|
407. |
Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда): |
(1) При вредных и опасных условиях труда — 50/75 лет |
|
|
а) по месту проведения; |
45 лет (1) |
||
|
б) в других организациях |
5 лет |
||
|
408. |
Сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) |
5 лет (1) |
(1) После истечения срока действия сертификата |
|
409. |
Документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда |
5 лет |
|
|
410. |
Перечни работ с вредными, опасными условиями труда, при выполнении которых запрещается применение труда лиц, не достигших 18-летнего возраста, женщин: |
||
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
||
|
411. |
Перечни вредных, опасных производственных факторов и работ, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования): |
||
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
||
|
412. |
Документы (порядки, рекомендации, психофизиологические требования) о диагностике (экспертизе) профессиональной пригодности работников: |
||
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
||
|
413. |
Протоколы, заключения психофизиологических обследований работников |
50/75 лет |
|
|
414. |
Списки работающих на производстве с вредными, опасными условиями труда |
50/75 лет |
|
|
415. |
Наряды-допуски на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ |
1 год (1) (2) |
(1) После закрытия наряда-допуска (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет |
|
416. |
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов; на выполнение особо опасных и вредных работ |
1 год (1) (2) |
(1) После закрытия нарядов-допусков (2) При производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве — 45 лет |
|
417. |
Гигиенические требования к условиям труда инвалидов: |
||
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
До замены новыми |
||
|
418. |
Документы (заключения, справки, сведения) о причинах заболеваемости работников организаций |
5 лет ЭПК |
|
|
419. |
Документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профессиональных заболеваний |
50/75 лет |
|
|
420. |
Договоры добровольного страхования работников от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний |
5 лет (1) |
(1) После истечения срока действия договора; после прекращения обязательств по договору |
|
421. |
Документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда |
5 лет |
|
|
422. |
Протоколы результатов обучения по охране труда |
5 лет |
|
|
423. |
Журналы, книги учета: |
||
|
а) инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте); |
45 лет |
||
|
б) профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда |
5 лет |
||
|
424. |
Книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий |
45 лет |
|
|
425. |
Документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов инструктажа по охране труда) о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве: |
(1) Связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами — Постоянно |
|
|
а) по месту составления; |
45 лет (1) |
||
|
б) в других организациях |
5 лет |
||
|
426. |
Нормы обеспечения средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием: |
(1) После замены новыми |
|
|
а) по месту утверждения; |
Постоянно |
||
|
б) в других организациях |
3 года (1) |
||
|
427. |
Документы (докладные записки, акты, заключения, переписка) об обеспечении рабочих и служащих средствами индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием |
3 года (1) |
(1) При отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда акты, заключения — 50/75 лет |
|
428. |
Списки (ведомости) на выдачу средств индивидуальной защиты, смывающими и обезвреживающими средствами, молоком и другими равноценными пищевыми продуктами, лечебно-профилактическим питанием |
1 год |
|
|
429. |
Документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств |
5 лет ЭПК |
|
|
430. |
Переписка по вопросам охраны труда |
5 лет |
С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива от 20.12.2019 № 236, который утвердил Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения. Среди прочего, он установил новые сроки хранения документов по охране труда. В этой статье приводим их все в таблице.
Какие изменения учесть
Новые обязательные сроки хранения различных документов, связанных с охраной труда, с 18.02.2020 определяет п. 7.3 раздела II упомянутого приказа Росархива. И вот основные нововведения:
- документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда теперь нужно хранить 5 лет, а не постоянно;
- для отдельных видов документов установили специальный срок хранения: так, журналы, книги учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) надо хранить 45 лет.
