Должностная инструкция экспедитора в торговле

Время чтения: 3 минут(ы)

Экспедитор – профессия, которая востребована во многих компаниях. Такой специалист необходим в любой фирме, которая занимается перевозкой грузов.

Так как от добросовестности данного сотрудника зависит не только сохранность товара, подлежащего транспортировке, но и репутация работодателя, поэтому должностная инструкция экспедитора должна быть составлена грамотно и подробно.

Как составить: общие положения

В разделе «Общие положения», с которого начинается должностная инструкция, должны быть следующие пункты:

• к какой из категорий принадлежит данный сотрудник;
• в чьем подчинении он находится;
• кто может принимать экспедитора на работу и освобождать его от занимаемой должности;
• какие требования предъявляются к стажу и образованию претендента на данную вакансию;
• кто уполномочен замещать экспедитора на период его отсутствия;
• какие знания необходимы ему для выполнения обязанностей.

Экспедитор предприятия или организации является техническим исполнителем. Этот сотрудник должен получить основное общее или начальное профессиональное образование. В некоторых случаях могут предъявляться требования к стажу работы: обычно это один-два года.

Назначение работника на должность и его увольнение является прерогативой директора компании. Он же решает, кто будет замещать сотрудника во время отсутствия на работе.

Экспедитор компании должен знать:

• структуру предприятия и подразделений, из которых оно состоит;
• адреса и другие контактные данные постоянных партнеров фирмы;
• распоряжения и приказы руководства;
• нормативные документы, которые относятся к экспедиционной работе компании;
• правила и основы безопасности дорожного движения.
• основы перевозки грузов, порядок работы и обслуживания механизмов и агрегатов автомобилей.
• правила техники безопасности и охраны труда.

Также экспедитору требуется знать основы организации документооборота на предприятии и порядок оформления документов, необходимых для сдачи и приемки грузов.

Должностные обязанности: на что имеет право экспедитор и его ответственность

Должностная инструкция экспедитора в торговле, на промышленном предприятии или в организации включает в себя следующие обязанности сотрудника:

• принимать текущие заявки от контрагентов и обрабатывать их в порядке, установленном регламентом компании;
• планировать маршруты транспортировки грузов с учетом необходимого времени и материальных затрат;
• вести переговоры с клиентами в пределах предоставленных полномочий;
• обеспечивать курьеров и водителей документами, необходимыми для доставки груза;
• при необходимости сопровождать товар до пункта назначения;
• вести документальный учет своей работы и отчитываться за ее результаты перед руководством;
• обеспечивать сохранности товаров и документов, которые проходят через экспедицию.

В зависимости от специализации сотрудника (кладовщик-экспедитор, грузчик-экспедитор, водитель-экспедитор и т.д.) в его трудовые функции могут входить весьма специфические обязанности, поэтому данный раздел инструкции должен быть составлен максимально подробно.

Экспедитор компании имеет право на:

• ознакомление с любыми документами, относящимися к его работе;
• своевременное получение вознаграждения за свой труд;
• получение информации от структурных подразделений компании и сторонних организаций, необходимых ему для выполнения должностных обязанностей;
• требование обеспечения надлежащих условий труда.

Должность экспедитора – это всегда серьезная ответственность. В инструкции необходимо подробно написать, за что отвечает данный сотрудник, например, за:

1. невыполнение трудовых обязанностей;
2. использование предоставленных сотруднику полномочий в личных целях;
3. предоставление ложной информации о ходе или результатах выполнения порученного ему задания;
4. нарушение правил внутреннего распорядка.

Образцы должностной инструкции экспедитора

Типовая

Скачать пример типовой инструкции экспедитора вы можете здесь: https://yadi.sk/i/kzU3mXLl3UHRMN

Водителя-экспедитора

По следующему адресу мы разместили инструкцию для экспедитора с функциями водителя: https://yadi.sk/i/Oaydj_jx3UHRXa

По перевозке грузов

Чтобы найти документ данного типа, нажмите сюда: https://yadi.sk/d/Qh9Ga1m_3UHRe9

Грузчика-экспедитора

Трудовые функции экспедитора  с обязанностями грузчика выглядят так: https://yadi.sk/i/R8bg5jYs3UHRkj

В зависимости от специфики работы компании такой шаблон может быть изменен или дополнен. С должностной инструкцией экспедитора нужно своевременно ознакомить под подпись. Если работник четко знает свои права и обязанности, он сможет быстрее адаптироваться на рабочем месте. Работодателю же в случае необходимости будет легче привлечь сотрудника к ответственности.

