Ведение табеля в должностной инструкции

Должностные обязанности. Ведет табельный учет фактического времени пребывания работников на предприятии, осуществляет контроль за их своевременной явкой на работу и уходом с работы, нахождением на рабочих местах. Делает соответствующие отметки в табеле и ежедневно составляет рапорты (сводки) о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием их причин, ведет учет списочного состава работающих. Систематически вносит изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др. Контролирует своевременность представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, подтверждающих право на их отсутствие на работе. В установленном порядке представляет табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.

Должен знать: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению табельного учета; графики сменности работы и режим рабочего времени на предприятии и в его подразделениях; организацию делопроизводства на предприятии; основы организации труда; основы законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование либо основное общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

УТВЕРЖДАЮ
Директор по экономике П.П. Безденежных
ПАО «Фирма»
____________ П.П. Петров

«___»___________ 2015 г.

Должностная инструкция
специалиста по табельному учету отдела труда и заработной платы
ПАО «Фирма»

1 Общие положения

1.1 На должность специалиста по табельному учету отдела труда
и заработной платы (далее ОТиЗ) ПАО «Фирма» назначается
лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления
требований к стажу работы или лицо, имеющее начальное профессиональное
образование, специальную подготовку по установленной программе и
стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на предприятии
не менее 1 года.
1.2 Специалист по табельному учету (далее специалист) подчиняется
начальнику отдела труда и заработной платы.
1.3 Назначение, перемещение и увольнение специалиста производится
приказом генерального директора по представлению начальника ОТиЗ.

1.4 В случае временного отсутствия специалиста на работе (болезнь,
отпуск) его обязанности выполняет ведущий экономист по труду либо
другой сотрудник отдела по распоряжению начальника ОТиЗ.
1.5 В своей работе специалист по табельному учету руководствуется
действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством,
положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и нормативными
документами по ведению табельного учета, приказами, распоряжениями,
указаниями вышестоящих руководителей, нормами и правилами, установленными
на предприятии, настоящей должностной инструкцией, Политикой предприятия
в области качества и документацией системы менеджмента качества
предприятия.

2 Должностные обязанности

В обязанности специалиста по табельному учету входит:
2.1 Ежедневное построение отчета по пропускному режиму за прошедшие
сутки и загрузка полученной информации в базу 1С ЗУП.
2.2 При необходимости корректировка документов Входы-Выходы.
2.3 Совместная работа с ответственными за ведение табеля в подразделениях
по корректировке документов Невыходы по проходной; проведение документов;
печать и проверка документов Невыходы по проходной.
2.4 Формировать документы по отклонениям (больничный лист, ежегодный
отпуск, отпуск сохранения заработной платы, кадровые перемещения).

2.5 Формировать Рабочий табель по цехам, его проверка, корректировка
при необходимости.
2.6 Заведение информации по работе в выходные дни, сверхурочно,
ночные часы, о работе неполный день, командировке, простою, прогулам,
неявкам по невыясненным причинам.
2.7 Вести в программе 1С справочники смен, режимов работы и графиков
работы; своевременно вносить каждого принятого работника предприятия
с его режимом работы в справочник 1С ЗУП.
2.8 Заводить индивидуальные графики работы в программу 1С ЗУП.
2.9 Своевременно и точно исполнять производственные приказы генерального
директора, производственные задания, указания и распоряжения директора
по
экономике, начальника ОТиЗ.
2.10 Соблюдать установленные на предприятии Правила внутреннего
трудового
распорядка.
2.11 Выполнять трудовые обязанности, предусмотренные настоящей должностной
инструкцией и трудовым договором.
2.12 Знать соответствующую документацию системы менеджмента качества,
необходимую для работы и соблюдать ее требования.
2.13 Не заниматься деятельностью прямо или косвенно наносящей ущерб
интересам предприятия.
2.14 Указанный выше перечень обязанностей специалиста по табельному
учету не является исчерпывающим. Начальник ОТиЗ имеют право возложить
на него выполнение других функций, необходимых для надлежащего исполнения
перечисленных выше обязанностей или для выполнения стоящих перед
предприятием задач.

3 Профессиональные требования

Специалист по табельному учету должен знать:
— положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные
документы, по ведению табельного учета;
— нормативные материалы и другие руководящие материалы по вопросам
нормирования, организации и оплаты труда;
— графики сменности персонала и режимы рабочего времени в подразделениях
предприятия;
— основы трудового законодательств;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— основы правил и норм охраны труда.

4 Права

Специалист по табельному учету имеет право:
4.1 Требовать от начальников структурных подразделений необходимые

сведения и разъяснения для корректного ведения табельного учета.
4.2 Требовать от начальника ОТиЗ обеспечения ему условий труда,
необходимых для исполнения должностных обязанностей.
4.3 Использовать льготы, установленные законодательством Российской
Федерации и предусмотренные для работников предприятия коллективным
договором.

5 Служебные взаимоотношения

5.1 Специалист по табельному взаимодействует с начальниками подразделений
либо ответственными лицами по вопросам
предоставления информации, связанной с табельным учетом в подразделениях.

