Должностная инструкция специалиста электронного документооборота

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности (технологическое сопровождение цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации)

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).

1.2. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.

1.3. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности относится к категории специалистов и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].

1.4. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.

1.5. На должность специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образование (непрофильное) — программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.

1.6. Требования к опыту практической работы специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности: не менее одного года в области работы с данными и информационными объектами документированных сфер деятельности организации.

1.7. Особые условия допуска специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности к работе:

• прохождение обучения мерам информационной безопасности и условиям конфиденциальности деятельности по соответствующей программе, прохождение первичного инструктажа по информационной безопасности и условиям конфиденциальности деятельности;
• прохождение обучения мерам пожарной безопасности;
• прохождение обучения и проверки знаний требований охраны труда.

1.8. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности отвечает за:

• эффективное исполнение поручаемой ему работы;
• соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
• сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.

1.9. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности должен знать:

• технико-эксплуатационные характеристики, конструктивные особенности, назначение и режимы работы оборудования, правила его технической эксплуатации;
• технологию механизированной обработки информации документированных сфер деятельности организации;
• виды технических носителей информации;
• методы классификации и кодирования информации документированных сфер деятельности организации;
• стандарты, системы счисления, шифров и кодов документированных сфер деятельности организации;
• принципы организации информационных баз данных;
• характеристики и распространенные форматы графических файлов;
• основы компьютерной графики, методы представления и обработки графической информации;
• требования к характеристикам изображений при размещении на веб-сайтах;
• технические средства сбора, обработки и хранения информации;
• технические средства сбора, обработки и хранения структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• правила ведения реестров структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации;
• методические документы и национальные стандарты в области управления документами и использования информации в организации;
• основные показатели работы баз структурированных данных документированных сфер деятельности в информационных системах организации;
• особенности реализации структуры данных и управления метаданными в базах данных документированных сфер деятельности организации;
• архитектуру систем хранения и обработки информации и возможности их взаимодействия;
• модели и структуры данных документированных сфер деятельности организации;
• основы языков и систем программирования баз данных документированных сфер деятельности организации;
• современные методы и средства управления структурированными данными в документированных сферах деятельности организации;
• основы построения реляционных баз данных;
• локальные нормативные акты в области информационного взаимодействия структурных подразделений организации;
• правила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами;
• правила и порядок формирования и учета баз данных документированных сфер деятельности организации;
• требования к характеристикам изображений при размещении на официальных сайтах организации;
• базовые принципы организации информационных баз данных;
• специфику и тематику официальных сайтов организации, их цели, задачи и назначение;
• базовые технико-эксплуатационные характеристики, конструктивные особенности, назначение и режимы работы оборудования;
• правила технической эксплуатации оборудования;
• основные принципы технологий создания веб-ресурсов;
• основы гипертекстовой разметки;
• базовые методы решения задач по созданию и редактированию контента;
• основы информационной безопасности;
• основы обеспечения сетевой безопасности, контроля доступа и прав пользователей;
• локальные нормативные акты организации, регламентирующие порядок работы с корпоративной почтовой системой;
• методические указания, рекомендации и технологии обеспечения конфиденциальности почтовых сообщений и отправителей;
• методические документы и нормативно-техническую документацию по вопросам технической защиты информации;
• этические нормы и правила корпоративного поведения;
• организационную структуру и филиалы организации;
• порядок взаимодействия структурных подразделений организации;
• структуру организации и порядок распределения полномочий между ее структурными подразделениями и должностными лицами;
• принципы разграничения прав доступа к информации, обеспечения информационной безопасности;
• принципы и методы упорядочения структурированных данных документированных сфер деятельности организации и информационных показателей организации;
• критерии оценки качества выполнения ручных и автоматизированных операций по идентификации и извлечению структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации;
• требования охраны труда и пожарной безопасности;
• законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами;
• законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации;
• стандарты и методики описания, классификации и индексирования структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• стандарты и методики оценки качества структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• стандарты и методики управления документами;
• способы систематизации структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• специализированное программное обеспечение для приема, обработки и регистрации обращений работников;
• внутренние стандарты и методические документы по обработке запросов работников;
• локальные нормативные правовые акты, методические документы организации по вопросам управления документами и процессам цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
• ответы на наиболее часто задаваемые вопросы по процессам цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
• правила делового общения и речевого этикета;
• способы и каналы информирования работников организации;
• правила соблюдения информационной безопасности;
• понятие коммерческой тайны;
• правила деловой переписки и письменного этикета;
• внутренние стандарты и методические документы по заполнению отчетности;
• методы представления информации;
• требования по обработке обращений за технической поддержкой;
• принципы, методы формирования отчетности;
• основы статистики.

