Хранение кадровых документов может быть организовано по-разному, но обязанность по такому хранению одинакова для всех, поскольку прямо предусмотрена Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 28.12.2017; далее — Федеральный закон № 125-ФЗ), в п. 1 ст. 17 которого указано, что организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения.
Архивное хранение подразумевает:
• строгий порядок в хранимых документах;
• грамотный учет, значительно облегчающий использование документов.
НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ПО АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ
Документы, которые следует использовать при формировании архива:
• Федеральный закон № 125-ФЗ;
• Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила);
• Методические рекомендации по упорядочению управленческих документов постоянного хранения и по личному составу (одобрены решением Научно-методического Совета Главархива Москвы, протоколом от 13.04.2006 № 2);
• Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526; далее — Правила 2015), которые содержат формы:
– номенклатуры дел (приложение № 26);
– описи дел по личному составу;
– акта об уничтожении документов и т. п.
Пункт 4.12 Правил 2015 устанавливает необходимость составления описей дел по личному составу;
• Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; в ред. от 16.02.2016; далее — Перечень 2010), который устанавливает сроки хранения документов по личному составу.
СОЗДАНИЕ АРХИВА ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ
Для наглядности мы привели в таблице 1 перечень основных мероприятий, которые нужно провести в конце текущего года и начале следующего календарного года работнику отдела кадров для создания архива документов по личному составу.
Рассмотрим каждый шаг более подробно.
ШАГ 1. СОСТАВИТЬ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ
Составление номенклатуры дел предусмотрено Основными правилами.
Кто составляет
При передаче документов в госархив номенклатуру дел обязаны составлять организации (п. 2 ст. 20 Федерального закона № 125-ФЗ, вводная часть Основных правил):
• государственные и муниципальные;
• негосударственные в части документов, отнесенных к госсобственности;
• негосударственные, если ими заключен договор с госархивом.
Примечание. У остальных юридических лиц обязанности составлять номенклатуру нет. Но необходимо иметь в виду, что в случае ликвидации негосударственной организации ее документы сдаются в государственный архив (п. 10 ст. 23 Федерального закона № 125-ФЗ), и в этом случае номенклатура дел понадобится.
Кроме того, негосударственные организации должны хранить архивные документы в течение установленных сроков их хранения (п. 1 ст. 17 Федерального закона № 125-ФЗ), то есть формировать собственные архивы. Создать такой архив, конечно, удобнее сразу по Основным правилам.
Наличие номенклатуры дел, составленной по этим правилам, не только поможет юридическому лицу в учете документов, работе с ними, хранении и уничтожении, но и облегчит передачу дел в другую организацию в случае реорганизации или в госархив при ликвидации.
Кто утверждает
Номенклатура дел — документ, который требует утверждения. На уровне структурного подразделения ее могут утвердить директор по персоналу, начальник отдела кадров или генеральный директор.
Первая номенклатура дел может быть введена в действие в любое время, а все последующие — с 1 января очередного года. Каждый год номенклатура уточняется и переутверждается вновь. Особенно важно учитывать правильные сроки хранения документов кадровой службы.
Как определить срок хранения документов
При определении сроков хранения дел следует применять как ст. 22.1 Федерального закона № 125-ФЗ, так и Перечень 2010 (таблица 2).
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Кадровые решения» № 1, 2019.
Три основных момента
Первое, что надо знать: это платная услуга. Окончательная цена зависит от территориального местоположения архива. Например, в московском Центральном государственном архиве трудовых отношений (ЦГАТО) прием одного дела по описи составляет 310 руб. (приказ от 25.12.2018 № 147).
Основными поводами для передачи документов коммерческой фирмы в госархив по-прежнему являются ликвидация и банкротство (п. 10 ст. 23 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»).
Второй принципиальный момент: предварительную архивную обработку, описание, переплет, доставку документов до архива обеспечивает передающая сторона, т. е. коммерческая организация. Сотрудники архива только принимают готовую к передаче документацию. Если она оформлена неверно — отдадут на доработку.
Третий момент: дело это не быстрое. Нормативно не установлены сроки, в течение которых госархив должен осуществить прием документов, и ускорить этот процесс невозможно.
