Служебная записка инструкция по делопроизводству

Почти все важные дела люди совершают путем переписки;

следовательно, одного умения говорить недостаточно.

Люк де Вовенарг

Поговорим о служебной записке как основном средстве внутренних коммуникаций, документе, который может упорядочить внутренние взаимосвязи, обеспечить оперативный обмен информацией, разрешить спорную ситуацию.

ПОЧЕМУ ОРГАНИЗАЦИИ ИГНОРИРУЮТ СЛУЖЕБНЫЕ ЗАПИСКИ?

Служебная записка остается аутсайдером в деловой переписке частных организаций. В государственных организациях, напротив, большинство внутренних документов – это служебные записки.

Зачастую в коммерческих организациях к служебной записке относятся как к бессмысленной формальности, однако этот элемент внутрикорпоративного документооборота, как неотъемлемая часть корпоративной культуры, обладает неоценимым потенциалом для развития бизнеса.

На чем основано резко негативное отношение целого ряда руководителей линейного уровня коммерческих организаций к одному из самых важных внутренних документов, служащему основой для принятия управленческих решений? Возможные причины:

• низкий уровень культуры делового общения, отсутствие корпоративных стандартов, волевых управленческих решений в области внутреннего документооборота;

• отсутствие официального статуса, так как служебная записка не внесена в классификатор управленческой документации;

• наличие электронных средств связи. Руководители не хотят тратить время на формализацию управленческих процессов, предпочитая обменяться парой слов при личной встрече, позвонить по мобильному телефону, написать на электронную почту или в скайп и т.д.

Но есть и другая причина: иногда руководители саботируют формализацию системы внутренних документов. Документально подтвержденную информацию о состоянии дел в организации, поручениях в адрес должностного лица или, скажем, распоряжениях о порядке действий в конкретных ситуациях трудно опровергнуть. Работа в хаосе дает определенные преимущества: нет ничего проще, чем отказаться от факта передачи устной информации, так же как и указаний, данных тет-а-тет. Всем знакома ситуация, когда работник регулярно получает в устном виде взаимоисключающие указания, неисполнение любого из которых влечет за собой административные санкции.

В ЧЕМ ПОЛЬЗА СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК?

Служебная записка – это внутреннее деловое письмо, с помощью которого можно быстро и эффективно решать текущие производственные вопросы.

Основное назначение служебной записки – обмен служебной информацией между равными по должностному статусу работниками одной организации.

• эффективное информационное взаимодействие:

– рассылка объявлений/извещений для работников организации;

– обмен оперативной информацией между структурными/самостоятельными подразделениями и филиалами;

– запрос справочной информации;

– проведение инструктажа;

– сопровождение другого сообщения (сопроводительная записка);

• решение текущих вопросов административно-хозяйственного, материально-технического, информационного и иного обеспечения;

• разрешение спорных и конфликтных ситуаций.

Умение грамотно составлять внутренние документы, в том числе служебные записки, выручает в крайне сложных и запутанных ситуациях.

В первую очередь служебная записка – основной помощник для работников службы документационного обеспечения управления (далее – ДОУ) в спорных ситуациях.

К сожалению, руководители основных структурных подразделений нередко пытаются списать недочеты подразделения при работе с документами на сотрудников вспомогательных подразделений. Например, руководство структурного подразделения не выполнило поручение вышестоящего руководителя в срок, но ответственность за это перекладывает на службу ДОУ, которая якобы задержала отправку исходящего письма.

Опровергнуть беспочвенные обвинения поможет служебная записка. Записка, которая содержит факты, срок исполнения, Ф.И.О. работников ДОУ, качественно и своевременно выполнивших работу, с приложениями-подтверждениями (копии регистрационных карточек, выдержки из журналов регистрации и т.п.), нередко помогает сохранить объективность, признать претензию необоснованной, восстановить деловую репутацию конкретного работника и службы ДОУ в целом (Пример 1).

В тексте служебной записки необходимо четко изложить цель сообщения в доступной и лаконичной форме. Неполная или избыточная информация затрудняет понимание адресатом сути проблемы и может привести к неоднозначному толкованию и, как следствие, отсутствию желаемого результата. Эффективность служебной записки зависит от того, насколько правильно выстроена структура документа и логичны ли приведенные доводы.

