-
Порядок составления инструкции по кадровому делопроизводству
В
данном параграфе рассматривается
порядок составления инструкции по
кадровому делопроизводству, а также
приложений к ней.
Изучив
в первом параграфе правовую и
нормативно-методическую базу по кадровому
делопроизводству в РФ, выяснили что,
законодательством не установлена
обязанность работодателя, составлять
инструкцию по кадровому делопроизводству.
Однако,
ознакомившись с официальными сайтами
крупнейших компаний РФ видим, что на
практике многие организации и ведомства
используют этот документ в своей
деятельности. Например:
-
Ростехнадзор
применяет Инструкцию,
утвержденнуюприказом
Ростехнадзора от 30 мая 2008 г. № 372. -
Антимонопольная
служба (ФАС России) –Инструкцию,
утвержденнуюприказом
ФАС РФ от 4 февраля 2008 г. № 23. -
ОАО
«РЖД» – Инструкцию,
утвержденнуюраспоряжением
ОАО «РЖД» от 30 июня 2006 № 1335р.
Инструкция
по кадровому делопроизводству
регламентирует деятельность сотрудников
кадровой службы. Наличие такой инструкции
позволяет: соблюдать единый порядок
оформления кадровых документов
организации, учитывать специфику
организации при ведении кадрового
делопроизводства, быстрее адаптироваться
новым сотрудникам отдела кадров к
условиям работы в кадровой службе
организации и т. д.[34].
Типовой
Инструкции
по
кадровому
делопроизводству
в
законодательстве не предусмотрено,
поэтому организация может составить
ее в
произвольной
форме,
что не противоречит ч. 1 ст. 8 ТК РФ.При
составлении документа за основу можно
взять
инструкции,
действующие в вышеуказанных ведомствах
и организациях.
Заместитель
руководителя Федеральной службы по
труду и занятости И.И.
Шкловец в кадровой справочной системе
( далее – КСС) «Система Кадры» предлагает
свой вариант создания инструкции по
кадровому делопроизводству. Инструкция,
как правило, состоит из:
-
общих
положений (преамбулы); -
тематических
разделов; -
приложения.
В
преамбуле указывают общие сведения:
цель составления
инструкции;
ее назначение; лиц, ответственных за
сохранность кадровых документов[34].
В ходе
работы мы выяснили, что наименования и
количество тематических разделов
инструкции
зависит
от того, какие процедуры осуществляет
кадровая
служба.
Как правило, каждый из разделов посвящен
отдельной процедуре, которая
регламентирована трудовым законодательством.
Так, например,
инструкция
по
кадровому
делопроизводству
может
состоять из следующих разделов:
-
прием
новых сотрудников
(гл.
10–11 ТК РФ); -
перевод
сотрудников внутри организации
(гл.
12 ТК РФ); -
увольнение
сотрудников
(гл.
13 ТК РФ); -
предоставление
отпусков сотрудникам
(гл.
19 ТК РФ); -
организация
работы с трудовыми книжками
(ст.
66 ТК РФ); -
оформление
поощрений и дисциплинарных взысканий
(гл.
30 ТК РФ); -
выдача
справок и копий документов сотрудникам
(ст.
62 ТК РФ); -
использование
и хранение персональных данных
сотрудников
(гл.
14 ТК РФ); -
передача
кадровых документов на архивное хранение
(Правила,
одобренные
решением
коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.).
Журнал
«Кадровое делопроизводство» описывает
общие
положения инструкции: цели и задачи,
нормативную правовую базу инструкции.
Тематические разделы инструкции:
перечень и порядок оформления основных
кадровых процедур. Приложения к
инструкции: необходимый справочно-иллюстративный
материал.
Инструкция
по кадровому делопроизводству имеет
ряд преимуществ. Во-первых она решает
много практических задач. В инструкции
утверждаются шаблоны всех документов
по личному составу, очередность их
оформления и порядок прохождения внутри
организации. А главное, утверждается
перечень документов, необходимых для
выполнения того или иного кадрового
действия. Все это снижает временные
затраты на обработку кадровых документов
и помогает избежать многих нареканий
со стороны трудовой инспекции. Во-вторых
ценность инструкции в том, что при ее
разработке учитывается специфика
организации. Эта специфика определяется
не только сферой деятельности,
организационной структурой и численностью
сотрудников фирмы, но и особенностями
кадрового делопроизводства. Закрепив
особенности оформления кадровых
документов в локальном акте, организация
создаст условия к тому, что новые
сотрудники, пришедшие для работы в
кадровую службу, смогут быстро разобраться
в нюансах работы организации[23].
Журнал
«Кадровое делопроизводство» определяет
основные
нормативно-правовые акты, на основании
которых разрабатывается инструкция по
кадровому делопроизводству:
-
Порядок
применения унифицированных форм
первичной учетной документации
(утвержден постановлением Госкомстата
России от 24 марта 1999 г. № 20). -
Указания
по применению и заполнению форм первичной
учетной документации по учету труда и
его оплаты (утверждены постановлением
Госкомстата России от 5 января 2004 г. №
1). -
Правила
ведения и хранения трудовых книжек,
изготовления бланков трудовой книжки
обеспечения ими работодателя (утверждены
постановлением Правительства РФ от 16
апреля 2003 г. № 225). -
Унифицированная
система организационно-распорядительной
документации. Требования к оформлению
документов. ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждена
постановлением Госстандарта России
от 3 марта 2003 г. № 65-ст.). -
Инструкция
по заполнению трудовых книжек (утверждена
постановлением Минтруда России от 10
октября 2003 г. № 69). -
Типовая
инструкция по делопроизводству в
федеральных органах исполнительной
власти (утверждена приказом Минкультуры
России от 8 ноября 2005 г. № 536). -
Перечень
типовых управленческих документов,
образующихся в деятельности организаций,
с указанием сроков их хранения (утвержден
руководителем Федеральной архивной
службы России 6 октября 2000 г.) -
Основные
правила работы архивов организаций
(одобрены решением коллегии Росархива
от 6 февраля 2002 г.).
Первый
раздел называется «Общие положения».
В
этом разделе необходимо объяснить цели
и задачи
инструкции,
а также указать законодательные акты,
послужившие основанием для ее составления.
Также нужно определить ответственность
за несоблюдение установленных правил[44].
Инструкция
определяет
порядок документального оформления
основных
кадровых процедур:
приема, перевода, увольнения, отпуска,
командировки, ведения табеля учета
рабочего времени и др. Поэтому считаем
обоснованным составлять
инструкцию из
одноименных тематических разделов. В
таком случае каждый раздел будет
содержать перечень и порядок оформления
документов, необходимых для выполнения
тех или иных
кадровых действий.
Но
возможен и другой принцип деления
инструкции на
тематические разделы: не по кадровым
процедурам, а по видам документов.
Например, один раздел будет посвящен
порядку оформления приказов, другой
раздел – трудовым книжкам. Для нашей
работы более рациональным стал первый
вариант из тематических разделов. Кроме
того, в состав тематических разделов
можно включить разделы, посвященные
порядку составления номенклатуры дел
службы
кадров,
формированию и ведению личных дел, а
также порядку подготовки документов
для сдачи в архив.
