В каком году появилась должностная инструкция - Инструкции, руководства, мануалы

Лекция 11. ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ. ДОЛЖНОСТНАЯ
ИНСТРУКЦИЯ. Часть 1
В 1970-1980 годах должностная инструкция была одним из обязательных
документов в системе администрирования труда.
Ее наличие в организации было предметом проверок, проводимых
различными инспекциями.
В начале девяностых годов прошлого века должностные инструкции
оставались обязательными только в системе государственных органов
и организаций. Руководители создаваемых частных кооперативов, а затем и
коммерческих организаций, стремясь управлять кадрами без «лишней
документации», не заботились о составлении инструкций, полагая, что
достаточно устных распоряжений. Такой подход был более или менее
приемлемым для малых предприятий. С началом приватизации
государственных предприятий и укрупнением частного бизнеса управление
персоналом без четкого распределения обязанностей между руководителями
всех звеньев и специалистами начало приводить к нежелательным
последствиям. Проявились они и в неравномерности загрузки работников, и
в поглощении дополнительными (разовыми) работами основных функций
работника, и в спорах о правомерности применения дисциплинарных
взысканий, увольнения.
Все это побудило руководство коммерческих организаций вернуться к
должностным инструкциям не как к наследию «советской системы», а как к
эффективному инструменту управления кадрами. Привыкли к наличию
должностных инструкций и государственные инспекторы труда, которые при
проверках стали все чаще требовать представления должностных
инструкций. Должностные инструкции уже по общему правилу затребуют
суды при рассмотрении индивидуальных трудовых споров.
Должностная инструкция — это внутренний документ, в котором
определяется место работника в системе управления организацией, а также
закрепляются основные функции, обязанности, права и ответственность
работника при осуществлении им деятельности в определенной должности.
Термин «должность» имеет решающее значение, так как должностные
инструкции разрабатываются для служащих, а не для рабочих.
За время использования должностных инструкций было выработано
несколько методик их составления. Различаются они между собой
рекомендациями, как по содержанию, так и по оформлению.
Рассмотрим некоторые из них.
Одним из самых простых является макет, в котором должностная
инструкция состоит всего из двух разделов:
1
Основные задачи,
2,
Должностные обязанности.
Более сложной является разработка инструкций по макету, включающему
разделы:
1. Общие положения.
2. Должностные обязанности.
3. Права.
4. Ответственность.
Третий подход к структуре должностной инструкции заключается в том,
что в должностную инструкцию, помимо указанных выше, включаются
разделы:
1. Функции.
2. Взаимоотношения (служебные связи).
В ряде организаций используется такой макет должностной инструкции, в
котором отдельным блоком приводятся поощрения должностного лица.
Таким образом, в наибольшем объеме должностная инструкция может
содержать следующие разделы:
1. Общие положения,
2. Функции.
3. Должностные обязанности.
4. Взаимоотношения (служебные связи),
5. Права.
6. Ответственность,
7. Поощрения.
Рассмотрим правила разработки каждого раздела.
1. Общие положения.
В данном разделе указываются:
1,
Определяется согласно разделу 10 Общероссийского
классификатора профессий рабочих, должностей
служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), а также по
Квалификационному справочнику — руководитель,
специалист, технический исполнитель
2.Квалификационн Положения разрабатываются на основании разделов.
ые требования
«Требований» к квалификации, квалификационных
характеристик; Квалификационного справочника
должностей руководителей, специалистов и других
служащих, а также Тарифно-квалификационных
характеристик по должностям работников отдельных
отраслей
3.Порядок приема Определяется в соответствии с принятым в организации
1.Категория
должности
2
(назначения) на
должность и
увольнение
(освобождение
должности)
порядком замещения должностей, Правилами внутреннего
трудового распорядка, иными документами. Как правило,
прием (назначение) на должность и увольнение с
должности (освобождение от должности) осуществляются
приказом руководителя организации. Если у организации
имеются обособленные структурные подразделения
(филиалы, представительства, пр.), то полномочиями по
замещению должности наделяются руководители таких
подразделений. При разработке данного пункта или
группы пунктов следует указать и порядок представления
замещению должности (по представлению какого лица
производится прием (назначение), с каким должностным
лицом согласовывается и т. д.)
4.Перечень
В этот перечень, как правило, включаются;
основополагающих Устав (Положение);
организационноположение о персонале;
правовых
Положение о структурном подразделении, в состав
документов,
которого входит работник;
которыми должен сама должностная инструкция;
руководствоваться другие документы
работник
5.Перечень
Разрабатывается на основе раздела «Должен знать»,
нормативных
квалификационных
характеристик
должностей
правовых
актов, руководителей, специалистов и других служащих
которые
должен
знать работник
6.Подчинение
Определяет вышестоящее должностное лицо, которому
работника
подчиняется работник. Здесь может быть подробно
расписано, чьи указания работник выполняет безусловно
(например, своего непосредственного руководителя), а
также чьи указания он выполняет дополнительно (при
соблюдении специальных требований)
7.Подчиненность
Перечисляются подчиненные работника. Это может быть
работнику
структурное подразделение, группа лиц, объединенная для
решения определенных задач, или отдельные лица. Для
руководителей
подразделений
это
положение
формулируется как «руководство работниками». Этот
пункт может быть включен и в раздел «Должностные
обязанности».
8.Порядок
Этот пункт также разрабатывается согласно порядку
замещения
назначения на должности и освобождения от должностей
работника в случае работников организации. Его наличие необходимо не
его
временного только работнику, которого будут замещать, но и
отсутствия
замещающему — для определения своих прав и
3
обязанностей
Раздел «Общие положения» может содержать только пункты 1.2, 1.3, 1.6,
но в то же время конкретно определять область деятельности работника.
Например, в должностной инструкции специалиста по кадрам — это работы по
комплектованию
организации
кадрами
требуемых
профессий,
специальностей и квалификации.
Область деятельности работника может быть определена и как основная
цель работы.
Зачастую в группу общих (основных) положений включаются условия
предоставления отпуска, оплаты труда и премирования, др., что является
ничем иным, как дублированием трудового договора. Однако у такой формы
есть и преимущество. В свой экземпляр трудового договора работник
заглядывает редко (как правило, при возникновений конфликтов), а вот
экземпляром
должностной
инструкции,
в
идеале,
он
должен
руководствоваться в повседневной работе.
В раздел «Общие положения» могут включаться другие требования и
положения, конкретизирующие и уточняющие статус работника и условия
его деятельности. Так, наряду с условиями замещения работника в случае его
временного отсутствия можно указать, какое должностное лицо в случае
временного отсутствия такового замешает данный работник. Например:
«Инспектор по кадрам замещает заместителя начальника отдела кадров на
время отсутствия, последнего.
2. Функции
В этом разделе определяется предмет ведения или участок работы,
закрепленный за работником, перечень видов работ, из которых
складывается выполнение возложенных функций, например, регистрация
документов может слагаться из таких работ — заполнение карточек, ведение
картотеки, выдача справок по телефону и т.д.
При разработке данного раздела используется Положение о структурном
подразделении, в состав которого входит работник, а именно, определяется
направление, за которое отвечает данный работник. Обратите внимание на
первое
предложение
раздела
«Должностные
обязанности»
квалификационных характеристик. Оно, как правило, определяет основное
направление деятельности служащего. Например, в квалификационной
характеристике менеджера по персоналу первым является положение
об организации работы с персоналом в соответствии с общими целями
развития предприятия, учреждения, организации и конкретными
направлениями кадровой политики. По сути, это и есть основное
4
направление деятельности менеджера по персоналу.
В данном разделе можно и не ограничиваться основной функцией, а
