Регистрация ккм в налоговой пошаговая инструкция 2023

Эта статья будет полезна, если вы устанавливаете кассу впервые. Если у вас уже есть онлайн-касса, эта статья не расскажет ничего нового.

Что такое онлайн-касса

Налоговая получает информацию о том, какой доход получает каждый магазин. Сам продавец не может скорректировать информацию на накопителе. А значит, не может занизить доход и заплатить меньше налогов.

Продавец должен использовать кассовый аппарат при продаже товаров, работ и услуг физлицам без статуса ИП независимо от формы расчетов, а при продаже представителям компаний и ИП — если они платят наличными либо очно картой.

При очном расчете покупатель по умолчанию получает от продавца бумажный чек. Если покупателю нужна электронная версия документа, онлайн-касса отправит чек на почту или телефон. При оплате через интернет касса отправит чек на электронную почту.

Кому нужно устанавливать онлайн-кассы

Еще касса нужна, если компания или ИП получают деньги на счет от физлица без статуса ИП. Это может быть оплата картой на сайте, перевод по реквизитам или зачисление по СБП.

Кто может работать вообще без онлайн-кассы

ИП на патенте по некоторым видам деятельности, торговля с открытых прилавков на розничных ярмарках и рынках, аптеки в селах тоже могут работать без онлайн-касс.

Что входит в кассовое оборудование

В целом кассовое оборудование можно разделить на три типа:

Давайте подробнее о каждом.

Зачем нужен фискальный накопитель

Онлайн-касса должна передавать данные о платежах по интернету. Для этого нужен фискальный накопитель — оборудование, которое стоит внутри кассы и выглядит как небольшая серая коробка.

Фискальный накопитель записывает операции, удостоверяет их подлинность, шифрует и передает оператору фискальных данных — ОФД. Затем оператор отправляет информацию в налоговую инспекцию. Грубо говоря, фискальный накопитель как бы говорит налоговой: «Эта продажа точно была, у меня все записано».

Стоимость. Фискальный накопитель стоит от 6000 до 12 000 ₽. Цена зависит от срока действия: они бывают на 15 и 36 месяцев. Когда срок накопителя истекает, нужно купить новый, а онлайн-кассу — перерегистрировать.

Срок работы. Бизнес выбирает срок фискального накопителя исходя из своей системы налогообложения. Например, фискальный накопитель со сроком 36 месяцев обязателен:

В некоторых случаях продавцы могут устанавливать накопители на 15 месяцев:

Если ООО и ИП на спецрежиме торгуют подакцизными товарами, например сигаретами, они должны использовать накопитель на 15 месяцев.

Если использовать фискальный накопитель, который не подходит по сроку, могут оштрафовать: ИП — на 1500—3000 ₽, малые предприятия — на 2500—5000 ₽, крупные и средние предприятия — на 5000—10 000 ₽.

Как выбрать онлайн-кассу

Онлайн-касса должна соответствовать требованиям закона. Чтобы это проверить, найдите модель кассы в реестре ККТ на сайте налоговой службы.

Если купить кассу не из реестра ККТ, ее не получится зарегистрировать. Причем для налоговой работа на такой кассе будет выглядеть так, будто кассы вообще нет. За это ИП и руководители компаний могут заплатить штраф от 10 000 ₽, малые компании — от 15 000 ₽, а крупные и средние компании — от 30 000 ₽.

Все онлайн-кассы можно разделить на кассы автономного типа, облачные, POS-системы. Иногда вместо онлайн-кассы можно использовать фискальный регистратор.

Фискальный регистратор — аппарат без клавиатуры и дисплея. Для работы его нужно подключить к компьютеру или планшету с кассовой программой. Примеры фискальных регистраторов: АТОЛ 11Ф, АТОЛ 25Ф, АТОЛ 30Ф. Выглядят они примерно так:

Фискальный регистратор состоит из трех компонентов:

Не будем вдаваться в подробности. Важно, что габариты фискального регистратора зависят от того, на какую ширину чековой ленты он рассчитан: есть узкие модели под ленту 58 мм, есть под более широкую ленту — до 80 мм.

Фискальный регистратор — это не совсем онлайн-касса. Вот какие различия:

В случае с фискальным накопителем все операции кассир совершает на компьютере. Здесь есть свои плюсы и минусы:

Онлайн-касса автономного типа. Это самая простая онлайн-касса. Подойдет для выездной торговли, курьеров и мелкой розницы. Например, Атол 91Ф Lite, Атол 91Ф, Атол 92Ф, Меркурий 185Ф. Выглядит вот так:

У автономной кассы есть и плюсы, и минусы:

✅ Компактные размеры — помещается в карман или сумку.

✅ Мощные аккумуляторы — долго держит заряд.

✅ Можно использовать на улице — есть защита от влаги и морозов.

✅ Подключение по беспроводной сети через вайфай, сим-карту или по Bluetooth.

✅ Стоит от 5700 до 40 000 ₽. Минимальная цена — обычно без фискального накопителя.

❌ Низкая скорость печати чеков (40 мм в секунду) и нет автоотреза — медленное обслуживание большого потока покупателей.

❌ Не интегрируется с компьютером — не подойдет для крупных торговых сетей.

❌ Позиции товаров придется вводить вручную — не подойдет для розницы, где таких позиций тысячи.

Чтобы подключить оплату на сайте, компания должна оформить договор интернет-эквайринга с банком или подключиться к платежному сервису — ЮКassa, Робокассе и другим.

