Должностная инструкция делопроизводителя
Должностную инструкцию специалиста по делопроизводству можно составить на бланке компании в свободной форме. В документе необходимо указать права и обязанности сотрудника, требования к нему и его квалификации.
Благодаря правильно составленной должностной инструкции специалиста по документообороту руководитель может избежать наказания за нарушения, допущенные работником.
Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы делопроизводителем требуется среднее профессиональное или среднее общее образование либо дополнительное образование по программам профессиональной переподготовки рабочих и служащих.
1.3. Делопроизводитель должен знать:
- гражданское и трудовое законодательство РФ;
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства;
- структуру компании и ее подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- виды документов и их назначение;
- порядок контроля ведения и хранения служебных документов и материалов;
- основы организации труда и правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.4. Делопроизводитель должен уметь:
- работать с любыми видами документов;
- пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных, автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами;
- организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
- руководить делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
- разрабатывать номенклатуру дел и использовать ее при составлении описей дел;
- организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
- правильно и своевременно формировать документы с учетом их специфики;
- систематизировать документы внутри дел;
- контролировать сохранность и защиту документов;
- пользоваться компьютерными программами для работы с документами, оргтехникой.
2. Трудовые функции
2.1. Основные задачи и направления деятельности делопроизводителя:
- ведение документооборота;
- организация работы по учету, хранению и передаче документов;
- контроль сохранности и защиты документов.
3. Должностные обязанности
3.1. Делопроизводитель обязан:
- вести учет, проверять, регистрировать и распределять входящую и исходящую документацию;
- вести картотеку документов, контролировать их исполнение, выдавать справки по необходимым документам;
- отправлять исполненную документацию по адресатам;
- вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
- вести электронную базу документов и составлять картотеки;
- подготавливать и сдавать в архив документы, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных и составлять описи дел, передаваемых в архив;
- контролировать сохранность проходящей служебной документации.
4. Права
4.1. Делопроизводитель имеет право:
- запрашивать у генерального директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
- запрашивать у генерального директора и сотрудников документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
- информировать генерального директора о нарушениях ответственных лиц в ведении документации;
- разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей;
- знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Делопроизводитель знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у делопроизводителя.
5.3. Делопроизводитель знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Федорова Ирина Алексеевна
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 13 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
Обязанности специалиста по документообороту включают в себя:
- контроль, учет и хранение документов в организации;
- сопровождение и планирование документооборота;
- внедрение современных систем, в первую очередь цифровых баз данных.
Специалист по документообороту: кто это, что должен знать и уметь
Документационное обеспечение процесса управления осуществляется в каждой организации. В зависимости от размера и специфики деятельности, обязанности менеджера по работе с документами возлагаются на:
- помощника руководителя, секретаря;
- документоведа (специалиста по документообороту);
- специальный отдел или группу;
- службу документационного обеспечения управления (ДОУ) — для крупных структур.
Секретарь руководителя и документовед — разные должности. Квалификационные требования, содержание обязанностей специалиста по работе с документами и помощника директора в крупных организациях различны. Обе штатные позиции описаны в ЕКС и в сборнике профессиональных стандартов.
Документовед — это специалист, работающий как специально уполномоченное должностное лицо или как сотрудник выделенного структурного подразделения службы ДОУ (профстандарт 07.004). Целью деятельности документоведа или службы ДОУ — организация эффективного документационного обеспечения управления деятельностью предприятия.
Служба ДОУ является структурной единицей системы управления и решает специфические задачи.
Исполнение обязанностей документоведа (специалиста по документообороту) в небольших организациях возложено на секретаря (помощника руководителя) — профессиональный стандарт 07.002.
Профессионально-квалификационные требования к работнику зафиксированы в п. 3.1 раздела III профстандарта 07.004 «Специалист по управлению документацией организации». Они размещены сразу после рекомендованных названий позиции для штатного расписания.
Коротко о необходимых знаниях и умениях специалиста по документообороту.
Обязанности специалиста по документообороту
Функциональная карта делопроизводителя содержит перечень трудовых функций делопроизводителя. Она приведена в разделе II профстандарта под кодом А.
Информация о них — основа раздела 2 должностной инструкции, подготовленной с использованием стандарта.
Дальше в ДИ — традиционная часть с обязанностями. В инструкции, по методике сборника стандартов, он третий, а обязанности делопроизводителя — это трудовые действия, перечисленные в подразделах 3.1.1-3.1.7.
Квалификационный подход, используемый при описании профессий и должностей, реализуется перечислением знаний и умений, необходимых для каждой трудовой функции. В ДИ знания и умения приводятся в общей части или в разделе обязанностей пофункционально. На картинке две используемые на практике структуры ЛНА.
Заключительные положения ДИ содержат права и ответственность специалиста, порядок ее утверждения, сведения о документах, использованных при разработке текста.
4. Права
Специалист по документообороту имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений директора, касающихся деятельности отдела.
4.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.3. Инициировать и проводить совещания по производственно-хозяйственным и финансово-экономическим вопросам.
4.4. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.5. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.
4.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т. д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.8. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.9. ……… (другие права).
5. Ответственность
5.1. Специалист по документообороту привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей ДИ, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— за причинение ущерба работодателю — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности).
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая ДИ менеджера по документообороту разработана на основе профессионального стандарта 07.004 «Специалист по управлению документацией организации», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10.05.2017 № 416н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации).
6.2. Ознакомление сотрудника по документообороту с настоящей ДИ осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей ДИ подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью ЛНА (в журнале ознакомления); в экземпляре ДИ, хранящемся у работодателя; иным способом).
6.3. ……… (другие заключительные положения).
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Специалиста по ведению технической документации
(организация документационного сопровождения управления многоквартирными домами)
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность специалиста по ведению технической документации [Наименование организации в родительном падеже] (далее — ЖЭУ).
