Инструкция по делопроизводству администрации костромской области

134.2 Кб
скачать

28 от 20.05.2022

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

КОСТРОМСКАЯ ОБЛАСТЬ

КАДЫЙСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ СТОЛПИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от «20» мая 2022 года                                                                                                № 28

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ

СТОЛПИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

В целях совершенствования организации работы с документами и обеспечения их сохранности администрации Столпинского сельского поселения

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области (далее Инструкция по делопроизводству).

2 Постановление администрации Столпинского сельского поселения от 14 августа 2017 года № 52 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Столпинского сельского поселения» считать утратившим силу.

1. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования.

Глава Столпинского сельского поселения

Кадыйского муниципального района

Костромской области                                                                         М.А. Цыплова

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству администрации

Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее — настоящая инструкция) разработана в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018  № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях», «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526, а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации,  архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.2.Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства

повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

1.3. Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

1.6. Ответственность за организацию работы с документами возлагается на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется специалистами организации.

1.7. Должностные обязанности, права и ответственность специалистов, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями. При смене специалиста, отвечающего за сохранность и учёт  архивных документов и научно-справочного аппарата к ним, составляется акт приема передачи документов и дел.

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации.

1.9. Работа по комплектованию и сохранности архивных документов в организации, осуществляется в соответствии с нормативным документом «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» утвержденных приказом Министерства  культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 – далее «Правила».

1.10. Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов. При утрате документов специалист информирует руководителя организации, после чего организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата составляется акт по требуемой Правилами форме, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа. Акт об утере документов составляется в 2-х экземплярах, один из которых предоставляется в ЭПК департамента культуры Костромской области (отдел по делам архивов администрации Кадыйского муниципального района Костромской области).

1. Документирование управленческой деятельности

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, администрации Костромской области, локальными нормативными актами  администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области в организации издаются организационно — распорядительные документы (постановления, распоряжения), которые должны быть оформлены по правилам, установленным данной Инструкцией. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.2. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А 4

2.3. Для изготовления документов в организации используются:

бланк постановления;

бланк распоряжения;

бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.

Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.

2.4. При издании на бланках или стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.

2.5. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

2.6. Бланки документов организации изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники.

Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.

Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля:

20-30 мм — левое;

15 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

2.7. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа.

2.8. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.9. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют, номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.10. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта по выбору организации, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого организацией. Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифта для реквизитов и текста являются: Размер шрифта — № 13-14 пт4, общероссийский шрифт РТ-SАНС или PT-SERIF

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров — № 12, 11.

2.11. Абзацный отступ в тексте документа — 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

2.12. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.13. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.

2.14. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.

2.15. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.

2.16. При подготовке документов организации используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016:

а) эмблема (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

б) товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

в) код формы документа;

г) наименование организации;

д) наименование структурного подразделения;

е) наименование должности лица;

ж) справочные данные об организации;

з) наименование вида документа;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

м) место составления (издания) документа;

н) гриф ограничения доступа к документу;

о) адресат;

п) гриф утверждения документа;

р) заголовок к тексту;

с) текст документа;

т) отметка о приложении;

у) гриф согласования документа;

ф) виза;

х) подпись;

ц) отметка об электронной подписи;

ч) печать;

ш) отметка об исполнителе;

щ) отметка о заверении копии;

ы) отметка о поступлении документа;

э) резолюция;

ю) отметка о контроле;

я) отметка о направлении документа в дело.

2.17. В организации используются бланки организационно распорядительных документов.

2.18. В бланк распоряжения включаются реквизиты:

наименование организации; наименование вида документа; справочные данные об организации, отметки для размещения реквизитов, «дата документа», «регистрационный номер документа».

2.19. В бланк письма организации включаются вышеуказанные реквизиты, а так же изображение герба муниципального района Кадыйского района Костромской области и реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».

2.20. Внутренние документы организации, оформляемые не на бланке, должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.

2.21. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов (кадровые распоряжения) в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по (наименование классификатора)» и цифрового кода.

2.22. Наименование организации на бланке документа должно соответствовать наименованию в уставе. На бланках документов указывается полное официальное наименование организации с указанием его организационно-правовой формы, под наименованием организации юридический (фактический) адрес.

2.23. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают:  почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на налоговый учет (Ш-ШЛ (ПП).

2.24. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием организации (структурного подразделения, должности).

2.25. Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или (в протоколах) дате события, зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2021; словесно-

цифровым способом: 05 июня 2021 г.

На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные об организации» (в бланках писем).

Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.

2.26. Регистрационный номер документа цифровой или буквенно -цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера проставляются в порядке указания наименований организаций в заголовочной части (преамбуле) документа и отделяются друг от друга косой чертой.

2.27. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На № . . . от ____в бланке письма, текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

2.28. Адресат реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» оформляется на бланке с угловым расположением реквизитов — в верхней правой части документа, на бланке с продольным расположением реквизитов — справа под реквизитами бланка. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресации документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица. Например:

Юристу ООО «Галловеи» Галичского района

Костромской области

Фамилия И.О.

При адресации письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Например:

Администрация Кадыйского муниципального района

Костромской области

отдел  ЖКХ

Фамилия И.О.

При адресации письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование организации, ниже в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения фамилию, инициалы.

Например:

Администрация  Кадыйского муниципального района

Костромской области

Начальнику финансового отдела

Клоповой Т.Н

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат

женщина, например:            г-ну Фамилия И.О.

г-же Фамилия ИО.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

Например:

Главам сельских поселений и специалистам отделов администрации Кадыйского муниципального района

2.29. Если письмо направляется в организацию или должностному лицу и для сведения еще ряду организаций или должностных лиц, общее количество адресатов не должно быть более четырех, при этом основной адресат указывается первым, слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не печатается.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

а) для юридического лица — полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина — фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта;

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

Наименование организации

Электронный адрес

2.30. Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Военный комиссар Кадыйского района

Подпись.     И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

(Регламент)	УТВЕРЖДЕН  Постановлением
	администрации Столпинского сельского поселения
	Кадыйского  муниципального района
	от 05 октября 202  1 г. № 82
(Правила)	УТВЕРЖДЕНЫ            Постановлением
	администрации Столпинского сельского поселения
	Кадыйского  муниципального района»
	от 05 октября 2021 г. № 83

При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения (согласования) указывается, наименование органа, дата и номер протокола (в скобках).

Например: (Положение)

СОГЛАСОВАНО                                             УТВЕРЖДЕНО

ЭК организации                                                ЭПК  департамента культуры

(протокол от 12.09.2020 № 12)                        Костромской области

2.31. Заголовок к тексту краткое содержание документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «О» («Об»).

— распоряжение (о чѐм?) о создании аттестационной комиссии;

— письмо (о чѐм?) о предоставлении информации.

Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа.

Например:

акт (чего?) приема-передачи дел;

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

2.32. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации. Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование органа власти (организации), издавшего(ей) документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту; наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Текст документа излагается:

В приказах, изданных единолично, — от первого лица единственного числа («приказываю»);

в приказах, изданных совместно двумя или более организациями, — от первого лица множественного числа («приказываем»);

в протоколах заседаний от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);

в деловых письмах, оформленных на бланках организации, — от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа («предприятие не возражает…», «институт считает возможным…»); в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, — от первого лица единственного числа («прошу.. .», «предлагаю.. .»);

в докладных и служебных записках, заявлениях — от первого лица единственного числа («прошу…«считаю необходимым…»); в документах, устанавливающих функции (обязанности), права

ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…» «комиссия провела проверку…»).

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии. В деловых (служебных) письмах используются: вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая госпожа Петрова!

Уважаемый Иван Петрович!

Уважаемая Анна Николаевна!

Уважаемые господа!

заключительная этикетная фраза: «С уважением,…».

Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

2.33. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к сопроводительному письму, иному информационно-справочному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

если приложение названо в тексте: Приложение: на 2 л. в 1 экз.

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

в 1 экз.

Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.

если приложение (приложения) сброшюровано(ы):

Приложение: в 2 экз.

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение: договор возмездного оказания услуг от 05.09.2021 № 32-17/72 и приложения к нему, всего на 7 л.

если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому адресату:

Приложение: на З л. в 1 экз. только в первый адрес.

если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:

Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах.

 В распорядительных документах (приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: (приложение) или (приложение 1), (приложение на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение № 2 к Постановлению

Администрации Кадыйского муниципального  

района

от 15.08.2021 № 77

Если приложением к распорядительному документу является локальный нормативный акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Например:

Приложение № 1

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением администрации Кадыйского  муниципального района

Костромской области.

от 18.09.2021 № 67

2.34. Гриф согласования проставляется на документе в случае его внешнего согласования (согласование с органами власти, иными организациями, должностными лицами).

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю; на последнем листе документа под текстом; на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, фамилии, инициалов, даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ФБУ «Наименование

организации»

Подпись  Фамилия И.О.

Дата

Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным или иным

органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем

документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании.  

Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа,  наименование  организации,  согласовавшей  документ,  дата  и  номер

письма.

Например:

СОГЛАСОВАНО

ЭПК  департамента культуры

протокол от ___________№______

2.35.Внутреннее согласование документа                              оформляется визой.

Виза выражает мнение лица, визирующего проект документа, и включает: должность

лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи(фамилию, инициалы) и дату визирования.

Например:

Руководитель юридического отдела

Подпись  Фамилия И.О.

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

Подпись Фамилия И.О.

Дата

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

2.36. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, фамилию, имя, отчество.

Например:

Генеральный директор.  Подпись Фамилия И.О.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.

Например:

Генеральный директор ФБУ

«Наименование

организации»

Подпись Фамилия И.О.

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:

Генеральный директор                 Подпись                                 Фамилия И.О.

Главный бухгалтер                          Подпись                             Фамилия И.О.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Заместитель директора  Заместитель директора

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат

1а111аааОООООООООО11 Владелец Фамилия Имя Отчество действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017

по финансовым вопросам по административным вопросам

Подпись                                     Фамилия И.О.                    Подпись  Фамилия И.О.

В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии                  Подпись  Фамилия И.О.

Члены комиссии              Подпись Фамилия И.О.

                                         Подпись Фамилия И.О.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Например:

И.о. директора                               Подпись                                           Фамилия И.О.

или:

Исполняющий обязанности директора      Подпись                        Фамилия И.О.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

2.37. Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

 В соответствии с законодательством Российской федерации отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа

электронной подписи.

Например:

	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат               1а111ааа000000000011 Владелец Фамилия Имя Отчество Действителен с 01.12.2017 по 01.12.2022
Глава Столпинского сельского поселения	ФамилияИ.О.

Подписание (утверждение) документа осуществляется в соответствии с пунктом 2.32 Инструкции.

2.38. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение, подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

2.39. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне листа внизу слева.

Например:

Ильин Илья Ильич, Отдел управления персоналом, ведущий специалист +7(495) 924-45-67, IlyinIv@techno.lT

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

2.40. Отметка о заверении, копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении, копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (фамилию, инициалы); дату заверения, копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении, копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.

Например:

Подлинник документа находится в Администрации Столпинского сельского поселения  в деле                                        № 08-05 за 2018 г.»

Верно

Специалист Столпинского сельского поселения

Подпись  Фамилия И.О.

Дата                                                   Печать

На копиях многостраничных документов отметка о заверении, копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения, копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы; наименования документов, копии которых направляются получателю; названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах; дата изготовления и заверения, копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) №___».

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном Инструкцией для заверения, копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

2.41. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

2.42. Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции:

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 10.11.2021

Подпись  Дата

Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.» («ответственный»).

2.43. Отметка о контроле свидетельствует, о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

2.44. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Например:

В дело № 01-18 за 2020 г.

Зав. отдела финансов.

Подпись                                              Дата.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

1. Подготовка и оформление отдельных видов документов

3.1. Локальные нормативные акты (далее — ЛНА) организации издаются в виде правил, положений, инструкций, и т.д. ЛНА приобретают юридическую силу после их утверждения распорядительным документом (приказом) или непосредственно руководителем организации или иным уполномоченным им лицом.

3.2. ЛНА могут быть:

постоянно действующими, (без ограничения срока их применения); временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события).

3.3. Основанием для издания ЛНА являются:

законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной власти); законодательные акты Костромской области, нормативные правовые акты органов государственной власти, Администрации Кадыйского муниципального района Костромской области; ранее изданные в организации ЛНА и/или распорядительные документы.

3.4. ЛНА издаются в целях:

установления норм, требований, правил в отношении предмета нормативного регулирования, ранее не являвшемся предметом регулирования в организации; изменения существующих норм, требований, правил, установленных ранее изданными нормативными документами; отмены ранее установленных норм, требований, правил.

3.5. ЛНА разрабатывается в случае, если:

имеется участок работы (вопросы деятельности), нуждающийся в нормативном регулировании; требуется внесение значительного количества изменений в ранее принятый ЛНА; выявлено несколько ЛНА, регулирующих смежные вопросы, которые целесообразно объединить в один документ.

Актуализация ранее принятых ЛНА осуществляется через внесение в них изменений.

3.6. Согласование проектов ЛНА, регулирующих делопроизводство в архивном деле, (инструкции, положения, номенклатуры) осуществляется ЭПК департамента культуры Костромской области .

3.7. ЛНА после согласования ЭПК утверждается постановлением или распоряжением администрации сельского поселения, если одновременно с утверждением нормативного документа необходимо принять меры организационного, финансового, технического, кадрового или иного, а так же если необходимо внести изменения или признать утратившими силу ранее утвержденные ЛНА.

3.8. Изменения в ЛНА и отмена ЛНА оформляются постановлением или распоряжением администрации сельского поселения

3.9. В тексте постановления или распоряжения администрации сельского поселения об утверждении, изменении или отмене, ЛНА используются формулировки:

при утверждении нового ЛНА: «Утвердить (название ЛНА)» или «Утвердить (название ЛНА) и ввести в действие с (дата)».

Например:

1. Утвердить Положение о локальных нормативных актах организации.

или:

Утвердить Штатное расписание на 2021 год и ввести его в действие с 1 января 2021 г. (приложение).

При внесении изменений в ранее утвержденный ЛНА: «Внести изменения в (название ЛНА). Например:

Внести следующие изменения в Штатное расписание на 2021 год, утвержденное распоряжением «наименование организации» от 25 декабря 2020 г.

При отмене ранее утвержденного ЛНА: «Признать утратившим силу (название ЛНА), утвержденное…».

Например:

Признать утратившим силу Положение о ненормированном рабочем дне, утвержденное распоряжением  «Наименование организации» от 15 февраля 2021 г. № 22.

3.10. Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организации, наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое, гриф утверждения, место издания документа.

Если проект ЛНА является многостраничным и к нему оформляется титульный лист, указанные выше реквизиты размещаются на титульном листе.

3.11. Информация справочного характера (графики, схемы, таблицы, формы документов) оформляется в виде приложений к ЛНА.

На приложениях к ЛНА оформляется реквизит «отметка о приложении».

3.12. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в документе которым утвержден ЛНА, или с даты, утверждения ЛНА.

3.13. Распорядительные документы организации издаются в форме постановлений или распоряжений.

Постановления или распоряжения  издаются в целях оформления решений:

нормативного характера (если приказом утверждается ЛНА или принимается решение организационного характера, например, распоряжение об утверждении структуры и штатной численности организации);

организационного, административного, в том числе оперативного характера по вопросам основной деятельности организации.

3.14. Проекты распоряжений  по основной деятельности готовят специалисты организации на основании поручений руководителя либо в инициативном порядке. Ответственность за качественную подготовку проекта постановлений (распоряжений), согласование и правильное оформление проекта несет специалист, который готовит проект постановлений (распоряжений) и представляет его на подпись.

3.15. Контроль за правильностью оформления проектов постановлений (распоряжений) осуществляет глава администрации сельского поселения.

3.16. Постановления и распоряжения, издаваемые в организации, не должны противоречить законодательству Российской Федерации, НПА Костромской области и Кадыйского муниципального района, Уставу администрации Столпинского сельского поселения, локальным нормативным актам сельского поселения  и ранее изданным НПА.

3.17. Постановления и распоряжения  по основной деятельности издаются во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти и вышестоящих организаций; в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

3.18. Постановления и распоряжения по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего документа.

3.19. Постановления и распоряжения организации оформляются на бланке постановлений (распоряжений) (Приложение №1 №2)  использованием следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер постановления (распоряжения) проставляются после подписания документа  руководителем  организации.

3.20. Заголовок к постановлению (распоряжению) печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка слева от границы левого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к приказу формулируется с предлогом «о» («об»), кратко и точно отражая содержание текста постановления (распоряжения). Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству; О создании экспертной комиссии.

3.21. Текст постановления и распоряжения состоит из двух частей: обоснования (преамбулы) и распорядительной части. В обосновании указывается основание, причина или цель издания документа. Например:

В соответствии с приказом Министерства связи и массовых коммуникаций от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»

В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности организации, и отбору их для передачи на хранение в архив организации и к уничтожению

3.22. Распорядительная часть постановления начинается словом «постановляет», которое печатается строчными буквами вразрядку. Распорядительная часть может содержать:

решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу);

конкретные поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков их выполнения.

3.23. Каждое решение (поручение) оформляется в распоряжении как отдельный пункт. Пункты постановления (распоряжения) располагаются в логико-временной последовательности и нумеруются арабскими цифрами. Если поручение дается конкретному специалисту указывается фамилия и инициалы специалиста организации в именительном падеже.

Например:

Главному специалисту сельского поселения (Фамилия ИО.) подготовить и представить на рассмотрение и утверждение план работы на 2022 год в срок до 30.11.2021.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, Не допускается употреблять неконкретные выражения типа «усилить», «ускорить», «обеспечить в кратчайшие сроки».

Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретного исполнителя.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части Постановления и распоряжения не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер их выполнение, предписывается на весь период действия приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Ответственный исполнитель указывается первым.

Если постановление и распоряжение отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка.

Например:

Признать утратившим силу постановление организации от 5 августа 2019 г. № 175 «Об утверждении Экспертной комиссии организации».

Последний пункт постановления или распоряжения — пункт о контроле, в нем указываются должность лица, ответственного за исполнение документа в целом, его фамилия и инициалы.

Например:

Контроль за исполнением постановления или распоряжения возлагается на   ведущего специалиста сельского поселения     Фамилия ИО.

В отдельных случаях руководитель организации может оставить контроль за собой:

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

3.24. Не включается в текст пункт «Постановление довести до сведения Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести постановление или распоряжение, перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который готовится исполнителем и может оформляться на оборотной стороне последнего листа приказа.

3.25. В постановлениях не допускается:

изменение ранее установленных сроков выполнения заданий в сторону их увеличения; применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений организаций, подведомственных организаций исполнителей; применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.

3.26. При наличии приложений в тексте постановления или распоряжения в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: (приложение)

1); (приложение № 2); . . . «согласно приложению», на приложении оформляется отметка о приложении:

Приложение №1                                   

к Постановлению

«Наименование организации»          

От 12.11.2021 № 215

Издание вместе с постановлением или распоряжением приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.

Если документ, утвержденный постановлением или распоряжением, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения (при необходимости, — с указанием номера приложения),

Например:

Инструкция  

УТВЕРЖДЕНА  Постановлением

Администрации Столпинского сельского поселения

от 22.12.2021 № 58

3.27. Распоряжения оформляются по тем же правилам, что и Постановления, за исключением того, что в конце преамбулы ставится двоеточие, после чего следуют пункты распорядительной части.

Например:

В целях исполнения распоряжения «Наименование организации» от 22 июня 2021 г. «Об организации и проведении конкурса «Лучшее сельское подворье 2021 года»:

1. Руководителям управлений, отделов и лабораторий в срок до 10 июля 2021 г. представить свои предложения о кандидатурах секретарей и делопроизводителей для участия в конкурсе.

3.28. Распоряжения могут не иметь преамбулы.

3.29. До представления на подпись проект распоряжения  согласовывается с заинтересованными лицами.

3.30. Распоряжение подписывает руководитель организации или лицо, исполняющее его обязанности.

Распоряжение подписывается руководителем и/или иными уполномоченными им лицами.

3.31. Копии распоряжений рассылаются в соответствии с указателем (листом, списком) рассылки.

Электронная копия распоряжения размещается в соответствующей базе данных СЭД или на корпоративном портале организации в сети «Интернет».

3.32. При оформлении постановления или распоряжения, издаваемого совместно с другой организацией:

бланк не используется; наименования организаций печатаются на одном уровне; наименование вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ) располагается по центру;

датой совместного распоряжения  является дата проставления последней подписи на документе;

-регистрационный номер совместного распоряжения состоит из регистрационных номеров, присвоенных каждой из организаций и проставляемых через косую черту в порядке указания организаций — авторов документа;

текст совместного распоряжение излагается от первого лица множественного числа («приказываем»); подписи руководителей организаций располагаются на одном уровне слева и справа.

3.33. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами.

Протокол составляется на основании диктофонных (рукописных) записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений).

Протокол оформляется в течение одного-трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.

3.34. Реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата и место заседания, регистрационный номер протокола, текст, подписи.

3.35. Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется. Например:

протокол заседания аттестационной комиссии, протокол заседания Совета депутатов сельского поселения.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире — дата окончания: 12-13 мая 2021 г.

3.36. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются фамилии председателя (председательствующего); секретаря; фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц, приглашенных на заседание; повестка дня.

Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

В основной части протокола фиксируется ход заседания.

3.37. Полный протокол содержит запись того, что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсуждения вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения.

Краткие протоколы ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. В кратком протоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия докладчика по вопросу и принятые решения.

3.38. Основная часть полного протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывается в последовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ.

Постановление (решение) в тексте протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За —, против —, воздержалось — »

3.39. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания, если иное не установлено

3.40.При необходимости копии протоколов или выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам почтой или в электронном виде в соответствии с указателем рассылки.

выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

3.41. Деловое (служебное) письмо готовится на бланке письма. При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях отметка о приложении.

3.42. Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма».

Наименование вида документа («письмо») и разновидность письма (например, «просьба», «информационное», «сопроводительное», «запрос», «напоминание») в деловых (служебных) письмах не указываются.

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.

3.43. Деловое (служебное) письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

3.44. В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальным адресатам письмо направляется для сведения.

При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку.

3.45. При составлении деловых писем используется вступительное обращение,

заключительная этикетная фраза.

3.46. Текст письма излагается:

от 1-го лица множественного числа («просим…», «предлагаем…», «напоминаем…»;

от 3-го лица единственного числа («предприятие считает возможным», «администрация не располагает возможностью …»); от 1-го лица единственного числа («прошу…», «предлагаю…»), если письмо оформляется на должностном бланке.

3.47. Если проект делового (служебного) письма направляется адресату по почте, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования) на стандартных листах бумаги.

Деловое (служебное) письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными лицами.

3.48. Деловое (служебное) письмо подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им лицом. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

3.49. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

3.50. Акты составляются на основе утвержденных органами власти унифицированных форм или в свободной форме в целях подтверждения фактов, связанных с деятельностью организации. Акты, касающиеся архивного дела, составлять согласно требованиям Правил.

3.51. При составлении актов используются реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; подпись.

3.52. Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями. Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.

3.53. В вводной части акта в именительном падеже указываются:

основание составления акта (локальный нормативный акт;

распорядительный документ организации (приказ, распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта); составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.

3.54. В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты. При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.

В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составление актов конкретной разновидности.

3.55. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами. При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.

Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.

3.56. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)», при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.

3.57.Докладная (служебная) записка используется для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями и руководством.

3.58. Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки являются:

наименование структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

3.59. При адресации докладных (служебных) записок указываются в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы.

Например:

Главе администрации Кадыйского муниципального района

Костромской области

Фамилия И.О.

3.60. Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;

во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты

решения;

в третьей части излагаются выводы.

3.61. Деловые письма оформляются на бланке письма организации с реквизитами.

3.62. После подписания письма руководителем или иным уполномоченным им лицом:

экземпляр письма, оформленный на бланке, подписанный руководителем и зарегистрированный в журнале регистрации, направляется адресату;

копия письма с визой исполнителя и экземпляр письма, составленный на русском языке, с визами заинтересованных лиц помещаются в дело.

При необходимости могут оформляться реквизиты «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма» и «заголовок к тексту». На копии письма, помещаемой в дело, дополнительно проставляется отметка об исполнителе.

1. Согласование проектов документов.

Подписание (утверждение) проектов документов

4.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания руководителем в целях оценки соответствия проекта законодательству Российской Федерации, локальным нормативным актам организации, качества и эффективности предлагаемого решения.

Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и проводится в пределах установленного срока исполнения.

4.2. Согласование проектов документов с работниками организации и/или другими организациями организует исполнитель после согласования в рабочем порядке проекта документа с руководителем организации в соответствии с Инструкцией или иными локальными нормативными актами, регулирующими процесс согласования (визирования) проектов документов.

4.3. Проекты документов согласуются:

непосредственным исполнителем и руководителем организации; соисполнителями(при их наличии);

главой сельского поселения;

Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с финансовым отделом Администрации Кадыйского муниципального района Костромской области

4.4. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования. Если организации, согласующие проект документа, являются участниками одной СЭД согласование может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма и одновременно с внутренним согласованием.

4.5. Сроки согласования документов устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству и/или иными локальными нормативными актами в зависимости от вида документа и объема документа, включая приложения к нему.

Сроки согласования документов составляют; проекты деловых (служебных) писем — 1-3 рабочих дня; проекты приказов без приложений — 1-3 рабочих дня; проекты приказов с приложениями справочного характера — 3-5 рабочих дней; проекты приказов с приложением локальных нормативных актов в зависимости от их объема (не более 50 страниц) — 5-10 рабочих дней; проекты локальных нормативных актов, утверждаемых непосредственно подписью руководителя (не более 50 страниц) — 5-10 рабочих дней; проекты протоколов заседаний (совещаний) при необходимости их согласования, в зависимости от объема документа — 1-3 рабочих дня.

Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование не должны составлять более 30 календарных дней.

В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен или увеличен.

4.6. Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело. Проекты протоколов визируются лицами, выступавшими на заседании (совещании) путем проставления визы на левом поле документа напротив записи выступления соответствующего работника.

4.7. При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.

4.8. При внешнем согласовании, полученном письмом, или согласовании проекта документа коллегиальным (совещательным) органом с фиксацией решения

В согласовании в протоколе заседания исполнитель оформляет на проекте документа или в листе согласования гриф согласования. Письма о согласовании (выписка из протокола) прилагаются к проекту документа.

4.9. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:

согласовать проект документа без замечаний;

согласовать проект документа с замечаниями;

отклонить проект документа;

указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение вопроса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работника).

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.

Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях: наличия существенных замечаний по проекту документа; несогласия с проектом документа.

4.10. Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.

4.11. Если при доработке проекта документа исполнитель принимает решение не учитывать замечание (замечания) лица (лиц), участвовавших в согласовании, исполнителем готовится реестр неучтенных замечаний, который вместе с проектом документа представляется главе сельского поселения или иному уполномоченному им должностному лицу, подписывающему (утверждающему) документ. Реестр неучтенных замечаний подписывается руководителем организации — исполнителя.

4.12. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания принимает Глава сельского поселения.

В случае если глава сельского поселения принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями.

Если Глава сельского поселения соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.

4.13. Документы, издаваемые от имени организации, подписываются руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом, временно исполняющим его обязанности.

4.14. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснительные записки) на имя начальника организации подписываются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.

4.15. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, в органы местного самоуправления, в высшие органы государственной власти, на имя первых руководителей республиканских и федеральных органов исполнительной власти подписываются руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.

4.16. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько работников (документы, подготовленные рабочей группой, комиссией).

4.17. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству организаций, создавших документ.

При направлении письма или внутреннего информационно-справочного документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.

4.18. Утверждение документа производится:

непосредственно руководителем — проставлением собственноручной подписи в графе утверждения; постановлением (распоряжением) организации.

4.19. Утверждаются правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые виды актов, планы, программы и другие документы, устанавливающие нормы и/или рассчитанные на длительное применение

4.20. Подпись руководителя организации или иного уполномоченного им лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью.

1. Организация документооборота

5.1. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем).

5.2. Цель организации документооборота — обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени.

5.3. В документообороте организации выделяются документопотоки:

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы.

В составе входящих и исходящих документов выделяются: документы органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы из государственных и негосударственных организаций; запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Областной Думы и органов местного самоуправления; обращения граждан; документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

5.4. Доставка и отправка документов в организации осуществляются средствами почтовой связи, нарочными и электронной почтой.

5.5. В организацию доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.

5.6. Прием документов осуществляется специалистами организации.

5.7. Все поступившие в организацию документы подлежат первичной обработке, включающей:

проверку правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и графами ограничения доступа к документу);

проверку целостности входящих документов, включая приложения;

уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;

В проставление отметки о поступлении документа в организацию (регистрация в журнале поступления входящих документов).

5.8. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается главе администрации сельского поселения.

5.9. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении документа, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый двумя работниками организации.

Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передается на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю.

5.10. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:

если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;

если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;

при большом расхождении между датами подписания и получения документов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.

5.11. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с отметкой «Лично»— непосредственно адресату;

с грифами ограничения доступа – руководителю организации.

5.12. Входящие электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте или по телекоммуникационным каналам принимаются специалистами организации. Первичная обработка таких документов должна соответствовать технологии работы с входящими документами.

5.13. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

Регистрация обращений граждан осуществляется в день поступления обращения.

5.14. Сведения о поступившем документе вносятся журнал регистрации входящих документов. В случае поступления обращений физических или юридических лиц (запросы) в бумажном варианте, сведения о поступившем запросе вносятся в журнал регистрации обращений. В случае поступления электронных обращений, электронное обращение и приложения к ним распечатываются на бумажный носитель. Сведения о поступившем электронном обращении вносится в электронную регистрационно-учетную форму (журнал учета поступивших электронных обращений).

Последующая организация работы с распечатанными электронными обращениями производится как с документами на бумажном носителе с присвоением регистрационного номера,

документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях.

Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года, который может быть дополнен цифровыми или буквенно-цифровыми кодами (индексами) по используемым классификаторам

5.15. На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляются отметки о поступлении документа в организацию. В отметке о поступлении документа фиксируются дата поступления (при необходимости время поступления в часах и минутах) и входящий регистрационный номер документа.

5.16. Корреспонденция на иностранных языках, адресованная руководству организации, после регистрации передается в соответствующую организацию для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства.

5.17. Рассмотрение документов руководителем организации осуществляется в день передачи документов руководителю или на следующий рабочий день, если документы переданы в конце рабочего дня.

Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы рассматриваются руководителем незамедлительно.

5.18. Результаты рассмотрения документов руководителем  организации, оформляются в виде резолюции.

5.19.При бумажном документообороте подлинники входящих документов передаются ответственному исполнителю — специалисту организации.

5.20.Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или лицом, временно исполняющим его обязанности, регистрируются.

5.21. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.

5.22. Перед регистрацией исходящих документов ответственный исполнитель проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие отметки об исполнителе.

5.23. Регистрационный номер исходящего документа должен состоять из кодов (индексов) в соответствии с применяемыми классификаторами и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на отправляемом документе, а также на копии исходящего документа, остающейся в деле.

5.24. Исходящий документ, подписанный руководителем организации, передается на отправку, копия документа или второй экземпляр документа на бумажном носителе с визами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые из организации, доставляются адресатам на руки или средствами почтовой связи, а также передаются по электронной почте и информационно-телекоммуникационным каналам связи.

5.25. Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи

5.26. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

5.27.Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

5.28.Правильно оформленные распоряжения по основной деятельности и по личному составу передаются на подпись руководителю  организации. Подписанные распоряжения регистрируются  в журналах регистрации с присвоением порядкового номера в пределах календарного года. Порядковый номер распоряжения может дополняться буквенным или цифровым индексом, обозначающим принадлежность документа соответствующей группе документов.

5.29.Подлинники распоряжений по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Копии распоряжений, рассылаемые на бумажном носителе, заверяются.

5.30.Протоколы заседаний, совещаний, проводимых руководителем организации, регистрируются в журнале регистрации.

5.31. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела по номенклатуре дел организации.

1. Контроль исполнения документов (поручений)

6.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

6.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется

руководителем организации — исполнения документов (поручений) по существу;

6.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно с отметкой «контроль».

6.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя: постановку документов (поручений) на контроль; проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений); снятие с контроля документов (поручений); учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений).

6.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем организации, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

6.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения;

имеющие в тексте пометку: «весьма срочно» — в течение одного дня, «срочно» в трёхдневный срок, «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более 30 дней; по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения; — по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, Советов муниципальных образований (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения; по обращениям физических и юридических лиц— 30 дней со дня регистрации обращения.

6.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).

6.8. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

6.9. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке: документов (поручений) последующих лет — не реже одного раза в год; документов (поручений) последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; документов (поручений) текущего месяца — за 5 дней до истечения срока исполнения.

6.10. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения).

6.11. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.

Решение об исполнении документа (поручения) принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль. На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело согласно номенклатуре дел в регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

6.12. Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.

6.13. Руководитель организации анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины:

в порядке предварительного контроля напоминает специалисту, которому поручено исполнение документа (поручения) о сроках исполнения, которые истекают, за 3-5 дней до окончания срока исполнения документа (поручения).

1. Организация работы исполнителя с документами

7.1. Специалист (исполнитель) получает документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями руководителя. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

7.2. Если документ, поступивший на исполнение, не имеет отношения к компетенции, руководитель организации в тот же день или на следующий рабочий день возвращает его специалистам для решения вопроса о перенаправлении его на исполнение другому адресату (в случае, если его местонахождение известно) с уведомлением автора документа о перенаправлении документа. В случае, если местонахождение адресата неизвестно, специалист направляет автору документа письменный ответ о невозможности исполнения документа с указанием причины.

7.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и анализ необходимой информации; подготовку проекта документа и его оформление; согласование проекта документа с заинтересованными лицами;  доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования и, при необходимости,( повторное согласование); подготовку списка (указателя) рассылки документа, если документ адресован группе организаций; представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству; подготовку документа к отправке и передачу копии документа в дело.

7.4. При направлении документа нескольким исполнителям ответственным за подготовку проекта документа является исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный в резолюции как ответственный исполнитель.

7.5. Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок). Исполнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.

7.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию руководителя передается другому специалисту.

7.7. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать документы и дела руководителю или по его указанию вновь назначенному сотруднику (в случае необходимости), по акту приема-передачи, в котором указываются виды дел (заголовки дел) и их количество и который подписывается работником, передавшим документы, и работником, принявшим документы).

7.8. Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем.

Проект документа со всеми необходимыми приложениями, напечатанный и оформленный в соответствии с правилами Инструкции, исполнитель согласовывает заинтересованными лицами и, при необходимости, с другими организациями.

 Документы, предназначенные для отправки, оформляются на бланке Архива установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, определяет количество экземпляров документа и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.

7.9. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует согласование (визирование) проекта документа со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку проекта по замечаниям в соответствии с Инструкцией.

7.10. После доработки и повторного визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение). До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа, правильность оформления адресата, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

7.11. Подписанный документ исполнитель в соответствии с порядком, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству, передает для регистрации и отправки и (или )включения в дело.

В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть включен документ.

7.12. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и результате окончательного исполнения.

7.13. Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

1. Формирование документального фонда

8.1. Оперативное хранение документов организации до передачи их на муниципальное хранение или уничтожение осуществляется в организации.

8.2. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

8.3. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций.

8.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами организации, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности организации, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), типовым перечнем документов с указанием сроков их хранения.

8.5. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность организации постоянно или временно действующих органов (комиссий), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях — копии документов.

Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

8.6. Номенклатура дел организации составляется специалистом, ответственным за архив, по форме, установленной Правилами хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях (далее — Правила хранения).

Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год

8.7. Номенклатура дел согласовывается экспертной комиссией организации и экспертно-проверочной комиссией департамента культуры Костромской области, после чего утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1-го января предстоящего календарного года.

8.8. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января предстоящего календарного года.

8.9. Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, второй — используется в качестве рабочего экземпляра, третий передается в отдел по делам архивов Кадыйского муниципального района в качестве учетного документа.

8.10. Номенклатура дел организации строится по функциональной схеме (названиями разделов номенклатуры дел являются направления деятельности организации) или структурно-функциональной схеме (названиями разделов номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации.

8.11. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел, индексируются. Индекс дела указывается в графе  номенклатуры дел и состоит из индекса раздела функциональной деятельности Архива и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где:

02- Документационное обеспечение управления и организации архивной деятельности;

05 —порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

Если в течение года в деятельности организации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.