1.10. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности должен уметь:

• пользоваться персональным компьютером и его периферийными устройствами, оргтехникой;
• использовать специализированные программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» для выполнения рабочих задач цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации;
• работать с большим массивом информационных данных документированных сфер деятельности;
• применять методы работы с формами, электронными таблицами, данными и метаданными документированных сфер деятельности организации;
• применять методы работы с информационными базами данных документированных сфер деятельности организации;
• работать в графических редакторах;
• обрабатывать растровые и векторные изображения: масштабировать, кадрировать, изменять разрешение и палитру, компоновать изображения;
• работать с текстовым редактором;
• применять технологии размещения и передачи информации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и сетях интранет;
• размещать мультимедийные объекты в информационных системах;
• заполнять веб-формы документированных сфер деятельности организации;
• использовать поисковые системы;
• проводить логическую обработку структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• формировать информационные объекты из предоставленных структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• оценивать полноту и достаточность структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• проводить инвентаризацию структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• формировать отчетность по учету и хранению структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• применять автоматизированные средства контроля состояния баз данных документированных сфер деятельности организации;
• разрабатывать базы данных документированных сфер деятельности организации и осуществлять контроль их ведения;
• создавать систему индексации структурированных данных документированных сфер деятельности организации и использовать ее в информационно-справочных целях;
• применять языки и системы программирования баз данных документированных сфер деятельности организации для оптимизации выполнения запросов;
• моделировать угрозы целостности структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• разрабатывать процедуры обеспечения целостности структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• разрабатывать регламентирующие документы в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;
• формулировать требования на разработку процедур обеспечения целостности структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• применять методы работы с формами, электронными таблицами, информационными базами структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• размещать и обновлять структурированные данные документированных сфер деятельности на официальных сайтах организации через систему управления контентом;
• вести учет истории изменений структурированных данных документированных сфер деятельности на официальных сайтах организации;
• проводить администрирование корпоративных почтовых сервисов и систем;
• применять положения нормативно-технической документации в области информационной безопасности и коммуникационных технологий;
• использовать программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» для выполнения рабочих задач цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации;
• работать с информационными системами и базами структурированных данных документированных сфер деятельности;
• классифицировать и отвечать на типичные запросы работников;
• согласовывать решение нетипичных обращений работников со специалистами соответствующих подразделений организации;
• корректировать свои действия в соответствии с условиями ситуации;
• работать с большим массивом структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• проводить мониторинг структурированных данных документированных сфер деятельности организации.

1.11. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности в своей деятельности руководствуется:

• локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
• правилами внутреннего трудового распорядка;
• правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
• указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
• настоящей должностной инструкцией.

1.12. В период временного отсутствия специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.

2. Должностные обязанности

Специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности в ходе технологического сопровождения цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. Идентификация и извлечение структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации, в том числе:

• идентификация структурированных данных, поступающих из внешних источников информации для документированных сфер деятельности организации;
• извлечение структурированных данных из внешних источников информации для документированных сфер деятельности организации;
• формирование структурированных данных документированных сфер деятельности организации в соответствии с требованиями метамодели данных;
• загрузка структурированных данных документированных сфер деятельности организации в информационные системы (ручная, автоматизированная или автоматическая);
• контроль корректности загруженных структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• настройка внутренних связей между информационными блоками/страницами в системе управления контентом.

2.2. Систематизация структурированных данных документированных сфер деятельности организации для использования и хранения, в том числе:

• классификация и индексирование структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• формализация и нормализация структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• номинальная, предметная и хронологическая классификация структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• распределение структурированных данных по номенклатуре документированных сфер деятельности организации;
• проверка сроков действия и хранения структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
• ведение реестра документированных сфер деятельности.

