Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству — это один из локальных нормативных актов, который имеется практически на каждом предприятии. Несмотря на то, что он не входит в число обязательных, руководители стремятся его принять, чтобы оптимизировать работу с документами. Рассмотрим подробнее, как утвердить инструкцию по делопроизводству и правильно подготовить соответствующий приказ.
Содержание рассматриваемого локального нормативного акта регулирует статья 8 ТК РФ. В ней сказано, что принимать такие нормы вправе любые работодатели, кроме физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями. Локальные нормативные акты должны соответствовать положениям Трудового кодекса и не могут ухудшать положение работника.
Порядок разработки инструкции по делопроизводству
Существующее законодательство не обязывает руководителей предприятий принимать такой нормативный акт. Тем не менее, он имеет важный практический характер, поскольку позволяет оптимизировать и упорядочить алгоритм работы с документами в организации. Обычно разработка этого документа состоит из нескольких этапов:
- Сбор и анализ информации — производится на основе опроса руководителей подразделений и нормативно-методической документации.
- Подготовка текста.
- Согласование с заинтересованными сотрудниками — фиксируется путем составления листа согласования.
- Утверждение.
- Ввод в действие.
Инструкция по делопроизводству наделяется юридической силой после издания приказа о ее утверждении.
Форма приказа
Законодательством не предусматривает унифицированную форму данного приказа, поэтому приказ об утверждении инструкции по делопроизводству руководители составляют самостоятельно. Однако, существуют рекомендации по его содержанию, выработанные на практике. В него включают:
- полное и краткое наименование организации;
- название документа;
- регистрационный номер;
- дату издания;
- заголовок;
- текст;
- подписи и визы руководителя и заинтересованных сотрудников.
В распорядительный акт включают сведения о порядке исполнения, кто его контролирует, и сфера действия. Во вступительной части обосновывается необходимость издания документа и его назначение. Например, применяется фраза: «В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства». Можно применить и другую мотивировку, но после нее указать наименование предприятия и слово «приказываю».
Текст основной части обычно включает несколько пунктов. В первом содержится непосредственно указание о введении инструкции. Во втором пункте предписывается ознакомить с ней всех заинтересованных сотрудников. Третий пункт посвящен указанию ответственного за контроль исполнения указаний лица. Чаще все руководитель оставляет эту ответственность за собой. К приказу прилагается сама инструкция, о чем должна быть отметка в первом пункте текста, в верхней его части. Стоит помнить, что оба документа необходимо хранить вместе.
После того как документ подписан руководителем, он проходит процедуру регистрации, а всем ответственным сотрудникам отсылаются его копии вместе с приложением. Персонал расписывается под текстом акта, подтвердив тем самым, что с приказом ознакомлен. Если исполнителей много, составляют лист ознакомления или используют журнал ознакомления работников с локальными нормативными актами.
Внесение изменений в инструкцию по делопроизводству
Обычно рассматриваемый нормативный акт принимается на несколько лет. Однако, изменение структуры предприятия или порядка документооборота, может привести к необходимости внесения изменений. Они вводятся посредством распоряжения руководителя. Общая концепция документа практически не отличается от первоначального варианта. За исключением того, что в нем указывается, что предыдущая версия не актуальна и утратила силу. Стоит помнить, что при внесении изменений, необходимо повторить процедуру разработки проекта и его согласования.
Вам в помощь образцы, бланки для скачивания
Абрамсон София
специалист по трудовым отношениям, экономист
В 2014 году закончила МАУП по специальности экономика.
С 2013 по 2014 год работала секретарем в компании «Недвижимость и инвестиции».
С 2015 года — автор PPT
Все статьи автора
Вам может быть интересно:
Инструкция по делопроизводству обязательна для бюджетных организаций и желательна для остальных. Она должна отражать последовательность работы с документами, характерную для сферы деятельности компании. Для введения такого локального нормативного акта руководство должно издать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству.
ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приказа об утверждении инструкции по делопроизводству .docСкачать образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству .doc
Особенности подготовки и утверждения инструкции по делопроизводству
Назначение такой инструкции — оптимизировать алгоритм работы с документами в организации, как бюджетной, так и коммерческой. Инструкция должна носить обязательный характер, быть согласованной со всеми заинтересованными лицами, а также не должна ухудшать положения персонала компании.
Создание документа осуществляется в несколько этапов:
- Подготовка к написанию текста, консультации с руководителями отделов, изучение методических материалов.
- Написание текста инструкции.
- Согласование с определенными работниками. Для этого используют специальный журнал ознакомления либо работники расписываются на подготовленном для этого бланке.
- Утверждение документа приказом руководства.
- Введение его в работу.
После издания приказа инструкция начинает действовать. Надо сказать, что все мероприятия для введения новой инструкции проводятся заранее, то есть до утверждения готовят новые бланки, настраивают программное обеспечение, обучают персонал работе по новым нормам. Если необходимо, то в должностные инструкции работников вносят все требуемые изменения.
Сотрудники до издания приказа должны в тестовом режиме работать с новыми формами, базами данных, СЭД и т.д. Руководители отделов должны получить электронные подписи. То есть к дате утверждения инструкции все должно быть готово.
Составляем приказ об утверждении инструкции по делопроизводству
Законодательно закрепленной формы такого приказа не существует, поэтому руководство организации может сформировать ее по своему усмотрению, используя выработанные практикой нормы.
Что нужно указать в приказе:
- Полное и краткое название компании.
- Наименование документа (приказ).
- Номер приказа.
- Место и дату составления приказа.
- Суть приказа («Об утверждении инструкции по делопроизводству»).
- Текст. Здесь нужно аргументировать необходимость составления и издания приказа. Указать на внедрение новой инструкции по делопроизводству, на то, кто должен ознакомить с ней необходимых работников, кто отвечает за контроль над исполнением приказа. Как правило, это сам руководитель компании, если она небольшая.
- Подписи упомянутых в приказе работников.
К приказу нужно приложить саму инструкцию. Ее нужно будет хранить вместе с ним.
Подписанный руководителем документ регистрируют в журнале приказов. Его копии и саму инструкцию передают ответственным работникам.
Образец приказа
Общество с ограниченной ответственностью «Юпитер» (ООО «Юпитер»)
Приказ № 45
г. Ижевск
«12» августа 2020 года
Об утверждении инструкции по делопроизводству
В целях организации работы по соблюдению порядка ведения делопроизводства в ООО «Юпитер» приказываю:
- Утвердить инструкцию по делопроизводству, прилагаемую к настоящему приказу.
- Руководителям структурных подразделений ознакомить всех сотрудников отделов с инструкцией по делопроизводству и обеспечить ведение делопроизводства в соответствии с ее нормами. Срок исполнения — до «19» августа 2020 года.
- Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.
Приложение: инструкция по делопроизводству на 65 л. в 1 экз.
Генеральный директор Соколов / П. А. Соколов
Загрузка документа
«Приказ об утверждении и введении в действие инструкции по делопроизводству»
Имя файла документа: 28387
Доступные форматы скачивания: .doc, .pdf
Размер текстовой версии файла: 2,8 кб
Как скачать документ?
Дождаться загрузки ссылок для скачивания, они очень скоро появятся на этом месте
После появления ссылок, скачайте нужный вам формат
Не забудьте «Сказать спасибо», ваш голос помогает формировать нам рейтинг документов
Договор-образец.ру — это база из более чем 5 тысяч типовых образцов договоров и документов, ежедневное обновление и большое сообщество, объединяющее специалистов в юриспруденции. На сайте собраны самые различные договоры, контракты, соглашения, заявления, акты, бухгалтерские и финансовые документы, анкеты, доверенности и многие другие образцы, которые могут потребоваться в жизни каждого человека. Спасибо за ваше участие.
Пожалуйста, обратите внимение, что представленный образец документа является типовым, в нем отражены существенные условия, но без учета конкретной ситуации. Если вам нужен индивидуальный документ под вас, то лучше обратиться к квалифицированным специалистам.