8.12. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

8.13. Порядок расположения заголовков дел внутри номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела.

В начале номенклатуры располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность организации , переписку, в конце раздела регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

 В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:

«Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов приложений не перечисляются):

«Документы к протоколам заседаний Научно-технического совета»; «Протоколы производственных совещаний при генеральном директоре и документы к ним».

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:

«Протоколы заседаний дирекции».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется:

«Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название:

«Переписка с федеральными органами исполнительной власти о заключении и исполнении государственных контрактов».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

«Переписка о заключении и исполнении государственных контрактов».

заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:

«Переписка с ООО «Горсвязь» о предоставлении услуг связи».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:

«Переписка с учреждениями культуры административных округов Москвы».

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела:

«Переписка с филиалом в Московской области о планировании и отчетности».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты):

«Отчеты структурных подразделений за 2021 год»;

«Статистический отчет о численности, составе и движении кадров за 2020 год (ф. № 27-год)».

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

8.14. В графе 3 «Срок хранения и № статьи по перечню» указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.

8.15. В графе 4 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел («Заведено»), о переходящих делах (например, «Переходящее с 2016 года»), о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

В конце календарного года в итоговую запись номенклатуры дел вносятся сведения о количестве заведенных дел.

8.16. Дела со дня их заведения до передачи в архив организации или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их формирования.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

8.17. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:

в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

приложения помещаются вместе с основными документами;

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно; — в дело включается по одному экземпляру каждого документа; —

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); — по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2».

Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы — основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.

Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу и распоряжений  по административно-хозяйственной деятельности (к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций).

Распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.18. Для обеспечения сохранности, учета документов и дел и организации доступа к ним проводится комплекс работ:

— создание оптимальных условий хранения документов и дел;

— размещение дел;

— проверка наличия и состояния документов и дел;

— соблюдение порядка выдачи дел.

8.19. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.

Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дату дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

8.20. Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел должны проводиться в случаях:

 перед описанием и передачей документов в архив организации или  в отдел по делам архивов Кадыйского района;

при перемещении дел;

при смене руководителя организации;

при реорганизации или ликвидации организации;

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке,  а физическое состояние дел определяется путем  их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.

8.21. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем организации и предоставляется в отдел по делам архивов Кадыйского района для дальнейшего направления ЭПК департамента культуры Костромской области.

Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом в двух экземплярах: один экземпляр акта предоставляется в ЭПК департамента культуры Костромской области (через отдел по делам архивов Кадыйского района).

8.22. Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения: при составлении номенклатуры и описей дел; при подготовке дел к передаче на муниципальное хранение.

8.23. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации распоряжением руководителя создается экспертная комиссия (далее ЭК).

Задачи, функции, права, организация работы ЭК определяются Положением о ней, которое разрабатывается на основании Примерного положения, утвержденного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства

8.24. Основными функциями ЭК являются:

-организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

-рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и — срока хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

 — участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

8.25. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно совместно с ЭК организации.

8.26. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив организации осуществляется:

— отбор документов постоянного срока хранения для передачи на муниципальное хранение;

— отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению; — выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

8.27. Дела постоянного срока хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.

8.28. По результатам экспертизы ценности документов в организации проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного хранения, и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК, согласованные ЭК акты предоставляются на согласование ЭПК  департамента культуры Костромской области, после чего акты и описи утверждаются руководителем организации.

8.29. Дела, образовавшиеся в деятельности организации и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

8.30. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:

оформление реквизитов обложки дела по форме;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела и обложка дела составляются по формам, установленным Правилами хранения.

8.31. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились делопроизводстве, пере систематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы — заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел организации заполняются реквизиты: наименование организации, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.

8.32. На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:

наименование вышестоящей организации (организации — учредителя);

наименование организации — источника комплектования муниципального архива;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре дел;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения над наименованием организации указывается наименование муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация

8.33. При оформлении обложки дела:

наименование вышестоящей организации (организации — учредителя), при ее наличии, указывается полностью в именительном падеже,

под полным наименованием в скобках указывается официальное принятое сокращенное наименование (при его наличии); наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования (при его наличии), которое указывается в скобках после полного наименования;

индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения); даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование организации, а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела. То есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: «В деле имеются документы за.. год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты распоряжения  о приеме (при наличии трудового договора — дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

8.34. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования организации и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа.

8.35. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в дело подшит конверт, с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново.

При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

8.36. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

8.37. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.

Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.

В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.38. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.

8.39. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу.

Описи дел структурных подразделений составляются по формам, установленным Правилами

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

8.40. Описи дел составляются не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Форма описей должна соответствовать требованиям Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

8.41. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:

порядковый номер дела по описи;

индекс дела;

заголовок дела;

крайние даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела (для описи дел по личному составу); примечания,

8.42. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой по номенклатуре дел.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи валовый;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью;

при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово «Последний»);

графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим организациям со ссылкой на акт, о наличии копий.

8.43. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.44. Описи дел постоянного хранения согласовываются ЭК организации, затем утверждаются и согласовываются  ЭПК департамента культуры Костромской области.

8.45. Описи дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах на бумажном носителе, описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах.

8.46. Дела передаются на муниципальное хранение в отдел по делам архивов Кадыйского муниципального района в соответствии с графиком передачи документов, утвержденным руководителем муниципального района.

8.47. Передача дел на муниципальное хранение производится по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК департамента культуры Костромской области.

8.48. Выявленные при передаче недостатки в составлении описей, формировании и оформлении дел ответственные за архив работники организации обязаны устранить в двухнедельный срок.

8.49. Прием каждого дела на муниципальное хранение производится специалистом муниципального  архива в присутствии лица, ответственного за архив сдающей организации. При этом оформляется Акт приема-передачи архивных документов в двух экземплярах, а в рабочем экземпляре описи против каждого дела, включенного в нее, карандашом делается отметка о наличии дела. В Акте приема-передачи дел указывается: наименование муниципального архива и организации, сдающей документы на муниципальное хранение; наименование, номер описи и дату передаваемых документов (год); цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел и причина отсутствия, дата приема- передачи дел, а также подписи специалиста Архива, принявшего документы и ответственного за архив передающей документы организации.

8.50. Акт приема –передачи архивных документов регистрируется в журнале учета принимаемых на муниципальное хранение документов, первый экземпляр Акта остается в муниципальном архиве для размещения его в Деле фонда передающей организации, второй экземпляр передается ответственному за архив организации, передавшей документы на муниципальное хранение

8.51. На дела с истекшими сроками хранения составляется Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по форме, установленной Правилами.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

8.52. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2016 году дела с 5-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2022 года.

8.53. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы дела с отметкой включаются в акт, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

8.54. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЭК организации и ЭПК департамента культуры Костромской области

8.55. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после согласования ЭК и ЭПК, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда организации

8.56. Дела, подлежащие уничтожению, сжигаются или передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью специалиста, и датой:

«Уничтожено. См. акт  № ___ от __________2021г   Подпись,.Фамилия И.О.».

1. Организация доступа к архивным документам и их использования

9.1 Выдача архивных документов во временное пользование государственными органами ( судебными ,правоохранительными, органами государственного контроля и надзора) осуществляется на  основании их письменного запроса и при наличии от них гарантийного письма. Документы вышеуказанным органам выдаются на срок до шести месяцев с формированием акта о выдаче архивных документов во временное пользование в 2-х экземплярах с регистрацией в журнале выдачи архивных документов.

9.2.Выдача архивных документов специалистам подразделений организации осуществляется с регистрацией в журнале выдачи архивных документов.

9.3. В письменных запросах о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на муниципальном хранении.

1. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей

10.1. Образцы бланков организационно-распорядительных документов утверждаются в составе инструкции по делопроизводству. При подготовке документов  используются электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков должны соответствовать утвержденным образцам бланков. Также могут использоваться бланки документов, изготовленные типографским способом или средствами оперативной полиграфии.

10.2. В организации в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской федерации» и уставом организации используется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или  Кадыйского муниципального района  (далее — печать организации).

10.3. Печать организации с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должна соответствовать требованиям, установленным «Форма, размеры и технические требования»

10.4. Печати и штампы организации изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления подразделениями организации,  и ее работниками возложенных на них функций.

Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает руководитель администрации сельского поселения.

10.5.Печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя организации.

10.6. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей, штампов. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы организации возможен в исключительных случаях по решению руководства организации (например, при подписании договоров).

10.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы уничтожению. Печати уничтожаются по акту.

10.8. Электронный документ  подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий: ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван); подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе.

Генерацию и хранение ключа электронной подписи в организации осуществляет ответственный работник.

Организация устанавливает виды используемых электронных подписей и паролей с закреплением в локальном нормативном акте.

10.9. Ключ используемой электронной подписи является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

КОСТРОМСКАЯ ОБЛАСТЬ

КАДЫЙСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ СТОЛПИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

о т «»_____________2021 года                                                                                               №___

заголовок, к тексту

текст постановления

Глава Столпинского сельского поселения

Кадыйского муниципального района

Костромской области                                                                                   Фамилия И.О.

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

КОСТРОМСКАЯ ОБЛАСТЬ

КАДЫЙСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ СТОЛПИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

о т «»_____________2021 года                                                                                               №___

заголовок, к тексту

текст распоряжения

Глава Столпинского сельского поселения

Кадыйского муниципального района

Костромской области                                                                                   Фамилия И.О.

ПРОТОКОЛ №____

заседания Совета профилактики правонарушений администрации Столпинского сельского поселения

с. Столпино                                                                                  от «___»  ________2021г

Председатель — Фамилия И.О.

Секретарь — Фамилия И.О.

Присутствовали члены комиссии:

Повестка дня:

1 …………………….

2 …………………….

Слушали:……………..  о повестке дня.

Решили: Предложенную повестку дня утвердить.

СЛУШАЛИ:…………

ВЫСТУПАЛИ:……..

РЕШИЛИ:………….

Председатель  комиссии                                                               Фамилия И.О.

Секретарь комиссии                                                                     Фамилия И.О.

адресат документа

Уважаемый Павел Иванович!

текст документа

Глава Столпинского сельского поселения                                              Фамилия И.О.

Приложение № 5

ПЕРЕЧЕНЬ УТВЕРЖДАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Акты (проверок, ревизий; списания; экспертизы; ликвидации организаций).
2. Графики работ, отпусков, сменности.
3. Инструкции, должностные инструкции.
4. Классификаторы информации, документов.
5. Методические рекомендации, методические указания и методики.
6. Номенклатура дел организации.
7. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).
8. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).
9. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).
10. Политики.
11. Положения (о подразделениях, премировании, аттестации).
12. Порядки.
13. Правила.
14. Регламенты (в том числе регламенты бизнес-процессов).
15. Стандарты организации.
16. Уставы.
17. Унифицированные формы документов.
18. Штатное расписание.

Приложение № 6

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, ЗАВЕРЯЕМЫХ ПЕЧАТЬЮ ОРГАНИЗАЦИИ,

1. Архивная справка.
2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).
3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации.
4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции.
5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).
6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).
7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк).
8. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, — по необходимости).
9. Удостоверения работников.

Приложение № 7

ПЕРЕЧЕНЬ

НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству организации.

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.
2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).
3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.
6. Конкурсная документация.
7. Научно-техническая и проектная документация.
8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.
10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
11. Прейскуранты.
12. Пригласительные билеты, приглашения.
13. Программы конференций, совещаний.
14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).
15. Учебные планы, программы.
16. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

Ведущий специалист администрации

Столпинского сельского поселения                                                                    Смирнова Е.А.

СОГЛАСОВАНО                                                 СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации                           Начальник отдела                          Протокол ЭПК

Столпинского сельского поселения         по делам архивов Кадыйского         департамента культуры

От «__» _______    2021 г №  __                    муниципального района              Костромской области

                                                                        ___________.А.Визгунова           «__» ____________№___

                                                                   «__»___________ 2021 г.

АДМИНИСТРАЦИЯ СТОЛПИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

КАДЫЙСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

 КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ

Заседания экспертной комиссии администрации Столпинского сельского поселения

«08» декабря 2021 г.                                                                                                        №2

Председатель: Цыплова М.А. — глава Столпинского сельского поселения

Секретарь: Смирнова Е.А. — ведущий специалист администрации Столпинского сельского поселения

Присутствовали:

Спиричева Л.А. – главный бухгалтер администрации Столпинского сельского поселения

Свидерская С.А. – специалист администрации Столпинского сельского поселения

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.Согласование инструкции по делопроизводству администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области

1. СЛУШАЛИ:

Ответственную за ведение архива по администрации Столпинского сельского поселения Смирнову Е.А.

Смирнова Е.А. сообщила, что в целях совершенствования делопроизводства, повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив, составлена инструкция по делопроизводству.

При составлении инструкции руководствовались Федеральным законом РФ от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Примерной инструкцией Федерального архивного агентства, утвержденной приказом от 11 апреля 2018 года № 44, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом  Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года № 526, а так же законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве администрации Столпинского сельского поселения  Кадыйского муниципального района Костромской области.

В результате составлена Инструкция по делопроизводству администрации Столпинского сельского поселения на 60 листах.

РЕШИЛИ:

1. Согласовать инструкцию по делопроизводству администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области
2. Направить инструкцию по делопроизводству администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района  Костромской области в ЭПК департамента культуры Костромской области для согласования.

Председатель                                                                                  Цыплова М.А.

Секретарь                                                                                         СмирноваЕ.А.

Отдел по делам архивов

Департамента культуры

Костромской области

Северной Правды ул., д.24

Кострома г., 156026

Администрация Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области направляет на согласование ЭПК отдела по делам архивов департамента культуры Костромской области:

1. Инструкцию по делопроизводству администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области
2. Протокол заседания ЭК от 08.12.2021 года администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области.

Приложение на 112 ( ста двадцати двух) листах + CD-R

Глава Столпинского сельского поселения                                           Цыплова М.А.

Исполнитель: Смирнова Елена Анатольевна

тел.: 8(49442) 3 60 26

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

КОСТРОМСКАЯ ОБЛАСТЬ

КАДЫЙСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ СТОЛПИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от «20» мая 2022 года                                                                                                № 28

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ

СТОЛПИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

В целях совершенствования организации работы с документами и обеспечения их сохранности администрации Столпинского сельского поселения

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области (далее Инструкция по делопроизводству).

2 Постановление администрации Столпинского сельского поселения от 14 августа 2017 года № 52 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Столпинского сельского поселения» считать утратившим силу.

1. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования.

Глава Столпинского сельского поселения

Кадыйского муниципального района

Костромской области                                                                         М.А. Цыплова

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству администрации

Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее — настоящая инструкция) разработана в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018  № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях», «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526, а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации,  архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.2.Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства

повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

1.3. Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

1.6. Ответственность за организацию работы с документами возлагается на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется специалистами организации.

1.7. Должностные обязанности, права и ответственность специалистов, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями. При смене специалиста, отвечающего за сохранность и учёт  архивных документов и научно-справочного аппарата к ним, составляется акт приема передачи документов и дел.

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации.

1.9. Работа по комплектованию и сохранности архивных документов в организации, осуществляется в соответствии с нормативным документом «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» утвержденных приказом Министерства  культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 – далее «Правила».

1.10. Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов. При утрате документов специалист информирует руководителя организации, после чего организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата составляется акт по требуемой Правилами форме, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа. Акт об утере документов составляется в 2-х экземплярах, один из которых предоставляется в ЭПК департамента культуры Костромской области (отдел по делам архивов администрации Кадыйского муниципального района Костромской области).

1. Документирование управленческой деятельности

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, администрации Костромской области, локальными нормативными актами  администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области в организации издаются организационно — распорядительные документы (постановления, распоряжения), которые должны быть оформлены по правилам, установленным данной Инструкцией. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.2. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А 4

2.3. Для изготовления документов в организации используются:

бланк постановления;

бланк распоряжения;

бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.

Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.

2.4. При издании на бланках или стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.

2.5. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

2.6. Бланки документов организации изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники.

Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.

Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля:

20-30 мм — левое;

15 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

2.7. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа.

2.8. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.9. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют, номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.10. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта по выбору организации, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого организацией. Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифта для реквизитов и текста являются: Размер шрифта — № 13-14 пт4, общероссийский шрифт РТ-SАНС или PT-SERIF

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров — № 12, 11.

2.11. Абзацный отступ в тексте документа — 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

2.12. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.13. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.

2.14. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.

2.15. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.

2.16. При подготовке документов организации используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016:

а) эмблема (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

б) товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

в) код формы документа;

г) наименование организации;

д) наименование структурного подразделения;

е) наименование должности лица;

ж) справочные данные об организации;

з) наименование вида документа;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

м) место составления (издания) документа;

н) гриф ограничения доступа к документу;

о) адресат;

п) гриф утверждения документа;

р) заголовок к тексту;

с) текст документа;

т) отметка о приложении;

у) гриф согласования документа;

ф) виза;

х) подпись;

ц) отметка об электронной подписи;

ч) печать;

ш) отметка об исполнителе;

щ) отметка о заверении копии;

ы) отметка о поступлении документа;

э) резолюция;

ю) отметка о контроле;

я) отметка о направлении документа в дело.

2.17. В организации используются бланки организационно распорядительных документов.

2.18. В бланк распоряжения включаются реквизиты:

наименование организации; наименование вида документа; справочные данные об организации, отметки для размещения реквизитов, «дата документа», «регистрационный номер документа».

2.19. В бланк письма организации включаются вышеуказанные реквизиты, а так же изображение герба муниципального района Кадыйского района Костромской области и реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».

2.20. Внутренние документы организации, оформляемые не на бланке, должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.

2.21. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов (кадровые распоряжения) в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по (наименование классификатора)» и цифрового кода.

2.22. Наименование организации на бланке документа должно соответствовать наименованию в уставе. На бланках документов указывается полное официальное наименование организации с указанием его организационно-правовой формы, под наименованием организации юридический (фактический) адрес.

2.23. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают:  почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на налоговый учет (Ш-ШЛ (ПП).

2.24. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием организации (структурного подразделения, должности).

2.25. Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или (в протоколах) дате события, зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2021; словесно-

цифровым способом: 05 июня 2021 г.

На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные об организации» (в бланках писем).

Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.

2.26. Регистрационный номер документа цифровой или буквенно -цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера проставляются в порядке указания наименований организаций в заголовочной части (преамбуле) документа и отделяются друг от друга косой чертой.

2.27. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На № . . . от ____в бланке письма, текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

2.28. Адресат реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» оформляется на бланке с угловым расположением реквизитов — в верхней правой части документа, на бланке с продольным расположением реквизитов — справа под реквизитами бланка. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресации документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица. Например:

Юристу ООО «Галловеи» Галичского района

Костромской области

Фамилия И.О.

При адресации письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Например:

Администрация Кадыйского муниципального района

Костромской области

отдел  ЖКХ

Фамилия И.О.

При адресации письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование организации, ниже в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения фамилию, инициалы.

Например:

Администрация  Кадыйского муниципального района

Костромской области

Начальнику финансового отдела

Клоповой Т.Н

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат

женщина, например:            г-ну Фамилия И.О.

г-же Фамилия ИО.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

Например:

Главам сельских поселений и специалистам отделов администрации Кадыйского муниципального района

2.29. Если письмо направляется в организацию или должностному лицу и для сведения еще ряду организаций или должностных лиц, общее количество адресатов не должно быть более четырех, при этом основной адресат указывается первым, слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не печатается.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

а) для юридического лица — полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина — фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта;

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

Наименование организации

Электронный адрес

2.30. Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Военный комиссар Кадыйского района

Подпись.     И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

(Регламент)	УТВЕРЖДЕН  Постановлением
	администрации Столпинского сельского поселения
	Кадыйского  муниципального района
	от 05 октября 202  1 г. № 82
(Правила)	УТВЕРЖДЕНЫ            Постановлением
	администрации Столпинского сельского поселения
	Кадыйского  муниципального района»
	от 05 октября 2021 г. № 83

При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения (согласования) указывается, наименование органа, дата и номер протокола (в скобках).

Например: (Положение)

СОГЛАСОВАНО                                             УТВЕРЖДЕНО

ЭК организации                                                ЭПК  департамента культуры

(протокол от 12.09.2020 № 12)                        Костромской области

2.31. Заголовок к тексту краткое содержание документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «О» («Об»).

— распоряжение (о чѐм?) о создании аттестационной комиссии;

— письмо (о чѐм?) о предоставлении информации.

Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа.

Например:

акт (чего?) приема-передачи дел;

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

2.32. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации. Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование органа власти (организации), издавшего(ей) документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту; наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Текст документа излагается:

В приказах, изданных единолично, — от первого лица единственного числа («приказываю»);

в приказах, изданных совместно двумя или более организациями, — от первого лица множественного числа («приказываем»);

в протоколах заседаний от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);

в деловых письмах, оформленных на бланках организации, — от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа («предприятие не возражает…», «институт считает возможным…»); в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, — от первого лица единственного числа («прошу.. .», «предлагаю.. .»);

в докладных и служебных записках, заявлениях — от первого лица единственного числа («прошу…«считаю необходимым…»); в документах, устанавливающих функции (обязанности), права

ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…» «комиссия провела проверку…»).

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии. В деловых (служебных) письмах используются: вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая госпожа Петрова!

Уважаемый Иван Петрович!

Уважаемая Анна Николаевна!

Уважаемые господа!

заключительная этикетная фраза: «С уважением,…».

Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

2.33. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к сопроводительному письму, иному информационно-справочному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

если приложение названо в тексте: Приложение: на 2 л. в 1 экз.

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

в 1 экз.

Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.

если приложение (приложения) сброшюровано(ы):

Приложение: в 2 экз.

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение: договор возмездного оказания услуг от 05.09.2021 № 32-17/72 и приложения к нему, всего на 7 л.

если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому адресату:

Приложение: на З л. в 1 экз. только в первый адрес.

если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:

Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах.

 В распорядительных документах (приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: (приложение) или (приложение 1), (приложение на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение № 2 к Постановлению

Администрации Кадыйского муниципального  

района

от 15.08.2021 № 77

Если приложением к распорядительному документу является локальный нормативный акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Например:

Приложение № 1

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением администрации Кадыйского  муниципального района

Костромской области.

от 18.09.2021 № 67

2.34. Гриф согласования проставляется на документе в случае его внешнего согласования (согласование с органами власти, иными организациями, должностными лицами).

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю; на последнем листе документа под текстом; на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, фамилии, инициалов, даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ФБУ «Наименование

организации»

Подпись  Фамилия И.О.

Дата

Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным или иным

органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем

документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании.  

Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа,  наименование  организации,  согласовавшей  документ,  дата  и  номер

письма.

Например:

СОГЛАСОВАНО

ЭПК  департамента культуры

протокол от ___________№______

2.35.Внутреннее согласование документа                              оформляется визой.

Виза выражает мнение лица, визирующего проект документа, и включает: должность

лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи(фамилию, инициалы) и дату визирования.

Например:

Руководитель юридического отдела

Подпись  Фамилия И.О.

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

Подпись Фамилия И.О.

Дата

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

2.36. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, фамилию, имя, отчество.

Например:

Генеральный директор.  Подпись Фамилия И.О.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.

Например:

Генеральный директор ФБУ

«Наименование

организации»

Подпись Фамилия И.О.

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:

Генеральный директор                 Подпись                                 Фамилия И.О.

Главный бухгалтер                          Подпись                             Фамилия И.О.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Заместитель директора  Заместитель директора

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат

1а111аааОООООООООО11 Владелец Фамилия Имя Отчество действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017

по финансовым вопросам по административным вопросам

Подпись                                     Фамилия И.О.                    Подпись  Фамилия И.О.

В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии                  Подпись  Фамилия И.О.

Члены комиссии              Подпись Фамилия И.О.

                                         Подпись Фамилия И.О.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Например:

И.о. директора                               Подпись                                           Фамилия И.О.

или:

Исполняющий обязанности директора      Подпись                        Фамилия И.О.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

2.37. Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

 В соответствии с законодательством Российской федерации отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа

электронной подписи.

Например:

	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат               1а111ааа000000000011 Владелец Фамилия Имя Отчество Действителен с 01.12.2017 по 01.12.2022
Глава Столпинского сельского поселения	ФамилияИ.О.

Подписание (утверждение) документа осуществляется в соответствии с пунктом 2.32 Инструкции.

2.38. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение, подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

2.39. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне листа внизу слева.

Например:

Ильин Илья Ильич, Отдел управления персоналом, ведущий специалист +7(495) 924-45-67, IlyinIv@techno.lT

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

2.40. Отметка о заверении, копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении, копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (фамилию, инициалы); дату заверения, копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении, копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.

Например:

Подлинник документа находится в Администрации Столпинского сельского поселения  в деле                                        № 08-05 за 2018 г.»

Верно

Специалист Столпинского сельского поселения

Подпись  Фамилия И.О.

Дата                                                   Печать

На копиях многостраничных документов отметка о заверении, копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения, копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы; наименования документов, копии которых направляются получателю; названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах; дата изготовления и заверения, копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) №___».

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном Инструкцией для заверения, копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

2.41. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

2.42. Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции:

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 10.11.2021

Подпись  Дата

Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.» («ответственный»).

2.43. Отметка о контроле свидетельствует, о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

2.44. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Например:

В дело № 01-18 за 2020 г.

Зав. отдела финансов.

Подпись                                              Дата.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

1. Подготовка и оформление отдельных видов документов

3.1. Локальные нормативные акты (далее — ЛНА) организации издаются в виде правил, положений, инструкций, и т.д. ЛНА приобретают юридическую силу после их утверждения распорядительным документом (приказом) или непосредственно руководителем организации или иным уполномоченным им лицом.

3.2. ЛНА могут быть:

постоянно действующими, (без ограничения срока их применения); временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события).

3.3. Основанием для издания ЛНА являются:

законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной власти); законодательные акты Костромской области, нормативные правовые акты органов государственной власти, Администрации Кадыйского муниципального района Костромской области; ранее изданные в организации ЛНА и/или распорядительные документы.

3.4. ЛНА издаются в целях:

установления норм, требований, правил в отношении предмета нормативного регулирования, ранее не являвшемся предметом регулирования в организации; изменения существующих норм, требований, правил, установленных ранее изданными нормативными документами; отмены ранее установленных норм, требований, правил.

3.5. ЛНА разрабатывается в случае, если:

имеется участок работы (вопросы деятельности), нуждающийся в нормативном регулировании; требуется внесение значительного количества изменений в ранее принятый ЛНА; выявлено несколько ЛНА, регулирующих смежные вопросы, которые целесообразно объединить в один документ.

Актуализация ранее принятых ЛНА осуществляется через внесение в них изменений.

3.6. Согласование проектов ЛНА, регулирующих делопроизводство в архивном деле, (инструкции, положения, номенклатуры) осуществляется ЭПК департамента культуры Костромской области .

3.7. ЛНА после согласования ЭПК утверждается постановлением или распоряжением администрации сельского поселения, если одновременно с утверждением нормативного документа необходимо принять меры организационного, финансового, технического, кадрового или иного, а так же если необходимо внести изменения или признать утратившими силу ранее утвержденные ЛНА.

3.8. Изменения в ЛНА и отмена ЛНА оформляются постановлением или распоряжением администрации сельского поселения

3.9. В тексте постановления или распоряжения администрации сельского поселения об утверждении, изменении или отмене, ЛНА используются формулировки:

при утверждении нового ЛНА: «Утвердить (название ЛНА)» или «Утвердить (название ЛНА) и ввести в действие с (дата)».

Например:

1. Утвердить Положение о локальных нормативных актах организации.

или:

Утвердить Штатное расписание на 2021 год и ввести его в действие с 1 января 2021 г. (приложение).

При внесении изменений в ранее утвержденный ЛНА: «Внести изменения в (название ЛНА). Например:

Внести следующие изменения в Штатное расписание на 2021 год, утвержденное распоряжением «наименование организации» от 25 декабря 2020 г.

При отмене ранее утвержденного ЛНА: «Признать утратившим силу (название ЛНА), утвержденное…».

Например:

Признать утратившим силу Положение о ненормированном рабочем дне, утвержденное распоряжением  «Наименование организации» от 15 февраля 2021 г. № 22.

3.10. Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организации, наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое, гриф утверждения, место издания документа.

Если проект ЛНА является многостраничным и к нему оформляется титульный лист, указанные выше реквизиты размещаются на титульном листе.

3.11. Информация справочного характера (графики, схемы, таблицы, формы документов) оформляется в виде приложений к ЛНА.

На приложениях к ЛНА оформляется реквизит «отметка о приложении».

3.12. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в документе которым утвержден ЛНА, или с даты, утверждения ЛНА.

3.13. Распорядительные документы организации издаются в форме постановлений или распоряжений.

Постановления или распоряжения  издаются в целях оформления решений:

нормативного характера (если приказом утверждается ЛНА или принимается решение организационного характера, например, распоряжение об утверждении структуры и штатной численности организации);

организационного, административного, в том числе оперативного характера по вопросам основной деятельности организации.

3.14. Проекты распоряжений  по основной деятельности готовят специалисты организации на основании поручений руководителя либо в инициативном порядке. Ответственность за качественную подготовку проекта постановлений (распоряжений), согласование и правильное оформление проекта несет специалист, который готовит проект постановлений (распоряжений) и представляет его на подпись.

3.15. Контроль за правильностью оформления проектов постановлений (распоряжений) осуществляет глава администрации сельского поселения.

3.16. Постановления и распоряжения, издаваемые в организации, не должны противоречить законодательству Российской Федерации, НПА Костромской области и Кадыйского муниципального района, Уставу администрации Столпинского сельского поселения, локальным нормативным актам сельского поселения  и ранее изданным НПА.

3.17. Постановления и распоряжения  по основной деятельности издаются во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти и вышестоящих организаций; в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

3.18. Постановления и распоряжения по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего документа.

3.19. Постановления и распоряжения организации оформляются на бланке постановлений (распоряжений) (Приложение №1 №2)  использованием следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер постановления (распоряжения) проставляются после подписания документа  руководителем  организации.

3.20. Заголовок к постановлению (распоряжению) печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка слева от границы левого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к приказу формулируется с предлогом «о» («об»), кратко и точно отражая содержание текста постановления (распоряжения). Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству; О создании экспертной комиссии.

3.21. Текст постановления и распоряжения состоит из двух частей: обоснования (преамбулы) и распорядительной части. В обосновании указывается основание, причина или цель издания документа. Например:

В соответствии с приказом Министерства связи и массовых коммуникаций от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»

В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности организации, и отбору их для передачи на хранение в архив организации и к уничтожению

3.22. Распорядительная часть постановления начинается словом «постановляет», которое печатается строчными буквами вразрядку. Распорядительная часть может содержать:

решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу);

конкретные поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков их выполнения.

3.23. Каждое решение (поручение) оформляется в распоряжении как отдельный пункт. Пункты постановления (распоряжения) располагаются в логико-временной последовательности и нумеруются арабскими цифрами. Если поручение дается конкретному специалисту указывается фамилия и инициалы специалиста организации в именительном падеже.

Например:

Главному специалисту сельского поселения (Фамилия ИО.) подготовить и представить на рассмотрение и утверждение план работы на 2022 год в срок до 30.11.2021.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, Не допускается употреблять неконкретные выражения типа «усилить», «ускорить», «обеспечить в кратчайшие сроки».

Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретного исполнителя.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части Постановления и распоряжения не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер их выполнение, предписывается на весь период действия приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Ответственный исполнитель указывается первым.

Если постановление и распоряжение отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка.

Например:

Признать утратившим силу постановление организации от 5 августа 2019 г. № 175 «Об утверждении Экспертной комиссии организации».

Последний пункт постановления или распоряжения — пункт о контроле, в нем указываются должность лица, ответственного за исполнение документа в целом, его фамилия и инициалы.

Например:

Контроль за исполнением постановления или распоряжения возлагается на   ведущего специалиста сельского поселения     Фамилия ИО.

В отдельных случаях руководитель организации может оставить контроль за собой:

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

3.24. Не включается в текст пункт «Постановление довести до сведения Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести постановление или распоряжение, перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который готовится исполнителем и может оформляться на оборотной стороне последнего листа приказа.

3.25. В постановлениях не допускается:

изменение ранее установленных сроков выполнения заданий в сторону их увеличения; применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений организаций, подведомственных организаций исполнителей; применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.

3.26. При наличии приложений в тексте постановления или распоряжения в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: (приложение)

1); (приложение № 2); . . . «согласно приложению», на приложении оформляется отметка о приложении:

Приложение №1                                   

к Постановлению

«Наименование организации»          

От 12.11.2021 № 215

Издание вместе с постановлением или распоряжением приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.

Если документ, утвержденный постановлением или распоряжением, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения (при необходимости, — с указанием номера приложения),

Например:

Инструкция  

УТВЕРЖДЕНА  Постановлением

Администрации Столпинского сельского поселения

от 22.12.2021 № 58

3.27. Распоряжения оформляются по тем же правилам, что и Постановления, за исключением того, что в конце преамбулы ставится двоеточие, после чего следуют пункты распорядительной части.

Например:

В целях исполнения распоряжения «Наименование организации» от 22 июня 2021 г. «Об организации и проведении конкурса «Лучшее сельское подворье 2021 года»:

1. Руководителям управлений, отделов и лабораторий в срок до 10 июля 2021 г. представить свои предложения о кандидатурах секретарей и делопроизводителей для участия в конкурсе.

3.28. Распоряжения могут не иметь преамбулы.

3.29. До представления на подпись проект распоряжения  согласовывается с заинтересованными лицами.

3.30. Распоряжение подписывает руководитель организации или лицо, исполняющее его обязанности.

Распоряжение подписывается руководителем и/или иными уполномоченными им лицами.

3.31. Копии распоряжений рассылаются в соответствии с указателем (листом, списком) рассылки.

Электронная копия распоряжения размещается в соответствующей базе данных СЭД или на корпоративном портале организации в сети «Интернет».

3.32. При оформлении постановления или распоряжения, издаваемого совместно с другой организацией:

бланк не используется; наименования организаций печатаются на одном уровне; наименование вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ) располагается по центру;

датой совместного распоряжения  является дата проставления последней подписи на документе;

-регистрационный номер совместного распоряжения состоит из регистрационных номеров, присвоенных каждой из организаций и проставляемых через косую черту в порядке указания организаций — авторов документа;

текст совместного распоряжение излагается от первого лица множественного числа («приказываем»); подписи руководителей организаций располагаются на одном уровне слева и справа.

3.33. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами.

Протокол составляется на основании диктофонных (рукописных) записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений).

Протокол оформляется в течение одного-трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.

3.34. Реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата и место заседания, регистрационный номер протокола, текст, подписи.

3.35. Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется. Например:

протокол заседания аттестационной комиссии, протокол заседания Совета депутатов сельского поселения.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире — дата окончания: 12-13 мая 2021 г.

3.36. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются фамилии председателя (председательствующего); секретаря; фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц, приглашенных на заседание; повестка дня.

Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

В основной части протокола фиксируется ход заседания.

3.37. Полный протокол содержит запись того, что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсуждения вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения.

Краткие протоколы ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. В кратком протоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия докладчика по вопросу и принятые решения.

3.38. Основная часть полного протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывается в последовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ.

Постановление (решение) в тексте протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За —, против —, воздержалось — »

3.39. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания, если иное не установлено

3.40.При необходимости копии протоколов или выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам почтой или в электронном виде в соответствии с указателем рассылки.

выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

3.41. Деловое (служебное) письмо готовится на бланке письма. При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях отметка о приложении.

3.42. Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма».

Наименование вида документа («письмо») и разновидность письма (например, «просьба», «информационное», «сопроводительное», «запрос», «напоминание») в деловых (служебных) письмах не указываются.

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.

3.43. Деловое (служебное) письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

3.44. В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальным адресатам письмо направляется для сведения.

При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку.

3.45. При составлении деловых писем используется вступительное обращение,

заключительная этикетная фраза.

3.46. Текст письма излагается:

от 1-го лица множественного числа («просим…», «предлагаем…», «напоминаем…»;

от 3-го лица единственного числа («предприятие считает возможным», «администрация не располагает возможностью …»); от 1-го лица единственного числа («прошу…», «предлагаю…»), если письмо оформляется на должностном бланке.

3.47. Если проект делового (служебного) письма направляется адресату по почте, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования) на стандартных листах бумаги.

Деловое (служебное) письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными лицами.

