УТВЕРЖДАЮ:
_______________________________
[Наименование должности]
_______________________________
_______________________________
[Наименование организации]
_______________________________
_______________________/[Ф.И.О.]/
«______» _______________ 20___ г.
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
Специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности (технологическое сопровождение цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации)
1. Общие положения
1.1. Настоящая должностная инструкция определяет и регламентирует полномочия, функциональные и должностные обязанности, права и ответственность специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности [Наименование организации в родительном падеже] (далее — Компания).
1.2. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Компании.
1.3. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности относится к категории специалистов и имеет в подчинении [наименование должностей подчиненных в дательном падеже].
1.4. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности подчиняется непосредственно [наименование должности непосредственного руководителя в дательном падеже] Компании.
1.5. На должность специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование — программы подготовки специалистов среднего звена или среднее профессиональное образование (непрофильное) — программы подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование — программы профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
1.6. Требования к опыту практической работы специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности: не менее одного года в области работы с данными и информационными объектами документированных сфер деятельности организации.
1.7. Особые условия допуска специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности к работе:
- прохождение обучения мерам информационной безопасности и условиям конфиденциальности деятельности по соответствующей программе, прохождение первичного инструктажа по информационной безопасности и условиям конфиденциальности деятельности;
- прохождение обучения мерам пожарной безопасности;
- прохождение обучения и проверки знаний требований охраны труда.
1.8. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности отвечает за:
- эффективное исполнение поручаемой ему работы;
- соблюдение требований исполнительской, трудовой и технологической дисциплины;
- сохранность находящихся у него на хранении (ставших ему известными) документов (сведений), содержащих (составляющих) коммерческую тайну Компании.
1.9. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности должен знать:
- технико-эксплуатационные характеристики, конструктивные особенности, назначение и режимы работы оборудования, правила его технической эксплуатации;
- технологию механизированной обработки информации документированных сфер деятельности организации;
- виды технических носителей информации;
- методы классификации и кодирования информации документированных сфер деятельности организации;
- стандарты, системы счисления, шифров и кодов документированных сфер деятельности организации;
- принципы организации информационных баз данных;
- характеристики и распространенные форматы графических файлов;
- основы компьютерной графики, методы представления и обработки графической информации;
- требования к характеристикам изображений при размещении на веб-сайтах;
- технические средства сбора, обработки и хранения информации;
- технические средства сбора, обработки и хранения структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- правила ведения реестров структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации;
- методические документы и национальные стандарты в области управления документами и использования информации в организации;
- основные показатели работы баз структурированных данных документированных сфер деятельности в информационных системах организации;
- особенности реализации структуры данных и управления метаданными в базах данных документированных сфер деятельности организации;
- архитектуру систем хранения и обработки информации и возможности их взаимодействия;
- модели и структуры данных документированных сфер деятельности организации;
- основы языков и систем программирования баз данных документированных сфер деятельности организации;
- современные методы и средства управления структурированными данными в документированных сферах деятельности организации;
- основы построения реляционных баз данных;
- локальные нормативные акты в области информационного взаимодействия структурных подразделений организации;
- правила работы с документами организации, установленные ее локальными нормативными актами;
- правила и порядок формирования и учета баз данных документированных сфер деятельности организации;
- требования к характеристикам изображений при размещении на официальных сайтах организации;
- базовые принципы организации информационных баз данных;
- специфику и тематику официальных сайтов организации, их цели, задачи и назначение;
- базовые технико-эксплуатационные характеристики, конструктивные особенности, назначение и режимы работы оборудования;
- правила технической эксплуатации оборудования;
- основные принципы технологий создания веб-ресурсов;
- основы гипертекстовой разметки;
- базовые методы решения задач по созданию и редактированию контента;
- основы информационной безопасности;
- основы обеспечения сетевой безопасности, контроля доступа и прав пользователей;
- локальные нормативные акты организации, регламентирующие порядок работы с корпоративной почтовой системой;
- методические указания, рекомендации и технологии обеспечения конфиденциальности почтовых сообщений и отправителей;
- методические документы и нормативно-техническую документацию по вопросам технической защиты информации;
- этические нормы и правила корпоративного поведения;
- организационную структуру и филиалы организации;
- порядок взаимодействия структурных подразделений организации;
- структуру организации и порядок распределения полномочий между ее структурными подразделениями и должностными лицами;