2.3. Контроль целостности структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации, в том числе:

• формирование целостности структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации;
• формирование целостности структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации после аварий и сбоев;
• нахождение и фиксация факта сбоя в работе информационных систем, обрабатывающих структурированные данные документированных сфер деятельности организации;
• нахождение и фиксация факта несанкционированного уничтожения, перемещения, искажения структурированных данных документированных сфер деятельности организации.

2.4. Учет и обеспечение сохранности структурированных данных документированных сфер деятельности, размещенных на официальных сайтах организации, в том числе:

• создание и учет резервных копий структурированных данных документированных сфер деятельности, размещенных на сайте, после каждого изменения и обеспечение их сохранности;
• формализация структурированных данных документированных сфер деятельности для размещения на официальном сайте организации;
• формирование предложений об улучшении работы официальных сайтов организации;
• документирование работ по учету структурированных данных документированных сфер деятельности и управлению ими в информационных ресурсах на сайте организации.

2.5. Контроль за соблюдением локальных правил учета и сохранности сообщений электронной почты организации, в том числе:

• разработка и поддержание в актуальном состоянии локальных правил учета и сохранности сообщений электронной почты;
• информирование работников организации о правилах и порядке исполнения локальных правил учета и сохранности сообщений электронной почты;
• выявление фактов нарушения локальных правил учета и сохранности сообщений электронной почты.

2.6. Консультационная поддержка работников организации в процессах цифровой трансформации документированных сфер деятельности, в том числе:

• прием поступающих запросов о процессах цифровой трансформации документированных сфер деятельности от работников организации;
• проведение инструктажа работников организации по выполнению функций цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
• подготовка учебных и методических материалов, презентаций по цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
• консультирование работников организации по цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
• изучение запросов работников организации о процессах цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
• выдача рекомендаций и разъяснений по типичным обращениям работников организации о процессах цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
• подготовка предложений по оптимизации процессов цифровой трансформации документированных сфер деятельности на основании типичных запросов работников организации.

2.7. Формирование отчетности по результатам цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации, в том числе:

• сбор информации для формирования отчетов по результатам цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации;
• обработка собранной информации по результатам цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации;
• заполнение отчетных форм по результатам цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации;
• автоматическое или автоматизированное формирование отчетов по результатам цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации;
• контроль корректности данных в сформированных отчетах по результатам цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации.

В случае служебной необходимости специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.

3. Права

Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности имеет право:

3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.

3.2. На бесплатную выдачу специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.

3.3. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам.

3.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.

3.5. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы.

3.6. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.

3.8. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.

4. Ответственность и оценка деятельности

4.1. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:

4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.

4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.

4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.

4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.

4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.

4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.

4.2. Оценка работы специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности осуществляется:

4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.

4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.

4.3. Основным критерием оценки работы специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.

5. Условия работы

5.1. Режим работы специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.

6. Право подписи

6.1. Специалисту по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)

1. Общие положения

1.1. ВСпоДО относится к категории руководителей среднего звена. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет в крупных компаниях (численностью от 100 человек), а также имеющее опыт руководящей работы не менее 2 лет.

1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом управляющего директора компании по предъявлению административного директора и директора по персоналу и организационного развития.

1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех СП компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

1.4. ВСпоДО должен знать:

1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.

1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов.

1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

1.4.10. Схемы документооборота.

1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.

1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

1.4.21. Системы мотивации.

1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:

1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.

1.5.2. Положением о документообороте компании.

1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.

1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

1.5.6. Трудовым договором.

1.5.7. Положением о персонале.

1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.

1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно административному директору компании.

1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.

1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.

2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.

2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота.

2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — административного директора и управляющего директора компании.

2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

ВСпоДО имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение управляющего директора, административного директора и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата — форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Выносить на рассмотрение административного директора и управляющего директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

4. Ответственность

ВСпоДО несет ответственность:

4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимодействие с другими структурными

подразделениями компании

ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:

5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. С хозяйственной службой компании — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.

5.4. С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.

5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).

Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела. 1.5 В случае временного отсутствия специалиста его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией. 1.6 Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется: — законодательными актами РФ;- приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;- инструкцией по делопроизводству и работе архива;- установленными на предприятии нормами и правилами;- Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;- настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;- положением об административном отделе.

Какие обязанности у специалиста по документообороту?

Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия. 4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90). 4.5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники. 4.6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия. 4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции. 4.8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

Работа для специалиста по документообороту

Специалист по документообороту

Профессиональные требования Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; — документы менеджмента качества. 4 Права Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей. 4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

Работа специалист по документообороту в москве: 1 309 вакансий

Должностная инструкция специалиста по документообороту:

1. Общие положения:

251.001 Настоящая должностная инструкция является основным нормативно-организационным документом, устанавливающим функции, права и обязанности, ответственность Специалиста по документообороту, регламентирующим организацию его деятельности, порядок делового взаимодействия с должностными лицами структурных подразделений XXX и иными организациями. 251.002 Настоящая должностная инструкция является документом прямого действия, вступает в силу со дня утверждения и является обязательной для исполнения работником с момента ознакомления под роспись. 251.003 Переименование, ликвидация должности Специалиста по документообороту, назначение на должность и освобождение от занимаемой должности осуществляются по приказу Генерального директора XXX.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Советы по поиску работы, публикации для соискателей Специалист по документообороту Специалист по документообороту нужен в любом более-менее крупном предприятии, так как поток счетов, договоров, отчётов бывает довольно велик. Иногда для исполнения этой обязанности приходится нанимать отдельного специалиста.

Какие же функции исполняет данный сотрудник? Что из себя представляет работа специалиста по документообороту Данный специалист отвечает за получение корреспонденции, а также, как и диспетчер по грузоперевозкам, организовывает получение извне документации другого рода. Также происходит оформление передачи документации контрагентам.

Таким образом, осуществляется взаимодействие с курьерскими службами. Корреспонденция необязательно может адресоваться клиентам или коллегам из другого офиса.
Часто какие-либо договора или отчёты нужно отдать на ознакомление кому-нибудь внутри компании.

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

Всех структурных подразделений и должностных лиц XXX в пределах своей компетенции; 255.2 Вносить вышестоящему руководству предложения по вопросам, касающимся своей Компетенции; 255.3 Выступать с инициативами, которые направлены на улучшение качества своей работы, Работы группы, отдела в целом; 256 Ответственность Специалист по документообороту несет персональную ответственность перед Генеральным директором XXX за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей в достижении установленных целей, а также ненадлежащее использование предоставленных ему прав: — в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ, внутренними нормативными документами, трудовым договором работник несет дисциплинарную ответственность; — в соответствии с договором о полной индивидуальной материальной ответственности работник несет материальную ответственность.

Специалист по документообороту с партнерами банка

Специалист по документообороту непосредственно подчиняется Руководителю группы документооборота Административного отдела. 251.005 У Специалиста по документообороту подчиненных нет. 251.006 Специалист по документообороту может замещать Ведущего специалиста по документообороту Административного отдела на время его отсутствия. 251.007 На время отсутствия Специалиста по документообороту его замещает Ведущий специалист по документообороту. 252 Цели и должностные обязанности: 252.1 Деятельность Специалиста по документообороту направлена на достижение следующих целей: 252.1.1Координация информационных потоков между XXX и Контрагентами. 252.1.2Ведение делопроизводства в объеме функциональных обязанностей.

Специалист по документообороту обязанности

Опыт работы также немаловажен, как и для работы художником-постановщиком, так как сотрудник обязан быть уверенным пользователем персонального компьютера, уметь со всей аккуратностью и педантичностью составлять документы, систематизировать их, ориентироваться в базе и большом объёме данных, а также отлично владеть оргтехникой. Из личных качеств приветствуются внимательность, организованность, аккуратность.

Эта работа не требует физической или чрезмерной моральной нагрузки. Как правило, стрессовые состояния для такого случая не характерны.

Единственное, что требуется от сотрудника – повышенное внимание ко всем документам. Если имеются соответствующие знания и опыт, вполне можно рассчитывать на неплохое продвижение по карьерной лестнице.

Специалист по документообороту должностные обязанности

• Навыки работы с офисными устройствами. Специалист должен уметь делать копии документов, распечатывать в нужном формате, отправлять факсы и оформлять документы, согласно установленным правилам (складывать в файлы, папки, скреплять, подшивать и проч.)
• Иметь особые личные качества, к которым относится: способность концентрировать внимание длительное время, развитое мышление, отличная память, организованность, аккуратность, умение работать с большими объемами информации (анализировать и систематизировать ее), усидчивость и способность выполнять однообразную работу с постоянным высоким качеством.