|
Журнал инструктажа по охране труда (п. 423) Обратите внимание, вводный и на рабочем месте |
45 лет |
|
Результаты СОУТ (п.407) |
45 лет (при вредных и опасных условиях труда – 50/75 лет) |
|
Сведения о причинах профзаболеваний сотрудников предприятия |
5 лет ЭПК |
|
Наряды-допуски на выполнение опасных работ |
после закрытия НД 1 год, если была получена травма, произошла авария или НС – 45 лет |
|
Списки работающих в условиях, опасных для жизни и здоровья |
75 лет, если закончены до 01.01.2003 и 50 лет во всех остальных случаях |
|
Документы о прохождении обучению по охране труда |
5 лет |
|
Переписка по вопросам охраны труда (служебные, докладные записки и так далее) |
от 3 до 5 лет |
|
Заключения к договорам |
5 лет |
Сроки хранения документов по охране труда, введенные в действие в 2020 году и указанные в приказе Росархива – это не рекомендации, а обязательные к исполнению требования. Основная угроза неисполнения заключается не в штрафе, а в аннулировании мероприятий, указанных в преждевременно списанном документе.
Каневской ЦЗН
18.02.2020
Определены сроки хранения документов по охране труда
Росархивом утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.
Документы по вопросам охраны труда содержатся в разделе 7.3 Перечня. Всего в данный раздел вошли 24 позиции.
Так, например, согласно Перечню должны соблюдаться следующие сроки хранения документов:
1) отчеты по проведению спецоценки условий труда (СОУТ) и документы к ним:
- по месту проведения — 45 лет, однако при наличии вредных и опасных условий труда срок хранения составляет 50 лет (если документы закончены после 1 января 2003 года) и 75 лет (если документы закончены до 1 января 2003 года);
- в других организациях — 5 лет;
2) сертификаты соответствия работ по охране труда (сертификаты безопасности) — в течение 5 лет после истечения срока действия сертификата;
3) документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда — 5 лет;
4) списки работающих на производстве с вредными и опасными условиями труда:
- 50 лет — если документы закончены после 1 января 2003 года;
- 75 лет — если документы закончены до 1 января 2003 года;
5) наряды-допуски и журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ в местах действия вредных и опасных производственных факторов и на выполнение особо опасных и вредных работ:
- в течение 1 года после закрытия наряда-допуска;
- при наличии производственных травм, аварий и несчастных случаев на производстве — 45 лет;
6) документы (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) о расследовании и учете профзаболеваний:
- 50 лет — если документы закончены после 1 января 2003 года;
- 75 лет — если документы закончены до 1 января 2003 года;
7) документы (программы, списки, переписка) об обучении работников по охране труда — 5 лет;
протоколы результатов обучения по охране труда — 5 лет;
9) журналы и книги учета:
- инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) — 45 лет;
- профилактических работ по охране труда, проверки знаний по охране труда — 5 лет;
10) книги, журналы регистрации, базы данных несчастных случаев на производстве, учета аварий — 45 лет;
11) документы (акты, доклады, справки, заключения, переписка) о соответствии (несоответствии) санитарно-эпидемиологическим и гигиеническим требованиям условий деятельности, территорий, зданий, строений, сооружений, помещений, оборудования, транспортных средств — 5 лет ЭПК (срок хранения с отметкой «ЭПК» означает, что указанные документы после истечения срока хранения могут быть отобраны на постоянное хранение);
12) переписка по вопросам охраны труда — 5 лет.
Не пропустить утверждение важных документов поможет новостная лента в системе «Техэксперт: Охрана труда».
Как изменится ФЗ «О промышленной безопасности»?
В середине 2019 года был подготовлен проект нового ФЗ «О промышленной безопасности». Согласно плану нормотворческой деятельности, опубликованному на официальном сайте ведомства, Ростехнадзор планирует представить проект в Правительство до конца февраля текущего года.
Проектом предполагается кардинально пересмотреть требования законодательства в области промышленной безопасности, особенно в части тех требований, которые в настоящее время утратили свою актуальность и существенно затрудняют ведение предпринимательской деятельности.