ОФОРМЛЯЕМ СЛУЖЕБНУЮ ЗАПИСКУ

ЕСЛИ НА БЛАНКЕ, ТО КАКОМ?

Служебные записки, как правило, составляют на чистом листе бумаги формата А4. Однако коммерческие организации для этой цели часто используют бланк письма, который согласно п. 4.7 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» содержит:

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания);

• наименование организации;

• код организации;

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

• идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

• справочные данные об организации;

• место составления или издания документа.

Кроме того, некоторые специалисты на страницах журналов и в сети Интернет приводят в качестве примера образцы служебных записок, оформленных на бланке письма.

Бесспорно, проще оформлять все документы без разбора на одном и том же бланке. Однако писать служебную записку руководителю соседнего отдела на бланке, который содержит справочные данные, ИНН, ОГРН и т.д., смысла не имеет. Кроме того, бланк письма организации занимает как минимум 20 процентов от общего объема первой страницы, и часто необходимая информация не умещается на одном листе. Вроде мелочь, но в рамках крупной организации подобные мелочи приводят к непродуктивному расходованию, а не к экономии средств.

Выясним, на каком бланке можно оформлять служебную записку (при желании).

Виды бланков документов установлены в п. 4.6 ГОСТ Р 6.30-2003.

Между тем ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», который вступает в силу 1 июля 2018 года, уже содержит разъяснения по оформлению бланков организации (п. 5.8 и 6.6).

Из этого следует, что оформлять служебную записку на бланке письма стандарты не рекомендуют. Но если желание вести внутреннюю переписку непременно на бланке велико, можно разработать и закрепить в ЛНА бланк конкретного вида документа – служебной записки.

БЛАНК СЛУЖЕБНОЙ ЗАПИСКИ: РЕКВИЗИТЫ

В бланк конкретного вида документа (в нашем случае служебной записки) в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 необходимо включить следующие реквизиты (Пример 2):

03 – «Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)»;

08 – «Наименование организации»;

10 – «Наименование вида документа»;

11 – «Дата документа»;

12 – «Регистрационный номер документа»;

13 – «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (при ответе);

14 – «Место составления или издания документа»;

15 – «Адресат» (наименование структурного подразделения и должности работника, которому направляется служебная записка);

18 – «Заголовок к тексту»;

20 – «Текст документа»;

21 – «Отметка о наличии приложения»;

22 – «Подпись»;

27 – «Отметка об исполнителе».

НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ

• «Адресат». Если записка направляется в несколько структурных подразделений, реквизит «Адресат» оформляется в правом верхнем углу следующим образом:

Если общее количество адресатов более четырех, необходимо составить список рассылки.

• «Текст документа». Служебная записка, как и деловое письмо, должна быть четко структурирована. Текст служебной записки излагается от первого лица единственного числа («прошу перечислить», «считаю необходимым» и т.п.).

Текст, разбитый на логически законченные абзацы, облегчает чтение и понимание, придает каждой мысли логическую завершенность, позволяет адресату лучше ориентироваться в тексте документа.

Текст служебной записки, как правило, состоит:

• из преамбулы (вводной части);

• основной части;

• заключительной части (выводы, предложения, просьбы и т.п.).

Преамбула раскрывает цель написания служебной записки, содержит ссылки на даты, документы и факты, послужившие поводом для ее составления. Информация, изложенная в преамбуле, может быть краткой или развернутой. Преамбула плавно подводит к основной части.

Размер основной части варьируется в зависимости от целей, излагаемых в служебной записке, и может представлять собой несколько строк или несколько страниц печатного текста.

Главная цель основной части – разъяснить, убедить, побудить к действию, то есть добиться результата. Именно эта часть текста наиболее полно раскрывает содержание служебной записки. Основная часть включает наибольшее количество фактического материала, который должен не только информировать, но и убеждать. Там же необходимо упомянуть приложения, если таковые имеются.

Заключительная, или резюмирующая, часть служебной записки – своеобразный итог, который подтверждает вышеизложенное, содержит выводы, просьбы, конкретные предложения по решению вопроса. Чем четче и яснее будут звучать формулировки резюме, тем выше вероятность того, что решения по вопросам будут приняты своевременно.