Состав
и структура тематических разделов
инструкции
определяются
индивидуально для каждой организации.
Для того чтобы решить, из каких тематических
разделов будет состоять инструкция,
нужно четко представлять, какие кадровые
процедуры необходимо документировать[44].
Любая
кадровая служба занимается оформлением
приема, увольнения, перевода работников,
а также учетом рабочего времени и
оформлением отпусков. Поэтому эти
разделы необходимо включить в состав
тематических разделов
инструкции.
В зависимости от потребностей организации
также можно описать, порядок документирования
командировок, поощрений или дисциплинарных
взысканий.
Первый
раздел – порядок оформления приема на
работу. В нем перечисляются документы,
необходимые для оформления сотрудника
на работу. Выяснили, что эти документы
удобно разграничивать на две группы.
В одну
группу включать документы, которые
будут оформляться в кадровой службе. В
их числе будут не только заявление и
приказ о приеме на работу, а также
трудовой договор, но и соответствующие
регистрационные журналы. К другой группе
отнести документы, которые работник
будет предъявлять при трудоустройстве,
– паспорт, трудовую книжку, страховое
свидетельство государственного
пенсионного страхования, военный билет,
документ об образовании (перечень этих
документов четко определен в статье 65
ТК РФ; перечень документов, предъявляемых
при приеме на работу внешнего совместителя,
уточняет статья 283 ТК РФ)[45].
После
того как перечислили в
инструкции
перечень
необходимых документов, переходим к
порядку составления и оформления
документов. Эти сведения
можно объединить в одном пункте.
Следующий
раздел об оформлении увольнения, как и
составление других разделов, начинается
с перечня документов, необходимых для
оформления данной кадровой процедуры.
Увольнение
работника может быть обусловлено разными
причинами: собственное желание работника,
инициатива работодателя, обстоятельства,
не зависящие от воли сторон, соглашение
сторон, истечение срока трудового
договора. Основной перечень документов
для оформления увольнения по всем
указанным причинам будет одинаковым –
приказ об увольнении, трудовая книжка,
личная карточка, личное дело. Но за одним
очень важным исключением. За исключением
документов – оснований, послуживших
предпосылкой для издания приказа[45].
В
унифицированной форме № Т-8, то есть в
приказе об увольнении предусмотрено
две графы основания. Сначала указывается
юридическое основание прекращения
(расторжения) трудового договора. Затем
– документальное основание увольнения.
В этой графе перечислены варианты
возможных оснований – заявление
работника, служебная записка, медицинское
заключение. Это также могут быть докладные
записки, акты, уведомления, аттестационные
листы и многие другие документы. Тем не
менее, в большинстве случаев документальным
основанием для увольнения сотрудника
становится его заявление.
Необходимо
проконтролировать, чтобы сотрудник при
увольнении сдал всю документацию,
материалы и предметы, выданные ему для
работы. В их числе могут быть: пропуск,
справочная и методическая литература,
калькулятор, спецодежда и спецобувь,
полисы обязательного и добровольного
медицинского страхования. Для того
чтобы ничего не упустить, следует
использовать следующий документ, который
называется обходной лист. В нем содержатся
данные о фамилии должностных лиц, которые
будут контролировать возвращение
сотрудником тех или иных ценностей[45].
Составив
перечень необходимых для увольнения
документов, обязательно следует описать
в
инструкции
порядок
и сроки их оформления. Очень важно
отметить в
инструкции,
что не только кадровик, но и работник
должен поставить при увольнении свою
подпись в личной карточке и трудовой
книжке. Также сотрудник обязательно
должен расписаться в книге учета движения
трудовых книжек и вкладышей в них.
Следующий
раздел – порядок оформления отпусков,
в него включен порядок оформления всех
видов отпусков – ежегодного оплачиваемого,
дополнительного оплачиваемого и отпуска
за свой счет. Не стоит забывать о том,
что сроки хранения у приказов на разные
виды отпусков различны. Так, например,
приказы о предоставлении очередных и
учебных отпусков имеют срок хранения
5 лет, а приказы о предоставлении отпусков
за свой счет – 75 лет[45].
В
инструкции по кадровому делопроизводству
должны быть прежде всего включены
документы, предусмотренные Трудовым
кодексом Российской Федерации, которые
являются обязательными для трудовых
отношений. Такие как: Приказ (распоряжение)
о приеме работника на работу, Личная
карточка работника, Приказ
(распоряжение) о переводе работника на
другую работу,
Штатное расписание, Приказ
(распоряжение) о переводе работника на
другую работу,
График
отпусков
и др.[46].
Завершающим
этапом в разработке инструкции по
кадровому делопроизводству является
оформление приложений. В
приложения к инструкции необходимо
включить необходимый справочно-иллюстративный
материал: привести образцы оформления
всех видов документов, а также формы
регистрационных журналов. Наглядно
показать требования к оформлению
реквизитов и составлению текстов
документов по кадрам. Кроме того, в
приложения можно включить графики
документооборота.
В
качестве приложений в инструкцию по
делопроизводству включаются бланки
документов, образцы регистрационных
форм, перечень документов, не подлежащих
регистрации, альбом форм документов и
т.д. Образцы
документов следует размещать в порядке
расположения тематических разделов. В
тексте инструкции делать ссылки на
приложения – указывая, какой документ
где посмотреть. Это значительно упростит
работу с инструкцией[46].
Таким
образом, готовая инструкция по кадровому
делопроизводству обеспечит единство
правил выполнения и оформления документов,
максимально сократит количество и объем
документов, ускорить изготовление и
размножение документации с помощью
средств оргтехники, в организации.
Соседние файлы в предмете [НЕСОРТИРОВАННОЕ]
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
- #
Автор: Екатерина Самарина, заместитель генерального директора компании NIKA, RISK PLAN
Статья опубликована в журнале «Кадровая служба и управление персоналом предприятия»
ДЛЯ ЧЕГО НУЖНА ИНСТРУКЦИЯ ПО КАДРОВОМУ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ?
Итак, во-первых, инструкцию по ведению кадрового делопроизводства желательно иметь для того, чтобы в случае необходимости продемонстрировать ее трудинспекции. Стоит отметить, что она не является документом, который обязательно должен присутствовать в отделе кадров. Требование ее наличия сотрудниками соответствующих инстанций не подкреплено положениями нормативно-правовых актов. Тем не менее, «негативную» тенденцию при трудовой проверке интересоваться ее присутствием среди прочих документов организации не стоит игнорировать. Во-вторых, данный документ необходим для облегчения профессиональной адаптации сотрудника кадровой службы. «Кадровик», сменивший хотя бы два места работы, знает, что кадровое делопроизводство в двух разных организациях ведется абсолютно по-разному. Безусловно, общепринятые стандарты по оформлению документации соблюдают все серьезные компании. Однако в пределах существующих «статутов» – норм ведения кадрового делопроизводства существует огромный диапазон возможностей для формирования «индивидуальных» правил и процедур компании по его ведению.
