Учет спецодежды в 1с erp пошаговая инструкция

• 

  Головаш Лидия
  Специалист отдела сопровождения 1С

В этой статье я расскажу, как учитывать спецодежду в 1С:ERP и при необходимости списывать ее.

Сперва мы должны приобрести спецодежду (см. Рис.1)

Рис. 1 Приобретение спецодежды в 1С:ERP

Проводки в 1С появляются после проведения и отражения документа. Счет учета по спецодежде устанавливается в карточке номенклатуры в Группе финансового учета (см. Рис.2,3).

Рис. 2 Настройка счетов в карточке номенклатуры в 1С:ERP

Рис. 3 Проводки в документе Приобретение товаров и услуг в 1С:ERP

На основании документа «Приобретение товаров и услуг» формируем документ «Передача в эксплуатацию» (см. Рис.4). Создать документ можно также через рабочее место «Склад и доставка» (см. Рис.5).

Рис. 4 Рабочее место «Склад и доставка»

Рис. 5 Создаем документ передачи спецодежды через рабочее место «Склад и доставка»

При проведении документа на закладке «Товары» указываем (см. Рис. 6):

• Спецодежду;

• категорию эксплуатации — условия погашения,списания в БУ, НУ спецодежды; (см. Рис. 7);

•  количество;

• физическое лицо (кому передаем спецодежду);

• статью списания — по какому счету будет проходить погашение или списание спецодежды (см. Рис. 8).

Рис. 6 Документ передачи в эксплуатацию 1С:ERP

При создании условий для учета спецодежды я указала в БУ и НУ порядок погашения — «По сроку эксплуатации» со сроком 3 месяца.

Рис. 7 Создание Категории эксплуатации «Учет спецодежды» в документе Передача в эксплуатацию 1С:ERP

При создании статьи списания «Погашение спецодежды 26 счет» в настройках регламентированного учета я указала 26 счет.

Рис.8 Настройка статьи для списания расходов по погашению спецодежды 1С:ERP

После настройки всех операций в документе «Передача в эксплуатацию» отражения и проведения документа смотрим проводки (см. Рис. 9).

Рис. 9 Проводки в документе Передача в эксплуатацию в 1С:ERP

Со следующего месяца наша спецодежда будет списываться на счет 26 согласно заданному условию (3 месяца). В апреле на счете 26 будет сумма 5833,33 (17500/3). Погашение спецодежды можно отразить в документе «Закрытие месяца» (см. Рис. 10,11).

Рис. 10 Погашение спецодежды в закрытии месяца 1С:ERP

Рис. 11 Проводки в документе Погашение стоимости ТМЦ в 1С:ERP

Отчеты по движению ТМЦ (спецодежды) можем посмотреть в отчетах (см. Рис. 12).

Рис. 12 Отчет по ТМЦ в эксплуатации в 1С:ERP

В случае, если спецодежду списываем в момент ее приобретения (без погашения по сроку использования), в категории эксплуатации указываем: (см. Рис. 13)

Рис. 13 Создание Категории эксплуатации «Учет спецодежды» в документе Передача в эксплуатацию 1С:ERP

После проведения документа видим, что в проводках появился 26 счет. И вся сумма сразу списывается (см. Рис. 14).

Рис. 14 Проводки в документе Передача в эксплуатацию в 1С:ERP

Таким образом, мы можем списать спецодежду на расходы в момент ее выдачи. Или списывать ее в течении указанного в категории эксплуатации срока.

Надеюсь, что данная статья была вам полезна!

Рекомендую также прочитать статью «Выдача СИЗ без нарушений».

____________________________________

Автор статьи: специалист отдела сопровождения Головаш Лидия Сергеевна. Дата обновления статьи 10.06.2020 г.

Подпишитесь на нашу рассылку
и получите еще больше статей от экспертов по 1С!

Время на прочтение
5 мин

Количество просмотров 7.6K

Сегментом особого внимания особенно в крупных производственных и промышленных организациях является учет спецодежды и спецоснастки с необходимостью оперативного получения информации об их наличии и состоянии, не только в суммовом, но и в количественном выражении. 

Беря во внимание количество подразделений и входящих в них сотрудников, производство или закупка спецодежды составляют немалую статью расходов. Соответственно, некорректный учет негативно сказывается на финансовом состоянии компании.

