Должностная инструкция секретаря руководителя в школе

Должностная инструкция

Секретаря

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом директора школы.                                                                                                     1.3. Секретарь подчиняется директору.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по школе.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности: законодательными актами РФ; Уставом, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; приказами и распоряжениями руководства; настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности директора.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение директора корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись директора.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию директору, организует проведение телефонных переговоров директора.
2.5. По поручению директора составляет письма, запросы, другие документы.

2.6. Обеспечивает ведение и сохранность приказов по школе (по учащимся, по основной деятельности, по личному составу и по кадрам);

2.7.Готовит справки работающим и обучающимся в школе, а также ранее обучающимся.

2.8.Ведет алфавитные книги движения учащихся, входящей и исходящей документации, движение трудовых книжек, книги приказов.

2.9. Подготавливает необходимые основания для заполнения табеля рабочего времени работников.

2.10. Оформляет документы при приеме на работу и увольнении с нее.

2.11. Ведет работу по пенсионному обслуживанию работников.

2.12.Проводит работу по возврату и выдаче медицинских полисов работников.

2.13.Оформляет личные дела.

2.14. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация).
2.15. Осуществляет контроль за исполнением работниками школы изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений директора, взятых на контроль.
2.16. Обеспечивает рабочее место директора необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе директора
2.17. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.18. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.19. Организует командировки директора: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.20. Выполняет отдельные служебные поручения  директора.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:

3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять директору  предложения по совершенствованию своей работы и работы школы.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от работников школы и учащихся информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности школы.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

3.6. Знакомится с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним объяснения;

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:

4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

Ознакомлена, на руки получено  

УТВЕРЖДАЮ:

_______________________________

[Наименование должности]

_______________________________

_______________________________

[Наименование организации]

_______________________________

_______________________/[Ф.И.О.]/

«______» _______________ 20___ г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря директора школы (профстандарт)

1. Общие положения

1.1. Настоящая должностная инструкция секретаря в школе разработана в соответствии с Профессиональным стандартом: 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденным приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации №276н от 6 мая 2015 года; с учетом Федерального Закона №273-ФЗ от 29.12.2012 года «Об образовании в Российской Федерации» в редакции от 1 сентября 2020 года; в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Уставом и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.

1.2. Данная должностная инструкция определяет перечень трудовых функций и обязанностей секретаря директора школы, а также его права, ответственность и взаимоотношения по должности в коллективе школы.

1.3. Секретарь назначается и освобождается от должности приказом директора школы в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором (контрактом) с работником.

1.4. На время отпуска и временной нетрудоспособности секретаря директора школы, его обязанности могут быть возложены на делопроизводителя или другого сотрудника школы. Временное исполнение обязанностей в данных случаях осуществляется согласно приказу директора, изданного с соблюдением требований Трудового кодекса Российской Федерации.

1.5. На должность секретаря директора школы принимается лицо:

• имеющее высшее образование — бакалавриат или среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена, дополнительное профессиональное образование;
• с опытом выполнения работ по организационному и документационному обеспечению деятельности руководителя при среднем профессиональном образовании не менее двух лет;
• прошедшее обязательный предварительный (при поступлении на работу) и периодические медицинские осмотры (обследования), а также внеочередные медицинские осмотры (обследования) в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

1.6. К работе секретарем в школе не допускаются лица:

• имеющие или имевшие судимость за преступления, состав и виды которых установлены законодательством Российской Федерации;
• признанные недееспособными в установленном Федеральным законом порядке;
• имеющие заболевания, предусмотренные установленным перечнем.

1.7. Секретарь директора школы  относится к категории технических исполнителей и подчиняется непосредственно директору школы.

1.8. В своей деятельности секретарь школы руководствуется:

• настоящей должностной инструкцией;
• Конституцией и законами Российской Федерации;
• указами Президента, решениями Правительства Российской Федерации и органов управления образования всех уровней по вопросам, касающимся его трудовой деятельности;
• трудовым договором между работником и руководителем;
• административным, трудовым и хозяйственным законодательством Российской Федерации;
• Федеральным Законом №273 «Об образовании в Российской Федерации»;
• Уставом и локальными актами, в том числе Правилами внутреннего трудового распорядка, приказами и распоряжениями директора школы;
• СанПиН 2.4.1.3049-13 «Санитарно — эпидемиологические требования к устройству, содержанию и организации режима работы общеобразовательных организаций»;
• постановлениями, распоряжениями, приказами и иными руководящими и нормативными документами, относящимися к ведению делопроизводства;
• стандартами унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
• правилами орфографии и пунктуации;
• правилами работы на компьютере и иной оргтехники;
• правилами и нормами охраны труда, производственной санитарии и пожарной безопасности;
• Конвенцией о правах ребенка.