Пример 1. Так, в крупных компаниях, в отличии от небольших и средних зачастую ведутся книга (журнал) приема, книга ( журнал) увольнения, книга ( журнал) учета отпусков и т.д., которые, безусловно, не обязательны, но чрезвычайно облегчают работу при анализе причин увольнения, составлении различных статистических справок и т.д.
Пример 2. В одной компании документы могут разбиваться на ряд отдельных папок: «Прием», «Увольнения», «Отпуска», «Аттестация», «Перевод» и т.д. и соответственно основания к ним, в другой могут быть частично сгруппированы. Например, приказы о приеме и об увольнении вестись как одно «дело».
Пример 3. Основание к какому-либо приказу может подшиваться только в папку с основаниями либо ксерокопия данного документа может быть дополнительно внесена в личное дело сотрудника и т.д. Неизвестные доселе правила и процедуры зачастую тяжело усвоить даже очень опытному кадровику, перешедшему на новое место работы.
Между тем, кадровая документация, особенно на крупных предприятиях должна оформляться быстро, почти механически, и размышления какого-либо сотрудника в процессе работы на тему: «А где же эта папочка? А где же этот конвертик, в который следует положить эту «новоиспеченную» бумажку?» в конечном итоге приводят на практике не только к торможению работы, возложенной на конкретного человека, но и смешению всей кадровой документации всего отдела кадров. Ибо документы попадают не в те дела, в которых им следует лежать в данном отделе кадров, а в те, в которых бы они традиционно лежали, если бы сотрудник продолжал трудиться на старом месте работы. В результате начальник отдела кадров очень удивляется, обнаружив приказы об увольнении в папке с приказами о приеме ( у «новичка»-то они хранились вместе), а новый работник данной организации неудоумевает, чему же все-таки его босс не рад. Естественно, после этого работу приходится переделывать заново, так как приказы как минимум оказываются пронумерованы не в том порядке, в каком это необходимо. Грамотно составленная инструкция по ведению кадрового делопроизводства может стать «другом», который поможет избежать подобных казусов, ознакомить новичка с ньюансами ведения кадрового делопроизводства на данном предприятии без дополнительной помощи «наставника», обучить незнакомого вообще с кадровым делом человека специфике данной работы, помочь разобраться в нестандартной ситуации, тяжелой с точки зрения правового анализа, уже опытному «кадровику». Для того, чтобы она стала настольной книгой как «старого» работника данной организации, так и нового, в ней должен быть прописан не только четкий алгоритм действий при оформлении кадровой документации, но и советы при решении проблемных ситуаций, дан перечень «дел», которые могут понадобиться при оформлении той или иной процедуры, приведена нормативно-правовая база, которая необходима для проведения той или иной процедуры, и т.д. Иначе говоря, должна быть создана такая инструкции по ведению кадрового делопроизводства, которая будет способствовать решению многих кадровых проблем и задач.
СТРУКТУРА ИНСТРУКЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Общая структура Инструкции по ведению кадрового делопроизводства в принципе ничем не отличается от структуры любого иного аналогичного документа. Сюда включаются: — общие положения — основные понятия — основная часть — заключительные положения — приложение
Работу над разработкой инструкции по ведению кадровой документации лучше проводить в три этапа — Вначале (первый этап) — написать основные понятия, — затем (второй этап) — основную часть и приложения, — и уже в конце ( третий этап) — общие и заключительные положения.
В конце статьи, после разъяснения технологии создания всей Инструкции, мы разъясним, почему удобнее применять именно такой «перевернутый» порядок работы.
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
В общих положениях Инструкции необходимо объяснить, для чего нужен данный документ, каковы цели его создания, задачи, написать нормативно-правовую базу, которой мы руководствуемся при его создании , на кого распространяется данный нормативно-правовой акт и т.д.
ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ
Здесь не только объясняются те термины, которые мы будем использовать в дальнейшем в основной части, но и даются условные обозначения для тех лиц, которые будут учавствовать в проведении той или иной процедуры.
ПРИМЕР 4.
Представим себе, что делопроизводственный отдел HR-службы называется как-нибудь очень витиевато и красиво. Например, сектор учета и анализа кадров департамента Управления персоналом. В этом секторе ведением делопроизводства может заниматься масса сотрудников, имеющих абсолютно разный статус и соответственно название. Например, специалист, старший специалист, ведущий специалист, начальник сектора и т.д. При этом руководствоваться данной инструкцией при ведении кадрового делопроизводства будет каждый из этих работников. А теперь представим, как (о ужас!) может выглядеть описание приема на работу одним из таких сотрудников. Специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или старший специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или ведущий специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или начальник сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом проверяет наличие у потенциального работника документов, необходимых для оформления приема на работу: паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки. Затем Специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или старший специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или ведущий специалист сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом или начальник сектора учета и анализа кадров департамента Управления персоналом готовит проект трудового договора с работником… Автор, которому придется сочинять подобное произведение перещеголяет по объему своего творения Льва Николаевича Толстого. К тому же текст будет ужасно неудобен для восприятия.
ПРИМЕР 5. Поэтому любого работника кадровой службы можно назвать, например, «Исполнитель», ибо он в документальной форме реализует согласованные волю и решение работника и работодателя.
ПРИМЕР 6.Человека, чей прием на работу еще не оформлен, в принципе правомерно считать «соискателем» и т.д.
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Здесь как минимум важно написать об ответственности за неисполнение обязанных лиц такой инструкции ( это может быть, например, наложение дисциплинарного взыскания), а также порядок вступления данного документа в силу и утраты силы данным документом. Как правило, Инструкция вводится в действие распоряжением (приказом) первого лица предприятия, которое может выглядеть так:
Пример 7. логотип организации штамп организации Распоряжение № 5 от 01.04.2004 о введении в действие Инструкции по ведению кадрового делопроизводства ОАО “Рога и копыта”
В целях упорядочения кадрового учета ОАО “Рога и копыта”:
1. Ввести с 01.04.2004 г в действие утвержденную инструкцию по ведению кадрового делопроизводства
2. Контроль за исполнением настоящего Распоряжения возложить на заместителя генерального директора по персоналу Рогову Е.Г. 3. Секретариату довести настоящее распоряжение до сведения руководителей департаментов и управляющих производственными подразделениями.
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР подпись Копытов А.И.
Утратить силу данный документ может по истечении определенного количества времени.
Пример 8.Через год. Тогда соответствующий пункт Инструкции будет выглядеть так: 1.1 .Инструкция утрачивает силу через год после ее вступления в силу.
Пример 9. Ее «обесценивание» можно «увязать» и с введением в действие новых законов или подзаконных нормативно-правовых актов.
В таком случае в инструкции можно написать следующее:
1.1. Инструкция утрачивает силу в случае введения в действие законов или подзаконных нормативно-правовых актов, которому отдельные положения данной инструкции будут противоречить.