Обязанности специалиста по документообороту с партнерами банка:

• Взаимодействие с контрагентами и партнерами банка, сотрудниками иных организаций и структурных подразделений банковского учреждения в рамках своей компетенции.

Обязанности специалиста по документообороту

Он позволяет не задерживать документы в отделах или не терять их после отправки. Специалист по документообороту составляет важное звено в слаженном механизме работы банка, поэтому он должен обладать повышенной работоспособностью, внимательностью, ответственностью, пунктуальностью и способностью быстро принимать решения.

Оплата труда специалиста по документообороту с партнерами банка. Средний уровень дохода может варьироваться от 20 000 до 40 000 рублей в зависимости от региона работы и уровня важности документов, с которыми придется работать. Зарплата состоит только из окладной части, премии возможны и зависят от результата деятельности всего отдела. Требования к специалисту по документообороту с партнерами банка:

• Высшее/незаконченное высшее образование.

  
  На должность могут претендовать студенты-заочники или студенты вечерней формы обучения.

Повышать профессиональный уровень, проходит обучение, подготовку и переподготовку по инициативе работодателя. 2.17.Соблюдать общие принципы служебного поведения муниципального служащего, запреты и ограничения, связанные с муниципальной службой. 3. Права Главный специалист по документообороту и текущему контролю вправе: 3.1. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией. 3.2. Запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений и специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 3.3. Требовать от руководства администрации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 4.Ответственность Главный специалист по документообороту и текущему контролю несет ответственность: 4.1.

Должностная инструкция ведущего специалиста по документообороту

Главный специалист по документообороту и текущему контролю должен знать: — правовое обеспечение государственной и муниципальной службы; — архивное дело; — структуру и руководящий состав МР «Хангаласский улус»; — единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в муниципальный архив компании, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — организационную культуру и служебную этику. 2.Должностные обязанности Главный специалист по документообороту и текущему контролю обязан: 2.1. Соблюдать порядок подготовки и внесения проектов распоряжений и постановлений главы улуса. 2.2.

Должностная инструкция специалиста по работе с документами

УТВЕРЖДАЮДиректор по экономике П.П. БезденежныхОАО «Трест» П.П. Петров » » 2018 г. Должностная инструкцияспециалиста по работе с документамиОАО «Трест» 1. Общие положения 1.1 Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность специалиста по работе с документами административного отдела ОАО «Трест» (далее предприятие).

1.2 На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет. 1.3 Специалист по работе с документами (далее специалист) подчиняется начальнику административного отдела.

Художник {акварель, пастель, масло​}

Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению. 2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании. 2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата.

Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. 2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО).

Должностные инструкции

Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата.

Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО).

Так, среди необходимых умений, указаны работа со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов организации; уверенное использование баз данных, в том числе удаленных; владение справочно-правовыми системами и автоматизированными системами учета, регистрации и контроля; умение применять современные информационно-коммуникационные технологии для работы с документами. Большие требования предъявляются и к необходимым дополнительным знаниям: теперь специалист, занимающий должность делопроизводителя, должен разбираться в системах электронного документооборота, знать современные информационные технологии работы с документами, правила создания и ведения баз данных служебных документов в организации, правила хранения дел, в том числе с документами ограниченного доступа, требования охраны труда и многое другое.

Специалист по электронному документообороту должностная инструкция

Контролировать оформление нормативно – правовых актов в соответствии с Инструкцией администрации по делопроизводству. 2.3. Вести регистрацию входящих документов администрации Президента, Правительства РС (Я), министерств и ведомств. 2.4. Регистрацию Постановлений и Распоряжений главы улуса по общим вопросам проводить только при наличии листа согласования с курирующими заместителями и юридической экспертизы главного специалиста по правовым вопросам.
2.5.

Инфо

Вносить в реестр и подшивать в дело оригиналы распоряжений и постановлений главы с листом согласования. 2.6. Направлять для опубликования в средствах массовой информации распоряжения и постановления главы, имеющие общественно – политическое значение, затрагивающие интересы населения. 2.7. Вести обработку и хранение документов, сдачу их в установленные сроки для хранения в архив.