1.9. Секретарь директора школы должен знать:

• виды документов, их назначение;
• виды номенклатур, общие требования к номенклатуре дел;
• грамматические правила русского языка;
• действующие правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
• деловой протокол;
• инструкции по делопроизводству и другим локальным нормативным актам, устанавливающим порядок реализации управленческих процедур;
• источники управленческой информации;
• классификацию управленческой информации, виды управленческой информации;
• комплекс организационно-технических мероприятий по подготовке и проведению совещаний и переговоров;
• методику отбора источников информации;
• методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники;
• нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты, определяющие порядок документационного обеспечения управления;
• общие требования к срокам исполнения документов и контрольным функциям службы документационного обеспечения;
• основы административного права и трудового законодательства Российской Федерации;
• основы документной лингвистики;
• основы правильной организации труда и методы повышения его эффективности;
• основы управления временем;
• особенности оформления планировщика (на электроном и бумажном носителях);
• особенности формирования баз данных в образовательном учреждении;
• порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировкам работников школы;
• порядок работы с документами, схемы документооборота;
• порядок формирования и оформления дел;
• правила ведения, подготовки и оформления протокола и других документов, создаваемых в процессе подготовки совещаний при директоре;
• правила выдачи и использования документов из сформированных дел;
• правила делового общения, делового этикета;
• правила документационного обеспечения деятельности школы;
• правила защиты конфиденциальной информации;
• правила организации контроля исполнения документов и типовые сроки исполнения документов;
• правила организации приема посетителей в школе;
• правила подготовки и передачи дел в архив школы;
• правила поддержания и развития межличностных отношений;
• правила подписания и утверждения документов;
• правила работы с входящими, исходящими и внутренними документами;
• правила речевого этикета;
• правила сервировки чайного (кофейного) стола, приготовления и подачи горячих напитков;
• правила согласования документов школы (внутреннего и внешнего);
• правила составления аналитических справок по контролю исполнения документов;
• правила составления и оформления информационно-справочных, управленческих документов и служебных писем;
• правила составления организационных документов (приказов, положений, инструкций);
• правила установления контакта, поддержания и развития межличностных отношений;
• правила хранения дел, приказов, в том числе документов ограниченного доступа;
• правовые основы управления (основы административного, трудового и гражданского права);
• принципы и правила планирования рабочего времени;
• принципы, способы информирования работников образовательного учреждения;
• руководящий состав школы и ее подразделений;
• системы электронного документооборота;
• современные информационные технологии работы с документами;
• состав организационной техники, ее устройство и порядок работы с ней;
• специфику основной деятельности школы;
• стандарты и рекомендации по оборудованию помещения приемной;
• структуру школы, порядок взаимодействия подразделений и служб, распределение функций между структурными подразделениями;
• функции, задачи школы, ее связи по вертикали и горизонтали;
• направления деятельности школы и компетенции структурных подразделений и должностных лиц;
• образцы подписей лиц, имеющих право подписания и утверждения документов, и ограничения их зон ответственности;
• телефонные контакты директора школы;
• требования охраны труда, производственной санитарии, пожарной безопасности;
• требования, предъявляемые к документам в соответствии с нормативными актами и государственными стандартами;
• требования, предъявляемые к управленческой информации;
• формы предоставления управленческой информации;
• функции самоменеджмента;
• этику делового общения, этикет.

1.10. Секретарь директора школы должен уметь:

• анализировать причины невыполнения задач;
• вести и использовать в работе базу данных телефонных контактов директора школы;
• вести сроковую картотеку;
• вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы и работы по контролю исполнения решений и приказов директора школы;
• вносить и отслеживать информацию на электронном и/или бумажном носителе;
• выбирать оптимальные способы информирования работников школы, обучающихся и их родителей (законных представителей), вышестоящие организации о планируемых мероприятиях;
• выбирать оптимальный ритм работы;
• документировать разные этапы процедуры подготовки и проведения совещаний;
• использовать современные средства сбора и обработки контрольной информации;
• использовать современные технологии сбора и передачи информации;
• использовать справочные правовые системы;
• использовать средства коммуникации для передачи поручений директора школы;
• использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи информации;
• использовать установленные правила и процедуры коммуникации внутри школы;
• использовать офисный пакет (текстовый редактор, электронные таблицы, презентации);
• обеспечивать информационную безопасность деятельности школы;
• обеспечивать конфиденциальность в приемной и кабинете директора;
• обеспечивать работу приемной директора во время его отсутствия;
• обеспечивать сохранность документов, хранящихся в приемной и кабинете директора школы;
• оказывать помощь директору школы в распределении его рабочего времени;
• определять приоритетность и очередность выполнения работ и эффективно распределять рабочее время;
• организовывать и обеспечивать личные контакты директора школы;
• организовывать процесс подготовки к проведению совещания при директоре;
• осуществлять контроль исполнения поручений директора работниками школы;
• осуществлять обработку и структурирование информации;
• осуществлять распечатывание и ксерокопирование;
• осуществлять проверку достоверности, полноты и непротиворечивости данных, исключение дублирования информации;
• осуществлять регистрацию, накопление и передачу, систематизированное хранение и выдачу информации в требуемой форме;
• осуществлять сбор, обработку информации, необходимой для директора школы, ее анализ в соответствии с требованиями краткости, четкости формулировок, своевременности поступления, точности и достоверности, оптимальности систематизации, непрерывности сбора и обработки;
• осуществлять систематизацию получаемых и передаваемых данных;
• оформлять командировочные документы;
• оценивать результаты в рамках поставленных задач;
• передавать информацию, документы и материалы участникам совещания при директоре;
• печатать и редактировать тексты служебных документов;
• пользоваться периферийными устройствами и оргтехникой;
• пользоваться унифицированными формами документов;
• пользоваться электронной почтой;
• предоставлять данные в едином и удобном для восприятия формате;
• применять в соответствии с назначением средства организационной техники, канцелярские принадлежности;
• применять информационно-коммуникационные технологии;
• применять способы делового общения;
• принимать меры по разрешению конфликтных ситуаций;
• производить подготовку дел для передачи в архив школы;
• производить поиск информации в базах данных, вести информационно-справочную работу на основе различных комбинаций поисковых признаков;
• работать с персональным компьютером (ноутбуком), каталогами (папками) и файлами, сканером;
• работать с входящей, исходящей, внутренней документацией;
• работать с информацией, анализировать и представлять ее в систематизированном виде, в виде сводных документов;
• работать со всей совокупностью информационно-документационных ресурсов школы;
• разрабатывать номенклатуру дел школы с учетом действующих нормативно-методических документов;
• расставлять приоритеты, выделять важное и срочное;
• сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного общения;
• сервировать чайный (кофейный) стол во время проведения кофе-пауз;
• соблюдать служебный этикет, правила делового этикета и протокола;
• создавать имидж секретаря, соответствующий имиджу школы;
• создавать и поддерживать положительный имидж школы;
• создавать условия, обеспечивающие эффективную работу директора;
• составлять и оформлять нормативные акты, организационные и методические документы, сводные, отчетные, статистические документы;
• управлять конфликтами;
• устанавливать цели, определять иерархию целей;
• учитывать психологические особенности личности при различных видах профессионального общения;
• выбирать и оформлять планировщик;
• формировать и оформлять дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел школы.

