Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
архивариуса
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса «____________» (далее — «Организация»).
1.2. Архивариус назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Организации.
1.3. Архивариус подчиняется непосредственно _____________ Организации.
1.4. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.
1.5. Архивариус должен знать:
— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
— порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
— Единую государственную систему делопроизводства;
— порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
— порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
— порядок ведения учета и составления отчетности;
— структуру Организации;
— основы организации труда;
— правила эксплуатации технических средств;
— основы трудового законодательства;
— правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.
1.6. В период временного отсутствия архивариуса его обязанности возлагаются на ____________.
2. ФУНКЦИОНАЛЬНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ
2.1. Архивариус исполняет следующие обязанности:
2.1.1. Осуществляет работу по ведению архивного дела в Организации.
2.1.2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.
2.1.3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.
2.1.4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.
2.1.5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.
2.1.6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.
2.1.7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.
2.1.8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.
2.1.9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.
2.1.10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.
2.1.11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.
2.1.12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.
3. ПРАВА
3.1. Архивариус имеет право:
3.1.1. Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности архивариуса.
3.1.2. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения оперативных вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию архивариуса.
3.1.3. Представлять интересы Организации в сторонних организациях по вопросам, связанным с его профессиональной деятельностью.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
4.1. Архивариус несет ответственность за:
4.1.1. Необеспечение выполнения своих функциональных обязанностей.
4.1.2. Недостоверную информацию о состоянии выполнения работы.
4.1.3. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений руководителя Организации.
4.1.4. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности Организации и ее работникам.
4.1.5. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
5. УСЛОВИЯ РАБОТЫ
5.1. Режим работы архивариуса определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Организации.
5.2. В связи с производственной необходимостью архивариус обязан выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
6. ПРАВО ПОДПИСИ
6.1. Архивариусу для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его функциональные обязанности.
С инструкцией ознакомлен ___________________/_________________/
(подпись)
Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.
В должностной инструкции архивариуса дано расширенное разъяснение параметров трудового договора, особенно в отношении должностных обязанностей сотрудника. Являясь востребованным документом в деловой практике, рекомендованным к использованию Рострудом, инструкция требует внимательного отношения к качеству своего составления.
ФАЙЛЫ
Скачать образец должностной инструкции архивариуса .doc
Образец должностной инструкции архивариуса
I. Общие положения
- Архивариус подчиняется начальнику отдела делопроизводства.
- В случае временного отсутствия специалиста (диспансеризация, отпуск и пр.) его трудовые функции выполняет другой сотрудник, выбранный руководителем отдела делопроизводства.
- Архивариус нанимается и освобождается от своей должности указанием руководителя организации, по рекомендации начальника отдела делопроизводства.
- Кандидат на эту должность должен удовлетворять следующим квалификационным требованиям:
- средне-специальное образование по профилю документоведения или архивного дела;
- опыт работы с архивами от одного года.
- Архивариус обязан разбираться в следующих профессиональных вопросах:
- законодательство и отраслевые нормативы, регулирующие процесс ведения архивов;
- правила эксплуатации автоматизированной системы документооборота;
- система сортировки документов по различным параметрам;
- нормы приема документов в архив;
- стандарты хранения документации в архиве;
- правила обращения с необходимым в архивном деле офисным и компьютерным оборудованием, а также соответствующими программами;
- правила ведения учета хранящихся документов и составления справок по ним;
- правила перевода бумажных дел в форму электронных баз данных;
- правила проверки корректности документации;
- сроки проведения основных работ с документами;
- порядок доступа персонала к категориям архивных дел;
- порядок списания и ликвидации документов;
- нормы трудового распорядка и дисциплины.
- Архивариус ориентируется на:
- действующие законы;
- профильные нормативы;
- положения данной инструкции;
- соответствующие документы организации.
II. Обязанности
Архивариус отвечает за следующий спектр вопросов:
- Обеспечение сохранности архивированной документации.
- Нахождение документации, складированной в архиве, по правомочным просьбам сотрудников.