РЕГИСТРАЦИЯ И МАРШРУТЫ ДВИЖЕНИЯ ЗАПИСОК  В ОРГАНИЗАЦИИ

Вопросы регистрации и последующей передачи адресату служебных записок нередко вызывают споры. Кто должен регистрировать служебные записки? Служба ДОУ? Структурные подразделения? Секретари? И нужно ли их регистрировать в принципе? Кто и каким образом должен передавать служебные записки, чтобы они своевременно доходили до заинтересованных должностных лиц?

Бесспорно, решение этих вопросов – прерогатива самой организации, в инструкции по делопроизводству которой должен присутствовать раздел, посвященный работе с внутренними документами. Установленные в ЛНА правила и порядок их действий помогут избежать разногласий.

Что делать, если подобного документа нет? Конечно же, создать его, формализовав порядок составления, оформления, передвижения внутренних служебных документов. Формализация помогает упорядочить многие бизнес-процессы, что весьма положительно сказывается на общем порядке в организации.

Начать работу необходимо с анализа потока служебных записок: определить его объемы и маршруты, исключив заведомо лишние отрезки на пути следования документа. Чтобы определить максимально эффективный маршрут документа, не бойтесь ломать старые, неудобные конструкции, исправлять и корректировать ошибки в логистике.

Вариантов маршрутизации служебных записок может быть несколько – с участием службы ДОУ (Схема 1) и без нее (Схема 2). Выясним, какая из этих схем наиболее эффективная.

НЕЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК

• Регистрация в службе ДОУ крупной организации. Передача служебных записок в службу ДОУ для регистрации и последующего перенаправления адресату замедляет процесс доведения информации и принятия решений. Это особенно заметно в организациях с большим объемом документооборота внешнего и внутреннего. Учитывая общую нагрузку, не каждая служба ДОУ может выделить отдельного сотрудника для регистрации служебных, докладных и прочих записок. Так или иначе, в первую очередь всегда будут регистрироваться срочные исходящие письма, приказы, распоряжения, входящая корреспонденция от вышестоящих органов, а служебные записки – безропотно ждать своего часа.

• Регистрация секретарем в небольшой организации. В организациях с небольшим документооборотом служебные записки регистрирует секретарь руководителя. Служебная записка является внутренним документом горизонтальной направленности и не может предназначаться вышестоящему должностному лицу.

Для предоставления информации руководству в деловой переписке используют докладные, аналитические и пояснительные записки. Следовательно, секретарь в цепочке приема-передачи служебных записок между равными по статусу должностными лицами – лишнее звено.

• Без регистрации, но с отметкой службы ДОУ о передаче. Если в организации не принято регистрировать служебные записки, передавать их адресату через службу ДОУ без регистрации не имеет смысла. Передать службе ДОУ записку и получить отметку о передаче с последующей передачей документа службой ДОУ подразделению-адресату и проставлением еще одной отметки о передаче – все это усложняет процесс, отнимает время, увеличивает срок исполнения поручений.

Если в организации все-таки действует порядок передачи служебных записок с получением отметки о приеме, получатель расписывается в получении, указывает свою должность, дату и время получения документа (при необходимости). Отметка о получении фиксируется на копии служебной записки, которая возвращается в подразделение-адресант.

Отметку о получении может заменить штамп «Получено», который содержит поля для указания даты получения, Ф.И.О. и подписи должностного лица (рис.).

Рис. Отметку о получении может заменить штамп «Получено»

ЭФФЕКТИВНЫЕ СХЕМЫ РЕГИСТРАЦИИ И МАРШРУТА ЗАПИСОК

• Регистрация в структурном подразделении, передача записок напрямую между  подразделениями. Регистрация служебных записок в структурном подразделении, как и передача их из одного структурного подразделения в другое, минуя посредников (службу ДОУ или секретаря), сокращает путь документа до адресата.