- принципы разграничения прав доступа к информации, обеспечения информационной безопасности;
- принципы и методы упорядочения структурированных данных документированных сфер деятельности организации и информационных показателей организации;
- критерии оценки качества выполнения ручных и автоматизированных операций по идентификации и извлечению структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации;
- требования охраны труда и пожарной безопасности;
- законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области управления документами;
- законодательные и нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий и защиты информации, персональных данных, цифровой трансформации;
- стандарты и методики описания, классификации и индексирования структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- стандарты и методики оценки качества структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- стандарты и методики управления документами;
- способы систематизации структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- специализированное программное обеспечение для приема, обработки и регистрации обращений работников;
- внутренние стандарты и методические документы по обработке запросов работников;
- локальные нормативные правовые акты, методические документы организации по вопросам управления документами и процессам цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
- ответы на наиболее часто задаваемые вопросы по процессам цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
- правила делового общения и речевого этикета;
- способы и каналы информирования работников организации;
- правила соблюдения информационной безопасности;
- понятие коммерческой тайны;
- правила деловой переписки и письменного этикета;
- внутренние стандарты и методические документы по заполнению отчетности;
- методы представления информации;
- требования по обработке обращений за технической поддержкой;
- принципы, методы формирования отчетности;
- основы статистики.
1.10. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности должен уметь:
- пользоваться персональным компьютером и его периферийными устройствами, оргтехникой;
- использовать специализированные программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» для выполнения рабочих задач цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации;
- работать с большим массивом информационных данных документированных сфер деятельности;
- применять методы работы с формами, электронными таблицами, данными и метаданными документированных сфер деятельности организации;
- применять методы работы с информационными базами данных документированных сфер деятельности организации;
- работать в графических редакторах;
- обрабатывать растровые и векторные изображения: масштабировать, кадрировать, изменять разрешение и палитру, компоновать изображения;
- работать с текстовым редактором;
- применять технологии размещения и передачи информации в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» и сетях интранет;
- размещать мультимедийные объекты в информационных системах;
- заполнять веб-формы документированных сфер деятельности организации;
- использовать поисковые системы;
- проводить логическую обработку структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- формировать информационные объекты из предоставленных структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- оценивать полноту и достаточность структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- проводить инвентаризацию структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- формировать отчетность по учету и хранению структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- применять автоматизированные средства контроля состояния баз данных документированных сфер деятельности организации;
- разрабатывать базы данных документированных сфер деятельности организации и осуществлять контроль их ведения;
- создавать систему индексации структурированных данных документированных сфер деятельности организации и использовать ее в информационно-справочных целях;
- применять языки и системы программирования баз данных документированных сфер деятельности организации для оптимизации выполнения запросов;
- моделировать угрозы целостности структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- разрабатывать процедуры обеспечения целостности структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- разрабатывать регламентирующие документы в соответствии с требованиями нормативных правовых актов;
- формулировать требования на разработку процедур обеспечения целостности структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- применять методы работы с формами, электронными таблицами, информационными базами структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- размещать и обновлять структурированные данные документированных сфер деятельности на официальных сайтах организации через систему управления контентом;
- вести учет истории изменений структурированных данных документированных сфер деятельности на официальных сайтах организации;
- проводить администрирование корпоративных почтовых сервисов и систем;
- применять положения нормативно-технической документации в области информационной безопасности и коммуникационных технологий;
- использовать программные приложения и информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет» для выполнения рабочих задач цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации;
- работать с информационными системами и базами структурированных данных документированных сфер деятельности;
- классифицировать и отвечать на типичные запросы работников;
- согласовывать решение нетипичных обращений работников со специалистами соответствующих подразделений организации;
- корректировать свои действия в соответствии с условиями ситуации;
- работать с большим массивом структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- проводить мониторинг структурированных данных документированных сфер деятельности организации.