1.2. Специалист по ведению технической документации относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя ЖЭУ.
1.3. Специалист по ведению технической документации подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] ЖЭУ.
1.4. На должность специалиста по ведению технической документации назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена (непрофильное) и дополнительное профессиональное образование в области управления многоквартирным домом без требований к опыту практической работы.
1.5. Специалист по ведению технической документации должен знать:
- технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникации и связи;
- специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для осуществления коммуникаций в организации;
- нормативные правовые акты, регламентирующие учет, ведение, актуализацию, хранение, процедуры приема-передачи документации по управлению многоквартирными домами;
- нормативные правовые акты, регламентирующие требования к оформлению документации по управлению многоквартирными домами;
- состав документации по управлению многоквартирными домами;
- стандарты Российской Федерации в области документационного обеспечения управления организаций;
- правила оформления реквизитов деловых документов;
- технологии работы с документами организации;
- требования к оформлению документов на хранение в организации;
- функциональные особенности систем электронного документооборота, используемых в сфере документационного обеспечения управления;
- технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникаций и связи;
- основы миграционного законодательства Российской Федерации;
- требования законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных;
- основы конфликтологии;
- основы документоведения, современные стандартные требования к отчетности;
- этику делового общения;
- специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для осуществления коммуникаций в организации и с заявителями;
- методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией в организации;
- систему документационного обеспечения управления органов государственной власти и организаций;
- требования к качеству коммунальных услуг;
- порядок планирования деятельности по содержанию многоквартирного дома;
- нормативные правовые акты в области защиты прав потребителей;
- нормативные правовые акты, регламентирующие порядок ведения делопроизводства по обращениям, заявлениям и жалобам граждан в организациях;
- современные формы коммуникаций с собственниками и нанимателями жилых помещений многоквартирных домов;
- правила оформления и применения электронной цифровой подписи.
1.6. Специалист по ведению технической документации в своей деятельности руководствуется:
- законодательными и иными нормативными актами, регламентирующими вопросы производственно-экономической деятельности предприятия;
- методическими и нормативными материалами, касающимися деятельности жилищного фонда ЖЭУ;
- правилами и нормами технической эксплуатации жилищного фонда;
- уставом предприятия;
- приказами и распоряжениями директора предприятия;
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия специалиста по ведению технической документации (отпуск, болезнь), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Должностные обязанности
Специалист по ведению технической документации выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Регистрация и учет технической и иной документации, связанной с управлением многоквартирными домами, а также документов, свидетельствующих об исполнении требований нормативных правовых актов Российской Федерации к осуществлению деятельности по управлению многоквартирными домами (документация по управлению многоквартирными домами) в делопроизводстве организации.
2.2. Составление графиков документооборота для документации по управлению многоквартирными домами.
2.3. Контроль соблюдения правил оформления, ведения и актуализации (исполнения) в структурных подразделениях организации документации по управлению многоквартирными домами.
2.4. Осуществление мероприятий по подготовке документов к уничтожению и архивному хранению.
2.5. Оформление документации по управлению многоквартирными домами на оперативное хранение в делопроизводстве организации.
2.6. Восстановление документации по управлению многоквартирными домами.
2.7. Внесение сведений документации по управлению многоквартирными домами в программы и базы данных.
2.8. Контроль соответствия данных информационных систем организации документации по управлению многоквартирными домами.
2.9. Подготовка предложений по совершенствованию системы учета и хранения документации по управлению многоквартирными домами в организации.
2.10. Осуществление процедур приема (передачи) технической и иной связанной с управлением многоквартирными домами документации от внешних организаций (внешним организациям).
2.11. Сбор необходимой информации по собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров.
2.12. Ведение учета сведений и документов собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров.
2.13. Прием от граждан документов регистрационного учета.
2.14. Работа с документами регистрационного учета.
2.15. Обработка и обновление необходимой информации по собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров.
2.16. Внесение регистрационных данных о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме в программы и базы данных.
2.17. Ответственное хранение документов и сведений о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме, а также о лицах, использующих общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров, в электронном виде и (или) на бумажных носителях.
2.18. Передача документов в органы внутренних дел.
2.19. Рассмотрение жалоб и предложений собственников и нанимателей помещений в многоквартирном доме по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг.
2.20. Проведение осмотров общего имущества по жалобам и предложениям собственников и нанимателей помещений многоквартирных домов.
2.21. Проведение осмотров жилых помещений по жалобам и предложениям собственников и нанимателей помещений многоквартирных домов.
2.22. Привлечение специализированных организаций для получения экспертных заключений.
2.23. Организация проведения мероприятий по результатам рассмотрения жалоб и предложений по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг и результатов комиссионного обследования общего имущества многоквартирных домов и экспертных заключений.
2.24. Контроль исполнения мероприятий по жалобам и предложениям по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг.
2.25. Внесение информации о работе по жалобам и обращениям пользователей в программы и базы данных.
2.26. Информирование потребителей о результатах рассмотрения обращений по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг.
В случае служебной необходимости специалист по ведению технической документации может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, по решению заместителя директора по производству, в порядке, предусмотренном законодательством.
3. Права
Специалист по ведению технической документации имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.
3.2. Получать необходимую для выполнения должностных обязанностей информацию о деятельности организации от всех подразделений напрямую или через непосредственного руководителя.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы организации.
3.4. Знакомиться с проектами приказов руководства, касающимися его деятельности.
3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.6. Принимать участие в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, связанные с его работой.
3.7. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения должностных обязанностей.
3.8. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.9. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Специалист по ведению технической документации несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.
4.2. Оценка работы специалиста по ведению технической документации осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы специалиста по ведению технической документации является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы специалиста по ведению технической документации определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ЖЭУ.