Проект предполагает ряд важных изменений, среди которых:
- введение новой модели государственного регулирования в области промышленной безопасности;
- новые формы контроля: дистанционный контроль и аудит промышленной безопасности, проверки объектов без взаимодействия с организациями;
- обновление подхода к порядку продления срока эксплуатации ЗС и ТУ;
- и т.д.
Заранее изучить и подготовиться к изменениям в основном законе в сфере промышленной безопасности поможет система «Техэксперт: Промышленная безопасность».
Прямо в тексте действующей редакции документа доступен уникальный сравнительный анализ, разработанный экспертом:
В материале вас ждет:
- подробный обзор нововведений;
- наглядная сравнительная таблица изменений.
Вам не нужно тратить драгоценное время на изучение планируемых изменений, наши эксперты сделали это за вас!
18 февраля вступил в силу новый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденный Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236 (далее – Перечень 2019).
Ранее действовавший Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкульта от 25.08.2010 № 558 (далее — Перечень 2010), утратил силу (Приказ Минкульта России от 17.12.2019 № 1964).
В статье расскажем о том, как изменился состав документов по охране труда в Перечне 2019, как поменялись сроки хранения некоторых документов по охране труда, а также о том, как внести изменения в существующую номенклатуру дел.
Как изменился состав документов по охране труда?
Сократилось количество статей. В Перечне 2010 их было 46, в Перечне 2019 осталось 24. Так, все статьи, в которых упоминалась переписка, объединены в одну статью «Переписка по вопросам охраны труда». Отдельные статьи исключены из перечня как морально устаревшие.
Документы по СОУТ объединены в одну статью. В Перечне 2019 для документов по СОУТ появилась статья 407, которая объединяет все документы, связанные с документирование процедуры СОУТ, — «Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сведения, данные, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда на конкретные рабочие места, перечни мероприятий по улучшению условий охраны труда)».
Скорректированы сроки хранения документов. Сроки хранения документов по личному составу приведены в соответствие с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2017). По отношению к таким документам в Перечне 2019 теперь указан двойной срок хранения 50/75. Это означает, что 50 лет необходимо хранить документы, созданные после 2003 г., 75 — созданные до 2003 г.
Для некоторых документов срок хранения был сокращен.
В Перечне 2019 появился новый вид срока хранения — «до ликвидации организации», который означает, что указанные документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, является или не является эта организация источником комплектования государственного или муниципального архива. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.
Срок хранения «до ликвидации организации» не нужно путать со сроком хранения «постоянно», который означает, что указанные документы, образовавшиеся в деятельности источников комплектования государственных или муниципальных архивов, подлежат передаче на постоянное хранение в эти архивы после истечения сроков их временного хранения в организациях. Срок хранения указанных документов в организациях, не являющиеся источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, не может быть менее десяти лет. Обратите внимание: «льгота» для организаций, не являющихся источником комплектования государственных или муниципальных архивов, касается только срока «постоянно».
Что делать с номенклатурой дел на 2020 год?
Номенклатура дел отдела по охране труда, как правило, является частью сводной номенклатуры дел организации. Сводную номенклатуру дел на 2020 год нужно будет утверждать заново, так как после введения Перечня 2019 изменились заголовки дел, сроки хранения и статьи-основания.
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Санэпидконтроль. Охрана труда» № 2, 2020.
В данной статье приведу пример номенклатуры дел по охране труда в организации с 2020 года. Номенклатура дел поможет вам организовать все документы по охране труда и облегчит вам работу.
Охрана труда — обширная и разнообразная тема, потому что это система, которая предполагает наличие настолько же обширной и разнообразной документации по охране труда. Организация делопроизводства по охране труда осуществляется в рамках всего документооборота предприятия, учитывая специфику работы по охране труда. Без ведения документации по охране труда в электронном виде и/или на бумажных носителях и хранения в течение установленного срока работодателю не обойтись.