Госархивы не особо заинтересованы в росте «клиентуры». Делис Архив превосходит большинство госархивов по ценам, безопасности, скорости и качеству обслуживанию.
Узнайте за три минуты, почему стоит делегировать хранение и обработку документов именно Делис Архив — посмотрите короткий ролик.
Восемь этапов подготовки документов к архивированию
Опишем процесс приема документов на хранение в государственный архив на примере московского ЦГАТО. Сразу ответим на часто задаваемый вопрос: весь процесс займет как минимум два месяца, максимум — полгода.
Этап 1: отобранные документы вносятся в опись, к описи составляется предисловие, а также историческая справка юридического лица.
Этап 2: в архив по месту регистрации юридического лица представляется:
- заявление (при ликвидации это форма № 1);
- оригинал доверенности на лицо, которое будет взаимодействовать с архивом непосредственно.
Доверенность такого рода заверяют печатью и подписью руководителя организации.
При представлении документов не забудьте выяснить дату регистрации и входящий номер.
Этап 3: не позднее 30-ти календарных дней будет назначен куратор, который будет непосредственно работать с вами (его контакты сообщают по телефону и е-мейлу, указанному в заявлении).
Этап 4: не позднее двух недель со дня назначения куратор должен подъехать на место хранения документации, оценить качество проведенной обработки, корректность описаний и при необходимости выдать указания по устранению недостатков. После устранения недостатков вас может посетить эксперт госархива для повторной экспертизы (а может и не посетить, куратор, возможно, справится сам).
Если хотите с первого раза правильно подготовить к хранению документы — доверьте архивную обработку Делис Архив. От экспресс-аудита ваших документов до сдачи их в госархив — все этапы работ мы возьмем на себя.
Этап 5: все вопросы сняты — куратор представляет ваши документы экспертной комиссии, которая заседает не чаще раза в месяц.
Этап 6: если большинством голосов принято положительное решение, то куратор вам об этом сообщит, направив:
- договор (он типовой, правке не подлежит);
- акт приема-передачи;
- счет на оплату.
Подписанный договор с копией платежки отвозим в архив, где на регистрацию и присвоение номера может уйти еще 10 рабочих дней.
Этап 7: в течение пяти рабочих дней вам сообщат дату, время и место, куда необходимо привести документы для передачи на госхранение.
Этап 8: все дела, по три экземпляра описей, предисловий к описям и исторической справки — все на бумажном носителе! — плюс акт приема-передачи предоставляются строго в определенное время.
В итоге вы получаете свой экземпляр акта приема-передачи в подтверждение факта сдачи документов в госархив.
Выше описан примерный алгоритм, который зависит в том числе и от местных особенностей. Обращаясь в свой госархивом, обязательно уточните этапы взаимодействия, их результаты и сроки.
Есть ли разумные альтернативы?
Несмотря на то, что госархивы перешли на рыночные отношения, старые проблемы никуда не делись. А именно:
- недостаток свободных площадей, в связи с чем, госархивы принимают на хранение только кадровые и документы по заработной плате работников;
- нехватка квалифицированных кадров;
- строгие требования к подготовке документации;
- приоритет отдается обслуживанию по социально-правовым вопросам уполномоченных органов;
- долгие сроки (до 6 месяцев) получения акта приема-передачи дел на хранение.
К тому же — и это важно, — цены госархивов на предварительную архивную обработку и последующее хранение бывают весьма значительными, а качество сервиса оставляет желать лучшего. Поэтому прием на хранение в госархивы бухгалтерских и иных учетных документов организации по-прежнему является скорее исключением.
Альтернативой может быть обращение в негосударственную архивную организацию. При выборе поставщика данной услуги стоит обратить внимание не только на цены, но и на следующие моменты:
- в уставе организации прописан такой вид деятельности, как хранение и обслуживание кадровой и иной документации;
- наличие лицензии ФСТЭК, специального ПО для шифрования данных;
- статус оператора персональных данных.
Необходимо уточнить, возможно ли передавать на хранение документы в не упорядоченном виде, а также имеет ли архивная организация договор с ПФ на исполнение социально-правовых запросов граждан.
