Инструкция по делопроизводству в роспотребнадзоре

Другие документы по теме

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ПО НАДЗОРУ В СФЕРЕ ЗАЩИТЫ
ПРАВ ПОТРЕБИТЕЛЕЙ И БЛАГОПОЛУЧИЯ ЧЕЛОВЕКА

ПРИКАЗ
от 24 декабря 2020 г. N 867

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

В соответствии с п. 3 Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом Росархива от 22.05.2019 N 71, а также в целях совершенствования делопроизводства и упорядочения работы с документами в системе электронного документооборота Роспотребнадзора приказываю:

1. Утвердить согласованную с Федеральным архивным агентством Инструкцию по делопроизводству (далее — Инструкция) Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (приложение).

2. Начальникам управлений и самостоятельных отделов центрального аппарата Роспотребнадзора, руководителям территориальных органов и подведомственных организаций обеспечить выполнение требований настоящей инструкции всеми сотрудниками Роспотребнадзора.

3. Управлению кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы (Пронина А.А.) организовать ведение делопроизводства в строгом соответствии с требованиями Инструкции и обеспечить оказание методической помощи по применению Инструкции.

4. Приказ Роспотребнадзора от 29.08.2012 N 875 «Об утверждении инструкции по делопроизводству в центральном аппарате Роспотребнадзора» считать утратившим силу.

Роспотребнадзора» и п. 2 приказа Роспотребнадзора от 29.07.2019 N 606 «О вводе в эксплуатацию системы электронного документооборота Роспотребнадзора».

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Руководитель
А.Ю.ПОПОВА

3.1. Основные положения документирования

Роспотребнадзор является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере защиты прав потребителей, а также по осуществлению федерального государственного санитарно-эпидемиологического надзора, в том числе на железнодорожном транспорте, в целях охраны здоровья населения и среды обитания, а также федерального государственного надзора в области защиты прав потребителей.

Руководство деятельностью Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека осуществляет Правительство Российской Федерации.

Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным формам и в соответствии с правилами необходимой для управления информации, то есть в создании документов.

Управленческая деятельность Роспотребнадзора обеспечивается системой взаимоувязанных документов, составляющих его документационную базу.

Основанием для создания документов является необходимость удостоверения наличия и содержания управленческих действий, передачи информации, хранения и использования ее в течение определенного времени. В случаях, когда вопрос может быть решен в устном порядке, документы не создаются.

Документы Роспотребнадзора издаются в пределах компетенции на основании и во исполнение Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации.

Документы вступают в силу с момента их подписания или утверждения, если в тексте документа или законодательством Российской Федерации не предусмотрена другая дата.

При составлении и оформлении документов необходимо соблюдать требования, обеспечивающие их юридическую силу, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию их в справочных и научно-исторических целях.

Документы по наименованию, содержанию и форме должны отвечать требованиям соответствующих систем документации.

3.2. Состав документов Роспотребнадзора

В Роспотребнадзоре издаются следующие организационно-распорядительные документы:

– приказы,

– постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации,

– инструкции,

– правила,

– положения,

– распоряжения,

– регламенты,

– служебные письма,

– акты,

– справки,

– служебные записки и докладные записки,

– списки,

– перечни,

– протоколы и др.

Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности Роспотребнадзора, должны быть оформлены по правилам, установленным настоящей Инструкцией.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

Документы, создаваемые в деятельности структурных подразделений Роспотребнадзора (кадровая, финансовая, бухгалтерская учетная и отчетная документация, документация по материально-техническому обеспечению, договорная документация и др.), должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией, лишь в части оформления следующих реквизитов, обеспечивающих юридическую значимость документов: наименование организации – автора документа, дата документа, гриф утверждения, подпись, гриф согласования документа, виза, печать, отметка о заверении копии документа, а также реквизита, устанавливающего ограничение на доступ к документу, – гриф ограничения доступа к документу.

Особенности оформления документов, создаваемых в деятельности структурных подразделений Роспотребнадзора и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами Роспотребнадзора.

В связи с тем, что в Роспотребнадзоре используется СЭД, документы создаются на бумажном носителе с использованием бланков, изготовленных типографским способом, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа), а также электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (сканирования) документов на бумажном носителе.

Для создания электронных документов в Роспотребнадзоре используются электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, которые по составу реквизитов идентичны документам на бумажном носителе.

Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений Роспотребнадзора, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

3.3. Бланки документов

Документы Роспотребнадзора на бумажном носителе изготавливаются на бланках, изготовленных на бумаге формата A4 (210 x 297 мм), электронные документы – на основе электронных шаблонов и имеют установленный состав обязательных реквизитов и порядок их расположения.

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.

Порядок работы с бланками документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации в Роспотребнадзоре осуществляется в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями), постановлением Правительства Российской Федерации от 27.12.1995 № 1268 (в ред. постановления Правительства Российской Федерации от 14.12.2006 № 767) «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

На бланках документов Роспотребнадзора изображается Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте на геральдическом щите, изображение щита помещается на верхнем поле бланка документа по середине зоны, занятой реквизитом «Наименование федерального органа исполнительной власти».

Для изготовления документов в Роспотребнадзоре используются:

– общий бланк (приложение № 1);

– угловой бланк письма (приложение № 2);

– бланк приказа (приложение № 3);

– бланк постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации (приложение № 4);

– бланк служебного письма зарубежным адресатам (приложение № 5).

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Для оформления резолюций на документе в Роспотребнадзоре используются бланки резолюций.

При подготовке документов в центральном аппарате Роспотребнадзора используются как бланки документов, изготовленные типографским способом, так и электронные шаблоны бланков документов.

При изготовлении бланков Роспотребнадзора на них указываются следующие реквизиты.

Для общего бланка:

– Государственный герб Российской Федерации;

– наименование федерального органа исполнительной власти – Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор) (полное и сокращенное);

– место составления (издания) документа;

– отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Для бланка приказа (а также решения, постановления, протокола):

– Государственный герб Российской Федерации;

– наименование федерального органа исполнительной власти – Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор) (полное и сокращенное);

– вид документа;

– место составления (издания) документа;

– отметки для проставления даты и регистрационного номера.

Для углового бланка письма Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека:

– Государственный герб Российской Федерации;

– наименование федерального органа исполнительной власти – Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (полное и сокращенное);

– справочные данные о Роспотребнадзоре (почтовый адрес, номера телефона, телефона-факса, адрес электронной почты и др. сведения);

– отметки для проставления даты и регистрационного номера;

– отметки для ссылки на номер и дату исходящего документа адресанта.

Для переписки с иностранными корреспондентами используют продольный бланк письма на двух языках – русском и английском, где справа расположены реквизиты на русском языке, а слева на английском языке.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют в центре верхнего поля листа.

Документы, подготовленные Роспотребнадзором совместно с другими федеральными органами исполнительной власти и организациями, оформляют без бланка.

В соответствии с правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными Приказом Росархива от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления», образцы бланков и электронные шаблоны бланков документов Роспотребнадзора утверждаются Приказом Роспотребнадзора.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

Изготавливать бланки Роспотребнадзора с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации может только организация, осуществляющая полиграфическую деятельность, имеющая лицензию на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне. При изготовлении бланков производится их поэкземплярная нумерация на оборотной стороне листа.

Использование копий бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации и бланков произвольной формы не допускается, такие бланки юридической силы не имеют.

Бланки хранятся в Отделе документооборота и контроля исполнения документов, выдаются в необходимом количестве структурным подразделениям. Бланки служебного письма зарубежным адресатам хранятся в Управлении научного обеспечения и международной деятельности. Учет выдачи бланков Роспотребнадзора производится в журнале раздельно по каждому виду. Образец журнала учета бланков с изображением Государственного герба Российской Федерации приведен в приложении № 6.

Обязанности по хранению, выдаче и учету бланков Роспотребнадзора возлагаются на сотрудника Отдела документооборота и контроля и указываются в его должностном регламенте.

Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях установлена ответственность за нарушение правил изготовления, использования, хранения или уничтожения бланков, печатей с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (ст. 19.11 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях).

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

Введение новых бланков документов, при необходимости, осуществляется в соответствии с разрешением (поручением) Руководителя на основании предложений Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы. Соответствующие предложения вносятся Управлением вместе с образцами предлагаемых бланков.

3.4. Общие требования к изготовлению документов

Оформление документов – это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов в Роспотребнадзоре установлен в соответствии с требованиями Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «СИБД. Организационно-распорядительная документация».

Документы, издаваемые Роспотребнадзором совместно с одним или несколькими органами, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех органов, участвующих в издании документа.

При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Для изготовления документов используются свободно распространяемые бесплатные шрифты размеров № 12, 13, 14. Это должен быть шрифт, являющийся метрическим аналогом гарнитуры Times New Roman, обладающий следующими характеристиками: шрифт с засечками (serif), пропорциональный, традиционного начертания, делового стиля. При составлении таблиц допускается использование шрифтов № 12 – 10.

Используемая для создания документов гарнитура шрифтов должна:

– реализовывать набор символов латинского и кириллического алфавитов, а также алфавитов государственных языков республик в составе Российской Федерации и иных языков народов Российской Федерации;

– распространяться правообладателем на основе простой (неисключительной) лицензии, соответствующей требованиям законодательства Российской Федерации и предоставляющей неограниченному кругу лиц на безвозмездной основе на весь срок действия исключительных прав на гарнитуры шрифтов права на использование, распространение, воспроизведение и модификацию гарнитур шрифтов на всей территории Российской Федерации без каких-либо ограничений.

Абзацный отступ в тексте документа – 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Текст документа печатается через 1 – 1,5 межстрочных интервала. Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

Не допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста. Использовать курсив при оформлении реквизитов документа не рекомендуется.

При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и др.) оформляется титульный лист.

Электронные документы должны создаваться в форматах, обеспечивающих аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов, пригодность их для использования.

Программное обеспечение текстовых и табличных редакторов, используемых для создания, редактирования и сохранения документов, должно обеспечивать:

– создание электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

– открытие существующих электронных текстовых документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, DOCX);

– сохранение электронного текстового документа в форматах, поддерживаемых программным обеспечение, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF);

– создание новых электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

– открытие существующих электронных табличных документов, в том числе в форматах Open Document Format и Office Open XML (OOXML, XLSX);

– сохранение таблиц в форматах, поддерживаемых программным обеспечением, в том числе в форматах Open Document Format, Office Open XML (OOXML, DOCX) и Portable Document Format (PDF).

Файлы электронных документов и электронных копий документов с внедренными графическими элементами регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметок об электронной подписи, передаваемых посредством МЭДО, должны иметь формат PDF/A-1.