В типовом функционале ERP существует ряд ограничений:

• Отсутствуют инструменты по инвентаризации ТМЦ в эксплуатации, что для крупных компаний является обязательной процедурой. 

В системе в принципе нет возможности сформировать документы для проведения инвентаризации ТМЦ в эксплуатации. Из-за этого бухгалтеру приходится формировать ведомости в xls, из-за чего растет вероятность ошибок, а также  увеличивается время на подготовку необходимой информации. 

• Нет единого отчета, который бы аккумулировал в себе все сводные данные по учету спецодежды. 

Количественные и суммовые данные разбросаны по нескольким отчетам. Например, чтобы получить информацию о количестве и стоимости ТМЦ в эксплуатации, нужно сформировать ОСВ (оборотно-сальдовую ведомость) по счету и типовой отчет «ТМЦ в эксплуатации», а затем сопоставить данные отчета в единый. При больших объемах данных такой процесс, естественно, усложняет работу пользователям и влияет на рост количества ошибок.

Кроме того, в типовом отчете «ТМЦ в эксплуатации» не отражаются те ТМЦ, по которым срок службы закончился, но сам ТМЦ еще не списан, что в свою очередь влияет на полноту отражения данных по учету.

• Не отражается движение спецодежды по счетам МЦ и 10.11 в рамках одного месяца, если она была передана в эксплуатацию в этом же месяце. 

В ведении учета есть своя специфика. Представим, что в апреле была передана в эксплуатацию спецодежда. Работник несколько дней ей попользовался и передал другому. Либо другая часто встречающаяся ситуация — в одежде обнаружился брак и ее нужно было списать. И все это произошло в рамках одного месяца. 

Ограничение типового функционала 1С:ERP заключается в данном случае в том, что по счетам МЦ и 10.11 не будет отображаться движение спецодежды в том же месяце, в котором произошла передача и было сделано списание или перемещение.  Пользователи не смогут получить полные сведения по эксплуатации одежды в апреле, в котором она и была передана, данные будут отображены только в мае. Такой формат противоречит полноте отображения данных. 

• Расчет остаточной стоимости ТМЦ, стоимость которых была погашена при передаче в эксплуатацию.

Помимо недостающей информации для корректного учета многие компании сталкиваются с необходимостью определения остаточной стоимости, которая возникает при списании ТМЦ из эксплуатации при реализации или другим причинам. 

Сейчас в типовой системе 1С:ERP вся спецодежда и спецоснастка (согласно ФСБУ 5), которая передается в эксплуатацию, списывается на расходы сразу, независимо от срока службы. Проблема заключается в том, что при полном списании, когда не учитывается реальный срок службы спецодежды (в учете 2021 в системе не заложены такие документы), нельзя автоматически рассчитать остаточную стоимость, которая важна для формирования возврата средств за спецодежду и финансового результата при реализации. 

Может ли автоматизация процессов в 1С решить насущные проблемы учета?

В нашей работе мы сталкиваемся с абсолютно разными отраслями, масштабами организаций, отношением сотрудников к внедрению новых механизмов и правил. Но 90% компаний схожи в двух моментах: бухгалтерии нужны максимальное удобство и экономия времени при аврале задач, а руководству — полная и прозрачная финансовая картина по процессам производства и контроль состояния активов.

Рассматривая данные цели в разрезе учета спецодежды в 1С:ERP, для их достижения необходима автоматизация учета ТМЦ. Для решения вопроса оперативности, полноты и достоверности данных о ТМЦ в эксплуатации был разработан отчет «ТМЦ в эксплуатации» на базе типового отчета 1С:ERP.

Данный отчет позволяет:

• увидеть суммовые и количественные показатели в одном отчете, в разрезе всей необходимой аналитики;

• работать без  ограничений по отражению ТМЦ, срок службы у которых закончился. В отчете отражаются все ТМЦ, числящиеся в учете, но с помощью настроек пользователь может сам установить отбор, показывать ему такие ТМЦ или нет;

• увидеть суммовые показатели по перемещениям и списаниям ТМЦ в том периоде, в котором они отражены по документам, независимо от даты передачи их в эксплуатацию;

• работать с полной детализацией до первичного документа, что позволяет открывать документы сразу из отчёта и вносить в него при необходимости корректировки.