- Перевод документов в электронную форму, с помощью соответствующей программы организации.
- Изготовление требуемых отчетов по архивным документам.
- Участие в составлении описи имеющихся документов.
- Контроль за списанием и уничтожением требуемых документов.
- Структурирование хранимой документации по заданным параметрам.
- Взаимодействие с другими сотрудниками по вопросам, относящимся к работе с документами.
- Контроль за соблюдением конфиденциальности в области хранимой документации.
- Выкладывание копий документов в локальную сеть организации.
- Участие в создании общедоступного справочника по архивированной документации.
- Отслеживание состояния имеющихся в архиве документов.
- Выдача по требованиям сотрудников копий хранимой документации.
- Участие в составлении экспертных заключений по ценности соответствующих документов.
- Отслеживание соблюдения правил пожарной безопасности в архиве.
- Обеспечение порядка и чистоты на своем рабочем месте.
III.Права
Архивариус наделен следующими правами:
- Подписывать документы в пределах своих полномочий.
- Вносить предложения по улучшению состояния дел в архиве.
- Получать от других сотрудников информацию, необходимую в выполняемой работе.
- Информировать руководство по отмеченным в работе проблемным моментам.
- Требовать от руководителей поддержания нужных для качественной работы условий.
IV.Ответственность
Архивариус несет ответственность в следующих случаях:
- За невыполнение своих трудовых функций — в той форме, которая указана в законодательстве и правилах организации.
- За разглашение внутренней информации — в границах, определенных в соответствующих частях законодательства.
- За нарушения законов и нормативов, совершённых в ходе выполнения своей работы, — в соответствии с разделами действующего законодательства.
- За ущерб, который был причинен работодателю по его вине, — в пределах, заданных в соответствующих частях законодательства.
Параметры составления документа
В действующих нормах трудового права отсутствуют указания по составлению должностной инструкции. Как ориентир можно применять подходящие профессиональные стандарты, рекомендованные к применению статьями 195.1-195.3 ТК. Для профессии архивариуса можно использовать стандарты делопроизводителя (07.002) и специалиста по формированию архива (07.009). Поскольку эти профстандарты имеют в большинстве рекомендательный характер, то работодатели могут адаптировать их содержимое под себя, с учетом своих особенностей.
При написании инструкций рекомендуется применять определенные правила, в том числе касающиеся формы документа. Образцовая типовая структура выглядит следующим образом:
- Общая часть.
- Обязанности специалиста.
- Его трудовые права.
- Ответственность за нарушения.
Если работодателем является крупная компания, ориентирующаяся на формализацию своих отношений со служащими, то могут быть добавлены и другие части:
- Особенности должностных взаимоотношений.
- Условия работы специалиста.
- Параметры, по которым оценивают результаты его работы.
Внимание! Оформление инструкции должно соответствовать стандартам официальной документации. В ней обязаны присутствовать дата написания, основные реквизиты компании-работодателя и пр. Рекомендуется её распечатать на официальном бланке компании.
Общий раздел
Вводная часть, посвященная описанию базовых моментов деятельности сотрудника. В ней присутствуют:
- порядок его приема на работу и увольнения;
- порядок его временной замены;
- умения, которыми он должен обладать;
- квалификационные стандарты.
Требуемые навыки, образование и опыт специалиста должны обеспечивать выполнение должностных функций, которые описаны в следующей части.
Внимание! Поскольку инструкция считается дополнением к трудовому договору, описанные в её разделах параметры не должны противоречить содержанию этого договора или выходить за его границы.
Обязанности
Хотя основные обязанности архивариуса редко меняются, второстепенные функции могут существенно отличаться в разных компаниях. Помимо ведения архива специалисту могут поручить перевод бумаг в электронную форму, участие в экспертизах документов и пр. Все эти различия определяются спецификой предприятия-работодателя: его размерами, организационной структурой, сферой деятельности и другими факторами.