1.11. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности в своей деятельности руководствуется:
- локальными актами и организационно-распорядительными документами Компании;
- правилами внутреннего трудового распорядка;
- правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
- указаниями, приказаниями, решениями и поручениями непосредственного руководителя;
- настоящей должностной инструкцией.
1.12. В период временного отсутствия специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности (отпуск, болезнь, прочее), его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя], который назначается в установленном порядке, приобретает соответствующие права и несет ответственность за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него в связи с замещением.
2. Должностные обязанности
Специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности в ходе технологического сопровождения цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Идентификация и извлечение структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации, в том числе:
- идентификация структурированных данных, поступающих из внешних источников информации для документированных сфер деятельности организации;
- извлечение структурированных данных из внешних источников информации для документированных сфер деятельности организации;
- формирование структурированных данных документированных сфер деятельности организации в соответствии с требованиями метамодели данных;
- загрузка структурированных данных документированных сфер деятельности организации в информационные системы (ручная, автоматизированная или автоматическая);
- контроль корректности загруженных структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- настройка внутренних связей между информационными блоками/страницами в системе управления контентом.
2.2. Систематизация структурированных данных документированных сфер деятельности организации для использования и хранения, в том числе:
- классификация и индексирование структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- формализация и нормализация структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- номинальная, предметная и хронологическая классификация структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- распределение структурированных данных по номенклатуре документированных сфер деятельности организации;
- проверка сроков действия и хранения структурированных данных документированных сфер деятельности организации;
- ведение реестра документированных сфер деятельности.
2.3. Контроль целостности структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации, в том числе:
- формирование целостности структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации;
- формирование целостности структурированных данных и метаданных документированных сфер деятельности организации после аварий и сбоев;
- нахождение и фиксация факта сбоя в работе информационных систем, обрабатывающих структурированные данные документированных сфер деятельности организации;
- нахождение и фиксация факта несанкционированного уничтожения, перемещения, искажения структурированных данных документированных сфер деятельности организации.
2.4. Учет и обеспечение сохранности структурированных данных документированных сфер деятельности, размещенных на официальных сайтах организации, в том числе:
- создание и учет резервных копий структурированных данных документированных сфер деятельности, размещенных на сайте, после каждого изменения и обеспечение их сохранности;
- формализация структурированных данных документированных сфер деятельности для размещения на официальном сайте организации;
- формирование предложений об улучшении работы официальных сайтов организации;
- документирование работ по учету структурированных данных документированных сфер деятельности и управлению ими в информационных ресурсах на сайте организации.
2.5. Контроль за соблюдением локальных правил учета и сохранности сообщений электронной почты организации, в том числе:
- разработка и поддержание в актуальном состоянии локальных правил учета и сохранности сообщений электронной почты;
- информирование работников организации о правилах и порядке исполнения локальных правил учета и сохранности сообщений электронной почты;
- выявление фактов нарушения локальных правил учета и сохранности сообщений электронной почты.
2.6. Консультационная поддержка работников организации в процессах цифровой трансформации документированных сфер деятельности, в том числе:
- прием поступающих запросов о процессах цифровой трансформации документированных сфер деятельности от работников организации;
- проведение инструктажа работников организации по выполнению функций цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
- подготовка учебных и методических материалов, презентаций по цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
- консультирование работников организации по цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
- изучение запросов работников организации о процессах цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
- выдача рекомендаций и разъяснений по типичным обращениям работников организации о процессах цифровой трансформации документированных сфер деятельности;
- подготовка предложений по оптимизации процессов цифровой трансформации документированных сфер деятельности на основании типичных запросов работников организации.
