Должностная инструкция помощника менеджера по снабжению

Утверждаю

_____________________________                                                      (Фамилия, инициалы)

(наименование организации, ее                                        ________________________________

организационно — правовая форма)                              (директор; иное лицо, уполномоченное

утверждать должностную инструкцию)

00.00.201_г.

м.п.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

АГЕНТА ПО СНАБЖЕНИЮ

 ——————————————————————-

 (наименование учреждения)

00.00.201_г.  №00

I. Общие положения

1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности агента по снабжению______________________________ (далее – «предприятие»).                                                           

                       Название учреждения

1.2.  Агент по снабжению относится к категории технических исполнителей.

1.3. Лицо, назначаемое на должность агента по снабжению должно иметь среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Назначение на должность агента по снабжению и освобождение от неё должно осуществляться на основании приказа директора предприятия по представлению  

_________________________________________________________________________________.

(начальника материально – технического снабжения, заместителя начальника отдела материально – технического снабжения; иного должностного лица)

1.5. Подчиняется агент по снабжению непосредственно

_________________________________________________________________________________.

(начальнику материально – технического снабжения, заместителю начальника отдела материально – технического снабжения; иному должностному лицу)

1.6. Если агент по снабжению отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.

1.7. Агент по снабжению должен знать:

— основы организации труда, основы трудового законодательства;

— основы организации материально-технического обеспечения и погрузочно-разгрузочных работ;

— правила и порядок приема и отправки грузов, заказа контейнеров и транспортных средств, оформления документов на получаемые и отправляемые грузы;

— номенклатуру и нормы расхода сырья, материалов и других товарно-материальных ценностей, условия их хранения и транспортировки;

— правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда;

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, касающиеся вопросов использования материальных ресурсов.

II. Должностные обязанности

     Агент по снабжению исполняет следующие должностные обязанности:

     2.1. Производит оформление документации на получаемые и отправляемые грузы.

     2.2. Заказывает контейнеры, другую тару, а также транспортные средства для осуществления доставки груза.

     2.3. Получает по договорам, нарядам и другим документам товарно-материальные ценности (сырье, материалы, оборудование, комплектующие изделия, инвентарь, канцелярские принадлежности и т.п.).

     2.4. Определяет режим перевозки скоропортящихся и опасных грузов, следит за соответствием тары перевозимым грузам, размещением грузов при транспортировке, контролирует соблюдение требований техники безопасности при проведении погрузочно-разгрузочных работ.

     2.5. Производит отправку товарно-материальных ценностей в адрес предприятия или сопровождает грузы в пути следования, при этом обеспечивает сохранность и содействует своевременной их доставки.

     2.6. Осуществляет проверку состояния груза, если обнаружен брак то принимает меры по замене материальных ценностей.

     2.7. Принимает меры по повышению эффективности использования материальных ресурсов путем снижения затрат, связанных с их приобретением,

     2.8. Осуществляет внеплановые закупки материалов.

III. Права

      Агент по снабжению имеет право:

      3.1. Обращаться к руководству:

            — с требованиями оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав;

            — с предложениями по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

            — с сообщениямио всех выявленных в процессе своей деятельности недостатках и вносить предложения по их устранению.

IV. Ответственность

     Агент по снабжению несет ответственность:

     4.1. В случае причинения материального ущерба в пределах, определенных гражданским и трудовым законодательством РФ.

  4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушений в пределах, определенных уголовным, административным и гражданским законодательством РФ.

    4.3. В случае ненадлежащего исполнения или неисполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в пределах, определённых трудовым законодательством РФ.

Руководитель структурного подразделения:       _____________      __________________

                                                                           (подпись)         (фамилия, инициалы)

                                                                                                00.00.201_г.

С инструкцией ознакомлен,

один экземпляр получил:                                        _____________      __________________

                                                                            (подпись)          (фамилия, инициалы)

                                                                                                     00.00.20__г.

• Предоставление консультации
• Составление контрактов
• Мониторинг эффективности подрядчика
• Ведение записей о закупках
• Использование соответствующих навыков

Работая под руководством менеджеров по закупкам, помощники по закупкам координируют закупочную деятельность, обеспечивая эффективное приобретение товаров по справедливым ценам. Они консультируют менеджеров по приобретению продуктов, поддерживают связь с поставщиками, отслеживают заказы и ведут точный учет закупок. Ассистенты по закупкам, которым, как правило, для приема на работу требуется диплом об окончании средней школы и некоторый опыт административной или канцелярской поддержки, могут работать на предприятия, в местные органы власти, правительственные учреждения, а также в некоммерческие организации. По данным Simply Hired, веб-сайта, посвященного профессиональным ресурсам, по состоянию на февраль 2014 года средние зарплаты помощников по закупкам составляли 42 000 долл. США.

