Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя выполняет роль приложения к трудовому договору. В инструкции подробно расписывают его пункты, особенно в отношении трудовых обязанностей сотрудника, а также права, которыми он наделяется работодателем, и возможные меры ответственности. Являясь юридически значимым документом, рекомендованным к применению Рострудом, должностная инструкция требует вдумчивого подхода по написанию и оформлению.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя .doc
Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
1. Общие положения
- Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
- На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
- Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
- Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
- среднее образование;
- английский язык на уровне не ниже, чем B2;
- законченные профильные курсы;
- опыт работы не требуется.
- Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
- процесс документооборота в организации;
- нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
- должностная структура организации и её основной кадровый состав;
- система электронных баз документов организации;
- правила оформления соответствующей документации;
- требования к хранению документов и их сохранности;
- нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
- правила грамматики и орфографии;
- принципы делового общения;
- правила архивирования документации;
- нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
- нормы ведения деловой переписки;
- правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
- В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
- правовыми нормами и действующим законодательством;
- положениями этой инструкции;
- документами организации.
2. Обязанности
Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций:
- Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
- Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
- Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
- Ведение электронной базы документов.
- Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
- Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
- Участие в описи документов.
- Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
- Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
- Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
- Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
- Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
- Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
- Помощь руководителю в организации приема посетителей.
- Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
- Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
- Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
- Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
- Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
- Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.
3. Права
Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:
- Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
- Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
- Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
- Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
- Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
- Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.
4. Ответственность
Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:
- За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
- За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
- За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
- За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.
Нормы составления должностной инструкции
В настоящее время утвержденная форма инструкции для секретаря-делопроизводителя отсутствует. Имеются отдельные профессиональные стандарты для секретарей (07.006) и делопроизводителей (07.002), где даны рекомендации по перечню навыков специалистов, их обязанностям и другим должностным параметрам, но они носят рекомендательный характер. Поэтому работодатели имеют большие возможности подстраивать содержимое профстандартов для своих нужд, в соответствии со своими размерами, отраслевыми особенностями и другими факторами. Однако существуют определенные правила составления, применяемые для инструкций. Так, считается, что в обязательном порядке в неё должны входить 4 базовых раздела, которые раскрывают основные аспекты деятельности сотрудника:
- Общие положения.
- Должностные обязанности специалиста.
- Его права.
- Возможная ответственность за нарушения.
К этим разделам могут добавляться и дополнительные. Особенно популярны описания условий труда, должностных связей и критериев, по которым оценивается результативность работы.
Внимание! Если специалистов, занимающихся одной работой, несколько, то для них составляется типовая инструкция. Если кто-то из них занят работой с особой спецификой, — ведением документации на иностранном языке или организацией встреч с иностранцами — в этом случае составляется отдельная должностная инструкция «под специалиста».
Общие положения
В этом начальном разделе прописывают базовые параметры работы любого специалиста:
- порядок его подчинения, найма и увольнения;
- кто временно заменяет сотрудника;
- требуемые от него навыки;
- требования к его образованию и опыту.
Навыки сотрудника должны примерно соответствовать обязанностям, которые перечислены далее.
Внимание! Параметры, заданные в инструкции, не должны выходить за пределы тех, которые закреплены в трудовом договоре.
Обязанности
У разных работодателей секретари, занимающиеся и делопроизводством, могут выполнять разные функции. Так, в крупных компаниях с международным участием в их обязанности может входить помощь руководителю в общении с иностранцами, ведение иностранной документации и другие специфические функции. В бюджетных учреждениях от них требуется работа с унифицированной системой государственной документации. Все эти отраслевые особенности необходимо отразить в данном разделе.
Внимание! Работодатель не может просто изменить прописанные в инструкции трудовые обязанности. Для этого необходимо заручиться письменным согласием самого работника. Поэтому с самого начала нужно внимательно отнестись к разделу, исчерпывающе описав обязанности сотрудника.
Права
Здесь приведен список прав, которым наниматель наделяет сотрудника. Эти права довольно типовые, но во многих учреждениях секретарю-делопроизводителю доверяют и право подписи.