2.7. Формирование отчетности по результатам цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации, в том числе:
- сбор информации для формирования отчетов по результатам цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации;
- обработка собранной информации по результатам цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации;
- заполнение отчетных форм по результатам цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации;
- автоматическое или автоматизированное формирование отчетов по результатам цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации;
- контроль корректности данных в сформированных отчетах по результатам цифровой трансформации документированных сфер деятельности организации.
В случае служебной необходимости специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности может привлекаться к выполнению своих должностных обязанностей сверхурочно, в порядке, предусмотренном положениями федерального законодательства о труде.
3. Права
Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности имеет право:
3.1. На все предусмотренные законодательством Российской Федерации социальные гарантии.
3.2. На бесплатную выдачу специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты.
3.3. Требовать создания условий для выполнения профессиональных обязанностей, в том числе предоставления необходимого оборудования, инвентаря, рабочего места, соответствующего санитарно-гигиеническим правилам и нормам.
3.4. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих профессиональных обязанностей и осуществлении прав.
3.5. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы.
3.6. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.
3.7. Повышать свою профессиональную квалификацию.
3.8. Иные права, предусмотренные трудовым законодательством Российской Федерации.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1. Специалист по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности несет административную, дисциплинарную и материальную (а в отдельных случаях, предусмотренных законодательством РФ, — и уголовную) ответственность за:
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.3. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.4. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.5. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.6. Не обеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности осуществляется:
4.2.1. Непосредственным руководителем — регулярно, в процессе повседневного осуществления работником своих трудовых функций.
4.2.2. Аттестационной комиссией предприятия — периодически, но не реже 1 раза в два года на основании документированных итогов работы за оценочный период.
4.3. Основным критерием оценки работы специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5. Условия работы
5.1. Режим работы специалиста по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Компании.
6. Право подписи
6.1. Специалисту по цифровизации документооборота и работе с данными документированных сфер деятельности для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, отнесенным к его компетенции настоящей должностной инструкцией.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «____» _______ 20__ г.
(подпись)
Адрес
188508, Российская Федерация, Ленинградская область, Ломоносовский муниципальный район, Виллозское городское поселение, территория Северная часть производственной зоны Горелово, Волхонское шоссе, дом 15
Обязанности
Сопровождение внутреннего электронного документооборота компании и внешнего с контрагентами через провайдеров ЭДО и EDI. Оптимизация действующих процессов работы с ЭДО и EDI: настройка и администрирование систем; взаимодействие с отделами по вопросам подключения клиентов в ЭДО, EDI; поддержка пользователей по работе с системами; выявление, анализ и решение возникающих ошибок/проблем в системах ЭДО. Подготовка документации по используемым системам, мониторинг изменений законодательства в сфере ЭДО, участие в проекте внедрения КЭДО.
Требования
Опыт работы с системами электронного документооборота (ЭДО и EDI) от 1 года на уровне администратора или ведущего менеджера делопроизводства в направлении ЭДО.
Знание КриптоПро и КриптоАрм, опыт работы с токенами, сертификатами, контейнерами.
Знание правил обмена документами между контрагентами (как ЮЗДО, так и EDI-цепочки).
Условия
График работы 5/2, корпоративный транспорт, полис ДМС.
Откликнуться на вакансию
Обязанности специалиста по документообороту включают в себя:
- контроль, учет и хранение документов в организации;
- сопровождение и планирование документооборота;
- внедрение современных систем, в первую очередь цифровых баз данных.