Важный момент: отчет подключается к 1С как внешний инструмент и не рушит текущие процессы системы, в которой работает компания.

Разбираемся с инвентаризацией

Чуть выше мы говорили о том, что 1С:ERP в принципе нет документов по инвентаризации. Но данный процесс нельзя обходить стороной. Удачной альтернативой ручному труду будет является проведение доработки самой системы 1С, учитывая нюансы самой компании, так как тут все индивидуально. 

В нашей практики в рамках процесса автоматизации учета была доработана система, где мы создали документы, которые отражают инвентаризацию, что облегчило ввод данных и исключило ошибки, которые появляются при ручном вмешательстве.

Документ «Инвентаризационная ведомость для ТМЦ в эксплуатации» заполняется автоматически по данным забалансового счета МЦ по сумме и количеству с учетом данных оперативного контура, что позволяет получать актуальные данные после проведения документов перемещения и списания, независимо от формирования проводок в БУ. При этом в документе есть возможность формирования печатных форм ИНВ-3 и ИНВЕ-19.

Автоматическое заполнение реквизитов в документах по учету ТМЦ в эксплуатации

В рамках разработки отчета были доработаны механизмы, позволяющие автоматизировать:

• заполнение стоимости ТМЦ при возврате из эксплуатации, если на момент возврата не вышел срок службы или в принципе есть остаточная стоимость на счете 10.11;

• заполнение реквизитов “Физическое лицо получатель” при перемещении.

Разумеется, можно рассматривать альтернативные решения автоматизации. Например, если компания будет формировать оборотку, а затем загружать заполненный excel-файл в свою систему. Но учитывая объемы работ, с уверенностью можно сказать, что такой способ повлияет на рост количества ошибок. 

В данном случае автоматизация учета ТМЦ станет действенным методом, который убережет компанию от ошибок, влияющих на финансовое состояние организации, а также поможет оперативно принимать взвешенные управленческие решения, основанные на корректной и актуальной информации по учету спецодежды и спецоснастки.

Если у вас появятся вопросы — оставляйте заявку, мы подробно проконсультируем по функционалу!

Содержание:

1.       Списание спецодежды в 1С

2.       Настройка системы распределения затрат 

1.      Списание спецодежды в 1С

Отработаем следующий кейс: необходимо закупить спецодежду, передать все закупленное количество в производственное подразделение «Цех №1» в 1С:ERP Управление предприятием 2.4. Списание на себестоимость продукции (Цеха №1) производится в течении 12 месяцев (начиная с месяца передачи в эксплуатацию).

В данном кейсе основной интерес представляет требование списания расходов будущих периодов на 12 месяцев. Для этого используем механизм списания РБП (расходы будущих периодов).

Чтобы не запутаться в статьях сначала просто создадим основную статью распределения спецодежды, сделаем это из раздела «Финансовый результат и контроллинг».

Рис. 1 Создание статьи расходов в 1С 8 ERP

Назовем новую статью расходов «Спецодежда», как раз по данной статье будет происходить распределение расходов на себестоимость каждый месяц, и она нам пригодится чуть позже.

Тип расходов – производственные; отражаем на производственных затратах, распределяем по партиям по правилу по материальным затратам (распределение общепроизводственных) в подразделении расхода в системе 1С:ERP.

В этой же статье создаем статью калькуляции с типом затрат «Материальные».

Рис. 2 Создание статьи калькуляции в 1С 8 ERP

На закладке «Регламентированный учет» снимем галку «Принимается к учету по налогу на прибыль» и укажем 25 счет учета.

Рис. 3 Настройка статьи расходов Спецодежда в 1С 8 ERP

Статья расходов «Спецодежда» готова.

Закупаем спецодежду у поставщика.

Рис. 4 Закупка спецодежды в 1С 8 ERP

Затем передаем ее в эксплуатацию документом передача в эксплуатацию спецодежды, который можно создать на основании документа поступления. Подразделение затрат – Цех№1.

Рис. 5 Передача в эксплуатацию спецодежды в 1С 8 ERP

Если в закупке присутствуют ТМЦ, которые в эксплуатацию передавать не нужно, это не должно Вас смущать – строчки с лишними товарами можно просто удалить из табличной части документа передачи в эксплуатацию.  

