Инструкция по делопроизводству в правительстве ярославской области

Версия для печати:

Инструкция по делопроизводству в Ярославской областной Думе (pdf-формат)

Инструкция по делопроизводству в Ярославской областной Думе (zip-архив word-файлов)

УТВЕРЖДЕНА

распоряжением Председателя

Ярославской областной Думы

от 07.12.2021 № 30-о

ИНСТРУКЦИЯ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ

в ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЕ

СОДЕРЖАНИЕ

№ п/п	Наименование разделов и подразделов
1.	ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2.	ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
2.1.	Документы Думы
2.2.	Бланки документов
2.3.	Общие требования к изготовлению документов
2.4	Оформление реквизитов документов
2.5.	Требования к оформлению и расположению отдельных реквизитов документов
2.6.	Процедура подготовки документов
3.	ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ ДОКУМЕНТОВ
3.1.	Состав документов, образующихся в деятельности Думы
3.2.	Подготовка проектов законодательных и иных нормативных правовых актов
3.3.	Локальные нормативные акты Думы
3.4.	Распоряжение
3.5.	Протокол
3.6.	Оформление документов в форме стенограммы заседаний
3.7.	Акт
3.8.	Записка (служебная, докладная, объяснительная)
3.9.	Деловое (служебное) письмо
3.10.	Доверенность
3.11.	Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи
4.	ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЕ
4.1.	Принципы организации документооборота
4.2.	Прием и первичная обработка поступающих документов
4.3.	Предварительное рассмотрение поступающих документов
4.4.	Регистрация поступающих документов
4.5.	Порядок рассмотрения документов Председателем Думы, заместителями Председателя Думы и доведения документов до исполнителей
4.6.	Организация работы с отправляемыми документами
4.7.	Регистрация отправляемых документов
4.8.	Отправка документов
4.9.	Регистрация и прохождение внутренних документов
4.10.	Работа с обращениями граждан
4.11.	Учет и анализ объемов документооборота
4.12.	Управление документами в системе электронного документооборота
5.	ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЕ
5.1.	Копировально–множительные работы
5.2.	Аудио– и видеозапись мероприятий
5.3.	Изготовление, учет и использование печатей и штампов
6.	КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
7.	РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ
7.1.	Организация работы исполнителей с документами в комитетах Думы, структурных подразделениях аппарата Думы
7.2.	Организация работы с документами депутатов Ярославской областной Думы
8.	ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ
8.1.	Разработка и ведение номенклатуры дел
8.2	Формирование дел и их текущее хранение
8.3.	Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение
8.4.	Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения
8.5.	Передача дел на архивное хранение
8.6.	Использование документов архива
	Приложение 1 Форма журнала учета выдачи бланков
	Приложение 2 Примерный перечень утверждаемых документов
	Приложение 3 Примерный перечень документов, заверяемых в Ярославской областной Думе печатью
	Приложение 4 Форма листа согласования распоряжения
	Приложение 5 Формы журналов регистрации распоряжений
	Приложение 6 Формы протоколов
	Приложение 7 Примерный перечень нерегистрируемых входящих документов
	Приложение 8 Форма журнала учета выдачи печатей и штампов
	Приложение 9 Форма номенклатуры дел Ярославской областной Думы
	Приложение 10 Форма описи дел структурного подразделения аппарата Ярославской областной Думы, комитета Ярославской областной Думы (постоянного срока хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу)
	Приложение 11 Форма описи электронных дел, документов структурного подразделения аппарата Ярославской областной Думы, комитета Ярославской областной Думы
	Приложение 12 Форма обложки дела
	Приложение 13 Форма листа–заверителя дела
	Приложение 14 Форма внутренней описи документов дела
	Приложение 15 Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
	Приложение 16 Форма карты–заместителя дела

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Инструкция по делопроизводству в Ярославской областной Думе (далее –
Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке,
обработке, хранению и использованию документов, образующихся в деятельности
Ярославской областной Думы (далее также – Дума), в том числе в комитетах
Ярославской областной Думы (далее – комитеты Думы, комитеты) и структурных
подразделениях аппарата Думы (далее также – структурные подразделения,
подразделения), совершенствования делопроизводства и повышения его
эффективности.

1.2. Инструкция разработана в соответствии c Правилами делопроизводства в
государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденных приказом
Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71 (далее – Правила
делопроизводства) с учетом Методических рекомендаций по разработке инструкций по
делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления,
утвержденных Приказом Росархива от 24.12.2020 № 199, «Национальным стандартом –
ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система
стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению
документов», утвержденным Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее –
ГОСТ Р 7.0.97-2016), «ГОСТ Р 57664-2017. Национальный стандарт Российской
Федерации. Документы в законодательных (представительных) органах субъектов
Российской Федерации. Часть 2. Типовые образцы», утвержденным Приказом
Росстандарта от 14.09.2017 № 1110-ст (далее — ГОСТ Р 57664-2017), а также
законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации в
сфере информации, делопроизводства и архивного дела, Уставом Ярославской
области, Регламентом Ярославской областной Думы, утвержденным Постановлением
Ярославской областной Думы от 26.04.2011 № 46, Положением об аппарате
Ярославской областной Думы, утвержденным Постановлением Ярославской областной
Думы от 14.05.2013 № 93, положениями о структурных подразделениях аппарата
Ярославской областной Думы.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с
документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами,
включая подготовку, обработку, хранение и использование документов,
осуществляемые с применением информационных технологий, а система электронного
документооборота, применяемая в Думе, должна обеспечивать выполнение требований
Инструкции.

1.4. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с
документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

Правила работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа
(служебную тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию),
устанавливаются отдельными правовыми актами Председателя Думы.

Требования Инструкции к работе с кадровой, бухгалтерской, научно-технической
и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов
работы с документами, а также организации текущего хранения документов и
подготовки их к передаче на архивное хранение.

1.5. Электронный документооборот в Думе осуществляется с использованием
автоматизированной единой системы электронного документооборота (далее –
СЭД).

Информационные системы Думы, обеспечивающие работу с отдельными комплексами
документов, должны быть интегрированы с СЭД в целях реализации функции отбора
документов временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения для передачи
на хранение в архив и выделения к уничтожению документов, сроки хранения которых
истекли.

Правила работы с документами в СЭД и иных информационных системах, в которых
осуществляется создание (включение) и хранение документов, не должны входить в
противоречие с положениями Инструкции.

1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, а также
соблюдение требований Правил делопроизводства и настоящей Инструкции в Думе
возлагается на руководителя аппарата Думы.

Ответственность за ведение и совершенствование делопроизводства на основе
единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в
работе с документами, методическое руководство и контроль соблюдения
установленного порядка работы с документами в Думе, возлагается на
организационное управление аппарата Думы (далее – организационное
управление).

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение
установленного Инструкцией порядка работы с документами в комитетах Думы
возлагается на председателей комитетов Думы.

Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение
установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных
подразделениях возлагается на их руководителей.

Депутаты Ярославской областной Думы (далее – депутаты)
самостоятельно организуют свой документооборот.

1.7. Непосредственное ведение делопроизводства в комитетах Думы, структурных
подразделениях осуществляется сотрудниками, ответственными за ведение
делопроизводства в соответствии с их должностными регламентами.

Организация и ведение делопроизводства у Председателя Думы, заместителей
Председателя Думы осуществляется сотрудниками сектора специалистов приемных
Председателя Ярославской областной Думы, заместителей Председателя Ярославской
областной Думы аналитического управления аппарата Думы (далее – специалисты
приемных).

1.8. Общие требования к организации работы с документами:

— требования к работе с документами, предусмотренные Инструкцией, обязательны
для всех сотрудников аппарата Думы, депутатов, помощников депутатов;

— сотрудники аппарата Думы, депутаты, помощники депутатов обязаны обеспечить
сохранность находящихся у них на исполнении или ознакомлении документов и
проектов документов, а также неразглашение содержащейся в указанных документах и
проектах документов служебной информации;

— передача служебных документов, их копий, проектов контрагентам, средствам
массовой информации, иным государственным органам, органам местного
самоуправления, организациям допускается только с разрешения Председателя Думы
или иного уполномоченного им лица;

— сотрудники аппарата Думы, помощники депутатов несут дисциплинарную и иную
установленную законодательством Российской Федерации ответственность за
несоблюдение требований Инструкции;

— перед уходом в отпуск, выездом в командировку, в случае увольнения или
перевода (перемещения) по службе сотрудники обязаны передать все находящиеся у
них документы руководителю подразделения или другому сотруднику по указанию
руководителя подразделения (при увольнении сотрудника или переводе по службе
передача документов и дел осуществляется по акту).

1.9. В Инструкции используются следующие понятия и их определения:

— бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами,
идентифицирующими автора официального документа;

— вид документа – классификационное понятие, обозначающее принадлежность
документа к определенной группе документов по признаку общности функционального
назначения;

— внутренняя опись – документ, включаемый в дело для учета документов
дела;

— включение документа в СЭД – осуществление действий, обеспечивающих
размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного
документооборота;

— временное хранение документов – хранение документов в течение сроков,
установленных нормативными правовыми актами;

— выписка из документа – копия части документа, заверенная в установленном
порядке;

— государственные органы – органы государственной власти Российской
Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации и иные
государственные органы, образуемые в соответствии с законодательством Российской
Федерации, законодательством субъектов Российской Федерации;

— дело – документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу
или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку;

— делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование,
обработку, использование и оперативное хранение документов;

— документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами,
позволяющими ее идентифицировать;

— документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности
организации;

— документирование – запись информации на носителе по установленным
правилам;

— документооборот – движение документов в организации с момента их создания
или получения до завершения исполнения или отправки;

— документопоток – совокупность документов одного вида или назначения,
имеющих единый маршрут;

— должностное лицо – лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию
осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее
организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в
государственном органе или органе местного самоуправления;

— дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа;

— заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с
установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую
значимость;

— запрос – обращение пользователя информацией в устной или письменной форме,
в том числе в виде электронного документа, в государственный орган или орган
местного самоуправления либо к его должностному лицу о предоставлении информации
о деятельности этого органа;

— индекс дела – цифровое или буквенно-цифровое обозначение дела в
соответствии с номенклатурой дел организации;

— индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа,
установленный организационно-распорядительным документом организации или
резолюцией;

— контроль исполнения документов – совокупность действий, обеспечивающих
своевременное исполнение документов;

— конфиденциальность информации – обязательное для выполнения лицом,
получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую
информацию третьим лицам без согласия ее обладателя;

— копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию
подлинника документа;

— лист-заверитель дела – документ, содержащий сведения о количестве листов
дела, физическом состоянии документов и особенностях формирования дела;

— лист согласования (визирования) документа – часть официального документа с
отметками (визами) о согласовании;

— номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых
в организации, с указанием сроков их хранения;

— носитель (документированной) информации – материальный объект,
предназначенный для закрепления, хранения (и воспроизведения) речевой, звуковой
или изобразительной информации;

— обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного
самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного
документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина
в государственный орган, орган местного самоуправления;

— объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и
созданных ею за определенный период;

— оперативное хранение документов – хранение документов в структурном
подразделении до их передачи в архив организации или уничтожения;

— опись дел структурного подразделения – учетный документ, включающий
заголовки дел, сформированных в структурном подразделении и подлежащих передаче
на архивное хранение;

— официальный документ – документ, созданный, юридическим, должностным или
физическим лицом, оформленный в установленном порядке;

— оформление документа – проставление на документе необходимых
реквизитов;

— предварительное рассмотрение документов – изучение документа, поступившего
в организацию, для определения должностного лица, в компетенцию которого входит
его рассмотрение;

— подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

— подписание (документа) – заверение документа собственноручной подписью
должностного или физического лица по установленной форме;

— постоянное хранение документов – вечное хранение документов без права их
уничтожения;

— регистрационно-учетная форма – документ установленной формы (карточка,
журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о
документе в целях учета, поиска и контроля;

— регистрационный номер документа (регистрационный индекс
документа) – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу
при его регистрации;

— регистрация документа – присвоение документу регистрационного
номера и запись данных о документе по установленной форме;

— реквизит документа – элемент оформления документа;

— система электронного документооборота – система автоматизации
делопроизводства и документооборота, обеспечивающая возможности внутреннего
электронного документооборота;

— согласование документа (визирование) – оценка проекта
официального документа заинтересованными организациями, должностными лицами,
специалистами;

— срок хранения документов – период времени, в течение которого
должно обеспечиваться хранение документа в составе документального или архивного
фонда;

— типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа,
установленный нормативным правовым актом;

— уничтожение документов – исключение документов из документального или
архивного фонда по истечении срока их хранения с последующим уничтожением
(утилизацией);

— формирование дела – группировка исполненных документов в дело в
соответствии с номенклатурой дел и их систематизация внутри дел;

— хранение документов – организация рационального размещения и обеспечение
сохранности документов;

— экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев
их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для
включения в состав Архивного фонда Российской Федерации;

— электронный документ – документированная информация, представленная в
электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с
использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по
информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных
системах;

— электронная копия документа – копия документа, созданная в цифровой
форме;

— электронный документооборот – документооборот с использованием
автоматизированной информационной системы (системы электронного
документооборота).

2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

2.1. Документы Думы

2.1.1. Состав документов, образующихся в деятельности Думы, определяется ее
полномочиями, кругом выполняемых государственных функций, порядком разрешения
вопросов, объемом и характером взаимосвязей с иными государственными органами,
органами местного самоуправления, организациями, гражданами.

2.1.2. В Думе создаются документы на бумажном носителе, электронные документы
(документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и
электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например,
сканирования) документов на бумажном носителе.

2.1.3. В СЭД или иной информационной системе, в которую включаются
электронные документы, при визуализации электронных документов и их
воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты,
обязательные для соответствующего вида документа.

2.1.4. При создании электронных документов используются электронные шаблоны
бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, которые по
составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном
носителе.

Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов должны быть
защищены от несанкционированных изменений.

2.2. Бланки документов

2.2.1. Документы на бумажном носителе, создаваемые в Думе, изготавливаются на
бланках формата A4 (210 x 297 мм) или A5 (148 x 210 мм), при необходимости могут
использоваться бланки формата А3 (297 х 420 мм). Электронные документы
изготавливаются на основе электронных шаблонов и должны иметь установленный
состав реквизитов, их расположение и оформление. Электронные шаблоны бланков
документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

Бланки документов с воспроизведением герба Ярославской области
изготавливаются и используются в соответствии с законодательством Ярославской
области.

2.2.2. Бланки документов в Думе разрабатываются с учетом состава реквизитов и
порядка их расположения, установленных ГОСТ Р 7.0.97-2016, ГОСТ Р 57664-2017, а
также требований статьи 5 Закона Ярославской области от 30.06.2011 № 20-з «Об
официальных символах Ярославской области» и утверждаются распоряжением
Председателя Думы.

2.2.3. Бланки конкретных видов документов (бланк распоряжения, бланк
постановления, бланк письма и др.) изготавливаются для тех видов документов,
издание которых носит регулярный характер.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества
реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа.

Бланки документов форматов А4 (210 x 297 мм) и А5 (148 x 210 мм) используются
для изготовления служебных писем, правовых актов,
организационно-распорядительных документов, договоров, справок, записок, актов и
других документов.

На листах формата А6 (105 x 148 мм) изготавливаются особые виды должностных
бланков. Они используются, например, для оформления резолюции (поручения)
руководителя.

Для изготовления документов, текстовая часть которых оформлена в виде таблицы
со множеством граф, может использоваться бланк формата А3 (297 х 420 мм).

2.2.4. В Думе используются следующие виды бланков конкретного вида документа
с воспроизведением герба Ярославской области (гербовые бланки):

бланк закона Ярославской области;

бланк постановления Ярославской областной Думы;

бланк распоряжения Председателя Ярославской областной Думы;

бланк решения комитета Ярославской областной Думы;

бланк распоряжения руководителя аппарата Ярославской областной Думы.

В Думе используются следующие виды бланков письма с воспроизведением герба
Ярославской области (гербовые бланки):

бланк Ярославской областной Думы;

бланк Председателя Ярославской областной Думы;

бланк заместителя Председателя Ярославской областной Думы;

бланк депутата Ярославской областной Думы;

бланк комитета Ярославской областной Думы;

бланк руководителя аппарата Ярославской областной Думы.

В Думе используются общие бланки без воспроизведения герба Ярославской
области:

бланк фракции Ярославской областной Думы;

бланк структурного подразделения аппарата Ярославской областной Думы.

В Думе используются бланки конкретного вида документа без воспроизведения
герба Ярославской области:

бланк протокола заседания Ярославской областной Думы;

бланк протокола заседания Совета Ярославской областной Думы;

бланк протокола заседания комитета Ярославской областной Думы;

бланк протокола Совета председателей представительных органов муниципальных
образований (муниципальных районов, городских округов) при Ярославской областной
Думе;

бланк выписки из протокола заседания Ярославской областной Думы;

бланк выписки из протокола заседания Совета Ярославской областной Думы;

бланк выписки из протокола заседания комитета Ярославской областной Думы;

бланк выписки из распоряжения Председателя Ярославской областной Думы;

бланк выписки из протокола Совета председателей представительных органов
муниципальных образований (муниципальных районов, городских округов) при
Ярославской областной Думе.

Для оформления резолюций на документе в Думе могут использоваться бланки
резолюций.

2.2.5. Бланки документов для структурного подразделения и должностного лица
создаются в том случае, если руководитель данного подразделения или конкретное
должностное лицо имеют право подписи соответствующего документа.

Документы, издаваемые от имени двух или более структурных подразделений, как
правило, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

2.2.6. Бланки с воспроизведением герба Ярославской области, необходимые для
обеспечения деятельности Думы, изготавливаются организационным управлением.

На гербовых бланках проставляются порядковые номерав нижней левой части
оборотной стороны бланка.

Использование светокопий бланков для создания документов не допускается.

2.2.7. Изготовление бланков с воспроизведением герба Ярославской области
структурными подразделениями аппарата Думы на персональных компьютерах и
копировально-множительных аппаратах не разрешается.

Допускается тиражирование оформленных на гербовых бланках постановлений
Ярославской областной Думы и распоряжений Председателя Думы, предназначенных для
рассылки.

2.2.8. Учет, выдачу, хранение бланков с воспроизведением герба Ярославской
области, а также уничтожения испорченных бланков осуществляет организационное
управление.

Учет использования бланков ведется организационным управлением в журнале
учета выдачи бланков (Приложение 1 к Инструкции).

Бланки выдаются в структурные подразделения под подпись.

Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без
соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и
лицам.

2.2.9. Гербовые бланки депутата Ярославской областной Думы изготавливаются
депутатами самостоятельно на основании электронного шаблона по образцу бланка,
утвержденному Постановлением Ярославской областной Думы от 11.12.2013 № 340 «О
бланке депутата Ярославской областной Думы».

2.2.10. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого
цвета или, в исключительных случаях, может иметь другие оттенки светлых
тонов.

Бланки для документов постоянного хранения следует изготавливать на бумаге
высших сортов. Реквизиты на бланке печатаются в одну краску, преимущественно
черную. Возможно использование других цветов в бланках, что позволит зрительно
отличать подлинник документа от размноженного, копированного экземпляра.

2.3. Общие требования к изготовлению документов

2.3.1. Правила документирования информации и оформления документов являются
едиными для оформления документов как на бумажном носителе, так и в электронном
виде (электронных документов).

2.3.2. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него,
должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле
не менее 30 мм.

Абзацный отступ – 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или
центрируются по ширине текста.

Такие размеры устанавливаются с учетом необходимости размещения некоторых
реквизитов, подшивки документов и для удобства прочтения документов в
сброшюрованном виде. При подготовке документа на нескольких листах все листы
должны иметь одинаковые размеры полей.

Абзацный отступ используется только при изготовлении текста документа, но не
применяется при оформлении реквизитов. Реквизиты документа: заголовок к тексту
(оформляемый слева под реквизитами бланка), отметка о приложении, подпись,
отметка об исполнителе), а также заключительная этикетная фраза «С уважением,»
печатаются непосредственно от границы левого поля.

2.3.3. При подготовке документов допускается использование лицевой и
оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля
на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть
равны (зеркальные поля).

2.3.4. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие
страницы нумеруют. Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине
верхнего поля листа без каких-либо дополнительных знаков.

Страницы приложения к документу нумеруются самостоятельно, начиная со второй.
При наличии нескольких приложений страницы в каждом из них нумеруются
отдельно.

Первая страница документа или приложения (если приложение имеет
отдельную нумерацию страниц) не нумеруется.

2.3.5. Документы, подготавливаемые в Думе, печатаются с использованием, как
правило, шрифта Times New Roman размеров № 12, 13, 14.

При составлении таблиц могут использоваться шрифты № 10, 11, 12.

2.3.6. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Текст
документа выравнивается по ширине листа.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные
части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается
через два интервала.

Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между
словами – один пробел. Не допускается наличие дополнительных пробелов между
словами. Функция автоматического переноса используется во избежание неоправданно
больших пробелов между словами.

2.3.7. Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны
расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не
более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов
не более 12 см.

2.3.8. Для выделения части текста документа, наименования, заголовка,
примечания могут использоваться полужирное начертание, курсив, подчеркивание или
смещение относительно границ основного текста.

2.3.9. В тексте документов написание буквы «ё» является
обязательным в случаях, когда возможно неправильное прочтение слова, в том числе
в именах собственных (фамилиях, именах, отчествах, наименованиях организаций и
предприятий, географических названиях).

2.3.10. Не допускается переносить на другую строку или страницу
инициалы от фамилии, знаки номера, параграфа, единиц измерения от
соответствующих цифр.

При оформлении знаменательных дат, календарных сроков, денежных
выражений не рекомендуется переносить словесные выражения на другую строку или
страницу отдельно от цифровых.

2.3.11. Электронные документы должны создаваться в форматах, обеспечивающих
аутентичность, достоверность, целостность и неизменность электронных документов,
пригодность их для использования.

Сведения о документах (проектах документов), о рассмотрении и результатах
исполнения документов фиксируются в электронной регистрационной карточке
документа (далее – ЭРК) в СЭД.

2.4. Оформление реквизитов документов

2.4.1. Состав реквизитов документов, создаваемых в Думе, правила их
оформления, размеры служебных полей на документе и требования к созданию
документов устанавливаются Инструкцией в соответствии с положениями ГОСТ Р
7.0.97-2016.

2.4.2. Документы, создаваемые в Думе, имеют следующий состав
реквизитов:

— герб Ярославской области;

— наименование Думы – автора документа;

— наименование рабочего органа Думы и структурного подразделения аппарата
Думы – автора документа;

— наименование должности лица – автора документа;

— справочные данные о Думе;

— код формы документа;

— наименование вида документа;

— дата документа;

— регистрационный номер документа;

— ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

— место составления (издания) документа;

— гриф ограничения доступа к документу;

— адресат;

— гриф утверждения документа;

— заголовок к тексту;

— текст документа;

— отметка о приложении;

— гриф согласования документа;

— виза;

— подпись;

— отметка об электронной подписи;

— печать;

— отметка об исполнителе;

— отметка о заверении копии;

— отметка о поступлении документа;

— резолюция;

— отметка о контроле;

— отметка о направлении документа в дело.

2.4.3. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и
назначением.

Кроме перечисленных реквизитов при подготовке документов и в процессе работы
с документами могут использоваться другие реквизиты, отметки, например:
«Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

2.5. Требования к оформлению и расположению отдельных реквизитов
документов

2.5.1. Герб Ярославской области.

Изображение герба Ярославской области используется в соответствии с Законом
Ярославской области от 30.06.2011 № 20-з «Об официальных символах Ярославской
области».

Изображение герба Ярославской области помещается на бланке документа над
реквизитами организации – автора документа, захватывая часть верхнего поля (на
расстоянии 10 мм от верхнего края листа) и выравнивается относительно самой
длинной строки в наименовании Думы.

2.5.2. Наименование Думы на бланке документа должно соответствовать
наименованию органа в Уставе Ярославской области.

Наименование Думы на русском языке размещается:

— на бланках с угловым расположением реквизитов – слева;

— на бланках с продольным расположением реквизитов – сверху.

2.5.3. Наименование рабочего органа Думы, структурного подразделения аппарата
Думы указывается в бланках писем и бланках конкретных видов документов,
издаваемых соответствующими органами и подразделениями в соответствии с
нормативными правовыми актами Думы.

2.5.4. Наименование должности лица – реквизит бланка должностного лица
(руководителя, заместителей руководителя, иных должностных лиц Думы, имеющих
право использовать бланки должностных лиц). Наименование должности лица
используется в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием
Думы.

2.5.5. Справочные данные о Думе.

Указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес Думы, номер(а)
телефона(ов), факса, официальный адрес электронной почты, сетевой адрес и, при
необходимости, другие сведения.

2.5.6. Код формы документа проставляется на унифицированных формах
документов, включенных в унифицированные системы документации, в соответствии с
Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным
классификатором. Код формы документа располагается в правом верхнем углу
рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по (наименование
классификатора)» и цифрового кода.

2.5.7. Наименование вида документа указывается на всех документах, за
исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора
документа (наименованием организации, наименованием структурного подразделения,
наименованием должности).

При издании документа на бланке конкретного вида документа (распоряжения,
постановления, протокола и др.) наименование вида документа является реквизитом
бланка.

2.5.8. Дата документа.

Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа
или дате события, зафиксированного в документе (в протоколах, актах).

Дата документа проставляется при подписании или регистрации
документа.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год
одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2020;

словесно-цифровым способом, например: 5 июня 2020 г.

Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями
(должностными лицами), является дата подписания документа последней
стороной.

На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под
реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов
документов) и «справочные данные о Думе» (в бланках писем).

На документах, оформленных без использования бланков на листах
бумаги формата А4, дата проставляется под наименованием должности лица,
подписавшего документ.

2.5.9. Регистрационный номер
документа.

Регистрационный номер документа – это его условное цифровое или
буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при его регистрации. Наличие на
документе регистрационного номера свидетельствует о включении документа в
документооборот Думы.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который
можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел,
информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в
регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного
номера и проставлении его непосредственно на документе.

На документе, составленном совместно двумя и более государственными органами,
органами местного самоуправления, проставляются регистрационные номера,
присвоенные каждым из них. Регистрационные номера отделяются друг от друга косой
чертой и проставляются в порядке указания наименований государственных органов,
органов местного самоуправления в заголовочной части или преамбуле
документа.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер
проставляется в соответствии с расположением этого реквизита на бланке.

На документах, оформленных без использования бланков на листах
бумаги формата А4, регистрационный номер проставляется под датой документа.

2.5.10. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа.

Реквизит используется в бланках писем,
включает регистрационный номер и дату входящего (поступившего) документа, на
который дается ответ.

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа располагается
под реквизитами «дата документа» и «регистрационный номер документа».

В текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего
письма не включаются.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа проставляется исполнителем
при подготовке письма-ответа.

При оформлении документа без использования бланка на листах бумаги
формата А4 ссылка на регистрационный номер и дату документа располагается над
текстом документа и печатается от левой границы текстового поля без
подчеркивания.

Пример: «На №……. от………»

2.5.11. Место составления (издания) документа.

Место составления (издания) документа указывается во всех документах, кроме
деловых (служебных) писем, а также докладных, служебных записок и других
внутренних информационно-справочных документов.

Место составления (издания) документа не указывается, если оно входит в
официальное наименование государственного органа, органа местного
самоуправления. Место составления (издания) документа указывается в соответствии
с принятым административно-территориальным делением.

2.5.12. Гриф ограничения доступа к документу.

Реквизит проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта
документа), приложений к нему при наличии в них информации, доступ к которой
ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также на
сопроводительном письме к таким документам.

2.5.13. Адресат.

Реквизит используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних
информационно-справочных документов (докладных, служебных, объяснительных
записок, заявлений и др.).

Адресатом документа может быть государственный орган, орган местного
самоуправления, государственная или негосударственная организация, группа
организаций, структурное подразделение государственного органа, органа местного
самоуправления, организации, должностное лицо, гражданин.

Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных
частей:

наименование органа, организации;

наименование структурного подразделения;

указание должности получателя;

фамилия и инициалы;

почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки через
один межстрочный интервал.

Cостав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата или вида
составляемого документа. Для внутренних документов указывается лишь название
структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом
случае название структурного подразделения входит в название должности.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части документа (на бланке
с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при
продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита «адресат»
выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной
строки.

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя)
государственного органа, орган местного самоуправления, организации указывается
в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя
руководителя) и наименование государственного органа, органа местного
самоуправления, организации, фамилия, инициалы лица.

Например:

Руководителю Федерального
архивного агентства

Фамилия И. О.

При адресовании документов должностным лицам государственных органов, в
которых предусмотрена военная или иная государственная служба, после должности
указывают воинское или специальное звание.

Например:

Наименование

государственного органа

Начальнику Департамента

(наименование)

генерал-майору полиции

Фамилия И.О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну»
(господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат
женщина.

Например:

Мэру Москвы

г-ну Собянину С.С.

Председателю Комитета

по делам молодежи

Законодательного Собрания

Республики (наименование)

г-же Фамилия И.О.

При адресовании письма в государственный орган, орган местного
самоуправления, организацию указывается полное или сокращенное наименование
государственного органа (организации) в именительном падеже.

Например:

Федеральное архивное агентство

или:

Росархив

При адресовании документа в структурное подразделение государственного
органа, органа местного самоуправления, организации в реквизите «адресат»
указывается в именительном падеже наименование организации, ниже – наименование
структурного подразделения.

Например:

Федеральное архивное агентство

Отдел государственной

службы, кадров и наград

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются: в
именительном падеже наименование организации, ниже в дательном падеже
наименование должности руководителя, включающее наименование структурного
подразделения, фамилия, инициалы.

Например:

Росархив

Руководителю Финансового управления

Фамилия И.О.

При рассылке документа типового содержания государственным органам, органам
местного самоуправления, организациям или в структурные подразделения, адресат
указывается обобщенно.

Например:

Главам муниципальных

районов и городских округов

Ярославской области

При рассылке документа не всем органам (организациям) или структурным
подразделениям, под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по
списку)».

Например:

Руководителям органов исполнительной власти Ярославской области

(по списку)

Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще
нескольким адресатам, общее количество адресатов не должно превышать четырех
(кроме процессуальных документов), при этом основной адресат указывается первым.
Каждый экземпляр документа должен быть подписан. Слово «Копия» перед вторым,
третьим, четвертым адресатами не указывается.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список
рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат. Список
рассылки составляет исполнитель документа.

При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы
лица в дательном падеже, почтовый адрес корреспондента.

Например:

Фамилия И.О.

ул. Весенняя, д. 5, кв. 124,

г. Ярославль, 150063

Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной
Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Министерства
связи и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31.07.2014 № 234:

а) для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии),
для гражданина – фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому
лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта;

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Например:

Калинину И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Тутаев,

Ярославская обл., 152300

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие
органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и
постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам
в конвертах с прозрачными окнами).

При отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без
досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть
указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

Министерство экономического развития

Российской Федерации

abcd@gov.ru

2.5.14. Гриф утверждение
документа.

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения
должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением,
приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.
Строки реквизита выравниваются в пределах зоны, занятой реквизитом, по левому
краю или по центру относительно самой длинной строки.

При утверждении документа непосредственно должностным лицом гриф утверждения
состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», в именительном падеже наименования должности лица,
включающего наименование государственного органа, собственноручной подписи,
инициалов, фамилии и даты утверждения.

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель Федерального

архивного агентства

Подпись И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения
состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»),
согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида
распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера.

Например:

(Правила)
УТВЕРЖДЕНЫ

распоряжением Председателя

Ярославской областной Думы

от 01.02.2020 № 2

При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом,
решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указывается,
наименование органа, дата и номер протокола (в скобках).

При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы
утверждения располагаются на одном уровне.

Примерный перечень утверждаемых документов приведен в Приложении 2 к
Инструкции.

2.5.15. Заголовок к тексту.

Для удобства регистрации, оперативности поиска и прохождения документов они
должны иметь заголовки. Заголовок составляется исполнителем к любому документу,
оформленному на бланках формата А4, кроме телефонограмм, телеграмм, извещений.
Допускается составлять без заголовка документы, оформленные на бланках формата
А5.

Заголовок грамматически согласуется с названием вида документа. В нем кратко,
четко и ясно должно отражаться основное содержание документа. Заголовок чаще
всего отвечает на вопросы: «о чем?», «о ком?» («О выделении…», «О внесении
изменений…» и т.п.). В письмах заголовок формулируется максимально кратко: «О
выделении средств», «О рассмотрении обращения». Если документ сложный и в нем
рассматриваются несколько вопросов, заголовок формулируется обобщенно.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы
левого поля строчными буквами (за исключением первой). Заголовок печатается
через один интервал, без кавычек и не подчеркивается, точка в конце заголовка не
ставится. Заголовок к тексту может занимать до 4-5 строк по 28-35 знаков в
строке (в отдельных случаях допускается большее число строк и знаков).

В нормативных правовых актах, распорядительных документах заголовок
оформляется над текстом и выравнивается по центру относительно самой длинной
строки.

Заголовок к тексту может не составляться, если текст документа не превышает
4-5 строк.

2.5.16. Текст документа.

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке
Российской Федерации.

Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по
возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную
информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен
допускать различных толкований.

В тексте документа не допускается употребление:

— просторечной и экспрессивной лексики;

— иноязычных заимствований при наличии эквивалентов на русском языке;

— обобщенных рассуждений, восклицаний, призывов, образных сравнений,
эпитетов, метафор;

— аббревиатур и графических сокращений, кроме общепринятых или расшифрованных
в тексте документа;

— ненормативной лексики.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных
нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов,
указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование государственного органа, органа местного
самоуправления, издавшего документ, дата документа, регистрационный номер
документа, заголовок к тексту;

наименование государственного органа, органа местного самоуправления или
должности лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Документ может быть оформлен в виде текста, представляющего собой
последовательное, связное изложение, таблицы или в виде соединения этих
структур.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты.
Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Заголовки разделов пишутся с прописной буквы или допускается их написание
прописными буквами, подзаголовки – с прописной буквы.

Точка в конце заголовков и подзаголовков не ставится. Пункты и подпункты
нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками, с точкой на конце.

Подпункты могут нумероваться арабскими цифрами или строчными буквами русского
алфавита с закрывающей круглой скобкой.

Текст пунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой, текст
подпунктов пишется со строчной буквы и заканчивается точкой с запятой.

Текст документа излагается:

в распоряжениях (приказах), изданных единолично, – от первого лица
единственного числа («… приказываю»);

в документах коллегиальных и совещательных органов текст излагают от третьего
лица единственного числа («коллегия… постановляет», «собрание… решило»);

текст протокола излагается от третьего лица множественного числа («слушали»,
«выступили», «постановили», «решили»);

в совместных документах текст излагается от первого лица множественного числа
(«приказываем», «решили»);

в деловых письмах, оформленных на бланках организации, – от первого лица
множественного числа («просим…», «направляем…», «предлагаем…») или от третьего
лица единственного числа («предприятие не возражает…»,
«институт считает
возможным…»);

в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, – от первого лица
единственного числа («прошу …», «предлагаю …»);

в докладных и служебных записках, заявлениях – от первого лица единственного
числа («прошу …», «считаю необходимым …»);

в документах, устанавливающих функции (обязанности), права и ответственность
структурных подразделений, сотрудников (положение, инструкция), а также
содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка),
используется форма изложения текста от третьего лица единственного или
множественного числа («отдел осуществляет функции…», «комиссия провела
проверку…»).

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания
официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические
сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии.

Допускается начинать текст письма с уважительного обращения к адресату,
которое печатается центрованным способом с восклицательным знаком в конце
обращения.

Вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая госпожа Петрова!

Уважаемый Иван Петрович!

Уважаемая Анна Николаевна!

Уважаемые господа!

Наименование должности во вступительном обращении пишется с прописной буквы,
в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

Заключительная форма вежливости предшествует подписи, располагается на 1
межстрочный интервал ниже текста письма и может выполняться собственноручно
подписывающим его должностным лицом:

— заключительная этикетная фраза: «С уважением,…».

Письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений.

Страницы текста нумеруются арабскими цифрами по середине верхнего поля с
отступом от края листа – 10 мм.

2.5.17. Оформление таблиц.

В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы.

Таблица – форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую
несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы имеют два уровня чтения: вертикальный (графы) и горизонтальный
(строки). Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовки и
подзаголовки граф, а наименования объектов – заголовки и подзаголовки строк
таблицы. Для нумерации строк таблицы вводится графа 1 «№ п/п», после которой
текст строки в графе 2 начинается с прописной буквы. В последующих графах текст
пишется со строчной буквы, за исключением имен собственных и наименований,
пишущихся с заглавной буквы.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны
быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих
граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, выравниваются по центру. Текст в
строках выравнивается по левому краю. Если заголовок графы содержит два яруса и
более (подзаголовки), то подзаголовки пишутся со строчной буквы, если они
грамматически или по смыслу подчинены заголовку верхнего яруса таблицы:

Наименование объекта	Объем финансирования за счет средств
федерального бюджета	областного бюджета	местного бюджета

Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся, сокращение слов в
заголовках граф не допускается. В заголовках и подзаголовках строк и граф
таблицы (например, в графе «Единица измерения») употребляются только
общепринятые условные обозначения. Главным словом заголовков и подзаголовков
граф и строк таблицы является, как правило, имя существительное в именительном
падеже единственного числа. В графе «Единица измерения» наименование единиц
измерения следует писать в родительном падеже множественного числа (штук, тыс.
рублей, тыс. тонн и т.п.).

Знаки препинания в таблице ставятся только внутри текстовых элементов граф.
Если знак препинания должен стоять между текстовыми и цифровыми элементами
разных граф, то он опускается.

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой или цифрой.
Сноски необходимо указывать в конце таблицы. После знака сноски текст сноски
начинается с прописной буквы, в конце текста ставится точка.

Пояснения к таблице даются в виде примечаний, помещаемых после таблицы перед
сносками (если они есть). Если примечание одно, то после таблицы с красной
строки пишется слово «Примечание», ставится двоеточие и далее в строку пишется
текст примечания. Если примечаний несколько, то они нумеруются и располагаются
после слова «Примечания» каждое с красной строки.

Текст таблицы печатается через 1 межстрочный интервал. Заголовочная часть
таблицы может печататься полужирным шрифтом.

Таблица размещается либо сразу за первым упоминанием ее в тексте, но
не далее следующего листа, либо в приложении к документу.

В зависимости от ширины таблицы она размещается на листе либо
книжной, либо альбомной ориентации.

Оформление таблиц допускается на листах формата А3.

2.5.18. Отметка о приложении.

Отдельные документы могут иметь приложения. В качестве приложения могут
оформляться документы, дополняющие или поясняющие содержание основного
документа, например, таблицы, справки и т.д.

Отметка о наличии приложений к документу печатается от края левого поля без
абзацного отступа, отделяется от текста 1-2 межстрочными интервалами.

Слово «Приложение» пишется без кавычек с прописной буквы всегда в
единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество
листов и экземпляров.

Если приложения упомянуты в тексте документа, то отметка об их наличии
оформляется следующим образом:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, их наименование дается в отметке о
приложениях с указанием количества листов и экземпляров:

Приложение: 1. Штатное расписание… на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов… на 3 л. в 3 экз.

Если приложение к документу также имеет приложение, то отметку о его наличии
оформляют так:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2008 N 02-6/172 и приложение к нему,
всего на 3 л.

Если приложение направляется не во все указанные в письме адреса, то это
оговаривается в отметке о его наличии:

Приложение: на 3 л. в 1 экз. только в первый адрес.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный
электронный носитель, это оформляется следующим образом:

Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются
наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах.
Дополнительно может быть указан формат файла (docx, pdf, odt или иной).

При наличии приложений, подготовленных в форме электронных документов и
пересылаемых по информационно-телекоммуникационной сети, отметку о приложении
рекомендуется оформлять следующим образом (количество экземпляров при этом не
указывается):

Приложение: Аналитическая справка о… на 20 л., Справка_195.pdf, 55 Kb.

Если приложений несколько, они могут включаться в один архивный файл формата
zip с указанием количества файлов, помещенных в архив, и их объема в байтах (с
добавлением информации для восстановления не менее 5% от общего объема файла в
формате zip).

Например:

Приложение: 5 приложений в одном файле (имя файла с расширением zip) объемом
(в байтах).

В распорядительных документах (постановлениях, решениях, приказах,
распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах
отметка о приложении оформляется следующим образом:

— в тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках
указывается: . (приложение) или . (приложение 1); перед номером приложения
допускается ставить знак номера: … (приложение № 2);

— на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение 2

к распоряжению Председателя

Ярославкой областной Думы

от 15.08.2020 № 112.

Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно
самой длинной строки.

Если приложением к распорядительному документу является нормативный правовой
акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на
первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на
распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные
распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Например:

Приложение 1

УТВЕРЖДЕНО

приказом ФБУ «Наименование

организации»

от 18.09.2017 № 67

Если одним распорядительным документом утверждается несколько документов, на
каждом из них оформляются отметки о приложении, включающие гриф утверждения.

Если к сопроводительному письму прилагается большое количество
приложений, в самом письме их не перечисляют, а составляют на отдельном листе
опись приложений по следующей форме:

ОПИСЬ приложений к письму от….…№……

№№ п/п

Наименование документа

Количество

листов

Количество

экземпляров

Наименование должности лица,

составившего опись

Личная подпись

Дата

И.О. Фамилия

При этом в сопроводительном письме делается отметка:

Приложение: по описи.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

При наличии нескольких приложений они нумеруются. Нумерация приложений к
документу осуществляется в порядке их упоминания в тексте документа.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые
для документа реквизиты.

2.5.19. Гриф согласования документа и виза.

Проект подготовленного документа перед подписанием при необходимости
согласовывается с заинтересованными структурными подразделениями, отдельными
должностными лицами.

Согласование является оценкой целесообразности документа, его обоснованности
и соответствия действующему законодательству.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе (внутреннее
согласование) или грифом согласования (внешнее согласование).

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (сотрудника)
с содержанием проекта документа. Визой оформляется внутреннее согласование
документа.

Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, указанное в
именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату
визирования.

В документах, подлинники которых хранятся в Думе, визы проставляют на
последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника
документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов,
помещаемых в дело.

При необходимости может применяться полистное визирование документа и его
приложений.

Внешнее согласование имеет два варианта: согласование с конкретным
должностным лицом и согласование другим документом.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его
оформления может проставляться:

— на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, – на
титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под
наименованием документа ближе к нижнему полю);

— на последнем листе документа под текстом;

— на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО (без двоеточия и
кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ
(включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату
согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Заместитель Председателя

Ярославской областной Думы

______________ И.О. Фамилия

(личная подпись)

Дата

Если производится согласование другим документом, то гриф согласования
оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

комиссии по предоставлению

налоговых льгот

от 20.04.2020 № 7

2.5.20. Подпись.

Подпись – обязательный реквизит служебного документа, придающий ему
юридическую силу. Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.

Подпись включает: наименование должности лица, подписавшего документ (при
использовании бланка должностного лица наименование должности не указывается),
личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию).

Например:

Депутат

Ярославской областной Думы

Подпись

И.О. Фамилия

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается
наименование организации.

Например:

Заместитель руководителя

Федерального архивного

агентства

Подпись

И.О. Фамилия

Если документ (деловое письмо) оформлен на бланке письма Думы, но
подписывается руководителем структурного подразделения (при наличии у него таких
полномочий), в подписи указывается должность лица и наименование структурного
подразделения.

Например:

Руководитель аппарата

Ярославской областной Думы

Подпись

И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в
подписи не указывается.

Например:

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное
положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей иерархии занимаемых должностей. Например:

Начальник управления	Подпись	И.О. Фамилия
Начальник отдела	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи
располагаются на одном уровне.

Например:

Заместитель директора

по финансовым вопросам

Заместитель директора

по административным вопросам

Подпись И.О. Фамилия

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в
составе комиссии.

Например:

Председатель	Подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись
оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом
(распоряжением).

Например:

И.о. начальника управления

Подпись

И.О. Фамилия

или

Исполняющий обязанности

начальника управления

Подпись

И.О. Фамилия

Слова «исполняющий обязанности» пишутся полностью или в виде графического
сокращения «и.о.» (не: «временно исполняющий обязанности», «врио»).

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного
отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку
фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или
с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту,
надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ
подписывает иное должностное лицо.

Реквизит «Подпись» располагается под текстом документа или отметкой о наличии
приложений. Подпись отделяется от предыдущего реквизита 2-3 межстрочными
интервалами.

Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через 1
межстрочный интервал и выравнивается по левому краю.

Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования
должности с пробелом между инициалами и фамилией. При оформлении расшифровки
подписи, включающей только инициал имени и фамилию, пробел между точкой после
инициала имени и фамилией не ставится. Последняя буква в расшифровке подписи
ограничивается границей правого поля.

2.5.21. Отметка об электронной подписи.

Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной
подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными
усиленной квалифицированной электронной подписью.

В соответствии с законодательством Российской Федерации отметка об
электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами.
Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной
подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество
владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

2.5.22. Печать.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах,
удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами,
а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в
соответствии с законодательством Российской Федерации.

Оттиск печати проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица,
подписавшего документ или на месте, обозначенном «МП» («Место печати»), если
документ подготовлен на основе унифицированной формы (шаблона).