Специалист по документообороту: кто это, что должен знать и уметь
Документационное обеспечение процесса управления осуществляется в каждой организации. В зависимости от размера и специфики деятельности, обязанности менеджера по работе с документами возлагаются на:
- помощника руководителя, секретаря;
- документоведа (специалиста по документообороту);
- специальный отдел или группу;
- службу документационного обеспечения управления (ДОУ) — для крупных структур.
Секретарь руководителя и документовед — разные должности. Квалификационные требования, содержание обязанностей специалиста по работе с документами и помощника директора в крупных организациях различны. Обе штатные позиции описаны в ЕКС и в сборнике профессиональных стандартов.
Документовед — это специалист, работающий как специально уполномоченное должностное лицо или как сотрудник выделенного структурного подразделения службы ДОУ (профстандарт 07.004). Целью деятельности документоведа или службы ДОУ — организация эффективного документационного обеспечения управления деятельностью предприятия.
Служба ДОУ является структурной единицей системы управления и решает специфические задачи.
Исполнение обязанностей документоведа (специалиста по документообороту) в небольших организациях возложено на секретаря (помощника руководителя) — профессиональный стандарт 07.002.
Профессионально-квалификационные требования к работнику зафиксированы в п. 3.1 раздела III профстандарта 07.004 «Специалист по управлению документацией организации». Они размещены сразу после рекомендованных названий позиции для штатного расписания.
Коротко о необходимых знаниях и умениях специалиста по документообороту.
Обязанности специалиста по документообороту
Функциональная карта делопроизводителя содержит перечень трудовых функций делопроизводителя. Она приведена в разделе II профстандарта под кодом А.
Информация о них — основа раздела 2 должностной инструкции, подготовленной с использованием стандарта.
Дальше в ДИ — традиционная часть с обязанностями. В инструкции, по методике сборника стандартов, он третий, а обязанности делопроизводителя — это трудовые действия, перечисленные в подразделах 3.1.1-3.1.7.
Квалификационный подход, используемый при описании профессий и должностей, реализуется перечислением знаний и умений, необходимых для каждой трудовой функции. В ДИ знания и умения приводятся в общей части или в разделе обязанностей пофункционально. На картинке две используемые на практике структуры ЛНА.
Заключительные положения ДИ содержат права и ответственность специалиста, порядок ее утверждения, сведения о документах, использованных при разработке текста.
4. Права
Специалист по документообороту имеет право:
4.1. Знакомиться с проектами решений директора, касающихся деятельности отдела.
4.2. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.
4.3. Инициировать и проводить совещания по производственно-хозяйственным и финансово-экономическим вопросам.
4.4. Запрашивать и получать от структурных подразделений необходимую информацию, документы.
4.5. Проводить проверки качества и своевременности исполнения поручений.
4.6. Требовать прекращения (приостановления) работ (в случае нарушений, несоблюдения установленных требований и т. д.), соблюдения установленных норм, правил, инструкций; давать указания по исправлению недостатков и устранению нарушений.
4.8. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.
4.9. ……… (другие права).
5. Ответственность
5.1. Специалист по документообороту привлекается к ответственности:
— за ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей ДИ, — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о бухгалтерском учете;
— за правонарушения и преступления, совершенные в процессе своей деятельности, — в порядке, установленном действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации;
— за причинение ущерба работодателю — в порядке, установленном действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
5.2. ……… (другие положения об ответственности).
6. Заключительные положения
6.1. Настоящая ДИ менеджера по документообороту разработана на основе профессионального стандарта 07.004 «Специалист по управлению документацией организации», утвержденного Приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 10.05.2017 № 416н, с учетом ……… (реквизиты локальных нормативных актов организации).
6.2. Ознакомление сотрудника по документообороту с настоящей ДИ осуществляется при приеме на работу (до подписания трудового договора). Факт ознакомления работника с настоящей ДИ подтверждается ……… (подписью в листе ознакомления, являющемся неотъемлемой частью ЛНА (в журнале ознакомления); в экземпляре ДИ, хранящемся у работодателя; иным способом).
6.3. ……… (другие заключительные положения).