Ответственность
В этой части дан список возможных нарушений и ответственности за их совершение. Для ряда должностей, которые допущены к работе с внутренней документацией, отдельно указывают ответственность за разглашение внутренней информации.
Внимание! Данный раздел содержит перечень нарушений и мер наказания в общем виде, т.к. конкретная ответственность может наступить лишь после окончания необходимых разбирательств, с привлечением свидетелей, их показаний, возможно даже и адвокатов.
Документ после его согласования со специалистами распечатывается на официальном бланке, где присутствуют все требуемые атрибуты: дата его составления, реквизиты работодателя и пр. Сам сотрудник знакомится с инструкцией в процессе устройства на работу. Окончательным фактором, удостоверяющим ввод инструкции в действие, является её подписывание всеми сторонами: руководителем организации, сотрудником и теми служащими, которые утверждали это назначение.
Совсем неважно, в какой сфере вы работаете, и какова специфика деятельности предприятия: от грамотно построенного документооборота в организации зависит ее деятельность.
На помощь руководителям организаций приходят секретари-делопроизводители.
Такое совмещение двух профессий вызвано желанием организации не дублировать должности в рамках одного предприятия.
Эта работа является кропотливой и требующей внимания, самоконтроля, собранности, толерантности, самообладания.
А поскольку секретарь–делопроизводитель является сотрудником, то необходимо определить и зафиксировать круг ее обязанностей.
Таким документом может выступать непосредственно как сам трудовой контракт, так и должностная инструкция секретаря–делопроизводителя.
Последней признается кадровый документ второй по значимости после трудового соглашения, где подробно описываются обязанности сотрудника, система подчинения в рамках организации, и прочие условия.
Данный документ позволяет строго разграничить обязанности между сотрудниками компании, обеспечив эффективные условия для всего трудового процесса.
Общие требования к должностной инструкции
Письменное оформление документа;
- Согласование между отделами предприятия и утверждение руководителем предприятия (обязательно должна подпись руководителя, печать организации);
- Содержание обязанностей сотрудника (чем детальнее будут прописаны должностные обязанности сотрудника, тем проще осуществлять контроль за его деятельностью, привлекать к ответственности, проверить соответствие занимаемой должности);
- Требования к должности;
- Ознакомление сотрудника с документом под роспись (документ изготавливается в двух экземплярах, один передается работнику, другой – хранится в его личном деле).
Обязательные положения инструкции секретаря-делопроизводителя
Общие положения:
- должность, подразделение, где сотрудник осуществляет свою трудовую деятельность;
- описание тех задач, для решения которых образована данная должность;
- организация системы подчинения (какому руководителю подчиняется);
- условия назначения, освобождения от должности;
- перечень внутренних документов предприятия, которым сотрудник подчиняется при выполнении своей трудовой функции;
- требования к должности (образование, дополнительные знания, стаж, навыки).
Обязанности
В данном разделе необходимо описать перечень работ, которые сотрудник должен выполнять.
Вне зависимости от вида деятельности самого предприятия рекомендуется трудовые обязанности сотрудника разбить на несколько блоков.
Обязанности секретаря-делопроизводителя:
- правила оформления документов;
- организация работы с документами;
- ведение документооборота (входящая и исходящая корреспонденция);
- работа с телефонными звонками;
- ведение архива документов в компании.
В инструкции могут быть предусмотрены и иные функциональные обязанности.
Права сотрудника
При разработке данного пункта инструкции необходимо тщательно проработать действующее законодательство и прописать круг полномочий сотрудника для эффективного выполнения трудовой функции.
Ответственность сотрудника:
- Данный пункт может найти свое отражение в трудовом соглашении. Однако персональную ответственность рекомендуется оформлять именно в должностной инструкции.
- От того, насколько полно и грамотно будет разработана должностная инструкция, зависит не только работа самой организации, но сотрудничество работника и руководителя.
Ниже расположен типовой бланк и образец должностной инструкции секретаря–делопроизводителя вариант которого можно скачать бесплатно.
