Не путайте исполнителя с работником
Предприниматели по-прежнему могут привлекать для выполнения тех или иных функций физических лиц как по договорам ГПХ, так и по трудовым соглашениям. Но если ГПД заключается не для выполнения разового, конкретного задания, а маскирует трудовые отношения, в особенности с самозанятым, то эта схема может вызвать недовольство как самого трудящегося, так и ГИТ.
Если человека нанимают на постоянную работу, он будет подчиняться ЛНА и правилам внутреннего трудового распорядка, нужно оформить трудовой договор (ст. 67 ТК).
Согласно разъяснениям Верховного суда, трудовые отношения характеризуются так:
-
Работник должен лично выполнять трудовую функцию, причем работодатель вправе его контролировать.
-
Трудовая функция подразумевает работу по определенной специальности, должности.
-
Трудящийся подчиняется правилам предприятия (п. 17 постановления Пленума от 29.05.2018 № 15).
Если в договорах ГПХ есть подобные положения, то нужно пересмотреть их или оформить именно трудовые соглашения.
Три дня на заключение договора
Если сотрудник уже фактически начал работать с ведома или по поручению ИП, руководителя фирмы или уполномоченного лица, то не позднее трех рабочих дней нужно заключить с ним трудовой договор.
Если гражданско-правовые отношения признали трудовыми — в том числе и по решению суда (ст. 67 ТК), то в течение трех рабочих дней тоже нужно заключить трудовой договор. В противном случае может последовать штраф по ч. 4 ст. 5.27 КоАП: 10 000 руб. для ИП, до 100 000 руб. — для компании. Плюс претензии от ИФНС и СФР, что обычно влечет за собой недоимки и штрафы по ст. 122 НК.
Ограничения при заключении договора
По общему правилу можно принимать на работу лиц, которые достигли 16 лет (ст. 63 ТК), кроме некоторых сфер:
-
Кинематография, театральные, концертные организации, цирк, спорт — можно брать на работу с 14 лет, если есть разрешение органов опеки и законных представителей. Договор подписывает родитель или опекун.
-
Некоторые виды легкого труда, где можно работать с 14–15 лет.
Есть виды деятельности, к которым вообще нельзя привлекать несовершеннолетних: например, игорный бизнес, вахтовый труд, совместительство и т.п.
Для водителей с 1 сентября 2023 года тоже ввели некоторые ограничения. Так, к работе в такси нельзя допускать шоферов:
-
у которых есть три и более непогашенных штрафа за предыдущий период;
-
тех, что не прошли аттестацию на знание ключевых объектов культуры, здравоохранения, образования и т.п. там, где это нужно;
-
которых повторно лишили прав или арестовывали за правонарушение в области дорожного движения, если с конца срока предыдущего наказания прошло меньше года;
-
с неснятой или непогашенной судимостью за преступления по ст. 328.1 ТК, или которые находятся под следствием за эти преступления.
Для отдельных видов деятельности устанавливают лимиты по численности иностранных сотрудников: в 2023 действует постановление Правительства от 03.10.2022 № 1751.
Проверить, не подпадает ли человек под тот или иной запрет, нужно до подписания трудового договора. Это позволит избежать проблем в дальнейшем.Лучше сразу отказать в трудоустройстве, это не нарушение ТК (ст. 64).
Оформить новых сотрудников и исполнителей можно в несколько кликов с сервисом EasyDocs:
-
При отправке новому пользователю приглашения на регистрацию в EasyDocs работодатель указывает тип занятости пользователя: штатный сотрудник, самозанятый, исполнитель по договору ГПХ или ИП. В соответствии с типом занятости, пользователю будут доступны необходимые шаблоны документов. Например, заявление на работу для пользователей, которые устраиваются в штат. Договоры подряда для самозанятых, исполнителей — физлиц и ИП.
-
Работодатель может предоставить своим работникам и исполнителям любой тип электронной подписи: простая, неквалифицированная или квалифицированная.
-
Для подписания трудового договора работнику необходимо выпуустить неквалифицированный сертификат электронной подписи (УНЭП). Заявление формируется прямо в личном кабинете пользователя в EasyDocs и направляется для проверки на Госуслуги, где сверяются персональные данные заявителя, и пользователь подтверждает выпуск сертификата. Таким образом, пользователь получает электронную подпись, а EasyDocs подтверждает корректность персональных данных пользователя.
-
Для исполнителей — физлиц, самозанятых и ИП достаточно простой электронной подписи. Ее выпуск производится полностью в EasyDocs и не требуется переход на Госуслуги. Также стоимость личного кабинета в год на одного исполнителя с ПЭП будет почти в 2 раза дешевле, чем личный кабинет на пользователя с УНЭП.
-
Далее кандидат или исполнитель отправляет сопроводительное письмо с приложением своих документов (скан паспорта, ИНН, СНИЛС и другие) работодателю. В случае использования готового расширения для 1С:ЗУП для штатного сотрудника документы будут приложены «под скрепку» в карточку сотрудника, а также в карточку загрузятся все персональные данные кандидата, которые уже прошли проверку на Госуслугах. Вероятность ошибок в персональных данных сотрудника снижается практическ до нуля, а кадровому специалисту нужно только проверить поступившие документы.
Подключиться к сервису
Какие нужны документы
От будущего работника нужны (ст. 65 ТК):
-
паспорт или иной документ, который удостоверяет личность;
-
«классическая» трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности (ф. СТД-Р или СТД-СФР);
-
СНИЛС.