Должностная инструкция делопроизводителя
Должностную инструкцию специалиста по делопроизводству можно составить на бланке компании в свободной форме. В документе необходимо указать права и обязанности сотрудника, требования к нему и его квалификации.
Благодаря правильно составленной должностной инструкции специалиста по документообороту руководитель может избежать наказания за нарушения, допущенные работником.
Должностная инструкция и обязанности делопроизводителя
1. Общие положения
1.1. Делопроизводитель относится к категории специалистов и подчиняется генеральному директору, назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора.
1.2. Для работы делопроизводителем требуется среднее профессиональное или среднее общее образование либо дополнительное образование по программам профессиональной переподготовки рабочих и служащих.
1.3. Делопроизводитель должен знать:
- гражданское и трудовое законодательство РФ;
- нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства;
- структуру компании и ее подразделений;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- виды документов и их назначение;
- порядок контроля ведения и хранения служебных документов и материалов;
- основы организации труда и правила внутреннего трудового распорядка;
- правила и нормы охраны труда.
1.4. Делопроизводитель должен уметь:
- работать с любыми видами документов;
- пользоваться справочно-правовыми системами, базами данных, автоматизированными системами учета, регистрации, контроля и информационно-справочными системами при работе с документами;
- организовывать работу по учету, хранению и передаче в соответствующее структурное подразделение документов текущего делопроизводства;
- руководить делопроизводством в организации, контролировать правильное формирование, хранение и сдачу дел в архив;
- разрабатывать номенклатуру дел и использовать ее при составлении описей дел;
- организовывать работу по формированию дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел;
- правильно и своевременно формировать документы с учетом их специфики;
- систематизировать документы внутри дел;
- контролировать сохранность и защиту документов;
- пользоваться компьютерными программами для работы с документами, оргтехникой.
2. Трудовые функции
2.1. Основные задачи и направления деятельности делопроизводителя:
- ведение документооборота;
- организация работы по учету, хранению и передаче документов;
- контроль сохранности и защиты документов.
3. Должностные обязанности
3.1. Делопроизводитель обязан:
- вести учет, проверять, регистрировать и распределять входящую и исходящую документацию;
- вести картотеку документов, контролировать их исполнение, выдавать справки по необходимым документам;
- отправлять исполненную документацию по адресатам;
- вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива;
- вести электронную базу документов и составлять картотеки;
- подготавливать и сдавать в архив документы, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных и составлять описи дел, передаваемых в архив;
- контролировать сохранность проходящей служебной документации.
4. Права
4.1. Делопроизводитель имеет право:
- запрашивать у генерального директора информационные материалы и нормативно-правовые документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей, разъяснения и уточнения по выданным поручениям;
- запрашивать у генерального директора и сотрудников документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
- информировать генерального директора о нарушениях ответственных лиц в ведении документации;
- разрабатывать и вносить на рассмотрение генерального директора предложения по организации труда в рамках своих должностных обязанностей;
- знакомиться с документами, содержащими оценку его деятельности, и давать по ним обратную связь.
5. Заключительные положения
5.1. Делопроизводитель знакомится с должностной инструкцией под подпись при приеме на работу до подписания трудового договора.
5.2. Один экземпляр должностной инструкции находится у генерального директора, другой — у делопроизводителя.
5.3. Делопроизводитель знакомится под подпись с изменениями в должностной инструкции, принятыми распоряжением генерального директора и касающимися общих положений, должностных обязанностей, прав и ответственности.
С должностной инструкцией ознакомлен(а):
________ / Федорова Ирина Алексеевна
(подпись) / (расшифровка подписи)
Дата:
______________________
Чтобы сохранить шаблон, сделайте копию в свой гугл-док: Файл → Создать копию. Или скопируйте текст и вставьте в текстовый редактор.
docx, 13 KB
Чек-листы для предпринимателей
Пошаговые инструкции по самым частым вопросам предпринимателей
Подробнее
Еще документы
- Главная
- Правовые ресурсы
- Подборки материалов
- Должностная инструкция специалиста по электронному документообороту
Должностная инструкция специалиста по электронному документообороту
Подборка наиболее важных документов по запросу Должностная инструкция специалиста по электронному документообороту (нормативно–правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).