привести перечень функций. Несомненно, функции являются своего рода
группами обязанностей, что, на первый взгляд, кажется дублированием. Это
не совсем так. Дело в том, что при перечислении должностных обязанностей
можно упустить некоторые моменты. Например, в должностной инструкции
инженера по подготовке кадров в числе обязанностей может быть не указано,
что он представляет руководству отчеты, сводки и другие документы
по подготовке кадров, В то же время согласно должностной инструкции
функцией этого специалиста является подготовка документации по
подготовке кадров. При уклонении инженера по подготовке кадров от
представления отчетов на рассмотрение руководства организации на том
основании, что это не является его должностной обязанностью, следует
напомнить ему о его функциях.
Кстати, чаше всего определение в должностной инструкции функций
работника является «подстраховкой» на случай неполного перечня
должностных обязанностей.
Вместо раздельного указания функций и должностных обязанностей в
должностной
инструкции
можно
использовать
формулировку
«Функциональные обязанности».
3. Должностные обязанности
В настоящее время в качестве основы для разработки данного раздела
используются квалификационные характеристики, утвержденные в составе
соответствующих разделов Единого квалификационного справочника
должностей руководителей, специалистов и служащих, Квалификационного
справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих,
сборников квалификационных характеристик должностей отдельных
отраслей, утвержденных Минздравсоцразвития России и Минтрудом России.
Типовые должностные обязанности определяются на основе раздела
«Должностные обязанности квалификационных характеристик», развиваются
и дополняются с учетом профиля деятельности организации, результатов
распределения обязанностей между работниками.
С 2015 года в качестве основы для разработки должностных инструкций
применяются соответствующие разделы профессиональных стандартов,
которые должны быть разработаны и утверждены в соответствии с Указом
Президента РФ от 07.05.2012 № 507 — «О мероприятиях по реализации
государственной социальной политики». Профессиональный стандарт — это
документ, определяющий требования к квалификации работника в
целях осуществления
его
профессиональной
деятельности.
5
Порядок разработки и утверждения профессиональных стандартов
установлен Правительством РФ.
В соответствии с новыми нормами Трудового кодекса РФ
профессиональные стандарты применяются наряду с Единым тарифноквалификационным справочником работ и профессий рабочих, Единым
квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов
и служащих.
Должностные обязанности должностной инструкции увязываются с
основными задачами и функциями структурного под разделения, в состав
которого входит работник, в этом разделе могут быть указаны и обязанности,
возлагаемые на работника в соответствии со сложившимся в структурном
подразделении распределением обязанностей, выполняемых подразделением
по решению руководства организации.
В этом разделе могут быть указаны и обязанности, возлагаемые на
работника в соответствии со сложившимся в структурном подразделении
распределением обязанностей, выполняемых подразделением по решению
руководства организации.
Возможно
распределение
обязанностей,
содержащихся
в
одной квалификационной
характеристике,
между
несколькими
исполнителями. При сокращении численности персонала увеличении объема
выполняемых работ и иных условиях обязанности, предусмотренные
квалификационной характеристикой по одной должности, могул быть
дополнены
обязанностями,
предусмотренными
квалификационными
характеристиками по другим должностям, родственным по содержанию
работ. При этом работы должны быть равными по сложности, и для их
выполнения не должно требоваться другой специальности, квалификации,
изменения должностного наименования.
При подготовке в должностной инструкции раздела «Должностные
обязанности» наиболее важным является исключение дублирования одних и
тех же обязанностей.
Для этого используются различные приемы. Одним из них является
следующий способ. Составляется таблица по нижеприведенному образцу, в
графе 1 указываются обязанности, а в графах под номерами 2-4, которые
соответствуют разным должностям, проставляются знаки «Х» Это означает,
что данный специалист выполняет определенную обязанность. Наличие в
строке нескольких знаков «X» означает, что выполнение одной и той же
обязанности возложено на нескольких работников.
6
7
Итак, согласно таблице мероприятия по снижению текучести кадров и
улучшению трудовой дисциплины (строка разрабатываются и
инспектором по кадрам, и специалистом по кадрам. Исходя из этого, в
должностных инструкциях этих работников можно либо закрепить
совместные работы, либо разделить их (например, один организует
разработку второй — принимает участие в разработке).
Приведенный способ помогает не только при первоначальной разработке
должностных инструкций, Так, в должностные инструкции время от времени
вносятся изменения и зачастую именно они являются причиной
дублирования обязанностей. Посредством данного способа можно
проанализировать измененные и дополненные инструкции и устранить
имеющиеся в них недостатки и, соответственно, рационально распределить
обязанности.
Одним
из
самых
трудоемких
способов
формирования
перечня должностных обязанностей является составление карт должностных
(функциональных) обязанностей. Чаще всего используют следующую форму:
Составление карты должностных (функциональных) обязанностей
осуществляется по специально разработанным методикам.
При подготовке раздела «Должностные обязанности» могут быть
использованы и иные способы. Как показывает опыт, эффективным является
использование должностных инструкций-методик, т.е. инструкций, в
которых должностные обязанности расписаны «по шагам». Такие
инструкции помогают вновь принятым на работу быстрее освоиться с
принципами работы организации, а молодым работникам — надлежащим
образом исполнять свои должностные обязанности, о которых они знают
только в теории.
4. Взаимоотношения (служебные связи)
Наличие в должностной инструкции данного раздела не является
обязательным — все зависит от кадровой и документационной политики
8
организации. Обычно служебные связи детально расписываются в
положениях о подразделениях, а в должностной инструкции делается
отсылка к соответствующему положению. Например: «Специалист по
кадрам» по вопросам своей деятельности взаимодействует с работниками
других подразделений в порядке, установленном Положением об отделе
кадров.
При определении служебных связей в должностной инструкции следует
быть аккуратным. Особенно это касается должностных инструкций
специалистов и других служащих. Рассмотрим такой пример. Инспектору но
кадрам необходимо получить бланки, бумагу и иные канцелярские
принадлежности. По общей схеме взаимодействия подразделений отдел
кадров обращается в хозяйственный отдел с соответствующей заявкой.
Однако это на уровне подразделений и их руководства. А может ли
специалист сам обратиться к начальнику хозяйственного отдела? Нужно
ли для этого согласование с начальником отдела кадров?
Одно дело хозяйственный отдел, другое дело, например, финансовый
отдел. Может ли специалист отдела кадров по запросу специалиста
финансового отдела предоставить определенную информацию без
согласования с руководителями этих подразделений? Формулировки
служебных связей в должностной инструкции должны быть предельно
четкими и не вызывать таких вопросов.
Как правило, взаимоотношения расписываются по форме: «получает
информацию и документацию — предоставляет информацию и
документацию» или «получение – предоставление», или «входные связи выходные связи» и т.п.
Получение
Предоставление
или:
Допускается изображать служебные связи таблицами. Например:
9
Если раздел разрабатывается в виде таблицы, можно предусмотреть более
сложную, но зато очень эффективную форму, которая наряду с
перечисленными сведениями может содержать сроки, отведенные на
выполнение работ по служебным связям, порядок согласования
определенных действий со своим руководством (если это специалисты или
другие служащие). Наряду с такими формами взаимодействия, как получение
и предоставление (передача) информации и документации, можно указать и
выполнение совместных работ (разработку планов, отчетов и пр.). Например:
Если
в
должностной
инструкции
вместо
перечня
должностных обязанностей
используется
карта
должностных
(функциональных) обязанностей, то служебные связи (взаимоотношения) не
расписываются.
Сложные схемы взаимоотношений (служебных связей) можно оформлять
в виде отдельных приложений.
10