5.2. В связи с производственной необходимостью специалист по ведению технической документации обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
С инструкцией ознакомлен ______/____________/ «__» _______ 20__ г.
(подпись)
ОБРАЗЕЦ
|
УТВЕРЖДАЮ
Директор _________ А.В. Львов 14.03.2022 |
Должностная инструкция № 344
специалиста по ведению технической документации
(специалиста по документационному сопровождению управления многоквартирными домами)
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность специалиста по ведению технической документации.
1.2. Решение о назначении на должность и об освобождении от должности принимает директор по представлению непосредственного руководителя.
1.3. Требования к образованию и обучению работника:
- Среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена;
- Среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена (непрофильное) и дополнительное профессиональное образование в области управления многоквартирным домом.
1.4. Требования к опыту практической работы:
- Не предусмотрено
1.5. Особые условия допуска к работе:
- Не предусмотрено
1.6. Другие характеристики для занятия должности:
- Рекомендуется дополнительное профессиональное образование — программы повышения квалификации не реже одного раза в три года.
1.7. Работник в своей деятельности руководствуется:
- действующими нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
- уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка и локальными
нормативными актами организации;
- трудовым договором и настоящей должностной инструкцией.
1.8. Работник должен знать:
- Правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты;
- информацию, необходимую для выполнения своих должностных обязанностей. См.
подробнее в разделе 2.
1.9. Работник подчиняется непосредственному руководителю.
1.10. На время отсутствия работника (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо,
назначенное в установленном порядке.
2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ, А ТАКЖЕ НЕОБХОДИМЫЕ ЗНАНИЯ И УМЕНИЯ ДЛЯ ИХ
ВЫПОЛНЕНИЯ
В обязанности работника входит:
2.1. Обеспечение ведения и хранения технической и иной документации, связанной с управлением многоквартирными домами:
- Регистрация и учет технической и иной документации, связанной с управлением многоквартирными домами, а также документов, свидетельствующих об исполнении требований нормативных правовых актов Российской Федерации к осуществлению деятельности по управлению многоквартирными домами (документация по управлению многоквартирными домами) в делопроизводстве организации;
- Составление графиков документооборота для документации по управлению многоквартирными домами;
- Контроль соблюдения правил оформления, ведения и актуализации (исполнения) в структурных подразделениях организации документации по управлению многоквартирными домами;
- Осуществление мероприятий по подготовке документов к уничтожению и архивному хранению;
- Оформление документации по управлению многоквартирными домами на оперативное хранение в делопроизводстве организации;
- Восстановление документации по управлению многоквартирными домами;
- Внесение сведений документации по управлению многоквартирными домами в программы и базы данных;
- Контроль соответствия данных информационных систем организации документации по управлению многоквартирными домами;
- Подготовка предложений по совершенствованию системы учета и хранения документации по управлению многоквартирными домами в организации;
- Осуществление процедур приема (передачи) технической и иной связанной с управлением многоквартирными домами документации от внешних организаций (внешним организациям).
Необходимые умения:
- Составлять перечень документации по управлению многоквартирными домами для структурных подразделений и организации в целом;
- Оформлять и регистрировать документацию по управлению многоквартирными домами;
- Использовать современные технологии учета и хранения документации;
- Составлять номенклатуру дел управляющей организации;
- Оформлять дела для текущего хранения в организации документации по управлению многоквартирными домами;
- Документировать факты утраты (отсутствия) документации по управлению многоквартирными домами;
- Восстанавливать документацию по управлению многоквартирными домами;
- Оформлять акты приема-передачи документации по управлению многоквартирными домами;
- Использовать организационные и технические средства для перевода в электронный вид документов;
- Работать в системе электронного документооборота организации;
- Использовать специализированные программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» для осуществления коммуникаций в организации;
- Применять программное обеспечение и современные информационные технологии, используемые организацией.
Необходимые знания:
- Технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникации и связи;
- Специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для осуществления коммуникаций в организации;
- Нормативные правовые акты, регламентирующие учет, ведение, актуализацию, хранение, процедуры приема-передачи документации по управлению многоквартирными домами;
- Нормативные правовые акты, регламентирующие требования к оформлению документации по управлению многоквартирными домами;
- Состав документации по управлению многоквартирными домами;
- Стандарты Российской Федерации в области документационного обеспечения управления организаций;
- Основы документоведения;
- Правила оформления реквизитов деловых документов;
- Технологии работы с документами организации;
- Требования к оформлению документов на хранение в организации;
- Функциональные особенности систем электронного документооборота, используемых в сфере документационного обеспечения управления.
Другие характеристики:
- Не предусмотрено
2.2. Организация работы по регистрационному учету пользователей помещений многоквартирных домов:
- Сбор необходимой информации по собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров;
- Ведение учета сведений и документов собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров;
- Прием от граждан документов регистрационного учета;
- Работа с документами регистрационного учета;
- Обработка и обновление необходимой информации по собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров;
- Внесение регистрационных данных о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме в программы и базы данных;
- Ответственное хранение документов и сведений о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме, а также о лицах, использующих общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров, в электронном виде и (или) на бумажных носителях;
- Передача документов в органы внутренних дел.
Необходимые умения:
- Обобщать и систематизировать информацию о собственниках и пользователях помещений в многоквартирном доме;
- Вести картотеку сведений о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме;
- Документировать процедуры приема-передачи документов;
- Вести прием граждан по вопросам регистрационного учета;
- Пользоваться базами данных для сбора, актуализации и хранения информации о собственниках и нанимателях;
- Использовать специализированные программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» для осуществления коммуникаций в организации;
- Применять программное обеспечение и современные информационные технологии, используемые организацией.