Письма, выполненные на бланках, кроме гарантийных, не требуют удостоверения
печатью.

2.5.23. Отметка об исполнителе.

На документах необходимо проставлять отметку об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер
его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности,
структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа
документа от границы левого поля или, при отсутствии места, – на оборотной
стороне внизу слева.

Например:

Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий
специалист,
+7(495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься
шрифтом меньшего размера.

2.5.24. Отметка о заверении копии.

Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии
документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии
проставляется на свободном от текста месте под подписью (при ее наличии) или,
при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте
документа и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего
копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения копии (выписки из документа).

Например:

Верно

Советник кадровой службы Подпись И.О.
Фамилия

Дата

Внешний вид копии, представляемой для заверения, должен полностью
соответствовать внешнему виду документа, с которого она была снята. Не
допускается присутствие на заверяемой копии посторонних штампов, резолюций,
отметок и т.д.

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о
заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была
изготовлена копия («Подлинник документа находится в (наименование организации) в
деле № … за … год») и заверяется печатью организации.

На копиях многостраничных документов отметка о заверении копии проставляется
на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным
образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на
последнем листе документа.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может
использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по
информационно-телекоммуникационным каналам (сети «Интернет», СЭД), заверяются
электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица
и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного
документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются
получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

— наименование информационной системы, в которой хранятся документы;

— наименования документов, копии которых направляются получателю;

— названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого
файла в байтах;

— дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается:
«Приложение к письму от (дата) № …».

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном
носителе, заверяется в порядке, установленном для заверения копий документов на
бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится
электронный документ.

2.5.25. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта
поступления документа в Думу и включает дату поступления и входящий
регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может
дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки
документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

2.5.26. Резолюция.

Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на
свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится
непосредственно в СЭД.

Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение
по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели
рассмотрения документа), при необходимости – срок исполнения, подпись лица,
вынесшего резолюцию, дату резолюции.

Например:

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 10.11.2020.

Подпись

Дата

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя
указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.»
(«ответственный»).

2.5.27. Отметка о контроле.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль. Отметку о
контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом
«КОНТРОЛЬ».

Сведения о постановке на контроль электронного документа фиксируются в
ЭРК.

2.5.28. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения
документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела
по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием
года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Например:

В дело № 01-18 за 2019 г.

Руководитель аппарата Ярославской областной Думы

Подпись Дата

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями
о характере исполнения документа.

Сведения о деле, в которое включен электронный документ, фиксируется в
ЭРК.

2.6. Процедура подготовки
документов

2.6.1. Проекты документов, подготовленных в Думе, подлежат согласованию.
Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется структурным
подразделением – исполнителем.

Согласование проекта документа в Думе оформляется грифом согласования (при
внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).

Гриф согласования и виза оформляются в соответствии с пунктом 2.5.19
настоящей Инструкции.

Решение о согласовании проекта документа, созданного в Думе с другими
государственными органами, органами местного самоуправления, организациями может
быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или
совещательного органа, в этом случае в грифе согласования указывается
наименование государственного органа, органа местного самоуправления,
координационного или совещательного органа, согласовавшего проект документа,
дата и регистрационный (исходящий) номер письма или дата и номер протокола.

При наличии нескольких согласующих инстанций при внешнем и внутреннем
согласовании отметки о согласовании (грифы согласования, визы) могут быть
оформлены на листе согласования.

2.6.2. Согласование проектов документов может проводиться в электронном виде
в СЭД. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ
имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию
(утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования,
распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую
часть. Лист согласования заверяется подписью сотрудника отдела организационного
и документационного обеспечения (делопроизводителя структурного
подразделения-исполнителя) с указанием даты его формирования и наименования
системы, в которой проводилось электронное согласование.

2.6.3. Подготовленные, окончательно оформленные и согласованные проекты
документов подписываются (утверждаются) Председателем Думы или иным
уполномоченным им должностным лицом. В установленных законодательством случаях
подпись должностного лица на документе заверяется печатью Думы.

Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью
Председателя Думы или иного уполномоченного должностного лица. Собственноручная
подпись должностного лица на документе оформляется в соответствии с пунктом
2.5.20 настоящей Инструкции.

Электронные документы подписываются электронной подписью в соответствии с
Федеральным законом от 11.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и иными
нормативными правовыми актами Российской Федерации

2.6.4. На документах, получающих юридическую силу в результате утверждения,
оформляется гриф утверждения. Утверждению подлежат нормативные правовые акты
(правила, положения, инструкции, регламенты и др.), внутренние нормативные акты
Думы, а также документы длительного действия (планы, программы, отчеты об их
выполнении и некоторые другие документы) (Приложение 2 к Инструкции).

Документы утверждаются правовым актом (постановлением, распоряжением) или
непосредственно Председателем Думы или иным уполномоченным им должностным лицом
посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения.

Гриф утверждения оформляется в соответствии с пунктом 2.5.14 настоящей
Инструкции.

В необходимых случаях собственноручная подпись Председателя Думы или иного
уполномоченного им лица заверяется печатью Думы с воспроизведением герба
Ярославской области.

Примерный перечень документов, заверяемых в Думе печатью, приведен в
Приложении 3 к Инструкции.

3. ПОДГОТОВКА И ОФОРМЛЕНИЕ ОТДЕЛЬНЫХ ВИДОВ
ДОКУМЕНТОВ

3.1.Состав документов, образующихся в деятельности Думы

В рамках деятельности Думы создаются законодательные и иные нормативные
правовые акты, правовые акты, организационно-распорядительные документы, иные
документы.

Комплекс организационно-распорядительных документов, создаваемых в целях
реализации полномочий Думы и ее должностных лиц, включает:

— локальные нормативные акты, издаваемые в форме положений, правил,
инструкций, регламентов, порядков и других документов;

— индивидуальные правовые акты (распорядительные документы) в форме
распоряжений.

В Думе создаются информационно-аналитические документы в форме заключений,
актов, аналитических и информационных справок, докладных и служебных записок,
деловой (служебной) переписки и др.

Коллегиально обсуждаемые вопросы и принимаемые по ним решения фиксируются в
решениях комитетов Думы, протоколах заседаний, координационных, экспертных,
совещательных органов, иных заседаний и совещаний.

Взаимные обязательства Думы с его контрагентами и их регулирование
оформляются в виде договоров, соглашений, контрактов, протоколов и других
документов.

В зависимости от конкретных задач управления в деятельности Думы создаются
другие виды документов: планы, прогнозы, программы, отчеты и др.

Взаимоотношения с другими органами власти и организациями осуществляются с
помощью деловой переписки.

В установленных законодательством случаях Дума может издавать документы
совместно с другими органами власти по вопросам, представляющим взаимный интерес
и входящим в компетенцию обеих сторон. Такие акты оформляются и публикуются как
единый документ (протокол, положение, деловое письмо и др.).

3.2. Подготовка проектов законодательных и иных нормативных
правовых актов

3.2.1. Проект нормативного правового акта (далее – проект акта, проект) может
быть разработан как:

— новый нормативный правовой акт;

— изменение нормативного правового акта.

Нормативный правовой акт должен содержать:

1) указание на форму (вид) акта;

2) наименование (заголовок), в краткой форме обозначающее предмет
регулирования;

3) подпись лица (наименование должности, инициалы и фамилия), официально
уполномоченного подписывать соответствующий нормативный правовой акт;

4) дату, место принятия (издания) и номер акта.

В случае необходимости в нормативный правовой акт может включаться преамбула
(введение), определяющая его цели и задачи.

Самостоятельные правовые предписания в преамбулу (введение) не
включаются.

Преамбула (введение) не формирует предмета регулирования акта и не
нумеруется.

Основная часть текста законопроекта может подразделяться на части, разделы,
подразделы, главы, параграфы, статьи. Статья может подразделяться на части,
имеющие порядковые номера или не имеющие таковых. В частях статьи могут
содержаться пункты и подпункты, которые имеют буквенную или цифровую нумерацию и
абзацы. В необходимых случаях статья может иметь наименование.

В иных нормативных правовых актах правовые предписания излагаются в виде
пунктов. Пункты могут подразделяться на подпункты.

Статьи (пункты) близкого содержания значительных по объему нормативных
правовых актов могут объединяться в главы. В необходимых случаях главы могут
объединяться в разделы.

Термины употребляются в нормативном правовом акте в одном значении в
соответствии с общепринятой терминологией.

В нормативном правовом акте наименования государственных органов, органов
местного самоуправления, организаций указываются в соответствии с их
официальными наименованиями, предусмотренными законодательством, уставами,
положениями, иными учредительными документами, решениями о создании,
переименовании и другими правовыми актами.

Ссылки в структурных единицах нормативного правового акта на другие его
структурные единицы, а также на иные правовые акты, их структурные единицы
применяются в случаях, когда необходимо показать взаимную связь правовых
предписаний либо избежать повторений.

Не допускаются отсылки к норме, которая в свою очередь отсылает к другой
норме.

Ссылки в нормативных правовых актах на недействующие правовые акты не
допускаются.

Внесение изменений в нормативный правовой акт, признание нормативного
правового акта утратившим силу, его отмена производятся в порядке, установленном
для принятия самого нормативного правового акта.

3.2.2. В соответствии с Конституцией Российской Федерации,
федеральным и региональным законодательством Дума осуществляет право
законодательной инициативы путем внесения проектов федеральных законов в
Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации
(далее –
Государственная Дума), принимает по вопросам, отнесенным к ведению субъекта
Российской Федерации, нормативные правовые акты в форме закона и
постановления.

Оформление документов в форме проектов федеральных законов, проектов
законов Ярославской области и проектов постановлений Думы осуществляется в
соответствии с Методическими рекомендациями по юридико-техническому оформлению
законопроектов, разработанными Государственной Думой, Регламентом Ярославской
областной Думы, настоящей Инструкцией.

3.2.3. Проект федерального закона, вносимый в Государственную Думу в порядке
законодательной инициативы, должен иметь следующие реквизиты:

— отметку о субъекте права законодательной инициативы, внесшем проект;

— слово ПРОЕКТ;

— наименование вида документа (ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН);

— наименование документа;

— текст;

— наименование должности высшего должностного лица Российской Федерации
(Президент Российской Федерации).

Предлагаемый к внесению в Государственную Думу законопроект оформляется в
соответствии с требованиями, установленными Регламентом Государственной Думы, с
учетом положений главы 15.1 Регламента Ярославской областной Думы.

Текст документа печатается через 1,5-2 межстрочных интервала.

3.2.4. Проект закона Ярославской области должен иметь следующие
реквизиты:

— герб Ярославской области;

— отметку о субъекте права законодательной инициативы, внесшем проект;

— слово ПРОЕКТ;

— наименование вида документа (Закон Ярославской области);

— текст;

— наименование должности высшего должностного лица области (Губернатор
Ярославской области).

При внесении в Думу проекта закона Ярославской области
представляются документы, предусмотренные статьей 146 Регламента Ярославской
областной Думы.

3.2.5. Проект постановления Думы должен иметь следующие реквизиты:

— отметку о субъекте права законодательной инициативы, внесшем проект;

— слово ПРОЕКТ;

— наименование законодательного (представительного) органа государственной
власти области (Ярославская областная Дума);

— наименование вида документа (ПОСТАНОВЛЕНИЕ);

— текст;

— наименование должности, инициалы и фамилию лица, подписывающего
документ.

При внесении в Думу проекта постановления представляются документы,
предусмотренные статьей 133 Регламента Ярославской областной Думы.

3.2.6. Закон Ярославской области имеет следующие реквизиты:

— герб Ярославской области (входит в состав бланка закона Ярославской
области);

-наименование вида акта – ЗАКОН ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ (входит в состав бланка
закона Ярославской области);

— наименование органа, принявшего документ, и дата принятия;

— наименование документа;

— текст;

— наименование должности высшего должностного лица области (Губернатор
Ярославской области);

— дата подписания и номер акта.

Дата принятия документа проставляется организационным управлением после
принятия закона Ярославской области Думой в целом, оформляется словесно-цифровым
способом, например, «21 ноября 2020 года».

Дата подписания и номер закона Ярославской области проставляется после
подписания документа Губернатором Ярославской области уполномоченным
подразделением администрации Губернатора Ярославской области.

Наименование документа отделяется от реквизита «наименование вида акта –
ЗАКОН ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТИ» одним межстрочным интервалом, печатается с прописной
буквы. Прочие требования к оформлению названия документа приведены в пункте
2.3.13 Инструкции.

Реквизит «наименование органа, принявшего документ, и дата принятия»
отделяется от реквизита «наименование документа» 2 межстрочными интервалами,
печатается с прописной буквы.

Текст отделяется от реквизита «наименование органа, принявшего документ, и
дата принятия» 2 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.

Текст закона Ярославской области выравнивается по левой и правой границам
текстового поля; при наборе текста необходимо использовать функцию
автоматического переноса во избежание неоправданно больших пробелов между
словами. Каждый новый абзац печатается с красной строки, размер которой
составляет 1,25 сантиметра.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов
«Губернатор Ярославской области», инициалов и фамилии Губернатора Ярославской
области. Слова «Губернатор Ярославской области» печатаются в две строки от
границы левого поля. Инициалы и фамилия Губернатора Ярославской области
печатаются у правой границы текстового поля.

Реквизит «дата подписания и номер акта» отделяется от реквизита «наименование
должности высшего должностного лица области (Губернатор Ярославской области)» 2
межстрочными интервалами, печатаются в две строки от границы левого поля.

Допускается уменьшение межстрочных интервалов между реквизитами при
необходимости размещения текста закона Ярославской области на одной
странице.

3.2.7.Постановление Думы имеет следующие реквизиты:

— герб Ярославской области;

— наименование органа, издавшего документ: Ярославская областная Дума с
указанием номера созыва;

— наименование вида акта – ПОСТАНОВЛЕНИЕ;

Перечисленные реквизиты входят в состав бланка и печатаются при изготовлении
бланка.

— наименование документа (заголовок);

— текст;

— наименование должности должностного лица, подписавшего акт (Председатель
Ярославской областной Думы).

Дата проставляется после подписания при регистрации, оформляется цифровым
способом и состоит из предлога «от» и даты подписания документа, например, «от
21.11.2020».

Предлог «от» и знак «№» печатаются при изготовлении бланка.

Номер проставляется после подписания при регистрации, оформляется арабскими
цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера документа.

Место издания – г. Ярославль – печатается при изготовлении бланка.

Заголовок отделяется от реквизита «Место издания» 3 межстрочными интервалами,
печатается с прописной буквы. Прочие требования к оформлению заголовка приведены
в пункте 2.5.13 Инструкции.

Текст отделяется от заголовка 2 межстрочными интервалами и печатается через 1
интервал.

Текст постановления выравнивается по левой и правой границам текстового поля;
при наборе текста необходимо использовать функцию автоматического переноса во
избежание неоправданно больших пробелов между словами. Преамбула (при наличии),
а также каждый новый пункт или абзац печатаются с красной строки, размер которой
составляет 1,25.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов
«Председатель Ярославской областной Думы», инициалов и фамилии Председателя
Ярославской областной Думы. Слова «Председатель Ярославской областной Думы»
печатаются в две строки от границы левого поля. Инициалы и фамилия Председателя
Ярославской областной Думы печатаются у правой границы текстового поля.

Допускается уменьшение межстрочных интервалов между реквизитами при
необходимости размещения текста проекта постановления на одной странице.

3.2.8. Законы Ярославской области и постановления Думы печатаются на бланках
установленной формы красками насыщенного цвета шрифтом Times New Roman 14
размера.

3.2.9. При наличии приложений к проектам законодательных и иных нормативных
правовых актов в тексте на них обязательно дается ссылка. Приложения к проектам
законодательных и иных нормативных правовых актов оформляются на отдельных
листах.

3.2.10. Проект постановления, внесенного в Думу комитетом Думы, визируется на
оборотной стороне последнего листа проекта председателем профильного комитета
Думы или заместителем председателя профильного комитета Думы, начальником
организационного управления, начальником правового управления аппарата Думы
(далее – правовое управление), советником организационного управления и
сотрудником правового управления, закрепленными за комитетом Думы, путем
проставления их подписей с расшифровкой фамилий и датой визирования.

3.2.11. Законы и постановления принимаются на заседании Думы в порядке,
установленном Регламентом Ярославской областной Думы. Оформление принятых на
заседании законов и постановлений осуществляется организационным управлением в
соответствии с настоящей Инструкцией.

3.2.12. В срок до пяти рабочих дней сотрудник отдела по обеспечению
деятельности комитетов организационного управления оформляет текст принятого на
заседании Думы закона, постановления с учетом принятых поправок и направляет
документ на визирование в соответствии с пунктом 3.1.14 настоящей
Инструкции.

3.2.13. В первоочередном порядке оформляются принятые на заседании Думы
законы, направляемые Губернатору Ярославской области для подписания и
обнародования, проекты законов, принятые в первом чтении и требующие доработки
ответственным комитетом Думы, а также постановления, подлежащие официальному
опубликованию.

После первоочередных документов оформляются постановления Думы о проектах
федеральных законов, вносимых в Государственную Думу, другие постановления.

3.2.14. Законы Ярославской области и постановления Думы, принятые на
заседании Думы, визируются заместителем Председателя Думы, курирующим
соответствующий комитет Думы, председателем профильного комитета Думы или
заместителем председателя профильного комитета Думы, начальником правового
управления, начальником организационного управления, советником организационного
управления и сотрудником правового управления, закрепленными за комитетом
Думы.

Визирование осуществляется на отдельном листе, где указано наименование
закона, наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личная
подпись, инициалы, фамилия должностного лица и дата согласования.

3.2.15. Начальник организационного управления обеспечивает передачу на
подписание:

постановлений Думы – Председателю Думы (в его отсутствие – заместителю
Председателя Думы в соответствии с распределением должностных полномочий);

законов Ярославской области – Губернатору Ярославской области.

3.2.16. Постановления регистрируются в отделе организационного и
документационного обеспечения. При регистрации используется нумерация в пределах
календарного года.

Для размещения на официальном сайте Думы в информационно-коммуникационной
сети «Интернет» постановления направляются в электронном виде в
системно-аналитический отдел аналитического управления (далее –
системно-аналитический отдел).

3.2.17. Копии постановлений Думы, подлежащих официальному опубликованию,
направляются отделом организационного и документационного обеспечения в газету
«Документ – Регион» и на «Официальный интернет-портал правовой информации»
(www.pravo.gov.ru) в течение десяти дней после дня их принятия.

Копии постановлений Думы направляются Губернатору Ярославской области в
течение десяти календарных дней со дня принятия.

3.2.18. Законы в течение десяти дней со дня принятия с сопроводительным
письмом передаются Губернатору Ярославской области для подписания и официального
опубликования.

3.2.19. Копии постановлений о внесении в Государственную Думу в качестве
законодательной инициативы проекта федерального закона с сопроводительным
письмом направляются ответственным комитетом Думы в Государственную Думу на
бумажном носителе и в электронном виде. При необходимости получения заключения
Правительства Российской Федерации на законопроект документы в Государственную
Думу направляются после получения заключения Правительства Российской
Федерации.

3.2.20. Копии постановлений Думы заверяются печатью отдела организационного и
документационного обеспечения и рассылаются адресатам в соответствии со списком
рассылки.

3.2.21. Оригиналы постановлений Думы и тексты законов, принятых на заседаниях
Думы, хранятся в архиве Думы до передачи их на архивное хранение в соответствии
с законодательством.

3.3. Локальные нормативные акты Думы

3.3.1. Локальные нормативные акты (далее – ЛНА) Думы издаются в виде правил,
положений, инструкций, регламентов и других видов документов. ЛНА приобретают
юридическую силу после их утверждения распорядительным документом Председателя
Думы или иным уполномоченным им лицом.

Руководители структурных подразделений аппарата Думы, председатели комитетов
Думы не вправе издавать ЛНА.

3.3.2. ЛНА могут быть:

постоянно действующими (без ограничения срока их применения);

временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления
определенного события).

3.3.3. Основанием для издания ЛНА являются:

законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (указы
и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения
Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной
власти);

законодательные акты субъекта Российской Федерации, нормативные правовые акты
органов государственной власти субъекта Российской Федерации;

ранее изданные в организации ЛНА и/или распорядительные документы.

3.3.4 ЛНА издаются в целях:

установления норм, требований, правил в отношении предмета нормативного
регулирования, ранее не являвшемся предметом регулирования в организации;

изменения существующих норм, требований, правил, установленных ранее
изданными нормативными документами;

отмены ранее установленных норм, требований, правил.

Предложение о разработке проекта ЛНА вносится руководителем структурного
подразделения или иным должностным лицом.

3.3.5. ЛНА разрабатывается в случае, если:

имеется участок работы (вопросы деятельности), нуждающийся в нормативном
регулировании;

требуется внесение значительного количества изменений в ранее принятый
ЛНА;

выявлено несколько ЛНА, регулирующих смежные вопросы, которые целесообразно
объединить в один документ.

Актуализация ранее принятых ЛНА осуществляется через внесение в них
изменений.

3.3.6.В тексте распоряжения об утверждении, изменении или отмене ЛНА
используются формулировки:

при утверждении нового ЛНА: «Утвердить (название ЛНА)» или «Утвердить
(название ЛНА) и ввести в действие с (дата)».

Например:

1. Утвердить Положение о локальных нормативных актах организации,

или:

1. Утвердить Штатное расписание организации на 2020 год и ввести его в
действие с 1 января 2020 г. (приложение).

при внесении изменений в ранее утвержденный ЛНА: «Внести изменения в
(название ЛНА)».

Например:

1. Внести следующие изменения в Штатное расписание на 2020 год, утвержденное
распоряжением Председателя Ярославской областной Думы от 25.12.2019 № 75:
…

при отмене ранее утвержденного ЛНА: «Признать утратившим силу (название ЛНА),
утвержденное …».

Например:

4. Признать утратившим силу Положение о ненормированном рабочем дне,
утвержденное распоряжением Председателя Ярославской областной Думы от 25.02.2019
№ 15.

3.3.7. Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организации,
наименование вида документа, заголовок к тексту, гриф утверждения, место издания
документа.

Информация справочного характера (графики, схемы, таблицы, формы документов)
оформляется в виде приложений к ЛНА.

Текст проектов ЛНА печатается на стандартном листе бумаги формата А4, шрифтом
Times New Roman 14 размера.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В
тексте используются слова «должен», «следует», «необходимо», «запрещается», «не
допускается».

Заголовок к тексту ЛНА отвечает на вопрос «о чем?» – «Положение о проведении
конкурса». Заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок
проведения работ, отвечает на вопрос «кого?» – «Должностная инструкция
специалиста программно-информационного отдела».

Основной текст ЛНА может делиться на главы, разделы, подразделы, пункты и
подпункты. Главы, разделы и подразделы должны иметь названия и быть
пронумерованы.

В положениях, правилах, инструкциях, регламентах и других подобных документах
главы и разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами. Составные части
(разделы, подразделы, пункты, подпункты) нумеруются арабскими цифрами.
Подразделы нумеруют в пределах раздела. Для обозначения подразделов используется
нумерация первого уровня (с использованием одной цифры). Пункты в подразделах
нумеруются с использованием нумерации второго уровня (двумя цифрами,
разделенными точками, первая из которых повторяет номер подраздела, вторая
обозначает порядковый номер пункта). Пункты при необходимости могут
подразделяться на подпункты, обозначаемые при помощи нумерации третьего уровня
(номер подраздела, пункта, подпункта), в которой цифры также разделяются
точками. Если текст документа делится только на разделы и пункты, то допускаются
различные варианты их нумерации. Например, разделы нумеруются римскими цифрами,
пункты – арабскими или разделы – арабскими с нумерацией первого уровня, пункты –
арабскими с нумерацией второго уровня:

I. Общие положения

1. Текст пункта.

2. Текст пункта.

3. Текст пункта:

3.1. Текст подпункта.

3.2. Текст подпункта.

И т.д.

или:

1. Общие положения

1.1. Текст пункта.

1.2. Текст пункта.

1.3. Текст пункта:

1.3.1. Текст подпункта.

1.3.2. Текст подпункта.

3.3.8. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в распоряжении, которым
утвержден ЛНА, или с даты утверждения ЛНА.

Согласование проектов ЛНА осуществляется в соответствии с пунктом 3.4.6
настоящей Инструкции.

3.4. Распоряжение

3.4.1. Распоряжениями оформляются решения по вопросам основной деятельности
Думы, административно-хозяйственным и кадровым вопросам.

ЛНА также утверждаются распоряжениями.

Распоряжения издаются Председателем Думы, а также уполномоченными им
должностными лицами в пределах предоставленных полномочий.

3.4.2. Порядок подготовки проектов распоряжений, издания и хранения
распоряжений Председателя Думы утвержден Постановлением Ярославской областной
Думы от 16.02.2016 № 40 «Об утверждении Порядка подготовки проектов
распоряжений, издания и хранения распоряжений Председателя Ярославской областной
Думы».

3.4.3. Проекты распоряжений готовятся на основании поручений Думы,
Председателя Думы либо в инициативном порядке в пределах компетенции аппарата
Думы.

Обеспечение подготовки проектов распоряжений и их согласование с
заинтересованными лицами возлагается на руководителей структурных подразделений,
которые готовят указанные проекты.

При необходимости к проекту распоряжения готовится пояснительная записка,
которая должна содержать краткое изложение сути распоряжения, обоснование
необходимости его издания, а также сведения о том, на основании чего подготовлен
проект и с кем согласован.

3.4.4. Оформление распоряжений.

Текст распоряжения печатается шрифтом Times New Roman размером 14 через 1
(допускается 1,5) межстрочный интервал без помарок и исправлений. Контрастность
печати должна обеспечивать качество последующего воспроизведения средствами
копировально-множительной техники.

Обязательным реквизитом распоряжения является заголовок. Заголовок должен
быть кратким, правильно передавать содержание распоряжения и отвечать на вопрос
«О чем?».

Если в распоряжении отражено несколько вопросов, заголовок можно
формулировать обобщенно. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок
выравнивается по левому краю. Заголовок, состоящий из двух и более строк,
печатается через 1 межстрочный интервал:

Об утверждении Инструкции

по делопроизводству
в Ярославской областной Думе

Текст распоряжения отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и
печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой
границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см
от левой границы текстового поля.

К содержанию проекта распоряжения предъявляются следующие требования:

— текст проекта распоряжения должен отражать его основное смысловое
содержание, быть предельно кратким, его суть должна быть изложена четко и
исключать возможность двоякого толкования;

— структура текста проекта распоряжения должна обеспечивать логическое
развитие предмета регулирования. Если требуется пояснение целей и мотивов его
принятия, то проект предваряется вступительной частью – преамбулой. Положения
нормативного характера в преамбулу не включаются. В преамбуле при необходимости
должна быть установлена взаимосвязь с ранее принятыми нормативными правовыми
актами или другими документами по данному вопросу. Если содержание проекта
распоряжения не нуждается в пояснении или обосновании, то его текст может
содержать только распорядительную часть.

Распорядительная часть текста имеет повелительную форму изложения. В ней
излагаются предписываемые действия, указываются должностные лица, ответственные
за их выполнение, и устанавливаются сроки исполнения.

Если исполнение распоряжения предполагает выполнение различных по характеру
действий, распорядительная часть делится на пункты, нумеруемые только арабскими
цифрами с точкой. Пункты могут состоять из подпунктов. Действия однородного
характера целесообразно перечислять в одном пункте.

Распорядительная часть документа может быть сокращена за счет вынесения
предписаний в приложение в виде отдельного плана, таблицы, схемы, перечня.
Распорядительная часть при этом содержит пункт об утверждении приложения.

Если поручение дается структурному подразделению аппарата Думы, то его
наименование указывается в дательном падеже, а фамилия руководителя с инициалами
печатается в скобках в именительном падеже. Не допускается написание числа
месяца, месяца или года, знака «№» и самого номера, фамилии и инициалов на
разных строках.

3.4.5. Оформление приложений к распоряжению.

Приложения к проектам распоряжений оформляются на отдельных листах
бумаги.

Размеры полей, шрифта и межстрочных интервалов при печатании приложений
идентичны размерам, применяемым при печатании текстов распоряжений. При
оформлении таблиц, графиков, диаграмм или схем допускается шрифт размером
12.

В приложениях помещают положения, регламенты, перечни, списки, графики,
образцы документов и др.

Если в тексте проекта распоряжения дается ссылка «приложение», то на первой
странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «Приложение», ниже
дается ссылка на распоряжение.

Все составные части реквизита печатаются с отступом не менее 8,5 см от левой
границы текстового поля через 1 межстрочный интервал и выравниваются по левому
краю:

Приложение

к распоряжению

Председателя

Ярославской областной Думы

от ______________ № _______

При наличии в тексте проекта распоряжения формулировки «Утвердить»
(прилагаемое положение, состав комиссии, план мероприятий и т.д.) на самом
приложении в правом верхнем углу располагается гриф утверждения со ссылкой на
распоряжение, его дату и номер:

УТВЕРЖДЕНО

распоряжением

Председателя

Ярославской областной Думы

от _____________ № ________

Гриф утверждения в приложениях согласуется в роде и числе с видом
утверждаемого документа: положение – УТВЕРЖДЕНО, программа – УТВЕРЖДЕНА,
рекомендации – УТВЕРЖДЕНЫ, состав – УТВЕРЖДЕН.

Если в приложении утверждается (приводится) форма какого-либо стандартного,
типового документа, то под грифом приложения с заглавной буквы через
дополнительный интервал пишется слово «Форма», а далее идет заголовок
приложения:

Приложение 1

к Порядку

Форма

Согласие

на обработку персональных данных государственного

гражданского служащего Ярославской области, замещающего
должность
в аппарате Ярославской областной Думы, иных субъектов персональных
данных

Заголовок к тексту приложения печатается центрованным
способом, полужирным шрифтом.

Наименование вида документа-приложения печатается
отдельной строкой прописными буквами:

ПОЛОЖЕНИЕ

об организационном управлении аппарата

Ярославской областной Думы

Остальная часть печатается строчными буквами через 1
межстрочный интервал, точка в конце заголовка не ставится.

Через 2-3 межстрочных интервала печатается текст приложения.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются
центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не
ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго.

Издание вместе с распоряжением приложений, не упомянутых
в тексте документа, не допускается.

3.4.6. Согласование проекта распоряжения.

Согласование проекта распоряжения осуществляется в соответствии с разделом 3
Порядка подготовки проектов распоряжений, издания и хранения распоряжений
Председателя Ярославской областной Думы, утвержденного Постановлением
Ярославской областной Думы от 16.02.2016 № 40.

Согласование проекта распоряжения оформляется путем визирования с указанием
даты, фамилии и должности визирующего. Подписи согласований располагаются на
листе согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа
распорядительной части проекта распоряжения.

Организацию процедуры согласования проекта распоряжения осуществляет
руководитель структурного подразделения аппарата Думы, ответственного за
подготовку проекта распоряжения.

Проект распоряжения, а также приложение к нему подлежат согласованию всеми
должностными лицами, к компетенции которых отнесена организация исполнения
распоряжения, и лицом, на которое возлагается контроль за исполнением
распоряжения.

Проект распоряжения нормативного правового характера, а также проект
распоряжения Председателя Думы (уполномоченного им лица) о расторжении служебных
контрактов (трудовых договоров) по инициативе представителя нанимателя
(работодателя), о привлечении к дисциплинарной ответственности, переводе и
перемещении сотрудников Думы подлежит обязательному согласованию правовым
управлением аппарата Думы.

От имени правового управления проект распоряжения визирует начальник
правового управления либо его заместитель.

На листе согласования проекта распоряжения необходимо проставлять отметку об
исполнителе, которая включает в себя слово «Исполнитель», наименование должности
лица, подготовившего проект распоряжения, наименование структурного
подразделения аппарата Думы, сотрудником которого является лицо, подготовившее
проект, полностью написанные фамилию, имя, отчество и номер контактного
телефона.

На листе согласования проекта распоряжения исполнитель указывает список
адресатов для рассылки копий документа, при составлении которого следует
исходить из необходимости доведения документа до соответствующих структурных
подразделений аппарата Думы и должностных лиц. Если количество адресатов в
списке рассылки больше 10, то он оформляется на отдельном листе, прилагаемом к
проекту распоряжения, с обязательным указанием наименования проекта. При этом на
листе согласования делается отметка «Направить: по списку (прилагается)». Список
рассылки подписывается исполнителем.

Форма листа согласования распоряжения приведена в Приложении 4 к
Инструкции.

Срок согласования проекта распоряжения нормативного правового характера у
одного должностного лица составляет до трех рабочих дней с момента его
поступления за исключением проектов распоряжений, по которым требуется
дополнительное рассмотрение, но не более пяти рабочих дней. Срок согласования
иного проекта распоряжения у одного должностного лица составляет один рабочий
день с момента его поступления.

Если документы на согласование поступили после 15.00 часов, то исчисление
сроков начинается со дня, следующего за днем поступления должностному лицу
документов на согласование.

3.4.7. Распоряжения печатают на бланках установленного образца.

При регистрации распоряжение получает следующие обязательные реквизиты: номер
распоряжения, буквенное обозначение по направлению деятельности и дату
распоряжения.

Датой распоряжения является дата его подписания. Дата распоряжения
оформляется цифровым способом.

Номер состоит из знака «№» и порядкового номера распоряжения. Распоряжения
нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года по каждой
категории распоряжений с добавлением буквенного обозначения:

«о» – к распоряжениям по основной деятельности Думы;

«ах» – к распоряжениям по административно-хозяйственным вопросам;

«л/с» – к распоряжениям по личному составу со сроком хранения 50 лет;

«к» – к распоряжениям по личному составу со сроком хранения 5 лет.

3.4.8. Распоряжения по вопросам основной деятельности,
административно-хозяйственным вопросам регистрируются и хранятся в
организационном управлении.

Распоряжения по личному составу регистрируются и
хранятся в кадровой службе аппарата Думы.

3.4.9. Распоряжения по основной деятельности, по
административно-хозяйственным вопросам, личному составу регистрируются в
отдельных журналах регистрации распоряжений.

Формы журналов регистрации распоряжений установлены
Приложением 5 к Инструкции.

Журналы регистрации распоряжений ведутся на бумажном
носителе или в электронном виде.

3.5. Протокол

3.5.1. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях Думы,
совета Думы, комитетов, комиссий, рабочих групп, совещаниях и др. оформляется
протоколами.

Протокол составляется на основании диктофонных (рукописных) записей,
произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений,
справок, проектов решений (постановлений).

3.5.2. Реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование
вида документа, вид заседания, дата и место заседания, регистрационный номер
протокола, текст, подписи.

3.5.3. На протоколе проставляется дата заседания. Если заседание продолжается
несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире – окончания.

В реквизите «место заседания» указывается город (муниципальный район), орган
(организация), где состоялось заседание.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года
отдельно по каждой группе протоколов.

Протоколы получают следующую нумерацию:

— протоколы заседаний комитетов, депутатских слушаний, правительственного
часа – в пределах срока созыва Думы;

— протоколы Совета Думы, заседаний Думы, заседаний Совета
председателей представительных органов муниципальных образований
(муниципальных районов и городских округов) при Ярославской областной Думе – в
пределах календарного года;

— заседаний согласительных и специальных комиссий, а также временных комиссий
– в пределах сроков их деятельности.

Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие записанные
через дробь порядковые номера протоколов каждого органа, принявшего участие в
заседании.

Реквизит «вид заседания» содержит указание на вид коллегиальной деятельности
(заседания, собрания, совещания) и название коллегиального органа в родительном
падеже. Название вида заседания согласуется с названием коллегиального
органа.

Например:

протокол заседания аттестационной комиссии;

протокол заседания Совета Ярославской областной Думы.

Протокол также содержит информацию о виде мероприятия.

Например:

протокол очередного заседания Совета Думы;

протокол внеочередного заседания комитета Думы.

3.5.4. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В
вводной части протокола указываются: фамилии председателя
(председательствующего); фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц,
приглашенных на заседание; повестка дня.

При оформлении протоколов оперативных совещаний перечисляются только
присутствовавшие лица. В протоколе заседания постоянно действующего
коллегиального органа фамилии и инициалы его постоянных членов перечисляются в
алфавитном порядке.

Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, в вводной
части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью
протокола. Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень
рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения с указанием
докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня
формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и
нумеруются арабскими цифрами. Возможно формулирование вопросов в именительном
падеже без предлога.

В основной части протокола фиксируется ход заседания. Основная часть
протокола, фиксирующая ход заседания, состоит из разделов, соответствующих
пунктам повестки дня. В протоколах используется форма изложения текста от
третьего лица множественного числа. Содержание каждого пункта, как правило,
оформляется по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ). Эти слова
пишутся у границы левого поля прописными буквами, каждое слово с новой строки,
после них ставится двоеточие.

Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой
дня:

1. СЛУШАЛИ:

фамилия, инициалы и должность докладчика указываются с новой строки с абзаца,
далее – краткое содержание доклада или ссылка на прилагаемый к протоколу
текст.

ВЫСТУПИЛИ:

перечисляются выступающие с указанием должностей в той последовательности, в
какой они выступали.

В протоколе указываются авторы вопросов и ответов, прозвучавших на заседании,
с наименованием должностей в той последовательности, в какой они выступали с
пометкой в тексте протокола «ЗАДАВАЛИ ВОПРОСЫ», «НА ВОПРОСЫ ОТВЕЧАЛИ».

РЕШИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ):

решение формулируется с использованием модели, принятой для распорядительных
документов: что сделать, исполнитель, срок исполнения.

Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по
значимости, каждый из них нумеруется.

Решение в текст протокола вносится полностью в той формулировке, которая была
принята на заседании.

В протоколе приводятся итоги голосования:

«За – …, против – …, воздержалось – …».

Если «За» проголосовали все присутствующие, имеющие право голоса, голосование
оформляется следующим образом:

За – единогласно.

В случае когда протокол фиксирует решение об утверждении (принятии)
какого-либо документа, в тексте протокола должна содержаться ссылка на этот
документ, а сам документ прилагаться к протоколу.

При наличии особого мнения по принятому решению оно записывается в протокол
(после соответствующего протокольного решения).

3.5.5. Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме.

Полный протокол содержит запись того, что происходило во время заседания,
включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсуждения
вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения.

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа (слушали,
выступили, постановили, решили).

В кратком протоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия докладчика по
вопросу и принятые решения.

В Думе протоколы оформляются, как правило, в краткой форме.

Рекомендуемые образцы оформления протоколов приведены в Приложении 6 к
Инструкции.

3.5.6. Протокол подписывается председательствующим на заседании.

3.5.7. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным
организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель
составляет и подписывает ответственный исполнитель структурного подразделения,
готовившего рассмотрение вопроса. Доведение протоколов до заинтересованных лиц
может осуществляться в электронном виде.

В отдельных случаях принятые решения могут доводиться до заинтересованных лиц
в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке,
подписываются председателем (председательствующим) или заверяются по правилам
заверения копий документов.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного
протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят
выписку.

3.5.8. Протоколы печатаются на бланке протокола, общем бланке или стандартном
листе бумаги формата A4 и имеют следующие реквизиты:

наименование организации – ЯРОСЛАВСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМАпечатается от границы
верхнего поля прописными буквами шрифтом размером 14 и выравнивается по
центру;

номер созыва печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал и
выравнивается по центру;

вид документа – ПРОТОКОЛ (если протокол оформляется на общем бланке или
стандартном листе бумаги, слово ПРОТОКОЛ печатается прописными буквами
вразрядку, полужирным шрифтом размером 16 и выравнивается по центру);

номер протокола – печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и
порядкового номера протокола, располагается справа от слова «ПРОТОКОЛ»;

вид заседания, совещания отделяется от предыдущего реквизита двумя
межстрочными интервалами, печатается полужирным шрифтом (допускается прописными
буквами) размером 12-14 и выравнивается по центру;

место проведения заседания (совещания): указывается (при необходимости), у
кого проводится совещание или в каком месте; печатается через 1 межстрочный
интервал после реквизита «вид заседания, совещания»;

дата заседания: дата оформляется словесно-цифровым способом и печатается
через 1 межстрочный интервал после реквизита «заголовок к тексту (вид заседания,
совещания)».

Основная часть протокола печатается через 1 межстрочный интервал.

Подпись (подписи) – отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и
состоит из слова «Председатель», если заседание (совещание) проводилось под
руководством коллегиального или совещательного (координационного, методического)
органа, или наименования должности лица, председательствовавшего на заседании
(совещании), личной подписи (подписей), расшифровки подписей (инициалы и
фамилия(и). В отдельных, установленных законодательством Российской Федерации
случаях (например, протоколы аттестационных, конкурсных комиссий), подписываются
всеми членами комиссии.

Подпись (подписи) печатается от левой границы текстового поля документа.

Наименованиедолжности печатается от левой границы текстового поля через 1
межстрочный интервал. Расшифровка подписи располагается на уровне последней
строки наименования должности с пробелом между инициалами и фамилией. Последняя
буква в расшифровке ограничивается правым полем.

3.5.9. В совместных протоколах после слова «Председательствовал(и)»
указываются фамилия и инициалы лица (фамилии и инициалы лиц),
председательствовавшего (председательствовавших) на заседании. Реквизит
«Подпись» включает подписи председательствовавших от каждого органа
(структурного подразделения), которые располагаются на одном уровне.

3.5.10. Оформление протоколов заседаний Думы производится не позднее десяти
рабочих дней со дня проведения заседания, протоколов заседаний Совета Думы – в
течение двух рабочих дней.

Протоколы депутатских слушаний и «правительственного часа» оформляются в
семидневный срок.

Оформление протоколов заседаний комитетов, иных заседаний (совещаний)
производится не позднее пяти рабочих дней со дня проведения заседания
(совещания).

Протоколы депутатских слушаний и «правительственного часа» оформляются
отделом организационного и документационного обеспечения.

3.6. Оформление документов в форме стенограммы заседаний

3.6.1. Звукозапись заседаний Думы, депутатских слушаний, «правительственного
часа» осуществляется аналитическим управлением аппарата Думы.

3.6.2. Стенографическая запись заседания Думы, депутатских слушаний,
«правительственного часа» осуществляется организационным управлением и
оформляется на бумажном носителе в виде стенограммы, то есть текста,
представляющего собой дословную запись устной речи.

Стенограммы оформляются на стандартных листах бумаги формата
А4.

3.6.3. Реквизитами стенограммы являются:

— наименование вида документа (СТЕНОГРАММА);

— наименование вида заседания;

— место проведения мероприятия;

— дата и время начала мероприятия;

— сведения о председательствовавшем на мероприятии;

-текст стенограммы;

— виза.

Первая строка стенограммы, располагается вверху справа с текстом
— «Приложение к протоколу №»

3.6.4. В тексте стенограммы фамилии и инициалы выступающего
печатаются с абзаца, выделяются полужирным шрифтом, далее на следующей строке
начинается текст выступления. Если после фамилии и инициалов выступающего
указывается его должность, то текст выступления печатается с абзаца.

3.6.5. Стенограммы заседаний Думы оформляются в десятидневный
срок. Стенограмма заседания Думы визируется секретариатом заседания Думы и
председательствующим на заседании Думы.

Стенограммы заседаний депутатских слушаний, «правительственного
часа» оформляются в семидневный срок и подписываются председательствующими на
заседаниях.

Реквизит «Виза» оформляется на последнем листе стенограммы и
состоит из наименования должности, подписи и расшифровки подписи.

На обороте последнего листа текста стенограммы указывается
фамилия сотрудника, проводившего расшифровку звукозаписи.

3.6.6. В случае необходимости подготовки стенограммы заседаний
других мероприятий ее оформление осуществляется в соответствии с положениями
пункта 3.6 Инструкции сотрудниками аппарата Думы – по поручению руководителя
аппарата Думы.

3.7. Акт

3.7.1. Акты составляются на основе утвержденных органами власти
унифицированных форм или в свободной форме в целях подтверждения фактов,
событий, действий, связанных с деятельностью организации. Акты, как правило,
составляются комиссиями. В отдельных случаях акт может быть составлен одним
уполномоченным лицом или несколькими должностными лицами. Главное при
составлении акта – установить фактическое состояние дел и объективно их отразить
в документе.

3.7.2. При составлении актов используются реквизиты: наименование
организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер
документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту;
подпись.

3.7.3. Наименование вида документа – слово А К Т печатается прописными
буквами в разрядку, полужирным шрифтом размером 14 и выравнивается по
центру.

Заголовок к тексту состоит из предлога «о (об)» и отглагольного
существительного в предложном падеже: «о проверке», «о приеме-передаче»,
«о списании», «об уничтожении».

Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.

Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем организации или
иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его
утверждения.

3.7.4. В вводной части акта в именительном падеже указываются:

основание составления акта (локальный нормативный акт; распорядительный
документ организации (распоряжение), факт или событие, послужившее основанием
для составления акта);

составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием
должностей, наименований организаций, если составители являются представителями
другой организации, фамилий и инициалов (в именительном падеже).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя
комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.

3.7.5. В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность,
характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты.

При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.

В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров
акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта
определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или
нормативными требованиями, регламентирующими составление актов конкретной
разновидности.

3.7.6. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт
составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими
лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их
должностей не указываются.

Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и
прилагается к акту.

3.7.7. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление
с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице
акта проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)», при этом
указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты
ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не
согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что
должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.