Читать документ далее
Должностная инструкция делопроизводителя
Должностную инструкцию специалиста по делопроизводству можно составить на бланке компании в свободной форме. В документе необходимо указать права и обязанности сотрудника, требования к нему и его квалификации.
Благодаря правильно составленной должностной инструкции специалиста по документообороту руководитель может избежать наказания за нарушения, допущенные работником.
Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы делопроизводителем требуется среднее профессиональное или среднее общее образование либо дополнительное образование по программам профессиональной переподготовки рабочих и служащих.
1.3. Делопроизводитель должен знать:
- гражданское и трудовое законодательство РФ;
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства;
- структуру компании и ее подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- виды документов и их назначение;
- порядок контроля ведения и хранения служебных документов и материалов;
- основы организации труда и правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.4. Делопроизводитель должен уметь:
- работать с любыми видами документов;
- пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных, автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами;
- организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
- руководить делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
- разрабатывать номенклатуру дел и использовать ее при составлении описей дел;
- организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
- правильно и своевременно формировать документы с учетом их специфики;
- систематизировать документы внутри дел;
- контролировать сохранность и защиту документов;
- пользоваться компьютерными программами для работы с документами, оргтехникой.
2. Трудовые функции
2.1. Основные задачи и направления деятельности делопроизводителя:
- ведение документооборота;
- организация работы по учету, хранению и передаче документов;
- контроль сохранности и защиты документов.
3. Должностные обязанности
3.1. Делопроизводитель обязан:
- вести учет, проверять, регистрировать и распределять входящую и исходящую документацию;
- вести картотеку документов, контролировать их исполнение, выдавать справки по необходимым документам;
- отправлять исполненную документацию по адресатам;
- вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
- вести электронную базу документов и составлять картотеки;
- подготавливать и сдавать в архив документы, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных и составлять описи дел, передаваемых в архив;
- контролировать сохранность проходящей служебной документации.
4. Права
4.1. Делопроизводитель имеет право:
- запрашивать у генерального директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
- запрашивать у генерального директора и сотрудников документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
- информировать генерального директора о нарушениях ответственных лиц в ведении документации;
- разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей;
- знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Делопроизводитель знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у делопроизводителя.
5.3. Делопроизводитель знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Федорова Ирина Алексеевна
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 13 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя помогает достичь компромисса между желаниями работодателя и трудовыми правами и обязанностями секретаря. О нюансах содержания этого документа расскажем в нашей статье.
Задачи, решаемые с помощью должностной инструкции
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя (ДИС) играет далеко не последнюю роль с точки зрения правильности построения организационного процесса в компании.
Будучи проводником информационных и документальных потоков между руководством и исполнителями, а также первым лицом, с которым имеют дело посещающие офис контрагенты и иные гости, секретарь может как способствовать укреплению дисциплины и авторитета предприятия, так и наоборот.
Составление ДИС позволит:
- избежать перегибов со стороны руководства в вопросах квалификационных и иных требований к соискателю на данную должность;
- ограничить неадекватные и непомерные запросы администрации к выполняемым секретарем обязанностям;
- претенденту на должность оценить уровень своей осведомленности в вопросах делопроизводства, машинописи, архивного дела и иных предполагаемых к выполнению задач;
- сделать вывод о сбалансированности предоставленных работнику прав и налагаемых на него обязанностей.
Нюанс ДИС — наличие в ней особых требований к внешнему виду секретаря и культуре его поведения. Включение этих параметров в ДИС не обязательно, но встречается чаще, чем в инструкциях для других категорий сотрудников.
С должностными инструкциями разных категорий работников знакомьтесь с помощью материалов нашего сайта:
- «Должностная инструкция бухгалтера по материалам — образец»;
- «Должностная инструкция бухгалтера-кассира — образец-2023».
Взаимоувязка прав, обязанностей и ответственности — важная функция ДИС
Руководство компании нередко злоупотребляет своими полномочиями и налагает на секретаря непомерно широкий спектр обязанностей. При этом его права описываются в ДИС скупыми стандартными фразами, не позволяющими работнику понять их и реализовать в полной мере.