Необходимые знания:
- Технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникаций и связи;
- Специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для осуществления коммуникаций в организации;
- Основы миграционного законодательства Российской Федерации;
- Требования законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных;
- Основы конфликтологии;
- Основы документоведения, современные стандартные требования к отчетности;
- Этика делового общения.
Другие характеристики:
- Не предусмотрено
2.3. Организация работы по обращениям потребителей жилищно-коммунальных услуг:
- Рассмотрение жалоб и предложений собственников и нанимателей помещений в многоквартирном доме по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг;
- Проведение осмотров общего имущества по жалобам и предложениям собственников и нанимателей помещений многоквартирных домов;
- Проведение осмотров жилых помещений по жалобам и предложениям собственников и нанимателей помещений многоквартирных домов;
- Привлечение специализированных организаций для получения экспертных заключений;
- Организация проведения мероприятий по результатам рассмотрения жалоб и предложений по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг и результатов комиссионного обследования общего имущества многоквартирных домов и экспертных заключений;
- Контроль исполнения мероприятий по жалобам и предложениям по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг;
- Внесение информации о работе по жалобам и обращениям пользователей в программы и базы данных;
- Информирование потребителей о результатах рассмотрения обращений по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг.
Необходимые умения:
- Работать в системе электронного документооборота;
- Оформлять все виды организационно-распорядительной документации;
- Определять необходимые мероприятия для рассмотрения типичных жалоб и предложений собственников и нанимателей помещений в многоквартирном доме по вопросам предоставления жилищно-коммунальных услуг;
- Определять порядок рассмотрения обращений в зависимости от формы и вида обращения;
- Составлять план мероприятий по контролю исполнения документов по обращениям потребителей с использованием возможностей программного обеспечения, используемого организацией;
- Составлять сводки об исполнении поставленных на контроль обращений и классификаторы причин неисполнения обращений пользователей жилых помещений;
- Документировать результаты осмотров состояния многоквартирных домов и объектов благоустройства;
- Использовать специализированные программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет», информационные системы общего пользования для осуществления коммуникаций в организации и с заявителями;
- Применять программное обеспечение и современные информационные технологии, используемые организацией.
Необходимые знания:
- Технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникаций и связи;
- Специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для осуществления коммуникаций в организации и с заявителями;
- Основы документоведения;
- Методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией в организации;
- Система документационного обеспечения управления органов государственной власти и организаций;
- Требования к качеству коммунальных услуг;
- Порядок планирования деятельности по содержанию многоквартирного дома;
- Нормативные правовые акты в области защиты прав потребителей;
- Нормативные правовые акты, регламентирующие порядок ведения делопроизводства по обращениям, заявлениям и жалобам граждан в организациях;
- Современные формы коммуникаций с собственниками и нанимателями жилых помещений многоквартирных домов;
- Правила оформления и применения электронной цифровой подписи.
Другие характеристики:
- Не предусмотрено
3. ПРАВА
Работник вправе:
3.1. Знакомиться с проектными решениями руководства, касающимися его деятельности.
3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными
настоящей инструкцией обязанностями.
3.3. В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю о недостатках, выявленных в процессе исполнения должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
3.4. Требовать от руководства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
3.5. Запрашивать лично или через непосредственного руководителя информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.
4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Работник несет ответственность:
4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей,
предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.
4.2. За нарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.
4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации, и заключенным трудовым договором.
5. ПОРЯДОК ПЕРЕСМОТРА ДОЛЖНОСТНОЙ ИНСТРУКЦИИ
5.1. Должностная инструкция пересматривается, изменяется и дополняется по мере необходимости, но не реже одного раза в пять лет.
5.2. С приказом о внесении изменений (дополнений) в должностную инструкцию знакомятся под расписку все работники организации, на которых распространяется действие этой инструкции.
Должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора от 12 февраля 2022 года № 67 и профессиональным стандартом «Специалист по управлению многоквартирными домами», утвержденным приказом Минтруда России от 31.07.2019 № 538н.
СОГЛАСОВАНО
| Руководитель отдела кадров | Е.Э. Громова | |
| 12.03.2022 |
С настоящей инструкцией ознакомлен.
Один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте.
| Специалист по ведению технической документации | П.А. Беспалов | |
| 12.03.2022 |
Общие положения.
Инженер по стандартизации бюро технической документации технической дирекции (инженер по стандартизации БТД ТД) относится к категории специалистов.
Инженер по стандартизации БТД ТД назначается на должность и освобождается от должности приказом генерального директора в установленном законодательством порядке, по согласованию с техническим директором.
Инженер по стандартизации БТД ТД подчиняется непосредственно заместителю технического директора — начальнику бюро технической документации.
В своей работе инженер по стандартизации БТД ТД руководствуется следующими документами:
- ГОСТ 2.501-2013. Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения.
- ГОСТ 2.502-2013. Единая система конструкторской документации. Правила дублирования.
- ГОСТ 2.503-2013. Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений.
- СТП Управление документацией и данными. Управление конструкторской документацией;
- СТП Управление документацией и данными. Управление технологической документацией;
- СТП Управление документацией. Управление конструкторской документацией сторонних организаций;
- СТП Управление документацией и данными. Основные положения;
- СТП Управление документацией и данными. Управление конструкторской документацией;
- СТП Управление документацией и данными. Управление технологической документацией;
- СТП Управление документацией и данными. Управление записями.
- Правилами охраны труда, техники безопасности, противопожарной безопасности и производственной санитарии;
- Приказами и распоряжениями генерального директора предприятия;
- Настоящей должностной инструкцией;
- Правилами внутреннего трудового распорядка.
Должностные обязанности.
Инженер по стандартизации БТД ТД обязан:
- Вести поиск контрагентов-держателей нормативно-технической документации (ГОСТ, ОСТ, ТУ, ПИ, нормалей).
- Инициировать заключение договоров на получение нормативно-технической документации (ГОСТ, ОСТ, ТУ, ПИ, нормалей).