- Должностная инструкция:
- Агент по снабжению должностная инструкция
- Администратор гостиницы
- Внесение изменений в должностной регламент
- Врач клинической лабораторной диагностики должностная инструкция
- Гальваник должностная инструкция
- Показать все
Еще
- Должностная инструкция:
- Агент по снабжению должностная инструкция
- Администратор гостиницы
- Внесение изменений в должностной регламент
- Врач клинической лабораторной диагностики должностная инструкция
- Гальваник должностная инструкция
- Показать все
Статьи, комментарии, ответы на вопросы
Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня
Вопрос: Как организовать делопроизводство и документооборот в организации?
(Консультация эксперта, 2023)Какие установлены правила для внедрения электронного документооборота?
Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня
Вопрос: Как составить должностную инструкцию специалиста по документообороту?
(Консультация эксперта, Государственная инспекция труда в Нижегородской обл., 2023)Таким образом, руководствуясь положениями Квалификационного справочника и Профессиональных стандартов, можно составить основу проекта должностной инструкции специалиста по документообороту. Срок действия для инструкций, как правило, не устанавливается, они пересматриваются и корректируются по мере необходимости.
Нормативные акты
Зарегистрируйтесь и получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс бесплатно на 2 дня
Приказ Минтруда России от 17.10.2022 N 663н
«Об утверждении профессионального стандарта «Специалист по технико-экономическому сопровождению полного жизненного цикла изделий из полимерных материалов и композитов, в том числе наноструктурированных»
(Зарегистрировано в Минюсте России 17.11.2022 N 71001)Использовать аналоговые и цифровые средства связи для обеспечения коммуникации со специалистами структурных подразделений организации, программное обеспечение для проведения видеоконференций через информационно-телекоммуникационную сеть «Интернет», системы электронного документооборота, применяемые в организации
Развитие экономики провоцирует неизбежное увеличение информационных потоков и объем составляемой в хозсубъекте документации. Причем, все документы должны составляться согласно законодательным нормам, храниться в оптимальных условиях требуемое количество лет, поскольку документооборот считается важным элементом управления организацией. Именно поэтому многими штатными расписаниями предусмотрена такая должность, как специалист по документообороту. Кто это такой, какие требования предъявляются к нему при трудоустройстве, какие обязанности вменяются и за что он несет ответственность? Об этом и не только далее.
Общие сведения о профессии специалист по документообороту
Специалист по документообороту (по организационному и документационному обеспечению, менеджер по работе с документами, документовед или делопроизводитель, как его еще называют) – штатная единица, занимающаяся организацией документооборота в хозсубъекте. В его компетенцию входит оформление документов, их регистрация, ввод в электронную базу данных, контроль выполнения указанных в них предписаний, а также хранение. В мелких и средних бизнес-субъектах этим может заниматься один работник, в крупных – разные.
С 1 июля 2016 года на территории РФ действует Федеральный закон, регламентирующий порядок разработки профстандартов, и ст. 195.2 действующего ТК, регулирующая механизм их применения.
Профессиональный стандарт – акт, синтезирующий ряд положений, касающихся различных направлений деятельности. Чаще всего, он распространяется не на одну должность, как, например, профстандарт №447, актуальный не только для документоведов, но и для библиотекарей, библиографов, служащих, принимающих и информирующих посетителей, либо профстандарт № 1044.
