Быстро управлять бронированиями можно через мобильную версию шахматки TL: WebPMS прямо со смартфона или планшета. Смотрите, создавайте и редактируйте брони из любой точки мира, где есть интернет. Все действия в мобильной шахматке полностью синхронизируются с web-версией личного кабинета TravelLine.
Мобильная шахматка доступна для Android и iOS-устройств! Давайте разберемся, что умеет мобильная шахматка и как ей пользоваться.
Александр Ешмеков
Директор по работе с отелями в TravelLine
Что такое мобильная шахматка
Мобильная шахматка — это версия нашей облачной системы управления TL: WebPMS для отелей, хостелов, апартаментов и загородных объектов. Чтобы следить за бронями с телефона, нужно установить приложение.
Если приложение у вас уже есть, обновите его, чтобы загрузить новые возможности шахматки.
Мобильная шахматка автоматически подстраивается под размер и ориентацию экрана, чтобы вам было удобнее смотреть брони. Даты, имена гостей и суммы бронирования видны на главном экране.
Отображение суммы брони зависит от настроек в web-версии
Что можно делать в мобильной шахматке
Для создания брони на конкретный физический номер, нажмите на ячейку на пересечении нужных номера и даты.
Чтобы создать бронь на 103-й номер на 22 сентября, нажмите на ячейку, выделенную красным цветом
При создании брони вы можете указать количество ночей, а дата выезда при этом изменится. Если вы измените дату выезда, соответственно изменится количество ночей.
Чтобы задать количество ночей, нажмите на карандашик в строке «Количество ночей»
Смотреть детали бронирования
Нажмите на бронь в шахматке, и вы увидите даты и время, тариф, количество гостей, стоимость проживания, время заезда и выезда.
Проводить оплату можно сразу на странице деталей брони или на странице редактирования броней:
Если гость неправильно ввел свои данные или у него изменились планы, отредактируйте бронирование. Кликните на бронь в шахматке или найдите ее через поиск. Откроется краткая информация по брони. Нажмите на три точки в правом верхнем углу и выберите в меню пункт «Редактировать».
В мобильной шахматке можно изменить:
— даты и время заезда;
— количество ночей;
— количество гостей;
— тариф;
— стоимость проживания;
— информацию о гостях: имена, номера телефонов, электронную почту, гражданство.
Важно! Цену дополнительных услуг, налоги и трансферы отредактировать из мобильного приложения не получится. Эти параметры настраиваются только на компьютере.
Заселять и выселять гостей
Чтобы заселить гостя, нажмите на его бронь в шахматке. Откроются детали бронирования. Нажмите «Заезд», и готово — заселение состоялось.
Выселять гостей так же просто: нажмите «Выезд», и результат сразу отразится в шахматке.
Возможности такие же, как в полной версии. Бронь можно найти по фамилии гостя, его email, номеру брони. Чтобы начать поиск, нажмите на значок лупы в правом верхнем углу.
После поиска можно легко вернуться к сегодняшней дате. Достаточно нажать на значок часов рядом с лупой.
Все оплаты и возвраты, которые вы сделаете в мобильном приложении, отобразятся в полной версии TL: WebPMS.
Перейдите в режим модификации брони → карандашик в строке «Оплачено» → «Внести», если гость внес предоплату или «Вернуть», если нужно произвести возврат → «Применить».
Отправлять ссылку на предоплату
Представьте, что гость бронирует по телефону, email, в соцсетях или мессенджерах, а вам необходимо получить предоплату онлайн. Чтобы упростить этот процесс, создайте бронь, зайдите в меню и выберите пункт «Отправить ссылку на оплату».
Работать с этой функцией просто и удобно:
— Оплатить бронь гость сможет в любой момент — вплоть до дня заселения.
— Ссылку на предварительную бронь можно отправить в любой удобный для гостя канал: почта, мессенджеры, соцсети.
— Если гость не успеет внести предоплату в указанный срок, бронь автоматически отменится, и номер уйдет в продажу.
— Гость будет знать, что номер никуда не денется и ждет его. А вам такой подход гарантирует больше предоплат и заездов. Особенно это актуально в высокий сезон.
В заметках обычно содержатся пожелания гостя или комментарий сотрудника, принявшего бронь: «аллергия на молоко» или «корзина фруктов в номер».