Документы, которые также Вас могут заинтересовать:
- Приказ об утверждении инструкции по работе ГУВД МО (образец)
- Приказ об утверждении эскиза печати и изготовлении второй печати организации
- Приказ об утверждении положения об управлении в структурном подразделении ГУВД МО (образец)
- Приказ об утверждении состава конкурсной (аукционной, котировочной) комиссии по размещению заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для государственных (муниципальных) нужд
- Приказ об утверждении инструкции о порядке рассмотрения обращений граждан в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта (образец)
- Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству в Федеральной службе по надзору в сфере транспорта (образец)
- Приказ об утверждении положения об управлении (отделе) ГУВД Московской области
- Приказ об утверждении решения комиссии по аккредитации организаций технического учета и технической инвентаризации объектов капитального строительства
- Приказ об утверждении отчета об итогах выпуска ценных бумаг закрытого акционерного общества
- Приказ об утверждении перечня претендентов для направления запросов котировок цен при закупке товаров (выполнения работ, оказания услуг) для нужд лечебно-профилактических учреждений и структурных подразделений Департамента здравоохранения города Москвы. Форма N 2
- Приказ об утверждении результатов запроса котировок цен на закупку товаров (выполнение работ, оказание услуг) для нужд лечебно-профилактических учреждений и структурных подразделений Департамента здравоохранения города Москвы. Форма N 7
- Приказ об утверждении сметы представительских расходов
- Приказ об утверждении правил ведения реестра владельцев инвестиционных паев паевых инвестиционных фондов (изменений в правила ведения реестра владельцев инвестиционных паев паевых инвестиционных фондов) (образец)
- Приказ об утверждении заключения экспертной комиссии государственной экологической экспертизы материалов (образец)
- Приказ об утверждении штатного расписания (пример)
Начинающие предприниматели очень не любят думать о бумажной волоките и документировании этапов бизнеса. Но руководители с многолетним опытом и многочисленным персоналом на деле знают, как важно документально подтверждать все коммерческие сделки и кадровые события в компании. Для начала контроля над ситуацией очень важно издать Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству и обеспечить качественное выполнение поставленной задачи.
Бланк приказа об утверждении инструкции по делопроизводству
Проверено экспертом
Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству
Проверено экспертом
Понятия делопроизводства и документооборота
Документооборотом называется процесс фиксирования на бумажных и электронных носителях различных событий в жизни предприятия. Это может быть:
- процесс составления учредительных документов фирмы;
- кадровые перемещения и разные ситуации в …. персонала;
- переписка с контрагентами, надзорными, контролирующими органами;
- внутренние производственные отношения;
- бухгалтерские и финансовые операции и т. п.
Оборот в данном случае подразумевает некую цепочку документов, так как обычно большинство документов требует неких действий от адресата, составление своего документа и направления его исходному составителю или же следующему адресату и так далее. Например:
|
Поставщик передает Клиенту акт сверки расчетов |
|
Бухгалтер Клиента передает своему отделу поставок лист для уточнения каких-либо операций |
|
Отдел поставок передает копии документов и пояснения бухгалтеру |
|
Бухгалтер Клиента направляет заполненный акт сверки Поставщику |
|
ИФНС направляет Налогоплательщику (НП) запрос на предоставление копий некоторых финансовых документов |
|
Главный бухгалтер НП направляет распоряжения в бухгалтерию подготовить нужные копии |
 |
Бухгалтер НП готовит копии нужных документов |
|
НП составляет сопроводительное письмо с приложением копий и передает в ИФНС |
|
Директор издает приказ о составлении инструкции по делопроизводству |
|
Ответственный за составления инструкции подготавливает ее проект |
|
Проект передается в отделы компании, и ведется переписка по его согласованию |
|
Директор издает приказ об утверждении инструкции по делопроизводству |
Как видим, возможны сотни таких цепочек документов, которые складываются в живой разнонаправленный поток, поэтому столь масштабный процесс называется делопроизводством.