3.8. Записка (служебная, докладная, объяснительная)

3.8.1. Служебные и докладные записки, создаваемые в Думе, являются
внутренними документами и используются для оперативного информационного обмена
между структурными подразделениями аппарата Думы и руководством Думы, а также
являются основанием для принятия управленческого решения.

В служебных и докладных записках излагаются предложения, замечания, отчеты,
доклады, сведения, заключения, пояснения, мнения и иная управленческая
информация, связанная с исполнением полномочий структурных подразделений
аппарата Думы и должностных лиц.

Посредством служебных и докладных записок осуществляются коммуникации
между:

— структурными подразделениями (служебная записка);

— руководителем структурного подразделения и руководством Думы (докладная
записка).

Служебные и докладные записки готовятся как по инициативе автора, так и по
указанию руководства.

3.8.2. Реквизитами служебной (докладной) записки являются: наименование
структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка,
служебная записка), регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, адресат,
текст, подпись.

3.8.3. При адресовании служебных (докладных) записок указываются в дательном
падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы.
Например:

Руководителю аппарата

Ярославской областной Думы

Фамилия И.О.

3.8.4. Текст служебной (докладной) записки, в зависимости от сложности
содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех
частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для
составления документа;

во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее
решения;

в третьей части излагаются выводы.

Заголовок к тексту служебной (докладной) записки обязателен на записках
объемом текста более двух абзацев.

3.8.5. Служебная докладная записка, представляемая руководителю структурного
подразделения аппарата Думы, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4
и подписывается составителем.

Докладная записка, представляемая Председателю Думы, руководителю аппарата
Думы, оформляется на бланке структурного подразделения аппарата Думы и
подписывается руководителем структурного подразделения

3.8.6. Посредством объяснительной записки осуществляются коммуникации между
работником и работодателем.

Объяснительная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата A4
без реквизитов бланка либо рукописным способом, подписывается ее составителем и
адресуется конкретному должностному лицу Думы.

В объяснительных записках сотрудники в произвольной форме объясняют причины
какого-либо действия, факта, события, в том числе нарушения трудовой дисциплины,
невыполнения поручений и т.п.

Реквизитами объяснительной записки являются: наименование вида документа,
регистрационный номер, дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

Заголовок к тексту может отсутствовать. Датой объяснительной записки является
дата ее подписания.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит
факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая — причины, объясняющие
указанные факты.

3.9. Деловое (служебное) письмо

3.9.1. Деловое (служебное) письмо готовится в Думе как:

— доклад о выполнении поручений Президента Российской Федерации и
Правительства Российской Федерации;

— ответ на запрос федерального государственного органа;

— ответ на запрос территориального органа федерального органа исполнительной
власти в Ярославской области;

— ответ на запрос сенатора Совета Федерации Федерального Собрания Российской
Федерации;

— ответ на парламентский запрос;

— ответ на запрос депутата Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации, депутата представительного органа субъекта Российской
Федерации;

— ответ на обращение гражданина или организации;

— ответ на запрос гражданина или организации о предоставлении информации о
деятельности Думы;

— сопроводительное письмо к проектам федеральных законов, проектам актов
Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, проектам
законов и иных нормативных правовых актов Ярославской области;

— ответ на запрос органа государственной власти Ярославской области, иного
государственного органа, организации;

— инициативное письмо, направляемое в целях исполнения функций Думы,
полномочий должностных лиц Думы;

— в других случаях, требующих направления запроса (просьбы) о предоставлении
информации (документов, сведений) или ответа на поступивший запрос
(просьбу).

3.9.2. Деловое (служебное) письмо готовится на бланке Ярославской областной
Думы. При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, дата и
регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату
поступившего документа, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об
электронной подписи (в случае подготовки и отправки делового (служебного) письма
в форме электронного документа), виза, отметка об исполнителе, в необходимых
случаях – отметка о приложении.

3.9.3. Наименование вида документа («письмо») и разновидность письма
(например, «просьба», «информационное», «сопроводительное», «запрос»,
«напоминание») в деловых (служебных) письмах не указываются.

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без
досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты
или номер телефона-факса.

3.9.4. Деловое (служебное) письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если
необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам,
рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

Текст письма печатается размером шрифта 14 одинарным межстрочным
интервалом, если текст небольшой по объему (4-5 строк), допустим полуторный
межстрочный интервал.

3.9.5. В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом
основной адресат указывается первым, остальным адресатам письмо направляется для
сведения.

При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится
список рассылки, и письма рассылаются по списку.

3.9.6.При составлении деловых (служебных) писем используется вступительное
обращение и заключительная этикетная фраза в соответствии с пунктом 2.5.14
настоящей Инструкции.

Необходимость использования этикетных фраз определяется
исполнителем при подготовке проекта письма.

3.9.7. Текст письма представляет собой последовательное, связное изложение,
состоящее, как правило, из двух частей. В первой части указывают причины,
основания или обоснования составления письма, приводятся ссылки на документ,
являющийся основанием подготовки письма. Во второй (заключительной),
начинающейся с абзаца, помещаются решения, выводы, просьбы, предложения,
рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть, например, просьбу
без пояснения. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то для
лучшего восприятия его следует делить на абзацы – простейшие компоненты текста,
состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся
единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не
более двух-трех предложений.

Текст письма составляется в соответствии с требованиями официально-делового
стиля речи. Слова должны точно отражать смысл, многословие мешает выделить суть
документа. Приводимые факты должны быть объективны, обязательно проверены,
цифровые данные – точны. Тон письма должен быть нейтрально корректным.

В письмах используются следующие формы изложения:

— от 1-го лица единственного числа («прошу…», «направляю…») – если письмо
оформлено на бланке должностного лица;

— от 1-го лица множественного числа («просим …», «предлагаем …»,
«напоминаем …»);

— от 3-го лица единственного числа («управление считает возможным …»,
«комитет не располагает возможностью …»).

Следует избегать в письме категорических выражений, что достигается
использованием вводных слов и конструкций: «по-видимому», «по-прежнему», «как
известно», «если возможно» и т.д. При обосновании действий используется
ограниченный набор начальных и заключительных словосочетаний и выражений: «В
порядке обмена…», «В связи…», «В соответствии…».

Причины принятия решений формулируются с помощью деепричастных оборотов:
«учитывая», «считая», «принимая во внимание», «руководствуясь» и т.п.

Оформленное на бланке письмо не следует начинать с указания наименования
организации (подразделения) – автора, оно уже имеется в самом бланке.

Текст письма, каждый новый пункт или абзац начинается с красной строки.

3.9.8. Виды деловых (служебных) писем.

Письма, отправляемые из Думы, делятся на две группы – инициативные и
ответные. Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая категория
этих писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении
каких-либо вопросов.

Содержание писем-ответов носит характер, зависимый от инициативных писем.
Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы
могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит
отказ, он должен быть убедительно аргументирован. При подготовке письма-ответа
составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он
отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при
окончательном оформлении письма.

По характеру информации письма подразделяются на:

— сопроводительные;

— информационные;

— гарантийные;

— письма-подтверждения;

— письма-напоминания;

— письма-приглашения;

— письма-извещения и др.

Сопроводительные письма прилагаются к пакету документов, направляемых в
чей-либо адрес. В сопроводительном письме поясняется, с какой целью направляются
документы, что нужно делать и в какие сроки.

В информационных письмах адресату сообщаются различного рода сведения.

Гарантийные письма – документы, обеспечивающие исполнение изложенных в нем
обязательств. В нем адресату обычно гарантируется оплата или предоставление
чего-либо. Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение
текста должно быть предельно четким и ясным. Гарантийные письма обычно имеют две
подписи (руководителя и бухгалтера), на них проставляется печать.

Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления
(письма, телеграммы, ценностей и т.п.), о том, что ранее составленный документ
остался в силе (например, договор, инструкция). Письмо может подтверждать
какой-либо факт, действие, телефонный разговор. Своевременность отправки таких
писем позволяет адресату снять вопрос с контроля и исключает отправку им
писем-напоминаний.

Письмо-напоминание содержит указание на приближение или истечение срока
исполнения какого-либо обязательства или проведения мероприятия. Такое письмо
может быть особенно лаконичным и содержать одну заключительную часть.

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо
мероприятии. Они могут адресоваться как конкретным лицам, так и учреждениям.
Часто эти письма начинаются словами: «Приглашаем Вас…», «Просим Вас принять
участие…». В них раскрывается характер мероприятия, указываются сроки
проведения и условия участия в нем.

Текст письма-извещения обычно начинается словами «Сообщаем», «Извещаем»,
«Доводим до Вашего сведения», «Ставим Вас в известность» и т.п. Такие письма
составляются для конкретного адресата и чаще всего являются ответом на
запрос.

3.9.9. Если проект делового (служебного) письма направляется адресату по
почте, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на
бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования, – на стандартных
листах бумаги.

Деловое (служебное) письмо до представления на подпись должно быть
согласовано со всеми заинтересованными лицами. Согласование (визирование)
служебных писем проводится в соответствии с пунктами 2.6.1, 2.6.2
Инструкции.

3.9.10. Деловое (служебное) письмо подписывается Председателем Думы или иным
уполномоченным им лицом. Подписанное письмо подлежит регистрации и отправке.

3.9.11. Дата документа проставляется на письме после его
подписания при регистрации в соответствии с расположением этого реквизита на
соответствующем бланке.

Регистрационный номер проставляется в письме на одном уровне и
одновременно с датой письма и включает в себя последовательно располагаемые:
знак «№», индекс структурного подразделения, номера дела по номенклатуре дел и
порядкового номера в пределах года (например: 05-02/153).

Номер на письме, автором которого является депутат Думы, как
правило, включает порядковый номер письма, а также дополнительные символы,
характеризующие индивидуальные особенности делопроизводства депутата (например,
№ Исх./ШГ-1, № Вх./1-ШГ).

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и
регистрационного номера.

3.9.12. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами
заинтересованных лиц помещается в дело.

3.10.Доверенность

3.10.1. Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним
лицом другому лицу или другим лицам для представительства перед третьими
лицами.

Доверенность оформляется в соответствии с законодательством Российской
Федерации на бланке Ярославской областной Думы.

Доверенность подтверждает наличие у представителя прав действовать от имени
Думы, а также определяет условия и границы реализации этих прав.

3.10.2. Доверенность подписывает Председатель Думы. После подписания
доверенность регистрируется отделом организационного и документационного
обеспечения и заверяется гербовой печатью.

3.10.3. Допускается оформление доверенности по унифицированным формам.

3.11.Оформление документов, передаваемых по каналам электросвязи

3.11.1.Телеграммы

Для оперативной передачи информации, решения срочных вопросов используется
передача документов при помощи услуг телеграфной связи (отправка телеграмм).

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг
телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской
Федерации от 15.04.2005 № 222 «Об утверждении Правил оказания услуг телеграфной
связи».

Дума имеет право подачи телеграмм категории «правительственная».

Телеграммы подписываются Председателем Думы.

Телеграмма оформляется на стандартных листах формата А4 и должна содержать
следующие реквизиты: точный почтовый адрес, фамилию и инициалы получателя,
текст, написанный в соответствии с правилами орфографии и пунктуации, подпись
должностного лица, от имени которого отправляется телеграмма, отметку об
исполнителе. В правом верхнем углу указывается категория телеграммы.

Телеграммы согласовываются, подписываются и регистрируются в порядке,
установленном для деловых (служебных) писем. Регистрация отправленных
телеграфных сообщений также включает в себя информацию о времени их
отправки.

Отметка со сведениями о регистрации делается на тексте телеграммы, который
затем подшивается в специальную папку сотрудником отдела организационного и
документационного обеспечения и хранится в течение одного года, после чего
уничтожается в установленном порядке.

В Думе отправка телеграмм может осуществляться сотрудником приемной
Председателя Думы, отделом организационного и документационного обеспечения.

Сотрудник, осуществляющий отправку телеграммы, указывает для оператора связи
дополнительно следующие сведения: место отправки телеграфного сообщения (г.
Ярославль), абонентский номер, порядковый номер телеграммы, количество слов в
отправляемом сообщении, дату и время отправки.

Если иное не указано отправителем, телеграммы отправляются в день
поступления, с пометкой «срочно» – немедленно.

Входящие телеграммы принимаются сотрудником приемной Председателя Думы,
отделом организационного и документационного обеспечения, переносятся на
бумажный носитель и передаются адресатам по мере поступления.

Тексты входящих телеграфных сообщений сохраняются в электронном виде в
течение одного года со дня получения.

Передача при помощи услуг телеграфной связи текстов документов, содержащих
служебную информацию ограниченного распространения, в том числе с пометкой «Для
служебного пользования», не разрешается. Категорически запрещается передача
средствами телеграфной связи секретных документов.

3.11.2. Телефонограмма

Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов,
передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.
Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях,
когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. С
помощью телефонограммы передают несложные тексты, такие как приглашения на
совещание, заседание и т.д. Текст телефонограммы составляется в одном
экземпляре.

Отправляемые телефонограммы оформляются в свободной форме.

При оформлении телефонограммы используются реквизиты: наименование
организации, наименование вида документа, текст сообщения, подпись, дата и время
передачи телефонограммы, адресат, регистрационный номер отправляемой
телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего
телефонограмму.

При передаче следует проверять правильность записи телефонограммы ее
повторным чтением.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней прилагается
список рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть
передана.

После передачи телефонограммы проставляются дата и время передачи, фамилия и
номер телефона передавшего и принявшего.

Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги.

Входящие телефонограммы должны иметь: исходящий регистрационный номер
телефонограммы, должность, фамилия, имя, отчество лица, отправившего
телефонограмму, подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий
регистрационный номер полученной телефонограммы. Необходимо также указать время
приема телефонограммы.

Отправление и прием телефонограмм в Думе осуществляются отделом
организационного и документационного обеспечения, а также сотрудником приемной
Председателя Думы.

Регистрация телефонограмм осуществляется отделом организационного и
документационного обеспечения.

3.11.3.Факсограмма (факс)

Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя
(тексты, таблицы, графики и т.д.) и прием этой информации в виде
копии-факсимиле.

Телефакс с официальным номером Думы устанавливается в отделе организационного
и документационного обеспечения организационного управления.

Документ, передаваемый по факсу, должен оформляться в соответствии с
требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа.

С помощью средств факсимильной связи могут быть переданы тексты, схемы,
графические изображения, исполненные типографским или машинописным способом в
черном цвете, с четким изображением на бумаге формата А4. При подготовке
документа следует избегать использования мелких шрифтов и деталей графики,
которые плохо передаются по каналам факсимильной связи. Объем передаваемого
документа не должен превышать 5 листов.

Передача текстов документов, содержащих служебную информацию ограниченного
распространения, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», с
использованием средств факсимильной связи не разрешается. Категорически
запрещается передача средствами факсимильной связи секретных документов.

Факсограмма не обладает юридической силой, так как не содержит подлинных
подписей и оттисков печатей.

Поступившие факсограммы учитываются в специальном журнале, передаются
адресатам через отдел организационного и документационного обеспечения под
роспись в день их приема, срочные – немедленно.

Персональная ответственность за правильность приема и передачи факсограмм, их
учет возлагается на лиц, ответственных за использование факсимильных
аппаратов.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на
исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего
структурного подразделения.

4. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЕ

4.1. Принципы организации документооборота

4.1.1. Под документооборотом понимается движение документов в Думе с момента
их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) или
отправки.

Цель организации документооборота – обеспечение своевременного принятия
управленческих решений и их исполнения.

Задача документооборота – организовать движение документов по наименее
короткому пути с минимальными затратами труда и времени, в условиях электронного
документооборота – обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в
соответствии с предоставленными им правами.

4.1.2. В процессе документооборота обеспечивается:

прием и первичная обработка входящих документов;

предварительное рассмотрение входящих документов;

регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;

рассмотрение документов руководством;

доведение документов до исполнителей;

подготовка проектов документов;

согласование проектов документов;

подписание проектов документов;

определение места хранения документа (копии документа) и включение документа
(копии документа) в дело;

обработка и отправка исходящих документов.

4.1.3. Организация документооборота основывается на принципах:

централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут
(маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения входящих документов;

исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой
необходимостью;

однократности регистрации документов;

устранения необоснованных согласований проектов документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию
документов.

4.1.4. В документообороте Думы выделяются документопотоки: поступающие
(входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы, внутренние
документы.

В составе входящих и исходящих документов выделяются:

— документы, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации,
Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, Государственной
Думы Федерального Собрания Российской Федерации, Правительства Российской
Федерации, высших судов (Конституционного, Верховного), Счетной палаты
Российской Федерации, Центрального банка Российской Федерации и других
федеральных органов государственной власти и иных федеральных государственных
органов;

— документы органов государственной власти субъектов Российской Федерации,
органов местного самоуправления;

— документы территориальных органов федеральных органов исполнительной власти
в субъектах Российской Федерации (при их наличии);

— парламентские запросы, запросы депутатов Государственной Думы Федерального
Собрания Российской Федерации и сенаторов Совета Федерации Федерального Собрания
Российской Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской
Федерации и органов местного самоуправления;

— обращения граждан и организаций;

— запросы граждан, организаций о предоставлении информации о деятельности
государственного органа и/или о предоставлении государственных услуг и ответы на
них;

— документы государственных и негосударственных организаций;

— документы общественных и религиозных организаций;

— документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных
стран и другие группы документов.

4.1.5. Электронный документооборот в Думе осуществляется с использованием СЭД
и иных информационных систем, обеспечивающих работу с отдельными комплексами
документов.

Отдел организационного и документационного обеспечения, а также сотрудники в
соответствии с предоставленными им правами обеспечивают включение в СЭД
документов (проектов документов), сведений о документах (проектах документов),
сведений о рассмотрении и результатах исполнения документов (заполнение полей
ЭРК).

Документу (входящему, исходящему, внутреннему) при включении его в СЭД
присваивается регистрационный номер.

4.1.6. Регистрация документов (входящих, исходящих, внутренних) ведется в
пределах календарного года.

Учет количества документов в Думе в целом и по отдельным подразделениям
ведется с помощью СЭД.

4.2. Прием и первичная обработка поступающих документов

4.2.1. Доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой,
фельдъегерской, курьерской, иными видами специальной связи, факсимильной,
телеграфной, телефонной, посредством электронной почты, СЭД, через официальный
сайт Ярославской областной Думы.

Организация работы с электронными документами, поступающими и отправляемыми
посредством СЭД в Правительство Ярославской области и органы исполнительной
власти Ярославской области, осуществляется в соответствии с соглашением об
информационном взаимодействии, заключенным с Правительством Ярославской
области.

4.2.2. В Думу доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек,
бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм, телефонограмм,
электронных документов и электронных копий документов.

4.2.3. Прием документов осуществляется отделом организационного и
документационного обеспечения.

Документы, доставляемые в Думу фельдъегерской связью из органов
государственной власти в рабочее время, принимаются отделом организационного и
документационного обеспечения, в нерабочее время и в нерабочие и праздничные дни
– в приемной Председателя Думы.

Полученные приемной Председателя Думы документы передаются для регистрации в
отдел организационного и документационного обеспечения до 9 часов следующего
рабочего дня.

Прием электронных документов на официальный электронный адрес Ярославской
областной Думы – duma@adm.yar.ru (далее – официальный электронный адрес Думы) –
осуществляется сотрудником отдела организационного и документационного
обеспечения.

4.2.4. Корреспонденция, адресованная депутату, депутатскому объединению
(фракции) Думы, не вскрывается, за исключением случаев, когда информации на
конверте недостаточно для определения адресата, и раскладывается сотрудниками
отдела организационного и документационного обеспечения, ответственным за прием
входящей корреспонденции, по соответствующим именным ячейкам адресатам.

Регистрируемая почтовая корреспонденция (заказное письмо), адресованная
депутату, депутатскому объединению (фракции) Думы, полученная сотрудником отдела
организационного и документационного обеспечения, учитывается по реквизитам,
имеющимся на конверте, и передается под подпись депутату либо его помощнику или
в соответствующее депутатское объединение (фракцию) Думы через журнал передачи
заказных писем.

Обращения граждан передаются для регистрации и дальнейшего рассмотрения в
приемную по обращениям граждан организационного управления аппарата Думы.

4.2.5. Все поступившие в Думу документы подлежат первичной обработке,
включающей:

проверку правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и
графами ограничения доступа к документу);

проверку целостности входящих документов, включая приложения;

уничтожение конвертов, пакетов или упаковки.

4.2.6. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или
возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке,
проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю
аппарата Думы.

4.2.7. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке,
повреждении документа, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части
или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе
составляется акт в двух экземплярах, подписываемый двумя сотрудниками отдела
организационного и документационного обеспечения и утверждаемый начальником
отдела организационного и документационного обеспечения.

Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями
передается на регистрацию и предварительное рассмотрение, второй экземпляр акта
высылается отправителю.

4.2.8. Конверты (пакеты), в которых поступили документы, уничтожают, за
исключением случаев, когда:

— только по ним можно установить отправителя или дату отправления;

— документы поступили из иностранных государств, судов, следственных органов,
содержат договоры или иные документы договорного характера, финансовые счета, а
также обращения и исковые заявления граждан и организаций;

— входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока
исполнения или даты мероприятия;

— при большом расхождении между датами подписания и получения документов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается
на хранение в дело.

4.2.9. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа
к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и
передаются:

с отметкой «Лично» – непосредственно адресату;

с грифами ограничения доступа – руководителю аппарата Думы или сотруднику
отдела организационного и документационного обеспечения, в обязанности которого
входит обработка документов, содержащих сведения конфиденциального
характера.

Сотрудник отдела организационного и документационного обеспечения,
принимающий документы, имеет право вскрыть полученные конверты (пакеты) с
пометкой «Лично», а также адресованные депутату, депутатскому объединению
(фракции) Думы, если:

— на конверте (пакете) отсутствует адрес отправителя или адрес отправителя
указан неполно;

— неточно или неверно указан адресат в Думе;

— конверты (пакеты) от одного отправителя одновременно поступили большому
числу адресатов (один или два конверта (пакета) вскрывают выборочно);

— у сотрудника, принимающего документы, возникли предположения о возможности
нахождения в конверте (пакете) веществ, подозрительных или опасных для жизни и
здоровья.

О вскрытии конверта (пакета) составляется акт, который подписывают два
сотрудника отдела организационного и документационного обеспечения, с указанием
причины вскрытия.

4.2.10. Документы, поступающие из других государственных органов, органов
местного самоуправления, организаций непосредственно в структурные
подразделения, но требующие рассмотрения руководства, передаются для регистрации
и предварительного рассмотрения в отдел организационного и документационного
обеспечения.

4.2.11. При приеме корреспонденции, доставленной курьером отправителя,
ставится соответствующая отметка (штамп, дата получения документа и подпись
сотрудника, принявшего документ).

4.2.12. Поступившая в Думу на имя Председателя Думы срочная корреспонденция с
пометками о срочности («Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно») и
телеграммы доставляются по назначению немедленно.

4.2.13. Первичная обработка документов завершается их распределением
(сортировкой) на регистрируемые и нерегистрируемые.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие
исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях.

Перечень нерегистрируемых документов приведен в приложении 7 к
Инструкции.

4.3. Предварительное рассмотрение поступающих документов

4.3.1. Предварительное рассмотрение проводится в целях распределения
поступающих в Думу документов на требующие обязательного рассмотрения
Председателем Думы и направляемые непосредственно в комитеты Думы, депутатские
объединения (фракции) Думы, структурные подразделения аппарата Думы.

4.3.2. Предварительное рассмотрение входящих документов осуществляется в
отделе организационного и документационного обеспечения после регистрации
документов.

Предварительное рассмотрение может проводиться до регистрации в случае
поступления документов с отметками, требующими незамедлительного рассмотрения и
исполнения документа.

4.3.3. Предварительное рассмотрение осуществляется с учетом установленного в
Думе распределения должностных полномочий между Председателем Думы, его
заместителями, вопросами ведения комитетов Думы, направления деятельности
структурных подразделений аппарата Думы.

Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является
содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному
лицу.

4.3.4. Предварительному рассмотрению подлежат входящие документы,
адресованные в Думу и на имя Председателя Думы.

Документы, адресованные в комитеты Думы, депутатские объединения (фракции)
Думы, структурные подразделения, передаются адресатам без предварительного
рассмотрения.

Если поступивший документ с пометкой «лично» не является документом личного
характера, его необходимо передать на регистрацию в установленном порядке.

4.3.5. По результатам предварительного рассмотрения документы распределяются
на документопотоки, направляемые:

на рассмотрение Председателя Думы (документы, поступающие из органов
государственной власти, органов местного самоуправления, документы по наиболее
важным и принципиальным вопросам деятельности Думы);

на рассмотрение заместителей Председателя Думы (документы по направлениям
деятельности, курируемых соответствующими заместителями);

на рассмотрение в комитеты Думы по вопросам их ведения, в депутатские
объединения (фракции) Думе;

на рассмотрение и исполнение в структурные подразделения аппарата Думы по
направлениям их деятельности.

4.3.6. По завершении предварительного рассмотрения документы передаются
соответствующим руководителям для рассмотрения и вынесения резолюций (указаний
по исполнению).

4.4. Регистрация поступающих документов

4.4.1. Регистрации подлежат поступающие в Думу документы, имеющие
установленные реквизиты оформления, в том числе наименование организации,
направившей документ, дату и исходящий номер документа, указание адресата,
подпись должностного лица и другие.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или
создания.

Регистрация входящих документов осуществляется один раз.

4.4.2. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления
или на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее
время), либо в течение трех дней (обращения граждан и организаций, запросы
граждан о предоставлении информации о деятельности Думы).

Входящие документы с пометками о срочности регистрируются незамедлительно. На
документах отмечаются дата и время получения.

При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как
правило, не регистрируется.

4.4.3. Регистрация входящих документов, поступивших в адрес Думы,
Председателя Думы, заместителей Председателя Думы осуществляется в СЭД отделом
организационного и документационного обеспечения.

Документы, поступившие в адрес комитета Думы, регистрируются в комитете Думы
сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в комитете в соответствии
с должностным регламентом.

Документы, поступившие в адрес депутата, регистрируются депутатом
самостоятельно.

Документы, поступившие в адрес депутатского объединения (фракции) Думы,
регистрируются помощником председателя фракции.

4.4.4. Регистрация входящих документов в СЭД осуществляется путем заполнения
регистрационной карточки документа с обязательным заполнением полей: «Вид
документа», «Название», «Получатели», «Исходящий номер», «Дата от»,
«Отправитель», «Организация», «Тип доставки», «Количество листов»,
«Содержание».

Регистрационная дата и регистрационный номер документа проставляются в
карточке автоматически.

Регистрация входящих документов осуществляется с использованием сквозной
нумерации в пределах календарного года. Регистрационный номер документа состоит
из порядкового номера документа.

В карточку автоматически добавляется электронный графический образ документа,
полученный путем нанесения штрих-кода на первый лист документа и дальнейшего его
сканирования. При регистрации законодательных инициатив к карточке также могут
прикрепляться файлы в форматах *.doc и *.xls, полученные от субъекта права
законодательной инициативы.

4.4.5. Документы, поступившие на бумажном носителе, сканируются, электронная
копия документа включается в СЭД и присоединяется к ЭРК документа.

Не сканируются и не прикрепляются электронные образы следующих
документов:

с пометкой «Для служебного пользования»;

содержащие персональные данные;

нотариально заверенные;

скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью
организации;

объемные приложения к документам (брошюры, книги, проспекты).

В поле «Ссылки» устанавливаются все связки с документами, имеющими отношение
к входящему документу.

4.4.6. На лицевой стороне первого листа регистрируемого документа в правом
нижнем углу проставляется регистрационный штамп с указанием даты регистрации и
входящего регистрационного номера документа.

4.4.7. При поступлении от субъекта права законодательной инициативы
материалов к ранее внесенной законодательной инициативе производится их
регистрация в СЭД и выполняется связка между соответствующими регистрационными
карточками.

В случае внесения в Думу нового законопроекта (проекта постановления) взамен
отозванного или отклоненного вновь внесенному законопроекту (проекту
постановления) присваивается новый регистрационный номер.

4.4.8. Документы, поступившие в Думу, по одному и тому же вопросу, подлежат
самостоятельной регистрации, при этом заполненные в СЭД регистрационные карточки
связываются с первичной электронной регистрационной карточкой связкой.

4.4.9. Правовые акты Губернатора Ярославской области и нормативные правовые
акты Правительства Ярославской области (указы Губернатора Ярославской области и
постановления Правительства Ярославской области, распоряжения Губернатора
Ярославской области), поступившие в СЭД в рамках Соглашения об информационном
взаимодействии, на бумажный носитель не переносятся. Регистрация данного вида
документов в СЭД производится автоматически, регистрационный номер состоит из
двух последних цифр текущего года и порядкового номера через дефис.

Правовые акты Губернатора Ярославской области и нормативные правовые акты
Правительства Ярославской области (указы Губернатора Ярославской области и
постановления Правительства Ярославской области, распоряжения Губернатора
Ярославской области), поступившие в Думу на бумажном носителе, передаются для
регистрации и хранения в правовое управление аппарата Думы.

4.4.10. Документы на иностранных языках, поступившие в Думу, после
регистрации в отделе организационного и документационного обеспечения передаются
Председателю Думы для принятия решения о дальнейшей работе с ним.

4.4.11. Документы, поступившие на официальный электронный адрес Думы,
переносятся на бумажный носитель, регистрируются сотрудником отдела
организационного и документационного обеспечения и передаются для дальнейшей
работы в соответствии с требованиями Инструкции.

В случае поступления в дальнейшем документа, полученного ранее на официальный
электронный адрес Думы, ему присваивается регистрационный номер электронного
документа.

Первичная обработка электронных документов должна соответствовать технологии
работы с входящими документами на бумажном носителе.

4.4.12. Документы, поступающие по каналам факсимильной связи на официальный
номер факса Думы (8 (4852) 32-77-75) и в структурные подразделения аппарата Думы
(далее также – факсограммы), регистрируются в СЭД отделом организационного и
документационного обеспечения и передаются на резолюцию или непосредственно
адресатам в день их приема, срочные – незамедлительно.

При поступлении в Думу оригинала документа, ранее направленного факсограммой,
ему присваивается регистрационный номер факсограммы.

4.5. Порядок рассмотрения документов Председателем Думы, заместителями
Председателя Думы и доведения документов до исполнителей

4.5.1. После регистрации документы направляются на рассмотрение Председателю
Думы, заместителям Председателя Думы.

Рассмотрение документов должно производиться, как правило, в день поступления
или на следующий рабочий день, если документы переданы руководству в конце
рабочего дня.

Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и
телефонограммы рассматриваются руководителем незамедлительно.

4.5.2. Результаты рассмотрения и указания по исполнению документа даются в
форме резолюции. Резолюция должна содержать указание конкретному исполнителю
(исполнителям) о порядке и характере исполнения документа, сроке исполнения (при
необходимости), подпись руководителя и дату подписания резолюции. Если в
резолюции указано несколько исполнителей, то должностное лицо, указанное первым,
является ответственным за исполнение документа и организует работу других
соисполнителей. Изменить резолюцию имеет право только наложивший ее
руководитель.

4.5.3. После подписания резолюции руководителем на бумажном носителе сведения
о резолюции (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения) вносятся в
регистрационные карточки документов в СЭД сотрудниками приемных Председателя
Думы, заместителей Председателя Думы путем создания соответствующего одиночного
либо группового задания.

Затем документы на бумажном носителе передаются в отдел организационного и
документационного обеспечения, сотрудники которого проверяют наличие задания,
соответствие его резолюции руководителя, вносят при необходимости изменения.

4.5.4. Документы с резолюциями направляются для исполнения в комитеты Думы,
структурные подразделения аппарата Думы, о чем в регистрационной карточке в СЭД
делаются соответствующие отметки в разделе «Журнал передачи документов».

Документ, направленный через СЭД, считается доведенным до сведения
исполнителя.

4.5.5. При бумажном документообороте подлинники входящих документов в случае
назначения нескольких исполнителей передаются ответственному исполнителю,
остальным исполнителям отдел организационного и документационного обеспечения
передает копии документа.

Для фиксации факта передачи входящих документов и их копий на бумажном
носителе исполнителям могут использоваться журналы (реестры) передачи
документов.

4.5.6. Ошибочно адресованные резолюциями документы подлежат переадресации
комитетам Думы, структурным подразделениям аппарата Думы, к вопросам ведения
которых относится их рассмотрение (решение). Возврат документов руководителю для
изменения резолюции осуществляется с уведомлением отдела организационного и
документационного обеспечения.

4.6. Организация работы с отправляемыми документами

4.6.1. Ответственность за составление и оформление документа, а также
согласование проекта документа с заинтересованными органами власти и
организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Думы (внутреннее
согласование) возлагается на комитет Думы, структурное подразделение аппарата
Думы – исполнителя документа.

4.6.2. Проекты документов Думы готовятся в форме электронных документов или
документов на бумажном носителе.

При подготовке электронных документов используются электронные шаблоны,
документов на бумажном носителе – бланки установленной формы или бумага
стандартного формата.

4.6.3. До представления на подпись исполнитель проверяет правильность
оформления документов, правильность адресования, наличие необходимых виз,
приложений, при необходимости – справок, пояснительных записок, разъясняющих
содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

Согласование проектов отправляемых документов может проводиться в СЭД или в
форме визирования проекта исполнителем (председателем или заместителями
председателя комитета, руководителем подразделения или его заместителем), при
необходимости сотрудниками других структурных подразделений; визы на
отправляемых документах проставляются на копии (визовом экземпляре) документа,
на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе
согласования (визирования).

4.6.4. Документы Думы, направляемые в ответ на документы, требующие
обязательного рассмотрения Председателем Думы, подписываются Председателем Думы
или, по его поручению, лицом, им уполномоченным.

Для отправки документов, не имеющих адресной части, готовятся
сопроводительные письма.

4.7. Регистрация отправляемых документов

4.7.1. Документы, подписанные Председателем Думы, заместителями Председателя
Думы, руководителем аппарата Думы, регистрируются отделом организационного и
документационного обеспечения.

4.7.2. Отдел организационного и документационного обеспечения осуществляет
проверку правильности оформления документа, в том числе наличие подписей, виз,
правильность написания адресов, сверяет ссылку на регистрационный номер и дату
поступившего документа, наличие отметки об исполнителе), комплектности
документов (наличие указанных в исходящих документах приложений) и соответствия
количества экземпляров документа списку рассылки.

Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

4.7.3. Регистрация отправляемых документов осуществляется в день их
подписания (утверждения) или на следующий рабочий день.

Создаваемые документы регистрируются в день подписания или утверждения.

4.7.4. Регистрация исходящего документа осуществляется с использованием СЭД
путем заполнения его регистрационной карточки в журнале «Исходящая
корреспонденция».

Сведения, занесенные в регистрационную карточку, используются для учета,
поиска, хранения и использования документов. Обязательному заполнению подлежат
поля: «Название», «Получатели», «Вид доставки», «Подготовил», «Подразделение»,
«Подписывает», «Дело», «Количество листов», «Отправитель», «Содержание».

В регистрационную карточку добавляется электронный графический образ
документа, полученный путем его сканирования. Графический образ документов,
содержащих конфиденциальные сведения, не создается.

В поле «Ссылки» устанавливаются все связки с документами, имеющими отношение
к исходящему документу.

Регистрационная дата и регистрационный номер документа проставляются в
регистрационной карточке в автоматическом режиме.

4.7.5. Регистрация исходящих документов осуществляется с использованием
сквозной нумерации в пределах календарного года. Регистрационный номер
исходящего документа состоит из индекса дела и порядкового номера документа,
записанных через дробь, например: 01-07/18.

4.7.6. На бумажном носителе регистрационный номер документа и дата
регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии
документа, остающейся в деле.

4.7.7. Копии документов и приложений к ним со всеми необходимыми визами
формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел (входящий документ
передается на хранение в дело вместе с документом-ответом) и хранятся в отделе
организационного и документационного обеспечения либо в комитетах Думы до сдачи
на архивное хранение либо до уничтожения по истечении сроков хранения.

4.7.8. Исходящие документы, подписанные председателем комитета Думы,
регистрируются в комитете Думы сотрудником, ответственным за ведение
делопроизводства в комитете Думы в соответствии с должностным регламентом.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса дела и
порядкового номера документа, записанных через дробь, например:
09-04/18.

Исходящие документы, подписанные руководителем депутатского объединения
(фракции) Думы и оформленные на бланках, регистрируются помощником председателя
фракции.

Исходящие документы, подписанные депутатом Думы и оформленные на депутатском
бланке, регистрируются депутатом самостоятельно.

4.8. Отправка документов

4.8.1. Отправку служебных документов Думы осуществляет отдел организационного
и документационного обеспечения.

4.8.2. В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые из
Думы, доставляются адресатам средствами почтовой, фельдъегерской связи,
спецсвязи, курьером, экспресс-почтой, а также передаются по каналам электросвязи
(факсимильная связь, телеграф, телефон, электронная почта, СЭД).

Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в
соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

4.8.3. Документы на отправку передаются оформленными в соответствии с
требованиями настоящей Инструкции.

Изготовление и передачу в отдел организационного и документационного
обеспечения необходимого тиража документов для рассылки обеспечивает исполнитель
документа.

4.8.4. Исходящие документы отправляются только с подлинной подписью
должностного лица, уполномоченного на его подписание.

Использование факсимиле Председателя Думы, заместителей Председателя Думы
регулируется распоряжением Председателя Думы.

Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с
сопроводительными письмами.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к
отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

4.8.5. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в
день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь.

4.8.6. Документы, подписанные Председателем Думы или заместителями
Председателя Думы, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации,
Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации,
Совет Федерации и Государственную Думу Федерального Собрания Российской
Федерации, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской
Федерации (далее – высшие органы государственной власти), отправляются
фельдъегерской связью или по системам межведомственного электронного
документооборота.

При отправке документов фельдъегерской связью осуществляются их конвертование
с указанием адреса, составление реестра на документы и передача сотруднику
фельдъегерской службы.

4.8.7. Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о
необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в
случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает
подразделение-исполнитель по согласованию с отделом организационного и
документационного обеспечения.

Досылка или замена ранее отправленного электронного документа осуществляется
по указанию лица, подписавшего документ.

Запрещается передача по электронной почте и по каналам факсимильной связи
документов с пометкой «Для служебного пользования».

4.8.8. При отправке документа почтой в отделе организационного и
документационного обеспечения осуществляются конвертование документа с указанием
адреса, взвешивание, франкирование и передача на отправку в почтовое отделение
связи.

На заказную корреспонденцию составляются реестры. Реестр заверяется круглой
печатью «Ярославская областная Дума. Отдел организационного и документационного
обеспечения № 2», подписью сотрудника отдела организационного и
документационного обеспечения, заполнившего его графы, и вместе с
корреспонденцией передается на отправку в почтовое отделение связи.

После отправки документов реестры с подписью работника почтового отделения
связи о получении корреспонденции и печатью возвращаются в отдел
организационного и документационного обеспечения.

По согласованию с исполнителями особо ценная корреспонденция отправляется
заказными письмами по отдельному реестру.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, могут вкладываться в
один конверт.

4.8.9. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи,
передаются в отдел организационного и документационного обеспечения с указанием
номера телефона-факса адресата.

4.8.10. Отделом организационного и документационного обеспечения могут быть
приняты к отправке документы, касающиеся переписки депутатов Думы, депутатских
объединений (фракций) Думы с гражданами, органами власти и другими
организациями, с указанными регистрационными номерами вложенных в конверты
материалов.

4.8.11. Отправка документов Губернатору Ярославской области, в Правительство
Ярославской области, органам исполнительной власти Ярославской области может
осуществляться отделом организационного и документационного обеспечения путем
передачи под роспись уполномоченным лицам органов исполнительной власти
Ярославской области, которая фиксируется в журнале передачи документов.

Отправка документов Губернатору Ярославской области, в Правительство
Ярославской области, органам исполнительной власти Ярославской области
осуществляется отделом организационного и документационного обеспечения также
посредством СЭД.

4.8.12. Документы за подписью Председателя Думы, заместителей Председателя
Думы, руководителя аппарата Думы, подлежащие отправке по электронной почте,
отправляются сотрудником отделом организационного и документационного
обеспечения с официального электронного адреса Думы.

Документы за подписью председателя комитета Думы, заместителей председателя
комитетов Думы, депутатов Думы, руководителей депутатских объединений (фракций)
Думы и руководителей структурных подразделений аппарата Думы, подлежащие
отправке по электронной почте, отправляются с электронной почты сотрудника
подразделения – исполнителя документа.

4.8.13. Отправка документов по каналам факсимильной связи осуществляется
сотрудником подразделения – исполнителя документа.

Оригиналы документов отправляются адресатам почтовой связью через отдел
организационного и документационного обеспечения.

4.9. Регистрация и прохождение внутренних документов

4.9.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления
должно соответствовать прохождению отправляемых (исходящих документов), а на
этапе исполнения – поступающих (входящих) документов.

Внутренние документы в Думе создаются для обеспечения законодательного
процесса, по вопросам финансового обеспечения деятельности Думы, по кадровым
вопросам, в виде информационно-справочных документов (докладных, служебных,
аналитических записок, справок и др.).

4.9.2. В Думе во внутреннем документообороте могут создаваться документы
только на бумажном носителе:

заявления сотрудников (на отпуск, материальную помощь и др.);

кадровые документы (личные карточки, протоколы заседаний конкурсных и
аттестационных комиссий, служебные контракты, трудовые договоры, обходные листы,
экзаменационные листы, аттестационные листы, листы ознакомления с нормативными
актами и др.);

бухгалтерские документы (доверенности, заявления на выдачу денег, акты
приема-передачи, акты списания и др.);

журналы инструктажей;

журналы регистрации (распоряжений Председателя Думы, печатей и штампов, учета
гербовых бланков и др.).

4.9.3. Во внутреннем документообороте Думы могут создаваться документы на
бумажном носителе, используемые как в системе электронного документооборота в
виде электронного образа документа, так и на бумажном носителе:

распоряжения Председателя Думы, протоколы заседаний Думы, комитетов Думы,
круглых столов, депутатских слушаний, «правительственных часов» и др.;

выписки из протоколов заседаний Думы, комитетов Думы, стенограммы, выписки из
стенограмм, решения комитетов Думы, государственные контракты и договоры,
заключения правового управления, планы мероприятий Думы и др;

информационно-справочные документы (докладные, служебные, аналитические
записи, справки и др.).

Подготовка и передача внутренних документов Думы может осуществляться в
электронном виде в СЭД с использованием электронной подписи.

4.9.4. Внутренние документы, адресованные Председателю Думы, представляют на
бумажном носителе.

4.9.5. Порядок подготовки, согласования, принятия, регистрации и хранения
распоряжений Председателя Ярославской областной Думы осуществляется в
соответствии с Постановлением Ярославской областной Думы от 16.02.2016 № 40 «Об
утверждении Порядка подготовки проектов распоряжений, издания и хранения
распоряжений Председателя Ярославской областной Думы».

Порядок подготовки, согласования, подписания, регистрации и хранения
государственных контрактов и гражданско-правовых договоров, заключаемых Думой,
осуществляется в соответствии с распоряжением Председателя Ярославской областной
Думы от 06.07.2020 № 30-о «Об утверждении Регламента взаимодействия структурных
подразделений аппарата Ярославской областной Думы при подготовке и осуществлении
закупок товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Ярославской областной
Думы».

4.9.6. Организация протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний
и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место
хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения
заинтересованных лиц и исполнителей, учет и рассылка адресатам выписок из
протоколов заседаний комитетов Думы, заседаний Думы) осуществляется в
соответствии с Регламентом Ярославской областной Думы и подразделом 3.5
Инструкции.

4.9.7. Регистрация внутренних документов осуществляется, как правило, отделом
организационного и документационного обеспечения. Передача документов между
структурными подразделениями осуществляется через отдел организационного и
документационного обеспечения.

4.9.8. Регистрация внутренних документов осуществляется отделом
организационного и документационного обеспечения в СЭД в журнале
«Внутренние».

Регистрация документа выполняется путем заполнения его регистрационной
карточки путем обязательного заполнения полей:

«Регистрационная дата» и «Регистрационный номер» – присваиваются
автоматически при сохранении регистрационной карточки;

«Краткое содержание» – краткое содержание документа, отвечающее на вопрос: О
чем документ? (заполняется с клавиатуры);

«Количество листов» – количество листов в документе плюс количество листов в
приложении к нему;

«Подготовил» – указывается лицо, подготовившее документ;

«Согласующие» – указывается должностное лицо согласовавшее документ;

«Подписывает» – указывается должностное лицо, подписавшее документ;

в поле «Файлы» добавляется электронный графический образ документа,
полученный путем его сканирования;

в поле «Ссылки» устанавливаются необходимые связки по документу.

Регистрация документов осуществляется с использованием сквозной нумерации в
пределах календарного года.

Регистрационный номер внутреннего документа состоит из порядкового номера
документа и буквенного обозначения «вн», записанного через дефис, например:
15-вн.

4.9.9. Внутренние документы на бумажном носителе подлежат сканированию с
учетом ограничений законодательства Российской Федерации с прикреплением
электронного образа документа к ЭРК. Отсканированные внутренние документы и
резолюции к ним могут направляться исполнителям средствами СЭД в виде
электронного образа документа и электронного образа резолюции без дублирования
их на бумажном носителе. При этом оригинал внутреннего документа на бумажном
носителе следует хранить в деле адресата, которому первично направлен внутренний
документ.

При необходимости на полученный внутренний документ готовится ответ, который
также подлежит аналогичной регистрации в СЭД с указанием связи в ЭРК.