Желательно предусмотреть и порядок введения изменений и дополнений в данный документ. В таком случае следует продумать, кто в каких случаях будут вноситься изменения и дополнения в инструкцию. Это может быть: — издание закона или подзаконного нормативного акта, которому положения данной инструкции будут противоречить — введение новой системы электронного документооборота — изменение структуры организации и т.д. В общем, необходимо назвать все те изменения, которые могут сделать текст инструкции устаревшим, неправильным, или даже смешным. Далее необходимо обозначить круг лиц, которые будут обладать инициативой на предложение директору ввести подобных изменений в данный локальный нормативно-правовой акт. Это может быть юрист, HR-директор, начальник IT – службы, и т.д., форму, в которой должно быть сделано это предложение (например, служебная записка), процедуру внесения изменений, назвать должностное лицо, которое обязано доработать инструкцию, а также лицо, обязанное контролировать этот процесс.
РАЗРАБОТКА ОСНОВНОГО ТЕКСТА И ПРИЛОЖЕНИЙ
Как уже было сказано выше, основной текст и Приложения лучше разрабатывать параллельно друг другу. Наиболее логично разделить основную часть инструкции на следующие три части: — Создание номенклатуры дел и внесение изменений в номенклатуру дел. — Основные процедуры — Подготовка дел к архиву и сдаче в архив. Мы не будем подробно описывать разработку той части инструкции, которая посвящена созданию номенклатуры дел и подготовке дел к архиву и сдаче на архивное хранение. Остановимся подробнее на описании в Инструкции основных процедур. Соответственно разделы «Номенклатура» и «Архив» можно составить по аналогии с этим. Основных процедур может быть очень много: — прием, — перевод ( постоянный, временный), — совместительство — совмещение — командировка — увольнение: — по собственному желанию, — по соглашению сторон, — по истечении срочного трудового договора, — по сокращению штатов — по иным статьям ТК РФ и других нармативно-правовых актов, предусматривающих основания для увольнения. — наложение дисциплинарного взыскания — отпуск и т.д. Если включить их все в инструкцию по ведению кадрового делопроизводства, то получится несколько увесистых толмудов. Поэтому необходимо выбрать те из них, которые, как правило, проводятся в вашей организации.
Пример 10. Если деятельность ваших сотрудников не связана с командировками – то включать в инструкцию описания процесса оформления документов для командировки незачем.
Пример 11.Если у вас лояльный работодатель, который предпочитает увольнять за прогул, пьянство или воровство «по собственному желанию», — не следует описывать увольнения за виновные действия в инструкции.
Пример 12. На предприятии хранится большое количество конфеденциальной информации, к которой имеет доступ колоссальное количество работников. Соответственно созданы все предпосылки для увольнения сотрудника за разглашение служебной тайны: существует Положение об их защите, работник ознакомлен под роспись с перечнем сведений конфеденциального характера и подписал соответствующий документ, в котором обязуется их не разглашать. В таком случае в инструкции следует уделить внимание увольнению за разглашение служебной или коммерческой тайны.
ПРИМЕР 13. Другое дело, если всю конфеденциальную информацию знают только директор и его заместитель. Тогда описание расторжения трудового договора по этому основанию можно не делать. Таким образом, мы должны исследовать кадровый документооборот предприятия, для того, чтобы понять, какие конкретно процедуры стоит описывать в инструкции, а какие – нет. Если традиции данной организации вам еще не совсем знакомы (вы работаете недавно) для того, чтобы грамотно провести диагностику, лучше обратиться к документам организации. Если там ведется книга (журнал) увольнение, то обычно в графе примечания пишут причину (юридическую и фактическую) увольнения. Сжатую статистическую информацию можно получить и путем анализа журнала регистрации приказов. Следует посмотреть, имели ли место в последнее время в данной организации командировки сотрудников, случаи совмещения работниками профессий, совместительства и т.д. Статистические сведения удобнее обобщать при помощи таблицы.
Что касается порядка проведения «проигнорированных» операций, то в отношении них в тексте инструкции можно сделать соответствующие ссылки и пояснения в конце соответствующего подраздела. ПРИМЕР 14. Заканчивается подраздел «Увольнения». Далее идет пояснение.
7.7. Процедуры увольнения по иным основаниям проводятся в соответствии с законодательством Российской Федерации, в том числе ТК РФ, Законом об АО, Инструкцией о ведении трудовых книжек, Правилами ведения и хранения трудовых книжек, иными нормативно-правовыми актами.
Объединять процедуры, которые имеют общее название, но разительно отличаются друг от друга по порядку проведения между собой не рекомендуется. Так, диаметрально противоположно регулируется увольнение по различным статьям ТК РФ, и соответственно объединять их в единый процесс не следует! Ибо такой подход запутает работника кадровой службы, который будет руководствоваться инструкцией. Попробуем представить себе, к чему приведет такое объединение. Описание процедуры по всем статьям ТК РФ выглядело бы довольно комично. Вот «негативный» пример подобного смешения. П
ПРИМЕР 17. Если Исполнитель увольняет работника как непрошедшего испытательный срок, — ему следует предупредить его за три дня о предстоящих изменениях в письменной форме, если по сокращению штатов – то за два месяца, по соглашению сторон – направить письмо работнику с предложением расторгнуть договор по этому основанию и в случае его согласия составить соответствующее соглашение… Итак, вы вычленили ряд самостоятельных процедур.
ПРИМЕР 18. Предположим у вас получилась следующая картина: — прием на работу — оформление отпуска — оформление постоянного перевода — оформление временного перевода — оформление командировки — поощрение сотрудника — увольнение по собственному желанию — увольнение по истечении срока трудового договора. — Теперь мы должны описать конкретную процедуру. Вначале мы пишем название процедуры.
ПРИМЕР 19. «Проведение процедуры: прием на работу». Здесь же необходимо назвать те нормативно-правовые акты, которыми мы будем руководствоваться при ее проведении, на основе которой мы ее разрабатывали и к тексту которых мы можем обратиться специалист кадровой службы, если возникнет спорная ситуация т.д. Так, если речь идет о приеме на работу, то фрагмент инструкции будет таким:
ПРИМЕР 20. Нормативно-правовая база: Конституция РФ, ТК РФ, Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социального развития РФ 10.10.2003 г. №69, Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.
Если речь идет о командировках, фрагмент инструкции будет таким:
ПРИМЕР 21. Нормативно-правовая база: ТК РФ, Инструкция «О служебных командировках в пределах СССР» от 07.04.1988. Следующий шаг: описываем те юридические факты, которые предшествуют проведению данной процедуры.
ПРИМЕР 22. Процедура: «Прием на работу» Процедуре предшествует принятие решения работодателем о приеме на работу сотрудника. Поступление распоряжения руководителя организации о приеме в отдел кадров.
ПРИМЕР 23. Процедура: «Увольнение по собственному желанию». Проведению процедуры предшествует: поступление в отдел кадров заявления с просьбой уволить его по собственному желанию, подписанное непосредственным начальником подразделения и руководителем организации. Затем следует назвать все те бланки документов и дела, которые будут использованы в работе.
ПРИМЕР 24. (К процедуре «Прием на работу») Бланк личной карточки Т-2, проект трудового договора в двух экземплярах, личный листок по учету кадров, бланк пропуска, папка с приказами «Прием», Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, книга ( журнал) учета трудовых договоров и изменений к ним, журнал регистрации пропускных удостоверений, журнал регистрации личных дел, Журнал регистрации приказов. Этот перечень можно сделать и в виде приложения №1. Затем стоит сделать приложение №2 к данной процедуре в виде карты процесса. Объясним, для чего она необходима. Любой кадровый процесс: уход в отпуск, прием на работу, увольнение, «включает» в себя не только документальное оформление процедуры, но и принятие всевозможных решений, согласования и т.д. Инструкция по ведению кадрового делопроизводства распространяется только на оформление бумаг, однако для того, чтобы это грамотно сделать, необходимо иметь представление обо всех событиях, которые происходят до самой процедуры. Соответственно, карты процессов могут выглядеть следующим образом.
ПРИМЕР 25. Весь процесс«Прием на работу» Процедура оформления начальник отдела руководитель организации отдел кадров предствляет потенциального сотрудника организации руководителю организации принимает решение о приеме сотрудника на работу и дает соответсвующее распоряжение в отдел кадров осуществляет процедуру документального оформления сотрудника на работу
ПРИМЕР 26 Весь процесс “Увольнение по инициативе работника” Процедура оформления работник начальник отдела руководитель организации отдел кадров пишет заявление с просьбой уволить его по собственному желанию визирует заявление подписывает заявление и тем самым дает распоряжение об увольнении работника осуществляет процедуру документального оформления работника
Далее пошагово следует расписать само оформление бумаг.
ПРИМЕР 27. Процедура « Увольнение работника по собственному желанию»
1. Исполнитель проверяет правильность составления заявления об увольнении.
2. Исполнитель готовит проект приказа об увольнении.
3. Исполнитель заполняет форму приказа об увольнении.
4. Подготовленный приказ подписывается у первого лица предприятия
5. Исполнитель знакомит под распись работника с подписанным приказом
6. Исполнитель делает копию приказа об увольнении, заверяет ее своей личной подписью и кадровой печатью и помещает в личное дело работника
7. Исполнитель заполняет записку-расчет на основании Приказа
8. Приказ и записка регистрируются в Журнале регистрации приказов о прекращении действия трудового договора с работниками. Приказу присваивается регистрационный номер и буквенный индекс «у», записке присваивается регистрационный номер нарастающим числом с начала календарного года
9. Исполнитель передает записку и вторую копию приказа в бухгалтерию под роспись ответственного лица бухгалтерии в Журнале регистрации о прекращении действия трудового договора.
10. В день увольнения работник сдает Исполнителю заполненный обходной лист
11. Исполнитель вносит в трудовую книжку работника запись об увольнении в соответствии с инструкцией по заполнению трудовых книжек, правилами ведения трудовых книжек и приказом. Заверяет записи в трудовой книжке собственной подписью и печатью кадрового подразделения. В трудовой книжке делается запись: « Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового Кодекса Российской Федерации» Не стандартные ситуации Кроме того, основываясь на опыте предшествующей работы и проконсультировавшись с юристами в инструкции можно прописать алгоритм поведения Исполнителя-специалиста кадровой службы в различных нестандартных ситуациях.
ПРИМЕР 28. Как правило, человек долго отсутствовавший на работе либо приносит больничный лист, подтверждающий уважительную причину отсутствия – и тогда он продолжает спокойно трудиться в родной организации, либо кается в том, что прогулял. В таком случае мы просим его написать объяснительную, в случае отказа от написания составляем соответствующий акт, и, подтвердив факт отсутствия еще одним актом – смело оформляем увольнение за прогул. В содержание текста «письма-покаяния» мы зачастую не вдумываемся, что в конечном итоге может обернуться против нас. Автор данного «гениального» произведения может ссылаться на уважительную причину своего отсутствия (например, его забрали в милицию для выяснения личности, задержали за хулиганство ( подобное поведение сотрудника, конечно, неправомерно вообще, но для объяснения отсутствия на работе подобная причина не является неуважительной – человек же не сам не возжелал не прийти – его «служивые люди» на волю не выпускали.) Если кадровик столкнется с такой ситуацией, механически, по шаблону оформлять увольнение за прогул не стоит. В таких «тяжелых» случаях лучше предпринять меры для выяснения достоверности изложенного в объяснительной: в том числе послать официальный запрос в милицию или съездить в отделение для выяснения всех обстоятельств. Подобные правила поведения в «нестандартной» ситуации могут быть изложены как в тексте самой инструкции, так и в приложении к ней. Бланки Помимо всего прочего стоит в дополнение к инструкции составить и размножить бланки контроля правильности выполнения процедуры. С левой стороны необходимо написать все те операции, которые должен выполнить «кадровик» при оформлении документации, а с правой – оставить место для подтверждения факта выполнения данной операции. Естественно, «кадровик» должен выполнять те действия, которые названы в данном документе в той последовательности, в которой они изложены. Фрагмент данного бланка может выглядеть так:
ПРИМЕР 29. Делается запись об увольнении сотрудника в книгу увольнение галка Приказу присваивается индекс «у» и №. галка Приказ подшивается в дело галка Вносится запись в трудовую книжку галка После того, как специалист кадровой службы выполнит ту или иную процедуру – он ставит галочку в правом квадрате. Подобные бланки, естественно, должны делаться на основании описания той или иной процедуры в инструкции.
Такое приложение к Инструкции поможет «новичку» в данной организации быстрее освоить специфику ведения в ней кадрового делопроизводства, и самому контролировать себя на всех стадиях его оформления. Естественно, использованные бланки необходимо выбрасывать. После того, как все страницы инструкции будут пронумерованы – необходимо сделать содержание.
Раскроем тайну!
Таким образом, когда рассказана вся технология по ведению кадрового делопроизводства, становится ясным, почему желательно создавать ее в той последовательности, о которой было заявлено вначале. Так, термины и определения используются по всему тексту, поэтому составлению подобного «глоссария» должно предшествовать основной работе. Процессы описания процедур и приложений чисто технически невозможно отделить друг от друга. Общие же положения удобнее всего описать в конце по следующей причине. Нормативно-правовая база, которой мы руководствуемся при написании всей инструкции создается путем «глобального объединения» нормативно-правовой базы, которой регулируется проведение отдельных процедур. Удачи вам в создании данного корпоративного документа!
По мере роста организации количество кадровых документов в ней увеличивается, а маршруты становятся более сложными. Часть обязанностей по оформлению кадровых процедур постепенно переходит к руководителям подразделений, и появляется необходимость ввести единые правила кадрового делопроизводства. Для этих целей разрабатывают инструкцию по кадровому делопроизводству (далее – Инструкция по КД).
В цикле статей расскажем, чем полезна эта инструкция, как ее составить и оформить, приведем пример самого документа.
Какие проблемы может решить Инструкция по КД
Когда организация вырастает, появляются трудности не только с корректным оформлением кадровых документов[1], но и с документированием кадровых процедур. Инструкция по КД может помочь, если в вашей организации есть такие проблемы.
1. Кадровые документы приходится переделывать, на их составление уходит много времени
В Инструкции по КД нужно установить единые правила оформления различных видов документов. Для типовых заявлений (на предоставление отпуска, прием на работу и пр.) и приказов, не имеющих унифицированной формы, целесообразно утвердить бланки. Для других документов можно определить набор обязательных реквизитов и правила их оформления. Если какой-либо документ оформляется часто, поможет рекомендуемый в Инструкции по КД образец.
2. Руководители подразделений не знают порядок оформления документов в сложной ситуации
В Инструкции по КД можно прописать порядок оформления типовых кадровых процедур. Например, при необходимости отстранить работника от работы целесообразно установить, кто, в каких случаях (на основании чего) и в какой срок издает распоряжение об отстранении. А при появлении работника в состоянии алкогольного опьянения – кто, в какой срок составляет акт, кого можно привлекать как свидетелей.
3. Не знаете, нужно ли согласовывать документ и кто должен это делать
В средних и крупных компаниях некоторые кадровые документы проходят стадию согласования. Инструкция по КД позволяет точно зафиксировать, в каких случаях какой документ требует согласования, какое должностное лицо и в какой срок визирует документ, какой аспект документа проверяет. Например, главный бухгалтер согласовывает финансовую сторону вопроса при издании приказа о выплате материальной помощи работнику.
4. Ознакомлением с кадровыми документами под подпись не налажено
Инструкция по КД позволяет четко установить, кого и с какими документами нужно ознакамливать, в какой форме фиксируется факт ознакомления, кто именно доводит до работника содержание документа.
5. В компании нет понятной системы регистрации документов
Ни один нормативный правовой акт (далее – НПА) не устанавливает необходимость и правила регистрации кадровых документов. Поэтому в Инструкции по КД очень важно определить, какие документы имеет смысл регистрировать (например, приказы по личному составу, трудовые договоры, заявления работников), а какие нет, а также правила присвоения регистрационных номеров. Один из разделов инструкции можно посвятить вопросам регистрации различных документов: кто и в какой срок обязан регистрировать изданный или полученный документ, в какой регистрационной форме (возможно, привести бланк этой формы).
6. Не можете определить сроки хранения кадровых документов, испытываете затруднения при оформлении дел на длительное хранение
Если в компании нет локального нормативного акта (далее – ЛНА), в котором установлены правила работы архива, то в Инструкции по КД целесообразно подробно расписать процесс оформления дел на архивное хранение (долгосрочное и краткосрочное). Имеет смысл указать сроки хранения дел, которые образуются в кадровой службе, правила пользования архивными делами.
7. Нет системы обучения новичков вопросам кадрового делопроизводства
Инструкция по КД позволяет новичкам быстрее разобраться с правилами ведения документации. И речь не только о работниках службы кадров, для которых Инструкция по КД станет и обучающим инструментом, и руководством в работе. Этот документ поможет также руководителям структурных подразделений, их замам, другим должностным лицам быстрее адаптироваться к локальным требованиям кадрового делопроизводства.
Кто разрабатывает Инструкцию по КД
Кадровая служба в первую очередь заинтересована в появлении Инструкции по КД. Ведь именно это подразделение ответственно за правильное и своевременное документирование кадровых процедур. Однако и все другие подразделения выигрывают от того, что в компании налажен четкий и понятный кадровый документооборот:
- руководители структурных подразделений в этом случае знают, когда и какие документы требовать от работников, как им оформить или инициировать какую-либо кадровую процедуру, ориентируются в сроках и способах передачи документов в кадровую службу;
- специалист, который ведет табель учета рабочего времени, имеет возможность без ошибок и своевременно вносить данные об отработанном времени;
- бухгалтерия вовремя получает табель и документы, на основании которых можно корректно рассчитать заработную плату;
- работники не волнуются, что их заявления не будут рассмотрены вовремя или они не узнают о решении работодателя.
Инициировать разработку Инструкции по КД можно на любом этапе развития компании. Не обязательно ждать, когда проблемы кадрового документооборота приобретут размах. Как правило, инициатива исходит от кадровой службы, работники которой и занимаются составлением этого документа. На этапе разработки очень полезно привлекать к обсуждению проекта руководителей или должностных лиц, которые будут участвовать в проведении кадровых процедур или оформлении (получении, передаче) кадровых документов. Важно учесть все высказанные ими пожелания и обсудить возражения, чтобы исполнение уже принятого документа никто не саботировал.
Оформление Инструкции по КД
При оформлении любого документа используется определенный набор реквизитов. Поскольку Инструкция по КД относится к ЛНА, набор реквизитов может быть следующий (Таблица).
[1] К кадровым документам мы относим не только документы, которые оформляет кадровая служба (приказы, уведомления, предложения другой работы, справки, выписки и т.д.), но и документы, которые являются основаниями для проведения различных кадровых процедур (заявления, акты, служебные записки и т.д.), а также документы, содержащие требования трудового законодательства (локальные нормативные акты, должностные инструкции). – Прим. автора.
[2] Здесь и далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
Материал публикуется частично. Полностью его можно прочитать в журнале «Секретарь-референт» № 3, 2023.
* организация кадровой работы 
* структура, состав
* задачи кадровой службы
* должностные инструкции сотрудников подразделения кадров
* нормативные документы для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
* требования к оформлению кадровой документации , придание документам юридической силы
инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации
Каждому кадровику в процессе работы приходится оформлять много однотипных документов, и эти документы должны быть оформлены правильно и единообразно. Безусловно, законодательством определены основной порядок заполнения унифицированных форм, трудовых книжек, содержание трудового договора. Но чтобы организовать работу с документами именно в вашей компании, желательно разработать Инструкцию по кадровому делопроизводству и график документооборота.
Инструкция по кадровому делопроизводству
Ценность Инструкции в том, что при ее разработке учитывается специфика организации. Эта специфика определяется не только сферой деятельности, организационной структурой и численностью сотрудников фирмы, но и особенностями кадрового делопроизводства. Закрепив особенности оформления кадровых документов в локальном акте, вы создадите условия к тому, что новые сотрудники, пришедшие в кадровую службу, смогут быстро разобраться в нюансах работы в вашей организации.
Кроме того, Инструкция по кадровому делопроизводству решает много практических задач.
В Инструкции утверждаются:
• перечень документов, необходимых для выполнения того или иного кадрового действия;
• шаблоны всех документов по личному составу;
• очередность оформления;
• порядок прохождения внутри организации.
Все это снижает временные затраты на обработку кадровых документов и помогает избежать многих нареканий со стороны трудовой инспекции.
На основании каких документов разрабатывается инструкция?
Основные нормативно-правовые акты, на основании которых разрабатывается Инструкция по кадровому делопроизводству
Примерная структура Инструкции по кадровому делопроизводству
Инструкция состоит из нескольких частей:
1. Общие положения
В этом разделе указываются цели и задачи Инструкции, а также законодательные акты, послужившие основанием для ее составления. Также определяется ответственность за несоблюдение установленных правил.
2. Тематические разделы
Инструкция определяет порядок документального оформления основных кадровых процедур: приема, перевода, увольнения, отпуска и др. Поэтому логично составлять Инструкцию из одноименных тематических разделов. Каждый раздел будет содержать перечень и порядок оформления документов, необходимых для выполнения тех или иных кадровых действий.