1.11. Секретарь директора школы должен соблюдать настоящую должностную инструкцию, знать и соблюдать установленные правила и требования охраны труда и пожарной безопасности, правила личной гигиены и гигиены труда в образовательном учреждении.

1.12. Секретарь директора школы должен пройти обучение и иметь навыки оказания первой помощи пострадавшим, соблюдать Конвенцию ООН о правах ребенка, знать порядок действий при возникновении пожара или иной чрезвычайной ситуации и эвакуации.

2. Трудовые функции

Основными трудовыми функциями секретаря директора школы являются:

2.1. Организационное, документационное и информационное обеспечение деятельности директора школы:

• Оказание помощи директору в планировании рабочего времени.
• Планирование рабочего дня секретаря.
• Организация телефонных переговоров директора школы.
• Организация работы с посетителями в приемной директора.
• Организация подготовки мероприятий с участием директора.
• Организация исполнения решений и осуществление контроля исполнения поручений директора.
• Организация и поддержание функционального рабочего пространства приемной и кабинета директора.
• Составление и оформление управленческой документации.
• Организация работы с документами в приемной директора школы.
• Организация хранения документов.
• Обеспечение директора школы информацией.
• Организация информационного взаимодействия директора с работниками.
• Организация командировок директора и сотрудников.

3. Должностные обязанности

Секретарь директора школы выполняет следующие должностные обязанности:

3.1. В рамках трудовой функции оказания помощи директору в планировании рабочего времени:

• информирует директора школы о регламенте намеченных встреч, совещаний и заседаний, педагогических советов, общешкольных и иных мероприятий;
• предупреждает о приближении времени намеченных мероприятий, согласовывает временные планы;
• согласовывает телефонные переговоры с представителями вышестоящих организаций, с попечителями, руководителями иных образовательных учреждений;
• согласовывает встречи и мероприятия с сотрудниками школы и профсоюзным комитетом, с родителями и родительским комитетом, руководителями методических объединений, с советом учащихся и иными советами и комитетами школы;
• формирует резерв времени для непредвиденных ситуаций;
• вносит информацию в планировщик (органайзер).

3.2. В рамках трудовой функции планирования рабочего дня секретаря:

• согласовывает планы с планами и сроками работы директора школы;
• распределяет рабочее время (на день, неделю, перспективу);
• переносит невыполненные запланированные задачи;
• выполняет типичные ежедневные дела;
• выбирает и оформляет планировщик секретаря;
• ведет дневник (на электронном и /или бумажном носителе).

3.3. В рамках трудовой функции организации телефонных переговоров директора:

• ведет базу телефонных контактов руководителя школы;
• соединяет директора школы с конкретными абонентами;
• регистрирует поступающие в приемную телефонные звонки;
• перенаправляет отдельные телефонные звонки заместителям директора;
• получает необходимую информацию и передает санкционированную информацию по телефону;
• устанавливает контакт с собеседником, поддерживает и развивает деловую беседу в процессе телефонных переговоров.

3.4. В рамках трудовой функции организации работы с посетителями в приемной директора:

• организовывает личный прием посетителей директором школы;
• устанавливает порядок приема для различных категорий посетителей;
• ведет журнал предварительной записи на прием, журнал посещений, регистрирует посетителей;
• содействует оперативному рассмотрению жалоб, просьб и предложений сотрудников школы, родителей (законных представителей) обучающихся, иных посетителей;
• осуществляет прием личных заявлений сотрудников, обучающихся и их родителей (законных представителей);
• организовывает прием представителей организаций, являющихся шефами школы, членов попечительского совета, партнеров школы и т.д.;
• сервирует чайный (кофейный) стол в кабинете директора;
• принимает меры по сохранению конфиденциальной информации в ходе приема посетителей и их нахождения в приемной и кабинете директора школы.

3.5. В рамках трудовой функции организации подготовки мероприятий с участием директора:

• информирует работников о намечающемся совещании, педсовете, ином мероприятии;
• подготавливает и вывешивает на информационный стенд повестку дня мероприятия с участием директора;
• помогает в подготовке доклада директора школы, презентационных материалов;
• рассылает приглашения лицам, приглашенным на общешкольное мероприятие.