Хотя на сегодняшний день применение управленцем вышеприведенных стандартов при поиске работников на должность специалиста по документообороту носит рекомендательный характер, положения стандартов стоит учитывать:
- при разработке должностной инструкции специалиста по документообороту;
- при организации собеседования с соискателем на эту должность, его дальнейшего обучения и оценке полученных знаний;
- на более высоком уровне — при формировании политики кадров, расчете тарификации на работу, разработке механизма выплаты трудового вознаграждения.
Эти два профстандарта документоведа позволяют:
- грамотно сформулировать название должности;
- предъявить требования к образованию, опыту, навыкам и умениям соискателя;
- сформировать перечень его трудовых функций.
Согласно им, на должность специалиста по документообороту соответствующим распоряжением административного лица назначается лицо, имеющее:
- высшее, неполное высшее или среднее специальное образование,
- стаж аналогичной работы от полугода.
Соискатель должен знать:
- систему организации делопроизводства;
- схемы документооборота, нормы хранения, архивирования, ревизии, уничтожения документации, а также сроки и порядок ее передачи на хранение в архив;
- стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
- порядок составления номенклатуры и описей дел, установленной отчетности;
- организационную культуру и нормы делового этикета;
- правила и нормы охраны труда и техники безопасности, санитарии и противопожарной защиты;
- структуру хозсубъекта и его руководящий аппарат;
- порядок применения средств вычислительной и организационной техники;
- правила работы с программами Microsoft Office и базами данных хозсубъекта.
От него требуется умение владеть справочно-правовыми и автоматизированными учетными, регистрационными и контролинговыми системами, а также применять современные информационно-коммуникационные технологии для ведения документооборота.
В своей деятельности специалист по документообороту, относящийся к категории технических исполнителей, должен следовать:
- правовым актам различного уровня, иным руководящим материалам по ведению делопроизводства на хозсубъекте;
- Уставом хозсубъекта;
- локальной инструкции по делопроизводству и работе архива;
- административным распоряжениям и приказам;
- ПВТР;
- разработанной должностной инструкции (в случае ее отсутствия – положениям трудового договора).
Должностная инструкция предоставляется будущему сотруднику для ознакомления до начала выполнения им обязанностей. После анализа ее пунктов он ставит на ней свою подпись, подтверждая согласие с вменяемыми обязанностями, имеющимися правами и границей ответственности в случае их игнорирования или нарушения.
Обязанности и ответственность специалиста по документообороту
В течение рабочего дня специалист обязан:
- принимать и обрабатывать входящую корреспонденцию;
- сортировать ее по критерию необходимости регистрации, регистрировать требуемое;
- подготавливать документацию для рассмотрения управленцем;
- согласно его резолюции передавать ее на исполнение и контролировать его ход;
- разрабатывать номенклатуры дел;
- проверять правильность оформления документов и наличие отметки об их исполнении перед формированием в дело;
- контролировать своевременность подшивки документов в дел;
- оформлять регистрационную картотеку или вести компьютерную базу данных документов;
- проводить информационно-справочную работу;
- обрабатывать и отправлять исходящие бумаги;
- создать удобную и эффективную поисковую систему;
- составлять протокол работы комиссии по подготовке бумаг к хранению, акт о выделении к уничтожению бланков, не подлежащих хранению;
- подготавливать и передавать архивариусу описи документов, законченных делопроизводством;
- выполнять частные поручения непосредственного начальства при условии, что они не идут вразрез с нормами закона.
Работник в рамках трудового, административного, уголовного и гражданского законодательства ответственен за:
- игнорирование или неподобающее выполнение вышеприведенных обязанностей;
- игнорирование локальных положений, касающихся сохранности конфиденциальных сведений и коммерческой тайны;
- саботаж ПВТР, ТБ и противодействия огню, рабочей дисциплины.
Права менеджера по работе с документацией
Данный работник вправе:
- запрашивать у административного аппарата проекты утвержденных им решений для дальнейшего ознакомления с ними;
- доносить до администрации предложения по улучшению своей работы и требовать содействия в ее выполнении;
- получать от иных штатных единиц необходимую для выполнения своего функционала информацию.