3.48. Деловое (служебное) письмо подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им лицом. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

3.49. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

3.50. Акты составляются на основе утвержденных органами власти унифицированных форм или в свободной форме в целях подтверждения фактов, связанных с деятельностью организации. Акты, касающиеся архивного дела, составлять согласно требованиям Правил.

3.51. При составлении актов используются реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; подпись.

3.52. Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями. Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.

3.53. В вводной части акта в именительном падеже указываются:

основание составления акта (локальный нормативный акт;

распорядительный документ организации (приказ, распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта); составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.

3.54. В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты. При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.

В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составление актов конкретной разновидности.

3.55. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами. При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.

Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.

3.56. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)», при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.

3.57.Докладная (служебная) записка используется для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями и руководством.

3.58. Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки являются:

наименование структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

3.59. При адресации докладных (служебных) записок указываются в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы.

Например:

Главе администрации Кадыйского муниципального района

Костромской области

Фамилия И.О.

3.60. Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;

во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты

решения;

в третьей части излагаются выводы.

3.61. Деловые письма оформляются на бланке письма организации с реквизитами.

3.62. После подписания письма руководителем или иным уполномоченным им лицом:

экземпляр письма, оформленный на бланке, подписанный руководителем и зарегистрированный в журнале регистрации, направляется адресату;

копия письма с визой исполнителя и экземпляр письма, составленный на русском языке, с визами заинтересованных лиц помещаются в дело.

При необходимости могут оформляться реквизиты «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма» и «заголовок к тексту». На копии письма, помещаемой в дело, дополнительно проставляется отметка об исполнителе.

1. Согласование проектов документов.

Подписание (утверждение) проектов документов

4.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания руководителем в целях оценки соответствия проекта законодательству Российской Федерации, локальным нормативным актам организации, качества и эффективности предлагаемого решения.

Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и проводится в пределах установленного срока исполнения.

4.2. Согласование проектов документов с работниками организации и/или другими организациями организует исполнитель после согласования в рабочем порядке проекта документа с руководителем организации в соответствии с Инструкцией или иными локальными нормативными актами, регулирующими процесс согласования (визирования) проектов документов.

4.3. Проекты документов согласуются:

непосредственным исполнителем и руководителем организации; соисполнителями(при их наличии);

главой сельского поселения;

Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с финансовым отделом Администрации Кадыйского муниципального района Костромской области

4.4. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования. Если организации, согласующие проект документа, являются участниками одной СЭД согласование может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма и одновременно с внутренним согласованием.

4.5. Сроки согласования документов устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству и/или иными локальными нормативными актами в зависимости от вида документа и объема документа, включая приложения к нему.

Сроки согласования документов составляют; проекты деловых (служебных) писем — 1-3 рабочих дня; проекты приказов без приложений — 1-3 рабочих дня; проекты приказов с приложениями справочного характера — 3-5 рабочих дней; проекты приказов с приложением локальных нормативных актов в зависимости от их объема (не более 50 страниц) — 5-10 рабочих дней; проекты локальных нормативных актов, утверждаемых непосредственно подписью руководителя (не более 50 страниц) — 5-10 рабочих дней; проекты протоколов заседаний (совещаний) при необходимости их согласования, в зависимости от объема документа — 1-3 рабочих дня.

Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование не должны составлять более 30 календарных дней.

В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен или увеличен.

4.6. Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело. Проекты протоколов визируются лицами, выступавшими на заседании (совещании) путем проставления визы на левом поле документа напротив записи выступления соответствующего работника.

4.7. При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.

4.8. При внешнем согласовании, полученном письмом, или согласовании проекта документа коллегиальным (совещательным) органом с фиксацией решения

В согласовании в протоколе заседания исполнитель оформляет на проекте документа или в листе согласования гриф согласования. Письма о согласовании (выписка из протокола) прилагаются к проекту документа.

4.9. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:

согласовать проект документа без замечаний;

согласовать проект документа с замечаниями;

отклонить проект документа;

указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение вопроса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работника).

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.

Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях: наличия существенных замечаний по проекту документа; несогласия с проектом документа.

4.10. Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.

4.11. Если при доработке проекта документа исполнитель принимает решение не учитывать замечание (замечания) лица (лиц), участвовавших в согласовании, исполнителем готовится реестр неучтенных замечаний, который вместе с проектом документа представляется главе сельского поселения или иному уполномоченному им должностному лицу, подписывающему (утверждающему) документ. Реестр неучтенных замечаний подписывается руководителем организации — исполнителя.

4.12. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания принимает Глава сельского поселения.

В случае если глава сельского поселения принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями.

Если Глава сельского поселения соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.

4.13. Документы, издаваемые от имени организации, подписываются руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом, временно исполняющим его обязанности.

4.14. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснительные записки) на имя начальника организации подписываются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.

4.15. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, в органы местного самоуправления, в высшие органы государственной власти, на имя первых руководителей республиканских и федеральных органов исполнительной власти подписываются руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.

4.16. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько работников (документы, подготовленные рабочей группой, комиссией).

4.17. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству организаций, создавших документ.

При направлении письма или внутреннего информационно-справочного документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.

4.18. Утверждение документа производится:

непосредственно руководителем — проставлением собственноручной подписи в графе утверждения; постановлением (распоряжением) организации.

4.19. Утверждаются правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые виды актов, планы, программы и другие документы, устанавливающие нормы и/или рассчитанные на длительное применение

4.20. Подпись руководителя организации или иного уполномоченного им лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью.

1. Организация документооборота

5.1. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем).

5.2. Цель организации документооборота — обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени.

5.3. В документообороте организации выделяются документопотоки:

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы.

В составе входящих и исходящих документов выделяются: документы органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы из государственных и негосударственных организаций; запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Областной Думы и органов местного самоуправления; обращения граждан; документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

5.4. Доставка и отправка документов в организации осуществляются средствами почтовой связи, нарочными и электронной почтой.

5.5. В организацию доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.

5.6. Прием документов осуществляется специалистами организации.

5.7. Все поступившие в организацию документы подлежат первичной обработке, включающей:

проверку правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и графами ограничения доступа к документу);

проверку целостности входящих документов, включая приложения;

уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;

В проставление отметки о поступлении документа в организацию (регистрация в журнале поступления входящих документов).

5.8. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается главе администрации сельского поселения.

5.9. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении документа, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый двумя работниками организации.

Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передается на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю.

5.10. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:

если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;

если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;

при большом расхождении между датами подписания и получения документов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.

5.11. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с отметкой «Лично»— непосредственно адресату;

с грифами ограничения доступа – руководителю организации.

5.12. Входящие электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте или по телекоммуникационным каналам принимаются специалистами организации. Первичная обработка таких документов должна соответствовать технологии работы с входящими документами.

5.13. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

Регистрация обращений граждан осуществляется в день поступления обращения.

5.14. Сведения о поступившем документе вносятся журнал регистрации входящих документов. В случае поступления обращений физических или юридических лиц (запросы) в бумажном варианте, сведения о поступившем запросе вносятся в журнал регистрации обращений. В случае поступления электронных обращений, электронное обращение и приложения к ним распечатываются на бумажный носитель. Сведения о поступившем электронном обращении вносится в электронную регистрационно-учетную форму (журнал учета поступивших электронных обращений).

Последующая организация работы с распечатанными электронными обращениями производится как с документами на бумажном носителе с присвоением регистрационного номера,

документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях.

Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года, который может быть дополнен цифровыми или буквенно-цифровыми кодами (индексами) по используемым классификаторам

5.15. На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляются отметки о поступлении документа в организацию. В отметке о поступлении документа фиксируются дата поступления (при необходимости время поступления в часах и минутах) и входящий регистрационный номер документа.

5.16. Корреспонденция на иностранных языках, адресованная руководству организации, после регистрации передается в соответствующую организацию для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства.

5.17. Рассмотрение документов руководителем организации осуществляется в день передачи документов руководителю или на следующий рабочий день, если документы переданы в конце рабочего дня.

Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы рассматриваются руководителем незамедлительно.

5.18. Результаты рассмотрения документов руководителем  организации, оформляются в виде резолюции.

5.19.При бумажном документообороте подлинники входящих документов передаются ответственному исполнителю — специалисту организации.

5.20.Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или лицом, временно исполняющим его обязанности, регистрируются.

5.21. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.

5.22. Перед регистрацией исходящих документов ответственный исполнитель проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие отметки об исполнителе.

5.23. Регистрационный номер исходящего документа должен состоять из кодов (индексов) в соответствии с применяемыми классификаторами и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на отправляемом документе, а также на копии исходящего документа, остающейся в деле.

5.24. Исходящий документ, подписанный руководителем организации, передается на отправку, копия документа или второй экземпляр документа на бумажном носителе с визами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые из организации, доставляются адресатам на руки или средствами почтовой связи, а также передаются по электронной почте и информационно-телекоммуникационным каналам связи.

5.25. Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи

5.26. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

5.27.Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

5.28.Правильно оформленные распоряжения по основной деятельности и по личному составу передаются на подпись руководителю  организации. Подписанные распоряжения регистрируются  в журналах регистрации с присвоением порядкового номера в пределах календарного года. Порядковый номер распоряжения может дополняться буквенным или цифровым индексом, обозначающим принадлежность документа соответствующей группе документов.

5.29.Подлинники распоряжений по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Копии распоряжений, рассылаемые на бумажном носителе, заверяются.

5.30.Протоколы заседаний, совещаний, проводимых руководителем организации, регистрируются в журнале регистрации.

5.31. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела по номенклатуре дел организации.

1. Контроль исполнения документов (поручений)

6.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

6.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется

руководителем организации — исполнения документов (поручений) по существу;

6.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно с отметкой «контроль».

6.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя: постановку документов (поручений) на контроль; проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений); снятие с контроля документов (поручений); учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений).

6.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем организации, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

6.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения;

имеющие в тексте пометку: «весьма срочно» — в течение одного дня, «срочно» в трёхдневный срок, «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более 30 дней; по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения; — по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, Советов муниципальных образований (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения; по обращениям физических и юридических лиц— 30 дней со дня регистрации обращения.

6.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).

6.8. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

6.9. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке: документов (поручений) последующих лет — не реже одного раза в год; документов (поручений) последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; документов (поручений) текущего месяца — за 5 дней до истечения срока исполнения.

6.10. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения).

6.11. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.

Решение об исполнении документа (поручения) принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль. На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело согласно номенклатуре дел в регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

6.12. Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.

6.13. Руководитель организации анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины:

в порядке предварительного контроля напоминает специалисту, которому поручено исполнение документа (поручения) о сроках исполнения, которые истекают, за 3-5 дней до окончания срока исполнения документа (поручения).

1. Организация работы исполнителя с документами

7.1. Специалист (исполнитель) получает документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями руководителя. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

7.2. Если документ, поступивший на исполнение, не имеет отношения к компетенции, руководитель организации в тот же день или на следующий рабочий день возвращает его специалистам для решения вопроса о перенаправлении его на исполнение другому адресату (в случае, если его местонахождение известно) с уведомлением автора документа о перенаправлении документа. В случае, если местонахождение адресата неизвестно, специалист направляет автору документа письменный ответ о невозможности исполнения документа с указанием причины.

7.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и анализ необходимой информации; подготовку проекта документа и его оформление; согласование проекта документа с заинтересованными лицами;  доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования и, при необходимости,( повторное согласование); подготовку списка (указателя) рассылки документа, если документ адресован группе организаций; представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству; подготовку документа к отправке и передачу копии документа в дело.

7.4. При направлении документа нескольким исполнителям ответственным за подготовку проекта документа является исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный в резолюции как ответственный исполнитель.

7.5. Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок). Исполнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.

7.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию руководителя передается другому специалисту.

7.7. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать документы и дела руководителю или по его указанию вновь назначенному сотруднику (в случае необходимости), по акту приема-передачи, в котором указываются виды дел (заголовки дел) и их количество и который подписывается работником, передавшим документы, и работником, принявшим документы).

7.8. Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем.

Проект документа со всеми необходимыми приложениями, напечатанный и оформленный в соответствии с правилами Инструкции, исполнитель согласовывает заинтересованными лицами и, при необходимости, с другими организациями.

 Документы, предназначенные для отправки, оформляются на бланке Архива установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, определяет количество экземпляров документа и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.

7.9. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует согласование (визирование) проекта документа со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку проекта по замечаниям в соответствии с Инструкцией.

7.10. После доработки и повторного визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение). До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа, правильность оформления адресата, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

7.11. Подписанный документ исполнитель в соответствии с порядком, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству, передает для регистрации и отправки и (или )включения в дело.

В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть включен документ.

7.12. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и результате окончательного исполнения.

7.13. Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

1. Формирование документального фонда

8.1. Оперативное хранение документов организации до передачи их на муниципальное хранение или уничтожение осуществляется в организации.

8.2. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

8.3. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций.

8.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами организации, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности организации, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), типовым перечнем документов с указанием сроков их хранения.

8.5. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность организации постоянно или временно действующих органов (комиссий), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях — копии документов.

Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

8.6. Номенклатура дел организации составляется специалистом, ответственным за архив, по форме, установленной Правилами хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях (далее — Правила хранения).

Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год

8.7. Номенклатура дел согласовывается экспертной комиссией организации и экспертно-проверочной комиссией департамента культуры Костромской области, после чего утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1-го января предстоящего календарного года.

8.8. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января предстоящего календарного года.

8.9. Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, второй — используется в качестве рабочего экземпляра, третий передается в отдел по делам архивов Кадыйского муниципального района в качестве учетного документа.

8.10. Номенклатура дел организации строится по функциональной схеме (названиями разделов номенклатуры дел являются направления деятельности организации) или структурно-функциональной схеме (названиями разделов номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации.

8.11. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел, индексируются. Индекс дела указывается в графе  номенклатуры дел и состоит из индекса раздела функциональной деятельности Архива и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где:

02- Документационное обеспечение управления и организации архивной деятельности;

05 —порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

Если в течение года в деятельности организации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.

8.12. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

8.13. Порядок расположения заголовков дел внутри номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела.

В начале номенклатуры располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность организации , переписку, в конце раздела регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

 В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:

«Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов приложений не перечисляются):

«Документы к протоколам заседаний Научно-технического совета»; «Протоколы производственных совещаний при генеральном директоре и документы к ним».

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:

«Протоколы заседаний дирекции».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется:

«Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название:

«Переписка с федеральными органами исполнительной власти о заключении и исполнении государственных контрактов».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

«Переписка о заключении и исполнении государственных контрактов».

заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:

«Переписка с ООО «Горсвязь» о предоставлении услуг связи».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:

«Переписка с учреждениями культуры административных округов Москвы».

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела:

«Переписка с филиалом в Московской области о планировании и отчетности».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты):

«Отчеты структурных подразделений за 2021 год»;

«Статистический отчет о численности, составе и движении кадров за 2020 год (ф. № 27-год)».

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

8.14. В графе 3 «Срок хранения и № статьи по перечню» указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.

8.15. В графе 4 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел («Заведено»), о переходящих делах (например, «Переходящее с 2016 года»), о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

В конце календарного года в итоговую запись номенклатуры дел вносятся сведения о количестве заведенных дел.

8.16. Дела со дня их заведения до передачи в архив организации или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их формирования.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

8.17. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:

в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

приложения помещаются вместе с основными документами;

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно; — в дело включается по одному экземпляру каждого документа; —

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); — по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2».

Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы — основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.

Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу и распоряжений  по административно-хозяйственной деятельности (к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций).

Распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.18. Для обеспечения сохранности, учета документов и дел и организации доступа к ним проводится комплекс работ:

— создание оптимальных условий хранения документов и дел;

— размещение дел;

— проверка наличия и состояния документов и дел;

— соблюдение порядка выдачи дел.

8.19. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.

Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дату дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

8.20. Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел должны проводиться в случаях:

 перед описанием и передачей документов в архив организации или  в отдел по делам архивов Кадыйского района;

при перемещении дел;

при смене руководителя организации;

при реорганизации или ликвидации организации;

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке,  а физическое состояние дел определяется путем  их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.

8.21. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем организации и предоставляется в отдел по делам архивов Кадыйского района для дальнейшего направления ЭПК департамента культуры Костромской области.

Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом в двух экземплярах: один экземпляр акта предоставляется в ЭПК департамента культуры Костромской области (через отдел по делам архивов Кадыйского района).

8.22. Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения: при составлении номенклатуры и описей дел; при подготовке дел к передаче на муниципальное хранение.

8.23. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации распоряжением руководителя создается экспертная комиссия (далее ЭК).

Задачи, функции, права, организация работы ЭК определяются Положением о ней, которое разрабатывается на основании Примерного положения, утвержденного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства

8.24. Основными функциями ЭК являются:

-организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

-рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и — срока хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

 — участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

8.25. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно совместно с ЭК организации.

8.26. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив организации осуществляется:

— отбор документов постоянного срока хранения для передачи на муниципальное хранение;

— отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению; — выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

8.27. Дела постоянного срока хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.

8.28. По результатам экспертизы ценности документов в организации проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного хранения, и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК, согласованные ЭК акты предоставляются на согласование ЭПК  департамента культуры Костромской области, после чего акты и описи утверждаются руководителем организации.

8.29. Дела, образовавшиеся в деятельности организации и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

8.30. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:

оформление реквизитов обложки дела по форме;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела и обложка дела составляются по формам, установленным Правилами хранения.

8.31. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились делопроизводстве, пере систематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы — заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел организации заполняются реквизиты: наименование организации, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.

8.32. На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:

наименование вышестоящей организации (организации — учредителя);

наименование организации — источника комплектования муниципального архива;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре дел;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения над наименованием организации указывается наименование муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация

8.33. При оформлении обложки дела:

наименование вышестоящей организации (организации — учредителя), при ее наличии, указывается полностью в именительном падеже,

под полным наименованием в скобках указывается официальное принятое сокращенное наименование (при его наличии); наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования (при его наличии), которое указывается в скобках после полного наименования;

индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения); даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование организации, а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела. То есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: «В деле имеются документы за.. год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты распоряжения  о приеме (при наличии трудового договора — дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

8.34. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования организации и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа.

8.35. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в дело подшит конверт, с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново.

При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

8.36. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

8.37. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.

Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.

В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.38. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.

8.39. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу.

Описи дел структурных подразделений составляются по формам, установленным Правилами

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

8.40. Описи дел составляются не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Форма описей должна соответствовать требованиям Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

8.41. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:

порядковый номер дела по описи;

индекс дела;

заголовок дела;

крайние даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела (для описи дел по личному составу); примечания,

8.42. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой по номенклатуре дел.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи валовый;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью;

при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово «Последний»);

графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим организациям со ссылкой на акт, о наличии копий.

8.43. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.44. Описи дел постоянного хранения согласовываются ЭК организации, затем утверждаются и согласовываются  ЭПК департамента культуры Костромской области.

8.45. Описи дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах на бумажном носителе, описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах.

8.46. Дела передаются на муниципальное хранение в отдел по делам архивов Кадыйского муниципального района в соответствии с графиком передачи документов, утвержденным руководителем муниципального района.

8.47. Передача дел на муниципальное хранение производится по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК департамента культуры Костромской области.

8.48. Выявленные при передаче недостатки в составлении описей, формировании и оформлении дел ответственные за архив работники организации обязаны устранить в двухнедельный срок.

8.49. Прием каждого дела на муниципальное хранение производится специалистом муниципального  архива в присутствии лица, ответственного за архив сдающей организации. При этом оформляется Акт приема-передачи архивных документов в двух экземплярах, а в рабочем экземпляре описи против каждого дела, включенного в нее, карандашом делается отметка о наличии дела. В Акте приема-передачи дел указывается: наименование муниципального архива и организации, сдающей документы на муниципальное хранение; наименование, номер описи и дату передаваемых документов (год); цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел и причина отсутствия, дата приема- передачи дел, а также подписи специалиста Архива, принявшего документы и ответственного за архив передающей документы организации.

8.50. Акт приема –передачи архивных документов регистрируется в журнале учета принимаемых на муниципальное хранение документов, первый экземпляр Акта остается в муниципальном архиве для размещения его в Деле фонда передающей организации, второй экземпляр передается ответственному за архив организации, передавшей документы на муниципальное хранение

8.51. На дела с истекшими сроками хранения составляется Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по форме, установленной Правилами.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

8.52. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2016 году дела с 5-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2022 года.

8.53. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы дела с отметкой включаются в акт, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

8.54. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЭК организации и ЭПК департамента культуры Костромской области

8.55. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после согласования ЭК и ЭПК, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда организации

8.56. Дела, подлежащие уничтожению, сжигаются или передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью специалиста, и датой:

«Уничтожено. См. акт  № ___ от __________2021г   Подпись,.Фамилия И.О.».

1. Организация доступа к архивным документам и их использования

9.1 Выдача архивных документов во временное пользование государственными органами ( судебными ,правоохранительными, органами государственного контроля и надзора) осуществляется на  основании их письменного запроса и при наличии от них гарантийного письма. Документы вышеуказанным органам выдаются на срок до шести месяцев с формированием акта о выдаче архивных документов во временное пользование в 2-х экземплярах с регистрацией в журнале выдачи архивных документов.

9.2.Выдача архивных документов специалистам подразделений организации осуществляется с регистрацией в журнале выдачи архивных документов.

9.3. В письменных запросах о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на муниципальном хранении.

1. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей

10.1. Образцы бланков организационно-распорядительных документов утверждаются в составе инструкции по делопроизводству. При подготовке документов  используются электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков должны соответствовать утвержденным образцам бланков. Также могут использоваться бланки документов, изготовленные типографским способом или средствами оперативной полиграфии.

10.2. В организации в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской федерации» и уставом организации используется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или  Кадыйского муниципального района  (далее — печать организации).

10.3. Печать организации с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должна соответствовать требованиям, установленным «Форма, размеры и технические требования»

10.4. Печати и штампы организации изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления подразделениями организации,  и ее работниками возложенных на них функций.

Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает руководитель администрации сельского поселения.

10.5.Печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя организации.

10.6. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей, штампов. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы организации возможен в исключительных случаях по решению руководства организации (например, при подписании договоров).

10.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы уничтожению. Печати уничтожаются по акту.

10.8. Электронный документ  подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий: ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван); подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе.

Генерацию и хранение ключа электронной подписи в организации осуществляет ответственный работник.

Организация устанавливает виды используемых электронных подписей и паролей с закреплением в локальном нормативном акте.

10.9. Ключ используемой электронной подписи является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

КОСТРОМСКАЯ ОБЛАСТЬ

КАДЫЙСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ СТОЛПИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

о т «»_____________2021 года                                                                                               №___

заголовок, к тексту

текст постановления

Глава Столпинского сельского поселения

Кадыйского муниципального района

Костромской области                                                                                   Фамилия И.О.

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

КОСТРОМСКАЯ ОБЛАСТЬ

КАДЫЙСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ СТОЛПИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

о т «»_____________2021 года                                                                                               №___

заголовок, к тексту

текст распоряжения

Глава Столпинского сельского поселения

Кадыйского муниципального района

Костромской области                                                                                   Фамилия И.О.

ПРОТОКОЛ №____

заседания Совета профилактики правонарушений администрации Столпинского сельского поселения

с. Столпино                                                                                  от «___»  ________2021г

Председатель — Фамилия И.О.

Секретарь — Фамилия И.О.

Присутствовали члены комиссии:

Повестка дня:

1 …………………….

2 …………………….

Слушали:……………..  о повестке дня.

Решили: Предложенную повестку дня утвердить.

СЛУШАЛИ:…………

ВЫСТУПАЛИ:……..

РЕШИЛИ:………….

Председатель  комиссии                                                               Фамилия И.О.

Секретарь комиссии                                                                     Фамилия И.О.

адресат документа

Уважаемый Павел Иванович!

текст документа

Глава Столпинского сельского поселения                                              Фамилия И.О.

Приложение № 5

ПЕРЕЧЕНЬ УТВЕРЖДАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Акты (проверок, ревизий; списания; экспертизы; ликвидации организаций).
2. Графики работ, отпусков, сменности.
3. Инструкции, должностные инструкции.
4. Классификаторы информации, документов.
5. Методические рекомендации, методические указания и методики.
6. Номенклатура дел организации.
7. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).
8. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).
9. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).
10. Политики.
11. Положения (о подразделениях, премировании, аттестации).
12. Порядки.
13. Правила.
14. Регламенты (в том числе регламенты бизнес-процессов).
15. Стандарты организации.
16. Уставы.
17. Унифицированные формы документов.
18. Штатное расписание.

Приложение № 6

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, ЗАВЕРЯЕМЫХ ПЕЧАТЬЮ ОРГАНИЗАЦИИ,

1. Архивная справка.
2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).
3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации.
4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции.
5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).
6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).
7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк).
8. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, — по необходимости).
9. Удостоверения работников.

Приложение № 7

ПЕРЕЧЕНЬ

НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству организации.

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.
2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).
3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.
6. Конкурсная документация.
7. Научно-техническая и проектная документация.
8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.
10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
11. Прейскуранты.
12. Пригласительные билеты, приглашения.
13. Программы конференций, совещаний.
14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).
15. Учебные планы, программы.
16. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

Ведущий специалист администрации

Столпинского сельского поселения                                                                    Смирнова Е.А.

СОГЛАСОВАНО                                                 СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации                           Начальник отдела                          Протокол ЭПК

Столпинского сельского поселения         по делам архивов Кадыйского         департамента культуры

От «__» _______    2021 г №  __                    муниципального района              Костромской области

                                                                        ___________.А.Визгунова           «__» ____________№___

                                                                   «__»___________ 2021 г.

АДМИНИСТРАЦИЯ СТОЛПИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

КАДЫЙСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

 КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ

Заседания экспертной комиссии администрации Столпинского сельского поселения

«08» декабря 2021 г.                                                                                                        №2

Председатель: Цыплова М.А. — глава Столпинского сельского поселения

Секретарь: Смирнова Е.А. — ведущий специалист администрации Столпинского сельского поселения

Присутствовали:

Спиричева Л.А. – главный бухгалтер администрации Столпинского сельского поселения

Свидерская С.А. – специалист администрации Столпинского сельского поселения

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.Согласование инструкции по делопроизводству администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области

1. СЛУШАЛИ:

Ответственную за ведение архива по администрации Столпинского сельского поселения Смирнову Е.А.

Смирнова Е.А. сообщила, что в целях совершенствования делопроизводства, повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив, составлена инструкция по делопроизводству.

При составлении инструкции руководствовались Федеральным законом РФ от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Примерной инструкцией Федерального архивного агентства, утвержденной приказом от 11 апреля 2018 года № 44, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом  Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года № 526, а так же законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве администрации Столпинского сельского поселения  Кадыйского муниципального района Костромской области.

В результате составлена Инструкция по делопроизводству администрации Столпинского сельского поселения на 60 листах.

РЕШИЛИ:

1. Согласовать инструкцию по делопроизводству администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области
2. Направить инструкцию по делопроизводству администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района  Костромской области в ЭПК департамента культуры Костромской области для согласования.

Председатель                                                                                  Цыплова М.А.

Секретарь                                                                                         СмирноваЕ.А.

Отдел по делам архивов

Департамента культуры

Костромской области

Северной Правды ул., д.24

Кострома г., 156026

Администрация Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области направляет на согласование ЭПК отдела по делам архивов департамента культуры Костромской области:

1. Инструкцию по делопроизводству администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области
2. Протокол заседания ЭК от 08.12.2021 года администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области.

Приложение на 112 ( ста двадцати двух) листах + CD-R

Глава Столпинского сельского поселения                                           Цыплова М.А.

Исполнитель: Смирнова Елена Анатольевна

тел.: 8(49442) 3 60 26

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

КОСТРОМСКАЯ ОБЛАСТЬ

КАДЫЙСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ СТОЛПИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

от «20» мая 2022 года                                                                                                № 28

ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ

ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В АДМИНИСТРАЦИИ

СТОЛПИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

В целях совершенствования организации работы с документами и обеспечения их сохранности администрации Столпинского сельского поселения

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области (далее Инструкция по делопроизводству).

2 Постановление администрации Столпинского сельского поселения от 14 августа 2017 года № 52 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Столпинского сельского поселения» считать утратившим силу.

1. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
2. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования.

Глава Столпинского сельского поселения

Кадыйского муниципального района

Костромской области                                                                         М.А. Цыплова

ИНСТРУКЦИЯ

по делопроизводству администрации

Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее — настоящая инструкция) разработана в соответствии с приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018  № 44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях», «Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526, а также в соответствии с законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации,  архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.2.Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства

повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив организации.

1.3. Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.

1.5. Особенности организации работы с документами, содержащими информацию ограниченного доступа (коммерческую тайну, персональные данные и иную конфиденциальную информацию), регулируются отдельными нормативными актами, утверждаемыми руководителем организации.

1.6. Ответственность за организацию работы с документами возлагается на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется специалистами организации.

1.7. Должностные обязанности, права и ответственность специалистов, ответственных за организацию работы с документами, определяются должностными инструкциями. При смене специалиста, отвечающего за сохранность и учёт  архивных документов и научно-справочного аппарата к ним, составляется акт приема передачи документов и дел.

1.8. Содержание служебных документов не подлежит разглашению Взаимодействие со средствами массовой информации, передача им какой-либо информации или документов и их копий допускается только с разрешения руководителя организации.

1.9. Работа по комплектованию и сохранности архивных документов в организации, осуществляется в соответствии с нормативным документом «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» утвержденных приказом Министерства  культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 – далее «Правила».

1.10. Работники организации несут дисциплинарную, административную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за нарушение сроков хранения документов, утрату и несанкционированное уничтожение служебных документов. При утрате документов специалист информирует руководителя организации, после чего организуется розыск документов. Если розыск документов не дает результата составляется акт по требуемой Правилами форме, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа. Акт об утере документов составляется в 2-х экземплярах, один из которых предоставляется в ЭПК департамента культуры Костромской области (отдел по делам архивов администрации Кадыйского муниципального района Костромской области).

1. Документирование управленческой деятельности

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, администрации Костромской области, локальными нормативными актами  администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области в организации издаются организационно — распорядительные документы (постановления, распоряжения), которые должны быть оформлены по правилам, установленным данной Инструкцией. Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.2. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А 4

2.3. Для изготовления документов в организации используются:

бланк постановления;

бланк распоряжения;

бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.

Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.

2.4. При издании на бланках или стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.

2.5. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

2.6. Бланки документов организации изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники.

Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.

Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля:

20-30 мм — левое;

15 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

2.7. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа.

2.8. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.9. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют, номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.10. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта по выбору организации, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого организацией. Предпочтительными гарнитурами и размерами шрифта для реквизитов и текста являются: Размер шрифта — № 13-14 пт4, общероссийский шрифт РТ-SАНС или PT-SERIF

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров — № 12, 11.

2.11. Абзацный отступ в тексте документа — 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

2.12. Текст документа печатается через 1 — 1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.13. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.

2.14. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.

2.15. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.

2.16. При подготовке документов организации используются реквизиты, установленные ГОСТ Р 7.0.97-2016:

а) эмблема (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

б) товарный знак (знак обслуживания) (в соответствии с пунктом 2.9 Примерной инструкции);

в) код формы документа;

г) наименование организации;

д) наименование структурного подразделения;

е) наименование должности лица;

ж) справочные данные об организации;

з) наименование вида документа;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

м) место составления (издания) документа;

н) гриф ограничения доступа к документу;

о) адресат;

п) гриф утверждения документа;

р) заголовок к тексту;

с) текст документа;

т) отметка о приложении;

у) гриф согласования документа;

ф) виза;

х) подпись;

ц) отметка об электронной подписи;

ч) печать;

ш) отметка об исполнителе;

щ) отметка о заверении копии;

ы) отметка о поступлении документа;

э) резолюция;

ю) отметка о контроле;

я) отметка о направлении документа в дело.

2.17. В организации используются бланки организационно распорядительных документов.

2.18. В бланк распоряжения включаются реквизиты:

наименование организации; наименование вида документа; справочные данные об организации, отметки для размещения реквизитов, «дата документа», «регистрационный номер документа».

2.19. В бланк письма организации включаются вышеуказанные реквизиты, а так же изображение герба муниципального района Кадыйского района Костромской области и реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа».

2.20. Внутренние документы организации, оформляемые не на бланке, должны содержать соответствующие виду документа реквизиты.

2.21. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов (кадровые распоряжения) в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по (наименование классификатора)» и цифрового кода.

2.22. Наименование организации на бланке документа должно соответствовать наименованию в уставе. На бланках документов указывается полное официальное наименование организации с указанием его организационно-правовой формы, под наименованием организации юридический (фактический) адрес.

2.23. Справочные данные об организации указываются в бланках писем и включают:  почтовый адрес организации (дополнительно может указываться адрес места нахождения юридического лица, если он не совпадает с почтовым адресом); номер телефона, факса, адрес электронной почты, сетевой адрес, а также код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), основной государственный регистрационный номер организации (ОГРН) идентификационный номер налогоплательщика, код причины постановки на налоговый учет (Ш-ШЛ (ПП).

2.24. Наименование вида документа указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под наименованием организации (структурного подразделения, должности).

2.25. Дата документа должна соответствовать дате подписания (утверждения) документа или (в протоколах) дате события, зафиксированного в документе.

Дата документа записывается в последовательности: день месяца, месяц, год одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2021; словесно-

цифровым способом: 05 июня 2021 г.

На документах, оформляемых на бланке, дата документа проставляется под реквизитами «наименование вида документа» (в бланках конкретных видов документов) и «справочные данные об организации» (в бланках писем).

Датой документа, изданного совместно двумя или более организациями (должностными лицами), является дата подписания документа последней стороной.

2.26. Регистрационный номер документа цифровой или буквенно -цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа, который, по усмотрению организации, может дополняться цифровыми или буквенными кодами (индексами) в соответствии с используемыми классификаторами.

На документе, составленном совместно двумя и более организациями, проставляются регистрационные номера документа, присвоенные каждой из организаций. Регистрационные номера проставляются в порядке указания наименований организаций в заголовочной части (преамбуле) документа и отделяются друг от друга косой чертой.

2.27. Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа, состоящая из регистрационного номера и даты входящего документа, на который дается ответ, проставляется в виде отметки «На № . . . от ____в бланке письма, текст письма-ответа сведения о регистрационном номере и дате поступившего письма не включаются.

2.28. Адресат реквизит, используемый при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов.

Адресатом документа может быть организация, структурное подразделение организации, должностное или физическое лицо.

Реквизит «адресат» оформляется на бланке с угловым расположением реквизитов — в верхней правой части документа, на бланке с продольным расположением реквизитов — справа под реквизитами бланка. Строки реквизита «адресат» выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При адресации документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица. Например:

Юристу ООО «Галловеи» Галичского района

Костромской области

Фамилия И.О.

При адресации письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Например:

Администрация Кадыйского муниципального района

Костромской области

отдел  ЖКХ

Фамилия И.О.

При адресации письма руководителю структурного подразделения указываются в именительном падеже наименование организации, ниже в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения фамилию, инициалы.

Например:

Администрация  Кадыйского муниципального района

Костромской области

Начальнику финансового отдела

Клоповой Т.Н

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат

женщина, например:            г-ну Фамилия И.О.

г-же Фамилия ИО.

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации, адресат указывается обобщенно.

Например:

Главам сельских поселений и специалистам отделов администрации Кадыйского муниципального района

2.29. Если письмо направляется в организацию или должностному лицу и для сведения еще ряду организаций или должностных лиц, общее количество адресатов не должно быть более четырех, при этом основной адресат указывается первым, слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не печатается.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:

а) для юридического лица — полное или сокращенное наименование (при наличии), для гражданина — фамилия, имя, отчество (последнее при наличии);

б) банковские реквизиты (для почтовых переводов, направляемых юридическому лицу или принимаемых от юридического лица);

в) название улицы, номер дома, номер квартиры;

г) название населенного пункта;

д) название района;

е) название республики, края, области, автономного округа (области);

ж) название страны (для международных почтовых отправлений);

з) почтовый индекс.

Почтовый адрес не указывается в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации, подведомственные организации и постоянным корреспондентам (за исключением направления писем указанным адресатам в конвертах с прозрачными окнами).

При отправке письма по электронной почте или факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается. При необходимости может быть указан электронный адрес (номер телефона/факса).

Например:

Наименование организации

Электронный адрес

2.30. Гриф утверждения документа проставляется на документах в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.