- Организовывать свою работу в соответствии с требованиями стандартов организации, нормативных и законодательных актов, относящихся к его сфере деятельности.
- Вести учет всей технической документации, документов СМК организации в журналах и карточках, в том числе в электронном виде.
- Осуществлять постановку на учет вновь вводимых документов, проведение изменений в действующих документах, изъятие из обращения аннулированной документации.
- Осуществлять упорядоченное и систематическое хранение технической документации, документов СМК организации.
- Обеспечивать подразделения в соответствии с заявками необходимой учтенной технической документацией.
- Обеспечивать уведомление (рассылку) в подразделения о вновь поступившей на учет документации посредством электронной почты.
- Соблюдать правила охраны труда и техники безопасности.
- Соблюдать правила внутреннего трудового распорядка.
- Выполнять распоряжения непосредственного руководителя.
Права.
Инженер по стандартизации БТД ТД имеет право:
- Проводить аудит работы подразделений на выполнение требований СМК в отношении учета, изменения и обращения технической документации.
- Участвовать в обсуждении вопросов по направлению своей деятельности.
- Подписывать документы в пределах своей компетенции.
- Запрашивать и получать необходимую для работы информацию в других подразделениях предприятия.
- Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.
- Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренной настоящей инструкцией обязанностями.
Ответственность.
Инженер по стандартизации БТД ТД несет ответственность:
- За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкции — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
- За причинения материального ущерба предприятию — в пределах, установленных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
- За невыполнение закреплённых за ним плановых заданий.
- За несоблюдение требований по технике безопасности, промышленной санитарии и внутреннего трудового распорядка.
- За организацию своей деятельности в соответствии с правилами и процедурами, регламентированными в Руководстве по качеству, Стандартах предприятия и других документах Системы Качества, относящихся к его сфере деятельности.
Квалификационные требования и необходимый уровень знаний.
На должность инженера по стандартизации БТД ТД назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы либо среднее профессиональное образование и стаж работы в должности не менее 5-ти лет.
Инженер по стандартизации БТД ТД должен знать:
- порядок ведения договорной деятельности по своему направлению;
- ГОСТы единой системы конструкторской и технологической документации;
- стандарты организации по управлению документацией и данными;
- основы черчения;
- порядок учета, хранения, внесения изменений в документацию;
- правила работы на персональном компьютере;
- правила работы с офисной техникой (принтер, сканер, копир);
- правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;
- правила внутреннего трудового распорядка.
Должностная инструкция по специальности «Инженер по научно-технической информации»
Вы можете скачать должностную инструкцию инженера по научно-технической информации бесплатно. Должностные обязанности инженера по научно-технической информации
Утверждаю
_____________________________ (Фамилия, инициалы)
(наименование организации, ее ________________________________
организационно — правовая форма) (директор; иное лицо, уполномоченное
утверждать должностную инструкцию)
00.00.201_г.
м.п.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
ИНЖЕНЕРА ПО НАУЧНО-ТЕХНИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ
——————————————————————-
(наименование учреждения)
00.00.201_г. №00
I. Общие положения
1.1. Данная должностная инструкция устанавливает права, ответственность и должностные обязанности инженера по научно-технической информации______________________________ (далее – «предприятие»). Название учреждения
1.2. Инженер по научно-технической информации относится к категорииспециалистов.
1.3. Лицо, назначаемое на должность:
— инженера по научно-технической информацииIкатегории должно иметь высшее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы в должности инженера по научно-техническойинформацииIIкатегориине менее 3 лет;
— инженера по научно-техническойинформацииIIкатегории должно иметьвысшее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы в должности инженера по научно-технической информации либо других инженерно-технических должностях,замещаемых специалистами с высшим профессиональным образованием, не менее 3 лет;
— инженера по научно-технической информации должно иметь высшее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое) образование,без предъявления требований к стажу работы,либо среднее профессиональное (техническое или инженерно-экономическое) образование и стаж работы в должности техника Iкатегории не менее 3 лет или других должностях, замещаемых специалистами со средним профессиональным образованием,не менее 5 лет.
1.4. Назначение на должность инженера по научно-технической информации и освобождение от неё осуществляется на основании приказа директора предприятия.
1.5. Подчиняется инженер по научно-технической информации непосредственно
_____________________________________________________________________.
1.6. Если инженер по научно-технической информации отсутствует, то временно его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него должностных обязанностей.
1.7. В своей деятельности инженер по научно-технической информации руководствуется:
-
уставом предприятия и настоящей должностной инструкцией;
-
законодательными и нормативными документами, рассматривающими вопросы организации научно-технической и экономической информации;
-
методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
-
приказами и распоряжениями директора предприятия (непосредственного руководителя);
-
правилами трудового распорядка.
1.8. Инженер по научно-технической информации должен знать:
-
структуру предприятия, его профиль, специализацию и перспективы развития;
-
основные технологические процессы производства продукции предприятия;
-
методы организации и планирования информационной работы;
-
новые информационные технологии;
-
правила, инструкции, положения и другие нормативные акты, определяющие систему комплектования, хранения, поиска и выдачи научной и производственно-технической информации;
-
постановления, распоряжения, приказы, методические и нормативные материалы по организации научно-технической и экономической информации;
-
порядок подготовки информационных материалов к изданию и основы редакционно-издательской работы;
-
организацию справочно-информационного фонда;
-
основы экономики, организации производства, труда и управления, законодательства о труде;
-
правила и нормы охраны труда;
-
состояние и перспективы развития отечественной и зарубежной науки и техники в соответствующих областях знаний и отраслях производства.
II. Функции
На инженера по научно-технической информации возлагаются следующие функции:
2.1. Создание и реализация собственной программы маркетинга информационной продукции.
