.9. Протоколы заседаний избирательной комиссии, приобщенные к ним постановления избирательной комиссии вместе с материалами, послужившими основанием для их принятия, особыми мнениями членов избирательной комиссии, хранятся у секретаря избирательной комиссии, а затем, оформленные в соответствии с требованиями Инструкции, передаются в архив.

8. Оформление протоколов заседаний рабочих, экспертных групп избирательной комиссии

8.1.    Протоколы заседаний (далее – протокол) рабочих, экспертных групп (далее – рабочая группа) оформляются по установленной форме (приложение № 7).

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

8.2. Текст полного протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

В вводной части протокола указываются фамилии и инициалы председательствующего (руководителя рабочей группы) и секретаря заседания.

С новой строки после слова «Присутствовали:» перечисляются инициалы и фамилии членов рабочей группы, приглашенных на заседание членов избирательной комиссии, не являющихся членами рабочей группы, иных приглашенных. Допускается оформление присутствующих отдельным списком с указанием инициалов, фамилий и должностей.

8.3.    Повестка дня включается в вводную часть протокола. Она состоит из перечисления вопросов, которые обсуждаются на заседании, и закрепляет последовательность их обсуждения и фамилии докладчиков (выступающих).

Каждый вопрос повестки дня заседания нумеруется арабской цифрой, его наименование формулируют с предлога «О» или «Об». По каждому пункту указывается докладчик и форма представления вопроса (доклад, отчет, сообщение, информация).

8.4.    Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня. В соответствии с ней разделы нумеруются.

Каждый раздел состоит из трех частей: «СЛУШАЛИ:», «ВЫСТУПИЛИ:», «РЕШИЛИ:».

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу и на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.

8.5.Протокол подписывается председательствующим (руководителем рабочей группы) и секретарем заседания.

8.6.    Протоколы нумеруются в хронологической последовательности в пределах календарного года либо в пределах срока деятельности рабочей группы.

8.7. Протоколы заседаний и решения рабочей группы (приложение № включаются в номенклатуру дел избирательной комиссии.

8.8.  В случае рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии подлинные экземпляры протоколов и решений рабочей группы приобщаются к документам заседания, а в дела рабочей группы помещаются копии указанных документов.

9. Контроль исполнения документов и поручений

9.1.  Контролю исполнения подлежат:

поручения, содержащиеся в постановлениях и других документах ЦИК России, Избирательной комиссии Забайкальского края;

поручения, содержащиеся в постановлениях избирательной комиссии;

входящие документы, в том числе письменные обращения граждан

исходящие документы, требующие ответа;

поручения, содержащиеся в протоколах заседаний и решениях рабочих, экспертных групп, образованных избирательной комиссией;

планы мероприятий.

9.2.  Контроль исполнения документов, указанных в пункте 9.1 Инструкции (за исключением исходящих документов), по существу затронутых в них вопросов осуществляет председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии.

9.3.  Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней со дня его регистрации, за исключением случаев, предусмотренных пунктом9.4 настоящего раздела.

Если последний день исполнения приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения либо регистрации документа.

Если последний день исполнения документа, содержащего пометку о срочности исполнения, приходится на нерабочий день, то он подлежит исполнению предшествующий ему рабочий день.

9.4.  Сроки исполнения входящих документов и обращений граждан устанавливаются исходя из сроков, предлагаемых организацией, направившей документ.

Обращения по вопросам выборов и референдумов, поступившие в период избирательной кампании, исполняются в сроки, установленные Федеральным законом «Об основных гарантиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации».

9.5.  Документ считается исполненным и снимается с контроля после решения всех поставленных в нем вопросов, сообщения результатов рассмотрения всем заинтересованным лицам.

10. Использование печатей

10.1. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов их подлинникам в избирательной комиссии используются печати.

10.2.  Печати подлежат учету в отдельном журнале учета печатей. Печати выдаются под подпись в журнале учета печатей. На журнале проставляется пометка «ДСП», его листы нумеруются, прошиваются и опечатываются.

10.3.  Печати должны храниться в надежно закрываемых опечатываемых в нерабочее время сейфах или металлических шкафах.

10.4.  Об утере печати незамедлительно ставится в известность председатель (заместитель председателя, секретарь) избирательной комиссии.

11. Формирование дел и передача их в архив

11.1. Составление и утверждение номенклатуры дел.

Номенклатура дел предназначена для формирования исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы избирательной комиссии.

Заголовок дела должен четко отражать основное содержание и состав документов. Не допускается употребление некорректных формулировок, вводных слов и сложных оборотов.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом избирательной комиссии, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20 декабря 2019 года № 236 (далее – Перечень), порядками хранения и передачи в архивы документов, связанных с подготовкой и проведением выборов, утвержденными ЦИК России и избирательными комиссиями, номенклатурами дел избирательной комиссии за предшествующие годы.

Номенклатура дел избирательной комиссии на предстоящий календарный год составляется секретарем избирательной комиссии в последнем квартале текущего года, рассматривается на заседании Экспертной комиссии избирательной комиссии по определению исторической, научной и практической значимости документов (далее – ЭК),утверждается председателем избирательной комиссии и вводится в действие с 1 января следующего года (приложение № 9).