4.10. Работа с обращениями граждан

4.10.1. Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации,
иностранных граждан, лиц без гражданства, объединений граждан, в том числе
юридических лиц (далее – обращение гражданина, организации), а также организация
работы с запросами юридических и физических лиц о предоставлении информации о
деятельности Думы устанавливаются в Думе в соответствии с Федеральными законами
от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской
Федерации», от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о
деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»,
Постановлением Ярославской областной Думы от 15.02.2019 № 27 «Об утверждении
Положения об организации доступа к информации о деятельности Ярославской
областной Думы», распоряжением Председателя Ярославской областной Думы
от 03.06.2019 № 15-о «Об утверждении Порядка рассмотрения обращений граждан в
Ярославской областной Думе».

4.10.2. Делопроизводство по обращениям и запросам граждан и организаций в
Думе ведется отдельно от других видов делопроизводства приемной по обращениям
граждан организационного управления.

Депутаты самостоятельно рассматривают поступившие в их адрес обращения
граждан в порядке, установленном Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О
порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

4.11. Учет и анализ объемов документооборота

4.11.1. Учет и анализ объемов документооборота, состава и структуры
документопотоков ведется в целях:

— совершенствования организации работы с документами;

— принятия решений о приобретении средств компьютерной техники и
оргтехники;

— расчета оптимальной численности сотрудников, занятых в
делопроизводстве;

— нормирования труда;

— повышения исполнительской дисциплины.

4.11.2. Данные о количестве документов обобщаются,
анализируются организационным управлением в виде сводки об объеме
документооборота за год и представляются к отчету о деятельности Ярославской
областной Думы за прошедший период.

4.11.3. Учет количества документов (поступающих, отправляемых, внутренних)
проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов, в том
числе по учетным данным СЭД.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа
(подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа).

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему
документы принимаются за один документ.

Объем документооборота подсчитывается за год.

4.12. Управление документами в системе электронного
документооборота

4.12.1. Доступ к работе в СЭД должны иметь только
зарегистрированные пользователи с обязательной процедурой идентификации и
аутентификации.

4.12.2. Включение документов в СЭД осуществляется
посредством заполнения полей ЭРК, оцифровки (сканирования) документа, если он
создан на бумажном носителе, присоединения электронной копии документа к ЭРК,
размещения документа в СЭД в соответствии с ее классификационной схемой.

В процессе жизненного цикла документа (создание проекта
документа, включение созданного или полученного документа в СЭД, рассмотрение
документа и вынесение резолюций (поручений) по документу, согласование проекта
документа и др.) формируются сведения о документе, включаемые в СЭД.

Включение сведений о документе (входящем, исходящем,
внутреннем) и о процессах управления документами осуществляется посредством
заполнения полей ЭРК СЭД.

4.12.3. В ЭРК СЭД вносятся следующие сведения о
поступившем документе:

1) наименование государственного органа, органа местного
самоуправления, организации (корреспондента);

2) наименование вида документа и название документа;

3) дата регистрации документа;

4) регистрационный номер документа;

5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

6) входящий регистрационный номер;

7) способ доставки документа;

заголовок к тексту (краткое содержание
документа);

9) количество листов документа;

10) отметка о количестве приложений;

11) сведения о связанных документах (наименование вида
документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

12) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение,
должностное лицо, давшее поручение, дата формирования поручения);

13) контрольный срок исполнения документа (при
необходимости);

14) сведения о переадресации документа;

15) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы)
приложения (приложений) к документу.

4.12.4. В ЭРК СЭД вносятся следующие сведения об
отправляемых (исходящих) документах:

1) наименование государственного органа, органа местного
самоуправления, организации – адресата;

2) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

3) наименование вида документа;

4) дата регистрации документа;

5) регистрационный номер документа;

6) заголовок к тексту (краткое содержание
документа);

7) сведения о связанных документах (наименование вида
документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

количество листов основного документа;

9) индекс дела по номенклатуре дел;

10) отметка о приложении;

11) подразделение – ответственный исполнитель документа
и лицо, подготовившее документ, ФИО и должность;

12) согласующие документ лица, ФИО и должность;

13) ссылки на файл отправляемого документа и файл
(файлы) приложения (приложений) к документу;

14) способ доставки документа адресату.

4.12.5. При включении в СЭД внутренних документов в ЭРК
вносятся следующие сведения о документе:

1) наименование подразделения, подготовившего проект
документа;

2) наименование вида документа;

3) дата регистрации документа;

4) регистрационный номер документа;

5) ФИО и должность лица, подписавшего документ;

6) сведения о связанных документах (наименование вида
документа, дата, регистрационный номер, тип связи);

7) заголовок к тексту (краткое содержание
документа);

подразделение (должностное лицо), исполнитель
(ответственный исполнитель) документа;

9) согласующие документ лица, ФИО и должность

10) количество листов документа;

11) отметка о количестве приложении;

12) индекс дела по номенклатуре дел;

13) резолюция (исполнитель (исполнители), поручение,
дата исполнения, дата формирования поручения);

14) ссылки на файл поступившего документа и файл (файлы)
приложения (приложений) к документу.

4.12.6. При включении документов и проектов документов в
СЭД, а также при включении сведений в ЭРК в процессе жизненного цикла документа
исполнители должны создавать связи данного документа (проекта документа) с
другими документами и пунктами поручений.

При создании связей документа (проекта документа) с
другими документами используется справочник типов связей.

4.12.7. В целях размещения документов в СЭД, поиска
документов, ведения справочной работы по документам, включенным в СЭД,
используются справочники, в том числе: корреспондентов (адресатов), видов
документов, структурных подразделений, должностных лиц Думы, исполнителей по
документам, тематический (вопросов деятельности), сроков исполнения, резолюций
(поручений), электронных адресов постоянных корреспондентов, шаблонов бланков
документов и шаблонов документов, типов связей с другими документами (связанными
документами), номенклатура дел Думы.

5. ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ЯРОСЛАВСКОЙ
ОБЛАСТНОЙ ДУМЕ

5.1. Копировально-множительные работы

5.1.1. Копировально-множительные работы (снятие копий документов,
тиражирование) осуществляются отделом организационного и документационного
обеспечения по заявкам депутатов Думы, сотрудников аппарата Думы.

Копирование и размножение небольших объемов документов производится
непосредственно в структурных подразделениях аппарата Думы либо депутатами Думы.
Ответственность за правильное использование копировальной техники несет
руководитель структурного подразделения, в котором установлена техника, депутат
Думы.

5.1.2. Тиражированию подлежат только служебные документы и материалы,
связанные с деятельностью Думы.

Изготовление объемных материалов большими тиражами, а также цветных
ксерокопий производится по согласованию с начальником организационного
управления.

5.1.3. В первоочередном порядке тиражируются документы и материалы, связанные
с подготовкой заседаний Думы, комитетов Думы, депутатских слушаний,
«правительственного часа», рабочих групп, а также принятые Думой документы,
подлежащие рассылке.

5.1.4. Служебные материалы и документы, подлежащие копированию, должны быть
разброшюрованы (за исключением документов, которые нельзя расшить), напечатаны
четко и разборчиво. Для размножения сдаются, как правило, первые экземпляры
(подлинники) документов.

5.1.5. Тираж размноженных документов или материалов должен соответствовать
заказу. Изготовленные копии выдаются вместе с подлинником документа.

Сотрудник отдела организационного и документационного обеспечения,
изготовивший копии, несет ответственность за качество изготовленных копий и их
соответствие оригиналу.

5.1.6. Не допускается необоснованное размножение документов, неэкономное
расходование бумаги и расходных материалов. Учет количества изготовленных копий
документов ведется отделом организационного и документационного обеспечения в
журнале регистрации поступления и выполнения заказов на
копировально-множительные работы, где делается соответствующая отметка о виде
документов и количестве копий.

5.1.7. На размножение не принимаются:

— бланки;

— подписные листы для проведения избирательной кампании депутата Думы;

— документы и материалы с помарками и вклейками, загрязненные документы и
материалы, документы и материалы в рукописном виде (за исключением обращений
граждан);

— документы, содержащие служебную информацию ограниченного распространения, в
том числе с пометкой «Для служебного пользования», секретные документы.

5.2. Аудио- и видеозапись мероприятий

5.2.1. Видео- и аудиозапись мероприятий, проводимых в Думе и включенных в
план работы Думы, осуществляется аналитическим управлением.

Видео- и аудиозапись осуществляет в помещениях, оборудованных системой видео-
и аудиозаписи.

5.2.2. Аудиозапись с использованием системы компьютерного стенографирования
осуществляется для следующих мероприятий, проводимых в зале заседаний Думы:

— заседаний Ярославской областной Думы;

— депутатских слушаний;

— «правительственного часа».

5.2.3. Видеозаписи мероприятий размещаются на файловом сервере Думы с
доступом для всех зарегистрированных пользователей сети Думы.

Учет и хранение видеофайлов заседаний Ярославской областной Думы на файловом
сервере и запись их на компакт-диски для сдачи в архив обеспечивает
аналитическое управление.

5.2.4. Аудиозапись мероприятий по указанию Председателя Думы или руководителя
аппарата Думы может быть расшифрована в отделе организационного и
документационного обеспечения, отпечатана и передана в подразделение,
ответственное за проведение мероприятия.

5.3. Изготовление, учет и использование печатей и штампов

5.3.1. Для заверения подлинности подписи руководителя Думы и иных
уполномоченных им лиц на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих
факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах,
предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством
Российской Федерации, в Думе используются круглые гербовые и другие печати.

В соответствии со статьей 6 Закона Ярославской области от 30.06.2011 № 20-з
«Об официальных символах Ярославской области» в Думе используется печать с
изображением герба Ярославской области в полной версии (далее также – гербовая
печать).

В Думе используются две круглые печати с изображением герба Ярославской
области в полной версии, при этом на второй печати под изображением герба
Ярославской области изображается цифра «2».

5.3.2. Гербовая печать используется для заверения:

подлинности подписи Председателя Думы, заместителей Председателя Думы,
руководителя аппарата Думы, главного бухгалтера – начальника отдела
бухгалтерского учета, а также других должностных лиц, которым доверенностью или
распоряжением Председателя Думы предоставлены соответствующие полномочия;

записей, внесенных в трудовою книжку сотрудника Думы при его увольнении
сотрудником кадровой службы.

Гербовой печатью заверяются также подлинные экземпляры договоров и соглашений
Думы, государственных контрактов Думы, доверенности, сметы расходов на
содержание Думы, финансовые документы и отчеты, представляемые в органы
казначейства, налоговые и статистические органы, фонды, а также финансовые
документы на получение денежных средств, удостоверения должностных лиц,
избираемых или назначаемых Думой, удостоверения депутатов Ярославской областной
Думы и их помощников, удостоверения сотрудников аппарата Думы, гарантийные
письма, правительственные телеграммы.

5.3.3. Печать проставляется на свободном от текста месте, не захватывая
личной подписи должностного лица, или в месте, обозначенном «МП» («Место
печати»).

Оттиск печати может захватывать часть наименования должности лица,
подписавшего документ.

На документах финансового характера оттиск гербовой печати проставляет на
специально отведенном месте. Место нанесения печати обозначается символом «М.П.»
без наименования должности и подписи.

Оттиск печати должен быть хорошо читаемым.

5.3.4. Гербовая печать изготавливается в строго ограниченном количестве и
исключительно в служебных целях.

Решение о необходимости изготовления гербовых печатей и их количестве
принимает Председатель Думы.

Для документов малого формата (удостоверений к наградам, служебных)
изготавливаются гербовые печати уменьшенного размера.

Место хранения гербовой печати – сейф или несгораемый металлический шкаф в
отделе бухгалтерского учета и в кадровой службе.

5.3.5. В Думе могут использоваться простые печати и штампы без изображения
государственной символики.

Простые печати бывают разной формы: круглые, треугольные, прямоугольные.
Простых печатей может быть несколько. Они проставляются на справках, копиях
документов (кроме копий правовых актов Ярославской области), при опечатывании
шкафов, сейфов и т.д.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении
документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие
мастичные (резиновые) штампы.

Для опечатывания помещений, в которых осуществляется хранение и обработка
персональных данных, применяются металлические выжимные печати.

5.3.6. Структурные подразделения аппарата Думы при необходимости имеют
круглые (негербовые) печати. В этом случае в печати приводится дополнительная
надпись с наименованием подразделения.

В Думе, в частности, используются круглые (негербовые) печати с
надписями:

«Ярославская областная Дума. Отдел бухгалтерского учета. Для документов»,

«Ярославская областная Дума. Отдел организационного и документационного
обеспечения № 1»;

«Ярославская областная Дума. Отдел организационного и документационного
обеспечения № 2»;

«Ярославская областная Дума. Для кадровых документов».

5.3.7. Оттиск печати с надписью «Ярославская областная Дума. Отдел
бухгалтерского учета. Для документов» ставится на оригиналах финансовых
документов для удостоверения подлинности подписи руководителя аппарата Думы,
сотрудников отдела бухгалтерского учета.

Оттиск печати с надписью «Ярославская областная Дума. Отдел организационного
и документационного обеспечения № 1» ставится на копиях постановлений
Ярославской областной Думы, копиях законов Ярославской области, выписках из
протоколов заседаний Ярославской областной Думы.

Оттиск печати с надписью «Ярославская областная Дума. Отдел организационного
и документационного обеспечения № 2» ставится на документах, связанных с
отправкой и получением корреспонденции, для удостоверения подлинности подписи
сотрудника отдела организационного и документационного обеспечения, а также на
пакетах, отправляемых фельдъегерской связью.

Оттиск печати с надписью «Ярославская областная Дума. Для кадровых
документов» ставится на копиях распоряжений по личному составу, а также на
кадровых документах для удостоверения подлинности подписи сотрудника кадровой
службы.

5.3.8. Право структурного подразделения аппарата Думы иметь и использовать в
работе гербовую печать и (или) простую печать должно быть установлено
распоряжением Председателя Думы.

5.3.9. Заказ на изготовление гербовых и других печатей (штампов) производится
отделом административного обеспечения аналитического управления:

гербовой печати – по указанию Председателя Думы;

других печатей и штампов – по заявке руководителей структурных подразделений
аппарата Думы, согласованной с руководителем аппарата Думы, с приложением
образца (эскиза) печати (штампа).

Печати и штампы изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления
подразделениями и их сотрудниками возложенных на них функций.

5.3.10. В делопроизводстве Думы в служебных целях используются штамп (штампы)
с факсимильной подписью Председателя Думы и иных должностных лиц.

Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи
должностного лица и порядок использования факсимиле определяется Председателем
Думы.

5.3.11. Все изготовленные печати и штампы регистрируются в отделе
организационного и документационного обеспечения в журнале учета выдачи печатей
и штампов (Приложение 8 к Инструкции) с проставлением их оттисков и выдаются под
расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и
сохранность.

5.3.12. Печати и штампы должны храниться в сейфах или несгораемых
металлических шкафах, чтобы исключить их утерю, хищение или использование
другими лицами.

Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и
штампов за пределы Думы возможен в исключительных случаях по решению руководства
Думы.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения
печатей и штампов возлагаются на руководителей структурных подразделений.
Руководители структурных подразделений вправе возложить ответственность за
пользование печатями и штампами и их хранение на одного из подчиненных им
сотрудников.

При смене руководителя структурного подразделения печати и штампы передаются
по акту с отметкой в журнале учета и выдачи печатей и штампов.

5.3.13. Замена печатей и штампов производится в случае их износа,
повреждения, утраты на основании решения руководителя аппарата Думы по
соответствующей заявке руководителя подразделения.

Печати и штампы, пришедшие в негодность или утратившие значение, подлежат
возврату в отдел организационного и документационного обеспечения, где они
уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета.

В случае ликвидации, реорганизации структурного подразделения аппарата Думы,
имеющиеся в нем печати и штампы, также подлежат передаче в отдел
организационного и документационного обеспечения для последующего уничтожения по
акту.

5.3.14. Уничтожение печатей, штампов предполагает полное разрушение их
печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности их восстановления и
дальнейшего использования.

В составленном акте об уничтожении печатей, штампов должны быть указаны время
и место уничтожения, состав комиссии, основание уничтожения печатей, штампов,
наименование и оттиски уничтоженных печатей, штампов, способ уничтожения,
подписи членов комиссии.

Акт об уничтожении печатей, штампов утверждается начальником организационного
управления. Данный акт является основанием для внесения записи об уничтожении
печати (штампа) в журнал учета и выдачи печатей и штампов.

6. КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

6.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их
своевременного и качественного исполнения.

Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

6.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется:

— руководителем аппарата Думы, руководителем структурного подразделения –
исполнения документов (поручений) по существу;

— советником отдела по обеспечению деятельности комитетов организационного
управления, сотрудником приемной заместителя Председателя Ярославской областной
Думы– сроков исполнения документов (поручений), поступивших в комитет Думы,
заместителю Председателя Ярославской областной Думы соответственно.

Ответственным за осуществление контроля за прохождением, исполнением и
соблюдением сроков рассмотрения документов, поступивших Председателю Ярославской
областной Думы, является руководитель аппарата Думы.

В отделе организационного и документационного обеспечения централизованному
контролю сроков исполнения документов (поручений) подлежат зарегистрированные
документы с отметкой о контроле («Контроль»).

6.3. Депутаты самостоятельно осуществляют контроль за прохождением,
исполнением и соблюдением сроков рассмотрения поступивших к ним документов.

6.4. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний),если
зафиксированные в них решения не оформляются в виде постановлений или решений,
содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по
каждому поручению отдельно.

6.5. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя:

постановку документов (поручений) на контроль;

проверку своевременности доведения документов (поручений) до
исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов
(поручений);

снятие с контроля документов (поручений);

учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов
(поручений);

информирование руководителей о ходе исполнения документов (поручений) и
состоянии исполнительской дисциплины.

6.6. Срок исполнения документа указывается непосредственно в документе,
поручении или в резолюции к документу.

Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях с
даты, следующей за датой регистрации документа.

Сроки исполнения протокольных поручений, как правило, устанавливаются в
протоколе и исчисляются с даты, следующей за датой проведения заседания
(совещания).

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на
нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним
рабочий день.

Дата исполнения документа (поручения) фиксируется в ЭРК СЭД или иной
регистрационно-учетной форме, используемой для отслеживания сроков исполнения
документа (поручения).

Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем, исходя
из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков,
установленных законодательством Российской Федерации.

6.7. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

— установленные законодательными или иными нормативными правовыми актами
(типовой срок исполнения);

— с конкретной датой исполнения – в указанный срок;

— без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку:

«весьма срочно» – в течение одного-двух дней, «срочно» – в 3-дневный срок;
«оперативно» – в 10-дневный срок; остальные – в срок не более 30 дней, если иное
не установлено федеральными законами.

Согласование проекта подготавливаемого документа с
заинтересованными лицами должно проводиться в пределах установленного срока
исполнения документа.

6.8. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также
отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение
(указание).

6.9. В целях своевременного исполнения документов, поручений (указаний),
поставленных на контроль, сотрудник, ответственный за ведение контроля
исполнения документов, проверяет своевременность доведения документа (поручения)
до исполнителя.

6.10. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в
целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится
предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков
исполнения документов (поручений).

Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке:

документов (поручений) последующих лет – не реже одного раза в год;

документов (поручений) последующих месяцев текущего года – не реже одного
раза в месяц;

документов (поручений) текущего месяца – за 5 дней до истечения срока
исполнения.

6.11. Напоминание исполнителям о приближении сроков исполнения документов
(поручений) может осуществляться в автоматическом режиме посредством СЭД или с
использованием электронной почты.

Напоминания исполнителям, а также информация об исполнении документов
(поручений), полученная от исполнителей, фиксируются в ЭРК СЭД или иных
регистрационно-учетных формах, используемых для контроля исполнения документов
(поручений).

6.12. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения)
ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего
поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин
продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть
направлено соответствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух
третьих срока исполнения документа (поручения).

Сроки исполнения срочных поручений не продлеваются и не корректируются.

Об изменении срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель
информирует отдел организационного и документационного обеспечения или иное
подразделение (сотрудника), на которое возложен контроль исполнения документа
(поручения).

Аналогичным образом могут быть внесены изменения в состав исполнителей
документа (поручения) с обязательным информированием отдела организационного и
документационного обеспечения или иного подразделения (сотрудника), на которое
возложен контроль исполнения документа (поручения).

6.13. Документ считается исполненным и подлежит снятию с контроля после
фактического исполнения всех содержащихся в нем поручений, документального
подтверждения его исполнения и сообщения результатов его рассмотрения
заинтересованным органам, организациям и лицам.

Промежуточная информация по исполнению документа не является основанием для
снятия его с контроля.

6.14. Документы (поручения), находящиеся на контроле, снимаются с контроля на
основании подготовленного ответа.

Решение об исполнении документа (поручения), не требующего направления
ответа, принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль, с
обязательным информированием отдела организационного и документационного
обеспечения или иного подразделения (сотрудника), на которое возложен контроль
исполнения документа (поручения).

Сведения об исполнении документа (поручения) вносятся в ЭРК СЭД или иную
регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

6.15. В случае если документ (поручение) не исполнен в установленный срок, он
признается неисполненным и остается на контроле. Обязанность по его исполнению
сохраняется за исполнителем.

6.16. Дума ежемесячно представляют в Администрацию Президента Российской
Федерации в электронной форме информацию о результатах рассмотрения обращений
граждан, организаций, а также о мерах, принятых по таким обращениям.

7. РАБОТА ИСПОЛНИТЕЛЯ С ДОКУМЕНТАМИ

7.1.Организация работы исполнителей с документами в комитетах Думы,
структурных подразделениях аппарата Думы

7.1.1. Организация работы с документами в структурных подразделениях аппарата
Думы, комитетах Думы осуществляется на основании резолюций (поручений)
Председателя Думы, его заместителей, руководителя аппарата, руководителей
структурных подразделений, иных должностных лиц, наделенных соответствующими
полномочиями.

7.1.2. Подразделение-исполнитель получает документы в возможно короткие сроки
(в день их рассмотрения соответствующим должностным лицом или на следующий
рабочий день), срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

7.1.3. Документы, поступившие в структурное подразделение с резолюциями
(поручениями) на исполнение передаются исполнителям только после их рассмотрения
руководителем подразделения.

Если документ, поступивший на исполнение в подразделение, не относится к
компетенции подразделения, руководитель подразделения в тот же день или на
следующий рабочий день возвращает его в отдел организационного и
документационного обеспечения для решения вопроса о перенаправлении его на
исполнение в другое подразделение (другому исполнителю).

7.1.4. Исполнители в процессе исполнения документа осуществляют:

— сбор и обработку необходимой информации;

— подготовку проекта документа и всех необходимых приложений с соблюдением
правил документирования, установленных в Думе;

— согласование проекта документа с заинтересованными лицами;

— доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования
и, при необходимости (в случае значительной корректировки проекта документа), –
повторное согласование;

— в необходимых случаях – подготовку списка (указателя) рассылки
документа;

— представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству.

— определение места хранения документа (копии документа) проставлением
отметки с указанием номера дела по номенклатуре дел, в которое должен быть
помещен документ.

7.1.5. Если исполнение документа поручено нескольким комитетам Думы и (или)
структурным подразделениям аппарата Думы, ответственным исполнителем считается
комитет Думы, подразделение, указанное в резолюции (поручении) первым, или
обозначенное словом «ответственный», если не определено иное.

7.1.6. Председатель комитета Думы, руководитель структурного подразделения
аппарата Думы организуют работу с поступившим документом, определяют исполнителя
и соисполнителей, контролируют качество и своевременность исполнения документа в
соответствии с резолюцией (поручением).

Все исполнители ответственны за своевременное и качественное исполнение
резолюции (поручения) и представление ответственному исполнителю в установленные
им сроки необходимых материалов.

7.1.7. Ответственный исполнитель организует работу по исполнению резолюции
(поручения), осуществляет координацию всей работы над документом, в том числе
получение предложений соисполнителя, подготовку итогового проекта документа.

Соисполнители представляют ответственному исполнителю все необходимые
материалы для обобщения и подготовки проекта документа в первой половине
установленного в резолюции (поручении) срока.

Ответственный исполнитель подготавливает проект документа с учетом
предложений соисполнителей.

Исполнители не имеют права представлять проекты документов руководителю,
давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.

В случае несвоевременного представления информации соисполнителями
ответственный исполнитель информирует об этом руководителя, давшего
поручение.

7.1.8. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь)
документ по указанию председателя комитета Думы, руководителя подразделения
передается другому исполнителю.

При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать
документы и дела руководителю подразделения или по его указанию вновь
назначенному сотруднику (в случае необходимости, – по акту приема-передачи, в
котором указываются виды дел (заголовки дел) и их количество и который
подписывается сотрудником, передавшим документы, и сотрудником, принявшим
документы).

7.1.9. Результатом исполнения документа является проект документа,
подготовленный исполнителем.

Исполнитель (ответственный исполнитель) организует согласование (визирование)
проекта документа со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку проекта
по замечаниям.

При наличии неурегулированных разногласий по документу ответственный
исполнитель готовит служебную записку руководителю, давшему поручение, с их
перечислением.

7.1.10. После доработки проект документа оформляется в соответствии с
требованиями настоящей Инструкции и передается в соответствии с резолюцией
(поручением) на подписание (утверждение). Второй экземпляр (копия) должен быть
завизирован руководителем структурного подразделения-исполнителя (при
необходимости – всеми лицами, согласовавшими документ).

7.1.11. Документы, предназначенные для отправки, оформляются на
соответствующем бланке установленной формы. Для отправки документов, не имеющих
адресной части, составляется сопроводительное письмо.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит
список рассылки, определяет количество экземпляров документа и после регистрации
обеспечивает изготовление необходимого количества копий.

7.1.12. Подписанный документ передается для регистрации и отправки и/или
включения в дело.

В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет индекс дела, в
которое должен быть включен документ.

7.1.13. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать
изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения
документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, о
датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и
результате окончательного исполнения.

7.1.14. Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к нему
документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть
ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

7.1.15. В случае ликвидации комитета Думы или структурного подразделения
аппарата Думы их законченные дела и исполненные документы передаются в архив
Думы. Незаконченные дела, неисполненные документы, в том числе в электронном
виде, передаются в комитет Думы, структурное подразделение аппарата Думы,
которому поручена работа по данному вопросу. Передача дел и документов
оформляется актом, подписываемым передающей и принимающей сторонами, копия
которого передается в отдел организационного и документационного
обеспечения.

7.2. Организация работы с документами депутатов Ярославской областной
Думы

7.2.1. Депутат самостоятельно организует свой документооборот,
в том числе осуществляет контроль за прохождением, исполнением и соблюдением
сроков рассмотрения поступивших к нему документов.

7.2.2. Организация документооборота депутата включает в себя:

своевременное получение, в том числе через именные ячейки,
регистрацию и рассмотрение поступивших на имя депутата документов и
корреспонденции;

оформление документов за подписью депутата, их регистрацию и
отправку;

организацию рассмотрения обращений граждан, адресованных
депутату;

контроль за поступлением ответов на депутатские запросы и другие
обращения депутата.

7.2.3. Документы, поступившие в Думу на имя депутата, отделом
организационного и документационного обеспечения направляются в именные ячейки
депутата.

Заказные письма, поступившие в Думу на имя депутата Думы,
передаются сотрудником отдела организационного и документационного обеспечения
депутату под роспись.

7.2.4. В соответствии с Постановлением Ярославской областной Думы от
11.12.2013 № 340 «О бланке депутата Ярославской областной Думы» для оформления
писем и других документов, оформляемых в рамках своих полномочий, депутаты Думы
используются бланки депутата Ярославской областной Думы с изображением герба
Ярославской области.

7.2.5. Депутат вправе поручить своим помощникам организацию работы с
документами, в том числе получение заказной корреспонденции, поступившей в Думу
на имя депутата.

7.2.6. Документы, оформленные депутатом, подлежат отправке
депутатом самостоятельно или через отдел организационного и документационного
обеспечения.

8. ДОКУМЕНТАЛЬНЫЙ ФОНД ЯРОСЛАВСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ

8.1. Разработка и ведение номенклатуры дел

8.1.1. Документы, созданные и полученные в процессе деятельности Ярославской
областной Думы, образуют документальный фонд Думы.

Создание документального фонда Думы осуществляется путем составления
номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности,
учета и передачи дел в архив Думы.

8.1.2. Номенклатура дел Думы закрепляет классификацию (группировку)
документов в дела (электронные дела), обеспечивает систематизацию и индексацию
дел, сроки их хранения, является основным учетным документом.

Номенклатура дел Думы включается в СЭД в качестве справочника, определяющего
порядок систематизации электронных документов и электронных копий документов,
включаемых в СЭД.

Номенклатура дел Думы используется в качестве основы для составления описей
дел структурных подразделений, комитетов Думы постоянного, временных (свыше 10
лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к
уничтожению документов, не подлежащих хранению, а также для учета дел временных
(до 10 лет включительно) сроков хранения.

Форма номенклатуры дел приведена в Приложении 9 к Инструкции.

8.1.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться
законодательством Российской Федерации, законодательством Ярославской области,
определяющим деятельность Думы, Регламентом Ярославской областной Думы,
положениями о структурных подразделениях аппарата Думы, штатным расписанием,
плановой и отчетной документацией, номенклатурой дел за прошедшие годы,
локальными нормативными актами Думы, содержащими сведения об образующихся в
деятельности документах, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их
наличии), перечнями документов, образующихся в процессе деятельности федеральных
органов государственной власти, иных государственных органов Российской
Федерации с указанием сроков их хранения.

8.1.4.Номенклатура дел Думы составляется на предстоящий календарный год в
последнем квартале предшествующего года.

Номенклатура дел Думы составляется по установленной
форме организационным управлением из номенклатур дел структурных подразделений,
комитетов Думы, визируется лицом, ответственным за архив Думы, согласовывается с
постоянно действующей экспертной комиссией Думы и руководителем аппарата Думы,
утверждается и вводится в действие распоряжением Председателя Думы с 1 января
следующего календарного года.

Номенклатура дел Думы в конце каждого года уточняется.

Номенклатура дел Думы не реже чем один раз в 5 лет согласовывается с
экспертно-проверочной комиссией (далее – ЭПК) соответствующего уполномоченного
органа исполнительной власти Ярославской области в сфере архивного дела или
государственным архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями.

8.1.5. В номенклатуру дел Думы включаются заголовки дел, отражающие
деятельность структурных подразделений аппарата Думы, комитетов Думы, постоянно
и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий,
советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения
ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы
данных, в необходимых случаях – копии документов (копии документов включаются в
номенклатуру дел, если копия – единственный экземпляр документа в Думе).

Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам,
что и заголовки дел на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

8.1.6.Наименованиями разделов номенклатуры дел являются наименования
структурных подразделений аппарата Думы, комитетов Думы. Документы в разделах
номенклатуры дел располагаются по степени их значимости.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в
номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Думе цифрового обозначения
структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в
пределах структурного подразделения.

Индексы дел обозначаются арабскими цифрами, например: 04-03, где 04 –
обозначение структурного подразделения, 03 – порядковый номер заголовка дела по
номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных
дел в пределах разных структурных подразделений. Для переходящих дел индекс
сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры дел
определяется степенью важности документов, составляющих дела и их
взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих
организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел,
содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание
и состав документов дела.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей
последовательности:

— название вида дела (документы к заседаниям Думы, переписка и т.д.) или
разновидности документов (протоколы заседаний Совета Думы, распоряжения и
т.д.);

— даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела.

В графе 3 указывается количество томов, частей дела – заполняется по
окончании календарного года.

В графе 4 – срок хранения и номер статьи дела по перечню, а при его
отсутствии – по типовой или примерной номенклатуре дел.

В графе 5 «Примечание» могут включаться отметки о заведении дел, переходящих
делах, выделении дел к уничтожению, лицах, ответственных за формирование дел, и
др.

В конце каждого раздела номенклатуры дел оставляются резервные номера для
внесения возникающих в течение года новых дел.

По окончании календарного года в конце номенклатуры делается итоговая запись
о количестве заведенных дел (томов).

8.1.7. Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение
аппарата Думы в месячный срок разрабатывает проект номенклатуры дел
подразделения и представляет его в организационное управление для согласования и
утверждения в порядке, установленном для согласования и утверждения номенклатуры
дел Думы, после чего данный раздел присоединяется к действующей номенклатуре дел
Думы.

8.1.8. Номенклатура дел Думы составляется в трех экземплярах:

— 1-й экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного
хранения, помещается в отдельное дело и включается в номенклатуру дел в раздел
«Организационное управление»;

— 2-й экземпляр передается в архив Думы в качестве учетного документа;

— 3-й экземпляр передается в государственный архив, источником комплектования
которого является Дума.

В качестве рабочего экземпляра в организационном управлении используется
копия утвержденной номенклатуры дел Думы или ее электронная форма. В структурные
подразделения аппарата Думы, комитеты Думы номенклатура дел Думы рассылается
организационным управлением в электронном виде или в виде копий соответствующих
разделов на бумажном носителе.

Рабочий экземпляр номенклатуры дел Думы хранится в организационном управлении
до тех пор, пока на дела, сформированные в соответствии с номенклатурой дел, не
будут составлены описи дел для передачи в архив Думы.

8.1.9. В случае изменения функций и структуры аппарата Думы, комитетов Думы
номенклатура дел Думы составляется заново, согласовывается с ЭПК уполномоченного
органа исполнительной власти Ярославской области в сфере архивного дела или
государственным архивом в соответствии с предоставленными ему полномочиями и
утверждается Председателем Думы.

8.1.10. В течение года в рабочий экземпляр номенклатуры дел Думы могут
вноситься уточнения в заголовки дел, в необходимых случаях – в сроки хранения
документов, а также могут включаться заголовки дел, не предусмотренные при
разработке и утверждении номенклатуры дел (новые заголовки дел вносятся в так
называемые в резервные номера, предусмотренные в каждом разделе номенклатуры
дел).

8.1.11. По завершении календарного года в каждом структурном подразделении
оформляется итоговая запись к номенклатуре дел, в которую вносятся сведения о
количестве заведенных дел с учетом количества томов (графа 3 номенклатуры дел),
отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с
отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве
электронных дел соответствующих сроков хранения и передается в организационное
управление. Вместе с итоговой записью передаются данные об изменениях и
дополнениях, внесенных в номенклатуру дел структурного подразделения в течение
года.

8.1.12. Организационное управление на основе полученных из структурных
подразделений, комитетов Думы данных готовит:

— итоговую запись сводной номенклатуры дел Думы о категориях и количестве
дел, заведенных в Думе в течение года; сведения итоговой записи передаются в
архив Думы, о чем в номенклатуре дел Думы проставляется отметка с указанием
должности и подписи лица, передавшего сведения;

— дополнение к номенклатуре дел Думы, в котором последовательно в
соответствии с разделами номенклатуры дел указываются заголовки дел, не
предусмотренные утвержденным экземпляром номенклатуры дел Думы.

Дополнение к утвержденной номенклатуре дел Думы подписывается начальником
организационного управления и вместе с итоговой записью приобщается к
утвержденному экземпляру номенклатуры дел Думы.

8.2.Формирование дел и их текущее хранение

8.2.1. Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в
соответствии с номенклатурой дел.

Дела в Думе формируются в структурных подразделениях аппарата Думы, комитетах
Думы. Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется организационным
управлением.

8.2.2. При формировании дел должны соблюдаться следующие правила:

в дело включаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию
заголовку дела по номенклатуре дел;

приложения включаются в дело вместе с основным документом (приложения объемом
свыше 150 листов могут выделяться в отдельный том дела);

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением
переходящих дел, судебных дел, личных дел;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела
раздельно;

в дело включается по одному экземпляру каждого документа;

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы
должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и
черновики (за исключением особо ценных). По объему дело, включающее документы на
бумажном носителе, не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 см
(толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При
превышении данного объема заводится второй и последующие тома. При наличии в
деле нескольких томов, индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с
добавлением обозначения номера тома и, при необходимости, заголовка тома;

документы внутри дела располагаются в хронологической (сверху вниз),
вопросно-логической последовательности или их сочетании.

8.2.3. Правовые акты, распорядительные документы группируются в дела по видам
и хронологии с относящимися к ним приложениями (правилами, положениями,
инструкциями и т.п.). Документы – основания к распорядительным документам
включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам.

Законы и постановления, принятые на заседании Думы, помещаются после
соответствующего протокола заседания Думы. Протоколы заседаний комитетов Думы
вместе с необходимыми материалами располагаются в деле по хронологии в порядке
возрастания номеров.

Документы к заседаниям, совещаниям (проекты решений, справки, тезисы
выступлений и др., не являющиеся приложениями к протоколам) группируются в
отдельное дело (такие документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельное
дело (дела), систематизируются внутри дела по хронологии и порядку номеров
протоколов), если количество листов в деле с протоколами и приложениями к ним не
превышает 250 листов.

Нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются
приложениями к ним и включаются в дело вместе с указанными документами
(многостраничные приложения объемом 100 и более страниц могут выделяться в
отдельный том дела).

Постановления, распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от
постановлений, распоряжений по личному составу и постановлений, распоряжений по
административно-хозяйственной деятельности.

Приказы, распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со
сроками хранения.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от расчетов к ним; планы и отчеты
группируются в дела того года, к которому они относятся по своему содержанию,
независимо от времени их составления; планы, рассчитанные на несколько лет,
формируются в дела по начальному году их действия; отчеты о выполнении таких
планов формируются в дела по последнему году действия плана.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и
систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ
помещается за документом-просьбой (обращением, запросом); при возобновлении
переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы
включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их
поступления.

Лицевые счета по заработной плате работников группируются в отдельные дела и
располагаются в них по алфавиту фамилий, имен и отчеств.

Обращения (предложения, заявления и жалобы) граждан и организаций и все
документы по их рассмотрению и исполнению группируются отдельно от заявлений
граждан по личным вопросам.

8.2.4. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с
номенклатурой дел. В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в
электронной форме. Отметка о том, что дело ведется в электронном виде,
проставляется в графе «Примечание» номенклатуры дел.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в
СЭД в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном
носителе.

Электронные документы независимо от их объема включаются в одно электронное
дело без разделения на тома.

В случае если документы дела представлены на бумажном носителе и в форме
электронных документов («гибридное дело»), документы на бумажном носителе
подлежат оцифровке и включению в электронное дело. В дело, которое ведется на
бумажном носителе, включаются только документы, созданные (поступившие) на
бумажном носителе. В номенклатуре дел электронное дело и дело на бумажном
носителе отражаются как два тома, имеющие один заголовок, индекс и срок
хранения.

8.2.5. Формирование и хранение дел до передачи их в архив Думы осуществляется
структурными подразделениями аппарата Думы, комитетами Думы, электронных дел – в
СЭД Думы.

Формирование дел с материалами, над которыми работали несколько комитетов
Думы, структурных подразделений аппарата Думы, их оформление и сдача в архив
Думы производятся тем постоянным комитетом Думы, структурным подразделением
аппарата Думы, которые ответственны за рассмотрение вопроса.

8.2.6. После исполнения документов и окончания работы с ними дела помещаются
(подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения
физической сохранности.

Дела считается заведенным с момента включения в него первого исполненного
документа.

Срок передачи исполнителем (ответственным исполнителем) законченного
делопроизводством документа в дело не должен превышать 10 дней после даты
исполнения документа.

8.2.7. Дела на бумажном носителе в структурных подразделениях, комитетах Думы
размещаются в шкафах, сейфах. Дела должны располагаться вертикально, корешками
наружу и в соответствии с номенклатурой дел для обеспечения визуального контроля
их наличия и быстрого поиска. На корешках обложек дел указываются индексы дел по
номенклатуре дел.

В структурных подразделениях аппарата Думы, комитетах Думы сотрудники,
ответственные за делопроизводство, обеспечивают сохранность документов и
дел.

8.2.8. Дела документального фонда Думы, находящиеся на текущем хранении,
подлежат учету. Как правило, перед передачей в архив Думы проводится проверка
наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия
дел и соответствия их количеству по номенклатуре дел.

Проверка наличия и состояния документов и дел проводится при перемещении дел,
при возврате дел, при смене руководителя структурного подразделения, при
реорганизации и ликвидации структурных подразделений аппарата Думы, комитетов
Думы.

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием
дел на обложке, а физическое состояние дел определяется путем их визуального
просмотра. Все обнаруженные недостатки фиксируются в акте проверки наличия и
состояния дел.

В случае утраты документов и дел проводится служебное расследование, по
результатам которого лицо, виновное в утрате, несет ответственность в
установленном порядке. Одновременно с этим принимаются меры по замещению
утраченного документа его копией.

8.2.9. Выдача дел для работы в Думе производится с разрешения руководителя
структурного подразделения по месту хранения дела. Выдача дел во временное
пользование депутатам Думы, сотрудникам других структурных подразделений
подлежит учету.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений,
депутатам Думы на срок не более одного месяца и после его истечения подлежат
возврату.

Иным государственным органам, органам местного самоуправления и организациям
дела (документы) выдаются на основании их письменных запросов с разрешения
Председателя Думы с составлением акта о выдаче дел во временное пользование.

8.2.10. Изъятие (выемка) документов, образовавшихся в деятельности Думы,
производится в соответствии с законодательством Российской Федерации на
основании письменного распоряжения Председателя Думы или иного уполномоченного
им лица с извещением руководителя подразделения, документы которого
изымаются.

Факт изъятия (выемки) документов фиксируется в протоколе (акте) изъятия
(выемки) документов, который составляется не менее чем в двух экземплярах и
подписывается уполномоченными представителями организации и Думы. К протоколу
(акту) прилагается опись (реестр) изъятых документов (дел).

При изъятии подлинников документов в дело помещается заверенная копия
документа, на обороте которой указывается основание изъятия подлинника, срок
возврата, дата и подпись сотрудника, ответственного за формирование и/или
хранение дела. Подлинник документа, изъятый из дела (дело) после рассмотрения и
решения вопроса, возвращается в дело, при этом копия, помещенная в дело вместо
подлинника, изымается.

8.3.Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение

8.3.1. Подготовка документов и дел к передаче на архивное хранение и
уничтожение предусматривает:

экспертизу ценности документов;

оформление дел;

составление описей дел по результатам экспертизы их ценности;

составление актов на уничтожение документов и дел с истекшими сроками
хранения.

8.3.2.Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Думе
создается экспертная комиссия (далее – ЭК), действующая на основании положения,
определяющего задачи, функции, права и организацию работы ЭК и утверждаемого
распоряжением Председателя Думы.

Ежегодно организационным управлением совместно с ЭК проводится экспертиза
ценности документов.

Экспертиза ценности документов проводится на основе федеральных законов, иных
нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных
документов с указанием сроков хранения, перечней документов, образующихся в
процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных
государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности
подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения.

8.3.3. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:

отбор документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в
том числе по личному составу, для передачи в архив Думы;

отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с
пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему
хранению в структурных подразделениях;

выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых
истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел Думы,
правильность определения сроков хранения дел.

8.3.4. Дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются
в архив Думы не ранее чем через один год и не позднее чем через три года после
завершения дел в делопроизводстве. Передача дел в архив Думы проводится на
основании описей дел структурных подразделений постоянного и временных (свыше 10
лет) сроков хранения и дел по личному составу.

Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив Думы не
передаются и подлежат выделению к уничтожению по истечении срока их
хранения.

8.3.5. По результатам экспертизы ценности документов в Думе составляются
описи дел структурных подразделений, комитетов Думы постоянного хранения,
временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу,
электронных документов (Приложения 10, 11 к Инструкции), проводится оформление
дел, а также составляются акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих
хранению.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не
составляются, и в архив Думы такие дела не передаются.

Описи дел структурных подразделений, комитетов Думы составляются отдельно на
дела постоянного хранения, дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, дела
по личному составу, электронные дела.

Основой составления описей дел структурных подразделений, комитетов Думы
является номенклатура дел.

8.3.6. При составлении описей дел структурного подразделения, комитета Думы
соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись дел в соответствии с систематизацией дел в
номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если
дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под
самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи – валовый;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на
обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов) с одинаковыми заголовками заголовки
всех дел (томов) пишутся полностью;

графа описи дел «Примечания» используется для отметок о приеме дел,
особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным
подразделением со ссылкой на акт, о наличии электронных копий дел.

В итоговой записи описи указываются (цифрами и прописью) количество дел,
числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи.

8.3.7. В опись электронных дел, документов включается приложение к описи –
реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором
указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное
дело.

8.3.8. Описи дел структурного подразделения, комитета Думы изготавливаются в
двух экземплярах на бумажном носителе, подписываются руководителем
подразделения, председателем комитета Думы, согласовываются начальником
организационного управления. Реестр электронных документов, являющийся
приложением к описи электронных документов, подписывается составителем реестра с
указанием должности, инициалов, фамилии.

Один экземпляр описи дел структурного подразделения, комитета Думы передается
вместе с делами в архив Думы, второй остается в качестве контрольного экземпляра
в структурном подразделении, комитете Думы. В архив Думы также передается по
экземпляру описей дел структурных подразделений в электронном виде в
редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных
описей дел, документов (годовых разделов).

8.3.9. По завершении делопроизводственного года и по результатам экспертизы
ценности документов дела Думы подлежат оформлению в соответствии с
установленными правилами оформления дел и подготовки дел к передаче на архивное
хранение.