Источник

Текущая версия страницы пока не проверялась опытными участниками и может значительно отличаться от версии, проверенной 13 марта 2013;
проверки требуют 6 правок.

Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.

Должностные инструкции разрабатывает руководитель подразделения для своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Должностные инструкции разрабатывают в соответствии с положением о подразделении. Комплект должностных инструкций охватывает все функции подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Не существует стандарта, регламентирующего содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи с чем каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности. Должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом:

Должностная инструкция — это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности. Участие в обсуждении должностной инструкции дает возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.
Должностная инструкция — основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.).
Должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.
Должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

См. также[править | править исходный текст]

Воинская должность

Примечания[править | править исходный текст]

Литература[править | править исходный текст]

Ссылки[править | править исходный текст]

http://www.aup.ru/docs/d2/

Занятость
Смотрите также:Шаблон:Управленцы
Классификация	Нерегулярная / Неустойчивая • Полный рабочий день • Неполный рабочий день • Самозанятость / Независимый подрядчик • Фрилансер • Временная занятость • Наёмный труд
Приём на работу	Методы • История вопроса • Трудовой договор • Сопроводительное письмо • Консультирование • Собеседование • Обман при приёме на работу • Охота за работой • Испытательный срок • Агент по найму кадров (Биржа труда • Кадровое обеспечение) • Переквалификация • Отношения • Резюме • Неполная занятость • Удалённая работа (Работа на дому)
Роли	Работник • Работодатель • Стажировка • Работа • Постоянная занятость • Полупостоянная занятость • Надсмотрщик • Доброволец
Перерывы в работе	Перерыв • Окончание карьеры • Увольнительная • Академический отпуск • Отпуск • Длительный отпуск • Прогул • Творческий перерыв • По болезни • Вынужденный простой
Учёт	Рабочая неделя • Полная рабочая неделя • Неполная рабочая неделя • Полный рабочий день • Скользящий график • Сверхурочные • Сверхурочные, оплачиваемые дополнительно • Сменная работа • Дистанционное присутствие • Рабочее время
Зарплата	Прожиточный минимум • Максимальная зарплата • Средняя зарплата (Список • Европа) • Минимальная зарплата • Гонорар • Оклад
Трудово-правовые гарантии и выгоды	Ежегодный отпуск • Страхование от нетрудоспособности • Страхование здоровья • Страхование жизни • Декретный отпуск • Отпуск по болезни • Чистый заработок
Безопасность и здоровье	Занятость и эпилепсия • Эргономика • Промышленный шум • Профессиональные заболевания • Предельные концентрации вредных веществ • Профессиональное психологическое здоровье • Производственные травмы • Происшествия на работе (Смерть от несчастных случаев на работе) • Компенсация рабочим • Соотношение работы и отдыха • Рабочий стресс • Производственная санитария
Равенство	Позитивная дискриминация • Равенство женщин при оплате труда
Нарушения	Дискриминация • Должностная инструкция • Внутренний трудовой распорядок • Ценность рабочего места • Трудовое право • Сексуальные притязания на работе • Сон на работе • Запугивание на работе • Грубость на работе • Наблюдение за работой • Теневая занятость
Готовность к работе	Саботаж • итальянсакя стачка • Работа без перспектив продвижения • Удовлетворение от работы • Отказ работать • Отвращение к работе • Рабочая этика (Протестантская трудовая этика • Корпоративная социальная ответственность) • Трудоголизм
Препятствия занятости	Добровольное увольнение • Выживание с работы • Увольнение • Временное увольнение • Несправедливое увольнение • Локаут • Работа в трудные времена • Текучесть кадров • Повышение • Пенсия • Компенсация при увольнении • Безработица (Виды • Преимущества • Статистика • Устранение)

Источник

Многие сотрудники, проработав у одного работодателя не один год, в глаза не видели свою должностную инструкцию. Работодатели в свою очередь тоже не особо напрягаются на этот счет. А как известно, должностная инструкция – один из основных документов трудящихся. Каковы последствия такого игнорирования? Об этом и не только узнаете из статьи.

Как ни странно, но в Трудовом кодексе о должностных инструкциях ничего не сказано. Поэтому можно сделать вывод об отсутствии прямого правового регулирования. Тогда закономерно возникает вопрос: зачем вообще нужна должностная инструкция, если есть трудовой договор и штатное расписание? Поэтому обо всем по порядку.

Организационно-распорядительный документ

Должностная инструкция – это внутренний организационно-распорядительный документ (локальный нормативный акт), который содержит конкретный перечень должностных обязанностей работника с учетом:

а) особенностей организации производства;

б) особенностей труда и управления;

в) особенностей прав и ответственности работника.

Такое определение должностной инструкции дали специалисты Роструда в письме от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1. Она может быть приложением к трудовому договору либо утверждаться как самостоятельный документ.

Должностная инструкция – не формальность, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0).

По общему правилу трудовая функция работника определяется наименованием его должности в штатном расписании и конкретизируется соответствующей должностной инструкцией. В свою очередь трудовой договор нацелен на установление и оформление юридической связи между работником и работодателем. Трудовая функция работника в нем только называется, а конкретизируется в вышеуказанных документах. Чтобы избежать спорных ситуаций с персоналом, желательно в тексте трудового договора сделать ссылку на должностную инструкцию по конкретной должности. Работодатель вправе сам решить: указать в трудовом договоре только название должности либо должность и перечень соответствующих должностных обязанностей.

Таким образом, должностные инструкции и перечисленные в них квалификационные характеристики способствуют:

– правильному подбору и расстановке кадров;

– повышению деловой квалификации персонала;

– рациональному разделению труда;

– созданию действенного механизма разграничения функций, полномочий и ответственности между работниками;

– установлению единых подходов в определении должностных обязанностей и предъявляемых квалификационных требований.

Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям должностных инструкций определяется в процессе аттестации специально создаваемой в организации комиссией.

В письме Роструда от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 обобщены негативные последствия для работодателя отсутствия разработанных и утвержденных должностных инструкций. Так, в отдельных случаях это препятствует работодателю:

– обоснованно отказать в приеме на работу (т. к. именно в инструкции могут содержаться дополнительные требования, связанные с деловыми качествами работника);

– объективно оценить деятельность работника в период испытательного срока;

– распределить трудовые функции между работниками;

– временно перевести работника на другую работу;

– оценить добросовестность и полноту выполнения работником трудовой функции.

Само по себе отсутствие должностных инструкций не нарушает трудовое законодательство и не влечет наступление ответственности, но может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений. Однако следует учитывать, что для некоторых сфер деятельности законом может быть прямо предусмотрено обязательное наличие должностных инструкций (государственная служба, бюджетные учреждения, унитарные предприятия и др.). Так, в пункте 7 статьи 20 Федерального закона от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» сказано, что права и обязанности административно-хозяйственного, инженерно-технического, производственного, учебно-вспомогательного и иного персонала высшего учебного заведения определяются, помимо прочего, должностными инструкциями.

Таким образом, трудовая инспекция при проверке организации вправе затребовать должностные инструкции в двух случаях:

1) если их наличие прямо предусмотрено в законе;

2) если их наличие предусмотрено локальными нормативными актами организации.

Само по себе отсутствие должностной инструкции не является нарушением трудового законодательства и не влечет наступление ответственности, но может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений (необоснованный отказ в приеме на работу, необъективная оценка трудовых показателей, затруднительность принятия кадровых решений и др.).

Как именно будет называться должностная инструкция (как документ), принципиального значения не имеет. Такой вывод можно сделать из письма Роструда от 24 ноября 2008 г. № 6234-ТЗ. Между тем для работников, замещающих определенные должности, целесообразно составлять и утверждать «должностные инструкции», а для профессий рабочих следует использовать термины «рабочая инструкция», «производственная инструкция», «инструкция по профессии».

Согласно «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 6 октября 2000 г.), типовые (примерные) должностные инструкции необходимо хранить постоянно (по месту разработки и утверждения) и три года после замены новыми (в прочих организациях). В свою очередь индивидуальные (персональные) должностные инструкции хранятся в личных делах в течение 75 лет.
Разработка инструкции

Порядок разработки должностной инструкции законом не урегулирован, поэтому работодатель самостоятельно решает, как ее оформить и как вносить в нее изменения (письмо Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников»).

При подготовке должностной инструкции и внесении в нее изменений следует учитывать требования Государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который введен в действие постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Такое требование содержится в письме Роструда от 31 октября 2007 г. № 4412-6 «О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников».

Содержание должностной инструкции разрабатывается, как правило, на основе квалификационных характеристик, которые можно найти в квалификационных справочниках. В качестве примера можно привести Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37) (далее – Справочник должностей) и Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих (раздел «Профессии рабочих, общие для всех отраслей народного хозяйства») (утв. постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС от 31 января 1985 г. № 31/3-30).

По мере развития новых направлений в бизнесе рынок трудовых ресурсов соответствующим образом отвечает предложением специалистов нужного профиля. Поэтому Справочник должностей время от времени дополняется новыми должностями. Так, за последние годы появились квалификационные характеристики для следующих должностей: крупье, корпоративный секретарь акционерного общества, директор по связям с инвесторами, менеджер по связям с инвесторами, начальник отдела по связям с инвесторами, аналитик, инспектор фонда (работа с информационными массивами), специалист по связям с инвесторами, эксперт дорожного хозяйства и др.

Наиболее полный перечень наименований профессий рабочих и должностей служащих (вплоть до самых редких и экзотических) можно найти в Общероссийском классификаторе профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (утв. постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367).

Все должности в Справочнике должностей сгруппированы по видам экономической деятельности. Документ состоит из двух разделов. В первом содержатся общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников различного профиля по трем категориям – руководители, специалисты и служащие (технический персонал). Во втором разделе приведены квалификационные характеристики должностей научных работников, занятых в научно-исследовательских учреждениях, конструкторских, проектных и изыскательских организациях, редакционно-издательских подразделениях.

Постановлением Минтруда России от 9 февраля 2004 г. № 9 утвержден порядок применения Справочника должностей. В пункте 2 разъяснено: относить должность к соответствующей категории следует в зависимости от характера преимущественно выполняемых работ, составляющих содержание труда работника. Характер работы может быть организационно-административным, аналитико-конструктивным, информационно-техническим.