2.2.Обеспечение справочно-информационной информацией работников предприятия.
2.3. Методическое обеспечение вопросов научно-технической информации.
2.4. Представление установленной отчетности.
2.5.Осуществление взаимодействия с представителями сторонних организаций по вопросам, входящим в его компетенцию.
III. Должностные обязанности
Инженер по научно-технической информации исполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Принимает участие:
— в решении задач маркетинга продукции предприятия и реализации собственной программы маркетинга информационной продукции, подготовке аналитической и рекламной продукции;
— в создании справочно-информационного фонда предприятия, рассчитанного на применение современных информационно-поисковых систем.
— в проведении исследования рынка информационных услуг и маркетинга информационной продукции и услуг предприятия;
— в подготовке тематических обзоров о состоянии и тенденциях развития производства, по сопоставлению достигнутых результатов с результатами деятельности и практикой аналогичных отечественных и зарубежных предприятий.
— в пропаганде достижений отечественнойи зарубежной наукиитехники,передового опыта,в организации его внедрения;
— в проведениисовещаний,семинаров,лекций,экскурсий,выставок,рекламно-коммерческой работе.
3.2.Изучает потребности работников предприятия в научно-технической и экономической информации.
3.3. Осуществляет с использованием новых информационных технологий справочно-информационное обеспечение работников предприятия материалами об отечественных и зарубежных достижениях науки, техники, экономики и передового производственного опыта для того чтобы повысить научно-технические и экономические знания работников, создания внешней и внутренней информационной среды предприятия, позволяющей предприятию адаптироваться к рыночным условиям.
3.4. Осуществляет подготовку материалов о передовом производственно-техническом опыте предприятияпо запросам других предприятий и учреждений,ведет переписку по этим вопросам.
3.5.Совершенствует формы и методы информационной работы.
3.6. Готовит отчетность о проделанной работе.
3.7. Ведет учетэффективности использования информационных материалов на предприятии при освоении передового опыта.
3.8. Регулярно пополняет справочно-информационный фонд материалами в соответствии с профилем предприятия, проводит с использованием современной компьютерной техники их обработку и систематизацию, ведет картотеки и каталоги, в том числе электронные, составляет рефераты и аннотации, а так же следит за их практическим использованием.
IV. Права
Инженер по научно-техническойинформации имеет право:
4.1. Обращаться к руководству предприятия:
— с требованиями оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав;
— с предложениями по совершенствованию работы,связанной с обязанностями,предусмотренными настоящей инструкцией.
4.2. Привлекать специалистов всех структурных подразделений предприятия для решения вопросов, которые входят в его компетенцию (если это предусмотрено положениями о структурныхподразделениях,в ином случае с разрешения руководителя предприятия).
4.3. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия,которые относятся к его деятельности.
4.4. Обращаться к руководителям структурных подразделений, специалистам с запросами о предоставлении информации и документов по вопросам,входящим в его компетенцию и получать их.
V. Ответственность
Инженер по научно-техническойинформации несет ответственность:
5.1. В случае причинения материального ущерба, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, трудовым законодательством РФ.
5.2. В случае совершения в процессе осуществления своей деятельности правонарушения, в пределах, которые определены уголовным, гражданским, административным законодательством РФ.
5.3. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения своих должностных обязанностей, которые предусмотрены настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством РФ.
Руководитель структурного подразделения: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.201_г.
С инструкцией ознакомлен,
один экземпляр получил: _____________ __________________
(подпись) (фамилия, инициалы)
00.00.20__г.
Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации. Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией. Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту. Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее.
Общие сведения о профессии специалист по документообороту
Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.
С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.
Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности. Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.
Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:
- при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
- при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
- на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.
Эти два профстандарта документоведа позволяют:
- грамотно сформулировать название должности;
- предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
- сформировать перечень его трудовых функций.
Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:
- высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,
- стаж аналогичной работы от полугода.
Соискатель должен знать:
- систему организации делопроизводства;
- схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности;
- организационную культуру и нормы делового этикета;
- правила и нормы охраны труда и техники безопасности, санитарии и противопожарной защиты;
- структуру хозсубъекта и его руководящий аппарат;
- порядок применения средств вычислительной и организационной техники;
- правила работы с программами Microsoft Office и базами данных хозсубъекта.
От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.
В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:
- правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
- Уставом хозсубъекта;
- локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
- административным распоряжениям и приказам;
- ПВТР;
- разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям трудового договора).
Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей. После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.
Обязанности и ответственность специалиста по документообороту
В течение рабочего дня специалист обязан:
- принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию;
- сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое;
- подготавливать документацию для рассмотрения управленцем;
- согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход;
- разрабатывать номенклатуры дел;
- проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело;
- контролировать своевременность подшивки документов в дел;
- оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов;
- проводить информационно-справочную работу;
- обрабатывать и отправлять исходящие бумаги;
- создать удобную и эффективную поисковую систему;
- составлять протокол работы комиссии по подготовке бумаг к хранению, акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению;
- подготавливать и передавать архивариусу описи документов, законченных делопроизводством;
- выполнять частные поручения непосредственного начальства при условии, что они не идут вразрез с нормами закона.
Работник в рамках трудового, административного, уголовного и гражданского законодательства ответственен за:
- игнорирование или неподобающее выполнение вышеприведенных обязанностей;
- игнорирование локальных положений, касающихся сохранности конфиденциальных сведений и коммерческой тайны;
- саботаж ПВТР, ТБ и противодействия огню, рабочей дисциплины.
Права менеджера по работе с документацией
Данный работник вправе:
- запрашивать у административного аппарата проекты утвержденных им решений для дальнейшего ознакомления с ними;
- доносить до администрации предложения по улучшению своей работы и требовать содействия в ее выполнении;
- получать от иных штатных единиц необходимую для выполнения своего функционала информацию.