3.6. В рамках трудовой функции организации исполнения решений, осуществления контроля исполнения поручений директора:

• документально оформляет решения директора школы (приказы);
• доводит до сведения работников общеобразовательного учреждения приказы и распоряжения директора;
• координирует деятельность по исполнению решений директора;
• ведет сроковый текущий и предупредительный контроль;
• проверяет исполнение поручений директора в установленный срок;
• предупреждает сотрудников об истечении срока исполнения поручений директора;
• фиксирует исполнение поручений;
• составляет отчеты и аналитические справки о выполнении поручений и решений директора школы.

3.7. В рамках трудовой функции организации и поддержания функционального рабочего пространства приемной и кабинета директора:

• организовывает приемную директора в соответствии с требованиями эргономики и культуры труда;
• осуществляет контроль обеспечения директора канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники;
• ухаживает за комнатными растениями в приемной и кабинете директора.

3.8. В рамках трудовой функции составления и оформления управленческой документации:

• составляет проекты распорядительных (приказы, распоряжения) и информационно-справочных документов (служебные письма, справки, докладные и служебные записки);
• составляет различные письма, запросы, готовит ответы авторам обращений по поручению директора школы;
• печатает служебные документы и другие материалы;
• размножает служебные документы;
• контролирует прохождение документов в школы (согласование, подписание и утверждение документа).

3.9. В рамках трудовой функции организации работы с документами в приемной:

• получает, предварительно рассматривает и сортирует документы, поступающие в приемную директора образовательного учреждения;
• подготавливает документы для рассмотрения директором;
• ведет учет документов, поступающих на имя директора школы;
• в соответствии с указаниями директора организовывает передачу документов исполнителям (конкретным сотрудникам) для использования в процессе работы либо для подготовки ответов;
• составляет и предоставляет в установленные сроки в орган управления образования списки всех классов (контингента школы) и список всех преподавателей каждого учебного года;
• оперативно вносит текущие изменения в состав контингента учащихся, педагогических и других работников школы;
• оформляет личные дела детей, принятых на обучение в общеобразовательную организацию;
• ведет алфавитный журнал всех учащихся;
• создает и ведет базу данных документов, проводит информационно-справочную работу;
• контролирует исполнение документов и поручений директора школы.

3.10. В рамках трудовой функции организации хранения документов:

• корректирует номенклатуры дел секретаря и директора школы;
• формирует и оформляет дела постоянного, долговременного сроков хранения;
• подготавливает и передает дела в архив школы.

3.11. В рамках трудовой функции обеспечения директора школы информацией:

• собирает и перерабатывает информацию, необходимую для принятия обоснованных управленческих решений;
• проверяет достоверность, полноту и непротиворечивость данных, исключает дублирование информации;
• предоставляет данные в едином и удобном для восприятия формате;
• выявляет наиболее значимые критерии систематизации информации для создания баз данных;
• формирует и использует базу данных в школы.

3.12. В рамках трудовой функции организации информационного взаимодействия директора с работниками:

• информирует работников школы о решениях директора, совещаниях и заседаниях, педагогических советах и иных мероприятиях;
• знакомит работников под подпись с соответствующими документами;
• организовывает обмен информацией между заместителями директора и иными должностными лицами школы;
• оповещает работников о предстоящих мероприятиях;
• вызывает сотрудников и обучающихся по поручению директора;
• информирует директора об обращениях сотрудников по рабочим и личным вопросам;
• информирует директора об обращениях обучающихся, их родителей (законных представителей).

3.13. В рамках трудовой функции организации командировок:

• подготавливает проект приказа о служебной командировке;
• выписывает командировочное удостоверение и регистрирует его при необходимости;
• подготавливает документы к поездке;
• уточняет дату, должности, фамилии в программе командировки.

3.14. Выполняет различные операции с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации.

3.15. Обеспечивает защиту прав и свобод учащихся, родителей (законных представителей), работников школы при обработке персональных данных.

3.16. Строго соблюдает конфиденциальность персональных данных и требования по защите и безопасности персональных данных при их обработке, недопущение их распространения без согласия субъекта персональных данных или наличия другого законного основания.

3.17. Соблюдает культуру и этику общения с персоналом образовательного учреждения, обучающимися и родителями (законными представителями), посетителями.

3.18. Строго соблюдает права и свободы детей, содержащиеся в Федеральном законе «Об образовании в Российской Федерации» и Конвенции ООН о правах ребенка, является примером для школьников.

3.19. Информирует директора, а при его отсутствии – дежурного администратора о несчастном случае, принимает меры по оказанию первой помощи пострадавшим, вызове скорой медицинской помощи.

3.20. Соблюдает правила использования сети Интернет.

3.21. Осуществляет свою деятельность на высоком профессиональном уровне.

3.22. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

3.23. Секретарь директора школы соблюдает положения данной должностной инструкции, Устав и Правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения, коллективный и трудовой договор, а также локальные акты и приказы руководителя.

3.24. Проходит в установленном законодательством Российской Федерации порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда, инструктажи по охране труда и пожарной безопасности.

3.25. Соблюдает правила охраны труда, пожарной и электробезопасности, санитарно-гигиенические нормы и требования, трудовую дисциплину на рабочем месте и режим работы, установленный в школы.