Структуру должностной инструкции можно составить по аналогии со Справочником должностей:

1-й раздел – «Общие положения»;

2-й раздел – «Требования к квалификации»;

3-й раздел – «Должен знать»;

4-й раздел – «Должностные обязанности»;

5-й раздел – «Права»;

6-й раздел – «Ответственность».

В раздел «Должностные обязанности» следует включить перечень основных функций, которые могут быть поручены (полностью или частично) работнику, занимающему данную должность. В раздел «Должен знать» – основные требования в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей. Раздел «Требования к квалификации» определяет уровень необходимой профессиональной подготовки и требуемый стаж работы. Его желательно разработать с учетом Закона РФ от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании».

Имейте в виду: указанный Справочник должностей – своего рода ориентир для работодателя. Документ разработан Институтом труда, утвержден Минтрудом России и носит рекомендательный характер для любых предприятий, учреждений и организаций. Поэтому круг обязанностей работника может быть расширен по сравнению с перечнем, установленным соответствующими квалификационными характеристиками по справочнику для конкретной должности. Таким образом, Справочник должностей не является тем документом, который может подтвердить либо опровергнуть факт вхождения конкретной обязанности в круг служебных (трудовых) обязанностей работника. На то есть должностная инструкция и другие документы (например, доверенность). Эту позицию подтверждает судебная практика (к примеру, постановление ФАС Северо-Западного округа от 6 ноября 2007 г. по делу № А56-33366/2006).

Законодательство не предусматривает каких-либо санкций за нарушение (отход) работодателем требований к квалификации, предусмотренных Единым квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и служащих.

Должностная инструкция составляется, как правило, в двух экземплярах. Работник должен своей подписью подтвердить, что ознакомлен с документом. Один экземпляр по просьбе работника может быть ему вручен. В письме от 9 августа 2007 г. № 3042-6-0 специалисты Роструда настоятельно рекомендуют разрабатывать должностные инструкции «по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании».
«Обязан уволиться. Я ухожу…»

Закон не предъявляет строгих требований к содержанию должностных инструкций, поэтому свобода творчества работодателей по их составлению порой не знает границ. Известны случаи, когда в инструкцию включают положения об обязанности (!) работника уволиться по определенным основаниям, в том числе по собственному желанию. Роструд в письме от 30 ноября 2009 г. № 3520-6-1 «О включении в должностную инструкцию положения об обязанности увольнения по определенным основаниям» изложил свою позицию по данному вопросу.

Специалисты Роструда разъяснили: положение об обязанности увольнения по определенным основаниям (в том числе по собственному желанию) не может включаться в должностную инструкцию, так как не относится к трудовой функции работника. Порядок и условия расторжения трудового договора по инициативе работника (по собственному желанию) определяет статья 80 Трудового кодекса.

Более того: включение вышеприведенных положений в должностную инструкцию может повлечь для работодателя проблемы с законом. Так, при наличии подобной должностной инструкции работнику в суде будет легче доказать, что работодатель вынудил его подать заявление об увольнении по собственному желанию. В любом случае это обстоятельство суд проверит. При этом бремя доказывания лежит на работнике. Позиция работника сильнее еще и потому, что суд при увольнении работника по собственному желанию руководствуется пунктом 22 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17 марта 2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации». Согласно ему, расторжение трудового договора по инициативе работника допустимо в случае, когда подача заявления об увольнении являлась добровольным его волеизъявлением. Поэтому грамотное и ответственное отношение работодателя к разработке должностных инструкций позволит избежать больших сложностей в будущем.

Новые обязанности

При необходимости должностные инструкции следует изменять и дополнять. Это может потребоваться, например, в случае распределения должностных обязанностей между несколькими сотрудниками, а также в результате усовершенствования организации труда, внедрения технических средств, увеличения объема выполняемых работ и т. п. Так, работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, но родственных по содержанию работ и аналогичных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования. Иначе необходимо истребовать письменное согласие работника и, как минимум, оформить дополнительное соглашение к трудовому договору.

Внесение изменений в должностную инструкцию может быть связано с изменением обязательных условий трудового договора. В этом случае должны быть соблюдены требования о заблаговременном письменном уведомлении об этом работника. Согласно части 2 статьи 74 Трудового кодекса, о предстоящих изменениях определенных сторонами условий трудового договора, а также о причинах, вызвавших необходимость таких изменений, работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не позднее чем за два месяца (если иное не предусмотрено кодексом). Только после получения письменного согласия работника на продолжение трудовых отношений в должностную инструкцию можно вносить изменения (дополнения).

В письме от 31 октября 2007 г. № 4412-6 специалисты Роструда дают следующие рекомендации: если инструкция является приложением к трудовому договору, целесообразно вносить одновременно изменения в трудовой договор и должностную инструкцию путем подготовки дополнительного соглашения. Если же должностная инструкция была утверждена как отдельный документ и при этом внесение в нее изменений не влечет за собой необходимость изменения обязательных условий трудового договора, удобнее утвердить должностную инструкцию в новой редакции и под роспись ознакомить с ней работника (второй экземпляр по просьбе работника можно вручить ему).

Должностные инструкции и перечисленные в них квалификационные характеристики способствуют:

– правильному подбору и расстановке кадров;

– повышению деловой квалификации персонала;

– рациональному разделению труда;

– созданию действенного механизма разграничения функций, полномочий и ответственности между работниками;

Несмотря на то что в Трудовом кодексе ни слова не сказано о должностной инструкции, она является важным документом и содержит не только сведения о трудовой функции работника, но и круг должностных обязанностей, пределы ответственности, квалификационные требования к занимаемой должности. Наличие должностной инструкции в интересах как работника, так и работодателя.

В. Бельковец,
редактор-эксперт

Материал предоставлен редакцией журнала «Практическая бухгалтерия»

19.01.38

Для чего нужна должностная инструкция

Должностная инструкция, являясь одним из основных локальных нормативных актов, регулирующих взаимоотношения между работником и работодателем, тем не менее, не удостоилась внимания законодателя. О ней не было упоминания в российском КЗоТе. В Трудовом кодексе РФ она также не названа, но, несомненно, именно ее имеет в виду законодатель в числе «иных локальных актов, непосредственно связанных с трудовой деятельностью работника», обязательных для ознакомления под роспись каждого поступающего на работу (ч. 3 ст. 68 ТК).

Закон не предусматривает обязанности работодателя по разработке и утверждению этого документа. Однако факт обязательного ознакомления с ним работника при приеме на работу, во-первых, свидетельствует о необходимости принятия должностных инструкций по каждой должности, закрепленной штатным расписанием, а, во-вторых, об обязанности работодателя знакомить работника с ней в случаях изменения трудового договора и при временном исполнении обязанностей по другой должности.

Правовая природа и значение должностной инструкции

Должностная инструкция – составная часть документально оформленных трудовых отношений; это документ, лаконично и доступно описывающий все необходимые и достаточные условия исполнения сторонами трудового договора в части использования умения, навыков и опыта работника с наибольшей пользой для каждой из сторон.

Должностные инструкции выполняют организационные, регламентирующие и регулирующие функции. Они призваны содействовать правильному подбору, расстановке и закреплению кадров, повышению их профессиональной квалификации, совершенствованию функционального и технологического разделения труда.

Принятие должностных инструкций способствует достижению различных целей, среди которых можно выделить общие и специальные. К общим относятся рациональное разделение труда, правильный подбор кадров, их расстановка и использование. Среди специальных целей отметим обеспечение объективности при аттестации работника, его поощрении или наложении на него дисциплинарных взысканий.

С помощью должностных инструкций легко проследить «цепочку» ответственности. Почти любая бухгалтерская ошибка, как правило, является следствием неверных действий не только конкретного исполнителя, поскольку одни работники эти действия обеспечивают исходными данными, другие планируют процесс работы и его результаты, третьи увязывают эти действия и ожидаемые результаты с действиями и результатами работы других служб и подразделений. Поэтому в случае совершения дисциплинарного проступка, т.е. неисполнения или ненадлежащего исполнения работником возложенных на него трудовых обязанностей по его вине (ч. 1 ст. 192 ТК РФ), следует, прежде всего, обратиться к тексту инструкции, чтобы выяснить, нарушение каких обязанностей допустил работник и входили ли они вообще в перечень вменяемых ему обязанностей. В случае отсутствия у работника обязанности совершать те или иные действия дисциплинарная ответственность исключается.