Номенклатура дел по охране труда как раз и разрабатывается для удобства ведения документации, ее идентификации, определения и указания сроков действия документов. По окончании года необходимо провести отбор документов, которые подлежат включению в опись дел организации и сдаче в архив. От того, является ли документы вашей организации источниками комплектования государственных или муниципальных архивов, зависят сроки хранения отдельной документации.
В 2020 году изменились сроки хранения документов, образующихся в процессе деятельности организаций, в связи с изменением нормативного правого акта (далее — НПА). Полное наименование НПА вы найдете в конце статьи.
Приведу пример номенклатуры дел по охране труда с 2020 года в виде таблицы с указанием примера заголовка дела, сроков хранения и статей НПА. Количество документации по охране труда будет зависеть от масштабов и специфики деятельности вашей организации.
№ |
Пример заголовка дела |
Срок храненияи номерастатей НПА |
Примечание |
|
1 |
Коллективный договор |
Постоянно ст. 386 |
Срок хранения — не менее 10 лет, если документы организации не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов; до минования надобности — присланные для сведения копии |
|
2 |
Приказы, распоряжения, указания организации |
До минования надобности ст. 19 «а1» |
Присланные для сведения копии |
|
3 |
Переписка по вопросам охраны труда |
5 лет ЭПК ст. 17, 21, 47, 430 |
|
|
4 |
Документы по вопросам материально-технического обеспечения охраны труда (заявки, копии договоров, списки) |
5 лет ст. 510, 523 |
По ст. 523 срок хранения – 3 года. В совокупности указываем максимальный срок |
|
5 |
Документы к инструкциям по охране труда (распоряжения о пересмотре, приказы об утверждении и т.п.) |
До минования надобности ст. 19 «а1» |
Присланные для сведения копии |
|
6 |
Инструкции по охране труда по профессиям (должностям) и видам работ и документы к ним (перечни, списки) |
Постоянно ст. 8 «а», 379 «а» |
Срок хранения — не менее 10 лет, если документы организации не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов |
|
7 |
Документы об обучении работников по охране труда (программы, списки, переписка, графики проведения проверок знаний, протоколы результатов обучения по охране труда) |
5 лет ст. 421, 422 |
|
|
8 |
Список контингентов работников, подлежащих предварительным и периодическим медицинским осмотрам |
Постоянно ст. 411 «а» |
Срок хранения — не менее 10 лет, если документы организации не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов |
|
9 |
Документы о проведении медицинских осмотров (отчеты, акты, списки, переписка, копии заключений) |
3 года ст. 635 |
|
|
10 |
Заключительные акты медицинских осмотров работников, выполняющих работы с вредными и опасными условиями труда |
50 / 75 лет ст. 635 |
Срок хранения — 50 лет, если документы закончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет, если документы закончены делопроизводством до 01.01.2003 |
|
11 |
Статистические отчеты по охране труда |
Постоянно ст. 335 «а» |
Срок хранения — не менее 10 лет, если документы организации не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов; до минования надобности по ст. 338, если сведения подаются вышестоящей организации |
|
12 |
Информация о производственном травматизме, присланная для сведения |
5 лет ст. 418, 425 «б» |
Присланные для сведения копии |
|
13 |
Акты, протоколы проверок, предписания и документы об их выполнении |
10 лет ЭПК ст. 139, 140, 141 «б», 147, 148, 150, 288 |
|
|
14 |
Документы о расследовании и учете профессиональных заболеваний (акты, протоколы, заключения, сведения, справки, переписка) |
50 / 75 лет ст. 419 |
Срок хранения — 50 лет, если документы закончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет, если документы закончены делопроизводством до 01.01.2003 |
|
15 |
Документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки, эскизы, схемы, фото и видеодокументы, выписки из журналов) |
45 лет ст. 425 «а» |