3.26. Периодически проходит бесплатные медицинские обследования, повышает свою профессиональную компетенцию.

3.27. Не использует неисправную мебель, электрооборудование, электроприборы, компьютерную и иную оргтехнику или оборудование и мебель с явными признаками повреждения, не курит в помещениях и на территории школы.

4. Права

Секретарь директора школы имеет право:

4.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.

4.2. Запрашивать лично или по поручению директора от работников школы информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.3. Требовать от администрации школы создания оптимальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности секретаря.

4.4. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.5. На материально-технические условия, требуемые для выполнения должностных обязанностей секретаря, на обеспечение рабочего места, соответствующего государственным нормативным требованиям охраны труда и пожарной безопасности, а также условиям, предусмотренным Коллективным договором.

4.6. Знакомиться с проектами решений директора, относящихся к его профессиональной деятельности, с жалобами и другими документами, содержащими оценку его работы, давать по ним объяснения.

4.7. Предоставлять директору на рассмотрение предложения по улучшению деятельности школы и усовершенствованию способов работы по вопросам, относящимся к компетенции секретаря.

4.8. Участвовать в работе органов самоуправления дошкольным образовательным учреждением, в работе общего собрания работников, в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых секретарем должностных обязанностей.

4.9. На моральное и материальное поощрение, награждения по результатам профессиональной деятельности, на социальные гарантии, предусмотренные законодательством Российской Федерации.

4.10. На защиту своей профессиональной чести и достоинства. На конфиденциальность служебного расследования, кроме случаев, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

4.11. Защищать свои интересы самостоятельно и/или через представителя, в том числе адвоката, в случае дисциплинарного или служебного расследования, которое связано с нарушением секретарем норм профессиональной этики.

4.12. Секретарь директора школы имеет иные права, предусмотренные Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом, Коллективным договором, Правилами внутреннего трудового распорядка школы.

5. Ответственность

5.1. В предусмотренном законодательством Российской Федерации порядке секретарь директора школы несет ответственность за:

• неправомерное использование предоставленных должностной инструкцией прав и полномочий, а также использование их в личных целях;
• разглашение конфиденциальной информации, полученной в результате выполнения должностных обязанностей, персональных данных сотрудников, обучающихся и их родителей (законных представителей);
• достоверность предоставляемой информации директору, ее своевременную подготовку;
• неоказание или несвоевременное оказание первой помощи пострадавшему, не своевременное извещение или скрытие от директора школы несчастного случая;
• несоблюдение инструкций по охране труда и пожарной безопасности;
• нарушение порядка действий в случае возникновения чрезвычайной ситуации и эвакуации в общеобразовательном учреждении.

5.2. За неисполнение или нарушение без уважительных причин своих обязанностей, установленных должностной инструкцией секретаря школы, Устава и Правил внутреннего трудового распорядка, законных распоряжений руководителя и иных локальных нормативных актов, работник подвергается дисциплинарному взысканию согласно статье 192 Трудового Кодекса Российской Федерации. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.

5.3. За использование, в том числе однократно, методов воспитания, включающих физическое и (или) психологическое насилие над личностью обучающегося, а также за совершение иного аморального проступка секретарь может быть освобожден от занимаемой должности согласно Трудовому Кодексу Российской Федерации. Увольнение за данный проступок не является мерой дисциплинарной ответственности.

5.4. За несоблюдение правил и требований охраны труда и пожарной безопасности, санитарно-гигиенических правил и норм секретарь привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях, предусмотренных административным законодательством Российской Федерации.

5.5. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления трудовых функций несет ответственность в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

6.1. Секретарь директора школы выполняет работу согласно графику, составленному с учетом 40-часовой рабочей недели.

6.2. Секретарь самостоятельно планирует свою деятельность. План работы секретаря согласовывается непосредственно с директором.

6.3. Получает от директора школы информацию нормативно-правового характера.

6.4. Обменивается информацией по вопросам, относящимся к его деятельности, с администрацией и сотрудниками школы, информирует их о решениях директора, совещаниях и заседаниях, педагогических советах и иных мероприятиях.

6.5. Вовремя сообщает директору об информации, приказах, распоряжениях и иной документации, поступившей по электронной почте, информирует о намеченных встречах, совещаниях и заседаниях, иных мероприятиях.

6.6. Сообщает директору и его заместителям информацию, полученную на совещаниях, семинарах, непосредственно после ее получения.

6.7. Информирует директора о возникших трудностях и проблемах в работе, о недостатках в обеспечении требований охраны труда и пожарной безопасности. Вносит предложения по устранению недостатков, по оптимизации своей деятельности.

6.8. Информирует заместителя директора по административно-хозяйственной части о недостатках в канцелярских принадлежностях, бумаге и иных расходных материалах, о поломках мебели и оргтехники, в электрооборудовании, водопроводной и отопительной системах.

6.9. Во время отсутствия секретаря его обязанности выполняет сотрудник, имеющий все требующиеся профессиональные знания, умения и навыки, назначенный приказом директора. Данный сотрудник приобретает соответствующие права и несет полную ответственность за качественное выполнение возложенных на него обязанностей.

7. Заключительные положения

7.1. Ознакомление работника с настоящей должностной инструкцией осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора).

7.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у директора школы, второй – у сотрудника.

7.3. Факт ознакомления секретаря директора школы с настоящей должностной инструкцией подтверждается подписью в экземпляре инструкции, хранящемся у директора школы, а также в журнале ознакомления с должностными инструкциями.