Должностные инструкции – необходимое и действенное средство управления персоналом. Их наличие позволяет:

исключить дублирование функций при выполнении определенных видов работ;

обеспечить взаимодействие сотрудников, занимающих разные должности, при решении производственных и управленческих задач;

дать объективную оценку деятельности работника при решении вопроса о соответствии занимаемой должности, присвоении специальных званий и квалификационных разрядов;

обосновать необходимость наложения взысканий при невыполнении или некачественном исполнении работником возложенных на него трудовых обязанностей.
Говоря о правовой природе должностной инструкции, прежде всего отметим такие ее качества, которые непосредственным образом связаны с личностью работника, с защитой его прав и интересов в процессе трудовой деятельности, с его воспитанием в процессе труда.
Итак, во-первых, должностная инструкция – это руководство для самого работника. Она содержит информацию о том, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты его труда. Она предоставляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности.

Во-вторых, должностная инструкция – основа для установления оценки результатов трудовой активности работника и принятия решения о судьбе его трудового договора (повышение по должности, перевод, перемещение, увольнение, зачисление в резерв руководителей, направление на дополнительное обучение и т.п.).

В-третьих, должностная инструкция определяет профессиональный образ работника в соответствии с трудовой функцией, т.е. устанавливает требования для занятия конкретного рабочего места. Конечно, в нее допустимо включать только требования, посвященные деловым качествам работника, т.е. связанные с наличием:

1) профессионально-квалификационных качеств, т.е. установленных централизованными требованиями по определенной профессии, специальности, квалификации или закрепленных работодателем в виде трудовых навыков и умений (владение одним или несколькими иностранными языками, работа на компьютере в качестве персонального пользователя, машинописная скорость и др.);

2) личностных качеств (состояние здоровья, уровень образования, стаж работы, внешний вид, интеллектуальный уровень, черты характера и способности);

3) иных требований (например, наличие гражданства РФ для государственных служащих).
При этом недопустимы ограничения и преимущества, связанные с полом, расой, цветом кожи, национальностью, языком, происхождением, имущественным, семейным, социальным и должностным положением, возрастом, местом жительства, отношением к религии, политическими убеждениями, принадлежностью к общественным объединениям и другими социальными свойствами личности, не имеющими отношения к деловым качествам работника (ст. 3, 64 ТК РФ). Составленная подобным образом должностная инструкция позволит избежать споров в ситуациях, когда на одно рабочее место имеется несколько претендентов. Работодатель вправе выбрать того работника, который в наибольшей степени соответствует требованиям, установленным инструкцией.

В-четвертых, с помощью должностной инструкции можно отказать в трудоустройстве лицам, которые по своим деловым качествам не «вписываются» в ее параметры или были уволены из предыдущей организации по отрицательным мотивам, за нарушения трудовой дисциплины. Таким бывшим работникам, по нормам трудового права, нельзя отказать в приеме на работу при наличии у них должных профессиональных качеств. Но в этих ситуациях инструкция может прийти на помощь работодателю, если в ней заложены такие деловые критерии для занятия должности, которые у нанимающегося отсутствуют.

В-пятых, должностные инструкции используются при определении стоимости рабочей силы, иными словами, при разработке локальных положений об оплате труда. При этом учитываются различные параметры, содержащиеся в инструкции: квалификационный разряд, совмещение профессий (должностей), сложность работ, условия их выполнения, наличие полной материальной ответственности и т.п. В-шестых, в случае индивидуального трудового спора, связанного прежде всего с соответствием работника занимаемой должности, комиссия по трудовым спорам или суд всегда руководствуются данным организационно-правовым документом.

Правовые основы разработки и принятия должностных инструкций

Правовое регулирование должностных инструкций относится к сфере нормотворчества федеральных органов исполнительной власти. Основаниями для разработки должностных инструкций являются два ведомственных акта: Единый тарифно-квалифицированный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС) и Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (КСД).

ЕТКС, утв. Постановлением Госкомтруда СССР и ВЦСПС от 31 января 1985 г. №31/3–30 (в ред. от 17 апреля 2009 г. №199), обычно несколько раз в год подвергается изменениям и дополнениям и представляет собой систематизированный перечень работ и профессий по видам производств. Имеются и общие профессии для всех производств. Значение ЕТКС состоит, во-первых, в том, что с его помощью квалификационной комиссией в пределах сложности работ, имеющихся в организации, устанавливается тарифный разряд работника. Причем присвоение высоких разрядов ограничено их лимитом в организации. Во-вторых, используя ЕТКС, все имеющиеся в организации работы распределяются по соответствующим разрядам.

КСД утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37 (в ред. от 29 апреля 2008 г. №200) и содержит по каждой должности три раздела: «должностные обязанности», «должен знать» и «требования к квалификации». Он необходим для правильного наименования должностей, для определения круга обязанностей руководителей и служащих и для составления должностных инструкций.

Анализ этих двух правовых источников позволяет выделить следующие недостатки:
отсутствие указаний на необходимый уровень образования для занятия отдельных должностей;
недостаточность требований научно-технического прогресса, научной организации труда, а также возрастающих требований к качеству продукции и соответствию международным стандартам;

разряды работ установлены по их сложности, как правило, без учета условий труда.

Эти упущения приводят к тому, что при разработке должностных инструкций часто приходится действовать методом проб и ошибок. Бурное развитие рыночных отношений порождает множество новых профессий, которых нет в справочниках, поэтому на производстве приходится придумывать название должности, требования к ней, квалификационные обязанности и др.

Отрадно, что справочники не навязывают работодателям обязательность своих характеристик по должностям рабочих и служащих. Поэтому в должностных инструкциях, например, ОАО «Автокран» (г. Иваново), как правило, подробно регулируется деятельность работников и указываются возраст работников для занятия отдельных должностей, порядок назначения и освобождения, необходимость знаний правил техники безопасности, охраны труда, промышленной санитарии, пожарной безопасности, подчиненность, обязательность соблюдения трудовой дисциплины, права, обязанности и ответственность работника.

Кроме справочников, содержащих целый комплекс должностных инструкций работников, федеральные органы исполнительной власти принимают единичные нормативные акты по утверждению должностных инструкций отдельных профессий. Например, постановлением Минтруда РФ от 24 декабря 1998 г. №52 утверждена квалификационная характеристика «оценщик интеллектуальной собственности». Таким же образом появились квалификационные характеристики по должностям «транспортный экспедитор» (см. Постановление Минтруда РФ от 22.02.1999 №3), «постановщик трюков», «каскадер» (см. Постановление Минтруда РФ от 17.06.1997 №30) и многим другим. Структура данных должностных инструкций аналогична структуре инструкций, содержащихся в квалификационных справочниках. Их появление обусловлено развитием рынка труда, необходимостью придать некоторым профессиям новые функции.

Кроме того, Федеральная служба по труду и занятости приняла ряд писем рекомендательного характера, посвященных составлению должностных инструкций. Так, в соответствии с Письмом Роструда от 9 августа 2007 г. №3042-6-0 должностные инструкции следует разрабатывать по каждой должности (в том числе вакантной), имеющейся в штатном расписании. В Письме Роструда от 31 октября 2007 г. №4412–6 разъясняется порядок внесения изменений в должностную инструкцию в связи с изменением обязательных условий трудового договора.

Бурное развитие рыночных отношений порождает множество новых профессий, которых нет в справочниках, поэтому на производстве приходится придумывать название должности, требования к ней, квалификационные обязанности и др.

Разрабатывая должностные инструкции, следует учитывать наименования должностей, предусмотренных Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016–94, введенным в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. №367 с 1 января 1996 г. Записи о названии должностей в штатном расписании и трудовых книжках работников должны соответствовать указанным нормативным актам, т.к. от точности их наименования зависит решение вопросов социальной защиты работников в части заработной платы, льгот и компенсаций в связи с условиями труда и пенсионным обеспечением. Если трудовые обязанности работника соответствуют характеристикам работ по двум и более должностям, то наименование должности следует определять по должности с наибольшим удельным весом в объеме выполняемых работ.

Правовые нормы, посвященные должностным инструкциям, могут содержаться и в актах субъектов федерации. Например, Рекомендации по организации и проведению работ по охране труда на предприятиях (в организациях) Ивановской области, утвержденные постановлением главы администрации области от 26 августа 1999 г. №554, указывают на необходимость принятия должностных инструкций, устанавливающих права и функциональные обязанности лиц административно-управленческого и инженерно-технического персонала.