Номенклатура дел избирательной комиссии не реже одного раза в пять лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Министерства культуры Забайкальского края (далее – ЭПК).

В случае возникновения в течение года новых дел, они дополнительно вносятся в утвержденную номенклатуру дел по указанию председателя избирательной комиссии в зарезервированные номера.

По окончании календарного года в конце номенклатуры дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временного хранения.

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопроизводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

При формировании дел соблюдаются следующие требования:

документы постоянного и временного хранения формируются в дела раздельно;

в дело включаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело. В случае если подборка документов по одному вопросу насчитывает более 100 листов, она может быть выделена в самостоятельное дело;

документы, подлежащие возврату, в дело не помещаются;

в дело помещается только один экземпляр документа, черновики и варианты проектов документов в дело не подшиваются (за исключением тех, на которых имеются визы, указания по исполнению документов и другие отметки, дополняющие первый экземпляр);

в дело включаются, как правило, документы одного календарного года (исключение составляют личные и переходящие дела);

каждое дело не должно превышать 250 листов, при большем объеме документов в деле формируется несколько томов (частей).

При включении в дело факсограммы делается ее ксерокопия, которая подшивается в дело. Подлинник факсограммы уничтожается с проставлением отметки об уничтожении на ксерокопии.

В случае необходимости документы по одному и тому же вопросу, но с различным сроком хранения могут находиться в одном деле до конца текущего года или до завершения исполнения документа, а затем переформировываются в дела постоянного и временного хранения.

В дело включаются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа; при отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

Документы внутри дела располагаются в хронологической или вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Нормативные и организационно-распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела по видам документов и хронологии.

Протоколы заседаний избирательной комиссии располагаются в деле по хронологии в порядке возрастания номеров. Документы к заседанию избирательной комиссии помещаются после соответствующего протокола.

Плановая и отчетная документация независимо от даты ее составления включается в дело того года, к которому она относится.

В деле «Переписка» исходящий (ответный) документ помещается после входящего. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки, систематизируются по хронологии, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.

При возобновлении переписки по вопросу, начавшемуся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года и указывается индекс того дела по номенклатуре дел предыдущего года, в котором находятся предшествующие документы по этому вопросу.

Обращения граждан и документы по их рассмотрению формируются в отдельные дела. Каждое обращение и все документы по его рассмотрению составляют в деле самостоятельную группу и располагаются в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений.

Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы – по хронологическому.

Если к письмам или к каким-либо иным документам приложены документы с пометкой «ДСП», то все документы по этому вопросу формируются в дело с пометкой «ДСП».

В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года – вверху, первым.

11.2.  Текущее хранение дел.

Протоколы заседаний, постановления избирательной комиссии, списки приглашенных, прилагаемые к протоколу подлинные экземпляры постановлений с соответствующими приложениями, протокольные поручения, документы, послужившие основанием для рассмотрения вопроса на заседании избирательной комиссии, расшифрованная аудиозапись заседания (при ее наличии) до передачи в архив находятся у секретаря избирательной комиссии.

За сохранность документов и дел ответственность несут секретарь избирательной комиссии.

На торцах обложек дела указываются индексы дел по
номенклатуре дел.

Дела, находящиеся на текущем хранении, подлежат учету. Перед передачей документов в архив проводится проверка наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел и соответствия их количеству, числящемуся по номенклатуре дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебная проверка, по результатам которой лицо, виновное в утрате, несет ответственность в установленном порядке.

11.3.  Экспертиза ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов, образовавшихся в процессе деятельности избирательной комиссии, с целью отбора их для дальнейшего хранения или уничтожения.

Экспертизе ценности документов подлежат все документы, независимо от видов носителей и способов записи.

Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел, при подготовке дел к передаче в архив.

Для рассмотрения проектов нормативно-методических документов по вопросам делопроизводства и архивного дела, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, актов на уничтожение дел и документов, не имеющих научной ценности и практического значения, создается ЭК.

В ее функции входит также рассмотрение и одобрение номенклатуры дел избирательной комиссии.

Экспертиза ценности документов осуществляется секретарем избирательной комиссии.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, подлежащих архивному хранению; отбор дел с временными сроками хранения (до 10 лет включительно), подлежащих хранению в избирательной комиссии до истечения сроков их хранения; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел, правильность определения сроков хранения дел.

Документы, утратившие практическое значение и не имеющие исторической или научной ценности, по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению.

Акты о выделении к уничтожению дел и документов рассматриваются на заседаниях ЭК одновременно с описями дел. Уничтожение дел и документов до утверждения актов запрещается.

Выделенные к уничтожению дела и документы уничтожаются путем измельчения, переработки или другими установленными способами.

По результатам экспертизы ценности документов ответственным за ведение делопроизводства составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (приложения № 10, 11), а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению (приложение № 12). Эти документы рассматриваются на ЭК.

12. Ответственность

12.1.  Ответственность за организацию делопроизводства в избирательной комиссии, обеспечение сохранности документов и передачу их в архив, контроль за соблюдением требований Инструкции несет секретарь избирательной комиссии.