3.5. Состав и оформление реквизитов документов

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

При подготовке документов Роспотребнадзора оформляются следующие реквизиты:

01 – Государственный герб Российской Федерации;

04 – код формы документа;

05 – наименование организации – автора документа;

08 – справочные данные об организации;

09 – наименование вида документа;

10 – дата документа;

11 – регистрационный номер документа;

12 – ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 – место составления (издания) документа;

14 – гриф ограничения доступа к документу;

15 – адресат;

16 – гриф утверждения документа;

17 – заголовок к тексту;

18 – текст документа;

19 – отметка о приложении;

20 – гриф согласования документа;

21 – виза;

22 – подпись;

23 – отметка об электронной подписи;

24 – печать;

25 – отметка об исполнителе;

26 – отметка о заверении копии;

27 – отметка о поступлении документа;

28 – резолюция;

29 – отметка о контроле;

30 – отметка о направлении документа в дело.

3.5.1. Государственный герб Российской Федерации

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации». На бланках Роспотребнадзора воспроизводится Государственный герб Российской Федерации в одноцветном варианте на геральдическом щите.

Изображение герба Российской Федерации помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации – автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

3.5.2. Наименование федерального органа исполнительной власти – автора документа

Полное и сокращенное наименование федерального органа исполнительной власти, подготовившего документ, в соответствии с Положением о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 № 320 «Об утверждении Положения о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека» – Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (Роспотребнадзор).

Сокращенное название Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека – Роспотребнадзор – помещается в скобках под полным наименованием.

3.5.3. Справочные данные указываются в бланках писем и включают:

почтовый адрес Роспотребнадзора; номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) и идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на налоговый учет (ИНН/КПП).

3.5.4. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением служебных писем, располагается под реквизитами автора документа.

3.5.5. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения).

Дата документа записывается одним из двух способов:

– арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018

– словесно-цифровым способом, например: 5 июля 2018 г.

В документах правового и финансового характера дата оформляется словесно-цифровым способом, например:

15 июня 2018 г.

В переписке с иностранными корреспондентами дата может проставляться в соответствии с международными стандартами в последовательности: год, месяц, день месяца, например:

2018.06.05

При ссылке в тексте на документ дата оформляется следующим образом:

«приказ от 05.07.2008 № … о …..».

В электронном документе дата проставляется при поступлении подписанного документа в Отдел обеспечения документооборота и контроля исполнения документов.

На документах, изданных совместно двумя или более сторонами проставляются даты и регистрационные номера, присвоенные каждой из сторон, при этом датой документа является дата подписания документа последней стороной.

3.5.6. Регистрационный номер

Регистрационный номер документа – цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами (индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента, кодом должностного лица и др.).

На документе, составленном совместно двумя и более органами, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждым из органов. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой чертой и проставляются в порядке указания авторов в заголовочной части (преамбуле) документа.

Регистрационный номер входящего документа Роспотребнадзора, адресованного Руководителю, его заместителям или в Федеральную службу по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека без указания конкретного должностного лица, состоит из индекса для входящих документов, через косую черту – порядкового номера в пределах регистрируемого массива, через тире – года регистрации, через тире – номера дела по номенклатуре дел, например:

01/17823-2019-23

Регистрационный номер входящего документа Роспотребнадзора, адресованного руководителю структурного подразделения, состоит из индекса подразделения в соответствии с номенклатурой, через косую черту – порядкового номера в пределах регистрируемого массива, через тире – года регистрации, например:

16-12/200-2019

Регистрационный номер исходящего документа Роспотребнадзора за подписью Руководителя или его заместителей, состоит из индекса для исходящих документов, через косую черту – порядкового номера в пределах регистрируемого массива, через тире – года регистрации, через тире – номера дела по номенклатуре дел, например:

02/8923-2019-15

Регистрационный номер исходящего документа Роспотребнадзора за подписью руководителей структурных подразделений Роспотребнадзора состоит из индекса структурного подразделения в соответствии с номенклатурой, через косую черту – порядкового номера в пределах регистрируемого массива, через тире – года регистрации, например:

16-13/8-2019

Регистрационный номер внутреннего документа Роспотребнадзора (служебная записка) состоит из индекса структурного подразделения в соответствии с номенклатурой, через косую черту – порядкового номера в пределах регистрируемого массива, через тире – года регистрации, например:

16-08/15-2019

При регистрации постановлений, приказов, решений, протоколов на них проставляется порядковый номер в пределах регистрируемого массива, который дополняется буквенным индексом в зависимости от разновидности документа, например:

регистрационный номер приказа по личному составу – «123-Л/О».

Регистрационный номер организационно-распорядительных документов, подготовленных совместно с другими федеральными органами исполнительной власти, состоит из порядковых номеров каждого федерального органа, проставленных через косую черту в порядке указания наименований федеральных органов на документе.

3.5.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включается в состав реквизитов бланка письма и состоит из регистрационного номера и даты документа, на который дается ответ. Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем при подготовке письма-ответа.

3.5.8. Место составления и издания документа

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме служебных писем, докладных, служебных записок и других внутренних документов информационно-справочного характера. Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает только общепринятые сокращения.

3.5.9. Отметка о конфиденциальности

Отметка о конфиденциальности проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. В соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 03.11.1994 № 1233, отметка о конфиденциальности, содержащих информацию ограниченного распространения, имеет вид «Для служебного пользования».

Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации. Ниже центрировано относительно грифа проставляют «Экз. № «. На обороте последнего листа каждого экземпляра документа указывают количество отпечатанных документов, фамилию исполнителя и дату печатания документа.

После подписания или утверждения, регистрации на каждом экземпляре, адресованном конкретным исполнителям (адресатам) и на копиях документа проставляют номера экземпляров, например:

Для служебного пользования экз. № 137

В регистрационную форму документа или в список рассылки заносят номера всех экземпляров с указанием адресатов.

3.5.10. Адресат

Адресат – реквизит, используемый при оформлении служебных писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение Роспотребнадзора, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» оформляется на бланке с угловым расположением реквизитов – в верхней правой части документа, на бланке с продольным расположением реквизитов – справа под реквизитами бланка. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресовании документа в орган, организацию или ее подразделения, их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Минюст России Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указывается в дательном падеже наименование должности руководителя, заместителя руководителя), включающие наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица. Например:

Генеральному директору ОАО «Северные регионы» Лагунину В. А.

В реквизите «Адресат» допускается использовать официально принятые сокращенные наименования органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций.

При адресовании письма должностному лицу организации указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – в дательном падеже наименование должности, фамилия, инициалы. Например:

АО «Электроцентромонтаж» Главному бухгалтеру Кочетову В. М.

При рассылке документа группе организаций одного типа адресат указывается обобщенно, например:

Руководителям территориальных органов Роспотребнадзора

При рассылке документа не всем организациям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: (по списку). Например:

Федеральные органы исполнительной власти (по списку)

Список рассылки составляется исполнителем и подписывается руководителем структурного подразделения, подготовившего документ.

Если письмо направляется в организацию или должностному лицу и для сведения еще ряду организаций или должностных лиц, общее количество адресатов не должно быть более четырех, при этом основной адресат указывается первым, слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не печатается.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При необходимости готовится 4 индивидуальных экземпляра документа на бланке (для каждого из адресатов) и 1 визовой экземпляр с перечислением всех адресатов.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи». Например:

	ФБУ «Инновация»
	Ленинский просп., д. 83, Москва, 117296

Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти: в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, а также в территориальные органы и подведомственные организации Роспотребнадзора.

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы физического лица, почтовый адрес, например:

	Образцову О. П.
	Садовая ул., д. 5, кв. 16 г. Липки, Киреевский р-н, Тульская обл., 304568

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес, например:

3.5.11. Гриф утверждения документа

Утверждение – особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг учреждений, должностных лиц и граждан. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения.

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или изданием распорядительного документа (Приказа Роспотребнадзора, постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации).

Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ оформлен с титульным листом, гриф утверждения оформляется на титульном листе. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа должностным лицом собственноручной подписью гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (печатается прописными буквами без кавычек и двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

	УТВЕРЖДАЮ Руководитель Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека
	Подпись Дата	А. Ю. Попова

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа распорядительными документами Роспотребнадзора гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 05.04.2008 № 14

При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается, наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках). Например:

УТВЕРЖДЕНО Научно-техническим советом ФБУ «Инновация» (протокол от 12.09.2017 № 12)

Перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении № 16.

3.5.12. Резолюция (указания по исполнению документа)

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется, как правило, на бланке резолюции или на свободном месте рабочего поля документа и вносится непосредственно в СЭД.

Для электронного документа, поступившего по каналам МЭДО или СЭД, проект резолюции создается в электронном виде непосредственно в СЭД.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости – срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции:

	Иванову И. И. Андреевой А. А. Прошу подготовить предложения. Срок: 10.11.2017
Дата	Подпись

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, либо подчеркивается, либо обозначается словами «отв.» или «свод» («ответственный»).

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать указания по исполнению документа лицам, непосредственно им подчиненным.

Содержание поручения в указании по исполнению документа должно быть четко сформулировано и не допускать двоякого толкования.

3.5.13. Заголовок к документу

Заголовок к тексту – краткое содержание документа, который составляется к любому документу формата A4 (210 x 297), кроме телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бланках формата A5.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает 4 – 5 строк.

Заголовок к тексту документа составляется в виде словесной конструкции с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос «О чем?», например: «Об изменении …», «О пересмотре …», «О направлени и ….» и т.п.

Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа. Например:

приказ (о чем?) о создании аттестационной комиссии

письмо (о чем?) о предоставлении информации

акт (чего?) приема-передачи дел

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», начиная от специальной ограничительной отметки. Заголовок к тексту должен занимать не более 4 – 5 строк.

3.5.14. Отметка о контроле за исполнением документа

Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем или нижнем поле документа, а также заполнением соответствующих полей в РК документа в СЭД.

3.5.15. Текст документа

В соответствии с Законом Российской Федерации от 25.10.1991 № 1807-1 «О языках народов России», Федеральным законом от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации» и другими нормативными актами Российской Федерации текст документов Роспотребнадзора составляется на государственном языке Российской Федерации.

Текст документов составляют на литературном языке с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности.

Тексты документов должны составляться с соблюдением следующих принципов:

– предельная краткость, исключение излишней информации;

– полнота необходимой информации;

– точность фактов, формулировок, не допускающая различных толкований.

При составлении документов необходимо строго соблюдать правила орфографии и пунктуации. Предложения должны иметь прямой порядок слов. Тексты документов составляются без сложных грамматических конструкций и словосочетаний. Необходимо соблюдать правила написания органов государственной власти, предприятий и учреждений, географических пунктов, должностей, официально принятых сокращений слов. При первом упоминании организации, структурного подразделения, приводится их полное название, в скобках – официально принятое сокращенное название, которое указывается при последующем упоминании, например:

Федеральное бюджетное учреждение науки «Ростовский научно-исследовательский институт микробиологии и паразитологии» Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека (далее – ФБУН РостовНИИМП Роспотребнадзора).