2.      Настройка системы распределения затрат

Можно приступить к настройке системы распределения затрат 1С:ERP 8. Создаем категорию эксплуатации.

Рис. 6 Создание категории эксплуатации в 1С 8 ERP

Здесь можно настроить порядок погашения в бухгалтерском и налоговом учете, укажем – «по сроку эксплуатации 12 месяцев». Таким образом система 1С:ERP будет автоматически списывать одну двенадцатую стоимости на производственные расходы.

Дальше идет статья. Эта статья будет запускать механизм списания РБП, создаём её копированием статьи «Спецодежда» и не забываем сразу переименовать – назовем «Спецодежда РБП».

Рис. 7 Механизм списания РБП в 1С 8 ERP

Тут поля оставляем как в «Спецодежде», только отражение в управленческом учете выбираем «Отнести к расходам будущих периодов» и создаем правило для расходов будущих периодов учреждения.

Рис. 8 Спецодежда РБП в 1С 8 ERP

Правило лаконично назовем – «РБП». Вот как раз в этом правиле и прописываем условия нашего кейса. Распределяем на 12 месяцев, начиная с даты возникновения расхода, на производственный цех№1 и по требуемой статье расходов. Вот только здесь наконец и выбираем нашу статью расходов «Спецодежда», которая была создана вначале.

Рис. 9 Правило распределения РБП в 1С 8 ERP

Записываем и закрываем правило, проверяем статью «Спецодежда РБП». Важно обратить внимание на статью калькуляции, и, если она не заполнена тут, значит необходимо проверить ее в статье расходов «Спецодежда».

Записываем и закрываем статью «Спецодежда РБП».

Рис. 10 Статья расходов Спецодежда РБП в 1С 8 ERP

Проверяем, записываем и закрываем категорию эксплуатации.

Рис. 11 Категория эксплуатации в 1С 8 ERP

В документе осталось заполнить количество списываемого материала и МОЛ, который будет отвечать за состояние спецодежды при списании в 1С:ERP 2.4.

Обратите внимание, статья списания в документе подтянется автоматически из категории эксплуатации.

Рис. 12 Передача в эксплуатацию в 1С 8 ERP

Далее делаем техническое закрытие месяца, оно закончится ошибкой. Будет требовать распределить расходы будущих периодов.

Рис. 13 Ошибка распределения РБП в 1С 8 ERP

Это нам как раз и нужно. Теперь система 1С:ERP сформировала потребность распределения РБП, что мы увидим в рабочем месте «Распределение РБП» на закладке «К распределению».

Рис. 14 Распределение РБП в 1С 8 ERP

Нажимаем кнопку «Распределить расходы», система создала документ «Распределение РБП».

На закладке «Основное» заполняем период (остальное заполнилось автоматически), аналитика –необязательна, несмотря на красные точки.

Рис. 15 Период распределения РБП в 1С 8 ERP

На закладке «Распределение по месяцам» нажимаем «Распределить расходы», система заполнит расходы по месяцам. Проводим и закрываем документ.

Рис. 16 Распределение расходов будущих периодов в 1С 8 ERP

Запускаем снова регламентные операции. Теперь закрытие месяца пройдет без ошибок.

Проверить результат можем отчетами

ТМЦ в эксплуатации – здесь видим информации, переданной в эксплуатацию спецодежде.

Рис. 17 ТМЦ в эксплуатации в 1С 8 ERP

Второй отчет – Производственные затраты. Каждый месяц в Цехе№1 до конца ноября 2021 года будут формироваться затраты по статье расходов «Спецодежда».

Рис. 18 Производственные затраты в 1С 8 ERP

Специалист компании «Кодерлайн»

Дмитрий Доронов

31.05.2016

Учет спецодежды «1С:ERP Управление предприятием 2.0»

    В этой инструкции рассматривается учет покупки и передачи в эксплуатацию спецодежды в конфигурации «1С:ERPУправление предприятием 2.0» (функционал начиная с версии 2.0.9.42)

    Для начала в справочнике «Номенклатура» создадим соответствующую группу.

    Создадим соответствующий вид номенклатуры.

    Создаем и указываем группу финансового учета «Спецодежда» на вкладке «Значения по умолчанию».