Почему нужна инструкция по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству в организации
Инструкция по делопроизводству в организации поможет наладить документооборот и дисциплинировать персонал. Работники станут ответственнее относиться к бумагам, перестанут нарушать сроки регистрации корреспонденции и совершать прочие ошибки, влияющие на качественную работу предприятия. Что представляет собой инструкция по делопроизводству и как ее составить, читайте в нашей статье.
Подробнее
На небольшой фирме большинство процессов совершается ответственным за документ личным походом к нужному работнику, устным выяснением деталей и составлением итогового документа. Но когда фирма начинает разрастаться, количество сотрудников, документов и различных событий многократно возрастает, человеческий фактор начинает вносить обычную неразбериху. Не помогает даже максимальная автоматизация документооборота программами ЭДО, CRM, TMS и других типов. Казалось бы, все же можно узнать, уточнить, изменить и безо всяких бумажек. Но приведем простой пример, когда маленькая бумажка может принести много проблем.
Монтажник Петр получил на складе дорогую дрель для работы, при этом он подписал кладовщику акт о получении инструмента. Затем Петр пошел в отпуск, а дрель понадобилась Семену, который его замещал. Составили 1 экземпляр передаточного акта на дрель от Петра к Семену, последний ее случайно потерял на объекте и никому не признался. И по счастливой случайности кладовщик тоже потерял единственный маленький акт складской передачи от Петра к Семену. При инвентаризации по учету дрель числится за Петром, но у него не оказалось ни дрели, ни передаточного акта. Петру пришлось выплачивать крупную сумму из своего кармана. Он обиделся, уволился, и предприятие потеряло хорошего монтажника.
Серьезные штрафы предприятию могут вынести за нарушения в составлении и наличии кадровых документов, документов по воинскому учету. Хотя по воинскому учету составляются отдельные документы, но, если не предусмотреть в делопроизводстве, что кадровая служба обеспечивает передачу нужных сведений о военнообязанных военно-учетному подразделению, это может повлечь штрафы юридическому лицу в десятки и даже сотни тысяч.
Воинский учет в организации: пошаговая инструкция 2023 года
Воинский учет в организации – обязательная функция для работодателя. Посмотрим, как организовать воинский учет, нужно ли принимать на данную функцию отдельного сотрудника и как избежать штрафа за нарушения при воинском учете.
Подробнее
Как организовать ведение кадрового делопроизводства в организации, подробно разъяснили эксперты «КонсультантПлюс». Если у вас нет доступа к справочно-правовой системе, получите пробный демодоступ и бесплатно переходите в Готовое решение.
Зачем делать приказ об утверждении инструкции по делопроизводству
Приказ всегда выносится руководителем фирмы, в нем указываются ответственные за осуществление распоряжений, сроки, порядок согласования или утверждения, а также ставятся подписи указанных ответственных о том, что они с ним ознакомлены.
Приказ об утверждении инструкции по делопроизводству издается только после того, как проект инструкции был согласован со всеми подразделениями компании. Далее проект инструкции передается на рассмотрение руководителю предприятия, чтобы он также внес свои коррективы на основе собственного опыта и принятой в компании практики.
Скачать образец приказа для утверждения инструкции по делопроизводству
Возможно, что перед изданием приказа руководитель проведет общее согласование с руководителями различных служб. Это позволит конкретизировать какие-то участки взаимодействия подразделений, утвердить на местах сотрудников с соответствующей квалификацией или личностными данными. И главное, издание такого приказа очень дисциплинирует весь персонал фирмы и призовет к более ответственному отношению к документам и своим обязанностям.
Итоги
Наличие Приказа об утверждении инструкции по делопроизводству обеспечит своевременное ознакомление с документом всех сотрудников предприятия и позволит избежать потерь документов, приведет к соблюдению сроков производственных процессов и позволит привлечь к ответственности тех, кто допустит нарушения в работе.
Бланк приказа об утверждении инструкции по делопроизводству
Проверено экспертом
Образец приказа об утверждении инструкции по делопроизводству
Проверено экспертом