Ассистент финансового отдела должностная инструкция

Ассистент финансового отдела — это специалист, который решает рутинные задачи в финансовом департаменте. Везет на себе груз ответственности: составляет отчеты, анализирует показатели и занимается другой работой. Начинает карьеру практически с нуля, но зато потом открываются хорошие перспективы.

Перед ассистентом финдиректора стоят те же задачи, что и перед его непосредственным начальником. Только масштаб информированности и степень ответственности у помощника значительно меньше. Однако важность предполагаемых служебных обязанностей все равно предъявляет к знаниям сотрудника особые требования.

Что же должен знать и уметь помощник директора по финансам?

1. Сотрудник обязан разбираться в общих экономических вопросах.
2. Он должен быть знаком со спецификой отрасли, в которой работает компания.
3. Ему необходимы знания основ договорного права.
4. Помощник обязан разбираться в налоговом законодательстве.
5. Он должен понимать и основы бухгалтерского учета, поскольку наверняка придется иметь дело как с внутренними отчетами, так и с бухгалтерской отчетностью контрагентов. Ассистенту очень важно уметь «читать» бухгалтерский баланс, форму № 2 (Отчет о прибылях и убытках) и другие формы бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности, понимать, что стоит за активами и пассивами организации, а также уметь четко формулировать вопросы к лицам, составившим отчетность.
6. Помощнику необходимо ориентироваться в бизнес-плане компании, знать, кто и в какие сроки обязан предоставлять данные для него. Он также должен быть осведомлен о внутреннем регламенте и документообороте фирмы.
7. Ассистент на уровне пользователя обязан знать работу программных продуктов, применяемых для организации учета в компании. Он при необходимости должен уметь составить любой отчет, который эти программы формируют для пользователя.

Образование – залог успеха

Обычно претенденту на должность помощника около 27 лет. Он молод, готов усваивать большие объемы разнообразной информации, и это позволяет предположить, что его работа на благо компании будет весьма плодотворной. Безусловно, образование помощника финансового директора должно быть обязательно высшим, экономическим либо техническим. У специалиста с техническими навыками обычно хорошо развито логическое мышление, что позволяет ему четко структурировать свои знания. Однако, если у претендента на должность финансового ассистента только технический диплом, это место, скорее всего, не для него. Пусть у кандидата-«технаря» не будет высшего экономического образования, но иметь за плечами хотя бы годовой курс по экономике и финансам он обязан. Ведь такие дисциплины, как экономическая теория и анализ финансовой деятельности, являются основополагающими в работе финансиста, и без этих знаний человека нельзя считать квалифицированным специалистом.

Идеальный вариант, когда человек имеет два высших образования, благо в наше время это не такая уж большая редкость. Два диплома – первый и очень верный знак того, что соискатель целеустремлен, вынослив и способен воспринимать и эффективно использовать большие объемы информации. Ведь, получая вторую профессию, человек совмещал работу с учебой, что далеко не всегда просто и не всем по силам.

Конечно, все сказанное выше верно лишь в том случае, если оба диплома настоящие. К сожалению, случаи «покупки знаний» не редки. Но отличить подделку от подлинника достаточно просто, зачастую достаточно позвонить в университет и поинтересоваться, на чье имя выдан диплом за нужным номером. Если же «корочка» все-таки обманет руководителя качеством, то человек проявит свои истинные знания во время испытательного срока, и никакие дипломы не смогут замаскировать «белые пятна» в знаниях кандидата.

Обязанности необходимо продумать

Нужно определить, чем конкретно должна заниматься «правая рука» финдиректора, ведь работы в ведомстве всегда много, и она весьма разнообразна. Ассистенту можно поручить:

1. проводить первичный анализ заключаемых договоров, определять существенные расхождения с положениями уже существующих соглашений;
2. проверять сметы расходов поставщиков и подрядчиков (например, не завышают ли они статьи затрат, соответствуют ли их расценки среднерыночным);
3. согласовывать по поручению финансового директора некоторые параметры смет, статей бизнес-планов с руководителями других отделов и служб.
4. контролировать исполнение отдельных статей бюджета компании, выявлять основные причины отклонений;
5. вырабатывать рекомендации по некоторым управленческим решениям для финансового директора. Здесь важен свежий взгляд на проблему, выявление новых сторон или вероятных последствий разрешения каких-либо ситуаций.

Никто не имеет права давать ассистенту финансового директора указания и поручения, кроме его непосредственного руководителя.