Оформление дел включает комплекс работ по технической обработке и проводится
сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи
сотрудника организационного управления, ответственного за архив.

8.3.10. Оформление дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по
личному составу предусматривает:

заполнение реквизитов титульного листа (обложки) дела постоянного и
временного (свыше 10 лет) хранения (Приложение 12 к Инструкции);

нумерацию листов;

составление листа-заверителя дела (Приложение 13 к Инструкции);

в необходимых случаях внутренней описи документов дела (Приложение 14 к
Инструкции);

подшивку или переплет дела.

8.3.11. На титульном листе дела указываются:

полное название Ярославской областной Думы в именительном падеже;

наименование структурного подразделения, делопроизводственный номер (индекс)
дела (индекс дела по номенклатуре дел);

заголовок и дата дела (тома, части);

крайние даты документов дела;

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела.

На делах постоянного хранения помещается надпись «Хранить постоянно».

При изменении наименования структурного подразделения в течение периода,
охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию
(структурное подразделение) на обложке дописывается новое наименование этой
организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее
заключается в скобки.

8.3.12. В листе-заверителе, помещаемом в конце дела, цифрами и прописью
указывается количество листов, особенности отдельных документов (чертежи,
фотографии, рисунки и т.п.).

Лист-заверитель подписывает его составитель, с указанием должности, даты
составления и расшифровки подписи. Количество листов в деле помечается на его
обложке в соответствии с итоговой надписью.

8.3.13. Для учета документов определенных категорий постоянного и временных
(свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной
документации (особо ценные, личные дела, дела с документами ограниченного
доступа и др.), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе и содержит сведения о
порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах
листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается
цифрами и прописью количество включенных в нее документов и отдельно количество
листов внутренней описи.

Внутреннюю опись подписывает ее составитель с указанием должности, даты
составления и расшифровкой подписи. Внутренняя опись помещается в начале
дела.

8.3.14. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения
документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и
внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами. Листы нумеруются простым
карандашом, цифры проставляются в правом верхнем углу листа на свободном от
текста месте. Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по
каждому тому или части отдельно.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические
документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной
стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: сначала
конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

8.3.15. Документы в деле подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из
картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех
листов.

Резолюции руководства, визы, составленные на отдельных листах, размещаются
перед документом, к которому они относятся, и в таком порядке подшиваются в
дело.

При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их
формирования, оформления, металлические скрепления (булавки, скрепки) из
документов удаляются.

В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры
документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу
документы с временными сроками хранения.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается оставлять в
скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела
не нумеровать, заверительные надписи не составлять. Реквизиты обложки дела
заполняются по упрощенной схеме (без проставления архивного шифра, количества
листов в деле).

8.4. Уничтожение документов и дел с истекшими сроками хранения

8.4.1. На основе предложений структурных подразделений, комитетов Думы отдел
организационного и документационного обеспечения составляет акт (акты) о
выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 15 к
Инструкции).

На электронные документы с истекшими сроками хранения составляется отдельный
акт на основе формы акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих
хранению.

8.4.2. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января
года, в котором составлен акт (например, законченные в 2016 году дела с 3-летним
сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2020
г.).

8.4.3. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления
документов, подлежащих постоянному хранению; выявленные в таких делах документы
постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или
формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы с отметкой «ЭПК», прошедшие экспертизу ценности,
включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

8.4.4. Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к
уничтожению документов, не подлежащих хранению, производится после составления
сводных описей дел постоянного хранения за тот же период.

Акт о выделении документов к уничтожению составляется на все дела Думы,
название каждого структурного подразделения, комитета Думы указывается перед
группой заголовков дел этого подразделения, комитета Думы.

Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
рассматривается на заседании ЭК одновременно с описями дел, документов
постоянного хранения и по личному составу.

8.4.5. Согласованный ЭК акт о выделении к уничтожению документов, не
подлежащих хранению, утверждается Председателем Думы только после утверждения
описей дел постоянного хранения и согласования описей дел, документов по личному
составу ЭПК уполномоченного органа исполнительной власти Ярославской области в
сфере архивного дела или государственным архивом согласно предоставленным ему
полномочиям.

8.4.6. После утверждения Председателем Думы акта о выделении к уничтожению
документов, не подлежащих хранению, дела, выделенные по акту к уничтожению,
могут быть переданы на утилизацию.

Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется
приемо-сдаточной накладной.

В номенклатуре дел проставляются отметки об уничтожении документов с
указанием даты и номера акта, заверяемые подписью сотрудника, ответственного за
архив Думы.

8.4.7. Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются
программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении
к уничтожению электронных документов.

Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить
средствами информационной системы на носителях информации и из резервных
копий.

8.4.8. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению,
хранятся постоянно в деле фонда.

8.5. Передача дел на архивное хранение

8.5.1. Передача документов в архив Думы осуществляется по графику,
согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы
в архив, и утвержденному руководителем аппарата Думы.

Передача дел производится по описям дел структурных подразделений, комитетов
Думы.

8.5.2. Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками
структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается
количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность
документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное
подразделение, передающее документы).

Прием дел производится сотрудником организационного управления, отвечающим за
архив Думы, в присутствии сотрудника структурного подразделения с проставлением
в двух экземплярах описей дел структурных подразделений, комитетов Думы отметок
о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество
фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника
организационного управления, отвечающего за архив Думы, и лица, передавшего
дела). После передачи дел в графе «Примечание» номенклатуры дел проставляется
отметка «Передано в архив, опись от……. №….».

8.5.3. Передача электронных документов в архив Думы производится на основании
описей электронных дел, документов структурных подразделений по
информационно-телекоммуникационной сети (при наличии технической возможности)
или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в
двух идентичных экземплярах.

Подготовка электронных документов (записи заседаний Думы, заседаний комитетов
Думы и пр.) к передаче в архив Думы осуществляется аналитическим
управлением.

8.5.4. При ликвидации или реорганизации структурного подразделения, комитета
Думы делопроизводитель ликвидируемого (реорганизуемого) структурного
подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий (мероприятий по
реорганизации) формирует все исполненные документы в дела, оформляет дела и
передает их в архив Думы независимо от сроков хранения (при ликвидации) либо в
соответствующие структурные подразделения (в случае реорганизации). Передача дел
осуществляется по описям (дела постоянного и долговременного сроков хранения, в
т.ч. по личному составу) и номенклатурам дел (дела временного (до 10 лет) сроков
хранения). Прием-передача дел оформляется актом.

8.6.Использование документов архива Думы

8.6.1. Дела, хранящиеся в архиве Думы, предоставляются депутатам, сотрудникам
структурных подразделений для работы в помещении архива или во временное
пользование.

8.6.2. Во временное пользование дела выдаются депутатам, сотрудникам
структурных подразделений под подпись в журнале учета выдачи дел на срок не
более одного месяца.

На выданное дело заводится карта-заместитель установленной формы (Приложение
16 к Инструкции). После истечения указанного срока дело должно быть возвращено
на место хранения.

8.6.3. Запрещается расшивать дела, делать в них какие-либо пометки,
исправления, подчеркивания и производить изъятие документов.

Депутаты, сотрудники структурных подразделений несут ответственность за
сохранность, правильное использование полученных архивных документов и
содержащейся в них информации.

По возвращении дела в архив сотрудник организационного управления, отвечающий
за архив Думы, обязан проверить наличие всех страниц в деле.

8.6.4. При увольнении сотрудник структурного подразделения обязан сдать в
архив находящиеся у него во временном пользовании документы.

8.6.5. Копии, архивные справки и выписки из документов, хранящихся в архиве
Думы, выдаются по письменным запросам организаций и граждан с разрешения
Председателя Думы или уполномоченного им лица.

Приложения 1-16

Дополнительные материалы

Также в разделе

Аппарат Думы
Руководитель аппарата Ярославской областной Думы
Руководители структурных подразделений аппарата
Структура и штатная численность аппарата Ярославской областной Думы
Положение об аппарате Ярославской областной Думы
Положения о структурных подразделениях аппарата Ярославской областной Думы
О внесении изменений в положения о структурных подразделениях аппарата Ярославской областной Думы (Распоряжение Председателя Ярославской областной Думы от от 03.06.2019 № 13-о)
О внесении изменений в Положение об организационном управлении аппарата Ярославской областной Думы (Распоряжение Председателя Ярославской областной Думы от от 03.06.2019 № 14-о)
Об утверждении документов, регламентирующих обработку и защиту персональных данных в Ярославской областной Думе (Распоряжение Председателя Ярославской областной Думы от 13.02.2020 № 6-о)

Источник

ПОЛОЖЕНИЕ

об управлении государственной службы Правительства Ярославской области
Через 2-3 межстрочных интервала печатается текст приложения.

При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом (относительно границ текста). Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы.

Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со второго.

В положениях, программах, уставах и других подобных документах разделы и главы нумеруются, как правило, римскими цифрами. Составные части (разделы, подразделы, пункты, подпункты) нумеруются арабскими цифрами. Подразделы нумеруют в пределах раздела. Для обозначения подразделов используется нумерация первого уровня (с использованием одной цифры). Пункты в подразделах нумеруются с использованием нумерации второго уровня (двумя цифрами, разделёнными точками, первая из которых повторяет номер подраздела, вторая обозначает порядковый номер пункта). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, обозначаемые при помощи нумерации третьего уровня (номер подраздела, пункта, подпункта), в которой цифры также разделяются точками. Если текст документа делится только на разделы и пункты, то допускаются различные варианты их нумерации. Например, разделы нумеруются римскими цифрами, пункты — арабскими или разделы — арабскими с нумерацией первого уровня, пункты — арабскими с нумерацией второго уровня:
I. Общие положения
1. Текст пункта.

2. Текст пункта.

3. Текст пункта:

3.1. Текст подпункта.

3.2. Текст подпункта.

3.3. Текст подпункта.

И т.д.
или:

1. Общие положения
1.1. Текст пункта.

1.2. Текст пункта.

1.3. Текст пункта:

1.3.1. Текст подпункта.

1.3.2. Текст подпункта.

1.3.3. Текст подпункта.
Если в текст приложения необходимо включить формулу, то следует придерживаться следующего порядка её пояснения:

— сначала упоминается наименование показателя, рассчитываемого по формуле, после которого в скобках указывается его буквенное обозначение и ставится двоеточие;

— далее после двоеточия через дополнительный межстрочный интервал по центру текстового поля пишется формула, после которой ставится запятая;

— на следующей после формулы строке от левого края текстового поля пишется слово «где» и ставится двоеточие;

— далее с красной строки следуют пояснения буквенных обозначений формулы в порядке их следования в её составе:

Коэффициент бюджетной эффективности налогоплательщиков — физических лиц (Кбэпн) рассчитывается по формуле:
,

где:

— объём потерь областного бюджета в результате предоставления налоговых льгот за период, предшествующий оцениваемому;

— объём потерь областного бюджета в результате предоставления налоговых льгот за оцениваемый период.
Приложения визируются исполнителем и руководителем структурного подразделения или органа исполнительной власти, подготовившего проект. Виза руководителя на приложениях к проектам указов, постановлений, распоряжений, а также на приложениях к таким приложениям проставляется на оборотной стороне последнего листа. Исполнитель визирует (на обороте) каждый лист приложения<в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р><>

2.5. Требования к оформлению листа согласования к проекту указа, постановления, распоряжения<в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р><в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>

Согласование проекта документа оформляется путем визирования с указанием даты, фамилии и должности визирующего. Подписи согласований располагаются на листе согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа постановляющей части проекта документа. Образец оформления листа согласования приведён в приложении 9 к Инструкции.

В случае, если проект указа, постановления, распоряжения не согласован в каком-либо структурном подразделении, органе исполнительной власти или по проекту имеются замечания, к нему прилагается письменное обоснование отказа от согласования или замечания к проекту, подписанные должностным лицом. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>

На листе согласования проекта указа, постановления, распоряжения исполнитель указывает список адресатов для рассылки копий документа, при составлении которого следует исходить из необходимости доведения документа до соответствующих организаций и должностных лиц. Если количество адресатов в списке рассылки больше 10, то он оформляется на отдельном листе, прилагаемом к проекту постановления, распоряжения, с обязательным указанием наименования проекта. При этом на листе согласования делается отметка «Направить: по списку (прилагается)». Список рассылки подписывается исполнителем. При необходимости исполнитель может указать формат запрашиваемой копии проекта, например: <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>

Направить: департамент строительства Ярославской области (копия в формате А4).

На листе согласования проекта постановления Правительства области указывается список лиц, которые должны быть приглашены на заседание для рассмотрения данного вопроса. При составлении такого списка указываются фамилия, имя, отчество (полностью), должность и номер телефона приглашаемых лиц.

2.6. Требования к оформлению пояснительной записки к проекту указа, постановления, распоряжения. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>

Пояснительная записка к проекту указа, постановления, распоряжения оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>

наименование вида документа — печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом.

заголовок — печатается, отделяется 2 межстрочными интервалами от текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное наименование проекта указа, постановления, распоряжения, к которому подготовлена пояснительная записка. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>

Пояснительная записка подписывается сотрудником структурного подразделения (органа исполнительной власти), ответственным за юридическое обеспечение, и руководителем соответствующего структурного подразделения (органа исполнительной власти).

2.7. Сопроводительный лист к проекту указа, постановления, распоряжения. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>

При необходимости исполнитель составляет к проекту указа, постановления, распоряжения сопроводительный лист, в котором отражается ход согласования проекта документа. В сопроводительном листе указываются вид и заголовок правового акта, в специально отведённых местах делаются отметки о поступлении проекта документа на согласование в структурные подразделения, органы исполнительной власти, учреждения и организации, а также о фактах нарушения процедуры согласования, определённой Регламентом. Сопроводительный лист подписывается руководителем структурного подразделения, органа исполнительной власти, подготовившего проект указа, постановления, распоряжения, и исполнителем. Форма сопроводительного листа приведена в приложении 10 к Инструкции. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>

2.8. Требования по оформлению экспертного заключения (замечаний) по проекту указа, постановления, распоряжения. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>

Экспертное заключение (замечания) по проекту указа, постановления, распоряжения оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты: <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>

наименование вида документа — печатается прописными буквами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом;

заголовок — печатается через 2 межстрочных интервала от текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке указывается полное наименование проекта указа, постановления, распоряжения, по которому подготовлено экспертное заключение (замечания). <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>

Экспертное заключение (замечания) подписывается сотрудником структурного подразделения (органа исполнительной власти), ответственным за юридическое обеспечение, и руководителем соответствующего структурного подразделения (органа исполнительной власти).

2.9. Требования к содержательной стороне проекта указа, постановления, распоряжения. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>

В текстах проектов указов, постановлений, распоряжений и текстовых приложениях употребляются полные официальные наименования органов, учреждений и организаций, а также допускается использование стандартных общепринятых сокращений слов и словосочетаний с целью сокращения объёма документа и ускорения восприятия информации (например: г. — год, город; ул. — улица; и т.д. — и так далее; и т.п. — и тому подобное). Использование аббревиатур в указах, постановлениях, распоряжениях и текстовых приложениях к ним допускается только при условии введения их в качестве сокращения какого-либо понятия после первого его упоминания в тексте: <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>
Правила подготовки организационно-распорядительной документации (далее — ОРД) подготовлены в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Правительстве области.
Перегружать текст документа аббревиатурами не следует, т.к. это снижает его официальность и в некоторых случаях затрудняет восприятие информации. В нетекстовых приложениях помимо общепринятых сокращений допускается использовать аббревиатуры без введения их в качестве сокращений, но при этом необходимо составлять список сокращений, использованных в документе.

Наименования упоминаемых в акте органов, организаций и других объектов приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.п.

Внесение поправок, меняющих смысл документа, в согласованные проекты правовых актов не допускается.

Внесение изменений в подписанные правовые акты не допускается.

2.10. Требования к оформлению текстов проекта указа, постановления, распоряжения. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля.

Верхнее поле документа устанавливается границами бланка указа, постановления, распоряжения. Левое поле — 35 миллиметров, правое — 10 миллиметров, нижнее — 20 миллиметров. При оформлении проекта указа, постановления, распоряжения на двух и более страницах верхнее поле также устанавливается в размере 20 миллиметров. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>

Номера страниц проставляются арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Подчеркивание, выделение слов или словосочетаний в указах, постановлениях, распоряжениях не допускается. В тексте не допускается написание аббревиатуры РФ вместо слов «Российская Федерация». <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>

Цифровое написание даты включает 8 знаков и не содержит в конце буквы «г» и точки либо слова «года».

Например: «03.01.2000».

Не допускается вместо года «2000 (2001, 2002)» писать «00 (01, 02)».

В тексте нормативного правового акта следует использовать словесно-цифровое написание даты: «05 января 2001 года». Проставлять ноль в обозначении даты, содержащей одну цифру, — обязательно.

В тексте правового акта инициалы рекомендуется ставить после фамилии. Не допускается переносить на другую строку или страницу инициалы от фамилии, знаки номера, параграфа, процентов, часа и пр. от соответствующих цифр.

Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами (в последней группе — три цифры): 65 439; 7 230. Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака «№»), в марках машин, механизмов, в обозначениях нормативных документов. В числах, состоящих из целой и дробной частей, точку между цифровыми группами ставить запрещается. В качестве десятичного знака может использоваться только запятая.

При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях адресатов, знаменательных дат не рекомендуется переносить словесные выражения на другую строку или страницу отдельно от цифровых.

Для изготовления документов должны применяться технические и рукописные средства, обеспечивающие долговечность текста на бумаге в условиях постоянного архивного хранения. Для удобства чтения и копирования текст официальных документов печатается чёрным цветом.

При изготовлении документов при помощи средств электронно-вычислительной техники следует обращать внимание на показатели надёжности современных средств текстонанесения (принтеров).

Практика оперативного использования и архивного хранения показывает важность водостойкости и механической устойчивости текста как критерия сохранности информации при использовании и перевозке документов, аварийных ситуациях, реставрации.

2.11. Требования к оформлению таблиц.

Таблица — форма представления текста, содержащего информацию, характеризующую несколько объектов по ряду признаков.

Таблицы имеют два уровня чтения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки). Обобщенное наименование признаков в таблице составляют заголовки и подзаголовки граф, а наименования объектов — заголовки и подзаголовки строк таблицы. Для нумерации строк таблицы вводится графа 1 «№ п/п», после которой текст строки в графе 2 начинается с прописной буквы. В последующих графах текст пишется со строчной буквы, за исключением имён собственных и наименований, пишущихся с заглавной буквы.

Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Заголовки граф пишутся с прописных букв, выравниваются по центру. Текст в строках выравнивается по левому краю. Если заголовок графы содержит два яруса и более (подзаголовки), то подзаголовки пишутся со строчной буквы, если они грамматически или по смыслу подчинены заголовку верхнего яруса таблицы:

Наименование объекта

Объём финансирования за счёт средств

федерального

бюджета

областного

бюджета

местного

бюджета

Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставятся, сокращение слов в заголовках граф не допускается. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы (например, в графе «Единица измерения») употребляются только общепринятые условные обозначения. Главным словом заголовков и подзаголовков граф и строк таблицы является, как правило, имя существительное в именительном падеже единственного числа. В графе «Единица измерения» наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа (штук, тыс. рублей, тыс. тонн и т.п.).

Знаки препинания в таблице ставятся только внутри текстовых элементов граф. Если знак препинания должен стоять между текстовыми и цифровыми элементами разных граф, то он опускается:

№

п/п

Наименование мероприятия

Объём

финансирования

в 2007 году

(тыс. рублей)

Объём

финансирования в 2008 году

(тыс. рублей)

Финансирование детских оздоровительных учреждений

в том числе:
ДОЦ «Русь», расположенный

в Тутаевском муниципальном районе

5000

7000

Если в таблице есть строки, содержащие слова «Итого», «Всего», то после указанных слов двоеточие не ставится.

Одинаковые текстовые элементы в графах допускается заменять кавычками в пределах фрагмента таблицы, расположенного на одной странице. Повторяющиеся в графах цифры заменять кавычками нельзя:

№

п/п

Наименование организации-поставщика

Единица измерения

Количество

Срок поставки

Наименование ответственного органа

ОАО «НПО

«Сатурн»:

авиационные

двигатели

штук

100

I квартал

2008

года

департамент промышленности, предпринимательства, потребительского рынка и туризма Ярославской области

ОАО

«Автодизель»:

двигатели

для грузового

транспорта

-«-

100

-«-

С целью однозначного, правильного понимания соотношения элементов таблицы числовые значения показателя располагаются на уровне последней строки наименования показателя во второй графе таблицы (см. примеры выше). В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись начинается на уровне первой строки:

№

п/п

Наименование

показателя

Пояснения по

заполнению

Высшие и средние специальные учебные заведения

указываются полные наименования учебных заведений (указание сокращённых наименований не допускается)

Специальность

наименование специальности указывается в соответствии с формулировками Общероссийского классификатора специальностей по образованию

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звёздочкой или цифрой. Сноски необходимо указывать в конце таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы, в конце текста ставится точка.

№

п/п

Наименование

получателя школьных автобусов

Количество,

штук

Администрация Рыбинского муниципального района

Примечание: объёмы поставок школьных автобусов могут изменяться в соответствии с корректировками областного бюджета.
Если примечаний несколько, то они нумеруются и располагаются после слова «Примечания», каждое с красной строки:

Примечания:

1. +

2. +

и т.д.
Оформление таблиц допускается на листах формата А3.
2.12. Проверка правильности оформления проектов указов, постановлений, распоряжений, писем за подписью Губернатора области. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>

Согласованные проекты правовых актов, а также писем за подписью Губернатора области должны пройти проверку правильности оформления в отделе по работе с документами административно-контрольного управления (далее — отдел по работе с документами), о чем уполномоченным сотрудником должна быть сделана соответствующая отметка.

Проверка правильности оформления включает в себя лингвистическую экспертизу и проверку проекта документа на соответствие требованиям Регламента и Инструкции. Под лингвистической экспертизой понимается проверка проекта правового акта, письма за подписью Губернатора области на соответствие правилам орфографии, пунктуации, смысловым, стилистическим и синтаксическим требованиям к оформлению текста. Проверка на соответствие требованиям Регламента и Инструкции проводится с целью выявления допущенных при подготовке проекта правового акта, письма за подписью Губернатора области нарушений требований ГОСТ Р 6.30-2003, а также отдельных нормативных требований к тексту документов (оформление реквизитов при ссылке на иные правовые акты, ссылок на приложения, правильное написание отдельных наименований учреждений, организаций, должностей и т.п.).

Согласование проектов указов, постановлений, распоряжений осуществляется в ЕСЭД с использованием типового маршрута «Согласование нормативно-правовых актов», проектов служебных писем – с использованием типового маршрута «Согласование исходящих документов ОГВ ЯО». (абзац в ред. распоряжения Губернатора области от 26.10.2011 № 520-р)

Проверка проектов указов, постановлений, распоряжений и писем за подписью Губернатора области осуществляется на бумажных носителях. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>

3. Оформление реквизитов в процессе подготовки документов
3.1. Изображение герба Ярославской области.

Изображение герба Ярославской области используется в соответствии с Законом Ярославской области «Об официальных символах Ярославской области». (абзац в ред. распоряжения Губернатора области от 26.10.2011 № 520-р)

В соответствии с требованиями Закона Ярославской области «Об официальных символах Ярославской области» на бланках правовых актов Ярославской области используется полная версия герба Ярославской области в многоцветном варианте, размещаемая согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в верхнем поле бланка документа. (абзац в ред. распоряжения Губернатора области от 26.10.2011 № 520-р)

3.2. Код органа исполнительной власти проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) органа исполнительной власти проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

3.5. Наименование структурного подразделения, органа исполнительной власти, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, указанному в положении об этом структурном подразделении, органе исполнительной власти. При наличии сокращённого наименования его помещают в скобках ниже полного.

3.6. Справочные данные о структурном подразделении, органе исполнительной власти.

Справочные данные о структурном подразделении, органе исполнительной власти включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, адрес электронной почты и др.).

Почтовый адрес указывается в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

Адрес электронной почты приводится в соответствии с перечнем официальных электронных адресов приёмных должностных лиц Правительства области, структурных подразделений аппарата Правительства области и органов исполнительной власти области, утверждаемым Губернатором области.

3.7. Дата документа.

Дата — обязательный реквизит любого документа. Дат на документе может быть несколько, все они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания, утверждения документа или дата события, зафиксированного в нём. Для указов, постановлений, распоряжений, приказов, других внутренних документов (справки, служебные записки) датой является дата подписания. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов, датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа. Для ряда документов существует также дата их опубликования или вступления в силу. <в ред. распоряжения Губернатора области от 16.03.2011 № 73-р>

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Для документов, составленных совместно несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией.

Дата является составной частью следующих реквизитов: грифа согласования, визы согласования, грифа утверждения, резолюции, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется цифровым способом. Элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится «0». Например: «03.02.2008».

В текстах правовых актов и документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления даты: «17 мая 2007 г.» или «03 февраля 2008 года».

При оформлении ссылки на ранее принятый документ дата его регистрации, принятия пишется в строгом соответствии с оригиналом или ксерокопией с него.

3.8. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа — это его условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при его регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер является обязательным реквизитом каждого документа.

Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы, присвоении документу соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций и может проставляться через косую черту в порядке указания авторов в документе.

3.9. Ссылка на регистрационный номер документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Ссылка на номер используется преимущественно при оформлении писем, которые являются ответами на поступивший запрос (письмо, заключение и т.п.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа и соответствуют регистрационному номеру и дате поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.

3.10. Место составления или издания документа

Место составления или издания документа указывается в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учётом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.11. Адресат.

Адресование, т.е. указание получателя, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и служебные записки) и передаваемых в структурные подразделения.

Адресатом может быть организация, структурное подразделение, должностное или физическое лицо.

Максимально реквизит «адресат» может состоять из следующих составных частей:

наименование учреждения, организации;

наименование структурного подразделения;

указание должности получателя;

инициалы и фамилия;

почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки через один межстрочный интервал.

При оформлении реквизита первая строка должна располагаться не выше уровня, на котором находится первое после герба слово углового штампа. Строки адреса и адресата выравниваются по левому краю. Знаки препинания (точки и запятые) не ставятся.

Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата или вида составляемого документа. Для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подаётся документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже (здесь и далее примеры носят условный характер):

Министерство культуры Российской Федерации
Управление делами

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. В реквизите «Адресат» инициалы ставятся перед фамилией:

Министерство культуры Российской Федерации

Начальнику управления
А.И. Петрову

При адресовании документа руководителю организации её наименование входит в состав наименования должности адресата:

Директору

ОАО «Вымпел»

В.И. Петровскому

Источник

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОСТОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 06.09.2023 № 842

г. Ростов-на-Дону

Об утверждении

Инструкции по делопроизводству

в Правительстве Ростовской области

В целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию документов, подготовленных в целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности:

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ростовской области согласно приложению № 1.

2. Руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области обеспечить соблюдение настоящего распоряжения.

3. Признать утратившими силу распоряжения Правительства Ростовской области по Перечню согласно приложению № 2.

4. Контроль за исполнением настоящего распоряжения возложить на заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области Артемова В.В.

Губернатор

Ростовской области В.Ю. Голубев

Распоряжение вносит

управление документационного

обеспечения Правительства

Ростовской области

Приложение № 1

к распоряжению

Правительства

Ростовской области

от 06.09.2023 № 842

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству в Правительстве Ростовской области

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция по делопроизводству в Правительстве Ростовской области (далее – Инструкция) определяет общую систему несекретного делопроизводства в Правительстве Ростовской области, устанавливает единые требования к организации документооборота: порядок приема, учета, прохождения, подготовки, оформления и рассылки документов, а также порядок подготовки документов к их последующему хранению и использованию.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22.05.2019 № 71, Примерной инструкцией по делопроизводству в государственных организациях, утвержденной приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44, Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 24.12.2020 № 199, ГОСТом Р 7.0.8-2013 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, ГОСТом Р 7.0.97-2016 Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016), Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденными приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526, Регламентом Правительства Ростовской области.

1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами в межведомственной системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело»), включая подготовку, регистрацию, обработку, прохождение, хранение и использование документов с помощью информационных технологий.

1.4. Требования, установленные Инструкцией к подготовке, оформлению, прохождению и контролю исполнения документов, применяются при работе с документами с пометкой «Для служебного пользования» с учетом особенностей, установленных Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ростовской области, утвержденной распоряжением Губернатора Ростовской области от 09.06.2016 № 221.

Положения Инструкции применяются в части оформления документов, в том числе нормативно-правовых актов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.5. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, кадровой и другой специальной документацией распространяются лишь в части общих принципов работы с документами, а также подготовки к передаче документов на архивное хранение.

1.6. Организация, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики и принципов, применение современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Правительстве Ростовской области и его структурных подразделениях осуществляются управлением документационного обеспечения (далее – управление) Правительства Ростовской области. Задачи, функции, права и ответственность управления регламентируются Положением об управлении, должностные обязанности работников управления и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях Правительства Ростовской области, устанавливаются должностными регламентами (должностными инструкциями) соответствующих работников.

Организацию работы по рассмотрению обращений граждан определяет Порядок организации работы по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Ростовской области, утвержденный постановлением Правительства Ростовской области от 03.08.2016 № 555. Координация работы по соблюдению порядка и сроков рассмотрения обращений граждан, поступивших в Правительство Ростовской области, осуществляется управлением по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области.

1.7. Ответственность за обеспечение внедрения и эксплуатации технологической инфраструктуры, информационной безопасности электронного документооборота Правительства Ростовской области, в том числе с пометкой «Для служебного пользования», возлагается на министерство цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области. Инструкции и методические рекомендации министерства цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области по вопросам совершенствования электронного документооборота обязательны для исполнения во всех структурных подразделениях Правительства Ростовской области.

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами в приемной Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области возлагается на их помощников, а в структурных подразделениях Правительства Ростовской области – на их руководителей.

1.9. В целях сохранности и своевременного исполнения документов при освобождении работника от должности, нахождении его в отпуске, в том числе учебном, а также в случае его временного отсутствия по иным уважительным причинам все находящиеся у него на исполнении документы по указанию соответствующего руководителя передаются другому работнику.

1.10. Выполнение требований Инструкции обязательно для всех работников Правительства Ростовской области. Работники за несоблюдение требований инструкции несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность.

1.11. При утрате документов работник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, информирует руководителя структурного подразделения, который организует проведение служебной проверки. Результаты служебной проверки представляются заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области для принятия мер.

1.12. Исполнительные органы Ростовской области при подготовке проектов документов Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области руководствуются положениями Инструкции.

1.13. В настоящей Инструкции используются следующие понятия:

автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее документ;

адресат (или получатель) – физическое лицо, должностное лицо, орган либо организация, которым адресовано отправление (письмо, телеграмма и тому подобное);

бланк документа – лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа;

вид документа – принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;

входящие документы – документы, поступившие от внешних корреспондентов, а также входящая внутренняя корреспонденция;

гербовый бланк – бумажный бланк документа с воспроизведением Герба

Ростовской области;

документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот Правительства Ростовской области;

дело – отдельный документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности Правительства Ростовской области, помещенных в отдельную обложку;

документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

заверенная копия документа – точно воспроизведенный текст документа с отметкой органа, уполномоченного производить действия по заверению копий;

информация – сведения (сообщения, данные), независимо от формы их представления;

исходящие документы – документы, создаваемые в Правительстве Ростовской области и отправляемые за его пределы, а также исходящая внутренняя корреспонденция;

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в Правительстве Ростовской области с указанием сроков их хранения;

носитель информации – материальный объект, предназначенный для закрепления, хранения и воспроизведения речевой, звуковой или изобразительной информации;

оформление документа – проставление на документе необходимых реквизитов;

подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;

подписание документа – выражение ответственности за содержание документа посредством заверения его собственноручной подписью должностного или физического лица;

подпись – реквизит, содержащий собственноручную подпись должностного или физического лица;

регистрационный номер документа – цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации;

регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;

реквизит документа – элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;

РК – регистрационная карта документа, зарегистрированного в системе «Дело»;

РКПД – регистрационная карта проекта документа, зарегистрированного в системе «Дело»;

резолюция – реквизит, состоящий из надписи на документе или на специальном бланке для поручений, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение (может включать фамилии и инициалы исполнителей поручения, содержание поручения, срок его исполнения, подпись автора резолюции и дату подписания);

сканирование документа – получение электронной копии документа;

файл электронного документа – сочетание визуальных отображений бланка, текста и других реквизитов (исключая регистрационный номер, дату регистрации и подпись) электронного документа и его приложений;

файл электронной копии документа – сканированная копия документа на бумажном носителе;

электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронно-вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах;

электронный документ в системе «Дело» – совокупность файла электронного документа (или копии электронного документа) и его реквизитов, хранящаяся в базе данных межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства «Дело» (далее – система «Дело») в течение установленного срока хранения;

электронный шаблон бланка – бланк документа, представленный в электронной форме и используемый для создания электронных документов;

электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией, и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

электронная подпись должностного лица (ЭП) – усиленная квалифицированная электронная подпись;

экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

2. Состав управленческих

документов Правительства Ростовской области

2.1. Деятельность Правительства Ростовской области обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Правительства Ростовской области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимодействия с иными государственными органами, органами местного самоуправления, государственными и негосударственными организациями, гражданами.

Функции управления в Правительстве Ростовской области реализуются с помощью организационно-распорядительной документации, которая включает в себя правовые акты, распорядительные, организационные и информационно-справочные документы.

2.2. Распорядительные документы.

Распорядительный документ – вид документа, в котором фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности Правительства Ростовской области, не утвержденные правовыми актами.

К распорядительным документам относятся: решения совещательных, консультативных и координационных органов; поручения должностных лиц и другое.

2.3. Организационные документы.

Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.

К организационным документам относятся: правила; методические рекомендации; планы.

2.4. Информационно-справочные документы.

Информационно-справочные документы – документы, констатирующие факты, являющиеся основанием для принятия решений и издания распорядительных документов.

К информационно-справочным документам относятся: протоколы (выписки из протоколов); записки (аналитические, докладные, служебные, объяснительные, пояснительные); акты; заявления; телеграммы; телефонограммы; факсимильные сообщения (факсограммы); стенограммы (выписки из стенограмм); деловая (служебная) переписка; отчеты.

3. Документация Правительства Ростовской области.

Общие правила оформления документации

3.1. Документация Правительства Ростовской области.

Деятельность Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области обеспечивается системой взаимосвязанных управленческих документов, составляющих ее документационную базу. Состав управленческих документов определяется Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) ОК 011-93, Регламентом Правительства Ростовской области, а также положениями о структурных подразделениях Правительства Ростовской области.

В Правительстве Ростовской области создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (сканирования) документов на бумажном носителе с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2. Общие правила оформления документов.

3.2.1. При создании документов используется гарнитура шрифта, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения черного цвета. Размер шрифта при оформлении текста документа – № 14 пт. При составлении таблиц и схем допускается использование шрифтов меньших размеров – № 10, 11, 12 пт.

Выравнивание абзаца по ширине, с отступом первой строки 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов выравниваются по центру относительно самой длинной строки.

Текст документа и многострочные реквизиты печатаются через одинарный межстрочный интервал и выравниваются по ширине листа (по границам левого и правого полей). Интервал между буквами в словах – обычный. Интервал между словами – один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или по центру относительно самой длинной строки. Длина строки реквизита при угловом расположении реквизитов – не более 7,5 см.

Требования к оформлению документов, представляемых на доклад Губернатору Ростовской области, определяются Регламентом Правительства Ростовской области.

3.2.2. При оформлении документов как на бланке, так и без него устанавливаются следующие размеры полей:

левое – 20 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 20 мм;

нижнее – 20 мм.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

3.2.3. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа (за исключением документов, оформленных на бланке). При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.2.4. Для выделения наименований правовых актов, приложений к ним, а также отдельных фрагментов текста (наименований разделов, подразделов, отдельных слов и другое) не допускается использовать иные начертания (курсив, подчеркивание), кроме полужирного.

3.2.5. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют арабскими цифрами посередине верхнего поля листа без каких-либо дополнительных знаков (тире, дефисов: -3-) или слов «с,», «стр.» (страница). Нумерация страниц в документе должна быть единой и сквозной. При оформлении документа, занимающего несколько листов, на бланке оформляется только первый лист.

3.2.6. Таблицы и графики могут располагаться на листе бумаги с использованием альбомной ориентации страницы.

3.2.7. При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и другое) может оформляться титульный лист.

3.2.8. Реквизиты «подпись» и(или) «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа. Не допускается перенос этих реквизитов на отдельный лист (исключением является Лист согласования). На титульном листе документа номер страницы не указывается, но учитывается при общей нумерации страниц.

3.2.9. Документы, как электронные, так и на бумажном носителе, могут создаваться с использованием программного обеспечения – текстовых, табличных редакторов, систем электронного документооборота, обеспечивающих создание, просмотр и редактирование документов. Электронная копия документа должна быть читаемой, не содержать перевернутых изображений страниц, не нарушать нумерацию страниц. Файлы электронных документов и электронных копий документов должны иметь формат PDF; PDF/А-1.

3.3. Требования к составу и оформлению реквизитов документа.

Состав реквизитов документов и правила их оформления устанавливаются в соответствии с положениями ГОСТа Р 7.0.97-2016. При подготовке и оформлении создаваемых в Правительстве Ростовской области документов и иных исполнительных органов Ростовской области используются следующие реквизиты:

Герб Ростовской области;

наименование исполнительного органа – автора документа;

наименование структурного подразделения – автора документа;

наименование должности лица – автора документа;

справочные данные об исполнительном органе;

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

место составления или издания документа;

гриф ограничения доступа к документу;

адресат;

гриф утверждения документа;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о приложении;

гриф согласования документа;

виза;

подпись должностного лица;

отметка об электронной подписи;

печать;

отметка об исполнителе;

отметка о заверении копии;

отметка о поступлении документа;

резолюция;

отметка о контроле;

отметка о направлении документа в дело.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением.

Внутренние документы, оформляемые не на бланке (служебные, докладные, аналитические записки, справки, акты и другие), должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.

3.3.1. Изображение Герба Ростовской области воспроизводится на бланках документов в соответствии с Областным законом от 28.10.1996 № 32-ЗС «О Гербе Ростовской области».

Изображение Герба Ростовской области помещается на бланке документа над реквизитами «Наименование исполнительного органа – автора документа», «Наименование структурного подразделения – автора документа» или «Наименование должности лица – автора документа» на расстоянии 10 мм от верхнего края листа и выравнивается относительно самой длинной строки в наименовании автора документа.

3.3.2. Наименование исполнительного органа власти – автора документа, помещаемое на бланках документов, должно соответствовать наименованию, установленному правовым актом о создании исполнительного органа и положением о нем. При наличии сокращенное наименование исполнительного органа помещают в скобках под полным наименованием.

3.3.3. Наименование структурного подразделения – автора документа указывается под наименованием исполнительного органа Ростовской области в бланках писем и бланках конкретных видов документов в случае их использования соответствующими структурными подразделениями в соответствии с правовыми актами.

3.3.4. Наименование должности лица – автора документа, подписавшего документ, указывается в бланках писем должностных лиц и располагается под наименованием исполнительного органа. Наименование должности лица – автора документа указывается в соответствии с наименованием, приведенным в распорядительном документе о назначении на должность.

3.3.5. Справочные данные о государственном органе указываются в бланках писем и включают: почтовый адрес; номер телефона, факса, официальный адрес электронной почты, адрес официального сайта.

3.3.6. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением служебных писем.

Вид документа располагается под реквизитами автора документа. Наименование вида документа печатается прописными буквами, а также допускается писать слитно или вразрядку (например: ПРИКАЗ, А К Т).

3.3.7. Датой документа является дата его подписания (правовые акты Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области, письма, докладные записки, акты и другое), утверждения (инструкция, положение, правила, план, отчет, должностной регламент), события, зафиксированного в документе (протокол).

Рекомендуется документам, изданным двумя или более исполнительными органами власти, присваивать одну (единую) дату. В случае проставления даты каждой из сторон, подписавших документ, датой документа является дата последнего подписания.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов:

арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2018 (без добавления «г.» или иных буквенных обозначений);

словесно-цифровым способом: 23 июля 2018 г.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим (утверждающим) документ, или работником, ответственным за регистрацию и оформление документа. Дата проставляется непосредственно составителем при подготовке документа (докладная, служебная записка, заявление).

При оформлении рукописных документов дата, как правило, ставится рядом с подписью или под подписью.

Место проставления даты на документе зависит от используемого бланка и вида документа. Дата может проставляться на специально отведенном для нее месте.

Например, на бланке письма:

17.03.2018 № 21/07-10

В актах, протоколах, справках место даты определяется разметкой заголовочной части документа. При угловом расположении дата проставляется от левого поля.

Например:

Правительство Ростовской области

А К Т

02.03.2020 № 15

г. Ростов-на-Дону

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны быть датированы. Следует соблюдать единообразие написания дат в одном конкретном документе.

3.3.8. Регистрационный номер документа cостоит из индекса по классификатору и его порядкового номера. В системе «Дело» регистрационный номер документа присваивается документу автоматически при выполнении процедуры регистрации.

Все регистрационные отметки вносятся рукописным способом с использованием чернил синего цвета.

На документах, оформленных на бланках, регистрационный номер проставляется в соответствии с расположением этого реквизита.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя органами, организациями, состоит из регистрационных номеров документа этих органов, организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, и одной общей даты.

Регистрационный номер документа присваивается документу после его подписания (утверждения).

3.3.9. Ссылка на регистрационный номер документа и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера документа и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На № … от …» в бланке письма. Не рекомендуется включать ее в текст документа. В системе «Дело» в РК должна быть указана связка с документом, на который дается ответ.

3.3.10. Место составления (издания) документа указывается в бланках документов, кроме бланков деловых (служебных) писем, докладных, служебных записок и других внутренних информационно-справочных документов, а также в случае, если место нахождения органа, организации входит в наименование.

Место составления или издания документа указывается с учетом принятого административно-территориального деления, оно может включать общепринятые сокращения.

Если указание места составления (издания) документа содержит несколько слов, допускается обозначать его шрифтами размером № 11 или 10 и размещать в две строки.

3.3.11. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) от границы верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Гриф ограничения доступа к документу дополняется номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации, которые располагаются ниже ограничительной пометки на один одинарный межстрочный интервал и выравниваются по центру по отношению к ней.

Например:

Для служебного пользования

Экз. № 1

3.3.12. В качестве адресата могут быть государственные органы Ростовской области, органы местного самоуправления, организации; их структурные подразделения; должностные или физические лица.

Реквизит «адресат» проставляется в верхней правой части первого листа документа. При наличии грифа ограничения доступа к документу «адресат» размещается под ним.

Строки реквизита «адресат» печатаются через один интервал. Длина строки «адресат» не превышает 7,5 см и ограничивается правым полем. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или по центру относительно самой длинной строки в границах, отведенных для реквизита «адресат».

При адресовании документа в органы или организацию (без указания должностного лица) указывается полное или сокращенное наименование соответствующего органа, организации в именительном падеже. В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес.

Например:

Комитет по управлению

архивным делом

Ростовской области

или

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) органа, организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование органа, организации, и фамилия, инициалы должностного лица.

Например:

Директору департамента потребительского рынка Ростовской области

Фамилия И.О.

При адресовании документа в структурное подразделение органа, организации в реквизите «адресат» указывается в именительном падеже наименование органа, организации, ниже – наименование структурного подразделения. Например:

Министерство финансов

Ростовской области

Управление бюджетной политики

Во всех видах написания реквизита фамилия и инициалы адресата оформляются ниже предыдущего текста на один (два) одинарных межстрочных интервала. Инициалы ставятся после фамилии.

Если письмо адресуется лицу, имеющему воинское звание, ученое звание или ученую степень, то в реквизите «адресат» можно указать соответствующее звание или ученую степень, которые приводятся в сокращенном виде непосредственно перед фамилией.

Например:

Ректору ФГБОУ ВО «Донской

государственный технический университет»

доктору технических наук, профессору

Фамилия И.О.

Во внутренних документах, адресуемых руководителю структурного подразделения Правительства Ростовской области, его работниками, наименование органа не указывается.

Например:

Начальнику управления документационного обеспечения

Фамилия И.О.

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование органа, организации, ниже в дательном падеже – наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилия и инициалы.

Например:

Министерство финансов

Ростовской области

Начальнику управления

бюджетной политики

Фамилия И.О.

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Например:

г-ну Иванову И.И.

г-же Павловой П.П.

При рассылке документа группе органов, организаций одного типа или в структурные подразделения одного органа, организации адресат указывается обобщенно.

Например:

Исполнительным органам

Ростовской области

или должностным лицам:

Руководителям

исполнительных органов

Ростовской области

или:

Главам администраций

муниципальных образований

При рассылке документа не всем органам, организациям или их структурным подразделениям под реквизитом «адресат» в скобках указывается: «(по списку)».

Например:

Руководителям

исполнительных органов

Ростовской области

(по списку)

Список рассылки составляется исполнителем, содержит фамилию, инициалы получателей, их должности, при необходимости – адреса получателя и помещается в дело со вторым экземпляром документа.

Если письмо направляется, кроме основного адресата, для сведения еще нескольким органам, организациям или должностным лицам, общее количество адресатов не должно быть более четырех, за исключением документов, подготовленных с учетом требований процессуального законодательства Российской Федерации. Основной адресат указывается первым, слово «копия» перед вторым – четвертым адресатами не печатается. При этом каждый экземпляр документа (если направляется на бумажном носителе) должен быть подписан, а наименование адресата, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркнуто.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, на каждом документе указывается один адресат или адресат оформляется обобщенно.