ВАЖНО! Для полноценности ДИС важно добиться равновесия прав и обязанностей, избегая при этом шаблонных формулировок.
Например, если в обязанности секретаря входит обработка больших объемов информации (контактов, списков и др.), то в разделе «Права секретаря» должно упоминаться, что работник имеет право использовать технические средства компании.
Такой подход позволит работнику выполнять свои трудовые функции качественно и с оптимальными затратами времени.
При этом секретарь должен осознавать, что, работая с техническими средствами компании, он несет ответственность за их правильное использование, а в случае порчи или утраты ими технологических свойств из-за его ошибочных действий неминуемо последует наказание. Об этом повествует отдельный раздел ДИС, посвященный видам ответственности секретаря.
К примеру, возлагая на секретаря ответственность за неразглашение коммерческой тайны (что должно быть указано в ДИС), администрация должна обеспечить защиту от несанкционированного доступа к компьютеру и иным носителям информации, с которыми работает секретарь. В противном случае администрация нарушает свои обязанности в части обеспечения условий для выполнения секретарем перечисленных в ДИС трудовых функций.
Какие еще обязанности по обеспечению соответствующих условий труда есть у работодателя, читайте в статье «Инструкция по охране труда для офисных работников (2023)».
Как составить должностную инструкцию? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите инструкцию по формированию этого документа, составленную экспертами системы, основанную на последних разъяснениях Роструда и ГИТ.
Нюансы квалификационных требований: секретарь руководителя, секретарь-референт, секретарь-машинистка
Требования к уровню образования и стажу — неотъемлемый атрибут любой должностной инструкции, в том числе ДИС. Из этих требований складывается понятие «уровень квалификации».
ВАЖНО! Минимальные требования к уровню квалификации работника, отражаемые в ДИС, не могут быть ниже установленных профстандартами для данной категории сотрудников.
К примеру, профстандарт для специалистов по организационному и документационному обеспечению управления организацией утвержден приказом Минтруда России от 15.06.2020 № 333н. Указанная категория специалистов включает широкий спектр должностей — от секретаря до помощника руководителя.
Разнообразны в профстандарте и квалификационные требования. Чем сложнее по составу и объему выполняемые работником функции, тем выше требования к его квалификации.
Например:
- секретарям-администраторам достаточно окончить 11 классов в среднем образовательном учреждении;
- секретарю-делопроизводителю необходимо среднее профессиональное образование (по программам подготовки специалистов среднего звена) или непрофильное среднее профобразование по соответствующим программам, дополненное профобразованием по дополнительным программам переподготовки;
- секретари — помощники руководителя должны окончить вуз (бакалавриат или непрофильный бакалавриат с дополнительным профобразованием по программам переподготовки) и иметь стаж практической деятельности по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя не менее трех лет.
К примеру, если функции секретаря-машинистки ограничиваются ответами на звонки, набором рукописных или устных распоряжений директора и приготовлением ему кофе и в ДИС перечислены именно эти действия, для их исполнения претенденту на должность достаточно:
- окончить среднюю школу;
- обладать элементарной грамотностью;
- иметь практический опыт владения компьютерной и оргтехникой.
Иное дело — помощник руководителя, в чьи задачи входит не только организационно-документационное обеспечение деятельности компании, но и информационно-аналитическая и организационно-административная поддержка работы руководителя. В этом случае и образование понадобится серьезное, и без практического опыта не обойтись.
Итоги
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя содержит информацию о его правах, обязанностях и ответственности.
Из содержания этого внутрифирменного документа работнику становятся ясными требования работодателя к его уровню квалификации и иные важные аспекты (кому подчиняется, как назначается на должность, какими знаниями и навыками должен обладать и др.).
Время чтения: 3 минут(ы)
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя регулирует трудовые взаимоотношения работодателя и сотрудника, четко определяя права, обязанности и зону ответственности последнего.
В этой статье мы поговорим о том, как правильно составить документ, а также какие положения следует в нем прописать.