При утверждении документа собственноручной подписью должностного лица гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ

Военный комиссар Кадыйского района

Подпись.     И.О. Фамилия

Дата

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН» («УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ или «УТВЕРЖДЕНО»), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа, названия вида распорядительного документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

(Регламент)	УТВЕРЖДЕН  Постановлением
	администрации Столпинского сельского поселения
	Кадыйского  муниципального района
	от 05 октября 202  1 г. № 82
(Правила)	УТВЕРЖДЕНЫ            Постановлением
	администрации Столпинского сельского поселения
	Кадыйского  муниципального района»
	от 05 октября 2021 г. № 83

При утверждении документа коллегиальным, совещательным или иным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения (согласования) указывается, наименование органа, дата и номер протокола (в скобках).

Например: (Положение)

СОГЛАСОВАНО                                             УТВЕРЖДЕНО

ЭК организации                                                ЭПК  департамента культуры

(протокол от 12.09.2020 № 12)                        Костромской области

2.31. Заголовок к тексту краткое содержание документа. Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «о чем?», он начинается с предлога «О» («Об»).

— распоряжение (о чѐм?) о создании аттестационной комиссии;

— письмо (о чѐм?) о предоставлении информации.

Если заголовок к тексту отвечает на вопрос «чего?», он составляет одно целое с названием вида документа.

Например:

акт (чего?) приема-передачи дел;

протокол (чего?) заседания экспертной комиссии.

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

2.32. Текст документа составляется на государственном языке Российской Федерации. Текст документа должен быть составлен грамотно, ясно, понятно и по возможности кратко. Текст документа должен содержать достоверную и актуальную информацию, достаточную для принятия решений или их исполнения, не должен допускать различных толкований.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

наименование документа, наименование органа власти (организации), издавшего(ей) документ, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту; наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дата утверждения документа.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех. Текст документа излагается:

В приказах, изданных единолично, — от первого лица единственного числа («приказываю»);

в приказах, изданных совместно двумя или более организациями, — от первого лица множественного числа («приказываем»);

в протоколах заседаний от третьего лица множественного числа («СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» или «РЕШИЛИ»);

в деловых письмах, оформленных на бланках организации, — от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа («предприятие не возражает…», «институт считает возможным…»); в деловых письмах, оформленных на должностных бланках, — от первого лица единственного числа («прошу.. .», «предлагаю.. .»);

в докладных и служебных записках, заявлениях — от первого лица единственного числа («прошу…«считаю необходимым…»); в документах, устанавливающих функции (обязанности), права

ответственность структурных подразделений, работников (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции…» «комиссия провела проверку…»).

При подготовке текста документа следует соблюдать правила написания официальных наименований, числительных и единиц измерения.

В текстах документов употребляются общепринятые аббревиатуры и графические сокращения.

При указании в тексте фамилии лица инициалы ставятся после фамилии. В деловых (служебных) письмах используются: вступительное обращение:

Уважаемый господин Председатель!

Уважаемый господин Министр!

Уважаемый господин Иванов!

Уважаемая госпожа Петрова!

Уважаемый Иван Петрович!

Уважаемая Анна Николаевна!

Уважаемые господа!

заключительная этикетная фраза: «С уважением,…».

Наименование должности в обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

2.33. Отметка о приложении содержит сведения о документе (документах), прилагаемом к сопроводительному письму, иному информационно-справочному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу (нормативному, распорядительному или иному).

В сопроводительных письмах и других информационно-справочных документах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом:

если приложение названо в тексте: Приложение: на 2 л. в 1 экз.

если приложение не названо в тексте или если приложений несколько:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л.

в 1 экз.

Справка о кадровом составе Управления регионального кредитования на 2 л. в 1 экз.

если приложение (приложения) сброшюровано(ы):

Приложение: в 2 экз.

Приложение: отчет о НИР в 2 экз.

если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

Приложение: договор возмездного оказания услуг от 05.09.2021 № 32-17/72 и приложения к нему, всего на 7 л.

если письмо направляется нескольким адресатам, а документ-приложение только первому адресату:

Приложение: на З л. в 1 экз. только в первый адрес.

если приложением являются документы, записанные на физически обособленный электронный носитель:

Приложение: DVD-R в 1 экз.

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов, объем в байтах.

 В распорядительных документах (приказах, распоряжениях), договорах, положениях, правилах, инструкциях и других документах отметка о приложении оформляется следующим образом:

тексте документа при первом упоминании документа-приложения в скобках указывается: (приложение) или (приложение 1), (приложение на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

Приложение № 2 к Постановлению

Администрации Кадыйского муниципального  

района

от 15.08.2021 № 77

Если приложением к распорядительному документу является локальный нормативный акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом, на первом листе приложения проставляется отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ) и гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение.

Например:

Приложение № 1

УТВЕРЖДЕНО

Постановлением администрации Кадыйского  муниципального района

Костромской области.

от 18.09.2021 № 67

2.34. Гриф согласования проставляется на документе в случае его внешнего согласования (согласование с органами власти, иными организациями, должностными лицами).

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться:

на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, — на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю; на последнем листе документа под текстом; на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа.

Гриф согласования состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), его собственноручной подписи, фамилии, инициалов, даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ФБУ «Наименование

организации»

Подпись  Фамилия И.О.

Дата

Если согласование осуществляется коллегиальным, совещательным или иным

органом, в грифе согласования указываются сведения об органе, согласовавшем

документ, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение о согласовании.  

Если согласование осуществляется письмом, указываются вид документа,  наименование  организации,  согласовавшей  документ,  дата  и  номер

письма.

Например:

СОГЛАСОВАНО

ЭПК  департамента культуры

протокол от ___________№______

2.35.Внутреннее согласование документа                              оформляется визой.

Виза выражает мнение лица, визирующего проект документа, и включает: должность

лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи(фамилию, инициалы) и дату визирования.

Например:

Руководитель юридического отдела

Подпись  Фамилия И.О.

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела

Подпись Фамилия И.О.

Дата

В документах, подлинники которых хранятся в организации, визы проставляют на последнем листе документа под подписью, на обороте последнего листа подлинника документа или на листе согласования (визирования), прилагаемом к документу.

В исходящих документах визы проставляются на экземплярах документов, помещаемых в дело.

По усмотрению организации может применяться полистное визирование документа и его приложений.

2.36. Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, фамилию, имя, отчество.

Например:

Генеральный директор.  Подпись Фамилия И.О.

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.

Например:

Генеральный директор ФБУ

«Наименование

организации»

Подпись Фамилия И.О.

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей статусу должности. Например:

Генеральный директор                 Подпись                                 Фамилия И.О.

Главный бухгалтер                          Подпись                             Фамилия И.О.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне.

Например:

Заместитель директора  Заместитель директора

ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат

1а111аааОООООООООО11 Владелец Фамилия Имя Отчество действителен с 01.12.2012 по 01.12.2017

по финансовым вопросам по административным вопросам

Подпись                                     Фамилия И.О.                    Подпись  Фамилия И.О.

В документах, подготовленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии. Например:

Председатель комиссии                  Подпись  Фамилия И.О.

Члены комиссии              Подпись Фамилия И.О.

                                         Подпись Фамилия И.О.

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением).

Например:

И.о. директора                               Подпись                                           Фамилия И.О.

или:

Исполняющий обязанности директора      Подпись                        Фамилия И.О.

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

2.37. Отметка об электронной подписи используется для визуализации электронной подписи получателем документа при обмене электронными документами, подписанными усиленной квалифицированной электронной подписью.

 В соответствии с законодательством Российской федерации отметка об электронной подписи формируется и визуализируется программными средствами. Отметка об электронной подписи включает фразу «Документ подписан электронной подписью», номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа

электронной подписи.

Например:

	ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ Сертификат               1а111ааа000000000011 Владелец Фамилия Имя Отчество Действителен с 01.12.2017 по 01.12.2022
Глава Столпинского сельского поселения	ФамилияИ.О.

Подписание (утверждение) документа осуществляется в соответствии с пунктом 2.32 Инструкции.

2.38. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение, подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном «МП» («Место печати»).

2.39. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество (при наличии) исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, — на оборотной стороне листа внизу слева.

Например:

Ильин Илья Ильич, Отдел управления персоналом, ведущий специалист +7(495) 924-45-67, IlyinIv@techno.lT

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

2.40. Отметка о заверении, копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении, копии проставляется на свободном от текста месте или, при отсутствии свободного места на лицевой стороне документа, на обороте документа и включает: слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (фамилию, инициалы); дату заверения, копии (выписки из документа).

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении, копии дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.

Например:

Подлинник документа находится в Администрации Столпинского сельского поселения  в деле                                        № 08-05 за 2018 г.»

Верно

Специалист Столпинского сельского поселения

Подпись  Фамилия И.О.

Дата                                                   Печать

На копиях многостраничных документов отметка о заверении, копии проставляется на каждом листе документа или на последнем листе прошитого или скрепленного иным образом документа. Запись о месте нахождения подлинника проставляется только на последнем листе документа.

Для заверения, копии документа, изготовленной на бумажном носителе, может использоваться штамп.

Копии электронных документов, направляемых по информационно-телекоммуникационной сети, заверяются электронной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им лица и высылаются получателю с сопроводительным письмом в форме электронного документа.

Копии электронных документов на физически обособленных носителях высылаются получателю с сопроводительным письмом на бумажном носителе.

В сопроводительном письме к копиям электронных документов указывается:

наименование информационной системы, в которой хранятся документы; наименования документов, копии которых направляются получателю; названия файлов документов с указанием форматов файлов и объема каждого файла в байтах; дата изготовления и заверения, копии.

При этом на физически обособленном носителе несмываемым маркером указывается: «Приложение к письму от (дата) №___».

Копия электронного документа, представленная в виде документа на бумажном носителе, заверяется в порядке, установленном Инструкцией для заверения, копий документов на бумажном носителе, с указанием, в какой информационной системе хранится электронный документ.

2.41. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления документа в часах и минутах и способа доставки документа.

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

2.42. Резолюция должна содержать указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота.

Резолюция должна включать: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу (конкретное задание по исполнению документа или формулировка цели рассмотрения документа), при необходимости — срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции:

Фамилия И.О.

Прошу подготовить предложения к 10.11.2021

Подпись  Дата

Срок исполнения поручения не должен указываться, если он назван в тексте поступившего документа и руководитель не считает необходимым изменить его в сторону сокращения или является типовым для данного вида документа.

При указании нескольких исполнителей фамилия ответственного исполнителя указывается первой, подчеркивается или обозначается словом «отв.» («ответственный»).

2.43. Отметка о контроле свидетельствует, о постановке документа на контроль, проставляется штампом «Контроль» на верхнем поле документа.

2.44. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова «В дело», индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

Например:

В дело № 01-18 за 2020 г.

Зав. отдела финансов.

Подпись                                              Дата.

Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

1. Подготовка и оформление отдельных видов документов

3.1. Локальные нормативные акты (далее — ЛНА) организации издаются в виде правил, положений, инструкций, и т.д. ЛНА приобретают юридическую силу после их утверждения распорядительным документом (приказом) или непосредственно руководителем организации или иным уполномоченным им лицом.

3.2. ЛНА могут быть:

постоянно действующими, (без ограничения срока их применения); временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события).

3.3. Основанием для издания ЛНА являются:

законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной власти); законодательные акты Костромской области, нормативные правовые акты органов государственной власти, Администрации Кадыйского муниципального района Костромской области; ранее изданные в организации ЛНА и/или распорядительные документы.

3.4. ЛНА издаются в целях:

установления норм, требований, правил в отношении предмета нормативного регулирования, ранее не являвшемся предметом регулирования в организации; изменения существующих норм, требований, правил, установленных ранее изданными нормативными документами; отмены ранее установленных норм, требований, правил.

3.5. ЛНА разрабатывается в случае, если:

имеется участок работы (вопросы деятельности), нуждающийся в нормативном регулировании; требуется внесение значительного количества изменений в ранее принятый ЛНА; выявлено несколько ЛНА, регулирующих смежные вопросы, которые целесообразно объединить в один документ.

Актуализация ранее принятых ЛНА осуществляется через внесение в них изменений.

3.6. Согласование проектов ЛНА, регулирующих делопроизводство в архивном деле, (инструкции, положения, номенклатуры) осуществляется ЭПК департамента культуры Костромской области .

3.7. ЛНА после согласования ЭПК утверждается постановлением или распоряжением администрации сельского поселения, если одновременно с утверждением нормативного документа необходимо принять меры организационного, финансового, технического, кадрового или иного, а так же если необходимо внести изменения или признать утратившими силу ранее утвержденные ЛНА.

3.8. Изменения в ЛНА и отмена ЛНА оформляются постановлением или распоряжением администрации сельского поселения

3.9. В тексте постановления или распоряжения администрации сельского поселения об утверждении, изменении или отмене, ЛНА используются формулировки:

при утверждении нового ЛНА: «Утвердить (название ЛНА)» или «Утвердить (название ЛНА) и ввести в действие с (дата)».

Например:

1. Утвердить Положение о локальных нормативных актах организации.

или:

Утвердить Штатное расписание на 2021 год и ввести его в действие с 1 января 2021 г. (приложение).

При внесении изменений в ранее утвержденный ЛНА: «Внести изменения в (название ЛНА). Например:

Внести следующие изменения в Штатное расписание на 2021 год, утвержденное распоряжением «наименование организации» от 25 декабря 2020 г.

При отмене ранее утвержденного ЛНА: «Признать утратившим силу (название ЛНА), утвержденное…».

Например:

Признать утратившим силу Положение о ненормированном рабочем дне, утвержденное распоряжением  «Наименование организации» от 15 февраля 2021 г. № 22.

3.10. Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организации, наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое, гриф утверждения, место издания документа.

Если проект ЛНА является многостраничным и к нему оформляется титульный лист, указанные выше реквизиты размещаются на титульном листе.

3.11. Информация справочного характера (графики, схемы, таблицы, формы документов) оформляется в виде приложений к ЛНА.

На приложениях к ЛНА оформляется реквизит «отметка о приложении».

3.12. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в документе которым утвержден ЛНА, или с даты, утверждения ЛНА.

3.13. Распорядительные документы организации издаются в форме постановлений или распоряжений.

Постановления или распоряжения  издаются в целях оформления решений:

нормативного характера (если приказом утверждается ЛНА или принимается решение организационного характера, например, распоряжение об утверждении структуры и штатной численности организации);

организационного, административного, в том числе оперативного характера по вопросам основной деятельности организации.

3.14. Проекты распоряжений  по основной деятельности готовят специалисты организации на основании поручений руководителя либо в инициативном порядке. Ответственность за качественную подготовку проекта постановлений (распоряжений), согласование и правильное оформление проекта несет специалист, который готовит проект постановлений (распоряжений) и представляет его на подпись.

3.15. Контроль за правильностью оформления проектов постановлений (распоряжений) осуществляет глава администрации сельского поселения.

3.16. Постановления и распоряжения, издаваемые в организации, не должны противоречить законодательству Российской Федерации, НПА Костромской области и Кадыйского муниципального района, Уставу администрации Столпинского сельского поселения, локальным нормативным актам сельского поселения  и ранее изданным НПА.

3.17. Постановления и распоряжения  по основной деятельности издаются во исполнение нормативных правовых актов органов государственной власти и вышестоящих организаций; в целях осуществления управленческой деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

3.18. Постановления и распоряжения по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и в дальнейшем исключали необходимость корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего документа.

3.19. Постановления и распоряжения организации оформляются на бланке постановлений (распоряжений) (Приложение №1 №2)  использованием следующих реквизитов: дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись. Дата и регистрационный номер постановления (распоряжения) проставляются после подписания документа  руководителем  организации.

3.20. Заголовок к постановлению (распоряжению) печатается через один межстрочный интервал под реквизитами бланка слева от границы левого поля. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок к приказу формулируется с предлогом «о» («об»), кратко и точно отражая содержание текста постановления (распоряжения). Например:

Об утверждении Инструкции по делопроизводству; О создании экспертной комиссии.

3.21. Текст постановления и распоряжения состоит из двух частей: обоснования (преамбулы) и распорядительной части. В обосновании указывается основание, причина или цель издания документа. Например:

В соответствии с приказом Министерства связи и массовых коммуникаций от 25 декабря 2014 г. № 1494 «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»

В целях организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, образующихся в деятельности организации, и отбору их для передачи на хранение в архив организации и к уничтожению

3.22. Распорядительная часть постановления начинается словом «постановляет», которое печатается строчными буквами вразрядку. Распорядительная часть может содержать:

решения организационного характера (утвердить, создать, преобразовать, ликвидировать, признать утратившим силу);

конкретные поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков их выполнения.

3.23. Каждое решение (поручение) оформляется в распоряжении как отдельный пункт. Пункты постановления (распоряжения) располагаются в логико-временной последовательности и нумеруются арабскими цифрами. Если поручение дается конкретному специалисту указывается фамилия и инициалы специалиста организации в именительном падеже.

Например:

Главному специалисту сельского поселения (Фамилия ИО.) подготовить и представить на рассмотрение и утверждение план работы на 2022 год в срок до 30.11.2021.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, Не допускается употреблять неконкретные выражения типа «усилить», «ускорить», «обеспечить в кратчайшие сроки».

Если одному исполнителю необходимо поручить несколько разных заданий с одним сроком выполнения, ответственный исполнитель и срок исполнения указываются один раз в основном пункте, а поручения выделяются в отдельные подпункты. Если у поручений разные сроки исполнения, сроки указываются не в основном пункте, а в каждом подпункте.

Срок исполнения должен быть реальным, соответствовать объему предполагаемых работ. При установлении срока следует учитывать время доведения документа до конкретного исполнителя.

Срок исполнения в пунктах распорядительной части Постановления и распоряжения не указывается в случаях, если действия носят регулярный характер их выполнение, предписывается на весь период действия приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.

Ответственный исполнитель указывается первым.

Если постановление и распоряжение отменяет полностью или частично ранее изданные документы по тому же вопросу, то в предпоследнем пункте приказа необходимо их перечислить с указанием наименования документа, его даты, номера, заголовка.

Например:

Признать утратившим силу постановление организации от 5 августа 2019 г. № 175 «Об утверждении Экспертной комиссии организации».

Последний пункт постановления или распоряжения — пункт о контроле, в нем указываются должность лица, ответственного за исполнение документа в целом, его фамилия и инициалы.

Например:

Контроль за исполнением постановления или распоряжения возлагается на   ведущего специалиста сельского поселения     Фамилия ИО.

В отдельных случаях руководитель организации может оставить контроль за собой:

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

3.24. Не включается в текст пункт «Постановление довести до сведения Подразделения и должностные лица, до сведения которых необходимо довести постановление или распоряжение, перечисляются в указателе (листе, списке) рассылки, который готовится исполнителем и может оформляться на оборотной стороне последнего листа приказа.

3.25. В постановлениях не допускается:

изменение ранее установленных сроков выполнения заданий в сторону их увеличения; применение произвольных сокращений или искажение наименований структурных подразделений организаций, подведомственных организаций исполнителей; применение произвольных (не общепринятых) технических и других терминов, сокращенных слов и наименований.

3.26. При наличии приложений в тексте постановления или распоряжения в соответствующих пунктах распорядительной части даются отсылки: (приложение)

1); (приложение № 2); . . . «согласно приложению», на приложении оформляется отметка о приложении:

Приложение №1                                   

к Постановлению

«Наименование организации»          

От 12.11.2021 № 215

Издание вместе с постановлением или распоряжением приложений, не упомянутых в тексте документа, не допускается.

Если документ, утвержденный постановлением или распоряжением, впоследствии действует в виде самостоятельного документа, на первом листе документа в верхнем правом углу проставляется гриф утверждения (при необходимости, — с указанием номера приложения),

Например:

Инструкция  

УТВЕРЖДЕНА  Постановлением

Администрации Столпинского сельского поселения

от 22.12.2021 № 58

3.27. Распоряжения оформляются по тем же правилам, что и Постановления, за исключением того, что в конце преамбулы ставится двоеточие, после чего следуют пункты распорядительной части.

Например:

В целях исполнения распоряжения «Наименование организации» от 22 июня 2021 г. «Об организации и проведении конкурса «Лучшее сельское подворье 2021 года»:

1. Руководителям управлений, отделов и лабораторий в срок до 10 июля 2021 г. представить свои предложения о кандидатурах секретарей и делопроизводителей для участия в конкурсе.

3.28. Распоряжения могут не иметь преамбулы.

3.29. До представления на подпись проект распоряжения  согласовывается с заинтересованными лицами.

3.30. Распоряжение подписывает руководитель организации или лицо, исполняющее его обязанности.

Распоряжение подписывается руководителем и/или иными уполномоченными им лицами.

3.31. Копии распоряжений рассылаются в соответствии с указателем (листом, списком) рассылки.

Электронная копия распоряжения размещается в соответствующей базе данных СЭД или на корпоративном портале организации в сети «Интернет».

3.32. При оформлении постановления или распоряжения, издаваемого совместно с другой организацией:

бланк не используется; наименования организаций печатаются на одном уровне; наименование вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ) располагается по центру;

датой совместного распоряжения  является дата проставления последней подписи на документе;

-регистрационный номер совместного распоряжения состоит из регистрационных номеров, присвоенных каждой из организаций и проставляемых через косую черту в порядке указания организаций — авторов документа;

текст совместного распоряжение излагается от первого лица множественного числа («приказываем»); подписи руководителей организаций располагаются на одном уровне слева и справа.

3.33. Деятельность по совместной выработке решений на заседаниях советов, комиссий, совещаниях оформляется протоколами.

Протокол составляется на основании диктофонных (рукописных) записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений).

Протокол оформляется в течение одного-трех дней после проведения заседания, если сроки его подготовки не оговорены особо.

3.34. Реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, дата и место заседания, регистрационный номер протокола, текст, подписи.

3.35. Заголовок к тексту протокола отвечает на вопрос «чего?» и содержит указание подразделения или органа, деятельность которого протоколируется. Например:

протокол заседания аттестационной комиссии, протокол заседания Совета депутатов сельского поселения.

Датой протокола является дата заседания. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире — дата окончания: 12-13 мая 2021 г.

3.36. Текст протокола должен состоять из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола указываются фамилии председателя (председательствующего); секретаря; фамилии участников, присутствующих на заседании; лиц, приглашенных на заседание; повестка дня.

Если количество присутствующих на заседании превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола.

Например:

Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).

Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их обсуждения с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «о» («об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.

В основной части протокола фиксируется ход заседания.

3.37. Полный протокол содержит запись того, что происходило во время заседания, включая вопросы к докладчику, ответы на них, выступления в ходе обсуждения вопроса, результаты голосования по вопросу и принятые решения.

Краткие протоколы ведутся при рассмотрении вопросов оперативного характера. В кратком протоколе фиксируется тема обсуждения, фамилия докладчика по вопросу и принятые решения.

3.38. Основная часть полного протокола состоит из разделов, посвященных вопросам повестки дня. Ход рассмотрения каждого вопроса записывается в последовательности: СЛУШАЛИ — ВЫСТУПИЛИ — РЕШИЛИ.

Постановление (решение) в тексте протокола вносится полностью в той формулировке, которая была принята на заседании; при необходимости приводятся итоги голосования: «За —, против —, воздержалось — »

3.39. Протокол заседания подписывается председателем (председательствующим) и секретарем заседания, если иное не установлено

3.40.При необходимости копии протоколов или выписки из протоколов рассылаются заинтересованным лицам почтой или в электронном виде в соответствии с указателем рассылки.

выписке из протокола должны воспроизводиться все реквизиты заголовочной части протокола, вводная часть, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение.

3.41. Деловое (служебное) письмо готовится на бланке письма. При составлении писем оформляются реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, в необходимых случаях отметка о приложении.

3.42. Если письмо является ответом на поступивший запрос или просьбу, заполняется реквизит «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма».

Наименование вида документа («письмо») и разновидность письма (например, «просьба», «информационное», «сопроводительное», «запрос», «напоминание») в деловых (служебных) письмах не указываются.

Если письмо направляется адресату по электронной почте или по факсу без досылки по почте, вместо почтового адреса указывается адрес электронной почты или номер телефона-факса.

3.43. Деловое (служебное) письмо должно быть посвящено одному вопросу. Если необходимо обратиться в организацию одновременно по нескольким вопросам, рекомендуется составить отдельное письмо по каждому из них.

Письмо может касаться нескольких вопросов, если они взаимосвязаны.

3.44. В одном письме не должно быть более четырех адресатов, при этом основной адресат указывается первым, остальным адресатам письмо направляется для сведения.

При необходимости направить письмо большему количеству адресатов, готовится список рассылки, и письма рассылаются по списку.

3.45. При составлении деловых писем используется вступительное обращение,

заключительная этикетная фраза.

3.46. Текст письма излагается:

от 1-го лица множественного числа («просим…», «предлагаем…», «напоминаем…»;

от 3-го лица единственного числа («предприятие считает возможным», «администрация не располагает возможностью …»); от 1-го лица единственного числа («прошу…», «предлагаю…»), если письмо оформляется на должностном бланке.

3.47. Если проект делового (служебного) письма направляется адресату по почте, проект готовится в двух экземплярах: один экземпляр оформляется на бланке, второй экземпляр, предназначенный для визирования) на стандартных листах бумаги.

Деловое (служебное) письмо до представления на подпись должно быть согласовано (завизировано) со всеми заинтересованными лицами.

3.48. Деловое (служебное) письмо подписывается руководителем организации или иным уполномоченным им лицом. Подписанное деловое (служебное) письмо подлежит регистрации и отправке.

Не допускается отправлять адресатам письма, не имеющие даты и регистрационного номера.

3.49. После подписания письма и его регистрации экземпляр письма с визами заинтересованных лиц помещается в дело.

3.50. Акты составляются на основе утвержденных органами власти унифицированных форм или в свободной форме в целях подтверждения фактов, связанных с деятельностью организации. Акты, касающиеся архивного дела, составлять согласно требованиям Правил.

3.51. При составлении актов используются реквизиты: наименование организации; наименование вида документа; дата документа; регистрационный номер документа; место составления или издания документа; заголовок к тексту; подпись.

3.52. Датой акта является дата составления акта и подписания его составителями. Если формой акта предусмотрено его утверждение руководителем организации или иным уполномоченным должностным лицом, датой акта является дата его утверждения.

3.53. В вводной части акта в именительном падеже указываются:

основание составления акта (локальный нормативный акт;

распорядительный документ организации (приказ, распоряжение); факт или событие, послужившее основанием для составления акта); составители акта (перечисляются после слова «Составлен» с указанием должностей, наименований организаций, если составители являются представителями другой организации, фамилий и инициалов).

Если акт составлен комиссией, первой указывается фамилия председателя комиссии, затем членов комиссии в алфавитном порядке.

3.54. В тексте акта излагаются цели и задачи составления акта, сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, ее результаты. При необходимости акт может содержать выводы и рекомендации.

В заключительной части акта указываются количество подготовленных экземпляров акта и местонахождение каждого экземпляра. Количество экземпляров акта определяется количеством сторон, заинтересованных в его составлении, или нормативными требованиями, регламентирующими составление актов конкретной разновидности.

3.55. Экземпляры акта подписываются всеми членами комиссии (если акт составлялся комиссией) или составителями и, при необходимости, присутствовавшими лицами. При подписании акта председателем и членами комиссии наименования их должностей не указываются.

Особое мнение составителя акта излагается на отдельном листе, подписывается и прилагается к акту.

3.56. Если законодательством Российской Федерации предусмотрено ознакомление с содержанием акта лиц, упомянутых в акте, под подпись, на последней странице акта проставляется ознакомительная виза «С актом ознакомлен(ы)», при этом указываются наименования должностей, личные подписи, расшифровки подписей, даты ознакомления. Лица, которые знакомятся с содержанием акта, имеют право не согласиться с содержанием акта в целом или его отдельными положениями, что должно быть зафиксировано при ознакомлении с актом.

3.57.Докладная (служебная) записка используется для оперативного информационного обмена между структурными подразделениями и руководством.

3.58. Обязательными реквизитами докладной (служебной) записки являются:

наименование структурного подразделения, наименование вида документа (докладная записка, служебная записка), дата, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись.

3.59. При адресации докладных (служебных) записок указываются в дательном падеже должность лица, которому адресован документ, фамилия и инициалы.

Например:

Главе администрации Кадыйского муниципального района

Костромской области

Фамилия И.О.

3.60. Текст докладной (служебной) записки, в зависимости от сложности содержания и приводимой аргументации, состоит из одной, двух или трех частей:

в первой части излагаются причины, факты или события, послужившие поводом для составления документа;

во второй части дается анализ сложившейся ситуации, возможные варианты

решения;

в третьей части излагаются выводы.

3.61. Деловые письма оформляются на бланке письма организации с реквизитами.

3.62. После подписания письма руководителем или иным уполномоченным им лицом:

экземпляр письма, оформленный на бланке, подписанный руководителем и зарегистрированный в журнале регистрации, направляется адресату;

копия письма с визой исполнителя и экземпляр письма, составленный на русском языке, с визами заинтересованных лиц помещаются в дело.

При необходимости могут оформляться реквизиты «ссылка на регистрационный номер и дату поступившего письма» и «заголовок к тексту». На копии письма, помещаемой в дело, дополнительно проставляется отметка об исполнителе.

1. Согласование проектов документов.

Подписание (утверждение) проектов документов

4.1. Согласование проекта документа проводится до его подписания руководителем в целях оценки соответствия проекта законодательству Российской Федерации, локальным нормативным актам организации, качества и эффективности предлагаемого решения.

Согласование проекта документа организуется непосредственным исполнителем (составителем) и проводится в пределах установленного срока исполнения.

4.2. Согласование проектов документов с работниками организации и/или другими организациями организует исполнитель после согласования в рабочем порядке проекта документа с руководителем организации в соответствии с Инструкцией или иными локальными нормативными актами, регулирующими процесс согласования (визирования) проектов документов.

4.3. Проекты документов согласуются:

непосредственным исполнителем и руководителем организации; соисполнителями(при их наличии);

главой сельского поселения;

Проекты документов, реализация которых требует финансовых затрат, согласовываются с финансовым отделом Администрации Кадыйского муниципального района Костромской области

4.4. Внешнее согласование проекта документа осуществляется посредством направления проекта в другую организацию с сопроводительным письмом, в котором указывается срок согласования. Если организации, согласующие проект документа, являются участниками одной СЭД согласование может быть проведено в СЭД без направления сопроводительного письма и одновременно с внутренним согласованием.

4.5. Сроки согласования документов устанавливаются индивидуальной инструкцией по делопроизводству и/или иными локальными нормативными актами в зависимости от вида документа и объема документа, включая приложения к нему.

Сроки согласования документов составляют; проекты деловых (служебных) писем — 1-3 рабочих дня; проекты приказов без приложений — 1-3 рабочих дня; проекты приказов с приложениями справочного характера — 3-5 рабочих дней; проекты приказов с приложением локальных нормативных актов в зависимости от их объема (не более 50 страниц) — 5-10 рабочих дней; проекты локальных нормативных актов, утверждаемых непосредственно подписью руководителя (не более 50 страниц) — 5-10 рабочих дней; проекты протоколов заседаний (совещаний) при необходимости их согласования, в зависимости от объема документа — 1-3 рабочих дня.

Сроки согласования проектов документов, направляемых на внешнее согласование не должны составлять более 30 календарных дней.

В конкретных случаях в зависимости от содержания и назначения документа срок согласования может быть сокращен или увеличен.

4.6. Оформление результатов согласования ЛНА и распорядительных документов осуществляется в виде виз, проставляемых заинтересованными лицами на последнем листе проекта документа (на его лицевой или оборотной стороне) или на отдельном листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа. При согласовании деловых (служебных) писем визы проставляются на копии письма (визовой экземпляр), который после подписания подлинника письма и его регистрации помещается в дело, или на обороте подлинника письма, если письмо направляется адресату по факсу или электронной почте. Этот же экземпляр письма после отправки адресату (по факсу или электронной почте в виде электронной копии) помещается в дело. Проекты протоколов визируются лицами, выступавшими на заседании (совещании) путем проставления визы на левом поле документа напротив записи выступления соответствующего работника.

4.7. При согласовании проектов внутренних документов, созданных на бумажном носителе, визы проставляются непосредственно на проекте документа.

4.8. При внешнем согласовании, полученном письмом, или согласовании проекта документа коллегиальным (совещательным) органом с фиксацией решения

В согласовании в протоколе заседания исполнитель оформляет на проекте документа или в листе согласования гриф согласования. Письма о согласовании (выписка из протокола) прилагаются к проекту документа.

4.9. В ходе согласования проекта документа работник, согласующий документ, принимает одно из следующих решений:

согласовать проект документа без замечаний;

согласовать проект документа с замечаниями;

отклонить проект документа;

указать, что не имеет отношения к проекту документа (рассмотрение вопроса, по которому принимается решение, не входит в обязанности работника).

Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту. Если проект документа согласован с замечаниями, это означает, что замечания носят редакционный характер, и после их принятия исполнителем проект не требует повторного согласования.

Проект документа отклоняется лицом, согласующим документ, в случаях: наличия существенных замечаний по проекту документа; несогласия с проектом документа.

4.10. Несогласованный проект документа требует доработки по высказанным замечаниям, переоформления и повторного согласования.

4.11. Если при доработке проекта документа исполнитель принимает решение не учитывать замечание (замечания) лица (лиц), участвовавших в согласовании, исполнителем готовится реестр неучтенных замечаний, который вместе с проектом документа представляется главе сельского поселения или иному уполномоченному им должностному лицу, подписывающему (утверждающему) документ. Реестр неучтенных замечаний подписывается руководителем организации — исполнителя.

4.12. Решение о том, принимать или не принимать неучтенные замечания принимает Глава сельского поселения.

В случае если глава сельского поселения принимает решение о необходимости учесть замечания, отклоненные исполнителем, исполнитель дорабатывает проект документа в соответствии с высказанными замечаниями.

Если Глава сельского поселения соглашается с мнением исполнителя, он подписывает (утверждает) документ.

4.13. Документы, издаваемые от имени организации, подписываются руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом, временно исполняющим его обязанности.

4.14. Отдельные виды внутренних документов (служебные, объяснительные записки) на имя начальника организации подписываются исполнителем (составителем), если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.

4.15. Документы, направляемые в подведомственные и сторонние организации, в органы местного самоуправления, в высшие органы государственной власти, на имя первых руководителей республиканских и федеральных органов исполнительной власти подписываются руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности.

4.16. Документ подписывается двумя или более лицами, если за содержание документа несут ответственность несколько работников (документы, подготовленные рабочей группой, комиссией).

4.17. Подписывается, как правило, один экземпляр документа. Совместный документ подписывается в количестве, соответствующем количеству организаций, создавших документ.

При направлении письма или внутреннего информационно-справочного документа нескольким адресатам (не более четырех) подписывается каждый отправляемый экземпляр документа.

4.18. Утверждение документа производится:

непосредственно руководителем — проставлением собственноручной подписи в графе утверждения; постановлением (распоряжением) организации.

4.19. Утверждаются правила, положения, инструкции, регламенты, некоторые виды актов, планы, программы и другие документы, устанавливающие нормы и/или рассчитанные на длительное применение

4.20. Подпись руководителя организации или иного уполномоченного им лица на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, а также на копиях документов и выписках из документов заверяется печатью.

1. Организация документооборота

5.1. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем).

5.2. Цель организации документооборота — обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени.

5.3. В документообороте организации выделяются документопотоки:

входящие (поступающие) документы;

исходящие (отправляемые) документы;

внутренние документы.

В составе входящих и исходящих документов выделяются: документы органов государственной власти, органов местного самоуправления; документы из государственных и негосударственных организаций; запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Областной Думы и органов местного самоуправления; обращения граждан; документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

5.4. Доставка и отправка документов в организации осуществляются средствами почтовой связи, нарочными и электронной почтой.

5.5. В организацию доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.

5.6. Прием документов осуществляется специалистами организации.

5.7. Все поступившие в организацию документы подлежат первичной обработке, включающей:

проверку правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и графами ограничения доступа к документу);

проверку целостности входящих документов, включая приложения;

уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;

В проставление отметки о поступлении документа в организацию (регистрация в журнале поступления входящих документов).

5.8. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается главе администрации сельского поселения.

5.9. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении документа, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый двумя работниками организации.

Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передается на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю.

5.10. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:

если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;

если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;

при большом расхождении между датами подписания и получения документов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.

5.11. Конверты (пакеты), имеющие отметку «Лично», грифы ограничения доступа к документам, содержащим сведения конфиденциального характера, не вскрываются и передаются:

с отметкой «Лично»— непосредственно адресату;

с грифами ограничения доступа – руководителю организации.