Но главным образом локальная база должностных инструкций находится непосредственно в организациях – например, в таком локальном акте, как стандарт организации (ранее называемом СТП), содержащем структурную схему управления юридическим лицом, взаимосвязь и подчиненность структурных подразделений. Стандарт обычно используется при составлении того раздела инструкции, который касается подчиненности работника, взаимодействия его с работниками других структурных подразделений.
В другом документе – положении о структурном подразделении – определяется та часть инструкции, которая касается ее функционального содержания: видов работ, выполняемых работником, его прав, обязанностей, ответственности и непосредственной подчиненности.
Локальное положение о должностной инструкции или стандарт по ее разработке содержат правила по порядку разработки, согласованию и принятию инструкции, указания на ее реквизиты и структурное подразделение, ответственное за разработку и хранение этих документов.

Унифицированная структура должностной инструкции, согласно ГСДОУ, включает несколько разделов.

В «Общих положениях» устанавливается сфера деятельности работника, порядок его назначения и освобождения, замещение по должности во время его отсутствия, определяются квалификационные требования, его подчиненность определенным должностным лицам и перечень работников, непосредственно ему подчиненных.

Раздел «Функции» регламентирует основные направления деятельности работника.

В разделах «Основные обязанности» и «Права» соответственно перечисляются обязанности работника с учетом задач и функций структурного подразделения и основных направлений его служебной деятельности, а также права, которые позволяют ему самостоятельно решать возложенные на него по должности вопросы.

В разделе «Ответственность» указываются виды ответственности за несвоевременное и некачественное исполнение должностных обязанностей и неиспользование предоставленных прав.

В разделе «Взаимоотношения. Связи по должности» перечисляются должностные лица, с которыми работник вступает в служебные отношения и обменивается информацией, и определяется порядок подписания, согласования и утверждения внутренних документов.

Нередко обязанности, предусмотренные должностной инструкцией, сочетаются с повышенными требованиями, предъявляемыми к руководящим работникам в связи с выполнением ими управленческих функций.

Так, в акционерном обществе «Кранэкс» (г. Иваново) СТП «Организационная система управления предприятием» в число первых локальных нормативных актов включает «Требования к руководителям компании», которые предусматривают, что руководитель:
должен иметь необходимые способности, образование, высокую работоспособность, инициативу и самостоятельность, надежность и исполнительность;

полностью и безоговорочно отвечает за состояние дел на руководимом участке и обязан обеспечивать конечный результат в необходимые сроки;

обязан требовать от подчиненных безусловного выполнения ими своих обязанностей в полном объеме и несет ответственность за их работу; нет ни одной работы подчиненных, за которую не нес бы ответственность руководитель;

должен сочетать высокую требовательность к подчиненным по вопросам производства с заботой и участием в решении проблем работников, обратившихся к нему за помощью по личным вопросам.

Методика разработки должностных инструкций

Должностные инструкции разрабатываются на каждую штатную должность и носят обезличенный характер. Их разработкой или обновлением в крупных организациях обычно занимаются специальные подразделения (как правило, управление персоналом или отдел труда и заработной платы), а в небольших – руководители отделов и служб. Утверждает должностные инструкции руководитель организации единолично. Никакого участия профсоюзов и других представительных органов работников в разработке и утверждении инструкций централизованные нормативные акты не предусматривают, что выгодно отличает этот документ от других локальных актов. Исходной точкой обновления должностных инструкций должен являться перспективный план организации.
Трудовое законодательство не содержит сроков действия должностных инструкций. А вот изменять и дополнять их, на наш взгляд, можно не реже, чем каждые два месяца с учетом правил и процедур, предусмотренных ст. 74 ТК РФ. В числе первых предпосылок для обновления инструкций закон называет изменения организационных или технологических условий труда.

Например, в акционерном обществе «Автокран» действующие должностные инструкции периодически подвергаются существенным изменениям в связи с нововведениями в организации труда и производства, проведением аттестаций работников и рабочих мест.

Подготовительная работа, связанная с обновлением должностных инструкций в обществе, выявила следующие недостатки:

Никакого участия профсоюзов и других представительных органов работников в разработке и утверждении инструкций централизованные нормативные акты не предусматривают

1. В должностных инструкциях поверхностно фиксировалось существующее разделение труда, не учитывались структурные изменения и подчиненность в процессе труда. Поэтому инструкции теряли свое значение как документы, регламентирующие работу управляющих структур различных уровней.

2. Права, обязанности и ответственность, как правило, были не сбалансированы и не согласованы в масштабе организации. Это приводило к тому, что работники нередко выполняли несвойственные им функции, нарушалась система взаимоотношений между руководителями и подчиненными.

3. Должностные инструкции руководителей и специалистов имели чаще всего излишне общий характер, были написаны «под копирку» и тем самым теряли организующее и регулирующее значение.

4. Зафиксированные в инструкциях полномочия и ответственность оказывались при проверке оторванными от тех условий, в которых выполнялись конкретные обязанности.
5. В раздел «Права» нередко вносились обязанности работников, что приводило к ослаблению трудовой дисциплины, т.к. ответственность в случае неисполнения полномочий применять было нельзя.

6. Отсутствовал такой обязательный признак должностной инструкции, как ее индивидуальность относительно рабочего места, в частности не учитывались особенности труда, связанные с режимом рабочего времени, условиями труда, материальной ответственностью и т.п. Нормотворческая работа с локальными документами общества «Автокран» производилась с учетом положения о том, что должностная инструкция должна лежать в основании иерархии локальных нормативных актов организации. Новые должностные инструкции должны были четко обозначить образ работника, его соответствие определенной трудовой функции (должности, специальности, квалификации), т.е. установить требования для занятия конкретного рабочего места (образование, стаж, совмещение профессий, наличие дополнительных деловых навыков и умений), круг обязанностей, полномочия и ответственность. В дальнейшем была построена пирамида, включающая такие локальные акты, как положения о структурных подразделениях, об оплате труда и премировании и др. В результате в акционерном обществе были усилены требования к большинству должностей по сравнению с ведомственными нормативными актами.

Таким образом, должностные инструкции занимают одно из центральных мест в локальном регулировании трудовых отношений. Они являются необходимым и действенным средством управления трудом в организациях, соответствуют защитным и воспитательным началам трудового законодательства.

__________________
Старобинский Э.Е. Менеджер и его время. Управление персоналом 1997; №4: с. 81.
Тишков В.А., Федулов Ф.С. Составление должностных инструкций – возможные подходы с позиций унификации. Менеджмент в России и за рубежом 1998; №7: с. 22.
Государственная система документального обеспечения управления: Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов. М.; 1991. С. 19.

Автор: Геннадий Хныкин, доктор юрид. наук, профессор кафедры трудового права юридического факультета МГУ им. М.В. Ломоносова, Москва.

Дата публикации: 01.04.2010.

http://www.kadrovik.ru/modules.php?op=modload&name=News&file=article&sid=11027&mode=thread&order=0&thold=0

Должностная инструкция

Редактор: Дмитрий Комаров

Документ, в котором прописаны обязанности сотрудника

Зачастую в трудовом договоре указывают лишь название должности и самые общие обязанности, а большинство обязанностей руководитель объясняет сотруднику лично. Это может работать, пока бизнес сталкивается с лояльными и ответственными людьми.

Если сотрудник решит проигнорировать распоряжение начальника и откажется выполнять работу, которой нет в трудовом договоре, бизнес ничего не сможет сделать: ведь нигде такая обязанность не указана.

Чтобы этого не произошло, работодатель может составить должностную инструкцию. Рассказываем, зачем она нужна и как ее оформить.

Должностная инструкция — это не обязательный документ, в трудовом кодексе она не упоминается. Трудовое право рассматривает ее как локальный нормативный акт, который помогает сделать отношения между работником и работодателем более конкретными.

В должностной инструкции указывают, какие у работника есть обязанности, кому он подчиняется, на что имеет право и какую ответственность несет за нарушение трудовой дисциплины.

Наличие такой инструкции выгодно обеим сторонам: работник понимает, что может и чего не может требовать от него работодатель, а работодатель застрахован на случай, если сотрудник решит уклоняться от выполнения должностных обязанностей.

Должностная инструкция может быть индивидуальной и типовой.

Индивидуальная инструкция. В ней пишут имя конкретного работника и обязанности, которые он должен выполнять на рабочем месте. Такая инструкция пригодится, если несколько сотрудников работают на одинаковых должностях, но выполняют разные задачи.

Олег и Денис — рабочие в автомастерской, в трудовых книжках у обоих написано «автомеханик». Но Олег специализируется на шиномонтажных работах, а Денис — на ремонте двигателей и электроники. Олег не может ремонтировать двигатели — не хватает квалификации, а отправлять Дениса менять шины нерационально: его рабочее время стоит дороже.