В работе каждого предприятия есть масса документов. Каждый рабочий процесс оформляется письменно, скрепляется печатями, подписями. И все документы нужно правильно учитывать, хранить, грамотно составлять.
Справиться со всем этим бумажным потоком помогает специалист по документообороту. Поговорим об этой важной и нужной профессии максимально подробно.
Делопроизводитель – кто это?
Специалистов по документообороту, то есть всему документационному обеспечению предприятия, также принято называть делопроизводителями, документоведами, менеджерами по работе с документами.
Именно такой сотрудник будет заниматься оформлением, регистрацией, введением в базу данных всех документов предприятия. Он же обеспечит правильное хранение документации в сроки, предусмотренные законодательством.
На крупном предприятии делопроизводителей может быть несколько, ведь поток документации велик. На средних предприятиях документовед обычно один, а в небольшой компании эти обязанности зачастую берет на себя бухгалтер.
В России с 2016 года начал действовать ФЗ, который регламентирует порядок разработки профессиональных стандартов. Кроме того, следует руководствоваться статьей 195.2 Трудового кодекса.
Важно
Для делопроизводителей применяется профстандарт №447, он распространяется также на библиотекарей. Можно также использовать профстандарт №1044.
Отметим, что вышеперечисленные стандарты носят рекомендательный характер, но их следует учитывать в следующих случаях:
- в ходе разработки должностной инструкции делопроизводителя;
- во время собеседования с претендентом на должность;
- в ходе формирования всей кадровой политики предприятия, в частности, механизма выплат вознаграждения за труд, расчете тарифов.
Кроме того, существующие два профессиональных стандарта делопроизводителя помогут правильно назвать должность, а также предъявить необходимые требования к соискателям такого рабочего места.
Навыки претендента на пост специалиста по документообороту
Соискатель должен досконально знать:
- Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
- Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
- Правила уничтожения документов и ревизии.
- Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
- Технику безопасности.
- Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
- Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
- Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
- Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.
Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.
Два важных требования к претенденту на пост документоведа:
- среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
- стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.
Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:
- ПВТР.
- Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
- Уставом предприятия.
- Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
- Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
- Приказами и распоряжениями администрации компании.
Важно
С должностной инструкцией, обязательно под подпись, будущий сотрудник должен ознакомиться еще до начала работы. Претендент должен понимать, чего ждет от него компания, он письменно подтверждает, что согласен со всеми указанными в должностной инструкции требованиями и понимает свою ответственность.
Должностные обязанности специалиста по документообороту
Специалист по документообороту ежедневно должен:
- Принимать всю входящую корреспонденцию и обрабатывать ее.
- Сортировать входящие документы по важности, регистрировать все, подлежащие регистрации.
- Подготовить документы, которые должны срочно просмотреть представители руководства, управленцы предприятия.
- Контролировать ход документа, переданного, согласно резолюции начальника, к исполнению.
- Разрабатывать номенклатуры дел.
- Перед тем, как отправить документ в дело, проверить правильность его оформления и наличие отметки о том, что он был выполнен.
- Подшивать документы в дела, следить за сроками данного процесса.
- Вести компьютерную базу документов или картотеку (это сейчас уже редкость).
- Обрабатывать и отправлять адресатам исходящие документы.
- Создать эффективную систему поиска нужных документов, заниматься информационной и справочной работой.
- Составлять протоколы комиссий, следящих за подготовкой бумаг к хранению.
- Составлять акт уничтожения документов, которые закон хранить не требует.
- Передавать с описью документы на хранение в архив.
- Выполнять другие приказы руководителей, если они не противоречат законам.
Делопроизводитель несет ответственность:
- За саботаж рабочей дисциплины, техники безопасности и ПВТР.
- За игнорирование своих обязанностей или ненадлежащее их выполнение.
- За игнорирование положений и норм, касающихся коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
За эти нарушения специалист по документообороту может отвечать в рамках административного, гражданского и уголовного кодексов. Все зависит от тяжести и вида нарушения.
Права специалиста по документообороту
Делопроизводитель в процессе своей работы имеет право:
- Предлагать улучшить свою работу, вносить какие-то изменения в процесс, направленные на повышение его эффективности.
- Потребовать у администрации проекты решений, которые уже были утверждены.
- Требовать от других сотрудников сведения и документы, необходимые для нормальной работы предприятия и выполнения должностных обязанностей.
Заключение
Как видим, делопроизводитель или специалист по документообороту очень важен для обеспечения нормального процесса деятельности предприятия. Без него будет очень сложно разобраться в потоке писем, предложений, договоров, следить, как и где хранится тот или иной документ.
Любому достаточно крупному предприятию требуется менеджер по документам, чтобы было с кого спросить за потерянную бумагу или неотправленное вовремя письмо, доверить всю документацию.
УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Специалиста по ведению технической документации
(организация документационного сопровождения управления многоквартирными домами)
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность специалиста по ведению технической документации [Наименование организации в родительном падеже] (далее — ЖЭУ).
1.2. Специалист по ведению технической документации относится к категории специалистов, назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя ЖЭУ.
1.3. Специалист по ведению технической документации подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] ЖЭУ.
1.4. На должность специалиста по ведению технической документации назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена (непрофильное) и дополнительное профессиональное образование в области управления многоквартирным домом без требований к опыту практической работы.