Почтовый адрес в реквизите «адресат» оформляется ниже предыдущего текста на два одинарных межстрочных интервала. Элементы почтового адреса указываются в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минцифры России от 14.07.2023 № 382, в следующей последовательности: наименование адресата (для юридического лица – полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина – фамилия и инициалы); название улицы, номер дома, номер офиса или квартиры; название населенного пункта (города, поселка); название района; название республики, края, области, автономного округа (области); название страны (для международных почтовых отправлений); почтовый индекс.

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы, затем почтовый адрес.

Например:

Кирееву И.П.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Новочеркасск,

Ростовская обл., 344018

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в федеральные органы исполнительной власти, их территориальные органы, высшим должностным лицам субъектов Российской Федерации, в исполнительные органы Ростовской области, подведомственные вышеуказанным органам организации, постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес также не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

Администрация

Железнодорожного района

г. Ростова-на-Дону

admingel@rostov-gorod.ru

Почтовый адрес на конверте оформляется также в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными приказом Минцифры России от 14.07.2023 № 382. Адрес получателя располагается в правой нижней части, а адрес отправителя – в левой верхней части почтового конверта (почтового пакета, почтовой карточки):


Адрес отправителя
	Администрация муниципального образования Кагальницкого района
	Ленина ул., 147, ст-ца Кагальницкая, 347780
исх. № 29-07-189/19

Адреса на почтовых отправлениях, пересылаемых в пределах территории Российской Федерации, оформляются на русском языке. На почтовых отправлениях не должно быть не относящихся к адресу знаков.

На международных почтовых отправлениях адрес оформляется согласно пункту 7.2.7 Инструкции.

3.3.13. Гриф утверждения документа – особый способ введения документа в действие, санкционирующий распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц, граждан. Документы утверждаются Губернатором Ростовской области, первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области и иными должностными лицами Правительства Ростовской области.

Гриф утверждения документа размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ оформлен с титульным листом, гриф утверждения документа оформляется на титульном листе. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки (не более 7,5 см).

При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ

Первый заместитель

Губернатора Ростовской области

Подпись И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Например:

УТВЕРЖДЕНО

Общественным советом при

Правительстве Ростовской области

(протокол от 19.09.2018 № 5)

При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне.

3.3.14. Заголовок к тексту – краткое содержание документа может составляться ко всем документам, за исключением телеграмм, извещений, документов, оформленных на бланках формата А5, а также документов, имеющих текст небольшого объема (до 5 строк).

Заголовок к тексту печатается без кавычек и переносов по слогам, не подчеркивается. Заголовок к тексту, состоящий из двух и более строк, печатается через одинарный межстрочный интервал. Не рекомендуется заканчивать строку в заголовке предлогом или союзом. Точка в конце заголовка к тексту не ставится.

Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать содержание документа и согласовываться с наименованием вида документа. Оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля. Длина строки заголовка к тексту должна составлять не более 7,5 см. Возможно выделение заголовка полужирным шрифтом. В правовых актах Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области заголовок к тексту является наименованием правового акта и оформляется над текстом посередине рабочего поля документа и располагается по центру относительно самой длинной строки.

Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «о» («об»). Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с наименованием вида документа.

Например:

распоряжение (о чем?) о создании аттестационной комиссии;

письмо (о чем?) о выделении средств;

акт (чего?) приема-передачи дел;

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

В системе «Дело» заголовок к тексту (краткое содержание документа) составляется для всех документов и вносится в соответствующее поле РК.

3.3.15. Текст документа составляется на русском языке – государственном языке Российской Федерации, с учетом особенностей официально-делового стиля, вида документа и его назначения в управленческой деятельности. Текст документа должен быть актуальным, кратким, логичным, содержать полную, достоверную (проверенную) информацию, однозначные формулировки. Текст документа может содержать таблицы, списки, графические изображения или сочетания этих структур.

В тексте документа, подготовленного на основании правовых актов, изданных (принятых) государственными органами, органами местного самоуправления, автором документа указываются вид правового акта, наименование органа, должностного лица, издавшего правовой акт, дата принятия (издания) правового акта, его регистрационный номер, а также наименование правого акта, заключенное в кавычки.

Например:

«В соответствии с Областным законом от 01.08.2011 № 635-ЗС «О Правительстве Ростовской области».

Тексты документов излагаются:

от 1-го лица единственного числа – в документах, изданных единолично («прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов», «предлагаю…»);

от 3-го лица единственного числа («правовое управление при Губернаторе Ростовской области не считает возможным…»);

в совместных документах текст излагают от 1-го лица множественного числа («слушали», «решили»);

в протоколах – с помощью глаголов прошедшего времени множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);

в деловых письмах, оформленных на бланке Правительства Ростовской области, – от 1-го лица множественного числа («просим», «направляем», «предлагаем») или от 3-го лица единственного числа («Правительство Ростовской области не возражает …», «департамент считает возможным …»);

в деловых письмах, оформленных на бланке должностного лица, – от 1-го лица единственного числа («прошу …», «предлагаю…», и другое);

в докладных и служебных записках, заявлениях – от 1-го лица единственного числа («прошу …», «считаю необходимым …»);

в документах, устанавливающих права и обязанности исполнительных органов Ростовской области, структурных подразделений Правительства Ростовской области (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка) используется форма изложения текста от 3-го лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…», «в состав объединения входят…», «комиссия установила…»).

В тексте документа не рекомендуется отрывать и переносить на другую строку:

инициалы имени и отчества от фамилии;

дату от наименования месяца;

знак «№» от его цифрового значения;

цифры, обозначающие количество, от слов «процент», «метр», «километр», «тонна» и так далее;

код города и цифры телефонного номера;

отрывать наименования структурных единиц и головку таблицы от основного текста;

заканчивать страницу заголовком (после него должно быть не менее двух строк текста);

начинать строку со знака «тире».

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. В текст документа могут включаться фрагменты, оформленные в виде таблицы (раздел 6 Инструкции) или анкеты.

Если требуется многократно упомянуть в тексте тот или иной орган, организацию или объект (круг объектов) или неоднократно употребить то или иное понятие, следует в первый раз давать полное наименование, а затем в скобках привести сокращенный вариант: «(далее – …)», который далее будет употребляться в тексте. Если сокращение наименования объекта сделано по форме: «(далее также – …)», то в последующем тексте употребляется как сокращенное, так и полное наименование.

Если в тексте документа требуется указание фамилий, инициалы оформляются после фамилии.

Даты и календарные сроки в текстах документов рекомендуется оформлять словесно-цифровым способом.

Например:

в феврале 2018 г.;

в первом полугодии (I полугодии) 2017 г.;

в первом квартале 2017 г.;

с 1999 по 2001 год,

в 2015 – 2017 годах.

Если начальное порядковое числительное в названии праздников и знаменательных дат написано цифрой, то с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 8 Марта, 1 Мая.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: восьмой раунд переговоров; второе полугодие.

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением.

Например:

8-й ряд; 90-е годы; в 20-х числах апреля. Но: до 20 мая 2017 г., с 1 января 2018 г.

Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: инвалид II группы, I квартал.

Имя существительное после дробного числительного согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 36,7 процента; 28,5 метра.

Сложные имена существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся следующим образом: 150-летие, 3-дневный, двухнедельный.

Знаки номера, параграфа, процентов, градуса ставятся только при цифрах, к которым они относятся, и в заголовках граф табличных форм. Недопустимо использовать в тексте знаки номера, процентов без цифр. При написании цифр словами знаки номера, параграфа, процентов, градуса пишутся буквами.

Например:

50 %, но пятьдесят процентов.

Знаки «№», «%» при нескольких числах (если они обозначают соответствующие понятия во множественном числе) не удваиваются и ставятся только один раз, до или после ряда цифр: 30 – 40 %, № 5 – 7.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные (День Конституции Российской Федерации, Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати). Исключение: День Победы.

В текстах правовых актов используются глаголы в форме настоящего времени, придающие тексту предписывающий характер.

Например:

«Виза включает в себя наименование должности руководителя министерства (ведомства) или его заместителя и личную подпись визирующего, расшифровку подписи и дату»;

«Нормативные предписания оформляются в виде пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют».

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом 2-го лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились»). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указываются причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, указы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указываются их реквизиты: наименование документа; наименование организации – автора документа; дата документа; регистрационный номер документа; заголовок к тексту.

3.3.16. Отметка о наличии приложений к документу должна содержать сведения о документе (документах), прилагаемых к основному документу (в сопроводительных письмах, претензиях, актах, справках и других документах), или свидетельствует о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному).

Слово «Приложение» пишется с заглавной буквы, употребляется в единственном числе, после него ставится двоеточие и указывается количество листов и экземпляров.

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении отделяется от текста документа двумя одинарными межстрочными интервалами и печатается от левой границы текстового поля следующим образом:

Если приложение названо в тексте:

Приложение: на 3 л. в 1 экз.

Если приложение не названо в тексте (указывают его наименование, количество листов и экземпляров) или если приложений несколько (их нумеруют арабскими цифрами с точкой, при этом вторая и последующие строки отметки выравниваются относительно начала первого предложения):

Приложения:	1. Справка о подготовке школ к учебному году на 8 л. в 2 экз.
	2. Список школ на 3 л. в 2 экз.

Если приложение (приложения) сброшюровано(ы), то количество листов не указывается:

Приложение: отчет о проведении Форума в 2 экз.

Если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение:

договор возмездного оказания услуг от 5 мая 2018 г.
№ 32-18/72 и приложения к нему, всего на 7 л.

Если документ направляется нескольким адресатам, а приложение только первому адресату:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

Если приложениями к письму являются документы, содержащие информацию конфиденциального характера:

Приложение:

Справка о неплатежеспособных предприятиях на 2 л. в 1 экз., рег. № 26-дсп, для служебного пользования.

Если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и другое):

Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем документов в листах.

Если необходимо направить электронную копию на адрес электронной почты получателя, указанный им в справочных данных на бланке:

Приложение:

на 35 л. в 1 экз. и электронная копия на адрес dpchsro2@donpac.ru

Если с одним сопроводительным письмом пересылается большое количество приложений, может быть составлена опись приложений с перечислением наименований всех документов-приложений с указанием количества листов и экземпляров каждого из них, а в отметке о приложении дается ссылка на опись приложений:

Приложение: опись приложений на 2 л. в 1 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение:

заключение постоянной комиссии по здравоохранению от 25.04.2001 № 15 и приложения к нему, всего на 21 л. в 2 экз.

3.3.17. Гриф согласования документов проставляется на документах, согласованных органами, организациями, должностными лицами.

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, – на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения (при одновременном согласовании и утверждении документа) или под наименованием документа ближе к нижнему полю;

на последнем листе документа под текстом, ниже реквизита «подпись»;

на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа (если содержание документа затрагивает интересы нескольких исполнительных органов Ростовской области, иных государственных органов и (или) организаций).

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование органа, организации, его подписи, инициалы, фамилии, даты согласования).

Например:

СОГЛАСОВАНО
Первый заместитель Губернатора Ростовской области
Подпись	И.О. Фамилия
23.06.2018

Слово СОГЛАСОВАНО печатается прописными буквами. Гриф согласования выравнивается по левому краю или по центру текста реквизита относительно самой длинной строки, которая не должна превышать 7,5 см.

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании.

Например:

СОГЛАСОВАНО

коллегией министерства

здравоохранения

Ростовской области

(протокол от ___________ № ___)

Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа, официальное полное или сокращенное наименование органа, организации – автора документа, дата и номер письма.

Например:

СОГЛАСОВАНО

письмом Росархива

от __________ № _____

Если в документе два грифа согласования, то они располагаются на одном уровне, при большем количестве их размещают двумя вертикальными рядами. На документе может быть расположено не более четырех грифов согласования. Большее число грифов согласования оформляется на отдельном листе согласования, прилагаемом к документу.

Если грифы согласования оформляются на отдельном листе согласования, на документе в том месте, где должны проставляться грифы согласования, проставляется отметка: «Лист согласования прилагается».

3.3.18. Виза является отметкой о внутреннем согласовании проекта документа, свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица (работника) с содержанием проекта документа.

Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, указанное в именительном падеже, подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату визирования.

Например:

Начальник правового управления

Подпись И.О. Фамилия

Дата

При наличии замечаний, особых мнений, дополнений к проекту документа они вносятся в текст проекта документа или излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к проекту документа, визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник правового управления

Подпись И.О. Фамилия

Дата

Внутренние документы (проекты правовых актов, служебные письма, докладные, аналитические записки, справки и другие документы) визируются в системе «Дело» в регистрационной карте проекта документа (далее – РКПД) с применением электронной подписи.

Замечания прикрепляются к РКПД и подписываются с применением ЭП.

В документах на бумажных носителях, подлинники которых хранятся в Правительстве Ростовской области, визы проставляются на последнем листе документа под подписью, на оборотной стороне последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

При необходимости может применяться полистное визирование документа и его приложений.

3.3.19. Подпись должностного лица является обязательным реквизитом документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями.

Реквизит «подпись» включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию).

Реквизит «подпись» оформляется от левой границы текстового поля на два-три одинарных межстрочных интервала ниже текста документа или отметки о приложении (при наличии такой отметки). Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности у правой границы текстового поля. Между инициалами и фамилией ставится пробел. Инициалы в расшифровке подписи располагаются перед фамилией. Самая длинная строка в наименовании должности не должна превышать 7,5 см.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование органа государственной власти.

Например:

Председатель комитета

по молодежной политике

Ростовской области

Подпись

И.О. Фамилия

Если документ оформлен на бланке органа, в наименовании должности наименование органа не указывается.

Например:

Председатель комитета

Подпись

И.О. Фамилия

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается:

Не допускается отрывать подпись от текста документа, переносить ее на следующий лист. Вместе с подписью на следующий лист документа должно быть перенесено не менее двух строк текста.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям.

Например:

Первый заместитель

Губернатора Ростовской области

Подпись

И.О. Фамилия

Заместитель

Губернатора Ростовской области

Подпись

И.О. Фамилия

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Министр образования

Ростовской области

Подпись И.О. Фамилия

Министр здравоохранения

Ростовской области

Подпись И.О. Фамилия

При подписании совместного документа первый лист оформляется не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
Секретарь комиссии	Подпись	И.О. Фамилия
Члены комиссии:	Подпись	И.О. Фамилия
	Подпись	И.О. Фамилия

При подписании документа должностным лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием должности лица в соответствии с приказом (распоряжением). При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

3.3.20. Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью ( далее – ЭП).

Отметка об ЭП формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об ЭП включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

Например:

Заместитель министра

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН

ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ

Сертификат 1а111ааа000000000011

Владелец Иванов Иван Иванович

Действителен с 01.12.2015 по 01.12.2020

И.И. Иванов

Место размещения отметки об ЭП должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе. Элементы отметки об ЭП должны быть видимыми и читаемыми, при отображении документа в натуральном размере не должны перекрывать элементы текста документа.

3.3.21. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документе, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая собственноручной подписи лица подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

3.3.22. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию, имя, отчество (при наличии) исполнителя и номер его телефона (с кодом).

Например:

Петров Виктор Александрович

+7 (863) 262-41-46

Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Дополнительные отметки («Исп.:» или «Тел.:», «Телефон:») не ставятся.

Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля без абзацного отступа (при отсутствии места – на оборотной стороне листа внизу слева) и печатается шрифтом № 11 пт.

Например:

Петров Виктор Александрович, ведущий специалист отдела обеспечения

+7 (863) 262-41-46, v.a.petrov@donland.ru

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера (№ 11 пт).

В документах, имеющих пометку «Для служебного пользования», отметка об исполнителе проставляется на обороте последнего листа каждого экземпляра документа и включает указание количества отпечатанных экземпляров, фамилию и инициалы исполнителя, фамилию и инициалы работника, изготовившего документ, дату печатания документа, номер телефона исполнителя.

Например:

Отп. – 2 экз.

Экз. № 1 – в адрес.

Экз. № 2 – в дело.

Исп. и отп. Иванов Р.А.

12.06.2018

+7 (863) 268-93-26

3.3.23. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии (выписки из документа) подлиннику документа.

Отметка о заверении копии проставляется на свободном от текста месте, ниже реквизита «подпись», или при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, – на обороте документа и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Например:

Верно.
Специалист-эксперт отдела	Подпись	И.О. Фамилия
25.03.2019

Если копия документа выдается для представления в другой государственный орган, организацию, отметка о заверении копии может быть дополнена записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью исполнительного органа государственной власти. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Например:

Подлинник документа находится в Правительстве Ростовской области в деле № 26.09-02 за 2017 год.

Все листы многостраничных копий должны быть прошиты или скреплены иным образом, пронумерованы и на месте скрепления заверены подписью уполномоченного лица и соответствующей печатью. При этом в отметке о заверении копии указывается количество листов копии.

Допускается заверять отметкой «Верно» каждый лист многостраничной копии документа.

При заверении копий правовых актов возможно использование специального штампа управления документационного обеспечения.

Правительство Ростовской области выдает копии только тех документов, которые создаются в Правительстве Ростовской области.

Копии документов рассылаются в структурные подразделения Правительства Ростовской области, исполнительные органы и органы местного самоуправления Ростовской области по системе «Дело» в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области.

Выдача копий регистрируется с указанием фамилии должностного лица, разрешившего выдачу документа. Передача копий документа представителям средств массовой информации осуществляется уполномоченными на это должностными лицами.

При оформлении копии с документов, касающихся прав и интересов граждан, на документе, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда копия выдана, а на самой копии – отметку, что подлинник хранится в Правительстве Ростовской области или его структурном подразделении.

Для заверения копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются ЭП руководителя структурного подразделения исполнительного органа или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа. Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе. В сопроводительном письме к копии электронного документа указываются: наименование информационной системы, в которой хранятся документы; наименования документов, копии которых направляются получателю; названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах; дата изготовления и заверения копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) № …».

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном настоящим пунктом для заверения копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

3.3.24. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в Правительство Ростовской области и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа проставляется на первом листе документа в нижнем свободном от текста поле с использованием штампа.

3.3.25. Резолюция содержит указания по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему «Дело».

Резолюция включают фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей); поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировку цели рассмотрения документа); при необходимости – срок исполнения (в том числе отметку «срочно», «контроль»); подпись лица, вынесшего резолюцию; дату резолюции.

Например:

Морозову Н.В.

Прошу подготовить проект

договора к 01.12.2019

Подпись

05.10.2019

Срок исполнения поручения может не указываться, если он назван в тексте поступившего документа, и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, либо подчеркивается, либо обозначается словом «отв.» («ответственный»). В системе «Дело» ответственный исполнитель отмечается знаком «!» красного цвета.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Резолюция, оформленная в системе «Дело» для документа на бумажном носителе, со сроком хранения временным (более 10 лет) или постоянным, при направлении документа в дело распечатывается и помещается в дело вместе с документом.

Для резолюции может быть предусмотрен специальный бланк формата А5 или А6.

3.3.26. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется с помощью штампа «Контроль» справа на верхнем поле первой страницы документа на бумажном носителе. Отметка о контроле в системе «Дело» в РК обозначается буквой «К».

3.3.27. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает слова: «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Отметка об исполнении может дополняться информацией об особенностях исполнения документа.

Электронные документы подлежат списанию в дело в системе «Дело» согласно номенклатуре дел.

4. Особенности работы с электронными

документами, прием и передача служебной

информации по официальным каналам электронной почты

4.1. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе «Дело».

Электронные документы являются официальными документами Правительства Ростовской области. Электронный документ должен быть оформлен в соответствии с Инструкцией и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

Документооборот в Правительстве Ростовской области осуществляется в электронном виде по системе «Дело». Передача документов по иным каналам связи и (или) на бумажном носителе не допускается, за исключением случаев, когда федеральными или областными законами либо принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Обмен электронными документами, отправляемыми и поступающими по системе межведомственного электронного документооборота (далее – МЭДО), осуществляется в соответствии с нормативными правовыми актами Правительства Российской Федерации, а также методическими рекомендациями Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации.

4.1.1. Для подтверждения подлинности электронных документов, направляемых в другие органы и организации, в Правительстве Ростовской области используется электронная подпись должностного лица, подписавшего документ.

4.2. Документы, поступающие в Правительство Ростовской области на бумажном носителе, включаются в систему «Дело» после их сканирования и создания электронных копий таких документов. При включении документа в систему «Дело» формируется регистрационная карта, посредством которой обеспечивается поиск, доступ к документу, его контроль, хранение и использование.

4.3. Обмен электронными документами с органами и организациями, не являющимися участниками межведомственного электронного документооборота, и гражданами может осуществляться с использованием электронной почты. Электронная почта – одни из способов доставки, отправки информации и обмена ею между пользователями как внутри Правительства Ростовской области, так и между организациями, имеющими соответствующие технические средства.

Отправляемый посредством электронной почты электронный документ (электронная копия документа) должен иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе.

Решение на передачу документа по электронной почте принимает лицо, подписавшее данный документ.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и лицо, подписавшее документ.

Запрещается передавать по электронной почте сведения, содержащие государственную тайну, документы с пометкой «Для служебного пользования».

Электронные сообщения, поступившие на официальную электронную почту Правительства Ростовской области с официальных электронных адресов органов и организаций, адресованные Губернатору Ростовской области, первым заместителям Губернатора Ростовской области, заместителям Губернатора Ростовской области, и имеющие соответствующие реквизиты письма, регистрируются в системе «Дело».

Электронные сообщения, поступающие с иных электронных адресов, направляются для проверки безопасности и после подтверждения об отсутствии вирусов и безопасности сообщения, принимаются к предварительному рассмотрению.

Дальнейшая работа с электронным сообщением организуется в соответствии с установленными настоящей Инструкцией требованиями, предъявляемыми к работе с входящими документами.

4.4. Подтверждение соответствия распечатанной копии электронного документа подтверждается штампом «Подписано электронной подписью» и визой работника, создавшего копию электронного документа.

4.5. Техническую поддержку и развитие системы электронной почты в Правительстве Ростовской области обеспечивает министерство цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области.

4.6. Каждому абоненту электронной почты выделяется индивидуальный почтовый ящик, через который осуществляется обмен электронными сообщениями.

4.7. Единицей учета электронного документа является документ, зарегистрированный в системе «Дело». Электронный документ, имеющий приложения, регистрируется и учитывается как один документ.

4.8. Электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.

4.9. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в системе «Дело».

5. Подготовка и оформление правовых актов

5.1. Порядок подготовки, издания и работы с правовыми актами Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области (далее – правовой акт) определяется Регламентом Правительства Ростовской области.

При оформлении правовых актов используются следующие реквизиты:

Герб Ростовской области;

наименование должностного лица, исполнительного органа Ростовской области (автора правового акта);

вид правового акта;

дата правового акта;

регистрационный номер правового акта;

место издания правового акта;

гриф ограничения доступа к правовому акту (далее – гриф ограничения (пометка);

наименование правового акта;

текст правового акта;

должность лица, подписавшего правовой акт;

подпись должностного лица;

печать;

отметка о должностном лице, органе власти или структурном подразделении, внесшими (подготовившими) проект правового акта (далее – инициатор проекта).

5.2. Требования к оформлению проектов правовых актов.

5.2.1. Проекты правовых актов должны отвечать следующим требованиям:

быть отредактированными в соответствии с настоящей инструкцией, иметь краткое, ясное и четкое изложение содержания вопроса, исключающее возможность двоякого его толкования, с четко сформулированными и обоснованными целями и задачами;

содержать конкретные предложения, обеспеченные необходимой материально-технической базой, финансированием и исключающие необходимость выпуска проектов правовых актов в дополнение или изменение основных;

содержать указания конкретным исполнителям, реальные сроки исполнения.

Проект правового акта должен также содержать пункт о возложении контроля за исполнением (выполнением) правового акта на заместителей Губернатора Ростовской области (в том числе первых), руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области, исполнительных органов Ростовской области, других должностных лиц. Исключения составляют правовые акты по вопросам, не требующим общего контроля (в том числе: по кадровым вопросам, утверждение штатного расписания, присвоение почетного звания).

5.2.2. Документы (программы, порядки, положения, планы, нормы, нормативы), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом правового акта, прилагаются к данному проекту.

5.2.3. Проект правового акта, принимаемого во исполнение федерального закона, правового акта Президента Российской Федерации, правового акта Правительства Российской Федерации, правового акта Ростовской области должен содержать ссылку на них. При первом упоминании правового акта указываются его вид, дата, номер и наименование. При повторном упоминании допускается не указывать наименование правового акта.

Например:

полное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.02.2023 № 23 «О поощрении»;

сокращенное наименование – указ Губернатора Ростовской области от 20.02.2023 № 23.

Реквизиты правовых актов Российской Федерации, правовых актов Ростовской области и иных правовых актов в тексте проекта правового акта оформляются единообразно.

5.2.4. В проектах правовых актов указываются официальные наименования должностных лиц, органов и организаций (полные).

При написании в тексте проекта правового акта фамилий и инициалов инициалы указываются после фамилии.

5.2.5. При подготовке проектов правовых актов используется шрифт начертанием – обычный, размером № 14 пт (при оформлении таблиц, схем допускается использование шрифтов меньших размеров – № 10, 11, 12 пт); одинарный межстрочный интервал; выравнивание абзаца – по ширине, с отступом первой строки 1,25 см, интервал между словами – один пробел. Текст проекта правового акта выравнивается по ширине страницы (по границам левого и правового полей).

Каждая страница проекта правового акта, оформленная на бланке или без него, должна иметь поля:

для параметров книжной страницы:

левое – 30 мм;

правое – 10 мм;

верхнее – 20 мм;

нижнее – 20 мм;

для параметров альбомной страницы:

левое – 20 мм;

правое – 20 мм;

верхнее – 30 мм;

нижнее – 10 мм.

5.2.6. Проект правового акта и приложения к нему имеют единую и сквозную нумерацию страниц. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы на расстоянии не менее 10 мм от ее верхнего края. На первой странице проекта правового акта номер страницы не проставляется.

5.2.7. При оформлении проекта правового акта реквизит «Герб Ростовской области» не используется. Инициатором, готовившим проект правого акта, в правом верхнем углу первой страницы правового акта печатается слово «ПРОЕКТ» прописными буквами.

При оформлении правового акта, содержащего информацию, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации, в правом верхнем углу первой страницы правового акта инициатором проставляются гриф ограничения (пометка) (ограничительная надпись) и номер экземпляра. Все части грифа ограничения (пометки) печатаются через 1 межстрочный интервал, формат шрифта идентичен размеру, применяемому в основном тексте правового акта.

Например:

Для служебного пользования

Экз. № ___

5.2.8. Наименование правового акта в краткой форме отражает его содержание.

Наименование правового акта печатается с прописной буквы, через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом, оформляется по ширине страницы над текстом и выравнивается по центру относительно самой длинной строки в наименовании правового акта. Точка в конце наименования правового акта не ставится.

Наименование правового акта формируется с предлогом «О» («Об») и отвечает на вопрос «О чем?».

5.2.9. Текстовая часть проекта правового акта отделяется от наименования правового акта 1-2 межстрочными интервалами.

Текстовая часть подразделяется на констатирующую часть – преамбулу и постановляющую (в указе, распоряжении – распорядительную) часть.

Преамбула в постановлениях Правительства Ростовской области завершается словами «Правительство Ростовской области постановляет :», последнее слово печатается полужирным шрифтом с интервалом «разреженный».

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания правового акта. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение» и так далее. Если правовой акт издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются: вид правового акта в соответствующем падеже, его дата, номер и наименование (заголовок).

Если принимаемый правовой акт отменяет ранее изданный правовой акт или какие-либо его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый правовой акт (пункт правового акта), с указанием даты, номера и наименования правового акта. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу…».

Пункты в тексте правового акта нумеруются арабскими цифрами. Пункты могут подразделяться на подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами через точку.

Отметка о наличии приложений в правовых актах указывается в тексте, например: согласно приложению № 2 или: (приложение № 2). При наличии одного приложения порядковый номер приложения не ставится. При наличии нескольких приложений на них проставляются порядковые номера.

5.2.10. Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами. Слова «Губернатор Ростовской области» печатаются в две строки через 1 межстрочный интервал. Слова «Ростовской области» печатаются от левой границы текстового поля, а слово «Губернатор» выравнивается по центру относительно этих слов. Инициалы и фамилия печатаются от правой границы текстового поля:

Губернатор

Ростовской области И.О. Фамилия

5.2.11. В приложениях к правовым актам размещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и прочее.

Параметры полей, формат шрифта и абзацев приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текста проекта правового акта. В таблицах и схемах допускается использование шрифта меньшего размера.

Каждое приложение к проекту правового акта оформляется с новой страницы.

На первой странице приложения печатается слово «Приложение», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита печатаются через 1 межстрочный интервал, располагаются с отступом от левой границы текстового поля (11 см – при книжных параметрах страницы, 19 см – при альбомных) и выравниваются по центру. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами с использованием знака «№».

Например:

Приложение № 1

к постановлению

Правительства

Ростовской области

от __________ № _____

Заголовок к тексту приложения располагается по центру. Первое слово или словосочетание выделяется прописными буквами (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ и так далее).

Разделы в приложениях нумеруются арабскими цифрами, а подразделы, пункты и подпункты – арабскими цифрами с добавочным номером через точку (например, 1.2; 4.2.11). Нумерация подпунктов, содержащая в номере более четырех чисел через точку, не рекомендуется. Наименования разделов, подразделов располагаются по центру, точка в конце не ставится.

Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы или схемы.

5.2.12. Оформление табличных приложений к правовым актам.

Таблицы оформляются с использованием шрифта размером № 14 пт (размер № 10, 11, 12 пт допускается только в случае, если количество граф в таблице больше 10 либо количество знаков в цифрах более 8).

Таблицы оформляются на листе формата А4. В случае, если количество граф превышает 10, таблица оформляется на листе формата А3.

В таблицах не допускается наличие «скрытых» формул.

Графы таблицы должны быть пронумерованы. На следующих страницах в заголовках печатаются только номера этих граф.

В таблицах не должно быть пустых граф, нолей.

Знак «%» не ставится в тексте, а пишется словом. Исключение составляют формулы.

Цифры в графе размещаются в одну строку несмотря на количество знаков.

При отсутствии текста или цифр в таблице ставится по центру знак тире «–».

При повторе текста или цифр в графе таблицы нельзя ставить знак «–//–». Необходимо повторить текст или цифры.

Текст в таблицах выравнивается по левому краю, исключая цифровые показатели.

Оформление заголовка таблицы и заголовка граф

Например: тематический заголовок

ПЕРЕЧЕНЬ

имущества, передаваемого из государственной

собственности в муниципальную собственность

Заголовки граф

Головк

№ п/п

Наименование организации

Наименование имущества

Адрес

места нахождения имущества

Индивидуализирующие характеристики

имущества

	1	2	3	4	5
		Боковик	Прографка

В конце заголовка точка не ставится. Сокращение слов в заголовках граф не допускается.

Заголовки граф следует писать в единственном числе. Например: «наименование имущества», «единица измерения», «срок поставки», «форма документа».

В головке таблицы в конце предложения, даже если оно не закончено («перечисляется на счет»; «в том числе»), знаки препинания не ставятся.

В одноярусной головке таблицы все заголовки граф пишутся с прописной буквы.

Например:

Таблица № 1

№ п/п

Наименование продукции

Единица измерения

2023 год, всего

В том числе

первое полугодие

В двух- и многоярусной головке таблицы заголовки верхнего яруса графы пишутся с прописной буквы, а заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся со строчной буквы, если они грамматически подчинены заголовку верхнего яруса графы.

Например:

Таблица № 2

№ п/п

Наименование предприятия

Объем капитальных

вложений (млн рублей)

Наименование генерального подрядчика

2022 год, всего

в том числе объем работ

2023 год, всего

в том числе объем работ

Заголовки второго, третьего и последующих ярусов графы пишутся с прописной буквы, если они грамматически не подчинены стоящему над ними заголовку графы.

Например:

Таблица № 3

№ п/п

Наименование

оборудования

Исполнитель

и срок выполнения работ

Разработка технической документации

Производство первой промышленной серии

Оформление боковика таблицы и элементов граф

В боковике таблицы текст каждой позиции должен начинаться с прописной буквы. Знаки препинания ставятся только внутри предложения.

В боковике после слов «Итого», «Всего» двоеточие не ставится.

Цифровые величины при перечислении (если есть дробные числа) разделяются точкой с запятой (1,2; 5,1; 6,3).

В прографке текст следует писать со строчной буквы, за исключением имен собственных.

В графе «Единица измерения» наименование единиц измерения следует писать в родительном падеже множественного числа, в скобках.

Например:

Таблица № 4

№ п/п

Наименование

имущества

Количество

(штук)

Изготовитель

1	2	3	4
1.	Комплект школьной мебели, всего	4	открытое акционерное общество (наименование в кавычках)
	в том числе с интерактивной доской	2
2.	Комплект учебников для начальных классов	12
	Итого	16

Оформление сносок и примечания

В таблице ссылка на сноску может быть обозначена звездочкой. Сноски могут быть даны после таблицы. После знака сноски текст сноски начинается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.

Примечание дается после таблицы. Если есть сноски, то примечание дается после сносок.

Например:

Таблица № 5

№ п/п

Наименование тракторов

2022 год

2023 год

1	2	3	4
1.	Тракторы, всего	60	65*
	из них:
	гусеничные тракторы Т-74	42	35
	тракторы Т-150, всего	18	30
	в том числе колесные тракторы:
	Т-150К	17	20
	Т-150	1	2

* Включая производство по кооперации.

Примечания:

1. Объем поставок тракторов при необходимости может быть уточнен заводом-изготовителем.

2. Срок поставки тракторов может быть уточнен министерством.

Оформление элементов таблицы

Числа, одно-, двух- или многострочные текстовые элементы в графах выравниваются по первой (верхней) строке боковика.

Например:

Таблица № 6

(штук)

№ п/п

Наименование оборудования

2022 год

2023 год

Изготовитель

Агрегатные станки

открытое акционерное общество (наименование

в кавычках)

Линии для обработки редукторов рулевого управления

При написании в тексте фамилий с инициалами, наименований населенных пунктов, цифр с единицами измерений и прочего следует использовать неразрывный пробел.

При наличии графы «период» или «срок» таблица оформляется в хронологической последовательности.

Под «периодом» подразумевается промежуток времени, например: январь 2022 г. – июнь 2023 г.

Под «сроком» рекомендуется указывать конкретную дату, например: 1 января 2023 г.

При употреблении периода времени продолжительностью в полный календарный год слово «год» пишется полностью, например: в 2023 году.

При указании периода в неполный календарный год пишется «г.», например: 5 января 2023 г., I квартал 2023 г., первое полугодие 2023 г.

5.3. В созданной РКПД проекта правового акта в поле «Файлы» размещен файл-архив с методическими рекомендациями по оформлению правовых актов и шаблоном листа согласования. Данный файл-архив предназначен для использования в работе исполнителем, которому поручена подготовка проекта правового акта (далее – исполнитель), и удаляется им из РКПД.

При создании РКПД исполнитель:

заполняет информационные поля «Исполнитель», «Содержание», «Состав»;

в поле «Файлы» размещает текст проекта правового акта. Файл с текстом проекта должен иметь название с указанием даты в формате «00-00-0000_Проект постановления (распоряжения)»;

в поле «Файлы» размещает лист согласования, файл которого находится в файле-архиве с методическими рекомендациями по оформлению правовых актов и шаблоном листа согласования;

в поле «Связки» устанавливает связки с:

основанием для подготовки проекта правового акта;

правовыми актами, в которые вносятся изменения, которые отменяются или признаются утратившими силу;

краткой информацией к проекту правового акта и картой для ознакомления членами Правительства Ростовской области, которые не визируют основную РКПД. Данная связка устанавливается в случае вынесения проекта правового акта для рассмотрения на заседании Правительства Ростовской области;

в поле «Адресаты» исполнитель указывает адресатов, которым необходимо отправить правовой акт.

При подготовке правового акта с пометкой «Для служебного пользования» (далее – пометка «ДСП») исполнитель устанавливает в поле «Доступ» уровень доступа «ДСП».

5.4. При подготовке правового акта с пометкой «ДСП» в системе «Дело» на обороте последнего листа, в левом нижнем углу, указываются способ рассылки (по системе «Дело», на бумажном носителе), фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его служебного телефона, поля для заполнения данных о работнике, отпечатавшем документ (создавшем копии на бумажном носителе), – фамилия, имя, отчество, номер служебного телефона, дата печатания, количество отпечатанных экземпляров, а также подпись работника, отпечатавшего документ. Все части данного реквизита печатаются шрифтом размером № 10, 11, 12, через 1 межстрочный интервал.

Например:

Экз. № 1 – в 10 адресов

согласно полю «Адресаты»

по системе «Дело».

Копии экз. № 1

на бумажном носителе – 2 экз.

в адрес согласно рассылке.

Исп. Иванов Иван Иванович

Тел. +7 (863) 240-00-00

Отп. _______________________

Тел. _______________________

Дата печати ________________

Отп. ___________________ экз.

Подпись исп. _______________

5.5. При печатании экземпляров правового акта с пометкой «ДСП» на бумажном носителе на обороте последнего листа также печатаются реквизиты, указанные в пункте 5.4.

Работником, отпечатавшим правовой акт, обязательно на каждом экземпляре правового акта вносятся данные в поля для заполнения: фамилия, имя, отчество работника, отпечатавшего документ (создавшего копии на бумажном носителе), номер служебного телефона, дата печати, количество отпечатанных экземпляров и собственноручная подпись.

5.6. Учет дополнительно созданных копий правовых актов с пометкой «ДСП» осуществляется поэкземплярно. Нумерация дополнительно созданных копий правового акта производится от последнего номера ранее учтенных копий.

На копиях правовых актов с пометкой «ДСП» под номером экземпляра ставится номер соответствующей копии правового акта.

Например:

Для служебного пользования

Экз. № 1

КОПИЯ

Экз. № 1

Для служебного пользования

Экз. № 1

КОПИЯ

Экз. № 2

5.7. На этапе подготовки проекта правового акта с пометкой «ДСП» исполнитель оформляет лист рассылки правового акта (приложение № 1).

В листе рассылки правового акта с пометкой «ДСП» указываются адресаты, которым будет производиться рассылка по системе «Дело» (она должна соответствовать заполненному исполнителем полю «Адресаты» в РКПД в системе «Дело») и на бумажном носителе (при отсутствии у адресата доступа к системе «Дело»).

Лист рассылки правового акта с пометкой «ДСП» прикрепляется в поле «Файлы» в РКПД в системе «Дело» одновременно с проектом правового акта.

Лист рассылки правового акта с пометкой «ДСП» подписывается в системе «Дело» исполнителем, готовившим проект правового акта, и (или) его руководителем.

Все части листа рассылки реквизита печатаются размером шрифта № 10, 11, 12 через 1 межстрочный интервал.

5.8. Согласование проекта правового акта осуществляется в системе «Дело» в РКПД с применением ЭП.

Порядок согласования проектов правовых актов определяется Регламентом Правительства Ростовской области.

При наличии у лица, визирующего проект правового акта, замечания (особого мнения) он делает об этом соответствующую отметку в РКПД.

Замечания (особое мнение), заключения по проекту правового акта, как правило, излагаются отдельно и размещаются в РКПД рядом с файлом проекта правового акта.

Результаты голосования членов Правительства Ростовской области на заседании Правительства Ростовской области по вопросам принятия правовых актов отражаются в протоколе заседания Правительства Ростовской области (приложение № 2).

5.8.1. Лист согласования проекта правового акта (далее – лист согласования) (приложение № 3) и порядок его заполнения.

Ответственность за оформление листа согласования возлагается на исполнителя.

Заполнение листа согласования осуществляется исполнителем после согласования проекта правового акта должностным лицом, которому он был направлен.

Формат листа согласования, размер шрифта исполнителем не изменяются.

В листе согласования наименование должности лица, которому был направлен проект правового акта для согласования, указывается в соответствии со штатным расписанием органа.

В заголовке листа согласования подчеркиванием выделяется вид правового акта.

В строке «Вопрос» должно быть указано наименование правового акта (первая буква – прописная, остальные – строчные) без кавычек. Размер шрифта – № 12, 13, 14 пт.

В строке «Внесен» – должно быть указано наименование инициатора проекта. Размер шрифта – № 12, 13, 14 пт.

В разделе «Проект визируют» исполнителем вносятся визы должностных лиц и даты визирования в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области. Размер шрифта – № 10 пт.

В лист согласования вносится только виза «Согласен» с датой ее получения. Визы «С замечаниями», «Направлено на доработку», «Ознакомлен» не являются согласованием проекта и в лист согласования не вносятся.

При внесении в лист согласования визы в графе «Виза» напротив наименования должности лица, завизировавшего проект правового акта, необходимо напечатать слова «завизировано ЭП».

Дата получения визы вносится в формате «дд.мм.» (например: «18.01.»).

При отсутствии должностных лиц, указанных на первой странице листа согласования, в графе «Виза» печатаются слова «отпуск», «командировка», «болен». В данном случае в листе согласования указываются визы заместителей Губернатора Ростовской области, визировавших проект в соответствии с порядком замещения на период временного отсутствия заместителей Губернатора Ростовской области. При отсутствии начальника контрольного управления при Губернаторе Ростовской области и начальника правового управления при Губернаторе Ростовской области в графе «Виза» печатаются слова «отпуск», «командировка», «болен». В графе «Примечание» пишутся данные о должностном лице, исполняющем обязанности отсутствующего руководителя: «завизировано ЭП Иванова А.И.». Виза лица, исполняющего обязанности, вносится на вторую страницу листа согласования.

Данные о должностных лицах, указанных на первой странице листа согласования, не визировавших проект правового акта, из листа согласования не исключаются.

На вторую страницу листа согласования вносятся визы руководителей исполнительных органов Ростовской области, руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области, государственных органов Ростовской области, администраций муниципальных образований в Ростовской области и других должностных лиц. В случае их отсутствия вносятся визы должностных лиц, их замещающих. Указывать причины отсутствия должностных лиц не требуется.

При подготовке проектов правовых актов о координационных, совещательных и иных органах или о внесении изменений в их составы на второй странице листа согласования оформляется запись «С членами рабочей группы (комиссии и тому подобного) согласовано». В этом случае по окончании визирования проекта правового акта лист согласования должен быть завизирован ЭП руководителя исполнителя или инициатора проекта.

При создании новой версии РКПД лист согласования копируется в поле «Файлы» для дальнейшего заполнения.

5.9. Тексты указов и распоряжений Губернатора Ростовской области, постановлений и распоряжений Правительства Ростовской области, распоряжений Правительства Ростовской области (по аппарату), распоряжений заместителя Губернатора Ростовской области печатаются на бланках установленного образца (электронная копия) в отделе нормативных документов управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области (далее – отдел нормативных документов).

Изображение Герба Ростовской области размещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитом «наименование исполнительного органа (должностного лица)» на расстоянии 10 мм от верхнего края страницы.

Дата правового акта отделяется от наименования вида правового акта, как правило, межстрочным интервалом 13 пт, оформляется цифровым способом, печатается шрифтом размером 14 пт центрированным способом, проставляется после подписания акта при его регистрации.

Номер правового акта печатается после даты правового акта арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера, присваемого правовому акту при регистрации.

Место принятия (издания) (г. Ростов-на-Дону) отделяется от реквизитов «Дата» и «Номер» межстрочным интервалом 13 пт и оформляется центрированным способом, печатается шрифтом размером 14 пт.

5.10. Регистрация подписанных правовых актов производится как в электронном виде с использованием системы «Дело», так и на бумажных носителях с использованием регистрационных карт на каждый вид правового акта (приложение № 4).

5.11. Рассылка бумажных и электронных копий правового акта осуществляется не позднее чем в 3-дневный срок после его подписания, в отдельных случаях, по согласованию с начальником управления документационного обеспечения, – в 5-дневный срок.

Перечень адресатов, которым в обязательном порядке направляется правовой акт, определяется исполнителем. Отдел нормативных документов может дополнить адресатов по согласованию с исполнителем.

Рассылка правовых актов о выделении средств из областного бюджета, включая резервный фонд Правительства Ростовской области на финансирование непредвиденных расходов областного бюджета, осуществляется в течение 1 рабочего дня после подписания – министерству финансов Ростовской области, контрольному управлению при Губернаторе Ростовской области, исполнительным органам Ростовской области, инициировавшим выделение средств, а также тем, кому в правовом акте предусматривается выделение средств.

Правовые акты, изменяющие или дополняющие ранее принятые акты, обязательно направляются всем органам, организациям и должностным лицам, которым эти правовые акты рассылались первоначально.

Электронные копии правовых актов с пометкой «ДСП» рассылаются отделом нормативных документов адресатам в соответствии с листом рассылки в электронном виде с использованием системы «Дело», бумажные копии – отделом делопроизводства управления документационного обеспечения (далее – отдел делопроизводства).

Для направления органам, организациям и должностным лицам, не являющимся пользователями системы «Дело», отдел нормативных документов передает копию правового акта с пометкой «ДСП» вместе с копией листа рассылки в отдел делопроизводства для дальнейшей рассылки адресатам. В необходимых случаях работники, готовившие проект правового акта, представляют полные почтовые адреса получателей.