Возможен и другой принцип деления Инструкции на тематические разделы: не по кадровым процедурам, а по видам документов.
Например, один раздел будет посвящен порядку оформления приказов, другой — трудовым книжкам.
Кроме того, в состав тематических разделов можно включить разделы, посвященные порядку составления номенклатуры дел службы кадров, формированию и ведению личных дел, а также порядку подготовки документов для сдачи в архив.
3. Приложения
В приложения к Инструкции по кадровому делопроизводству включается необходимый справочно-иллюстративный материал: образцы оформления всех видов документов, а также формы регистрационных журналов.
Вы можете внести дополнительные реквизиты в унифицированные формы приказов. Например, в бланк приказов о приеме, переводе и увольнении работников добавить реквизит «подпись непосредственного начальника».
Помните, что удаление реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Образцы документов размещайте в порядке расположения тематических разделов. В тексте Инструкции делайте ссылки на приложения — указывайте, образец какого документа где посмотреть. Это значительно упростит работу с Инструкцией.
Инструкция по кадровому делопроизводству
Вариант 1
Важно обязательно включить в Инструкцию все существенные положения, касающиеся работы с кадровыми документами. Например.
СОДЕРЖАНИЕ:
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
5. ДОКУМЕНТЫ ПО УЧЕТУ КАДРОВ.
6. ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА
7. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ И ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
8. ПОРЯДОК ПОДГОТОВКИ И ПЕРЕДАЧИ ДЕЛ НА ХРАНЕНИЕ В ЦЕНТРАЛЬНЫЙ АРХИВ ОБЩЕСТВА
9. ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЙ
Инструкции по кадровому делопроизводству
1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1. Настоящая Инструкция по кадровому делопроизводству устанавливает единые правила кадрового делопроизводства в ООО «Название организации» и направлена на совершенствование кадровой работы.
1.2.Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
1.3. Ответственность за организацию кадрового делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с кадровыми документами в Обществе возлагаются на начальника Управления по работе с персоналом
1.4. Начальник службы персонала Общества определяет ответственных за ведение кадрового делопроизводства в Управлении и в секторах по работе с кадрами структурных подразделений, которые обеспечивают учет и прохождение документов в установленные сроки, осуществляют ознакомление работников кадровых служб с нормативными и методическими документами по кадровому делопроизводству.
1.5. Ответственные за ведение кадрового делопроизводства несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов. Об их утрате немедленно докладывают руководителю структурного подразделения и сообщают начальнику службы персона Общества.
1.6. Права, обязанности ответственного за ведение кадрового делопроизводства Общества определяются должностными инструкциями.
2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
2.1. В соответствии с действующим законодательством в Обществе создаются следующие кадровые документы:
приказы (распоряжения);
инструкции;
договоры (контракты);
акты;
протоколы;
письма;
должностные инструкции;
документы по личному составу;
и другие.
2.2. Кадровые документы Общества должны быть предельно краткими и ясными по содержанию, всесторонне обоснованные, не допускающие различных толкований, отредактированы. Ответственность за качество подготовки документов и достоверность содержащихся в них сведений возлагается на лиц, подготовивших, завизировавших и подписавших такие документы.
2.3. Бланки организационно — распорядительных кадровых документов.
Все виды организационно- распорядительных документов в Обществе печатаются на бланках установленного образца:
бланк приказа (приложение 1);
общий бланк Общества (приложение 2);
бланк распоряжения (приложение 3).
2.4. Дата документа.
Датой документа является дата его подписания; для документа, принимаемого коллегиальным органом Общества, — дата его принятия; для утверждаемого документа Общества — дата утверждения. Для документов, составленных совместно с несколькими организациями, датой документа является дата подписания его последней организацией (договор, акт, отчет и т.п.).
2.5. Согласование кадрового документа Общества.
Для оценки кадрового документа, его соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование такого документа. Кадровый документ обязательно согласовывается с юрисконсультом по правовым вопросам, при необходимости – с другими структурными подразделениями.
Согласование кадрового документа Общества оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования. Виза проставляется на экземплярах кадровых документов, остающихся в кадровой службе Общества, на левой стороне последнего листа кадрового документа. Проекты распоряжений, приказы визируются на первом экземпляре на оборотной стороне последнего листа документа.
2.6. Подписание кадровых документов Общества.
Кадровые документы подписываются руководителем Общества или лицом, исполняющим его обязанности, в структурных подразделениях Общества подписываются руководителем , при наличии доверенности, выданной генеральным директором, или лицом, исполняющим его обязанности.
2.7. Удостоверение печатью.
На документах, требующих особого удостоверения их подлинности, ставится печать.
3. ПРАВИЛА ПОДГОТОВКИ И ОФОРМЛЕНИЯ КАДРОВЫХ ДОКУМЕНТОВ
3.1. Приказом (распоряжением) оформляется решения нормативного характера по кадровым вопросам внутренней работы Общества.
Приказ (распоряжение) оформляется на бланке Общества или на бланке унифицированной формы.
Приказ подписывается генеральным директором Общества или уполномоченным им лицом. В структурных подразделениях Общества приказ, при наличии доверенности, выданной генеральным директором, подписывается руководителем структурного подразделения Общества или лицом, исполняющим его обязанности.
3.2. Протоколом фиксируется ход обсуждения вопросов и принятых решений в Обществе.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
3.3. Акт — документ, составленный несколькими должностными лицами и подтверждающий факты, события (акт приема — передачи ), происходящие в обществе. Акт оформляется на общем бланке Общества. Акт подписывается членами комиссии по актированию и утверждается директором по персоналу Общества.
3.4. Деловая переписка — неотъемлемое средство связи с внешними организациями. По содержанию и назначению письма могут быть: гарантийные, письма — запросы, письма — ответы и другие.
3.5. Должностная инструкция — нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности работника Общества. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой договор с работником Общества.
Должностная инструкция должна содержать следующие разделы:
общие положения;
функции;
должностные обязанности;
права;
ответственность.
3.6. Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности работников Общества, называется документацией по личному составу. К таким документам относятся:
трудовые договоры;
приказы по личному составу;
трудовые книжки;
личные карточки формы Т-2;
личные дела;
лицевые счета по заработной плате.
3.7. Приказы по личному составу Общества оформляются, в соответствии с постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», на бланках унифицированных форм первичной учетной документации по учету кадров.
3.8. Приказы по личному составу – это распорядительные документы, издаваемые руководителем Общества или руководителем структурного подразделения, в соответствии с Уставом, по вопросам регулирования трудовых правоотношений сотрудников с администрацией. Приказами по личному составу документируют такие процедуры кадров:
прием на работу (форма Т-1) (приложение 4);
перевод на другую работу (форма Т-5) (приложение 5);
увольнение (форма Т-8) (приложение 6);
предоставление отпусков (форма Т-6)(Приложение 7);
график отпусков(форма Т-10а) (Приложение-8);
поощрение (форма Т-11) (Приложение 9).