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

– наименование документа, наименование органа власти, организации – автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту;

– наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Текст документа излагается:

– в приказах, изданных единолично – от первого лица единственного числа («… приказываю»);

– в приказах, изданных совместно двумя или более организациями, – от первого лица множественного числа («… приказываем»);

– в протоколах заседаний – от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);

– в деловых письмах, оформленных на бланках Роспотребнадзора, – от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем и др.) или от третьего лица единственного числа («Роспотребнадзор не возражает …», «Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека считает возможным …»);

– в докладных и служебных записках, заявлениях – от первого лица единственного числа («прошу …», «считаю необходимым …» и др.);

– в документах, устанавливающих права и обязанности структурных подразделений, сотрудников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции …», «в состав управления входят…», «комиссия провела проверку …»).

Не допускается смешение указанных стилей изложения в одном тексте документа.

В подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы ставятся после фамилии.

В служебных письмах могут использоваться:

– вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая госпожа Петрова!

Уважаемый Иван Петрович!

Уважаемая Анна Николаевна!

Уважаемые господа!

– заключительная этикетная фраза: «С уважением, …».

В обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Запрещается вносить исправления и изменения в подписанный документ.

3.5.16. Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других информационно-справочных документах) или о том, что документ является приложением к основному документу (в приложениях к распорядительным документам, положениям, правилам, инструкциям, договорам, планам, отчетам и др. документам).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля. Если приложение названо в тексте письма, в отметке о приложении указывается количество листов и количество экземпляров приложения:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение:	1.	Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.
	2.	Правила подготовки и оформления документов Управления регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают, например:

Приложение: отчет о НИР (брошюра) в 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложения с самостоятельной нумерацией, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), указание на наличие приложений составляется следующим образом:

Приложение: компакт-диск в 1 экз.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложением к сопроводительному письму являются документы, содержащие информацию ограниченного распространения, отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение:

проект решения по жалобе на 2 л. в 1 экз, для служебного пользования

В этом случае сопроводительное письмо также будет иметь пометку «Для служебного пользования».

В приложении к распорядительному документу (постановлению, приказу, распоряжению, правилам, инструкции, положению, решению) на первом листе в правом верхнем углу указывается «Приложение № …» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2 к приказу Роспотребнадзора от 05.06.2019 № 319

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение. Например:

	Приложение № 1
	УТВЕРЖДЕНО Приказом Роспотребнадзора от 18.09.2017 № 67

В случае, когда к документу составлено одно приложение, значок «N» не указывают.

3.5.17. Подпись должностного лица

Подпись включает в себя: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, инициалы, фамилию. Например:

Заместитель руководителя

Подпись

И. В. Брагина

При подписании документа на иностранном бланке указывается наименование должности лица, подписывающего документ, название федерального органа исполнительной власти, собственноручная подпись, инициалы, фамилия. Например:

Руководитель Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека

Подпись

А. Ю. Попова

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации. Например:

Генеральный директор ФБУ «Прогресс»

Подпись

И. И. Иванов

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:

Генеральный директор	Подпись	И. И. Иванов
Главный бухгалтер	Подпись	П. П. Петрова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Заместитель директора по финансовым вопросам	Заместитель директора по административным вопросам
Подпись	П. П. Петров	Подпись	М. М. Михайлов

В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии	Подпись	П. П. Петрова
Члены комиссии	Подпись	С. С. Сергеева
	Подпись	С. С. Сидоров

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом. Например:

И. о. директора

Подпись

М. М. Маринина

или:

Исполняющий обязанности Директора

Подпись

М. М. Маринина

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов.

Запрещается:

– печатать реквизит «подпись» на отдельном листе без размещения на нем последнего абзаца текста или нескольких строк текста;

– ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо;

– использовать воспроизведение графического оригинала подписи должностного лица (факсимиле) при подписании официальных документов Роспотребнадзора.

Документы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, информационные письма в адрес территориальных органов и подведомственных организаций Роспотребнадзора подписываются Руководителем или лицом, исполняющим его обязанности.

Документы, направляемые подведомственным и другим учреждениям, заявителям подписываются Руководителем, его заместителями, а также могут подписываться руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией и полномочиями.

Документы, подписываемые заместителями Руководителя, руководителями структурных подразделений и их заместителями, подписываются и отправляются в электронном виде.

3.5.18. Электронная подпись должностного лица

Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Например:

Директор	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ	И. И. Иванов
Сертификат 1а111ааа000000000011 Владелец Иванов Иван Иванович Действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017

Электронный документ, подписанный данным видом электронной подписи, приравнивается к документу на бумажном носителе с собственноручной подписью.

Усиленная квалифицированная электронная подпись признается действительной до тех пор, пока решением суда не установлено иное.

Право подписи электронных документов усиленной квалифицированной электронной подписью имеют Руководитель, его заместители, руководители структурных подразделений и их заместители.

Передавать усиленную квалифицированную электронную подпись каким-либо другим лицам запрещается.

На должностных лиц, которым выдана усиленная квалифицированная электронная подпись, возлагается ответственность за ее сохранность, целостность и правомерность применения.

3.5.19. Гриф согласования (внешнее согласование документа).

Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных с органами власти, организациями, должностными лицами (внешнее согласование).

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

– на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю);

– на последнем листе документа под текстом;

– на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. Согласование проекта документа с другими органами исполнительной власти может быть оформлено грифом согласования. Проект документа может быть согласовании непосредственно должностным лицом, протоколом коллегиального органа или служебным письмом.

Внешнее согласование документа оформляется грифом согласования, который состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования. Например:

СОГЛАСОВАНО
Заместитель Министра юстиции Российской Федерации
подпись	И. О. Фамилия
дата

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем поле документа.

Если в документе содержится не более четырех грифов согласования, то они располагаются на одном уровне. Если грифов согласования в документе более четырех, то они оформляются на специальном листе согласования. На документе делается отметка «Лист согласования прилагается», который подшивают вместе с документом.

Если внешнее согласование осуществляется письмом, протоколом или другими документами, то в грифе согласования вместо должности указывается наименование документа в именительном падеже, номер, дата, например:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

ЦЭК Роспотребнадзора

от 14.09.2019 № 2

3.5.20. Виза (внутреннее согласование для бумажного документа)

Согласование проекта документа проводится до его подписания и является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа.

Согласование должно обеспечить правильное и всестороннее решение вопросов:

– о качестве подготовленного документа,

– о целесообразности и своевременности издания документа,

– о соответствии подготовленного документа действующему законодательству Российской Федерации и правовым актам, определяющим компетенцию Роспотребнадзора,

– о соответствии оформления документа требованиям нормативно-методической документации по документированию управленческой деятельности.

Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и руководителем подразделения-исполнителя и проводится в пределах установленного срока исполнения.

Внутреннее согласование проекта документа с должностными лицами и специалистами Роспотребнадзора оформляется визой. Виза выражает согласие (несогласие) с содержанием проекта документа лица, визирующего документ, и включает: должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Проекты документов визируются:

– непосредственным исполнителем и руководителем подразделения-исполнителя;

– соисполнителями (при их наличии);

– руководителями структурных подразделений, направления деятельности и/или функциональные обязанности которых затрагиваются в проекте документа и/или которые указаны в проекте документа в качестве исполнителей (в случае временного отсутствия руководителя подразделения проект документа визирует лицо, временно исполняющее его обязанности);

– заместителями Руководителя, курирующими затронутые в проекте документа вопросы (если документ подписывается (утверждается) Руководителем);

– Правовым управлением (проекты нормативных актов, проекты приказов).

Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с Финансово-экономическим управлением.

Проекты документов, адресованных в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, высшие исполнительные органы субъектов Российской Федерации, проекты информационных писем Роспотребнадзора в обязательном порядке должны согласовываться с Управлением кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Сроки согласования документов составляют:

– проекты служебных писем – 1 – 2 рабочих дня;

– проекты приказов без приложений – 1 – 2 рабочих дня;

– проекты приказов с приложениями в зависимости от их объема (не более 50 страниц) – 3 – 5 рабочих дней;

– проекты протоколов заседаний (совещаний) в зависимости от объема документа – 1 – 3 рабочих дня.

На отправляемых проектах законодательных актов, актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации визы проставляются на лицевой стороне отправляемого документа.

Приказы и постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации визируются на оборотной стороне последнего (подписного) листа документа.

В служебных письмах визы проставляются на лицевой стороне копии документа, помещаемой в архивное дело.

Допускается полистное визирование документа и его приложений.

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа виза дополняется соответствующим указанием, например:

Имеются замечания (согласен с учетом замечаний, замечания прилагаются)
Начальник Правового управления
Подпись	И. О. Фамилия, дата

Замечания, мнения о проекте документа оформляются на отдельном листе и передаются исполнителю.

Замечания докладываются исполнителем должностному лицу, подписывающему документ.

При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.

Проекты приказов Роспотребнадзора, постановлений Главного государственного санитарного врача Российской Федерации, решений визируются как в бумажном, так и в электронном виде, для чего в СЭД создается лист согласования соответствующего документа.

Документы с грифом «Для служебного пользования» и документы, содержащие персональные данные, визируются только на бумажном носителе без создания листа согласования в СЭД.

3.5.21. Электронная виза (внутреннее согласование для электронного документа)

Проект документа, вне зависимости от его формы, за исключением документов с грифом «ДСП», оформляется с использованием электронной формы соответствующего бланка документа (шаблон), который прикрепляется к регистрационной карточке документа с заполнением в нем необходимых полей. Шаблоны электронных бланков документов размещены в СЭД в разделе «Бланки документов».

В лист согласования вносятся сведения о лицах, участвующих в согласовании, срок согласования, режим согласования (параллельный, последовательный, смешанный).

При необходимости изложения оснований, причин и целей разработки документа исполнитель формирует комментарий к согласованию непосредственно в регистрационной карточке документа либо в поле «Комментарии» в листе согласования.

В случае необходимости собственноручной подписи проекта документа исполнитель в проекте листа согласования ставит отметку в соответствующем поле.

Документ автоматически направляется участникам согласования в соответствии с выбранным в СЭД режимом согласования:

– при параллельном согласовании проект документа направляется одновременно всем участникам согласования, процесс согласования завершается после того, как все участники согласования поставят на нем свою визу, либо может быть завершен досрочно исполнителем;

– при последовательном согласовании проект направляется участникам согласования по очереди, после того, как участник ставит на проекте свою визу, проект направляется следующему участнику, в этом случае срок указывается не для согласования в целом, а для каждого участника согласования;

– при смешанном согласовании применим тот же порядок, что и при последовательном согласовании, но при этом подразумевается, что на каждой стадии согласования может быть один или группа участников.

Не допускается ставить подписанта документа в параллельное согласование.

Согласующий может принять одно из следующих решений по документу: «Согласовать», «Вернуть инициатору», «Вернуть предыдущему участнику», «Перенаправить».

При принятии решения «Вернуть инициатору» согласующий должен указать причину возврата, отражающийся в листе согласования в СЭД.

До вынесения решения об окончании согласования согласующий вправе перенаправить проект документа на дополнительное согласование.

Если при параллельном согласовании по проекту документа была поставлена хотя бы одна виза «Не согласовано», по окончании согласования документ возвращается исполнителю, инициировавшему согласование в СЭД, на доработку. Исполнитель документа готовит новую версию документа, прикрепляет ее к той же РК документа и отправляет на согласование по аналогичному «листу согласования».