Если в структурном подразделении отсутствует должность делопроизводителя (секретаря управления/департамента/отдела), для регистрации документов, в том числе и внутренних, необходимо назначить должностное лицо, ответственное за делопроизводство. Ответственного за делопроизводство определяют руководители структурных подразделений. Как правило, назначают работника, не обремененного должностными обязанностями. Возложение дополнительных функций утверждается приказом или распоряжением и фиксируется в должностных инструкциях.

• Регистрация исходящих записок. Должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, регистрирует исходящую служебную записку.

Исходящие служебные записки регистрируются в журнале внутренней (исходящей) корреспонденции подразделения (Пример 3). При регистрации исходящих служебных записок указывается:

• регистрационный номер документа;

• дата документа;

• ссылка на исходящий номер и дату документа (при ответе);

• адресат (подразделение, в которое направляется служебная записка);

• краткое содержание документа;

• количество страниц;

• наличие приложений;

• дата исполнения;

• Ф.И.О. работника, подготовившего служебную записку.

Служебную записку можно отсканировать и отправить по электронной почте.

Если необходимо передать оригинал, должностное лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении, может составить график передачи служебных записок адресатам – 1 раз в день, 2 раза в день и т.п.

Срочные служебные записки (с четко указанным контрольным сроком) необходимо передавать незамедлительно. Передавать служебные записки в подразделение-адресат можно напрямую или через специально оборудованные в службе ДОУ ячейки с номерами и/или наименованием структурных подразделений. При этом служба ДОУ в процессе передачи документов не участвует.

Регистрация входящих записок. При поступлении служебной записки в подразделение-получатель должностное лицо, ответственное за делопроизводство в подразделении-получателе, регистрирует ее как внутренний входящий документ в журнале учета внутренней (входящей) корреспонденции подразделения (Пример 4) с указанием следующих реквизитов:

• входящий регистрационный номер;

• дата получения (регистрации);

• ссылка на исходящий номер и дату;

• автор служебной записки;

• краткое содержание;

• количество страниц;

• приложения;

• дата исполнения;

• исполнитель (должностное лицо, которому направляется служебная записка).

Ответственность за соблюдение контрольных сроков, указанных в служебной записке, ложится на должностное лицо, которому она адресована. Изменять сроки исполнения документа может инициатор служебной записки и/или вышестоящее должностное лицо.

• Регистрация всеми сотрудниками. Если в организации или в ее структурных подразделениях нет работника, ответственного за делопроизводство, можно найти иные механизмы регистрации служебных записок. Например, разместить журнал регистрации служебных записок в формате Word или Excel на сервере для общего пользования. В этом случае регистрация служебной записки сотрудником структурного подразделения займет не больше времени, чем личная передача документа секретарю.

Однако специалисты профильных структурных подразделений нередко саботируют такие предложения. Попытки возложить на них даже незначительные делопроизводственные операции встречают активный отпор. В чем-то специалисты правы. Помните, у И.А. Крылова: «Беда, коль пироги начнет печи сапожник, а сапоги тачать пирожник, и дело не пойдет на лад»?

Избежать открытого конфликта со специалистами профильных подразделений можно, если издать соответствующее распоряжение или указание, подписанное руководителем организации. В этом случае инициатором должен выступить руководитель службы ДОУ или иное лицо, ответственное за делопроизводство. Именно в его интересах снять с себя часть архаичных функций, упорядочить работу с документопотоками, выстроить эффективные маршруты их движения, исключить утерю внутренних документов.

Как только подобная схема вводится в действие, недовольство работников идет на спад, поскольку значительно сокращаются сроки регистрации, а сама регистрация становится прозрачной.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК

Сроки хранения записок содержатся в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558, в ред. от 16.02.2016, далее – Перечень 2010) (Таблица).

Любая успешно действующая организация представляет собой живой, непрерывно меняющийся организм, а делопроизводство – зеркальное отражение системы управления этого организма. Желаете идти в ногу со временем, быть в авангарде? Попробуйте начать со служебных записок – это будет первым шагом на пути к грамотно организованному документообороту, а выверенная логистика маршрутов внутренних документов – первым этапом в борьбе с управленческим хаосом. Примеры служебных записок приведены ниже (Примеры 5–10).

ПРИМЕРЫ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК

В ряде случаев составление служебных записок предусмотрено законодательством.