Как составить: общие положения
Первый раздел инструкции имеет название «Общие положения». В данной части документа традиционно прописываются основные условия работы и квалификационные требования к кандидатам.
Секретарь-делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.
Работник приступает к исполнению своих обязанностей и освобождается от них по приказу генерального директора предприятия. При этом непосредственными руководителями сотрудника могут являться следующие должностные лица: начальник документационного обеспечения, генеральный директор, заведующий канцелярией.
Если исполнитель отсутствует на своем рабочем месте (по семейным обстоятельствам, болезни, отпуску и т.д.), то его права и обязанности переходят к другому сотруднику, назначенному по приказу директора.
Для работы на данной должности необходимо:
- иметь средне-специальное образование;
- знать делопроизводство;
- иметь стаж работы на подобной должности от 6 месяцев и больше;
- знать Microsoft Office.
Делопроизводитель должен руководствоваться в своей работе:
- законодательством РФ;
- действующей должностной инструкцией;
- уставом компании;
- внутренним трудовым распорядком и правилами организации;
- руководящими материалами и документами;
- приказами и распоряжениями руководства.
Каждый пункт данного раздела необходимо составлять в соответствии с правилами, особенностями и принципами компании.
Должностные обязанности: на что имеет право секретарь-делопроизводитель и его ответственность
Во втором разделе необходимо указать должностные обязанности сотрудника — список ежедневных, еженедельных и ежемесячных задач делопроизводителя.
Основные трудовые функции секретаря с обязанностями делопроизводителя:
- регистрировать и принимать посетителей, направлять их к соответствующим сотрудникам организации;
- создавать необходимые бланки документов;
- вести регистрационные карточки сотрудников и учет необходимых документов;
- выдавать необходимые справки;
- создавать быстрый и удобный поиск в архиве;
- составлять описи оконченных дел и передавать их в архив;
- принимать и проверять документы на подпись директора;
- следить за сохранностью документации;
- выполнять приказы и распоряжения вышестоящих должностных лиц.
«Права» — третий раздел данной инструкции. Здесь необходимо составить перечень прав, которые предоставляются сотруднику для качественного выполнения своих обязанностей. Как правило, делопроизводитель может:
- знакомится с документами, имеющими отношение к его непосредственной работе;
- предлагать способы улучшения условий труда и новых методов мотивации;
- запрашивать у руководства необходимые сведения и документы для сотрудников и руководителей подразделений;
- требовать у непосредственного руководства оказания содействия в работе.
Следующий раздел – «Ответственность». В нем прописывается зона ответственности секретаря, в том числе:
- некачественное исполнение своих обязанностей;
- несоблюдение положений должностной инструкции;
- несоблюдение приказов и распоряжений руководства;
- разглашение конфиденциальной информации или коммерческой тайны;
- нарушение внутренних правил, устава компании и техники безопасности;
- причинение материального ущерба предприятию.
Образцы должностной инструкции секретаря-делопроизводителя
Типовая инструкция
С примером типовой инструкции вы можете ознакомиться здесь: https://yadi.sk/i/u_VZ3iYW3U6cak
В школе
В средних образовательных учреждениях действуют инструкции следующего типа: https://yadi.sk/i/-63FV6oh3U6civ
В ДОУ
Чтобы найти пример документа для сотрудника детского сада, нажмите сюда: https://yadi.sk/i/42r2mMxW3U6cuM
В администрации
Образец инструкции для секретаря-делопроизводителя в администрации: https://yadi.sk/i/rnf0U5KY3U6d6k
В заключение хотелось бы отметить, что некоторые работодатели не составляют должностных инструкций для своих подчиненных — они указывают в трудовом договоре функции сотрудника, игнорируя пункты о трудовых функциях, правах и ответственности. Это не запрещено законом РФ, но менее эффективно, ведь такой трудовой договор не будет включать в себя список конкретных действий, выполняемых сотрудником на данной должности. Для продуктивной работы подчиненных специалисты настоятельно рекомендуют составлять и трудовой договор, и должностную инструкцию.