В случае, если документ был возвращен инициатору из-за незначительных причин, не меняющих смысл документа, или отдельных предложений, допускается создание нового «листа согласования», начиная с лица, вернувшего документ. При этом в комментарии к «листу согласования» необходимо указать номер версии, в которой уже прошло согласование другими должностными лицами.

Принять решение о возврате (несогласовании) документа может только лицо, указанное в первоначальном списке листа согласования. Не допускается осуществлять несогласование лицам, которым документ поступил в результате функции «Перенаправление» (за исключением проекта документа, поступающего на проведение правовой экспертизы в подразделение Роспотребнадзора (его территориального органа, организации или должностному лицу, осуществляющему правовое обеспечение).

В случае несогласия или при наличии замечаний к проекту документа сотрудник, которому перенаправили документ, согласовывает документ, но в комментариях к согласованию излагает свои рекомендации.

Представляемые на согласование документы в обязательном порядке визируются руководителем структурного подразделения, соисполнителями (в случае их наличия), курирующим заместителем Руководителя.

Срок согласования документа в СЭД не должен превышать трех рабочих дней.

Согласование внутренних документов (докладных, служебных записок и др.), создание, хранение и использование которых осуществляется посредством СЭД, проводится в СЭД исключительно в электронном виде.

3.5.22. Оттиск печати

Роспотребнадзор имеет печать с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать), простые печати без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации и штампы.

Печать Роспотребнадзора должна соответствовать требованиям, установленным ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать с изображением Государственного герба Российской Федерации.

Перечень документов Роспотребнадзора, подлинность которых требуется удостоверять печатью с изображением Государственного герба Российской Федерации, приведен в приложении № 17.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе:

– на документах, воспроизведение оттиска гербовой печати на которых предусмотрено законодательством Российской Федерации (трудовые книжки, лицензии и т.д.);

– на уставах и положениях;

– на доверенностях, договорах, удостоверениях и т.д.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

Простые печати, без воспроизведения Государственного герба Российской Федерации ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам, в том числе:

– на копиях документов, направляемых в другие учреждения или выдаваемых на руки отдельным лицам;

– на размноженных экземплярах распорядительных документов (при необходимости отправки их на бумажном носителе);

– при оформлении пакетов и конвертов для отправки исходящих документов.

3.5.23. Отметка о заверении копии

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется на последнем листе документа на свободном от текста месте и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Например,

Верно Главный специалист-эксперт (наименование отдела и Управления)	Подпись	А. И. Анохина
Дата	Печать

Заверительную надпись на копиях документов финансового, правового характера заверяют печатью Роспотребнадзора с изображением Государственного герба Российской Федерации, на иных документах – печатью Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Копии электронных документов заверяются штампом для заверения копий электронных документов.

Если копия электронного документа предоставляется на физически обособленном носителе, на нем несмываемым маркером указывается: «Копия электронного документа, сокращенное наименование информационной системы, имя файла, формат файла, объем в байтах».

Для представления в другую организацию, физическому лицу копия электронного документа направляется с сопроводительным письмом (в электронной форме, если копия предоставляется по информационно-телекоммуникационной сети, или на бумажном носителе, если копия на физически обособленном носителе) с указанием информационной системы, в которой хранится электронный документ, наименования документа, его даты и номера (при его наличии), имени файла, формата файла и объема в Мб, даты изготовления копии (при необходимости в сопроводительном письме указывается иная информация об электронном документе).

Копия электронного документа может предоставляться в виде копии на бумажном носителе, заверенной печатью «Для заверения копий электронных документов».

Не подлежат заверению копии документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки, иные неоговоренные исправления.

Листы многостраничных копий (выписок из документов) нумеруются, прошнуровываются, оформляется реквизит, включающий надпись «Пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью, количество листов цифрами и прописью», наименование должности лица, заверившего копию; личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия); дату заверения и печать. Заверительная надпись печатается на отдельном листе бумаги размером, не превышающим 105 x 74 мм, и приклеивается на оборотной стороне последнего листа прошитой копии документа на предварительно связанные между собой свободные концы канцелярского шнура. На заверительную надпись проставляется печать, которая должна захватывать часть наименования должности заверяющего лица и часть последнего листа многостраничной копии документа.

	ВЕРНО Всего в копии прошито, пронумеровано и скреплено печатью 40 (сорок) листов. Заместитель начальника Отдела обеспечения документооборота и контроля исполнения документов Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы М. П. ________________ И. О. Фамилия
	«__» ___________ 20__

При прошивке копии многостраничного документа необходимо:

– обеспечить возможность свободного чтения текста документа, всех дат, виз, указаний по исполнению и т.д.;

– исключить возможность механического разрушения (расшития) прошитого документа при его изучении;

– обеспечить возможность свободного копирования каждого отдельного листа копировальной техникой.

3.5.24. Отметка об исполнителе

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Например:

Ильин Илья Ильич, отдел управления персоналом

+7 (495) 924-45-67, Ilyin_Iv@techno.ru

Отметка об исполнителе печатается шрифтом № 10. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне подписного листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, – на оборотной стороне листа внизу слева.

На информационных письмах, направляемых в несколько адресов и подлежащих тиражированию, отметку проставляют на лицевой стороне.

На документе, подготовленном по поручению группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

На документах, адресованных лично первым лицам государства (Президенту Российской Федерации, помощникам и советникам Президента Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации и его заместителям и др.) отметка об исполнителе проставляется на оборотной стороне подписного листа документа.

В документах, имеющих гриф ограничения доступа к документу, отметка об исполнителе проставляется на обороте подписного листа документа и включает в себя: количество отпечатанных экземпляров, их предназначение: первый (первые) – в адрес (адреса), предпоследний – в дело Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы в соответствии с номенклатурой дел Роспотребнадзора, последний – исполнителю, фамилию исполнителя и номер телефона, дату печатания документа.

Отп. 3 экз.

Экз. № 1 – в адрес

Экз. № 2 – в дело

Экз. № 3 – исполнителю

3.5.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело

После исполнения документа ниже текста по центру первого листа ставится отметка об исполнении документа и помещении его в дело, которая включает в себя: сведения об исполнении документа (ссылку на номер и дату документа, при отсутствии документа – другие сведения об исполнении), слово «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.5.26. Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в Роспотребнадзор и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа.

Отметка о поступлении документа проставляется с помощью штампа, как правило, в правом нижнем углу входящего документа. Ставится штамп с названием фондообразователя – «Федеральная служба по надзору в сфере защиты прав потребителя и благополучия человека», в который вписывается входящий номер и дата регистрации.

3.5.27. Нумерация страниц.

Если документ имеет несколько страниц, то они в обязательном порядке нумеруются. На первой странице документа номер не ставится. Номера второй и последующих страниц печатаются посередине их верхнего поля. Размер шрифта нумерации страниц должен соответствовать размеру шрифта текста. Если документ имеет приложения, то на них проставляется сквозная нумерация с первого листа документа.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов и в процессе работы с документами могут использоваться другие реквизиты, например: отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

3.6. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов

Роспотребнадзор разрабатывает и представляет в Правительство Российской Федерации проекты:

– законодательных актов Российской Федерации;

– указов и распоряжений Президента Российской Федерации;

– постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации.

3.6.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации

Роспотребнадзор как федеральный орган исполнительной власти, осуществляющий функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в установленной сфере деятельности, разрабатывает проекты федеральных законов во исполнение актов законодательства Российской Федерации, планов законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации и соответствующих поручений, а также в порядке законодательной инициативы.

Подготовка и оформление проектов законодательных актов Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации осуществляется в порядке, установленном законами и подзаконными актами Российской Федерации, в том числе:

– Федеральным законом от 14.06.1994 № 5-ФЗ «О порядке опубликования и вступления в силу федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов палат Федерального Собрания»;

– Указом Президента Российской Федерации от 02.05.1996 № 638 «О порядке подготовки проектов указов, распоряжений Президента Российской Федерации, предусматривающих принятие постановлений, распоряжений Правительства Российской Федерации»;

– Указом Президента Российской Федерации от 23.05.1996 № 763 «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» (в редакции от 14.10.2014);

– Постановлением Правительства Российской Федерации от 30.04.2009 № 389 «О мерах по совершенствованию законопроектной деятельности Правительства Российской Федерации» (в редакции от 25.07.2015);

– Постановление Правительства Российской Федерации от 02.08.2011 № 576 «Об утверждении Основных требований концепции и разработке проектов федеральных законов» (в редакции от 13.03.2015);

– Постановлением Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов и исполнительной власти и их государственной регистрации» (в редакции от 15.10.2016);

– приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 «Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления»

– приказом Министерства юстиции Российской Федерации и Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации от 10.01.2001 № 3/51 «Об утверждении методических правил по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти».

В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов федеральных законов, проектов указов Президента Российской Федерации, проектов постановлений Правительства Российской Федерации в течение рабочего дня, соответствующего дню направления указанных проектов на согласование в государственные органы и организации, эти проекты размещаются на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», созданном для размещения информации о подготовке федеральными органами исполнительной власти проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения, с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.

Проекты федеральных законов, проекты указов Президента Российской Федерации, проекты постановлений Правительства Российской Федерации размещаются на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» не менее чем на 7 дней.

Законопроекты, подготавливаемые для внесения в Правительство Российской Федерации, печатаются шрифтом № 15 на стандартных листах бумаги формата A4.

На первой странице законопроекта в пределах верхней и правой границ текстового поля проставляется пометка: «Вносится Правительством Российской Федерации». Пометка печатается через 1 интервал и выравнивается по левой границе.

На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект».

Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта – ФЕДЕРАЛЬНЫЙ КОНСТИТУЦИОННЫЙ ЗАКОН или ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН – отделяется от слова «Проект» межстрочным интервалом 42 пт, печатается прописными буквами размером шрифта № 22 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 38 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Заголовок печатается с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?», или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы – дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется. Например:

О внесении изменений

в законодательные акты Российской Федерации

об административных правонарушениях в связи с принятием

Земельного кодекса Российской Федерации

или

О внесении изменений

в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса Российской

Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка межстрочными интервалами 36 – 48 пт и печатается через межстрочный интервал 24 пт.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы, подразделы, главы, параграфы, статьи.

Заголовки частей и разделов печатаются прописными буквами полужирным шрифтом и выравниваются по центру. Точка в конце заголовка не ставится. Номера проставляются римскими цифрами. Например:

РАЗДЕЛ I

ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ И ДРУГИЕ ВЕЩНЫЕ ПРАВА

Подраздел имеет порядковый номер, обозначенный римскими цифрами, и наименование. Обозначение подраздела печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Наименование подраздела печатается полужирным шрифтом. Например:

Подраздел I. Общие положения об обязательствах

Главы нумеруются арабскими цифрами и имеют заголовки. Обозначение главы печатается с прописной буквы, с абзацного отступа. Заголовок главы печатается полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка. Например:

Глава 5. Права, обязанности и ответственность

Параграф обозначается знаком §, имеет порядковый номер, обозначенный арабскими цифрами и заголовок. Заголовок параграфа пишется с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера параграфа, после которого ставится точка.