Предоставление консультации

Чтобы гарантировать, что организация закупает качественные продукты, помощники по закупкам предоставляют информацию о различных марках продуктов, доступных на рынке. Например, в университете ассистент может использовать свои знания в области канцелярских товаров, чтобы консультировать преподавателей по лучшим продуктам для использования. Когда департаменты учреждения размещают заявки на закупки, он проверяет их на предмет полноты и точности. Если заявка является неточной — возможно, департамент заказывает необычно большое количество бумаги для копировальных аппаратов — задача помощника — изучить проблему, прежде чем связываться с поставщиками.

Составление контрактов

После получения заказов на покупку, помощник по закупкам координирует покупку и последующую доставку товара. Если организация хочет заключить договор с поставщиком, помощник просит поставщиков сделать предложения, вместе с прайс-листами заказанной продукции. Затем она может сотрудничать с менеджером по закупкам, чтобы рассмотреть предложения и выбрать надежного поставщика с лучшими ценами. Помощник связывается с выбранным поставщиком и назначает встречу, на которой они могут договориться об условиях поставки и подписать контракт на закупку.

Мониторинг эффективности подрядчика

Ассистенты по закупкам следят за эффективностью работы контрактных поставщиков Например, когда поставщик доставляет канцтовары в университет, ассистент проверяет качество бумаги для ксерокса, пружинных файлов, письменных принадлежностей и других предметов, чтобы убедиться, что они соответствуют спецификациям учреждения. Если некоторые продукты не соответствуют требуемому качеству, помощник дает указание поставщику произвести замену. Ассистенты по закупкам информируют менеджеров о работе различных поставщиков, часто рекомендуя соответствующие действия — такие как расторжение контракта — против неэффективных поставщиков.

Ведение записей о закупках

Работа ассистентов по закупкам заключается в ведении актуальных записей документов о закупках, таких как заказы на поставку, предложения по ставкам и отзывы о поставщиках. Для этого они должны разработать и внедрить подходящую систему регистрации. Если эти помощники выбирают стальной шкаф для хранения документов, а не электронную систему хранения документов, например, они могут помещать аналогичные или регулярно используемые документы в один и тот же ящик, так что, если менеджеры по закупкам требуют предложений по тендерным предложениям, представленных определенными поставщиками, помощники могут легко получить их.

Использование соответствующих навыков

Чтобы быть эффективными, ассистенты по закупкам должны быть организованными людьми с большим вниманием к мелким деталям и сильным математическим навыкам. Например, они используют организационные навыки для эффективной работы с несколькими документами на покупку и математические навыки для точного расчета общей стоимости элементов заказов. Также важны навыки устного общения, поскольку помощники часто общаются с поставщиками и продавцами.

FAQ — 💬

❓ Что входит в обязанности помощника?

👉 Общие обязанности помощника руководителя

• ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. …
• координация деятельности руководства. …
• ведение переписки от имени организации;
• прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
• обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

❓ Что делает помощник менеджера по закупкам?

👉 Формирование заявок на отгрузку. Внесение поступающей информации в базу, корректировка данных, ведение базы. Ведение документооборота отдела закупок.

❓ Что нужно знать для работы в закупках?

👉 Навыки и обязанности специалиста по закупкам

• разбираться в теории управления товарными запасами;
• обладать хорошими аналитическими способностями;
• быть знакомыми со средствами автоматизации управления товарными запасами;
• уметь работать с учетными системами: 1С, SAP, Oracle и т. …
• быть хорошими переговорщиками;

❓ Что входит в обязанности менеджера по закупкам?

👉 Менеджер по закупкам занимается преимущественно работой с поставщиками предприятия. Благодаря его ответственной работе предприятие своевременно получает товары или сырье, своевременно производит и/или отгружает конечную продукцию и, в результате, удовлетворяет запросы потребителей.

❓ Как по другому назвать помощника?

👉 Синонимы к слову «помощник» (141 слово)

❓ Что должен уметь личный помощник?

👉 Что должен уметь личный помощник руководителя

• составление рабочего и личного расписания руководителя;
• подготовка встреч и мероприятий (назначение, согласование и т. …
• работа с личными и деловыми письмами, звонками, бумагами;
• обеспечение психологического комфорта в офисе и не только;

❓ Кому должен подчиняться Менеджер по закупкам?