Плюсы и минусы:

✅ Покупать облачные онлайн-кассы не обязательно — можно взять в аренду. Тогда и фискальный накопитель в ней будет менять арендодатель, а не продавец.

✅ Не занимает место в офисе или на складе — это не обычная касса с кнопками и принтером чеков.

✅ Стоит в среднем от 1500 ₽ в месяц.

❌ Нельзя использовать для очных расчетов и печатать бумажные чеки.

POS-система — это комплекс оборудования, в котором все устройства интегрированы между собой: онлайн-касса, сканер штрихкодов, весы. Подойдет рознице с большим потоком клиентов и широким ассортиментом товаров. Например, Атол Ритейл 54.

Плюсы и минусы POS-систем:

✅ Несложно обновить, если в законе появятся изменения.

✅ Автоматизирует работу магазина — загружает в кассу товары и цены, отслеживает печать ценников, закрытие и открытие смены, добавляет акции, распродажи и скидки на товар.

✅ Производители продают запчасти к таким системам даже после снятия модели с производства.

❌ Стоит дорого — до 150 000 ₽.

Теперь посмотрим, сколько стоит онлайн-касса в зависимости от целей бизнеса:

Где купить онлайн-кассу

Рассказываем о плюсах и минусах каждого варианта.

В ОФД. У большинства операторов можно купить онлайн-кассу. В этом случае за подключение и настройку ККТ будут отвечать менеджеры ОФД. Зачастую ассортимент касс у ОФД ограничен.

У операторов сотовой связи — МТС и МегаФон. Например, МТС продает кассы, которые работают на их программном обеспечении, — MSPOS и Нева. МегаФон продает кассы брендов «АТОЛ» и «Эвотор». Главный минус — это ограниченный выбор моделей, и обычно касса привязана к софту оператора.

У завода-изготовителя. В большинстве случаев изготовители не продают ККТ в розницу или мелкий опт. Им выгоднее работать с магазинами и сервисными центрами. Но если нужно купить большое количество ККТ, можно попробовать обратиться напрямую.

У предыдущего владельца. Закон разрешает работать с онлайн-кассами, которые раньше использовали другие предприниматели. Нужно запросить у предыдущего владельца документ, что онлайн-касса снята с учета в налоговой. Но фискальный накопитель нужно купить новый, подключить тот, что был у другого пользователя, — нельзя.

Способы подключения кассы

Чтобы онлайн-касса передавала данные в ОФД и налоговую, ее нужно подключить к интернету:

Подключение по кабелю подходит, если в торговой точке плохо работает вайфай. Так бывает, если магазин находится, например, в подвале. Для того чтобы был вайфай, нужен роутер. Его можно взять бесплатно в аренду у интернет-провайдера.

Что еще купить, кроме кассы

Дополнительные устройства, которые помогут более эффективно продавать.

Сканер штрихкодов — для магазинов с большим ассортиментом. Сканер считывает штрихкоды, а кассир видит нужные товары на кассе. Без сканера придется искать товар в кассе по названию или вводить его артикул вручную. 2D-сканер нужен, если магазин торгует крепким алкоголем, а в остальных случаях подойдет 1D.

Продавцу принимать к оплате банковские карты удобно: ему не надо проверять купюры, пересчитывать деньги и искать сдачу. А покупатели, если расплачиваются картой, получают кэшбэк — бонусы от банка.

Денежный ящик — для магазинов с большим потоком покупателей, которые платят наличными. Нужен, чтобы хранить деньги в безопасности.

Принтер этикеток — понадобится, чтобы самостоятельно промаркировать товар, если штрихкод не нанес производитель. Но распечатывать штрихкоды можно и на обычном принтере, поэтому на принтере этикеток можно сэкономить.

Установить и зарегистрировать кассу

Шаг 1. Заключите договор с оператором фискальных данных. Оператор фискальных данных — посредник между продавцом и налоговой.

Шаг 3. Подайте заявление на регистрацию онлайн-кассы в личном кабинете юрлица или ИП на сайте налоговой службы. В разделе «Учет контрольно-кассовой техники» нажмите «Зарегистрировать ККТ».

В списке выберите «Заполнить параметры заявления вручную».

Заполните в заявлении:

1. Адрес и место установки онлайн-кассы, адрес местонахождения продавца — адрес магазина, кафе или другой точки, где стоит касса. Например, торговый центр «Ромашка», павильон 187. Причем адрес регистрации продавца и адрес установки онлайн-кассы могут не совпадать. Если подключаете облачную кассу, адресом места установки будет ЦОД — центр обработки данных поставщика кассы.

Адрес места установки онлайн-кассы нужно выбрать из справочника ФИАС. Если адреса в справочнике нет, нужно собрать документы на торговую точку, например договор аренды, обратиться с ними в администрацию района, где находится точка, и подать заявление о включении помещения в адресный справочник ФИАС.

2. Модель и заводской номер ККТ и фискального накопителя. Посмотрите их в паспорте кассы или на обратной стороне аппарата. Модель кассового аппарата нужно выбрать из предложенного списка. Все серийные номера ККТ и серийные номера фискального накопителя есть в базе ФНС. Как только укажете номер, сразу же запускается автоматическая проверка на наличие номера в базе и не зарегистрирован ли этот номер за кем-либо другим.

3. Сведения об использовании ККТ. Поставьте галочку, если у вашей кассы есть какие-то особенности: например, если вы будете использовать ее только для расчетов в интернете или для развозной торговли.

4. ОФД, с которым вы оформили договор. Выберите его из предложенного списка.