Отдел нормативных документов направляет бумажные копии правовых актов, подлежащих официальному опубликованию, в Донскую государственную публичную библиотеку, Парламентскую библиотеку и в электронном виде – в информационные агентства.

5.12. При подготовке копии (выписки) правового акта отметка о заверке копии (выписки) оформляется для подтверждения соответствия копии (выписки) подлиннику документа.

При подготовке выписки из правового акта в правом верхнем углу первой страницы, свободном от текста, пишется слово «ВЫПИСКА» прописными буквами.

Отметка о заверке копии (выписки) правового акта (на бумажном носителе) оформляется на свободном от текста месте, ниже реквизита «подпись». Отметка включает слово «Верно», наименование должности лица, его подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверки копии (выписки из правового акта).

Например:

Верно.
Специалист-эксперт отдела	Подпись	И.О. Фамилия
25.03.2023

При заверке копий (выписок) правовых актов работником отдела нормативных документов возможно использование специального штампа (приложение № 29).

Отметка о заверке копии (выписки) работником отдела нормативных документов дополнительно заверяется печатью управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области.

При заверке выписок из правовых актов по вопросам награждения, присвоения классных чинов и иных кадровых вопросов, подготовленных работником отдела нормативных документов, допускается использование только печати управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области без отметки о заверке.

Если копия (выписка) правового акта выдается для представления в другой орган, организацию, гражданину отметка о заверке копии может быть дополнена записью о месте хранения правового акта, с которого была изготовлена копия (выписка). Запись о месте нахождения подлинника оформляется только на последнем листе правового акта.

Например:

Подлинник правового акта хранится в Правительстве Ростовской области в деле № 26.09-02 за 2023 год.

Все листы многостраничных копий (выписок) правовых актов должны быть прошиты и на месте скрепления заверены подписью должностного лица, подготовившего (отпечатавшего) копию (выписку), и соответствующей печатью, с указанием количества листов копии (выписки).

При подготовке выписки из правового акта с пометкой «ДСП» на оборотной стороне последнего листа отпечатанного экземпляра выписки исполнителем в левом нижнем углу указываются способ рассылки (по системе «Дело», на бумажном носителе), фамилия, имя, отчество исполнителя, номер служебного телефона, дата печати, количество отпечатанных экземпляров и подпись работника, отпечатавшего документ. Все части данного реквизита печатаются размером шрифтом размером № 10, 11, 12 через 1 межстрочный интервал.

Например:

ВЫПИСКА

Экз. № 1 – в 1 адрес по системе «Дело».

Экз. № 2 на бумажном носителе – в 1 адрес

согласно рассылке.

Исп. Иванов Иван Иванович

Тел. +7 (863) 240-00-00

Дата печати __________________________

Отп. 2 экз.

Подпись исп. _________________________

Должностным лицом, отпечатавшим выписку, обязательно на каждом отпечатанном экземпляре вносятся данные в поля для заполнения – дата печати и собственноручная подпись.

Правовой акт с учетом внесенных в него изменений (правовой акт в последней редакции) оформляется и заверяется инициатором проекта.

Выписки из правовых актов могут рассылаться в структурные подразделения Правительства Ростовской области, исполнительные органы Ростовской области и органы местного самоуправления в Ростовской области по системе «Дело» в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области.

5.13. Прохождение правового акта с пометкой «ДСП», его копий или выписок из него, изготовленных на бумажном носителе, между должностными лицами, структурными подразделениями, органами власти на этапах подготовки, передачи адресатам, получения, завершения исполнения и подшивки в дело или уничтожения должно своевременно отражаться в журнале учета.

5.14. Правовые акты с пометкой «ДСП» на бумажном носителе группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области.

Правовые акты с пометкой «ДСП» на бумажном носителе допускается формировать обособлено в дела.

При этом в графе номенклатуры дел «Индекс дела» к номеру дела с правовыми актами с пометкой «ДСП» добавляется отметка «ДСП».

Например:

Индексы дел Заголовки дел

1-1 Постановления

Правительства

Ростовской области

1-1/ДСП То же

Допускается помещать в дело «Документы с пометкой «Для служебного пользования» отдельные открытые документы, имеющие прямое отношение к содержанию правового акта данного дела.

6. Бланки документов

6.1. В Правительстве Ростовской области создаются документы на бумажном носителе и электронные документы с применением системы «Дело». Для этого используются бланки документов, изготовленные на бумажном носителе типографским способом, и (или) электронные шаблоны бланков документов.

В Правительстве Ростовской области используются бланки писем, направляемые в любой адрес Российской Федерации.

6.2. На бланках Правительства Ростовской области применяются реквизиты в соответствии с пунктом 4.3 раздела 4 Инструкции.

6.3. Документы, создаваемые на бумажном носителе, оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата A4 (210 x 297 мм), A5 (148 x 210 мм). Для изготовления бланков резолюций (приложение № 5) используется бумага форматов A6 (105 x 148 мм) и A7 (74 x 105 мм). Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. Фон электронных шаблонов документов должен быть белого цвета.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе и защищены от несанкционированных изменений.

6.4. В целях обеспечения деятельности Правительства Ростовской области применяются следующие бланки:

бланк указа Губернатора Ростовской области (приложение № 6);

бланк распоряжения Губернатора Ростовской области (приложение № 7);

бланк постановления Правительства Ростовской области (приложение № 8);

бланк распоряжения Правительства Ростовской области (приложение № 9);

бланк распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату) (приложение № 10);

бланк распоряжения заместителя Губернатора Ростовской области (приложение № 11);

бланк Правительства Ростовской области с русскими и английскими реквизитами (приложение № 12) для иностранной переписки;

бланк должностного лица Правительства Ростовской области (приложение № 13), в том числе:

бланк Губернатора Ростовской области;

бланк первого заместителя Губернатора Ростовской области;

бланк заместителя Губернатора Ростовской области – руководителя аппарата Правительства Ростовской области;

бланк заместителя Губернатора Ростовской области;

бланк заместителя Губернатора Ростовской области – министра финансов;

бланк заместителя Губернатора Ростовской области – министра транспорта;

бланк первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами;

бланк министра по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции в Ростовской области (приложение № 14);

бланк Правительства Ростовской области (бланк письма) (приложение № 15);

бланк антитеррористической комиссии Ростовской области (приложение № 16);

бланк антинаркотической комиссии Ростовской области (приложение № 17);

бланк областной межведомственной комиссии по делам несовершеннолетних и защите их прав (приложение № 18);

бланк управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области (приложение № 19);

бланк комиссии по координации работы по противодействию коррупции в Ростовской области (приложение № 20);

бланк президиума комиссии по координации работы по противодействию коррупции в Ростовской области (приложение № 21).

6.5. В переписке между структурными подразделениями Правительства Ростовской области бланк не используется.

6.6. Бланки документов, применяемые в Правительстве Ростовской области, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

6.7. Образцы бланков документов разрабатываются управлением документационного обеспечения в соответствии с требованиями, установленными национальным стандартом ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласовываются по принадлежности с приемной Губернатора Ростовской области, приемными первых заместителей и заместителей Губернатора Ростовской области и утверждаются Инструкцией.

6.8. Структурные подразделения Правительства Ростовской области при направлении писем, как правило, используют бланк «Правительство Ростовской области».

6.9. Введение в документооборот новых видов бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) Правительства Ростовской области и Губернатора Ростовской области. Соответствующие предложения вносятся заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области по представлениям первого заместителя Губернатора Ростовской области, заместителя Губернатора Ростовской области, которые инициировали предложение.

6.10. Изготовление, использование, учет и хранение бланков с изображением Герба Ростовской области осуществляется в следующем порядке.

6.10.1. Бланки Правительства Ростовской области, на которых изображен Герб Ростовской области, являются полиграфической продукцией, изготавливаются в типографии по заявкам управления документационного обеспечения и подлежат учету.

6.10.2. Бланки пронумерованы. Порядковый номер бланка проставляется в нижней части оборотной стороны бланка. Учет и выдача бланков ведутся в управлении документационного обеспечения в специальных журналах (приложение № 22).

6.10.3. Бланки выдаются под подпись ответственному лицу. Ответственность за обеспечение сохранности бланков и правильность их использования несут руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области. Бланки должностных лиц Правительства Ростовской области выдаются в приемных соответствующих должностных лиц.

6.10.4. Самостоятельное изготовление и использование не учтенных в установленном порядке бланков запрещается.

6.10.5. Бланки, испорченные в приемных первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, министра по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции, заместителей руководителя аппарата Правительства Ростовской области, а также в структурных подразделениях Правительства Ростовской области, передаются по акту в управление документационного обеспечения, где уничтожаются в установленном порядке, с отметкой в журнале учета, поступления и выдачи бланков с изображением Герба Ростовской области.

6.10.6. Журнал учета, поступления и выдачи бланков с изображением Герба Ростовской области включается в номенклатуру дел Правительства Ростовской области.

6.10.7. Проверка наличия, использования и хранения бланков проводится по мере необходимости комиссией, создаваемой Правительством Ростовской области. В случае обнаружения нарушений учета, хранения и использования бланков комиссией проводится служебное расследование, результаты которого оформляются актом и докладываются заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.

7. Особенности подготовки

и оформления отдельных видов документов

7.1. Протокол.

7.1.1. Протокол – документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Протокол составляется на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и тому подобного. Материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями исполнительного органа и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагаются на секретаря коллегиального органа или работников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

Протокол оформляется в течение одного – трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.

7.1.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка «ДСП».

7.1.3. Протоколы печатаются на стандартном листе бумаги формата А4, имеют следующие реквизиты:

наименование вида документа – слово «ПРОТОКОЛ» печатается прописными буквами полужирным шрифтом и выравнивается по центру текстового поля;

вид заседания (совещания) отделяется от предыдущего реквизита двумя пустыми строками, печатается стандартным шрифтом полужирного начертания с одинарным межстрочным интервалом и выравнивается по центру;

заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется, отделяется от предыдущего реквизита двумя межстрочными интервалами, печатается через один интервал и выравнивается по центру текстового поля;

дату и номер протокола, которые пишутся на одной строке; дата оформляется словесно-цифровым способом и выравнивается по левому краю; номер протокола обозначается арабскими цифрами и выравнивается по правому краю, может включать буквенные индексы. Дата и номер протокола отделяются от предыдущего реквизита двумя пустыми строками. Датой протокола является дата заседания;

место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно проходило не в обычном месте; печатается через два межстрочных интервала после предыдущего реквизита по центру текстового поля;

основную часть (текст) протокола;

подписи председательствующего на заседании (совещании) и секретаря или должностного лица, ответственного за проведение заседания (совещания).

Основная часть протокола печатается через полтора межстрочных интервала.

7.1.4. Протоколы могут составляться в полной или краткой формах. При краткой форме опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.

Текст полного протокола содержит запись о том что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются инициалы, фамилии председателя (председательствующего), секретаря, присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание). При перечислении приглашенных указывается наименование их должностей. Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Например:

Присутствовали: члены комиссии и приглашенные в количестве 25 человек (список прилагается).

Лица, которых пригласили в качестве экспертов или заинтересованных лиц, перечисляются после слова «Приглашенные:», с указанием их должностей и места работы, если они являются представителями других органов власти и организаций. Многострочные наименования должностей присутствующих печатаются через один межстрочный интервал.

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей вопрос или вопросы, обсуждаемые на заседании, если вопросов несколько, они нумеруются арабскими цифрами и располагаются в порядке обсуждения, печатаются от границы левого поля и формулируются с предлогом «О» («Об»). Далее указываются должность, фамилия и инициалы докладчика. Словосочетание «ПОВЕСТКА ДНЯ» рекомендуется писать прописными буквами и располагать по центру.

Основная часть протокола состоит из отдельных разделов по числу вопросов повестки дня, каждый из которых строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ: (если оформляется полный протокол);

ПОСТАНОВИЛИ: (или РЕШИЛИ:).

В части «СЛУШАЛИ» кратко излагается текст выступления докладчика. Инициалы и фамилия докладчика печатаются с красной строки в именительном падеже. Запись доклада излагается от третьего лица единственного числа (отметил, напомнил, прокомментировал) и отделяется от фамилии дефисом.

Если текст доклада прилагается к протоколу, то используется ссылка «Текст доклада прилагается».

В части «ВЫСТУПИЛИ» последовательно указываются фамилии и инициалы лиц, принявших участие в обсуждении доклада, и высказанные ими мнения. Инициалы и фамилии выступающих печатаются с красной строки в именительном падеже. Содержание выступлений записывается в форме от третьего лица единственного или множественного числа: «считает», «предлагает» или «считают», «предлагают». При необходимости в этом же разделе протокола фиксируются вопросы, заданные докладчику, и его ответы.

В части «ПОСТАНОВИЛИ:» (или «РЕШИЛИ:») отражается принятое решение по обсуждаемому вопросу. Текст постановляющей части печатается полностью. Если решение по одному вопросу повестки дня заседания состоит из нескольких пунктов, то пункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками:

1.1. – первый пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания;

1.2. – второй пункт решения по первому вопросу повестки дня заседания и так далее.

Тексты пунктов решения излагаются с использованием неопределенной формы глагола: «доработать…», «поручить…», «проинформировать…».

Если один из пунктов содержит решение об утверждении обсуждавшегося на заседании документа, этот документ становится приложением к протоколу, на нем оформляется ссылка на номер и дату протокола. Приложение оформляется на отдельном листе. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

При необходимости наряду с решением указываются результаты голосования: «за – …, против –…, воздержалось –…», а также, если голосование было тайным, – количество выданных бюллетеней.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, излагается на отдельном листе и прилагается к протоколу. В этом случае в протоколе после записи соответствующего решения делается запись «Особое мнение Петрова А.А. прилагается».

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

7.1.5. Порядковые номера присваиваются протоколам в пределах календарного года, отдельно по каждой группе протоколов: протоколы технических, научных и экспертных советов. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании.

К номерам протоколов и решений могут прибавляться буквенные коды.

7.1.6. Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов.

Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При оформлении выписки из протокола воспроизводят все реквизиты протокола, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и принятое решение. В этом случае название документа будет оформлено как «Выписка из протокола».

Копии решений (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются, в том числе по системе «Дело», заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.

Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем (должностным лицом, ведущим протокол). Подпись отделяется от текста тремя межстрочными интервалами и включает наименование должности лица, председательствовавшего на заседании (совещании), его личную подпись, расшифровку подписи (инициалы и фамилия). Под подписью председателя располагается подпись секретаря (должностного лица, ведущего протокол) (приложение № 23). Возможно подписание протокола председателем с использованием грифа утверждения.

7.1.7. Короткие протоколы, как правило, ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. Короткий протокол включает инициалы, фамилии председателя (председательствующего) и секретаря, тему выступления, фамилии и инициалы выступающих (может быть краткая запись выступления), принятое решение.

7.2. Служебная переписка.

7.2.1. Служебные письма изготавливаются на стандартных бумажных бланках и (или) в форме электронных документов и имеют следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях – отметка о приложении.

7.2.2. Служебные письма, как правило, передаются в виде электронных документов с использованием системы «Дело» или печатаются на стандартных бланках Правительства Ростовской области, бланках должностного лица формата А4. Образец оформления письма приведен в приложении № 16.

При подготовке проектов представлений Губернатора Ростовской области на имя Президента Российской Федерации о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий Российской Федерации (в других случаях не рекомендуется) допускается печатать прописными буквами и выделять фамилии шрифтом другой насыщенности.

7.2.3. Проект служебного письма в системе «Дело» создается исполнителем в электронном виде, подготовленном на основе электронного шаблона. Подготовленный электронный документ направляется на согласование. Согласованный проект документа в соответствии с выбранным исполнителем видом доставки документа адресату подписывается либо электронной подписью, либо собственноручной подписью соответствующего подписанта.

Служебные письма на бумажном носителе оформляются и удостоверяются собственноручной подписью, если они адресованы в организации, не являющиеся участниками межведомственного электронного документооборота.

Служебные письма, созданные и подписанные на бумажном носителе, принимаются на регистрацию в системе «Дело» при наличии заполненной регистрационной карты, прикрепленного(ых) файла(ов) документа и указанных в тексте приложений.

Проект электронного служебного письма создается как проект исходящего документа или проект внутреннего документа, в зависимости от принадлежности адресата документа.

Неотъемлемой частью электронного служебного письма является регистрационная карта, в которую исполнители путем заполнения ее полей вносят сведения о документе: вид документа, краткое содержание документа, сведения о приложении к документу, список адресатов.

При необходимости применяются пометки «Срочно», «ДСП».

В поле регистрационной карты «Краткое содержание» необходимо кратко и точно раскрыть основную смысловую нагрузку документа.

Если подготовленное в системе «Дело» служебное письмо является ответом на поступивший через систему «Дело» электронный документ, то электронное служебное письмо-ответ при создании его проекта в системе «Дело» связывается с регистрационной картой письма-запроса.

При наличии нескольких исполнителей по документу ответственный исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа, за качество оформления документа и сроки исполнения документа.

Все остальные исполнители (соисполнители) несут ответственность за полноту и достоверность представления ответственному исполнителю материалов (проектов документов, справок, сведений и других документов) в установленные сроки.

Исполнитель обязан контролировать в системе «Дело» ход утверждения, согласования, подписания и регистрации проекта служебного письма.

Для рассылки документа на бумажном носителе исполнитель уточняет почтовые адреса, определяет необходимое количество экземпляров документа, готовит список рассылки с почтовыми адресами.

Отправка подготовленных исполнителем служебных писем на бумажном носителе производится отделом делопроизводства при наличии необходимого количества копий и списка рассылки (при необходимости), подготовленных исполнителем.

Датой письма является дата его регистрации в системе «Дело».

7.2.4. Проект служебного письма визируется исполнителем, в случае подписания письма первыми заместителями Губернатора Ростовской области или заместителями Губернатора Ростовской области к визе исполнителя добавляется виза руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области или руководителя исполнительного органа Ростовской области, а в случае подписания письма Губернатором Ростовской области к вышеперечисленным визам добавляется виза первого заместителя Губернатора Ростовской области или курирующего заместителя Губернатора Ростовской области.

Письма финансового характера, а также письма, содержащие финансовые обязательства, визируются в министерстве финансов Ростовской области или в управлении бухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области в соответствии с распределением их обязанностей и компетенцией.

Письма, содержащие просьбу (ходатайство) о подготовке правового акта Ростовской области, визируются в правовом управлении при Губернаторе Ростовской области.

7.2.5. Если служебное письмо содержит приложение, отметка о приложении оформляется согласно пункту 3.3.16 Инструкции.

7.2.6. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке. Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

7.2.7. Особенности оформления служебных писем, направляемых за рубеж.

В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.

Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизиты бланка (при оформлении на бланке) или наименование города и дата отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименование и адрес получателя письма, вступительное обращение, основной текст, указание на приложение, если оно имеется, заключительная форма вежливости.

При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом:

в правом верхнем углу письма печатаются наименование города и дата отправления, например: Москва, 12 января 2023 г.; г. Ростов-на-Дону, 17 января 2023 г. Длина максимальной строки не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.

Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать: «Господин Министр», «Ваше Превосходительство». В обращении иногда принято добавление слова «Уважаемый» (особенно в порядке взаимности, например: «Уважаемый господин Министр»). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово «господин» на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно.

После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: «Имею честь…».

Письмо заканчивается комплиментом, то есть выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты: Президенту, Послу или Министру иностранных дел: «Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении»; «Генеральному директору Германского фонда международного развития господину Хайнцу Бюлеру: «Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)».

Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями «в весьма высоком уважении», то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.

Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: «С искренним уважением», «С глубоким уважением», «Искренне Ваш», «С уважением». В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.

Под текстом письма следуют: личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.

Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и так далее), то в конце текста указывается приложение.

В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и наименование города.

На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.

При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом:

адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма; длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9 – 10 см и ограничивается правым полем.

Например:

Господину _____________________

Председателю правления фонда _____________________

г. Вашингтон

В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.

Например:

Его Превосходительству

господину _____________________

Чрезвычайному

и Полномочному Послу

Официальное наименование страны

г. Москва

Реквизит «Адресат» должен включать в себя следующие составные части: слова «Господину» («Госпоже») или титул (например: «Его (Ее) Превосходительству»), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, наименование города и страны.

Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через два интервала от должности. Другие составные части печатаются одинарным интервалом.

Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.

Частные письма полуофициального характера посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.

Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.

Обращение в таком письме обычно бывает следующим:

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Директор!

Уважаемый господин Сенатор!

Заключительный комплимент в письме обязателен и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.

Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.

К каждому письму зарубежному адресату прилагается сопроводительное письмо в Исполнительный секретариат Министерства иностранных дел Российской Федерации.

Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма исходя при этом из содержания.

Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.

Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.

Заголовок к тексту не составляется.

При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ.

Например:

«На Ваше письмо от … числа».

При регистрации документа, отправляемого за рубеж, действует общепринятый порядок работы с корреспонденцией.

Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием данных адресата и адреса отправителя.

При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.

Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо «Федеративная Республика Германия» или «ФРГ» писать «Германия»).

7.3. Телеграмма.

7.3.1. Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Отдел делопроизводства осуществляет отправку правительственных и правительственных международных телеграмм.

7.3.2. Телеграммы на отправку принимаются сотрудниками отдела делопроизводства заблаговременно (поздравительные телеграммы на весь месяц принимаются за 2-3 дня до начала месяца, телеграммы соболезнования – день в день). Телеграммы передаются по реестру, с указанием адресата, адреса и общего количества переданных телеграмм (приложение № 24). Телеграммы должны быть оформлены с отметкой об их категории, с адресом, текстом и подписью Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области и заместителей Губернатора Ростовской области, министра по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции в Ростовской области и первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами (приложение № 25).

Для последующей отправки телеграммы подготавливаются в бумажном и электронном виде согласно шаблону, представляемому отделом делопроизводства (прописные буквы, кегль 11). Подготовка телеграмм за подписью Губернатора Ростовской области осуществляется пресс-службой Губернатора Ростовской области. Телеграммы за подписью первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, министра по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции в Ростовской области и первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами оформляются приемными самостоятельно.

Адрес телеграммы должен содержать все адресные данные, необходимые для обеспечения ее доставки адресату без розыска и наведения справок. В адресе телеграммы наименование населенного пункта указывается в именительном падеже, а наименование республики, края, области, округа и района, на территории которого находится населенный пункт, указывается в родительном падеже. Наименование организации указывается в именительном падеже, фамилия, имя, отчество и должность адресата указываются в дательном падеже.

Текст телеграммы должен быть кратким В тексте телеграммы буква «ё» заменяется буквой «е», буква «ъ» заменяется буквой «ь», знак «–» (тире) пишется слитно с предыдущим словом. В адресе не может присутствовать знак «№», он заменяется сочетанием букв «НР», вместо кавычек используется комбинациях двух запятых («,,»). Восклицательный знак в электронной версии текста телеграммы должен быть написан сокращенным словом «ВСКЛ».

Правительственные телеграммы не направляются адресатам, место работы которых находится в здании Правительства Ростовской области.

Правительственные телеграммы с датой вручения, выпадающей на государственные праздники и выходные дни, подлежат отправке в предшествующий рабочий день.

В случае, если телеграмма адресуется в населенный пункт, не имеющий телеграфной связи, перед адресом проставляется отметка «почтой заказное».

Международные телеграммы подготавливаются пресс-службой Губернатора Ростовской области на русском и английском языках и передаются в отдел делопроизводства для создания реестра (приложение № 26) и последующей передачи на телеграф.

Отправка международных телеграмм за подписью первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, министра по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции в Ростовской области и первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами согласовывается с начальником управления документационного обеспечения

7.3.3. Телеграммы печатаются в двух экземплярах, один из которых (после подписания) передается в отдел делопроизводства, второй экземпляр телеграммы (с визами) остается в деле.

При необходимости отправки телеграммы после 18:00, а также в праздничные и выходные дни отправка осуществляется дежурным ситуационно-аналитического центра Правительства Ростовской области.

7.4. Телефонограмма.

Телефонограмма – обобщенное наименование различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается посредством телефонной связи и записывается получателем).

Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, не требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и так далее).

Телефонограммы составляются в одном экземпляре и подписываются руководителем или ответственным исполнителем.

Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться список адресатов с указанием номеров телефонов.

Датой телефонограммы является дата ее передачи.

Следует проверять правильность записи телефонограммы повторным чтением ее в конце передачи.

Регистрируется и оформляется телефонограмма в установленном порядке в том структурном подразделении, где принята, и (или) руководителем которого она подписана (приложение № 27).

7.5. Факсимильное сообщение (факсограмма) – получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.

Факсимильная связь может использоваться для оперативной передачи текстов документов, направляемых в иные организации и органы. Посредством факсимильной связи передаются служебные письма, приглашения и информационные сообщения.

Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя структурного подразделения Правительства Ростовской области.

Разрешение на передачу документа дает руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области. Прием и передача документов осуществляются только с ведома лица, ответственного за аппарат факсимильной связи. Контроль за использованием аппаратов, установленных в подразделениях, осуществляется их руководителями.

7.5.1. Факсограмма подлежит первичной обработке и регистрации в случае наличия в ней следующих реквизитов:

адресант;

почтовый и электронный адрес адресанта;

регистрационный номер и дата;

текст;

должность и фамилия лица, подписавшего документ;

подпись.

7.5.2. При использовании данного вида связи необходимо соблюдать следующие требования:

объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать пяти листов;

запрещается передавать документы, содержащие секретные сведения и иную информацию ограниченного доступа, а также тексты документов с пометкой «ДСП» и рукописные материалы;

документы на иностранных языках, направляемые посредством факсимильной связи, отправляются в иные органы и организации при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ на иностранном языке, а иностранному адресату передаются без перевода;

ответственность за содержание информации в документе, направляемом посредством факсимильной связи, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и должностное лицо, его подписавшее.

7.6. План.

План – документ, устанавливающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их последовательность, объем, а также определяющий конкретных исполнителей.

Составляющими пунктами плана являются:

наименование (содержание) работы или мероприятия;

исполнитель;

срок исполнения;

отметка об исполнении.

Планы работ или мероприятий подписываются должностными лицами, ответственными за их выполнение, с указанием даты подписания. Планы, как правило, подлежат утверждению.

Правительство Ростовской области в своей деятельности руководствуется утвержденными планами работы Правительства Ростовской области на год, а также планами мероприятий Правительства Ростовской области на квартал, месяц и неделю (приложение № 28).

7.7. Акт.

Акт – документ, составленный группой лиц (комиссией) для подтверждения установленных ими фактов (приема — передачи, инвентаризации, списания и другое). Акт составляется коллегиально (не менее двух составителей) и объективно фиксирует существующие или существовавшие события, факты или состояния.

7.7.1. При составлении акта используются реквизиты:

наименование исполнительного органа государственной власти – автора документа (если необходимо);

наименование вида документа;

дата документа;

регистрационный номер документа;

место составления (издания) документа;

гриф утверждения (если необходимо);

заголовок к тексту;

подпись.

Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями.

Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.

Заголовок к тексту акта формулируется с помощью отглагольных существительных и отвечает на вопросы «о чем?» (акт технической комиссии о приеме работ …) или «чего?» (акт приема-передачи материальных ценностей). Заголовок к тексту печатается обычным шрифтом, располагается ниже реквизита «место составления (издания) документа», слева от границы левого поля.

7.7.2. Текст акта состоит из двух частей – вводной и основной (констатирующей).

Вводная часть акта содержит наименование распорядительного документа, на основании которого актируются факт, событие или действие (в соответствующем падеже), его номер и дату.

В вводной части акта в именительном падеже указываются:

основание составления акта (правовой или локальный акт; факт или событие, послужившее основанием для составления акта);

составители акта (перечисляются после слова «Составлен», с указанием должностей, наименований исполнительных органов Ростовской области, если составители являются представителями другого органа власти, фамилий и инициалов).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, а затем членов комиссии в алфавитном порядке. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

Слова «Основание», «Председатель», «Члены комиссии», «Присутствовали» пишутся с прописной буквы.

Дата и место составления, проставляемые в реквизитах акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события.

В констатирующей части акта излагаются цели и задачи актирования, существо и характер проведенной комиссией работы, установленные факты и события, а также выводы и замечания. Констатирующая часть заканчивается сведениями о количестве экземпляров акта и месте их нахождения.

При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.

Текст акта излагается от третьего лица единственного или множественного числа («комиссия установила …», «проверка показала …»).

Количество экземпляров акта определяется числом заинтересованных в нем сторон или нормативными документами, регламентирующими составление акта.

Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами.

При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.

Если кто-либо из составителей или присутствовавших лиц не согласен с актом, он подписывает его с указанием на наличие особого мнения. Особое мнение излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.

При необходимости акты подлежат утверждению.

7.7.3. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)», при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.

7.8. Докладная, объяснительная, пояснительная, аналитическая и служебная записки.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю и содержащий изложение вопроса, требующего решения, с выводами и предложениями составителя.

Служебная записка – документ, используемый для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями исполнительных органов или руководителями, не находящимися в прямом подчинении.

Объяснительная записка составляется для объяснения фактов, действий или поступков должностного лица по требованию руководителя. Как правило, объяснительная записка оформляется рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

Аналитическая записка – документ, в котором дается краткий анализ содержания проблемы и тенденции ее развития, излагаются выводы, даются рекомендации.

Пояснительная записка – документ, разъясняющий содержание представленных на рассмотрение руководителю или вышестоящему органу документов.

Докладная записка составляется при необходимости уведомления руководителя или вышестоящего органа о каких-либо фактах или событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

В зависимости от содержания и назначения докладные и служебные записки делятся на информационные и отчетные, а также могут иметь инициативный характер.

Текст аналитической, докладной, служебной записки может состоять из двух частей. В первой части, как правило, излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию докладной записки, во второй – выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю или вышестоящему органу в связи с изложенными фактами.

Записки, составляемые работниками с объяснением причин поведения, проступков, ситуаций (объяснительные записки), могут быть оформлены рукописным способом на стандартном листе бумаги формата А4.

7.9. Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий определенную просьбу или предложение. Текст любого заявления начинается с сути вопроса, обращения («Прошу рассмотреть…», «Прошу перевести…»). Форма заявления – свободная. Заявление оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 рукописным или печатным способом стандартным шрифтом. Заявление подписывается собственноручно.

7.10. Стенограмма (аудиозапись).

Стенограмма – дословная запись устной речи во время докладов и других выступлений на конференциях, совещаниях, собраниях или заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или аудиозаписи.

7.10.1. Стенограмма (аудиозапись) конференции, совещания, собрания или заседания коллегиального органа ведется в том случае, когда на обсуждение выносятся важные и сложные вопросы, которые могут вызывать прения. Окончательный текст стенограммы составляется на основании произведенных на конференции, совещании, собрании или заседании коллегиального органа стенографических или звуковых записей и представленных материалов (докладов, справок, проектов решений и тому подобного).

7.10.2. Текст стенограммы должен состоять из разделов, соответствующих пунктам повестки дня, разделы нумеруются арабскими цифрами. Инициалы и фамилия докладчика печатаются в именительном падеже.

7.10.3. Дата, проставленная на стенограмме, должна соответствовать дню проведения совещания, собрания или заседания коллегиального органа.

7.10.4. Звукозапись мероприятий в Правительстве Ростовской области обеспечивает социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области (далее – социально-хозяйственный отдел). Необходимость звукозаписи совещания определяет ответственный за организацию совещания по согласованию с начальником социально-хозяйственного отдела.

7.11. Отчет.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заседаний, командировок и других мероприятий.

Текст отчета может состоять из разделов, подразделов, пунктов и подпунктов, которые нумеруются арабскими цифрами в установленном порядке.

Отчет должен иметь подписи или визы составителей, с указанием даты визирования.

7.12. Материалы к выступлению Губернатора Ростовской области.

Текст выступления Губернатора Ростовской области оформляется шрифтом размером 16 пт, обычным начертанием (нежирным), с межстрочным интервалом «точно 20», на бумаге формата А5.

Текст выступления может быть оформлен в виде тезисов, информационной справки, приветственного или вступительного слова.

Тезисы выступления Губернатора Ростовской области должны содержать:

вступительную часть (важность и актуальность темы, цели выступления, задачи совещания);

основную часть (анализ содержания проблем; оценка эффективности принятых ранее управленческих решений и мероприятий по их реализации; выявленные недостатки и их причины; предложения, направленные на улучшение положения дел в соответствующей сфере; прогноз результата их реализации);

заключительную часть (выводы; прогноз о том, какую пользу принесет предлагаемое решение; первоочередные задачи, которые необходимо выполнить).

Информационные справки для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должны содержать:

точное наименование темы совещания, его цели и задачи;

фактологическую (справочную, статистическую, графическую) информацию по сути вопроса, намеченного к рассмотрению;

сравнительный анализ по каждому вопросу, намеченному к рассмотрению;

перечень проблемных вопросов, негативные примеры;

существующие варианты решения проблемных вопросов, позитивные примеры;

предлагаемые варианты решения проблемных вопросов.

Текст приветственного слова для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должен содержать:

вступительную часть (приветствие участникам мероприятия, его полное наименование, актуальность);

основную часть (историю вопроса, фактологическую информацию по теме мероприятия, проблемные и (или) позитивные примеры);

заключительную часть (обращение к участникам мероприятия, указание значимости мероприятия для его участников, пожелания).

Текст вступительного слова для подготовки выступления Губернатора Ростовской области должен содержать:

важность и актуальность темы;

краткую характеристику проблем (достижений);

краткий перечень задач, которые будут поставлены;

обращение к участникам совещания о необходимости реализации первоочередных задач.

8. Применение, изготовление

и хранение печатей, штампов и ключей электронных подписей

8.1. Порядок применения печатей и штампов.

8.1.1. На документах, требующих особого удостоверения подлинности, ставится печать.

8.1.2. Применение гербовых печатей.

В Правительстве Ростовской области применяются следующие гербовые печати:

«Губернатор Ростовской области» (размер 40 мм) – ставится на документах, подписанных Губернатором Ростовской области, хранится у заместителя начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области – начальника отдела нормативных документов;

«Губернатор Ростовской области» (размер 35 мм) – ставится на наградных листах к государственным наградам Российской Федерации, бланках Почетной грамоты, Благодарности, Благодарственного письма и Приветственного адреса Губернатора Ростовской области, хранится у начальника отдела наград управления по кадровой работе Правительства Ростовской области;

«Губернатор Ростовской области» (размер 30 мм) – ставится на служебных удостоверениях, подписанных Губернатором Ростовской области, хранится у заместителя начальника управления по кадровой работе Правительства Ростовской области – начальника отдела по работе с персоналом;

«Губернатор Ростовской области» (размер 25 мм) – ставится на удостоверениях к наградам Ростовской области и к наградам Губернатора Ростовской области, хранится у начальника отдела наград управления по кадровой работе Правительства Ростовской области;

«Правительство Ростовской области» (размер 40 мм) – ставится на банковских документах, договорах, соглашениях, доверенностях и других документах, подписанных первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области, должностными лицами, которым Губернатор Ростовской области делегировал право подписи, хранится у заместителя начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области – начальника отдела нормативных документов. Печать также ставится на копиях договоров, соглашений, доверенностей и иных документах Правительства Ростовской области, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы;

«Правительство Ростовской области. Для финансовых документов» – ставится на финансовых и банковских документах, подписанных должностными лицами Правительства Ростовской области, имеющими право подписи на финансовых и банковских документах, хранится у начальника управления бухгалтерского учета и отчетности;

«Правительство Ростовской области» (размер 30 мм) – ставится на иных служебных удостоверениях Правительства Ростовской области, хранится у заместителя начальника управления по кадровой работе Правительства Ростовской области – начальника отдела по работе с персоналом.

Гербовые печати применяются также в случаях, предусмотренных правовыми актами Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области.

8.1.3. Применение негербовых печатей.

Негербовые печати Правительства Ростовской области ставятся:

«Отдел по работе с персоналом» – на справках и в трудовых книжках, на документах отдела;

«Управление документационного обеспечения» – на указах и распоряжениях Губернатора Ростовской области, постановлениях и распоряжениях Правительства Ростовской области, распоряжениях заместителя Губернатора Ростовской области, на документах, подписываемых начальником управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области, заместителем начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области – начальником отдела нормативных документов, начальником отдела делопроизводства управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области, а также на копиях документов, содержащих оригинальную печать, в целях свидетельствования верности копий документов для представления в судебные и иные органы;

«Управление по мобилизационной работе» – на документах управления по мобилизационной работе;

«Социально-хозяйственный отдел» – на документах, подписываемых начальником социально-хозяйственного отдела Правительства Ростовской области;

«Отдел по обеспечению деятельности Правительства Ростовской области» – на копиях протоколов заседаний Правительства Ростовской области;

«Отдел наград» – на справках, подтверждающих факт награждения государственными наградами Российской Федерации, наградами Ростовской области, наградами и поощрениями Губернатора Ростовской области;

«Отдел делопроизводства» – на телеграммах, описях отправляемых телеграмм, описях писем, отправляемых за рубеж;

«Отдел защиты государственной тайны» – на документах, регламентирующих работу отдела защиты государственной тайны;

«Отдел защиты государственной тайны. Для пакетов № 1» – на реестрах, описях на корреспонденцию, получаемую отделом защиты государственной тайны, на сброшюрованных документах;

«Отдел защиты государственной тайны. Для пакетов № 2» – на учтенных листах, пакетах, реестрах на отправляемую корреспонденцию;

«Отдел защиты государственной тайны. Для пакетов № 3» – на карточках – допусках;

«Отдел защиты государственной тайны. Для пакетов № 4» – на реестрах, описях на корреспонденцию, получаемую дежурным ситуационно-аналитического центра Правительства Ростовской области;

«Правительство Ростовской области. Для документов IV» – для заверения входящих телеграмм, копий исходящих телеграмм, обрабатываемых службой специальной документальной связи;

«Правительство Ростовской области. Для пакетов IV» – для опечатывания пакетов (упаковок) с документами службы специальной документальной связи;

«Управление по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области» – на документах управления по противодействию коррупции при Губернаторе Ростовской области;

«Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Ростовской области» – на документах комиссии по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Ростовской области.

8.1.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области разрешается использовать на подписанных в установленном порядке копиях документов, на поздравительных адресах, открытках и телеграммах.

Использование штампов с факсимильным воспроизведением подписей при оформлении подлинников всех документов запрещается.

8.1.5. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие штампы (приложение № 29).

8.2. Изготовление печатей и штампов.

8.2.1. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Правительства Ростовской области, производится по разрешению первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами.

8.2.2. Заявка на изготовление печатей и штампов, к которой прилагаются описание и образцы, регистрируется в системе «Дело» и направляется с резолюцией первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами в социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области, управление документационного обеспечения Правительства Ростовской области.

8.2.3. Изготовленные печати и штампы, в том числе факсимиле, учитываются в управлении документационного обеспечения в специальном журнале (приложение № 30) и выдаются под подпись работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области, отвечающим за их использование и сохранность.

8.2.4. Штампы с факсимильным воспроизведением подписи изготавливаются для Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области.

8.2.5. В структурных подразделениях Правительства Ростовской области печати и штампы хранятся в несгораемых шкафах или сейфах.

Ответственность и контроль за соблюдением порядка использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях Правительства Ростовской области возлагаются на их руководителей.

Руководитель, которому были выданы печать или штамп, при освобождении от должности обязан сдать их в управление документационного обеспечения.

8.2.6. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в управление документационного обеспечения и уничтожаются по акту. В журнале учета проставляются соответствующие отметки.

Для уничтожения пришедших в негодность и аннулированных печатей и штампов в Правительстве Ростовской области создается комиссия.

8.2.7. Об утере печати, штампа, факсимиле незамедлительно ставится в известность управление документационного обеспечения, которое, в свою очередь, информирует об этом первого заместителя руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющего делами.

8.3. При передаче электронных документов на электронный адрес другой организации, а также для обмена электронными документами по системе «Дело» и МЭДО в Правительстве Ростовской области и структурных подразделениях используется усиленная квалифицированная ЭП на основании Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

8.3.1. Электронный документ, подписанный ЭП, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и имеет одинаковую с ним юридическую силу при соблюдении условий, определенных правовыми актами Российской Федерации и Ростовской области.

8.3.2. Ключ ЭП является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

9. Организация документооборота

9.1. Принципы организации документооборота.

9.1.1. Движение документов в Правительстве Ростовской области с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив образует документооборот, который состоит из трех основных документопотоков:

входящие – поступающие документы;

исходящие – отправляемые документы;

внутренние – документы, разрабатываемые в структурных подразделениях Правительства Ростовской области и не направляемые за пределы Правительства Ростовской области.

Организация документооборота осуществляется с учетом следующих принципов:

организация предварительного рассмотрения входящих документов;

распределение документов по документопотокам;

однократность регистрации документов;

централизация операций по приему и отправке документов;

регламентация операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

9.1.2. Порядок прохождения документов на бумажных носителях, электронных документов, операции, производимые с ними в Правительстве Ростовской области, регламентируются настоящей Инструкцией и Регламентом Правительства Ростовской области.

9.1.3. В Правительстве Ростовской области также используются электронные документы, созданные без предварительного документирования на бумажном носителе, и электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе.

Документооборот осуществляется с использованием системы «Дело». Все действия, производимые с документом (регистрация, внесение резолюций, визирование, подпись, постановка и снятие с контроля, передача, ознакомление, списание документа в дело, передача в архив), в обязательном порядке фиксируются в РК. При этом к РК в обязательном порядке должен быть прикреплен файл электронного документа:

для электронных документов: Portable Document Format (PDF; PDF/A-1);

для электронных копий документа на бумажном носителе: Portable Document Format (PDF; PDF/A-1).

Документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно), могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.

9.2. Организация доставки документов.

9.2.1. Доставка документов, адресованных Губернатору Ростовской области, первым заместителям Губернатора Ростовской области, заместителям Губернатора Ростовской области, министру по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции Ростовской области, заместителям руководителя аппарата Правительства Ростовской области, а также руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и специальной связи, посредством различных видов электронной связи, а также нарочными, курьерами, гражданами.

Посредством почтовой, фельдъегерской и специальной связи доставляется служебная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий. Работники отдела делопроизводства управления документационного обеспечения (далее – отдел делопроизводства) принимают документы под подпись.

С помощью технических средств связи поступают: телеграммы, телефонограммы, факсимильные сообщения, сообщения электронной почты, электронные документы по системе межведомственного электронного документооборота (МЭДО), электронные сообщения, поступающие через официальный сайт Правительства Ростовской области в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», а также сервис «Электронная приемная Ростовской области».

9.2.2. Корреспонденция, направленная по почте, поступает в отделение почтовой связи, откуда забирается работниками отдела делопроизводства под подпись в реестре, с указанием фамилии, даты и времени получения.

При приеме корреспонденции от нарочных и курьеров в разносной книге (реестре) отправителя ставится подпись работника, принявшего документ или на втором экземпляре (копии) документа ставится штамп Правительства Ростовской области с указанием даты приема документа.

При приеме документов от граждан по их просьбе на копии обращения указывается телефон для справок 8(863) 240-55-26.

Документы, поступающие фельдъегерской связью в адрес Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области, доставляются непосредственно в отдел защиты государственной тайны. Работник отдела делопроизводства получает фельдъегерскую почту, расписывается в описи, сверяя корреспонденцию по количеству, адресатам. Номера на конвертах должны совпадать с номерами в описи.

Телеграммы, адресованные Губернатору Ростовской области и должностным лицам Правительства Ростовской области поступают провайдеру цифровых услуг и по мере поступления передаются работникам отдела делопроизводства под подпись, с проставлением даты и времени приема.

Телеграммы, поступившие по окончании рабочего дня (после 18:00 и после 16:45 в пятницу), принимаются работниками ситуационно-аналитического центра Правительства Ростовской области. В начале следующего рабочего дня данные телеграммы передаются работнику отдела делопроизводства для организации дальнейшей работы.

9.2.3. Электронные сообщения, поступающие на официальный адрес электронной почты Правительства Ростовской области, принимаются в работу работниками отдела делопроизводства в соответствии с Инструкцией. Обращения граждан в соответствии с пунктом 2.3 раздела 2 Порядка организации работы по рассмотрению обращений граждан в Правительстве Ростовской области, утвержденного постановлением Правительства Ростовской области от 03.08.2016 № 555, поступившие на официальный адрес электронной почты Правительства Ростовской области, к рассмотрению не принимаются.

9.2.4. Обращения граждан и организаций в форме электронного документа направляются в Правительство Ростовской области путем заполнения специальной формы сервиса «Электронная приемная Ростовской области» на официальном сайте Правительства Ростовской области (https://letters.donland.ru/). Поступающие таким образом сообщения регистрируются автоматически в системе «Дело» и принимаются в работу работниками управления по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области.

Обращения граждан в письменной форме, письма сенаторов Российской Федерации и депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Ростовской области, депутатов органов муниципальных образований Ростовской области, письма юридических лиц и письма других организаций, касающиеся вопросов обращений граждан, регистрируются отделом делопроизводства в системе «Дело» путем создания РК с прикрепленным файлом электронной копии обращения в письменной форме и направляются в управление по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области для дальнейшей организации работы. Оригиналы на бумажном носителе зарегистрированных обращений в письменной форме передаются по реестру с указанием РК в системе «Дело» (приложение № 31) в управление по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области.

Обращения граждан и организаций, поступающие по системе МЭДО из Администрации Президента Российской Федерации, Аппарата Правительства Российской Федерации, федеральных министерств и ведомств, других субъектов Российской Федерации регистрируются работниками отдела делопроизводства в системе «Дело» и направляются в управление по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области для организации работы.