2.8.
Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела. 1.5 В случае временного отсутствия специалиста его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией. 1.6 Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется: — законодательными актами РФ;- приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;- инструкцией по делопроизводству и работе архива;- установленными на предприятии нормами и правилами;- Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;- настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;- положением об административном отделе.

Специалист по электронному документообороту должностные обязанности

Требования к работнику при приеме на работу Общие обязательные требования 7.1 Образование Среднее специальное, высшее 7.2 Опыт работы От 0,5 года в области делопроизводства 7.3 Профессиональные навыки Знание делопроизводства и документооборота. Специальные требования 7.4 Знание специального ПО, технических систем Пользователь MS Office. 7.5 Знание нормативной документации — 7.6 Владение методиками — 258 Словарь специальных терминов и сокращений Термин, сокращение Определение термина, сокращения 8.1 АдмО Административный отдел 8.2 ГР ЕСС Группа развития единой системы справочников Инструкция полностью отражает содержание и специфику деятельности данного должностного лица. 259 Лист ознакомления С должностной инструкцией ознакомлен и принимаю на себя обязательства по выполнению установленных в ней норм деятельности. Копию должностной инструкции получил.

Должностная инструкция специалиста по электронному документообороту

Профессиональные требования Специалист должен знать: — структуру предприятия; — организацию делопроизводства на предприятии; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — применение средств вычислительной и организационной техники; — правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; — документы менеджмента качества. 4 Права Специалист имеет право: 4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей. 4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.
Выносить на рассмотрение административного директора и управляющего директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. 4. Ответственность ВСпоДО несет ответственность: 4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3.

Внимание

На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).1.4.10.

Схемы документооборота.1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.1.4.14.

УТВЕРЖДАЮ
Директор по экономике П.П. Безденежных
ОАО «Трест»
____________ П.П. Петров

«___»___________ 2013 г
.

Должностная инструкция
специалиста по работе с документами
ОАО «Трест»

1. Общие положения

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности
и ответственность специалиста по работе с документами административного
отдела ОАО «Трест» (далее предприятие).

1.2 На должность специалиста по работе с документами назначается
лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований
к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж
работы по специальности не менее 3 лет.

1.4 Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста
осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством
порядке — приказом генерального директора по представлению начальника
административного отдела.

1.5 В случае временного отсутствия специалиста его обязанности
исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным
ознакомлением с данной должностной инструкцией.

1.6 Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется:

Законодательными актами РФ;
— приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;
— инструкцией по делопроизводству и работе архива;
— установленными на предприятии нормами и правилами;
— Политикой предприятия в области качества, документацией системы
менеджмента качества предприятия;
— настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;
— положением об административном отделе.

2 Должностные обязанности

Специалист обязан:

2.1 Осуществлять подготовку необходимых документов.

2.2 Осуществлять учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.

2.3 Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения
и сохранность принимаемых документов.

2.4 Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных
и множительных работ по поручению руководства.

2.6 Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или
уничтожение.

2.7 Осуществлять контроль за выполнением требований к оформлению,
регистрации и учёту организационно-распорядительной документации.

2.8 Принимать и отправлять письма, бандероли, посылки.

2.9 Проводить работу по защите информации, составляющей государственную,
коммерческую и служебную тайну.

3 Профессиональные требования

Специалист должен знать:

Структуру предприятия;

Организацию делопроизводства на предприятии;

Схемы документооборота;

Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного
и временного хранения, установленной отчетности;

Сроки и порядок сдачи дел в архив;

Применение средств вычислительной и организационной техники;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной
санитарии и противопожарной защиты;

Документы менеджмента качества.

4 Права

Специалист имеет право:

4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных
обязанностей.

4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы,
а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений
руководства.

4.3 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям
и специалистам предприятия.

4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных
с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ
6.38-90).

4.5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению
документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию
форм и методов управленческого труда на основе применения электронной
техники.

4.6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей
и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской
Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре
предприятия.

5 Служебные взаимоотношения

5.1 Специалист взаимодействует с руководителями всех структурных
подразделений предприятия по вопросам документооборота и ведения
делопроизводства.

6 Ответственность

6.1 Специалист несет ответственность в установленном законами РФ
порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей
должностной инструкцией.

Начальник административного отдела А.А. Рублев

Согласовано:

Начальник юридического отдела С.С. Сергеев

Начальник отдела кадров И.И. Иванов

Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев

1. Общие положения

1.1. ВСпоДО относится к категории специалистов. На должность ВСпоДО назначается лицо, имеющее высшее профильное образование и стаж работы в должности не менее 3 лет.