Срок хранения – постоянно, при НС, связанных с крупным материальным ущербом и человеческими жертвами |
|
16 |
Документы о производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве, присланные для сведения |
5 лет ст. 425 «б» |
Присланные для сведения копии |
|
17 |
Документы о проведении специальной оценки условий труда (переписка, договоры, приказы, докладные записки) |
5 лет ст. 19 «а1», 430 |
|
|
18 |
Отчеты по проведению специальной оценки условий труда (СОУТ) и документы к ним (протоколы, решения, заключения, перечни рабочих мест, сводные ведомости, декларации соответствия, карты специальной оценки условий труда, перечни мероприятий по улучшению условий и охраны труда) |
45 лет ст. 407 «а» |
Срок хранения — 50 / 75 лет, при вредных и опасных условиях труда (50 лет, если документы закончены делопроизводством после 01.01.2003; 75 лет, если документы закончены делопроизводством до 01.01.2003) |
|
19 |
Документы об идентификации опасностей и управлении профессиональными рисками (переписка, приказы, решения, предложения, перечни). Копии |
5 лет ст. 19 «а1», 409, 430 |
|
|
20 |
Карты идентификации опасностей и оценки рисков |
45 лет ст. 407 «а», 414 |
Срок хранения — 50 / 75 лет, при вредных и опасных условиях труда |
|
21 |
Санитарно-эпидемиологические заключения и приложения к ним |
5 лет ЭПК ст. 429 |
|
|
22 |
Документы об обеспечении работников средствами защиты (докладные записки, акты, заключения, переписка, протоколы, списки, ведомости) |
3 года ст. 427 |
Срок хранения актов и заключений — 50 / 75 лет, при отсутствии других документов о вредных и опасных условиях труда |
|
23 |
Нормы обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты, смывающими и (или) обезвреживающими средствами |
Постоянно ст. 426 «а» |
Срок хранения — не менее 10 лет, если документы организации не являются источниками комплектования государственных или муниципальных архивов; 3 года (после замены новыми) по ст. 426 «б» — копии |
|
24 |
Документы о санаторно-курортном обслуживании работников (списки, справки, заявления, переписка, протоколы) |
3 года ст. 634 |
|
|
25 |
Годовые планы основных мероприятий по охране труда и улучшению условий труда |
5 лет ЭПК ст. 200 |
|
|
26 |
Проекты плана финансирования мероприятий по охране труда и документы (справки, предложения, обоснования, переписка) о состоянии и мерах по улучшению охраны труда |
5 лет ст. 199, 409 |
|
|
27 |
Журнал регистрации вводного инструктажа |
45 лет ст. 423 «а» |
|
|
28 |
Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте |
45 лет ст. 423 «а» |
|
|
29 |
Журнал регистрации несчастных случаев на производстве |
45 лет ст. 424 |
|
|
30 |
Журнал учета инструкций по охране труда для работников |
5 лет ст. 182 «в» |
НПА не предусмотрена статья для такого журнала, выбрала самое близкое |
|
31 |
Журнал учета выдачи инструкций по охране труда для работников |
5 лет ст. 177 |
НПА не предусмотрена статья для такого журнала, выбрала самое близкое |
|
32 |
Журнал учета выдачи средств защиты, литературы, плакатов и др. |
5 лет ст. 526 |
|
|
33 |
Журнал учета выдачи направлений на периодический медицинский осмотр |
3 года ст. 635 |
|
|
34 |
Журнал учета выдачи направлений на предварительный медицинский осмотр |
3 года ст. 635 |
|
|
35 |
Журнал регистрации удостоверений о проверке знаний требований охраны труда |
5 лет ст. 423 «б» |
|
|
36 |
Наряды-допуски на производство работ |
1 год ст. 415 |
После закрытия наряда-допуска. Срок хранения — 45 лет, при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве |
|
37 |
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ |
1 год ст. 416 |
После закрытия нарядов-допусков. Срок хранения — 45 лет, при производственных травмах, авариях и несчастных случаях на производстве |
При составлении собственной номенклатуры дел по охране труда еще раз внимательно проверьте соответствие ваших заголовков документации по охране труда статьям НПА.
Оставляйте свои комментарии, буду рада обсудить с вами эту тему.