9.2.5. Электронные документы и электронные копии документов, поступающие посредством системы МЭДО, в том числе документы с пометкой «ДСП», регистрируются работниками отдела делопроизводства с использованием системы «Дело» и им присваиваются входящие регистрационные номера с учетом общей (единой) регистрации входящей корреспонденции в пределах календарного года.

Дальнейшая работа с электронными документами – их рассмотрение, подготовка резолюций (поручений), подписание резолюций (поручений), доведение до исполнителей, подготовка ответов, введение отчетов об исполнении, списание в дело – осуществляется только с использованием системы «Дело» без создания копий электронных документов на бумажном носителе.

При необходимости или по поручению должностного лица или руководителя документ может быть распечатан на бумажном носителе, но в дальнейшем такая копия электронного документа в соответствующее дело по номенклатуре дел не приобщается.

Поступившая в адрес Губернатора Ростовской области и Правительства Ростовской области международная корреспонденция на иностранном языке направляется для организации процедуры перевода в министерство экономического развития Ростовской области. После перевода указанная корреспонденция и текст на русском языке передаются в отдел делопроизводства для организации дальнейшей работы с документами в соответствии с Инструкцией.

9.2.6. Документы, поступившие в исполнительные органы Ростовской области от органов и организаций, требующие рассмотрения Губернатором Ростовской области, первыми заместителями Губернатора и заместителями Губернатора, регистрируются в системе «Дело» за подписью или заместителя министра, курирующего вопросы делопроизводства, или начальника структурного подразделения исполнительного органа, отвечающего за делопроизводство, и направляются в адрес начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области для дальнейшей организации работы с документами.

Служебная корреспонденция, адресованная Губернатору Ростовской области, первым заместителям Губернатора и заместителям Губернатора, поступившая в бумажном или электронном виде в структурные подразделения Правительства Ростовской области, передается в отдел делопроизводства по реестру (приложение № 32), подписанному руководителем структурного подразделения, для дальнейшей регистрации. При наличии приложения большого объема оно может быть передано в отдел делопроизводства в электронном виде с соответствующей пометкой о передаче в реестре.

9.3. Прием и первичная обработка поступающих документов на бумажном носителе.

9.3.1. Все поступающие документы (независимо от способа их доставки) в адрес Губернатора Ростовской области, Правительства Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области и заместителей Губернатора Ростовской области, министра по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции Ростовской области, заместителей руководителя аппарата Правительства Ростовской области, а также руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области проходят первичную обработку и распределение в отделе делопроизводства.

Корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства адресованная, непосредственно работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области, работниками отдела делопроизводства раскладывается для передачи адресатам по индивидуальным ячейкам, находящимся в отделе. Работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства, обязаны не реже одного раза в день проверять наличие адресованной структурным подразделениям корреспонденции в индивидуальных ячейках и забирать под подпись для дальнейшей работы и регистрации в структурном подразделении самостоятельно.

Корреспонденция, адресованная в исполнительные органы Ростовской области, принимается и регистрируется ими самостоятельно.

9.3.2. В процессе первичной обработки конверты (бандероли) проверяются на целостность упаковки, правильность адресования и доставки документов.

Все поступившие конверты (бандероли), за исключением имеющих пометку «Лично», вскрываются для проверки комплектности и целостности документов, а также наличия указанных в них приложений.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению или возвращается отправителю. При этом на конверте проставляется буквенный индекс «ОЗ» – «ошибочно засланная».

Почтовые отправления, имеющие странный запах или цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается начальнику управления документационного обеспечения.

9.3.3. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении самого документа или его приложений, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый тремя работниками отдела делопроизводства. При регистрации такого документа в РК в системе «Дело» в поле «Примечание» делается отметка об имеющихся повреждениях.

Один экземпляр акта высылается отправителю, второй вместе с входящим документом передается на регистрацию (если регистрация возможна) и остается в отделе делопроизводства.

9.3.4. Конверты (пакеты, упаковка) являются неотъемлемой частью входящих документов. После завершения работы с документом конверт вместе с документом поступает на хранение в дело и уничтожается после истечения срока хранения документа.

Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично» («Private»), не вскрываются, на конверте (пакете) проставляется штамп «Управление документационного обеспечения Правительства Ростовской области», на котором указывается дата поступления, и он передается непосредственно адресату.

Если при вскрытии конверта обнаруживается отметка «Лично» на самом документе, такой документ регистрируется в рабочем порядке.

9.3.5. Документы, поступившие в Правительство Ростовской области, отдел делопроизводства сортирует по адресатам, руководствуясь распределением обязанностей между первыми заместителями Губернатора Ростовской области и заместителями Губернатора Ростовской области, классификатором структурных подразделений Правительства Ростовской области, и определяет документы, подлежащие регистрации.

9.4. Регистрация входящих документов.

9.4.1. Первичная обработка поступивших в Правительство Ростовской области документов завершается их распределением (сортировкой) на регистрируемые, не подлежащие регистрации, а также учитываемые.

К документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и содержащие информацию, используемую в справочных целях.

Учитываются без регистрации:

конверты с отметкой «Лично», не подлежащие вскрытию;

приглашения на различные мероприятия (спектакль, концерт, спортивные матчи и тому подобное);

первичные документы бухгалтерского учета (счета, квитанции, накладные, сметы и другое).

Не учитываются и не регистрируются:

поздравительные открытки и телеграммы, соболезнования;

печатные издания (книги, газеты, журналы, сборники, каталоги и тому подобное);

коммерческие предложения, поступившие без сопроводительных писем;

рекламные проспекты, каталоги и другие рекламные материалы, прейскуранты цен на товары и услуги.

9.4.2. Регистрация входящих документов, независимо от способа их доставки, осуществляется один раз в пределах выделенных документопотоков.

Регистрация поступивших документов производится путем ввода информации о них в систему «Дело». Регистрационный номер документа формируется автоматически системой «Дело», в соответствии с выбранной группой документов.

На каждом документе, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов (и электронных копий документов), в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа проставляется отметка (регистрационный штамп) с указанием даты, входящего регистрационного номера, индекса приемной, куда направляется документ. Штамп не должен наноситься на текстовую часть документа.

Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день.

9.4.3. На корреспонденции, поступившей нарочными, курьерами, гражданами, до 15:00 текущего дня проставляется, при необходимости, штамп о получении с текущей датой поступления. На корреспонденции, поступившей после 15:00, проставляется штамп с датой следующего рабочего дня.

9.4.4. Документы с пометками «Срочно», «Весьма срочно», «Вручить немедленно» и телеграммы обрабатываются и регистрируются незамедлительно.

9.4.5. Отделом делопроизводства производится регистрация документов, поступивших в Правительство Ростовской области по системе МЭДО, адресованных руководителям структурных подразделений, а также документов, поступивших в адрес руководителей исполнительных органов Ростовской области и руководителей органов местного самоуправления в Ростовской области, и направляются по системе «Дело» на исполнение в соответствующий орган, структурное подразделение.

9.4.6. При регистрации входящего документа в системе «Дело» в РК документа вносятся следующие сведения:

регистрационный номер (входящий) поступления (проставляется автоматически);

дата поступления документа (проставляется автоматически);

корреспондент (орган, организация – автор документа);

регистрационный номер поступившего документа;

дата поступившего документа;

фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;

состав (количество листов основного документа и количество приложений, общее количество листов приложений);

файл документа (электронная копия документа);

вид доставки;

адресат;

содержание (заголовок к тексту).

Если входящий документ поступил на бумажном носителе, то для получения электронной копии документа он должен быть отсканирован. В правом нижнем углу лицевой стороны первого листа бумажного документа проставляется регистрационный штамп с указанием даты, входящего регистрационного номера. После этого документ сканируется и в РК прикрепляется электронная копия документа с приложениями (при их наличии).

Не сканируются и не прикрепляются к РК следующие документы:

прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации, в том числе судебные решения (в последнем случае сканируется только первая страница документа);

документы, имеющие в своем составе объемные сшитые приложения (брошюры, книги, газеты, журналы и так далее) объемом свыше 50 листов;

документы, оформленные на листах формата, превышающего А4;

несшитые (несброшюрованные) документы или приложения к ним очень большого объема;

документы, оформленные на бумаге нестандартной толщины (менее 30 г/м² или более 200 г/м²).

В случае, если к документу прилагаются электронные носители информации (флеш-карта, компакт-диск) и другие приложения, имеющие нестандартный формат (брошюра, книга, журнал, газета, плакат и так далее), работниками отдела делопроизводства они не тиражируются и передаются ответственному исполнителю.

9.4.7. При регистрации документа, являющегося ответом на исходящий документ или присланного в дополнение к ранее направленному документу, в РК делается соответствующая ссылка (связка).

При получении документов по одному и тому же вопросу заполняются новые РК со ссылкой (связкой) на входящий номер и дату предыдущего документа.

9.4.8. Входящий документ, независимо от того, в какой форме он поступил (бумажной или электронной), подлежит регистрации только в том случае, если его качество позволяет однозначно и безошибочно прочитать текст документа и понять его содержание.

Если на регистрацию поступил документ неудовлетворительного качества, то работник отдела делопроизводства имеет право отказать в регистрации данного документа с указанием причины отказа.

Если документ содержит пометки «Весьма срочно», «Срочно», «Вручить немедленно» или из текста документа следует, что он содержит срочное поручение или сообщение, требующее немедленной передачи, то такой документ регистрируются, невзирая на его неудовлетворительное качество, о чем делается соответствующая отметка в РК в «Примечании», и направляется в работу.

При сканировании бумажного документа необходимо руководствоваться следующими правилами:

сканировать страницы документа в правильной последовательности;

не сканировать повторяющиеся страницы;

не сканировать пустые (чистые) страницы;

не сканировать оборотную сторону последнего листа документа, в нижней части которой указаны Ф.И.О. и телефон исполнителя документа;

при необходимости изменить ориентацию (повернуть) страницы
скан-копии документа для удобства чтения.

Документы, направленные по системе «Дело» с нарушением установленного порядка заполнения реквизитов РК, в том числе не имеющие файла электронного документа (электронной копии документа), не рассматриваются до устранения нарушений.

9.5. После регистрации документы, поступившие на бумажном носителе, направляются по системе «Дело» в электронные кабинеты Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области.

Рассылка документов с резолюцией обеспечивается с использованием системы «Дело» работниками приемной Губернатора Ростовской области, приемными первых заместителей Губернатора Ростовской области, приемными заместителей Губернатора Ростовской области, приемных руководителей, внесших эту резолюцию.

9.5.1. Документы на бумажных носителях (кроме обращений граждан в письменной форме) хранятся в отделе делопроизводства. В случае необходимости подлинник документа на бумажном носителе с приложениями, в том числе и на материальных носителях, получает ответственный исполнитель в отделе делопроизводства. При наличии нескольких исполнителей остальные соисполнители знакомятся с содержанием документа в системе «Дело».

9.6. Регистрация документов, имеющих ограничительную пометку.

9.6.1. При регистрации документов с пометкой «ДСП», поступивших по МЭДО, РК формируется автоматически с отметкой об ограничении доступа «ДСП» и присвоением входящего регистрационного номера с учетом общей (единой) регистрации входящей корреспонденции с пометкой «ДСП». Все поступившие файлы подкрепляются в карточку автоматически. Работником отдела делопроизводства проверяются реквизиты документа в соответствии с прикрепленным файлом, наличие пометки «Для служебного пользования» на электронном документе, наличие приложений и их соответствие записям в основном документе (сопроводительном письме).

9.6.2. Входящая корреспонденция с пометкой «ДСП», поступившая по системе МЭДО, адресованная руководителям исполнительных органов Ростовской области и руководителям органов местного самоуправления Ростовской области, регистрируется в группе «Входящая по МЭДО (ДСП)». При регистрации в данной группе документов РК формируется с автоматическим присвоением регистрационного номера и отметки об ограничении доступа «ДСП». Работником отдела делопроизводства проверяются реквизиты в соответствии с прикрепленным файлом и сверяется количество приложений. После регистрации РК автоматически поступает в кабинет руководителя исполнительного органа, органа местного самоуправления для дальнейшей работы.

9.6.3. Документы на бумажных носителях, имеющие пометку «ДСП» и адресованные Губернатору Ростовской области, первым заместителям Губернатора Ростовской области, заместителям Губернатора Ростовской области, министру по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции Ростовской области, заместителям руководителя аппарата Правительства Ростовской области, а также руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области регистрируются в отделе делопроизводства в системе «Дело».

При регистрации входящего документа с пометкой «Для служебного пользования», поступившего на бумажном носителе, работниками отдела делопроизводства в системе «Дело» создается РК с автоматическим ограничением доступа «ДСП». Процедура регистрации проходит аналогично регистрации документа на бумажном носителе без пометки «ДСП» в соответствии с пунктом 9.4.6 настоящей Инструкции.

При наличии приложений в виде диска (флеш-накопители, жесткие и магнитные диски, CD-R, DVD-R и т.д.), содержащих служебную информацию ограниченного доступа, а также сшивов, заверенных и скрепленных печатью, приложений в формате А3, а также телефонных справочников и иных объемных приложений в РК вносится сопроводительное письмо, а приложения вместе с документом передаются конечному исполнителю в отделе делопроизводства через журнал учета ДСП документов.

9.6.4. Зарегистрированные документы направляются на рассмотрение и внесение резолюции, по системе «Дело», в электронные кабинеты Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, министра по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции, заместителей руководителя аппарата Правительства Ростовской области и руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области.

После внесения резолюции рассылка документов исполнителям обеспечивается помощниками (работниками) приемной Губернатора Ростовской области, приемных первых заместителей Губернатора Ростовской области, приемных заместителей Губернатора Ростовской области, приемной министра по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции, приемными заместителей руководителя аппарата Правительства Ростовской области и руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области, приемных руководителей, внесших эту резолюцию с использованием системы «Дело».

Вся дальнейшая работа с документами осуществляется в системе «Дело».

9.6.5. Указы и распоряжения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации о награждении, имеющие пометку «Для служебного пользования», поступившие по МЭДО и на бумажном носителе, регистрируются в системе «Дело» и направляются заместителю Губернатора Ростовской области – руководителю аппарата Правительства Ростовской области.

9.6.6. Поступившие федеральные законы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и иные нормативные правовые акты федеральных органов государственной власти, в том числе и имеющие пометку «Для служебного пользования» по МЭДО и на бумажном носителе, регистрируются работниками отдела делопроизводства и направляются по системе «Дело» в правовое управление при Губернаторе Ростовской области.

9.6.7. Решения Президента Российской Федерации по ходатайствам о помиловании лиц, осужденных за уголовные преступления, а также лиц, отбывших назначенное судом наказание и имеющих неснятую или непогашенную судимость (указы о помиловании, а также письма с сообщениями об отклонении ходатайств о помиловании), регистрируются в системе «Дело». В РК прикрепляется только скан сопроводительного письма, сами документы по помилованным лицам передаются в отдел по вопросам помилования Правительства Ростовской области.

9.7. Сроки рассмотрения отдельных видов документов с даты их регистрации до передачи на исполнение устанавливаются Регламентом Правительства Ростовской области.

Контроль исполнения документов организуется в соответствии с Регламентом Правительства Ростовской области.

9.8. Организация работы по регистрации и отправки документов.

9.8.1. Отделом делопроизводства осуществляется отправка документов, в том числе имеющих пометку «ДСП», подписанных Губернатором Ростовской области, первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области, министром по вопросам обеспечения безопасности и противодействия коррупции Ростовской области, заместителями руководителя аппарата, руководителями структурных подразделений Правительства Ростовской области, а также документов по обращениям граждан. Уведомления гражданам о рассмотрении обращений, поступивших по электронной почте, направляются адресату в электронном виде работниками управления по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области.

Документы отправляются почтовой, фельдъегерской связью, с помощью средств электронной связи, по системе МЭДО. Отправка документов по системе МЭДО осуществляется в соответствии со списками, формируемыми министерством цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области.

При отправке документов фельдъегерской связью исполнитель оформляет РК, проставляет вид отправки и передает документ на бумажном носителе в отдел делопроизводства. Специалист отдела делопроизводства делает соответствующую отметку в РК в системе «Дело», упаковывает в оформленный конверт и передает в отдел защиты государственной тайны под подпись.

Решение о способе доставки документа, вид почтового отправления (простое, заказное), а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по системе МЭДО, факсимильной связи или электронной почте принимает исполнитель по согласованию с непосредственным руководителем.

На отправку принимаются документы, имеющие дату текущего дня (за исключением копий документов) либо дату предыдущего дня. Документы, зарегистрированные два или более дней назад, к отправке не принимаются.

Уведомления заявителям о рассмотрении обращения и обращения, переадресованные по компетенции, принимаются на отправку от работников управления по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области под подпись по реестру, утвержденному постановлением Правительства Ростовской области от 03.08.2016 № 555. В случае, если в РК в системе «Дело» отсутствует адресат, не полностью указан почтовый адрес получателя или отсутствует индекс почтового отделения адресата, такие отправления возвращаются работнику управления по работе с обращениями граждан и организаций для уточнения по реестру возврата (приложение № 33)

9.8.2. Работник отдела делопроизводства проверяет правильность оформления исходящих документов: регистрационный номер, дату, полное наименование органа, организации, их адрес, наличие приложений, отметку об исполнителе. В случае отправки на бумажном носителе также проверяет соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Производит сортировку документов по виду почтового отправления.

Отправка документов фиксируется в системе «Дело».

9.8.3. Регистрация и подготовка электронных документов и электронных копий документов к отправке по системе МЭДО осуществляется исполнителем документа. При регистрации исходящего электронного документа или электронной копии документа для его отправки исполнитель выбирает вид документа, проставляет вид отправки «МЭДО», не проставляет дату отправки. После этого РК документа попадает в отдел делопроизводства, для дальнейшей отправки адресату. Исполнитель отслеживает получение и регистрацию документа адресатом.

Перед отправкой документа по МЭДО сотрудник отдела делопроизводства проверяет графические элементы визуализации регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и отметки об электронной подписи должностного лица, подписавшего документ, а также данные об их местоположении ( в случае, если они не были сформированы при регистрации документа).

9.8.4. Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного (подписанного руководителем структурного подразделения) списка рассылки. Копия списка рассылки, при необходимости, направляется всем указанным адресатам.

Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительным письмом (исключения могут составлять копии распорядительных документов).

Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию должностного лица, подписавшего документ, или начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области.

Неправильно оформленные документы, в том числе для отправки по системе МЭДО, и корреспонденция не служебного характера, к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

9.8.5. Корреспонденция, отправляемая почтовой связью, оформляется в соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных приказом Минцифры России от 17.04.2023 № 382 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

9.8.6. Корреспонденция, поступившая в отдел делопроизводства для отправки до 14:00 отправляется текущим днем, поступившая после 14:00, кроме телеграмм, срочной корреспонденции и документов, отправляемых по МЭДО, отправляется следующим рабочим днем.

9.9. Организация работы регистрации и отправки документов с пометкой «ДСП».

9.9.1. Порядок подготовки исходящих документов с пометкой «Для служебного пользования» включает в себя: составление, согласование, утверждение и подписание проекта документа, регистрацию, тиражирование и отправку документа.

Документы с пометкой «ДСП» могут готовиться как в форме электронного документа (с использованием электронного шаблона), так и на бумажном носителе (бланки документов или бумага формата А4).

Ответственность за составление и оформление документа, а также согласование проекта документа с заинтересованными органами и организациями (внешнее согласование) и должностными лицами Правительства Ростовской области (внутреннее согласование), отслеживание получения документа, возлагается на исполнителя документа.

9.9.2. При оформлении документа с использованием системы «Дело» в РКПД исполнитель прикрепляет файлы (электронный документ или электронную копию документа), прописывает краткое содержание, проставляет адресата, количество листов основного документа и приложений, направляет проект на согласование и подпись.

Подготовленный электронный документ и(или) электронная копия документа к отправке по системе «Дело» или МЭДО после его подписания направляется на регистрацию в отдел делопроизводства.

9.9.3. При регистрации документа, предназначенного для отправки по системе МЭДО или «Дело» в РК формируются следующие сведения: регистрационный номер документа, элементы визуализации регистрационных данных (даты документа и регистрационного номера документа) и электронной подписи должностного лица, подписавшего документ.

При регистрации присваивается исходящий номер с учетом общей регистрации исходящих документов ДСП и классификатором.

После регистрации РК документ направляется в соответствии с выбранными адресатами.

9.9.4. Документы на бумажном носителе с пометкой «ДСП» для регистрации и отправки в отдел делопроизводства передаются исполнителем.

Зарегистрированные документы с пометкой «ДСП» на бумажном носителе направляются заказной корреспонденцией.

9.10. Письма и телеграммы в Администрацию Президента Российской Федерации, палаты Федерального Собрания Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, федеральные органы государственной власти Российской Федерации, субъекты Российской Федерации могут передаваться по системе связи службы специальной документальной связи Правительства Ростовской области.

9.11. Передача документов, их копий в органы и организации, не указанные в реестре рассылки, осуществляется управлением документационного обеспечения с разрешения начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области.

9.12. Законченные делопроизводством дела на бумажных носителях остаются в структурных подразделениях Правительства Ростовской области для справочной работы, а затем в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном Инструкцией, сдаются в архив.

Электронные документы списываются в электронную номенклатуру дел в системе «Дело» и по истечении сроков хранения, определенных номенклатурой дел, выделяются к уничтожению на основании акта о выделении к уничтожению документов.

Завершенные делопроизводством документы постоянного срока хранения передаются и в дальнейшем хранятся в системе хранения документов в ведомственных архивах (архивах организаций) (далее – система «Архивное дело»).

В системе «Архивное дело» хранятся:

электронные документы постоянного хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет);

электронные копии документов постоянного хранения, временного срока хранения (свыше 10 лет), полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе.

9.13. Архивом Правительства Ростовской области осуществляются:

сохранность документов, выдача документов во временное пользование работникам Правительства Ростовской области;

организация доступа к электронным документам, хранящимся в системе «Архивное дело»;

выдача архивных справок, копий, выписок из документов организациям и гражданам в соответствии с законодательством об архивном деле.

В своей работе архив Правительства Ростовской области руководствуется положением об архиве Правительства Ростовской области, согласованным с комитетом по управлению архивным делом Ростовской области и утвержденным заместителем Губернатора Ростовской области – руководителем аппарата Правительства Ростовской области.

9.14. Информация о зарегистрированных документах и путях их прохождения хранится в электронных базах систем «Дело» и «Архивное дело» и доступна работникам Правительства Ростовской области в соответствии с заданными правами доступа.

10. Учет объема документооборота

10.1. Учет объема документооборота ведется в отделе делопроизводства с указанием сведений об отправке заказной и простой корреспонденции; принятии входящей корреспонденции.

При учете объема документооборота подсчитывается количество документов выделенной группы. Учет количества документов проводится по данным системы «Дело».

10.2. За единицу учета объема документооборота принимается единственный экземпляр документа (подлинник или копия, если копия – единственный экземпляр документа, например, второй экземпляр исходящего письма) без учета копий, создаваемых при печатании и копировании (тиражировании). Копии документов учитываются отдельно.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

Поступившие и созданные документы подсчитываются отдельно.

Учет объема документооборота может проводиться в Правительстве Ростовской области в целом или в его структурных подразделениях.

11. Организация документооборота в делопроизводстве

Организация документооборота в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве, их передачу в Государственный архив Ростовской области в соответствии с федеральным и областным законодательством, требованиями, установленными государственными стандартами на документы, методическими документами Федерального архивного агентства, а также соответствующими методическими рекомендациями по архивному делу и делопроизводству Правительства Ростовской области.

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

11.1. Составление номенклатуры дел.

11.1.1. Номенклатура дел – систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве Правительства Ростовской области, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию, индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Номенклатура дел разрабатывается с учетом требований нормативных правовых актов Российской Федерации, перечней типовых архивных документов с указанием сроков их хранения и перечней документов, образующихся в процессе деятельности федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации, а также в процессе деятельности подведомственных им организаций, с указанием сроков хранения (далее – перечни).

В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность структурных подразделений Правительства Ростовской области и постоянно или временно действующих органов (комиссий, советов, комитетов), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях – копии документов (если копия – единственный экземпляр документа или если она необходима для организации деятельности подразделения).

Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе (в графе «Примечания» делается отметка «ЭД»).

11.1.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях Правительства Ростовской области, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы. При этом изучаются и систематизируются документы, создающиеся в Правительстве Ростовской области, их виды, состав и содержание.

11.1.3. В Правительстве Ростовской области составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение № 34) и сводная номенклатура дел Правительства Ростовской области (приложение № 35).

11.1.4. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, с участием работника архива Правительства Ростовской области, согласовывается с управлением документационного обеспечения, подписывается руководителем структурного подразделения и представляется в управление документационного обеспечения.

Вновь созданное или реорганизованное структурное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел структурного подразделения и представить ее в управление документационного обеспечения.

11.1.5. Сводная номенклатура дел Правительства Ростовской области (далее – сводная номенклатура дел) составляется управлением документационного обеспечения с участием работника Государственного архива Ростовской области на основе номенклатур дел структурных подразделений в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год.

11.1.6. Созданная в электронном виде в системе «Дело» сводная номенклатура дел подписывается начальником управления документационного обеспечения, согласовывается с экспертной комиссией по оценке важности документов Правительства Ростовской области (далее – экспертная комиссия), экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области и утверждается первым заместителем руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющим делами.

Сводная номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области один раз в 5 лет.

В случае изменения функций и структуры Правительства Ростовской области сводная номенклатура дел составляется заново и согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области.

11.1.7. Утвержденная сводная номенклатура дел рассылается в электронном виде в системе «Дело» в структурные подразделения Правительства Ростовской области для дальнейшего ее использования в работе.

Кроме того, сводная номенклатура дел с указанием дел, которые ведутся в электронном виде, направляется министерству цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области с целью внесения в электронном виде в системах «Дело» и «Архивное дело».

11.1.8. Сводная номенклатура дел печатается в бумажном виде в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел управления документационного обеспечения. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий применяется в архиве Правительства Ростовской области. Четвертый – в Государственном архиве Ростовской области.

11.1.9. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

11.1.10. Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений Правительства Ростовской области. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Правительства Ростовской области.

11.1.11. В сводную номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Правительства Ростовской области.

В сводную номенклатуру дел не включаются периодические издания, книги, брошюры.

11.1.12. Графы сводной номенклатуры дел заполняются следующим образом.

В графе 1 сводной номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Правительстве Ростовской области цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.

Например:

12-05,

где:

12 – обозначение структурного подразделения;

05 – порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В сводной номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 сводной номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и так далее), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал, дело) или разновидности документов, включенных в дело (протоколы, приказы); наименование государственного органа (Правительство Ростовской области) или структурного подразделения, должностного лица, создавшего документ (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела (планы и отчеты), указание на копийность документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее).

Например:

Документы

о проведении проверок организации работы

по профилактике коррупционных и иных правонарушений

в исполнительных органах Ростовской области (планы, запросы, справки)

Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов-приложений не перечисляются).

Например:

Документы

к протоколам заседаний научно-технического совета

Протоколы

производственных совещаний

при генеральном директоре и документы к ним

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

Например:

Переписка

с образовательными организациями

о повышении квалификации работников

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:

Протоколы

заседаний дирекции

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка

руководителя с федеральными органами

исполнительной власти по вопросам основной деятельности

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например:

Переписка

управления об организации семинаров и совещаний

по вопросам документирования управленческой деятельности

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка

отдела с ГУП РО «Редакция газеты «Наше время»

по профильным вопросам деятельности

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например:

Переписка

Губернатора с главами администраций

городов и районов области по основным направлениям деятельности

Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.

Например:

Переписка

управления с администрацией

Азовского района о выполнении поручений Губернатора

Заголовки дел, составленных по корреспондентскому и географическому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Квартальные планы работы управления

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью значимости документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале раздела располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность подразделения, переписку, а в конце раздела – регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 «Количество дел» сводной номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года. По достижении делом, включающим документы временных (свыше 10 лет) и постоянного сроков хранения, объема в 250 листов том закрывается и открывается новый том.

Электронные дела на тома (части) не разделяются. Все электронные документы, независимо от их объема, включаются в одно электронное дело.

В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» сводной номенклатуры дел указываются срок хранения дела, номера статей по действующему перечню.

В графе 5 «Примечание» сводной номенклатуры дел проставляются отметки о заведении дел («Заведено»), о переходящих делах (например, «Переходящее с 2000 года»), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другие структурные подразделения, исполнительные органы Ростовской области для продолжения.

Если дело формируется в системе «Дело» и включает электронные документы (ЭД), в графе «Примечание» проставляется отметка «ЭД». Для дел постоянного хранения, формирующихся в системе «Дело» в графе «Примечание» делается отметка: ЭД и на бумажном носителе.

11.1.13. Если в течение года в Правительстве Ростовской области возникают новые документированные участки работы, по которым дела не включены в сводную номенклатуру дел за текущий год, они дополнительно вносятся в номенклатуру дел.

11.1.14. По окончании календарного года в конце номенклатуры дел оформляется итоговая запись в каждом структурном подразделении, в которую вносятся сведения о количестве заведенных дел (томов, частей), отдельно постоянного и временных сроков хранения, временных сроков хранения с отметкой «ЭПК» и переходящих. Итоговая запись дополняется данными о количестве электронных дел соответствующих сроков хранения.

11.2. Формирование и оформление дел.

11.2.1. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе и электронные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Формирование дел – группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

11.2.2. Дела формируются в Правительстве Ростовской области, как правило, в структурных подразделениях.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

После исполнения документы на бумажном носителе в срок, не превышающий 15 дней, помещаются (подшиваются) в твердые обложки или папки-регистраторы для обеспечения физической сохранности. При этом исполнителем делается отметка о списании документа в системе «Дело». Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения Правительства Ростовской области или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.

Документы постоянного срока хранения и временного (свыше 10 лет) создаются и хранятся в форме электронных документов и на бумажном носителе с соблюдением установленных Инструкцией правил оформления документов.

Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе «Дело».

Исполненные электронные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При составлении номенклатуры дел структурного подразделения указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

11.2.3. Контроль за правильным формированием дел осуществляется лицом, ответственным за делопроизводство.

11.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы в соответствии
с заголовками дел по номенклатуре, приложения помещаются вместе с основными документами; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограмм, телеграмм на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики (за исключением особо ценных); в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные; в дело включают по одному экземпляру каждого документа; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т. 1», «т. 2» и так далее.

11.2.5. Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются копии принятых федеральных законов, актов Президента Российской Федерации, актов Правительства Российской Федерации, правовые документы Правительства Ростовской области и Законодательного Собрания Ростовской области.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенные на эти акты дела. Если на акт дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.

Резолюции руководителей, визы, составленные на отдельных листах, размещают перед документом, к которому они относятся.

Документы к заседаниям Правительства Ростовской области группируются в два дела: протоколы заседаний Правительства Ростовской области; документы к заседаниям Правительства Ростовской области.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Указы Губернатора Ростовской области, распоряжения Губернатора Ростовской области, постановления Правительства Ростовской области, распоряжения Правительства Ростовской области и распоряжения Правительства Ростовской области (по аппарату), распоряжения заместителей Губернатора Ростовской области группируются отдельно по каждому виду правовых актов.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются внутри дела по номерам протоколов.

Документы к заседаниям Правительства Ростовской области группируются в отдельное дело, если они содержат более 25 страниц.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Ведение дел государственных служащих осуществляется в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

Законченные делопроизводством электронные документы формируются в дела (папки, директории) отдельно от документов на бумажных носителях, на жестком диске специально выделенного компьютера архива Правительства Ростовской области.

11.2.6. Документы постоянного срока хранения подлежат оформлению в дела по окончании года. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

Номера листов дела проставляются на листах карандашом в правом верхнем углу.

Оформление документов в дела производится ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях работниками при методической помощи управления документационного обеспечения.

11.2.7. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение № 36); нумерацию листов в деле; составление листа-заверителя дела (приложение № 37); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение № 38); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.

11.2.8. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу оформляется по установленной форме.

Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом: «Правительство Ростовской области» – указывается полностью в именительном падеже; «наименование структурного подразделения» – записывается наименование структурного подразделения Правительства Ростовской области в соответствии с утвержденной структурой; «индекс дела» – проставляется цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Правительства Ростовской области; «заголовок дела» переносится из номенклатуры дел Правительства Ростовской области, «дата дела» – указывается год (годы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также для дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела, то есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому (части) отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново. При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстрированные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверт.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и тому подобное).

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.

Реквизит «Срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в ведомственном архиве чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией.

На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования архива, в который будут передаваться дела.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

11.2.9. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и так далее), составляется внутренняя опись документов дела.

Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

11.2.10. Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки, скобы) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

11.3. Организация оперативного хранения документов.

11.3.1. Со дня заведения и до передачи в архив Правительства Ростовской области или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения дела хранятся по месту их формирования.

11.3.2. Руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области и работники, ответственные за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

11.3.3. Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре и заголовки дел.

12. Порядок передачи документов на хранение в архив

Документы Правительства Ростовской области являются его собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», после 10 лет ведомственного хранения, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Ростовской области как государственная часть архивного фонда Российской Федерации.

12.1. Экспертиза ценности документов.

В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.

12.1.1. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив Правительства Ростовской области.

12.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Правительстве Ростовской области создается экспертная комиссия.

Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее пяти человек.

Председателя комиссии назначает первый заместитель руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющий делами.

12.1.3. Задачи, функции и права экспертной комиссии Правительства Ростовской области определяются положением об экспертной комиссии, которое разрабатывается на основании примерного положения, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области. Положение об экспертной комиссии и ее состав утверждаются распоряжением Правительства Ростовской области (по аппарату).

Экспертная комиссия рассматривает: сводную номенклатуру дел Правительства Ростовской области; описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в Государственный архив Ростовской области; описи дел по личному составу; акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, в том числе представленные структурными подразделениями Правительства Ростовской области (приложение № 39).

12.1.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.

12.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению архивных документов и дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.

12.1.6. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.

При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному сроку хранению.

12.1.7. Описи дел составляются в структурных подразделениях Правительства Ростовской области (приложение № 40).

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу. Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу.

По этим описям документы передаются в архив Правительства Ростовской области.

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации дел, закрепленной в номенклатуре дел;

каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи – валовый;

графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью; при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово «Последний»;

графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, об особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на акт, о наличии копий.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

При составлении описи электронных дел в опись включаются: порядковый номер электронного дела по описи; индекс электронного дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); срок хранения дела; объем электронного дела в Мб; примечания.

В составе описи электронных дел в системе «Дело» формируется реестр электронных документов (контейнеров электронных документов), в котором указываются сведения об электронных документах, включенных в каждое электронное дело. Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах на бумажном носителе, один из которых передается вместе с делами в архив Правительства Ростовской области, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении. В архив Правительства Ростовской области также передается по экземпляру описей дел в электронном виде в редактируемом формате для использования в дальнейшем для подготовки архивных описей дел, документов (годовых разделов). Описи дел структурных подразделений представляются в архив Правительства Ростовской области не ранее чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Описи дел структурных подразделений являются основой для составления сводных описей дел Правительства Ростовской области.

Сводная опись дел Правительства Ростовской области постоянного хранения составляется по установленной форме в четырех экземплярах, опись дел по личному составу составляется в двух экземплярах и представляются на согласование экспертно-проверочной комиссии комитета по управлению архивным делом Ростовской области (приложения № 41, 42).

12.1.8. Отбор документов к уничтожению с истекшими сроками хранения проводится после составления описи дел постоянного срока хранения.

12.1.9. Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, составляется, как правило, на все дела Правительства Ростовской области с истекшими сроками хранения (приложение № 43).

Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2015 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2019 г.).

После истечения сроков, установленных для хранения электронных дел (электронных документов), в системе «Дело» формируется акт о выделении к уничтожению электронных документов, не подлежащих хранению (приложение № 44).

Уничтожение электронных дел (электронных документов) производится министерством цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области.

12.1.10. При первом упорядочении документов фонда составляется историческая справка к архивному фонду Правительства Ростовской области. При последующих обработках документов и составлении описей дел при передачи документов составляется предисловие.

12.2. Подготовка и передача документов в архив Правительства Ростовской области ответственными за делопроизводство в структурных подразделениях Правительства Ростовской области.

12.2.1. В архив Правительства Ростовской области передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения, с пометкой ЭПК, ЭК и по личному составу. Их передача производится только по сдаточным описям дел (приложение № 45).

12.2.2. В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив работником архива предварительно проверяются правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Правительства Ростовской области.

Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурных подразделений обязаны устранить в двухнедельный срок.

12.2.3. Прием каждого дела производится работником архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, в том числе электронных, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника управления документационного обеспечения и лица, передавшего дела.

Итоговая запись подтверждается подписями работника архива и работника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство, передавшего дела на бумажном носителе и электронные дела.

Вместе с делами в архив передаются регистрационные карты на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись.

Передача электронных документов в архив Правительства Ростовской области производится на основании описей электронных дел по информационно — телекоммуникационной сети или на физически обособленных материальных носителях, которые представляются в двух идентичных экземплярах.

12.3. Архив Правительства Ростовской области.

Для хранения документов государственной части архивного фонда Российской Федерации и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение образован архив Правительства Ростовской области.

12.3.1. Функциональную деятельность ответственного за архив Правительства Ростовской области осуществляет работник управления документационного обеспечения. В целях автоматизации архивного хранения документов применяется система «Архивное дело». Порядок работы в системе «Архивное дело» определяется методическими рекомендациями, утвержденными министерством цифрового развития, информационных технологий и связи Ростовской области.

12.3.2. В своей практической деятельности работник архива Правительства Ростовской области в работе с документами руководствуется действующим законодательством, методическими указаниями Федерального архивного агентства России, комитета по управлению архивным делом Ростовской области и Государственного архива Ростовской области, Положением об архиве Правительства Ростовской области, Регламентом Правительства Ростовской области, номенклатурой дел, классификатором структурных подразделений Правительства Ростовской области, настоящей Инструкцией и другими необходимыми для его деятельности документами.

12.3.3. Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения переплетаются, нумеруются, передаются в архив Правительства Ростовской области после истечения 2-летнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

12.3.4. Дела временного срока хранения (до 5 лет) передаче в архив Правительства Ростовской области не подлежат.

12.3.5. В исключительных случаях в архив Правительства Ростовской области передаются на временное хранение документы управления бухгалтерского учета и отчетности Правительства Ростовской области, управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области, управления по работе с обращениями граждан и организаций Правительства Ростовской области, контрольного управления при Губернаторе Ростовской области.

12.3.6. Передача дел в архив Правительства Ростовской области осуществляется ежегодно структурными подразделениями Правительства Ростовской области по графику, утвержденному первым заместителем руководителя аппарата Правительства Ростовской области – управляющим делами.

12.3.7. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Правительства Ростовской области лицо, ответственное за ведение делопроизводства, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Правительства Ростовской области независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

12.3.8. Документы, хранящиеся в архиве Правительства Ростовской области, выдаются во временное пользование работникам структурных подразделений Правительства Ростовской области с разрешения начальника управления документационного обеспечения под расписку в журнале. В нем указываются наименование структурного подразделения, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

Дела выдаются на срок не более 3 дней. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним органам и организациям дела выдаются на основании их письменных мотивированных запросов с разрешения начальника управления документационного обеспечения.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения начальника управления документационного обеспечения с заменой в деле заверенной копией документа и приложением акта о причинах выдачи подлинника.

13. Копировально-множительные, типографские работы

13.1. Копировально-множительные работы.

13.1.1. Централизованное копирование документов производится в управлении документационного обеспечения.

Копированию и тиражированию подлежат документы и материалы только служебного характера, непосредственно связанные с деятельностью Правительства Ростовской области.

Изготовление небольших по объему тиражей документов (до 10 – 15 страниц копий) осуществляется в структурных подразделениях с соблюдением правил, установленных настоящей Инструкцией.

13.1.2. Основанием для выполнения копировально-множительных работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение № 46).

Неподписанные или недооформленные материалы к размножению не принимаются.

Решение о необходимости размножения документов и обоснованности количества производимых с них копий принимается руководителями структурных подразделений Правительства Ростовской области. Подписанный ими бланк заказа на производство множительных работ согласовывается с начальником отдела делопроизводства. Заказы хранятся в управлении документационного обеспечения в течение одного года.

13.1.3. Копирование документов производится в порядке их поступления.

В первоочередном порядке копируются материалы, поступившие от Губернатора Ростовской области, первых заместителей Губернатора Ростовской области, заместителей Губернатора Ростовской области, и срочные. Срочные документы копируются в очередности, определяемой начальником отдела делопроизводства по согласованию с исполнителями, передавшими материал, или руководителями структурных подразделений.

13.1.4. Документы информационного, справочного и методического характера, значительные по объему, массового тиража размножаются, как правило, на обеих сторонах листа с уменьшением текста или в виде брошюр. Копирование материалов на одной стороне листа и без уменьшения текста осуществляется в случаях действительной служебной необходимости.

13.1.5. Поступившие для ксерокопирования документы должны быть четко и разборчиво напечатаны на листах бумаги формата не более A3. Брошюры и скрепленные материалы предварительно разброшюровываются и раскрепляются.

13.1.6. Техническое обслуживание и ремонт копировально-множительной техники организует социально-хозяйственный отдел Правительства Ростовской области.

13.2. Тиражирование документов с расходом более 500 листов бумаги или тиражом более 100 экземпляров производится с разрешения начальника отдела делопроизводства.

13.3. Типографские работы выполняются в соответствии с заключенным контрактом, техническим заданием, составленным управлением документационного обеспечения на основе заявок руководителей структурных подразделений Правительства Ростовской области на очередное полугодие.

Каждый заказ регистрируется в управлении документационного обеспечения, согласовывается с заместителем начальника управления документационного обеспечения Правительства Ростовской области – начальником отдела нормативных документов. Основанием для выполнения типографских работ является заполненный бланк заказа установленной формы (приложение № 47). Управление документационного обеспечения передает в типографию зарегистрированный и согласованный заказ, материалы для выполнения типографских работ, проверяет и получает под подпись выполненный заказ и передает готовую продукцию заказчику.

Начальник управления

документационного обеспечения

Правительства Ростовской области В.В.Лозин

Приложение № 2

к распоряжению

Правительства

Ростовской области

от 06.09.2023 № 842

ПЕРЕЧЕНЬ

распоряжений Правительства

Ростовской области, признанных утратившими силу

1. Распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ростовской области».

2. Распоряжение Правительства Ростовской области от 06.12.2017 № 705 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151».

3. Распоряжение Правительства Ростовской области от 27.06.2018 № 336 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151».

4. Распоряжение Правительства Ростовской области от 06.02.2019 № 56 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151».

5. Распоряжение Правительства Ростовской области от 28.03.2019 № 160 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151».

6. Распоряжение Правительства Ростовской области от 28.10.2019 № 717 «О внесении изменения в распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151».

7. Распоряжение Правительства Ростовской области от 06.04.2020 № 209 «О внесении изменения в распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151».

8. Пункт 2 приложения к распоряжению Правительства Ростовской области от 31.08.2020 № 694 «О внесении изменений в некоторые распоряжения Правительства Ростовской области».

9. Распоряжение Правительства Ростовской области от 05.03.2021 № 145 «О внесении изменения в распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151».

10. Распоряжение Правительства Ростовской области от 10.06.2021 № 420 «О внесении изменений в распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151».

11. Распоряжение Правительства Ростовской области от 13.09.2021 № 789 «О внесении изменения в распоряжение Правительства Ростовской области от 08.04.2015 № 151».

Начальник управления

документационного обеспечения

Правительства Ростовской области В.В. Лозин

Источник

Suggest us how to improve StudyLib

(For complaints, use

another form
)

Your e-mail

Input it if you want to receive answer

Rate us

Источник

Главная
Распоряжения
2009
Июль
31
Распоряжение от 31.07.2009 г № 164-Р

Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области

1.Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Ярославской области (прилагается).
2.Руководителям структурных подразделений аппарата Правительства области, органов исполнительной власти Ярославской области обеспечить соблюдение требований Инструкции по делопроизводству в Правительстве Ярославской области при организации документооборота, исполнении служебных документов и подготовке проектов служебных документов в возглавляемых структурных подразделениях, органах власти.
3.Признать утратившими силу:
— распоряжение главы администрации области от 18.01.1994 N 21-р «О замене бланков писем, постановлений и распоряжений главы администрации области»;
— распоряжения Губернатора области:
от 10.02.1997 N 17-р «Об утверждении бланков Администрации Ярославской области»;
от 31.10.1997 N 176-р «Об организации делопроизводства в Администрации области»;
от 05.04.2000 N 50-р «Об утверждении бланков»;
от 19.06.2000 N 101-р «О внесении дополнений в распоряжение Губернатора области от 05.04.2000 N 50-р»;
от 07.08.2001 N 173-р «Об утверждении бланков»;
от 19.06.2002 N 109-р «О внесении дополнений в Инструкцию по делопроизводству в Администрации Ярославской области»;
от 10.04.2007 N 83-р «О внесении изменений в распоряжение Губернатора области от 07.08.2001 N 173-р»;
от 14.02.2008 N 23-р «Об утверждении бланков».
4.Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя Губернатора области Березкина С.В.
5.Распоряжение вступает в силу с 1 августа 2009 года.
Губернатор
Ярославской области
С.А.ВАХРУКОВ