Традиционно отдельно прописывают обязанность сотрудника соблюдать правила трудовой дисциплины и пожарной (технической) безопасности.
Внимание! Если у нанимателя числится множество сотрудников со своими персонализированными должностными инструкциями, рекомендуется утвердить отдельный регламент, в котором прописать алгоритм их принятия, корректировки и других действий.
Права
Здесь дан перечень прав, которыми обладает специалист. Этот список не должен копировать тот, который приведен в ст. 21 ТК. Скорее данный перечень можно рассматривать как дополнительные права, предоставленные работодателем специалисту. Так, здесь можно прописать возможность получить определенные льготы за счет нанимателя.
Ответственность
Перечень нарушений и мер наказания прописывается в общей форме. Определенная ответственность сотрудника наступает только после окончания административных и юридических процедур, возможно даже завершившихся в суде. В разделе можно расширить список нарушений, упомянув ответственность за срыв сроков, игнорирование параметров обращения с документами и пр. В целом эта часть играет скорее дисциплинарную роль, побуждая работника внимательнее относиться к своим обязанностям.
Должностная инструкция после её первоначального составления должна быть продемонстрирована профильным специалистам. Обычно в этом процессе участвуют юрист, сотрудник кадровой службы и начальник соответствующего отдела. После учета их корректировок документ отправляется к руководителю организации. Сам специалист получает к ней доступ в ходе своего трудоустройства. Для ввода инструкции в силу требуется её подписание всеми сторонами: самим специалистом, директором организации, а также другими людьми, которые участвовали в её составлении.
Время чтения: 4 минут(ы)
От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.
Как составить: общие положения
В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:
- к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
- кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
- кому работник подчиняется (заведующему архивом);
- каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
- к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).
Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:
- правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
- единой государственной системы делопроизводства;
- руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
- правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
- порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
- правил оформления актов об уничтожении документации;
- организационно-штатной структуры предприятия;
- норм ведения составления и учета отчетности;
- правил обращения со средствами коммуникации;
- основных принципов организации труда;
- правил внутреннего трудового распорядка;
- норм этики и делового общения;
- законодательства о труде;
- норм охраны труда и правил противопожарной защиты.
Руководствоваться в своей деятельности архивариус должен действующим законодательством РФ и внутренними руководящими актами предприятия.
Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность
Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:
- создании справочной системы документов;
- отборе, упорядочивании, комплектации, использовании и обеспечении сохранности документов;
- контроле ведения и оформлении делопроизводства в структурных подразделениях организации;
- приеме на хранение и регистрации документов от структурных подразделений организации;
- обеспечении сохранности документов, переданных в архив;
- шифровании единиц хранения в соответствии с действующими законодательством РФ;
- разработке номенклатуры дел, проверке верности их состава и оформлении при передаче в архив;
- создании системы поиска документов, обеспечении быстрого и удобного доступа к ним;
- подготовке сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов для направления документов на государственное хранение, а также на списание и уничтожение документации;
- слежении за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;
- контроле состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;
- выдаче архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;
- составлении справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, а также подготовке сведений для составления отчетов о его деятельности;
- использовании в работе средств автоматизации учета и коммуникации;
- разработке требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
- оказании сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;
- инструктировании сотрудников предприятия о правилах подготовки и сдачи дел в архив.
В то же время архивариус вправе:
- вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
- принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
- отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
- требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
- подписывать документы в рамках собственной компетенции;
- представлять интересы организации в установленном порядке;
- получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
- обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
- получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
- вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.
Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:
- нанесение ущерба организации;
- ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
- направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
- неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
- качество ведения отчетной документации;
- нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
- последствия самостоятельных решений и действий;
- несанкционированное руководством представление интересов организации;
- нарушение норм делового общения и этикета;
- нарушение требований руководящей документации предприятия.