С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.

(подпись)

УТВЕРЖДЕНО

Директор

Наименование учреждения

__________ /________________/

Приказ № ____ от «___» _____ 20__г.

СОГЛАСОВАНО

Председатель профкома

_________ /_________________/

протокол № ____ от «__»___ 20__г.

Должностная инструкция секретаря

______________

1. Общие положения должностной инструкции

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации от 21 августа 1998 года №37 в редакции от 12 февраля 2014г; с учетом ФЗ №273 от 29.12.2012г «Об образовании в Российской Федерации» (в редакции от 05.07.2017г); в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и другими нормативными актами, регулирующими трудовые отношения между работником и работодателем.

При составлении данной должностной инструкции секретаря руководителя (директора) школы учтено также Постановление Минтруда РФ и Минобразования РФ от 13 января 2003 г. № 1/29 «Об утверждении Порядка обучения по охране труда и проверки знаний требований охраны труда работников организаций».

1.2. Секретарь общеобразовательного учреждения назначается и освобождается от должности в порядке, предусмотренном Трудовым кодексом Российской Федерации и трудовым договором.

1.3. Секретарь школы должен иметь среднее профессиональное образование в сфере делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональную подготовку в сфере делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Секретарь подчиняется непосредственно директору общеобразовательного учреждения.

1.5. В своей профессиональной деятельности секретарь обязан руководствоваться:

— уставом образовательного учреждения;

— трудовым договором;

— всеми приказами и распоряжениями директора образовательного учреждения;

— законами и иными правовыми актами, регламентирующими образовательную деятельность;

— данной должностной инструкцией секретаря-делопроизводителя школы;

— всеми нормативными документами, касающимися ведения делопроизводства.

— утвержденной инструкцией по охране труда секретаря школы;

1.6. Секретарь школы обязан знать:

— структуру общеобразовательного учреждения и его кадрового состава;

— государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила орфографии и пунктуации русского языка;

— правила эксплуатации оргтехники;

— правила пользования приемно-переговорным устройством, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;

— правила работы с компьютерными программами, а именно с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;

— технику создания, обработки, передачи и хранения документов;

— правила деловой переписки;

— правила составления деловых писем с использованием деловых образцов;

— основы этики и эстетики;

— правила делового общения;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

2. Функции

Основными направлениями в работе секретаря школы являются:

2.1. Выполнение технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора образовательного учреждения и его заместителя;

2.2. Ведение делопроизводства.

3. Должностные обязанности

Секретарь школы имеет следующие должностные обязанности:

3.1. Прием всей поступающей в общеобразовательное учреждение корреспонденции и передача ее в соответствии с указаниями директора конкретным сотрудникам для использования в процессе работы либо для подготовки ответов;

3.2. Ведение делопроизводства, в том числе и в электронном виде;

3.3. Предоставление в установленные сроки в Управление образования списков всех классов (контингента образовательного учреждения) и списка всех преподавателей каждого учебного года;

3.4. Оперативное внесение текущих изменений в составе контингента учащихся, преподавателей и других сотрудников общеобразовательного учреждения;

3.5. Подготовка проектов приказов и распоряжений по движению контингента учащихся;

3.6. Оформление личных дел детей, принятых на обучение в образовательное учреждение;

3.7. Ведение алфавитного журнала всех учащихся;

3.8. Выполнение различных операций с использованием компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и предоставления информации;

3.9. Контроль над своевременным рассмотрением и подготовкой документов и распоряжений, принятых к исполнению конкретными сотрудниками общеобразовательного учреждения;

3.10. Составление различных писем, запросов и других документов, а также подготовка ответов авторам обращений по поручению директора образовательного учреждения или его заместителя;

3.11. Ведение контроля исполнения сотрудниками общеобразовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также соблюдения сроков исполнения указаний и поручений директора образовательного учреждения, взятых на контроль;

3.12. Вызов сотрудников и учащихся по поручению директора общеобразовательного учреждения;

3.13. Выполнение работы по подготовке общих собраний сотрудников школы, заседаний педагогического совета, а также совещаний, проводимых директором образовательного учреждения (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня совещания и их регистрация);

3.14. Контроль обеспечения директора общеобразовательного учреждения канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, а также создание условий, способствующих эффективной работе директора образовательного учреждения;

3.15. Формирование дел в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечение их сохранности и сдача в архив в установленные сроки;

3.16. Прием личных заявлений сотрудников школы, учащихся и их родителей (или законных представителей) на подпись директору образовательного учреждения;

3.17. Выполнение работы согласно данной должностной инструкции, соблюдение инструкций по охране труда при выполнении работ и эксплуатации компьютерной техники;

3.18. Организация приема посетителей, а также содействие оперативному рассмотрению просьб и предложений сотрудников образовательного учреждения.

3.19. Секретарь школы должен вести работу:

— в соответствии с графиком, утвержденным директором образовательного учреждения;

— в тесном взаимодействии с педагогическим, административным и обслуживающим персоналом.