    Создадим номенклатуру в группе «Спецодежда» с данным видом номенклатуры.

    Зададим порядок отражения номенклатуры в регламентированном учете.

    И создадим документ «Поступление товаров и услуг».

    В результате отражения в регламентированном учете получим следующие проводки:

    Для передачи в эксплуатацию необходимо создать запись справочника«Категории эксплуатации»,

    указав статью расходов

с соответствующей статьей калькуляции «Спецодежда».

    Настраиваем соответствующие счета учета для отражения в регламентированном учете на вкладке ТМЦ в эксплуатации.

    И на вкладке расходы для созданной статьи расходов

    Теперь создадим документ «Внутреннее потребление» в разделе Склад с видом «Передача в эксплуатацию», возможно создание на основе документа «Поступление товаров и услуг».

    Заполнив все реквизиты, проведем и отразим в регламентированном учете и получим следующие проводки, согласно ранее заданным нами параметрам.

    В панели ссылок можем просмотреть отчет «ТМЦ в эксплуатации» с отбором по нашему документу.

    Для возврата спецодежды из эксплуатации необходимо оформить документ «Прочее оприходование товаров» с видом операции «Возврат из эксплуатации»,

где можем изменить качество возвращаемого товара.

    Отчет об остатках и оборотах можно просмотреть в отчете ТМЦ в эксплуатации.

Автор инструкции:  Бачаева Юлия Сергеевна

Автор статьи: Бурцева В.Ю. ООО «ИТ Бизнеспроект»

В системе 1С ERP при учете в эксплуатации инвентаря, спецодежды, спецоснастки и прочих хозяйственных принадлежностей их группируют по некоторым общим признакам эксплуатации. Для обозначения групп используются «Категории эксплуатации».

Для отражения хозяйственной операции передачи в эксплуатацию в 1С ERP служит документ «Передача в эксплуатацию». В этом документе номенклатуре присваивается категория эксплуатации, инвентарный номер (при необходимости) , подразделение и физическое лицо, которому передается номенклатура.

Для перемещения материала в эксплуатации в 1С ERP используется документ «Перемещение в эксплуатации».

Для получения информации о движении и конечном остатке ТМЦ в эксплуатации в 1С ERP служит отчет «ТМЦ в эксплуатации»

Для списания ТМЦ, находящихся в эксплуатации 1С ERP служит документ «Списание из эксплуатации».

При заполнении документа можно пользоваться фильтром, в котором  помимо прочих реквизитов фильтра есть срок эксплуатации.

Для возврата из эксплуатации на склад 1С ERP используем документ «Возврат из эксплуатации».

Для целей бухгалтерского учета ТМЦ в эксплуатации в 1С ERP предусмотрены три субсчета 10 счета.

Так же – имеется три забалансовых счета.

Отчеты для учета МПЗ в эксплуатации

1.  Движение инвентарных номеров удобно смотреть с помощью бухгалтерского отчета «Анализ счета» по счетам МЦ.03, МЦ.04.

1. Остатки по инвентарным номерам и информацию по МПЗ в эксплуатации можно получить с помощью отчета «ТМЦ в эксплуатации.
2. Для получения информации об остатках и оборотах по ТМЦ в эксплуатации удобно использовать оборотно-сальдовую ведомость по забалансовому счету МЦ04 (инвентарь и хозяйственные принадлежности). По данному счету ведется количественный и суммовой учет ТМЦ в эксплуатации. Используется первоначальная стоимость ТМЦ, в то время, как на счете 10.11.3 — остаточная стоимость ТМЦ. Отчет в 1С ERP можно гибко подстраивать, включая нужные поля в режиме предприятия.

Оборотно-сальдовая ведомость ERP МЦ.04 по инвентарным номерам.

1. Счет МЦ.03 (Спецоснастка в эксплуатации) аналогичен счету МЦ.04 с той разницей, что в данном счете отсутствует аналитика по Работникам организации. Он больше подойдет для учета ТМЦ, которые не выданы на руки конкретному сотруднику, а расположены на стенде. Так же можно вести учет как по инвентарным номерам, так и без них. Например, можно поместить на стенд какие-то ТМЦ с ИН, а какие то без них и увидеть это в одном отчете.

Оборотно-сальдовая ведомость ERP МЦ.03 по дополнительной аналитике