Например:

§ 1. Хозяйственные товарищества и общества

Статьи имеют сквозную нумерацию. Порядковый номер статьи обозначается арабскими цифрами. Обозначение статьи печатается с прописной буквы с абзацного отступа. Заголовок статьи печатается с прописной буквы полужирным шрифтом в одну строку с обозначением номера, после которого ставится точка. Например:

Статья 33. Сертификация

В исключительных случаях статья может не иметь заголовка. При его отсутствии слово «статья» и номер выделяют полужирным шрифтом, например:

Статья 3

В зависимости от содержания статья может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Части обозначаются арабскими цифрами с точкой. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Подпункты обозначаются буквами русского алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации». Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова «Российской Федерации» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Президент» выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации указываются при оформлении принятого закона в Государственной Думе Российской Федерации.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Оформление пояснительной записки к законопроекту. Пояснительная записка к законопроекту печатается шрифтом № 14 на стандартных листах бумаги формата A4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа – печатается прописными буквами ниже границы верхнего поля страницы на 24 пт, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 24 пт, печатается строчными буквами через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка, например:

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

к проекту федерального закона

«О внесении изменений в статью 1 Закона Российской

Федерации «О подоходном налоге с физических лиц»

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 – 36 пт и печатается через интервал 18 пт на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа пояснительной записки к законопроекту в нижней его части.

Образец оформления законопроекта приведен в приложении № 7.

3.6.2. Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации

Подготовка и оформление проектов актов (указов и распоряжений) Президента Российской Федерации осуществляется Роспотребнадзором в соответствии с порядком, установленным Президентом Российской Федерации, Администрацией Президента Российской Федерации, Правительством Российской Федерации.

Проекты актов Президента Российской Федерации и приложения к ним печатаются на стандартных листах бумаги A4 (210 x 297) шрифтом № 15. Верхнее поле документа устанавливается границами бланка. Левое поле – 2,75 см, правое – 2,25 см и нижнее – не менее 2 см. При оформлении проекта акта на двух и более страницах верхнее поле второй и последующих страниц составляет не менее 2,5 см.

Проекты актов Президента Российской Федерации имеют следующие реквизиты: наименование вида акта (Указ Президента Российской Федерации или распоряжение Президента Российской Федерации), заголовок, текст и подпись.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 9 см от верхнего края листа, пишется с прописной буквы, выделяется полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слов «Президент Российской Федерации». В отдельных распоряжениях Президента Российской Федерации заголовок может отсутствовать.

Текст отделяется от заголовка дополнительным интервалом 24 пт и печатается через интервал 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текстовая часть может подразделяться на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую часть (в распоряжении – распорядительную часть).

Преамбула в указах Президента Российской Федерации завершается словом «постановляю», которое печатается в разрядку.

Пункты в тексте нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

Пункты могут разделяться на подпункты, которые могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами с закрывающей круглой скобкой.

Все изменения и дополнения, вносимые в ранее принятый указ (распоряжение), должны соответствовать структуре основного нормативного акта.

При наличии приложений к указу (распоряжению) Президента Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Допускается печатать прописными буквами и выделять шрифтом другой насыщенности фамилии при подготовке проектов указов (распоряжений) Президента Российской Федерации по вопросам награждения государственными наградами, присвоения почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется).

Подпись отделяется от текста дополнительным интервалом 32 пт и состоит из слов «Президент Российской Федерации», инициала имени и фамилии Президента Российской Федерации.

Слова «Президент» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. От границы левого поля печатаются слова «Российской Федерации», а слово «Президент» центрируется относительно этих слов. Инициал имени и фамилия Президента Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Место издания отделяется от подписи, как правило, дополнительным интервалом 48 пт межстрочными интервалами и печатается от границы левого поля: Москва, Кремль.

На распоряжениях место издания не печатается.

Дата проставляется после подписания документа, оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от реквизита «Место издания» межстрочным интервалом 18 пт. Печатается от левой границы текстового поля.

Номер проставляется после подписания, печатается от левой границы текстового поля и отделяется от реквизита «Дата» межстрочным интервалом 18 пт.

К порядковому номеру распоряжения Президента Российской Федерации через дефис добавляются строчные буквы «рп».

Приложения к проектам указов и распоряжений Президента Российской Федерации оформляются на отдельных листах бумаги.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов указов (распоряжений).

Приложениями являются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др. Приложения визируются руководителем органа, внесшего проект.

Если в тексте дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово ПРИЛОЖЕНИЕ, ниже через межстрочный интервал 18 пт дается ссылка на указ или распоряжение Президента Российской Федерации. Все составные части реквизита центруются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

	ПРИЛОЖЕНИЕ № 1 к Указу Президента Российской Федерации
	от	№

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии примерно 3 межстрочных интервала. Длина черты составляет 2 – 3 см.

При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий и др.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕН со ссылкой на нормативный акт, его дату, номер. Например:

	УТВЕРЖДЕНО Указом Президента Российской Федерации
	от	№

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН в приложениях согласуются в роде и числе с видом утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ.

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа – приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано в разрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и др.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на 6 пт.

Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта дополнительным интервалом 70 пт, интервалами от текста приложения – дополнительным интервалом 24 пт.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование граф) повторяется на каждой странице.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго листа.

При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой. Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

На одной странице не должно проставляться более трех сносок.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты – так же, как и в тексте указа (распоряжения) Президента Российской Федерации. В указанных документах их составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) можно также нумеровать арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например, 1.2). Номер пункта должен состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например, 2.3.1). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например, 1.2.2.1).

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа проекта указа (распоряжения) в нижней его части. На приложениях к проектам указов (распоряжений) визы проставляются также на лицевой стороне последнего листа приложения.

Образцы оформления проектов указов и распоряжений Президента Российской Федерации приведены в приложениях № № 8, 9

3.6.3. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений, распоряжений) Правительства Российской Федерации

Подготовка и оформление проектов актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации проводится Роспотребнадзором в соответствии с порядком, устанавливаемым Правительством Российской Федерации.

Проект постановления или распоряжения Правительства Российской Федерации печатается на стандартном листе бумаги формата A4 шрифтом размером № 14. Проект акта имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта – Постановление Правительства Российской Федерации или распоряжение Правительства Российской Федерации.

Дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, межстрочным интервалом 24 пт, оформляется словесно-цифровым способом, печатается центрованным способом, проставляется при подписании акта.

Номер печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака № и порядкового номера, присваиваемого документу после его подписания, например, № 143.

К порядковому номеру распоряжения через дефис добавляется буква «р», например, № 153-р.

Место издания – отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 24 пт и оформляется центрованным способом.

Заголовок печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа с прописной буквы, через один межстрочный интервал и выделяется полужирным шрифтом. Заголовок, как правило, отвечает на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст отделяется от заголовка межстрочным интервалом 24 – 36 пт и печатается с интервалом 18 пт.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях – распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Правительства Российской Федерации завершается словами «Правительство Российской Федерации постановляет», последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Правительства Российской Федерации, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Правительства Российской Федерации в тексте на них обязательно делается ссылка.

Подпись отделяется от текста межстрочным интервалом 36 пт и состоит из слов «Председатель Правительства Российской Федерации», инициала имени и фамилии Председателя Правительства Российской Федерации. Слова «Председатель Правительства» и «Российской Федерации» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Председатель Правительства» печатаются от левой границы текстового поля, а слова «Российской Федерации» центрируются относительно первой строки реквизита. Инициал имени и фамилия Председателя Правительства Российской Федерации печатаются у правой границы текстового поля.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Правительства Российской Федерации печатаются на отдельных листах бумаги и визируются.

Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании текста идентичны размерам, применяемым при оформлении текстов постановлений (распоряжений).

Порядок оформления приложений к проекту постановления (распоряжения) Правительства Российской Федерации аналогичен оформлению приложений к проектам указов (распоряжений) Президента Российской Федерации.

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра (подлинника) проекта постановления (распоряжения) в нижней его части.

Если в тексте проекта акта Правительства Российской Федерации упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например:

(Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, № 3, ст. 6).

Если подготавливаемый акт Правительства Российской Федерации влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Правительства Российской Федерации, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Проект акта Правительства Российской Федерации по организации исполнения Федерального закона или акта Президента Российской Федерации должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Российской Федерации.

В проектах постановлений Правительства Российской Федерации употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений – их сокращенные официальные наименования.

Документы (программы, положения, регламенты, планы, нормы и др.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Правительства Российской Федерации, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проекты актов Правительства Российской Федерации представляются в Правительство Российской Федерации с сопроводительным письмом, в котором указывается основание внесения проекта акта, а также содержатся сведения о содержании и согласовании проекта акта или отсутствии согласования (с указанием причин). Сопроводительное письмо подписывается Руководителем или лицом, временно исполняющим обязанности Руководителя. Проект акта визируется лицом, вносящим проект, и согласовывается в порядке, установленном Регламентом Правительства Российской Федерации.

Образцы оформления проектов постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации приведены в приложениях № 10, 11.

3.7. Правила подготовки нормативных правовых актов Роспотребнадзора и их государственной регистрации

Нормативные правовые акты Роспотребнадзора издаются на основе и во исполнение федеральных конституционных законов, федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, а также по инициативе Роспотребнадзора в пределах его компетенции.

Нормативный правовой акт – это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм. В свою очередь, под правовой нормой принято понимать общеобязательное государственное предписание постоянного или временного характера, рассчитанное на многократное применение.

Нормативные правовые акты Роспотребнадзора издаются в виде приказов, постановлений Главного государственного санитарного врача Российской Федерации, а также правил, инструкций и положений, утверждаемых приказами.

Издание нормативных правовых актов в виде писем и телеграмм не допускается.

Структурные подразделения и территориальные органы Роспотребнадзора не вправе издавать нормативные правовые акты.

Подготовка нормативных правовых актов Роспотребнадзора осуществляется в соответствии с требованиями следующих нормативных актов:

– Постановление Правительства Российской Федерации от 13.08.1997 № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации»;

– Постановление Правительства Российской Федерации от 20.02.2010 № 72 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов»;

– Постановление Правительства Российской Федерации от 26.02.2010 № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов»;

– Постановление Правительства Российской Федерации от 25.08.2012 № 851 «О порядке раскрытия федеральными органами исполнительной власти информации о подготовке проектов нормативных правовых актов и результатах их общественного обсуждения».

Нормативный правовой акт может быть издан совместно несколькими федеральными органами исполнительной власти или одним из них по согласованию с другими.

Проект нормативного правового акта Роспотребнадзора подлежит согласованию с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также, если проект нормативного правового акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность федеральных органов исполнительной власти.