4. Права

Секретарь школы имеет право:

4.1. Получать своевременную индивидуальную консультацию по вопросам работы с электронным журналом;

4.2. Запрашивать у сотрудников образовательного учреждения, а в соответствующих случаях и у администрации, необходимую информацию и материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений;

4.3. Привлекать сотрудников к исполнению поручений администрации образовательного учреждения;

4.4. Требовать от сотрудников доработки документов, которые были подготовлены с нарушением установленных правил составления и оформления документов;

4.5. Визировать проекты документов, связанных с управленческой деятельностью образовательного учреждения;

4.6. Знакомиться с должностной инструкцией, инструкциями по охране труда и пожарной безопасности;

4.7. Вносить на рассмотрение администрации общеобразовательного учреждения свои предложения по улучшению работы с документами, совершенствованию форм и методов управленческого труда с учетом применения средств организационной и вычислительной техники.

5. Ответственность

Секретарь несет ответственность:

5.1. Дисциплинарную, предусмотренную за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, представленных в данной должностной инструкции, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, а также за нарушение Устава и других локальных правовых актов образовательного учреждения;

5.2. Административную ответственность, предусмотренную за нарушение по его вине правил противопожарной безопасности и санитарно-гигиенических правил, в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;

5.3. Материальную ответственность, предусмотренную за последствия принятого им необоснованного решения, повлекшего за собой нарушение сохранности имущества образовательного учреждения, неправомерное его использование или иной ущерб, причиненный образовательному учреждению, в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.4. За неразглашение персональных данных обучающихся, родителей (законных представителей), работников школы, а также за несоблюдение норм профессиональной этики.

6. Взаимоотношения. Связи по должности

Секретарь:
6.1. Работает по графику, составленному из 40 часовой недели и утвержденному директором школы.

6.2. Получает от директора школы и заместителей директора информацию нормативно-правового характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.3. Секретарь в процессе своей деятельности взаимодействует с административным, педагогическими и обслуживающим персоналом по вопросам проверки выполнения поручений отдела образования, приказов и указаний директора школы, кадровой деятельности школы.

6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в компетенцию секретаря со всеми работниками школы.

Должностную инструкцию разработал: _____________ /_______________________/

С должностной инструкцией ознакомлен (а), один экземпляр получил (а) на руки и обязуюсь хранить его на рабочем месте.

«___»_____20___г. _____________ /_______________________/

Государственное казенное общеобразовательное учреждение

«Михайловская школа – интернат»

                                                 
                                                    Утверждаю:

                                          
Директор

                   ГКОУ «Михайловская школа —  интернат»

                                                  _______________
И.Ю. Акимова

                                                                                        «____»
________________ 2017 г.

Должностная
инструкция

 секретаря.

№

1. Общие положения.

1. Настоящая должностная
инструкция секретаря разработана на основе Квалификационного справочника
должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного
Постановлением Министерства труда и социального развития Российской Федерации
от 21 августа 1998 года №37; на основании Трудового кодекса Российской
Федерации, Приказа 
Министерства труда и социальной защиты РФ от 6 мая 2015 г. N 276н «Об
утверждении профессионального стандарта «Специалист по организационному и
документационному обеспечению управления организацией».

2. Данная должностная
инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности
секретаря.

3. Требования к образованию и обучению: среднее общее образование. Профессиональное обучение —
программы профессиональной подготовки по профессиям рабочих, должностям
служащих, программы переподготовки рабочих, служащих, программы повышения
квалификации рабочих, служащих
4. К работе секретарем   не допускаются лица:

—  имеющие или имевшие судимость за преступления, состав и виды
которых установлены законодательством Российской Федерации;

— признанные недееспособными в установленном федеральным законом
порядке;

— имеющие заболевания, утвержденные перечнем, утверждаемым
федеральным органом исполнительной власти, который осуществляет функции по выработке
государственной политики и нормативно-правовому регулированию в области
здравоохранения.

5. В своей
деятельности секретарь     должен руководствоваться:

— Уставом
образовательного учреждения;

— трудовым
договором;

— приказами и
распоряжениями директора образовательного учреждения;

— законами и иными
правовыми актами, регламентирующими образовательную деятельность;

— нормативными
документами, касающимися ведения делопроизводства.

6. Секретарь  
должен знать:

—
функции, задачи, структуру  образовательного учреждения , его  связи, кадровый 
состав;

— правила
взаимодействия с партнерами, клиентами, средствами массовой информации;

— этику  делового
общения;

— правила речевого
этикета;

— правила защиты
конфиденциальной служебной информации;

— государственные
стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— правила
орфографии и пунктуации русского языка;

— правила
пользования факсом, множительным устройством, сканером, компьютером, правила
работы с компьютерными программами ( с текстовыми редакторами, электронными
таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами);

— технику
создания, обработки, передачи и хранения документов;

— правила деловой
переписки;

— правила
составления деловых писем, правила делового общения;

— основы этики и
эстетики;

—
правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии
и противопожарной безопасности.

7. 
Секретарь должен уметь:

—
использовать технические и программные средства для проведения голосовой или
видео-конференц-связи;

—
использовать средства коммуникационной оргтехники для получения и передачи
информации;

—
вести учетные регистрационные формы, использовать их для информационной работы;

—
устанавливать контакт с собеседником, поддерживать и развивать деловую беседу в
процессе телефонных переговоров;

—
сглаживать конфликтные и сложные ситуации межличностного взаимодействия;

—
соблюдать служебный этикет.

8. Секретарь принимается на должность и освобождается
от должности приказом директора школы-интерната в соответствии с действующим
законодательством Российской Федерации.