Чтобы было понятно, кто чем занимается, для каждого из них нужно составить отдельную должностную инструкцию. В таком случае Олега не заставят лезть под капот, а Дениса не уволят, если он откажется переставлять колеса.

Типовая инструкция. Пригодится, если все сотрудники на одной должности взаимозаменяемы и выполняют одни и те же задачи.

На стройке трудятся десять разнорабочих: носят стройматериалы, кабели, штрабят стены и укладывают кирпич. Каждый из них должен уметь делать то же, что и остальные. Для них можно составить типовую инструкцию. Работники будут знать, на что они подписываются, а работодатель сможет отказаться от услуг тех сотрудников, которые не выполняют какой-то из видов работ.

В каких случаях нужна индивидуальная инструкция, а в каких — типовая, решает работодатель.

У должностной инструкции для бизнеса нет строгой формы. Она предусмотрена только для чиновников, военнослужащих и сотрудников госкомпаний.

Чаще всего структура должной инструкции такая:

заголовок;
общие положения;
должностные обязанности;
права;
ответственность;
взаимодействие.

Заголовок. Здесь пишут название организации или фамилию, имя и отчество ИП, дату утверждения инструкции и должность сотрудника, который ее утверждает. Это может сделать ИП, директор компании или любой сотрудник по его приказу.

Общие положения. В этом разделе указывают, кто назначает и увольняет работника, какое у него должно быть образование и опыт, что он должен знать, какие правила трудового распорядка должен соблюдать и кто заменяет его во время отпуска и болезни.

Функции и должностные обязанности. Здесь нужно подробно описать, чем именно сотрудник занимается. Лучше писать конкретно, без общих фраз: кондитер печет торты и делает десерты в соответствии с картами блюд; редактор пишет тексты по тематике, порученной шеф-редактором; офис-менеджер заказывает канцелярские товары и организует рабочие места сотрудников.

Права. Что сотрудник может требовать от других в рамках своих должностных обязанностей. Например, какие канцелярские принадлежности он может попросить у секретаря и какие задачи может ставить людям в других отделах, если непосредственно ему исполнители не подчиняются.

Ответственность. За что работник отвечает: например, своевременный заказ оборудования и комплектующих.

Взаимодействие. К кому и по каким вопросам сотрудник может обращаться и кому он подчиняется. Например, чтобы получить справки, нужно обратиться к помощнику главного бухгалтера, а за разъяснением задач — к руководителю подразделения.

Чтобы утвердить должностную инструкцию, нужны две подписи — работника и работодателя. Так работник соглашается с тем, что будет выполнять прописанные в инструкции обязанности, а работодатель подтверждает, что создаст необходимые условия и не потребует большего.

Часто делают так: на титульной странице в правом верхнем углу ставят гриф «Утверждаю», где подписывается работодатель, а работник подписывается в конце документа. Но это не обязательно: обе стороны могут поставить подписи на последней странице или на каждой странице в должностной инструкции, чтобы никто не мог заменить страницы в документе.

Вместе с юристом мы подготовили для вас несколько шаблонов должностной инструкции. Вы можете скачать универсальный образец или воспользоваться типовой инструкцией:

Должностная инструкция — это документ, в котором детально прописаны все обязанности работника.
Инструкция может быть типовой — для должности, или индивидуальной — для конкретного человека.
Чтобы утвердить должностную инструкцию, ее должны подписать два человека: работник, который будет ее выполнять, и руководитель компании или ИП или уполномоченный ими представитель.
Правильно оформленная должностная инструкция может стать решающим аргументом во время спора в трудовой инспекции или в суде.

Источник

Общие рекомендации по разработке
должностных инструкций

Должностная инструкция – это один из
локальных нормативных актов, принимаемых
работодателем. Согласно статье 8 ТК РФ
работодатели, за исключением работодателей
— физических лиц, не являющихся
индивидуальными предпринимателями,
могут принимать локальные нормативные
акты, содержащие нормы трудового права,
в пределах своей компетенции в соответствии
с трудовым законодательством и иными
нормативными правовыми актами, содержащими
нормы трудового права, коллективными
договорами, соглашениями.

Поэтому практически все работодатели,
за исключением работодателей — физических
лиц, не являющихся индивидуальными
предпринимателями, могут вводить
должностные инструкции для регламентирования
трудовых отношений, а также самостоятельно
устанавливать порядок их разработки,
согласования и утверждения.

При этом нормы локальных нормативных
актов не должны ухудшать положение
работников по сравнению с установленным
трудовым законодательством и иными
нормативными правовыми актами, содержащими
нормы трудового права, коллективным
договором, соглашениями.

Должностные инструкции могут
разрабатываться как на стадии
проектирования организации, бизнеса,
так и в уже функционирующем бизнесе со
сложившимися трудовыми отношениями.
Первое требует метода тщательного
моделирования трудовых процессов
исполнителей. Второе – глубокого анализа
существующих трудовых отношений у
конкретного работодателя. В любом случае
порядок разработки должностных инструкций
предполагает общепринятый алгоритм
действий.

Процесс разработки должностных инструкций
можно представить в виде последовательно
сменяющих друг друга этапов:

Подготовительный этап;
Разработка проекта должностной
инструкции;
Согласование проекта должностной
инструкции;
Утверждение должностной инструкции.

Непосредственной разработке должностных
инструкций в каждом конкретном случае
должна предшествовать определенная
подготовительная работа. На первом
этапе разработки должностных инструкций
необходимо детально изучить все
нормативно-правовые документы,
регламентирующие порядок деятельности
должностных лиц и правила разработки
и хранения организационно-правовых
документов. А также работодатель в
рамках локального нормотворчества
должен определить порядок разработки,
согласования и утверждения должностных
инструкций, для чего необходимо утвердить
Положение о должностной инструкции.

Основные нормативно-правовые акты, с
учетом которых должна разрабатываться
должностная инструкция:

Конституция РФ;
Трудовой кодекс РФ;
«Унифицированная система документации.
Унифицированная система
организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. ГОСТ Р 6.30-2003» (утверждена
Постановлением Госстандарта РФ от 3
марта 2003 года №65-ст «О принятии и
введении в действие государственного
стандарта российской федерации»);
Типовая инструкция по делопроизводству
в федеральных органах исполнительной
власти (утверждена Приказом Минкультуры
РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О типовой
инструкции по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти»);
«Перечень типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности
организаций, с указанием сроков их
хранения» (утвержден Росархивом 6
октября 2000 года);
«Общероссийский классификатор
профессий рабочих, должностей служащих
и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)»,
принят и введен в действие Постановлением
Госстандарта РФ от 26 декабря 1994 года
№367);
«Общероссийский классификатор занятий
ОК 010-93» (утвержден Постановлением
Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года
№298);
«Квалификационный справочник должностей
руководителей, специалистов и других
служащих» (утвержден Постановлением
Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37);
Постановление Минтруда РФ от 9 февраля
2004 года №9 «Об утверждении порядка
применения Единого квалификационного
справочника должностей руководителей,
специалистов и служащих»;
Выпуски Единого тарифно-квалификационного
справочника работ и профессий рабочих
(ЕТКС) по различным отраслям экономики,
утвержденные Минтруда РФ;
Постановление Правительства РФ от 31
октября 2002 года №787 «О порядке утверждения
Единого тарифно-квалификационного
справочника работ и профессий рабочих,
Единого квалификационного справочника
должностей руководителей, специалистов
и служащих»;
Квалификационные требования к работникам
и номенклатуры специальностей,
утверждаемые Министерством здравоохранения
и социального развития Российской
Федерации в сфере, отнесенной к
компетенции Министерства.
Нормативно-правовые акты субъектов
Российской Федерации.
Нормативно-правовые акты органов
местного самоуправления (например,
Решение Омского городского Совета от
23 апреля 1997 года №324 «Об утверждении
Положения о порядке назначения на
должность и освобождения от нее
руководителей муниципальных унитарных
предприятий и учреждений» указывает
на обязанность руководителей муниципальных
унитарных предприятий и учреждений
утверждать должностную инструкцию для
работника, с которым он заключил трудовой
договор).
Локальные нормативно-правовые акты
работодателя:
- Правила внутреннего трудового
  распорядка;
- Коллективный договор (Положение о
  персонале и другое);
- Штатное расписание;
- Положения о структурном подразделении;
- Приказы о разграничении полномочий
  между руководителями организации;
- Положение о должностной инструкции.

Образец Положения о должностной
инструкции.

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель ООО «_______________»

_____________/___________/

«__»___________2011 г.

ПОЛОЖЕНИЕ О ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

ООО «__________________________»

Наименование организации

1. Общие положения.

