Должностная инструкция координатора благотворительного фонда

Charity event coordinators excel at planning and promoting events, selecting venues, ordering catering, and raising money for a good cause. Many work for nonprofit organizations that must raise money each year to support their missions. Some are employed by corporations that hold events such as charity galas and silent auctions to raise money for philanthropic foundations or corporate social responsibility initiatives.

To thrive in this exciting but demanding role, a charity event coordinator should be detail-oriented, indefatigable and passionate about the cause they are supporting.

Charity Event Planning

Planning special events that can bring in generous donations is one of the most important duties in a charity event coordinator’s job description. To pull off a successful event on a shoestring budget, nonprofit charity event coordinators may need to find community sponsors who will donate money and prizes. A nonprofit event manager’s job description also focuses on identifying donors who espouse the values of the nonprofit organization.

Corporate event planners are responsible for organizing annual events, such as charity golf tournaments, or they might be responsible for continually coming up with creative ways of raising money for charity or scholarships. With input from a fundraising planning committee, they might decide to hold a charity ball, walkathon, fashion show, casino night or talent show targeted to employees and open to the public.

Logistical Coordination

Selecting a date, time and place is one of the most important decisions a charity event coordinator must make. Many factors go into the decision: cost, competing events, time of day, accessibility, internet connectivity of the facility, equipment needs and parking availability. Once all that is narrowed down, the charity event coordinator develops a schedule with timelines and tasks to delegate. Other logistical duties include making arrangements for music, entertainment and food.

The Become an Event Planner website says communication is key to logistically coordinating successful fundraising events. The charity event coordinator’s job is to ensure that everyone involved in the planning process has a clear vision of what is expected of them, including vendors and suppliers. For example, caterers, decorators and florists should be given ample notice of the theme of the event – such as a Renaissance dinner or Roaring 20’s night – so they can plan accordingly and all be on the same page.

Advertising and Promotion

Although fun and rewarding, nonprofit event coordinator jobs can be high-pressured and stressful. Failing to meet fundraising goals because of poor advertising of the event and low turnout could be detrimental to the sustainability of the organization. To avoid that calamity, charity event planners spend considerable time developing an advertising plan and a social media strategy to promote the event and build momentum. They analyze past donations to identify and segment potential donors who may respond favorably to a personal invitation to the event.

They also design posters, write press releases, sell tickets and solicit volunteers to help get the word out through their social media connections. Other tasks may include sending emails to organization members, taping public service announcements, developing an event website and hanging fliers around town, as suggested by Love to Know.

Administrative Responsibilities

Office and administrative tasks are another part of a charity event coordinator’s job. When planning events, a coordinator must closely monitor the budget, sign vendor contracts, pay invoices and write progress reports for the director. Knowledge of spreadsheets and project management software is helpful in tracking orders and the inventory of supplies needed for upcoming events. Donations must be carefully recorded, acknowledged and reported to the director and stakeholders. After the event, the coordinator reviews feedback from participants and looks for ways the event might be expanded or modified in the future.

Charity Coordinator Salary and Outlook

Charity event coordinator jobs are concentrated in nonprofit organizations where salaries are generally lower than in the business sector. Charity coordinator salary averaged ​$43,997​ per year, according to the job site PayScale in September 2022. The U.S. Bureau of Labor Statistics projects an impressive 18 percent growth in jobs between 2021 and 2031, much faster than the 5 percent average for all occupations totaled.

                                                                  УТВЕРЖДАЮ

                                             _________________ (__________)

                                                  (подпись)

                                             Руководитель _________________

                                                  "__" __________ 200 __ г.

                                                          М.П.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

координатора

(примерная форма)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность координатора в ____________________.

1.2. Координатор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя ____________.

1.3. Координатор подчиняется непосредственно ______________.

1.4. На должность координатора назначается лицо, имеющее высшее ____________ образование и стаж работы в должности координатора не менее __ лет.

1.5. Координатор должен знать:

— наименования, характеристики товаров, реализуемых организацией;

— ассортимент товаров;

— правила продажи товаров;

— правила хранения товаров;

— специальные компьютерные программы;

— _____________________.

1.6. В период временного отсутствия координатора его обязанности возлагаются на ___________________.

2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Координатор осуществляет следующие должностные обязанности:

— заключение дилерских договоров;

— работу с региональными компаниями по продаже ___________;

— участие в выставках, семинарах, презентациях и т.п.;

— исследование рынка товаров ___________;

— работу с клиентами;

— отслеживание дебиторской задолженности и принятие мер по ее урегулированию;

— прием заказов и их дальнейшую обработку;

— отслеживание объемов продаж;

— выписку счетов;

— резервирование товаров;

— ______________________.

3. ПРАВА

Координатор имеет право:

3.1. Получать от работников организации информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

3.2. Представлять на рассмотрение своего непосредственного руководителя предложения по вопросам своей деятельности.

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Координатор несет ответственность за:

4.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих функциональных обязанностей.

4.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения своих должностных обязанностей.

4.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя организации и непосредственного руководителя.

4.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности организации и его работникам.

4.5. Несоблюдение трудовой и исполнительской дисциплины.

5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ

5.1. Режим работы координатора определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в организации.

5.2. В связи с производственной необходимостью координатор может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).

    Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с _________

__________________________________________________________________________.

                  (наименование, номер и дата документа)

                               СОГЛАСОВАНО:

    Юрисконсульт _____________/________/ "__" _________ 200 г.

                 (Фамилия И.О./подпись)

    С инструкцией ознакомлен: _____________/________/ "__" _________ 200 г.

                              (Фамилия И.О./подпись)

В должностную инструкцию можно включить:

1. Составление календарных планов реализации проекта с учетом требований, определенных условиями конкурсов;

2. Обеспечение соблюдения утвержденного календарного плана проекта в соответствии со статьями затрат выделенного бюджета, в частности, обеспечение выполнений мероприятий проекта в установленные сроки с соблюдением заявленных целевых показателей;

3. Составление тактического плана реализации проекта в программе Excel с детализацией по отдельным мероприятиям проекта, ответственными за организацию, планируемыми результатами по каждому мероприятию, данными, необходимыми для составления отчета, сроками составления отчетности;

4. Организация и координирование встреч команды проекта на регулярной основе;

5. Коммуникация с грантодателями и иными партнерами проекта в связи с необходимостью внесения изменений в утвержденный календарный план проекта;

6. Участие в работе по внесению изменений в бюджет проекта;

7. Организация мероприятий в рамках проекта, в частности, составление программ мероприятий, приглашение участников, коммуникация с ними;

8. Коммуникация с контрагентами по вопросам условий сотрудничества, заключения договоров, подписания закрывающих документов;

9. Ведении документации проектов, обеспечение своевременного наличия первичной учетной документации по проекту;

10. Организация сбора и систематизации информации по достижению целевых показателей проекта в соответствии с утвержденным календарным планом, внутренними потребностями организации;

11. Подготовка и проведение презентаций проектов;

12. Выезд в командировки по заданию руководителя организации;

13. Подготовка промежуточных и итоговых отчетов по проекту по форме и в сроки, согласованные с грантодателем, и представление их руководителю организации;

14. Выполнение иных должностных обязанностей по поручению руководителя организации.