От совместителя нужен только паспорт.
Если нет СНИЛСа, отказать в приеме сотруднику нельзя. В этом случае работодатель направляет в СФР сведения для оформления СНИЛСа.
То же с трудовой книжкой: если работник ее потерял, то кадровик сам оформляет дубликат бумажной или электронную трудовую книжку по желанию сотрудника. Если человек впервые поступает на работу, бумажную книжку не оформляют, все ведут в цифровом виде.
Некоторым категориям, например, педагогам, по-прежнему нужна справка об отсутствии судимости. Также обязательны для отдельных категорий:
-
Документы об образовании (квалификации), которые подтверждают спецзнания, если это нужно для работы.
-
Документы воинского учета для военнообязанных, призывников.
-
Патент, разрешение на работу, вид на жительство — для иностранцев. К слову, с 1 января 2023 года не нужно требовать полисы ДМС у работников-иностранцев или страховать их за свой счет (кроме высококвалифицированных специалистов). Иностранцы студенты-очники должны предоставить при временном трудоустройстве разрешение на проживание, которое дают для получения образования.
-
Медзаключение об отсутствии противопоказаний, медкнижка — если это необходимо для работы.
-
Справка с основного места работы — если человека оформляют по совместительству на работу с вредными или опасными условиями.
-
Программа реабилитации и абилитации (ИПРА) — для трудоустройства инвалида.
Прием на работу пошагово
1. Получите от кандидата заявление о приеме на работу. С 2023 года это необязательный документ, если речь не идет о подземных работах. Его оформляют в свободной форме или по образцу работодателя.
2. Ознакомьте будущего работника под роспись с:
-
правилами внутреннего распорядка;
-
коллективным договором;
-
ЛНА, в том числе инструкцией по охране труда и должностной инструкцией.
Микропредприятиям, если они не разрабатывают ЛНА, можно все включить в трудовой договор (ст. 309.2 ТК, постановление Правительства от 27.08.2016 № 858).
3. Выдайте направление на медосмотр и психиатрическое освидетельствование, если это требуется (ст. 220 ТК, п. 9 приказа Минздрава от 28.01.2021 № 29н).
С 1 сентября 2023 года медосмотры работников можно проводить дистанционно.Водителям, воспитателям и работникам некоторых других профессий нужно выдать направление напсихиатрическое освидетельствование. Это указано в приложении 2 к приказу Минздрава от 20.05.2022 № 342н. Не забудьте сообщить в СФР результаты предварительного медосмотра.
4. Заключите письменный трудовой договор в двух экземплярах. Включите в него обязательные условия по ст. 57 ТК и подпишите его с работником.
Можно заключить электронный трудовой договор: его подписывают УКЭП работодателя и ЭП работника (ст. 22.3 ТК).
5. Можно издать приказ о приеме на работу. Можно не издавать, но так удобнее фиксировать факт трудоустройства. Приказ оформляют по форме Т-1 или разрабатывают свой образец. С приказом нужно ознакомить сотрудника под роспись.
6. Сообщите в СФР о приеме на работу. Для этого нужно направить титульный лист и подраздел 1 формы ЕФС-1 (ранее СЗВ-ТД).
Полная автоматизация работы с сотрудниками и отправка отчетов с сервисом КЭДО EasyDoc s: безошибочный, оперативный обмен кадровыми документами в электронном виде, подписание юридически значимой ЭП. Идеальное решение для полностью удаленных и гибридных команд.
Экономьте бумагу и рабочее время отдела кадров
Выбирайте правильную систему кадрового ЭДО с помощью чек-листа от команды экспертов EasyDocs. Чек-лист составлен на основе запросов клиентов
Оставьте заявку и мы пришлем вам подробный чек-лист в удобном формате:
Реклама: ООО «Парадокс» ИНН 5024181771, erid: LjN8Jy5zx
Кто вам сказал, что если заплатить налоги, то можно спать спокойно? Кто бы это ни был, этот человек вас обманул. Точнее, сказал не всю правду. Кроме уплаты налогов, у предпринимателя есть обязанности соблюдать и другие законы. Например, правильно оформлять сотрудников. В этой статье мы научим, как это сделать.
Этап первый — заявление о приеме на работу
Итак, после удачного собеседования решено брать человека на работу. Первое, что должен сделать будущий сотрудник, — написать заявление. Оно подается на имя руководителя организации. Документ пишется в свободной форме от руки. Для удобства можно распечатать готовые бланки. Текст должен быть примерно таким:
“Генеральному директору ООО “Иванов и партнеры” Иванову Ивану Ивановичу от Петрова Петра Петровича.
Заявление
Прошу принять меня на работу на должность менеджера по продажам”.
Дата, подпись.
Заявление о приеме на работу подписывается руководителем или его замами, уполномоченными нанимать сотрудников. Помимо визы директор должен указать свое согласие — написать “Не возражаю”, “Согласен” или что-то подобное.
Этап второй — медицинский осмотр
Это не для всех. Правительством Российской Федерации разработан перечень профессий, для которых медицинские осмотры обязательно. Это работники, занятые во вредных условиях труда, врачи, вахтовые работники. Применительно к интернет-магазину медосмотр должны проходить офисные служащие, работающие с компьюером более 50% рабочего времени и торговые работники — например, продавцы точек выдачи товара, а также курьеры.