2. Требования, предъявляемые к содержанию
должностной инструкции.

3. Порядок разработки, согласования,
утверждения и введения в действие
должностной инструкции.

4. Заключительные положения.

1. Общие положения

1.1. Должностная инструкция является
основным организационно-правовым
документом, определяющим задачи, основные
права, обязанности и ответственность
должностного лица (работника) при
осуществлении им трудовой деятельности
согласно занимаемой должности.

1.2. Должностные инструкции разрабатываются
для реализации следующих целей:

рациональное разделение труда;
повышение эффективности управленческого
труда;
создание организационно-правовой
основы трудовой деятельности работников;
регламентация взаимоотношений работника
и работодателя;
обеспечение объективности и обоснованности
при аттестации сотрудника, его поощрении
и при наложении на него дисциплинарного
взыскания;
организация оптимального обучения,
подготовки и повышения квалификации
кадров;
укрепление трудовой дисциплины в
организации;
составления трудовых договоров;
разрешение трудовых споров.

1.3. Должностная инструкция разрабатывается
исходя из задач и функций, возложенных
на конкретного работника, в соответствии
со штатным расписанием, Правилами
внутреннего трудового распорядка, с
соблюдением Конституции Российской
Федерации, Трудового кодекса Российской
Федерации и иными нормативно-правовыми
актами.

1.4. Основой для разработки должностных
инструкций являются квалификационные
характеристики (требования) по должностям
служащих и по профессиям рабочих, которые
утверждены Министерством труда РФ.

1.5. Должностная инструкция составляется
по каждой штатной должности организации
и объявляется работнику под расписку
при заключении трудового договора, а
также при перемещении на другую должность
и при временном исполнении обязанностей
по должности.

2. Требования, предъявляемые к содержанию
должностной инструкции

2.1. В должностной инструкции указывают
наименование организации, конкретной
должности, реквизиты согласования и
утверждения.

2.2. Должностная инструкция состоит из
разделов:

I. Общие положения.

II. Должностные обязанности.

III. Права.

IV. Ответственность.

2.3. В разделе I «Общие положения» указывают:

1) наименование должности;

2) требования, предъявляемые к образованию
и стажу работы должностного лица,
замещающего данную должность
(квалификационные требования);

3) непосредственная подчиненность (кому
непосредственно подчиняется данное
должностное лицо);

4) порядок назначения и освобождения от
должности;

5) наличие и состав подчиненных;

6) порядок замещения (кто замещает данное
должностное лицо во время его отсутствия;
кого замещает данное должностное лицо);

7) возможность совмещения должностей и
функций;

нормативная база его деятельности
(основополагающие нормативные и
организационно-правовые документы, на
основании которых должностное лицо
осуществляет служебную (трудовую)
деятельность и реализует свои полномочия).

В раздел могут быть включены другие
требования и положения, конкретизирующие
и уточняющие статус должностного лица
и условия его деятельности.

2.4. Раздел II «Права» содержит перечень
прав, которыми в пределах своей компетенции
обладает должностное лицо при исполнении
возложенных на него должностных
обязанностей.

В разделе отражаются взаимоотношения
должностного лица с другими структурными
подразделениями организации и должностными
лицами исходя из возложенных на него
должностных обязанностей и полномочий.

Кроме того, в разделе конкретизируют
права должностного лица с учетом
специфики выполняемых должностных
обязанностей.

2.5. Раздел III «Должностные обязанности»
содержит перечень основных функций
должностного лица.

Кроме того, в этом разделе указываются
обязанности должностного лица, возлагаемые
на него в соответствии со сложившейся
в данном структурном подразделении
практикой распределения иных обязанностей,
выполняемых данным подразделением по
решению руководителя организации.

2.6. В разделе IV «Ответственность»
указывают меру ответственности
должностного лица за несоблюдение
требований, установленных должностной
инструкцией, локальными правовыми
актами и трудовым законодательством
РФ.

В раздел могут быть включены другие
пункты, уточняющие и конкретизирующие
ответственность должностного лица.

2.7. Неотъемлемой частью должностной
инструкции является лист ознакомления,
который ведется в организации и служит
доказательством того, что работник
ознакомился с должностной инструкцией.

3. Порядок разработки, согласования,
утверждения и введения в действие
должностной инструкции

3.1. Должностная инструкция разрабатывается
специалистом службы управления
персоналом, либо руководителем
структурного подразделения, либо лицом,
уполномоченным на то руководителем
структурного подразделения. Подписывается
руководителем структурного подразделения
или специалистом-разработчиком.

3.2. Должностная инструкция должна быть
составлена согласно Типовой формы
должностной инструкции (приложение №1
к настоящему Положению) с обязательным
соблюдением реквизитов, указанных в
ней.

3.3. Должностная инструкция должна быть
согласована с правовым отделом
(юрисконсультом) организации.

При необходимости она согласовывается
с другими подразделениями организации
и вышестоящим начальником, курирующим
соответствующее направление деятельности
организации.

3.4 Должностную инструкцию утверждает
руководитель организации.

3.5. Должностная инструкция вступает в
силу с момента ее утверждения руководителем
организации и действует до ее замены
новой должностной инструкцией,
разработанной и утвержденной в
соответствии с Положением.

3.6. Требования должностной инструкции
являются обязательными для работника,
работающего в данной должности, с момента
его ознакомления с инструкцией под
роспись и до перемещения на другую
должность или увольнения из организации,
о чем делается запись в соответствующей
графе листа ознакомления.

3.7. Внесение изменений и дополнений в
действующую должностную инструкцию
производится путем издания приказа
руководителя либо утверждения текста
должностной инструкции в целом с учетом
вносимых изменений и дополнений.

4. Заключительные положения

4.1. Согласованную и утвержденную
должностную инструкцию нумеруют,
шнуруют, заверяют печатью отдела кадров
и хранят в отделе кадров или соответствующем
подразделении в соответствии с
установленным порядком. Срок хранения
должностной инструкции после замены
новой — 3 года.

4.2. Для текущей работы с подлинника
должностной инструкции снимают заверенную
копию, которую выдают должностному
лицу, работающему в данной должности,
и начальнику соответствующего отдела
или структурного подразделения.

Сотрудник расписывается на обеих
ксерокопиях. По решению руководителя
заверенная копия должностной инструкции
может направляться при необходимости
в другие отделы организации.

Настоящее Положение вступает в силу с
момента утверждения его руководителем
ООО «_______________».

Приложение №1

к Положению о должностной инструкции

ООО «_________________»

от « ___» ___________ 2011 г.

ТИПОВАЯ ФОРМА

ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ

ООО «__________________»

Наименование организации

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

______________________________

(Наименование должности и структурного
подразделения)

00.00.0000 г. №____

УТВЕРЖДАЮ

Руководитель ООО «____________»

_____________/___________/

«__»___________200_ г.

I. Общие положения.

II. Права.

III. Должностные обязанности.

IV. Ответственность.

Настоящая Инструкция разработана
___________________________________________________

Должность, наименование структурного
подразделения

___________ /______________________/

подпись, Ф.И.О.

00.00.0000 г.

СОГЛАСОВАНО

Начальник юридического отдела

ООО «______________________»

___________ /______________________/

подпись, Ф.И.О.

00.00.0000 г.

С инструкцией ознакомлен

___________/__________________/

подпись, Ф.И.О.

00.00.0000 г.

Внесение изменений в должностные
инструкции.

Чтобы должностные инструкции не стали
бесполезными бумагами, они должны быть
динамичными, оперативно отражающими
структурно-организационные, производственные
и иные изменения. Поэтому особое внимание
следует уделять их своевременному
обновлению. Такой подход делает
должностные инструкции актуальными
документами, содержание которых
соответствует условиям, задачам и
потребностям управления.

Как часто надо менять текст должностной
инструкции? В этом вопросе возможна
крайность: некоторые кадровые работники,
проявляя излишнее усердие, обновляют
должностные инструкции ежегодно. Это
не всегда оправдано. Внесение изменений
в должностные инструкции необходимо,
например, в следующих случаях:

при изменении должностных правомочий
и обязанностей;
при переводе на другую должность
(работу) у того же работодателя;
при возложении на работника наряду с
его основными должностными обязанностями
дополнительной работы по другой или
такой же профессии (должности);
при реорганизации юридического лица;
при изменении штатного расписания
(сокращении штатов, введении новой
штатной единицы);
при изменении наименования организации
(или внесения иных изменений в
учредительные документы) или структурного
подразделения;
при изменении фамилии (или инициалов)
работника, если инструкция была
индивидуальной (персональной) и др.