👉 1.3. Менеджер по закупкам подчиняется непосредственно начальнику отдела закупок. 1.4. На время отсутствия менеджера по закупкам его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.

❓ Что делает помощник категорийного менеджера?

👉 Обязанности: — Анализ наполнения товарным запасом; — Формирование заказов; — Контроль поставок и оплаты; — Анализ и контроль продаж; — Работа с неликвидами; — Мониторинг конкурентов; — Заключение договоров с поставщиками; — Работа с ассортиментными матрицами; — Ценообразование.

❓ Каким должен быть специалист по закупкам?

👉 Специалист по торговым закупкам должен быть человеком мобильным, коммуникабельным, способным пойти на компромисс, дипломатичным, внимательным. Именно такой человек ведет переговоры с сотрудничающими компаниями и должен суметь заключить договор на условиях, которые станут максимально выгодными для компании.

❓ Какая зарплата у специалиста по закупкам?

👉 По данным ГородРабот. ру, средняя зарплата Специалиста по закупкам в России за 2022 год ‒ 43 783 рубля. За месяц заработная плата изменилась на 2.5% ‒ с 42 673 до 43 783 рубля. А чаще всего в вакансиях встречается зарплата 40 000 рублей (модальная).

❓ Что должен знать и уметь закупщик?

👉 Большое преимущество на рынке закупок дает умение работать именно с внутренними данными компании….Какие навыки требуют от закупщиков на рынке труда в 2021 году

• знание законодательства;
• опыт работы в системе Prozorro;
• умение проводить аналитику и обрабатывать данные, в частности внутренние.

Должностные обязанности. Получает по договорам, нарядам и другим документам товарно-материальные ценности (сырье, материалы, оборудование, комплектующие изделия, инвентарь, канцелярские принадлежности и т.п.). Оформляет документацию на получаемые и отправляемые грузы, заказывает контейнеры, другую тару, а также транспортные средства для их доставки. Производит внеплановые закупки материалов. Отправляет товарно-материальные ценности в адрес предприятия или сопровождает грузы в пути следования, обеспечивает сохранность и содействует своевременной их доставке. Проверяет состояние груза, принимает меры по замене материальных ценностей в случае обнаружения наружного брака. Определяет режим перевозки скоропортящихся и опасных грузов, следит за соответствием тары перевозимым грузам, размещением грузов при транспортировке, контролирует соблюдение требований техники безопасности при проведении погрузочно-разгрузочных работ. Принимает меры по повышению эффективности использования материальных ресурсов путем снижения затрат, связанных с их приобретением, доставкой и хранением.

Должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, касающиеся вопросов использования материальных ресурсов; основы организации материально-технического обеспечения и погрузочно-разгрузочных работ; правила и порядок приема и отправки грузов, заказа контейнеров и транспортных средств, оформления документов на получаемые и отправляемые грузы; номенклатуру и нормы расхода сырья, материалов и других товарно-материальных ценностей, условия их хранения и транспортировки; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

Менеджер по снабжению выполняет следующие должностные обязанности:

2.1. При необходимости координирует и осуществляет взаимодействие подразделений при закупках. Осуществлять закупки централизованно, с экономической выгодой и в географически выгодных регионах.

2.2. Анализирует потребность в ТМЦ. При необходимости, составляет детальные описания ТМЦ, требуемых процедур, сроков и пунктов доставки.

2.3. Не реже 1 раза в месяц производит ревизию и оценку действующих договоров в плане регулярности доставки, цены, условий оплаты и правильности выбора поставщика с передачей данных начальнику отдела снабжения.

2.4. Немедленно уведомляет начальника отдела снабжения о любых понесённых потерях, в том числе и косвенных.

2.5 Своевременно и в полном объеме уведомляет обо всех связанных с вопросом снабжения лиц в части, их касающейся, о своих действиях в процессе выставления заявок и заказов, в ходе исполнения заказа и ожидаемом времени прибытия грузов.

2.6 Устанавливает и поддерживать деловое сотрудничество с поставщиками, а также с потребителями заказываемых ТМЦ внутри компании, проявляя при этом тактичность и взаимопонимание.

2.7. Своевременно и по установленной форме предоставляет плановую, отчетную и бюджетную документацию по принадлежности.

2.8. Проводит переговоры, размещает заказы и заключает соглашения на поставку необходимых ТМЦ с максимальной выгодой для компании.

2.9. Отслеживает проведение сделок до их завершения и закрытия в соответствии с действующим стандартом компании.

2.10. Отслеживает прибытие товара на склад покупателя.

2.11. Контролирует принятие товара по количеству, качеству и комплектности.

2.12. Урегулирует все возникающие споры касательно поставки.