Реквизиты

Служебная записка является информационно-справочным документом, не выходящим за пределы организации. Поэтому исторически так сложилось, что указание на ней наименования организации считается избыточным. Кстати, в методических рекомендациях Росархива при оформлении записок данный реквизит также отсутствует (хотя и текст как самостоятельный реквизит – тоже):

Сотрудники компаний могут использовать в процессе работы множество способов внутренней коммуникации. Наиболее распространенный из них – написание служебной записки.

В этой статье разберем особенности их оформления, хранения, виды служебных записок, а также то, насколько они необходимы и обязательны.

• Определение служебной записки и цели ее составления
• Какими бывают служебные записки
• Как правильно оформить служебную записку
• Содержание служебной записки
• Оформление служебной записки в электронном виде
• Порядок рассмотрения служебной записки

Определение служебной записки и цели ее составления

Служебная записка представляет собой внутренний документ организации, имеющий формат деловой переписки с целью урегулирования различных организационных, информационных, хозяйственных или технических рабочих вопросов.

Этот документ может составить любой сотрудник для разных целей. Например, с ее помощью можно известить других сотрудников о каком-либо событии, довести до них инструкцию, запросить информацию или согласовать мероприятие. Таким образом, она может включать в себя пояснения, а также справочную или аналитическую информацию.

Несмотря на то, что служебная записка не является обязательным документом и ее могут заменить мессенджеры или телефонные звонки, она по-прежнему востребована в делопроизводстве. Это связано с тем, что составленный в официальной форме документ можно использовать при взаимодействии с контролирующими органами, в том числе и в суде. Помимо этого, служебная записка может быть основанием для применения дисциплинарных взысканий в самой организации. 

Какими бывают служебные записки

Служебные записки можно подразделить на несколько видов, которые указаны в таблице ниже.

Законодательно не определены различия между данными видами документов. В разделе 2 Инструкции по делопроизводству в Центральной избирательной комиссии (утв. постановлением ЦИК от 20.01.16 № 321/1831-6) можно встретить следующее определение докладной записки: «докладная (служебная) записка — внутренний документ, адресованный вышестоящему должностному лицу от нижестоящего должностного лица и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя».

В связи с этим можно сделать вывод, что единственным различием между указанными видами служебных записок является только их содержание. При этом на практике редко можно встретить «служебки» какого-то определенного типа. Зачастую одна и та же служебная записка может содержать в себе сразу несколько элементов. Например, служебная записка может сообщить о неудовлетворительных результатах внутренней проверки и внедрении в связи с этим новых правил работы, подробно раскрывая конкретные причины таких нововведений. 

Как правильно оформить служебную записку

Законодательство не содержит унифицированных правил оформления служебной записки, поэтому это можно сделать в произвольной форме. Однако, если в компании этот документ используется часто, то работодатель имеет право разработать собственные внутренние правила составления служебной записки и закрепить их в локальном нормативном акте.

При разработке внутренних регламентов оформления служебных записок можно руководствоваться общими правилами делопроизводства. Они установлены в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст). Раздел 3 содержит в себе общие требования к созданию документа, а в разделе 4 и 5 можно найти правила оформления реквизитов. 

Содержание служебной записки

Содержание служебной записки состоит, как правило, из двух частей. Первая часть включает в себя причины написания записки, а во второй излагаются выводы и предложения. Иногда в конце запрашивается какая-либо информация или разрешение на совершение того или иного действия.

Вначале (как правило, в правой верхней части) необходимо указать получателя служебной записки. Чаще всего это должностные лица организации или руководитель. В соответствии с п. 5.15 ГОСТ 7.0.97-2016, должность следует прописать в дательном падеже, а затем указать фамилию и инициалы.       

Далее в центральной части, согласно п. 5.9 ГОСТ 7.0.97-2016, указывается наименование документа. Под наименованием допускается размещение заголовка служебной записки, отражающего ее тему и краткое содержание (п. 5.17 ГОСТ 7.0.97-2016).

Ниже размещается текст «служебки». Здесь приводятся основания и аргументы для ее составления, а затем излагается запрос или сообщение. Если в тексте служебной записки необходимо указать ФИО какого-либо лица, то инициалы прописываются после фамилии.