Образцы должностной инструкции архивариуса
Типовая инструкция
Образец типовой инструкции архивариуса предприятия вы можете скачать здесь: https://yadi.sk/d/XM4eqakx3TY83E
Медицинского учреждения
Архивариусов больницы нередко называют сотрудниками медицинского архива или медицинскими архивариусами. При этом их должностные обязанности, как правило, выглядят так: https://yadi.sk/d/PmNV9CLn3TY8TM
Образовательного учреждения
Бланк должностной инструкции архивариуса института мы разместили по ссылке: https://yadi.sk/i/fHOfDjyS3TY9ZT
Чтобы найти заполненный образец документа для работника колледжа, необходимо нажать сюда: https://yadi.sk/i/FLWBLyvl3TY9eC
Суда
Должностные обязанности архивариуса суда выглядят следующим образом: https://yadi.sk/i/70ucns8p3TY9pW
Архивариуса-делопроизводителя
Скачать примерную инструкцию для архивариуса с функциями делопроизводителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/7HtUpVQ13TY9vW
Таким образом, архивариус может быть работником как бюджетного, так и частного учреждения, однако в любом случае его должностная инструкция должна быть максимально полной, подробной и соответствующей законодательству.
Должностные обязанности архивариуса состоят из работы с исполненными документами, пришедшими на хранение. Выполняемые функции:
- комплектование;
- систематизация;
- учет;
- использование — постановка задачи поиска и его осуществление.
Кто такой специалист архива
Архивариус (специалист архива) — это профессия. Название должности и требования работодатель определяет сам, кроме случаев, когда он обязан применять профессиональные стандарты. Содержание, основная роль архивариуса в деятельности организации — управление сохраняемыми документами в учреждениях всех форм собственности. По ЕКС, занятость не требует высокой квалификации, должностные обязанности предполагают работу с бумажными документами, все работы выполняются вручную, с тех пор должностные обязанности и требования к архивариусу значительно изменились. Специалиста не следует путать с архивистом, использующим архивные данные в основной работе, — журналисты, писатели, историки и пр.
Рабочие места архивных специалистов находятся в учреждениях, аккумулирующих большие массивы информации и данных:
- муниципальные и государственные хранилища;
- фонды хранения видео- и аудиодокументов;
- крупные организации и предприятия с большим документооборотом.
Объектами хранения, в зависимости от специфики деятельности, являются собранные письменные и цифровые «памятники», свидетельства работы или жизни (рукописи, письма, аудио- и видеодокументы и т. п.), относящиеся к деятельности какого-нибудь учреждения или лица. В качестве примера приведем работу архивариусом в суде, она состоит в подготовке к хранению судебных дел, решений, выдачи справок по обращениям граждан и юрлиц. Большой объем информации проходит в рамках межведомственного взаимодействия в онлайн-формате.
Может пригодиться:
- как составить должностную инструкцию на основе профстандарта;
- что делать, если работник не выполняет обязанности по ДИ.
Регламентирующие законы и НПА
Для определения профессионально-квалификационных требований, описания того, кто такой архивариус, и его обязанностей в государственных и бюджетных архивах следует использовать профстандарты. В архивном деле их два.
По мнению специалистов, документ с кодом 07.009 в ближайшее время отменят в связи с вступлением в силу с 01.09.2021 профстандарта «Специалист архива». Новый действует до 01.09.2027. Это комплексный подзаконный нормативный акт, на период своего срока определяет:
- названия должностей;
- какие требования предъявляются к сотрудникам государственных архивов;
- юридическую базу подготовки и занятости;
- основные практические аспекты развития архивного дела в РФ.
Особая важность в логической преемственности в связи с утвержденным 31.03.2021 Приказом Минтруда России профессиональным стандартом «Специалист цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации». Кроме профессиональных стандартов, работа и качественное наполнение функций архивариуса в организации регулируется следующими законами и НПА:
Актуальные версии этих документов есть в КонсультантПлюс
Скачать бесплатно
Требования к квалификации
Архивный работник занимается хранением и упорядочиванием сохраняемой документации. Основная цель вида профессиональной деятельности, в соответствии с новым профстандартом, — в разделе I.