4. ДОКУМЕНТЫ ПО УСТАНОВЛЕНИЮ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ
4.1. Основанием для приема на работу является трудовой договор, заключенный в письменной форме, составляемый в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя (в отделе кадров).
Трудовые договоры могут заключаться:
на неопределенный срок (приложения 10,11);
на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор) (приложение 12).
Трудовой договор является основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме работника Общества на работу.
4.2. Личное заявление работника Общества о приеме на работу, как правило, пишется от руки в произвольной форме.
В заявлении указывается адресат (должность, инициалы, фамилия генерального директора Общества, исполнительного директора или руководителя структурного подразделения), автор (инициалы, фамилия, имя, отчество работника, должность, профессия, если это заявление о переводе работника на другую работу), его паспортные данные, место регистрации, номер телефона), наименование документа (заявление), текст в котором указывается, на какую должность (по какой профессии и квалификации), в какое структурное подразделение автор заявления просит принять или перевести его на работу), подпись, дата.
На заявлении оформляется виза руководителя структурного подразделения Общества, начальника Отдела труда и заработной платы Общества и накладывается резолюция руководителя Общества.
4.3. Личный листок по учету кадров (приложение № 13) является документом, содержащим сведения анкетно — биографического характера о работнике. Личный листок поступающий на работу заполняет собственноручно без помарок и исправлений в одном экземпляре. Ответы на вопросы личного листка даются в соответствии с данными, которые содержатся в личных документах поступающего на работу. Личный листок по учету кадров хранится в личном деле работника.
4.4. Автобиография является документом для получения дополнительных (по сравнению с личным листком по учету кадров) данных о работнике. Автобиография составляется работником собственноручно без помарок и исправлений, пишется в произвольной форме, но в хронологической последовательности.
4.5. Приказ (распоряжение) о приеме на работу оформляется в соответствии с унифицированной формой Т-1(приложение 4) и должен соответствовать требованиям Правил внутреннего трудового распорядка Общества (п.2.2).
Форма Т-1 предназначена для документирования индивидуального приема. Содержательная часть приказа (распоряжения) о приеме на работу построена в табличной форме, которая содержит следующие данные: фамилию, имя, отчество, табельный номер работника, наименование профессии (должности), разряда, класса (категории) квалификации, условия приема на работу, характер работы, условия оплаты труда, установленный испытательный срок.
Подлинник приказа о приеме на работу остается на хранение в отделе кадров Общества, копия передается в бухгалтерию для оформления лицевого счета и начисления заработной платы. Унифицированная форма приказа Т-1 является основанием для заполнения службой кадров учетной формы «Личная карточка работника Т-2»(приложение 14),внесения в трудовую книжку отметки о зачислении на работу или ее выдачи (для поступающих на работу впервые).
4.6. Приказ (распоряжение) о перемещении, переводе оформляется унифицированной формой Т-5 (приложение 5). Форма Т-5 предназначена для документирования перевода на другую работу. Основанием для издания приказа является заявление о переводе на другую работу, которое содержит следующие реквизиты: адресат (руководитель организации с указанием его должности, инициалов и фамилии), автор (должность, структурное подразделение, инициалы и фамилия), название вида документа (заявление), текст, подпись и дата. В тексте излагается просьба работника перевести его на другую должность, и (или) в другое структурное подразделение. На заявлении проставляются визы руководителей структурных подразделений Общества – по прежнему и новому месту работы и резолюция руководителя Общества. Приказ о переводе объявляется работнику Общества под расписку. Подлинник приказа остается на хранение в отделе кадров Общества, копия передается в бухгалтерию.
4.7. Увольнение работника Общества, т.е. прекращение трудового договора, документируют формой Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником» (приложение 6).
- 1
- 2
- 3
- . . .
- последняя »
(Назад)
(Cкачать работу)
Функция «чтения» служит для ознакомления с работой. Разметка, таблицы и картинки документа могут отображаться неверно или не в полном объёме!
автономное профессиональное образовательное учреждение
Вологодской области
«Вологодский колледж связи и информационных технологий» ВЫПУСКНАЯ КВАЛИФИКАЦИОННАЯ РАБОТА
КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В УЧРЕЖДЕНИИ специальность 46.02.01 Документационное обеспечение управления или архивоведенье группа ДО-419 Студент ____________ В.И. Мардаровская
подпись И.О.Фамилия
____ _________ 20_____ Руководитель работы ____________ Т.В. Киселева
подпись И.О.Фамилия
____ _________ 20_____ Нормоконтролер ____________ С.В. Подлужнаяа
подпись И.О.Фамилия
____ _________ 20_____ Рецензент ____________ _____________________
подпись И.О.Фамилия
____ _________ 20_____ Вологда,
2023 г.
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3 РАЗДЕЛ 1. ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 5 1.1. История развития кадровой деятельности 5 1.2. Основные виды документов, использующиеся в деятельности отдела кадров 8 1.3. Система кадровой документации 10 РАЗДЕЛ 2. ХАРАКТЕРНЫЕ ОСОБЕННОСТИ ВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В БПОУ ВО «ВОЛОГДСКИЙ СТРОИТЕЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ» 22 2.1. Анализ деятельности и работы отдела кадров 22 2.2. Особенности ведения кадрового делопроизводства в отделе кадров 25 2.3. Особенности оформления кадровых документов в архив БПОУ ВО «Вологодский строительный колледж» 29 Рисунок 18. Архив БПОУ ВО «Вологодский строительный колледж» 31 Рисунок 19. Архив БПОУ ВО «Вологодский строительный колледж» 31 Рисунок 20. Оформление дела 32 33 Рисунок 21. Оформление дела 33 РАЗДЕЛ 3. РАЗРАБОТКА ДОКУМЕНТОВ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ РАБОТЫ ОТДЕЛА КАДРОВ 36 3.1. Разработка инструкции по кадровому делопроизводству 36 ЗАКЛЮЧЕНИЕ 39 ПРИЛОЖЕНИЯ
ВВЕДЕНИЕ
Правильно организованная работа с документами предоставляет возможность получения реальной картины деятельности любого учреждения, способствует более эффективному ее управлению. В деятельности образовательного учреждения создается множество разнообразных по видам и назначению документов.
Кадровое делопроизводство учреждения — это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам: регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д.
Работа в отделе кадров требует высокого уровня знаний. Сотрудники, работающие с персоналом и документами по управлению кадрами, должны систематически повышать свою квалификацию, так как законодательство в сфере трудовых отношений и требования к оформлению документов, создающихся в кадровой службе, постоянно меняются. Специалист службы кадров образовательной организации должен знать особенности документирования работы с педагогическими работниками, уметь правильно оформлять трудовые отношения с ними, знать процедуру приема на работу в соответствии с трудовым законодательством.
Цель: Данной работы является анализ отдела кадров БПОУ ВО «Вологодский строительный колледж».
Задачи работы:
-рассмотреть особенности деятельности отдела кадров БПОУ ВО «Вологодский строительный
- 1
- 2
- 3
- . . .
- последняя »
Интересная статья: Основы написания курсовой работы