В завершение в документе проставляется подпись, включающая наименование должности автора служебной записки и непосредственно подпись с расшифровкой. Обратите внимание, что при расшифровке подписи сначала проставляются инициалы, а потом фамилия. Если документ подписывают несколько лиц, то, согласно п. 5.22 ГОСТ 7.0.97-2016, их подписи должны располагаться одна под другой в соответствии с иерархией должностей, которые занимают данные лица в компании.

Под подписью должна располагаться дата документа. В соответствии с п. 4.10 Методических рекомендаций по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016, указать ее можно двумя способами: либо цифровым способом арабскими цифрами с разграничением с помощью точки (например, 20.11.2023), либо словесно-цифровым (например, 20 ноября 2023 г.).

Рассмотрим образец служебной записки.

Сроки и условия хранения служебных записок

Сроки хранения служебных записок зависит от их вида. Так, например, докладные и служебные записки по разработке проектов правил, инструкций, регламентов, стандартов, порядков, положений, классификаторов, рекомендаций, кодексов должны храниться до того момента, пока они необходимы или пока они действуют в организации.

Часть «служебок» должна храниться не более 5 лет (например, докладные и служебные записки по выполнению поручений руководства организации или докладные, служебные записки структурных подразделений по основной (профильной) деятельности).

Некоторые нужно хранить от 50 до 75 лет – например, докладные записки к приказам, распоряжениям по личному составу работников (по приемам, увольнениям, переводам и другим кадровым мероприятиям). Полный список различных сроков хранения служебных записок представлен в Перечне, утвержденном приказом Росархива от 20.12.19 № 236.

При этом законодательно не определены места и условия хранения служебных записок – это решается работодателем самостоятельно в соответствии с принятым в организации порядком документооборота. Обратите внимание, что работодатель не обязан по запросу сотрудника выдавать копию служебной записки, так как ст. 62 ТК РФ не содержит об этом никаких данных. 

Оформление служебной записки в электронном виде

При необходимости формирование служебной записки может быть и в электронном виде. Желательно, чтобы такой способ ее составления был закреплен в локальном нормативном акте компании. При оформлении электронного документа рекомендуется применять те же правила, что и на бумажном носителе, за исключением подписания.

Так как служебная записка не является обязательным документом, то законодательно не регламентируется, какой именно электронной подписью он должен быть подписан. Соответственно, автор служебной записки вправе использовать любую электронную подпись, предусмотренную законодательством. Об этом сказано в письме Минфина от 26.02.21 № 03-03-06/1/13409.

При этом, в соответствии с письмом ФГБУ «ФКП Росреестра» от 27.06.14 № 13-0033/14, ключ электронной подписи может состоять из идентификатора и пароля. Поэтому, по сути, простой электронной подписью при направлении «служебки» в электронном формате может служить системный логин и пароль пользователя.

Если в компании принято решение оформлять служебные записки в электронном виде, в локальном нормативном акте следует также указать правила определения лица, составившего и подписавшего ее простой электронной подписью. Это важно, так как служебная записка может использоваться для официальных целей (например, по запросу контролирующих или судебных органов), а это возможно только тогда, когда при сохранении электронного документа видно, кто и когда его составил и не корректировались ли в нем данные после подписания.

Если увидеть информацию об авторе служебной записки и проверить неизменность ее содержимого можно только с помощью специального ПО, то в официальном документообороте он применяться не сможет. Такие документы можно будет использовать только внутри компании. 

Порядок рассмотрения служебной записки

Реагировать на полученную служебную записку или не принимать меры по ней – право руководителя. Отсутствия реакции и ответа руководителя на служебную записку не является нарушением.

Что касается регистрации служебной записки, то это зависит от внутренних регламентов конкретной компании. В целом можно выделить два способа – сотрудник может передать служебную записку напрямую руководителю, а может, например, зарегистрировать ее у секретаря. Второй способ уместен тогда, когда предполагается использовать «служебку» в качестве доказательства в суде или при проведении проверок. В этом случае автору служебной записки следует оформить ее в двух экземплярах, один из которых оставить себе с указанием регистрационного номера или с отметкой о приеме.