Полная версия этого документа есть в КонсультантПлюс
Скачать бесплатно
Профстандарт определяет несколько уровней квалификации — 5, 6, 7. У каждого уровня для выполнения должностных обязанностей архивариуса на предприятии и в организации имеются требования к образованию и обучению. Должность с названием «Специалист архива» соответствует начальному уровню квалификации — 5 (она является аналогом должности архивариуса по ЕКС). Профстандарт повысил требования. Специалисты, имеющие непрофильное образование (высшее или среднее профессиональное), для допуска к работе проходят обучение на курсах профессиональной переподготовки по направлению «архивное дело».
Должностные обязанности и инструкция
При составлении текста ДИ, описывающего обязанности архивариуса, следует использовать:
- положения гл. 43 ТК РФ;
- устав;
- требования профстандарта;
- локальные акты компании.
Обязанности сотрудника описываются одной обобщенной и пятью трудовыми функциями — раздел II код А.
Структура должностной инструкции работника архива (архивариуса), подготовленной по методике сборника профстандартов, имеет небольшие особенности: трудовые функции перечисляются в отдельной части (2) и детализируются через действия в части 3. Необходимые знания и умения, требования в стандарте прописаны по каждой функции отдельно, а в тексте инструкции могут находиться и в общей части списком.
На основе подпунктов 3.1.1-3.1.5 раздела III формируется 3 часть ДИ — пофункционально перечисляются трудовые действия каждого подраздела.
Если информационный массив большой, отдельному сотруднику делегируется только часть перечисленных для должности функций.
У нас есть и другие должностные инструкции, вот несколько примеров:
- бухгалтера;
- делопроизводителя;
- секретаря.
Права и ответственность
Права и ответственность необходимы архивариусу для эффективного выполнения обязанностей на любой должности. Их перечень — в самостоятельных разделах должностной инструкции. Заключительные положения фиксируют порядок ознакомления работника с ЛНА, использованные при его подготовке НПА, профстандарт и их реквизиты.
4. Права
Архивариус в рамках исполнения должностных обязанностей имеет право:
4.1. Запрашивать и получать необходимую информацию, материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности.
4.2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию).
4.3. Вступать во взаимоотношения с подразделениями сторонних учреждений и организаций для решения вопросов, входящих в компетенцию архивариуса.
4.4. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4.5. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
4.6. Обращаться в соответствующие органы местного самоуправления или в суд для разрешения споров, возникающих при исполнении функциональных обязанностей.
4.7. Пользоваться информационными материалами и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих должностных обязанностей.
4.8. Проходить в установленном порядке аттестацию.
5. Ответственность
Архивариус несет ответственность за:
5.1. Неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих функциональных обязанностей.
5.2. Невыполнение требований, распоряжений и поручений директора Учреждения.
5.3. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученных заданий и поручений, нарушении сроков и требований к их исполнению.
5.4. Нарушение правил внутреннего трудового распорядка, правил противопожарной безопасности и техники безопасности, установленных в Учреждении.
5.5. Причинение материального ущерба в связи с исполнением должностных обязанностей в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.6. Разглашение сведений, ставших известными в связи с исполнением должностных обязанностей.
За вышеперечисленные нарушения архивариус привлекается, в соответствии с действующим законодательством, в зависимости от тяжести проступка, к дисциплинарной, материальной, административной, гражданской и уголовной ответственности.
Настоящая ДИ архивариуса разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации, профессионального стандарта 07.012, утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 № 140н, и иных нормативно-правовых актов, регулирующих трудовые отношения.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Должностная инструкция по специальности «Архивариус»
Вы можете скачать должностную инструкцию архивариуса бесплатно. Должностные обязанности архивариуса
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
АРХИВАРИУСА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности архивариуса _____________________ (далее– «предприятие»). Название учреждения
1.2. Лицо, назначаемое на должность архивариуса, должно иметь начальное профессиональное образование (стаж работы не требуется) или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе (стаж работы так же не требуется).
1.3. Архивариус относится к категории технических исполнителей.