Отправьте заявление. Если проверка пройдет успешно, в столбце «Состояние» появится регистрационный номер кассы.

Шаг 4. Введите регистрационный номер в онлайн-кассу. У вас есть сутки с момента проверки, чтобы ввести регистрационный номер вместе с ИНН в ККТ. Если ошибетесь хотя бы в одной цифре, фискальный накопитель станет недействительным и его можно будет просто выбросить. Придется покупать новый. Если вы все сделали правильно, онлайн-касса распечатает отчет о регистрации.

Шаг 5. Введите данные отчета о регистрации в личном кабинете. Вернитесь в личный кабинет на сайте налоговой службы, на вкладку «Учет контрольно-кассовой техники». Откройте «Отчет о регистрации ККТ»: укажите в нем время чека, его порядковый номер и в строке «Фискальный признак» 10 цифр с аббревиатурой «ФП» или «ФПД» — эту информацию вы тоже берете из отчета.

Нажмите кнопку «Подписать и отправить» — анкета уйдет на проверку в ФНС. Если она пройдет успешно, то на сайте появится отметка «ККТ зарегистрирована».

Шаг 6. Получите карточку регистрации онлайн-кассы. Если фискализация прошла успешно, вы получите карточку регистрации, подписанную усиленной квалифицированной подписью налоговой службы.

Шаг 7. Введите параметры регистрации в личном кабинете ОФД. После получения карточки регистрации добавьте кассу в личном кабинете на сайте ОФД. Укажите параметры настройки — у каждого оператора они свои — и нажмите «Зарегистрировать кассу».

Ошибки при регистрации ККТ в налоговой инспекции

Налоговая инспекция может отказать в регистрации, если:

Еще могут отказать в регистрации онлайн-кассы, которая будет работать в автономном режиме, если адрес места установки и работы кассы отсутствует в утвержденном перечне отдаленных местностей.

Что делать, если с кассой возникли проблемы

Рассказываем, что делать, если:

Не работает интернет. Если нет интернета, пробитые на кассе чеки не будут передаваться ОФД в момент расчета. Эти чеки сохранятся в фискальном накопителе, а после восстановления связи будут переданы ОФД.

Если чеки были пробиты при отключенном интернете, после устранения проблем со связью нужно проверить, ушли ли они в ОФД. Узнать о не переданных чеках можно:

Если были найдены не переданные чеки, нужно подождать до двух суток, чеки могут уйти не сразу. Если чеки все-таки не ушли — обратиться к специалисту, который занимается обслуживанием вашей кассы. Он поможет решить проблему.

На случай поломки кассы лучше иметь запасную. Если ее нет, торговлю нужно остановить до тех пор, пока кассу не починят.

Запомнить

Большинство ИП, которые продают товары или оказывают услуги, обязаны регистрировать все расчёты с покупателями в онлайн-кассе. Это устройство в режиме реального времени передаёт данные о продажах ОФД, который обрабатывает и направляет их в налоговую службу. Порядок применения контрольно-кассовой техники описан в 54-ФЗ и различается в зависимости от сферы деятельности и системы налогообложения компании.

Что такое онлайн-касса

Все кассовые аппараты с установленным фискальным накопителем (ФН) — онлайн-кассы. До 2017 года ККМ оснащались электронной контрольной лентой, которая сохраняла данные о расчётах, но не отправляла их онлайн. Современные модели касс должны быть оборудованы ФН – криптографическим модулем, который записывает, хранит и отправляет фискальные данные (кассовые чеки, отчёты об открытии и закрытии смены и т.д.) в онлайн-режиме.

Как данные с кассы попадают в налоговую

После проведения любой кассовой операции ФН отправляет данные с уникальным фискальным признаком ОФД. Оператор обрабатывает и передаёт эти данные в налоговую.

Задача предпринимателя — передать корректную информацию оператору фискальных данных, который, в свою очередь, обязан шифровать и хранить их копии на своих серверах и отправлять в ФНС.

Подключенная к интернету касса мгновенно передаёт фискальные данные в ОФД без возможности их изменения. Без соединения с интернетом ККМ все равно будет хранить информацию о расчетах в памяти ФН и передаст их, когда аппарат подключится к сети. Если не отправлять данные в ОФД больше 30 дней, ФН автоматически заблокируется.

Какая информация должна быть в чеке покупателя

Список обязательных реквизитов для кассового чека приведен в 4 статье 54-ФЗ. Большинство информации заполняется один раз при настройке кассы и в дальнейшем присваивается автоматически.

В кассовом чеке должны быть указаны данные о компании и кассе:

• ИНН собственника ККТ;
• Применяемый налоговый режим;
• Номер ФН;
• Регистрационный номер кассы;
• Заводской номер кассы;
• Сайт налоговой.

Информация о точке продаж и кассире:

• Порядковый номер чека за рабочую смену;
• ФИО, ИНН и должность кассира (ИНН не печатается, но указывается);
• Дата, время и адрес продажи;

Данные об операции:

• Наименование документа;
• Форма расчёта (наличный, безналичный и т.д.);
• Признак расчёта (приход, расход и т.д.);
• Наименование, цена за единицу и количество ТРУ;
• Общая стоимость покупки;
• Сумма и ставка НДС (может не указываться, если ИП не платит этот налог. В этом случае в чеке должно быть указано «Без НДС»);
• Порядковый номер фискального документа;
• QR-код для проверки чека;
• Фискальный признак чека.

Какие ИП должны установить онлайн-кассу

Согласно 54 Федеральному закону, большинство индивидуальных предпринимателей обязаны использовать онлайн-кассы для своих расчётов. Исключение составляют компании, которые соответствуют критериям, перечисленным во второй статье закона.

Кому не нужен ККТ для ИП

Предприниматели, получающие оплату за свои товары и услуги от юридических лиц безналичным переводом на счёт, освобождены от применения кассовой техники.

Также онлайн-касса не понадобится тем, кто перешёл на режим «Налог на профессиональный доход» — другими словами, зарегистрировался как самозанятый.

От применения кассового аппарата для ИП освобождены некоторые сферы предпринимательской деятельности:

• продажа бумажных газет и журналов в киосках;
• питание в образовательных учреждениях;
• реализация мороженого или разливных напитков в киосках;
• продажа билетов и абонементов в государственные театры (с рук или лотка);
• торговля без оборудованного прилавка на рынках или в общественных местах;
• услуги, которые оказываются внутри государственных библиотек;
• бытовые услуги: ремонт обуви, изготовление ключей, сдача собственности в аренду, работа носильщика, услуги няни и сиделки;
• продажа бахил в розницу и др.

Часть предпринимателей вправе подтверждать расчёты с покупателями документом с реквизитами и данными о продаже, заменяющим кассовый чек:

• некоторые ИП на патенте (перечислены во 2 статье 54-ФЗ);
• предприниматели, которые ведут деятельность в регионе из перечня отдалённых или труднодоступных местностей.

Нужна ли касса ИП онлайн-магазину

Это зависит от того, как расплачивается покупатель. Существует несколько вариантов продажи товаров через интернет:

1. Оплата на сайте продавца. Если вы реализуете товары на собственном сайте, то на вас действуют общие обязательства по установке кассового аппарата, описанные в 54-ФЗ.
2. Сотрудничество с маркетплейсами. Если вы разместили своё предложение на одной из существующих торговых площадок, вам не нужно приобретать онлайн-кассу. Маркетплейс сам выдаст покупателю чек и переведёт вам деньги безналичным платежом.
3. Доставка курьером. Вам не нужно приобретать ККТ, если вы заключили договор со службой доставки, которая берёт регистрацию чеков на себя. Зачастую такой договор предусматривает комиссию за каждую проведенную продажу.

Нужен ли кассовый аппарат для ИП без работников

Кассовую технику вводили в сферу торговли и услуг постепенно: для некоторых видов деятельности, в том числе для ИП без работников, действовала отсрочка, которая закончилась в июле 2021 года. Сейчас на всех предпринимателей действуют общие правила применения ККТ.

Преимущества онлайн-кассы

Среди преимуществ использования онлайн-касс:

1. Быстрая передача данных: касса отправляет данные в ОФД и получает подтверждение операции всего за 3 секунды;
2. Прозрачность расчётов: клиент может проверить любой чек по QR-коду

или фискальному признаку и сумме;

3. Защита информации: фискальные данные хранятся на защищенном накопителе, их невозможно скорректировать;
4. Упрощенная процедура подключения: можно зарегистрировать ККТ удалённо, некоторые современные модели продаются с предустановленным кассовым ПО;
5. Управление бизнес-процессами: многие ОФД предлагают инструменты для автоматизации бизнеса в личном кабинете пользователя. Функционал «умных» касс можно расширить приложениями из маркетплейса устройства.

Как открыть онлайн-кассу для ИП

Если для вашей сферы деятельности обязательно применение онлайн-касс, вам нужно приобрести кассовое оборудование, зарегистрировать его в ФНС и загрузить список ТРУ (товаров, работ и услуг) перед началом работы.

Выбор кассы для ИП

Закон предъявляет к ККМ несколько требований: касса должна быть оборудована фискальным накопителем и включена в реестр ФНС. Также в ККТ должна быть предусмотрена работа с маркировкой, если это актуально для вашей деятельности.

При выборе модели нужно определиться с тем, какой формат подойдет для вашего бизнеса. Кассы отличаются по источнику питания: стационарные работают от сети и подойдут точкам продаж с фиксированным местом кассира, мобильные — от встроенного аккумулятора и будут полезны для выездных продаж.

Существует несколько разновидностей кассовых аппаратов:

• Автономная касса: устройство с ж/к дисплеем, встроенным аккумулятором, клавиатурой и принтером чеков. Может сохранять информацию о расчётах без выхода в сеть и отправлять их оператору фискальных данных, когда подключится к интернету. Подойдёт тем, кто ищет бюджетную кассу для работы в разных погодных условиях;
• Фискальный регистратор: оборудование с ФН и принтером чеков, которое нужно подключать к управляющему устройству. Бывает стационарным и мобильным;
• Смарт-терминал: касса с сенсорным дисплеем, процессором и встроенным принтером. Существуют мобильные модели, большинство из которых дополнительно оборудовано сканером штрих-кода и небольшим дисплеем, и стационарные — работают от сети и зачастую оснащены широким экраном. Такой вид ККТ подойдёт тем, кто работает с карточками товаров или ищет готовое решение для автоматизации бизнеса;
• POS-система: комплект оборудования, который обычно включает в себя кассовый компьютер с встроенным (моноблок) или отдельным дисплеем кассира, фискальным регистратором и программируемой клавиатурой. Такая система позволяет подключать внешнее оборудование (денежный ящик, торговые весы, сканер штрих-кода, терминал для эквайринга и т.д.) и подходит точкам продаж с большим потоком клиентов и фиксированным местом кассира.

Фискальный накопитель

Согласно 54-ФЗ, онлайн-касса должна быть оборудована фискальным накопителем — модулем для хранения, шифрования и передачи фискальных документов.

Существуют ФН со сроком службы 15 и 36 месяцев. Выбор зависит от сферы деятельности и налогового режима компании:

• сроком на 15 месяцев вправе устанавливать ИП, которые работают сезонно или в отдалённой местности, а также реализуют подакцизную продукцию или находятся на общей системе налогообложения (ОСНО);
• на 36 обязаны устанавливать ИП, которые оказывают услуги или находятся на УСН, ЕСХН или патентной системе.

Накопители также различаются по форматам фискальных документов (ФФД), которые они поддерживают. ФФД 1.05 и ФФД 1.1 — это старые форматы, которые можно использовать до окончания срока действия уже установленного ФН, если ИП не реализует маркированные товары. С августа 2021 г. большинство компаний перешли на накопители с ФФД 1.2.

После окончания срока действия ФН его необходимо заменить. Старый накопитель нужно хранить в течение 5 лет после замены.

Дополнительное оборудование

Функционал кассы можно расширить подключением внешнего оборудования. В современных устройствах для этого предусмотрены интерфейсы подключения RJ-11, RJ-12, RS-23, RJ-45, Bluetooth и USB. Обязательно убедитесь, что дополнительное оборудование можно подключить к онлайн-кассе.

Самые распространенные внешние устройства:

• сканер штрих-кода: считывает штрих-кода товара и передаёт данные о нём управляющей кассе. 2D-сканер обязателен, если вы продаёте крепкий алкоголь;
• терминал эквайринга: оборудование для приёма платежей по банковской карте;
• торговые весы: используются автономно или в связке с управляющим устройством;
• денежный ящик: устройство для хранения денег;
• дисплей покупателя: экран, который направлен на клиента.

Вы можете купить весь перечень кассового оборудования на сайте ЦТО «Такском-Касса» по выгодной цене.

Договор с ОФД

Оператор фискальных данных — это компания, которая обрабатывает и передаёт фискальные документы от предпринимателя в ФНС. Без договора с ОФД пользоваться онлайн-кассой не получится, поэтому до начала регистрации необходимо выбрать компанию из одобренного налоговой реестра.

Одна из таких компаний — «Такском» — один из крупнейших ОФД в России. Стоимость подключения к оператору начинается с 350 рублей в месяц. Компания предлагает широкий спектр услуг и сервисов для управления бизнесом: ЭП, личный кабинет с разнообразным функционалом, центр технического обслуживания для покупки и регистрации кассы и т.д.

В большинстве случаев для заключения договора не нужно лично встречаться с представителем ОФД: заявление на заключение договора можно подать через личный кабинет оператора. Когда ваша заявка будет одобрена, вы сможете начать регистрацию ККМ в налоговой.

Регистрация кассового аппарата для ИП в ФНС

После приобретения кассы и заключения договора на обработку фискальных данных с ОФД необходимо зарегистрировать аппарат. Эта процедура требует внимательного заполнения реквизитов компании и данных об устройстве. Есть несколько способов зарегистрировать кассу:

• Самостоятельно обратиться в налоговую службу.
• Заказать регистрацию в ОФД: многие операторы предлагают эту услугу во время заключения договора. Сотрудники Центра Технического Обслуживания «Такском-Касса» зарегистрируют и настроят кассу за вас, а также обучат персонал работе с устройством.

Начало работы с ЛК ОФД

После одобрения регистрации от налоговой, у вас появится возможность зарегистрироваться в личном кабинет ОФД. Для этого может понадобиться электронная подпись и данные ККМ.

Сервис «Такском-Касса» — это личный кабинет для работы с ККТ, подключённой к ОФД «Такском». Его функционал позволяет:

• Мониторить состояние кассовых аппаратов на всех точках продаж организации (статус, сроки замены ФН, открытые и закрытые смены);
• Видеть выписанные чеки, при необходимости дублировать их;
• Формировать отчёты по выручке и работе кассиров;
• Настраивать уведомления на разные события.

Добавление номенклатуры

Кассовый чек должны содержать данные о названии, количестве цене проданных товаров, работ или услуг (ТРУ). Поэтому перед тем, как начать пользоваться кассой, в неё загружается номенклатура — список ТРУ.

54-ФЗ не устанавливает специальных требований к виду ТРУ в чеке. Предприниматель может добавить любое название, которое будет понятно указывать покупателю на товар или услугу.

Производителям стоит ориентироваться на общероссийский классификатор продукции по видам деятельности или регламент Таможенного союза. Компаниям, которые реализуют готовый товар, можно использовать названия с этикетки. Длина названия не должна превышать 128 символов.

Вы можете заказать услугу добавления номенклатуры в ЦТО «Такском-Касса». Наши сотрудники подготовят онлайн-кассу к продажам и обучат вашу команду работе с ней.

Как зарегистрировать ККМ для ИП самостоятельно

Индивидуальный предприниматель может самостоятельно зарегистрировать кассу в налоговой службе во время личного визита или удалённо на официальном сайте.

Регистрация через ЛК ФНС

Для входа в личный кабинет понадобится электронная подпись или регистрационная карта с логином и паролем, которую можно получить в местном налоговом органе.

Для регистрации ККТ с помощью ЛК ИФНС обязательно нужна ЭП.

После входа в ЛК нужно выполнить следующие шаги:

1. Заполнить заявление. В нём нужно указать параметры кассы: место установки, заводской номер и модель из паспорта устройства, особенности использования.
2. Получить от налоговой регистрационный номер онлайн-кассы.
3. Активировать кассу. По-другому этот процесс называется фискализация кассы. Он может отличаться для разных моделей, но обычно для активации ККТ нужно подключить её к управляющему компьютеру и ввести реквизиты компании, данные ОФД и информацию о кассе.
4. Получить отчёт о фискализации.
5. Завершить регистрацию. Это действие нужно выполнить в личном кабинете ФНС. Внесите в свою заявку данные из отчёта о фискализации в течение суток после получения регистрационного кода и отправьте её в налоговую.

На каждом этапе внимательно проверяйте свои данные: если вы допустите ошибку, придётся регистрироваться заново или даже поменять ФН. Статус заявки будет виден в личном кабинете.

Самостоятельный визит в налоговую

Пройти регистрацию можно при личном посещении ФНС. Для этого можно обратиться в любое отделение налоговой службы и пройти схожие этапы:

1. Заполнить заявление и получить от сотрудника регистрационный номер ККТ.
2. В течение суток активировать ККМ и распечатать отчёт о фискализации. Чтобы сократить время, можно сделать это сразу в отделении.
3. Передать отчёт специалисту ФНС и получить от него подтверждение.

Штрафы за неправильное применение контрольно-кассового аппарата для ИП

Налоговая может оштрафовать предпринимателя за отсутствие ККТ или нарушение правил её использования. В законе установлены штрафы:

• за неприменение онлайн-касс — до 50% от незарегистрированного оборота (минимум 10 тысяч рублей). За повторное нарушение деятельность ИП будет приостановлена на 90 дней (если сумма расчетов превышает миллион рублей). Использование онлайн-кассы или ФН, которые не входят в реестр налоговой, тоже расценивается, как неприменение ККТ;
• за нарушение порядка использования или регистрации ККТ — до 3 000 рублей;
• за невыдачу чека покупателю — до 1 500 рублей;
• за нарушение сроков подачи документов в налоговую — до 3 тысяч рублей.

Ошибки при регистрации

Если вы регистрируете кассу самостоятельно, важно правильно заполнить данные в заявлении. Из-за ошибки вам придётся заново проходить всю процедуру, а в некоторых случаях заменить фискальный накопитель или заплатить штраф. Чтобы этого избежать, нужно соблюдать сроки регистрации и обратить внимание на заполнение полей:

• название ОФД;
• регистрационный номер;
• данные о фискальном накопителе;
• реквизиты компании.

Налоговая также может оштрафовать за расхождение данных в форме регистрации и кассовом аппарате.

Ошибки при использовании

ИП может получить штраф и за неправильную эксплуатацию кассы. Нарушением будет считаться:

• использование ФН с истекшим сроком действия или переполненной памятью;
• отсутствие накопителя в кассе;
• выдача чеков без названия, количества и цены ТРУ, а также других обязательных реквизитов чека;
• работа нескольких организаций с одной кассой.

Перерегистрация кассы

Иногда пользователю онлайн-кассы необходимо заново пройти процедуру регистрации.

Существует несколько причин для этого:

• Изменение данных в карточке регистрации ККТ (адрес установки, данные о собственнике и т.д.). В этом случае нужно поменять настройки кассы и перерегистрировать её в ФНС. Замена накопителя не нужна. Максимальное количество перерегистраций с одним ФН — 12 раз, если вы превысили этот лимит, придётся покупать новый накопитель.
• Изменение данных, которые не были указаны в карточке. Эту процедуру можно сделать самостоятельно. Для этого достаточно обновить настройки кассы и сформировать отчёт о перерегистрации.
• Замена фискального накопителя. Если у ФН истёк срок эксплуатации, закончилась память или произошла поломка, придётся приобрести новый и заново пройти регистрацию в ФНС.

Кассу можно перерегистрировать самостоятельно на сайте налоговой службы или при личном обращении, а также заказать эту услугу у ОФД.

Федеральный закон № 54-ФЗ обязывает все организации и ИП использовать онлайн-кассу для расчётов с покупателями, кроме некоторых категорий:

• предприниматели на налоговом режиме НПД (самозанятые);
• предприниматели на патентной системе;
• кредитные организации;
• розничная торговля в киосках мороженым, розливом кваса или молока, сезонными овощами

и другие (полный список в п.2 статьи 2 закона № 54-ФЗ).

Для соблюдения законодательства предприниматели должны поставить всю ККТ (контрольно-кассовую технику) на учёт ФНС, чтобы контролирующий орган мог отслеживать проведение платёжных операций по каждой кассе в режиме реального времени. Если не зарегистрировать ККТ в налоговой, то деятельность будет считаться незаконной, предпринимателя привлекут к административной ответственности по части 4 статьи 14.5 Кодекса РФ. В статье подробно расскажем, как правильно и без ошибок зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой.

Подготовка к регистрации

Перед тем как зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой инспекции, нужно убедиться, что она соответствует всем требованиям законодательства и входит в реестр ККТ, одобренный ФНС. Купить и установить в кассу фискальный накопитель (ФН) — чип, который хранит всю информацию по кассе, зашифровывает и передаёт данные по чекам в ОФД. Чеки, распечатанные без ФН, считаются недействительными. На сайте налоговой службы имеется реестр фискальных накопителей, которые можно использовать.

После выбора и покупки кассовой техники нужно подключить кассовый аппарат к компьютеру, настроить программное обеспечение и подключение к интернету. Затем заключить договор с оператором фискальных данных (ОФД) на передачу данных о платёжных операциях с кассы в налоговую службу через интернет. Это необходимо для отслеживания дохода организаций, чтобы контролировать проведение расчётов, пресекать проведение денежных средств мимо кассы.

ОФД — это компания-посредник между владельцем онлайн-кассы и ФНС, у которой имеется разрешение от налоговой на хранение и передачу фискальных данных (чеки, отчёты с касс). Список аккредитованных операторов размещён на сайте налоговой.

Все владельцы онлайн-касс обязаны заключить договор с ОФД на передачу данных, за исключением тех, что находятся в населённых пунктах, которые освободили от этой обязанности из-за проблем с подключением к интернету. Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций РФ № 616 постановил в таких случаях использовать ККТ автономно, без услуг оператора.

Для заключения договора с ОФД и регистрации касс онлайн в ФНС потребуется усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Она нужна для заверения электронных документов и придания им юридической значимости. УКЭП является аналогом собственноручной подписи, подтверждает личность подписавшего. После подписания электронной подписью договор нельзя будет редактировать и что-то исправлять, она защищает документ от изменений после заверения.

Регистрация онлайн-кассы: пошаговая инструкция

Процесс регистрации онлайн-кассы на сайте налоговой занимает немного времени, но требует внимательности. Если допустить ошибки, то они приведут к помехам при применении ККТ и могут даже вывести из строя фискальный накопитель.

Регистрацию проводят в личном кабинете на сайте ФНС , её можно разделить на 6 основных этапов:

1. заполнение заявления, подписать его УКЭП;
2. проверка данных в ФНС, используя ЕГРЮЛ/ЕГРИП и реестры ККТ и ФН;
3. присвоение онлайн-кассе регистрационного номера;
4. фискализация техники (ввод данных в ККТ);
5. передача параметров фискализации в ФНС;
6. проверка параметров и выдача карточки регистрации ККТ с подписью ФНС в электронном виде.

Разберём шаг за шагом, как правильно зарегистрировать онлайн-кассу в налоговой.

Шаг 1. Подача заявления на сайте ФНС

Для начала нужно зайти в личный кабинет на сайте www.nalog.ru, выбрать раздел «Учёт контрольно-кассовой техники». Откроется новая страница, где нужно выбрать «Зарегистрировать ККТ», появится окошко «Заполнить параметры заявления вручную» и вписать в строки недостающие данные. Указать модель кассы, адрес места расположения ККТ, наименование места использования (название торговой точки).

После этого заполнить сведения о ККТ (серия кассы, заводской номер ФН). Эти данные есть в базе ФНС, поэтому сразу после заполнения автоматически запускается проверка на наличие номера в базе, не зарегистрирован ли этот номер на другого пользователя.

Шаг 2. Введение особых параметров применения ККТ

Проверка проходит быстро, и при успешном прохождении сайт перенаправляет на следующий этап регистрации — появляется окошко, где нужно выбрать особые параметры применения ККТ.

Выбираются соответствующие пункты, например, если торговая точка располагается в отдалённой местности и имеются проблемы с интернет-подключением, ставится галочка напротив «ККТ предназначена для работы исключительно в автономном режиме».

Полный перечень таких территорий, которым разрешено использовать онлайн-кассу в автономном режиме, указан в п.2 № 54-ФЗ. В таких случаях, данные о торговых операциях отправятся в налоговую только при замене фискального накопителя.

Шаг 3. Выбор ОФД из списка

Далее необходимо выбрать ОФД из представленного списка, с кем уже заключили договор на предоставление услуг. После выбора нажимается кнопка «Подписать и отправить» и анкета отправляется на проверку ФНС. Если ещё не выбрали оператора, то найти его можно в реестре, куда входят аккредитованные ОФД с разрешением от ФНС на обработку данных.

Шаг 4. Введение регистрационного номера

После успешной проверки анкеты появится окошко с регистрационным номером ККТ, который вместе с ИНН вводится в кассовый аппарат. Для этого в настройках нужно зайти в режим администрирования или сервисный режим, в зависимости от модели ККТ. Регистрационный номер 16-значный, первые 10 символов — порядковый номер аппарата, последние 6 — проверочное контрольное число, которое позволяет убедиться, что номер не подделан.

Шаг 5. Заполнение отчёта о регистрации ККТ

Как только будут введены цифровые параметры регистрации в кассовый аппарат, распечатывается чек, в котором указываются данные фискализации (ФП или ФПД) — фискальный признак документа, число из 10 цифр.

Эти цифры вводятся в окошко «Отчёт о регистрации ККТ…» на сайте ФНС, в строку «Фискальный признак». Далее в этом же окошке в строке «Дата, время получения фискального признака» пишется номер и дата из чека. После заполнения всех строк нажимается кнопка «Подписать и отправить».

Шаг 6. Получение карточки регистрации

При успешном прохождении фискализации пользователь получает карточку регистрации, подписанную УКЭП. Для работы с ККТ будет достаточно иметь эту карточку в электронном виде, чтобы в нужный момент зайти в личный кабинет на сайте ФНС и посмотреть данные.

Срок формирования карточки составляет 10 рабочих дней. Данные из карточки регистрации нужно ввести в личном кабинете сервиса ОФД, чтобы он мог передавать информацию с ККТ в налоговую. И можно начинать работать.

Для подключения к сервису заполните и мы свяжемся с вами для уточнения деталей.

Частые ошибки при регистрации онлайн-кассы

В основном ошибки случаются из-за невнимательности. Например, неправильно ввели регистрационный номер или ИНН, и начинаются проблемы: расходятся регистрационные данные, сбиваются настройки ККТ, фискальный накопитель становится непригодным для работы. Разберём частые ошибки при регистрации и как их можно исправить.