УТВЕРЖДАЮ:
______________ «____»___________ 200_г.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Экспедитора
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ.

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность экспедитора.
1.2. Экспедитор назначается на должность и освобождается от нее коммерческим директором по представлению менеджера по логистике.
1.3. Экспедитор подчиняется непосредственно менеджеру по логистике.
1.4. На должность экспедитора может быть назначен сотрудник:
• с полным средним образованием,
• имеющий опыт работы в качестве экспедитора от 1 года,
1.5. В задачи экспедитора входит — приемка по количеству и качеству груза, перевозка и сопровождение к месту назначения.
1.6. Экспедитор в своей работе руководствуется распоряжениями менеджера по логистике, нормативными актами и настоящей должностной инструкцией.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ.

Экспедитор:
2.1. Контролирует санитарное состояние транспорта, предназначенного для перевозки грузов.
2.2. Осуществляет погрузочно-разгрузочные работы, размещает и укладывает грузы в транспортное средство.
2.3. Осуществляет прием грузов со склада по количеству в соответствии с сопроводительными документами качеству и срокам годности.
2.4. Проверяет целостность упаковки перевозимых грузов.
2.5. Сопровождает грузы к месту назначения и контролирует необходимый режим хранения и сохранности их при транспортировке.
2.6. Осуществляет сдачу доставленного груза.
2.7. Участвует, при необходимости, в составлении актов на недостачу, порчу и других документов.

3. ПРАВА.

Экспедитор имеет право:
3.1. Требовать от руководства создания нормальных условий, для выполнения служебных обязанностей, обеспечения средствами связи.
3.2. Подавать предложения по совершенствованию своей работы.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ.

4.1. Экспедитор несет ответственность за:
— сохранность вверенных ему материальных ценностей;;
— ненадлежащее выполнение своих обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией;
— правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством;
— причинение материального ущерба предприятию в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством;
— невыполнение приказов, распоряжений и поручений менеджера по логистике;
— некорректное поведение в отношении сотрудников компании и сторонних лиц;
— нарушение Правил внутреннего трудового распорядка, техники безопасности и противопожарной безопасности.
5. РЕЖИМ РАБОТЫ.

5.1. Режим работы экспедитора определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.
5.2. В связи с производственной необходимостью, экспедитор направляется в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
5.3. В связи с производственной необходимостью экспедитор может привлекаться к работе за пределами нормативной продолжительности дня.

1. Общие положения
1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность экспедитора.
2. Экспедитор относится к категории технических исполнителей.
3. Экспедитор назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом директора предприятия.
4. Взаимоотношения по должности:

1. Квалификационные требования экспедитора:

1. Документы регламентирующие деятельность экспедитора

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты,  касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав предприятия, Приказы и распоряжения директора предприятия; Положение об отделе документационного обеспечения, Должностная инструкция экспедитора, Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии.

1. Должностные обязанности экспедитора

Экспедитор:

4.1. Принимает и обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию (индексирует, сортирует, ведет запись в реестровых книгах и описях), проверяет правильность ее оформления.

4.2. Вскрывает конверты (пакеты), проверяет наличие вложений и направляет корреспонденцию адресатам.

4.3. В случае отсутствия или порчи вложений сообщает об этом заведующему канцелярией.

4.4. Законвертовывает, адресует и маркирует отправляемую корреспонденцию.

4.5. Обеспечивает сохранность документов, проходящих через экспедицию.

4.6. Следит за техническим состоянием оборудования и машин, находящихся в эксплуатации, своевременно сообщает об их неисправности.

4.8. Обеспечивает доставку обработанной и подготовленной к отправке исходящей корреспонденции в соответствующее почтовое отделение или в другие организации.

4.9. Осуществляет пересылку по принадлежности ошибочно доставленной корреспонденции.