1.4. Приказом директора предприятия, по представлению заведующего архивом архивариус назначается на должность и освобождается от неё.
1.5. Архивариус должен знать:
— единую государственную систему делопроизводства;
— порядок приема и сдачи документов в архив;
— порядок использования и хранения документов в архиве;
— документы по ведению архивного дела на предприятии, положения, инструкции, нормативно – правовые акты и иные руководящие материалы, и документы по ведению архивного дела на предприятии;
— порядок оформления дел и их подготовки к использованию и хранению;
— составление описаний документов временного и постоянного хранения и актов об уничтожении документов;
— порядок составления отчетности и ведения учета;
— структуру предприятия и правила внутреннего трудового распорядка;
— основы организации труда и правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;
— правила эксплуатации технических средств;
— основы трудового законодательства РФ.
1.6. В своей деятельности архивариус руководствуется:
— данной должностной инструкцией;
— положением об архиве;
1.7. Если архивариус временно отсутствует (болезнь, отпуск и др.), то его обязанности исполняет лицо, которое назначается приказом директора предприятия, и это лицо несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
1.8. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.
II. Должностные обязанности
2.1. На архивариуса возложены следующие обязанности:
— подготовить и своевременно передать на государственное хранение, образованные в процессе деятельности предприятия документы, Архивного фонда Российской Федерации;
— контролировать формирование и оформление дел в делопроизводстве подразделений предприятия;
— обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности, принимаемых в архив, документов, в том числе законченных делопроизводством документов практического назначения;
— создание справочного аппарата к ним;
2.2. Для исполнения вышеуказанных обязанностей архивариус:
— принимает участие в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;
— осуществляет прием и регистрацию, поступивших на хранение от структурных подразделений документов, которые закончились делопроизводством;
— обеспечивает хранение и сохранность документов, поступивших в архив;
— проводит работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивая быстрый и удобный их поиск;
— принимает участие в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;
— ведет подготовку сводных описей единиц временного и постоянного срока хранения, а также актов для передачи документов на государственное хранение, на уничтожение и списание материалов с истёкшими сроками хранения;
— шифрует единицы хранения, размещает и систематизирует дела, ведет их учет в соответствии с законодательством;
— принимает участие в работе по экспертизе ценности архивных документов;
— осуществляет контроль соблюдения правил противопожарной защиты в помещении архива;
— принимает необходимые меры по использованию в работе современных
технических средств;
— выдает архивные копии и документы в соответствии с поступающими запросами;
— на основе сведений, которые имеются в документах архива, составляет необходимые справки;
— подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;
— осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдение таких условий в помещениях архива, которые необходимы для обеспечения их сохранности;
2.3. По поручению заведующего архива архивариус выполняет отдельные служебные поручения.
III. Права
Архивариус имеет право:
3.1. Сообщать заведующему архивом в соответствии со своей компетенцией о недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), которые выявлены в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей, так же вносить предложения по их устранению.
3.2. Выступать с предложениями по усовершенствованию работы, связанной с обязанностями, которые предусмотрены данной инструкцией.
3.3. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, которые касаются его деятельности.
3.4. Обращаться к руководству предприятия с требованиями оказания содействия в исполнении обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией.
3.5. Обращаться с запросами о предоставлении информации и документов, которые необходимы для выполнения его должностных обязанностей, самостоятельно или по поручению заведующего архивом, от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов
IV. Ответственность
Архивариус несет ответственность:
4.1. В случае причинения материального ущерба в пределах, которые определены гражданским и трудовым законодательством РФ.
4.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушений в пределах, которые определены уголовным, административным и гражданским законодательством РФ.
4.3. В случае ненадлежащего исполнения или неисполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены данной должностной инструкцией, в пределах, определённых трудовым законодательством РФ.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Бесплатная консультация юриста по телефону:
Архивист относится к категории специалистов, обязанности которых заключаются в ведении архива (их обязанности схожи с заведующими хозяйством). Основные положения типовой формальной должностной инструкции, утверждаются, в зависимости от наименования учреждения.