Если у вас интернет-магазин продуктов питания или доставка фастфуда — суши, роллов и гамбургеров, то сотрудникам, которые участвуют в работе с едой, нужна еще и медицинская книжка. А несовершеннолетние проходят медосмотры вне зависимости от профессии — все подряд.
Для прохождения медицинской комиссии вы должны выдать будущему сотруднику направление. Утвержденной формы для него нет, но есть перечень требований к этому документу. Согласно приказу Минсоцразвития № 302н в направлении должны быть указаны:
- наименование организации с указанием формы собственности (ИП или ООО);
- коды деятельности по ОКВЭД;
- наименование медучреждения, в которое направляется работник;
- ФИО работника и наименование должности;
- указание подразделения (отдел продаж, бухгалтерия и так далее);
- перечень вредных факторов.
По данным, указанным в направлении на осмотр, врачи решат, каких специалистов должен пройти соискатель и какие сдать анализы. После успешного прохождения осмотра на руки сотруднику выдается справка с заключением о пригодности к работе.
Примечание. В российском законодательстве есть понятие “Специальная оценка условий труда”. Любой предприниматель обязан пригласить специализированную организацию для того, чтобы те исследовали все рабочие места и дали заключение о состоянии рабочих мест и специфике деятельности. Именно на основании этого заключения решается, нужны сотрудникам медосмотры или нет.
Этап третий — приказ о приеме на работу
Работник вернулся к вам с медсправкой, подтверждающей его пригодность к работе. Теперь дело за вами. Первое, что вы должны сделать как работодатель, — издать приказ о приеме на работу. Это основной документ при трудоустройстве. На его основании заключается трудовой договор, о котором мы расскажем в свое время.
В приказе указывается наименование организации, ФИО руководителя, порядковый номер документа. Текст следующий:
“Принять на работу Иванова Ивана Ивановича на должность менеджера по продажам с такого-то числа”
Дата, подпись.
Работника знакомят с приказом о приеме на работу под личную подпись. Приказ регистрируется в журнале учета приказов. К нему прикладывается справка о медосмотре и заявление о приеме на работу — это будет личное дело сотрудника.
Этап четвертый — заключение трудового договора
Договор сотавляется в двух экземплярах — по одному для каждой стороны. В документе указываются базовые вещи:
- размер оплаты труда;
- должность, подразделение (например, менеджер отдела продаж);
- кому непосредственно подчиняется работник;
- испытательный срок, если он есть;
- должностные обязанности;
- прочие условия работы.
Еще один важный пункт, который обязательно нужно прописать в трудовом договоре: режим работы и отдыха. Формулировка примерно такая: “Для работника устанавливается 40-часовая рабочая неделя. Режим работы — с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00. Суббота и воскресенье — выходные дни”.
Иногда трудовой распорядок указывается в инструкциях, которые работник читает после подписания трудового договора. А потом, после сдачи экзаменов, расписывается за них. Так вот, получается, что сотрудник не ознакомлен с трудовым распорядком под роспись сразу. В нашей практике был случай, когда один из менеджеров, отработав первый день, пропал с радаров на две недели. После чего появился, как ни в чем не бывало и был уволен за прогулы.
А потом началось самое интересное. Хитроумный сотрудник обратился в суд с исковым требованием о восстановлении в должности. В заявлении он указал, что не знал о том, что должен ходить на работу каждый день. И при изучении документов суд не нашел ни одного опровержения его словам. Не было ни одной бумажки, в которой сотрудник расписался бы о знании режима работы. Формально его действительно не известили, что он должен работать каждый день с 9 до 18. Соответственно, не было и прогулов, и причины для увольнения. Суд восстановил работника в должности.
Именно для того, чтобы этого не произошло, надо известить работника о режиме работы в первый же день. И лучший способ сделать это — включить данный пункт в трудовой договор.
Этап пятый — внесение записи в трудовую книжку
Если у сотрудника уже есть заполненная трудовая, нужно просто внести туда новую запись. Это делает инспектор отдела кадров или уполномоченное лицо. Это может быть сам индивидуальный предприниматель. Запись предельно проста:
“Принят на работу в ООО “ХХХ” на должность менеджера по продажам в отдел продаж с такого-то числа такого-то месяца на основании приказа № 1”.
Дата, подпись инспектора или должностного лица, печать организации. Или отдела кадров, если он у вас есть.
Это если трудовая существует. Если сотрудник устраивается на работу впервые и трудовой книжки у него нет, ее надо завести. Трудовая продается в любом книжном магазине или магазине канцелярских товаров. Сотрудник должен ее приобрести и принести вам. А вы, в свою очередь, заполнить титульный лист. Данных там минимум — ФИО работника, его образование и профессия, дата рождения, дата заполнения книжки и подпись ответственного лица. Обычно это инспектор отдела кадров или уполномоченный работник. В случае индивидуального предпринимателя — сам ИП.
Первая страница заполняется разборчивым почерком, без помарок и исправлений. Этот документ останется с работником на всю жизнь и понадобится при оформлении пенсии. Также на титульный лист ставится печать организации.
Уведомляем государство о статусе работодателя, начинаем платить отчисления
Для начала немного отвлечемся и порассуждаем о глобальном. В нашей стране есть пенсионное обеспечение, медицинское страхование и прочие блага от государства. Для этого есть специальные фонды: пенсионный, фонд социального страхования и налоговая инспекция. Именно оттуда государство берет средства на пенсии по старости, лечение и реабилитацию профзаболеваний и другие нужды.
Становясь работодателем, вы обязаны отчислять во все эти фонды деньги. Это основа социального благополучия населения. Коротко расскажем, как это работает:
- Налоговая инспекция. Собирает налоги — и ваши, и ваших работяг. Вы уплачиваете налог с прибыли, сотрудники — налог на доходы физических лиц — НДФЛ. Деньги идут на содержание госаппарата, оплату труда врачей, учителей, полиции и так далее.
- Пенсионный фонд России — ПФР. Аккумулирует деньги на выплату пенсий по старости.
- Фонд социального страхования — ФСС. Фонд оплачивает лечение травм после несчастных случаев на производстве, профессиональных заболеваний, санаторно-курортное лечение.
В 2018 году вам нужно подать одно-единственное уведомление — в фонд социального страхования. В пенсионный и налоговую ничего сообщать не нужно: они сами все узнают из первой квартальной отчетности.
После подачи уведомлений вы начинаете платить взносы. Налоги и пенсионные отчисления платятся в ФНС, страховые взносы — в фонд социального страхования. Поскольку пенсионные отчисления контролирует налоговая, а не пенсионный фонд, в последний о взносах нужно сообщать. Причем ежемесячно. Оплатили страховые взносы в налоговую — подаете уведомление об уплате в ПФР. И так — каждый месяц.
Резюмируем. Для того, чтобы не было проблем с госведомствами, вы должны оплачивать страховые, пенсионный взносы и налоги на каждого работника. Для этого нужно подать уведомление в фонд социального страхования. На это дается 30 дней после приема сотрудника на работу. После этого делайте перечисления в налоговую и ФСС, а в пенсионный фонд носите ежемесячные отчеты об уплате взносов.
Гражданско-правовой договор
Бывает, что нужно нанять сотрудников на разовую работу. Например, в вашем офисе требуется косметический ремонт. Надо переклеить обои, покрасить стены, заменить сантехнику и плитку в уборной. Не нанимать же для этого в штат сантехников, штукатуров и маляров! Здесь на помощь придет гражданско-правовой договор. Такое соглашение оформляется на разовые работы. Классический пример гражданско-правового договора — это договор подряда. Вы выступаете в роли заказчика, а исполнитель — в роли подрядчика. В документе прописывается вид и объем работы, сроки ее выполнения и условия оплаты. После выполнения заказа стороны подписывают акт приемки выполненных работ и финансовые документы, после чего расстаются с миром.
Что делать, если работники нужны раз от разу?
Представим себе ситуацию. У вас есть небольшой интернет-магазин и используете единый налог на вмененный доход — ЕНВД. Налоговая декларация на этом режиме сдается раз в квартал. Но заполнять ее сами вы не хотите и не умеете — лучше нанять для этих целей квалифицированного бухгалтера.
Как и в случае с ремонтом офиса, невыгодно держать специалиста для того, чтобы он раз в 3 месяца заполнял одну единственную бумажку и относил ее в налоговую. Поэтому лучший вариант в этой ситуации — договор аутсорсинга, или заемного труда. Выглядит это так. В некой организации трудится бухгалтер на полную ставку. Вы договариваетесь с ее руководителем о том, что раз в квартал он предоставляет бухгалтера вам — для составления и подачи отчетности. И заключаете соответствующий договор. Это и будет договор аутсорсинга.
Горькая правда жизни вместо вывода
А теперь давайте считать. Знаете, какой штраф грозит индивидуальному предпринимателю, если он не оформляет работников как положено? От 5 тысяч рублей. Если не вдаваться в математику, то примерно столько же взносов в фонды нужно платить на каждого работника каждый месяц. И это при минимальном размере оплаты труда.
Казалось бы, предпринимателям проще оплачивать штрафы, чем законно оформлять своих сотрудников. Но это все от незнания законов. При ближайшем рассмотрении выяснится, что уплачивая все положенные взносы, вы только экономите. Например, больничные можно оплатить не из своего кармана, а из фонда социального страхования. А за страховые отчисления вполне реально сэкономить на налогах. Мы обязательно научим вас этому в следующих статьях. А пока — оформляйте сотрудников как положено и спите спокойно!
Возможно вам также будет интересно:
Возврат товара поставщику в 2023 году
29.11.2023
От форс-мажора не застрахован никто. В любом бизнесе может возникнуть ситуация, когда товар понадобится вернуть поставщику. О том, как это…
Мы подготовили полезные материалы по запуску продаж
на маркетплейсах и в интернет-магазине
Прием на работу оформляется в течение трех дней с даты фактического начала сотрудником трудовой деятельности (ст. 67 ТК РФ). Какие документы должен представить работник при трудоустройстве и как работодатель оформляет его прием, читайте в нашей статье.
Порядок приема на работу
Прием человека на работу — кадровая процедура, с которой начинаются трудовые взаимоотношения работодателя и работника. Ошибки при оформлении документов чреваты для компании претензиями со стороны государственных органов, а в случае инцидента между сторонами — судебным разбирательством.
Порядок приема на работу новичка зависит от того, в какую именно организацию он трудоустраивается (на государственной службе у кадровых процедур есть свои нюансы).
Прием работника на работу оформляется в два этапа:
- Работник представляет необходимые для устройства на работу документы и пишет заявление о приеме.
- Работодатель составляет кадровую документацию.
О том, как составляется заявление о приеме на работу, читайте здесь.
В соответствии со ст. 65 ТК РФ для трудоустройства гражданину понадобятся:
- паспорт или другой удостоверяющий документ, например, паспорт иностранного гражданина;
- трудовая книжка;
ВНИМАНИЕ! Если новый сотрудник на предыдущем месте работы выбрал электронную трудовую книжку, то вместо бумажной трудовой он должен принести СТД-Р.
- документы воинского учета;
- номер СНИЛС (пенсионное свидетельство);
- документы об образовании;
- справка об отсутствии судимости (для трудоустройства в органы полиции, таможни, образовательные учреждения, ФСБ, службу судебных приставов).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если для работника ваша компания не будет основным местом работы, трудовую книжку он представлять не должен. Если же работник устраивается на работу впервые, трудовую книжку и СНИЛС ему оформляет работодатель.
Здесь вы можете узнать о действиях работодателя, когда у работника нет СНИЛС, а также о том, как можно быстро его оформить.
Перечень документов для приема на работу не является закрытым. Отдельные законодательные акты устанавливают для определенных профессий или категорий граждан обязанное наличие дополнительных документов. Например, иностранцы при приеме на работу представляют полис ДМС, разрешение на работу или патент, разрешение на временное проживание в РФ, вид на жительство (ст. 327.3 ТК РФ).
ВАЖНО! С 2023 года иностранцы, кроме высококвалифицированных специалистов, имеют право на медпомощь по ОМС; полис добровольного страхования им не понадобится (Закон от 14.07.2022 № 237-ФЗ).
У водителя при трудоустройстве запросят водительское удостоверение, у продавца — личную медицинскую книжку (п. 1 приказа Роспотребнадзора от 20.05.2005 № 402).
Многие фирмы нанимают специалистов на дистанционную работу. Узнайте из экспертной публикации, размещенной в системе «КонсультантПлюс», об особенностях оформления трудовых отношений в таком формате. Получите пробный доступ к данному материалу бесплатно.
Многие работодатели при приеме на работу требуют свидетельство об ИНН, хотя этот документ не входит в перечень, установленный ТК РФ. Однако мы рекомендуем его запрашивать, поскольку налоговики могут обратить внимание на наличие ИНН в рамках проверки сведений о доходах сотрудников по НДФЛ (письмо управления налогообложения имущества и доходов физических лиц ФНС России от 23.11.2015 № 11-2-06/0733).
Кроме того, согласно ФЗ «О приостановлении действия отдельных положений законодательных актов…» от 29.12.2015 № 385-ФЗ организации и предприниматели, использующие наемный труд, обязаны были до 2023 года ежемесячно отчитываться в ПФР по форме СЗВ-ТД (сейчас ее заменил подраздел 1.1 нового отчета ЕФС-1). Среди сведений, которые страхователь должен представлять, есть и ИНН — при его наличии (подп. 3 п. 2.2 ст. 2 закона № 385-ФЗ).
Вопрос обязательности наличия ИНН при приеме на работу мы детально разобрали в тематической публикации.
При приеме на работу работник пишет заявление на имя руководителя. По закону для коммерческих организаций эта процедура необязательна, однако заявление о приеме на работу составляется во многих компаниях. В нем работник указывает должность, а также дату, с которой приступит к работе. Руководитель визирует заявление и передает его в отдел, занимающийся оформлением кадровых документов.
ВАЖНО! Для устройства на госслужбу заявление необходимо (ст. 26 ФЗ «О государственной службе» от 27.07.2004 № 79-ФЗ).
Оформление документов при приеме на работу
На основании заявления работника и распоряжения руководителя кадровая служба производит оформление работника в штат. Порядок действий такой:
- Работник изучает локальные нормативные акты (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда и премировании, правила хранения и обработки персональных данных и т. д.) и расписывается в том, что он с ними ознакомлен (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Перечисленные внутренние регламентирующие акты должна иметь каждая компания.
В статье «Кадровые документы, которые должны быть в организации» вы найдете перечень обязательной кадровой документации и размер штрафов за ее отсутствие.
- Работник знакомится с трудовым договором и подписывает его. Трудовой договор вступает в силу со дня его подписания сторонами либо со дня начала работы (ст. 61 ТК РФ). Один экземпляр трудового договора остается у работодателя, второй забирает работник.
- Кадровая служба в трехдневный срок с даты начала работы новичка формирует приказ о его приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Его подписывают обе стороны трудовых отношений.
- Кадровой службой вносится запись о приеме на работу в трудовую книжку. Если сотрудник проработал меньше пяти дней или эта работа не является для него основной, писать в трудовой ничего не нужно (ч. 3 ст. 66 ТК РФ). По желанию совместителя на основной работе ему могут сделать запись о трудоустройстве на новое место.
- Кадровик на основании сведений о работнике заполняет личную карточку Т-2. Подробнее о порядке заполнения формы Т-2 вы можете прочесть в этой статье.
- Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме или принятия иного решения, которые подтверждают оформление трудовых отношений, а также подписания сторонами договора ГПХ на выполнение работ/оказание услуг, в Социальный фонд России необходимо направить подраздел 1.1 формы ЕФС-1. О том, как заполнить ЕФС-1 при приеме нового сотрудника, мы рассказали в этом материале.
Все кадровые документы, которые необходимо оформить при приеме сотрудника на работу, эксперты «КонсультантПлюс» собрали в единую подборку. Если у вас нет доступа к системе КонсультантПлюс, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
Итоги
Мы рассмотрели документы, обязательные для оформления трудоустройства согласно ТК РФ и иным законодательным актам. Прочие кадровые документы составляются в зависимости от должности сотрудника и установленных правил кадрового делопроизводства в организации.
Прием на работу — процедура, без которой не обходится ни один работник. Эта процедура превращает просто гражданина в работника компании. Как происходит превращение? Давайте посмотрим.
Шаг 1. Принятие решения о приеме на работу
Во многих компаниях приему работника предшествует многоступенчатая система собеседований, тестов, сбора рекомендаций. Проверяйте работника как считаете нужным, не нарушая его права. Например, не забудьте взять его согласие на получение персональных данных от предыдущих работодателей.
Шаг 2. Проведение медосмотра (если предусмотрено законодательством)
Категории лиц, подлежащих медосмотру, перечислены в различных нормативных актах. Проверьте, не обязаны ли вы направить кандидатов на работу на предварительный медосмотр. И если обязаны — выдайте направление на медосмотр. После окончания медосмотра получите у работника медицинское заключение о том, что противопоказаний для работы не выявлено.
Шаг 3. Проверка документов
Работник явился для оформления на работу. Обязательно проверьте, в порядке ли его документы:
- Паспорт.
- Документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета.
- Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности).
- Документ воинского учета (для военнообязанных).
- Документ об образовании или наличии специальных знаний (если требуется).
Для некоторых категорий требуются и иные документы, например, справки об отсутствии судимости (педагоги), справку с основного места работы (совместители во вредных условиях), и т.д.
Шаг 4. Заполнение анкеты (не обязательно)
Нередко в кадровых службах практикуют заполнение анкеты, автобиографии. Предлагайте анкету, если вам это удобно, законодательством это не предусмотрено.
Шаг 5. Заключение трудового договора
А вот трудовой договор с работником компания обязана заключить не позднее трех рабочих дней со дня допущения до работы (ст. 67 ТК РФ), при этом трудовой договор должен содержать обязательные сведения и обязательные условия (ч.1 ст. 57 ТК РФ). Отсутствие трудового договора грозит внушительным штрафом по ст. 5.27 КоАП РФ.
Шаг 6. Заключение договора о материальной ответственности (при необходимости)
Если в должностные обязанности работника входит непосредственное обслуживание материальных ценностей (например, продавцы, кассиры, кладовщики, экспедиторы), то заключите с ними договоры о материальной ответственности, иначе вы не сможете взыскать с сотрудников ущерб в случае недостачи.
Шаг 6. Издание приказа о приеме на работу
На основании трудового договора оформляется приказ о приеме на работу. Такой приказ оформляется по форме № Т-1 или по собственной форме, разработанной компанией.
Шаг 7. Оформление трудовой книжки
Работодатель обязан вести трудовые книжки на работников, кроме (ст. 66 ТК РФ):
- Работник проработал менее 5 дней.
- Работник — совместитель.
- Дистанционный работник с согласия работника (ст. 312.1 ТК РФ).
- В случае, если работник отказался от ведения трудовой книжки в бумажном виде.
Заполните трудовую книжку согласно Постановлению Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69.
Шаг 8. Оформление личной карточки
ТК РФ прямо не предусмотрено ведение личной карточки работника. Однако согласно Постановлению Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 сведения из трудовой книжки вносятся в личную карточку, поэтому ее придется заполнить.
Шаг 9. Получение обязательства на неразглашение коммерческой тайны (при необходимости)
Если в компании установлен режим коммерческой тайны (Закон РФ № 98-ФЗ от 29.07.2004), то возьмите у работника обязательство о ее неразглашении. Легче будет уволить за разглашение, если таковое произойдет.
Шаг 10. Получение согласия работника на обработку персональных данных
В силу ст. 6, ст. 9 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ обработка персональных данных осуществляется с согласия работника. И хотя в целях трудовых отношений оформление согласия на обработку персональных данных прямо не требуется, лучше получить это согласие во избежание недоразумений.
Шаг 11. Сообщение о бывшем госслужащем (если был госслужащим)
Если работник оказался бывшим государственным или муниципальным служащим, работодатели обязаны сообщать о заключении с ним трудового договора (ч.3 ст. 64.1 ТК РФ) по его предыдущему месту работы. Обязательно сделайте это, потому что штрафы за нарушение этого правила доходят до 500 000 руб. (ст. 19.29 КоАП РФ).
Шаг 12. Сообщение в военкомат о приеме работника (для военнообязанных)
При поступлении на работу граждан, подлежащих воинскому учету, работодатели в двухнедельный срок обязаны направлять в военкомат сведения о них по специальной форме.
Шаг 13. Проведение вводных инструктажей
Вводный инструктаж по охране труда проводится после оформления кадровых документов приеме работника на работу, но до начала работы. (Постановлением Минтруда РФ, Минобразования РФ от 13.01.2003 № 1/29). Отсутствие такого инструктажа влечет штраф по ст. 5.27.1 КоАП РФ. Проведение инструктажа обязательно отразите в журнале регистрации инструктажей.
Шаг 14 Оформление личного дела работника (необязательно)
В результате приема кандидата на работу у работодателя появляется много документов касательно работника. Обычно эти документы формируются в личное дело. Но ведение личных дел не предусмотрено законодательством, поэтому это остается на усмотрение компании.
Смотрите также: Как оформить удаленного сотрудника
Уделяйте меньше внимания негативным новостям и развивайтесь. Делать это можно даже удаленно. В каталоге Русской Школы Управления есть более 700 онлайн-трансляций и почти 500 дистанционных курсов. Учитесь в удобном для вас формате в любое время и в любом месте!
- Этапы приема на работу
- Передача документов
- Медосмотр
- Подача заявления
- Ознакомление с правилами и нормативами компании
- Заключение трудового договора
- Издание приказа
- Внесение записи в трудовую книжку
- Особые случаи при приеме на работу
- Чем грозит неправильное оформление
Этапы приема на работу
Понять с первого взгляда, что кандидат идеально вольется в команду, невозможно. Поэтому сначала работодатель почти всегда дает тестовое задание и по его итогам приглашает на собеседование. На нем стороны обсуждают обязанности, предстоящие задачи, зарплатные ожидания и другие условия работы.
Если собеседование проходит успешно, компания проверяет, нет ли законодательных препятствий для найма человека. Это может касаться:
- возраста: на некоторые места нельзя устраиваться несовершеннолетним;
- пола: женщин не допускают к работе с особо тяжелыми или опасными условиями труда;
- наличия судимости: нельзя быть педагогом и работать с детьми;
- отсутствие патента у иностранца;
- судебного запрета на работу в конкретной сфере.
Отнести эти два этапа к приему нельзя, ведь человеку могут отказать в трудоустройстве. Поэтому условно назовем их «неофициальными».
Если работодатель доволен собеседованием, а законодательных препятствий для найма нет, будущему сотруднику направляют оффер или перезванивают. Но это все еще не говорит о получении работы.
В некоторых компаниях после собеседования следует проверка службой безопасности, согласование кандидата с руководителем или вышестоящими органами. И только после этого человек получает заветную должность, а работодатель переходит к оформлению. Оно проходит в несколько этапов.
Факт дня
Чуть менее половины всех миллиардеров мира — граждане США или Китая.
Передача документов
Все начинается с того, что сотрудник передает документы:
- паспорт;
- СНИЛС;
- трудовую книжку;
- военник (только для военнообязанных);
- диплом и сертификат об образовании.
Если человек устраивается на работу впервые, трудовую книжку заводит работодатель. Все бумаги можно предоставить электронно, если это возможно.
При приеме на определенные должности список документов может быть шире. Например, для работы в общепите понадобится медкнижка.
Иногда сотрудники из отдела кадров просят приложить к бумагам несколько фото. Они нужны для удостоверения и листка по учету кадров.
Если вы устроились на новую работу, вам точно понадобится зарплатная карта. Пользуйтесь Халвой на платежной системе «Мир» и получайте двойные бонусы!
Медосмотр
Проходить медосмотр должны не все. В Трудовом кодексе есть список профессий, для которых он обязателен. Среди них работники:
- опасных и вредных производств;
- медицинских организаций;
- торговли;
- управляющие транспортом;
- пищевой промышленности и общепита;
- детских учреждений;
- занятые косметологическими услугами;
- трудящиеся на Крайнем Севере и приравненных к нему местностях;
- сферы водоснабжения;
- трудящиеся на вахте и другие.
Это обязательство также распространяется на несовершеннолетних.
По закону направляет на медосмотр работодатель. Расходы на обследования ложатся на его плечи.
После приема сотрудник получает справку о профпригодности и передает ее в отдел кадров. Этот этап проходят обязательно до подписания трудового договора.
Мнение эксперта
Оксана Васильева
К.ю.н., доцент Департамента правового регулирования экономической деятельности Финансового университета при правительстве РФ
В определенных случаях работодатель вправе требовать прохождения медицинского осмотра и не только при трудоустройстве, но и раз в течение определенного периода работы.
При этом медосмотры могут быть обязательны и в целях охраны здоровья населения, предупреждения возникновения и распространения заболеваний. По закону работники, переболевшие COVID-19, проходят углубленный медосмотр.
Иногда работникам необходимо обследоваться у врачей узкого профиля. Например, тем, кто занят на работах с вредными и опасными условиями труда. При работе с неорганическими соединениями азота им обязательно надо пройти дерматовенеролога, оториноларинголога и офтальмолога, с кадмием и его соединениями – хирурга.
По общему правилу, любое прохождение медосмотра оплачивает работодатель. А если это сделал работник, он вправе требовать компенсации. Имейте в виду, что трудовой день, в течение которого работник проходил осмотр, подлежит оплате по общим основаниям.
Подача заявления
Следующий шаг — подача заявления. По закону человек не обязан его писать, поэтому установленного образца для этого нет. Несмотря на это, многие работодатели не начинают сотрудничество без заявления о приеме на работу.
После этого бумага попадает на стол директора компании или сотрудника, ответственного за найм новых работников. Он визирует ее и просит подготовить приказ о приеме на работу.
Ознакомление с правилами и нормативами компании
До заключения договора сотрудника знакомят со всеми важными бумагами: нормативными актами, инструкциями и правилами.
Сделать это на словах недостаточно. Сотрудник должен прочитать и подписать каждую страницу и получить копию инструкций.
Заключение трудового договора
И вот мы дошли до главного этапа — подписания трудового договора. Его обязаны составить в течение трех дней с момента, когда сотрудник вышел на свое место. В договоре указывают:
- наименование и адрес компании;
- ФИО и паспортные данные сотрудника;
- должность и подразделение;
- обязанности;
- дату начала работы;
- срок действия договора (если он есть);
- тарифную ставку;
- режим работы и отдыха;
- условия труда на рабочем месте;
- сведения о соцстраховании;
- условия испытательного срока.
Важно: изменить документ после оформления можно только по согласию обеих сторон. Новые условия закрепляют в дополнительном соглашении.
Договор подписывают сотрудник и работодатель. У каждого остается по одному экземпляру документа. Это необходимо, если кто-то из них решит выяснить трудовые отношения в суде.
Если работодатель не спешит составлять договор, то грубо нарушает порядок приема на работу. Это грозит неприятностями от трудовой инспекции.
Издание приказа
После заключения договора издают приказ о найме. На это у работодателя есть три дня. В приказе указывают: сведения о сотруднике, занимаемой им должности, испытательном сроке, режиме труда и условиях его оплаты.
Приказ в отличие от заявления и договора составляют по унифицированной форме Т-1. Его также подписывают работодатель и сотрудник, после чего бумага идет в личную карточку второго. Помимо приказа в ней хранят заявление о приеме на работу, результаты медосмотра и копии документов работника.
Личную карточку заводят при найме сотрудника и ведут ее до увольнения. За ее основу берут бланк Т-2 или его утвержденный аналог. В нее прикладывают документы сотрудника и указывают личные и профессиональные сведения о нем.
На некоторых должностях на человека дополнительно заводят личное дело. Например, его создают для госслужащих.
Внесение записи в трудовую книжку
Заветная запись наконец-то появилась в трудовой книжке сотрудника — его прием на работу официально завершен. Заполняют ее по установленным стандартам из постановления правительства РФ.
Если у работника электронная книжка, сведения вносят через специальную систему.
Начиная свое дело, важно собрать сильную команду. Один из способов мотивации для них — конечно же, деньги. На начальном этапе вы можете воспользоваться кредитом, чтобы платить сотрудникам достойную зарплату. Как только работа с ними даст свои плоды, вы вернете средства в многократном размере.
Совкомбанк поддерживает инициативы и начинания и предлагает кредит самозанятым сроком до пяти лет. Вы можете оформить кредит до 5 млн рублей на любые цели, предоставив минимальный пакет документов. Удобный калькулятор поможет рассчитать финансовую нагрузку и покажет, сколько нужно платить каждый месяц. Оформите заявку прямо сейчас, чтобы получить быстрое одобрение, а деньги доставит курьер.
Особые случаи при приеме на работу
Описывая этапы приема на работу, мы не раз останавливались на особых случаях. Обычно это касалось несовершеннолетних, иностранцев, госслужащих и тех, кто работает по совместительству.
Во многом их трудоустройство ничем не отличается от стандартной процедуры, но нюансы все же есть. Предлагаем кратко рассмотреть каждый из них.
- Несовершеннолетние
В России можно работать с 14 лет, а иногда даже с более юного возраста. Во всех случаях трудоустройство детей и подростков регламентирует закон ТК РФ. По нему дети должны:
- проходить медосмотр;
- трудиться в безопасных условиях;
- работать в свободное от учебы время (до 15 лет);
- получить письменное согласие взрослых (только в 14 лет).
Если ребенок младше 14 лет, все документы для трудоустройства за него оформляют родители или опекуны, но только после согласования с органами опеки.
- Иностранцы
Нанять иностранного работника без разрешения на работу или патента нельзя. Более подробно мы рассказывали в этом тексте.
Список документов для прибывших в Россию шире обычного. Кроме стандартного набора в него входят переведенные и нотариально заверенные иностранные документы, а также бумаги, разрешающие пребывание и работу в нашей стране.
- Совместители
Рабочее совместительство может быть внешним и внутренним. В первом случае человек трудится в двух разных компаниях, во втором — одном и том же месте, но с дополнительной нагрузкой.
Для отдела кадров разница между ними лишь в хранении трудовой книжки. Если документ лежит на первом месте работы, на втором его не запрашивают. Однако по просьбе сотрудника ему могут выдать справку или копию приказа о найме.
При внутреннем совмещении дополнительные документы не нужны, ведь они уже хранятся на работе.
Важно: принимать на работу по совместительству несовершеннолетних нельзя.
- Студенты
Обычно студенты устраиваются на неполное рабочее время. Например, работают всего 16 часов в неделю.
Особых тонкостей при их найме нет. Достаточно прописать этот пункт в трудовом договоре.
- Госслужащие
В этом случае порядок приема практически не отличается от обычного. Единственное отличие в том, что сотрудник должен сообщить бывшему работодателю о новой работе.
Если ранее человек занимал высокую должность в госслужбе, дополнительно понадобится разрешение специальной комиссии.
Чем грозит неправильное оформление
Если работодатель неправильно оформил сотрудника или не сделал этого вообще, его ждут санкции. Сумма будет зависеть от проступка:
- за ошибки в трудовом договоре или его отсутствие — штраф до 100 тысяч рублей;
- за несвоевременное оформление трудовой книжки или личной карточки — до 50 тысяч рублей;
- за неправильное ведение трудовой книжки — до 50 тысяч рублей;
- за отсутствие результатов медосмотра — до 50 тысяч рублей;
- за отсутствие подписи при ознакомлении с документами — до 50 тысяч рублей.
Чтобы избежать неприятностей с трудовой инспекцией, оформляйте новых сотрудников правильно. Надеемся, наш текст поможет вам избежать ошибки.