4.10. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

1. Права экспедитора

Экспедитор имеет право:

5.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

5.2. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

5.3.Запрашивать лично или по поручению своего непосредственного руководителя от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

1. Ответственность экспедитора

Экспедитор несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

1. Условия работы экспедитора

7.1. Режим работы экспедитора определяется в соответствии с
Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда экспедитора определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

1. Заключительные положения
1. Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Предприятия, другой — у работника.
2. Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.
3. Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора предприятия.

Доставка груза, помимо непосредственной перевозки продукции к месту назначения, предполагает решение логистических задач. Это может быть урегулирование разных вопросов, не имеющих ничего общего с самой транспортировкой. Однако без этих процессов сама доставка невозможна или затруднена. Решением этих вопросов занимаются экспедиторы, которые остаются полноправными участниками любой транспортной цепочки.

Экспедитор — это юридическое лицо, которое за вознаграждение контролирует транспортировку груза, выполнение поставленных задач: страхование продукции, оформление документации, организация хранения, маркировки и упаковки перевозимых вещей. Поскольку спросом пользуются мультимодальные грузоперевозки, в обязанности экспедитора входят растаможивание, соблюдение сроков, подбор оптимальных маршрутов и транспортных средств с учетом запроса клиента, класса продукции, установленных сроков. Заказать услуги экспедитора может грузоотправитель или грузополучатель.

Чем занимается специалист?

Большая часть услуг по перевозке грузов контролируется экспедитором. Это объясняется нюансами, которые нужно учитывать при организации трансфера. Подготовка любого автомобильного, авиа или железнодорожного сообщения включает решение следующих задач: выбор маршрута, удовлетворяющего пожелания заказчика, заполнение сопроводительных документов, подготовка груза к транспортировке, отслеживание его перемещения.

Поскольку экспедитор — полноценный участник рынка грузоперевозок, он осведомлен о действующих тарифах, транспортных сборах. Это позволяет специалисту предусматривать любые нюансы во время трансфера.

Среди основных задач экспедитора:

• Приемка груза. Специалист на складе принимает продукцию, изучает ее состояние. После контролирует погрузку в подобранное транспортное средство. В случае обнаружения недочетов, специалист информирует отправителя.
• Сверка комплектности груза. В обязанности сотрудника входит проверка груза, который указан в сопроводительных документах.
• Оценка состояния упаковки и качества ее сборки. При обнаружении недочетов специалист организовывает дополнительную сортировку и упаковку товара.
• Проверка технического состояния машины. Чтобы перевозка была безопасной, экспедитор контролирует исправность автомобиля, наличие систем безопасности, ремней, фиксирующих груз.
• Контроль процесса погрузки. Специалист должен убедиться в качестве отгрузки, соблюдении правил расположения товара.
• Обеспечение хранения и сохранности посылки, если она размещается на складе консолидации, в пункте отгрузки или на других промежуточных складах. Это делается, например, при отправке сборных партий, которые собираются на складе какое-то время.
• Разработка документов при транспортировке тяжеловесного или крупногабаритного груза, организация движения транспорта.
• Информирование. Специалист отслеживает передвижение личных вещей заказчика, уведомляет грузополучателя о статусе доставки, а грузоотправителя — о прохождении границы или передаче груза.
• Страхование посылки. Специалист подготавливает и заключает договор страхования, оплачивает страховые взносы, оформляет документацию, если страховой случай наступил.
• Финансовые услуги. Экспедитор оплачивает разовые платежи в виде сборов и штрафов, проводит расчетные операции за транспортировку, погрузочно-разгрузочные работы, нанятый транспорт и услуги водителя.
• Дополнительные услуги. Он согласовывает технические условия погрузки, маркировку груза, обслуживание и ремонт контейнеров, аренду склада для хранения, автомобиля для доставки.

При организации международной перевозки одна из основных обязанностей специалиста — контроль поддержания режима заморозки продуктов. В экспедирование включено дополнительное заполнение документов: работа с оплатой пошлины и других сборов.

Экспедитор отвечает за соблюдение условий договора, контролирует сроки, выгрузку продукции в установленном месте и в оговоренное время. В случае нестандартных ситуаций, специалист оформляет необходимые акты, фиксирует факт порчи имущества, недостачу или потерю груза.