Делис Архив принимает на хранение документы в любом виде и составе, не предъявляя претензий по качеству подготовки. По факту приемки, очень оперативно выдадим акт установленного образца, который может быть предоставлен ликвидатором по запросу суда или иного государственного органа.
Предлагаем решения для отдельных отраслей, кадрового, бухгалтерского, юридического отдела и директора.
Object not found: 4478
3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела.
3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах — на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках — на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)». Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.
Обязательными реквизитами обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и сроки хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: «Хранить постоянно»).
Объясняем, какие кадровые документы надо передать на государственное хранение в случае ликвидации организации, а также как найти архив, который их примет. Уделим внимание работам по подготовке документов для передачи в архив: формирование дел, изготовление обложек, листов-заверителей, внутренних описей документов дел, описей передаваемых дел, исторической справки, отражение изменения наименования организации (если таковое было).
В эпоху социально-экономической нестабильности особую актуальность приобретает сохранение архивных документов ликвидированных организаций, в том числе в результате ликвидации.
История сохранения и передачи на хранение в государственные и муниципальные архивы 1 документов по личному составу, отражающих трудовые отношения работников и работодателей, как многое в нашей действительности, имеет корни в советской эпохе.
В далеком 1972 году постановлением Союзного Совмина было утверждено Положение, согласно которому доказательством стажа работника были определенные документы.
Фрагмент документа
Пункт 117 постановления Совмина СССР от 03.08.1972 № 590 «Об утверждении Положения о порядке назначения и выплаты государственных пенсий» 2
117. Доказательством стажа работы могут служить:
а) трудовые книжки, трудовые списки, послужные списки (в том числе по работе до установления Советской власти), членские книжки членов кооперативных промысловых артелей и кооперативных артелей инвалидов – все в отношении записей, внесенных на основании документов;
б) справки, удостоверения и тому подобные документы о работе, выданные с места работы;
в) справки вышестоящих учреждений той же системы, в которой работал данный рабочий или служащий (например, справки министерств, главных управлений, трестов, союзов промысловой кооперации и т.д.);
г) справки архивных учреждений.
Расчетные книжки и членские билеты профсоюзов могут служить доказательством стажа работы лишь при отсутствии других документов…
Администрация организации-работодателя совместно с фабричным, заводским, местным комитетом профсоюза в 10-дневный срок со дня поступления заявления соискателя пенсии оформляла необходимые документы о стаже и заработке и вместе с поданным заявлением и своим представлением направляла их в районный (городской) отдел социального обеспечения по месту жительства заявителя. А в случаях, когда обратившийся за назначением пенсии не имел, по мнению администрации и комитета профсоюза, права на пенсию, сообщала ему в письменной форме об отказе в представлении к назначению пенсии, с указанием причин отказа 3.
Согласно тому же Положению 1972 г., документы, необходимые для назначения пенсии, представлялись как в подлинниках, так и в копиях, засвидетельствованных в нотариальном порядке или районным (городским) отделом социального обеспечения. Документы о трудовом стаже представлялись обычно в подлинниках. Однако в тех случаях, когда доказательством стажа служила трудовая книжка, представлялась выписка из нее, засвидетельствованная администрацией предприятия, учреждения, организации по месту последней работы или районным (городским) отделом социального обеспечения. Копии трудового или послужного списка (это предшественники трудовой книжки) принимались только на бланке установленной формы 4.
Таким образом, основой пенсионной системы позднего периода истории СССР была вполне сложившаяся система документирования, базировавшаяся на документах по личному составу, хранившихся в основном в архивах самих организаций, реже – в так называемых объединенных ведомственных архивах (создавались по отраслевому принципу, например: торговли, бытового обслуживания, народного образования, колхозные и т.п.). Без особых изменений так было до конца СССР.