5.12. Входящие электронные документы, поступившие от других организаций по электронной почте или по телекоммуникационным каналам принимаются специалистами организации. Первичная обработка таких документов должна соответствовать технологии работы с входящими документами.

5.13. Регистрация входящих документов осуществляется в день их поступления или на следующий рабочий день при поступлении документов в конце рабочего дня или в нерабочее время.

Регистрация обращений граждан осуществляется в день поступления обращения.

5.14. Сведения о поступившем документе вносятся журнал регистрации входящих документов. В случае поступления обращений физических или юридических лиц (запросы) в бумажном варианте, сведения о поступившем запросе вносятся в журнал регистрации обращений. В случае поступления электронных обращений, электронное обращение и приложения к ним распечатываются на бумажный носитель. Сведения о поступившем электронном обращении вносится в электронную регистрационно-учетную форму (журнал учета поступивших электронных обращений).

Последующая организация работы с распечатанными электронными обращениями производится как с документами на бумажном носителе с присвоением регистрационного номера,

документам, не подлежащим регистрации, относятся документы, не требующие исполнения и не содержащие информации, используемой в справочных целях.

Регистрационный номер входящего документа состоит из порядкового номера документа в пределах календарного года, который может быть дополнен цифровыми или буквенно-цифровыми кодами (индексами) по используемым классификаторам

5.15. На всех зарегистрированных документах, за исключением документов, поступивших в форме электронных документов, проставляются отметки о поступлении документа в организацию. В отметке о поступлении документа фиксируются дата поступления (при необходимости время поступления в часах и минутах) и входящий регистрационный номер документа.

5.16. Корреспонденция на иностранных языках, адресованная руководству организации, после регистрации передается в соответствующую организацию для перевода и последующей передачи на рассмотрение руководства.

5.17. Рассмотрение документов руководителем организации осуществляется в день передачи документов руководителю или на следующий рабочий день, если документы переданы в конце рабочего дня.

Документы, требующие срочного рассмотрения, а также телеграммы и телефонограммы рассматриваются руководителем незамедлительно.

5.18. Результаты рассмотрения документов руководителем  организации, оформляются в виде резолюции.

5.19.При бумажном документообороте подлинники входящих документов передаются ответственному исполнителю — специалисту организации.

5.20.Исходящие документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или лицом, временно исполняющим его обязанности, регистрируются.

5.21. Регистрация исходящих документов осуществляется в день подписания или на следующий рабочий день, если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время.

5.22. Перед регистрацией исходящих документов ответственный исполнитель проверяет правильность оформления документов (в том числе наличие подписей, виз, правильность написания адресов), а также указанных в исходящих документах приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, наличие отметки об исполнителе.

5.23. Регистрационный номер исходящего документа должен состоять из кодов (индексов) в соответствии с применяемыми классификаторами и порядкового номера документа в пределах календарного года.

Дата регистрации и регистрационный номер проставляются на отправляемом документе, а также на копии исходящего документа, остающейся в деле.

5.24. Исходящий документ, подписанный руководителем организации, передается на отправку, копия документа или второй экземпляр документа на бумажном носителе с визами помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел.

В зависимости от содержания и срочности документы, отправляемые из организации, доставляются адресатам на руки или средствами почтовой связи, а также передаются по электронной почте и информационно-телекоммуникационным каналам связи.

5.25. Обработка корреспонденции для отправки почтовой связью осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи

5.26. Документы, не имеющие адресной части, принимаются на отправку с сопроводительными письмами.

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются исполнителю.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания и регистрации или на следующий рабочий день.

5.27.Досылка или замена ранее отправленного документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ.

5.28.Правильно оформленные распоряжения по основной деятельности и по личному составу передаются на подпись руководителю  организации. Подписанные распоряжения регистрируются  в журналах регистрации с присвоением порядкового номера в пределах календарного года. Порядковый номер распоряжения может дополняться буквенным или цифровым индексом, обозначающим принадлежность документа соответствующей группе документов.

5.29.Подлинники распоряжений по месту их регистрации формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации.

Копии распоряжений, рассылаемые на бумажном носителе, заверяются.

5.30.Протоколы заседаний, совещаний, проводимых руководителем организации, регистрируются в журнале регистрации.

5.31. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года. Подлинники протоколов по месту их регистрации формируются в дела по номенклатуре дел организации.

1. Контроль исполнения документов (поручений)

6.1. Контроль исполнения документов (поручений) ведется в целях их своевременного и качественного исполнения.

6.2. Контроль исполнения документов (поручений) ведется

руководителем организации — исполнения документов (поручений) по существу;

6.3. Распорядительные документы, протоколы заседаний (совещаний), содержащие поручения с конкретными сроками исполнения, ставятся на контроль по каждому поручению отдельно с отметкой «контроль».

6.4. Контроль сроков исполнения документов (поручений) включает в себя: постановку документов (поручений) на контроль; проверку своевременности доведения документов (поручений) до исполнителей; предварительную проверку и регулирование хода исполнения документов (поручений); снятие с контроля документов (поручений); учет, обобщение и анализ результатов хода исполнения документов (поручений).

6.5. Сроки исполнения документов (поручений) исчисляются в календарных днях.

Если последний день срока исполнения документа (поручения) приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению в ближайший следующий за ним рабочий день.

Сроки исполнения документов (поручений) устанавливаются руководителем организации, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации.

6.6. Документы (поручения) подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения — в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения;

имеющие в тексте пометку: «весьма срочно» — в течение одного дня, «срочно» в трёхдневный срок, «оперативно» — в 10-дневный срок, остальные — в срок не более 30 дней; по парламентским запросам — не позднее чем через 15 дней со дня получения; — по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы, Советов муниципальных образований (депутатскому запросу) не позднее чем через 30 дней со дня получения; по обращениям физических и юридических лиц— 30 дней со дня регистрации обращения.

6.7. Приостановить исполнение контрольного документа (поручения), а также отменить его может руководитель, подписавший документ или давший поручение (указание).

6.8. Если срок исполнения документа (поручения) превышает один месяц, в целях обеспечения своевременного исполнения документа (поручения) проводится предварительный контроль и напоминания исполнителям о приближении сроков исполнения документов (поручений).

6.9. Предварительный контроль осуществляется в следующем порядке: документов (поручений) последующих лет — не реже одного раза в год; документов (поручений) последующих месяцев текущего года — не реже одного раза в месяц; документов (поручений) текущего месяца — за 5 дней до истечения срока исполнения.

6.10. При необходимости изменения срока исполнения документа (поручения) ответственный исполнитель обязан представить на имя руководителя, давшего поручение, обоснование (служебную записку) о продлении срока с указанием причин продления и даты исполнения.

Обоснование продления срока исполнения документа (поручения) должно быть направлено соответствующему руководителю не позднее, чем по истечении двух третьих срока исполнения документа (поручения).

6.11. Документ (поручение) считается исполненным, если приняты решения по поставленным вопросам, подготовлены соответствующие документы, направлена справка об исполнении в соответствующие органы власти (организации) или дан ответ по существу заинтересованным лицам.

Решение об исполнении документа (поручения) принимает руководитель, поставивший документ (поручение) на контроль. На исполненном документе проставляется отметка о направлении документа в дело согласно номенклатуре дел в регистрационно-учетную форму, используемую для контроля исполнения.

6.12. Документы (поручения), не снятые с контроля, а также документы (поручения), срок исполнения которых не продлен, считаются неисполненными.

6.13. Руководитель организации анализирует состояние и результаты исполнения документов (поручений) и состояние исполнительской дисциплины:

в порядке предварительного контроля напоминает специалисту, которому поручено исполнение документа (поручения) о сроках исполнения, которые истекают, за 3-5 дней до окончания срока исполнения документа (поручения).

1. Организация работы исполнителя с документами

7.1. Специалист (исполнитель) получает документы на исполнение в день их рассмотрения или на следующий рабочий день в соответствии с резолюциями руководителя. Срочные документы передаются исполнителю незамедлительно.

7.2. Если документ, поступивший на исполнение, не имеет отношения к компетенции, руководитель организации в тот же день или на следующий рабочий день возвращает его специалистам для решения вопроса о перенаправлении его на исполнение другому адресату (в случае, если его местонахождение известно) с уведомлением автора документа о перенаправлении документа. В случае, если местонахождение адресата неизвестно, специалист направляет автору документа письменный ответ о невозможности исполнения документа с указанием причины.

7.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и анализ необходимой информации; подготовку проекта документа и его оформление; согласование проекта документа с заинтересованными лицами;  доработку проекта документа по замечаниям, полученным в ходе согласования и, при необходимости,( повторное согласование); подготовку списка (указателя) рассылки документа, если документ адресован группе организаций; представление проекта документа на подпись (утверждение) руководству; подготовку документа к отправке и передачу копии документа в дело.

7.4. При направлении документа нескольким исполнителям ответственным за подготовку проекта документа является исполнитель, указанный в резолюции первым или обозначенный в резолюции как ответственный исполнитель.

7.5. Ответственный исполнитель имеет право давать поручения остальным исполнителям, проводить рабочие совещания для выработки совместного решения. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение поручения и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок). Исполнители не имеют права представлять проекты документов руководителю, давшему поручение, минуя ответственного исполнителя.

7.6. В случае отсутствия исполнителя (командировка, отпуск, болезнь) документ по указанию руководителя передается другому специалисту.

7.7. При увольнении или переходе на другой участок работы сотрудник обязан сдать документы и дела руководителю или по его указанию вновь назначенному сотруднику (в случае необходимости), по акту приема-передачи, в котором указываются виды дел (заголовки дел) и их количество и который подписывается работником, передавшим документы, и работником, принявшим документы).

7.8. Результатом исполнения документа является проект документа, подготовленный исполнителем.

Проект документа со всеми необходимыми приложениями, напечатанный и оформленный в соответствии с правилами Инструкции, исполнитель согласовывает заинтересованными лицами и, при необходимости, с другими организациями.

 Документы, предназначенные для отправки, оформляются на бланке Архива установленной формы. Для отправки документов, не имеющих адресной части, составляется сопроводительное письмо.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, определяет количество экземпляров документа и после регистрации обеспечивает изготовление необходимого количества копий.

7.9. Исполнитель (ответственный исполнитель) организует согласование (визирование) проекта документа со всеми заинтересованными лицами и проводит доработку проекта по замечаниям в соответствии с Инструкцией.

7.10. После доработки и повторного визирования (согласования) проект документа передается на подписание (утверждение). До представления на подпись исполнитель проверяет правильность оформления документа, правильность оформления адресата, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости справок, пояснительных записок, разъясняющих содержание подготовленных документов, листа (указателя) рассылки.

7.11. Подписанный документ исполнитель в соответствии с порядком, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству, передает для регистрации и отправки и (или )включения в дело.

В соответствии с номенклатурой дел исполнитель определяет индекс дела, в которое должен быть включен документ.

7.12. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия исполнения документа (поручения), делать пометки на документе о времени его поступления, о датах промежуточного контроля, телефонных и письменных запросах, о дате и результате окончательного исполнения.

7.13. Исполнитель не имеет права разглашать содержание поступивших к нему документов и подготовленных проектов служебных документов, с ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие отношение к их исполнению.

1. Формирование документального фонда

8.1. Оперативное хранение документов организации до передачи их на муниципальное хранение или уничтожение осуществляется в организации.

8.2. В целях хранения, поиска и использования документы на бумажном носителе формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Номенклатура дел закрепляет классификацию (группировку) исполненных документов в дела (электронные дела), систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения и является основным учетным документом.

Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

8.3. Номенклатура дел организации составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации, включая документы, поступающие из других организаций.

8.4. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом, штатным расписанием, планами и отчетами о работе организации, номенклатурой дел за прошедший год, локальными нормативными актами организации, содержащими сведения о документах, образующихся в деятельности организации, типовыми и примерными номенклатурами дел (при их наличии), типовым перечнем документов с указанием сроков их хранения.

8.5. В номенклатуру дел включаются все документы, отражающие деятельность организации постоянно или временно действующих органов (комиссий), в том числе документы ограниченного доступа, регистрационные и учетные журналы и картотеки, в необходимых случаях — копии документов.

Документы, созданные в электронной форме, включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и документы на бумажном носителе.

Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.

8.6. Номенклатура дел организации составляется специалистом, ответственным за архив, по форме, установленной Правилами хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления, организациях (далее — Правила хранения).

Номенклатура дел составляется в последнем квартале текущего года на предстоящий календарный год

8.7. Номенклатура дел согласовывается экспертной комиссией организации и экспертно-проверочной комиссией департамента культуры Костромской области, после чего утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1-го января предстоящего календарного года.

8.8. Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, перепечатывается, утверждается и вводится в действие с 1 января предстоящего календарного года.

8.9. Первый экземпляр утвержденной номенклатуры дел является документом постоянного хранения, второй — используется в качестве рабочего экземпляра, третий передается в отдел по делам архивов Кадыйского муниципального района в качестве учетного документа.

8.10. Номенклатура дел организации строится по функциональной схеме (названиями разделов номенклатуры дел являются направления деятельности организации) или структурно-функциональной схеме (названиями разделов номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации.

8.11. Все заголовки дел, включенные в номенклатуру дел, индексируются. Индекс дела указывается в графе  номенклатуры дел и состоит из индекса раздела функциональной деятельности Архива и порядкового номера дела в разделе номенклатуры дел. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-05, где:

02- Документационное обеспечение управления и организации архивной деятельности;

05 —порядковый номер дела в разделе номенклатуры дел.

Дела по вопросам, неразрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. Рекомендуется сохранять в номенклатуре дел одинаковые индексы для однородных дел, включенных в разные разделы.

Если в течение года в деятельности организации образуются документы, не предусмотренные номенклатурой дел, заголовки новых дел дополнительно включаются в номенклатуру дел. В каждом разделе номенклатуры дел для вновь заводимых дел предусматриваются резервные номера.

8.12. Заголовок дела (графа 2 номенклатуры дел) должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка»), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в течение года в процессе формирования и оформления дел.

8.13. Порядок расположения заголовков дел внутри номенклатуры дел определяется степенью важности документов, включенных в дела.

В начале номенклатуры располагаются заголовки дел, содержащих учредительные, организационно-правовые и распорядительные документы, затем заголовки дел, содержащих плановые, отчетные, информационно-аналитические документы, документы, отражающие деятельность организации , переписку, в конце раздела регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных.

 В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью решения вопроса, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются названия видов документов, наиболее представленных в деле:

«Документы о проведении совещаний и семинаров (программы, списки, доклады)». Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу (виды документов приложений не перечисляются):

«Документы к протоколам заседаний Научно-технического совета»; «Протоколы производственных совещаний при генеральном директоре и документы к ним».

В заголовках дел, предназначенных для группировки однотипных документов, эта группа документов указывается во множественном числе:

«Протоколы заседаний дирекции».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется:

«Переписка с образовательными учреждениями о повышении квалификации работников».

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не называются, а указывается их видовое название:

«Переписка с федеральными органами исполнительной власти о заключении и исполнении государственных контрактов».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются:

«Переписка о заключении и исполнении государственных контрактов».

заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним:

«Переписка с ООО «Горсвязь» о предоставлении услуг связи».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название:

«Переписка с учреждениями культуры административных округов Москвы».

если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела:

«Переписка с филиалом в Московской области о планировании и отчетности».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты):

«Отчеты структурных подразделений за 2021 год»;

«Статистический отчет о численности, составе и движении кадров за 2020 год (ф. № 27-год)».

При формировании дела из нескольких томов (частей), кроме общего заголовка дела при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание томов (частей) дела.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

8.14. В графе 3 «Срок хранения и № статьи по перечню» указываются сроки хранения дел и номера статей по типовому или ведомственному перечню документов с указанием сроков хранения, федеральному закону или иному нормативному правовому акту.

8.15. В графе 4 «Примечание» проставляются отметки о заведении дел («Заведено»), о переходящих делах (например, «Переходящее с 2016 года»), о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения.

В конце календарного года в итоговую запись номенклатуры дел вносятся сведения о количестве заведенных дел.

8.16. Дела со дня их заведения до передачи в архив организации или до выделения их к уничтожению по истечении срока хранения хранятся по месту их формирования.

Дело считается заведенным с момента включения в него первого исполненного документа.

8.17. При формировании дел на бумажном носителе должны соблюдаться следующие общие правила:

в дело помещаются исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре дел;

приложения помещаются вместе с основными документами;

в дело включаются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы постоянного и временных сроков хранения группируются в дела раздельно; — в дело включается по одному экземпляру каждого документа; —

факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской на общих основаниях;

в дело помещаются документы правильно и полностью оформленные (документы должны иметь дату, подпись и другие необходимые реквизиты);

в дело не включаются документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных); — по объему дело, включающее документы на бумажном носителе, не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: «Т. 1», «Т. 2».

Документы внутри дела располагаются снизу вверх в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями. Документы — основания к распорядительным документам включаются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке и по номерам. Документы к заседаниям (совещаниям) группируются в отдельное дело, как и приложения к протоколам, если они содержат более 25 страниц.

Документы к протоколам, если они сгруппированы в отдельные дела, систематизируются внутри дела по порядку номеров протоколов.

Локальные нормативные акты, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.

Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от распоряжений по личному составу и распоряжений  по административно-хозяйственной деятельности (к административно-хозяйственной деятельности относятся вопросы по соблюдению правил внутреннего распорядка, эксплуатации служебных зданий, транспортному обслуживанию, внутренней связи, обеспечению безопасности организаций).

Распоряжения по личному составу формируются в дела в соответствии со сроками хранения.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Переписка группируется в дела по тематике и/или корреспондентам и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается за документом-просьбой (запросом). При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

8.18. Для обеспечения сохранности, учета документов и дел и организации доступа к ним проводится комплекс работ:

— создание оптимальных условий хранения документов и дел;

— размещение дел;

— проверка наличия и состояния документов и дел;

— соблюдение порядка выдачи дел.

8.19. Дела размещают в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях в шкафах, на стеллажах, чтобы обеспечить их сохранность и защиту от воздействия вредных факторов.

Дела для их учета и быстрого поиска должны располагаться вертикально, корешками наружу и в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел, при необходимости номер тома дела, дату дела. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.

8.20. Проверки наличия и состояния документов и дел в целях установления фактического наличия дел должны проводиться в случаях:

 перед описанием и передачей документов в архив организации или  в отдел по делам архивов Кадыйского района;

при перемещении дел;

при смене руководителя организации;

при реорганизации или ликвидации организации;

Проверка наличия проводится путем сверки статей номенклатуры дел с описанием дел на обложке,  а физическое состояние дел определяется путем  их визуального просмотра. Все обнаруженные недостатки должны фиксироваться в акте проверки наличия и состояния дел.

8.21. В случае выявления отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, принимаются меры по их розыску. Если розыск дел не дает результата, составляется справка о причинах их отсутствия, которая подписывается руководителем организации и предоставляется в отдел по делам архивов Кадыйского района для дальнейшего направления ЭПК департамента культуры Костромской области.

Факт утраты дела (дел) фиксируется в акте, составляемом в двух экземплярах: один экземпляр акта предоставляется в ЭПК департамента культуры Костромской области (через отдел по делам архивов Кадыйского района).

8.22. Экспертиза ценности документов проводится на основе законодательных иных нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих требования к срокам хранения документов, типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения: при составлении номенклатуры и описей дел; при подготовке дел к передаче на муниципальное хранение.

8.23. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов в организации распоряжением руководителя создается экспертная комиссия (далее ЭК).

Задачи, функции, права, организация работы ЭК определяются Положением о ней, которое разрабатывается на основании Примерного положения, утвержденного уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства

8.24. Основными функциями ЭК являются:

-организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения;

-рассмотрение и согласование проекта номенклатуры дел организации, описей дел постоянного и — срока хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

 — участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

8.25. Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно совместно с ЭК организации.

8.26. При проведении экспертизы ценности документов при подготовке дел к передаче в архив организации осуществляется:

— отбор документов постоянного срока хранения для передачи на муниципальное хранение;

— отбор документов временных (до 10 лет включительно) сроков хранения и с пометками «До минования надобности», «До замены новыми», подлежащих дальнейшему хранению; — выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

Одновременно проверяется качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

8.27. Дела постоянного срока хранения подлежат полистному просмотру для выделения из их состава документов временных (до 10 лет) сроков хранения.

8.28. По результатам экспертизы ценности документов в организации проводится оформление дел и составляются описи дел постоянного хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел постоянного хранения, и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК, согласованные ЭК акты предоставляются на согласование ЭПК  департамента культуры Костромской области, после чего акты и описи утверждаются руководителем организации.

8.29. Дела, образовавшиеся в деятельности организации и подлежащие хранению, проходят полное или частичное оформление. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения. Дела временных (до 10 лет) сроков хранения подлежат частичному оформлению.

8.30. Полное оформление дела на бумажном носителе включает:

оформление реквизитов обложки дела по форме;

нумерацию листов в деле;

составление листа-заверителя дела;

составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

подшивку и переплет дела;

внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Лист-заверитель дела, внутренняя опись документов дела и обложка дела составляются по формам, установленным Правилами хранения.

8.31. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения, подлежащие частичному оформлению, допускается хранить в папках, в которых дела хранились делопроизводстве, пере систематизация документов в деле не проводится, листы дела не нумеруются, листы — заверители дела не составляются. На обложке дела в соответствии с номенклатурой дел организации заполняются реквизиты: наименование организации, наименование подразделения, индекс дела, заголовок дела, срок хранения документов.

8.32. На обложке дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу указываются:

наименование вышестоящей организации (организации — учредителя);

наименование организации — источника комплектования муниципального архива;

наименование структурного подразделения;

индекс дела по номенклатуре дел;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле;

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

На обложках дел постоянного хранения над наименованием организации указывается наименование муниципального архива, источником комплектования которого выступает организация

8.33. При оформлении обложки дела:

наименование вышестоящей организации (организации — учредителя), при ее наличии, указывается полностью в именительном падеже,

под полным наименованием в скобках указывается официальное принятое сокращенное наименование (при его наличии); наименование организации указывается полностью, в именительном падеже, с указанием официально принятого сокращенного наименования (при его наличии), которое указывается в скобках после полного наименования;

индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации;

заголовок дела переносится из номенклатуры дел организации (в необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения); даты дела (год(ы) заведения и окончания дела в делопроизводстве.

При изменении наименования организации в течение периода, охватываемого документами дела, на обложке дела под прежним наименованием указывается новое наименование организации, а прежнее наименование заключается в скобки.

Индекс дела и заголовок дела переносятся на обложку из номенклатуры дел. Если дело состоит из нескольких частей, на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждой части (при его наличии).

Датой дел, содержащих распорядительную документацию, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов дела. То есть даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. При этом день месяца (два знака) и год (четыре знака) обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словом. Если в дело включены документы, даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строки делается запись: «В деле имеются документы за.. год (ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих, например, годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.

Датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты первого и последнего протокола.

Крайними датами личного дела являются даты распоряжения  о приеме (при наличии трудового договора — дата заключения трудового договора) и приказа об увольнении лица, на которое оно заведено. В случае смерти лица, на которое заведено дело, конечной датой является дата документа, извещающего о его кончине.

Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в ведомственном перечне документов, с указанием сроков хранения.

На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

8.34. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

Наименования организации и подразделения, год и номер дела могут проставляться на обложке с помощью штампа.

8.35. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией. Листы нумеруются графитовым карандашом или нумератором (употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов не допускается) сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа, не задевая текста документа. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Документы с собственной нумерацией листов нумеруются в общем порядке.

Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, в правом верхнем углу. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Если в дело подшит конверт, с вложением, сначала нумеруется конверт, а затем очередным порядковым номером каждое вложение в конверте.

Если в нумерации листов допущено более 10 ошибок, все дело нумеруется заново.

При этом старые номера зачеркиваются, и рядом ставится новый номер листа.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов допускается употребление литерных (с буквенными дополнениями) номеров листов.

8.36. После завершения нумерации листов составляется лист-заверитель дела, который располагается в конце дела. В листе-заверителе цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (неясный текст, разрывы, склейки).

Лист-заверитель дела подписывается его составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Количество листов в деле, указанное в листе-заверителе дела, проставляется на обложке дела.

Если дело переплетено и подшито без листа-заверителя, то составленный лист-заверитель подклеивается к внутренней стороне задней обложки дела.

8.37. Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, учет которых вызван спецификой документации, включенной в дело, составляется внутренняя опись документов дела, помещаемая в его начало.

Внутренняя опись включается в дела, имеющие особую значимость, а также в дела, сформированные по видам документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись документов дела составляется также на объемные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения в целях учета и быстрого нахождения документов в деле.

В конце внутренней описи указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием должности, инициалов и фамилии, даты составления.

Если дело переплетено и подшито без внутренней описи, то составленная внутренняя опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

8.38. Документы постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, составляющие дело, помещаются в твердые обложки из картона, подшиваются в четыре прокола или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. Резолюции руководства, составленные на отдельных листах, помещаются перед документом. При подготовке дел к подшивке (переплету) проверяется правильность их формирования, оформления, все пластиковые и металлические крепления, а также термопереплеты из документов удаляются.

Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных или неформатных документов, могут приниматься на хранение в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в коробках.

8.39. Описи дел составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения; дела по личному составу.

Описи дел структурных подразделений составляются по формам, установленным Правилами

На дела временных сроков хранения (до 10 лет включительно) описи не составляются, и в архив такие дела не передаются.

8.40. Описи дел составляются не ранее, чем через один год, и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. Форма описей должна соответствовать требованиям Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях.

8.41. Отдельная опись представляет собой перечень описательных статей с самостоятельной порядковой нумерацией, каждая из которых должна включать следующие сведения:

порядковый номер дела по описи;

индекс дела;

заголовок дела;

крайние даты дела;

количество листов в деле;

срок хранения дела (для описи дел по личному составу); примечания,

8.42. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой по номенклатуре дел.

Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером);

порядок нумерации дел в описи валовый;

графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел (томов, частей) с одинаковыми заголовками заголовки всех дел (томов, частей) пишутся полностью;

при внесении в опись последнего заголовка добавляется слово «Последний»);

графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим организациям со ссылкой на акт, о наличии копий.

8.43. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

8.44. Описи дел постоянного хранения согласовываются ЭК организации, затем утверждаются и согласовываются  ЭПК департамента культуры Костромской области.

8.45. Описи дел постоянного хранения составляются в четырех экземплярах на бумажном носителе, описи дел по личному составу составляются в трех экземплярах.

8.46. Дела передаются на муниципальное хранение в отдел по делам архивов Кадыйского муниципального района в соответствии с графиком передачи документов, утвержденным руководителем муниципального района.

8.47. Передача дел на муниципальное хранение производится по описям, утвержденным (согласованным) ЭПК департамента культуры Костромской области.

8.48. Выявленные при передаче недостатки в составлении описей, формировании и оформлении дел ответственные за архив работники организации обязаны устранить в двухнедельный срок.

8.49. Прием каждого дела на муниципальное хранение производится специалистом муниципального  архива в присутствии лица, ответственного за архив сдающей организации. При этом оформляется Акт приема-передачи архивных документов в двух экземплярах, а в рабочем экземпляре описи против каждого дела, включенного в нее, карандашом делается отметка о наличии дела. В Акте приема-передачи дел указывается: наименование муниципального архива и организации, сдающей документы на муниципальное хранение; наименование, номер описи и дату передаваемых документов (год); цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел и причина отсутствия, дата приема- передачи дел, а также подписи специалиста Архива, принявшего документы и ответственного за архив передающей документы организации.

8.50. Акт приема –передачи архивных документов регистрируется в журнале учета принимаемых на муниципальное хранение документов, первый экземпляр Акта остается в муниципальном архиве для размещения его в Деле фонда передающей организации, второй экземпляр передается ответственному за архив организации, передавшей документы на муниципальное хранение

8.51. На дела с истекшими сроками хранения составляется Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению по форме, установленной Правилами.

Заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе.

8.52. Дела включаются в акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт. Например, законченные в 2016 году дела с 5-летним сроком хранения, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2022 года.

8.53. Дела с отметкой «ЭПК» подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению. Выявленные в таких делах документы постоянного хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.

Остальные документы дела с отметкой включаются в акт, при этом отметка «ЭПК» в акте не указывается.

8.54. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, представляется на рассмотрение и согласование ЭК организации и ЭПК департамента культуры Костромской области

8.55. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утверждается руководителем организации после согласования ЭК и ЭПК, после чего дела, выделенные по акту к уничтожению, могут быть уничтожены.

Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда организации

8.56. Дела, подлежащие уничтожению, сжигаются или передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной.

После уничтожения дел в номенклатуре дел проставляются отметки, заверяемые подписью специалиста, и датой:

«Уничтожено. См. акт  № ___ от __________2021г   Подпись,.Фамилия И.О.».

1. Организация доступа к архивным документам и их использования

9.1 Выдача архивных документов во временное пользование государственными органами ( судебными ,правоохранительными, органами государственного контроля и надзора) осуществляется на  основании их письменного запроса и при наличии от них гарантийного письма. Документы вышеуказанным органам выдаются на срок до шести месяцев с формированием акта о выдаче архивных документов во временное пользование в 2-х экземплярах с регистрацией в журнале выдачи архивных документов.

9.2.Выдача архивных документов специалистам подразделений организации осуществляется с регистрацией в журнале выдачи архивных документов.

9.3. В письменных запросах о выдаче документов (дел) во временное пользование излагаются причины, по которым запрашивается дело (документ) и цель использования документов, находящихся на муниципальном хранении.

1. Изготовление, учет, использование и хранение печатей, штампов, бланков документов, носителей электронных подписей

10.1. Образцы бланков организационно-распорядительных документов утверждаются в составе инструкции по делопроизводству. При подготовке документов  используются электронные шаблоны бланков. Электронные шаблоны бланков должны соответствовать утвержденным образцам бланков. Также могут использоваться бланки документов, изготовленные типографским способом или средствами оперативной полиграфии.

10.2. В организации в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской федерации» и уставом организации используется печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или  Кадыйского муниципального района  (далее — печать организации).

10.3. Печать организации с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации должна соответствовать требованиям, установленным «Форма, размеры и технические требования»

10.4. Печати и штампы организации изготавливаются в количестве, необходимом для осуществления подразделениями организации,  и ее работниками возложенных на них функций.

Решение об изготовлении и количестве экземпляров печатей и штампов принимает руководитель администрации сельского поселения.

10.5.Печатью организации заверяют подлинность подписи руководителя организации.

10.6. При использовании в работе печати и штампы хранятся в запирающихся шкафах (сейфах) работников, ответственных за хранение и использование печатей, штампов. Передача печатей и штампов посторонним лицам не допускается. Вынос печатей и штампов за пределы организации возможен в исключительных случаях по решению руководства организации (например, при подписании договоров).

10.7. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы уничтожению. Печати уничтожаются по акту.

10.8. Электронный документ  подписанный электронной подписью, признается равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью и имеет одинаковую с ним юридическую силу при одновременном соблюдении следующих условий: ключ подписи, относящийся к конкретной электронной подписи, на момент подписания электронного документа является действительным (достоверным), не утратил силу (не отозван); подтверждена подлинность электронной подписи в электронном документе.

Генерацию и хранение ключа электронной подписи в организации осуществляет ответственный работник.

Организация устанавливает виды используемых электронных подписей и паролей с закреплением в локальном нормативном акте.

10.9. Ключ используемой электронной подписи является конфиденциальной информацией и защищается в соответствии с законодательством Российской Федерации

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

КОСТРОМСКАЯ ОБЛАСТЬ

КАДЫЙСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ СТОЛПИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

о т «»_____________2021 года                                                                                               №___

заголовок, к тексту

текст постановления

Глава Столпинского сельского поселения

Кадыйского муниципального района

Костромской области                                                                                   Фамилия И.О.

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ

КОСТРОМСКАЯ ОБЛАСТЬ

КАДЫЙСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН

АДМИНИСТРАЦИЯ СТОЛПИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

о т «»_____________2021 года                                                                                               №___

заголовок, к тексту

текст распоряжения

Глава Столпинского сельского поселения

Кадыйского муниципального района

Костромской области                                                                                   Фамилия И.О.

ПРОТОКОЛ №____

заседания Совета профилактики правонарушений администрации Столпинского сельского поселения

с. Столпино                                                                                  от «___»  ________2021г

Председатель — Фамилия И.О.

Секретарь — Фамилия И.О.

Присутствовали члены комиссии:

Повестка дня:

1 …………………….

2 …………………….

Слушали:……………..  о повестке дня.

Решили: Предложенную повестку дня утвердить.

СЛУШАЛИ:…………

ВЫСТУПАЛИ:……..

РЕШИЛИ:………….

Председатель  комиссии                                                               Фамилия И.О.

Секретарь комиссии                                                                     Фамилия И.О.

адресат документа

Уважаемый Павел Иванович!

текст документа

Глава Столпинского сельского поселения                                              Фамилия И.О.

Приложение № 5

ПЕРЕЧЕНЬ УТВЕРЖДАЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ

1. Акты (проверок, ревизий; списания; экспертизы; ликвидации организаций).
2. Графики работ, отпусков, сменности.
3. Инструкции, должностные инструкции.
4. Классификаторы информации, документов.
5. Методические рекомендации, методические указания и методики.
6. Номенклатура дел организации.
7. Нормы и нормативы (времени, численности работников, расхода сырья и материалов, электроэнергии).
8. Описи дел (постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу).
9. Перечни (должностей, организаций, видов информации, документов).
10. Политики.
11. Положения (о подразделениях, премировании, аттестации).
12. Порядки.
13. Правила.
14. Регламенты (в том числе регламенты бизнес-процессов).
15. Стандарты организации.
16. Уставы.
17. Унифицированные формы документов.
18. Штатное расписание.

Приложение № 6

ПЕРЕЧЕНЬ

ДОКУМЕНТОВ, ЗАВЕРЯЕМЫХ ПЕЧАТЬЮ ОРГАНИЗАЦИИ,

1. Архивная справка.
2. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы).
3. Копии и выписки из документов, выдаваемых для представления в другие организации.
4. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершать финансово-хозяйственные операции.
5. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные; платежные, инкассовые в банк на получение инвалюты со счетов, перевод валюты).
6. Представления и ходатайства (о награждении государственными наградами и премиями).
7. Реестры (чеков, поручений, представляемых в банк).
8. Справки (о доходах физических лиц, о выплате страховых сумм, о балансовой стоимости основных фондов, по персонифицированному учету, оформлению страховых свидетельств, по запросам организаций, по документам, предоставляемым в суд, — по необходимости).
9. Удостоверения работников.

Приложение № 7

ПЕРЕЧЕНЬ

НЕРЕГИСТРИРУЕМЫХ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Если указанные документы поступили с сопроводительным письмом, письма регистрируются в порядке, установленном инструкцией по делопроизводству организации.

1. Анкеты (резюме), направляемые в целях трудоустройства.
2. Бухгалтерские документы (бухгалтерская отчетность, счета, счета-фактуры, акты сверки взаиморасчетов, акты приемки-передачи основных средств, товарные накладные).
3. ГОСТы, технические регламенты, руководящие и другие документы по техническому регулированию и стандартизации.
4. Графики, наряды, заявки, разнарядки.
5. Документы (проекты документов), требующие подписания (согласования, утверждения) и последующего возврата.
6. Конкурсная документация.
7. Научно-техническая и проектная документация.
8. Корреспонденция, адресованная работникам организации с пометкой «Лично».
9. Печатные издания (книги, журналы, газеты), каталоги, техническая литература, тематические и специальные сборники, плакаты.
10. Поздравительные письма и телеграммы, благодарственные письма и телеграммы, пригласительные билеты.
11. Прейскуранты.
12. Пригласительные билеты, приглашения.
13. Программы конференций, совещаний.
14. Рекламные материалы (письма, листовки, проспекты, буклеты).
15. Учебные планы, программы.
16. Формы и бланки, в том числе формы статистической и иной отчетности.

Ведущий специалист администрации

Столпинского сельского поселения                                                                    Смирнова Е.А.

СОГЛАСОВАНО                                                 СОГЛАСОВАНО                          СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК администрации                           Начальник отдела                          Протокол ЭПК

Столпинского сельского поселения         по делам архивов Кадыйского         департамента культуры

От «__» _______    2021 г №  __                    муниципального района              Костромской области

                                                                        ___________.А.Визгунова           «__» ____________№___

                                                                   «__»___________ 2021 г.

АДМИНИСТРАЦИЯ СТОЛПИНСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

КАДЫЙСКОГО МУНИЦИПАЛЬНОГО РАЙОНА

 КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

ПРОТОКОЛ

Заседания экспертной комиссии администрации Столпинского сельского поселения

«08» декабря 2021 г.                                                                                                        №2

Председатель: Цыплова М.А. — глава Столпинского сельского поселения

Секретарь: Смирнова Е.А. — ведущий специалист администрации Столпинского сельского поселения

Присутствовали:

Спиричева Л.А. – главный бухгалтер администрации Столпинского сельского поселения

Свидерская С.А. – специалист администрации Столпинского сельского поселения

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1.Согласование инструкции по делопроизводству администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области

1. СЛУШАЛИ:

Ответственную за ведение архива по администрации Столпинского сельского поселения Смирнову Е.А.

Смирнова Е.А. сообщила, что в целях совершенствования делопроизводства, повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой и методической основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче в архив, составлена инструкция по делопроизводству.

При составлении инструкции руководствовались Федеральным законом РФ от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Примерной инструкцией Федерального архивного агентства, утвержденной приказом от 11 апреля 2018 года № 44, Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях», утвержденных приказом  Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 года № 526, а так же законодательством Российской Федерации в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

Инструкция устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в делопроизводстве администрации Столпинского сельского поселения  Кадыйского муниципального района Костромской области.

В результате составлена Инструкция по делопроизводству администрации Столпинского сельского поселения на 60 листах.

РЕШИЛИ:

1. Согласовать инструкцию по делопроизводству администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области
2. Направить инструкцию по делопроизводству администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района  Костромской области в ЭПК департамента культуры Костромской области для согласования.

Председатель                                                                                  Цыплова М.А.

Секретарь                                                                                         СмирноваЕ.А.

Отдел по делам архивов

Департамента культуры

Костромской области

Северной Правды ул., д.24

Кострома г., 156026

Администрация Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области направляет на согласование ЭПК отдела по делам архивов департамента культуры Костромской области:

1. Инструкцию по делопроизводству администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области
2. Протокол заседания ЭК от 08.12.2021 года администрации Столпинского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области.

Приложение на 112 ( ста двадцати двух) листах + CD-R

Глава Столпинского сельского поселения                                           Цыплова М.А.

Исполнитель: Смирнова Елена Анатольевна

тел.: 8(49442) 3 60 26

Дата создания: 31-05-2022

Обзор подготовлен специалистами ООО «ИнформСервис», производителя регионального выпуска системы КонсультантПлюс

КОНСТИТУЦИОННЫЙ СТРОЙ

Постановление Администрации Костромской области от 02.05.2023 N 178-а
«О внесении изменений в постановление администрации Костромской области от 15.11.2016 N 444-а»

Внесены изменения в постановление «Об утверждении положения о порядке проведения оценки регулирующего воздействия проектов нормативных правовых актов Костромской области и порядка проведения публичных консультаций в отношении проекта нормативного правового акта Костромской области», в частности, определено, что процедура ОРВ не проводится в отношении проектов нормативных правовых актов Костромской области, подлежащих принятию при угрозе возникновения и (или) возникновении отдельных чрезвычайных ситуаций, введении режима повышенной готовности, чрезвычайной ситуации или разрабатываемых в целях реализации мер, принимаемых в рамках особых режимов, вводимых в целях реализации положений Федерального конституционного закона от 30 января 2002 года N 1-ФКЗ «О военном положении», на всей территории Российской Федерации либо на ее части.

Распоряжение Администрации Костромской области от 02.05.2023 N 92-ра
«О внесении изменений в распоряжение администрации Костромской области от 31.12.2014 N 294-ра»

Внесены изменения в распоряжение «Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации Костромской области», в частности, введено положение о том, что входящие электронные документы, поступившие по системе МЭДО в адрес губернатора области и содержащие отчеты об исполнении поручений, данных на еженедельных совещаниях при губернаторе области, заседаниях администрации области, иных совещаниях при губернаторе области, поручений губернатора области, направляются для регистрации в контрольное управление.

Инструкция по делопроизводству дополнена положением о том, что служебная корреспонденция, поступающая на официальный адрес электронной почты администрации области в адрес губернатора области и содержащая отчет об исполнении поручений, данных на еженедельных совещаниях при губернаторе области, заседаниях администрации области, иных совещаниях при губернаторе области, поручений губернатора области, пересылается по электронной почте в адрес контрольного управления.

Решение Думы города Костромы от 27.04.2023 N 72
«О внесении изменений в Положение об Управлении благоустройства Администрации города Костромы»

Внесены изменения в решение, в частности, скорректированы полномочия Управления в сфере организации благоустройства территории города Костромы.

ОСНОВЫ ГОСУДАРСТВЕННОГО УПРАВЛЕНИЯ

Постановление Губернатора Костромской области от 02.05.2023 N 75
«О внесении изменений в постановление губернатора Костромской области от 14.01.2008 N 5»

Внесены изменения в постановление «О департаменте транспорта и дорожного хозяйства Костромской области», в частности, введен адрес официального сайта департамента в информационно-телекоммуникационной сети Интернет.

Скорректированы функции департамента транспорта и дорожного хозяйства Костромской области.

Постановление Губернатора Костромской области от 02.05.2023 N 74
«Об образовании межведомственной комиссии при губернаторе Костромской области по вопросам деятельности Государственного фонда поддержки участников специальной военной операции «Защитники Отечества» на территории Костромской области»

Положение определило порядок деятельности межведомственной комиссии при губернаторе Костромской области по вопросам деятельности Государственного фонда поддержки участников специальной военной операции «Защитники Отечества» на территории Костромской области.

Постановление Губернатора Костромской области от 28.04.2023 N 72
«О внесении изменений в постановление губернатора Костромской области от 12.01.2018 N 2»

Внесены изменения в постановление «О реорганизации управления региональной безопасности Костромской области в форме преобразования в департамент региональной безопасности Костромской области и присоединения к нему управления по обеспечению деятельности мировых судей Костромской области», в частности, введен адрес официального сайта департамента в информационно-телекоммуникационной сети Интернет; скорректирован перечень государственных услуг, осуществляемых департаментом безопасности Костромской области.

Постановление Губернатора Костромской области от 27.04.2023 N 71
«Об образовании комиссии по установлению причинно-следственной связи между смертью волонтеров, осуществлявших свою деятельность на территориях Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской области и Херсонской области, до истечения 1 года со дня прекращения волонтерской деятельности на этих территориях и увечьем (ранением, травмой, контузией) или заболеванием, полученными ими при ее осуществлении на указанных территориях»

Утверждено: положение, определившее функции, права и порядок организации деятельности на территории Костромской области комиссии по установлению причинно-следственной связи между смертью волонтеров, осуществлявших свою деятельность на территориях Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской области и Херсонской области, до истечения 1 года со дня прекращения волонтерской деятельности на этих территориях и увечьем (ранением, травмой, контузией) или заболеванием, полученными ими при ее осуществлении; состав комиссии по установлению причинно-следственной связи между смертью волонтеров, осуществлявших свою деятельность на территориях Донецкой Народной Республики, Луганской Народной Республики, Запорожской области и Херсонской области, до истечения 1 года со дня прекращения волонтерской деятельности на этих территориях и увечьем (ранением, травмой, контузией) или заболеванием, полученными ими при ее осуществлении.

Постановление Администрации Костромской области от 02.05.2023 N 176-а
«О внесении изменений в постановление администрации Костромской области от 16.03.2022 N 89-а»

Внесены изменения в постановление «О случаях осуществления закупок товаров, работ, услуг для государственных и (или) муниципальных нужд у единственного поставщика (подрядчика, исполнителя) и порядке их осуществления», в частности, скорректированы случаи, при которых заказчик вправе осуществить закупку товаров, работ, услуг для обеспечения нужд Костромской области, муниципальных нужд у единственного поставщика.

Постановление Администрации Костромской области от 02.05.2023 N 175-а
«О внесении изменений в постановление администрации Костромской области от 25.06.2018 N 270-а»

Внесены изменения в постановление «Об утверждении перечня государственных услуг Костромской области, предоставление которых посредством комплексного запроса не осуществляется», в частности, скорректированы полномочия департамента по труду и социальной защите населения, департамента строительства, жилищно-коммунального хозяйства и топливно-энергетического комплекса Костромской области.

Постановление дополнено разделом «Отделение Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Костромской области».

ГРАЖДАНСКОЕ ПРАВО

Постановление Администрации Костромской области от 02.05.2023 N 179-а
«О внесении изменений в постановление администрации Костромской области от 26.12.2022 N 664-а»

Внесены изменения в постановление «О мерах поддержки отдельных арендаторов государственного имущества Костромской области», в частности, введено положение о том, что меры поддержки арендаторов государственного имущества Костромской области не предоставляются, если физическое лицо уволено с военной службы в связи с уклонением от исполнения воинской обязанности, либо исключено из добровольческого формирования в связи с невыполнением им условий контракта, либо привлечено к ответственности за преступление против военной службы.

ЖИЛИЩЕ

Постановление Департамента государственного регулирования цен и тарифов Костромской области от 26.04.2023 N 23/41
«Об установлении тарифов на питьевую воду и водоотведение для МУП «Газовые котельные» потребителям Красносельского муниципального района на 2023 год»

Утверждены тарифы на питьевую воду для МУП «Газовые котельные» Боровиковского, Шолоховского поселений Красносельского муниципального района на 2023 год для населения — 46,32 руб./куб. м, бюджетных и прочих потребителей — 46,32 руб./куб. м; на водоотведение на 2023 год для населения — 45,04 руб./куб. м, бюджетных и прочих потребителей — 45,04 руб./куб. м.

Постановление Департамента государственного регулирования цен и тарифов Костромской области от 26.04.2023 N 23/32
«Об установлении тарифов на горячую воду в открытых системах теплоснабжения (горячего водоснабжения) для МУП г. Костромы «Городские сети» потребителям городского округа город Кострома на 2023 год»

Утверждены тарифы на горячую воду в открытых системах теплоснабжения (горячего водоснабжения) для МУП г. Костромы «Городские сети» на 2023 год, расположенных по адресам: г. Кострома, ул. Никитская, д. 47в, ул. Сутырина, 8, для населения (с НДС) — компонент на теплоноситель — 33,59 руб./куб. м, компонент на тепловую энергию — 2 509,20 руб./Гкал; для бюджетных и прочих потребителей — компонент на теплоноситель — 27,99 руб./куб. м, компонент на тепловую энергию — 2 091,00 руб./Гкал.

Постановление Департамента государственного регулирования цен и тарифов Костромской области от 26.04.2023 N 23/31
«Об установлении тарифов на горячую воду в закрытой системе горячего водоснабжения для МУП г. Костромы «Городские сети» потребителям городского округа города Кострома на 2023 год»

Утверждены тарифы на горячую воду в закрытой системе горячего водоснабжения для МУП г. Костромы «Городские сети» потребителям городского округа города Кострома на 2023 год для населения (с НДС): компонент на тепловую энергию — 2 509,20 руб./Гкал, компонент на холодную воду — 33,59 руб./куб. м; для бюджетных и прочих потребителей: компонент на тепловую энергию — 2 091,00 руб./Гкал, компонент на холодную воду — 27,99 руб./куб. м.

Постановление Департамента государственного регулирования цен и тарифов Костромской области от 26.04.2023 N 23/29
«Об установлении тарифов на услуги по передаче тепловой энергии, оказываемые МУП г. Костромы «Городские сети» на территории городского округа город Кострома, на 2023 год»

Утверждены тарифы на услуги по передаче тепловой энергии, оказываемые МУП г. Костромы «Городские сети» для потребителей, в случае отсутствия дифференциации тарифов по схеме подключения на территории городского округа города Костромы на 2023 год, у которых вид теплоносителя вода — 482,22; пар — 337,58.

ТРУД И ЗАНЯТОСТЬ НАСЕЛЕНИЯ

Постановление Администрации Костромской области от 02.05.2023 N 169-а
«Об утверждении порядка назначения и выплаты ежемесячной выплаты студентам, обучающимся по педагогическим специальностям (направлениям подготовки) в государственных профессиональных образовательных организациях, государственных образовательных организациях высшего образования»

Порядок определил механизм назначения и выплаты ежемесячной выплаты студентам, обучающимся в государственных профессиональных образовательных организациях, государственных образовательных организациях высшего образования по педагогическим специальностям.

ФИНАНСЫ

Постановление Администрации Костромской области от 02.05.2023 N 177-а
«О внесении изменений в постановление администрации Костромской области от 23.05.2022 N 248-а»

Внесены изменения в постановление «О порядке предоставления грантов на развитие сельского туризма», в частности, введено положение о том, что поступившие в департамент заявки регистрируются в журнале регистрации, прошнурованном, пронумерованном и скрепленном печатью департамента, в день их поступления.

Скорректированы: перечень документов, запрашиваемых департаментом в порядке межведомственного электронного взаимодействия, для получения грантов на развитие сельского туризма; основания для отказа в предоставлении гранта «Агротуризм».

Постановление дополнено положением о том, что получатель средств признается уклонившимся от заключения соглашения в случае: поступления в департамент заявления об отказе от подписания соглашения, неподписания получателем средств соглашения в течение срока. Решение о признании получателя средств уклонившимся от заключения соглашения принимает департамент в срок не позднее 5 рабочих дней со дня истечения срока для заключения соглашения.

Решение Думы города Костромы от 27.04.2023 N 62
«О внесении изменений в решение Думы города Костромы от 22 декабря 2022 года N 228 «О бюджете города Костромы на 2023 год и на плановый период 2024 и 2025 годов»

Внесены изменения в решение «О бюджете города Костромы на 2023 год и на плановый период 2024 и 2025 годов», в частности, снизился общий объем доходов бюджета города Костромы с 12 454 933,1 тыс. руб. до 12 156 867,6 тыс. руб.; общий объем расходов бюджета с 12 716 933,1 тыс. руб. до 12 580 512,6 тыс. руб.; дефицит бюджета с 262 000,0 тыс. руб. до 423 645,0 тыс. руб. Увеличился общий объем доходов бюджета города Костромы на 2024 год с 12 098 484,5 тыс. руб. до 12 591 283,5 тыс. руб.; объем бюджетных ассигнований муниципального дорожного фонда города Костромы на 2023 год с 2 064 515,5 тыс. руб. до 2 134 808,9 тыс. руб., на 2024 год с 1 540 151,4 тыс. руб. до 1 590 151,4 тыс. руб.

Установлено, что в 2023 году из бюджета города Костромы на условиях и в порядке, установленных постановлениями Администрации города Костромы, предоставляются субсидии муниципальным унитарным предприятиям города Костромы в целях частичного возмещения затрат, связанных с производством (реализацией) товаров, выполнением работ, оказанием услуг, в связи с предупреждением банкротства и восстановлением платежеспособности муниципальных унитарных предприятий (санацией).

ХОЗЯЙСТВЕННАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

Решение Думы города Костромы от 27.04.2023 N 73
«О внесении изменений в Положение об Управлении дорожной деятельности и транспортного обслуживания Администрации города Костромы»

Внесены изменения в Положение об Управлении дорожной деятельности и транспортного обслуживания Администрации города Костромы, в частности, скорректированы полномочия Управления по решению вопросов местного значения в сфере осуществления дорожной деятельности в отношении автомобильных дорог местного значения в границах города Костромы и обеспечения безопасности движения на них.

Введено положение о том, что полномочия Управления в сфере создания условий для предоставления транспортных услуг населению города Костромы, организации транспортного обслуживания населения в границах города Костромы осуществляются с учетом Закона Костромской области от 25 ноября 2022 года N 293-7-ЗКО «О перераспределении между органами местного самоуправления городского округа город Кострома Костромской области и органами государственной власти Костромской области полномочий по организации регулярных перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом».

ОКРУЖАЮЩАЯ ПРИРОДНАЯ СРЕДА И ПРИРОДНЫЕ РЕСУРСЫ

Постановление Губернатора Костромской области от 01.05.2023 N 73
«О внесении изменений в постановление губернатора Костромской области от 25.12.2013 N 257»

Внесены изменения в постановление «Об утверждении схемы размещения, использования и охраны охотничьих угодий на территории Костромской области», в частности, определено, что в охотничьих хозяйствах, существующих на основании долгосрочных лицензий и охотхозяйственных соглашений, данные мероприятия могут проектироваться по согласованию с арендаторами лесных земель и уполномоченным исполнительным органом Костромской области, осуществляющим функции по проведению государственной политики и выработке региональной политики в сфере лесного хозяйства на территории Костромской области.

ОБРАЗОВАНИЕ. НАУКА. КУЛЬТУРА

Постановление Администрации города Костромы от 27.04.2023 N 667
«Об учреждении стипендий Администрации города Костромы за высокие результаты в учебной, научной, научно-технической деятельности и в спорте одаренным обучающимся муниципальных образовательных организаций города Костромы»

Утвержден порядок назначения и выплаты стипендий за высокие результаты в учебной, научной, научно-технической деятельности и в спорте одаренным обучающимся муниципальных образовательных организаций города Костромы, определивший размеры, порядок назначения и выплаты стипендий одаренным обучающимся муниципальных образовательных организаций города Костромы.

РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ
КОСТРОМСКАЯ ОБЛАСТЬ
КАДЫЙСКИЙ МУНИЦИПАЛЬНЫЙ РАЙОН
ГГЛАВА АДМИНИСТРАЦИИ ПАНЬКОВСКОГО СЕЛЬСКОГО ПОСЕЛЕНИЯ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

20 марта 2017 года №25

Об утверждении Инструкции
по делопроизводству в администрации
Паньковского сельского поселения

В целях совершенствования организации работы с документами и обеспечения их сохранности администрации Паньковского сельского поселения

ПОСТАНОВЛЯЮ:

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области (далее Инструкция по делопроизводству).
2 Распоряжение администрации Паньковского сельского поселения от 24 апреля 2007 года № 9-р «Об утверждении инструкции делопроизводства Паньковского сельского поселения» считать утратившим силу.
3. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю за собой.
4. Настоящее постановление вступает в силу со дня официального опубликования. 

Глава Паньковского сельского поселения
Кадыйского муниципального района
Костромской области Н.Н. Смолина 

Приложение
к постановлению администрации Паньковского
сельского поселения Кадыйского
муниципального района № 25 от 20 марта 2017г.

ИНСТРУКЦИЯ
по делопроизводству в администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области

I. Общие положения
1. Настоящая Инструкция по делопроизводству определяет правила документирования информации, а также организацию работы с документами в администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района Костромской области (далее – Администрация).
Инструкция устанавливает общий порядок приема, учета, подготовки, оформления, опубликования, тиражирования, контроля исполнения и хранения документов, осуществления мер по обеспечению сохранности служебной и иной информации.
2. Правила и порядок работы с документами, предусмотренные настоящей Инструкцией, обязательны для всех работников Администрации.
3. Методическое руководство организацией делопроизводства и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции осуществляется главным специалистом администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района.
4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в администрации возлагается на главу поселения.
Ведение делопроизводства в администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района осуществляется специалистами администрации, ответственными за делопроизводство в соответствии с их должностными обязанностями. На указанных работников возлагается выполнение следующих основных обязанностей:
1) прием поступающих документов, проверка соответствия количества документов, фактически полученных Администрацией, а также правильности их регистрации;
2) передача документов на рассмотрение руководителю, а после получения соответствующих указаний — исполнителю;
3) учет и регистрация исходящих из Администрации документов, проверка правильности их оформления и передача их на отправку;
4) контроль прохождения документов в Администрации;
5) организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов, подготовка для руководителя сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах;
6) списание в дело исполненных документов;
7) составление номенклатуры дел органа местного самоуправления;
формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в муниципальный архив;
9) ознакомление сотрудников Администрации с копиями федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, правовых актов палат Федерального Собрания Российской Федерации, правовых актов области, правовых актов района, правовых актов поселения, другими документами и информационными материалами, поступившими в орган местного самоуправления;
10) организация использования средств факсимильной связи и копировальной техники;
11) проведение инструктажа вновь принятых сотрудников по вопросам организации работы с документами.
5. При работе с документами в Администрации не разрешается вносить в них исправления, делать пометки, за исключением случаев, предусмотренных настоящей Инструкцией.
6. Работать с документами вне служебных помещений запрещается.
7. Работники Администрации несут персональную ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение требований настоящей Инструкции, обеспечивают сохранность находящихся у них служебных документов.
8. Перед уходом в отпуск или отъездом в командировку исполнитель обязан передать документы, срок исполнения которых истекает в его отсутствие, руководителю либо, по его указанию, другому исполнителю. Не сданные исполнителем документы считаются неисполненными.
9. При увольнении или переходе на работу в другую организацию сотрудник должен сдать все числящиеся за ним документы специалисту, ответственному за делопроизводство.
10. Об утрате документа немедленно докладывается главе администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района (далее Глава).
11. Поступившие на рассмотрение в Администрацию документы, а также принятые по ним решения до их официального опубликования относятся к документам, содержащим служебную информацию.
12. Информация, содержащаяся в документах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
13. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им какой-либо служебной информации или документов осуществляются Главой администрации.
14. Экземпляр настоящей Инструкции выдается каждому сотруднику органа местного самоуправления под расписку специалистом, ответственным за делопроизводство.
Сотрудники Администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
15. Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями, а по вопросам, не урегулированным специальными инструкциями, — в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

II. Требования к подготовке и оформлению исходящих документов
16. Исходящие документы Администрации печатаются шрифтом размера № 14 через 1 межстрочный интервал (таблицы – шрифтом размеров № 12 и № 14 через 1 интервал).
В отдельных случаях размер шрифта и межстрочные интервалы могут быть изменены (расположение нескольких слов, подписи, отдельных строк или столбцов таблицы на следующей странице и т.п.).
Отдельные внутренние документы могут быть написаны от руки (заявление, объяснительная записка).
Каждый напечатанный лист документа должен иметь поля, не менее:
левое – 2,5 см;
правое — 1 см;
верхнее — 2 см;
нижнее — 2 см.
17. Служебные письма Администрации готовятся:
1) как сопроводительные письма к проектам решений представительного органа муниципального образования, иным документам;
2) как ответы на запросы органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и частных лиц;
3) как инициативные письма.
18. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителя на основании установленных правовыми актами сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
19. Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции руководителя.
20. Сроки подготовки инициативных писем определяются главой Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района.
21. Служебные письма печатаются на бланках писем Администрации.
22. Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более органов местного самоуправления, а также совместные письма от имени Администрации и других органов (организаций), оформляются на листе бумаги формата А4 без бланка.
23. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу.
24. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации — адресата.
25. Текст письма от имени Администрации излагается от 3-го лица единственного числа.
Если письмо оформлено от должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа.
26. Датой письма является дата его подписания.
27. Право подписи служебных писем устанавливается Регламентом Администрации.
28. При подготовке и оформлении исходящих документов используют следующие реквизиты:
1) наименование органа местного самоуправления,
2) справочные данные об органе местного самоуправления;
3) основной государственный регистрационный номер (ОГРН) органа местного самоуправления, наделенного правами юридического лица;
4) идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
5) наименование вида документа;
6) дата документа;
7) регистрационный номер документа;
ссылка на регистрационный номер и дату документа;
9) адресат;
10) гриф утверждения документа;
11) резолюция;
12) заголовок к тексту;
13) текст документа;
14) отметка о наличии приложений;
15) подпись;
16) гриф согласования документа;
17) визы согласования;
18) оттиск печати;
19) отметка о заверении копии;
20) отметка об исполнителе;
21) отметка о поступлении документа;
29. Состав реквизитов зависит от вида и назначения документа.
30. Наименование органа местного самоуправления приводится в соответствии с Уставом муниципального образования (далее — Устав).
Полное наименование используется на печатях с изображением государственного герба Российской Федерации, а также в иных случаях, когда в соответствии с законодательством требуется указание на полное наименование юридического лица. В муниципальных правовых актах, на бланках, в официальной переписке и иных случаях используется преимущественно сокращенное наименование.
Наименование органа местного самоуправления приводятся в соответствии с утвержденной структурой Администрации и положением о соответствующем органе местного самоуправления.
31. Справочные данные об Администрации включают в себя: почтовый адрес, номер телефона, номер факса, адрес сайта в сети Интернет, адрес электронной почты.
Реквизиты почтового адреса пишутся в следующем порядке: название улицы, номер дома, название города (поселка и т.п.), название области, почтовый индекс.
Номер телефона (факса) состоит из групп цифр и включает в себя сокращение «тел.», «факс», а также указание в скобках междугородного кода.
Перед адресом электронной почты указывается сокращение «E-mail», адрес сайта Администрации в сети Интернет начинается с указания на протокол «http://».
32. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
33. Наименование вида исходящего документа (запрос, протокол, определение и т.п.) определяется в соответствии с законодательством, Уставом, Регламентом Администрации, иными муниципальными правовыми актами.
Наименование вида исходящего документа, если иное не предусмотрено настоящей Инструкцией, печатается кеглем 14 прописными буквами.
На письмах вид документа не указывается.
34. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания, для акта — дата события.
Дату документа оформляют словесно-цифровым способом в последовательности: день месяца, месяц (прописью), год. Слово «года» сокращается до «г.».
Не допускается при переносе слов разрывать число месяца и наименование месяца, порядковый номер года и сокращение слова «года». Допускается упускать ведущий ноль в указании дня месяца.
В документах, кроме текстов муниципальных правовых актов и договоров, допускается оформление даты арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами. Слово «года» или сокращение «г.» не пишется.
36. Регистрационный номер исходящих документов состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре дел и указанием на год создания документа.
Регистрационный номер документа, подписанного Главой Администрации, состоит из индекса дела по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера, указываемого через косую черту. Индекс по номенклатуре дел может отсутствовать.
37. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.
Ссылка на индекс и дату документа указывается в специально отведенном для этого месте бланка письма.
38. В качестве адресата могут быть государственные органы, органы местного самоуправления, организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
Адресат печатается в правом верхнем углу документа и выравнивается по левому краю; при угловом бланке — на одном уровне с наименованием органа местного самоуправления. Форма углового бланка представлена в приложении № 1.
Особенностью оформления писем, направляемых зарубежным корреспондентам, является то, что в соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента может располагаться, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма.
Допускается также оформление реквизита «Адресат» в соответствии с правилами, принятыми в переписке внутри страны, то есть в правом верхнем углу.
В ряде случаев перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул.
В состав реквизита «Адресат» могут быть включены также наименование организации (фирмы), название города и страны;
При адресовании документа должностному лицу инициалы указываются перед фамилией. Между инициалами, и фамилией пробелы не ставятся. Имя и отчество, написанные полностью, указываются после фамилии. Должность и имя лица, которому адресован документ, указываются в дательном падеже.
При направлении документа в несколько однородных организаций их названия следует указывать обобщенно.
Наименование организации, структурного подразделения организации, наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал. Имя адресата отделяется от наименования должности 1-2 межстрочными интервалами.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не указывают. При большем числе адресатов составляется список рассылки документа, на каждом экземпляре документа проставляется только один адресат.
Почтовый адрес может не проставляться на документах, направляемых в органы государственной власти Костромской области, органы местного самоуправления муниципальных образований Костромской области и постоянным корреспондентам.
При направлении документов разовым корреспондентам указывается полный почтовый адрес в следующем порядке:
1) название улицы, номер дома, номер квартиры;
2) название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
3) название района;
4) название республики, края, области, автономного округа (области);
5) название страны (для международной корреспонденции);
6) почтовый индекс.
Адрес указывается ниже наименования адресата. Допускается сокращение географических наименований (город, поселок, область и прочее) и наименований геонимов (улиц, проспектов, площадей, проездов, бульваров, шоссе и тому подобных).
При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию, имя и отчество в дательном падеже либо фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес. Имя адресата отделяется от почтового адреса 1-2 межстрочными интервалами.
39. Гриф утверждения ставится на документах, утверждаемых решениями или протоколами заседаний коллегиальных органов, а также в случаях, если документ требует утверждения должностным лицом, не издающим муниципальных правовых актов, или если принятие по данным вопросам муниципальных правовых актов не предусмотрено.
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ без кавычек, наименование должности лица (должность, инициалы, фамилия), утверждающего документ, личной подписи, расшифровки и даты.
При утверждении документа муниципальным правовым актом, решением коллегиального органа или протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера. Дата акта указывается словесно-цифровым способом, слово «года» пишется полностью.
При утверждении документа руководителями двух органов местного самоуправления или двух организаций грифы утверждения располагаются на одном уровне.
40. Резолюция, написанная соответствующим должностным лицом, включает в себя инициалы и фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дату. При наличии нескольких исполнителей ответственным является лицо, названное в резолюции первым.
При оформлении резолюции на должностном или именном бланке указывается дата и номер регистрации входящего документа, в отношении которого дается поручение об исполнении.
41. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть максимально коротким и точным.
Заголовок, за исключением заголовка письма, размещается по центру текстового поля под основными реквизитами бланка.
Заголовок печатается с прописной буквы через 1 межстрочный интервал полужирным шрифтом тем же кеглем, которым набран текст. Точка в конце заголовка не ставится. Переносы слов внутри заголовка не допускаются.
Заголовок формулируется с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «о чем?».
Заголовок письма печатается в левой верхней части документа под основными реквизитами бланка. Объем заголовка не должен превышать 4 строк.
42. Текст документа несет основное смысловое содержание документа – управленческое действие, решение и т.д. В связи с этим он должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации.
Текст документа печатается в установленных границах полей и отделяется от заголовка 2 – 3 межстрочными интервалами.
Структура, стиль и языковые средства изложения текста документа определяются видом документа.
Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкетной формы, таблицы или сочетания этих форм.
Сплошной связный текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такой текст, как правило, состоит из двух частей.
В первой, констатирующей, части указываются факты, события, причины, основания, цели составления документа. В этой части, при необходимости, должна быть установлена взаимосвязь с правовыми актами или другими документами по данному вопросу. В письмах-ответах указывается номер и дата документа, на который дается ответ.
Во второй части излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.
При делении текста на абзацы отступ начинается на расстоянии 1,25 см (пять печатных знаков) от левой границы текстового поля.
В текстах документов должны употребляться только официально принятые сокращения, обозначения и термины.
Текст письма рекомендуется начинать с обращения к адресату, которое печатается центрованным способом. Например,

Уважаемый (ая) _________________!
имя, отчество
При наличии пунктов и подпунктов они оформляются арабскими цифрами с точкой;
Текст письма состоит из следующих основных частей: обращение, вступление, основное содержание.
43. Во вступлении формулируется тема письма, объясняющая причины его написания. Вступление может содержать ссылку на документ, послуживший юридическим основанием или поводом для письма; констатацию факта, события, сложившейся ситуации.
44. Основное содержание письма составляют описание события или ситуации, их анализ и приводимые доказательства.
45. Заключение представляет собой выводы в виде предложений, мнений, требований, просьб, отказов, напоминаний.
46. Текст таблицы печатается кеглем № 12 и № 14 через 1 интервал.
Таблицы состоят из вертикальных столбцов и горизонтальных строк.
Столбцы таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже или словосочетанием. Подзаголовки столбцов грамматически должны быть согласованы с заголовками.
Если таблицу печатают более чем на одной странице, заголовочная часть таблицы (наименование столбцов) повторяется на каждой странице. Если столбцы таблицы пронумерованы, на каждой странице повторяются лишь номера столбцов.
Наименования столбцов таблицы печатаются полужирным шрифтом и выравниваются по центру.
47. Отметка о наличии приложения, названного в тексте документа, отделяется от текста 1 межстрочным интервалом и печатается с абзацного отступа с указанием количества листов и экземпляров.
Приложения, не названные в документе, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
48. Если приложения направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют с указанием номера адресата.
49. Подпись отделяется от текста 2-3 межстрочными интервалами и печатается от левого края текстового поля.
50. В состав подписи входят наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное — на документе, оформленном на бланке), личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
51. Экземпляры документов, остающихся в делах Администрации, в том числе приложения, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования.
52. В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документы, а их обязанности в составе комиссии (председатель, секретарь) в соответствии с распределением. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке.
53. Если должностное лицо, подпись которого была предусмотрена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ (заместитель начальника Управления, исполняющий обязанности) и его фамилия. Не допускается ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности.
54. Гриф согласования располагается слева, ниже подписи, на лицевой стороне документа и включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ, личной подписи, ее расшифровки и даты или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс. Если грифов несколько, то они располагаются на отдельном листе согласования.
Визирование проектов муниципальных правовых актов и договоров осуществляется на оборотной стороне первого листа проекта.
55. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на финансовых документах, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть подписи.
56. В делопроизводстве Администрации применяются печати:
с изображением герба;
без изображения герба, но с указанием наименования органа местного самоуправления.
В печати с изображением герба указывается полное наименование Администрации, может указываться ее основной государственный регистрационный номер, идентификационный номер налогоплательщика и иные справочные данные об Администрации.
Гербовая печать проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки и т.д.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию.
Простая печать проставляется на справках и пропусках, копиях документов, выходящих за пределы учреждения, размноженных экземплярах распорядительных документов.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительные штамп или надпись: «Верно», должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи.
57. При необходимости удостоверения соответствия копии документа подлиннику на копии проставляется отметка о заверении копии.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляются заверительные штамп или надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.
Заверение архивных копий производится в соответствии с правилами работы государственных и муниципальных архивов, утверждаемыми уполномоченным федеральным органом исполнительной власти.
58. Отметка об исполнителе располагается на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, междугородный телефонный код и номер служебного телефона.
59. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении или краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.
60. Если к документу не приложена копия ответного письма, из которого видно, как решен вопрос, исполнитель делает запись о том, когда и как исполнен документ.
61. Документы, не имеющие отметки об исполнении, в дело не подшиваются.
62. В документах, оформляемых на двух и более страницах, вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.
Номера страниц проставляются по правому краю верхнего поля арабскими цифрами без слова «страница» и знаков препинания.
63. Расположение реквизитов на бланках органов местного самоуправления должно соответствовать ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и требованиям настоящей Инструкции.
64. Документы, создаваемые Администрацией совместно с другими организациями или создаваемые совместно двумя и более органами местного самоуправления, оформляются без бланка.