1.5. Специалист по ведению технической документации должен знать:
- технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникации и связи;
- специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для осуществления коммуникаций в организации;
- нормативные правовые акты, регламентирующие учет, ведение, актуализацию, хранение, процедуры приема-передачи документации по управлению многоквартирными домами;
- нормативные правовые акты, регламентирующие требования к оформлению документации по управлению многоквартирными домами;
- состав документации по управлению многоквартирными домами;
- стандарты Российской Федерации в области документационного обеспечения управления организаций;
- правила оформления реквизитов деловых документов;
- технологии работы с документами организации;
- требования к оформлению документов на хранение в организации;
- функциональные особенности систем электронного документооборота, используемых в сфере документационного обеспечения управления;
- технологии обработки информации с использованием вычислительной техники, современных средств коммуникаций и связи;
- основы миграционного законодательства Российской Федерации;
- требования законодательства Российской Федерации в области защиты персональных данных;
- основы конфликтологии;
- основы документоведения, современные стандартные требования к отчетности;
- этику делового общения;
- специализированные программные приложения, в том числе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», для осуществления коммуникаций в организации и с заявителями;
- методические документы и национальные стандарты в области работы с документацией и информацией в организации;
- систему документационного обеспечения управления органов государственной власти и организаций;
- требования к качеству коммунальных услуг;
- порядок планирования деятельности по содержанию многоквартирного дома;
- нормативные правовые акты в области защиты прав потребителей;
- нормативные правовые акты, регламентирующие порядок ведения делопроизводства по обращениям, заявлениям и жалобам граждан в организациях;
- современные формы коммуникаций с собственниками и нанимателями жилых помещений многоквартирных домов;
- правила оформления и применения электронной цифровой подписи.
1.6. Специалист по ведению технической документации в своей деятельности руководствуется:
- законодательными и иными нормативными актами, регламентирующими вопросы производственно-экономической деятельности предприятия;
- методическими и нормативными материалами, касающимися деятельности жилищного фонда ЖЭУ;
- правилами и нормами технической эксплуатации жилищного фонда;
- уставом предприятия;
- приказами и распоряжениями директора предприятия;
- настоящей должностной инструкцией.
1.7. В период временного отсутствия специалиста по ведению технической документации (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Должностные обязанности
Специалист по ведению технической документации при организации документационного сопровождения управления многоквартирными домами выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Регистрация и учет технической и иной документации, связанной с управлением многоквартирными домами, а также документов, свидетельствующих об исполнении требований нормативных правовых актов Российской Федерации к осуществлению деятельности по управлению многоквартирными домами (документация по управлению многоквартирными домами) в делопроизводстве организации.
2.2. Составление графиков документооборота для документации по управлению многоквартирными домами.
2.3. Контроль соблюдения правил оформления, ведения и актуализации (исполнения) в структурных подразделениях организации документации по управлению многоквартирными домами.
2.4. Осуществление мероприятий по подготовке документов к уничтожению и архивному хранению.
2.5. Оформление документации по управлению многоквартирными домами на оперативное хранение в делопроизводстве организации.
2.6. Восстановление документации по управлению многоквартирными домами.
2.7. Внесение сведений документации по управлению многоквартирными домами в программы и базы данных.
2.8. Контроль соответствия данных информационных систем организации документации по управлению многоквартирными домами.
2.9. Подготовка предложений по совершенствованию системы учета и хранения документации по управлению многоквартирными домами в организации.
2.10. Осуществление процедур приема (передачи) технической и иной связанной с управлением многоквартирными домами документации от внешних организаций (внешним организациям).
2.11. Сбор необходимой информации по собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров.
2.12. Ведение учета сведений и документов собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров.
2.13. Прием от граждан документов регистрационного учета.
2.14. Работа с документами регистрационного учета.
2.15. Обработка и обновление необходимой информации по собственникам и нанимателям помещений в многоквартирном доме, а также по лицам, использующим общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров.
2.16. Внесение регистрационных данных о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме в программы и базы данных.
2.17. Ответственное хранение документов и сведений о собственниках и нанимателях помещений в многоквартирном доме, а также о лицах, использующих общее имущество в многоквартирном доме на основании договоров, в электронном виде и (или) на бумажных носителях.
2.18. Передача документов в органы внутренних дел.
2.19. Рассмотрение жалоб и предложений собственников и нанимателей помещений в многоквартирном доме по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг.
2.20. Проведение осмотров общего имущества по жалобам и предложениям собственников и нанимателей помещений многоквартирных домов.
2.21. Проведение осмотров жилых помещений по жалобам и предложениям собственников и нанимателей помещений многоквартирных домов.
2.22. Привлечение специализированных организаций для получения экспертных заключений.
2.23. Организация проведения мероприятий по результатам рассмотрения жалоб и предложений по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг и результатов комиссионного обследования общего имущества многоквартирных домов и экспертных заключений.
2.24. Контроль исполнения мероприятий по жалобам и предложениям по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг.
2.25. Внесение информации о работе по жалобам и обращениям пользователей в программы и базы данных.
2.26. Информирование потребителей о результатах рассмотрения обращений по вопросам качества жилищно-коммунальных услуг.
В случае служебной необходимости специалист по ведению технической документации может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, по решению заместителя директора по производству, в порядке, предусмотренном законодательством.
3. Права
Специалист по ведению технической документации имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.
3.2. Получать необходимую для выполнения должностных обязанностей информацию о деятельности организации от всех подразделений напрямую или через непосредственного руководителя.
3.3. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы организации.
3.4. Знакомиться с проектами приказов руководства, касающимися его деятельности.
3.5. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
3.6. Принимать участие в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, связанные с его работой.
3.7. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения должностных обязанностей.
3.8. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.9. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Специалист по ведению технической документации несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.1.7. Совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.
4.1.8. Причинение материального ущерба и/или убытков предприятию или третьим лицам, связанных с действием или бездействием во время исполнения служебных обязанностей.
4.2. Оценка работы специалиста по ведению технической документации осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы специалиста по ведению технической документации является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы специалиста по ведению технической документации определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в ЖЭУ.
5.2. В связи с производственной необходимостью специалист по ведению технической документации обязан выезжать в служебные командировки (в том числе местного значения).
С инструкцией ознакомлен ______/____________/ «__» _______ 20__ г.
(подпись)