1.2. Назначение на должность ВСпоДО и освобождение от нее производится приказом Генерального директора компании по представлению начальника административного отдела.

1.3. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела. ВСпоДО подчиняются функционально делопроизводители (сотрудники, на которых возложены обязанности ведения делопроизводства) и секретари всех структурных подразделений компании. ВСпоДО подчиняются линейно делопроизводитель и начальник архивной службы компании.

1.4. ВСпоДО должен знать:

1.4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности компании и, в частности, деятельности секретариата.

1.4.2. Единую государственную систему делопроизводства, правила хранения, архивирования документов, ревизии документов, уничтожения, передачи на хранение в архив компании и в государственные архивы, а также стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.

1.4.3. Положения, инструкции, иные нормативные документы, регламентирующие работу компании в области документооборота и секретариата.

1.4.4. Организационную структуру, руководящий состав компании и ее структурных подразделений (СП).

1.4.5. Специализацию деятельности компании, специфику работы с документами отрасли компании.

1.4.6. Методы оформления и обработки документов.

1.4.7. На достаточно хорошем уровне владеть английским языком (уровень не ниже Pre-Intermediate); знать методику перевода, действующую систему координации переводов, основы литературного редактирования, отлично владеть навыками составления протокола.

1.4.8. Персональный компьютер: программы — MS Office, MS Exchange, Access, Outlook, Lotus Notes, Internet, e-mail.

1.4.9. Правила пользования оргтехникой и приемно-переговорными устройствами (мини-АТС — не менее 50 внутренних абонентов, модем, факс, сканер, принтер, копировальный аппарат, шредер, ламинатор, брошюровальная машина, диктофон-магнитофон).

1.4.10. Схемы документооборота.

1.4.11. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности.

1.4.12. Сроки и порядок сдачи дел в архив.

1.4.13. Системы организации контроля исполнения документов.

1.4.14. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда.

1.4.15. Основы экономики, организации производства, труда и управления.

1.4.16. Законодательство о труде (ТК РФ) и охране труда Российской Федерации.

1.4.17. Правила эксплуатации вычислительной техники.

1.4.18. Правила внутреннего трудового распорядка компании.

1.4.19. Финансовое планирование и составление отчетности в рамках своей компетентности.

1.4.20. Планирование обучения подчиненного персонала.

1.4.21. Системы мотивации.

1.5 ВСпоДО в своей деятельности руководствуется:

1.5.1. Положением о ВСпоДО, инструкцией, положением о секретариате компании.

1.5.2. Положением о документообороте компании.

1.5.3. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.4. Правилами внутреннего распорядка, установленными в компании.

1.5.5. Положением по работе с конфиденциальной информацией.

1.5.6. Трудовым договором.

1.5.7. Положением о персонале.

1.5.8. Другими документами, имеющими непосредственное отношение к деятельности ВСпоДО.

1.6. ВСпоДО подчиняется непосредственно начальнику административного отдела.

1.7. ВСпоДО осуществляет руководство работниками секретариата.

1.8. На время отсутствия ВСпоДО (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет заместитель, который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

2. Должностные обязанности

2.1. Организует работу документооборота компании и работу секретариата и архивной службы компании, распределяет нагрузку среди подчиненных сотрудников. Ведет финансовое планирование и отчетность в деятельности работы секретариата и документооборота компании.

2.2. Обеспечивает контроль документооборота компании (бумажного и электронного), своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставки по назначению.

2.3. Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления. Обеспечивает хранение печатей компании.

2.4. Планирует работу секретариата, представляет на согласование и утверждение планы работы секретариата. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства в компании и организует их внедрение. Создает единую систему документооборота (ЕСДО) в компании (электронного и бумажного ДО). Разрабатывает документы, регламентирующие деятельность компании в области документооборота.

2.6. Принимает меры по обеспечению работников секретариата необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, канцтоварами, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществляет методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях компании, контроль правильного формирования, хранения и своевременной сдачи дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний, совещаний совета директоров и собраний акционеров и организует их техническое обслуживание.

2.10. Обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Ведет базу данных справочников внутренних и внешних телефонов деятельности секретариата.