III. Подготовка проектов и издание правовых актов.
Правила оформления проектов актов Администрации, Главы Администрации

65. В Администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района осуществляется подготовка проектов:
1) постановлений представительного органа муниципального образования;
2) постановлений Главы сельского поселения;
3) распоряжений Главы сельского поселения;
4) постановлений Администрации;
5) распоряжений Администрации.
66. Вид проекта акта определяется исходя из компетенции органа (должностного лица), принимающего (издающего) акт, и содержания проекта акта.
67. Проект акта вносится на рассмотрение с пояснительной запиской, содержащей в себе обоснование необходимости принятия акта, развернутую характеристику его целей, основных положений. К проекту акта прилагаются финансово-экономическое обоснование, если его реализация потребует финансовых и материальных затрат, а также иные сведения, необходимые для обоснования вносимых предложений. Пояснительная записка и финансово-экономическое обоснование подписываются и датируются руководителем структурного подразделения, разработавшего проект акта.
68. В случае если подготавливаемый акт влечет за собой необходимость внесения изменений в другие акты, эти изменения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются одновременно с ним в виде проекта отдельного акта.
При необходимости в подготавливаемом акте в обязательном порядке указываются нормативные акты либо их части, которые признаются утратившими силу.
69. Проект акта главы поселения, администрации поселения подлежит обязательному согласованию следующими должностными лицами:
1) заместителем Главы Администрации, курирующим соответствующие направления деятельности;
2) руководителями заинтересованных структурных подразделений, которым даны поручения в представленном проекте акта;
3) руководителями заинтересованных органов или организаций, которым даны поручения в представленном проекте акта;
Согласование проекта оформляется визой, включающей личную подпись визирующего, его должность, расшифровку подписи и дату. К каждому проекту правового акта исполнитель заполняет лист согласования, который печатается на оборотной стороне последнего листа проекта, и оформляет лист движения проекта правового акта (кроме актов по кадровым и наградным вопросам) в соответствии с листом согласования.
При наличии замечаний к проекту акта в листе согласования в графе «Примечание» делается запись «С замечаниями».
Отказ в визировании не допускается.
Срок рассмотрения проекта акта в согласующих структурных подразделениях, органах и организациях устанавливается не более 3 рабочих дней, в юридическом отделе Администрации: ненормативных правовых актов не более 5 рабочих дней со дня поступления документа, нормативных правовых актов — 7 рабочих дней со дня поступления проекта в Отдел.
После согласования со всеми заинтересованными структурными подразделениями, органами, организациями и должностными лицами проект акта с подлинниками замечаний направляется в юридический отдел Администрации района, который в установленный срок проводит антикоррупционную экспертизу проекта, дает оценку на предмет его соответствия действующему законодательству и правилам юридической техники.
70. После проведения правовой экспертизы проект акта с пояснительной запиской, финансово-экономическим обоснованием и отчетом об исполнении правовых актов, признаваемых утратившими силу, представляется в структурное подразделение Администрации (специалисту), отвечающее за ведение делопроизводства (далее – общий сектор) на бумажном и электронном носителях.
71. Ответственность за идентичность текста электронной версии тексту на бумажном носителе несет исполнитель, разработавший проект акта и представивший электронную версию.
Электронная версия должна быть подготовлена средствами MicrosoftOffice в формате *.rtf, *.doc, *.xls, (шрифт Arial, № 12; в приложениях, оформленных в виде таблиц, допускается шрифт не менее № 12) и передана на электронном носителе или по локальной сети.
72. Представленный в общий сектор проект акта проходит проверку на правильность оформления в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, оформляется на бланках установленного образца и представляется на подпись Главе.
Проект акта, внесенный на рассмотрение с отступлением от установленных правил, подлежит возврату исполнителю.
73. По результатам рассмотрения проекта акта Главой проект может быть возвращен исполнителю для доработки или в связи с нецелесообразностью его принятия.
74. В общий сектор проект правового акта представляется с:
1) листами согласований проекта:
2) подлинниками имеющихся возражений, замечаний, заключений, протоколов согласительных совещаний;
3) документами, содержащими поручения губернатора Костромской области, Главы, предшествующие подготовке проекта акта;
4) пояснительной запиской;
5) финансово-экономическим обоснованием (при необходимости);
6) списком адресатов рассылки акта;
7) листом движения проекта акта.
75. После проверки правильности оформления проекта, окончательного редактирования его текста подготовленные общим сектором документы передаются на подпись Главе поселения.
76. В случае не подписания Главой представленного проекта, последний направляется должностному лицу, которому адресована резолюция главы муниципального образования, либо исполнителю документа (если в резолюции не указано конкретное должностное лицо).
77. Подписанный акт регистрируется.
78. Правовые акты регистрируются раздельно в зависимости от их видов хронологическом порядке в пределах календарного года.
79. Копия акта направляется ведущим специалистом адресатам в соответствии со списком рассылки, представленным и подписанным исполнителем.
При необходимости исполнитель должен внести в указатель рассылки кроме наименования организаций их почтовые адреса.
80. Независимо от списка рассылки копия постановлений Главы поселения, Администрации направляется в:
прокуратуру муниципального образования;
правовое управление администрации Костромской области.
81. Копии нормативных правовых актов Главы поселения, Администрации, подлежащие опубликованию, в трехдневный срок после подписания с присвоенными реквизитами (дата, номер) направляются ведущему специалисту для их опубликования.
Ведущий специалист ведет учет опубликования нормативных правовых актов и представляет информацию об этом по запросу заинтересованных органов.
82. Подлинники актов, листы согласования, замечания к актам, протоколы согласительных совещаний (при наличии) хранятся у ведущего специалиста, затем оформляются в дело и сдаются на архивное хранение.
83. Проект муниципального правового акта печатается на бланке установленной формы шрифтом Arial размером № 12.
Верхнее поле документа устанавливается 2.0 см, левое поле – 2,0 см, правое – 1.5 см и нижнее — 2.0 см.
84. Правовой акт имеет следующие реквизиты:
На проектах актов, выносимых на согласование, в правом верхнем углу пишется слово ПРОЕКТ;
2) наименование органа, издавшего документ;
3) наименование вида акта;
4) дата акта отделяется от наименования вида акта, как правило, одним интервалом, оформляется словесно-цифровым способом и печатается центрованным способом;
5) регистрационный номер, который печатается сразу после даты арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера документа.
Регистрационный номер муниципального правового акта состоит из его порядкового номера в течение календарного года
6) заголовок — печатается на расстоянии не менее 10 см от верхнего края листа, располагается посередине документа под реквизитом «дата и номер издания». Печатается 12 полужирным кеглем с прописной буквы без кавычек и отвечает, как правило, на вопрос: о чем (о ком) издан документ. Переносы в словах заголовков не допускаются. Точка в конце заголовка не ставится.
Если в тексте отражено несколько вопросов, заголовок должен формулироваться обобщенно.
7) текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал.
Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
85. Структуру правового акта образуют, как правило, преамбула, основная (содержательная) часть, заключительные положения.
86. Преамбула служит для разъяснения целей и мотивов издания акта, положений нормативного характера не содержит. В преамбуле при необходимости должна быть установлена взаимосвязь с ранее принятыми нормативными актами по данному вопросу. В тексте актов, подготовленных на основании или в развитие документов других организаций или ранее изданных актов, указываются их реквизиты: название вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок.
В преамбуле проектов правовых актов должна быть указана ссылка на соответствующие нормативные правовые акты, в соответствии с которыми принимается данный правовой акт, вносятся изменения или признается правовой акт утратившим силу.
Преамбула в постановлениях Главы поселения завершается словом «ПОСТАНОВЛЯЮ», Администрации — словами «Администрация Паньковского сельского поселения ПОСТАНОВЛЯЕТ», после которого ставится двоеточие. Слова «постановляю», «Администрация Паньковского сельского поселения постановляет» располагаются на отдельной строке и выравнивается по центру. Ниже на следующей строке оформляется постановляющая часть акта.
Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
87. Основная (содержательная) часть проектов правовых актов, как правило, подразделяется на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункт содержит конкретные нормативные предписания по предмету регулирования.
Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. В подпунктах конкретизируются нормативные предписания данного пункта либо перечисляются нормативные предписания, отнесенные к одному вводному предложению (слову).
Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы.
В основной (содержательной) части должны отражаться пункты, предусматривающие конкретные поручения, их исполнителей, механизмы реализации устанавливаемых данным актом норм и поручений, сроки их исполнения, поручение о контроле исполнения.
В том случае, если задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя (инициалы в тексте ставятся после фамилии) в дательном падеже. В качестве исполнителей могут быть указаны должностные лица администрации.
Наименования упоминаемых в акте организаций приводятся в полном соответствии с их официальным названием, предусмотренным в уставах, положениях, решениях об их создании, переименовании и т.д.
Контроль исполнения правового акта должен возлагаться на заместителя Главы Администрации, специалистов администрации в соответствии с распределением обязанностей между ними.
88. В заключительных положениях правовых актов указываются: акты, подлежащие признанию утратившими силу, порядок вступления акта в силу.
Порядок и сроки вступления в силу правового акта определяются в соответствии с Уставом муниципального образования. В проектах постановления рекомендуется предусматривать прямое указание о времени вступления в силу данного постановления (со дня официального опубликования, со дня подписания либо с конкретной даты).
Если правовой акт подлежит признанию утратившим силу полностью, то отдельными позициями, как сам правовой акт, так и все правовые акты, которыми в текст правового акта ранее вносились изменения, признаются утратившими силу.
Если при изменении правового акта его структурные единицы или отдельные слова и предложения структурных единиц исключаются из текста, то структурные единицы исключаются или признаются утратившими силу, а слова и предложения — исключаются.
89. Подпись отделяется от текста двумя интервалами и состоит из должности, инициала имени и фамилии Главы и печатается в две строки. Слова, обозначающие должность, печатаются у левой границы текстового поля, инициал имени и фамилия — у правой границы текстового поля.
Реквизиты подписи не могут размещаться отдельно от окончания текста документа — в начале или на обороте последней страницы либо на разных страницах.
90. При подготовке правовых актов исполнителем должны учитываться ранее принятые решения во избежание противоречий и повторений. Не допускается принятие повторных правовых актов, если не выполнены ранее принятые по тому же вопросу акты, кроме случаев, когда необходимость принятия нового акта продиктована изменением обстоятельств. Если принимаемый акт исключает действие ранее принятых по этому вопросу актов в целом либо в части, он должен содержать указание о признании их утратившими силу полностью или частично либо об их частичном изменении.
Если при подготовке правового акта выявились необходимость внесения существенных изменений и дополнений в ранее изданные нормативные правовые акты или наличие по одному и тому же вопросу нескольких актов, а также если в акт неоднократно вносились изменения, которые затрудняют чтение и применение правового акта, то в целях упорядочения разрабатывается единый акт.
Все изменения, вносимые в ранее принятые акты, должны соответствовать структуре основного правового акта, при этом указываются все предыдущие редакции актов.
Не допускается внесение изменений в правовой акт, вносящий изменения в основной правовой акт.
91. Независимо от того, имеются ли в тексте проекта акта замена слов, цифр, исключение слов, цифр или предложений, исключение структурных единиц, дополнение структурной единицы новыми словами, цифрами, предложениями либо дополнение структурными единицами, наименование акта всегда содержит слово «изменение» в соответствующем числе.
92. Каждое изменение должно быть оформлено с указанием конкретной структурной единицы акта, которая изменяется.
Если в пункте акта необходимо провести замену слова или слов в нескольких случаях и заменяемое слово или слова употреблены в разных числах и падежах либо в одном и том же числе, но в разных падежах, а другие изменения в эту статью или ее структурную единицу не вносятся, то применяется следующая формулировка:
«В подпункте 1 пункта 2 слова «(слова указываются в именительном падеже единственного и/или множественного числа) » заменить словами «(слова указываются в именительном падеже единственного и/или множественного числа)» в соответствующем падеже.».
93. При внесении изменения в правовой акт сначала указывается, какая структурная единица изменяется, потом указывается характер изменений. Внесение изменений в правовой акт следует оформлять, начиная с наименьшей структурной единицы.
В случае если дополняется словами структурная единица пункта правового акта и это дополнение должно находиться в конце данной структурной единицы, применяется следующая формулировка:
«Подпункт 1 пункта 2 дополнить словами «…». При этом знак препинания, употребляемый в конце дополняемой структурной единицы, сохраняется без указания на него после внесения дополнения.
94. Внесение нескольких изменений в различные структурные единицы правового акта оформляются следующим образом:
«1. Внести в постановление Главы Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района или Администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района ___от _____ №____ «________» следующие изменения:
1) в подпункте 2 пункта 1 слова «…» заменить словами «….»;
2) абзац второй подпункта 3 после слов «…» дополнить словами «….»;
3) подпункт 5 дополнить абзацем следующего содержания: «…»;
4) второе предложение абзаца первого пункта 2 исключить;
5) пункт 3 изложить в следующей редакции:
«3. …..»;
6) абзац первый пункта 4 дополнить предложением следующего содержания:
«…..».
Необходимая в ряде таких случаев замена знака препинания осуществляется при подготовке текущей редакции правового акта (без оговорки в тексте правового акта).
95. При необходимости заменить цифровые обозначения употребляется термин «цифры», а не «числа».
При замене слова и цифр употребляется термин «слова».
96. В целях сохранения структуры пункта:
1) дополнение абзацами может производиться только в конец соответствующей структурной единицы;
2) при необходимости между уже имеющимися абзацами включить новый абзац дается новая редакция той структурной единицы пункта правового акта, к которому относится абзац;
3) при признании абзаца утратившим силу подсчет следующих абзацев не производится. Утративший силу абзац участвует в подсчете абзацев при последующем внесении изменений в данную структурную единицу.
Вновь включаемым в текст правового акта структурным единицам присваиваются порядковые номера предшествующих им структурных единиц того же вида с добавлением к указанным номерам (буквенным обозначениям) дополнительных порядковых номеров начиная с первого. Новым структурным единицам, включаемым в текст правового акта после последней структурной единицы того же вида, присваиваются номера, следующие за номером последнего.
При исключении из текста одного или нескольких пунктов нумерация оставшихся пунктов сохраняется.
97. Подчеркивание слов или словосочетаний, выделение жирным шрифтом или курсивом в тексте не допускается, не допускается написание аббревиатуры РФ вместо Российская Федерация.
Допускается использовать только общепринятые сокращения.
98. Не рекомендуется отрывать инициалы имени и отчества от фамилии, знаки номера, параграфа, процентов, часа и пр. от соответствующих цифр, переносить их на другую строку или страницу.
99. При оформлении дат, календарных сроков, денежных выражений, а также в названиях адресатов и знаменательных дат не рекомендуется отрывать словесные выражения от цифровых, переносить их на другую строку или страницу.
Дата в заголовке пишется цифровым способом, в тексте акта — словесно-цифровым.
В тексте составные количественные числительные рекомендуется писать цифрами, а в начале абзаца — словами.
Разбивка чисел в цифровой форме на группы осуществляется пробелами по три цифры. Не разбиваются на группы цифры в числах, обозначающих номер (после знака номер), в марках машин и механизмов, в обозначениях нормативных документов и т.д. В качестве десятичного знака может использоваться только запятая.
100. Приложения к проектам правовых актов печатаются на отдельных листах бумаги. При наличии приложений в тексте проекта правого акта на них обязательно делается ссылка («приложение № 1», «согласно приложению», «прилагаемый»).
Размеры полей, шрифты и межстрочные интервалы при печатании приложений идентичны размерам, применяемым при печатании текстов постановлений (распоряжений).
101. В приложениях помещаются положения, планы, перечни, списки, составы, графики, таблицы, образцы документов и др.
Если в тексте акта дается ссылка «согласно приложению», то на первой странице приложения в правом верхнем углу пишется слово «ПРИЛОЖЕНИЕ», ниже дается ссылка на правовой акт. Все составные части реквизита центрируются относительно самой длинной строки и печатаются через 1 межстрочный интервал. Длина строки не должна превышать 8 см и ограничивается правым полем документа. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Если приложение одно, то номер 1 не ставится.
102. При наличии в тексте акта формулировки «Утвердить» (прилагаемое положение, состав комиссии, перечень мероприятий, программу и т.д.) на самом приложении в правом верхнем углу располагается слово «УТВЕРЖДЕНО» или «УТВЕРЖДЕН» со ссылкой на нормативный акт, его дату и номер.
Слова «УТВЕРЖДЕНО» и «УТВЕРЖДЕН» согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, состав — УТВЕРЖДЕН, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.
103. Заголовок к тексту приложения печатается центрованным способом. Наименование вида документа — приложения (первое слово заголовка приложения) выделяется прописными буквами, полужирным шрифтом и может быть напечатано вразрядку (ПОЛОЖЕНИЕ, ПЕРЕЧЕНЬ, СПИСОК и т.д.). Межстрочный интервал между первой строкой заголовка и последующими строками может быть увеличен на пол-интервала.
Заголовок приложения отделяется от даты и номера акта 5 межстрочными интервалами, от текста приложения — двумя дополнительными интервалами.
104. Основная часть приложения может иметь следующие основные структурные единицы: разделы, главы, пункты, подпункты.
При наличии в тексте приложения нескольких разделов их заголовки печатаются центрованным способом относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки разделов полужирным шрифтом.
105. Заголовки глав нумеруются римской цифрой со словом «глава», печатаются центрованным способом относительно границ текста. Точка в конце заголовка не ставится. Допускается выделять заголовки глав полужирным шрифтом.
Пункты в пределах всего акта должны иметь сквозную нумерацию арабскими цифрами.
Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы.
106. Текст приложения может быть оформлен в виде таблицы. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк грамматически должны быть согласованы с заголовками. Строки, как правило, должны быть пронумерованы.
Если таблица печатается более чем на одной странице, наименования граф таблицы повторяются на каждой странице или проставляются порядковые номера граф.
107. Листы приложения нумеруются самостоятельно, начиная со 2-го листа. Номер страницы проставляется по правому краю верхнего поля. Каждое приложение имеет свою нумерацию. При оформлении утверждаемых правовым актом документов, имеющих приложения, используется сквозная нумерация страниц приложения.
При наличии в тексте приложений ссылки на сноску она оформляется звездочкой или цифрой со скобкой: * или 1). Текст сноски печатается через 1 межстрочный интервал в конце каждой страницы или после приложения в целом под чертой шрифтом № 6. После символа сноски ее текст печатается с прописной буквы. В конце текста сноски ставится точка.
На одной странице не должно проставляться более 3 сносок.
108. Все страницы приложения, включая таблицы, оформляются в едином формате (горизонтальное или вертикальное расположение текста).
Оформление таблиц допускается на листах формата А3.
109. Состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета и т.п.) оформляется в виде приложения. При этом:
первым указывается председатель (руководитель) рабочей группы — фамилия, имя, отчество должностного лица, наименование должности;
далее указывается заместитель председателя (руководителя) рабочей группы — фамилия, имя, отчество должностного лица, наименование должности;
затем указывается секретарь рабочей группы — фамилия, имя, отчество должностного лица, наименование должности;
остальные члены рабочей группы располагаются в строго алфавитном порядке независимо от занимаемых должностей и подчиненности с указанием фамилии, имени, отчества, наименованием должности, звания.
Состав рабочей группы (комиссии, организационного комитета, совета и т.п.) оформляется в виде трех колонок: в первой из них располагают фамилии, имена и отчества, во второй — тире, в третьей — наименование должности. Знаки препинания после наименования должности не проставляются.
110. Визы проставляются на оборотной стороне первого листа подлинника проекта постановления (распоряжения).
111. Проект правового акта должен быть согласован тем должностным лицом, чья должность и фамилия указаны в листе согласования. Проставление предлога «за» или косой черты перед наименованием должности не допускается. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на листе согласования проекта правового акта, отсутствует, то последний должен согласовываться лицом, исполняющим обязанности руководителя, или заместителем руководителя. При этом надо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию, и инициалы (исправления «и.о.» или «зам.» вносятся машинописным способом или от руки).
На приложениях к проектам актов визы проставляются на оборотной стороне последнего листа приложения.
112. Регистрация актов осуществляется ведущим специалистом администрации поселения.

IV. Оформление проектов решений представительного органа муниципального образования
113. Оформление проектов решений представительного органа муниципального образования (далее – решения) осуществляется по правилам главы III настоящей Инструкции с особенностями, установленными настоящим разделом.
114. К проекту решения представительного органа поселения прилагаются:
1) подписанная Главой поселения пояснительная записка к проекту решения, в которой содержится краткое описание предмета правового регулирования, раскрываются принципиальные положения проекта, описывается концепция проекта и цели его принятия;
2) сопроводительное письмо Главы поселения на имя председателя представительного органа муниципального образования с указанием представителя на всех стадиях рассмотрения представительным органом муниципального образования проекта;
3) финансово-экономическое обоснование, если реализация решения предполагает осуществление расходов из бюджета муниципального образования;
4) перечень решений, подлежащих отмене, приостановлению, изменению либо принятию в связи с принятием предлагаемого проекта решения;
5) тексты решений, в которые проектом вносятся изменение или предполагается признать их утратившими силу, полностью или в части;
6) при необходимости сравнительная таблица текстов изменяемого решения (его отдельных положений) до и после внесения изменений, если проект предполагает внесение изменений в ранее принятое решение.
115. Проект решения имеет следующие реквизиты:
1) слово «Проект», печатаемое в правом верхнем углу первого листа проекта;
2) наименование органа;
3) наименование вида документа — решение, печатается прописными буквами полужирным шрифтом по центру;
4) дата акта;
5) знак «№» для указания регистрационного номера акта;
6) заголовок акта, который печатается ниже даты и номера с заглавной буквы, и выравнивается по центру;
7) текст акта;
подписи председателя представительного органа муниципального образования и Главы поселения, печатаемые одна под другой и разделяемые 3 межстрочными интервалами.
116. Вводная часть проекта содержит цели принятия решения, ссылки на законы и иные правовые акты, послужившие основанием для его принятия, а также ссылку на статью Устава, определяющую компетенцию представительного органа муниципального образования по принятию правовых актов, и статью Устава, определяющую порядок принятия и вступления в силу правовых актов представительного органа муниципального образования. Завершается изложение вводной части словами «Совет депутатов Паньковского сельского поселения:», при этом слово «РЕШИЛ:» печатается заглавными буквами вразрядку с абзацного отступа, отделяясь от вводной и постановляющей частей решения одним межстрочным интервалом.
117. Постановляющая часть проекта содержит выраженные в категоричной форме нормативные предписания.
118. Акты, утверждаемые решениями представительного органа муниципального образования, подразделяются на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовков не имеют. Пункт содержит конкретные нормативные предписания по предмету регулирования.
Пункты могут подразделяться на подпункты, обозначаемые арабскими цифрами с закрывающей круглой скобкой. В подпунктах конкретизируются нормативные предписания данного пункта либо перечисляются нормативные предписания, отнесенные к одному вводному предложению (слову).
Пункты и подпункты могут подразделяться на абзацы.

V. Оформление договоров и
информационно-справочных документов
119. Договоры могут оформляться в виде одного документа, подписанного сторонами, путем обмена документами либо в иных формах, установленных Гражданским кодексом Российской Федерации, иными федеральными законами.
Договоры, составляемые в виде одного документа, подписанного сторонами, оформляются на листах бумаги формата А4 без бланка.
120. Договор, составляемый в виде одного документа, подписанного сторонами, имеет следующие реквизиты, оформляемые по общим правилам, установленным главой II настоящей Инструкции:
1) заголовок, включающий наименование вида документа — договор, соглашение, контракт (государственный контракт) и тому подобное, а также указание на предмет договора;
2) дата подписания сторонами, регистрационный номер;
3) место подписания;
4) текст;
5) реквизиты, сторон,
6) подписи представителей сторон.
121. Визы согласования к договору, составляемому в виде одного документа, подписанного сторонами, проставляются на листе согласования.
122. Договоры, составляемые в виде одного документа, подписанного сторонами, изготавливаются не менее чем в двух подлинных экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу.
Один экземпляр подписанного договора с листом согласования хранится в бухгалтерии. Другой экземпляр подписанного договора передается контрагенту.
123. Если договор заключается путем обмена документами, оформление данных документов осуществляется по правилам, установленным главой II настоящей Инструкции.

VI. Протоколы
124. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных докладов и выступлений, справок, проектов решений и прочего. Форма протокола представлена в приложении № 5.
125. Протоколы имеют следующие реквизиты:
1) наименование вида документа — слово «ПРОТОКОЛ», печатаемое прописными буквами, полужирным шрифтом кеглем № 16 и выравниваемое по центру;
2) вид заседания, совещания — печатается центрованным способом ниже реквизита «Наименование вида документа» через пробел прописными буквами центрованным способом и согласуется с ним в родительном падеже;
3) место проведения, дата и номер – печатается через пробел от предыдущего реквизита проставляется горизонтальная черта. Через пробел от горизонтальной черты от границы левого поля на одной строке печатается место проведения заседания, совещания, дата и номер.
Дата проведения совещания оформляется словесно-цифровым способом, номер протокола арабскими цифрами.
4) слово «Председательствовал» — печатается через интервал от предыдущего реквизита центрованным способом прописными буквами через 1 межстрочный интервал с указанием должности, инициалов и фамилии председательствовавшего на заседании, совещании;
5) слово «Присутствовали» — печатается от границы левого поля, слово подчеркивается. Далее через двоеточие и пробел в столбик печатаются наименования должностей, далее через дефис инициалы и фамилии, присутствовавших в алфавитном порядке;
6) далее через пробел в зависимости от вида заседания, совещания печатается вопрос повестки заседания, совещания.
Вопрос повестки заседания, совещания печатается центрованным способом с нумерацией вопросов римскими цифрами с точкой и с фамилиями выступающих по данному вопросу (фамилии печатаются под чертой, которая через пробел отделяет вопрос повестки). Затем через пробел печатаются протокольные поручения от границы левого поля с нумерацией арабскими цифрами с точкой;
7) подпись.
Состоит из наименования должности лица, председательствовавшего на заседании или совещании, его личной подписи и расшифровки подписи (инициалов имени и фамилии). Подпись отделяется от текста двумя межстрочными интервалами.
126. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания
127. Доклады прилагаются к протоколу. Решение в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.
128. Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего решения.
129. Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимавших участие в заседании. Образец оформления списка участников и повестки совещания представлены соответственно в приложениях № 6 и № 7.
130. Копии протоколов рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам ответственным секретарем в соответствии с указателем рассылки. Указатель рассылки составляет и подписывает ответственный исполнитель органа местного самоуправления, готовившего рассмотрение вопроса.

VII. Акты
131. Акт — служебный документ, подтверждающий установленный факт, событие, действие. Чаще всего акты составляются комиссиями, но в отдельных случаях акт может быть составлен одним или несколькими должностными лицами.
132. Акты оформляются на специальных бланках или стандартных листах бумаги формата А4 и имеют следующие реквизиты:
1) гриф утверждения;
2) наименование вида документа — слово «АКТ» печатается прописными буквами, выравнивается по центру;
3) наименование акта;
4) дата и номер акта: дата оформляется словесно-цифровым способом и отделяется от предыдущего реквизита через пробел. Номер акта печатается арабскими цифрами и состоит из знака «№» и порядкового номера акта;
5) текст акта;
6) подписи членов комиссии или должностных лиц, подписавших акт.
133. Если нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Костромской области или муниципальными правовыми актами установлены унифицированные формы актов, либо установлены требования к оформлению актов, отличающиеся от определенных настоящим подразделом, то такие акты оформляются в соответствии с требованиями указанных нормативных правовых актов.

VIII. Делопроизводство по обращениям граждан и организаций
134. Делопроизводство по обращениям граждан в администрации возлагается на главного специалиста администрации (при его отсутствии на ведущего поселения) .
135. При приеме письменных обращений непосредственно от граждан или представителей объединений граждан (далее – заявитель), главный специалист:
1) проверяют правильность оформления обращения в соответствии со статьей 7 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
2) проверяют приложения к обращению (при наличии), снимают копии с подлинных документов (оригиналы возвращают гражданину), скрепляют с письмом.
136. Заявителю выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается номер контактного телефона для уточнения прохождения письма. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах письма не делается.
137. Поступившие обращения регистрируются в течение трех дней с момента поступления. Регистрационный штамп с указанием регистрационного номера и даты регистрации ставится в правом нижнем углу первого листа письма обращения.
В случае если место, предназначенное для штампа, занято текстом, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
138. На каждое обращение заполняется учетная карточка, содержащая:
1) регистрационный номер и дату регистрации обращения;
2) фамилию, имя отчество (последнее – при наличии) заявителя, наименование организации, направившего(их) обращение;
3) почтовый, юридический адрес заявителя, направившего обращение.
139. При поступлении повторных обращений подбирается переписка по предыдущим обращениям. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный федеральным законом срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.
140. Регистрация обращений производится в системе электронного документооборота с составлением регистрационно-контрольной карточки.
В регистрационно-контрольной карточке указывается:
1) фамилия, имя отчество (последнее – при наличии) гражданина, наименование организации, направившего(их) обращение;
2) почтовый, юридический адрес заявителя, направившего обращение;
3) вид обращения (предложение, заявление, жалоба);
4) аннотация (краткое содержание) обращения;
5) сведения об отправителе, в случае если обращение перенаправлено в Администрацию не автором: наименование государственного органа, органа местного самоуправления, организации, дата и номер исходящего письма о направлении обращения;
6) исполнитель (орган местного самоуправления);
7) отметка о наличии промежуточного ответа с указанием даты;
отметка об исполнении (с указанием даты);
9) анализ ответа (меры приняты, поддержано, разъяснено, не поддержано).
141. Обращения, поступившие в форме электронного документа, рассматриваются в общем порядке.
При обращении в форме электронного документа заявитель в обязательном порядке указывает фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии). Адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Заявители вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указные документы и материалы или их копии в письменной форме.
142. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия заявителя, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
143. Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается заявителю, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
144. Администрация при получении обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи, вправе оставить обращение без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить заявителю, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом.
145. В случае, если текст обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается заявителю, направившему обращение, если фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
146. В случае, если в обращении содержится вопрос, на который заявителю многократно давались ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы администрация вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки, о чем уведомляется заявитель.
147. Ответы на обращения дают руководители, которым они адресованы или которым поручено рассмотрение, ответ может быть дан в письменной или устной форме по согласованию с заявителем.
148. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить дополнительные материалы и объяснения у заявителя, иных лиц.
149. В случае если, по мнению исполнителя, обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию данного органа местного самоуправления, исполнитель не позднее трех дней со дня поступления возвращает письмо ведущему специалисту, указывая орган местного самоуправления, в который, по его мнению, следует направить письмо.
150. Обращения рассматриваются в течение 30 дней со дня регистрации, если в резолюции срок рассмотрения не сокращен.
151. Продление срока рассмотрения обращения осуществляется в соответствии со статьей 12 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Письмо с уведомлением заявителя о продлении срока его рассмотрения готовит ответственный исполнитель, на рассмотрении у которого находится обращение.
152. Исполненными считаются обращения, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и заявителям даны исчерпывающие ответы по существу поставленных вопросов. В ответах на коллективные обращения указывается, кому именно из заявителей дан ответ.
153. Текст ответа должен излагаться четко, последовательно, кратко, со ссылками на правовые акты. При подтверждении фактов, изложенных в жалобе, в ответе следует указать, какие меры приняты к виновным должностным лицам.
154. Ответы даются от имени руководителя, на чье имя направлено обращение.
155. Ответ должен быть подготовлен и направлен на подпись не позднее, чем за три дня до окончания срока рассмотрения письма. В случае необходимости к ответу прилагаются копии документов, подтверждающих изложенные сведения.
156. Ответы, не соответствующие требованиям настоящей Инструкции, возвращаются ведущим специалистом на доработку исполнителю.
157. При утрате обращения проводится служебное расследование, результаты которого доводятся до Главы Администрации.
158. Исполненные письма хранятся в администрации поселения в течение пяти лет со дня направления ответа, после чего уничтожаются в порядке, установленном Инструкцией.
159. За пять дней до истечения срока исполнения главный специалист направляет исполнителям напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает.
160. Прием граждан Главой Администрации организуется в порядке, установленном Регламентом муниципального образования.
161. На устное обращение, полученное в ходе личного приема, заводится карточка личного приема заявителя. Форма карточки личного приема представлена в приложении № 8.
162. Главный специалист после оформления должностным лицом резолюции об исполнении устного обращения передает исполнителям карточку личного приема.
163. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя, подтвержденная подписью заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией.

IX. Организация документооборота
164. Корреспонденция, поступающая в администрацию Паньковского сельского поселения на имя Главы администрации, принимается и регистрируется главным специалистом.
Регистрация документов производится в журнале регистрации в день их поступления. Зарегистрированные документы передаются Главе администрации (его заместителю) в день их поступления и согласно резолюциям (поручениям) направляются на исполнение. Фамилии исполнителей и все последующие отметки о прохождении и исполнении документа вносятся в базу данных.
Перечень документов, не подлежащих регистрации:
1) материалы справочно-информационного характера;
2) документы первичного бухгалтерского учета;
3) приглашения на совещания, иные мероприятия, пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы;
4) периодические печатные издания, книги и брошюры, рекламные извещения, плакаты, буклеты;
5) сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня, программы совещаний, конференций;
6) учебные планы, программы;
7) прейскуранты цен;
технические условия;
9) документы, связанные с ведением коллективных переговоров;
10) формы статистической отчетности;
11) корреспонденция, адресованная с пометкой «лично»;
12) объяснительные записки.
165. Прием и регистрация обращений граждан осуществляется в течение трех дней.
166. Помощник главы по мобилизационной подготовке и делам ГО и ЧС осуществляет возложенные на него функции в области работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну, и с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения.
167. Адресованные Главе Администрации обращения руководителей муниципальных учреждений и предприятий, муниципальных служащих, работников Администрации по вопросам трудовых отношений принимаются в общем секторе и регистрируются в журнале входящих документов.
168. Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
169. Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «Вручить лично», вскрываются. Пакет с корреспонденцией с пометкой «Вручить лично» вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом.
170. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по конверту можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документа.
171. Регистрационный номер входящих документов включает:
1) порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;
2) индекс согласно номенклатуре дел.
172. Регистрационный штамп ставится в нижнем правом углу входящего документа. В регистрационном штампе указываются номер и дата поступления документа. На телеграммах и срочных документах указывается время их поступления.
173. Поручение (резолюция) об исполнении входящего документа оформляется непосредственно Главой Администрации на бланках поручений или непосредственно на документе.
174. Резолюции на документах, как правило, определяют фамилии лиц, ответственных за исполнение и контроль, содержание поручений, сроки их исполнения, должны иметь подпись и дату.
Если в резолюции, содержащей поручение, предусматривается несколько исполнителей, то ответственный исполнитель поручения указывается первым.
Если резолюция предусматривает несколько поручений, то она разбивается на пункты в соответствии с количеством поручений. При этом каждый пункт должен начинаться с указания исполнителей.
175. Главный специалист обеспечивает каждого соисполнителя копиями документа.
176. Передача документов на исполнение должностным лицам, определенным в резолюции, осуществляется личным вручением. Контроль за своевременным рассмотрением и возвратом документов осуществляют исполнители документов лично.
177. Общий срок исполнения входящих документов — 30 дней со дня регистрации.
Иные сроки исполнения документов могут быть установлены:
1) в тексте документа;
2) в резолюции руководителя.
В соответствии с резолюциями:
«Весьма срочно» – срок исполнения документа 3 дня,
«Срочно» — срок исполнения документа 5 дней,
«Оперативно» –срок исполнения документа 10 дней.
178. Соисполнители не позднее, чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю справки для обобщения или составления отчета либо в письменной форме сообщают свое мнение по поднятому в документе вопросу.
179. Если поручение (документ) не может быть исполнено в установленные сроки, исполнитель представляет по нему промежуточный ответ.
Промежуточный ответ не является основанием для признания поручения (документа) исполненным.
180. Продление сроков исполнения поручения производится на основании мотивированного представления исполнителя, на имя автора поручения не позднее, чем за 3 дня до истечения ранее установленного срока.
181. Если для выполнения поручения устанавливается срок более 30 дней, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения. Если срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в 30-дневный срок.
182. Ответ на депутатский запрос дается не позднее 10 календарных дней со дня его регистрации в Администрации.
183. Если последний день исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предыдущий рабочий день.
184. В случае нарушения сроков исполнения документов ответственным исполнителем представляется служебная записка на имя Главы Администрации с указанием объективной причины неисполнения документа в срок.
185. Документы, направленные с резолюциями «Для сведения», «Для использования в работе», «Для руководства в работе», передаются исполнителям без регистрации.

X. Порядок оформления и отправки исходящих документов
186. Регистрация исходящих документов, подписанных Главой Администрации, осуществляется главным специалистом администрации.
187. Документы, передаваемые исполнителями для регистрации, должны быть оформлены в соответствии с требованиями Регламента Администрации и настоящей Инструкции.
188. Неправильно оформленные документы, на регистрацию не принимаются и возвращаются для переоформления.
189. Отправка подписанных и зарегистрированных документов при помощи факсимильной связи и электронной почты осуществляется специалистами Администрации, ответственными за исполнение. Документы, требующие отправки на бумажном носителе отправляются исполнителем.
Структурные подразделения, имеющие статус юридического лица, занимаются отправкой корреспонденции самостоятельно.
190. Надлежаще оформленные исходящие документы принимаются к регистрации:
1) в трех экземплярах — в случае направления документа в один адрес (первый экземпляр отправляется адресату, второй остается в общем секторе, третий после регистрации возвращается исполнителю);
2) в случае направления документа нескольким адресатам — в количестве экземпляров, на два экземпляра превышающем число адресатов, с тем чтобы один экземпляр остался в администрации и один экземпляр после регистрации был возвращен исполнителю.
191. Экземпляр документа, остающийся в администрации, должен содержать визы исполнителей, а также лиц, с которыми согласован текст.
192. Исходящие документы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим документ.
193. Документ, отправляемый посредством факсимильной связи, оформляется по общим правилам, установленным настоящей Инструкцией. Передаваемый документ должен содержать номер факса и фамилию получателя.
194. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и главу Администрации, подписавшего документ.
195. Объем документа, передаваемого посредством факсимильной связи, не должен превышать 5 листов.
196. Документ, отправляемый посредством использования информационно-телекоммуникационных сетей, оформляется на бланке по общим правилам, установленным настоящей Инструкцией. Отправляемый документ представляет собой отсканированное изображение оригинала документа на бумажном носителе.
197. Электронные сообщения могут быть подписаны электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи. В таком случае электронное сообщение признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.
198. Организация работы с документами в администрации Паньковского сельского поселения регламентируется Регламентом Администрации, настоящей Инструкцией, иными нормативными актами Главы Администрации.
199. В Администрации ведется учет поступления, прохождения и исполнения служебных документов в системе автоматизированного документооборота или в журналах регистрации.
200. Документы, поступившие в Администрацию, после их регистрации передаются Главе администрации и в соответствии с его поручением (резолюцией) направляются на исполнение или для ознакомления под роспись.
201. Главный специалист несет ответственность за организацию работы с поступившими документами.

XI. Контроль исполнения служебных документов
202. Контроль исполнения документов и поручений включает в себя постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителя в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах, снятие с контроля.
На контроль ставятся как документы в целом, так и отдельные пункты документов, содержащие конкретные поручения.
203. Главы Администрации организует исполнение и несет ответственность за исполнением правовых актов и документов в координируемых в соответствии с распределением обязанностей сферах деятельности.
204. Общее руководство контрольной деятельностью осуществляет глава администрации.
Глава вправе запрашивать и получать необходимую информацию о ходе и результатах исполнения поручений от должностных лиц, которым адресованы поручения.
Еженедельно главным специалистом направляется информация о нарушениях сроков исполнения входящих документов. Информация о нарушениях сроков исполнения документов и поручений рассматривается на еженедельном оперативном совещании при главе Администрации.
205. Поручения, содержащиеся в протоколах совещаний при Главе Администрации, заседаниях Администрации доводятся до исполнителей ответственным секретарем путем направления копий протокола или выписки из протокола.
Проект протокольных поручений представляется докладчиком главному специалисту (или секретарю комиссии) не позднее, чем за 2 дня до даты проведения совещания (комиссии).
206. Контроль исполнения поручений, данных в рамках работы координационных и совещательных органов (комиссий, советов и т.д.), осуществляется ответственным секретарем.
Для сокращения сроков доведения поручения могут использоваться технические средства связи с последующей отправкой исполнителю зарегистрированной копии документа.
207. В поручении, как правило, устанавливается срок (календарная дата) его исполнения. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.
Сроки исполнения поручений, требующих осуществления совместных с другими органами местного самоуправления, муниципальными предприятиями, учреждениями мероприятий большой продолжительности или взаимозависимой последовательности исполнения, могут осуществляться в сроки, определяемые правовыми актами, регулирующими вопросы, связанные с поручением.
208. Сроки исполнения правовых актов Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, губернатора Костромской области, администрации Костромской области, администрации Кадыйского муниципального района, муниципальных правовых актов определяются, как правило, в тексте документа.
209. Сроки исполнения протокольных поручений, данных на совещаниях при губернаторе Костромской области, заседаниях администрации Костромской области, заседаниях администрации Кадыйского муниципального района, коллегии определяются, как правило, в протоколе и исчисляются от даты проведения совещания (заседания).
Если срок не указан, то исполнение поручения осуществляется в месячный срок.
210. Сроки исполнения поручений по обращениям граждан и общественных объединений указываются в резолюциях. При отсутствии конкретного срока исполнения в резолюции исполнение такого документа должно быть осуществлено в течение 30 календарных дней со дня его регистрации.
211. Если поручение дано нескольким исполнителям, то руководитель, указанный в поручении первым или обозначенный словом «свод», является главным ответственным исполнителем поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу. Соисполнители представляют главному ответственному исполнителю предложения в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Главный ответственный исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки главный ответственный исполнитель организует исполнение поручения в оперативном порядке, для чего создает рабочие группы и проводит согласительные совещания.
212. Продление сроков исполнения документов осуществляется путем представления ответственным исполнителем не позднее, чем по истечении половины установленного срока исполнения поручения мотивированной служебной записки о продлении срока исполнения с указанием планируемой даты исполнения.
213. О результатах исполнения данного должностным лицом поручения в его адрес направляется доклад с приложением необходимых документов, который представляется за 3 рабочих дня до истечения установленного срока.
В случае, если поручение не может быть исполнено в установленный срок, ответственный исполнитель поручения в течение 3 рабочих дней до истечения срока, данного на исполнение поручения, представляет должностному лицу, давшему поручение, объяснение о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения в установленный срок с указанием должностных лиц, на которых возложено исполнение поручения, и о мерах ответственности, принятых в отношении работников, виновных в неисполнении поручения.

XII. Печати и штампы Администрации
214. Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Администрации, производится по разрешению главы администрации.
215. Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписи Главы Администрации, а также лица, ответственные за использование указанных штампов, определяются Главой Администрации.
216. Изготовление нескольких печатей с идентичными наборами реквизитов не допускается.
217. Все изготовленные печати и штампы учитываются главой администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района и выдаются под расписку сотрудникам Администрации, отвечающим за их использование и сохранность.
218. Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату главе администрации, где они уничтожаются по акту.
219. Проставление оттисков печати осуществляется сотрудниками Администрации, отвечающими за их использование и сохранность.
220. Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность глава администрации.
221. Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их главе поселения.

XIII. Телеграммы. Телефонограммы
222. Телеграммы подразделяются на следующие категории: правительственные, срочные, обыкновенные.
223. Телеграммы посылаются в исключительных случаях. Текст телеграммы излагается сжато, без переноса слов, без союзов, предлогов и запятых (если при этом не искажается смысл содержания), без исправлений. Знаки препинания в телеграмме следует писать только словами, полностью или сокращенно:
«точка» или «тчк», «запятая» или «зпт», «скобка» или «скб», «кавычки» или «квч».
224. в группах цифр допускается написание точки и запятой знаком. При отправке телеграммы с одинаковым содержанием нескольким адресатам их наименования указываются перед текстом.
225. Все другие реквизиты телеграммы оформляются в соответствии с правилами оказания услуг связи.
226. Телеграмма, как и письмо, составляется в двух экземплярах. Один из них направляется в отделение связи, другой хранится в деле.
227. Адрес телеграммы должен содержать все данные, позволяющие доставить ее адресату.
228. Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста (передается по телефону и записывается получателем). Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.
Подписанные телефонограммы регистрируются в отраслевых (функциональных) органах, руководители которых подписали телефонограмму; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего. Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
229. Оформляются телефонограммы в соответствующих журналах

XIV. Номенклатуры дел,
заводимых в делопроизводстве Администрации
230. Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации с указанием сроков их хранения, оформленный в порядке, установленном настоящей Инструкцией. Форма номенклатуры дел представлена в приложении № 9.
231. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, описей документов по личному составу, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
232. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Регламентом Администрации, штатным расписанием Администрации, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предшествующие годы.
233. Номенклатура дел составляется в соответствии со структурой Администрации.
234. Номенклатура дел администрации, подписывается ведущим специалистом администрации и после рассмотрения экспертной комиссией (ЭК) Администрации направляется на согласование в отдел по делам архивов Кадыйского муниципального района Костромской области, после чего утверждается Главой администрации.
235. Номенклатура составляется ежегодно не позднее 15 ноября текущего года.
236. Вновь созданный орган местного самоуправления обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел органа местного самоуправления, подразделения и представить её главе поселения.
237. Номенклатура дел ежегодно согласовывается с муниципальным архивом и не реже одного раза в 5 лет согласовывается с комитетом по делам архивов Костромской области, если не было коренных изменений в функциях и структуре органов местного самоуправления.
238. Сводная номенклатура дел Администрации составляется главным специалистом администрации на основе номенклатур структурных подразделений Администрации при методической помощи муниципального архива.
239. Сводная номенклатура дел Администрации не позднее конца текущего года утверждается Главой Администрации.
После утверждения сводной номенклатуры дел общий сектор Администрации направляет структурным подразделениям выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.
240. Один экземпляр сводной номенклатуры дел Администрации является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел общего сектора. Второй экземпляр используется в качестве рабочего. Третий экземпляр используется муниципальным архивом.
241. Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
242. Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации.
243. Названиями разделов номенклатуры дел органа местного самоуправления являются названия его структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел Администрации разделы располагаются в соответствии со структурой Администрации.
244. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации.
245. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
246. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Администрации цифрового обозначения органа местного самоуправления и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами.
247. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел; для переходящих дел индекс сохраняется.
248. В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
249. Не допускается употребление в заголовке дела шаблонных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и так далее), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований.
250. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
1) наименование вида дела (переписка, журнал и так далее) или разновидности документов (протоколы, приказы и так далее);
2) наименование органа местного самоуправления или его структурного подразделения (автор документа);
3) название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
4) краткое содержание документов дела;
5) дата (период), к которым относятся документы дела.
251. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и так далее).
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
252. При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
253. Если содержание дела касается одной административно-территориальной единицы (населенного пункта), ее (его) название указывается в заголовке дела.
254. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
255. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Заголовок приложения к делу, сформированного в отдельный том, должен соответствовать заголовку помещенного в этот том документа.
256. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
257. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
258. Графа 3 номенклатуры дел о количестве дел заполняется по окончании календарного года.
259. В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии — по типовой или примерной номенклатуре дел, или срок хранения дела, согласованный с экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области.
260. В графе 5 «Примечание» указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2012 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел и прочее.
261. Если в течение года в Администрации возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом раздела номенклатуры оставляются резервные номера.

XV. Формирование и оформление дел
262. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Дела в Администрации формируются децентрализовано, то есть в структурных подразделениях Администрации.
Законченные делопроизводством документы помещаются в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяется в соответствии с номенклатурой дел.
263. Контроль за правильным формированием дел осуществляется сотрудниками, ответственным за ведение делопроизводства в Администрации.
264. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
1) помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
2) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
3) раздельно группировать в дела документы постоянного срока хранения, временных сроков хранения, документы по личному составу;
4) помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;
5) в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
6) по объему дело не должно превышать 250 листов при толщине не более 4 сантиметров.
265. При наличии в деле нескольких томов (частей) номер (индекс) и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «том 1», «том 2» и так далее.
266. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Муниципальные правовые акты группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
267. Если во вводной части муниципального правового акта делается ссылка на обращение юридического лица или гражданина в адрес Администрации, по рассмотрении которого принимается данный правовой акт, то это обращение должно быть приложено к оригиналу муниципального правового акта.
268. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
269. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. Дела органов местного самоуправления подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.
270. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.
271. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
272. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
273. Полное оформление дела предусматривает:
1) оформление реквизитов обложки дела;
2) нумерацию листов в деле;
3) составление листа-заверителя;
4) составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
5) подшивку или переплет дела;
6) внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
274. На обложке дела указываются следующие реквизиты:
1) наименование органа местного самоуправления — Администрация;
3) наименование структурного подразделения органа местного самоуправления в именительном падеже, которое указывается в соответствии с утвержденной структурой органа;
4) номер (индекс) дела по номенклатуре дел Администрации;
5) заголовок дела — переносится из соответствующего раздела сводной номенклатуры дел Администрации, согласованной с экспертной комиссией муниципального архива;
6) крайние даты дела (тома, части) — даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Даты оформляются словесно-цифровым способом;
7) количество листов в деле;
срок хранения дела.
275. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются. Листы нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа.
Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист в правом верхнем углу.
Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
Приложения к делу, поступившие в переплете, оформляются как самостоятельный том и нумеруются отдельно.
276. После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с итоговой надписью.
277. Реквизит «срок хранения дела» переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечнях документов, образующихся в деятельности Администрации, с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».
278. Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела по описи) на обложках дел постоянного хранения проставляется в муниципальном архиве черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных экспертно-проверочной комиссией комитета по делам архивов Костромской области (до этого он проставляется карандашом).
279. На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования муниципального архива, в который будут передаваться дела.
280. По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
281. Для учета документов определенных категорий постоянного и долговременного сроков (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и так далее), составляется внутренняя опись документов дела.
Внутренняя опись документов дела составляется также на дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, если они сформированы по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов.
Вопрос о необходимости составления внутренней описи документов дела согласовывается с муниципальным архивом.
282. Документы, составляющие дело, подшиваются в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
283. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

XVI. Организация архивного дела в Администрации
284. С момента заведения и до передачи в муниципальный архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
285. На обложках дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение пяти лет, а затем сдаются в муниципальный архив.
286. Выдача дел из муниципального архива Администрации осуществляется в порядке, установленном законодательством об архивном деле.
289. Документы Администрации являются муниципальной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном законодательством об архивном деле, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в муниципальный архив как часть Архивного фонда Российской Федерации.
290. Подготовка документов к передаче на хранение в муниципальный архив включает в себя проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.
291. Экспертиза ценности документов — изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Экспертиза ценности документов в Администрации на стадии делопроизводства проводится:
1) при составлении номенклатуры дел;
2) в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
3) при подготовке дел к передаче в муниципальный архив.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия, её председателем является главный бухгалтер администрации Паньковского сельского поселения Кадыйского муниципального района.
292. Функции и права экспертной комиссии, а также организация их работы определяются положениями, которые утверждаются распоряжением Главы Администрации. Положение об экспертной комиссии до его утверждения подлежит согласованию с муниципальным архивом.
293. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения в Администрации осуществляется ежегодно под непосредственным методическим руководством муниципального архива.
294. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и сводной номенклатуры дел Администрации путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает экспертная комиссия муниципального архива.
295. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
296. Опись дела — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Форма описи представлена в приложении № 10.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела долговременного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; на дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
297. Описательная статья описи дел органа местного самоуправления имеет следующие элементы:
1) порядковый номер дела (тома, части) по описи;
2) индекс дела (тома, части);
3) заголовок дела (тома, части);
4) дата дела (тома, части);
5) количество листов в деле (томе, части);
6) срок хранения дела.
298. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:
1) каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером);
2) порядок нумерации дел в описи — валовый;
3) графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;
4) при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);
5) графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и тому подобного.
299. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
300. Опись дел подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с экспертной комиссией Администрации и муниципальным архивом, утверждается Главой Администрации.
Опись дел составляется в трех экземплярах, один из которых передается вместе с делами в муниципальный архив, второй остается в Администрации, третий экземпляр описи передается в комитет по делам архивов Костромской области для рассмотрения и согласования.
301. В муниципальный архив передаются дела с исполненными документами постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
302. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в муниципальный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в Администрации, по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке. Форма акта к уничтожению документов представлена в приложении № 11.
303. Передача дел в муниципальный архив осуществляется по графику, составленному муниципальным архивом и согласованному с Главой Администрации.
304. В период подготовки документов к передаче в муниципальный архив служащими муниципального архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Администрации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел служащие Администрации обязаны устранить.
305. Прием каждого дела производится служащим муниципального архива, исполняющим функции главного хранителя муниципального архива, в присутствии служащего Администрации. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи главного хранителя муниципального архива и служащего, передавшего дела.
306. Вместе с делами в муниципальный архив передаются и программные средства, и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
307. В случае реорганизации Администрации, его структурного подразделения служащий, ответственный за ведение делопроизводства, до окончания проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в муниципальный архив, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

Дата создания: 06-04-2017
Дата последнего изменения: 06-04-2017

Обзор подготовлен специалистами ООО «ИнформСервис», производителя регионального выпуска системы КонсультантПлюс

ЗАКОНЫ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Закон Костромской области от 26.04.2022 N 196-7-ЗКО
(ред. от 21.12.2022)
«О внесении изменений в отдельные законодательные акты Костромской области и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Костромской области»
(принят Костромской областной Думой 21.04.2022)

Закон Костромской области от 27.03.2018 N 363-6-ЗКО
(ред. от 21.12.2022)
«О внесении изменений в отдельные законодательные акты Костромской области в части информационного обеспечения предоставляемых населению Костромской области мер социальной защиты (поддержки), социальных услуг в рамках социального обслуживания и государственной социальной помощи, иных социальных гарантий»
(принят Костромской областной Думой 22.03.2018)

Закон Костромской области от 29.05.2014 N 531-5-ЗКО
(ред. от 21.12.2022)
«О внесении изменений в Закон Костромской области «О гарантиях прав ребенка в Костромской области»
(принят Костромской областной Думой 22.05.2014)

Закон Костромской области от 07.02.2014 N 490-5-ЗКО
(ред. от 21.12.2022)
«О внесении изменений в отдельные законодательные акты Костромской области и признании утратившими силу отдельных положений некоторых законодательных актов Костромской области в связи с принятием Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации»
(принят Костромской областной Думой 30.01.2014)

Закон Костромской области от 15.12.2012 N 315-5-ЗКО
(ред. от 21.12.2022)
«О внесении изменений в отдельные законодательные акты Костромской области в части совершенствования законодательства Костромской области о предоставлении государственных и муниципальных услуг»
(принят Костромской областной Думой 04.12.2012)

Закон Костромской области от 13.04.2012 N 210-5-ЗКО
(ред. от 21.12.2022)
«О внесении изменений в некоторые законодательные акты Костромской области в части уточнения положений об индексации мер социальной поддержки отдельных категорий граждан»
(принят Костромской областной Думой 04.04.2012)

Закон Костромской области от 26.03.2012 N 203-5-ЗКО
(ред. от 21.12.2022)
«О внесении изменений в отдельные законодательные акты Костромской области по вопросам обеспечения межведомственного взаимодействия в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг»
(принят Костромской областной Думой 15.03.2012)

Закон Костромской области от 21.10.2010 N 669-4-ЗКО
(ред. от 21.12.2022)
«О внесении изменений в некоторые законодательные акты Костромской области и установлении отдельных положений в связи с принятием Федерального закона «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», а также признании утратившими силу отдельных положений Закона Костромской области «О внесении изменений в Закон Костромской области «О порядке заготовки и сбора гражданами недревесных лесных ресурсов, пищевых лесных ресурсов и лекарственных растений для собственных нужд на территории Костромской области» и статью 26 Кодекса Костромской области об административных правонарушениях»
(принят Костромской областной Думой 14.10.2010)

Закон Костромской области от 08.06.2009 N 485-4-ЗКО
(ред. от 21.12.2022)
«О внесении изменений в Закон Костромской области «О гарантиях прав ребенка в Костромской области»
(принят Костромской областной Думой 28.05.2009)

Закон Костромской области от 22.11.2005 N 323-ЗКО
(ред. от 21.12.2022)
«О внесении изменений в Закон Костромской области «О гарантиях прав ребенка в Костромской области»
(принят Костромской областной Думой 15.11.2005)

Закон Костромской области от 22.11.2005 N 321-ЗКО
(ред. от 21.12.2022)
«О внесении изменений в некоторые законодательные акты Костромской области о мерах социальной поддержки отдельных категорий граждан»
(принят Костромской областной Думой 15.11.2005)

Закон Костромской области от 11.11.1998 N 29
(ред. от 21.12.2022)
«О гарантиях прав ребенка в Костромской области»
(принят Костромской областной Думой 05.11.1998)

КОСТРОМСКАЯ ОБЛАСТНАЯ ДУМА

Постановление Костромской областной Думы от 24.11.2022 N 581
(ред. от 15.12.2022)
«О проекте закона Костромской области «Об областном бюджете на 2023 год и на плановый период 2024 и 2025 годов»

Постановление Костромской областной Думы от 05.10.2020 N 10
(ред. от 15.12.2022)
«О персональном составе комитетов Костромской областной Думы седьмого созыва»

Постановление Костромской областной Думы от 27.12.2006 N 1384
(ред. от 15.12.2022)
«О порядке и условиях командирования лиц, замещающих в Костромской областной Думе государственные должности Костромской области, и государственных гражданских служащих Костромской области»

АДМИНИСТРАЦИЯ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Постановление Администрации Костромской области от 13.12.2022 N 618-а
(ред. от 19.12.2022)
«О распределении субсидий, передаваемых бюджетам муниципальных районов (муниципальных округов, городских округов) на обеспечение деятельности советников директора по воспитанию и взаимодействию с детскими общественными объединениями в муниципальных общеобразовательных организациях Костромской области в 2022 году»

Постановление Администрации Костромской области от 20.09.2022 N 465-а
(ред. от 19.12.2022)
«О порядке определения объема и условий предоставления субсидий из областного бюджета социально ориентированным некоммерческим организациям с целью финансового обеспечения затрат, возникающих в связи с проведением поисковой работы, направленной на выявление неизвестных воинских захоронений и непогребенных останков защитников Отечества, установление имен погибших и пропавших без вести при защите Отечества»

Постановление Администрации Костромской области от 29.11.2021 N 523-а
(ред. от 19.12.2022)
«Об утверждении перечня главных администраторов доходов бюджета территориального фонда обязательного медицинского страхования Костромской области»
(вместе с «Порядком внесения изменений в перечень главных администраторов доходов бюджета территориального фонда обязательного медицинского страхования Костромской области»)

Постановление Администрации Костромской области от 21.09.2021 N 417-а
(ред. от 19.12.2022)
«Об утверждении положения о региональном государственном контроле (надзоре) в области обращения с животными на территории Костромской области и о внесении изменений в постановление администрации Костромской области от 03.03.2020 N 61-а»

Постановление Администрации Костромской области от 21.09.2021 N 416-а
(ред. от 19.12.2022)
«Об утверждении положения о региональном государственном контроле (надзоре) в области охраны и использования особо охраняемых природных территорий на территории Костромской области»

Постановление Администрации Костромской области от 21.09.2021 N 415-а
(ред. от 19.12.2022)
«Об утверждении положения о региональном государственном экологическом контроле (надзоре) на территории Костромской области»

Постановление Администрации Костромской области от 21.09.2021 N 414-а
(ред. от 19.12.2022)
«Об утверждении положения о региональном государственном геологическом контроле (надзоре) на территории Костромской области»

Постановление Администрации Костромской области от 12.04.2021 N 169-а
(ред. от 16.12.2022)
«Об утверждении порядка определения объема и условий предоставления из областного бюджета субсидий на иные цели бюджетным учреждениям Костромской области, в отношении которых департамент здравоохранения Костромской области осуществляет функции и полномочия учредителя»

Постановление Администрации Костромской области от 06.07.2020 N 286-а
(ред. от 19.12.2022)
«Об утверждении положения о приобретении подарочных комплектов детских принадлежностей и их вручении при государственной регистрации рождения ребенка на территории Костромской области»

Постановление Администрации Костромской области от 23.12.2019 N 521-а
(ред. от 19.12.2022)
«О нормативах формирования расходов на содержание органов местного самоуправления муниципального образования Костромской области»
(вместе с «Методикой расчета нормативов формирования расходов на содержание органов местного самоуправления муниципального образования Костромской области»)

Распоряжение Администрации Костромской области от 10.07.2018 N 139-ра
(ред. от 27.06.2022)
«Об утверждении регламента осуществления администрацией Костромской области ведомственного контроля за соблюдением требований Федерального закона от 18 июля 2011 года N 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» и иных принятых в соответствии с ним нормативных правовых актов Российской Федерации государственными бюджетными и автономными учреждениями Костромской области, подведомственными администрации Костромской области»
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.10.2022)

Постановление Администрации Костромской области от 25.06.2018 N 270-а
(ред. от 10.10.2022)
«Об утверждении перечня государственных услуг Костромской области, предоставление которых посредством комплексного запроса не осуществляется»
(с изм. и доп., вступ. в силу с 11.01.2023)

Постановление Администрации Костромской области от 16.04.2018 N 142-а
(ред. от 16.12.2022)
«О порядке предоставления единовременных компенсационных выплат медицинским работникам (врачам, фельдшерам, а также акушеркам и медицинским сестрам фельдшерских и фельдшерско-акушерских пунктов), являющимся гражданами Российской Федерации, не имеющим неисполненных финансовых обязательств по договору о целевом обучении (за исключением государственных медицинских организаций Костромской области с укомплектованностью штата не менее 60 процентов), прибывшим (переехавшим) на работу в сельские населенные пункты, либо рабочие поселки, либо поселки городского типа, либо города с населением до 50 тысяч человек и заключившим трудовой договор с государственной медицинской организацией Костромской области»

Постановление Администрации Костромской области от 18.12.2017 N 492-а
(ред. от 19.12.2022)
«Об утверждении перечней специально отведенных мест и помещений на территории Костромской области, предоставляемых депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, депутатам Костромской областной Думы для проведения встреч депутатов с избирателями, и порядка их предоставления»

Постановление Администрации Костромской области от 28.08.2017 N 316-а
(ред. от 19.12.2022)
«Об утверждении государственной программы Костромской области «Формирование современной городской среды»

Постановление Администрации Костромской области от 09.06.2017 N 222-а
(ред. от 19.12.2022)
«О внесении изменений в отдельные постановления администрации Костромской области»

Постановление Администрации Костромской области от 14.03.2017 N 80-а
(ред. от 21.11.2022)
«О порядке определения объема и условий предоставления субсидий из областного бюджета некоммерческим организациям, осуществляющим деятельность в сфере профессионального хореографического искусства (за исключением государственных (муниципальных) учреждений)»
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2023)

Постановление Администрации Костромской области от 29.05.2014 N 230-а
(ред. от 19.12.2022)
«О внесении изменений в постановления администрации Костромской области от 18.06.2007 N 132-а, от 02.07.2013 N 272-а»

Постановление Администрации Костромской области от 26.12.2013 N 584-а
(ред. от 13.12.2022)
«Об утверждении государственной программы Костромской области «Развитие образования»

Постановление Администрации Костромской области от 26.12.2013 N 551-а
(ред. от 19.12.2022)
«О внесении изменений в постановления администрации Костромской области от 18.06.2007 N 132-а и от 02.07.2013 N 272-а»

Постановление Администрации Костромской области от 26.08.2013 N 339-а
(ред. от 19.12.2022)
«Об утверждении государственной программы Костромской области «Развитие лесного хозяйства Костромской области»

Постановление Администрации Костромской области от 09.04.2013 N 142-а
(ред. от 06.06.2022)
«О порядке предоставления грантов на развитие семейных ферм»
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.03.2023)

Постановление Администрации Костромской области от 15.08.2011 N 306-а
(ред. от 16.12.2022)
«Об утверждении Порядка составления и утверждения отчета о результатах деятельности областных государственных учреждений, подведомственных администрации Костромской области, и об использовании закрепленного за ними государственного имущества»

Постановление Администрации Костромской области от 18.03.2011 N 83-а
(ред. от 27.12.2022)
«О создании Совета по культуре и искусству при администрации Костромской области»
(вместе с «Положением о Совете по культуре и искусству при администрации Костромской области»)

Постановление Администрации Костромской области от 21.08.2006 N 63
(ред. от 19.12.2022)
«О регистрации специалистов в области ветеринарии, не являющихся уполномоченными лицами органов и организаций, входящих в систему Государственной ветеринарной службы Российской Федерации, занимающихся предпринимательской деятельностью в области ветеринарии на территории Костромской области»
(вместе с «Порядком регистрации специалистов в области ветеринарии, не являющихся уполномоченными лицами органов и организаций, входящих в систему Государственной ветеринарной службы Российской Федерации, занимающихся предпринимательской деятельностью в области ветеринарии на территории Костромской области», «Порядком формирования и ведения реестра зарегистрированных специалистов в области ветеринарии, не являющихся уполномоченными лицами органов и организаций, входящих в систему Государственной ветеринарной службы Российской Федерации, занимающихся предпринимательской деятельностью в области ветеринарии на территории Костромской области»)

ИНЫЕ ОРГАНЫ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ КОСТРОМСКОЙ ОБЛАСТИ

Постановление Департамента государственного регулирования цен и тарифов Костромской области от 22.11.2022 N 22/357
(ред. от 16.12.2022)
«Об установлении тарифов на питьевую воду и водоотведение для МКУП «Поназыревское ЖКХ» потребителям Поназыревского муниципального округа на 2023-2027 годы»

Постановление Департамента государственного регулирования цен и тарифов Костромской области от 22.11.2022 N 22/337
(ред. от 28.12.2022)
«Об утверждении производственных программ ООО «Коммунальные системы» в сфере водоснабжения и водоотведения на 2023-2027 годы»

Постановление Департамента государственного регулирования цен и тарифов Костромской области от 05.02.2021 N 21/7
(ред. от 20.12.2022)
«Об утверждении предельного максимального тарифа на перевозки по муниципальным маршрутам регулярных перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом на территории городского округа город Кострома на 2023 год»

Постановление Департамента государственного регулирования цен и тарифов Костромской области от 18.12.2020 N 20/425
(ред. от 23.12.2022)
«Об утверждении предельных максимальных тарифов на перевозки по муниципальным маршрутам регулярных перевозок пассажиров и багажа автомобильным транспортом на территории городского округа город Галич»

Постановление Департамента государственного регулирования цен и тарифов Костромской области от 01.02.2019 N 19/24
(ред. от 23.12.2022)
«Об утверждении предельных максимальных тарифов на перевозки по муниципальным маршрутам регулярных перевозок пассажиров автомобильным транспортом на территории городского округа город Мантурово»

Приказ Департамента здравоохранения Костромской области от 12.12.2022 N 1344
(ред. от 16.12.2022)
«Об утверждении дополнительного Перечня вакантных должностей медицинских работников в государственных медицинских организациях Костромской области и их структурных подразделениях, при замещении которых осуществляются единовременные компенсационные выплаты на 2022 финансовый год (программный реестр должностей)»

Приказ Департамента имущественных и земельных отношений Костромской области от 25.09.2018 N 80-од
(ред. от 23.12.2022)
«Об утверждении порядка опубликования информации об объектах учета реестра государственного имущества Костромской области»

Приказ Департамента образования и науки Костромской области от 10.11.2022 N 1813
(ред. от 30.12.2022)
«Об утверждении порядка проведения конкурса по распределению контрольных цифр приема по профессиям, специальностям и (или) укрупненным группам профессий, специальностей для обучения по образовательным программам среднего профессионального образования за счет бюджетных ассигнований бюджета Костромской области»

Постановление Департамента финансов Костромской области от 02.11.2022 N 32
(ред. от 14.12.2022)
«Об установлении структуры кода целевой статьи, перечня и кодов целевых статей расходов областного бюджета на 2023 год и на плановый период 2024 и 2025 годов и бюджета территориального фонда обязательного медицинского страхования Костромской области на 2023 год и на плановый период 2024 и 2025 годов»

Постановление Департамента финансов Костромской области от 27.01.2022 N 4
(ред. от 21.12.2022)
«Об администрировании доходов в бюджетную систему Российской Федерации»

Постановление Департамента финансов Костромской области от 31.12.2013 N 32
(ред. от 09.12.2022)
«Об утверждении Порядка составления и ведения кассового плана областного бюджета, утверждения и доведения до главных распорядителей, распорядителей и получателей средств областного бюджета предельного объема оплаты денежных обязательств»
(с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2023)

Приказ Комитета по делам молодежи Костромской области от 23.12.2019 N 2-У
(ред. от 15.12.2022)
«Об утверждении ведомственной целевой программы «Увековечение памяти погибших при защите Отечества на 2020-2022 годы на территории Костромской области»

ДУМА ГОРОДА КОСТРОМЫ

Решение Думы города Костромы от 01.12.2022 N 213
(ред. от 22.12.2022)
«О внесении изменений в Положение об Управлении жилищно-коммунального хозяйства Администрации города Костромы»

Решение Думы города Костромы от 29.09.2022 N 167
(ред. от 22.12.2022)
«О внесении изменений в некоторые решения Думы города Костромы»

Решение Думы города Костромы от 23.12.2021 N 226
(ред. от 22.12.2022)
«О бюджете города Костромы на 2022 год и на плановый период 2023 и 2024 годов»

Решение Думы города Костромы от 26.11.2020 N 205
(ред. от 22.12.2022)
«Об утверждении Порядка размещения нестационарных торговых объектов на территории города Костромы»

Решение Думы города Костромы от 30.06.2016 N 121
(с изм. от 22.12.2022)
«О реализации органами местного самоуправления города Костромы права на осуществление меры стимулирования деятельности в сфере промышленности на территории города Костромы»

Решение Думы города Костромы от 31.03.2016 N 53
(ред. от 01.12.2022, с изм. от 22.12.2022)
«О реализации органами местного самоуправления города Костромы права на проведение независимой оценки качества условий осуществления образовательной деятельности организациями, осуществляющими образовательную деятельность, и условий оказания услуг организациями культуры»

Решение Думы города Костромы от 25.04.2013 N 61
(ред. от 25.03.2021, с изм. от 22.12.2022)
«О реализации органами местного самоуправления города Костромы прав в области физической культуры и спорта»

Решение Думы города Костромы от 25.04.2013 N 60
(ред. от 22.12.2022)
«Об утверждении Правил благоустройства территории города Костромы»

Решение Думы города Костромы от 24.11.2011 N 261
(ред. от 27.10.2022, с изм. от 22.12.2022)
«О реализации органами местного самоуправления города Костромы права софинансирования (субсидирования) текущего ремонта многоквартирных домов»

Решение Думы города Костромы от 01.10.2009 N 70
(ред. от 25.09.2014, с изм. от 22.12.2022)
«О реализации органами местного самоуправления города Костромы права на создание условий для развития туризма»

ГЛАВА ГОРОДА КОСТРОМЫ

Распоряжение Главы города Костромы от 04.06.2009 N 115-рг
(ред. от 29.12.2022)
«Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации города Костромы»

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА КОСТРОМЫ

Постановление Администрации города Костромы от 13.12.2021 N 2223
(ред. от 21.12.2022)
«Об утверждении календарного плана общегородских массовых просветительных, театрально-зрелищных мероприятий, проводимых Администрацией города Костромы в 2022 году»

Постановление Администрации города Костромы от 29.10.2021 N 1917
(ред. от 24.11.2022)
«Об утверждении муниципальной программы города Костромы «Муниципальное управление и гражданское общество в городе Костроме»

Постановление Администрации города Костромы от 06.08.2020 N 1474
(ред. от 01.12.2022)
«Об утверждении муниципальной программы города Костромы «Развитие образования, культуры, спорта, физической культуры и совершенствование молодежной политики в городе Костроме»

Постановление Администрации города Костромы от 10.04.2014 N 887
(ред. от 21.10.2022)
«О создании комиссии по определению кандидатур на назначение муниципальных именных стипендий имени Татьяны и Николая Шуваловых»

Постановление Администрации города Костромы от 20.03.2014 N 682
(ред. от 21.10.2022)
«О создании комиссии по определению кандидатур на назначение стипендий Администрации города Костромы одаренным обучающимся муниципальных образовательных организаций города Костромы»

Постановление Администрации города Костромы от 09.04.2012 N 668
(ред. от 28.12.2022)
«О создании Комиссии по рассмотрению обращений об установке мемориальных досок и других памятных знаков на территории города Костромы»
(вместе с «Положением о Комиссии по рассмотрению обращений об установке мемориальных досок и других памятных знаков на территории города Костромы»)

ОРГАНЫ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ ИНЫХ МУНИЦИПАЛЬНЫХ ОБРАЗОВАНИЙ

Решение Думы городского округа город Мантурово Костромской области от 12.11.2015 N 151
(ред. от 29.11.2022)
«Об установлении налога на имущество физических лиц на территории городского округа город Мантурово»

Постановление Администрации городского округа город Шарья Костромской области от 12.08.2022 N 951
(ред. от 06.12.2022)
«Об организации питания отдельных категорий учащихся в 1 полугодии 2022-2023 учебного года»

Решение Думы городского округа город Шарья Костромской области от 23.12.2021 N 65-ДН
(ред. от 22.12.2022)
«О бюджете городского округа город Шарья Костромской области на 2022 год и на плановый период 2023 и 2024 годов»

Решение Думы Кологривского муниципального округа Костромской области от 15.12.2021 N 68
(ред. от 27.10.2022)
«Об утверждении Положения об оплате труда работников органов местного самоуправления Кологривского муниципального округа Костромской области, замещающих должности, не относящиеся к должностям муниципальной службы»

Постановление Администрации Костромского муниципального района Костромской области от 30.09.2022 N 2505
(ред. от 07.12.2022)
«Об установлении размера родительской платы за присмотр и уход за детьми, осваивающими программы дошкольного образования в образовательных учреждениях Костромского муниципального района»

Решение Собрания депутатов Костромского муниципального района Костромской области от 24.12.2020 N 88
(ред. от 01.12.2022)
«Об оплате труда лиц, замещающих муниципальные должности Костромского муниципального района Костромской области»
(вместе с «Положением об оплате труда лиц, замещающих муниципальные должности Костромского муниципального района Костромской области на постоянной основе»)

Постановление Администрации Костромского муниципального района Костромской области от 18.10.2017 N 2168
(ред. от 31.10.2022)
«Об утверждении Положения об оплате труда работников муниципального казенного учреждения Костромского муниципального района Костромской области «Информационно-аналитический центр»

Постановление Администрации Костромского муниципального района Костромской области от 04.12.2014 N 1472
(ред. от 31.10.2022)
«Об утверждении положения об оплате труда работников МКУ «Централизованная бухгалтерия управления образования администрации Костромского муниципального района»

Решение Собрания депутатов Костромского муниципального района Костромской области от 26.03.2009 N 23
(ред. от 01.12.2022)
«О системе оплаты труда лиц, замещающих должности муниципальной службы Костромского муниципального района Костромской области»

Решение Совета депутатов Шекшемского сельского поселения Шарьинского муниципального района Костромской области от 27.11.2020 N 28
(ред. от 25.11.2022)
«Об установлении земельного налога на территории Шекшемского сельского поселения Шарьинского муниципального района Костромской области»

Решение Совета депутатов Шекшемского сельского поселения Шарьинского муниципального района Костромской области от 26.11.2019 N 27
(ред. от 25.11.2022)
«О налоге на имущество физических лиц»