Также директор по финансам должен решить, надо ли наделять сотрудника функциями внутреннего контролера-аудитора или, может быть, дать ему право выражать мнение финансового департамента, например, на совещаниях, если его непосредственный начальник находится в отпуске. Это регламентируется внутренними должностными инструкциями. Важно понимать, что нужно не готовить себе преемника, а работать с самостоятельной штатной единицей.

Помощнику предстоит столкнуться с совершенно разными сотрудниками собственной организации и с менеджментом компаний контрагентов. Это значит, что он обязан грамотно формулировать темы переговоров. Он не должен вступать в дискуссии, но обязан получать четкие ответы на поставленные вопросы и интерпретировать их при необходимости так, чтобы его руководитель при разговоре с теми же самыми людьми, например с начальниками отделов, не тратил время на согласование очевидных вопросов.

Помощник вправе вступать в полемику с руководителями отделов и служб только с согласия своего непосредственного руководителя, поскольку он не знает, что некоторые вопросы на предприятии решаются не по экономическим, а по «политическим» соображениям.

Чего не должна знать «правая рука»

Помощник, каким бы хорошим и квалифицированным он ни был, может в любой момент получить более выгодное предложение по работе и уволиться. С ним бывшую компанию может покинуть информация, содержащая коммерческую тайну организации или некоторые ее ноу-хау в финансовой сфере. Поэтому ваш сотрудник никогда не должен знать в подробностях определенные сведения о компании.

1. Он не должен ничего знать об источниках возникновения и пополнения активов фирмы.
2. Закрытой должна быть информация об участии собственников компании в ее прибыли.
3. Помощник не должен иметь доступа к сведениям о неформальных договоренностях руководства фирмы с управляющими компаний-поставщиков, о связях руководства во властных структурах, правоохранительных и налоговых органах.
4. Ему должны быть неизвестны персоналии участников схем, применяемых для снижения налоговой нагрузки на предприятие. Особенно это касается так называемых «серых» путей оптимизации, например таможенных платежей, и «зарплатных» схем ухода от налогов. Руководителю не надо беспокоиться, что он узнает про сами схемы, об этом известно даже правоохранительным службам. Но кто поручится, что отчеты с полным перечнем «имен, явок и паролей» участников незаконной оптимизации случайно не попадут в руки контролеров.

Несложно представить, что будет, если сотрудник, перейдя с повышением в финансовую службу компании-конкурента, применит все секреты бывшего работодателя на практике. Ограничивая доступ к конфиденциальной информации, подобных неприятностей можно избежать.

Его перспективы

Обучив сотрудника, важно удержать его у себя в дальнейшем. Ведь плох тот помощник, который не мечтает вырасти в начальника. А значит, ассистенту надо создать такие условия, чтобы он ощущал себя на самостоятельной позиции, которая стоит того, чтобы держаться за нее. Ему должны быть открыты перспективы развития.

Прежде всего необходимо предусмотреть рост зарплаты пропорционально росту выполняемого объема работ и относительно прибыли, приносимой этим сотрудником. Помощник должен понимать, что компания рада процве- танию сотрудников, приносящих ей пользу.

Некоторым категориям работников, особенно мужчинам, все-таки надо предоставить перспективы карьерного роста. Разумеется, это не должность самого финдиректора, а, например, место руководителя департамента одного из филиалов компании.

Должность помощника финансового директора – насущная необходимость как для крупных компаний, так и для фирм с небольшими, но разнообразными направлениями деятельности. От ассистента многое зависит, и на него хотелось бы положиться в будущем. А значит, к подбору кандидатуры нужно отнестись очень внимательно и принимать решение только после оценки всех положительных и отрицательных качеств каждого кандидата.

Мужчина или женщина?

У каждого пола свои преимущества. Если основными обязанностями сотрудника будут составление отчетов, финансовый анализ, оценка прибыльности, то есть преобладает кропотливая работа с разнообразными данными, с такой деятельностью лучше справится женщина. Если же от сотрудника ждут логически выстроенных нестандартных решений, спонтанной аналитики, решительности и амбициозности – принимайте на работу представителя мужского пола.

Женщины, как правило, ценят в работе стабильность и долговременность, а мужчин больше интересует возможность карьерного роста. Значит, если в компании нет перспективы подняться по служебной лестнице, мужчину лучше не приглашать, долго он работать не будет.

Конечно, это весьма условное разделение. Не исключено, что женщина может оказаться амбициозной карьеристкой, а мужчина спокойной рабочей лошадкой. Но это уже личностные характеристики, о которых можно узнать в процессе собеседования и в течение испытательного срока.

Наталья Исаева, главный бухгалтер ООО «Программа жизни»