Проект нормативного правового акта, оказывающий влияние на доходы или расходы федерального бюджета, бюджетов субъектов Российской Федерации, местных бюджетов и бюджетов государственных внебюджетных фондов, подлежит направлению в Министерство финансов Российской Федерации на заключение, в котором дается оценка финансовых последствий принятия соответствующих решений для указанных бюджетов и внебюджетных фондов.

Согласование проекта нормативного правового акта осуществляется федеральным органом исполнительной власти в соответствии с установленной сферой его деятельности в 30-дневный срок от даты поступления.

В случае непредставления федеральным органом исполнительной власти документа, подтверждающего согласование проекта нормативного правового акта Роспотребнадзора, либо замечаний к нему по истечении указанного срока, проект нормативного правового акта считается согласованным.

В случае представления федеральным органом исполнительной власти замечаний и возражений, выходящих за пределы установленной сферы деятельности федерального органа исполнительной власти, представившего их, такие замечания и возражения могут не учитываться Роспотребнадзором.

Согласование проекта нормативного правового акта оформляется визами. Виза включает в себя наименование должности руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника нормативного правового акта.

При наличии возражений проект нормативного правового акта визируется с замечаниями, которые оформляются на бланке федерального органа исполнительной власти, подписываются соответствующим руководителем (его заместителем) и прилагаются к указанному проекту (его копии).

При наличии разногласий по проекту нормативного правового акта Роспотребнадзор обеспечивает обсуждение указанного проекта с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти с целью поиска взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия федеральные органы исполнительной власти оформляют протоколы согласительных совещаний, которые подписываются соответствующими руководителями федеральных органов исполнительной власти или по указанию руководителей их заместителями, имеющими разногласия.

Нормативные правовые акты Роспотребнадзора подлежат государственной регистрации, если они:

а) содержат правовые нормы, затрагивающие:

– гражданские, политические, социально-экономические и иные права, свободы и обязанности граждан Российской Федерации, иностранных граждан и лиц без гражданства;

– гарантии их осуществления, закрепленные в Конституции Российской Федерации и иных законодательных актах Российской Федерации;

– механизм реализации прав, свобод и обязанностей;

б) устанавливают правовой статус организаций – типовые, примерные положения (уставы) об органах (например, территориальных), организациях, подведомственных Роспотребнадзору, а также устанавливают правовой статус организаций, выполняющих в соответствии с законодательством Российской Федерации отдельные наиболее важные государственные функции;

в) имеют межведомственный характер, то есть содержат правовые нормы, обязательные для других федеральных органов исполнительной власти и (или) организаций, не входящих в систему Роспотребнадзора (двух или более федеральных органов исполнительной власти, издавших совместный нормативный правовой акт).

При этом на государственную регистрацию направляются нормативные правовые акты, обладающие как одним из вышеуказанных признаков, так и несколькими.

Государственной регистрации подлежат нормативные правовые акты независимо от срока их действия (постоянно действующие, временные (принятые на определенный срок), в том числе акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера.

Государственная регистрация нормативных правовых актов осуществляется Министерством юстиции Российской Федерации, которое ведет Государственный реестр нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти.

Подготовка проекта нормативного правового акта возлагается на одно или несколько структурных подразделений с учетом их функций и компетенции. При этом определяются круг должностных лиц, ответственных за подготовку указанного проекта, срок его подготовки, а при необходимости – организации, привлекаемые к этой работе.

В подготовке проекта нормативного правового акта участвует Правовое управление.

Подготовленный проект нормативного правового акта до его подписания должен быть завизирован начальником Правового управления с целью:

– проверки соответствия законодательству Российской Федерации;

– подтверждения необходимости (или отсутствия необходимости) направления нормативного правового акта на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

С целью проверки соответствия правилам русского языка проект нормативного правового акта визируется в Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

С целью недопущения включения в проект нормативного правового акта положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, при подготовке проекта нормативного правового акта используется методика проведения экспертизы проектов нормативных правовых актов и иных документов в целях выявления в них положений, способствующих созданию условий для проявления коррупции, утвержденная Постановлением Правительства Российской Федерации от 26.02.2019 № 96 «Об антикоррупционной экспертизе нормативных правовых актов и проектов нормативных правовых актов».

В целях обеспечения возможности проведения независимой антикоррупционной экспертизы проектов нормативных правовых актов, затрагивающих права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающих правовой статус организаций или имеющих межведомственный характер, в течение рабочего дня, соответствующего дню направления указанных проектов на рассмотрение в Правовое управление, эти проекты размещаются на сайте regulation.gov.ru в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» с указанием дат начала и окончания приема заключений по результатам независимой антикоррупционной экспертизы.

Нормативные правовые акты подписываются (утверждаются) руководителем Роспотребнадзора.

Подлежащие государственной регистрации нормативные правовые акты не позднее 10 дней со дня их подписания (утверждения) представляются Роспотребнадзором в Министерство юстиции Российской Федерации в 2 экземплярах (подлинник и 1 копия). Нормативные правовые акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера, представляются в 2 экземплярах (подлинник и 1 копия).

Подлинник нормативного акта визируется начальником Правового управления, на обороте каждого листа документа. Копия подлинника нормативного правового акта также должна содержать соответствующие визы начальника Правового управления. Нормативный правовой акт, созданный в форме электронного документа, визируется с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

К нормативному правовому акту прилагается справка, подписанная начальником Правового управления Роспотребнадзора, содержащая:

– основания издания нормативного правового акта;

– сведения обо всех действующих нормативных правовых актах по данному вопросу и информацию о сроках их приведения в соответствие с принятым актом;

– сведения о согласовании акта с заинтересованными федеральными органами исполнительной власти и другими государственными органами, если такое согласование является обязательным в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также, если проект нормативного правового акта содержит положения межотраслевого значения или предусматривает совместную деятельность федеральных органов исполнительной власти;

– сведения о проведении независимой экспертизы на коррупциогенность с приложением копий экспертных заключений.

Сотрудник структурного подразделения, которому поручено представление нормативного правового акта на регистрацию в Минюст России, получает под расписку:

– в Отделе обеспечения документооборота и контроля исполнения документов – подлинник и 1 заверенную копию нормативного правового акта, оригинал и копию сопроводительного письма;

– в Правовом управлении – справку к нормативному правовому акту.

После получения указанных выше документов сотрудник структурного подразделения Роспотребнадзора, которому поручено представление нормативного правового акта, передает их в Минюст России; после передачи документов в Минюст России представляет в Отдел обеспечения документооборота и контроля исполнения документов копию сопроводительного письма с отметкой Минюста России о принятии нормативного правового акта на регистрацию. В течение всего срока регистрации в Минюсте России сотрудник соответствующего структурного подразделения осуществляет контроль за его прохождением. После завершения в Минюсте России процедуры регистрации нормативного правового акта Роспотребнадзора исполнитель в течение двух дней представляет подлинник документа с печатью Минюста России в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, устанавливающие правовой статус организаций или имеющие межведомственный характер, подлежат официальному опубликованию в установленном порядке, кроме актов или отдельных их положений, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или сведения конфиденциального характера. Нормативные правовые акты, признанные Минюстом России не нуждающимися в регистрации, подлежат опубликованию в порядке, установленном Приказом Роспотребнадзора от 16.12.2005 № 797.

Изменения и дополнения, вносимые в нормативные правовые акты, прошедшие государственную регистрацию, подлежат регистрации в том же порядке.

Роспотребнадзор осуществляет рассылку нормативных правовых актов, подлежащих государственной регистрации, только после их регистрации и официального опубликования. При опубликовании и рассылке нормативного правового акта указание на номер и дату государственной регистрации является обязательным.

При нарушении указанных требований нормативные правовые акты, как не вступившие в силу, применяться не могут.

В Правовое управление Роспотребнадзора в обязательном порядке представляются копии всех издаваемых Роспотребнадзором постановлений Главного государственного санитарного врача Российской Федерации, приказов, инструкций и положений.

3.8. Подготовка отдельных видов документов Роспотребнадзора

3.8.1. Состав документов Роспотребнадзора

Для реализации своих полномочий Роспотребнадзором издаются следующие организационно-распорядительные документы:

– приказы (по основной деятельности, по личному составу);

– постановления Главного государственного санитарного врача Российской Федерации;

– распоряжения о проведении мероприятий по надзору;

– решения;

– протоколы (заседаний коллегии Роспотребнадзора, оперативных совещаний у Руководителя, его заместителя или руководителя структурного подразделения, селекторных совещаний, заседаний комиссий, решений Консультационного совета по защите прав потребителей, заседаний Ученого Совета);

– служебные письма;

– положения, инструкции;

– поручения;

– докладные и служебные записки.

3.8.2. Подготовка и оформление приказов по основной деятельности

Приказ – распорядительный документ нормативно-правового характера, издаваемый руководителем по основным вопросам деятельности в порядке осуществления принципа единоначалия.

Проекты приказов готовят и вносят структурные подразделения на основании поручений Руководителя, в соответствии с планами организационных мероприятий, либо в инициативном порядке.

Приказы по основной деятельности издаются:

– во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти;

– в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач Роспотребнадзора.

Приказы по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.

Обеспечение качественной и своевременной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей структурных подразделений, которые готовят и вносят проект.

Контроль за правильностью оформления проектов приказов осуществляет Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

Образец оформления приказа по основной деятельности приведен в приложении № 12 к настоящей Инструкции.

Приказы Роспотребнадзора оформляются на бланке приказа с использованием следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер приказа проставляются после подписания Приказа Руководителем.

Заголовок к приказу печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка слева от границы левого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к приказу формулируется с предлогом «о» («об»), кратко и точно отражая содержание текста приказа. Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству;

О создании экспертной комиссии.

Текст отделяется от заголовка 2 – 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером № 14 через 1,5 интервала от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст приказа состоит из двух частей: обоснования (преамбулы) и распорядительной.

В обосновании кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах приказов завершается словом «приказываю», которое печатается строчными буквами в разрядку.

Каждое решение (поручение) оформляется в приказе как отдельный пункт. Пункты приказа располагаются в логико-временной последовательности и нумеруются арабскими цифрами. Если поручение дается конкретному подразделению, его наименование пишется полностью, в скобках указываются фамилия и инициалы руководителя подразделения в именительном падеже.

Если поручение дается конкретному исполнителю, его должность и фамилия указываются без скобок в дательном падеже.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа «усилить», «ускорить», «обеспечить в кратчайшие сроки» и др.

Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.

Если приказ изменяет, отменяет (полностью или частично) или дополняет ранее изданные документы, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указывается должность лица, ответственного за исполнение приказа в целом, его фамилия и инициалы. В отдельных случаях Руководитель может оставить контроль за собой.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме. Не допускается употреблять неконкретные выражения типа «усилить», «ускорить», «обеспечить в кратчайшие сроки» и др.

Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретных исполнителей.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части приказа не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер и их выполнение предписывается на весь период действия приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается. Ответственный исполнитель указывается первым.

Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа и оформляется с на оборотной стороне последнего листа приказа.

В приказах не допускается:

– изменение ранее установленных сроков выполнения заданий в сторону их увеличения;

– применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений Роспотребнадзора, подведомственных организаций, исполнителей;

– применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.