По сравнению с сегодняшним днем минималистическим выглядел набор архивных документов, подтверждающих стаж работы для начисления пенсии. В Перечне документов со сроками хранения 1988 г. 5 имелись кратковременные сроки хранения для многих документов по личному составу, которые в настоящее время предписано хранить гораздо дольше, например:
- табели учета рабочего времени имели срок хранения 1 год 6, а в настоящее время срок хранения – 5 лет (при обычных условиях труда) и при вредных, тяжелых или опасных условиях труда – 50/75 лет 7;
- трудовые книжки (невостребованные) имели срок хранения не менее 50 лет 8, в настоящее время – 50/75 лет 9;
- трудовые договоры имели срок хранения 5 лет 10, в настоящее время – 50/75 лет ЭПК 11.
Это всего лишь несколько примеров увеличения сроков хранения документов по личному составу за 30 лет существования практики их приема в государственные архивы и муниципальные архивы.
Какие кадровые документы и куда сдавать
Начало созданию государственных архивов по хранению документов по личному составу было положено распоряжением российского Правительства № 781-р от 23.04.1992. В этом документе предписывалось: «Учреждениям государственной архивной службы осуществить меры по обеспечению сохранности документов по личному составу ликвидируемых предприятий, организаций, колхозов, совхозов и иных организационных структур, независимо от формы собственности, в случае отсутствия у них правопреемника и вышестоящего по подчиненности органа» 12.
Временное, по сути, решение, которым в архивы с постоянным сроком хранения форс-мажорно принимались документы пусть длительных, но все же временных сроков хранения, стало основой существующей ныне развитой сети государственных архивов кадровой документации (трудовых отношений, по личному составу и т.п.).
Сейчас Законом об архивном деле 13 для ликвидируемых организаций установлена обязанность по передаче документов в архив.
Фрагмент документа
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Статья 23. Обязанности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций по комплектованию государственных и муниципальных архивов архивными документами
…10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства.
К сожалению, эта обязанность не сопровождается выделением бюджетных средств на упорядочение архивных документов. Это актуально для архивов организаций, ведущих свою историю с советского периода, а потому вынужденных брать на себя расходы по приведению в порядок документов, относящихся к государственной (муниципальной) собственности, хранящихся в архивах их организаций с советских лет. При этом расходы на упорядочение архивных документов по личному составу несет ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий.
В отдельных российских регионах в первом десятилетии этого века была предпринята попытка исправить положение и компенсировать из бюджета расходы конкурсных управляющих на архивную обработку документов по личному составу за советский период, однако, видимо, в силу экономии бюджетных средств такой порядок до наших дней не сохранился.
Теперь ответим на вопрос, какие кадровые документы нужно сдавать на государственное архивное хранение? Все, у которых не истекли сроки хранения на момент ликвидации организации, т.е. даже с кратковременными сроками, а не только 50/75 лет 14 – это следует из формулировок процитированной нами ч. 10 ст. 23 Закона об архивном деле. Моментом ликвидации считается дата снятия юрлица с налогового учета в ФНС России.
Следующий вопрос – в какой архив будем сдавать документы? Формулировка в Законе об архивном деле «в соответствующий государственный или муниципальный архив» означает следующее:
- если организация уже является источником комплектования какого-то из этих архивов, то сдаем туда (даже если первоначальный адрес «прописки» изменился, например, с «московского» на «тюменский»);
-
если организация на момент ликвидации не является источником комплектования государственного либо муниципального архива, то территориальную принадлежность она определяет по своему ИНН 15. На этой территории и надо искать государственный архив кадровой документации или муниципальный архив, который бы согласился заключить договор (возмездный или нет) на прием и принять документы ликвидируемой организации. Искать лучше через поисковую систему в Интернете. Ранее в рунете был единый ресурс, где были собраны все ссылки на интернет-адреса российских архивов. Сейчас придется вбивать запросы в обычный поисковик («Яндекс», «Гугл» или др.) и «шерстить» выдаваемые им страницы.
В выбранный архив надо написать письмо о предстоящей передаче документов в упорядоченном виде по личному составу в связи с ликвидацией организации. Далее: - с вами заключают договор и назначают куратора либо
- отказывают в приемке документов (мотивируя, например, отсутствием стеллажной площади). Если отказывает архив той территории, к которой вы относитесь, просите дать вам письменный отказ, возможно, что в нем укажут на другой более подходящий для этих целей архив вашего или соседнего региона 16.