Откройте бронь в мобильном приложении → «Детали бронирования» → нажмите на три точки в правом верхнем углу → «Заметки»
Смотреть число нераспределенных броней
На главном экране с шахматкой вы увидите синие кружочки в ячейках с датами. Число в кружке — это количество нераспределенных броней. Чтобы перейти в раздел «Нераспределенные брони», нужно кликнуть по ячейке с датой.
Важный момент: функционал мобильной шахматки ограничен, полностью заменить ею TL: WebPMS не получится. Например, в ней нет статистики и отчетов.
Если нужно срочно скачать отчет, а компьютера рядом нет, можно войти в личный кабинет TL через браузер смартфона. А небольшим объектам мобильная шахматка подойдет и как самостоятельный инструмент: она поможет автоматизировать управление бронями.
Замечания или предложения по мобильной шахматке отправляйте в службу поддержки — support@travelline.ru — с темой письма «Предложение по TL Extranet». А еще оставляйте отзывы в Google Play и App Store, ваши комментарии делают нас лучше!
Чтобы автоматизировать работу отеля или гостиницы, оставляйте заявку на АСУ TL: WebPMS.
Редактор: Диля Галлямова.
Упоминая в этой публикации Meta, Facebook и Instagram, сообщаем, что они признаны экстремистскими организациями
и их деятельность запрещена на территории РФ.
Похожие статьи
Подпишитесь на блог TravelLine
Первым читайте статьи об онлайн-продажах, рабочих инструментах отельера и работе с инструментами TravelLine.
Будем отправлять свежие статьи от экспертов прямо в день выхода, а вы легко их прочтете на любом устройстве.
Подпишитесь на рассылку сейчас и получите подборку статей по работе с соцсетями.
Шахматка для гостиницы
Существует множество вариантов программного обеспечения для управления гостиницами. Однако среди них выделяется шахматка для гостиницы — простая и удобная система, которая предлагает эффективное управление службой бронирования и размещения. Что делает эту программу особенно привлекательной, так это ее простота в использовании, которая позволяет обойтись без сложного обучения персонала отеля.
Шахматка для гостиниц представляет собой комплексную систему, охватывающую все административные задачи, связанные с бронированием, базой данных гостей и т.п. Ее функциональность автоматически отслеживает процесс заселения гостей, делая ее идеальным решением для различных видов размещения: хостелы, гостиницы, отели, санатории, курортные комплексы и др. Преимущества шахматки очевидны и проявляются в следующем:
- Простота, ясность и удобство пользования;
- Экономия времени при обработке заявок и работы с клиентской базой;
- Увеличение количества броней.
Шахматка для гостиниц является неотъемлемым инструментом, который помогает гостиничному бизнесу оптимизировать свою деятельность и повысить качество обслуживания гостей. Благодаря этой программе, гостиницы могут легко управлять своим номерным фондом, эффективно обрабатывать бронирования и поддерживать активную связь со своими посетителями.
Особенности PMS-систем (шахматки) для отелей
PMS (Property Management System) — это инновационное ПО, которое значительно упрощает процесс учета бронирования и эффективно управляет номерным фондом. Главная страница подобных систем представлена в виде интуитивно понятной таблицы, схожей с таблицей Excel, что делает ее доступной для любого опытного компьютерного пользователя. Обычно такие программы включают в себя:
- Колонки: Здесь отображаются календарные даты, на которые люди бронируют номера.
- Строки: Горизонтальные ячейки содержат информацию о различных категориях номеров.
Необходимо обратить внимание на уникальную особенность шахматок — разноцветные статусы для отображения состояния каждого номера. Это помогает быстро определить, занят ли он или доступен для бронирования. Статусы могут следующими: забронирован, свободен, заселен, на ремонте и так далее.
Что отображено в шахматке для отелей
Шахматка для отелей предоставляет полезную и визуальную информацию о загрузке конкретных номеров в разных корпусах и этажах на определенные дни, а также данные о гостях, проживающих в этих номерах. Она наглядно отображает текущее количество занятых и доступных номеров, предоставляя точные цифры о количестве проживающих гостей, активных бронях, а также времени заезда и выезда клиентов. При создании бронирования на определенный период автоматически рассчитывается стоимость номера, а администратор может легко отслеживать выбранный метод оплаты.