9. Во время отсутствия секретаря  его
обязанности возлагаются приказом директора школы-интерната на  лицо,  имеющее 
соответствующее данной должности образование.

10. Подчиняется секретарь непосредственно  директору школы-интерната.

2 . Должностные обязанности.

1. Основными направлениями в работе секретаря школы – интерната являются:
выполнение
технических функций по обеспечению и обслуживанию работы директора школы-интерната.

2. Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:

2.1.
 Осуществляет встречу посетителей, получение первичной информации о посетителях
и помощь в организации их приема руководителем и сотрудниками .

2.2. Вызывает по поручению директора работников
школы – интерната и обучающихся.

2.3. Принимает личные заявления работников,
обучающихся и их родителей (или лиц, их заменяющих), а так же  документы на
подпись директору школы — интерната.

2.4.
Принимает, регистрирует поступающую на имя директора школы – интерната корреспонденцию,
осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым в школе порядком и
передает после ее рассмотрения директором по назначению, конкретным
исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответа, следит
за сроками выполнения поручений директора школы, взятых на контроль.

2.5.
Отправляет  по адресату исходящую отчетность и документы школы – интерната.

2.6. Принимает и передает телефонограммы, факсы, записывает в отсутствие директора школы – интерната  принятые сообщения и
доводит их до его сведения.

2.7.
Ведет  базу  данных документов школы – интерната.

2.8. Организует телефонные переговоры директора школы –
интерната.

2.9. Осуществляет работу по подготовке общих собраний
работников школы — интерната, заседаний совета школы, педагогического совета,
попечительского совета, а также совещаний, проводимых директором школы –
интерната (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте,
повестке дня совещания и их регистрация), по поручению директора школы ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.10. Следит за обеспечением директора школы —
интерната канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники,
создает условия, способствующие эффективной работе директора.
2.11.Печатает по указанию директора школы –
интерната  различные документы и материалы.
2.12.Осуществляет сдачу в архив документацию
школы — интерната.
3. Секретарь
школы-интерната должен вести работу в соответствии с графиком,
утвержденным директором школы – интерната.
4.  Секретарь
школы-интерната должен вести работу в тесном взаимодействии с
педагогическим и обслуживающим персоналом.

5. Секретарь
школы-интерната должен оказывать при
необходимости  помощь в сопровождении при перемещении по школе –
интернату инвалидам колясочникам, инвалидам с
поражением опорно-двигательного аппарата,
инвалидам по зрению.

3. Права.

Секретарь  имеет право в пределах своей компетенции:

1. Получать от директора школы-интерната информацию, необходимую
для осуществления своей работы.

2. Требовать от директора школы – интерната  оказания содействия в
исполнении своих должностных обязанностей.

3.
Запрашивать   у   сотрудников   школы-интерната, а   в   соответствующих  случаях
 и  у  администрации школы-интерната, необходимую информацию и материалы, а
также объяснения о причинах задержки выполнения контролируемых поручений.
4. Привлекать сотрудников к исполнению поручений администрации школы –
интерната.
5. Требовать от сотрудников доработки документов, которые были подготовлены с
нарушением установленных правил составления и оформления документов.
6.  На защиту профессиональной чести и достоинства.

7. Знакомиться с жалобами и другими документами, содержащими
оценку его работы, давать по ним объяснения.

8. Защищать свои интересы самостоятельно и (или) через
представителя, в том числе адвоката, в случае дисциплинарного расследования,
связанного с нарушением секретаря    норм профессиональной этики.

9.  Имеет право на премии и доплаты  согласно Положения  об оплате
труда в  школе – интернате.

4. Ответственность.

Секретарь  несет ответственность:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных
обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных
трудовым законодательством Российской Федерации.

2.  За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в
пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским
законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба школе — в пределах,
установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской
Федерации.

4. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных
причин Устава и правил внутреннего трудового распорядка школы-интерната,
законных распоряжений директора школы-интерната и иных локальных нормативных
актов, должностных обязанностей, установленных настоящей инструкцией, в том
числе за не использование прав, предоставленных настоящей инструкцией, а также принятие
управленческих решений, повлекших дезорганизацию образовательного процесса
и(или) процесса материально-технического обеспечения, несет дисциплинарную
ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством.

5. За нарушение правил пожарной безопасности, охраны труда,
санитарно- гигиенических правил организации учебно-воспитательного процесса
привлекается к административной ответственности в порядке и в случаях,
предусмотренных административным законодательством.

6. За виновное причинение школе-интернату или участникам
образовательного процесса ущерба (в том числе морального) в связи с исполнением
(неисполнением) своих должностных обязанностей, а также не использование прав,
предоставленных настоящей инструкцией, несет материальную ответственность в
порядке и в пределах, установленных трудовым и(или) гражданским
законодательством.

5. Взаимоотношения. Связи по должности.

1.
Работает по графику, утвержденному директором школы — интерната, составленному
из 40 часовой недели.

2.
Получает от директора школы – интерната информацию нормативно-правового
характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
3. Секретарь в процессе своей деятельности взаимодействует с административным,
педагогическими и обслуживающим персоналом по вопросам проверки выполнения
поручений директора школы – интерната (приказов, указаний).
4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в компетенцию
секретаря со всеми работниками школы.

Разработал:

специалист
в области  охраны труда

_______________
С.А. Ткачева

Ознакомлен,
 инструкцию получил:

___________________
     _______________«______»__________________2017
г.