При большом объеме текста в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, а остальной текст – в приложениях к документу.

При наличии приложений (утверждаемые приказом графики, схемы, таблицы, списки и др.) в тексте приказа в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: … (приложение № 1); … (приложение № 2); … «согласно приложению», а на самом приложении оформляется отметка о приложении:

Приложение № 1 к приказу Роспотребнадзора от 12.09.2019 № 815

Приложения являются неотъемлемой частью приказа. Издание вместе с приказом приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.

Если документ, утвержденный приказом, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения (при необходимости, – с указанием номера приложения), например:

Инструкция

УТВЕРЖДЕНА Приказом Роспотребнадзора от 29.08.2012 № 875

Проекты приказов и приложения к ним визируются в следующей очередности:

– исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект;

– начальником Управления кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы;

– начальником Правового управления;

– руководителем структурного подразделения, интересы которого затрагиваются в подготовленном проекте приказа;

– руководителем структурного подразделения, которым в проекте предусматриваются задания и поручения;

– курирующим заместителем Руководителя.

Визы включают должности визирующих, наименование структурных подразделений, личные подписи, расшифровку подписей и дату.

Визы согласования предваряют слова «Приказ подготовлен», наименование структурного подразделения, подготовившего проект, подпись руководителя структурного подразделения, подготовившего проект приказа.

Далее следует слово «СОГЛАСОВАНО», приводятся подписи должностных лиц, принявших участие в согласовании документа (с расшифровкой подписи и датой).

В случае временного отсутствия указанного в списке согласования визирующего допускается визирование приказа другим должностным лицом, исполняющим его обязанности на момент визирования, при этом под фамилией отсутствующего указывается фамилия визирующего. При этом не допускается ставить перед должностью отсутствующего должностного лица косую черту или слово «за».

Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта приказа. Оформление листа согласования к проекту приказа на отдельном листе не допускается.

Параллельно с собственноручным визированием проекта приказа на бумажном носителе, создается «лист согласования» проекта в СЭД, который после завершения процесса согласования перед передачей на подпись Руководителю прикладывается к проекту приказа.

Возражения по проекту приказа, возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке, повторной проверке правильности оформления и повторному согласованию.

Срок согласования проекта приказа не должен превышать пяти рабочих дней.

Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего приказ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия – от правой границы текстового поля.

Проект приказа и все входящие в его состав приложения должны иметь сквозную (сплошную) нумерацию страниц, при этом титульный лист считается первой страницей, но номер на ней не печатается.

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Не полностью или неправильно согласованные или оформленные проекты приказов не принимаются для подписания Руководителем и подлежат возврату исполнителю для переоформления.

При оформлении приказа, издаваемого совместно с другим органом исполнительной власти:

– бланк не используется;

– наименования организаций печатаются на одном уровне при этом первым пишется руководитель органа, разрабатывающего приказ;

– наименование вида документа (ПРИКАЗ) располагается по центру;

– подписи руководителей федеральных органов исполнительной власти располагаются ниже текста на одном уровне.

Датой совместного приказа является дата проставления последней подписи на документе. Регистрационный номер совместного приказа состоит из регистрационных номеров, присвоенных каждой из организаций и проставляемых через косую черту в порядке указания организаций – авторов документа.

Текст совместного приказа излагается от первого лица множественного числа («приказываем»), подписи руководителей организаций располагаются на одном уровне слева и справа.

Совместные приказы с другими федеральными органами исполнительной власти печатают на стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм).

При оформлении совместного приказа:

– наименования федеральных органов исполнительной власти располагаются на одном уровне;

– наименование вида документа – ПРИКАЗ – располагается центрованно;

– дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи;

– регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе;

– дата совместного приказа – единая, соответствует дате более поздней подписи;

Приказы подписывает Руководитель.

Приказы подлежат регистрации в Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы по порядку номеров в пределах календарного года.

Копии приказов в электронном виде направляются адресатам в соответствии с указателем рассылки, указанным исполнителем в РК документа в СЭД при подготовке проекта приказа.

Рассылка копий приказа внутри центрального аппарата и в территориальные органы и подведомственные организации производится только в электронном виде в СЭД. Бумажные копии приказов (при необходимости) рассылаются в соответствии с указателем рассылки, составленным исполнителем документа и подписанным руководителем его структурного подразделения.

Подлинники приказов по основной деятельности Роспотребнадзора хранятся в Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы.

3.8.3. Подготовка приказов по личному составу

Приказами по личному составу оформляются распорядительные действия Руководителя, связанные с трудовой деятельностью сотрудников:

– прием на работу и увольнение;

– перевод на другие должности;

– поощрение и взыскание;

– предоставление отпусков;

– командирование;

– другие юридические факты, возникающие в процессе трудовой деятельности сотрудников.

Проекты приказов по личному составу готовит Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы на основании соответствующих представлений.

Приказы по личному составу издаются в строгом соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, личные дела, личные карточки по учету кадров, наградные, финансовые и другие документы. Проекты приказов по личному составу печатаются на бланках приказов Роспотребнадзора.

Констатирующая часть в приказах по личному составу может отсутствовать. Распорядительная часть должна начинаться с указания фамилии, имени, отчества лица, на которое издается приказ. Далее указывается должность сотрудника, наименование структурного подразделения и глагол, обозначающий действие: «назначить», «перевести», «освободить», «объявить благодарность», «предоставить очередной отпуск» (указывается количество дней отпуска, дата его начала и окончания), «командировать» (указывается место и срок командировки.

Приказ по личному составу заканчивается ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия (личное заявление и др.).

Приказы по личному составу регистрируются в Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы по порядку номеров в пределах календарного года, отдельно в зависимости от вида.

Приказам Роспотребнадзора по личному составу могут быть присвоены следующие индексы:

– л/а – приказы по личному составу центрального аппарата Роспотребнадзора (прием, перемещение, совмещение, перевод, увольнение; аттестация, повышение квалификации, присвоение чинов; изменение фамилии; поощрения, награждения; премирование, различные выплаты; долгосрочные внутрироссийские и заграничные командировки);

– б/с-а – приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;

– о/а – приказы об отпусках (ежегодных оплачиваемых, учебных);

– л/о – приказы по личному составу руководителей территориальных органов Роспотребнадзора и их заместителей (прием, перевод, увольнение, аттестация, присвоение чинов, оплата труда, различные выплаты, длительные командировки);

– б/с-о – приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, отпуска без сохранения содержания руководителей территориальных органов и руководителей организаций Роспотребнадзора;

– о – приказы об отпусках (ежегодных, учебных) руководителей территориальных органов и руководителей организаций Роспотребнадзора;

к – приказы о краткосрочных командировках сотрудников центрального аппарата, руководителей территориальных органов и организаций Роспотребнадзора;

– кз/а, кз – приказы о краткосрочных заграничных командировках сотрудников центрального аппарата, руководителей территориальных органов и организаций Роспотребнадзора;

– д/о – приказы о привлечении к дисциплинарной ответственности сотрудников центрального аппарата Роспотребнадзора, руководителей территориальных органов и их заместителей, руководителей организаций Роспотребнадзора.

Сотрудник Роспотребнадзора, командируемый для проверки определенного вопроса, по итогам командировки обязан представить отчет о результатах проделанной работы, а выполняющий комплексную проверку в составе комиссии – итоговую справку по всем проверяемым вопросам. Отчет (справка) должен состоять из следующих разделов: цель командировки, результаты проверки или иной работы, проделанной в период командировки, выводы и рекомендации по итогам проверки или иной работы, проделанной в период командировки.

Отчет (справка) представляется руководителю структурного подразделения Роспотребнадзора, в подчинении которого находится командируемый сотрудник.

Руководитель структурного подразделения анализирует представленные материалы, визирует у заместителя Руководителя, курирующего соответствующее структурное подразделение, и со служебной запиской передает в Управление кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы для доклада Руководителю. В служебной записке должны быть предложены меры, которые необходимо принять по итогам командировки.

Заместители Руководителя, руководители структурных подразделений докладывают отчеты о командировках Руководителю лично.

3.8.4. Подготовка постановлений Главного государственного санитарного врача Российской Федерации

Постановление Главного государственного санитарного врача Российской Федерации – нормативный правовой акт, издаваемый с целью соблюдения санитарного законодательства Российской Федерации, а именно:

– для приостановления нарушения санитарного законодательства, которое создает угрозу возникновения и распространения инфекционных заболеваний и массовых неинфекционных заболеваний (отравлений), до устранения такого нарушения или для запрещения в случае невозможности его устранения:

а) при проектировании, строительстве, реконструкции, техническом перевооружении объектов и вводе их в эксплуатацию;

б) при эксплуатации объектов, производственных цехов и участков, помещений, зданий, сооружений, оборудования, транспортных средств, выполнении отдельных видов работ и оказания услуг;

в) при разработке, производстве, реализации и применении (использовании) продукции;

г) при производстве, хранении, транспортировке и реализации продовольственного сырья, пищевых добавок, пищевых продуктов, питьевой воды и контактирующих с ними материалов и изделий;

д) при использовании водных объектов в целях питьевого, хозяйственно-бытового водоснабжения, купания, занятий спортом, отдыха и в лечебных целях;

е) при ввозе на территорию Российской Федерации продукции, не имеющей санитарно-эпидемиологического заключения о ее соответствии санитарным правилам, или не зарегистрированных в установленном законодательством Российской Федерации порядке потенциально опасных для человека химических, биологических, радиоактивных веществ, отдельных видов продукции, отходов, товаров, грузов;

– при угрозе возникновения и распространения инфекционных заболеваний, представляющих опасность для окружающих:

а) для госпитализации для обследования или об изоляции больных инфекционными заболеваниями, представляющими опасность для окружающих, и лиц с подозрением на такие заболевания;

б) для проведения обязательного медицинского осмотра, госпитализации или об изоляции граждан, находившихся в контакте с больными инфекционными заболеваниями, представляющими опасность для окружающих;

в) для временного отстранения от работы лиц, которые являются носителями возбудителей инфекционных заболеваний и могут являться источниками распространения инфекционных заболеваний в связи с особенностями выполняемых ими работ или производства;

г) для проведения профилактических прививок гражданам или отдельным группам граждан по эпидемическим показаниям;

д) для введения (отмены) ограничительных мероприятий (карантина) в организациях и на объектах;

– при нарушении санитарного законодательства:

а) для наложения административных взысканий в виде предупреждений или штрафов,

б) для направления в правоохранительные органы материалов о нарушении санитарного законодательства для решения вопросов о возбуждении уголовных дел;

в) для утверждения санитарных правил, нормативных и других документов, регламентирующие деятельность органов и учреждений государственной санитарно-эпидемиологической службы Российской Федерации;

г) для проведения санитарно-эпидемиологические экспертиз, расследований, обследований, исследований, испытаний и токсикологических, гигиенических и иных видов оценок, проводимых органами и учреждениями государственной санитарно-эпидемиологической службы Российской Федерации, организациями, аккредитованными в установленном порядке, экспертами с использованием утвержденных методов, методик выполнения измерений и типов средств измерений.

Текст постановления состоит из 2-х частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания постановления. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если постановление издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.

Преамбула в проектах постановлений завершается словом «постановляю», которое печатается в разрядку.

Постановления подписывает руководитель Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека – Главный государственный санитарный врач Российской Федерации.

Постановления подлежат регистрации в Управлении кадров, профилактики коррупционных и иных правонарушений и административной работы. Проекты постановлений Главного государственного санитарного врача Российской Федерации создаются и визируются в том же порядке, что и проекты приказов Роспотребнадзора.

3.8.5. Подготовка решений

В Роспотребнадзоре, в соответствии с установленной компетенцией, выносятся следующие виды решений:

– решения по использованию и распоряжению имуществом территориальных органов и подведомственных организаций;

– решения по жалобам на постановления по делу об административном правонарушении (приложение № 13);

– решения об установлении, изменении и прекращении существования санитарно-защитной зоны;

– решения о нежелательности пребывания (проживания) иностранного гражданина или лица без гражданства в Российской Федерации;

– решения о приостановлении или отмене решения о нежелательности пребывания (проживания) иностранного гражданина или лица без гражданства в Российской Федерации;

– решения коллегии Роспотребнадзора.

Проекты решений оформляют на общих бланках Роспотребнадзора, ниже наименования Роспотребнадзора печатают название вида документа – РЕШЕНИЕ, кроме проектов решений о нежелательности пребывания (проживания) иностранного гражданина или лица без гражданства в Российской Федерации и решений о приостановлении или отмене решения о нежелательности пребывания (проживания) иностранного гражданина или лица без гражданства в Российской Федерации, форма которых установлена в приложениях № № 2, 4, 5 к приказу Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека и Федерального медико-биологического агентства от 29.01.2019 № 42/13 «О порядке представления материалов, свидетельствующих о наличии обстоятельств, являющихся основанием для принятия (приостановления действия, отмены) решения о нежелательности пребывания (проживания) иностранного гражданина или лица без гражданства Российской Федерации, принятого в связи с наличием обстоятельств, создающих реальную угрозу здоровью населения, и их рассмотрения в Российской Федерации, а также информирования Федеральной службы безопасности Российской Федерации и территориальных органов Министерства внутренних дел Российской Федерации о принятии (приостановлении действия и отмене) решения о нежелательности пребывания (проживания) иностранного гражданина или лица без гражданства в Российской Федерации, принятого в связи с наличием обстоятельств, создающих реальную угрозу здоровью населения».

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания решения. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и т.д. Если решение издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок. Преамбула в проектах решений завершается словом «решил» или «решает», которое печатается вразрядку.

3.8.6. Подготовка протоколов

Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения и принятие решений аппаратных совещаний у Руководителя и руководителей структурных подразделений, селекторных совещаний, заседаний коллегии Роспотребнадзора, заседаний постоянно действующих комиссий Роспотребнадзора, а также встреч руководства Роспотребнадзора с иностранными представителями.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение. Образец оформления протоколов полной и краткой формы приведены в приложениях № № 14, 15 к настоящей инструкции.

Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются фамилии и инициалы председательствующего (председателя), секретаря, а также должности, фамилии, инициалы, лиц, присутствовавших на заседании.

Слово «Присутствовали» печатается от границы левого поля, в конце слова ставится двоеточие. Ниже указываются наименования должностей, инициалы и фамилии присутствующих.

Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка и список присутствующих, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой, и его наименование начинается с предлога «О» («Об»), которое печатается от границы левого поля.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска «Текст выступления прилагается». Постановление (решение) – в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Протоколы печатаются на общем бланке Роспотребнадзора или на стандартном листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа – слово ПРОТОКОЛ печатается от границы верхнего поля прописными буквами вразрядку, полужирным шрифтом размером № 17 и выравнивается по центру.

Вид заседания, совещания – отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания – указывается (при необходимости), у кого проводится совещание, выравнивается по центру и отделяется от реквизитов «дата» и «номер» протокола линейкой.

Дата и номер протокола. Дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита. Номер протокола печатается арабскими цифрами и состоит из знака «N» и порядкового номера протокола.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля и центрируется относительно самой длинной строки.

Ответственность за оформление протоколов совещаний, проводимых Руководителем, возлагается на руководителя структурного подразделения, вопросы которого обсуждаются на совещании.

3.8.7. Договоры (контракты, соглашения)

Договор – соглашение двух или более лиц, устанавливающее, изменяющее или прекращающее их права и обязанности.

Проекты договоров (контрактов, соглашений) готовятся структурными подразделениями во исполнение поручения Руководителя (заместителя Руководителя) Роспотребнадзора в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

Проект государственного контракта о поставках, заключенного по итогам размещения заказов на поставку товаров, подлежит обязательному согласованию с Правовым управлением.

3.8.8. Служебные письма

Служебное письмо – документ, посредством которого осуществляется информационный обмен между Роспотребнадзором и другими организациями, должностными лицами, гражданами.

Различаются письма: запросы, уведомления, сообщения, сопроводительные, напоминания, подтверждения, предложения, требования, рекомендации, рекламные, гарантийные, приглашения, поздравления и др.

Служебные письма Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека готовятся как:

– доклады о выполнении поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

– сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектам актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации;

– ответы на запросы обращения депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

– ответы на запросы федеральных органов исполнительной власти;

– ответы гражданам;

– ответы на запросы юридических лиц;

– письма в территориальные органы и подведомственные организации;

– инициативные письма.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации адресата.

Служебное письмо готовится на бланке письма. При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях – отметка о приложении, печать.

Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется отметка о дате и номере поступившего письма.

Наименование вида документа («письмо») и разновидность письма («просьба», «информационное», «сопроводительное», «запрос», «напоминание» и др.) в деловых (служебных) письмах не указываются.

Реквизиты письма оформляются в соответствии с правилами, изложенными в разделе 3.5 настоящей Инструкции.

В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальные адресаты – те, которым письмо направляется для сведения.

При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку.

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.

При составлении деловых писем используется вступительное обращение «Уважаемый …!», и заключительная этикетная фраза «С уважением, …».

Текст письма излагается:

от 1-го лица множественного числа («просим…», «предлагаем…», «напоминаем…»);

от 3-го лица единственного числа («предприятие считает возможным …», «институт не располагает возможностью …»);

от 1-го лица единственного числа («прошу …», «предлагаю …» и др.), если письмо оформляется на должностном бланке.

При составлении деловых писем не допускается смешение указанных стилей изложения в одном тексте.

Если проект делового (служебного) письма направляется адресату по почте, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования, – на стандартных листах бумаги.

Деловое (служебное) письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными лицами. Согласование (визирование) деловых писем проводится в соответствии с разделами 3.5.20 и 3.5.21 настоящей Инструкции.

Деловое (служебное) письмо может быть подписано Руководителем, его заместителями, руководителями структурных подразделений и их заместителей в соответствии с распределением обязанностей. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

Деловое (служебное письмо) зарубежным адресатам может быть подписано только собственноручно.

После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

3.8.9. Положения

Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции Роспотребнадзора. Положения утверждаются Приказом Роспотребнадзора.

3.8.10. Положение о структурном подразделении – правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы структурного подразделения Роспотребнадзора. Вводится в действие и утверждается Приказом Роспотребнадзора.

3.8.11. Должностные регламенты

Профессиональная служебная деятельность гражданского служащего осуществляется в соответствии с должностным регламентом, утверждаемым представителем нанимателя – Руководителем и являющимся составной частью Административного регламента Роспотребнадзора.

В должностной регламент включаются:

– квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, замещающему соответствующую должность гражданской службы, а также к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;

– должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения государственного органа и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы;

– перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;

– перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных управленческих решений;

– сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;

– порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;

– перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа;

– показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности гражданского служащего.

Результаты исполнения гражданским служащим должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы или включении гражданского служащего в кадровый резерв, оценке его профессиональной служебной деятельности при проведении аттестации, квалификационного экзамена либо поощрении гражданского служащего.

3.8.12. Докладная (служебная) записка.

Докладная записка – документ, адресованный вышестоящему руководителю и содержащий изложение вопроса, требующего решения, с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – документ, используемый для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями или руководителями, не находящимися в прямом подчинении.

Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки являются: наименование структурного подразделения – автора документа, наименование вида документа (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

При адресовании докладных (служебных) записок указывается в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы. Например:

	Заместителю руководителя Роспотребнадзора Брагиной И. В.
	или:
	Начальнику Правового управления Андрияшиной Н. В.

Докладные и служебные записки могут составляться, рассматриваться и храниться в течение установленного срока исключительно в электронном виде с использованием СЭД.

Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей. Если текст состоит из трех частей, то:

– в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;

– во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения;

– в третьей части излагаются просьбы, предложения, рекомендации, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять.

Регистрация докладных и служебных записок осуществляется в СЭД в подразделении – авторе документа.

3.8.13. Акт

Акт – документ, составляемый для подтверждения установленных фактов и событий, связанных с деятельностью Роспотребнадзора.

При подготовке актов используются утвержденные органами государственной власти унифицированные формы актов (при их наличии), в противном случае акт составляется в свободной форме.

Для составления отдельных разновидностей актов (акта приема-передачи дел, проверки, ревизии и др.) могут использоваться электронные шаблоны актов.

При составлении актов используются реквизиты:

– наименование организации – автора документа;

– наименование вида документа;

– дата документа;

– регистрационный номер документа;

– место составления или издания документа;

– заголовок к тексту;

– подпись.

Реквизиты акта оформляются в соответствии с правилами, установленными в разделе 3.5 настоящей Инструкции.

Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.

Отдельные разновидности актов утверждаются. При утверждении акта его датой является дата утверждения.

В вводной части акта в именительном падеже указывается:

– основание составления акта (локальный нормативный акт; распорядительный документ Роспотребнадзора (приказ, распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта);

– составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.

В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.

При необходимости акт может содержать выводы, заключения, рекомендации, предложения составителей.

Текст акта излагается от третьего лица единственного или множественного числа («комиссия установила …», «проверка показала …» и др.).

В заключительной части акта указывается количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составление акта конкретной разновидности.

Акт может иметь приложения. При наличии приложений, в тексте акта в соответствующем месте в скобках дается ссылка на приложение (приложение 1), на самом приложении в верхнем правом углу печатается слово «приложение», номер приложения, если приложений несколько), наименование акта, его дата.

Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.

Если кто-либо из составителей или присутствовавших лиц не согласен с актом, он подписывает его с указанием о наличии особого мнения. Особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.

В необходимых случаях, если это установлено нормативными документами, акт утверждается Руководителем или иным уполномоченным им лицом.

В необходимых случаях после составления акта комиссия должна ознакомить с его содержанием лиц, упомянутых в акте, под подпись. При этом проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)», указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении акта.

Порядок составления отдельных видов актов может быть регламентирован локальными нормативными актами.