2.13. Контролирует произведение расчета с поставщиком.

2.14. Сверяет выставленный счет с отправленной поставщику заявкой.

2.15. Согласовывает выставленные счета.

2.16. Передает готовый счет на оплату (папка выставленные счета).

2.17. Согласовывает с поставщиком дату отгрузки товара со склада поставщика в транспортную компанию.

2.18. Контролирует график работы поставщиков (выходные, праздничные дни)

2.19. Ставить в известность экспедитора о предварительной дате поставки товара с транспортной компании

2.20. Отслеживает соответствие запасов утвержденному уровню. Распоряжается излишками ресурсов, некондицией, неликвидами и отходами путем использования, продажи, утилизации или другого применения с максимальной выгодой для компании.

2.21. Ежедневно контролирует соответствие закупок и предъявляемых к ним требований.

2.22. Постоянно ведёт полную базу всех потенциальных возможных поставщиков.

2.23. Соблюдает кодекс корпоративной этики, в частности, правила приёма подарков от представителей контрагентов компании и аффилированных им лиц.

0

В должностной инструкции конкретизируется объем обязанностей и работ, которые должно выполнять лицо, занимающее определенную должность. Должностная инструкция в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации, или ОКУД, ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта от 30.12.1993 № 299) отнесена к документации по организационно-нормативному регулированию деятельности организации. К группе таких документов наряду с должностной инструкцией причислены, в частности, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении, штатное расписание.

Обязательна ли должностная инструкция?

ТК РФ не обязывает работодателей составлять должностные инструкции. Ведь в трудовом договоре с работником всегда должна быть раскрыта его трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой ему работы) (ст. 57 ТК РФ). А потому и привлечь работодателя к ответственности за отсутствие должностных инструкций нельзя.

В то же время именно должностная инструкция обычно является документом, в котором трудовая функция работника конкретизируется. Инструкция содержит перечень должностных обязанностей работника с учетом особенностей организации производства, труда и управления, прав работника и его ответственности (Письмо Роструда от 30.11.2009 № 3520-6-1). Более того, в должностной инструкции обычно не только раскрывается трудовая функция работника, но и приводятся квалификационные требования, которые предъявляются к занимаемой должности или выполняемой работе (Письмо Роструда от 24.11.2008 № 6234-ТЗ).

Наличие должностных инструкций упрощает процесс взаимодействия работника и работодателя по вопросам содержания трудовой функции, прав и обязанностей работника и предъявляемых к нему требований. То есть всех тех вопросов, которые часто возникают во взаимоотношениях как с действующими работниками, так и вновь принимаемыми, а также с претендентами на определенную должность.

Роструд считает, что должностная инструкция необходима в интересах как работодателя, так и работника. Ведь наличие должностной инструкции поможет (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3042-6-0):

• объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;
• обоснованно отказать в приеме на работу (ведь в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);
• распределить трудовые функции между работниками;
• временно перевести работника на другую работу;
• оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Именно поэтому составление должностных инструкций в организации является целесообразным.

Такая инструкция может являться приложением к трудовому договору или утверждаться как самостоятельный документ.

Как составляется должностная инструкция

Должностная инструкция обычно составляется на основе квалификационных характеристик, которые содержатся в квалификационных справочниках (например, в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденном Постановлением Минтруда от 21.08.1998 № 37).

Для работников, которые принимаются на работу по профессиям рабочих, для определения их трудовой функции используются единые тарифно-квалификационные справочники работ и профессий рабочих по соответствующим отраслям. Разработанные на основе таких справочников инструкции обычно называются производственными. Однако в целях унификации и упрощения внутренней документации в организации инструкции для рабочих профессий часто также именуются должностными.

При составлении должностных инструкций организации также руководствуются профессиональными стандартами.

Поскольку должностная инструкция является внутренним организационно-распорядительным документом, работодатель обязан ознакомить с ней работника под роспись при приеме его на работу (до подписания трудового договора) (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Должностная инструкция менеджера по снабжению

Приведем пример заполнения должностной инструкции менеджера по снабжению.

Скачать бланк должностной инструкции менеджера по снабжению можно

.

Должностная инструкция специалиста по закупкам — документ, посредством которого работодатель закрепляет права, обязанности и ответственность сотрудника, в компетенцию которого входит обеспечение фирмы сырьем и средствами, необходимыми для ее функционирования. В чем специфика составления инструкции, рассмотрим в нашей статье.