6 Ответственность

Специалист по табельному учету несет ответственность в установленном
законом порядке за:
— несвоевременное и некачественное выполнение должностных обязанностей;
— несвоевременное и некачественное предоставление информации вышестоящим
руководителям и другим функционально связанным с ним работникам
предприятия;
— нарушение правил техники безопасности;
— нерациональное использование предоставленных ему материальных,
информационных и технических ресурсов;
— нарушение трудовой и производственной дисциплины.

Начальник ОТиЗ

Согласовано

Начальник юридического отдела

Ведущий инженер по СМК

Начальник отдела кадров

Кадровое делопроизводство — сложный и многофункциональный процесс, который регламентируется законодательством РФ и предполагает грамотное документальное оформление. Поэтому очень важно, чтобы этим процессом занимался штатный кадровик, который обладает соответствующим опытом.

Однако бывают случаи, когда в организации нет штатного кадровика и оформлением кадровых документов занимаются бухгалтеры, секретари, офис-менеджеры.

В маленькой организации функции по оформлению кадровых документов может выполнять сам руководитель — в таком случае дополнительное документальное оформление не требуется, поскольку в соответствии с уставом организации руководитель несет ответственность за любой аспект деятельности организации.

Назначаем ответственного за ведение трудовых книжек

Если в организации есть отдел кадров или отдельный специалист, он отвечает за большое количество важных организационно-распорядительных документов. Однако часто упускается из виду важный момент — ответственность кадровика. Инспектор ГИТ сразу выявит такие недочеты в оформлении, запросив соответствующие обязательные приказы. Исходя из этого, у работодателя возникает прямая обязанность назначить ответственное лицо для дальнейшего избегания штрафов.

На основании п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей[1] один из обязательных приказов — о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек (пример 1).

За нарушения на этом участке инспектор вправе назначить административное взыскание[2]. Штраф рискуют получить не только организация или руководитель, но и сам ответственный работник отдела кадров, который ведет трудовые книжки.

Назначаем ответственного за ведение воинского учета

Работодатель может быть привлечен к административной ответственности за отсутствие приказа о назначении ответственного за ведение воинского учета. Указанным приказом можно установить лицо, ответственное за выполнение обязательных операций по воинскому учету (пример 2).

Если в организации отсутствует ответственное лицо за ведение воинского учета граждан, в том числе бронирование граждан, пребывающих в запасе, и хранение бланков строгой отчетности, максимальный штраф может составить 50 тыс. рублей[3]. При этом штрафуют не должностное лицо, а саму организацию.

Назначаем ответственного за обработку персональных данных

В соответствии со ст. 88 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ) доступ к персональной информации работников организации могут иметь только специально уполномоченные лица. Кроме того, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Федеральный закон № 152-ФЗ) требует, чтобы субъект бизнеса назначил специалиста, который будет отвечать за работу с персональными данными (пример 3).

Отсутствие такого приказа приравнивается к нарушению Федерального закона № 152-ФЗ. Санкциями ст. 13.11 КоАП РФ за нарушение законодательства Российской Федерации в области персональных данных предусмотрено предупреждение или наложение административного штрафа:

• на должностных лиц — от 500 до 1 тыс. рублей;
• на юридических лиц — от 5 тыс. до 10 тыс. рублей.

Назначаем ответственного за ведение табеля учета рабочего времени

Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, независимо от применяемой формы оплаты труда[4].

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или, что правильнее, должностной инструкцией. Если эти функции не зафиксированы в документах, необходимо составить приказ о назначении ответственного лица (пример 4).

За нарушения при учете времени, фактически отработанного работниками, возможно административное взыскание на основании ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ:

• для должностных лиц работодателя — предупреждение или штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• для работодателя-ИП — штраф от 1 тыс. до 5 тыс. рублей;
• для работодателя-организации — штраф от 30 тыс. до 50 тыс. рублей.

Уполномоченные лица должны быть ознакомлены под роспись со всеми вышеперечисленными приказами.

Наказание кадровика за нарушение должностных обязанностей

Специалист кадровой службы является должностным лицом, так как он выполняет организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции. Соответственно, к нему может быть применено административное взыскание.

Суды соглашаются с предписаниями по административным штрафам инспекторов ГИТ и также признают специалистов кадровой службы должностными лицами. Соответственно, их привлекают к административной ответственности, как и руководителя организации.

Инспекторы ГИТ могут оштрафовать кадровика только за нарушение обязанностей, которые установлены его трудовым договором, должностной инструкцией, приказом. Если же обязанности не закреплены и не конкретизированы в локальном нормативном акте работодателя, наказывать работника нельзя.

Кроме того, за нарушение должностных обязанностей кадровик несет дисциплинарную ответственность в виде замечания, выговора или увольнения.

Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ТАБЕЛЬЩИКА
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности табельщика ______________________________________ (далее – «предприятие»).
Название учреждения
1.2. Табельщик относится к категории технических исполнителей.
1.3.Лицо, назначаемое на должность табельщика должно иметь начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование либо основное общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.
1.4. Назначение на должность табельщика и освобождение от неё осуществляется на основании приказа руководителя предприятия по представлению НАЧАЛЬНИКА ОТДЕЛА ОРГАНИЗАЦИИ, ОПЛАТЫ ТРУДА И СОЦИАЛЬНОГО РАЗВИТИЯ.
1.5. Подчиняется табельщик непосредственно СПЕЦИАЛИСТE СЛУЖБЫ ПО СОЦИАЛЬНОЙ И КОРПОРАТИВНОЙ РАБОТЕ С ПЕРСОНАЛОМ.
(начальнику отдела кадров, руководителю структурного отдела, входящего в состав отдела кадров, иному должностному лицу).
1.6. Если табельщик отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.7. В своей деятельности табельщик руководствуется:
— нормативными документами и методическими материалами по вопросам выполняемой работы, а так же приказами и распоряжениями руководителя предприятия;
— уставом предприятия и настоящей должностной инструкцией ;
— правилами трудового распорядка.
1.8. Табельщик должен знать:
— основы законодательства о труде;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— основы организации труда и правила и нормы охраны труда;
— положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы, определяющие ведение табельного учета;
— графики сменности работы и режим рабочего времени на предприятии и его подразделениях;
— организацию делопроизводства на предприятии;
II. Функции
На табельщика возлагаются следующие функции:
2.1. Работа с документацией.
2.2. Выполнение отдельных рабочих моментов по поручению своего непосредственного руководителя.
2.3. Ведение табельного учета работников предприятия, контроль за явкой на работу, опозданиями и неявками на рабочее место работниками.
III. Должностные обязанности
Табельщик исполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Делает необходимые отметки в табеле и каждый день составляет рапорты руководителям подразделений (сводки) о явках на работу, опозданиях и неявках с указанием сопутствующих тому причин.
3.2. Ведёт учет списочного состава работников предприятия.
3.3. Ведет табельный учет фактического времени пребывания работников на предприятии.
3.4. Контролирует своевременную явку на работу и своевременный уход с неё работниками, нахождение на рабочих местах.
3.5. В определенном порядке представляет табель, содержащий сведения о фактически отработанном времени, сверхурочных часах работы, нарушениях трудовой дисциплины и т.д.
3.6. Осуществляет контроль за своевременностью представления работниками листков о временной нетрудоспособности, справок по уходу за больными и других документов, являющихся подтверждением права на их отсутствие на работе.
3.7. Вносит время от времени изменения, связанные с оформлением приема работников, переводов, увольнений, предоставления отпусков и др.
IV. Права
Табельщик имеет право:
4.1. Обращаться к руководству предприятия:
— с предложениями по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией;
— с требованиями оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.2. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы по вопросам, касающимся его компетенции.
4.3. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, которые касаются его деятельности.
V. Ответственность
Табельщик несет ответственность:
5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
5.3.В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.

0

Независимо от применяемой у конкретного работодателя формы оплаты труда (повременная или сдельная) вести учет времени, фактически отработанного каждым работником, – обязанность работодателя (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). В общем случае учет рабочего времени ведется в табелях. Форму табеля работодатель может разработать самостоятельно, а может воспользоваться, например, унифицированной формой № Т-13 «Табель учета рабочего времени» (утв. Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). Какой бы вариант работодатель ни выбрал, применяемый бланк табеля необходимо закрепить в Учетной политике в целях бухгалтерского учета.

А как составить приказ о назначении лица, ответственного за ведение табеля в организации?

Составляем приказ об ответственных за табель

Обязанности по ведению табеля учета рабочего времени могут быть предусмотрены трудовым договором или должностной инструкцией с работником. И составлять приказ о назначении ответственного лица работодатель в этом случае не обязан.

В то же время, договором или инструкцией может быть предусмотрена лишь общая формулировка. Например, «вести первичную учетную документацию по учету труда и его оплаты» или «составлять первичные документы». Для конкретизации, кто именно отвечает за составление табелей, работодатель может издавать приказ. Аналогичный приказ может быть составлен и в случае, когда лицо, ответственное за ведение табеля, меняется.

Также приказом может быть уточнено, по каким именно подразделениям или даже сотрудникам работник будет вести табель учета рабочего времени.

В приказе отражаются сведения о Ф.И.О., должности работника, назначаемого ответственным, а также дата, с которой на работника возлагается ответственность по табелям.

С приказом о назначении лица, ответственного за ведение табеля, указанные в приказе лица должны быть ознакомлены под роспись.

Приведем образец заполнения приказа о назначении работников, ответственных за ведение табелей учета рабочего времени.

Скачивать формы могут только подписчики журнала

Вы подписчик?
Войдите на сайт и скачивайте нужные формы

Войти на сайт

Вы не подписчик?
Попробуйте все возможности подписки. Бесплатно на 2 дня

Пробный доступ

Скачать

Если работодатель не организовал учет времени, фактически отработанного его сотрудниками, он, а также его должностные лица могут быть привлечены к ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):

• для должностных лиц работодателя – предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для работодателя-ИП – штраф от 1 000 до 5 000 рублей;
• для работодателя-организации – штраф от 30 000 до 50 000 рублей.