2.13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. Выполняет поручения непосредственного руководителя — начальника административного отдела и Генерального директора компании.

2.15. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению ЕСДО.

2.16. Ведет финансовое планирование и составление отчетности в пределах своей компетентности.

2.17. Планирует и ведет обучение подчиненного персонала.

2.18. Разрабатывает систему мотивации подчиненного персонала.

3. Права

ВСпоДО имеет право:

3.1. Выносить на рассмотрение Генерального директора, начальника административного отдела и руководителей структурных подразделений компании предложения по улучшению деятельности документооборота, секретариата — форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений и иных ответственных работников компании надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в компании.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью секретариата.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками секретариата; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Выносить на рассмотрение начальника административного отдела и Генерального директора компании предложения о поощрении отличившихся работников секретариата, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

4. Ответственность

ВСпоДО несет ответственность:

4.1. За утрату и порчу документов, некомпетентность в принятии решений в профессиональной деятельности, ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5. Взаимодействие с другими структурными подразделениями компании

ВСпоДО в своей деятельности взаимодействует с другими структурными подразделениями:

5.1. С руководителями всех структурных подразделений компании — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний секретариата, подготовки и представления необходимых документов.

5.2. С юридическим департаментом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

5.3. С хозяйственной службой компании — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами и пр.

5.4. С департаментом персонала и организационного развития — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела, а также обучения, повышения квалификации, разработке системы поощрения и взысканий.

5.5. С IT-отделом в области информационных технологий и передовых методов ведения электронного документооборота, использования новейших методов в работе секретариата (оргтехники, пр.).

5.6. С департаментом безопасности — по вопросам информационной и экономической безопасности.

«С должностной инструкцией ознакомлен(а)»:

Ведущий специалист по документообороту административного департамента компании

Дата: «__» __________ 20__ г. ________________

• Главная
• Правовые ресурсы
• Подборки материалов
• Должностная инструкция специалиста по электронному документообороту

Должностная инструкция специалиста по электронному документообороту

Подборка наиболее важных документов по запросу Должностная инструкция специалиста по электронному документообороту (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы

Нормативные акты

Специалист по документообороту: кто это, что должен знать и уметь

Документационное обеспечение процесса управления осуществляется в каждой организации. В зависимости от размера и специфики деятельности, обязанности менеджера по работе с документами возлагаются на:

• помощника руководителя, секретаря;
• документоведа (специалиста по документообороту);
• специальный отдел или группу;
• службу документационного обеспечения управления (ДОУ) — для крупных структур.

Секретарь руководителя и документовед — разные должности. Квалификационные требования, содержание обязанностей специалиста по работе с документами и помощника директора в крупных организациях различны. Обе штатные позиции описаны в ЕКС и в сборнике профессиональных стандартов.

Документовед — это специалист, работающий как специально уполномоченное должностное лицо или как сотрудник выделенного структурного подразделения службы ДОУ (профстандарт 07.004). Целью деятельности документоведа или службы ДОУ — организация эффективного документационного обеспечения управления деятельностью предприятия.

Служба ДОУ является структурной единицей системы управления и решает специфические задачи.

Профессионально-квалификационные требования к работнику зафиксированы в п. 3.1 раздела III профстандарта 07.004 «Специалист по управлению документацией организации». Они размещены сразу после рекомендованных названий позиции для штатного расписания.

Коротко о необходимых знаниях и умениях специалиста по документообороту.

Обязанности специалиста по документообороту

Функциональная карта делопроизводителя содержит перечень трудовых функций делопроизводителя. Она приведена в разделе II профстандарта под кодом А.

Информация о них — основа раздела 2 должностной инструкции, подготовленной с использованием стандарта.

Дальше в ДИ — традиционная часть с обязанностями. В инструкции, по методике сборника стандартов, он третий, а обязанности делопроизводителя — это трудовые действия, перечисленные в подразделах 3.1.1-3.1.7.

Квалификационный подход, используемый при описании профессий и должностей, реализуется перечислением знаний и умений, необходимых для каждой трудовой функции. В ДИ знания и умения приводятся в общей части или в разделе обязанностей пофункционально. На картинке две используемые на практике структуры ЛНА.

Заключительные положения ДИ содержат права и ответственность специалиста, порядок ее утверждения, сведения о документах, использованных при разработке текста.