Для чего менеджеру по закупкам должностная инструкция

Должностная инструкция — правовой акт, закрепляющий права, обязанности и пределы ответственности сотрудника, занимающего соответствующую должность, и дающий работодателю право применять в отношении данного сотрудника дисциплинарные меры в случае нарушения им установленных обязанностей.

У должностных инструкций есть еще одна полезная функция. Она заключается в регламентации деятельности специалиста: зная, какие задачи нужно выполнять и какие ресурсы для этого имеются, человек будет работать качественнее, чем если бы соответствующие моменты работодателем зафиксированы не были.

ВАЖНО! Специалист по закупкам отвечает за достаточно сложное направление работы, которое заключается в своевременном снабжении фирмы сырьем, материалами, полуфабрикатами, товарами — словом, ключевыми ресурсами, необходимыми для функционирования бизнеса. В данном случае регламентация деятельности — одно из значимых условий эффективной работы всей фирмы.

Изучим нюансы составления должностной инструкции специалиста по закупкам подробнее.

Структура документа

Как и большинство должностных инструкций, инструкция специалиста по закупкам будет состоять из следующих ключевых разделов:

• общие положения инструкции;
• должностные обязанности специалиста по закупкам;
• права специалиста по закупкам;
• ответственность специалиста по закупкам за нарушение своих обязанностей.

Указанные разделы могут дополняться иными, например конкретизирующими квалификационные требования к специалисту. Обычно они приводятся в общих положениях инструкции, но если должность предполагает выполнение сложной работы, подробные требования к знаниям и навыкам сотрудника могут фиксироваться в отдельном разделе.

Основные формулировки

Здесь имеет смысл зафиксировать:

• что специалист по закупкам относится к категории рядовых сотрудников фирмы — к специалистам;
• порядок назначения на данную должность;
• порядок замещения данного сотрудника в период его отсутствия на работе;
• квалификационные требования к специалисту по закупкам фирмы;
• какими источниками специалист должен руководствоваться в ходе работы.

В разделе о должностных обязанностях специалиста можно определить:

• задачи специалиста по взаимодействию с поставщиками, клиентами, партнерами;
• задачи специалиста, связанные с взаимодействием с коллегами;
• задачи специалиста, находящиеся только в его компетенции и выполняемые им лично;
• порядок отчетности специалиста о своей работе перед руководством;
• обязательства специалиста по выполнению указаний руководства фирмы.

В разделе о правах инструкции отражается право специалиста по закупкам:

• на получение необходимых полномочий для выполнения установленных должностных обязанностей;
• получение информации, требующейся для выполнения установленных должностных обязанностей;
• получение нужных ресурсов для выполнения установленных должностных обязанностей;
• представление руководству предложений по оптимизации собственных условий труда, а также тех, в которых работают другие сотрудники фирмы, по оптимизации инфраструктуры фирмы.

В разделе, регламентирующем ответственность менеджера по закупкам, можно прописать:

• его ответственность за нарушение должностных обязанностей, несоблюдение распоряжений руководства, разглашение коммерческой тайны и иных конфиденциальных сведений фирмы, положений законодательства РФ;
• перечень НПА или отраслей законодательства, в соответствии с которыми специалист несет ответственность за свои действия.

Если кадровая служба решает включить в инструкцию отдельный раздел о квалификационных требованиях, в нем можно зафиксировать критерии в дополнение к тем, которые содержатся в общих положениях. Например, перечень конкретных прикладных навыков или личностных качеств специалиста, необходимых для выполнения должностных обязанностей.

Как организовать работу специалиста по закупкам? Оформите пробный бесплатный доступ к «КонсультантПлюс» и получите алгоритм по организации работы контрактной службы.

Кто должен утверждать и подписывать инструкцию

Должностная инструкция чаще всего утверждается руководителем фирмы как самостоятельный правовой акт (в этом случае на ней ставится подпись руководителя) или посредством издания отдельного приказа. Специалист, для которого составлена инструкция, может подтвердить ее получение подписью на копии документа или в журнале учета должностных инструкций, если он ведется фирмой.

В некоторых организациях практикуется согласование инструкции с юристом. Как правило, факт согласования удостоверяется подписью юриста, которую он ставит непосредственно на документе или в журнале учета инструкций, в котором для этих целей выделена отдельная графа.

Итоги

Должностная инструкция специалиста по закупкам отражает права, обязанности и ответственность сотрудника, занимающего соответствующую должность. Руководитель фирмы должен заверить инструкцию, а сотрудник — подтвердить ее получение.

Ознакомиться со спецификой иных должностных инструкций вы можете в статьях:

• «Должностная инструкция кассира — образец-2023»;
• «Должностная инструкция заместителя директора по АХЧ».