Роль экспедитора при организации трансфера

Главная роль специалиста, помимо классического курьерского сопровождения, — урегулирование спорных вопросов. Профессионал соблюдает юридические нормы по сопровождению трансфера, предлагает решения, которые помогают в международной перевозке.

Обязанности также включают расчет основных и сопутствующих транспортных расходов, оценку потенциальных финансовых рисков, которые возникают во время трансфера. Специалист должен снижать их последствия, решать любые спорные ситуации.

Поскольку экспедитор работает посредником между грузоотправителем и грузополучателем, он строго соблюдает должностные инструкции в ходе международных, междугородних перевозок. Специалист контролирует соблюдение договоренностей между заказчиком и организацией, занимающейся грузоперевозкой. Оптимизация процесса позволяет в срок переправлять любой груз.

Благодаря основным обязанностям экспедитора исключены простои транспорта, холостые пробеги, несогласованность при подаче машины или сбои во время погрузочно-разгрузочных работ. Специалист подбирает транспорт, который подходит для перевозки груза и находится ближе к пункту загрузки. Такая работа исключает лишние траты, снижает транспортные расходы.

С какими документами работает экспедитор?

Сопроводительная документация — часть международных и междугородних перевозок. Она оформляется во время транспортной экспедиции, подтверждает законность трансфера, показывает отсутствие задолженностей, демонстрирует юридическую силу договора между клиентом и отправителем посылки.

Форма экспедиторских документов регламентируется Приказом №23 от 11 февраля 2008 года, который подписан Министерством транспорта. Согласно постановлению, экспедиторы работают со следующей документацией:

• Поручением. В этом документе фиксируются транспортно-экспедиционные услуги, условиях их выполнения. Здесь прописываются характеристики груза: вес, тип упаковки, стоимость посылки, наличие маркировки, товарный код и сопроводительные документы. Дополнительно указываются контакты отправителя и получателя. Поручение заполняет специалист, отталкиваясь от информации, переданной заказчиком.
• Экспедиторской распиской. Документ заполняет только экспедитор. В расписке указываются данные о перевозимом грузе. Помимо товарного кода, маркировки и упаковки, здесь уточняются количество грузовых мест в ТС, объем, габариты и цена посылки. Главная функция экспедиторской расписки — подтверждение факта приемки груза у заказчика. После приемки ответственность за сохранность и доставку имущества несет специалист.
• Складской распиской. Документ подготавливается для подтверждения факта передачи груза от клиента для складского хранения. Складская расписка заполняется специалистом и передается грузоотправителю, что подтверждает право владения грузом до отправки продукции получателю.

Ответственность

Оказывать экспедиторские услуги можно в соответствии с законом «О транспортно-экспедиционной деятельности», который объясняет, помимо специфики работ, презумпцию вины специалиста. Согласно документу, экспедитор считается виновным, если допустил утрату, повреждение, порчу или недостачу имущества. При этом специалист ответственен не только за свои действия, но и действия третьих лиц, которых он нанимал для организации трансфера.

От ответственности экспедитора освобождают только обстоятельства непреодолимой силы, которые невозможно предусмотреть, предвидеть или устранить. Это могут быть происшествия, имеющие признаки чрезвычайности и непредотвратимости. Согласно судебной практике, ответственность снимается со специалиста, если он не мог ожидать возникновения таких препятствий при заключении контракта.

Поскольку экспедитор выступает в качестве профессионального участника транспортно-экспедиционных отношений, он должен принимать все риски, связанные с предпринимательской деятельностью. К ним относятся дорожно-транспортные происшествия, хищение продукции третьими лицами.

Согласно законодательству РФ, экспедитор, организующий международные и междугородние перевозки, обязан возместить ущерб клиенту в случае утери, повреждения или порчи груза (если не будет доказано влияние обстоятельств непреодолимой силы). Выплата составляет полную стоимость посылки, которая указана в документах. При этом предусмотрены выплаты пострадавшему в виде упущенной выгоды, которая вызвана из-за утраты, недостачи или повреждения имущества.