Этот сервис также предоставляет информацию о плановом, текущем и предыдущем состоянии номерного фонда за заданный период времени, а также отображает установленные тарифы на размещение, помогая администрации отеля принимать информированные решения.
Возможности и разнообразие функций шахматок для гостиницы
Каждая PMS-система предлагает свой уникальный набор функций, который может варьироваться в зависимости от разработчика. Однако, основные возможности таких приложений остаются неизменными и предлагают ряд значимых функций:
- Учет бронирования и заселенности отелей, надежное и аккуратное управление гостевыми комнатами.
- Генерация графиков и статистики, предоставляющих ценную информацию о работе учреждения.
- Быстрый подбор оптимального номера для новых клиентов, учитывая их предпочтения и требования.
- Организация печати чеков и эффективное ведение бухгалтерской документации.
- Предоставление специальных скидок и льгот для постояльцев отелей.
Многие шахматки для гостиниц также предлагают автоматизацию бухгалтерских процессов и интеграцию с другими программами учета, не исключая популярную систему 1С. Кроме того, современные программы такого типа поддерживают интеграцию с облачными базами данных, что дает гибкий доступ к системе из любой точки мира.
Дополнительные функциональные возможности программы
Программа обладает дополнительными функциональными возможностями, которые делают управление бронями в отеле более гибким и удобным. Благодаря интеграции с CRM-системой, можно получить подробные отчеты и аналитику о бронях и работе отеля.
- Внутри каждого бронирования сотрудники службы размещения могут добавлять пожелания гостя или дополнительные примечания, которые будут отображаться в виде нового всплывающего окна с напоминанием о соответствующей дате или времени.
- Различные статусы брони и информация о неоплаченных бронях могут быть выделены разными цветами, что упрощает их визуальное отслеживание. Кроме того, пользователь может быстро переключаться на любой день бронирования и при наведении курсора мыши на бронь отображается краткая информация о ней.
- Программа автоматически отслеживает состояние каждого номера в отелях (например, чистый, убран, на проверке или в ремонте), постоянно обновляя актуальность информации.
Преимущества использования PMS-систем для учета работы отелей
Хотя существуют различные офисные программы, такие как Google Таблицы или Excel, которые могут использоваться для учета и контроля гостиницы, специализированное программное обеспечение обладает рядом важных преимуществ, которые значительно упрощают и ускоряют процесс.
- Расширенная функциональность — широкий спектр возможностей, которые не ограничиваются только отслеживанием номерного фонда. Шахматки также формируют документы и предоставляют необходимую отчетность.
- Ускорение процесса регистрации гостей — при регистрации заселения в отель, сотрудники отеля могут быстро определить доступные номера и предложить их клиентам. Это сокращает время обслуживания и способствует созданию положительного впечатления о заведении.
- Простота — современные PMS-системы работают с учетом простоты и интуитивного интерфейса, который не требует специальных навыков программирования или компьютерных знаний. Шахматки помогают получить максимум от системы сразу после установки. Настройки программы позволяют легко настроить ее в соответствии с требованиями отеля.
- Гибкое и эффективное управление номерным фондом — PMS-системы обеспечивают удобное управление, включая резервирование, размещение, переселение гостей, продление пребывания и отмену брони.
- Визуальное отображение информации — шахматки дают наглядное отображение актуальной информации о статусе брони и оплаты. Это помогает принимать оперативные решения и эффективно управлять бронями.
- Удобные операции с бронями — быстрый переход на любую дату, создание броней путем ее выделения, а также выполнение других операций с бронированиями. Также предусмотрена возможность перехода из шахматки в карточку бронирования гостя.
- Автоматическая передача данных о бронировании и отмене брони номеров во все каналы продаж.
ТОП-10 популярных систем управления гостиницами в России
На российском рынке существует множество решений для автоматизации гостиничного бизнеса. Хотя некоторые из них имеют схожий функционал и характеристики, все же есть различия, и выбор подходящего ПО зависит от основных задач и особенностей конкретного объекта размещения.
Можно выделить два типа:
- Облачные системы — они не требуют физического ключа или лицензии, для их работы достаточно доступа в интернет.
- Коробочные системы — доступ к ним предоставляется через физический ключ, код или эксклюзивный номер лицензии.
Вот список самых популярных систем автоматизации управления отелями на российском рынке: Bnovo, 1C:Предприятие.Отель, Контур.Отель, OtelMS, Shelter, Lite PMS, Frontdesk24Ю, MaxiBooking, TravelLine, Booking Lite.
Как правильно выбрать шахматку для гостиницы?
Определение наиболее подходящего программного продукта для гостиничного бизнеса зависит от уникальных потребностей отеля и особенностей его деятельности. В связи с этим ведущие разработчики ПО предоставляют бесплатный тестовый период (обычно, 15-30 дней), чтобы клиенты могли лично оценить удобство, функциональность и эффективность предлагаемого ПО. Как правило, систему управления с встроенной шахматкой можно приобрести по ежемесячной подписке, что обеспечивает удобное распределение финансового бюджета. Это позволяет клиентам оплачивать только за использование программы и гарантирует доступ к обновлениям и поддержке со стороны разработчика. С помощью шахматки, используя различные модули CRM, гости могут узнать цены, условия проживания и наличие свободных номеров прямо онлайн.
На чтение 2 мин Опубликовано Обновлено
Шахматка в Excel – это эффективный инструмент, который помогает гостиничным предприятиям организовать планирование и контроль за занятыми и свободными номерами. С помощью этого удобного приложения можно визуально представить состояние всего гостиничного комплекса и оперативно управлять его заполненностью.
Главное преимущество шахматки в Excel заключается в его универсальности и простоте использования. Все данные вводятся в одну таблицу, которая затем автоматически обрабатывается и получается наглядное представление о состоянии каждого номера. Это позволяет гостиничному персоналу быстро и эффективно реагировать на изменения и максимально оптимизировать использование ресурсов.
С помощью шахматки в Excel можно вести учет номеров, регистрировать бронирования и бронировать номера на определенные даты. Кроме того, можно отслеживать состояние оплаты за номера и контролировать численность гостей. В результате, гостиничный комплекс становится гораздо более управляемым и прозрачным.
В современном мире, где уровень сервиса играет важную роль и конкуренция на рынке гостиничных услуг постоянно растет, удобные инструменты планирования и контроля становятся необходимостью для каждого предприятия. Оптимальное использование ресурсов и оперативная реакция на изменения – залог успеха и процветания. Шахматка в Excel для гостиницы – это одна из таких эффективных инноваций, которая помогает оптимизировать работу гостиничного комплекса и повышает качество обслуживания.
Что такое шахматка в Excel?
Шахматная структура таблицы, отображающая все номера гостиницы и даты, позволяет легко и быстро определить занятость определенного номера на нужные даты. Занятые номера можно обозначить определенным цветом или символом, а свободные оставить пустыми или заполнить другим цветом.
Шахматка в Excel позволяет не только визуально контролировать и планировать занятость номеров, но и осуществлять удобное изменение бронирований. В таблице можно легко перемещать и изменять бронирования, добавлять новые или удалять существующие. Это удобно и эффективно для получения актуальной информации о занятости номеров и планирования работы гостиницы.
В результате использования шахматки в Excel гостиница может значительно упростить и улучшить планирование своей работы, сократить время на обработку и анализ информации о занятости номеров, а также предоставить своим сотрудникам и клиентам удобный инструмент для контроля и управления бронированиями.
| № | 1 января | 2 января | 3 января | 4 января |
|---|---|---|---|---|
| 101 | Занят | Занят | ||
| 102 | Занят | |||
| 103 | Занят |
Настройка шахматки. С чего начать
- Отели и хостелы могут создавать неограниченное количество категорий и номеров (кроватей) в EasyMS. Для этого переходим в Настройки — Номера. Перед вами появится список уже существующий категорий или номеров, если они есть.
- Для добавления Категории нажимаем на зеленую кнопку Добавить категорию.
Самое главное на следующем шаге — это дать названия категориям. Старайтесь, чтоб они были понятные для вас в процессе работы. Краткое название — то, что вы будете видеть в шахматке в календаре.
3. После того, как добавили категории, нужно добавить номера в эти категории. Для добавления номера кликните на любом месте серого прямоугольника категории, он развернется и покажет созданные номера, если они есть. Далее нажимаем зеленую кнопку Добавить номер. 
4. Здесь мы даем название вашим номерам или кроватям. Так же:
- номера легко можно перемещать вверх-вниз по списку (зажав левой кнопкой мыши 3 полоски), такой же порядок отображения номеров будет на шахматке
- редактировать названия
- удалять
5. После создания категорий и номеров, убедитесь, что на прочих сайтах (Booking, Hotels24, Hostelworld, Expedia, Dobovo) созданы такие же категории. Это необходимо для синхронизации цен и наличия номеров онлайн на этих сайтах, а так же для автоматической загрузки бронирований в Easyms. Сообщите в техподдержку о новых номерах, чтобы установить синхронизацию. manager@easyms.co
2022-03-24 11:32
Обучение
{«id»:14162,»url»:»\/distributions\/14162\/click?bit=1&hash=3766023377216085798d2c9417fa8d0300dc66a183fa48bf42ffb27600e89c32″,»title»:»\u0415\u0441\u043b\u0438 \u043d\u0435 \u0441\u043b\u043e\u0436\u043d\u043e, \u043e\u0446\u0435\u043d\u043e\u0447\u043a\u0443 \u043f\u043e\u0441\u0442\u0430\u0432\u044c\u0442\u0435 «,»buttonText»:»\u041f\u043e\u0441\u0442\u0430\u0432\u0438\u0442\u044c?»,»imageUuid»:»5b5e67da-d79b-521d-b258-afcca904ed2c»}
Шахматка для гостиницы – обзор программных решений на российском рынке
Насколько цифровизирована сейчас индустрия гостеприимства? Хороший и правильный вопрос. Но даже без статистических исследований можно с уверенностью сказать, что устойчивое развитие гостиничного бизнеса в России возможно только при полноценной автоматизации всех рабочих процессов. Все больше объектов размещения переходят на программные системы управления бронированиями и продажами, и самое простое, что можно внедрить в работу уже сегодня – это так называемая шахматка для гостиницы.
Как работает шахматка для гостиницы или система управления?
PMS система управления гостиницей (с англ. Property Management System) позволяет собственнику бизнеса и его сотрудникам эффективно управлять всеми финансово-хозяйственными операциями отеля, номерным фондом, контролировать бронирования и загрузку. Главным рабочим полем в системе управления является цифровой интерактивный календарь заездов и выездов гостей, текущих и новых бронирований – та самая шахматка. Кроме этого, продвинутые PMS системы обладают инструментами ценообразования, аналитики и прогнозирования доходности.
Самое главное преимущество современных систем управления отелем – это автоматическая обработка всех входящих онлайн-бронирований, которые гости совершают через агрегаторы (Ostrovok.ru, 101Hotels.com, «Яндекс.Путешествия»). Очевидно, что гостиница или сеть апартаментов, работающие на PMS системе, многократно повышают свою прибыльность и уровень сервиса для клиентов.
ТОП-10 популярных систем управления отелем
Отечественный рынок it-решений по управлению гостиничным бизнесом сегодня предлагает различные программы автоматизации, схожие по функционалу и характеристикам. Однако, отличия все же есть, и подбирать программное обеспечение нужно исходя из самых главных задач и специфики объекта размещения.
PMS системы управления отелем бывают:
- облачные (не требующие бумажной лицензии или ключа, для их работы нужен только доступ в интернет)
- коробочные (доступ предоставляется посредством физического ключа, кода или лицензии с эксклюзивным номером)
Самые востребованные системы автоматизации 2022 на российском рынке:
- Bnovo
- Контур.Отель
- OtelMS
- Shelter
- TravelLine
- Lite PMS
- 1C:Предприятие.Отель
- Frontdesk24
- MaxiBooking
- Booking Lite
Обзор функционала PMS системы управления гостиницей
Программа для управления современным отелем должна включать комплексные инструменты автоматизации и контроля онлайн-продаж, а также гибкие настройки интерфейса. Рассмотрим на примере программного решения Bnovo, какие задачи бизнеса отельер сможет переложить на it-технологии.
Для справки, Bnovo PMS является первой в России облачной системой управления гостиничным бизнесом: контроль всех бронирований, тарифы, продажи и аналитика собраны в едином интерфейсе. Инновация появилась на рынке в 2014 году и позволяет автоматизировать объекты размещения любого типа: крупные и средние отели, гостиницы, хостелы, апартаменты, квартиры, базы отдыха, санатории, загородные дома и пансионаты. Сервис получил массовое распространение среди российских отельеров и стал по-настоящему востребованным. Помимо привычного десктоп-управления, система имеет адаптивную мобильную версию, а также мобильное приложение для Android и iOS.
Функционал Bnovo:
- интерактивная шахматка всех бронирований
- календарь заездов и выездов
- учет номерного фонда
- регистрация гостей в МВД
- управление тарифами и ценами
- контроль онлайн-платежей
- финансовые и управленческие отчеты
- распределение задач персонала
- контроль уборки номеров
- интеграция с CRM и IP-телефонией
- контроль электронных замков
- интеграции со сторонними сервисами
- виртуальный помощник
- открытый api для дополнительных стыковок
В 2022 году компания Bnovo расширила функционал своей системы передовыми инструментами по управлению доходом (Revenue): динамическим ценообразованием и прогнозированием будущей загрузки и доходности объекта.
Как правильно подбирается шахматка для гостиницы?
Выбор программного продукта для управления гостиничным бизнесом зависит от потребностей конкретного объекта размещения и специфики его деятельности. Поэтому все ведущие разработчики ПО предоставляют бесплатный тестовый период (обычно, демо-доступ составляет 15-30 дней), чтобы вы на реальном опыте могли убедиться в удобстве, функциональности и эффективности ПО. Как правило, любую систему управления со встроенной шахматкой можно приобрести по ежемесячной подписке, что является удобным способом распределения финансового бюджета.
Справочные материалы / Календарь (шахматка), список броней
Обзор разделов
Предыдущий материал: Создание брони
Календарь
Главным разделом системы Lite PMS является Календарь или ещё его называют Шахматка. На шахматке представлен список ваших категорий/номеров/спальных мест с разбивкой по датам календаря на 30 дней. Брони на шахматке отображаются в виде полосок разного цвета, соответствующего статусу брони. На полоске выводится ФИО клиента. При наведении на полоску бронирования открывается окно с краткой информацией по брони, прямо в этом окне вы можете изменить статус брони или открыть подробную информацио о клиенте. При нажатии на полоску бронирования вы перейдете на страницу редактирования брони или на страницу с расширенной информацией о брони, если у вас стоит ограничение доступа на изменение брони.
Навигация по шахматке осуществляется путем выбора начальной даты календаря или перехода на 7 или 30 дней вперед или назад. Для перехода на текущую дату нажмите кнопку сегодня.
По-умолчанию период отображения Календаря установлен на 30 дней, вы можете изменить это значение, выбрав 14, 7 дней или почасовое отображение броней.
Если у вас созданы категории, можно свернуть номера внутри категории, нажав на рядом с её названием и развернуть, нажав на . Состояние свернутых категорий будет сохранено при будущем посещении.
Текущая дата на шахматке выделяется вертикальной голубой линией, проходящей через список всех номеров.
Над шахматкой в правой части окна, расположен информационный блок со статистикой по объекту размещений на сегодняшний день.
Список броней
В разделе Список броней все ваши брони в том числе отмененные отображаются в виде таблицы. По умолчанию выводятся брони совершенные в текущем месяце. В фильтре вы можете выбрать для отображения список заездов, выездов или проживаний в определенный промежуток. Кроме этого можно выбрать определенный номер, статус брони, найти брони по номеру или ФИО, телефону или email клиента.
Предусмотрена печать и экспорт в Excel сформированного списка броней.
Есть возможность сортировки списка броней по любому столбцу таблицы, для этого нажмите на заголовок столбца, по умолчанию список отсортирован по дате бронирования по убыванию.
Вы можете изменить статус брони не открывая страницы редактирования брони, для этого нажмите на название статуса в соответствующей ячейке.
В столбце Операции вы можете совершить 3 операции: 
открыть подробную карточку брони, 
перейти к редактированию брони и 
удалить бронь без возможности восстановления.