Расхождение регистрационных данных и реальных настроек кассы

Распространённая ошибка, которая возникает при неверном указании регистрационных данных на сайте ФНС или в самой кассе. Происходит расхождение в сведениях, налоговой будет предоставляться недостоверная информация и это повлечёт за собой нарушение порядка применения ККТ. Отследить расхождения можно по чекам, там могут быть указаны неверные данные (например, неверный адрес местонахождения).

Решение: нужно самостоятельно проверить регистрационные данные, указанные в личном кабинете на сайте налоговой инспекции. В случае несоответствия необходимо перерегистрировать данную кассу путём подачи заявления в налоговую. Сделать это нужно не позднее одного рабочего дня, следующего за днём изменения сведений, внесённых в журнал учёта и карточку регистрации ККТ. После того как ФНС проверит достоверность вносимых сведений, пользователь получит новую карточку регистрации ККТ.

Неверный ввод регистрационного номера

Здесь ошибка серьёзная и её можно решить только заменой фискального накопителя, так как она приводит к тому, что ФН выходит из строя.

Неправильное указание ОФД

Ошибка нередко возникает, когда в налоговой неверно указан номер договора с ОФД. В этом случае касса будет работать, но порядок применения ККТ будет нарушен, потому как оператор не сможет предоставить данные из чеков. Отследить это можно в личном кабинете сервиса.

Решение: если, несмотря на допущенную ошибку, ККТ была зарегистрирована, то её необходимо перерегистрировать. Для этого нужно подать заявление в ФНС.

Регистрация ККТ через личный кабинет налогоплательщика ЮЛ или ИП

Обязательным условием для удаленной регистрации ККТ в первую очередь является действующий личный кабинет ЮЛ или ИП на сайте ФНС России (www.nalog.gov.ru). Без него подать заявление и пройти остальные этапы регистрации ККТ невозможно. Кроме того, потребуется также:

1. Электронная подпись: без квалифицированной УКЭП нельзя пользоваться личным кабинетом, а также
   подписывать заявления для последующей регистрации ККТ. Оформить подпись можно через Удостоверяющий Центр, аккредитованный Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации.
2. Кассовый аппарат с фискальным накопителем (ФН). Он должен полностью соответствовать положениям Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении расчетов в Российской Федерации».
3. Договор с оператором фискальных данных (ОФД). Оператор фискальных данных — это юридическое лицо, которое занимается приемом и обработкой информации, полученной с кассового оборудования, затем направляет ее в налоговый орган. ОФД обязательно должен быть внесен в реестр налогового органа.

Регистрация ККТ в территориальном налоговом органе ФНС России

Кроме процедуры удаленной регистрации, действует и ранее применяемый способ – в отделении любого
территориального налогового органа. Как зарегистрировать кассу самостоятельно таким образом?

Раньше особенности процедуры для ИП и ЮЛ различались, но теперь они одинаковы: система
регистрации касс общая, поэтому допускается направлять заявление в любой территориальный налоговый орган.

Для регистрации ККТ необходимо распечатать и заполнить бланк по форме КНД-1110061.

При регистрации ККТ через ТНО налогоплательщику рекомендуется иметь при себе паспорта регистрируемых касс. При данном способе регистрация ККТ занимает 5 рабочих дней после подачи заявления.

Регистрация ККТ через оператора фискальных данных

Алгоритм регистрации ККТ через ЛК ОФД

Требования для проведения регистрации ККТ через личный кабинет ОФД такие же, как для процесса регистрации ККТ через личный кабинет налогоплательщика.

После того, как все требования выполнены и соблюдены, у пользователя есть возможность зарегистрировать ККТ через личный кабинет ОФД.

Процесс аналогичен процессу регистрации ККТ через личный кабинет налогоплательщика:

1. В разделе ККТ в личном кабинете ОФД необходимо инициировать процесс регистрации ККТ.
2. Заполнить все появившиеся поля заявления и следовать инструкциям в окне регистрации ККТ.
3. После заполнения заявления на регистрацию ККТ, необходимо подписать заявление с помощью УКЭП.
4. После подписания заявления его необходимо отправить в ФНС России, нажав соответствующую кнопку.
5. После отправки заявления в ФНС России необходимо ожидать уведомление о присвоении регистрационного номера ККТ. Следить за статусом можно в списке всех ККТ пользователя в личном кабинете ОФД.
6. После получения уведомления о присвоении регистрационного номера, необходимо сформировать на ККТ «Отчет о регистрации» и отправить сведения из него в ФНС России через личный кабинет ОФД. Процесс идентичен процессу отправки заявления на регистрацию ККТ.
7. После получения ответа на отправку сведений из отчета о регистрации – карточки о регистрации ККТ – ККТ готова к использованию и может формировать фискальные документы.

Регистрация ККТ через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)

1. Перейдите на Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций).
2. Заполните заявление: ответьте на вопросы о целях использования кассы, месте её установки, ОФД и другие.
3. Подпишите заявление УКЭП.
4. Получите регистрационный номер ККТ — в течение 1 рабочего дня он придёт в личный кабинет. Кассу в это время использовать нельзя.
5. В интерфейсе кассы введите полученный номер и сформируйте отчёт о регистрации ККТ. Заполните заявление по его данным в личном кабинете и отправьте в ФНС через Госуслуги. На ввод даётся 10 календарных дней и 20 попыток.
6. Получите карточку регистрации ККТ в личном кабинете. Только после этого кассу можно использовать.