Поэтому у архивариуса бюджетного учреждения и у специалиста производственного предприятия, обязанности и ответственность будут совершенно разными. Далее будет подробно рассказано, как именно составляется регламентирующий документ в зависимости от наименования предприятия.
Должностная инструкция архивариуса — основные положения
Основные положения являются открывающим или начальным разделом типового документа. В них указываются, в общем виде, права и обязанности, а также дается короткая информация о наименовании предприятия.
Здесь же указываются ссылки на локальные регламентирующие акты учреждения. В типовом образце содержится информация, согласно которой любой архивариус должен отвечать за полное обеспечение деятельности производственного архива.
Если речь идет о бюджетном учреждении, то основные положения связанны с обеспечением сохранности архивной документации, выдачей, по первому требованию, необходимых документов сотрудникам, списанием или уничтожением потерявших актуальность документов.
Здесь же указывается обязанность — постоянно разрабатывать технический регламент ведения архива. В зависимости от наименования предприятия, основные положения могут разниться, но суть должностной инструкции архивариуса, всегда остается идентичной.
Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения – образец
В бюджетном учреждении, специалист данного направления, назначается локальным внутренним приказом директора учреждения. В отдельных случаях, право назначения, дается заведующему архивным отделом.
Бюджетное учреждение нуждается в постоянном ведении архивов, поэтому должностная инструкция описываемого специалиста, должна содержать следующие разделы:
- основные положения (здесь дается общая характеристика такой должности и система подчинения по штатной вертикали);
- права и обязанности;
- схема выплаты вознаграждения;
- рамки ответственности;
- требования к квалификации;
- варианты расторжения соглашения;
- заключительные положения.
Скачать образец
В зависимости от наименования предприятия, настоящий образец, может содержать дополнительные пункты. В частности, в бюджетных учреждениях, обычно используется практика расширенного списка задач. Делается это в соответствии с формальными методическими рекомендациями 46-ФЗ.
Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения
Медицинская организация, в большинстве случаев, является бюджетным предприятием. Поэтому задачи, основные положения, формальные обязанности, и схема выплаты вознаграждения специалисту, являются идентичными с любым бюджетным предприятием.
И, в частности, здесь важно учитывать специфику деятельности описываемого специалиста. К ведению документации, добавляется, также, обязанность обеспечения сохранности медицинских и профилактических карт.
В соответствии с формальными методическими рекомендациями, хранение медицинских карт в организации длится не более 25 лет. Во всём остальном типовой образец будет составляться по аналогичной структуре.
К слову, еще на сайте имеется статья о том, что входит в обязанности санитарки в больнице.
Скачать образец
Должностная инструкция архивариуса на предприятии
Независимо от наименования предприятия, архивариус, помимо сохранности технической, производственной, кадровой, и прочей документации, обязан также выдавать запрашиваемые документы всем лицам из штата, по первому требованию.
В должностной инструкции, в данном случае, отмечается обязанность быстрого поиска соответствующего документа и последующую его выдачу штатному сотруднику. Здесь же указывается обязанность своевременного списания и уничтожения потерявших силу документов.
Права архивариуса, заключаются в обеспечении, в техническом и материальном плане, его рабочего места. Все эти положения прикрепляются, в виде приложения, к трудовому договору.
Скачать образец
Типовой образец должностной инструкции архивариуса
Структурные элементы документа, в каждом случае, могут существенно разниться. В медицинской организации и на производственном предприятии, у такого специалиста, могут быть совершенно разные преференции и обязанности.
Но типовой пример описываемого документа подходит практически для каждого случая. В него достаточно лишь добавить необходимые пункты. После его утверждения, одна копия помещается в кадровый отдел, на все время действия соглашения, а другая (по желанию) передается наемному сотруднику.
Просмотреть и скачать такой образец можно здесь:
Образец должностной инструкции
Бесплатная консультация юриста по телефону: